LỜI NÓI ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài Việt Nam đang trong tiến trình hội nhập kinh tế do đó cũng không tránh khỏi những xu hướng toàn cầu .Tin học hóa trong mọi lĩnh vực đang là mối quan tâm và là mục tiêu của các quốc gia trên toàn thế giới đặc biệt là các nước đang phát triển như Việt Nam. Hiện nay việc ứng dụng các phần mềm quản lý trong công tác văn phòng mang tính thực tiễn cao là một xu thế tất yếu của việc quản lý hiện đại .Đã có rất nhiều bộ phần mềm nổi tiếng như Microsoft Office ,Excel ,Access …vv. Đã trở nên không thể thiếu trong các văn phòng hiện đại.Nhưng trong thực tế đặt ra là phải có những phần mềm mang tính đặc thù của từng nghiệp vụ quản lý và bằng tiếng việt làm cho người dùng dễ thao tác ,đem lại hiệu quả công việc cao , công tác văn thư không nằm ngoài thực tế đó.Các nghiệp vụ văn thư ở đây nói chung là vẫn còn nhiều khâu mang tính thủ công nhất là trong công tác quản lý và lưu trữ văn thư và tìm kiếm công văn theo các tiêu chí được yêu cầu như : tìm theo nội dung công văn ,tìm theo tên công văn . Bên cạnh đó thì việc lưu trữ công văn rất tốn diện tích mà đôi khi còn làm thất lạc công van và không biết chính xác về các văn bản lưu trữ , với trình độ còn hạn chế của mình e xin đưa ra một giải pháp đó là : “Ứng dụng Microsoft Excel trong quản lý văn bản đi tại UBND Phường Khắc Niệm – Bắc Ninh ’’ . 2.Phương pháp sử dụng để nghiên cứu đề tài a.Phương pháp thu thập thông tin - Quan sát ; - Nghiên cứu tài liệu . b.Công cụ để thực hiện đề tài *Phần mềm Micosoft Excel 3.Mục đích của đề tài Chương trình quản lý công văn đi giúp quản lý các loại văn bản một cách khoa học và hiệu quả.Chương trình quản lý được toàn bộ nội dung văn bản cũng như các quy trình sử lý văn bản .Các loại văn bản được quản lý trong chương trình bao gồm : công văn đi, báo cáo,việc cập nhập thông tin văn bản được chương trình hỗ trợ giúp giảm thiểu thao tác của nhân viên văn thư .Chương trình quản lý và theo dõi toàn bộ quá trình xử lý văn bản ,thông tin về văn bản được bảo quản trong đơn vị. Chương trình còn cung cấp một kho dữ liệu thống nhất ,cho phép người sử dụng có thể tra cứu ,tìm kiếm các văn bản cần thiết một cách nhanh chóng theo nhiều tiêu chí khác nhau .Chương trình cũng đưa ra một hệ thống quản lý văn bản trong đơn vị phòng ban của mình một cách thuận tiện và nhanh chóng .Em hy vọng hệ thống này khi đi vào sử dụng có thể phát huy đầy đủ ý nghĩa thực tiễn to lớn của nó trên các phương diện sau đây : - Tin học hóa hệ thống thông tin quản lý ,tạo dựng môi trường bảo quản thông tin trong nội bộ cơ quan. -Trên cơ sở đó hỗ trợ toàn diện công tác quản lý và điều hành các hoạt động hàng ngày của cơ quan thông qua việc quản lý công văn ,tài liệu ,các văn bản cũng như quy trình xử lý văn bản của văn thư các bộ phận phòng ban và các chuyên viên trong đơn vị ; lưu trữ ,cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý và điều hành của lãnh đạo ,các nghiệp vụ chuyên môn của các chuyên viên. -Nâng cao năng suất lao động. -Chương trình có khả năng tích hợp với nhiều hệ điều hành ,nhờ vậy mà tạo được sự dễ dàng trong triển khai và đơn giản ,thuận tiện trong sử dụng. -Chương trình cũng giúp quản lý tốt hơn những công văn và các loại văn bản khác của các cơ quan Nhà nước cấp trên và của các cơ quan trực thuộc Bộ. 4.Kết cấu của đề tài Đề tài: “ Ứng dụng Microsoft Excel trong quản lý văn bản đi tại UBND Phường Khắc Niệm – Bắc Ninh ” Đề tài : Bố cục gồm 3 chương : Chương 1: Tổng quan quản lý văn bản đi Chương 2 : Khảo sát , phân tích và thiết kế hệ thống Chương 3 :Thiết kế chương trình 5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài Đề tài sử dụng ngôn ngữ lập trình C# và hệ quản trị CSDL SQL server 2005, phương pháp phân tích thiết kế hệ thống trong xây dựng ứng dụng quản lý văn bản đi tại UBND phường Khắc Niệm có ý nghĩa rất lớn cho ta cách nhìn tổng quan và chi tiết về chức năng của hệ thống này . Đồng thời , kết quả của đề tài là cơ sở khoa học giúp cho doanh nghiệp có thể quản lý , nắm bắt kịp thời thông tin về quá trình thực hiện quy trình quản lý văn bản đi và đề tài giúp cho bản thân em tổng hợp được những kiến thức được học. Do trình độ hiểu biết và kinh nghiệm còn hạn chế nên báo cáo không thể tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong được sự chỉ bảo, đóng góp của các thầy cô giáo để báo cáo của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn.
MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH ẢNH .3 LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG 1:TỔNG QUAN QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 1.1 Lý thuyết văn 1.2 Các loại văn thường sử dụng 1.2.1 Các loại văn có tính pháp quy 1.2.2.Các văn hành thơng thường 1.2.3 Các loại giấy tờ hành 10 1.3 Quản lý văn 10 1.3.1.Khái niệm văn 10 1.3.2 Nguyên tắc quản lý văn .10 1.3.3 Chức văn .12 1.3.4.Vị trí, vai trò văn 12 CHƯƠNG 13 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI PHƯỜNG .13 2.1 Khái quát phường Khắc Niệm 13 2.1.1.Lịch sử hình thành phát triển 13 2.1.2 Cơ cấu tổ chức vai trò phận phường .13 2.2 Thực trạng công tác quản lý văn UBND phường .18 2.2.1.Khi văn soạn thảo xong 18 2.3.Giải pháp nâng cao hiệu hiệu công tác quản lý văn UBND phường 19 2.3.1 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn phường 19 2.3.2 Giải pháp, phương thức ứng dụng phần mềm 19 2.3.3 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức 20 2.3.4 Nâng cấp, thay trang thiết bị cũ lạc hậu 20 Chương 3: ỨNG DỤNG CỦA MICROSOFT EXCEL VÀO QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI CỦA PHƯỜNG .21 3.1 Giới thiệu Microsoft Excel 21 3.1.1 Tìm hiểu phần mềm Microsoft Excel .21 3.1.2 Các tạo Forms 26 3.1.3.Xây dựng chương trình kết 28 KẾT LUẬN 31 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1: Sơ đồ quy trình quản lý văn 11 Hình 3.1 : Các thành phần workbook 22 Hình 3.2: Giao diện Excel .22 Hình 3.3.Các lệnh thựcđơn office 24 Hình 3.4:Thanh cơng cụ Ribbon 25 Hình 3.5 Biểu tượng Forms 26 Hình 3.6.Cách tạo Form 27 Hình 3.7 Biểu tượng Forms 27 Hình 3.8 Ảnh chụp giao diện để đăng nhập chương trình .28 Hình 3.9 Ảnh chụp nội dung chương trình 29 Hình 3.10 Ảnh chụp cửa sổ chương trình quản lý văn với biểu tượng Insert Hyperlink 30 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT UBND Ủy Ban Nhân dân CNTT Công Nghệ Thông Tin CSDL Cơ Sở Dữ Liệu QPPL Quy Phạm Pháp Luật LỜI NÓI ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Việt Nam tiến trình hội nhập kinh tế khơng tránh khỏi xu hướng tồn cầu Tin học hóa lĩnh vực mối quan tâm mục tiêu quốc gia toàn giới đặc biệt nước phát triển Việt Nam Hiện việc ứng dụng phần mềm quản lý cơng tác văn phòng mang tính thực tiễn cao xu tất yếu việc quản lý đại Đã có nhiều phần mềm tiếng Microsoft Office ,Excel ,Access …vv Đã trở nên khơng thể thiếu văn phòng đại.Nhưng thực tế đặt phải có phần mềm mang tính đặc thù nghiệp vụ quản lý tiếng việt làm cho người dùng dễ thao tác ,đem lại hiệu công việc cao , cơng tác văn thư khơng nằm ngồi thực tế đó.Các nghiệp vụ văn thư nói chung nhiều khâu mang tính thủ cơng công tác quản lý lưu trữ văn thư tìm kiếm cơng văn theo tiêu chí u cầu : tìm theo nội dung cơng văn ,tìm theo tên cơng văn Bên cạnh việc lưu trữ cơng văn tốn diện tích mà đơi làm thất lạc cơng van khơng biết xác văn lưu trữ , với trình độ hạn chế e xin đưa giải pháp : “Ứng dụng Microsoft Excel quản lý văn UBND Phường Khắc Niệm – Bắc Ninh ’’ 2.Phương pháp sử dụng để nghiên cứu đề tài a.Phương pháp thu thập thông tin - Quan sát ; - Nghiên cứu tài liệu b.Công cụ để thực đề tài *Phần mềm Micosoft Excel 3.Mục đích đề tài Chương trình quản lý công văn giúp quản lý loại văn cách khoa học hiệu quả.Chương trình quản lý toàn nội dung văn quy trình sử lý văn Các loại văn quản lý chương trình bao gồm : công văn đi, báo cáo,việc cập nhập thông tin văn chương trình hỗ trợ giúp giảm thiểu thao tác nhân viên văn thư Chương trình quản lý theo dõi tồn q trình xử lý văn ,thông tin văn bảo quản đơn vị Chương trình cung cấp kho liệu thống ,cho phép người sử dụng tra cứu ,tìm kiếm văn cần thiết cách nhanh chóng theo nhiều tiêu chí khác Chương trình đưa hệ thống quản lý văn đơn vị phòng ban cách thuận tiện nhanh chóng Em hy vọng hệ thống vào sử dụng phát huy đầy đủ ý nghĩa thực tiễn to lớn phương diện sau : - Tin học hóa hệ thống thơng tin quản lý ,tạo dựng môi trường bảo quản thông tin nội quan -Trên sở hỗ trợ tồn diện công tác quản lý điều hành hoạt động hàng ngày quan thông qua việc quản lý công văn ,tài liệu ,các văn quy trình xử lý văn văn thư phận phòng ban chuyên viên đơn vị ; lưu trữ ,cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý điều hành lãnh đạo ,các nghiệp vụ chuyên môn chuyên viên -Nâng cao suất lao động -Chương trình có khả tích hợp với nhiều hệ điều hành ,nhờ mà tạo dễ dàng triển khai đơn giản ,thuận tiện sử dụng -Chương trình giúp quản lý tốt công văn loại văn khác quan Nhà nước cấp quan trực thuộc Bộ 4.Kết cấu đề tài Đề tài: “ Ứng dụng Microsoft Excel quản lý văn UBND Phường Khắc Niệm – Bắc Ninh ” Đề tài : Bố cục gồm chương : Chương 1: Tổng quan quản lý văn Chương : Khảo sát , phân tích thiết kế hệ thống Chương :Thiết kế chương trình Ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài Đề tài sử dụng ngôn ngữ lập trình C# hệ quản trị CSDL SQL server 2005, phương pháp phân tích thiết kế hệ thống xây dựng ứng dụng quản lý văn UBND phường Khắc Niệm có ý nghĩa lớn cho ta cách nhìn tổng quan chi tiết chức hệ thống Đồng thời , kết đề tài sở khoa học giúp cho doanh nghiệp quản lý , nắm bắt kịp thời thơng tin q trình thực quy trình quản lý văn đề tài giúp cho thân em tổng hợp kiến thức học Do trình độ hiểu biết kinh nghiệm hạn chế nên báo cáo khơng thể tránh khỏi thiếu sót Em mong bảo, đóng góp thầy giáo để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn CHƯƠNG 1:TỔNG QUAN QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 1.1 Lý thuyết văn * Khái niệm văn : Nghĩa hẹp: Văn tài liệu, giấy tờ … hình thành trình hoạt động quan, doanh nghiệp (hay gọi tổ chức) Bao gồm thị, thông tư, Nghị quyết, nghị định, đề án công tác , báo cáo , đơn từ… Nghĩa rộng : Văn vật mang tin ghi ký hiệu hay ngơn ngữ, ví dụ bia đá, câu đối, chúc thư, tác phẩm văn học nghệ thuật, cơng trình khoa học kỷ thuật, công văn giấy tờ, hiệu, bang ghi âm… quan doanh nghiệp Văn phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin ngôn ngữ (hay ký hiệu ) định Tùy theo lĩnh vực hoạt động quản lý mặt đời sống xã hội mà văn sản sinh với nội dung hình thức khác Văn phương tiện cần thiết để triển khai mặt hoạt động; công bố chủ trương, sách, giải cơng việc cụ thể giao dịch hàng ngày , phương tiện quan trọng trình lãnh đạo, đạo công tác 1.2 Các loại văn thường sử dụng 1.2.1 Các loại văn có tính pháp quy - Nghị quyết: Là hình thức văn dùng để ghi lại cách xác kết luận định hội nghị tập thể , thông qua họp đường lối, chủ trương, sách, kế hoạch vấn đề cụ thể Nghị loại văn có tính lãnh đạo, đạo, viết không chia thành điều khoản - Quyết định: Là hình thức văn để quan nhà nước nhà chức trách thực thẩm quyền việc quy định vấn đề chế độ, sách, tổ chức máy , nhân công việc khác(văn hành cá biệt) Quyết định có tính lãnh đạo , đạo nghị thể thành điều khoản cụ thể dùng để ban hành bãi bỏ quy chế, quy định chủ trương , sách , tổ chức máy , nhân thuộc phạm vi quyền hạn tổ chức, ban hành chế độ, điều lệ, quy chế … kèm theo - Quy định: Là văn xác định nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục chế độ cụ thể lĩnh vực công tác định - Quy chế : Là văn xác định nguyên tắc , trách nhiệm, quyền hạn , chế độ lề lối làm việc tổ chức - Thể lệ: Là văn quy định chế độ , quyền hạn, nghĩa vụ, phương thức tổ chức phận tổ chức thường ban hành độc lập kèm theo sau định sau thỏa thuận, thống 1.2.2.Các văn hành thơng thường a.Khái niệm phân loại văn hành thơng thường - Khái niệm: Văn hành thơng thường văn mang tính chất thơng tin điều hành nhằm thực thi văn QPPL dùng để giải cơng việc cụ thể, phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc quan - Phân loại:Văn hành thơng thường gồm: + Văn khơng có tên loại: Cơng văn( cơng văn hướng dẫn, cơng văn giải thích, cơng văn đơn đốc nhắc nhở, công văn đề nghị yêu cầu, công văn giao dịch, cơng văn phúc đáp,…) + Văn có tên loại: Thông báo, báo cáo, kế hoạch , định, tờ trình, biên bản, hợp đồng, cơng điện, loại giấy, loại phiếu,… b Một số văn hành thơng thường - Thơng báo: Là văn để thông tin hoạt động, thông tin nhanh định cho đối tượng quản lý biết thi hành thông tin tin tức khác mà người có liên quan cần biết - Báo cáo: Là loại văn thuật lại, kể lại, đánh giá việc phản ánh toàn hoạt động kiến nghị tường trình vấn đề , việc cụ thể , từ đề phương hướng , biện pháp giải vấn đề nêu - Kế hoạch: Là văn dùng để xác định mục đích yêu cầu, tiêu nhiệm vụ cần hoàn thành khoảng thời gian định biện pháp tổ chức, nhân sự, sở vật chất cần thiết để thực nhiệm vụ - Tờ trình: Là văn đề xuất với cấp vấn đề mới, xin cấp phê duyệt chủ trương , phương án công tác, đề án, vấn đề , dự thảo văn bản,… để cấp xem xét, định - Đề án: Là văn dùng để trình bày có hệ thống kế hoạch, giải pháp, giải nhiệm vụ, vấn đề định để cấp có thẩm quyền phê duyệt - Cơng văn : Là văn khơng có tên loại dùng để thông tin hoạt động giao dịch, trao đổi công tác hàng ngày quan giao dịch, nhắc nhở, trả lời, đề nghị, mời họp hướng dẫn thực văn cấp , xin ý kiến, thăm hỏi, cảm ơn, phúc đáp, - Biên : Là loại văn hành ghi lại diễn biến việc xảy xảy người chứng kiến ghi lại Biên hội nghị loại văn hành ghi lại, chép lại, phản ánh lại ý kiến thảo luận hội nghị, kết luận, định hội nghị Biên hội nghị sở làm văn hành nghị quyết, định, thị, cơng văn thơng báo Biên hội nghị sở để kiểm tra việc thực định hội nghị 1.2.3 Các loại giấy tờ hành Giấy tờ hành loại giấy tờ mang nội dung có giá trị định Ví dụ: Giấy đề nghị vay vốn kiêm khế nước nhận nợ, Giấy gia hạn nợ, Giấy lĩnh tiền mặt, giấy biên nhận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền,… 1.3 Quản lý văn 1.3.1.Khái niệm văn Văn tất loại văn , bao gồm văn QPPL , văn hành văn chuyên nghành ( kể văn , văn nội văn mật ) quan , tổ chức phát hành 1.3.2 Nguyên tắc quản lý văn 10 2.2 Thực trạng công tác quản lý văn UBND phường Thực tế công tác quản lý giải văn đến văn phòng UBND phường Khắc Niệm thực theo quy định nhà nước thiếu nhều hạn chế khơng có sổ theo dõi giải văn đến nên khơng biết tiến độ thực Việc chuyển giao văn cán Văn Thư – Lưu trữ gửi đến ban ngành,đồn thể lại khơng có sổ ký nhận văn bị cán Văn Thư – Lưu trữ phải trịu trách nhiệm Hiện nay, khối tài liệu Lưu trữ quan,còn số tình trạng bó gói, lộn xơn Cơ quan lập hồ sơ đơn vị bảo quản cho số tài liệu, có bảng thời hạn bảo quản quy định cục Văn Thư – Lưu trữ Đây tình trạng chung phổ biến tất quan, khơng riêng UBND phường Khắc Niệm Để công tác chỉnh lý quan nói chung UBND phường Khắc niệm nói riêng tổ chức quy định quan lý lưu trữ cấp cần có sách cụ thể quan tâm nhằm khuyến khích quan làm tốt công tác Đặc biệt việc đầu tư kinh phí.Hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị thiếu lạc hậu Trình độ ứng dụng công nghệ thông tin số lãnh đạo cán nhân viên hạn chế, chưa có sách thu hút tuyển dụng cán có trình độ cao CNTT quan huyện Một số cấp ủy, quyền, lãnh đạo quan đơn vị chưa nhận thức đầy đủ vai trò, vị trí, tác dụng việc ứng dụng CNTT truyền thông vào công việc điều hành quản lý Chưa quan tâm đầu tư mức, kịp thời cho công tác quan, đơn vị Trình độ, lực số lãnh đạo, cán công chức, viên chức nhân dân chưa bắt kịp với tốc độ phát triển cao công nghệ thông tin 2.2.1.Khi văn soạn thảo xong 1.Trình xem xét văn 2.Đóng dấu văn 3.Đăng ký văn CSDL máy tính 4.Làm thủ tục gửi văn lưu văn 19 Khi văn kiểm tra xong ta thực khâu nghiệp vụ mở máy tính khởi động , cần kích chuột vào phần mềm tạo sẵn máy tính ngồi hình , giao diện phần mềm Forms để nhập thông tin văn vào 2.3 Giải pháp nâng cao hiệu hiệu công tác quản lý văn UBND Phường 2.3.1 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn phường - Quản lý theo dõi hệ thống văn đi, văn nội qua hệ thống phần mềm Khắc phục tình trạng khó kiểm sốt văn đâu, q trình sử dụng chúng nào? Những lưu giữ - Số hóa văn đi, văn nội vào máy tính qua hệ thống phần mềm giúp lưu trữ văn cách khoa học, thuận tiện cho việc tra cứu, tìm kiếm văn Dễ dàng quản lý loại giấy tờ công văn Tránh sai sót phát sinh - Phân phối, luân chuyển văn phòng, ban, phận thực thơng qua máy tính, giúp giảm thiểu cơng sức tăng hiệu công việc văn thư - Lưu vết trình luân chuyển, xử lý văn đồng thời biết nơi lưu trữ văn gốc - Tìm kiếm, tra cứu nhanh chóng kịp thời văn có yêu cầu - Theo dõi, kiểm sốt tình trạng cơng văn gửi đi.Lập thống kê báo cáo xác - Tổng hợp, thống kê các, văn đi, văn nội theo nhiều tiêu chí, mẫu báo cáo, thống kê thiết kế theo tiêu chuẩn ngành văn thư lưu trữ - Ứng dụng rộng rãi CNTT hoạt động nội phòng ban, đồn thể, xã phường nhằm nâng cao suất, hiệu làm việc; giảm thời gian, chi phí hoạt động Hướng tới xây dựng thành cơng hành điện tử - Cung cấp thông tin, dịch vụ công trực tuyến mức độ cao diện rộng cho người dân doanh nghiệp 2.3.2 Giải pháp, phương thức ứng dụng phần mềm 20 - Phần mềm này,người sử dụng xem in thơng tin cần cách dễ dàng - Chương trình có khả tích hợp với nhiều hệ điều hành, nhờ mà tạo đượ c dễ dàng triển khai đơn giản,thuận tiện sử dụng - Chương trình giúp quản lý tốt công văn loại văn kh ác quan Nhà nước cấp quan khác - Với nội dung đề tài bố cục em hoàn thiện xây dựng tương đối hoàn chỉnh hệ thống thông tin quản lý công văn đến phục vụ đắc lực cho cơng tác nghiệp văn phòng nhằm đổi công tác Văn Thư theo xu hướng tin học hóa,hiện đại hóa quản lý 2.3.3 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức - Để đảm bảo cho đội ngũ cán bộ, công chức thực nắm, hiểu rõ cơng việc, thạo việc chun mơn hóa cao việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức làm việc phận cửa nói riêng tồn thể cán bộ, cơng chức phòng, ban chun mơn cần thiết Tổ chức đào tạo cán bộ, công chức tập trung vào số nội dung sau: - Đào tạo, bồi dưỡng để cán bộ, cơng chức áp dụng thục quy trình quản lý Văn Thư - Tiếp tục đào tạo cán bộ, công chức nâng cao hiệu ứng dụng CNTT vào thực tế công tác giải công việc thường ngày - Lãnh đạo UBND phường cần quan tâm sát đến công tác văn thư lưu trữ quan Tổ chức đưa cán tập huấn cấp trọng đào tạo,bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho cán văn thư lưu trữ - Lãnh đạo UBND phường cần đôn đốc,kiểm tra thương xuyên ban,ngành lập hố sơ công việc giải xong đưa vào lưu trữ,tạo điêu kiện làm tốt công tác lưu trữ - Việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức lập kế hoạch thực cụ thể trước triển khai qua hàng năm 2.3.4 Nâng cấp, thay trang thiết bị cũ lạc hậu - Nâng cấp bổ sung phương tiện làm việc cán bộ, công chức gồm: tủ đựng hồ sơ, tài liệu 21 - Đầu tư hệ thống trang, thiết bị vào giải công việc như: Máy vi tính, máy photo,Máy in,sau nhiều năm sử dụng hư hỏng nhiều không đảm bảo chất lượng cơng việc Hệ thống máy tính nối mạng sử dụng phần mềm tác nghiệp chuẩn hoá quy trình Chương 3: ỨNG DỤNG CỦA MICROSOFT EXCEL VÀO QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI CỦA PHƯỜNG 3.1 Giới thiệu Microsoft Excel 3.1.2 Các tạo Forms Để tạo Forms, Forms có sẵn Excel nên ta không cần viết chút VBA mà tạo Forms Các bước thực sau: - File chọn Options ta thấy xuất Excel Options, - Chọn Quick access toolbal chọn Choose command from sau chọn All command Hình 3.5 Biểu tượng Forms -Sau ta chon trường ấn phím F bàn phím để dễ dành tìm Forms Kích chuột vào Forms ấn Add sau nhấn Ok 22 Hình 3.6.Cách tạo Form Sau thực bước ta thấy biểu tượng Forms xuất cơng cụ: Hình 3.7 Biểu tượng Forms Phạm vi áp dụng Áp dụng tất các loại văn hoạt động quan nhà nước -Áp dụng cho cán Văn thư - Lưu trữ phòng nghiệp vụ liên quan 3.1.1 Tìm hiểu phần mềm Microsoft Excel 23 Microsoft Excel phần mềm thiết kế để nhập, tính tốn bảng số liệu công cụ hàm số công thức Chính tính linh hoạt tính tốn Excel làm nên khác biệt bảng tính thiết kế Excel so với bảng tính thiết kế Word - Với mục đích tạo tệp tin có nội dung bảng số liệu nên từ đầu hình giao diện Exce thiết kế dạng bảng bao gồm cột hàng Tên têp tin Excel mặc định Book (2,3,…) - Một book gồm 255 Sheet (bảng tính), Sheet đặt tên từ Sheet1 đến Sheet 255 Thông thường cài đặt chương trình hệ thống để hiển thị mặc định hình Sheet, để có them Sheet ta chem từ menu Insert \ Worksheet - Một Sheet bao gồm: + 256 Cột: Các cột ký hiệu theo bảng chữ từ A đến IV + 65536 Hàng (dòng): Các hàng đánh số từ đến 65536 - Giao cột hàng bảng gọi + Ơ xác định địa ơ, địa cho biết vị trí ô bảng + Địa ô xác định ký hiệu cột số thứ tự hàng 24 Woorkbook worksheet worksheet 1048576 dòng … Chartsheet Chartsheet … 16384 cột cells Hình 3.1 : Các thành phần workbook - Excel 2010 dùng định dạng tập tin mặc định “.XLSX” (dưạ chuẩn XML giúp việc trao đổi liệu ứng dụng dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn trước “XLSX” Hình 3.2: Giao diện Excel 25 - Nút lệnh Office chứa lệnh thường hay sử dụng tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu tập tin, … danh mục tập tin mở trước Nút lệnh Office giống thực đơn File phiên trước Chúng ta chế biến thành lệnh truy cập nhanh chứa lệnh mà ta hay sử dụng Nhấn vào để mở danh mục lệnh vào lệnh cần cho lên lệnh truy cập nhanh N u nút lệnh q bạn nhấn ch n More Commands… để mở cửa sổ điều ch lệnh truy cập nhanh 26 Hình 3.3.Các lệnh thựcđơn office 27 - Tìm hiểu cơng cụ Ribbon Microsoft Excel Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng thực đơn truyền thống thành cụm lệnh dễ dàng truy cập trình bày hình gọi Ribbon Có nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins Hình 3.4:Thanh cơng cụ Ribbon + Home: Là nơi chứa nút lệnh sử dụng thường xuyên trình làm việc như: cắt, dán, chép, định dạng tài liệu, kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng cột, xếp, tìm kiếm, lọc liệu,… +Insert: Chèn loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu,… +Page Layout: Chứa nút lệnh việc hiển thị bảng tính thiết lập in ấn +Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính tốn Excel +Data: Các nút lệnh thao liệu Excel, danh sách, phân tích liệu,… +Review: Các nút lệnh kiễm lỗi tả, hỗ trợ dịch từ, thêm thích vào ơ, thiết lập bảo vệ bảng tính +View: Thiết lập chế độ hiển thị bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia hình, … +Developer: Tab mặc định ẩn hữu dụng cho lập trình viên, người có hiểu bi t VBA Để mở nhóm nhấn vào nút Office Excel Options Popular Chọn Show Developer tab in the Ribbon +Add-Ins: Tab xuất Excel mở tập tin có sử dụng tiện ích bổ sung, hàm bổ sung,… 28 - Người dùng thông thường làm việc với đối tượng Excel + Bảng (Table): lưu trữ liệu + Truy vấn (Query): xử lý liệu + Biểu mẫu (Forms): hiển thị liệu từ bảng/truy vấn dạng giao diện đồ họa để tương tác với người sử dụng Báo cáo (Report): hiển thị tổng kết kết xuất liệu từ bảng/truy vấn - Các thành phần Excel +Bảng (Table): lưu trữ liệu +Truy vấn (Query): xử lý liệu +Biểu mẫu (Forms): hiển thị liệu từ bảng/truy vấn dạng giao diện đồ họa để tương tác với người sử dụng +Báo cáo (Report): hiển thị tổng kết kết xuất liệu từ bảng/truy vấn 3.1.3.Xây dựng chương trình kết 3.1.3.1.Xây dựng chương trình Bước 1: Tạo thư mục quản lý văn quản lý liệu - Tại ổ C bạn tạo thư mục có tên “ Quản lý văn bản” - Tạo tiếp thư mục “Văn năm 2015” Bước 2: Tạo giao diện sheet văn 29 Hình 3.8 Ảnh chụp giao diện để đăng nhập chương trình - Tại A8 bạn gõ ký hiệu T1 (ký hiệu dấu định vị tháng 1) Tại ô B8 bạn đổ màu vào để nhớ ô - Tại ô A16 bạn gõ ký hiệu T2 (ký hiệu dấu định vị tháng 2) Tại ô B16 bạn đổ màu để nhớ ô - Các thao tác lại bạn để cách vài tạo dấu định vị đổ màu đánh dấu cho tháng đến hết tháng 12 Hình 3.9 Ảnh chụp nội dung chương trình - Đặt trỏ vào ô 110 gõ công thức = COUNTA (B8 : B109) ấn Enter Hàm có tác dụng tự động đếm số văn nhập vào, áp dụng cho quan năm tiếp nhận 110 văn Bước 3: tạo liên kết với Sheet “Danh mục chính” văn tới dấu định vị tháng Sheet văn - Tại Sheet có tên “Danh mục chính” bạn bôi đen ô tháng văn đi, nháy vào biểu tương Ensert Hyperlink ấn Ctrl+K - Tìm thư mục “Quản lý văn bản”, tìm tập tin Book 1.xls - Nháy vào mục Bookmark, tìm đến mục T1a, bấm Ok - Nháy vào mục Bookmark, tìm đến mục T2a, bấm Ok lần Bạn làm hết tháng 12 30 Hình 3.10 Ảnh chụp cửa sổ chương trình quản lý văn với biểu tượng Insert Hyperlink 3.1.3.2 Kết - Hồn thành dược chương trình quản lý văn - Chương trình chạy áp dụng vào quản lý văn UBND phường Khắc Niệm 31 KẾT LUẬN Quản lý văn nghiệp vụ quan trọng quan, tổ chức làm tốt công tác sở cung cấp thông tin cho hoạt đông quản lý điều hành quan, tổ chức Việc nâng cao hiệu công tác điều mà quan tổ, chức muốn hướng tới Do việc xây dựng mơt chương trình để phục vụ cho công tác quản lý văn điều cần thiết thực tế Là sinh viên ngành Quản trị văn phòng, ngành nghề có liên quan mật thiết với công tác quan lý văn bản, em thấy ý nghĩa thực tế việc nghiên cứu đề tài “Ứng dụng Microsoft Excel quản lý văn UBND phường Khắc Niệm – Bắc Ninh” Nó giúp em khắc sâu kiến thức nghiệp vụ quản lý văn Đồng thời sở để nâng cao hiệu quản lý văn UBND phường Khắc Niệm giúp cho hoạt đông quản lý diễn liên tục, trơn chu Bài thực tập đạt đươc số kết đáng kể song tồn số mặt hạn chế sau: Điểm đạt được: Bài thực tập trình bày theo bố cục đầy đủ, rõ ràng đảm bảo yêu cầu thực tập sở Khoa Hệ thống thông tin kinh tế Trương Đại học Công nghệ thông tin truyền thông quy định Chương trình thực tương đối quy trình quản lý văn Điểm chưa đạt Về nội dung: thực tập cần hoàn chỉnh nữa, bổ sung ý thiếu sót hay loại bỏ ý thừa Chương trình chưa hồn thiện cần chỉnh sửa, bổ sung thêm Chương trình chưa giải hết vấn đề phát sinh qúa trình quản lý văn cần định hướng phát triển Định hướng phát triển Đây chương trình mang tính thực tiễn phức tạp việc xây dựng chương trình với độ hồn thiện cao khó Xử lý lỗi chặt chẽ trước đưa vào sử dụng Khắc phục thiếu xót hạn chế Trong tương lai hồn thiện chương trình, tối ưu hóa chức có để phù hợp với yêu cầu ngày cao thực tế 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nguyễn Quốc Bảo, Nghiêm Kỳ Hồng (2004), Soạn thảo văn công tác văn thư – lưu trữ, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội [2] Trần Hà (1996), Hướng dẫn kỹ thuật soạn thảo văn bản, Nxb Trẻ Tp HCM [3] Vũ Dương Hoan (1987), Công tác lưu trữ Việt nam, Nxb KHXH, Hà Nội [4] Nguyễn Văn Thâm (1999), Soạn thảo xử lý văn quản lý Nhà nước, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội [5] Nguyễn Văn Thâm, Lưu Kiếm Thanh, Lê Xuân Lam, Bùi Xuân Lự (2003), Hướng dẫn kỹ thuật ngiệp vụ hành chính, Nxb Thống kê, Hà Nội [6] Nguyễn Văn Huân, Nguyễn Việt Hùng, Trần Thu Phương, Tổ chức quản lý văn dấu, Nxb Khoa hệ thống thông tin kinh tế [7] Microsoft Excel 2010 phần bản, IIG VIỆT NAM 33 ... workbook 22 Hình 3 .2: Giao diện Excel .22 Hình 3.3.Các lệnh thực ơn office 24 Hình 3.4:Thanh công cụ Ribbon 25 Hình 3.5 Biểu tượng Forms 26 Hình 3.6.Cách... SƠ LƯU VĂN BẢN Hình 2. 2:Bảng quản lý văn UBND xã 18 2. 2 Thực trạng công tác quản lý văn UBND phường Thực tế công tác quản lý giải văn đến văn phòng UBND phường Khắc Niệm thực theo quy định nhà... “XLSX” Hình 3 .2: Giao diện Excel 25 - Nút lệnh Office chứa lệnh thường hay sử dụng tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu tập tin, … danh mục tập tin mở trước Nút lệnh Office giống thực đơn File phiên