Nâng cao hiệu quả công tác Văn thư lưu trữ trường THCS Suối Đá thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn bản. 1. Thực trạng hoặc vấn đề đặt ra Ứng dụng công nghệ thông tin là một yêu cầu quan trọng trong quản lý hành chính ởtrường học. Trong hoạt động quản lý hành chính hầu hết các công việc đều gắn liền vớivăn bản, nghĩa là gắn liền với việc quản lý văn bản và tổ chức sử dụng và lưu trữ văn bản. Do đó vai trò của công tác văn thư lưu trữ trong hoạt động quản lý hành chính là rất quan trọng. Với tính đặc thù là ngành giáo dục, việc tiếp nhận các loại văn bản rất nhiều, đòi hỏi người làm công tác văn thư trong nhà trường phải biết sắp xếp, xử lý các thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, giúp thủ trưởng đơn vị kịp thời giải quyết công việc một cách tốt nhất nhằm giúp đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ. Việc quản lý văn bản lưu trữ qua thời gian dài, số lượng văn bản rất nhiều, để tìm kiếm văn bản lưu trữ mất nhiều thời gian tìm kiếm. Qua việc thực hiện công tác văn thư lưu trữ ở trường Trung học cơ sở Suối Đá tôi nhận thấy ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn bản là rất cần thiết góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trường học. Công tác văn thư lưu trữ có vai trò quan trọng trong hoạt động của đơn vị. Góp phần đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các hoạt động quản lý của nhà trường. Vì vậy, nếu công tác văn thư lưu trữ được quan tâm làm tốt sẽ góp phần bảo đảm các hoạt động của nhà trường được thông suốt góp phần nâng cao hiệu quả quản lý của nhà trường. Để nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ đòi hỏi người làm công tác văn thư thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, thường xuy ên cập nhật thông tin, kiến thức qua các phương tiện thông tin, internet. Tìm kiếm đầy đủ, kịp thời các văn bản mới nhất phục vụ chu y ên môn nghiệp vụ lĩnh vực mình phụ trách. Các văn bản qu y định về văn thư lưu trữ như Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính Phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính Phủ về công tác văn thư; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về công tác văn thư lưu trữ. MS: 17 23 Công tác văn thư lưu trữ là công tác đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động của nhà trường cao hay thấp còn phụ thuộc vào việc lập hồ sơ hiện hành và lưu trữ hồ sơ một cách khoa học. Hồ sơ được lập khoa học một mặt góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác của đơn vị, tạo điều kiện cho việc tra cứu, tìm kiếm văn bản được thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng, chính xác, từ đó phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của nhà trường. Vì vậy, việc quản lý văn bản lưu trữ là rất quan trọng, nó ảnh hưởng trực tiếp đến công tác văn thư lưu trữ nói riêng và ảnh hưởng đến hoạt động quản lý hành chính của đơn vị trường học nói chung. Để thay đổi hiện trạng trên, đề tài nghiên cứu này đã ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý văn bản lưu trữ nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường THCS Suối Đá. a. Hiện trạng - Nhân viên văn thư chưa quan tâm đến việc quản lý văn bản lưu trữ, quản lý văn bản lưu trữ chưa khoa học dẫn đến việc muốn tìm kiếm một văn bản mất rất nhiều thời gian. - Việc quản lý văn bản lưu trữ theo phương pháp cũ mất nhiều thời gian tìm kiếm. - Thiết bị phục vụ cho việc quản lý văn bản còn hạn chế. - Có thể nêu thêm những ngu y ên nhân khác, điều đáng chú ý là việc quản lý văn bản lưu trữ chưa được khoa học, sau một thời gian muốn tìm kiếm lại một văn bản lưu trữ mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm. Vì vậy, ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn bản giúp nhân viên văn thư tìm kiếm văn bản lưu trữ nhanh chóng, chính xác góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ. b. Nguyên nhân - Công tác văn thư lưu trữ ở trường học chưa thực sự được chú trọng. - Việc quản lý văn bản lưu trữ chưa được quan tâm. - Người phụ trách công tác văn thư ít đầu tư nghiên cứu để tìm ra giải pháp mới. - Chưa ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý văn bản lưu trữ chặt chẽ, khoa học, lâu dài. - Hiện nay , người phụ trách công tác văn thư lưu trữ trường học chưa thực sự chú trọng việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn bản lưu trữ nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trường học. 2. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu: - Việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn bản lưu trữ có làm nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường THCS Suối Đá không? - Nghiên cứu Việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn bản lưu trữ ở trường THCS Suối Đá. 3. Giải pháp mới, tính năng sáng tạo của đề tài: Sau khi ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn bản lưu trữ thì việc tìm kiếm một văn bản lưu trữ thật nhẹ nhàng. Nhân viên văn thư chỉ cần Ctrl+click chuột trái vào trích yếu nội dung văn bản cần tìm thì sẽ tìm được văn bản nhanh chóng, chính xác, không mất nhiều thời gian tìm kiếm theo phương pháp thủ công trước đây. 4. Hiệu quả đem lại: Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn bản lưu trữ giúp việc tìm kiếm một văn bản lưu trữ thật nhẹ nhàng. Nhân viên văn thư chỉ cần Ctrl+click chuột trái vào trích yếu nội dung văn bản cần tìm thì sẽ tìm được văn bản nhanh chóng, chính xác, không mất nhiều thời gian tìm kiếm theo phương pháp thủ công trước đây . Giải pháp của tôi là ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn bản lưu trữ nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trường THCS Suối Đá. 24 0 5 1 0 1 5 2 0 2 5 3 0 3 5 4 0 4 5 T R Ư Ớ C T Đ S A U T Đ Hoạt động thực nghiệm được thực hiện giải pháp thay thế khi ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý văn bản lưu trữ. Kết quả cho thấy tác động đã có ảnh hưởng rõ rệt đến kết quả quản lý văn bản lưu trữ. Việc ứng dụng công nghệ thông tin tr ong công tác lưu trữ đã đạt kết quả cao hơn so với trước. Kết quả kiểm chứng T-test phụ thuộc cho thấy p =5.6661E-13 < 0,05 có nghĩa là chênh lệch có ý nghĩa. Điều đó chứng minh rằng việc ứng dụng công nghệ thông tin quản văn bản lưu trữ góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ. Thăm dò trước tác động (a) Thăm dò sau tác động (b) Giá trị chênh lệch (c) Nhóm 32,27 44,33 12,07 p 5,6661.10 -13 SMD 1 So sánh kết quả thực hiện trước tác động và sau tác động: Kết quả kiểm chứng T-test phụ thuộc cho kết quả p= 5.6661E-13 < 0,005 tức là chênh lệch kết quả kiểm tra sau tác động cao hơn kết quả kiểm tra trước tác động không phải là ngẫu nhiên mà do tác động. Chênh lệch giá trị trung bình chuẩn SMD = 1. Điều đó cho thấy mức độ ảnh hưởng của việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn bản mang lại hiệu quả cho công tác văn thư lưu trữ là lớn. Giả thuyết của đề tài “Qua ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý văn bản giúp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ” đã được kiểm chứng. 5. Khả năng và áp dụng cho đến thời điểm hiện tại a. Về tính mới và tính sáng tạo: - Giúp việc tìm kiếm một văn bản lưu trữ thật nhẹ nhàng. - Tiết kiệm thời gian và từng bước thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành giáo dục, nhằm thực hiện đổi mới và nâng cao hiệu quả quản lý. b. Hiệu quả xã hội: Thực hiện ứng dụng thông tin quản lý văn bản lưu trữ nhằ m nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trường THCS Suối Đá nhằm thực hiện đổi mới quản lý; ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành giáo dục, từng bước đưa công tác văn thư trường học đi vào nề nếp. 25 c. Về triển vọng áp dụng và triển khai: Qua việc ứng dụng thông tin quản lý văn bản lưu trữ nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trường THCS Suối Đá là rất cần thiết nên tôi có thể phổ biến kinh nghiệm để các trường THCS cùng nhau thực hiện nhằm mang lại hiệu quả trong công tác quản lý của nhà trường nói chung và nhân viên văn thư nói riêng, giúp việc quản lý và lưu trữ văn bản trở nên nhẹ nhàng tiết kiệm thời gian nhằm mang lại hiệu quả cao. . Nâng cao hiệu quả công tác Văn thư lưu trữ trường THCS Suối Đá thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn bản. 1. Thực trạng hoặc vấn đề đặt ra Ứng dụng công nghệ thông tin. cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trường học. 2. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu: - Việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn bản lưu trữ có làm nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu. sở Suối Đá tôi nhận thấy ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn bản là rất cần thiết góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trường học. Công tác văn thư lưu trữ có vai trò quan