Ứng dụng Microsoft Excel trong việc quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Phong Phú

LỜI MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài Trong nền kinh tế theo cơ chế thị trường hiện nay đòi hỏi người quản lý doanh nghiệp phải biết nắm bắt cơ hội và vận dụng khả năng sẵn có của mình một cách hợp lý nhất để đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất. Tuy nhiên thách thức đặt ra là rất lớn. Nền kinh tế ngày càng nhiều sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng trở nên mạnh mẽ. Sức mạnh cạnh tranh mạnh mẽ nhất của các doanh nghiệp là chất lượng và giá thành sản phẩm. Trong đó nguyên vật liệu có vai trò quan trọng làm nên sức cạnh tranh của doanh nghiệp. Nguyên vật liệu là điều kiện đầu tiên để tạo nên sản phẩm, là yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng và chất lượng sản phẩm. Là nhân tố ảnh hưởng tới kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chất lượng nguyên vật liệu là một trong những biện pháp hữu hiệu để nâng cao chất lượng sản phẩm. Nếu nguyên vật liệu không đúng tiêu chuẩn sẽ làm giảm chất lượng sản phẩm, giảm sức cạnh tranh của doanh nghiệp. Mặt khác nguyên vật liệu là một bộ phận để tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm. Do vậy giá cả nguyên vậy liệu nhập vào cũng rất được quan tâm, vì chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Nhưng điều quan trọng nhất vẫn là sử dụng nguyên vật liệu như thế nào để có hiệu quả cao nhất nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao sức cạnh tranh cho sản phẩm của doanh nghiệp. Do đó, kế toán nguyên vật liệu có một vị thế hết sức quan trọng. Kế toán nguyên vật liệu cung cấp cho chủ doanh nghiệp những thông tin nhanh nhất về tình hình biến động nguyên vật liệu. Từ đó giúp doanh nghiệp chủ động trong sản xuất, đảm bảo đúng tiến độ và kế hoạch sản xuất. Qua đó có những biện pháp kiểm tra và giám sát chặt chẽ việc chấp hành các định mức dự trữ tiêu hao nguyên vật liệu. Không những thế còn giúp cho việc ngăn chặn hiện tượng lãng phí nguyên vật liệu trong quá trình chế biến, từ đó sẽ giúp nhà quản lý đề ra biện pháp quản lý nguyên vật liệu hợp lý nhất. Xuất phát từ yêu cầu thực tế và nhận thức được tầm quan trọng của kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nên trong đợt thực tập này em chọn đề tài “ Ứng dụng Microsoft Excel trong việc quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Phong Phú” 2.Mục tiêu chọn đề tài Xây dựng chương trình quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Phong Phú. Đảm bảo tính chính xác, tiện lợi, dễ dàng sử dụng cho nhân viên và ban lãnh đạo công ty. Đưa ra, cập nhật các thông tin về nhập-xuất nguyên vật liệu một cách nhanh chóng và tiện lợi nhất. 3.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Về đối tượng nghiên cứu: Đề tài mang đến cái nhìn tổng quan về việc quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp và ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Phong Phú. Về phạm vi nghiên cứu: Tập chung nghiên cứu về công tác quản lý nguyên vật liệu, tính nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu và thiết kế hệ thống chương trình quản lý nguyên vật liệu cho Công ty Cổ phần Phong Phú, từ đó tìm hiểu khái quát công tác quản lý của công ty để đưa ra chưa trình quản lý phù hợp. 4.Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu tự luận: nghiên cứu thực trạng, đọc các tài liệu, giáo trình có liên quan tới quản lý nguyên vật liệu nhằm đưa ra các giải pháp cơ bản để giải quyết các vấn đề về quản lý nguyên vật liệu trước mắt. Phương pháp tổng kết kinh nghiệm: qua việc nghiên cứu tài liệu, giáo trình và rút kinh nghiệm đưa ra các giải pháp thực sự hữu ích và có tính khả thi cao đối với công ty. Phương pháp lấy ý kiến chuyên gia: lấy ý kiến giảng viên trực tiếp hướng dẫn, các giảng viên bộ môn để hoàn thiện về mặt nội dung và hình thức bài thực tập. 5.Ý nghĩa thực tiễn của đề tài Đề tài có tính ứng dụng cao, phù hợp với thực tế. đánh giá được thực trạng công tác quản lý nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Phong Phú từ đó đưa ra được một số giải pháp nhằm nâng cao công tác quản lý tại công ty. 6.Ý nghĩa khoa học của đề tài Đối với một đề tài nghiên cứu trong phạm vi nhỏ thì nó có ý nghĩa như một kiến thức tạo ra được một chương trình quản lý nguyên vật liệu cho Công ty với giao diện dễ sử dụng, thuận tiện cho người sử dụng. Đây là một ví dụ thực tế trong việc quản lý nguyên vật liệu. 7.Bố cục đề tài Chương 1: Khái quát chung về nguyên vật liệu trong doanh nghiệp và Microsoft Excel Chương 2: Tổng quan về hoạt động Công ty Cổ phần Phong Phú Chương 3: Giao diện chương trình quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Phong Phú

MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH ẢNH 1.1 Khái quát kế toán nguyên vật liệu .7 1.1.1 Tổng quan nguyên vật liệu: 1.1.2 Nhiệm vụ hạch toán 1.1.3 Phân loại nguyên vật liệu 1.1.4 Vai trò .8 1.1.5 Yêu cầu quản lý nhiệm vụ kế toán vật liệu 1.1.6 Tính giá nguyên vật liệu 11 2.2 Giới thiệu Microsoft Excel doanh nghiệp 12 2.2.1 Giới thiệu chung Microsoft Excel 2010 12 2.2.2 Các hàm tính tốn Excel sử dụng báo cáo .14 Chương 2: 19 HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN PHONG PHÚ .19 2.1 Giới thiệu chung Công ty Cổ phần Phong Phú 19 2.1.1 Giới thiệu chung 19 2.1.2 Quá trình phát triển .19 2.1.3 Sơ đồ tổ chức máy 20 2.2.Khảo sát thực trạng quản lý nguyên vật liệu xây dựng Công ty Cổ phần Phong Phú 21 2.2.1 Quy trình quản lý nguyên vật liệu 21 2.2.2 Phần cứng phần mềm sử dụng 21 2.2.3 Các hàm Excel công ty sử dụng để quản lý nguyên vật liệu 21 2.2.4 Đánh giá công tác quản lý nguyên vật liệu 21 2.3 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức 22 2.3.1 Sơ đồ phân cấp chức hệ thống .22 2.3.2 Biểu đồ mức khung cảnh 23 Chương 3: 24 XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH DEMO KẾ TỐN NGUYÊN VẬT LIỆU 24 TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHONG PHÚ .24 3.1 Mơ tả tốn 24 3.2 Một số giao diện chương trình quản lý 24 3.2.1 Giao diện chương trình 24 3.2.1 Giao diện danh mục nguyên vật liệu .25 3.2.2 Giao diện bảng kê phiếu xuất nguyên vật liệu 28 3.2.3 Giao diện báo cáo nhập xuất tồn nguyên vật liệu 30 KẾT LUẬN 33 TÀI LIỆU THAM KHẢO .33 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 35 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.2.1 Excel 2010 12 Hình 1.2.2 Bảng tính Microsoft Excel 2010 chạy Windows 14 Hình 1.2.3 Hàm Vlookup .16 Hình 1.2.4 Hàm Vlookup .17 Hình 1.2.5 Hàm VLOOKUP 18 Hình 1.2.6 Hàm VLOOKUP 18 Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức máy Công ty cổ Phần Phong Phú .20 Hình 2.2 Sơ đồ phân cấp chức hệ thống .22 Hình 3.1 Giao diện chương trình 24 Hình 3.2.1 Giao diện danh mục nguyên vật liệu 25 Hình 3.2.2 Giao diện bảng kê phiếu nhập nguyên vật liệu 25 Hình 3.2.3 Giao diện cơng thức sử dụng hàm VLOOKUP kết kết trang tính 26 Hình 3.2.4 Giao diện tính giá tiền mua nguyên vật liệu 27 Hình 3.2.5 Giao diện tính tổng số lượng nhập ngun vật liệu 27 Hình 3.2.6 Giao diện bảng kê phiếu xuất nguyên vật liệu 28 Hình 3.2.7 Giao diện cơng tức sử dụng hàm VLOOKUP liên kết trang 29 Hình 3.2.8 Giao diện dùng hàm SUM để tính tổng .29 Hình 3.2.9 Giao diện báo cáo nhập xuất tồn kho 30 Hình 3.2.10 Giao diện sủa dụng hàm VLOOKUP .31 Hình 3.2.11 Giao diện sử dụng hàm SUMIF 31 Hình 3.2.12 Sử dụng hàm SUM để tính tổng .32 LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong kinh tế theo chế thị trường đòi hỏi người quản lý doanh nghiệp phải biết nắm bắt hội vận dụng khả sẵn có cách hợp lý để đạt hiệu kinh doanh cao Tuy nhiên thách thức đặt lớn Nền kinh tế ngày nhiều cạnh tranh doanh nghiệp ngày trở nên mạnh mẽ Sức mạnh cạnh tranh mạnh mẽ doanh nghiệp chất lượng giá thành sản phẩm Trong ngun vật liệu có vai trò quan trọng làm nên sức cạnh tranh doanh nghiệp Nguyên vật liệu điều kiện để tạo nên sản phẩm, yếu tố trình sản xuất Nó ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng chất lượng sản phẩm Là nhân tố ảnh hưởng tới kết sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Chất lượng nguyên vật liệu biện pháp hữu hiệu để nâng cao chất lượng sản phẩm Nếu nguyên vật liệu không tiêu chuẩn làm giảm chất lượng sản phẩm, giảm sức cạnh tranh doanh nghiệp Mặt khác nguyên vật liệu phận để tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm Do giá nguyên liệu nhập vào quan tâm, chi phí ngun vật liệu chiếm tỷ trọng lớn giá thành sản phẩm Nhưng điều quan trọng sử dụng nguyên vật liệu để có hiệu cao nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao sức cạnh tranh cho sản phẩm doanh nghiệp Do đó, kế tốn ngun vật liệu có vị quan trọng Kế toán nguyên vật liệu cung cấp cho chủ doanh nghiệp thông tin nhanh tình hình biến động nguyên vật liệu Từ giúp doanh nghiệp chủ động sản xuất, đảm bảo tiến độ kế hoạch sản xuất Qua có biện pháp kiểm tra giám sát chặt chẽ việc chấp hành định mức dự trữ tiêu hao ngun vật liệu Khơng giúp cho việc ngăn chặn tượng lãng phí nguyên vật liệu q trình chế biến, từ giúp nhà quản lý đề biện pháp quản lý nguyên vật liệu hợp lý Xuất phát từ yêu cầu thực tế nhận thức tầm quan trọng kế toán nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nên đợt thực tập em chọn đề tài “ Ứng dụng Microsoft Excel việc quản lý nguyên vật liệu Công ty Cổ phần Phong Phú” Mục tiêu chọn đề tài Xây dựng chương trình quản lý nguyên vật liệu Cơng ty Cổ phần Phong Phú Đảm bảo tính xác, tiện lợi, dễ dàng sử dụng cho nhân viên ban lãnh đạo công ty Đưa ra, cập nhật thông tin nhập-xuất nguyên vật liệu cách nhanh chóng tiện lợi Đối tượng phạm vi nghiên cứu Về đối tượng nghiên cứu: Đề tài mang đến nhìn tổng quan việc quản lý nguyên vật liệu doanh nghiệp ứng dụng công nghệ thông tin việc quản lý nguyên vật liệu Công ty Cổ phần Phong Phú Về phạm vi nghiên cứu: Tập chung nghiên cứu công tác quản lý nguyên vật liệu, tính nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu thiết kế hệ thống chương trình quản lý ngun vật liệu cho Cơng ty Cổ phần Phong Phú, từ tìm hiểu khái qt cơng tác quản lý công ty để đưa chưa trình quản lý phù hợp Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu tự luận: nghiên cứu thực trạng, đọc tài liệu, giáo trình có liên quan tới quản lý nguyên vật liệu nhằm đưa giải pháp để giải vấn đề quản lý nguyên vật liệu trước mắt Phương pháp tổng kết kinh nghiệm: qua việc nghiên cứu tài liệu, giáo trình rút kinh nghiệm đưa giải pháp thực hữu ích có tính khả thi cao công ty Phương pháp lấy ý kiến chuyên gia: lấy ý kiến giảng viên trực tiếp hướng dẫn, giảng viên mơn để hồn thiện mặt nội dung hình thức thực tập Ý nghĩa thực tiễn đề tài Đề tài có tính ứng dụng cao, phù hợp với thực tế đánh giá thực trạng công tác quản lý nguyên vật liệu Cơng ty Cổ phần Phong Phú từ đưa số giải pháp nhằm nâng cao công tác quản lý công ty Ý nghĩa khoa học đề tài Đối với đề tài nghiên cứu phạm vi nhỏ có ý nghĩa kiến thức tạo chương trình quản lý nguyên vật liệu cho Công ty với giao diện dễ sử dụng, thuận tiện cho người sử dụng Đây ví dụ thực tế việc quản lý nguyên vật liệu Bố cục đề tài Chương 1: Khái quát chung nguyên vật liệu doanh nghiệp Microsoft Excel Chương 2: Tổng quan hoạt động Công ty Cổ phần Phong Phú Chương 3: Giao diện chương trình quản lý nguyên vật liệu Công ty Cổ phần Phong Phú Chương 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP VÀ MICOROFT EXCEL 1.1 Khái quát kế toán nguyên vật liệu 1.1.1 Tổng quan nguyên vật liệu:  Khái niệm nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu đối tượng lao động thay đổi lao động có ích tác động vào Nguyên vật liệu đối tượng lao động đối tượng lao động nguyên vật liệu mà điều kiện đối tượng lao động mà lao động làm hình thành nguyên vật liệu Nguyên vật liệu ba yếu tố trình sản xuất kinh doanh giá trị nguyên vật liệu tiêu hao trình sản xuất kinh doanh tạo nên giá trị sản phẩm dịch vụ tuỳ thuộc vào loại hình doanh nghiệp Đối với doanh nghiệp sản xuất giá trị nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn chủ yếu giá trị sản phẩm  Đặc điểm nguyên vật liệu: - Chỉ tham gia vào chu kì sản xuất kinh doanh định - Toàn giá trị vật liệu chuyển hết vào chi phí sản xuất kinh doanh kì - Bị hao mòn tồn thay đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực thể sản phẩm 1.1.2 Nhiệm vụ hạch tốn - Phản ánh xác kịp thời kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp nguyên vật liệu - Tính tốn phân bổ xác kịp thời giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho đối tượng khác đồng thời kiểm tra chặt chẽ định mức tiêu hao nguyên vật liệu - Thường xuyên kiểm tra việc thực định mức dự trữ nguyên vật liệu, phát kịp thời nguyên vật liệu ứ đọng, chất lượng, chưa cần dùng để tìm giải pháp thu hồi vốn - Thực việc kiểm kê nguyên vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập báo cáo nguyên vật liệu 1.1.3 Phân loại nguyên vật liệu  Căn vào vai trò tác dụng nguyên vật liệu sản xuất - Nguyên vật liệu chính: nguyên vật liệu mà sau trình gia công chế biến cấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu sản phẩm - Nguyên vật liệu phụ: nguyên vật liệu có tác dụng phụ trợ sản xuất, sử dụng kết hợp với vật liệu để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hay dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động tư liệu lao động hay phục cho lao động công nhân viên chức - Nhiên liệu: vật liệu dùng để cung cấp nhiệt lượng trình sản xuất kinh doanh than, củi, xăng,… - Phụ tùng thay thế: chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa thay cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải,… - Vật liệu thiết bị xây dựng bản: bao gồm vật liệu thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ,…) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng - Phế liệu: loại vật liệu thu trình sản xuất hay lý tài sản, sử dụng hay bán ngồi ( ví dụ: phơi bào, sắt vụn,…) - Vật liệu khác: bao gồm loại vật liệu lại ngồi thứ chưa kể bao bì, vật đóng gói, loại vật tư đặc chủng…  Phân loại theo nguồn thu nhập - Nguyên vật liệu mua - Nguyên vật liệu tự sản xuất - Ngun vật liệu th ngồi gia cơng chế biến - Nguyên vật liệu nhận cấp phát, biếu tặng, nhận góp vốn liên doanh - Các loại vật liệu khác  Phân loại theo mục đích sử dụng - Nguyên vật liệu trực tiếp sử dung cho sản xuất sản phẩm - Nguyên vật liệu sử dụng cho mục đích khác: phục vụ quản lý, phục vụ bán hàng, …  Phân loại theo nguồn vốn tài trợ - Nguyên vật liệu có từ nguồn vốn vay nợ - Nguyên vật liệu thuộc vốn chủ sở hữu 1.1.4 Vai trò Là yếu tố trực tiếp cấu thành nên thực thể sản phẩm, vậy, chất lượng nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm đến hiệu sử dụng vốn kinh doanh doanh nghiệp Nguyên vật liệu đảm bảo đầy đủ số lượng, chất lượng, chủng loại có tác động lớn đến chất lượng sản phẩm Vì vậy, đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu cho sản xuất biện pháp để nâng cao chất lượng sản phẩm Nguyên vật liệu liên quan trực tiếp tới kế hoạch sản xuất tiêu thụ sản phẩm, đầu vào hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Do đó, cung ứng nguyên vật liệu kịp thời với giá hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho trình sản xuất tiêu thụ sản phẩm thị trường Xét mặt vật lẫn mặt giá trị, nguyên vật liệu yếu tố thiếu trình sản xuất nào, phận quan trọng tài sản lưu động Chính vậy, quản lý nguyên vật liệu chớnh quản lý vốn sản xuất kinh doanh tài sản doanh nghiệp 1.1.5 Yêu cầu quản lý nhiệm vụ kế tốn vật liệu 1.1.5.1 u cầu cơng tác quản lý nguyên vật liệu Muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp tiến hành đặn, liên tục phải thường xuyên đảm bảo cho loại nguyên vật liệu đủ số lượng, kịp thời gian, quy cách phẩm chất Đấy vấn đề bắt buộc mà thiếu khơng thể có q trình sản xuất sản phẩm Đảm bảo cung ứng, dự trữ, sử dụng tiết kiệm loại nguyên vật liệu có tác động mạnh mẽ đến mặt hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Do yêu cầu quản lý chúng thể số điểm sau: - Thu mua: nguyên vật liệu tài sản dự trữ sản xuất thường xẩy biến động doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành cung ứng vật tư nhằm đáp ứng kịp thời cho sản xuất Cho nên khâu mua phải quản lý khối lượng quản lý có hiệu quả, chống thất thoát vật liệu, việc thu mua theo yêu cầu sử dụng, giá mua hợp lý, thích hợp với chi phí thu mua để hạ thấp giá thành sản phẩm - Bảo quản: việc dự trữ vật liệu kho, bãi cần thực theo chế độ quy định cho loại vật liệu phù hợp với tính chất lý, hố loại, quy mơ tổ chức doanh nghiệp tránh tình trạng thất thốt, lãng phí vật liệu đảm bảo an tồn yêu cầu quản lý vật liệu - Dự trữ: xuất phát từ đặc điểm vật liệu tham gia việc dự trữ nguyên vật liệu để đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh điều kiện quan trọng Mục đích dự trữ đảm bảo cho nhu cầu sản xuất kinh doanh không ứ đọng vốn không làm gián đoạn trình sản xuất Hơn nữa, doanh nghiệp cần phải xây dựng định mức dự trữ vật liệu cần thiết, tối đa, tối thiểu cho sản xuất, xây dựng xác định mức tiêu hao vật liệu - Sử dụng: sử dụng tiết kiệm, hợp lý sở xác định mức chi phí có ý nghĩa quan trọng việc hạ thấp, chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, tăng thu nhập tích luỹ cho doanh nghiệp Do khâu sử dụng cần quán triệt nguyên tắc sử dụng mức quy định sử dụng quy trình sản xuất đảm bảo tiết kiệm chi phí giá thành Như để tổ chức tốt công tác quản lý ngun vật liệu nói chung hạch tốn ngun vật liệu nói riêng đòi hỏi phải có điều kiện định Điều kiện quan trọng doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng để bảo quản nguyên vật liệu, kho phải trang bị phương tiện bảo quản cân, đo, đong, đếm cần thiết, phải bố trí thủ kho nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp có khả nắm vững thực việc ghi chép ban đầu sổ sách hạch tốn kho Việc bố trí, xếp nguyên vật liệu kho phải yêu cầu kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc nhập, xuất theo dõi kiểm tra Đối với thứ nguyên vật liệu phải xây dựng định mức dự trữ, xác định rõ giới hạn dự trữ tối thiểu, tối đa để có phòng ngừa trường hợp thiếu vật tư phục vụ sản xuất dự trữ vật tư nhiều gây ứ đọng vốn Ngoài phải xác định rõ trách nhiệm vật chất cá nhân tổ chức có liên quan đến an toàn nguyên vật liệu khâu thu mua, dự trữ sử dụng Xây dựng quy chế xử lý rõ ràng, nghiêm ngặt trường hợp nguyên vật liệu ứ đọng, phẩm chất, hao hụt, giảm giá 1.1.5.2 Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu Nhận thức vị trí nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất đòi hỏi hệ thống quản lý phản ánh xác đầy đủ thơng tin số liệu nguyên vật liệu Do vậy, nhiệm vụ đặt cơng tác hạch tốn ngun vật liệu là: - Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, nhập, xuất tồn nguyên vật liệu Tính giá thực tế nguyên vật liệu mua Kiểm tra tình hình thực kế hoạch thu mua nguyên vật liệu số lượng, 10 Có trách nhiệm bảo vệ trật tự an ninh công ty 2.2.Khảo sát thực trạng quản lý nguyên vật liệu xây dựng Cơng ty Cổ phần Phong Phú 2.2.1 Quy trình quản lý nguyên vật liệu Bước 1: Thu thập thông tin liên quan đến nguyên vật liệu Các thông tin có liên quan đến nguyên vật liệu chứng từ ( ngày nhập – xuất, số hiệu ), mã hàng hóa, tên hàng hóa,… Bước 2: Nhập liệu vào máy tính Sau thu thâp thơng tin ngun vật liệu, thông tin nhập tay vào file Excel Những thông tin nhập vào máy thơng qua nhân viên kế tốn Bước 3: Tổng kết nguyên vât liệu hàng tháng Công ty sử dụng hàm tính tổng để tổng kết nguyên vật liệu tính tổng đơn giá nhập, tính tổng doanh thu,… file Excel nhập trước Cuối cùng, kế taosn tổng hợp báo cáo lên phòng kinh doanh, phòng kinh doanh báo cáo lên giám đốc 2.2.2 Phần cứng phần mềm sử dụng - Phần cứng: Hiện Công ty dùng máy tính để với hệ điều hành Windows - Phần mềm: Phần mềm bảng tính: Microsoft Excel 2.2.3 Các hàm Excel công ty sử dụng để quản lý nguyên vật liệu - Hàm VlOOKUP - Hàm SUM - Hàm SUMIF 2.2.4 Đánh giá công tác quản lý nguyên vật liệu - Ưu điểm : Nhìn chung cơng ty quản lý tốt nguyên vật liệu, xây dựng phần mềm quản lý hồn thiện - Nhược điểm: Cơng ty chưa xây dựng liệu hoàn chỉnh 21 2.3 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức 2.3.1 Sơ đồ phân cấp chức hệ thống QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU CẬP NHẬT THÔNG TIN BÁO CÁO THỐNG KÊ DANH MỤC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU BÁO CÁO NHẬP XUẤT - TỒN PHIẾU KÊ NHẬP PHIẾU KÊ XUẤT Hình 2.2 Sơ đồ phân cấp chức hệ thống - Quản lý nguyên vật liệu Có trách nhiệm quản lý nguyên vật liệu công ty - Cập nhật thông tin Cập nhật thông tin nguyên vật liệu: + Danh mục quản lý nguyên vật liệu: mã hàng, đơn giá, giá nhập, giá xuất + Phiếu kê nhập phiếu kê xuất : ngày nhập, ngày xuất, số hiệu , đơn giá, thành tiền,… - Báo cáo thống kê Báo cáo thống kê xuất – nhập – tồn nguyên vật liệu công ty 22 2.3.2 Biểu đồ mức khung cảnh Thông tin cập nhât, yêu cầu Nhân viên Thơng tin phản hồi Kế tốn ngun vật liệu Thông tin phản hồi báo cáo Thông tin yêu cầu báo cáo Ban lãnh đạo Hình 2.3 Biểu đồ luồng liệu mức khung cảnh - Nhân viên có trách nhiêm tự thống kê thơng tin cập nhập yêu cầu cho kế toán nguyên vât liệu, kế tốn phản hồi thơng tin lại thơng tin cho nhân viên - Kế toán báo cáo việc nhấp xuất tồn cho ban lãnh đạo ban lãnh đạo chịu trách nhiệm phẩn hồi lại báo cáo 23 Chương 3: XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH DEMO KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN PHONG PHÚ 3.1 Mơ tả tốn Q trình quản lý ngun vật liệu cơng ty sau: Hàng ngày kế tốn thống kê số liệu xuất nhập nguyên vật liệu công ty Sử dụng phần mềm Excel để xây dựng toán quản lý nguyên vật liệu bao gồm danh mục quản lý, bảng kê phiếu nhập, bảng kê phiếu xuất, báo cáo nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu Sử dụng hàm Excel để cập nhật thơng tin tính tốn 3.2 Một số giao diện chương trình quản lý 3.2.1 Giao diện chương trình Hình 3.1 Giao diện chương trình Giao diện giúp người dùng thấy tổng quan chương trình quản lý nguyên vật liệu Công ty Cổ phần Phong Phú Chương trình giúp cho ta quản lý nguyên vật liệu cách dễ dàng, nhanh chóng hiệu Từ giao diện ta thấy chương trình gồm có sheet chức là: Danh mục quản lý nguyên vật liệu, bảng kê nhập nguyên vật liệu, bảng kê xuất nguyên vật liệu, báo cáo xuất – nhập – tồn nguyên vật liệu Các ô sử dụng chức lien kết huperlink giúp cho người dùng tìm kiếm cách nhanh chóng cách ấn vào ô giao diện ( ví dụ ấn vào danh mục nguyên vật liệu dẫn ta đến sheet cần tìm) 24 3.2.1 Giao diện danh mục nguyên vật liệu Hình 3.2.1 Giao diện danh mục nguyên vật liệu Giao diện giúp người dùng cập nhật thông tin nguyên vật liệu Giao diện sử dụng chức tạo bảng, liên kết hyperlink a) Giao diện trang bảng kê phiếu nhập nguyên vật liệu Hình 3.2.2 Giao diện bảng kê phiếu nhập nguyên vật liệu 25 Giao diện biểu thị số ngày nhập, giúp người dùng quản lý việc nhập nguyên vật liệu cách dễ dàng Đặc biệt, giao diện dử dụng chức cố định dòng tiêu đề để kéo xuống tiêu đề khơng bị lên trên, giúp cho người tìm kiếm dễ dàng hiệu b) Sử dụng hàm Vlookup việc nhập nguyên vật liệu - Tên hàng hóa =VLOOKUP(D19,Table1[[MÃ HÀNG]:[TÊN NGUN VẬT LIỆU]],2,0) Hình 3.2.3 Giao diện công thức sử dụng hàm VLOOKUP kết kết trang tính - Tương tự ta có: + Đơn vị tính =VLOOKUP(D8,Table1[[MÃ HÀNG]:[ĐƠN VỊ TÍNH]],3,0) +Giá mua =VLOOKUP(D8,'Danh mục'!$B$4:$E$23,4,0) c) Cơng thức tính giá thành Giá thành = Số lượng * Đơn giá 26 Hình 3.2.4 Giao diện tính giá tiền mua nguyên vật liệu d) Sử dụng hàm SUM việc tính tổng - Tổng số lượng =SUM(G8:G27) Hình 3.2.5 Giao diện tính tổng số lượng nhập ngun vật liệu 27 3.2.2 Giao diện bảng kê phiếu xuất nguyên vật liệu Hình 3.2.6 Giao diện bảng kê phiếu xuất nguyên vật liệu Giao diện giúp người quản lý việc xuất nguyên vật liệu cách dễ dàng Người dùng nhập thông tin bảng ngày, số hiệu, số phiếu nhập, số lượng Đặc biệt, giao diện dử dụng chức cố định dòng tiêu đề để kéo xuống tiêu đề không bị lên trên, giúp cho người tìm kiếm dễ dàng hiệu a) Tương tự nhập ta sử dụng hàm VLOOKUP để xuất nguyên vật liệu - Tên nguyên vật liệu =VLOOKUP(D12,Table1[[#All],[MÃHÀNG]:[TÊNNGUYÊNVẬTLIỆU]],2,0) - Đơn vị tính = VLOOKUP(D8,Table1[[MÃ HÀNG]:[ĐƠN VỊ TÍNH]],3,0) - Giá vốn + Đơn giá =VLOOKUP(D8,'Danh mục'!$B$4:$F$23,4,0) + Thành tiền = Số lượng * Đơn giá = G8*H8 28 - Doanh thu + Đơn giá = VLOOKUP('Bảng xuất '!D8,'Danh mục'!$B$4:$F$23,5,0)-'Bảng xuất '!H8 + Thành tiền = Số lượng * Đơn giá = G8*J8 Hình 3.2.7 Giao diện công tức sử dụng hàm VLOOKUP liên kết trang b) Dùng hàm SUM để tính tổng Tương tự với tính tổng nhập ngun vật liệu Hình 3.2.8 Giao diện dùng hàm SUM để tính tổng 29 3.2.3 Giao diện báo cáo nhập xuất tồn nguyên vật liệu Hình 3.2.9 Giao diện báo cáo nhập xuất tồn kho Giao diện có chức tổng hợp việc nhập xuât tồn nguyên vật liệu công ty, giúp cho cơng ty biết q trình hoạt động có hiệu không Giao diện sủa dụng chức tiêu đề giúp cho việc xem báo cáo dễ dàng a) Sử dụng hàm VLOOKUP để điền thông tin nguyên vật liệu Hàm VLOOkup dùng để liên kết số thông tin bảng Tương tự với nhập xuất nguyên vật liệu 30 Hình 3.2.10 Giao diện sủa dụng hàm VLOOKUP b) Sử dụng hàm SUMIF - Tính tổng số lượng nhập nguyên vật liệu =SUMIF('Bảng nhập '!$D$8:$G$27,TỒN!A22,'Bảng nhập '!$G$8:$G$27) - Tính tổng số lượng xuất nguyên vật liệu Hình 3.2.11 Giao diện sử dụng hàm SUMIF 31 c) Sử dụng hàm SUM để tính tổng Tương tự tính nhập xuất Hình 3.2.12 Sử dụng hàm SUM để tính tổng 32 KẾT LUẬN a) Kết đạt Qua trình nghiên cứu đề tài thực tập sở, đề tài em đạt kết sau: - Bài báo cáo khảo sát đưa trang công tác quản lý nguyên vật liệu Công ty Cổ phần Phong Phú - Nghiên cứu đưa số tính hàm Excel ứng dụng thành công vào giao diện chương trình - Tạo báo cáo thống kê chuyên nghiệp - Tìm kiếm thơng tin nhanh xác b) Hướng phát triển Trong thời gian tới em cố gắng tiếp tục nghiên cứu để hoàn thành đề tài cách tốt nhất, quy mô rộng Từ giúp cho việc quản lý nói chung việc quản lý nguyên vật liệu nói riêng có hiệu hơn, đồng thời xây dựng chức cao để hồn thiện chương trình đáp nhu cầu công ty sau TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nguyễn Thị Thanh Hồng, Phạm Minh Tuấn, (2007), Hệ thống thông tin quản lý, NXB Khoa học kỹ thuật [2] Võ Văn Huy, Huỳnh Ngọc liễu, (2001), Hệ thống thông tin quản lý, NXB Khoa Học Kỹ Thuật [3] Nguyễn Thế Hưng, (2008), Hệ thống thơng tin kế tốn, NXB Thống Kê [4] Võ Thành Danh, (2001), Kế tốn phân tích, NXB Thống Kê [5] Nguyễn Nga, (2016), Microsoft excel 2010, NXB Thông Tin Truyền thông 33 34 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……….………… Thái nguyên, ngày tháng năm 2017 GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 35