ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT EXCEL TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN CHO UBND XÃ CỔ ĐÔ, BA VÌ, HÀ NỘI

LỜI MỞ ĐẦU1. Lý do chọn đề tàiNhư chúng ta đã biết công tác văn thư là một hoạt động thường xuyên trong nền hành chính nhà nước. Nó là hoạt động tạo nên văn bản – công cụ quan trọng để thiết lập nên thể chế hành chính nhà nước. Là hoạt động nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức; công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công việc của các cơ quan tổ chức. Ngoài ra công tác văn thư còn là một hoạt động liên quan đến đại bộ phận cán bộ, công chức trong cơ quan nhà nước. Ngày nay, vai trò các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư đã được quy định cụ thể ở nghị định 110 2003 – CP được ban hành ngày 872004. Trong đó, khâu nghiệp vụ xây dựng và quản lý văn bản đến được xem là khâu quan trọng của công tác văn thư.Trước vai trò quan trọng quan trọng của công tác văn thư trong việc quản lý văn bản đến. Em được tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của UBND xã Cổ Đô nói chung, của văn phòng và của phòng văn thư nói riêng. Em chọn đề tài: “Ứng dụng phần mềm Microsoft Excel trong quản lý văn bản đến cho UBND xã Cổ Đô, huyện Ba Vì, Hà Nội” làm chuyên đề báo cáo thực tập.2. Ý nghĩa khoa học thực tiễnQuản lý văn bản đến giúp chúng ta hiểu rõ hơn về chuyên ngành mình đã học và có kiến thức thực tế để phục vụ cho công việc sau này được tốt hơn.3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứuThông qua việc nghiên cứu đề tài nhằm mục đích tìm hiểu thực trạng hoạt động quản lý văn bản hành chính và từ đó đưa ra những giải pháp, khuyến nghị góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý văn bản hành chính đến tại đơn vị thực tập.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng: Những lý luận chung về thực trạng hoạt động quản lý văn bản hành chính đến cho UBND xã Cổ Đô Phạm vi: UBND xã Cổ Đô.5. Phương pháp+ Phương pháp quan sát thực tế+ Phương pháp phân tích tài liệu+ Phương pháp tổng hơp – thống kê6. Kết cấu đề tài Chương 1: Cơ sở lý thuyết về quản lý văn bản đến. Chương 2 : Thực trạng quản lý văn bản đến cho UBND xã Cổ Đô, Ba Vì, Hà Nội. Chương 3: Ứng dụng phần mềm Microsoft Excel trong công tác quản lý văn bản đến cho UBND xã Cổ Đô, Ba Vì, Hà Nội. Trong quá trình thực hiện đề tài thực tập cơ sở, do thời gian và kiến thức có hạn nên em không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy, cô giáo cùng toàn thể các bạn sinh viên để bài này được hoàn thiện hơn.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN & TRUYỀN THÔNG

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ



BÁO CÁO THỰC TẬP CƠ SỞ

Đề tài:

ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT EXCEL TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN CHO UBND XÃ CỔ ĐÔ, BA VÌ, HÀ NỘI

Giáo viên hướng dẫn: ThS LÊ ANH TÚ

ThS LÊ HOÀI GIANG Sinh viên thực hiện: TRẦN THẾ ANH

Thái Nguyên, năm 2017

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

DANH MỤC TỪ NGỮ VIẾT TẮT 3

DANH MỤC HÌNH ẢNH 4

LỜI MỞ ĐẦU 5

1 Lý do chọn đề tài 5

2 Ý nghĩa khoa học thực tiễn 5

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 5

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5

5 Phương pháp 5

6 Kết cấu đề tài 6

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN 7

1.1 Tổng quan về văn bản 7

1.1.1 Khái niệm về văn bản đến 7

1.1.2 Nội dung quy trình quản lý văn bản 7

1.2 Phân phối, chuyển giao văn bản đến 13

1.3 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 14

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN 16

TẠI UBND XÃ CỔ ĐÔ, BA VÌ, HÀ NỘI 16

2.1 Giới thiệu khái quát về xã Cổ Đô 16

2.1.1 Vị trí địa lý 16

2.1.2 Tình hình kinh tế chính trị an ninh 16

2.1.3 Cơ cấu chức năng nhiệm vụ của UBND xã Cổ Đô 17

2.2 Thực trạng công tác quản lý văn bản đến của UBND xã Cổ Đô 20

2.2.1 Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến 20

2.2.2 Nội dung mô tả các bước trong quy trình quản lý văn bản đến 21

2.3 Ưu điểm, nhược điểm, phương hướng chung 22

2.3.1 Ưu điểm 22

2.3.2 Nhược điểm 23

2.3.3 Phương hướng chung 23

CHƯƠNG 3 ỨNG DỤNG PHẦN MỀM EXCEL TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN

ĐẾN TẠI UBND XÃ CỔ ĐÔ, BA VÌ, HÀ NỘI 25

3.1 Đặt vấn đề bài toán 25

3.2 Giải quyết vấn đề 25

3.3 Giới thiệu về phần mềm EXCEL 26

3.4 Quy trình quản lý văn bản đến 29

3.5 Xây dựng chương trình 30

3.5.1 Giao diện chính của chương trình 30

3.5.2 Một số giao diện khác của chương trình 31

KẾT LUẬN 34

TÀI LIỆU THAM KHẢO 35

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN 36

DANH MỤC TỪ NGỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1: Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến 9

Hình 1.2: Bìa số đăng ký văn bản đến 10

Hình 1.3: Mẫu trình văn bản đến 11

Hình 1.4 Mẫu sổ đăng ký đơn thư 12

Hình 1.5 Sổ đăng ký văn bản mật đến 13

Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND xã Cổ Đô 17

Hình 2.2: Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến tại UBND xã Cổ Đô 20

Hình 3.1: Câu lệnh trong thực đơn office 26

Hình 3.2: Giao diện chính của excel 28

Hình 3.4: Giao diện chính của chương trình 30

Hình 3.5: Giao diện loại văn bản 31

Hình 3.6: Giao diện văn bản đến 32

Hình 3.7: Giao diện thống kê văn bản đến theo loại văn bản 32

Hình 3.8: Giao diện thống kê văn bản đến theo nơi gửi đến 32

Hình 3.9: Giao diện nhập dữ liệu 33

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Như chúng ta đã biết công tác văn thư là một hoạt động thường xuyên trong nềnhành chính nhà nước Nó là hoạt động tạo nên văn bản – công cụ quan trọng để thiếtlập nên thể chế hành chính nhà nước Là hoạt động nhằm đảm bảo thông tin bằng vănbản cho hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức; côngtác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công việc của các cơquan tổ chức Ngoài ra công tác văn thư còn là một hoạt động liên quan đến đại bộphận cán bộ, công chức trong cơ quan nhà nước Ngày nay, vai trò các khâu nghiệp vụcủa công tác văn thư đã được quy định cụ thể ở nghị định 110/ 2003 – CP được banhành ngày 8-7-2004 Trong đó, khâu nghiệp vụ xây dựng và quản lý văn bản đến đượcxem là khâu quan trọng của công tác văn thư

Trước vai trò quan trọng quan trọng của công tác văn thư trong việc quản lý vănbản đến Em được tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của UBND xã Cổ

Đô nói chung, của văn phòng và của phòng văn thư nói riêng Em chọn đề tài: “Ứng

dụng phần mềm Microsoft Excel trong quản lý văn bản đến cho UBND xã Cổ Đô, huyện Ba Vì, Hà Nội” làm chuyên đề báo cáo thực tập.

2 Ý nghĩa khoa học thực tiễn

Quản lý văn bản đến giúp chúng ta hiểu rõ hơn về chuyên ngành mình đã học

và có kiến thức thực tế để phục vụ cho công việc sau này được tốt hơn

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Thông qua việc nghiên cứu đề tài nhằm mục đích tìm hiểu thực trạng hoạt độngquản lý văn bản hành chính và từ đó đưa ra những giải pháp, khuyến nghị góp phầnnâng cao hiệu quả hoạt động quản lý văn bản hành chính đến tại đơn vị thực tập

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng: Những lý luận chung về thực trạng hoạt động quản lý vănbản hành chính đến cho UBND xã Cổ Đô

- Phạm vi: UBND xã Cổ Đô

5 Phương pháp

+ Phương pháp quan sát thực tế

+ Phương pháp phân tích tài liệu

+ Phương pháp tổng hơp – thống kê

6 Kết cấu đề tài

- Chương 1: Cơ sở lý thuyết về quản lý văn bản đến

- Chương 2 : Thực trạng quản lý văn bản đến cho UBND xã Cổ Đô, Ba Vì, Hà Nội

- Chương 3: Ứng dụng phần mềm Microsoft Excel trong công tác quản lý vănbản đến cho UBND xã Cổ Đô, Ba Vì, Hà Nội

Trong quá trình thực hiện đề tài thực tập cơ sở, do thời gian và kiến thức có

hạn nên em không tránh khỏi những sai sót Em rất mong nhận được ý kiến đóng gópcủa các thầy, cô giáo cùng toàn thể các bạn sinh viên để bài này được hoàn thiện hơn

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN 1.1 Tổng quan về văn bản

1.1.1 Khái niệm về văn bản đến

Văn bản đến bao gồm cả văn bản gửi đến cơ quan theo đường chính thống (bưu

điện hoặc tổ chức, cá nhân gửi trực tiếp đến văn thư hoặc do cán bộ, lãnh đạo đi họpmang về) và văn bản được gửi qua hộp thư điện tử, bản Fax và phải được chuyển vănthư để vào sổ, theo dõi

1.1.2 Nội dung quy trình quản lý văn bản

1.1.2.1 Tiếp nhận văn bản đến

Tiếp nhận văn bản đến:

- Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc.Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng,tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận

và ký nhận

- Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặcvăn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóngdấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bảnđến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên bảnvới người chuyển văn bản

- Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thưphải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có saisót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét,giải quyết

1.1.2.2 Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

+) Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:

- Loại phải bóc bì: Các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức

- Loại không bóc bì: Các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặcgửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức Văn thư chuyểntiếp cho nơi nhận Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quanđến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệmchuyển lại cho Văn thư để đăng ký

- Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư số12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiệnNghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiếtthi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của Cơ quan, tổ chức.

+) Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu:

- Những bì có đóng dấu chi các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyếtkịp thời

- Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làmmất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện

- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếuvăn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi,

ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợpphát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết

- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xácminh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày thángcủa văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng

1.1.2.3 Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến

Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến hoặc Cơ sở dữ liệuquản lý văn bản đến trên máy vi tính

- Đóng dấu đến

Dấu đến đóng vào văn bản nhằm xác nhận văn bản đó đã được chuyển tới vănthư cơ quan và nhận được ngày nào: Trong trường hợp văn bản giải quyết không kịpthời, qua dấu đến có thể tìm nguyên nhân và truy cứu trách nhiệm thuộc về ai Dấu

“Đến” phải được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm

Mẫu đến theo phụ lục kèm theo thông tư số 072012/TT-BNV

TÊN CƠ QUAN TỔ CHỨC

Số :………

ĐẾN Ngày :………

Chuyển :………

Lưu hồ sơ số :………

Hình 1.1: Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến

- Dấu “Đến” được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm

- Cách ghi các nội dung thông tin trên dấu “Đến”:

+ Số đến: Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến Số đếm được đánh liên tục

từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm

+ Ngày đến: Là ngày, tháng, năm, cơ quan tổ chức nhận được văn bản (hoặc đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng 2 chữ số cuối của năm

- Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết) Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”

- Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi đích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận mà không phải đóng đấu “Đến”

- Dấu “Đến” được dóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản

- Mẫu dấu “Đến” và cách ghi các thông tin trên dấu “Đến” thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục I

- Đăng ký văn bản đến bằng sổ

+) Lập Sổ đăng ký văn bản đến

Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp

- Trường hợp dưới 2000 văn bản đến, nên lặp hai sổ: Sổ đăng ký văn bản đếndùng để đăng ký tất cả các loại văn bản (trừ văn bản mật) và sổ đăng ký văn bản mật

- Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký văn bảnđến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan,

tổ chức khác; Sổ đăng ký văn bản mật đến

- Trên 5000 văn bản đến, nên lập các sổ đăng ký chi tiết theo nhóm cơ quangiao dịch nhất định và Số đăng ký văn bản mật đến

- Các cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo thìlập sổ đăng ký đơn, thư riêng

- Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớnyêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức

và công dân thì lặp thêm các Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật.Bìa sổ đăng ký văn bản đến

Hình 1.2: Bìa số đăng ký văn bản đến

(Bìa và trang đầu Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn, kích thước 210mm

x 297mm)

1 Ghi tên cơ quan( tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);

2 Tên cơ quan( tổ chức) hoặc đơn vị (đối với số của đơn vị);

3 Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;

………….(1)…………

………….(2)…………

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Năm: 20… (3)…

Từ ngày …… đến ngày … (4)……….

Từ số ……… đến số ……… (5)………

Quyển số: ….(6)…

4 Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;

5 Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ;

6 Số thứ tự của quyển sổ;

- Phần đăng ký : 3 loại

+ Phần đăng ký văn bản đến

+ Phần đăng ký đơn thư

+ Đăng ký văn bản mật đến

- Phần đăng ký văn bản đến : Trình bày trên khổ giấy A3 (420mm x 297mm) vàbao gồm 9 cột:

Số, kýhiệu

Ngàytháng

Tên loại và tríchyếu nội dung

Đơn vịhoặcngườinhận

Kýnhận Ghi chú

Hình 1.3: Mẫu trình văn bản đến

Mẫu trình bày văn bản đến được ghi theo phụ lục kèm thông tư 07/2012/TT-BNV

(1) Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến” VD: 03/01, 27/07, 31/12 (2) Ghi theo số được ghi trên dấu Đến.

(3) Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người

gửi đơn, thư

(4) Ghi số và kí hiệu của văn bản đến.

(5) Ghi ngày, tháng , năm của văn bản đến hoặc đơn, thư Đối với những ngày

dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng 2 chữ số cuối,VD: 03/01/11

(6) Ghi tên loại của văn bản đến ( trừ công văn; tên loại văn bản có thể viết tắt )

và trích yếu nội dung.Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thìngười đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó

(7) Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phân phối, ý

kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền

(8) Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.

(9) Ghi những điểm trực tiếp của văn bản đến (Văn bản không có số, ký hiệu,

ngày tháng, trích yếu, bản sao…)

Lưu ý: Sổ đăng kí đơn, thư: Đối với những cơ quan có chức năng giải quyết các

đơn thư, khiếu nại và tố cáo như UBND tỉnh, huyện, ban thanh tra, viện kiểm sát nhândân các cấp có thể lập sổ đăng ký đơn thư theo mẫu in sẵn có bìa và trang đầu của sổđược trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, khác tên gọi

là ‘sổ đăng ký đơn, thư

- Mẫu sổ đăng ký đơn thư

Ngày tháng

Trích yếu nội dung

Đơn vị hoặc người nhận

Ký nhận Ghi chú

Hình 1.4 Mẫu sổ đăng ký đơn thư

1 Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “đến” VD: 03/01, 27/7.

2 Ghi theo số được ghi trên dấu “ Đến”, số đến là số thứ tự đăng ký của đơn,

thư mà cơ quan, tổ chức nhận được (nếu đơn, thư được ghi số đên và đăng ký riêng)

hoặc số thứ tự đăng ký của văn bản đến nói chung.

3 Ghi đầy đủ, chính xác họ và tên, địa chỉ, số điện thoại (nếu có của người

gửi đơn, thư)

4 Ghi theo ngày, tháng, năm được ghi trên đơn, thư Đối với những ngày dưới

10, và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước Năm được ghi bằng 2 chữ số cuối năm,Vd: 03/01/11, 31/12/11 Trường hợp đơn, thư không ghi ngày, tháng thì có thể lấyngày, tháng, năm theo dấu bưu điện nhưng cần có ghi chú cụ thể

5 Ghi theo trích yếu nội dung được ghi trên đơn, thư Trường hợp đơn, thư

không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của đơn, thư đó

6 Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận đơn, thư căn cứ theo ý kiến phân phối, ý

kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền

7 Chữ ký của người trực tiếp nhận đơn hoặc thư.

8 Ghi những điểm cần thiết về đơn, thư như đơn, thư lần thứ, đơn, thư không

ghi ngày tháng

- Sổ đăng ký văn bản mật đến.

Ngày tháng

Tên loại và trích yếu nội dung

Mức độ Mật

Đơn vị hoặc người nhận

Ký nhận

Ghi chú

Hình 1.5 Sổ đăng ký văn bản mật đến

Việc đăng ký văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đăng ký văn bảnđến theo hướng dẫn tại mục 3; riêng ở cột 7 “Mức độ mật” ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tốimật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến; đối với văn bản đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉđược ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được sự đồng ý của người có thẩm quyền

1.2 Phân phối, chuyển giao văn bản đến

- Trình văn bản đến

+ Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu

cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm(sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạogiải quyết Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giaongay sau khi nhận được

+ Căn cứ nội dung của văn bản đến: Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức;chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, người

có thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyếtvăn bản (nếu cần)

Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi

rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết củamỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần)

+ Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến” Ýkiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần đượcghi vào phiếu riêng Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ chức quyđịnh cụ thể

+ Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người cóthẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào Sổ đăng

ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến

- Chuyển giao văn bản đến

+ Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giaovăn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết Việc chuyển giao văn bản phải bảođảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản

+ Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trìnhngười đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết Căn

cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị Văn thư đơn vị chuyển văn bản đến cho cánhân trực tiếp theo dõi, giải quyết

+ Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Vănthư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản Fax, vănbản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhậnbản Fax, văn bản chuyển qua mạng

+ Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập Sổ chuyểngiao văn bản đến cho phù hợp; dưới 2000 văn bản đến thì dùng Sổ đăng ký văn bản đến

để chuyển giao văn bản; nếu trên 2000 văn bản đến thì lặp Sổ chuyển giao văn bản đến

1.3 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Giải quyết văn bản đến

+ Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịpthời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức.Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước

+ Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương ángiải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đềxuất của đơn vị, cá nhân

Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc

cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếugiải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy ýkiến của các đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét,quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của cácđơn vị, cá nhân có liên quan

- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

+ Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn đốc

về thời hạn giải quyết

+ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòngHành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôn đốc việc giảiquyết văn bản đến.

+ Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách nhiệmtheo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứngdụng máy vi tính để quản lý văn bản thì Văn thư cần lập Sổ theo dõi việc giải quyết vănbản đến

Mẫu Sổ theo dõi giải quyết của văn bản đến và cách ghi sổ thực hiện theohướng dẫn

+ Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theodõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định

CHƯƠNG 2.

THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN TẠI UBND XÃ CỔ ĐÔ, BA VÌ, HÀ NỘI

2.1 Giới thiệu khái quát về xã Cổ Đô

Cổ Đô là một xã thuộc huyện Ba Vì, Thành phố Hà Nội Xã có diện tích 8,48km², dân số năm 1999 là 6895 người, mật độ dân số đạt 813 người/km²

Huyện Ba Vì được thành lập ngày 26 tháng 7 năm 1968 trên cơ sở hợp nhất các huyện cũ Bất Bạt, Tùng Thiện và Quảng Oai của tỉnh Hà Tây [2], khi mới thành lập,huyện gồm 43 xã: Ba Trại, Ba Vì, Cẩm Lĩnh, Cam Thượng, Châu Sơn, Chu Minh, Cổ

Đô, Cổ Đông, Đông Quang, Đồng Thái, Đường Lâm, Hòa Thuận, Khánh Thượng,Kim Sơn, Minh Châu, Minh Quang, Phong Vân, Phú Châu, Phú Cường, Phú Đông,Phú Phương, Phú Sơn, Sơn Đà, Sơn Đông, Tân Đức, Tản Hồng, Tản Lĩnh, Tây Đằng,Thái Hòa, Thanh Mỹ, Thuần Mỹ, Thụy An, Tích Giang, Tiên Phong, Tòng Bạt, Trạch

Mỹ Lộc, Trung Hưng, Trung Sơn Trầm, Vân Sơn, Vạn Thắng, Vật Lại, Xuân Sơn,Yên Bài

2.1.1 Vị trí địa lý

Cổ Đô là xã ven sông Hồng, nằm ở phía Bắc huyện Ba Vì, giáp danh với thànhphố Việt Trì tỉnh Phú Thọ Có diện tích đất tự nhiên là 857 ha tron đó có 330 ha đấtcanh tác, toàn xã có 1.705 hộ với số dân trên 7.650 nhân khẩu được phân bổ theo bốnthôn và 01 xóm Địa phương có hai tôn giáo cùng sinh sống trên địa bàn luôn đoàn kếtcung nhau xây dựng và phát triển mọi mặt trong cộng đồng dân toàn xã

2.1.2 Tình hình kinh tế chính trị an ninh

Bước vào những năm đầu thế kỷ XXI, UBND xã Cổ Đô đứng trước nhữngvấn đề mới đăt ra với những thuận lợi và khó khăn đan xen nhau Theo quy hoạch củaTỉnh đến năm 2010, quá nửa xã nằm trong vành đai phát triển đô thị, diện tích đấtnông nghiệp ngày càng bị thu hẹp và chia cắt Sự biến động này có thuận lợi song nócũng đặt ra rất nhiều thách thức lớn vì nó tác động đến tất cả các lĩnh vực kinh tế, vănhoá xã hội của xã

Thực tế trong những năm quathành tích cán bộ và nhân dân xãđã đạt được thậtđáng khâm phục và trân trọng: UBND xã Cổ Đô đã được Đảng và Nhà nước tặngthưởng danh hiệu "Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân", "Anh hùng Lao động thời

kỳ đổi mới"

2.1.3 Cơ cấu chức năng nhiệm vụ của UBND xã Cổ Đô

UBND xã Cổ Đô do HĐND huyện bầu ra, giúp việc chi UBND có các phòngban chuyên môn trực thuộc UBND xã đồng thời là tổ chức của hệ thống quản lý ngành

từ trung ương xuống tới địa phương Các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND gồm:

Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND xã Cổ Đô

- Khái quát chung về bộ phận văn thư lưu trữ:

Chức năng:

+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

+ Trình chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị cá nhân

+ Theo dõi, đôn đốc kiểm tra việc giải quyết văn bản đến

+ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản ghi số ngày thángban hành, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn mật (nếu có)

+ Đăng ký, làm thủ tục phát hành chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát vănbản đi

CHỦ TỊCH UBND

PHÓ CHỦ TỊCH

Phụ trách văn hóa

PHÓ CHỦ TỊCHPhụ trách kinh tế

Bộ phậnkhuyếnnôngkhuyếnlâm

Bộphậnvăn hóa

xã hội

Bộphận tưđịachính

Bộphậnquân

sự

Bộphậntàichính

Bộphận tưpháp

Bộ

phận

văn thư

lưu trữ