Ứng dụng Microsoft Excel không chỉ giới hạn ở những con số, hàm tính toán khô khan mà còn nhiều ứng dụng khác, thiết thực trong công việc. Một trong số đó là quản lý văn bản bằng bảng Microsoft Excel đem lại nhiều tiện ích, khoa học. Thuận tiện cho việc tra cứu, lưu trữ cũng như trích dẫn tài liệu.
Trang 1SỞ Y TẾ HÀ NỘI TRUNG TÂM Y TẾ HUYỆN QUỐC OAI
ĐỀ TÀI SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
“Ứng dụng bảng Microsoft Excel trong quản lý văn bản”
tại Phòng Kế hoạch – Nghiệp vụ Trung tâm Y tế huyện Quốc Oai"
Người viết: Cấn Thị Thúy
Hà Nội, tháng 5 năm 2015
Trang 2SỞ Y TẾ HÀ NỘI
TRUNG TÂM Y TẾ HUYỆN QUỐC OAI
ĐỀ TÀI SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
“Ứng dụng bảng Microsoft Excel trong quản lý văn bản” tại
Phòng Kế hoạch – Nghiệp vụ Trung tâm Y tế huyện Quốc Oai"
Người viết: Cấn Thị Thúy
Hà Nội, tháng 5 năm 2015
Trang 3MỤC LỤC
MỤC LỤC 2
PHẦN MỞ ĐẦU 2
I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 2
II ĐIỂM MỚI CỦA SÁNG KIẾN 2
PHẦN NỘI DUNG 2
I THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ 2
1 Thực trạng quy trình quản lý văn bản 2
2 Nhiệm vụ của phòng Kế hoạch – Nghiệp vụ 2
II NỘI DUNG SÁNG KIẾN 2
1 Giới thiệu chung về phần mềm Microsoft Excel 2
2 Mô tả sáng kiến 2
PHẦN KẾT LUẬN 2
Trang 4CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
ĐỀ TÀI SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
“Ứng dụng bảng Microsoft Excel trong quản lý văn bản” tại
Phòng Kế hoạch – Nghiệp vụ Trung tâm Y tế huyện Quốc Oai
PHẦN MỞ ĐẦU
I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Bắt kịp với xu thế phát triển của thế giới, ngành công nghệ thông tin ngày càng phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam Cụ thể trong hơn 10 năm qua, công nghệ thông tin đã trở thành ngành kinh tế mũi nhọn có tốc độ tăng trưởng và hiệu quả cao, đóng góp trực tiếp gần 7% GDP của đất nước, đồng thời có tác động lan tỏa thúc đẩy phát triển nhiều ngành, nhiều lĩnh vực kinh tế - xã hội Hạ tầng viễn thông và dịch vụ viễn thông Việt Nam đang từng bước phát triển để ngang tầm khu vực và thế giới Mức độ triển khai Chính phủ điện tử của Việt Nam đã vươn lên đứng thứ 4 trong các quốc gia khu vực Đông Nam Á Theo kết quả khảo sát Chính phủ điện tử của Liên hợp quốc năm 2012, Việt Nam xếp vị trí thứ 83 trên tổng số 190 quốc gia được thực hiện đánh giá
Để công nghệ thông tin thực sự trở thành nền tảng của phương thức phát triển mới thì yêu cầu cấp thiết là các bộ, ngành, địa phương và cộng đồng doanh nghiệp, các chuyên gia, các nhà nghiên cứu cùng nâng cao nhận thức, quán triệt quan điểm công nghệ thông tin là một nền tảng của phương thức phát triển mới trong các cấp quản lý, các ngành kinh tế xã hội, trong mỗi doanh nghiệp và toàn
xã hội Yêu cầu phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin trong sản xuất, kinh doanh và quản lý hướng tới mục tiêu nâng cao toàn diện năng lực cạnh tranh quốc gia, coi đây là con đường ngắn nhất để Việt Nam tiến kịp các nước phát triển, tiến cùng thời đại Đồng thời, cần xây dựng hệ thống hạ tầng thông tin quốc gia, ban hành chuẩn thông tin quốc gia bảo đảm khả năng kết nối liên
Trang 5thông, đồng bộ, chú trọng công tác an ninh, an toàn và bảo mật thông tin quốc gia
Có thể thấy, công nghệ thông tin đóng một vai trò quan trọng đối với sự phát triển chung của toàn xã hội Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong từng hoạt động sẽ đem lại nhiều lợi ích, cải thiện phương pháp làm việc Đối với ngành y tế, ứng dụng công nghệ thông tin cũng không là ngoại lệ Trong những năm qua, ngành y tế đã cải tiến phương pháp báo cáo thống kê bằng việc sử dụng nhiều phần mềm, mang lại một bước tiến mới trong công tác quản lý như tại bệnh viện có sử dụng phần mềm quản lý bệnh viện (quản lý hành chính, quản
lý bênh nhân, quản lý quy trình khám chữa bệnh/ cấp phát thuốc/ theo dõi tình trạng tiến triển…), tại Trung tâm Y tế có sử phần mềm báo cáo bệnh truyền nhiễm, phần mềm báo cáo chương trình chăm sóc sức khỏe sinh sản đã tiết kiệm được thời gian và chất lượng công tác quản lý, báo cáo, thống kê
Trung tâm Y tế Dự phòng huyện Quốc Oai được thành lập và đi vào hoạt động từ ngày 01/7/2006 nay là Trung tâm y tế huyện Quốc Oai Là đơn vị hành chính sự nghiệp, có chức năng triển khai thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn kỹ thuật về Y tế Dự phòng, phòng, chống HIV/AIDS, phòng, chống bệnh xã hội, an toàn vệ sinh thực phẩm, chăm sóc sức khoẻ sinh sản, truyền thông giáo dục sức khoẻ và chăm sóc sức khỏe ban đầu cho nhân dân trên địa bàn huyện Tại Trung tâm Y tế huyện Quốc Oai, công tác ứng dụng công nghệ thông tin ngày càng được chú trọng và là yêu cầu cấp thiết trong giai đoạn hiện nay
Được sự quan tâm của Sở Y tế Hà Nội, Trung tâm Y tế huyện Quốc Oai
đã đầu tư trang bị cho các khoa, phòng, trạm y tế các xã, thị trấn đầy đủ máy vi tính, mạng internet nên đã tạo điều kiện thuận lợi trong công việc, đặc biệt là gửi
và nhận văn bản Tuy nhiên, việc quản lý văn bản tại các khoa, phòng, trạm y tế các xã, thị trấn vẫn được thực hiện một các thủ công, chưa khoa học, gây khó khăn khi tra cứu hay tìm kiếm khi cần thiết Do vậy, nhằm nâng cao chất lượng
quản lý văn bản, tôi lựa chọn sáng kiến “Ứng dụng bảng Microsoft Excel trong
quản lý văn bản tại Phòng Kế hoạch – Nghiệp vụ Trung tâm Y tế huyện Quốc Oai"
Trang 6II ĐIỂM MỚI CỦA SÁNG KIẾN
Tại Trung tâm Y tế huyện Quốc Oai, chưa có đề tài sáng kiến về ứng
dụng công nghệ thông tin nói chung và “Ứng dụng bảng Microsoft Excel trong
quản lý văn bản" nói riêng
Trang 7PHẦN NỘI DUNG
I THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ
1 Thực trạng quy trình quản lý văn bản
Quy trình quản lý văn bản nói chung tại Trung tâm, các khoa, phòng, trạm
y tế các xã, thị trấn tại như sau:
- Công văn đến: Được gửi tới theo đường bưu điện hoặc đường email của Trung tâm Y tế Sau đó, những văn bản này được in ra (nếu theo đường email) chuyển đến từng khoa, phòng, trạm y tế các xã, thị trấn
- Công văn đi: Được đăng ký tại sổ của phòng văn thư rồi chuyển qua đường bưu điện đến từng đơn vị
Những khó khăn trong quá trình quản lý văn bản:
- Công văn đến: Không được lưu giữ bằng file mềm trên máy vi tính, các đơn vị sau khi nhận công văn và xử lý thường bị thất lạc do sau khi sử dụng để không khoa học hoặc được dọn dẹp và cất dọn sau một khoảng thời gian (khi hết năm) Khi cần dùng đến để tra cứu sẽ gặp rất nhiều khó khăn, mất thời gian tìm kiếm hoặc không tìm thấy
- Công văn đi: Có thể thất lạc trong quá trình gửi qua đường bưu điện, những bản lưu tại đơn vị có thể bị mất trong quá trình lưu giữ
2 Nhiệm vụ của phòng Kế hoạch – Nghiệp vụ
Phòng Kế hoạch - Nghiệp vụ thuộc Trung tâm Y tế huyện Quốc Oai với đặc thù nhiều chức năng, nhiệm vụ, cụ thể như sau:
2.1 Nghiệp vụ Y
- Phối hợp với khoa, phòng xây dựng phương án, điều kiện, đảm bảo cho thực hiện kế hoạch công tác phòng bệnh, khám chữa bệnh, điều dưỡng, chăm sóc phục vụ người bệnh, phục hồi chức năng, phòng chống tai nạn thương tích, thảm họa, dịch bệnh, các chương trình y tế
- Triển khai, hướng dẫn, theo dõi, giám sát thực hiện quy chế, quy trình kỹ thuật, chế độ chuyên môn Đánh giá hiệu quả việc thực hiện
- Quản lý sức khỏe
- Giải quyết liên quan chuyên môn, kỹ thuật trong phòng bệnh, KCB
Trang 8- Thống kê báo cáo.
2.2 Nghiệp vụ Dược
- Phối hợp khoa, phòng xây dựng kế hoạch và biện pháp đảm bảo đủ thuốc cho phòng bệnh, khám chữa bệnh
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện quy định Dược tại các đơn vị
- Hướng dẫn sử dụng thuốc an toàn, hợp lý, hiệu quả
- Thống kê báo cáo
2.3 Kế hoạch
- Xây dựng kế hoạch giai đoạn, năm, quý, tháng
- Phối hợp khoa, phòng tổ chức hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, giám sát, đánh giá toàn diện thực hiện phát hiện vấn đề từ đó đề xuất giải quyết thực hiện chỉ tiêu
- Đầu mối tổng hợp nguồn lực (kể cả viện trợ), triển khai kế hoạch đầu tư phát triển
- Tổ chức thẩm định và đấu thầu
- Tổng hợp phân tích số liệu thống kê y tế định kỳ năm, 5 năm, 10 năm
- Tham mưu bảo đảm y tế theo yêu cầu, quân dân y
- Hướng dẫn nghiệp vụ thống kê tin học
- Thực hiện chế độ thống kê, báo cáo
Với đặc thù chức năng, nhiệm vụ như trên, mỗi ngày phòng Kế hoạch -Nghiệp vụ tiếp nhận trung bình từ 4-8 công văn đến các loại, ngoài ra còn có các công văn đến liên quan đến từng chương trình y tế như chương trình nâng cao chất lượng chăm sóc người bệnh, chương trình nâng cao chất lượng y tế cơ sở, chương trình nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, chương trình cung ứng thuốc, sử dụng thuốc an toàn, hợp lý Do vậy, đòi hỏi phải có phương pháp quản lý văn bản một cách khoa học, hợp lý
II NỘI DUNG SÁNG KIẾN
1 Giới thiệu chung về phần mềm Microsoft Excel
a Giới thiệu
Excel là trình ứng dụng bảng tính trong Windows, thuộc bộ công cụ văn phòng Microsoft Office (MsOffice) Excel là ứng
Trang 9dụng đa văn bản – nghĩa là có thể mở đồng thời nhiều hơn một cửa sổ văn bản Các thao tác trong Excel tuân theo tiêu chuẩn của Windows, như: làm việc với cửa sổ, các hộp đối thoại, hệ thống menu, sử dụng mouse, các biểu tượng lệnh
Excel có thể được cài đặt một cách độc lập, nhưng thông thường là qua bộ cài đặt MsOffice Đường dẫn đến chương trình EXCEL.EXE thường là Programs\MicrosoftOffice\
Là một ứng dụng bảng tính, mỗi cửa sổ văn bản của Excel
là một WorkBook, trong đó gồm nhiều Sheet – mỗi Sheet có thể
là bảng tính, biểu đồ hoặc macro bảng tính Các Sheet có thể độc lập hoặc phụ thuộc nhau tùy vào sự tổ chức của người sử dụng Khi lưu (save) WorkBook, Excel tự động thêm phần mở rộng là XLS
b Các chức năng chính của Excel
Chức năng chính của Excel bao gồm:
- Tính toán, phân tích, tạo biểu đồ, lập báo cáo trên các dữ liệu được tổ chức theo dạng bảng 2 chiều (mô hình quan hệ)
- Chia sẻ dữ liệu với các ứng dụng khác
Các chức năng này một phần được thực hiện thông qua các hàm đã được thiết kế sẵn hoặc hàm do người sử dụng tự tạo; phần khác thông qua các công cụ được tổ chức trong hệ thống menu hoặc biểu tượng lệnh Là ứng dụng trong bộ MS Office nên Excel được tối ưu hóa để sử dụng các tính năng bổ sung, như nhập văn bản từ Word, tạo chữ nghệ thuật từ WordArt, chèn văn bản toán học từ Equation, bổ sung hình ảnh
từ ClipArt Gallery Ngược lại, Excel cũng cung cấp các phương thức để các ứng dụng khác có thể sử dụng được các chức năng mạnh của nó
Trang 10Ngoài ra, Excel còn được thiết kế để có thể sử dụng các nguồn dữ liệu từ các ứng dụng khác, như dữ liệu từ FoxPro, từ Lotus 1-2-3
2 Mô tả sáng kiến
a Bước 1
- Trong ổ D của máy tính, tạo 02 file excel với nội dung như sau:
+ Bảng excel 1: Công văn đến (bao gồm: kế hoạch, báo cáo, công văn, hợp đồng, quyết định được phòng Kế hoạch – Nghiệp vụ nhận về theo phân công của Ban Giám đốc)
+ Bảng excel 2: Công văn đi (bao gồm: kế hoạch, báo cáo, công văn, tờ trình, quyết định được phòng Kế hoạch – Nghiệp vụ thực hiện và gửi đi)
Cụ thể như sau:
b Bước 2:
- Trong file excel "Công văn đến", ta làm như sau:
+ Tạo các sheet độc lập bao gồm: kế hoạch, báo cáo, công văn, giấy mời, tờ trình tùy theo nhu cầu và thực tế hoạt động
+ Trong mỗi sheet tạo các cột với nội dung:
Trang 11+ Ngày/tháng/năm: là ngày/tháng/năm văn bản được gửi đến.
+ Số thứ tự: là số thứ tự văn bản đến
+ Cơ quan ban hành: là cơ quan ban hành văn bản đến
+ Số văn bản: là số, ký hiệu của văn bản đến
+ Ngày văn bản: là ngày/tháng/năm trong văn bản
+ Nội dung: là tên loại và trích yếu nội dung văn bản đến
+ Người thực hiện: là người nhận hoặc người chịu trách nhiệm thực hiện các nội dung yêu cầu trong văn bản đến
+ Deadline: là hạn thực hiện văn bản đến
Hình minh họa:
Tương tự, đối với file excel "Công văn đi", ta làm như sau:
+ Tạo các sheet độc lập bao gồm: kế hoạch, báo cáo, công văn, giấy mời, tờ trình tùy theo nhu cầu và thực tế hoạt động
+ Trong mỗi sheet tạo các cột với nội dung:
+ Ngày/tháng/năm: là ngày/tháng/năm văn bản được gửi đi
Trang 12+ Số thứ tự: là số thứ tự văn bản đi.
+ Người thực hiện: là người thực hiện văn bản đi
+ Số văn bản: là số, ký hiệu của văn bản đi
+ Ngày văn bản: là ngày/tháng/năm trong văn bản
+ Nội dung: là tên loại và trích yếu nội dung văn bản đi
+ Người nhận: là người nhận hoặc người chịu trách nhiệm thực hiện các nội dung yêu cầu trong văn bản đi
Hình minh họa:
c Bước 3:
- Nhập các nội dung công văn đi, công văn đến vào các cột đã tạo
Trang 13d Bước 4
- Tạo liên kết file gốc bằng chức năng Hyperlink trong phần mềm Microsoft, việc này giúp việc tra cứu, lưu trữ, quản lý văn bản hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và tránh thất lạc
- Đường dẫn Hyperlink sẽ được liên kết đến các folder công văn, kế hoạch, báo cáo trong ổ D của máy tính
Trang 14PHẦN KẾT LUẬN