ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT EXCEL TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN CHO UBND XÃ CỔ ĐÔ, BA VÌ, HÀ NỘI

LỜI MỞ ĐẦU1. Lý do chọn đề tàiNhư chúng ta đã biết công tác văn thư là một hoạt động thường xuyên trong nền hành chính nhà nước. Nó là hoạt động tạo nên văn bản – công cụ quan trọng để thiết lập nên thể chế hành chính nhà nước. Là hoạt động nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức; công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công việc của các cơ quan tổ chức. Ngoài ra công tác văn thư còn là một hoạt động liên quan đến đại bộ phận cán bộ, công chức trong cơ quan nhà nước. Ngày nay, vai trò các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư đã được quy định cụ thể ở nghị định 110 2003 – CP được ban hành ngày 872004. Trong đó, khâu nghiệp vụ xây dựng và quản lý văn bản đến được xem là khâu quan trọng của công tác văn thư.Trước vai trò quan trọng quan trọng của công tác văn thư trong việc quản lý văn bản đến. Em được tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của UBND xã Cổ Đô nói chung, của văn phòng và của phòng văn thư nói riêng. Em chọn đề tài: “Ứng dụng phần mềm Microsoft Excel trong quản lý văn bản đến cho UBND xã Cổ Đô, huyện Ba Vì, Hà Nội” làm chuyên đề báo cáo thực tập.2. Ý nghĩa khoa học thực tiễnQuản lý văn bản đến giúp chúng ta hiểu rõ hơn về chuyên ngành mình đã học và có kiến thức thực tế để phục vụ cho công việc sau này được tốt hơn.3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứuThông qua việc nghiên cứu đề tài nhằm mục đích tìm hiểu thực trạng hoạt động quản lý văn bản hành chính và từ đó đưa ra những giải pháp, khuyến nghị góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý văn bản hành chính đến tại đơn vị thực tập.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng: Những lý luận chung về thực trạng hoạt động quản lý văn bản hành chính đến cho UBND xã Cổ Đô Phạm vi: UBND xã Cổ Đô.5. Phương pháp+ Phương pháp quan sát thực tế+ Phương pháp phân tích tài liệu+ Phương pháp tổng hơp – thống kê6. Kết cấu đề tài Chương 1: Cơ sở lý thuyết về quản lý văn bản đến. Chương 2 : Thực trạng quản lý văn bản đến cho UBND xã Cổ Đô, Ba Vì, Hà Nội. Chương 3: Ứng dụng phần mềm Microsoft Excel trong công tác quản lý văn bản đến cho UBND xã Cổ Đô, Ba Vì, Hà Nội. Trong quá trình thực hiện đề tài thực tập cơ sở, do thời gian và kiến thức có hạn nên em không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy, cô giáo cùng toàn thể các bạn sinh viên để bài này được hoàn thiện hơn.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN & TRUYỀN THÔNG KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ  BÁO CÁO THỰC TẬP CƠ SỞ Đề tài: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT EXCEL TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN CHO UBND XÃ CỔ ĐƠ, BA VÌ, HÀ NỘI Giáo viên hướng dẫn: ThS LÊ ANH TÚ ThS LÊ HOÀI GIANG Sinh viên thực hiện: TRẦN THẾ ANH Lớp: QTVP – K14B Thái Nguyên, năm 2017 MỤC LỤC 2 DANH MỤC TỪ NGỮ VIẾT TẮT Ký hiệu Giải thích UBND Ủy ban nhân dân XHCN Xã hội chủ nghĩa QLNN Quản lý nhà nước HĐND Hội đồng nhân dân DANH MỤC HÌNH ẢNH 4 LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Như đã biết công tác văn thư là một hoạt động thường xuyên hành nhà nước Nó là hoạt đợng tạo nên văn bản – công cụ quan trọng để thiết lập nên thể chế hành nhà nước Là hoạt động nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý, đạo, điều hành công việc của quan, tổ chức; công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công việc của quan tổ chức Ngoài cơng tác văn thư là mợt hoạt đợng liên quan đến đại bộ phận cán bộ, công chức quan nhà nước Ngày nay, vai trò khâu nghiệp vụ của công tác văn thư đã quy định cụ thể nghị định 110/ 2003 – CP ban hành ngày 8-7-2004 Trong đó, khâu nghiệp vụ xây dựng và quản lý văn bản đến xem là khâu quan trọng của công tác văn thư Trước vai trò quan trọng quan trọng của cơng tác văn thư việc quản lý văn bản đến Em tìm hiểu cấu tổ chức, chức nhiệm vụ của UBND xã Cổ Đơ nói chung, của văn phòng và của phòng văn thư nói riêng Em chọn đề tài: “Ứng dụng phần mềm Microsoft Excel quản lý văn đến cho UBND xã Cổ Đô, huyện Ba Vì, Hà Nội” làm chuyên đề báo cáo thực tập Ý nghĩa khoa học thực tiễn Quản lý văn bản đến giúp hiểu rõ chun ngành đã học và có kiến thức thực tế để phục vụ cho công việc sau này tốt Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Thông qua việc nghiên cứu đề tài nhằm mục đích tìm hiểu thực trạng hoạt đợng quản lý văn bản hành và từ đưa giải pháp, khuyến nghị góp phần nâng cao hiệu quả hoạt đợng quản lý văn bản hành đến đơn vị thực tập Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng: Những lý luận chung thực trạng hoạt đợng quản lý văn bản hành đến cho UBND xã Cổ Đô - Phạm vi: UBND xã Cổ Đô Phương pháp + Phương pháp quan sát thực tế + Phương pháp phân tích tài liệu + Phương pháp tổng hơp – thống kê 5 Kết cấu đề tài - Chương 1: Cơ sở lý thuyết quản lý văn bản đến - Chương : Thực trạng quản lý văn bản đến cho UBND xã Cổ Đơ, Ba Vì, Hà Nợi - Chương 3: Ứng dụng phần mềm Microsoft Excel công tác quản lý văn bản đến cho UBND xã Cổ Đô, Ba Vì, Hà Nợi Trong q trình thực đề tài thực tập sở, thời gian và kiến thức có hạn nên em khơng tránh khỏi sai sót Em mong nhận ý kiến đóng góp của thầy, cô giáo toàn thể bạn sinh viên để bài này hoàn thiện 6 CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN 1.1 Tổng quan văn 1.1.1 Khái niệm văn đến Văn bản đến bao gồm cả văn bản gửi đến quan theo đường thống (bưu điện tổ chức, cá nhân gửi trực tiếp đến văn thư cán bộ, lãnh đạo họp mang về) và văn bản gửi qua hộp thư điện tử, bản Fax và phải chuyển văn thư để vào sổ, theo dõi 1.1.2 Nội dung quy trình quản lý văn 1.1.2.1 Tiếp nhận văn bản đến Tiếp nhận văn bản đến: - Khi tiếp nhận văn bản đến từ nguồn, ngoài làm việc Văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận và ký nhận - Trường hợp phát thiếu, bì, tình trạng bì khơng ngun vẹn văn bản chuyển đến muộn thời gian ghi bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản - Đối với văn bản đến chuyển phát qua máy Fax qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của văn bản; phát có sai sót, phải kịp thời thơng báo cho nơi gửi báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải 1.1.2.2 Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến +) Các bì văn bản đến phân loại và xử lý sau: - Loại phải bóc bì: Các bì văn bản đến gửi cho quan, tổ chức 7 - Loại khơng bóc bì: Các bì văn bản đến có đóng dấu mức đợ mật gửi đích danh cá nhân và tổ chức đoàn thể quan, tổ chức Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, là văn bản liên quan đến công việc chung của quan, tổ chức cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký - Việc bóc bì văn bản mật thực theo quy định Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của Cơ quan, tổ chức +) Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo yêu cầu: - Những bì có đóng dấu chi mức đợ khẩn phải bóc trước để giải kịp thời - Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản bì, khơng làm số, ký hiệu văn bản, địa quan gửi và dấu bưu điện - Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản bì; văn bản đến có kèm theo phiếu gửi phải đối chiếu văn bản bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát có sai sót, thơng báo cho nơi gửi biết để giải - Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và văn bản cần phải kiểm tra, xác minh mợt điểm văn bản đến mà ngày nhận cách xa ngày tháng của văn bản giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm chứng 1.1.2.3 Đóng dấu đến đăng ký văn bản đến Văn bản đến đăng ký Sổ đăng ký văn bản đến Cơ sở liệu quản lý văn bản đến máy vi tính - Đóng dấu đến 8 Dấu đến đóng vào văn bản nhằm xác nhận văn bản đã chuyển tới văn thư quan và nhận ngày nào: Trong trường hợp văn bản giải khơng kịp thời, qua dấu đến tìm nguyên nhân và truy cứu trách nhiệm thuộc Dấu “Đến” phải khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm Mẫu đến theo phụ lục kèm theo thông tư số 072012/TT-BNV 9 TÊN CƠ QUAN TỔ CHỨC Số :…………………………… ĐẾN Ngày :………………………… Chuyển :………………… Lưu hờ sơ số :…………………………… Hình 1.1: Đóng dấu đến đăng ký văn bản đến - Dấu “Đến” khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm - Cách ghi nội dung thông tin dấu “Đến”: + Số đến: Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến Số đếm đánh liên tục từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm + Ngày đến: Là ngày, tháng, năm, quan tổ chức nhận văn bản (hoặc đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với ngày dưới 10 và tháng 1, phải thêm số trước; năm ghi chữ số cuối của năm - Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký Văn thư phải đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả đến trường hợp cần thiết) Đối với văn bản đến chuyển qua Fax và qua mạng, trường hợp cần thiết, phải chụp in giấy và đóng dấu “Đến” - Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký Văn thư (văn bản gửi đích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị cá nhân) chuyển cho nơi nhận mà khơng phải đóng đấu “Đến” - Dấu “Đến” dóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản - Mẫu dấu “Đến” và cách ghi thông tin dấu “Đến” thực theo hướng dẫn Phụ lục I - Đăng ký văn bản đến sổ 10 10 Bước Phân phối chuyển giao Lãnh đạo UBND xã xem nội dung văn bản và phân cho Phòng ban xử lý cơng việc Các phòng ban xác định xem lĩnh vực công việc chuyên viên nào phụ trách giao cho chun viên giải Nếu văn bản nào cần phải gửi cho đơn vị khác lãnh đạo UBND xã gửi yêu cầu xuống cho nhân viên văn thư xử lý và thực Bước Theo dõi, đôn đốc Hàng tháng, vào ngày cuối của tháng nhân viên văn thư có trách nhiệm lập sổ đăng ký cơng văn đến theo BM 01, in và lưu tra cứu theo quy định 2.3 Ưu điểm, nhược điểm, phương hướng chung 2.3.1 Ưu điểm - Về công tác cán bộ: Thực nghị định 09/1998/NĐ-CP của phủ “Quy định chức danh chun mơn tḥc UBND xã, thị trấn “Trong đã có chức danh văn phòng làm việc chun mơn UBND đã phân công cán bộ phụ trách công tác tiếp nhận, giải và quản lý văn bản “đến” đảm bảo đầy đủ tiêu chuẩn lý lịch sức khỏe, trình đợ lực và nhiệt tình cơng tác đặc biệt là đã qua đào tạo và bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ công tác văn phòng - Cơng tác xây dựng văn bản đã đảm bảo hợp lý hợp pháp thể thức quy trình kỹ thuật - Bước đầu đã có áp dụng công nghệ thông tin vào giải và quản lý văn bản: Cơ quan trang bị, máy tính và có đường truyền mạng ổn định - Đã có sổ đăng ký văn bản đến để quản lý tài liệu - Các văn bản, tài liệu gửi qua nhanh chóng, xác - Đã có biện pháp bảo quản để chống mối mọt, ẩm mốc 24 24 2.3.2 Nhược điểm - Cán bộ phụ trách đã vững chun mơn nghiệp vụ hạn chế khả tiếp cận công nghệ thông tin -Việc vận dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản yếu kém, chưa thục - Các biện pháp bảo quản chưa khoa học, xuất hiện tượng văn bản bị hư hỏng - Phòng kho chật chợi, thiếu chỗ bảo quản văn bản xếp chưa khoa học - Công tác quản lý thủ cơng, chưa đờng bợ thống nhất, tốn nhiều thời gian công sức mà hiệu quả lại chưa cao 2.3.3 Phương hướng chung Phát huy vai trò chức và hoạt đợng của văn phòng việc điều hành hoạt động của UBND đồng thời đề cao tinh thần trách nhiệm của cán bợ văn phòng việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn thuộc phạm vi giao Coi trọng công tác đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ văn phòng, bảo đảm có đủ lực, trình đợ và đáp ứng với yêu cầu nhiệm vụ thời kỳ mới - Một số giải pháp chủ yếu khắc phục tình trạng quản lý văn bản đến: Một là: Cần có nhận thức cơng tác văn thư Công tác văn thư là việc xây dựng văn bản, quản lý và sử dụng văn bản Từ thấy là trách nhiệm của toàn quan, từ đờng chí Chủ tịch,các đờng chí Phó chủ tịch đến quan chun mơn tḥc UBND xã Từ mà xác định trách nhiệm việc xây dựng văn bản quản lý và sử dụng văn bả quy đinh của nhà nước Đồng thời kiểm tra đôn đốc việc tổ chức thực văn bản Có mới nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý Nhà nước của UBND Khắc phục tình trạng khốn trắng cho văn phòng, văn thư Hai là: Sửa đổi bổ sung hoàn thiện quy chế hoạt động văn thư – lưu trữ UBND xã: 25 25 Xác định rõ chức trách nhiệm vụ quản lý của thành viên UBND, của cán bộ công chức đến việc thực công tác văn thư lưu trữ Phổ biến tuyên truyền quy định của nhà nước văn thư lưu trữ Tổ chức thực nghiêm túc quy định đưa hoạt động văn thư vào nề nếp Ba là: Đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ văn thư lưu trữ cho đội ngũ cán công chức : Đảm bảo cho đợi ngũ cán bợ có hiểu bết cần thiết kỹ soạn thảo văn bản, nghệp vụ quản lý, sử dụng văn bản sở mà nâng cao chất lượng cơng tác văn thư đáp ứng yêu cầu hoạt động quản lý của UBND xã Bốn là: Thực tốt chế độ sơ kết, tổng kết rút kinh nghiệm hoạt động văn thư lưu trữ : Nên tổ chức cuộc gặp gỡ trao đổi kinh ngiệm với đơn vị bạn là đơn vị thực tốt công tác văn thư để học hỏi vận dụng vào đơn vị Hàng năm cần kịp thời khen thưởng tập thể, cá nhân thực tốt công tác văn thư Nhắc nhở uốn nắn cá nhân, tập thể có khuyết điểm Năm là: Tăng cường cải tiến, hồn thiện trang thiết bị phục vụ công tác văn thư lưu trữ: Xây dựng thêm giá đựng tài liệu, trang bị thiết bị bảo quản tài liệu chống mối mọt, ẩm mốc Thay thế, nâng cấp trang thiết bị cũ, trang bị thiết bị mới đáp ứng nhu cầu phát triển công nghệ thông tin 26 26 CHƯƠNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM EXCEL TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN TẠI UBND XÃ CỔ ĐƠ, BA VÌ, HÀ NỘI 3.1 Đặt vấn đề toán Trong điều kiện xây dựng một đất nước Nhà nước Việt Nam là một nhà nước pháp quyền XHCN của nhân dân dân và dân tiến tới mợt nhà nước Việt Nam dân giàu nước mạnh Do hết công tác xây dựng và ban hành văn bản QLNN việc tổ chức quản lý và giải văn bản cần phải quan tâm thực tốt Công nghệ thông tin phát triển với đời của phần mềm cho phép thiết kế và xây dựng phần mềm quản lý dưới nhiều hình thức khác Với hỗ trợ của loại phần mềm Microsof word Microsoft Excel, Microsoft Access Để xây dựng và triển khai ứng dụng với nhiều mục đích khác Microsoft excel Khơng nằm ngoài mục đích dùng để xây dựng và triển khai ứng dụng với nhiều mục đích để xây dựng phần mềm quản lý tối ưu Mỗi loại phần mềm có điểm mạnh và điểm yếu nhiên với mức ứng dụng của bài toán này, theo em nên chọn Microsoft Excel để ứng dụng 3.2 Giải vấn đề Yêu cầu đặt là nâng cao hiệu quả của cơng tác văn thư nói chung và cơng tác quản lý văn bản đến nói riêng UBND xã Cổ Đô để đảm bảo thông tin cho hoạt đợng quản lý, đòi hỏi cần phải khắc phục đươc mặt hạn chế tờn công tác quản lý văn bản đặc biệt là văn bản đến Xuất phát từ yêu cầu cấp thiết em xin đưa một số hướng giải sau: - Cần phải nâng cao trình đợ chun mơn cho cán bợ văn phòng UBND xã Cổ Đô - Xây dựng lên một quy trình có áp dụng tiện ích của cơng nghệ thơng tin vào để quản lý văn bản - Cải thiện điều kiện bảo quản văn bản Với giải pháp em mong nâng cao hiệu quả quản lý văn bản UBND xã Cổ Đô Qua đảm bảo thơng tin văn bản, cung cấp nguồn thông tin cho hoạt động quản lý, điều hành ủy ban diễn liên tục 27 27 3.3 Giới thiệu phần mềm EXCEL Microsoft Excel (hay gọi tắt là Excel) nằm bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft Microsoft Excel là mợt phần mềm hay chương trình ứng dụng mà chạy chương trình ứng dụng tạo mợt bảng tính Bảng tính của Excel bao gờm nhiều tạo dòng và cợt, giúp ta dễ dàng việc thực hiện: + Tính tốn đại số, phân tích liệu + Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách + Truy cập nguồn liệu khác + Vẽ đồ thị và sơ đờ + Tự đợng hóa cơng việc macro Và nhiều ứng dụng khác để phân tích nhiều loại bài tốn khác Nút lệnh Office chứa lệnh thường hay sử dụng nhu tạo tạp tin mơi, mở tập tin và danh mục tập tin đã mở trước Nút lệnh Office giống thực đơn File của phiên bản trước Các lệnh thực đơn office Hình 3.1: Câu lệnh thực đơn office Bảng tính giúp ta dễ dàng việc thực hiện: Tính tốn đại số, phân tích liệu, lập bảng biểu báo cáo, vẽ đồ thị, sơ đồ và nhiều ứng dụng khác… 28 28 Trong Excel một workbook là một tập tin mà làm việc(tính tốn, vẽ đờ thị…) và lưu trữ tài liệu Vì workbook chứa nhiều sheet (bảng tinh) tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin liên quan đến một tập tin(file) Workbook chứa nhiều worksheet tùy tḥc vào bợ nhớ máy tính Worksheet gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với liệu, gọi là bảng tính Mợt worksheet chứa nhiều ô (cell), ô tổ chức thành cợt dòng Worksheet chứa workbook Mợt worksheet chứa 16384 cợt và 1048576 dòng Chart sheet: Cũng là sheet workbook, chứa mợt đờ thị Mợt chart sheet hữu ích bạn muốn xem lẻ đồ thị Sheet tabs: Tên của sheet tab đặt góc trái dưới cửa sổ workbook Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta cần nhấp chuột vào tên sheet cần đến sheet tab *Mở excel, đóng excel + Mở Excel Từ màn hình của windows nhấp cḥt vào nút start góc dưới bên trái Di chuyển chuột lên đến chỗ All programs rồi di chuyển sang bên phải chọn Microsoft Office, sau di chuyển cḥt đến chỗ Microsoft Excel 2013 dừng lại Nhấp vào biểu tượng để khởi động lại Excel + Đóng Excel: Nháy cḥt vào biểu tượng 29 29 góc bên phải Hình 3.2: Giao diện excel Thanh cơng cụ của excl bao gờm nhiều lệnh để thực tính Excel Hình 3.3: Thanh cơng cụ Excel • Home: Là nơi chứa nút lệnh sử dụng thường xuyên trình làm việc như: cắt, dán, chép, định dạng tài liệu, kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng cợt, xếp, tìm kiếm, lọc liệu,… • Insert: Chèn loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đờ, đờ thị, ký hiệu, … • Page Layout: Chứa nút lệnh việc hiển thị bảng tính và thi t lập in ấn 30 30 • Formulas: Chèn cơng thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi cơng thức, điều khiển việc tính tốn của Excel • Data: Các nút lệnh thao đối với liệu và ngoài Excel, danh sách, phân tích liệu,… • Review: Các nút lệnh kiễm lỗi tả, hỗ trợ dịch từ, thêm thích vào ơ, thi t lập bảo vệ bảng tính • View: Thiết lập ch đợ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình, … • Developer: Tab này mặc định ẩn hữu dụng cho lập trình viên, người có hiểu biết VBA Để mở nhóm này nhấn vào nút Office Excel Options Popular Chọn Show Developer tab in thẻ Ribbon • Add-Ins: Tab này xuất Excel mở mợt tập tin có sử dụng tiện ích bổ sung, hàm bổ sung,… 3.4 Quy trình quản lý văn đến Bước Tiếp nhận văn bản, phân loại bóc bì Bước Đóng dấu đến và đăng kí văn bản đến Bước 3.Trình văn bản đến cho lãnh đạo Bước Phân phối và chuyển giao văn bản đến Bước 5.Theo dõi và đôn đốc đạo giải văn bản 31 31 3.5 Xây dựng chương trình 3.5.1 Giao diện chương trình Hình 3.4: Giao diện chương trình Giao diện của chương trình có chức cho người dùng thấy nhìn tổng quát chương trình Chương trình có trang tính như: Văn bản đến, loại văn bản, thống kê theo loại văn bản, thống kê theo nơi gửi đến Trong giao diện có đỏ người dùng click cḥt vào người dùng tới trang tính Làm là tính Hyperlink Excel 32 32 3.5.2 Một số giao diện khác chương trình Hình 3.5: Giao diện loại văn bản Trong giao diện này người dùng cần cập nhật hết thông tin loại văn bản tên văn bản Giao diện có nút trang chủ để người dùng quay lại trang chủ mà khơng cần chọn Sheet trang chủ, chức có là ứng dụng tính hyperlink Excel 33 33 Hình 3.6: Giao diện văn bản đến Trong giao diện này người dùng cần cập nhật hết thơng tin văn bản đến Giao diện có nút trang chủ để người dùng quay lại trang chủ mà không cần chọn sheet trang chủ, chức có là ứng dụng tính Hyperlink Excel Hình 3.7: Giao diện thống kê văn bản đến theo loại văn bản Hình 3.8: Giao diện thống kê văn bản đến theo nơi gửi đến 34 34 Hình 3.9: Giao diện nhập liệu • Tạo Form nhập liệu + Chọn File và chọn options, sau hợp thoại excel options + Kích chọn Quick Access Toobarl, phần choose commands from chọn all commands, phần dưới bấm vào một phần sau ấn F bàn phím (để khơng phải xuống dưới nhiều) + Kích vào Form… rời chọn nút Add và chọn Ok Để nhập liệu: + Chọn phần tiêu đề của bảng kích vào From cửa sổ lên cho phép bạn nhập + Sau nhập xong cán bộ chọn Criteriavà để thêm cán bợ kích vào From vào New và chọn Criteria 35 35 KẾT LUẬN Kết đạt - Hiểu và vận dụng microsoft excel quản lý văn bản - Củng cố và hiểu biết thêm quy trình quản lý văn bản đến đơn vị - Xây dựng chương trình quản lý văn bản đến UBND xã Cổ Đơ với mợt số chức Ưu điểm - Chương trình có giao diện thân thiện, sử dụng dễ dàng, liệu nhập vào nhanh chóng, tiện lợi - Chương tình đã có mợt số chức bản quản lý thơng tin phòng ban, quản lý nhân viên, quản lý văn bản đến - Hệ thống chức bố trí rõ ràng, đơn giản, thống giúp cho người tiếp cận nhanh chóng làm quen và sử dụng Nhược điểm - Do thời gian nghiên cứu ngắn, chưa có nhiều kinh nghiệm và kiến thức để thiết kế chương trình tính lương hoàn chỉnh - Chương trình chưa khái qt toàn bợ quy trình và cách quản lý của công tác quản lý văn bản Hướng phát triển Để chương trình áp dụng thực tế mợt cách rợng rãi, chương trình cần thiết bổ xung mợt số tính năng: - Xử lý lỗi chặt chẽ trước đưa vào sử dụng - Xây dựng thêm một số chức khác cho người quản lý - Phân nhiều đối tượng quản lý để thuận tiện cho công tác quản lý văn bản 36 36 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hợi khóa XIII Luật lưu trữ [2] Nghị định 110/2004 NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2014 của Chính phủ công tác văn thư [3] Dương Văn Khảm, (2011), Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư –lưu trữ Việt Nam, NXB Văn hóa Thơng tin [4] Nguyễn Hữu Thi (2005), Giáo trình quản trị văn phòng, NXB Khoa học – kỹ thuật Hà Nội [5] Trần Thị Thu Phương (2008), Nghiệp vụ hành văn phòng, NXB Tổng hợp TPHCM [6] Vương Đình Quyền (2011), Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc Gia Hà Nội [7] Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2005), Công văn số 425/VTLTNNNVTW ngày 18/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước “Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến” 37 37 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN 38 CHỮ KÝ CỦA GIÁO VIÊN CHỮ KÝ CỦA GIÁO VIÊN LÊ HOÀI GIANG LÊ ANH TÚ 38 ... 3.3 Giới thiệu phần mềm EXCEL Microsoft Excel (hay gọi tắt là Excel) nằm bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft Microsoft Excel là một phần mềm hay chương trình ứng dụng mà chạy... khai ứng dụng với nhiều mục đích khác Microsoft excel Khơng nằm ngoài mục đích dùng để xây dựng và triển khai ứng dụng với nhiều mục đích để xây dựng phần mềm quản lý tối ưu Mỗi loại phần mềm. .. phát triển với đời của phần mềm cho phép thiết kế và xây dựng phần mềm quản lý dưới nhiều hình thức khác Với hỗ trợ của loại phần mềm Microsof word Microsoft Excel, Microsoft Access Để xây