LỜI NÓI ĐẦULý do chọn đề tài:Cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật và công nghệ với những thành tựu kỳ diệu của nó đã tác động mạnh mẽ đến mọi hoạt động kinh tế, chính trị, xã hội trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng. Cùng với sự phát triển nhanh chóng của tin học và vai trò ngày càng nổi trội của thông tin, thế giới đã bước vào một kỷ nguyên mới, kỷ nguyên của công nghệ thông tin.Công nghệ thông tin đã và đang từng bước đi vào tất cả các lĩnh vực, chiếm một vị trí quan trọng trong xã hội. Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, hoạt động quản lý đang có nhiều đổi mới theo xu hướng hiện đại hóa đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xu thế hội nhập và phát triển, càng có nhiều phát minh tiên tiến dần thay thế sức lao động, giải phóng con người, giúp con người giải quyết công việc nhanh chóng.Việc nắm bắt thông tin nhanh chóng, kịp thời và chính xác ngày càng đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý điều hành. Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra điều hành cơ quan Đảng, cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế chính trị xã hội… Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ quan nào cũng không thể không coi trọng việc quản lý văn bản đi. Bởi nó không chỉ là phương tiện cần thiết để ghi lại, truyền đạt lại quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho cơ quan, đơn vị thực hiện tốt việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và theo đúng pháp luật. Nhận thức được tầm quan trọng của việc quản lý văn bản đối với hoạt động của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với văn phòng UBND xã Đình Lập – Đình Lập – Lạng Sơn nói riêng. Vì vậy em chọn đề tài: “Ứng dụng Microsoft Excel trong việc quản lý văn bản đi tại UBND xã Đình Lập Đình Lập – Lạng Sơn.” Cho bài báo cáo thực tập cơ sở.Mục đích nghiên cứu: Bằng những kiến thức tổng hợp kết hợp với tìm hiểu, phân tích công tác tổ chức quản lý văn bản tại văn phòng UBND xã. Trên cơ sở đó nhằm chỉ ra những ưu, nhược điểm còn tồn tại và để đề ra biện pháp hoàn thiện hơn cho việc quản lý văn bản cho cán bộ văn thư. Đối tượng nghiên cứu:Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản đi Phạm vi nghiên cứu:Nghiên cứu thực tiễn việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản tại UBND xã Đình LậpÝ nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài: Chương trình giúp cho người cán bộ văn thư hoặc là người sử dụng trong việc xem văn bản một cách đầy đủ, chính xác, dễ dàng, nhanh chóng và tiện lợi. Chương trình giảm bớt chi phí về thời gian cũng như tiền bạc trong việc quản lý văn bản của cơ quan. Chương trình xây dựng phải sát với thực tế, giao diện gần gũi, dễ sử dụng.Kết cấu của đề tài:Trong báo cáo gồm 3 chương chính:CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN.CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI UBND XÃ ĐÌNH LẬP – ĐÌNH LẬP – LẠNG SƠNCHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL CHO CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI UBND XÃ ĐÌNH LẬP ĐÌNH LẬP – LẠNG SƠN
Trang 1MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN 3
LỜI NÓI ĐẦU 5
CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 7
1.1 Văn bản đi 7
1.1.1 Các khái niệm 7
1.1.2 Yêu cầu của việc quản lý văn bản 7
1.2 Nghiệp vụ quản lý văn bản 8
1.2.1 Nghiệp vụ quản lý văn bản đi 8
1.3 Ý nghĩa của việc quản lý văn bản 15
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND XÃ ĐÌNH LẬP – ĐÌNH LẬP – LẠNG SƠN 16
2.1 Giới thiệu khái quát về cơ sở thực tập 16
2.1.1Chức năng, nhiệm vụ của UBND xã Đình Lập 16
2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Đình Lập 16
2.1.3 Tình hình công tác quản lý văn bản đi - đến và lập hồ sơ của UBND xã Đình Lập 18
2.1.4 Thực trạng công tác quản lý, giải quyết văn bản đi – đến tại UBND xã Đình Lập 19
2.1.5 Thực trạng về công tác quản lý và giải quyết văn bản đi tại UBND xã Đình Lập 20
2.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý và giải quyết văn bản đi - đến tại UBND xã Đình Lâp 23
2.3 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ tại UBND xã Đình Lập 25
CHƯƠNG 3 ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL CHO CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 27
3.1 Đặt vấn đề 27
3.2 Giải quyết vấn đề 28
3.3 Các nhóm hàm cơ bản trong microsoft excel 31
Trang 23.3.1 Nhóm hàm lô-gíc 31
3.3.2 Nhóm hàm toán học 32
3.3.3 Nhóm hàm thống kê 33
3.3.4 Nhóm hàm chuỗi 35
3.3.5 Nhóm hàm ngày tháng 36
3.3.6 Hàm về thời gian 38
3.3.7 Nhóm hàm dò tìm dữ liệu 39
3.4 Xây dựng chương trình quản lý văn bản đi tại UBND xã Đình Lập 40
3.5 Kết quả 44
KẾT LUẬN 45
TÀI LIỆU THAM KHẢO 46
Trang 3DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1.1 Sơ đồ nghiệp vụ quản lý văn bản đi 8
Hình 1.2 Mẫu ghi sổ quản lý văn bản đi, phần nội dung bên trong 10
Hình 1.3 Mẫu trình bày bìa phong bì 11
Hình 1.4 Mẫu sổ chuyển giao văn bản 13
Hình 1.5 Mẫu sổ gửi văn bản đi bưu điện 13
Hình 1.6 Mẫu sổ sử dụng bản lưu 15
Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức UBND xã Đình Lập 18
Hình 2.2 Sơ đồ hệ thống giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin 26
Hình 3.1 Giao diện chính của Excel 29
Hình 3.2 Chức năng sắp xếp và lọc dữ liệu 30
Hình 3.3 Tạo giao diện trên Excel 41
Hình 3.4 Tạo các dấu định vị từ tháng 1-12 42
Hình 3.5 Tạo liên kết giữa sheet DANH MỤC CHÍNH và sheet CÔNG VĂN ĐI 43
Hình 3.6 Tự động điền số công văn đi 44
Trang 4LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian thực tập cơ sở, em đã gặp nhiều khó khăn Song với sự cốgắng nỗ lực và sự tìm tòi học hỏi của bản thân cùng với sự hướng dẫn tận tình của cô
giáo Lý Thu Trang, em đã hoàn thành được đề tài.
Trong thời gian làm đề tài thực tập cơ sở, em đã hết sức nghiêm túc và cốgắng tìm tòi học hỏi cùng với sự giúp đỡ tận tình của cô giáo Lý Thu Trang Mặc
dù, được sự hướng dẫn tận tình của cô, và sự cố gắng tìm hiểu của bản thân nhưng
do thời gian và kiến thức còn hạn chế nên đề tài của em không thể không tránhkhỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được sự chỉ bảo của thầy cô và các bạngiúp em hoàn thiện hơn
Em xin chân thành cảm ơn cô đã hướng dẫn em để em hoàn thành tốt đề tài thựctập cơ sở này
Trong tương lai, em sẽ cố gắng phát triển đề tài theo hướng sâu hơn, vớiquy mô rộng hơn và có tính thực tế cao hơn, giúp cho công việc của người quản
lý dễ dàng hơn Em sẽ cố gắng xây dựng được một phần mềm quản lý văn bảnhoàn thiện hơn
Em xin chân thành cảm ơn !
Sinh viên thực hiện
Vi Trung Dũng
Trang 5LỜI NÓI ĐẦU
Lý do chọn đề tài:
Cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật và công nghệ với những thành tựu kỳ diệucủa nó đã tác động mạnh mẽ đến mọi hoạt động kinh tế, chính trị, xã hội trên thế giớinói chung và ở Việt Nam nói riêng Cùng với sự phát triển nhanh chóng của tin học vàvai trò ngày càng nổi trội của thông tin, thế giới đã bước vào một kỷ nguyên mới, kỷnguyên của công nghệ thông tin
Công nghệ thông tin đã và đang từng bước đi vào tất cả các lĩnh vực, chiếm một
vị trí quan trọng trong xã hội Cùng với sự phát triển của khoa học - công nghệ, hoạtđộng quản lý đang có nhiều đổi mới theo xu hướng hiện đại hóa đáp ứng nhu cầu ngàycàng cao của xu thế hội nhập và phát triển, càng có nhiều phát minh tiên tiến dần thaythế sức lao động, giải phóng con người, giúp con người giải quyết công việc nhanhchóng
Việc nắm bắt thông tin nhanh chóng, kịp thời và chính xác ngày càng đóng vaitrò quan trọng trong công tác quản lý điều hành Công tác văn thư là hoạt động đảmbảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra điều hành cơ quanĐảng, cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế - chính trị - xã hội… Để hoạt động cóhiệu quả thì bất cứ một cơ quan nào cũng không thể không coi trọng việc quản lý vănbản đi Bởi nó không chỉ là phương tiện cần thiết để ghi lại, truyền đạt lại quyết địnhquản lý trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảocho cơ quan, đơn vị thực hiện tốt việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn được giao và theo đúng pháp luật
Nhận thức được tầm quan trọng của việc quản lý văn bản đối với hoạt động của
cơ quan, đơn vị nói chung và đối với văn phòng UBND xã Đình Lập – Đình Lập –
Lạng Sơn nói riêng Vì vậy em chọn đề tài: “Ứng dụng Microsoft Excel trong việc
quản lý văn bản đi tại UBND xã Đình Lập - Đình Lập – Lạng Sơn.” Cho bài báo
cáo thực tập cơ sở
Mục đích nghiên cứu:
Bằng những kiến thức tổng hợp kết hợp với tìm hiểu, phân tích công tác tổ chứcquản lý văn bản tại văn phòng UBND xã Trên cơ sở đó nhằm chỉ ra những ưu, nhượcđiểm còn tồn tại và để đề ra biện pháp hoàn thiện hơn cho việc quản lý văn bản chocán bộ văn thư
Trang 6Đối tượng nghiên cứu:
Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản đi
Phạm vi nghiên cứu:
Nghiên cứu thực tiễn việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lývăn bản tại UBND xã Đình Lập
Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài:
Chương trình giúp cho người cán bộ văn thư hoặc là người sử dụng trong việcxem văn bản một cách đầy đủ, chính xác, dễ dàng, nhanh chóng và tiện lợi
Chương trình giảm bớt chi phí về thời gian cũng như tiền bạc trong việc quản
lý văn bản của cơ quan Chương trình xây dựng phải sát với thực tế, giao diện gần gũi,
dễ sử dụng
Kết cấu của đề tài:
Trong báo cáo gồm 3 chương chính:
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI UBND XÃ ĐÌNH LẬP
– ĐÌNH LẬP – LẠNG SƠN
CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL CHO CHƯƠNG TRÌNH QUẢN
LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI UBND XÃ ĐÌNH LẬP - ĐÌNH LẬP – LẠNG SƠN
Trang 7CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyểngiao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn hình thành trong hoạt động hằng ngàycủa cơ quan, tổ chức
1.1 Văn bản đi
1.1.1 Các khái niệm
- Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, vănbản hành chính và văn bản chuyên ngành, (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ vàvăn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành
-Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật)
và đơn, thư gửi đến cơ quan tổ chức
- Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyểngiao nhanh chóng kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàngngày của cơ quan, tổ chức
1.1.2 Yêu cầu của việc quản lý văn bản
- Thống nhất: Các nghiệp vụ về xử lý văn bản đều phải tuân theo những quyđịnh chung của các cơ quan có thẩm quyền, không được tùy tiện làm theo cáchriêng của mình
-Chính xác: yêu cầu này được thể hiện trong việc vào sổ văn bản đi, đòi hỏi cácnghiệp vụ này phải được thực hiện chuẩn xác, không để sai sót, nhầm lẫn
-Nhanh chóng, kịp thời: hoạt động quản lý cần tiến hành đồng bộ, khẩn trương vàđạt kết quả cao Có nghĩa là phải chạy đua với thời gian tranh thủ từng giờ, từng phút,không để lãng phí
-An toàn: có nghĩa là không để văn bản mất mát, thất lạc, hư hỏng và lộ bí mật(đối với văn bản mật)
Trang 81.2 Nghiệp vụ quản lý văn bản
1.2.1 Nghiệp vụ quản lý văn bản đi
Lưu vb đi vàtheo dõi, kiểm traviệc gửi VB đi (3)
Làm thủ tụgửi VB (2)
Trang 9người có trách nhiệm xem xét, giải quyết Ghi số văn bản đi theo hệ thống số chungcủa cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý Số của văn bản được ghi ở phíatrên, bên trái dưới tác giả của văn bản Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả - rập,bắt đầu từ số 01 ngày 01 tháng 01 đến số cuối cùng là ngày 31 tháng 12 hàng năm.Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng Ngày, tháng, nămvăn bản phải được viết đầy đủ, các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả - rập, ngày
1 đến ngày 9 và tháng 1, tháng 2 đều phải thêm số 0 trước Ngày tháng của văn bảnghi sau địa danh,dưới quốc hiệu
Trang 10+ Đăng ký văn bản đi: đều có thể đăng ký bằng sổ (phương pháp thủ công) hoặcmáy vi tính (ứng dụng công nghệ thông tin), thậm chí bằng cả hai phương tiện Đăng
ký văn bản bằng sổ:
Hình 1.2 Mẫu bìa sổ quản lý văn bản đi
Trên trang đầu của các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền và đóngdấu trước khi sử dụng Việc ký và đóng dấu được thực hiện ở khoảng giấy trống giữa
Từ số … đến số … và Quyển số
Nội dung phần đăng ký văn bản đi bên trong sổ đăng ký văn bản đi được trìnhbày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm) gồm 08 cột theo mẫu cụ thể như sau: Nội dung bên trong gồm:
Tên loạivàtrích yếunội dungvăn bản
Ngườiký
Nơinhậnvăn bản
Đơn vị,ngườinhậnbản lưu
Sốlượngbản
Ghichú
Hình 1.2 Mẫu ghi sổ quản lý văn bản đi, phần nội dung bên trong
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN (NẾU CÓ)
TÊN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ)
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Năm:
Từ ngày……… đến ngày…………
Từ số………… đến số………
Trang 11Hướng dẫn đăng ký:
(1) Ghi số và ký hiệu của văn bản
(2) Ghi ngày, tháng, năm của văn bản
(3) Ghi tên loại và trích yếu của văn bản
(4) Ghi tên của người ký văn bản
(5) Ghi tên cơ quan, tổ chức, hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản như được ghi tại phần nơi nhận của văn bản
(6) Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu
(7) Ghi số lượng bản phát hành
(8) Ghi những điểm cần thiết khác
Bước 2: Làm thủ tục gửi văn bản
+ Trình bày phong bì và cho văn bản vào phong bì: bì văn bản được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước Không nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất
từ 80 gram/m2 trở lên Tùy số lương văn bản gửi đi nhiều hay ít, kích thước của văn bản lớn hay nhỏ để chọn phong bì cho thích hợp Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong, không làm nhàu văn bản
Mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì được thực hiện như sau:
(8)
TÊN CƠ QUAN/ TỔ CHỨC ĐC: Số XX phố…, quận…,Hà Nội (20)
ĐT: (84 4)… Fax: (84 4)……(3)
E-Mail: ………
Website:……….(4)
Số:……….(5)
Kính gửi………(6)
………(7)
Hình 1.3 Mẫu trình bày bìa phong bì
Trang 12Ghi chú:
(1): Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản
(2): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (nếu cần)
(3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần)
(4): Địa chỉ E-Mail, Website của cơ quan, tổ chức (nếu có)
(5): Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản
(6): Địa chỉ cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn bản
(8): Biểu tượng của cơ quan, tổ chức (nếu có)
Tương ứng với mỗi cách gấp của văn bản mà lựa chọn phong bì có khổ phù hợp
Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều, mép bì được dán kín, không bịnhăn, không để hồ dán dính vào văn bản
Sau khi cho văn bản vào phong bì và trình bày phải đóng dấu độ khẩn, mật trênphong bì theo quy định đúng như dấu đóng trên văn bản
Tương ứng với mỗi cách gấp của văn bản mà lựa chọn phong bì có khổ phù hợp
Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều, mép bì được dán kín, không bịnhăn, không để hồ dán dính vào văn bản
Sau khi cho văn bản vào phong bì và trình bày phải đóng dấu độ khẩn, mật trênphong bì theo quy định đúng như dấu đóng trên văn bản
+ Chuyển phát văn bản đi: chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơquan tổ chức Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác Chuyển phát vănbản đi qua bưu điện Chuyển phát văn bản bằng máy Fax trong trường hợp cần chuyểnphát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận, sau đó phải gửi bản chính
Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức
Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội bộnhiều và chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư thì phải lập sổchuyển giao riêng Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi và cách đăng ký
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của
sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “sổ chuyển giao văn bản đi”.Phần đăng ký chuyển giao văn bản đi được trình bày trên khổ giấy A4 bao gồm 5cột theo mẫu sau:
Trang 13chuyển
Số, ký hiệuvăn bản
Nơi nhận văn bản Ký nhận Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5)
Hình 1.4 Mẫu sổ chuyển giao văn bản
Cột (1): Ghi ngày tháng chuyển giao văn bản đi; đối với những ngày dưới 10 vàtháng 1,2 thì phải thêm số 0 vào đằng trước, ví dụ: 03/01, 24/02, 31/12
Cột (2): Ghi số và ký hiệu văn bản
Cột (3): Nơi nhận văn bản
Cột (4): Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản
Cột (5): Ghi những điểm cần thiết khác như số lượng bản, số lượng bì
Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chức chuyểntrực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ chuyển giao vănbản đi
Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ
Chuyển phát văn bản đi qua bưu Điện
Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện đều phải đăng ký vào sổ
Sổ gửi văn bản đi bưu điện phải được in sẵn Bìa và trang đầu của số được trình bàytương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “sổgửi văn bản đi bưu điện
Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu điện được trình bày trên khổ giấy A4 gồm 6 cộtnhư sau:
Trang 14Cột (1): Ghi ngày, tháng, năm gửi văn bản đi bưu điện.
Cột (2): Ghi số và ký hiệu của văn bản
Cột (3): Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản
Cột (4): Ghi số lượng bì của văn bản gửi đi
Cột (5): Chữ ký của nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn bản và dấu của bưuđiện (nếu có)
Cột (6): Ghi những điểm cần thiết khác
Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóngdấu vào sổ (nếu có)
Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhậnbằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính
Bước 3: Lưu văn bản đi và theo dõi, kiểm tra việc gửi văn bản đi.
+ Lưu văn bản đi:
Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản, bản gốc lưu tại văn thư phải được đóng dấu
và sắp xếp theo thứ tự đăng ký và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyếtcông việc
Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số,ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội dung bằntiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số
Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bảnlưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức
Sổ sử dụng phải được in sẵn Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tựnhư bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến chỉ khác tên gọi là “Sổ sử dụngbản lưu”
Trang 15Phần đăng ký sử dụng bản lưu được trình bày trên khổ giấy A3, gồm 09 cột:Ngày
tháng Họtên
ngườisửdụng
Số/kýhiệungàythángvănbản
Tên loại
và tríchyếu nộidungvăn bản
Hồsơsố
Kýnhận Ngàytrả cho phépNgười
sử dụng
Ghichú
Hình 1.6 Mẫu sổ sử dụng bản lưu
+ Theo dõi, kiểm tra việc gửi văn bản đi
Văn thư có trách nhiệm theo dõi, kịp thời phát hiện những trường hợp chậm trễhoặc thất lạc Đặc biệt đối với những văn bản quan trọng có thể kiểm tra thông quaphiếu gửi hoặc gọi điện thoại hỏi trực tiếp cơ quan nhận theo dõi, kiểm tra việc gửivăn bản đi được thực hiện cụ thể như sau:
Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người kývăn bản Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhânsoạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định
Đối với những văn bản có đóng dấu “tài liệu thu hồi” , phải theo dõi , thu hồiđúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để đảm bảo văn bản không bịthiếu hoặc thất lạc
Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phảichuyển cho đơn vị hoặc cá nhận soạn thảo văn bản đó; đồng thời ghi chú vào Sổ gửivăn bản đi bưu điện để kiểm tra, Xác minh khi cần thiết
Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có tráchnhiệm xem xét, giải quyết
1.3 Ý nghĩa của việc quản lý văn bản
Làm tốt công tác quản lý văn bản sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quannhanh chóng, chính xác… hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ
Giữ gìn được những văn bản, tài liệu, thông tin của cơ quan, đơn vị để làm cơ sởchứng minh cho mọi hoạt động của cơ quan , đơn vị là hợp pháp hay không hợp pháp
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật cơ quan.
Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ
Trang 16CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND XÃ ĐÌNH LẬP – ĐÌNH LẬP – LẠNG SƠN 2.1 Giới thiệu khái quát về cơ sở thực tập
Tên cơ quan: UBND xã Đình Lập
Địa chỉ: Thôn Còn Đuống – xã Đình Lập – Đình Lập – Lạng Sơn
UBND xã Đình Lập là cơ quan hành chính nhà nước cấp địa phương
2.1.1Chức năng, nhiệm vụ của UBND xã Đình Lập
hệ thống chính trị 6 tháng hàng năm và nhiệm kỳ của Đảng bộ
- Quyết định những chương trình mang tính đột phá của từng năm và toàn khóatrên các lĩnh vực công tác nhằm cụ thể hóa Nghị quyết Đại hội Đảng bộ của phường
- Có trách nhiệm thảo luận và quyết định tập thể về công tác cán bộ của Đảng
bộ, quy định các chức danh thuộc thẩm quyền theo quy định
- Thực hiện giám sát thường xuyên và giám sát theo chuyên đề, theo quy định tạiHướng dẫn 05-HD/KTTW ngày 25 tháng 7 năm 2007 của Ủy ban kiểm tra trung ương
“Hướng dẫn thực hiện giám sát cấp ủy, ban thường vụ cấp ủy các cấp”
2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Đình Lập
- Nhiệm vụ của UBND xã Đình Lập được quy định trong Luật tổ chức HĐND vàUBND Trong nhiệm vụ, quyền hạn do pháp luật quy định UBND ra quyết định tổchức và thực hiện
- Căn cứ nhiệm vụ thường xuyên và đột xuất của cấp ủy, văn phòng giúp cấp ủyxây dựng lịch công tác năm, quý, tháng, tuần của thường trực, Ban Thường vụ vàUBND xã, góp phần vào việc tăng cường công tác lãnh đạo
- Chủ động phối hợp các phòng, ban, ngành, đơn vị tham mưu giúp cấp Quậntheo dõi, đôn đốc các phòng, ban, ngành,…thực hiện các nhiệm vụ chương trình côngtác đề ra
Trang 17- Giúp chuẩn bị tốt nội dung và các điều kiện cần thiết phục vụ các cuộchọp để đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị công tác phục vụ chuđáo, khoa học.
- Chủ động nắm tình hình triển khai thực hiện các chương trình, nhiệm vụ củaUBND xã Đình Lập và cơ sở, tổng hợp, phân tích, xử lý thông tin kịp thời để thammưu cho cấp lãnh đạo, chỉ đạo
- Quản lý hành chính nhà nước ở địa bàn phường trên lĩnh vực kinh tế - xã hội,phát triển đô thị, lập và dự toán về thu chi ngân sách và quyết toán ngân sách Nhànước quản lý Nhà nước về tài nguyên đất đai, khoa học, công nghệ - môi trường
- Tuyên truyền giáo dục pháp luật, đảm bảo an ninh - chính trị, trật tự an toàn xãhội trên địa bàn phường
- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản, bảo vệ tính mạng, tự do và các quyền vàlợi ích của công dân Chống tham nhũng, buôn lậu và các tệ nạn xã hội khác như mạidâm, ma túy…
- Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án ở phường theo quy định của pháp luật
- Quản lý công tác tổ chức biên chế lao động tiền lương và đào tạo đội ngũ cán
bộ, biên chế bảo hiểm xã hội theo sự phân cấp
- Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất và báo cáo chuyên đề vớilãnh đạo
Trang 18Cán bộ văn thư có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
Quản lý công văn đi - đến, bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan, hồ sơ lưu trữ Phân loại công văn đến và trực tiếp vào sổ, chuyển giao văn bản Đăng ký côngvăn, văn bản đi vào sổ
Chủ tịch UBND
Phó chủ tịch UBND
Xãđội
Kế toán
Vănhóa-xãhội
VănphòngUBND
BanTưpháp –
hộ tịch
Trang 19Cán bộ văn thư phải xem xét lần cuối về nội dung và thể thức văn bản rồi đóngdấu ban hành.
Sau khi mọi thủ tục hoàn thành xong, tiến hành chuyển giao văn bản, đóng góicông văn trực tiếp gửi bưu điện cho các cơ quan, đơn vị theo nơi nhận
Để đảm bảo cho quá trình hoạt động của UBND phường 4, thì cán bộ văn thưphải thực hiện tốt những nhiệm vụ trên
Chính vì thế trong những năm qua, công tác tổ chức quản lý văn bản đi - đến vàcông tác lập hồ sơ của UBND xã đã có những bước phát phát triển to lớn Nhờ vào sự
nỗ lực của mọi người nên công tác hành chính đã đi vào nề nếp, hoạt động nhịp nhàng,tạo tiền đề phát triển cho những năm sau
Cũng chính vì điều đó mà công tác quản lý văn bản đi - đến và lập hồ sơ trongUBND xã Đình Lập, ngày càng được quan tâm nhiều hơn Đặc biệt là công cuộc cảicách hành chính nhà nước, trong đó công tác quản lý văn bản đi - đến và lập hồ sơ làmột trong những trọng tâm tập trung đổi mới
Mọi công văn, giấy tờ lấy danh nghĩa cơ quan, đơn vị hay một tổ chức nào đó đểgửi ra ngoài hoặc trong nội bộ cơ quan đều phải được Chủ tịch, Phó Chủ tịch hoặcngười có thẩm quyền ký chính thức, sau đó phải chuyển qua bộ phận Văn thư đăng ký,đóng dấu Tất cả các công văn đi phải lấy số riêng cho từng loại
2.1.4 Thực trạng công tác quản lý, giải quyết văn bản đi – đến tại UBND xã Đình Lập
- Khái quát chung về công tác văn thư là: Hoạt động để đảm bảo thông tin bằngvăn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành công việc của cả cơ quan
- Trong văn phòng, công tác văn thư là nội dung quan trọng chiếm phần lớn hoạtđộng của văn phòng, của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với UBND xã Đình Lập nóiriêng Xã Đình Lập có một cán bộ văn thư làm nhiệm vụ quản lý các văn bản đi-đến vàlập hồ sơ của cơ quan Cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm lâu năm nênthành thạo trong quá trình giải quyết công việc
- Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện quan trọng và chủ yếu để tiếnhành và tổ chức mọi hoạt động của các cơ quan Nhà nước, Đảng được coi là bộ mặtcủa cơ quan và đồng thời đó là nguồn tư liệu xác thực quý giá cho việc nghiên cứu vềchính trị, kinh tế-xã hội, lịch sử, văn hóa,…
Trang 20- Thực hiện tốt công tác quản lý công văn là một yếu tố có tính quyết định đếnhiệu quả công tác của cơ quan Xuất phát từ yêu cầu cấp thiết khách quan của công tácquản lý công văn, xã cũng có những quy định về chế độ tiếp nhận, xử lý, phân phối,giải quyết Theo dõi giải quyết công việc, quy trình soạn thảo văn bản, đến khâu quản
lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, bảo quản hồ sơ
2.1.5 Thực trạng về công tác quản lý và giải quyết văn bản đi tại UBND xã Đình Lập
- UBND xã đã chỉ đạo, hướng dẫn cán bộ văn phòng thường xuyên cập nhật,theo dõi và thực hiện công tác văn thư lưu trữ theo quy định, thường xuyên rà soát,kiểm tra các văn bản đảm bảo đúng quy trình, đúng thể thức trình tự trước khi banhành theo Thông tư số 55/2005/TTLT - BNV – VPCP; quy trình xử lý công văn đến…Tại đơn vị UBND phường đã xây dựng và ban hành quy chế phân công vai trò tráchnhiệm cụ thể từng cá nhân, trong đó 01 cán bộ Văn phòng phụ trách công tác tổnghợp, phụ trách quản lý tổ 01 cửa và phụ trách công tác văn thư lưu trữ
*Quy trình quản lý văn bản đi gồm các bước sau
Đóng dấu
Kiểm tra
văn bản
Lưu văn bản đi
Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi
Đăng ký văn bản
Đóng dấu cơ quan
Đăng ký văn bản đi bằng số hoặc bằng máy tính
Chuyển phát văn bản
Theo dõi việc chuyển phát văn bản Nhân
bản
Trang 21Bước 1: Kiểm tra văn bản
- Phần lớn các văn bản của UBND đều do cán bộ văn phòng soạn thảo, còn cómột số ban ngành, đoàn thể thì các phòng ban đó tự soạn thảo Nhưng trước khi cácvăn bản được phát hành thì các văn bản đó phải được tập trung tại văn thư, để cán bộvăn thư kiểm tra về hình thức, thể thức và kỷ thuật trình bày…
* Ghi số, ngày tháng của văn bản:
- Ghi số của văn bản:
+ Số của văn bản được đánh chi tiết theo từng tên loại của văn bản
- Ghi ngày, tháng, năm văn bản:
- Ngày, tháng, năm ghi trên văn bản là ngày văn bản được người có thẩm quyền
ký và đóng dấu - Đối với văn bản có ngày nhỏ hơn 10 và có tháng nhỏ hơn 02 thì phảithêm số “0” trước số đó
- Nhưng nhìn chung việc đánh số của UBND xã Đình Lập là đúng thể thức, số kýhiệu đầy đủ nhưng bên cạnh đó vẫn còn một số văn bản có tháng nhỏ hơn 02 thì thêm
số “0” nhưng trong một số văn bản ở UBND xã Đình Lập vẫn còn nhiều sai sót về thểthức trình bày
- Nhân bản: Sau khi cán bộ văn thư kiểm tra hình thức, thể thức trình bày, cóchữ ký của người có thẩm quyền, có ý kiến của cấp trên về việc nhân số lượng văn bản
là bao nhiêu bản thì cán bộ văn thư sẽ photocopy nhân bản theo số lượng yêu cầu
Bước 2: Đóng dấu cơ quan
- Khi đóng dấu văn bản đi ở UBND xã Đình Lập cán bộ văn thư đã kiểm tra số,chữ ký của người ký có đúng thẩm quyền hay không, dấu đóng đã đúng thể thức quyđịnh hay chưa, nếu sai sót yêu cầu đơn vị đó sửa lại hoặc làm lại
- Việc đóng dấu giáp lai cho văn bản còn phụ thuộc vào tính chất của văn bảncũng như nội dung để ta đóng dấu giáp lai như: Có một số văn bản đặc biệt như quyphạm pháp luật hay bên Địa chính…thì nội dung văn bản 02 trang trở lên được đóngdấu giáp lai, dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản Còn đối nhữngvăn bản hành chính thông thường thì không cần đóng dấu giáp lai
Bước 3: Đăng ký văn bản đi
- Đăng ký văn bản đi là việc cập nhật thông tin cần thiết của văn bản như: Số, kýhiệu ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên loại trích yếu…nhằm làm cơ sở dữ liệu
Trang 22quản lý văn bản trên máy tính hoặc sổ quản lý văn bản của cơ quan, giúp cho việcquản lý và tra tìm văn bản một cách dể dàng, nhanh chóng
- Việc đăng ký văn bản là thủ tục không thể thiếu đối với bất kỳ văn bản nàonhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm và quản lý số lượng văn bản trong năm.Thực tế hiện nay UBND xã Đình Lập chưa có phần mềm quản lý văn bản cho nên việcquản lý văn bản chủ yếu là bằng sổ Hiện nay UBND xã đang triển khai phần mềmquản lý văn bản, UBND xã đã đề cử một số đồng chí phụ trách văn thư đi học, tiếpnhận phần mềm, dự kiến trong năm 2017 sẽ áp dụng phần mềm vào quản lý văn bản
- Văn bản được ban hành ngày nào thì được cán bộ văn thư đăng ký ngày đó
Bước 4: Chuyển phát và theo dõi chuyển phát
- Sau khi đăng ký văn bản xong thì làm thủ tục chuyển phát Bì thư của UBND
xã Đình Lập là bì thư có mẫu riêng, có tên cơ quan, địa chỉ, số điện thoại, số Fax Đểvăn bản vào
bì, dán bì, tùy theo độ dày mỏng, kích thước của văn bản để lựa bì cho phù hợpsau đó gấp mặt giấy có chữ vào bên trong nhằm đảm bảo tính thẩm mỹ, trang trọng và
bí mật
- Đối với văn bản thông thường cán bộ văn thư tại UBND phường 4 sẽ bỏ bì thưcẩn thận, bên ngoài có ghi rõ địa chỉ cơ quan hoặc cá nhân gửi và nhận
Bước 5: Lưu văn bản đi
- Sau khi hoàn tất các bước trên thì cán bộ văn thư ở UBND xã Đình Lập sẽ giữlại bản chính và được lưu ở văn phòng UBND
- Mỗi văn bản do cơ quan làm ra để phục vụ cho hoạt động điều hành, quản lýđều được giữ hai bản chính để lưu, một bản sau khi được ban hành được lưu lại tại đơn
vị hoặc người soạn thảo văn bản, một bản lưu tại văn thư Bản lưu dùng để làm căn cứpháp lý và phục vụ cho việc tra tìm khi cần thiết Các văn bản lưu là văn bản chính vàđược sắp xếp theo số, ký hiệu
- Bên cạnh đó tại UBND xã Đình Lập còn có một số văn bản đi, sau khi lưu vănbản thì cán bộ văn thư không đóng dấu văn bản mà đưa vào lưu, như vậy văn bản đó
sẽ không có hiệu lực pháp lý, về cơ bản là sai
Trang 23- Văn bản lưu của UBND xã Đình Lập được sắp xếp theo tên loại văn bản: Mỗimột tập văn bản tương ứng với một tên loại cụ thể Văn bản có số nhỏ, ban hành sớmthì xếp trước và văn bản có số lớn, ngày ban hành muộn thì xếp sau
*Nhận xét
Ưu điểm:
- UBND xã chú trọng đầu tư cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn phòng như:trang thiết bị đầy đủ máy photocopy, máy in, máy vi tính… để phục vụ cho việcsoạn thảo, in ấn văn bản…
- Đặc biệt, lãnh đạo rất chú trọng đến việc nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp
vụ cho các cán bộ trong cơ quan nói chung và các bộ làm công tác văn thư nói riêng
- Thực hiện chủ trương rà soát các văn bản đã ban hành có tác dụng tích cực,giúp loại bỏ các văn bản hành sai quy định, những văn bản hết hiệu lực, văn bản cầnsửa đổi bổ xung, văn bản còn hiệu lực thi hành,…
- Sổ đăng ký văn bản được đăng ký theo một nhiệm kỳ nên sẽ khó khăn hơntrong việc tra tìm văn bản Việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa được thực hiệnđồng bộ
2.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý và giải quyết văn bản đi - đến tại UBND xã Đình Lâp
Để hướng tới xây dựng UBND hiện đại, theo kịp chủ trương công nghiệp hoá,hiện đại hoá đất nước, qua quá trình tìm hiểu công tác văn thư - lưu trữ tại UBND xãĐình Lập, cũng như ý nghĩa quan trọng của nó nhằm đảm bảo là cung cấp nguồnthông tin phục vụ công tác hàng ngày cho lãnh đạo, cán bộ chuyên môn Để giải quyếtmột số vấn đề còn tồn tại: Sau đây là một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả côngtác quản lý văn bản đi - đến tại UBND xã Đình Lập - huyện Đình Lập - tỉnh Lạng Sơntrong đợt thực tập này
Trang 24* Cơ sở vật chất, cơ sở hạ tầng, trang thiết bị
- Nhằm đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ trong công tác quản lý và giải quyết văn bảnthì việc đầu tư cơ sở vật chất là rất cần thiết
- Ngoài việc trang bị các máy loại máy, kính mong UBND xã Đình Lập trongthời gian tới tăng thêm máy vi tính, tủ đựng tài liệu phục vụ cho công tác văn thư vàlưu trữ
- Nên trang bị phần mềm quản lý văn bản vào cơ quan, giúp cho việc quản lý vàgiải quyết văn bản được nhanh chóng, kịp thời
- UBND xã thường tiếp nhận một lượng văn bản rất lớn vì vậy hệ thống phòngkho lưu trữ cần trang bị thêm phương tiện phòng cháy chữa cháy, máy hút ẩm, giá,hộp, kệ, bìa đựng hồ sơ tài liệu, để tài liệu được bảo quản lâu dài … Thường xuyên vệsinh kho lưu trữ, thực hiện nghiêm chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu
* Tuyên truyền, nâng cao nhận thức trong cán bộ, CNV
- Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật nhằm giúp thủ trưởng cơquan, đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp soạn thảo văn bản và nhân viênvăn thư, lưu trữ nhận thức đầy đủ vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ
để thực hiện đúng quy định của Nhà nước
- Triển khai các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn và các văn bảnkhác có liên quan đến công tác văn thư lưu trữ: Nghị định 110/2004/ NĐ - CP ngày 08tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, công văn 425/VTLTNN –NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục văn thư lưu trữ Nhà nước về việc hướngdẫn quản lý văn bản đi- đến nhằm cho mọi người hiểu về vai trò của văn thư
- Thường xuyên phổ biến và cập nhật hoá các quy định của Nhà nước về côngtác công văn giấy tờ cũng như các kiến thức khác có liên quan đến nhiệm vụ của côngtác văn phòng sao cho mỗi cán bộ nhân viên văn phòng có ý thức trách nhiệm cao hơn,
có năng lực cao hơn trong công việc của mình
* Nhân sự
- Nhân sự là vấn đề khá quan trọng, văn thư do cán bộ Nội vụ kiêm nhiệm chonên tiếp nhận một khối công việc lớn Vì vậy UBND xã nên bố trí thêm nhân viện phụtrách về công tác văn thư để tránh tình trạng công việc bị tồn đọng