LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong quá trình hoạt động, các cơ quan, tổ chức đều hình thành một khối lượng lớn giấy tờ, tài liệu, trong đó có tài liệu liên quan đến con người. Toàn bộ giấy tờ, tài liệu có liên quan đến một cán bộ công chức nào đó tạo thành bộ hồ sơ và được gọi là hồ sơ Cán bộ công chức. Hồ sơ CB,CC là tài liệu có tính pháp lý phản ánh trung thực về nguồn gốc, quá trình công tác, phẩm chất chính trị, trình độ học vấn, trình độ chuyên môn, chức danh, chức vụ, năng lực công tác, đạo đức tác phong, hoàn cảnh gia đình, quan hệ gia đình, xã hội của người CB,CC, nó là sự phản ánh khá trung thực của bản thân người cán bộ, vì vậy cần được quản lý chặt chẽ, khoa học đảm bảo tốt nhất cho việc quản lý, sử dụng và khai thác có hiệu quả nhất. Cùng với sự phát triển của xã hội, công nghệ thông tin cũng đã và đang tỏ rõ phần quan trọng trong tất cả các lĩnh vực. Chính vì vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý cán bộ là tất yếu. Nhưng thực tế, công tác quản lý cán bộ tại một số cơ quan hiện nay lại chưa được coi trọng, công tác này được tổ chức thống nhất theo quy định của Nhà nước, việc quản lý thực hiện thủ công dưới hình thức ghi chép sổ sách. Việc làm này đã gặp không ít khó khăn và hạn chế, đặc biệt là trong việc tìm kiếm, sắp xếp. Qua thời gian thực tập chuyên ngành, em đã có dịp tìm hiểu về thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ tại UBND Xã Ký Phú. Qua quan sát và trải nghiệm thực tế em nhận thấy rằng công tác quản lý hồ sơ cán bộ không chỉ đơn giản là ghi chép.Vì vậy em đã mạnh dạn lựa chọn đề tài : “Ứng dụng phần mềm Microsoft Excel trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ tại UBND Xã Ký Phú Huyện Đại Từ Tỉnh Thái Nguyên” cho bài thực tập chuyên ngành của mình. 2. Mục đích nghiên cứu đề tài Trên cơ sở khảo sát tình hình thực tế về thực hiện công tác quản lý hồ sơ cán bộ tại UBND để từ đó đề ra giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác quản lý hồ sơ cán bộ ở UBND Xã Ký Phú nói riêng và các cơ quan đơn vị khác nói chung.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ BÁO CÁO THỰC TẬP CƠ SỞ Đề tài: ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG MITRACO HÀ TĨNH Giáo viên hướng dẫn : ThS Lê Anh Tú Giáo viên hướng dẫn : ThS Lê Hoài Giang Sinh viên thực : Nguyễn Thị Dung Mã sinh viên : DTC15HD3404060030 Lớp : QTVP - K14A Thái Nguyên, năm 2017 MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG TỔNG QUAN CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ VĂN BẢN, QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 1.1 Khái quát chung văn 1.1.1 Văn đặc trưng văn 1.1.2 Các loại hình văn thường dùng 1.1.3 Vai trò văn quản lý Nhà nước .7 1.2 Tổng quan công tác tổ chức quản lý văn 1.2.1 Khái niệm 1.2.2 Yêu cầu công tác quản lý văn 1.2.3 Các biện pháp tổ chức quản lý văn .8 1.3 Nội dung công tác quản lý văn 1.3.1 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng, năm văn 1.3.2 Đăng ký văn .9 1.3.3 Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật 10 1.3.4 Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn 11 1.3.5 Lưu văn 13 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG MITRACO HÀ TĨNH 14 2.1 Khái quát chung Công ty TNHH Đầu tư xây dựng Phát tri ển hạ tầng Mitraco Hà Tĩnh 14 2.1.1 Giới thiệu chung Công ty TNHH Đầu tư xây dựng Phát triển hạ tầng Mitraco Hà Tĩnh 14 2.1.2 Ngành nghề kinh doanh 15 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 16 2.2 Thực trạng công tác quản lý văn Công ty TNHH Đầu tư xây dựng Phát triển hạ tầng Mitraco Hà Tĩnh .17 2.2.1 Quy trình quản lý văn Công ty TNHH Đầu tư xây dựng Phát triển hạ tầng Mitraco Hà Tĩnh 17 2.2.2 Nhận xét công tác quản lý công văn Công ty TNHH Đầu tư xây dựng Phát triển hạ tầng Mitraco Hà Tĩnh 20 CHƯƠNG ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG MITRACO HÀ TĨNH 22 3.1 Giới thiệu chung Microsoft Excel 2010 22 3.1.1 Khái quát Microsoft Excel .22 3.1.2 Giao diện Microsoft Excel 2010 23 3.1.3 Tìm hiểu công cụ Ribbon 24 3.1.4 Phần mềm hỗ trợ Microsoft Excel Add-in A-tools .26 3.2 Thiết kế xây dựng chương trình 28 3.1.1 Xây dựng sở liệu 28 3.1.2 Tạo vùng tham chiếu liệu cho chương trình 29 3.1.3 Các hàm sử dụng chương trình 29 3.1.4 Tạo danh sách để tham chiếu “ List ” 30 3.1.5 Ứng dụng “ADD-IN A-TOOLS” tạo công thức truy vấn li ệu 31 3.3 Các giao diện chương trình quản lý văn 31 3.2.1 Giao diện trang chủ chương trình .31 3.2.2 Các giao diện chức chương trình 32 KẾT LUẬN 34 TÀI LIỆU THAM KHẢO 35 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 36 DANH MỤC HÌNH ẢNH Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Đầu tư xây dựng Phát tri ển h tầng Mitraco Hà Tĩnh 16 Sơ đồ 2.2 Quy trình quản lý cơng văn Công ty TNHH Đầu tư xây dựng Phát triển hạ tầng Mitraco Hà Tĩnh .17 Hình 3.1 Các thành phần Workbook .22 Hình 3.2 Giao diện Excel .22 Hình 3.3 Các lệnh thực đơn Office 23 Hình 3.4 Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh 23 Hình 3.5 Hộp thoại để chế biến lệnh truy cập nhanh .23 Hình 3.6 Thanh công cụ Ribbon 24 Hình 3.7 Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu) 25 Hình 3.8 Add-in A-tools .25 Hình 3.9 Dữ liệu văn 27 Hình 3.10 “Difine Name” vùng tham chiếu 28 Hình 3.11 Tham chiếu “ List ” 29 Hình 3.12 Ứng dụng Add-in A-tools thống kê .30 Hình 3.13.Giao diện chương trình 30 Hình 3.14 Giao diện Nhập văn 31 Hình 3.15 Giao diện tìm kiếm thơng tin văn .32 Hình 3.16 Giao diện thống kê số lượng văn 32 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Nội dung viết tắt 01 TNHH Trách nhiệm hữu hạn 02 GV&CTSV Giáo viên công tác sinh viên 03 HSSV Học sinh sinh viên LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật công nghệ với thành tựu kỳ diệu tác động mạnh mẽ đến hoạt động kinh tế, tr ị, xã h ội giới nói chung Việt Nam nói riêng Cùng v ới s ự phát tri ển nhanh chóng tin học vai trò ngày trội thông tin, gi ới b ước vào kỷ nguyên mới, kỷ nguyên công nghệ thông tin Công nghệ thông tin bước vào tất lĩnh vực, chi ếm vị trí quan trọng xã hội Cùng với phát triển khoa học - cơng nghệ, hoạt động quản lý có nhiều đổi theo xu hướng đại hóa đáp ứng nhu cầu ngày cao xu hội nhập phát triển, có nhiều phát minh tiên tiến dần thay sức lao động, giải phóng người, giúp người giải cơng việc nhanh chóng Văn coi công cụ phương pháp để quan, tổ ch ức trì hoạt động quan, tổ chức Việc nắm b thơng tin nhanh chóng, kịp thời xác ngày đóng vai trò quan tr ọng cơng tác quản lý điều hành Công tác quản lý văn hoạt động đảm bảo cung c ấp đầy đủ thông tin phục vụ cho việc quản lý tất hoạt động tổ chức đoàn quan nhà nước tổ chức trị - xã hội khác… Nhận thức tầm quan trọng việc quản lý văn c quan, đơn vị nói chung Cơng ty TNHH Đầu tư xây dựng Phát tri ển hạ tầng Mitraco nói riêng Vì em chọn đề tài: “Ứng dụng Microsoft Excel công tác quản lý văn Công ty TNHH Đầu tư xây dựng Phát triển hạ tầng Mitraco Hà Tĩnh” cho báo cáo thực tập sở Thơng qua đề tài này, em muốn tìm hiểu kỹ phần mềm Microsoft Excel 2010, từ làm sở để ứng dụng phần mềm vào qu ản lý văn b ản Công ty TNHH Đầu tư xây dựng Phát triển hạ tầng Mitraco Hà Tĩnh nhằm cải thiện quy trình quản lý văn trở nên hiệu Ý nghĩa khoa học - thực tiễn Thực việc nghiên cứu đề tài giúp em hiểu rõ chuyên ngành mà em theo học trường Và đặc biệt hơn, thông qua đề tài em có thêm kiến thức thực tế để phục vụ cho công việc sau tốt Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Thông qua việc nghiên cứu đề tài nhằm mục đích tìm hiểu thực trạng hoạt động quản lý văn Công ty TNHH Đầu tư xây dựng Phát triển hạ tầng Mitraco Hà Tĩnh Từ ứng dụng phần mềm Microsoft Excel 2010 xây dựng chương trình hỗ trợ việc quản lý văn Công ty TNHH Đầu tư xây dựng Phát triển hạ tầng Mitraco Hà Tĩnh, nhằm góp phần nâng cao hiệu hoạt động quản lý văn hiệu Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu - Công tác quản lý văn tại Công ty TNHH Đầu tư xây dựng Phát triển hạ tầng Mitraco Hà Tĩnh; - Xây dựng chương trình quản lý văn Cơng ty TNHH Đầu tư xây dựng Phát triển hạ tầng Mitraco Hà Tĩnh phần mềm Microsoft Excel 2010 Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp khảo sát thực tế; - Phương pháp phân tích, thiết kế; - Phương pháp tổng hợp - thống kê Kết cấu đề tài Đề tài gồm chương: - Chương 1: Tổng quan sở lý thuyết văn bản, quản lý văn quản lý văn - Chương 2: Thực trạng công tác quản lý văn Công ty TNHH Đầu tư xây dựng Phát triển hạ tầng Mitraco Hà Tĩnh - Chương 3: Ứng dụng Microsoft Excel quản lý văn Công ty TNHH Đầu tư xây dựng Phát triển hạ tầng Mitraco Hà Tĩnh Để hoàn thành tốt đề tài này, em xin chân thành cảm ơn hướng dẫn nhiệt tình ThS Lê Anh Tú ThS Lê Hoài Giang giúp em hoàn thành tốt đề tài thực tập Tuy nhiên với hạn chế kiến thức thời gian nên tránh khỏi sai sót, em mong nhận nhận xét góp ý bảo thầy bạn để đề tài em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Thái Nguyên, ngày 20 tháng 02 năm 2017 Sinh viên thực Nguyễn Thị Dung CHƯƠNG TỔNG QUAN CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ VĂN BẢN, QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 1.1 Khái quát chung văn 1.1.1 Văn đặc trưng văn Khái niệm văn Văn sản phẩm hoàn chỉnh hành vi tạo lời, mang n ội dung giao tiếp cụ thể, gắn liền với đối tượng giao ti ếp, mục đích giao ti ếp hoàn cảnh giao tiếp xác định, thể dạng âm hay chữ viết Đặc trưng văn Ðặc trưng văn thể qua tính chất: tính hồn ch ỉnh, tính thống nhất, tính liên kết tính mạch lạc Trong tính hồn ch ỉnh tính liên kết hai đặc trưng 1.1.2 Các loại hình văn thường dùng Các phong cách văn Hệ thống loại hình văn phong phú, đa dạng, cần phải phân loại chúng để có phương pháp soạn thảo, tạo lập quản lý cho thích h ợp Có nhiều cách phân loại, nghiên cứu s ố cách phân lo ại theo phong cách văn sau: Phong văn hành Văn hành bao gồm th ể loại như: hi ến pháp, lu ật pháp, ều lệ, nghị định, thông tư, quy chế, hợp đồng, đơn từ, gi biên nh ận, văn bằng, chứng chỉ… Phong cách văn khoa học Văn khoa học bao gồm thể loại như: giáo trình, sách giáo khoa, báo khoa học, đề tài khoa học, luận án, luận văn, chuyên luận khoa h ọc… Phong cách văn luận Văn luận bao gồm thể loại như: báo cáo trị, l ời kêu gọi hiệu triệu, bình luận trị… Phong cách văn báo chí Văn báo chí bao gồm th ể loại như: tin, phóng s ự, ph ỏng v ấn, tiểu phẩm, quảng cáo… Phong cách văn nghệ thuật Văn nghệ thuật bao gồm thể loại văn học như: thơ ca, truyện ngắn, tiểu thuyết… Phong cách văn sinh hoạt Văn sinh hoạt bao gồm loại như: thư từ, nhật kí… Các văn có tính pháp quy Nghị quyết: Là văn ghi lại định thông qua đại hội, hội nghị đường lối, chủ trương, sách, kế hoạch vấn đề cụ thể Nghị loại văn có tính lãnh đạo, đạo, viết không chia thành điều khoản Quyết định: Quyết định có tính lãnh đạo, đạo nghị thể thành điều khoản cụ thể có dùng để ban hành bãi bỏ quy chế, quy định, định cụ thể chủ trương, sách, tổ chức máy, nhân thuộc phạm vi quyền hạn tổ chức; ban hành chế độ, điều lệ, quy chế kèm theo Chỉ thị: Là văn nhằm truyền đạt chủ trương, biện pháp quản lý, đạo chung lệnh cấp truyền cho cấp Thường th ể ngắn gọn dành cho hoạt động tập trung Thông tri: Là văn thường dùng để đề biện pháp thực hi ện Ngh ị triệu tập hội nghị, đại hội Quy định: Là văn xác định nguyên tắc, tiêu chuẩn, th ủ tục ch ế độ cụ thể lĩnh vực công tác định hệ thống quan chuyên môn có chức năng, nhiệm vụ Quy chế: Là văn xác định nguyên tắc, trách nhiệm, quy ền h ạn, chế độ lề lối làm việc tổ chức quan lĩnh vực công tác nh ất Các lệnh thực đơn Office Hình 3.3 Các lệnh thực đơn Office Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh Hình 3.4 Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh Hộp thoại để chế biến lệnh truy cập nhanh Hình 3.5 Hộp thoại để chế biến lệnh truy cập nhanh 3.1.3 Tìm hiểu công cụ Ribbon Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng thực đơn truyền thống thành cụm lệnh dễ dàng truy cập trình bày hình gọi Ribbon Có nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins 27 Hình 3.6 Thanh cơng cụ Ribbon Thanh công cụ Ribbon Home: Là nơi chứa nút lệnh sử dụng thường xuyên trình làm việc như: cắt, dán, chép, định dạng tài liệu, kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng cột, xếp, tìm kiếm, lọc liệu,… Insert: Chèn loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, … Page Layout: Chứa nút lệnh việc hiển thị bảng tính thiết lập in ấn Formulas: Chèn cơng thức, đặt tên vùng (range), Data: Các nút lệnh thao liệu Excel, danh sách, phân tích liệu,… Review: Các nút lệnh kiễm lỗi tả, hỗ trợ dịch từ, thêm thích vào ơ, thiết lập bảo vệ bảng tính View: Thiết lập chế độ hiển thị bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia hình, … Developer: Tab mặc định ẩn hữu dụng cho lập trình viên, người có hiểu biết VBA Để mở nhóm nhấn vào nút Office - Excel Options - Popular - Chọn Show Developer tab in the Ribbon Add-Ins: Tab xuất Excel mở tập tin có sử dụng tiện ích bổ sung, hàm bổ sung,… Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu) Khi muốn thực thao tác đối tượng (ơ, vùng, bảng biểu, đồ thị, hình vẽ…) bảng tính, bạn nhấp phải chuột lên đối tượng Lập tức thực đơn chứa lệnh thơng dụng hiệu chỉnh hay áp dụng cho đối tượng mà bạn chọn 28 Hình 3.7 Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu) Lựa chọn hệ quản trị sở liệu Việc lựa chọn hệ quản trị CSDL trước hết phải cho phép xây dựng sở liệu thích ứng với mơ hình thơng tin đa dạng phong phú đáp ứng nhu cầu thực tiễn ứng dụng Phải có ngơn ngữ lập trình mạnh ngơn ngữ khác, cho phép người lập trình xâydựng hệ thống chương trình ứng dụng hồn chỉnh nhanh chóng mềm dẻo.Với u cầu nên em chọn hệ quản trị sở liệu Excel 2010.Vì mơi trường Excel dễ làm, đơn giản với người sử dụng tích hợn nhiều phần mềm ngôn ngữ mạnh, giao diện đẹp, có tính tự động cao, khả kết nối truy cập tệp CSDL đơn giản dễ làm 3.1.4 Phần mềm hỗ trợ Microsoft Excel Add-in A-tools Hình 3.8 Add-in A-tools 29 Thông tin tác giả Tác giả: Nguyễn Duy Tuân Email: info@bluesofts.net / daotaothuchanhkt@gmail.com Fax: 04.379.17200 Điện thoại di động: 0904.210.337 / 0965556989 Website: http://www.bluesofts.net Giới thiệu phần mềm Add-In A-Tools công cụ (add-in) chạy môi trường Microsoft Excel (32-bit & 64-bit) Soạn thảo quản trị liệu Excel qua mạng - Để chia sẻ tệp liệu Excel cho nhiều người dùng mạng, n ếu khơng có cơng cụ có phương pháp Share full th m ục ch ứa file Excel (cách Excel) Theo cách này, máy mạng có th ể truy c ập vào copy chí xố hẳn tệp liệu Người chủ tệp Excel ch ỉ gửi trọn tệp mà khó che dấu sheets hay vùng li ệu riêng Còn vấn đề khác cho người dùng truy cập vào vùng li ệu nh ưng có quyền: đọc, soạn thảo, giới hạn người k ết n ối, làm - Với Add-In A-Tools cho phép soạn thảo quản tr ị li ệu Excel qua mạng Công cụ cho phép người dùng quản trị liệu Excel qua mạng m ột cách mạnh mẽ, kết nối bảng tính, vùng liệu qua TCP/IP (không phải share full thư mục), quản trị kết nối tới vùng li ệu, phân quy ền cho nhóm người dùng, liệu máy thay đổi máy khác mạng cập nhật (sau khoảng ~ mili giây) Truy vấn liệu động bảng tính Excel - Tạo bảng liệu động việc sử dụng hàm v ới ngôn ngữ truy v ấn sở liệu (CSDL) T-SQL Cho phép kết nối v ới CSDL bên bên : Excel, Access, Foxpro, MS SQL, MySQL, Firebird,… vào bảng tính Excel - Với cơng cụ SQL Builder giúp người dùng tạo công th ức truy vấn d ữ liệu cách dễ dàng hiệu Người dùng tạo nh ững báo cáo 30 bảng tính Excel có độ phức tạp cao, lọc theo nhiều điều kiện, liên kết với nguồn liệu khác nhau, đảm bảo độ xác, ổn đ ịnh t ốc đ ộ x lý nhanh Các chức khác - Tạo công thức thống kê kết hợp với nhiều điều kiện - Chuyển đổi mã văn bản, số thành chữ, … - Hỗ trợ lập trình, ngồi giao diện người dùng, A-Tools h ỗ tr ợ hàm API đối tượng COM BSNetwork để người phát tri ển ứng dụng lập trình kết hợp A-Tools nhằm khai thác tối đa l ực c A-Tools, tăng sức mạnh chương trình Micrrosoft Excel 3.2 Thiết kế xây dựng chương trình 3.1.1 Xây dựng sở liệu - Tạo bảng liệu sheet “ Dữ liệu văn đi” gồm thành phần: Số Số, ký hiệu văn Ngày, tháng văn Tên trích yếu nội dung văn Người ký Nơi nhận văn Đơn vị, người nhận lưu Số lượng Loại văn 10 Ghi Hình 3.9 Dữ liệu văn 31 32 3.1.2 Tạo vùng tham chiếu liệu cho chương trình Gồm “Difine Name” vùng tham chiếu bảng liệu văn đi: Hình 3.10 “Difine Name” vùng tham chiếu 3.1.3 Các hàm sử dụng chương trình Hàm COUNTA - Chức hàm COUNTA đếm ô không rỗng vùng định - Cú Pháp: =COUNTA (Value1, [value2], [value3]…) Trong đó: Value1: đối số bắt buộc, vùng liệu cần đếm Value2 Value3: tùy chọn đặt dấu [], khơng bắt buộc có Hàm IF - Chức hàm IF loại hàm điều kiện trả m ột giá tr ị mệnh đề logic đánh giá True trả giá tr ị th ứ n ếu m ệnh đ ề logic đánh giá False - Cú pháp: =IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) Trong đó: 33 Logical_test: mệnh đề logic Mệnh đề số, chuỗi văn bản, chí cơng thức tốn học Mệnh đề phải đánh giá True False Value_if_true: giá trị trả logical_test True Value_if_false: giá trị trả logical_test False Hàm VLOOKUP - Chức hàm VLOOKUP hỗ trợ tìm tra cứu liệu trường bảng tính - Cú pháp: VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num, [range_lookup]) Trong đó: Lookup_value: Giá trị dùng để dò tìm Table_array: Bảng giá trị dò, để dạng địa Tuyệt đối (có dấu $ phía trước cách nhấn F4) Col_index_num: Thứ tự cột cần lấy liệu bảng giá trị dò range_lookup: Phạm vi tìm kiếm, TRUE tương đương với (dò tìm tương đối), FALSE tương đương với (dò tìm tuyệt đối) 3.1.4 Tạo danh sách để tham chiếu “ List ” Hình 3.11 Tham chiếu “ List ” 34 3.1.5 Ứng dụng “ADD-IN A-TOOLS” tạo công thức truy vấn liệu Hình 3.12 Ứng dụng Add-in A-tools thống kê 3.3 Các giao diện chương trình quản lý văn 3.2.1 Giao diện trang chủ chương trình Hình 3.13.Giao diện chương trình 35 3.2.2 Các giao diện chức chương trình - Giao diện Thơng tin văn Hình 3.14 Giao diện Nhập văn - Giao diện tìm kiếm thơng tin văn Hình 3.15 Giao diện tìm kiếm thông tin văn 36 - Giao diện thống kê số lượng văn Hình 3.16 Giao diện thống kê số lượng văn 37 KẾT LUẬN Kết đạt Trong suốt trình thực đề tài Thực tập sở này, em giúp đỡ tận tình ThS Lê Anh Tú ThS Lê Hoài Giang, thầy cô giáo khác khoa, giúp đỡ cô Công ty TNHH Đầu tư xây dựng Phát tri ển hạ tầng Mitraco Hà Tĩnh tận tình giúp đỡ em đợt thực tập sở Qua đợt thực tập em tiếp cận với tình hình làm việc thực tế huyện, hiều biết thêm chuyên sâu quy trình quản lý văn đồng thời sử dụng phần mềm Microsoft Excel 2010 thành thạo để ứng dụng vào việc xây dựng chương trình hỗ trợ cơng tác quản lý văn Từ em củng cố hiểu sâu sắc kiến thức học trường, đợt thực tế có ý nghĩa sâu sắc với em để em rèn luyện thêm cho kỹ xã hội, hành trang tốt cho công việc em sau Ưu điểm Chương trình em xây dựng bước đầu đáp ứng số yêu cầu sau: Mơ hình chương trình đưa số chức phù hợp với yêu cầu cần thiết việc tiến hành quản lý văn Cấu trúc liệu tương đối đầy đủ gần gũi với thực tế giúp người nắm bắt cách dễ dàng Chương trình em xây dựng giúp cho việc tìm kiếm, thống kê văn đầy đủ, nhanh chóng xác… Nhược điểm - Do thời gian nghiên cứu ngắn, chưa có nhiều kinh nghiệm kiến thức để thiết kế chương trình tìm kiếm thơng tin hồn chỉnh - Chương trình chưa khái qt tồn quy trình cách quản lý công tác quản lý văn như: ký phê duyệt văn qua mạng LAN, chuyển giao văn môi trường mạng nội bộ, Hướng phát triển đề tài Trong thời gian tới em tiếp tục nghiên cứu để hồn thiện chương trình ngày tốt sâu vào vấn đề phân quyền chương trình quản lý, đồng thời xây dựng chức cao để hoàn thiện chương trình đáp ứng 38 với nhu cầu thực tế xã hội 39 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nội Vụ Trung Ương, Công văn 425/VTLTNN-NVTW hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến; [2] Hoàng Nguyên - Minh Tuấn, Hướng dẫn sử dụng Microsoft Excel 2010, NXB Hồng Đức; [3] Luật tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân; [4] Trần Thị Thu Phương (2008), Nghiệp vụ hành văn phòng, NXB Tổng hợp TP HCM; [5] Bộ Nội Vụ (2012), Thông tư 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ; [6] Vương Đình Quyền (2011), Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội 40 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Thái Nguyên, ngày 15 tháng 03 năm 2017 GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ThS Lê Anh Tú ThS Lê Hoài Giang 41