LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên em xin gửi lời biết ơn sâu sắc đến Thạc sỹ Vũ Xuân Nam, thầy luôn nhiệt tình hướng dẫn và tạo điều kiện để em hoàn thành tốt bài thực tập cơ sở này. Em xin được bày tỏ sự trân trọng và lòng biết ơn chân thành tới quý thầy cô Trường Đại Học Công Nghệ Thông Tin và Truyền Thông – Thái Nguyên, đặc biệt là những thầy cô đã tận tình dậy bảo và truyền đạt cho em những kiến thức quý báu trong thời gian học tập. Với vốn kiến thức đã được tiếp thu trong quá trình học tập, sẽ là nền tảng vững chắc cho quá trình thực tập cơ sở này và các đợt thực tập khác cũng như kinh nghiệm làm việc sau này. Em cũng xin chân thành cảm ơn cán bộ nhân viên Uỷ ban nhân dân xã Ký Phú – huyện Đại Từ - tỉnh Thái Nguyên đã tạo điều kiện và cung cấp những thông tin, tài liệu cần thiết để em có thể hoàn thành tốt bài thực tập của mình. Tuy có nhiều cố gắng trong quá trình học tập, trong quá trình thực tập cũng như trong quá trình làm đề tài thực tập cơ sở nhưng không thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được sự góp ý của tất cả các thầy cô cũng như tất cả các bạn để kết quả của em được hoàn thiện hơn. Thái Nguyên, ngày 10 tháng 04 năm 2015 Sinh viên thực hiện. LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan bài thực tập cơ sở là kết quả nghiên cứu của riêng cá nhân em, trên cơ sở nghiên cứu lý thuyết, tham khảo và sử dụng các thông tin được đăng tải trên các trang wed và sự tìm hiểu tài liệu, thông tin tại Uỷ Ban nhân dân xã Ký Phú – huyện Đại Từ - tỉnh Thái Nguyên. Mọi thông tin sai lệch em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước hội đồng. Người cam đoan. LỜI NÓI ĐẦU Lý do chọn đề tài Có thể nói, thời đại ngày nay là thời đại Công Nghệ Thông Tin. Và đặc biệt trong công cuộc công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước thì tin học là một công cụ không thể thiếu trong công cuộc xây dựng và phát triển đất nước. Hiện nay trong xã hội của chúng ta, đang đóng một vai trò rất quan trọng. tin học luôn chứng tỏ được tầm quan trọng của mình trong mọi lĩnh vực. Đặc biệt là ứng dụng của nó trong công tác văn phòng. Trước đây, công tác quản lý công văn được thực hiện thủ công dưới nhiều hình thức lưu trữ hồ sơ, sổ sách. Trong quá trình thực tập tại UBND xã ký phú huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên, em nhận thấy có rất nhiều công việc cần tới ứng dụng của tin học nhưng tại đó vẫn chưa áp dụng tin học vào nhiều trong công việc mà vẫn áp dụng cách truyền thống dẫn đến tốn thời gian mà hiệu quả không cao. Nhận thấy tầm quan trọng của công tác quản lý công văn của cơ quan, tổ chức nói chung và với UBND xã Ký Phú – huyện Đại Từ - tỉnh Thái Nguyên nói riêng, để cho công tác quản lý công văn được thuận tiện, hợp lý và nhanh chóng, chính xác hơn. Vì vậy đây cũng là lý do và mục tiêu em chọn đề tài: “ ứng dụng phần mềm Microsoft Excel trong quản lý công văn đi tại UBND xã Ký Phú – huyện Đại Từ - tỉnh Thái Nguyên”, làm báo cáo thực tập cơ sở lần này. Phương pháp nghiên cứu. -Khảo sát hệ thống quản lý công văn đến hiện tại của UBND xã Ký Phú huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên. -Thu thập tài liệu, các mẫu công văn -Ứng dụng xây dựng chương trình quản lý công văn mới. Nội dung nghiên cứu -Tìm hiểu tổng quan về nghiệp vụ quản lý công văn. -Khảo sát thực tế công tác quản lý công văn đến tại UBND xã Ký Phú huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên. -ứng dụng phần mềm microsoft excel vào trong công tác quản lý công văn đến tại UBND xã ký phú. Do đây là lần đầu em làm đề tài thực tập cũng như kiến thức, kinh nghiệm của bản thân em còn hạn chế nên trong quá trình làm đề tài chắc chắn không thể tránh khỏi những thiếu sót và khuyết điểm. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến quý báu của các thầy cô và các bạn để đề tài được hoàn thiện hơn. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy cô giáo, các bạn sinh viên và đặc biệt là thầy giáo Th.S Vũ Xuân Nam đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình làm đề tài thực tập. Em xin chân thành cảm ơn!
LỜI CẢM ƠN Lời em xin gửi lời biết ơn sâu sắc đến Thạc sỹ Vũ Xuân Nam, thầy ln nhiệt tình hướng dẫn tạo điều kiện để em hoàn thành tốt thực tập sở Em xin bày tỏ trân trọng lòng biết ơn chân thành tới q thầy Trường Đại Học Công Nghệ Thông Tin Truyền Thông – Thái Nguyên, đặc biệt thầy cô tận tình dậy bảo truyền đạt cho em kiến thức quý báu thời gian học tập Với vốn kiến thức tiếp thu trình học tập, tảng vững cho trình thực tập sở đợt thực tập khác kinh nghiệm làm việc sau Em xin chân thành cảm ơn cán nhân viên Uỷ ban nhân dân xã Ký Phú – huyện Đại Từ - tỉnh Thái Nguyên tạo điều kiện cung cấp thông tin, tài liệu cần thiết để em hồn thành tốt thực tập Tuy có nhiều cố gắng q trình học tập, trình thực tập trình làm đề tài thực tập sở khơng thể tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận góp ý tất thầy tất bạn để kết em hoàn thiện Thái Nguyên, ngày 10 tháng 04 năm 2015 Sinh viên thực LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan thực tập sở kết nghiên cứu riêng cá nhân em, sở nghiên cứu lý thuyết, tham khảo sử dụng thông tin đăng tải trang wed tìm hiểu tài liệu, thơng tin Uỷ Ban nhân dân xã Ký Phú – huyện Đại Từ - tỉnh Thái Nguyên Mọi thông tin sai lệch em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước hội đồng Người cam đoan LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài Có thể nói, thời đại ngày thời đại Công Nghệ Thông Tin Và đặc biệt cơng cơng nghiệp hóa – đại hóa đất nước tin học cơng cụ khơng thể thiếu công xây dựng phát triển đất nước Hiện xã hội chúng ta, đóng vai trò quan trọng tin học ln chứng tỏ tầm quan trọng lĩnh vực Đặc biệt ứng dụng cơng tác văn phòng Trước đây, cơng tác quản lý công văn thực thủ công nhiều hình thức lưu trữ hồ sơ, sổ sách Trong trình thực tập UBND xã ký phú huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên, em nhận thấy có nhiều công việc cần tới ứng dụng tin học chưa áp dụng tin học vào nhiều công việc mà áp dụng cách truyền thống dẫn đến tốn thời gian mà hiệu không cao Nhận thấy tầm quan trọng công tác quản lý cơng văn quan, tổ chức nói chung với UBND xã Ký Phú – huyện Đại Từ - tỉnh Thái Ngun nói riêng, cơng tác quản lý công văn thuận tiện, hợp lý nhanh chóng, xác Vì lý mục tiêu em chọn đề tài: “ ứng dụng phần mềm Microsoft Excel quản lý công văn UBND xã Ký Phú – huyện Đại Từ - tỉnh Thái Nguyên”, làm báo cáo thực tập sở lần Phương pháp nghiên cứu - Khảo sát hệ thống quản lý công văn đến UBND xã Ký Phú huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên - Thu thập tài liệu, mẫu công văn - Ứng dụng xây dựng chương trình quản lý cơng văn Nội dung nghiên cứu - Tìm hiểu tổng quan nghiệp vụ quản lý công văn - Khảo sát thực tế công tác quản lý công văn đến UBND xã Ký Phú huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên - ứng dụng phần mềm microsoft excel vào công tác quản lý công văn đến UBND xã ký phú Do lần đầu em làm đề tài thực tập kiến thức, kinh nghiệm thân em hạn chế nên q trình làm đề tài chắn tránh khỏi thiếu sót khuyết điểm Em mong nhận đóng góp ý kiến quý báu thầy bạn để đề tài hồn thiện Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy cô giáo, bạn sinh viên đặc biệt thầy giáo Th.S Vũ Xuân Nam tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em suốt trình làm đề tài thực tập Em xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG VĂN VÀ PHẦN MỀM MICROSOFT EXCEL Tổng quan văn 1.1 khái niệm văn Văn phương tiện ghi tên truyền đạt thông tin ngôn ngữ ký hiệu định 1.2 Khái niệm văn quản lý nhà nước Là thông tin định quản lý thành văn viết quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo hình thức, trình tự thủ tục, quy chế pháp luật quy định mang tính quyền lực đơn phương làm phát sinh hậu pháp lý cụ thể 1.3 Chức văn quản lý nhà nước Văn quản lý nhà nước có bốn chức là: - Chức thơng tin - Chức quản lý - Chức pháp lý - Chức Văn hóa – Xã hội Lý luận chung nghiệp vụ quản lý công văn đến 2.1 Khái niệm quản lý công văn Quản lý công văn áp dụng biên pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an tồn cơng văn hình thành hoạt động ngày quan, tổ chức 2.2 Quy trình quản lý cơng văn đến 2.2.1 Tiếp nhận công văn đến Khi tiếp nhận công văn chuyển đến từ nguồn, người làm văn thư quan, tổ chức (sau gọi chung là.cán văn thư) người giao nhiệm vụ tiếp nhận công văn đến trường hợp công văn chuyển đến làm việc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v ; công văn mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận Nếu phát thiếu bì, tình trạng bì khơng ngun vẹn cơng văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì (đối với bì cơng văn có đóng dấu ''Hoả tốc'' hẹn giờ), phải báo cáo cho người giao trách nhiệm giúp người đứng đầu quan, tổ chức quản lý công tác văn thư (sau gọi tắt người giao trách nhiệm); trường hợp cần thiết, phải lập biên với người đưa công văn Đối với công văn đến chuyển phát qua máy Fax qua mạng, cán văn thư phải kiểm tra số lượng công văn, số lượng trang cơng văn, v.v…; trường hợp phát có sai sót, phải kịp thời thơng báo cho nơi gửi báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải 2.2.2 Phân loại sơ bộ, bóc bì cơng văn đến Sau tiếp nhận, bì cơng văn đến phân loại sơ xử lý sau: - Loại phải bóc bì: bì cơng văn đến gửi cho quan, tổ chức - Loại không bóc bì: bì cơng văn đến có đóng dấu mức độ mật gửi đích danh cá nhân tổ chức đoàn thể quan, tổ chức văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận Những bì cơng văn gửi đích danh cá nhân, công văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận cơng văn có trách nhiệm chuyển lại cho văn thư để đăng ký Việc bóc bì cơng văn phải đảm bảo u cầu sau: - Những bì có đóng dấu mức độ khẩn phải bóc trước để giải kịp thời; - Không gây hư hại công văn, khơng bỏ sót cơng văn bì, khơng làm số, ký hiệu công văn, địa quan gửi dấu bưu điện - Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu cơng văn bì; cơng văn chuyển đến có kèm theo phiếu gửi phải đối chiếu cơng văn bì với phiếu gửi;… 2.2.3 Đóng dấu ''Đến", ghi số ngày đến Công văn đến quan, tổ chức phải đăng ký tập trung văn thư, trừ loại công văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức hoá đơn, chứng từ kế tốn v.v Tất cơng văn đến thuộc diện đăng ký văn thư phải đóng dấu "Đến"; ghi số đến ngày đến (kể đến trường hợp cần thiết) Đối với Fax cần chụp lại trước đóng dấu ''Đến''; công văn đến chuyển phát qua mạng, trường hợp cần thiết, in làm thủ tục đóng đấu ''Đến" Đối với công văn đến không thuộc diện đăng ký văn thư khơng phải đóng dấu "Đến" mà chuyển cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải 2.2.4 Đăng ký công văn đến Công văn đến đăng ký vào sổ đăng ký công văn sở liệu công văn đến máy vi tính - Đăng ký cơng văn đến sổ + Lập sổ đăng ký công văn đến Tuỳ theo số lượng công văn đến hàng:năm, quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập loại sổ đăng ký cho phù hợp Đối với quan, tổ chức tiếp nhận 2000 công văn đến năm cần lập hai loại sổ sau: Sổ đăng ký công văn đến (dùng để đăng ký tất loại công văn, trừ công văn mật); · Sổ đăng ký công văn mật đến Những quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến 5000 công văn đến năm, nên lập loại sổ sau: - Sổ đăng ký công văn đến Bộ, ngành, quan trung ương; - Sổ đăng ký công văn đến quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký công văn mật đến Đối với quan, tổ chức tiếp nhận 5000 cơng văn đến năm cần lập sổ đăng ký chi tiết hơn, theo số nhóm quan giao dịch định sổ đăng ký công văn đến Những quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; trường hợp số lượng đơn, thư khơng nhiều nên sử dụng sổ đãng ký công văn đến để đăng ký Đối với quan, tổ chức hàng tiếp nhận, giải số lượng đơn yêu cầu dịch vụ hành công yêu cầu, đề nghị khác quan, tổ chức cơng dân cần lập thêm sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định pháp luật + Đăng ký công văn đến Mẫu sổ việc đăng ký công văn đến, kể công văn mật đến, thực theo hướng dẫn Phụ lục II - Sổ đăng ký công văn đến kèm theo Công văn Mẫu sổ việc đăng ký đơn, thư thực theo hướng dẫn Phụ lục III Sổ đăng ký đơn, thư kèm theo Cơng văn 2.2.5 Trình chuyển giao cơng văn đến a) Trình cơng văn đến Sau đăng ký, công văn đến phải kịp thời trình cho người đứng đầu quan, tổ chức người người đứng đầu quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau gọi chung người có thẩm quyền) xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải Người có thẩm quyền, vào nội dung công văn đến; quy chế làm việc quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối công văn, ý kiến đạo giải (nếu có) thời hạn giải công văn (trong trường hợp cần thiết) Đối với công văn đến liên quan đến nhiều đơn vị nhiều cá nhân cần xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì, đơn vị cá nhân tham gia thời hạn giải đơn vị, cá nhân (nếu cần) Ý kiến phân phối công văn ghi vào mlục ("chuyển" dấu '"Đến" Ý kiến đạo giải (nếu có) thời hạn giải cơng văn đến (nếu có) cần ghi vào phiếu riêng Mẫu phiếu giải công văn đến quan, tổ chức quy định cụ thể (có thể tham khảo mẫu ''Phiếu giải công văn đến'' Phụ lục IV kèm theo Công văn này) Sau có ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải (nếu có) người có thẩm quyền, công văn đến chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký công văn đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp đơn thư vào sổ đăng ký riêng) vào trường tương ứng sở liệu công văn đến b) Chuyển giao công văn đến Công văn đến chuyển giao cho đơn vị cá nhân giải vào ý kiến người có thẩm quyền Việc chuyển giao cơng văn đến cần bảo đảm yêu cầu sau: - Nhanh chóng công văn cần'được chuyển cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải ngày, chậm ngày làm việc tiếp theo; - Đúng đối tượng: công văn phải chuyển cho người nhận; - Chặt chẽ: chuyển giao công văn phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu người nhận công văn phải ký nhận; cơng văn đến có đóng dấu "Thượng khẩn" "Hoả tốc" (kể "Hoả tốc" hẹn giờ) cần ghi rõ thời gian chuyển Cán văn thư đơn vị người thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau tiếp nhận công văn đến, phải vào sổ đăng ký đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét cho ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải (nếu có) Căn vào ý kiến thủ trưởng đơn vị, công văn đến chuyển cho cá nhân trực dõi, giải Khi nhận Fax cơng văn chuyển qua mạng, cán văn thư phải đóng dấu ''Đến'', ghi số ngày đến (số đến ngày đến số thứ tự ngày, tháng, năm đăng ký Fax, công văn chuyển qua mạng) chuyển cho đơn vị cá nhân nhận Fax, công văn chuyển qua mạng Tuỳ theo số lượng công văn đến hàng năm, quan, tổ chức định việc lập sổ chuyển giao công văn đến theo hướng dẫn sau: - Đối với quan, tổ chức tiếp nhận 2000 công văn đến năm nên sử dụng sổ đăng ký cơng văn đến để.chuyển giao công văn; - Những quan, tổ chức tiếp nhận 2000 công văn đến năm cần lập sổ chuyển giao công văn đến (mẫu sổ cách ghi thực theo hướng dẫn Phụ lục V - Sổ chuyển giao công văn đến kèm theo Công văn này) 2.2.6 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải công văn đến a) Giải công văn đến Khi nhận công văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định cụ thể quan, tổ chức; cơng văn đến có đóng dấu độ khẩn, phải giải khẩn trương, không chậm trễ Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức cho ý kiến đạo giải quyết, đơn vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải cơng văn đến có ý kiến đề xuất đơn vị, cá nhân (mẫu phiếu tham khảo Phụ lục IV kèm theo Công văn này) Đối với công văn đến có liên quan đến đơn vị cá nhân khác, đơn vị cá nhân chủ trì giải cần gửi cơng văn cơng văn (kèm theo phiếu giải cơng văn đến có ý kiến đạo giải người có thẩm quyền) để lấy ý kiến đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức xem xét, định, đơn vị cá nhân chủ trì phải trình kèm cơng văn tham gia ý kiến đơn vị, cá nhân có liên quan b) Theo dõi, đôn đốc việc giải công văn đến Tất cơng văn đến có ấn định thời hạn giải theo quy định pháp luật quy định quan, tổ chức phải theo dõi, đôn đốc thời hạn giải Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải công văn đến: - Người giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc đơn vị, cá nhân giải công văn đến theo thời hạn quy định; - Căn quy định cụ thể quan, tổ chức, cán văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu công văn đến, bao gồm: tổng số công văn đến; công văn đến giải quyết; công văn đến đến hạn chưa giải v.v để báo cáo cho người giao trách nhiệm Trường hợp quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để theo dõi Việc giải cơng văn đến cán văn thư cần lập sổ để theo dỏi việc giải công văn đến (mẫu sổ cách ghi sê thực theo hướng dẫn Phụ lục VI - Sổ theo dõi giải công văn đến kèm theo Công văn này); + Đối với cơng văn đến có đóng đấu “Tài liệu thu hồi”, cán văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định Giới thiệu phần mềm microsoft excel Microsoft Excel chương trình ứng dụng thuộc Microsoft Office, công cụ mạnh để thực bảng tính chuyên nghiệp Cũng chương trình bảng tính Lotus, Quattro, , bảng tính Excel bao gồm nhiều tạo dòng cột, việc nhập liệu tính tốn Excel có điểm tương tự nhiên Excel có nhiều tính ưu việt có giao diện thân thiện với người sử dụng Hiện Excel sử dụng rộng rãi môi trường doanh nghiệp nhằm phục vụ cơng việc tính tốn thơng dụng, cơng thức tính tốn mà người sử dụng (NSD) không cần phải xây dựng chương trình Microsoft Excel phần mềm hay chương trình ứng dụng mà chạy chương trình ứng dụng tạo bảng tính mà bảng tính giúp ta dễ dàng việc thực hiện: Tính tốn đại số, phân tích liệu Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách Truy cập nguồn liệu khác Vẽ đồ thị sơ đồ 10 đấu tranh chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; tăng cường kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức, Trưởng xóm hồn thành nhiệm vụ; thường xun học tập, nâng cao trình độ, nghiên cứu đề xuất với cấp có thẩm quyền chủ trương, sách thi hành sở; - Khơng nói làm trái định, thị Ủy ban nhân dân xã công văn đạo quan nhà nước cấp Trường hợp có ý kiến khác phải chấp hành, trình bày ý kiến với Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã 4.2 Thẩm quyền chuyên môn Chủ tịch Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân người lãnh đạo điều hành công việc Ủy ban nhân dân, chịu trách nhiệm cá nhân việc thực nhiệm vụ, quyền hạn với tập thể Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm hoạt động Ủy ban nhân dân trước Hội đồng nhân dân cấp xã trước quan nhà nước cấp Chủ tịch Ủy ban nhân dân có nhiệm vụ quyền hạn sau đây: - Lãnh đạo công tác Ủy ban nhân dân, thành viên Ủy ban nhân dân, quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân - Đôn đốc, kiểm tra công tác quan chuyên mơn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp Uỷ ban nhân dân cấp việc thực Hiến pháp, luật, công văn quan nhà nước cấp trên, nghị Hội đồng nhân dân định, thị Uỷ ban nhân dân cấp; - Áp dụng biện pháp nhằm cải tiến lề lối làm việc; quản lý điều hành máy hành hoạt động có hiệu quả; ngăn ngừa đấu tranh chống biểu quan liêu, vô trách nhiệm, hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí biểu tiêu cực khác cán bộ, cơng chức máy quyền địa phương - Tổ chức việc tiếp dân, xét giải kiến nghị, tố cáo, khiếu nại nhân dân theo quy định pháp luật - Triệu tập chủ trì họp Ủy ban nhân dân - Chỉ đạo áp dụng biện pháp để giải cơng việc đột xuất, khẩn cấp phòng, chống thiên tai, cháy, nổ, dịch bệnh, an ninh, trật tự báo cáo Ủy ban nhân dân phiên họp gần - Ra định, thị để thực nhiệm vụ quyền hạn 20 - Đình việc thi hành nghị trái pháp luật Hội đồng nhân dân cấp trực tiếp đề nghị Hội đồng nhân dân cấp bãi bỏ - Phê chuẩn kết bầu thành viên Uỷ ban nhân dân cấp trực tiếp; điều động, đình cơng tác, miễn nhiệm, cách chức Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp trực tiếp; phê chuẩn việc miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Uỷ ban nhân dân cấp trực tiếp; bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, cách chức, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức nhà nước theo phân cấp quản lý - Chủ tài khoản đơn vị, trực tiếp điều hành ngân sách xã theo phân bổ huyện Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân xã - Thực nhiệm vụ, quyền hạn theo Quy chế làm việc phân công Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã; chịu trách nhiệm trước pháp luật trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã việc thực nhiệm vụ, quyền hạn giao; với Chủ tịch thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể vấn đề Ủy ban nhân dân xã định; - Trực tiếp đạo lĩnh vực địa bàn công tác Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã phân công; chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch triển khai công việc theo lĩnh vực phân công địa bàn; sử dụng quyền hạn Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã giải vấn đề thuộc lĩnh vực giao Đối với vấn đề vượt phạm vi thẩm quyền phải báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã định; - Khi giải cơng việc, có vấn đề liên quan đến phạm vi trách nhiệm giải công việc thành viên Ủy ban nhân dân khác chủ động trao đổi, phối hợp với thành viên để thống cách giải quyết; ý kiến khác báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã định; - Kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức, Trưởng khu phố Tổ trưởng Tổ dân phố thực chủ trương, sách, công việc thuộc lĩnh vực giao theo quy định pháp luật - Thay mặt Chủ tịch điều hành hoạt động Ủy ban nhân dân xã Chủ tịch công tác 21 Bộ phận chuyên trách công an Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân thực nhiệm vụ giao, với thành viên khác chịu trách nhiệm hoạt động Ủy ban nhân dân trước Hội đồng nhân dân xã Ủy ban nhân dân huyện - Phụ trách cơng tác đảm bảo an ninh trị, trật tự xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc, phòng cháy chữa cháy, lập lại trật tự an tồn giao thơng, đẩy mạnh cơng tác phòng chống tệ nạn xã hội, giáo dục, cảm hóa đối tượng thuộc ngành quản lý - Xây dựng kế hoạch bảo vệ tốt ngày lễ, tết, phòng chống bạo loạn số cơng tác quản lý hành khác theo phân cơng Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã - Trực tiếp phụ trách đơn vị cơng an xã, có trách nhiệm tổ chức quản lý xây dựng đơn vị vững mạnh mặt Bộ phận chuyên trách quân Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân việc thực nhiệm vụ, quyền hạn giao, với thành viên khác chịu trách nhiệm hoạt động Ủy ban nhân dân trước Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp huyện - Phụ trách công tác quân địa phương, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã công tác xây dựng kế hoạch phòng thủ, quản lý quân dự bị, xây dựng lực lượng dân quân tự vệ rộng rãi - Được phân công Thường trực Hội đồng nghĩa vụ quân sự, tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã tổ chức tốt việc đăng ký quản lý niên độ tuổi nghĩa vụ quân sư, điều động khám sức khỏe, thực Pháp lệnh gọi niên nhập ngũ hàng năm theo quy định Trực tiếp phụ trách đơn vị xã đội, có trách nhiệm tổ chức, xây dựng quản lý đơn vị mặt Bộ phận chuyên trách địa – xây dựng Giúp Thường trực ủy ban nhân dân xã theo dõi, quản lý giải công việc thuộc lĩnh vực địa xây dựng: - Tổ chức việc thực xây dựng, tu, sửa chữa cơng trình cơng cộng xã theo phân cấp (điện, nước, cống rãnh, hẻm, khu vực địa bàn xã,…), kiểm tra quản lý đề xuất cấp phép sửa chữa theo nguyện vọng cơng trình nhà công dân, kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng, ngăn chặn đề xuất biện pháp xử lý vi phạm theo quy định 22 - Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác, báo cáo hàng tháng báo cáo đột xuất theo yêu cầu Bộ phận chun trách tài – kế tốn - Giúp chủ tịch Ủy ban nhân dân xã cơng tác theo dõi, quản lý tình hình thu chi ngân sách - Lên kế hoạch dự toán báo cáo ngân sách hàng tháng, quý, năm, bảo đảm chế độ tài cho đơn vị - Chịu trách nhiệm lập dự toán phương án phân bổ ngân sách, điều chỉnh ngân sách toán ngân sách xã theo luật định - Theo dõi đôn đốc tiến độ vận động sử dụng quỹ nhân dân, đảm bảo vượt tiêu hàng năm, xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác, báo cáo hàng tháng báo cáo đọt xuất theo yêu cầu Bộ phận chuyên trách tư pháp – hộ tịch - Giúp chủ tịch Ủy ban nhân dân xã quản lý giải hồ sơ công tác tư pháp hộ tịch (đăng ký kết hôn, khai sinh, khai tử…) - Tham mưu cho Thường trực Ủy ban nhân dân xã xây dựng kế hoạch tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật - Giải vi phạm pháp luật tranh chấp nhỏ nhân dân theo quy định pháp luật - Lên lịch tiếp dân, giái khiếu nại, tố cáo kiến nghị công dân theo thẩm quyền - Tổ chức thực phối hợp với quan chức việc thi hành án, tổ chức thực định xử lý vi phạm hành theo quy định pháp luật - Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác, báo cáo hàng tháng báo cáo đột xuất theo yêu cầu Bộ phận chuyên trách văn hóa – xã hội Giúp Thường trực Ủy ban nhân dân xã theo dõi, quản lý tổ chức thực mặt công tác thuộc lĩnh vực văn hóa – xã hội: - Thực sách chế độ thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sĩ, người gia đình có công với cách mạng, hoạt động từ thiện nhân đạo 23 - Xây dựng phong trào tổ chức hoạt động văn hóa văn nghệ, thể dục thể thao, tổ chức lễ hội, kiểm tra đề xuất biện pháp xử lý sai phạm lĩnh vực kinh doanh văn hóa - Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác báo cáo hàng tháng báo cáo đột xuất theo yêu cầu Bộ phận chuyên trách văn phòng Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã chế độ quản lý sử dụng dấu theo quy định Nhà nước Bao gồm công việc sau: - Tiếp nhận, phân loại, vào sổ loại cơng văn đến, trình Chủ tịch kiểm tra, chuyển đến phận có liên quan thực lưu trữ theo quy định - Quản lý ngày, công, chế độ công tác, học, nghỉ phép cán bộ, nhân viên quan, phối hợp với Ban Chấp hành Cơng đồn xã công tác thi đua, khen thưởng kỷ luật - Phân công theo dõi chế độ trực bảo vệ quan sau làm việc, ngày nghỉ, lễ, tết,… - Trực tiếp dân hàng ngày, có trách nhiệm hướng dẫn nhân dân đến nơi giải công việc, đôn đốc nhắc nhở phận Ủy ban nhân dân xã giải tốt kịp thời yêu cầu xúc, nguyện vọng đáng nhân dân - Chuẩn bị nội dung tài liệu cho kì họp Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân Sắp xếp lại lịch công tác tuần, dự thảo báo cáo công tác định kỳ tháng, quý, năm Ủy ban nhân dân xã, báo cáo đọt xuất theo yêu cầu, báo cáo Đảng ủy, Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện thời gian quy định Thực trạng quản lý công văn đến UBND xã Ký Phú, huyện Đại Từ, tỉnh Thái Nguyên 5.1 Quy trình quản lý giải công văn đến UBND xã Ký Phú Công văn đến công văn quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến quan để yêu cầu, đề nghị giải vấn đề mang tính chất cơng Nội dung quản lý cơng văn đến khái quát sau: 24 a Lưu đồ Trách nhiệm thực Trình tự cơng việc Tài liệu, biểu Thời gian mẫu liên quan Sổ Văn phòng - thống kê Tiếp nhận công văn “đến” đăng ký Ngay sau công văn đến tiếp nhận công văn Sổ Văn phòng – thống kê Phân loại, vào sổ đăng ký; đóng dấu đến đăng ký Ngay sau cơng văn đến tiếp nhận công văn Ngay sau Văn phòng – thống kê Chuyển đến lãnh đạo quan xem xét xử lý phân loại , vào sổ đóng dấu đến Trong 01 đến 02 Chủ tịch UBND Phó chủ tịch Văn phòng - thống kê Xử lý cơng văn đến chuyển đến văn phòng vào sổ nơi nhận để theo dõi ngày Ghi nơi nhận vào sổ để theo dõi việc thực hiện; chuyển đến đơn vị; cá nhân thực Theo công văn phân công lãnh đạo Theo kế hoạch Đơn vị cá nhân có liên quan lãnh đạo giao Giải cơng văn Theo quy định Văn phòng - Thống kê Lưu hồ sơ mục quy trình b Mô tả 25 - Tiếp nhận công văn đến: tiếp nhận cán văn phòng phải đối chiếu với sổ chuyển giao bưu điện xem có cơng văn gửi đến quan số lượng đầy đủ không Trường hợp phát thiếu, bì, tình trạng bì khơng ngun vẹn cơng văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì (đối với bì cơng văn có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Cán người giao nhiệm vụ tiếp nhận công văn đến phải báo cáo người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên với người chuyển công văn Đối với công văn chuyển qua fax qua mạng, cán văn phòng phải kiểm tra số lượng công văn, số lượng trang công văn… - Phân loại sơ bộ, bóc bì cơng văn đến: Loại phải bóc bì: bì cơng văn đến gửi cho quan, tổ chức Loại khơng bóc bì: bì cơng văn đến có đóng dấu mức độ mật gửi đích danh cá nhân tổ chức đoàn thể quan, tổ chức văn phòng chuyển tiếp cho nơi nhận Những bì cơng văn gửi đích danh cá nhân, cơng văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận cơng văn có trách nhiệm chuyển lại cho văn phòng để đăng ký Việc bóc bì cơng văn mật thực theo quy định Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng năm 2002 Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước quy định cụ thể Cơ quan, tổ chức Việc bóc bì cơng văn phải đảm bảo u cầu: Những bì có đóng dấu chi mức độ khẩn phải bóc trước để giải kịp thời Khơng gây hư hại cơng văn, khơng bỏ sót cơng văn bì, khơng làm số, ký hiệu cơng văn, địa quan gửi dấu bưu điện Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu cơng văn bì; cơng văn đến có kèm theo phiếu gửi phải đối chiếu cơng văn bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi gửi trả lại cho nơi gửi cơng văn; trường hợp phát có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải - Đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến: Tất công văn đến thuộc diện đăng ký văn phòng phải đóng dấu “Đến”; ghi số đến ngày đến (kể đến trường hợp cần thiết) Đối với công văn đến chuyển qua Fax qua mạng, trường hợp cần thiết, phải chụp in giấy đóng dấu “Đến” 26 Những công văn đến không thuộc diện đăng ký văn phòng (cơng văn gửi đích danh cho tổ chức đồn thể, đơn vị cá nhân) chuyển cho nơi nhận mà khơng phải đóng đấu “Đến” Dấu “Đến” đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống số, ký hiệu (đối với cơng văn có tên loại), phần trích yếu nội dung vào khoảng giấy trống ngày, tháng, năm ban hành công văn - Đăng ký công văn đến: Tại Ủy ban nhân dân xã Ký Phú – Đại Từ - Thái Nguyên đăng ký vào Sổ đăng ký cơng văn đến Cơng việc để đăng ký công văn đến lập Sổ đăng ký cơng văn đến Bìa trang đầu sổ đăng ký cơng văn đến trình bày theo minh họa hình vẽ Ghi chú: (1) (1): Tên quan (tổ chức) chủ quản cấp .(2) trực tiếp (nếu có); (2): Tên quan (tổ chức) đơn vị (đối với sổ đơn vị); SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN (3): Năm mở sổ đăng ký công văn đến; (4): Ngày, tháng bắt đầu kết thúc đăng ký công văn sổ; Năm: 20 (3) (5): Số thức tự đăng ký công văn đến cuối sổ; Từ ngày đến ngày (4) (6): Số thứ tự sổ Từ số đến số (5) Trên trang đầu loại sổ cần có chữ ký người có thẩm quyền đóng dấu trước sử dụng Quyển số: (6) Khi làm bìa đăng ký cơng văn hồn thành tiến hành đến phần đăng ký cơng văn đến trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu đây: Ngày đến Số Người Số, ký Ngày Trích đến ký hiệu nội dung tháng yếu Đơn vị Ký người nhận nhận Ghi 27 (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Cách ghi Sổ công văn đến sau: Cột 1: Ngày đến: Ghi theo ngày, tháng ghi dấu “Đến” Cột 2: Số đến: Ghi theo số ghi dấu “Đến” Cột 3: Người ký: Ghi tên quan, tổ chức ban hành công văn họ tên, địa người gửi đơn, thư Cột 4: Số, ký hiệu: Ghi số ký hiệu công văn đến Cột 5: Ngày tháng: Ghi ngày, tháng, năm công văn đến ngày, tháng, năm đơn, thư Đối với ngày 10 tháng 1, phải thêm trước; năm ghi hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 31/12/05 Cột 6: Trích yếu nội dung: Ghi trích yếu nội dung Trường hợp công văn đến đơn, thư khơng có trích yếu người đăng ký phải tóm tắt nội dung cơng văn đơn, thư Cột 7: Đơn vị người nhận: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận công văn đến theo ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền Cột 8: Ký nhận: Chữ ký người trực tiếp nhận công văn Cột 9: Ghi Ghi điểm cần thiết công văn đến ( công văn số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, saov v ) 5.2 Thực trạng quản lý công văn đến UBND xã ký phú Với chức năng, nhiệm vụ quyền hạn trình hoạt động, UBND xã Ký Phú xử lý soạn thảo ban hành nhiều công văn thuộc thẩm quyền Trong năm trở lại đây, cơng tác quản lý giải công văn UBND xã thực tốt, thông qua kết đạt được: Trước hết, từ đầu nhiệm kỳ (2004 – 2009), UBND xây dựng quy chế quy định nội dung chủ yếu công tác văn thư – lưu trữ, có nội dung nói việc tổ chức quản lý giải công văn UBND xã Đây sở ban đầu để đưa công tác quản lý giải công văn UBND xã bước vào nề nếp - Năm 2012, UBND xã tiếp nhận xử lý tồn 291 cơng văn đến - Năm 2013, tiếp nhận 324 công văn đến 28 - Năm 2014, UBND xã tiếp nhận 314 công văn đến Về công tác cán bộ: thực Nghị định 09/1998/NĐ-CP Chính phủ “Quy định chức danh chun mơn thuộc UBND xã, phường, thị trấn” có chức danh văn phòng làm việc chun mơn UBND xã lựa chọn xếp lại chức danh đảm bảo đầy đủ tiêu chuẩn lý lịch, sức khỏe, trình độ lực nhiệt tình cơng tác, đặc biệt qua đào tạo bồi dưỡng chun mơn nghiệp vụ cơng tác văn phòng Về phương tiện sở vật chất: Văn phòng UBND trang bị đầy đủ phương tiện máy vi tính, bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, tài liệu phương tiện cần thiết khác Công tác xây dựng công văn đảm bảo hợp lý, hợp pháp, thể thức quy trình kỹ thuật Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt nêu trên, công tác quản lý giải công văn UBND xã số hạn chế sau: - Lực lượng cán giao làm công tác văn thư trình độ nhiều hạn chế, người giao soạn thảo công văn - Trong soạn thảo cơng văn có chưa đảm bảo hết yêu cầu, thể thức công văn, ghi tên quan ban hành công văn chưa địa danh, ngày , tháng, năm ban hành công văn đặt khơng vị trí, khơng có dấu phẩy địa danh ngày, tháng - Phương tiện sở vật chất đầu tư chưa cao, dùng lại mức đáp ứng yêu cầu 29 CHƯƠNG THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ CƠNG VĂN ĐẾN DÀNH RIÊNG CHO UBND XÃ KÝ PHÚ – HUYỆN ĐẠI TỪ - TỈNH THÁI NGUYÊN Qua đợt khảo sát thực tế vừa qua UBND xã Ký Phú, huyện Đại Từ, tỉnh Thái Nguyên, em nhận thấy nhìn chung UBND xã cố nhiều tiến công tác hoạt động quản lý công văn Nhưng công tác quản lý chưa khoa học, chưa áp dụng tin học hoa vào công việc Mặc dù ngày nay, công nghệ thông tin phát triển việc quản lý cơng văn thủ công, sử dụng cách truyền thống lưu hồ sơ, sổ sách Với cách làm vậy, tốn thời gian công sức cho người làm cán cơng tác văn thư Để khắc phục tình trạng với kiến thức học tin học, em ứng dụng tin học vào công tác quản lý công văn đến UBND xã Ký Phú phương pháp sử dụng phần mềm microsoft excel Em ứng dụng phần mềm sau: 3.1 Thiết kế chương trình Giao diện chương trình Hình 3.1 Giao diện chương trình 30 Giao diện cập nhận liệu công văn đến UBND xã Ký Phú Hình 3.2 Giao diện cập nhật liệu cơng văn đến UBND Giao diện tìm kiếm thơng tin theo tháng Hình 3.3 Giao diện tìm kiếm thơng tin theo tháng 31 3.2 Hướng dẫn cách thống kê theo tháng Với giao diện trên, để tìm kiếm thơng tin cơng văn cách nhanh chóng, cần kích đúp chuột trái vào dấu mũi tên (như hình) Khi kích chuột vào tự động xuất tháng, cần chọn tháng thơng tin cơng văn gửi đến tháng hình Ví dụ Để tìm kiếm thơng tin cơng văn gửi tới rong tháng việc kích chuột trái vào dấu mũi tên hình tam giác, sau chọn số Màn hình xuất thơng tin cơng văn gửi tới tháng Cụ thể giao diện xuất thông tin văn gửi tới ngày 24/3/2013 nơi gửi: UBND huyện Đại Từ, số ký hiệu 6231 – QĐ –UBND, với trích yếu nội dung là: Quyết định ban hành quy chế việc sử dụng thư điện tử công vụ 32 KẾT LUẬN Được quan tâm giúp đỡ, hướng dẫn Thầy giáo , Cô giáo khoa Hệ thống thông tin quản lý - Trường Đại học Công nghệ thông tin truyền thông, cố gắng thân ủng hộ, giúp đỡ nhiệt tình bạn bè đặc biệt tập thể lớp QTVP – K12A, em hoàn thành báo cáo thực tập sở với đề tài “ tin học hóa cơng tác quản lý công văn đến UBND xã Ký Phú, huyện Đại Từ, tỉnh Thái Nguyên Chương trình bước đầu đáp ứng số yêu cầu sau: Mơ hình đưa số chức phù hợp với yêu cầu cần thiết để tiến hành quản lý công văn đến nhanh hơn, khoa học Cấu trúc liệu tương đối đầy đủ gần gũi với thực tế giúp người nắm bắt cách dễ dàng Tuy nhiên, hạn chế kiến thức kinh nghiệm thực tế, kĩ lập trình xây dựng chương trình thân nên chương trình nhiều hạn chế thiếu sót Trong thời gian em cố gắng hồn thiện chương trình mình, để ứng dụng chương trình nhiều lĩnh vực kinh tế, xã hội Em mong nhận ý kiến đóng góp quý báu Thầy giáo, Cô giáo Khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Trường Đại học Công nghệ thông tin Truyền thông mong tiếtp tục Thầy cô quan tâm , hướng dẫn, giúp đỡ em hồn thiện chương trình Một lần nữa, em xin trân thành cảm ơn Thầy giáo, Cô giáo Khoa Hệ thống thông tin kinh tế Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo vũ xuân Nam tận tình hướng dẫn , giúp đỡ em trình thực tập sở, học tập vừa qua Thái Nguyên, ngày tháng năm 2015 Sinh viên 33 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn văn Huân, Nguyễn Việt Hùng, Trần Thu Phương (2015), tổ chức quản lý văn dấu, 34 ... trọng lĩnh vực Đặc biệt ứng dụng cơng tác văn phòng Trước đây, cơng tác quản lý công văn thực thủ công nhiều hình thức lưu trữ hồ sơ, sổ sách Trong trình thực tập UBND xã ký phú huyện Đại Từ tỉnh... Excel chương trình ứng dụng thuộc Microsoft Office, cơng cụ mạnh để thực bảng tính chun nghiệp Cũng chương trình bảng tính Lotus, Quattro, , bảng tính Excel bao gồm nhiều tạo dòng cột, việc nhập... Không gây hư hại cơng văn, khơng bỏ sót cơng văn bì, không làm số, ký hiệu công văn, địa quan gửi dấu bưu điện - Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu cơng văn bì; cơng văn chuyển