Ứng dụng Microsoft excel 2013 vào quản lý văn bản đi tại trường THPT Yên Phong số 2

LỜI MỞ ĐẦU1. Lý do chọn đề tàiCông tác văn thư là hoạt động thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dânThông tin là một yếu tố góp phần lớn trong việc hoạt động quản lý Nhà nước, thông tin được lưu giữ bằng nhiều hình thức như: truyền miệng, khắc trên phiến đá, gỗ, ghi trên giấ tờ…để phục vụ cho sinh hoạt hàng ngày và truyền kinh nghiệm cho các thế hệ sau.Hoạt động quản lý Nhà nước bằng thông tin trước kia được hiểu theo khái niệm đơn giản là một công việc mang tính chung chung , công việc sổ sách, giấy tờ. Ngày nay xã hội ngày càng phát triển, thông tin từng bước chiếm vị trí quan trọng trong xã hội và công nghệ sổ sách, giáy tờ cũng được hiểu cụ thể hơn bằng cái tên mới là công tác văn thư. Công tác văn thư ngày càng khẳng định vị trí quan trọng của mình trong hoạt động quản lý Nhà nước nói chung và của từng cơ quan nói riêng. Văn thư cũng là một bộ phận quan trọng trong hoạt động văn phòng, bao gồm những công việc như xây dựng văn bản, quản lý và giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu.Công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng trong việc bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phuc vụ cho quản lý Nhà nước nói chung và mỗi cơ quan nói riêng. Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết, được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó có nguồn thông tin chủ yếu và chính xác nhất là thông tin bằng văn bản.Công tác văn thư được làm tốt sẽ góp phần giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và các cơ quan, đơn vị.Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của cá nhân giữ trách nhiệm khác nhau trong cơ quanCông tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều khiện làm tốt công tác lưu trữ.Nội dung công tác văn thư rất phong phú, đa dạng, phức tạp, có những thao tác được lặp đi lặp lại nhiều lần theo chu kỳ, có những thao tác cần phải được sử dụng các phương tiện kỹ thuật hỗ trợ để kết thúc tiến độ giải quyết và xử lý văn bản kịp thời. Vì vậy công tác văn thư gắn liền với việc sử dung các phương tiện kỹ thuật văn phòng hiện đại.Yêu cầu hiện đại trong công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm tính hiệu lực, hiệu quả cho hoạt động quản lý.Vì những lý do trên mà chúng ta luôn đi tìm kiếm những giải pháp tối ưu nhất nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản nói chung và quản lý văn bản đi nói riêng. Trong đó ứng dụng Excel cũng là một cách thức hoàn hảoExcel là một chương trình bảng tính, được thiết kế để ghi, phân tích số liệu và dữ liệu. Bạn cũng có thể sử dụng Excel để tạo một mẫu thể thu thập và lưu trữ dữ liệu mong muốn.Các chức năng liên kết của Excel giúp mọi người phối hợp với nhau trong công việc dù ở bất cứ nơi đâu.2. Mục đíchNâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và quản lý văn bản điỨng dụng Microsoft excel để viết chương trình quản lý văn bản cho cơ quan với chi phí thấp, lợi ích caoTìm kiếm và cập nhật văn bản nhanh chóng, chính xác.3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu3.1. Đối tượng nghiên cứuNhững người làm công tác văn phòng, văn thư (VT) lưu trữ cho đơn vị3.2. Phạm vi nghiên cứuNâng cao hiệu quả soạn tharoVB và ứng dụng Microsoft excel 2013 vào phần mềm quản lý VB tại trường THPT Yên Phong số 24. Ý nghĩa khoa học và ý nghĩa thực tiễn của đề tài nghiên cứu4.1. Ý nghĩa khoa học của đề tài nghiên cứuTin học hóa quản lý VB đi bằng việc nghiên cứu ứng dụng Excel4.2. Ý nghĩa thực tiễnGiải quyết các vấn đề khó khăn trong quản lý văn bản đi như: tìm kiếm, cập nhật VB, giảm chi phí văn phòng phẩm.

LỜI CẢM ƠN

Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với sự hỗ trợ, giúp

đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác

Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường Đại học đến nay, em

đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia đình và bạn bè,lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi tới quý Thầy Cô khoa Hệ thống Thông tin Kinh

tế - Trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông Thái Nguyên đã cùng vớitri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em suốtthời gian học tập tại trường

Được sự phân công của khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế- Trường Đại học Côngnghệ Thông tin và Truyền thông và sự đồng ý của Thầy giáo hướng dẫn TS Phạm

Ngọc Thành em đã thực hiện đề tài “Ứng dụng Microsoft excel 2013 vào quản lý văn bản đi tại trường THPT Yên Phong số 2” huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh.

Để hoàn thành khóa thực tập cơ sở này, em xin trân thành cảm ơn các Thầy Cô giáo

đã tận tình hướng dẫn, giảng dạy trong suốt quá trình học tập và rèn luyện tại trường

Xin trân thành cảm ơn Thầy giáo hướng dẫn TS Phạm Ngọc Thành đã tận tìnhhướng dẫn em thực hiện khóa thực tập cơ sở này; Đồng thời xin cũng xin gửi lời cảm

ơn trân thành tới Hiệu trưởng cùng các quý Thầy Cô trường THPT Yên Phong số 2 đãtạo điều kiện, giúp đỡ em trong suốt quá trình thực hiên và hoàn thành khóa thực tập

cơ sở này

Mặc dù đã có nhiều cố gắng thực hiện đề tài một cách tốt nhất, song do vốn kiếnthức thực tiễn công tác còn ít và vấn đề nghiên cứu còn mới mẻ, thời gian cho việchoàn thành nghiên cứu còn hạn chế… Nên không tránh khỏi những thiếu sót nhất định

mà bản thân chưa khắc phục được Em rất mong nhận được sự góp ý của quý Thầy, Côgiáo và các bạn để đề tài thực tập cơ sở được hoàn chỉnh hơn

Em xin trân thành cảm ơn!

Yên Phong, ngày… tháng… năm 2017

Sinh viên

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 1

LỜI MỞ ĐẦU 6

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 8

1.1 Khái quát chung về quản lý văn bản 8

1.1.1 Khái niệm, các chức năng và những nguyên tắc chung về văn bản đi 8

1.1.2 Nội dung nghiệp vụ công tác quản lý văn bản đi 11

1.2 Giới thiệu về Microsoft excel 17

1.1.2 Lý thuyết chung về Microsoft excel 17

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG YÊN PHONG SỐ 2 - HUYỆN YÊN PHONG - TỈNH BẮC NINH 19

2.1 Khái quát về trường Trung học phổ thông Yên Phong số 2 19

2.1.1 Đặc điểm tình hình 19

2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 19

2.1.3 Cơ cấu tổ chức 20

2.2 Thực trạng công tác quản lý văn bản đi tại trường Trung học phổ thông Yên Phong số 2 20

2.2.1 Tìm hiểu công tác văn thư 20

2.2.2 Những vấn đề chung và nhiệm vụ công tác văn thư tại trường Trung học phổ thông Yên Phong số 2 21

2.2.3 Thực trạng công tác quản lý văn bản đi 22

2.2 Nhận xét ưu điểm, hạn chế 24

2.2.1 Ưu điểm 24

2.2.2 Hạn chế 25

2.3 Một số giải pháp quản lý văn bản đi tại trường THPT Yên Phong số 2 25

CHƯƠNG 3 ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI TRƯỜNG THPT YÊN PHONG SỐ 2 - YÊN PHONG – BẮC NINH 26

3.1 Giới thiệu về Microsoft excel 26

3.2 Các bước tạo lập chương trình Quản lý văn bản đi 28

3.3 Quy trình quản lý văn bản đi bằng Excel 33

3.4 Hiệu quả đạt được khi nghiên cứu ứng dụng Excel vào quản lý văn bản tại trường THPT Yên Phong số 2 34

3.4.1 Hiệu quả về mặt xã hội 34

3.4.2 Hiệu quả về kinh tế 34

KẾT LUẬN 35

TÀI LIỆU THAM KHẢO 36

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 37

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1 Mẫu số giao nhận văn bản đánh máy 11

Hình 1.2 Mẫu đăng ký văn bản đi (phần bìa sổ và trang đầu) 16

Hình 1.3 Mẫu sổ đăng ký văn bản đi (phần đăng ký bên trong) 16

Hình 3.1: Giao diện Microsoft excel 2013 26

Hình 3.2: Các lệnh trong Office 27

Hình 3.3: Thanh Ribbon 27

Hình 3.4: Thư mục Quản lý văn bản 28

Hình 3.5: Thư mục văn bản đi 29

Hình 3.6: Giao diện Quản lý văn bản đi năm 2017 30

Hình 3.7 Các trường quản lý văn bản đi trong Excel 31

Hình 3.8 Thiết lập chế độ siêu liên kết từ các mục tới từng trang tháng 31

Hình 3.9 Liên kết tới Sheet tháng 1 32

Hình 3.10 Thiết lập chế độ siêu liên kết từ sheet tháng 1 trở về gốc 32

Hình 3.12.Chương trình quản lý văn bản đi 34

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác văn thư là hoạt động thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉđạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổchức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân

Thông tin là một yếu tố góp phần lớn trong việc hoạt động quản lý Nhà nước,thông tin được lưu giữ bằng nhiều hình thức như: truyền miệng, khắc trên phiến đá,

gỗ, ghi trên giấ tờ…để phục vụ cho sinh hoạt hàng ngày và truyền kinh nghiệm chocác thế hệ sau

Hoạt động quản lý Nhà nước bằng thông tin trước kia được hiểu theo khái niệmđơn giản là một công việc mang tính chung chung , công việc sổ sách, giấy tờ Ngàynay xã hội ngày càng phát triển, thông tin từng bước chiếm vị trí quan trọng trong xãhội và công nghệ sổ sách, giáy tờ cũng được hiểu cụ thể hơn bằng cái tên mới là côngtác văn thư Công tác văn thư ngày càng khẳng định vị trí quan trọng của mình tronghoạt động quản lý Nhà nước nói chung và của từng cơ quan nói riêng Văn thư cũng làmột bộ phận quan trọng trong hoạt động văn phòng, bao gồm những công việc nhưxây dựng văn bản, quản lý và giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu

Công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng trong việc bảo đảm cung cấp kịp thời,đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phuc vụ cho quản lý Nhà nước nói chung

và mỗi cơ quan nói riêng Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tincần thiết, được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó có nguồn thông tin chủyếu và chính xác nhất là thông tin bằng văn bản

Công tác văn thư được làm tốt sẽ góp phần giải quyết công việc được nhanhchóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữ gìn bí mật củaĐảng, Nhà nước và các cơ quan, đơn vị

Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ mọi hoạt động của cơ quan cũng nhưhoạt động của cá nhân giữ trách nhiệm khác nhau trong cơ quan

Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều khiện làm tốtcông tác lưu trữ

Nội dung công tác văn thư rất phong phú, đa dạng, phức tạp, có những thaotác được lặp đi lặp lại nhiều lần theo chu kỳ, có những thao tác cần phải được sử

dụng các phương tiện kỹ thuật hỗ trợ để kết thúc tiến độ giải quyết và xử lý văn bảnkịp thời Vì vậy công tác văn thư gắn liền với việc sử dung các phương tiện kỹthuật văn phòng hiện đại.

Yêu cầu hiện đại trong công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảođảm tính hiệu lực, hiệu quả cho hoạt động quản lý

Vì những lý do trên mà chúng ta luôn đi tìm kiếm những giải pháp tối ưu nhấtnhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản nói chung và quản lý văn bản đi nóiriêng Trong đó ứng dụng Excel cũng là một cách thức hoàn hảo

Excel là một chương trình bảng tính, được thiết kế để ghi, phân tích số liệu và dữliệu Bạn cũng có thể sử dụng Excel để tạo một mẫu thể thu thập và lưu trữ dữ liệumong muốn

Các chức năng liên kết của Excel giúp mọi người phối hợp với nhau trong côngviệc dù ở bất cứ nơi đâu

2 Mục đích

Nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và quản lý văn bản đi

Ứng dụng Microsoft excel để viết chương trình quản lý văn bản cho cơ quan vớichi phí thấp, lợi ích cao

Tìm kiếm và cập nhật văn bản nhanh chóng, chính xác

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Những người làm công tác văn phòng, văn thư (VT) lưu trữ cho đơn vị

3.2 Phạm vi nghiên cứu

Nâng cao hiệu quả soạn tharoVB và ứng dụng Microsoft excel 2013 vào phầnmềm quản lý VB tại trường THPT Yên Phong số 2

4 Ý nghĩa khoa học và ý nghĩa thực tiễn của đề tài nghiên cứu

4.1 Ý nghĩa khoa học của đề tài nghiên cứu

Tin học hóa quản lý VB đi bằng việc nghiên cứu ứng dụng Excel

4.2 Ý nghĩa thực tiễn

Giải quyết các vấn đề khó khăn trong quản lý văn bản đi như: tìm kiếm, cập nhật

VB, giảm chi phí văn phòng phẩm

Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình thànhtrong quá trình hoạt động của cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội, các tổ chức kinh

tế Theo nghĩa này các loại giấy tờ dùng để quản lý và điều hành các hoạt động của cơquan, tổ chức như: chỉ thị, thông tư, nghị quyết, quyết định… đều được gọi là văn bản.Ngày nay khái niệm được dùng một cách rộng rãi trong hoạt động của cơ quan, tổchức Khái niệm văn bản dùng trong tài liệu này cũng được hiểu theo nghĩa hẹp nóitrên

Văn bản đi: Là toàn bộ các văn bản, tài liệu do các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ

chức chính trị - xã hội làm ra để chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc theo chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn của mình được gửi tới đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi

- Văn bản quản lý Nhà nước:

Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn(được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình

tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biệnpháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữacác cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân

- Văn bản quản lý hành chính Nhà nước:

Văn bản quản lý hành chính nhà nước được hiểu là những văn bản chứa đựngnhững quyết định và thông tin quản lý do các cơ quan nhà nước ban hành theo thẩmquyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lýhành chính nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa các cơ quan nhànước với các tổ chức và công dân Và như vậy, về mặt nội dung của văn bản: văn bảnquản lý nhà nước chứa đựng những quyết định và thông tin quản lý nhà nước;

Về mặt chủ thể ban hành văn bản: văn bản quản lý nhà nước do các cơ quan quản

lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền được Nhà nước quy định; Về mặt quy trình banhành: văn bản quản lý nhà nước được ban hành theo trình tự, thủ tục, hình thức nhấtđịnh; Về mặt mục đích: văn bản quản lý nhà nước được ban hành nhằm điều chỉnh cácmối quan hệ quản lý hành chính nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữacác cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân

1.1.1.2 Các chức năng của văn bản:

Chức năng thông tin:

- Là chức năng cơ bản nhất, bao gồm: việc ghi lại các thông tin quản lí, truyềnđạt các thông tin đó, giúp các cơ quan thu nhận các thông tin cần thiết cho hoạt độngquản lí, đánh giá các thông tin thu được qua các hệ thống truyền đạt thông tin khác

- Để đảm bảo chức năng thông tin, phải: quan tâm đến khả năng tiếp nhận thôngtin qua văn bản thuận lợi hay không, những thông tin đó được sử dụng như thế nàotrong thực tế quản lí hành chính nhà nước

- Dưới dạng văn bản, tông tin thường gồm ba loại:

+ Thông tin quá khứ: liên quan tới sự việc đã được giải quyết

+ Thông tin hiện hành: liên quan đến sự việc đang xảy ra hàng ngày

+ Thông tin dự báo: mang tính kế hoạch tương lai, dự báo chiến lược

Chức năng quản lý:

– Được thể hiện ở chỗ là công cụ, phương tiện để tổ chức có hiệu quả công việc(trong cơ quan quản lí hành chính nhà nước là công cụ tổ chức các hoạt động quản lí,thí dụ: thông tư, chỉ thị, quyết định, điều lệ, thông báo…)

– Để đảm bảo chức năng quản lí, văn bản phải đảm bảo được khả năng thực thicủa cơ quan nhận được (tính hiệu quả, khả thi của văn bản)

– Từ giác độ chức năng quản lí, văn bản quản lí hành chính nhà nước gồm 2 loại:+ Văn bản là cơ sở tạo nên tính ổn định của bộ máy lãnh đạo và quản lí: xác địnhchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, vị trí của mỗi cơ quan, xác lập mối quan hệ, điềukiện hoạt động của cơ quan Thí dụ: Nghị định, nghị quyết, quyết định thành lập, điềulệ…

+ Văn bản giúp cho cơ quan quản lí hành chính nhà nước tổ chức các hoạt động

cụ thể theo quyền hạn của mình: quyết định, chỉ thị, thông báo, công văn, báo cáo…

Chức năng pháp lý:

– Là cơ sở pháp lí để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lí hành chínhnhà nước (văn bản ghi lại và truyền đạt các quy phạm pháp luật và các quyết địnhhành chính)

– Thể hiện trên hai phương diện:

+ Chứa đựng các quy phạm pháp luật

+ Là căn cứ pháp lí để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể

Ngoài ra, tùy thuộc từng loại văn bản, chức năng pháp lí còn thể hiện trong việcxác lập mối quan hệ giữa các cơ quan thuộc bộ máy quản lí hành chính nhà nước, giữa

hệ thống quản lí với hệ thống bị quản lí

– Để đảm bảo chức năng pháp lí, cần xem việc xây dựng các văn bản quản líhành chính nhà nước là một bộ phận hữu cơ của hoạt động quản lí hành chính nhànước, khi xây dựng và ban hành phải cẩn thận, chuẩn mực

– Các văn bản thể hiện tính chất pháp lí không giống nhau, có những văn bảnchỉ mang tính thông tin quản lí thông thường, có những loại mang tính chất cưỡngchế thực hiện

Các chức năng khác:

– Chức năng văn hóa – xã hội: văn bản là sản phẩm sáng tạo của con người hình

thành trong quá trình nhận thức, lao động để tổ chức xã hội và cải tạo thiên nhiên (tưliệu để tìm hiểu lịch sử, hình mẫu học tập…)

– Chức năng thống kê: là đặc trưng của loại văn bản quản lí hành chính nhà nước

sử dụng vào mục đích thống kê quá trình diễn biến công việc (thống kê cán bộ, tiềnlương, tài sản…) Giúp theo dõi hoạt động có tính hệ thống, quá trình Do vậy, cần phảiđảm bảo thông tin số liệu chính xác, đầy đủ, khoa học…

1.1.1.3 Nguyên tắc chung của công tác quản lý văn bản đi

Văn bản đi của cơ quan thực chất là công cụ điều hành, quản lý trong quátrình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao Vì vậy việc tổ chứcquản lý văn bản đi phải tập trung, thống nhất tại bộ phận văn thư của cơ quan; bảođảm nguyên tắc tập trung, chính xác, nhanh chóng, bí mật và theo quy trình mà nhànước quy định Chỉ có như vậy, các văn bản đi do cơ quan làm ra mới có tác dụngthiết thực đối với mỗi cơ quan

Để tổ chức quản lý thống nhất văn bản đi theo nguyên tắc trên, văn bản đi phảiđược quy định về một đầu mối – đó là bộ phận văn thư cơ quan thuộc văn phòng( hoặc phòng hành chính) Quy định này nhằm đảm bảo cho việc tổ chức, quản lý vănbản đi của cơ quan được chính xác, kịp thời và tiết kiệm Tiến hành các quy trìnhnghiệp vụ dưới đây sẽ bảo đảm cho các nguyên tắc chung nêu trên được thực hiện đầyđủ.

1.1.2 Nội dung nghiệp vụ công tác quản lý văn bản đi

1.1.2.1 Đánh máy và nhân sao văn bản

Bản gốc văn bản được duyệt để in ( nhân bản) phát hành phải đảm bảo đầy đủcác thành phần thể thức theo quy định và có chữ ký duyệt của người ký văn bản

Các bản thảo cần đánh máy phải có chữ ký của đồng chí phụ trách đơn vị có bảnthảo Người đưa bảo thảo đến đánh máy, in cần nêu rõ yêu cầu về số luợng bản và thờigian hoàn thành yêu cầu về cách trình bày

Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính chịu trách nhiệm hoàn chỉnh thểthức văn bản trước khi đưa đánh máy

Khi giao nhận văn bản đánh máy cần đăng ký vào sổ rõ rang theo từng năm

(Mẫu sổ giao nhận văn bản đánh máy).

Trích yếu nội dung bản thảo

Số trang bản thảo

Số bản đánh máy

Số bản đánh máy

Ngày trả

Ký nhận văn bản

Ghi chú

Hình 1.1 Mẫu số giao nhận văn bản đánh máy

Cách ghi:

Cột 1 Số thứ tự bản thảo trong một năm

Cột 2 Ngày tháng năm nhận bản thảo

Cột 3 Họ và tên cán bộ trực tiếp giao bản thảo

Cột 4 Trích yếu nội dung bản thảo

Cột 5 Số trang bản thảo

Cột 6 Số bản đánh máy

Cột 7 Tên người đánh máy bản thảo

Cột 8 Ngày tháng năm trả văn bản đánh máy

Cột 9 Chữ ký của người nhận văn bản đánh máy

Cột 10 Những điều cần thiết khác

Sổ giao nhận văn bản đánh máy giúp người đánh máy theo dõi được công việc,bảo đảm thực hiện đúng yêu cầu của người đưa bản thảo, giúp các đồng chí phụ tráchquản lý được công việc của người đánh máy và văn phòng phẩm của cơ quan, tổ chứcĐảng, tổ chức chính trị - xã hội

Người đánh máy, in văn bản phải đảm bảo chính xác về nội dung, đáp ứng yêucầu về số lượng bản và thời lượng đánh máy, trình bày đúng thể thức văn bản và đúngtiêu chuẩn kỹ thuật

Các thành phân thể thức bắt buộc đối với các văn bản của Đảng thực hiện theohướng dẫn số 11-HD/VPTW, ngày 28 tháng 05 năm 2014 của văn phòng Trung ươngĐảng hướng dẫn vê thể thức văn bản của Đảng; Quyết định số 31-QĐ/TW, ngày 01tháng 10 năm 1997 của Ban chấp hành Trung ương quyết định ban hành quy định vềthể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức ban hành văn bản của Đảng; Quyết định số91-QĐ/TW, ngày 16 tháng 02 năm 2014 của Ban chấp hành Trung ương quyết định bổsung thẩm quyền ban hành văn bản trong một số điều “Quy định về thể loại, thẩmquyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng”

- Tiêu đề “Đảng Cộng sản Việt Nam”: là thành phần thể thức xác định văn bản

của Đảng Tiêu đề được trình bày trang đầu, góc phải, dòng đầu; phía dưới có dòng kẻngang để phân cách với địa điểm ngày tháng năm ban hành văn bản

Ví dụ: ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

- Tên cơ quan ban hành văn bản: là thành phần thể thức xác định tác giả văn bản

Ví dụ: + Văn bản đại hội

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU TRƯỜNG THPT YÊN PHONG SỐ 2

NHIỆM KỲ…………

*

+ Văn bản của Ban chấp hành Đảng bộ cơ sở và Ban thường vụ Đảng ủy ghichung là Đảng ủy và tên đảng bộ cấp trên trực tiếp

ĐẢNG BỘ HUYỆN YÊN PHONG

ĐẢNG ỦY XÃ YÊN TRUNG

*

- Số ký hiệu văn bản: Số văn bản là số thứ tự được ghi liên tục từ số 01 cho mỗiloại văn bản của cấp ủy, số ký hiệu văn bản gồm 2 nhóm chữ viết tắt của tên thể loạivăn bản và tên cơ quan ban hành văn bản, số ký hiệu được trình bày cân đối dưới tên

cơ quan ban hành văn bản

Ví dụ: Báo cáo của Đảng Ủy xã Yên Trung

ĐẢNG BỘ HUYỆN YÊN PHONG

ĐẢNG ỦY XÃ YÊN TRUNG

*

Số 10-QĐ/ĐU

- Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản: Văn bản của cơ quan Đảngcấp cơ sở xã, phường, thị trấn ghi địa điểm ban hành văn bản là tên riêng của xã,phường, thị trấn đó

Ví dụ: Yên Trung,

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày ký chính thức văn bản đó Ngày,tháng, năm ban hành văn bản được trình bày ở trang đầu, phía phải, dưới tiêu đề vănbản Giữa địa diểm ngày, tháng, năm ban hành văn bản có dấu phẩy

Ví dụ: Yên Trung, ngày 10 tháng 01 năm 2017

- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản:

Tên loại văn bản là tên gọi của thể loại văn bản như báo cáo, quyết định, nghịquyết, thông báo…

Trích yếu nội dung văn bản là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác chủ đề văn bảnnội dung văn bản

+ Trường hợp có ghi tên tác giả văn bản

- Phần nội dung văn bản là phần thể hiện toàn bộ nội dung cụ thể của văn bản và

được trình bày dưới tên loại và trích yếu nội dung

- Chữ ký, thể thức để ký và dấu cơ quan ban hành:

+ Chữ ký và thể thức đề ký: Chữ ký thể hiện trách nhiệm và thẩm quyền củangười ký đối với văn bản được ban hành Văn bản phải ghi đúng, đủ chức vụ được bầuhoặc được bổ nhiệm và họ tên người ký Người ký không dùng bút chì, mực màu đỏ,mực dễ phai để ký văn bản

T/M ĐẢNG ỦY

BÍ THƯ(hoặc PHÓ BÍ THƯ)(chữ ký)

Họ và tên

- Dấu cơ quan ban hành văn bản: ghi tên cơ quan hoặc cá nhân nhận văn bản với

mục đích để báo cáo, để biết, để theo dõi, để thi hành,…và nơi lưu Nơi nhận văn bảnđược trình bày tại góc trái dưới phần nội dung văn bản

Trong khi đánh máy, nếu thấy có điểm nào chưa rõ, người đánh máy không được

tự ý sửa chữa mà phải kiến nghị với người giao bản thảo hoặc trưởng phòng hànhchính để giải quyết

Người đánh máy có trách nhiệm đọc soát, bảo đảm bản đánh máy đúng như bảnthảo Văn bản thuộc đơn vị nào thì đồng chí phụ trách đơn vị đó hoặc cán bộ theo dõiviệc ấy soát lại nội dung lần cuối cùng trước khi trình ký

Cần ghi rõ số lượng bản, tệp, file, tên người đánh máy, in đọc soát vào phía dưới,góc trái cuối văn bản (dưới nơi nhận)

Đối với tài liệu có nội dung mật , cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị- xã hộicần cử người đánh máy riêng , sau khi đánh máy, in thừa, hỏng.

1.1.2.2 Trình ký, đóng dấu văn bản

Văn bản trước khi trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị-xã hội

ký chính thức đều phải chuyển tránh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính kiểmtra lại về nội dung và thể thức văn bản Văn thư có trách nhiệm trực tiếp trình lãnh đạo

cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị-xã hội ký văn bản Để thống nhất việc ký vănbản, mỗi cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị-xã hội cần có quy định về ký vănbản

Văn bản sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền phải được đóng dấu của cơquan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị-xã hội và làm thủ tục phát hành ngay

1.1.2.3 Đăng ký văn bản đi

Các văn bản do cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị-xã hội ban hành đềuphải tập trung thống nhất ở văn thư để cho số và đăng ký

- Số văn bản đi của cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị-xã hội được đánhbằng chữ số Ả rập theo từng thể loại văn bản và nhiệm kỳ cấp ủy hoặc nhiệm kỳ banchấp hành của tổ chức chính trị-xã hội Nhiệm kỳ của cấp ủy được tính từ ngày liền kềsau ngày bế mạc Đại hội Đảng lần này đến hết ngày bế mạc Đại hội Đảng lần kế tiếp

- Hình thức đăng ký văn bản đi gồm 2 hình thức:

+ Đăng ký văn bản đi bằng số: Căn cứ vào số lượng văn bản đi của cơ quan, tổchức mình trong một nhiệm kỳ mà sử dụng số lượng số đăng ký văn bản đi cho phùhợp Đối với những thể loại văn bản có số lượng ban hành như quyết định, công văn…

có thể mở sổ đăng ký riêng, các thể loại văn bản có số lượng ban hành ít có thể đăng

ký chung vào một sổ, nhưng chia sổ ra nhiều phần, mỗi phần đăng ký cho một thể loạivăn bản

* Mẫu sổ đăng ký văn bản đi

- Bìa sổ và trang đầu:

TIÊU ĐỀTÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN CẤP TRÊN

TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH VĂN BẢN

SỔ ĐĂNG KÝ ĐIVĂN BẢN ĐI

Hình 1.2 Mẫu đăng ký văn bản đi (phần bìa sổ và trang đầu)

- Phần đăng ký bên trong:

trang bản Số nhận Nơi hồn sơ Lưu

số

Ghi chú Bản

chính Bản sao

Hình 1.3 Mẫu sổ đăng ký văn bản đi (phần đăng ký bên trong)

Cách ghi:

Cột 1: ngày, tháng, năm văn bản đi

Cột 2: số và ký hiệu văn bản đi

Cột 3: tên gọi và trích yếu nội dung văn bản đi

Cột 4: họ và tên người ký bản chính văn bản đi

Cột 5: họ và tên người ký bản sao văn bản đi

Cột 6: số trang văn bản đi

Cột 7: số văn bản đi

Cột 8: cơ quan, đơn vị, cá nhân nhận và lưu văn bản đi

Cột 9: số và ký hiệu hồ sơ theo danh mục hồ sơ của cơ quan

Cột 10: những điều cần thiết khác, như công văn cần thu hồi, mức độ khẩn…

1.2 Giới thiệu về Microsoft excel

1.1.2 Lý thuyết chung về Microsoft excel

Excel là trình ứng dụng bảng tính trong Windows, thuộc bộ công cụ văn phòngMicrosoft office (MsOffice) Excel là ứng dụng đa văn bản nghĩa là có thể mở đồngthời nhiều hơn 1 cửa sổ văn bản Các thao tác trong Excel tuân theo tiêu chuẩn củaWindows, như: làm việc với của sổ, các hộp đối thoại, hệ thống menu, sử dụng mouse,các biểu tượng lệnh…

Excel có thể được cài đặt một cách độc lập, nhưng thông thường là qua bộ cài đặtMsOffice Đường dẫn đến chương trình Excel.exe thường là Program\Microsoftoffice\

Chức năng chính của Microsoft Excel bao gồm:

- Tính toán, phân tích, tạo biểu đồ, lập báo cáo… trên các dữ liệu được tổ chứctheo dạng bảng 2 chiều (mô hình quan hệ)

- Chia sẻ dữ liệu với các ứng dụng khác

- Nhập văn bản từ Word, tạo chữ nghệ thuật từ WordArt, chèn văn bản toán học

từ Equation, bổ sung hình ảnh từ ClipArt Gallery…

- Ngoài ra Excel còn được thiết kế để có thể sử dụng các nguồn dữ liệu từ cácứng dụng khác, như dữ liệu từ FoxPro, từ Lotus 1-2-3

- Với mục đích tạo các tệp tin có nội dung là các bảng số liệu nên ngay từ đầumàn hình giao diện của Excel đã được thiết kế dưới dạng các bảng bao gồm các cột vàhàng

- File bạn tạo ra trong Excel gọi là Workbook, mỗi Workbook lại bao gồm 1 hoặcnhiều worksheet Trong mỗi worksheet bạn có thể nhập công văn, số liệu thực hiệntính toán, tổ chức dữ liệu với nhiều thao tác khác nhau

- Trong Excel, một worksheet bao gồm 256 cột và 65536 hàng (dòng), giao diệncủa các cột và hàng gọi là ô Địa chỉ ô được xác định bằng ký hiệu của cột và số thứ tựcủa hàng