LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên em xin gửi lời biết ơn sâu sắc đến Thạc sỹ Vũ Xuân Nam, thầy luôn nhiệt tình hướng dẫn và tạo điều kiện để em hoàn thành tốt bài thực tập cơ sở này. Em xin được bày tỏ sự trân trọng và lòng biết ơn chân thành tới quý thầy cô Trường Đại Học Công Nghệ Thông Tin và Truyền Thông – Thái Nguyên, đặc biệt là những thầy cô đã tận tình dậy bảo và truyền đạt cho em những kiến thức quý báu trong thời gian học tập. Với vốn kiến thức đã được tiếp thu trong quá trình học tập, sẽ là nền tảng vững chắc cho quá trình thực tập cơ sở này và các đợt thực tập khác cũng như kinh nghiệm làm việc sau này. Em cũng xin chân thành cảm ơn cán bộ nhân viên Uỷ ban nhân dân xã Ký Phú – huyện Đại Từ - tỉnh Thái Nguyên đã tạo điều kiện và cung cấp những thông tin, tài liệu cần thiết để em có thể hoàn thành tốt bài thực tập của mình. Tuy có nhiều cố gắng trong quá trình học tập, trong quá trình thực tập cũng như trong quá trình làm đề tài thực tập cơ sở nhưng không thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được sự góp ý của tất cả các thầy cô cũng như tất cả các bạn để kết quả của em được hoàn thiện hơn. Thái Nguyên, ngày 10 tháng 04 năm 2015 Sinh viên thực hiện. LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan bài thực tập cơ sở là kết quả nghiên cứu của riêng cá nhân em, trên cơ sở nghiên cứu lý thuyết, tham khảo và sử dụng các thông tin được đăng tải trên các trang wed và sự tìm hiểu tài liệu, thông tin tại Uỷ Ban nhân dân xã Ký Phú – huyện Đại Từ - tỉnh Thái Nguyên. Mọi thông tin sai lệch em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước hội đồng. Người cam đoan. LỜI NÓI ĐẦU Lý do chọn đề tài Có thể nói, thời đại ngày nay là thời đại Công Nghệ Thông Tin. Và đặc biệt trong công cuộc công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước thì tin học là một công cụ không thể thiếu trong công cuộc xây dựng và phát triển đất nước. Hiện nay trong xã hội của chúng ta, đang đóng một vai trò rất quan trọng. tin học luôn chứng tỏ được tầm quan trọng của mình trong mọi lĩnh vực. Đặc biệt là ứng dụng của nó trong công tác văn phòng. Trước đây, công tác quản lý công văn được thực hiện thủ công dưới nhiều hình thức lưu trữ hồ sơ, sổ sách. Trong quá trình thực tập tại UBND xã ký phú huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên, em nhận thấy có rất nhiều công việc cần tới ứng dụng của tin học nhưng tại đó vẫn chưa áp dụng tin học vào nhiều trong công việc mà vẫn áp dụng cách truyền thống dẫn đến tốn thời gian mà hiệu quả không cao. Nhận thấy tầm quan trọng của công tác quản lý công văn của cơ quan, tổ chức nói chung và với UBND xã Ký Phú – huyện Đại Từ - tỉnh Thái Nguyên nói riêng, để cho công tác quản lý công văn được thuận tiện, hợp lý và nhanh chóng, chính xác hơn. Vì vậy đây cũng là lý do và mục tiêu em chọn đề tài: “ ứng dụng phần mềm Microsoft Excel trong quản lý công văn đi tại UBND xã Ký Phú – huyện Đại Từ - tỉnh Thái Nguyên”, làm báo cáo thực tập cơ sở lần này. Phương pháp nghiên cứu. -Khảo sát hệ thống quản lý công văn đến hiện tại của UBND xã Ký Phú huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên. -Thu thập tài liệu, các mẫu công văn -Ứng dụng xây dựng chương trình quản lý công văn mới. Nội dung nghiên cứu -Tìm hiểu tổng quan về nghiệp vụ quản lý công văn. -Khảo sát thực tế công tác quản lý công văn đến tại UBND xã Ký Phú huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên. -ứng dụng phần mềm microsoft excel vào trong công tác quản lý công văn đến tại UBND xã ký phú. Do đây là lần đầu em làm đề tài thực tập cũng như kiến thức, kinh nghiệm của bản thân em còn hạn chế nên trong quá trình làm đề tài chắc chắn không thể tránh khỏi những thiếu sót và khuyết điểm. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến quý báu của các thầy cô và các bạn để đề tài được hoàn thiện hơn. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy cô giáo, các bạn sinh viên và đặc biệt là thầy giáo Th.S Vũ Xuân Nam đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình làm đề tài thực tập. Em xin chân thành cảm ơn!
Trang 1Em cũng xin chân thành cảm ơn cán bộ nhân viên Uỷ ban nhân dân xã Ký Phú– huyện Đại Từ - tỉnh Thái Nguyên đã tạo điều kiện và cung cấp những thông tin, tàiliệu cần thiết để em có thể hoàn thành tốt bài thực tập của mình.
Tuy có nhiều cố gắng trong quá trình học tập, trong quá trình thực tập cũng nhưtrong quá trình làm đề tài thực tập cơ sở nhưng không thể tránh khỏi những thiếu sót,
em rất mong nhận được sự góp ý của tất cả các thầy cô cũng như tất cả các bạn để kếtquả của em được hoàn thiện hơn
Thái Nguyên, ngày 10 tháng 04 năm 2015
Sinh viên thực hiện.
Trang 2LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan bài thực tập cơ sở là kết quả nghiên cứu của riêng cá nhân
em, trên cơ sở nghiên cứu lý thuyết, tham khảo và sử dụng các thông tin được đăng tảitrên các trang wed và sự tìm hiểu tài liệu, thông tin tại Uỷ Ban nhân dân xã Ký Phú –huyện Đại Từ - tỉnh Thái Nguyên Mọi thông tin sai lệch em xin hoàn toàn chịu tráchnhiệm trước hội đồng
Người cam đoan.
Trang 3LỜI NÓI ĐẦU
Lý do chọn đề tài
Có thể nói, thời đại ngày nay là thời đại Công Nghệ Thông Tin Và đặc biệt trongcông cuộc công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước thì tin học là một công cụ khôngthể thiếu trong công cuộc xây dựng và phát triển đất nước
Hiện nay trong xã hội của chúng ta, đang đóng một vai trò rất quan trọng tin họcluôn chứng tỏ được tầm quan trọng của mình trong mọi lĩnh vực Đặc biệt là ứng dụngcủa nó trong công tác văn phòng Trước đây, công tác quản lý công văn được thựchiện thủ công dưới nhiều hình thức lưu trữ hồ sơ, sổ sách Trong quá trình thực tập tạiUBND xã ký phú huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên, em nhận thấy có rất nhiều côngviệc cần tới ứng dụng của tin học nhưng tại đó vẫn chưa áp dụng tin học vào nhiềutrong công việc mà vẫn áp dụng cách truyền thống dẫn đến tốn thời gian mà hiệu quảkhông cao
Nhận thấy tầm quan trọng của công tác quản lý công văn của cơ quan, tổ chức nóichung và với UBND xã Ký Phú – huyện Đại Từ - tỉnh Thái Nguyên nói riêng, để chocông tác quản lý công văn được thuận tiện, hợp lý và nhanh chóng, chính xác hơn Vì
vậy đây cũng là lý do và mục tiêu em chọn đề tài: “ ứng dụng phần mềm Microsoft Excel trong quản lý công văn đi tại UBND xã Ký Phú – huyện Đại Từ - tỉnh Thái Nguyên”, làm báo cáo thực tập cơ sở lần này.
Phương pháp nghiên cứu.
- Khảo sát hệ thống quản lý công văn đến hiện tại của UBND xã Ký Phú huyện Đại
Từ tỉnh Thái Nguyên
- Thu thập tài liệu, các mẫu công văn
- Ứng dụng xây dựng chương trình quản lý công văn mới
Nội dung nghiên cứu
- Tìm hiểu tổng quan về nghiệp vụ quản lý công văn
- Khảo sát thực tế công tác quản lý công văn đến tại UBND xã Ký Phú huyện Đại
Trang 4những thiếu sót và khuyết điểm Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến quý báucủa các thầy cô và các bạn để đề tài được hoàn thiện hơn.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy cô giáo, các bạn sinh viên và đặcbiệt là thầy giáo Th.S Vũ Xuân Nam đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốtquá trình làm đề tài thực tập
Em xin chân thành cảm ơn!
Trang 5CHƯƠNG 1.
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG VĂN
VÀ PHẦN MỀM MICROSOFT EXCEL.
1 Tổng quan về văn bản.
1.1 khái niệm văn bản.
Văn bản là phương tiện ghi tên và truyền đạt thông tin ngôn ngữ và ký hiệu nhất định.
1.2 Khái niệm văn bản quản lý nhà nước.
Là những thông tin và quyết định quản lý thành văn viết do cơ quan Nhà nước cóthẩm quyền ban hành theo hình thức, trình tự thủ tục, quy chế do pháp luật quy địnhmang tính quyền lực đơn phương và làm phát sinh hậu quả pháp lý cụ thể
1.3 Chức năng của văn bản quản lý nhà nước.
Văn bản quản lý nhà nước có bốn chức năng chính đó là:
- Chức năng thông tin
- Chức năng quản lý
- Chức năng pháp lý
- Chức năng Văn hóa – Xã hội
2 Lý luận chung về nghiệp vụ quản lý công văn đến.
2.1 Khái niệm quản lý công văn.
Quản lý công văn là áp dụng các biên pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giaonhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn công văn hình thành trong hoạt động hằngngày của cơ quan, tổ chức
2.2 Quy trình quản lý công văn đến.
2.2.1 Tiếp nhận công văn đến.
Khi tiếp nhận công văn được chuyển đến từ mọi nguồn, người làm văn thư của cơquan, tổ chức (sau đây gọi chung là.cán bộ văn thư) hoặc người được giao nhiệm vụtiếp nhận công văn đến trong trường hợp công văn được chuyển đến ngoài giờ làmviệc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấuniêm phong (nếu có), v.v ; đối với công văn mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơigửi trước khi nhận và ký nhận
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc công vănđược chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì công văn có đóng dấu ''Hoả
Trang 6tốc'' hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu
cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư (sau đây gọi tắt là người được giao tráchnhiệm); trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa công văn
Đối với công văn đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ vănthư cũng phải kiểm tra về số lượng công văn, số lượng trang của mỗi công văn, v.v…;trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáongười được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết
2.2.2 Phân loại sơ bộ, bóc bì công văn đến
Sau khi tiếp nhận, các bì công văn đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:
- Loại phải bóc bì: các bì công văn đến gửi cho cơ quan, tổ chức
- Loại không bóc bì: các bì công văn đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửiđích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức văn thư chuyển tiếpcho nơi nhận Những bì công văn gửi đích danh cá nhân, nếu là công văn liên quan đếncông việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận công văn có trách nhiệmchuyển lại cho văn thư để đăng ký
Việc bóc bì công văn phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Những bì có đóng dấu chỉ mức độ khẩn phải được bóc trước để được giải quyếtkịp thời;
- Không gây hư hại đối với công văn, không bỏ sót công văn trong bì, không làmmất số, ký hiệu công văn, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của công văn trong bì; nếu côngvăn chuyển đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu công văn trong bì với phiếugửi;…
2.2.3 Đóng dấu ''Đến", ghi số và ngày đến
Công văn đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừnhững loại công văn được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụthể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán v.v
Tất cả công văn đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu "Đến"; ghi
số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết)
Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu ''Đến''; đối với công văn đếnđược chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tụcđóng đấu ''Đến"
Trang 7Đối với những công văn đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phảiđóng dấu "Đến" mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi,giải quyết.
2.2.4 Đăng ký công văn đến
Công văn đến được đăng ký vào sổ đăng ký công văn hoặc cơ sở dữ liệu công vănđến trên máy vi tính
- Đăng ký công văn đến bằng sổ
+ Lập sổ đăng ký công văn đến
Tuỳ theo số lượng công văn đến hàng:năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thểviệc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp
Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 công văn đến một năm thì cầnlập ít nhất hai loại sổ sau:
Sổ đăng ký công văn đến (dùng để đăng ký tất cả các loại công văn, trừ công vănmật);
· Sổ đăng ký công văn mật đến
Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến dưới 5000 công văn đến một năm,nên lập các loại sổ sau:
- Sổ đăng ký công văn đến của các Bộ, ngành, cơ quan trung ương;
- Sổ đăng ký công văn đến của các cơ quan, tổ chức khác;
Sổ đăng ký công văn mật đến
Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 công văn đến một năm thì cầnlập các sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một số nhóm cơ quan giao dịch nhất định và sổđăng ký công văn đến
Những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo có thểlập sổ đăng ký đơn, thư riêng; trường hợp số lượng đơn, thư không nhiều thì nên sửdụng sổ đãng ký công văn đến để đăng ký Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năngtiếp nhận, giải quyết số lượng đơn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu,
đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì cần lập thêm các sổ đăng ký yêu cầudịch vụ theo quy định của pháp luật
+ Đăng ký công văn đến
Mẫu sổ và việc đăng ký công văn đến, kể và công văn mật đến, được thực hiệntheo hướng dẫn tại Phụ lục II - Sổ đăng ký công văn đến kèm theo Công văn này
Trang 8Mẫu sổ và việc đăng ký đơn, thư được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục III
-Sổ đăng ký đơn, thư kèm theo Công văn này
2.2.5 Trình và chuyển giao công văn đến
a) Trình công văn đến
Sau khi đăng ký, công văn đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu cơ quan,
tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọichung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của công văn đến; quy chế làm việc của
cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị,
cá nhân, cho ý kiến phân phối công văn, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạngiải quyết công văn (trong trường hợp cần thiết) Đối với công văn đến liên quan đếnnhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, nhữngđơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần)
Ý kiến phân phối công văn được ghi vào mlục ("chuyển" trong dấu '"Đến" Ý kiếnchỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết công văn đến (nếu có) cần được ghivào phiếu riêng Mẫu phiếu giải quyết công văn đến do các cơ quan, tổ chức quy định
cụ thể (có thể tham khảo mẫu ''Phiếu giải quyết công văn đến'' tại Phụ lục IV kèm theoCông văn này)
Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩmquyền, công văn đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng kýcông văn đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp đơn thư được vào sổ đăng kýriêng) hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu công văn đến
b) Chuyển giao công văn đến
Công văn đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào
ý kiến của người có thẩm quyền Việc chuyển giao công văn đến cần bảo đảm nhữngyêu cầu sau:
- Nhanh chóng công văn cần'được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệmgiải quyết trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo;
- Đúng đối tượng: công văn phải được chuyển cho đúng người nhận;
- Chặt chẽ: khi chuyển giao công văn phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và ngườinhận công văn phải ký nhận; đối với công văn đến có đóng dấu "Thượng khẩn" và
"Hoả tốc" (kể cả "Hoả tốc" hẹn giờ) thì cần ghi rõ thời gian chuyển
Trang 9Cán bộ văn thư của đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm,sau khi tiếp nhận công văn đến, phải vào sổ đăng ký của đơn vị, trình thủ trưởng đơn
vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) Căn cứ vào ýkiến của thủ trưởng đơn vị, công văn đến được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi,giải quyết
Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc công văn chuyển qua mạng, cán bộ vănthư cũng phải đóng dấu ''Đến'', ghi số và ngày đến (số đến và ngày đến là số thứ tự vàngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, công văn chuyển qua mạng) và chuyển cho đơn vịhoặc cá nhân đã nhận bản Fax, công văn chuyển qua mạng
Tuỳ theo số lượng công văn đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quyết định việclập sổ chuyển giao công văn đến theo hướng dẫn như sau:
- Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 công văn đến một năm thìnên sử dụng ngay sổ đăng ký công văn đến để.chuyển giao công văn;
- Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 2000 công văn đến một năm cần lập sổchuyển giao công văn đến (mẫu sổ và cách ghi được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụlục V - Sổ chuyển giao công văn đến kèm theo Công văn này)
2.2.6 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết công văn đến
a) Giải quyết công văn đến
Khi nhận được công văn đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịpthời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan, tổchức; đối với những công văn đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải quyết khẩntrương, không được chậm trễ
Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, đơn vị, cánhân cần đính kèm phiếu giải quyết công văn đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cánhân (mẫu phiếu tham khảo Phụ lục IV kèm theo Công văn này)
Đối với công văn đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cánhân chủ trì giải quyết cần gửi công văn hoặc bản sao công văn đó (kèm theo phiếugiải quyết công văn đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy
ý kiến của các đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét,quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm công văn tham gia ý kiến củacác đơn vị, cá nhân có liên quan
Trang 10b) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết công văn đến
Tất cả công văn đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặcquy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết.Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết công văn đến:
- Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhângiải quyết công văn đến theo thời hạn đã được quy định;
- Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức, cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổnghợp số liệu về công văn đến, bao gồm: tổng số công văn đến; công văn đến đã đượcgiải quyết; công văn đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết v.v để báo cáo chongười được giao trách nhiệm Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính
để theo dõi Việc giải quyết công văn đến thì cán bộ văn thư cần lập sổ để theo dỏiviệc giải quyết công văn đến (mẫu sổ và cách ghi sê được thực hiện theo hướng dẫn tạiPhụ lục VI - Sổ theo dõi giải quyết công văn đến kèm theo Công văn này);
+ Đối với công văn đến có đóng đấu “Tài liệu thu hồi”, cán bộ văn thư có trách nhiệmtheo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định
3 Giới thiệu phần mềm microsoft excel.
Microsoft Excel là một chương trình ứng dụng thuộc bộ Microsoft Office, là mộtcông cụ mạnh để thực hiện các bảng tính chuyên nghiệp Cũng như các chương trìnhbảng tính Lotus, Quattro, , bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởicác dòng và cột, việc nhập dữ liệu và tính toán trong Excel cũng có những điểm tương
tự tuy nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện rất thân thiện với người
sử dụng Hiện tại Excel được sử dụng rộng rãi trong môi trường doanh nghiệp nhằmphục vụ các công việc tính toán thông dụng, bằng các công thức tính toán mà người sửdụng (NSD) không cần phải xây dựng các chương trình
Microsoft Excel là một phần mềm hay một chương trình ứng dụng mà khi chạychương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính mà bảng tính này giúp ta dễ dànghơn trong việc thực hiện:
Tính toán đại số, phân tích dữ liệu
Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách
Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau
Vẽ đồ thị và các sơ đồ
Trang 11 Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta phân tích nhiều loại hình bài toán khácnhau.
Giao diện của microsoft excel 2010
Hình 1.1 Giao diện chính của phần mềm microsoft excel 2010
2 Tìm hiểu về thanh công cụ Ribbon trong microsoft excel.
Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh thựcđơn truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên mànhình gọi là Ribbon Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas,Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins
Hình 1.2 thanh công cụ ribbon
2.1 Thanh công cụ Ribbon
Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm
việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóadòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu,…
Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký
hiệu, …
Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn.
Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range),
Trang 12Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân
Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ
sung, các hàm bổ sung,…
Trang 13CHƯƠNG 2.
KHẢO SÁT THỰC TẾ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ KÝ PHÚ,
HUYỆN ĐẠI TỪ, TỈNH THÁI NGUYÊN.
1 Quá trình hình thành UBND xã Ký Phú– Đại Từ - Thái Nguyên.
Trải qua các thời kỳ lịch sử, Ký Phú đã qua nhiều sự thay đổi về địa giới và tên gọikhác nhau: trước cách mạng gọi là xã ký phú; sau cách mạng tháng 8 từ năm 1948 đếnnăm 1953, Uỷ Ban kháng chiến huyện Đại Từ cho hợp nhất với xã Cát Nê thành PhúCát, đến năm 1954 thực hiện chủ trương chia lại các xã để tiện lãnh đạo quản lý, theo
đó 14 xã của huyện Đại Từ được chia thành 29 xã, xã Ký Phú được tái lập và ổn địnhtên gọi và địa giới hành chính cho đến ngày nay
Xã Ký Phú, huyện Đại Từ, tỉnh Thái Nguyên bao gồm các xóm sau:
về vật chất Những ngôi nhà mái ngói, nhà cao tầng thay thế cho những nhà tranh,vách đất Nông dân đã thay da, đổi thịt, cuộc sống của người dân đầy đủ, ấm no…Nhân dân phấn khởi, hăng hái chăm lo cuộc sống mới
2 Vị trí địa lý, điều kiện tự nhiên, kinh tế - xã hội
Ký phú là một xã thuộc huyện đại từ - tỉnh thái nguyên, Việt Nam
Đây là một xã thuộc vùng núi Tam Đảo thuộc phía nam của huyện xã có tuyếntỉnh lộ 261 đi qua địa bàn nối với huyện lị Đại Từ và huyện lị của huyện Phổ Yên
Trang 14Theo chiều kim đồng hồ từ phía bắc, Ký Phú lần lượt giáp với các xã Lục Ba, xãVạn Thọ, xã Phúc Tân, Cát Nê, Văn Yên và dãy núi Tam Đảo, xã có 4 trường: mầmnon, tiểu học ký phú 1, tiểu học ký phú 2, trường THCS ký phú và trường THPT LưuNhân Chú đóng trên địa bàn xã Xã có diện tích 1949,62 ha, toàn xã có 2061 hộ với
7636 khẩu, mật độ 353 người/km2, tỷ lệ hộ nghèo chiếm 10,6%, xã có 8 dân tộc anh
em cùng sinh sống, cùng xây đắp nên truyền thống quê hương, tình đoàn kết, thủychung gắn bó trong quá trình xây dựng và bảo vệ tổ quốc
Ký phú là một trong 19 xã ATK của tỉnh thái nguyên Đập gò miếu chắn suối KýPhú được đưa vào sử dụng từ năm 2000, đã tạo nên hồ chứa nước lớn, đảm bảo tướitiêu cho 868 ha lúa của 4 xã: ký phú, văn yên, vạn thọ, lục ba và điều tiết nước cho hồNúi Cốc Trên địa bàn xã có mỏ ký phú có quặng photphorit và quặng sắt
Nguồn tài nguyên chính của xã là đất đai với tổng diện tích tự nhiên là 1949,62 ha.Đất đai của xã tương đối phì nhiêu, thuận lợi cho phát triển nông, lâm nghiệp, trong đóchủ yếu là lúa và chè
Địa hình không bằng phẳng với nhiều đồi núi đan xen, chủ yếu là núi cao Xã KýPhú cũng như các xã khác của huyện Đại Từ vừa mang đặc điểm miền núi vừa mangđặc điểm trung du Ký Phú và huyện Đại Từ nói chung nằm trong vùng trung du miềnnúi phía bắc nên khí hậu hàng năm phức tạp Đại Từ có lượng mưa hàng năm lớn(trung bình 1,700 – 1,800 mm/năm) Mùa mưa kéo dài từ tháng 5 đến tháng 10, trungbình tháng đạt 250 – 450mm, lớn nhất vào tháng 6,7 và 8 Từ tháng 12 đến tháng 2lượng mưa ít, trung bình từ 10 – 12mm/tháng Nhiệt độ trong năm từ 22 – 27oC
Nằm trong khu vực nhiệt đới gió mùa ẩm nên xã Ký Phú chịu ảnh hưởng của cáchướng gió chủ yếu sau: gió mùa đông nam thổi vào các tháng 6, 7, 8, 9; gió mùa đôngbắc, kèm theo mưa phùn, rét đậm xuất hiện chủ yếu vào các tháng 11, 12 và các tháng
1, 2, 3 (năm sau)
Độ ẩm không khí trung bình khoảng 85- 86% Mùa đông vào những ngày khôhanh, độ ẩm xuống thấp dưới 50% (thường xảy ra vào cuối tháng 12) Cuối đông sangxuân, vào những ngày mưa phùn độ ẩm lên tới 90% và có thời điểm bão hòa, ẩm ướt(thường vào tháng 2 -3) nên dễ phát sinh sâu bệnh hại cây trồng
Về kinh tế từ chỗ thiếu ăn, nhân dân xã Ký Phú đã vươn lên không còn hộ đói, tỷ lệ
hộ nghèo liên tục giảm Đời sống vật chất, văn hóa và tinh thần của nhân dân khôngngừng được cải thiện, công tác chăm sóc sức khỏe cho nhân dân có nhiều tiến bộ, công
Trang 15tác chăm sóc thương binh, bệnh binh, gia đình chính sách, người có công được đảng
bộ chính quyền và nhân dân thường xuyên quan tâm, nghĩa trang liệt sỹ được đầu tưxây dựng khang trang sạch đẹp đủ điều kiên đón nhận tất cả con em của địa phương hysinh trên khắp các chiến trường trở về Công tác y tế, trạm y tế xã, cơ sở vật chất giáodục được đầu tư về cơ sở hạ tầng, đội ngũ cán bộ y tế không ngừng được nâng cao vềtrình độ chuyên môn, nghiệp vụ, đến nay trạm y tế, trường mầm non, trường tiểu học
ký phú 1, trường THCS đã đạt chuẩn quốc gia trong đó trường mầm non đạt chuẩnmức độ 2, hàng trăm sinh viên là các con em dân tộc trong xã đang theo học tại cáctrường ĐH, CĐ và trung học chuyên nghiệp
Nhìn chung, vị trí địa lý, điều kiện tự nhiên và kinh tế - xã hội của xã đã và đangtạo dựng những thuận lợi cơ bản trong việc phát triển kinh tế, xã hội, văn hóa, giao lưuhàng hóa với các vùng miền trên cả nước, nhất là trong bối cảnh đẩy mạnh côngnghiệp hóa, hiện đại hóa hiện nay
3 Chức năng và nhiệm vụ của UBND xã Ký Phú – Đại Từ - Thái Nguyên
3.1 Chức năng của UBND xã Ký Phú – Đại Từ - Thái Nguyên
Ủy ban nhân dân xã Ký Phú do Hội đồng nhân dân xã Ký Phú bầu ra, là cơ quanchấp hành của Hội đồng nhân dân xã, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịutrách nhiệm trước Hội đồng nhân dân xã và các cơ quan nhà nước cấp trên
Ủy ban nhân dân xã chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các công văn của
cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã nhằm đảm bảothực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, anninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn xã
Ủy ban nhân dân xã thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, tổ chức
và hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ
Ủy ban nhân dân xã thực hiện chức năng của mình theo Hiến pháp, pháp luật vàcác công văn của cơ quan nhà nước cấp trên, phát huy quyền làm chủ của nhân dân,tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, ngăn ngừa và phòng chống các biểu hiện quanliêu, của quyền, tham nhũng, lãng phí, vô trách nhiệm và các biểu hiện tiêu cực kháccủa cán bộ, công chức và trong bộ máy chính quyền địa phương
Trang 163.2 Nhiệm vụ cơ bản của UBND Ký Phú – Đại Từ - Thái Nguyên
Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ sau đây:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dâncùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; tổ chức thực hiện kếhoạch đó;
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địaphương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán điều chỉnh ngânsách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách địa phươngtrình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ quan tàichính cấp trên trực tiếp;
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà nước cấptrên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã và báo cáo về ngân sáchnhà nước theo quy định của pháp luật;
- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các nhu cầucông ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng, đường giaothông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy định của pháp luật;
- Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các công trìnhkết cấu hạ tầng của xã trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện Việc quản lý các khoảnđóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và bảo đảm sử dụng đúng mụcđích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật
Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ sau đây:
- Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án khuyếnkhích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất vàhướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trong sản xuất theoquy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây trồng và vật nuôi;
- Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ, bảo vệ đêđiều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt; ngăn chặn kịpthời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng tại địa phương;
- Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy định củapháp luật;
Trang 17- Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền thống ở địaphương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát triển các ngành,nghề mới.
Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ sau đây:
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp vớitrường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các lớp bổ túcvăn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi;
- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu giáo, trườngmầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên quản lý trường tiểuhọc, trường trung học cơ sở trên địa bàn;
- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá gia đình đượcgiao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh;
- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao; tổ chứccác lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn hoá và danhlam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sỹ,những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ các gia đìnhkhó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; tổ chức cáchình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địa phương theo quy địnhcủa pháp luật;
- Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở địaphương
Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành pháp luật ở địa phương, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ sau đây:
- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng làng xãchiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;
- Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng ký, quản
lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn luyện, sử dụnglực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;