ứng dụng phần mềm open erp trong quản lý chuỗi cung ứng

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG -o0o - BÀI TẬP LỚN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP Đề tài: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM OPEN ERP TRONG QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG HÀ NỘI – 2015 MỤC LỤC DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH ẢNH PHẦN GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY GIẦY 1.1 Giới thiệu chung − Tên doanh nghiệp : Công ty thương mại dịch vụ Giầy − Trụ sở : Số 137, Chùa Bộc, Đống Đa, Hà Nội − Lĩnh vực hoạt động : Sản xuất kinh doanh giầy thời trang 1.2 Cơ cấu tổ chức công ty GIÁM ĐỐC PHÒNG KỸ THUẬT SẢN XUẤT PHÂN XƯỞNG SẢN XUẤT KHO PHÒNG NHÂN SỰ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÒNG KẾ TOÁN GIÁM ĐỐC PHÒNG MARKETING KINH DOANH PHÒNG KINH DOANH QUẢN LÝ GIAO/NHẬN QUẢN LÝ CỬA HÀNG Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức Công ty Thương mại Dịch vụ Giầy 1.3 Chức năng, nhiệm vụ phận 1.3.1 Giám đốc − Tổ chức thực kế hoạch kinh doanh phương án đầu tư công ty; − Đề chiến lược dài hạn, ngắn hạn, quy định nội bộ, giám sát hoạt động tài chính, nhân sự, đối ngoại; − Quyết định lương phụ cấp (nếu có) nhân viên công ty; − Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức chức danh quản lý công ty; − Đại diện pháp nhân Công ty giao dịch Chịu trách nhiệm cho hoạt động công ty trước pháp luật trách nhiệm quản lý điều hành công ty 1.3.2 Phòng kỹ thuật − Tổ chức nghiên cứu, áp dụng quy trình hệ thống đo lường chất lượng, kiểm tra, giám sát chặt chẽ quy trình sản xuất chế tạo phân xưởng; − Theo dõi tình hình sản xuất công ty bảo đảm yêu cầu kỹ thuật đề ra; − Có trách nhiệm kiểm tra & đánh giá chất lượng sản phẩm; − Đảm bảo máy móc thiết bị hoạt động tốt, lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị, máy móc xưởng 1.3.3 Phân xưởng sản xuất − Điều hành sản xuất, kiểm tra tổ sản xuất; − Nhận nguyên liệu từ kho, tiến hành sản xuất làm đúng quy trình, đảm bảo chất lượng sản phẩm, nắm rõ yêu cầu kỹ thuật vẽ sản phẩm; − Thực đóng gói hoàn thiện sản phẩm đúng quy trình công nghệ kỹ thuật 1.3.4 Bộ phận kho shàng − Nhập hàng đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng, đảm bảo quy định an toàn lao động, nội quy, quy chế vận hành máy móc thiết bị; − Thực đóng gói hoàn thiện sản phẩm đúng quy trình công nghệ kỹ thuật; − Nhận đơn vận chuyển hàng 1.3.5 Phòng nhân − Tổ chức thực công tác tuyển dụng lao động; − Thống kê tình hình nhân sự; tổng hợp dữ liệu chấm công, thực công tác lập kế hoạch đơn giá tiền lương, phân bổ toán quỹ tiền lương; − Quản lý hồ sơ cán bộ, nhân viên, người lao động theo quy định hành; − Quản lý công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật cán bộ, nhân viên người lao động 1.3.6 Phòng kế toán − Thực chế độ tiền lương, tiền thưởng, tiêu phúc lợi, quản lý vốn, bảo hiểm khoản cổ phiếu hành khác; − Cân đối thu chi thực nhiệm vụ nộp ngân sách Nhà Nước; − Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo quy định chế độ tài hành Nhà nước phản ánh trung thực kết hoạt động công ty; − Phân tích tình hình tài chính, cân đối nguồn vốn, công nợ công ty báo cáo định kỳ đột xuất theo yêu cầu Giám đốc 1.3.7 Phòng marketing − Xây dựng kế hoạch, giải pháp tổ chức thực hoạt động tiếp thị; − Thiết lập ngân sách marketing, trình Giám đốc duyệt; − Giúp Giám đốc điều hành quản lý hoạt động tiếp thị công ty cách hiệu qua; bảo đảm nguồn lực cho kinh doanh 1.3.8 Phòng kinh doanh − Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh định kỳ công ty, lập kế hoạch phân giao, điều phối bổ sung nhiệm vụ cho đơn vị trực thuộc; − Tổng hợp số liệu, báo cáo kết sản xuất kinh doanh tháng, quý, năm; − Phân tích đánh giá kết hoạt động kinh tế theo tháng, quý, năm; − Đề xuất với lãnh đạo công ty biện pháp quản lý nhằm tăng suất lao động, nâng cao hiệu quản lý hiệu sản xuất kinh doanh PHẦN GIỚI THIỆU VỀ PHẦN MỀM OPEN ERP VÀ ỨNG DỤNG TRONG QUẢN LÝ HỆ THỐNG CHUỖI CUNG ỨNG 2.1 Giới thiệu phần mềm OpenERP 2.1.1 Giới thiệu chung OpenERP (Enterprise resource planning) hệ thống phần mềm mã nguồn mở thiết kế đặc biệt để giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh tiết kiệm chi phí Hiện OpenERP phát triển với 700 modules khác đáp ứng hầu hết yêu cầu quản lý công ty đa dạng lĩnh vực khác Hình 2.1: Giao diện phần mềm OpenERP v.7 OpenERP tích hợp chức xử lý nghiệp vụ tất phận phần mềm máy tính mà đáp ứng tất nhu cầu đặc thù phận khác Mọi nhân viên có đủ quyền hạn xem thông tin ý muốn, quan trọng hơn, giám đốc ngồi cao nắm tình hình doanh nghiệp ông cách nhanh chóng mà đợi hàng tá báo cáo từ nhiều phận gửi lên thời gian dài 2.1.2 Các phân hệ - Quản lý quan hệ khách hàng - CRM - Kế toán - Accounting - Điểm bán hàng - Point of Sales - Quản lý dự án - Project Management - Quản lý kho - Warehouse Management - Quản lý nhân - Human Resources - Quản lý mua hàng - Purchase - Quản lý sản xuất - Manufacturing - Marketing - Quản lý tiền lương - Payroll - Hóa đơn - Invoicing - Công cụ tùy chỉnh - Application Builder 2.2 Khái niệm chuỗi cung ứng Theo Hội đồng chuỗi cung ứng, quản trị chuỗi cung ứng việc quản lý cung cầu, xác định nguồn nguyên vật liệu chi tiết, sản xuất lắp ráp, kiểm tra hàng tồn kho, tiếp nhận đơn hàng quản lý đơn hàng, phân phối qua kênh phân phối đến khách hàng cuối Các nội dung chuỗi cung ứng bao gồm: − Lập kế hoạch − Tìm nguồn cung cấp − Sản xuất, tạo sản phẩm − Phân phối − Trả Hình 2.2: Quy trình chuỗi cung ứng 2.3 Ứng dụng phần mềm quản lý hệ thống chuỗi cung ứng 2.3.1 Quản lý mua hàng Phân hệ mua hàng có chức quản lí thông tin từ mua hàng đến nhập kho bao gồm như: quản lí báo giá, quản lí yêu cầu mua hàng, quản lí đơn đặt hàng, hóa đơn, toán kiểm tra hàng nhập kho Phân hệ tích hợp hoàn toàn với phân hệ quản lý kho kế toán Xác định nguyên vật liệu Xác định nhà cung cấp Tạo đơn đặt hàng Nhận hàng Mua hàng Thanh toán Nhập kho Sơ đồ 2.2: Quy trình mua nguyên vật liệu 2.3.2 Quản lý sản xuất Tạo công thức Sản xuất Nhập kho Sơ đồ 2.3: Quy trình sản xuất sản phẩm − Tạo lập quản lý hóa đơn vật liệu để quản lý nhu cầu sản xuất; − Quản lý quy trình sản xuất, quản lý chất lượng sản xuất, theo dõi nguyên vật liệu bị lỗi sản phẩm sản xuất chương trình; − Quản lý nhân công nguyên vật liệu: định lập kế hoạch sản xuất dựa vào tài nguyên, nhân công nguyên vật liệu cách hiệu quả; − Tích hợp với phân hệ mua hàng, quản lý kho, kế toán, bán hàng, nhân 2.3.3 Quản lý kho − Được tích hợp với phân hệ kế toán, bán hàng, mua hàng, sản xuất; − Thiết lập giá trị tồn kho tối thiểu, tồn kho tối đa cho sản phẩm để tránh tình trạng thiếu hụt, dư thừa; − Xem tức thời tình hình kho, đưa số tình hình kho hàng; − Tự động sinh đơn mua hàng lệnh sản xuất để bổ sung hàng hóa kho dựa vào tối kho tối thiểu, tối đa; − Các báo cáo: xuất nhập tồn, tuổi kho nhiều định dạng PDF, HTML, Excel − Chuyển hàng từ kho sang kho khác cách chặt chẽ, dễ dàng; − Điều khiển giao nhận hàng cách dễ dàng; − Hệ thống kế toán kho hỗ trợ phương pháp tính giá xuất kho: bình quân gia quyền, tức thời; FIFO; LIFO; thực tế đích danh 2.3.4 Quản lý bán hàng − Tạo kế hoạch bán hàng,thiết lập mục tiêu bán hàng theo dõi tiến độ; − Quản lý khoản phải thu để đảm bảo khoản thu thập thời gian thiết lập để giảm số lượng khoản nợ xấu; − Tích hợp quản lý điểm bán hàng (POS), hỗ trợ đổi/trả hàng, hỗ trợ kết nối máy đọc/in mã vạch, hình cảm ứng, tích hợp thương mại điện tử B2B & B2C − Đánh giá quản lý trình bán hàng; 10 + Ấn Validate để xác nhận đơn hàng giao Để kiểm tra đơn hàng hoàn thành hay chưa, ta vào Purchase/Purchse Orders: Chọn Approved, chọn Done Ở đây, ta quan sát cột Invoiced (đã toán) Received (đã nhận hàng), 100% tức toán nhận hàng, 0% tức chưa toán, chưa nhận hàng 19 3.3 Sản xuất STT Tên sản phẩm Số lượng (đôi) Giày buộc dây 300 Giày lười 200 Định mức sản phẩm Chỉ Khuyên Vải (m) Đế (cái) (cuộn) xỏ (cái) 1,0 0,5 10 0,8 0,5 - 3.3.1 Tạo công thức Manufacturing/ Master Data/ Bill of Materials/ + Sau chọn “Create” để nhập thông tin nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm Sau nhập đủ nguyên liệu, ấn “save” để lưu lại công thức + Công thức để sản xuất giày buộc dây 3.3.2 Quy trình sản xuất Manufacturing/ Manufacturing Order/ Creats Sau chọn “creats” bảng, ta cần điền đầy đủ thông tin sau: − Tên sản phẩm (Product): Giầy buộc dây − Số lượng (Product Qty): 300 − Tên mục nguyên vật liệu (Bill of Material): Giày buộc dây 20 − Nơi lưu trữ nguyên vật liệu (Raw Materials Location): Physical Locations/ Your Company/ Stock: Lưu trữ kho − Nơi lưu trữ sản phẩm hoàn thiện (Finished Products Location): Physical Locations/ Your Company/ Stock: Lưu trữ kho Sau chọn “Confirm Product” để xác định quy trình + Chọn “Force Reservation” để xác nhận nguyên vật liệu đầy đủ để đưa vào sản xuất 21 + “Start Product” để bắt đầu sản xuất + Nhấn “Produce” để xác nhận sản phẩm bắt đầu sản xuất + Xuất bảng xác nhận, đúng chọn “Corfirm” 22 + Quy trình sản xuất xong chuyển “Done” 3.4 Bán hàng Thông tin khách hàng Người đại diện Tên đơn vị Người liên hệ Số điện thoại Email Số lượng (đôi) Giá bán/đôi Khách hàng Nguyễn Hồng Ngọc Cửa hàng Mạnh Tiến Nguyễn Mạnh Tiến 0912.660.158 manhtien.shoes@gmail.com 150 đôi giày buộc dây 350.000 23 Khách hàng Nguyễn Hồng Ngọc Bách hóa Đại Mỗ Phan Ngọc Linh 0905.123.7889 ngoclinhphan@gmail.com 100 buộc dây 100 lười 350.000 310.000 3.4.1 Tạo đầu mối (leads) Sales/Leads/Create + Điền thông tin cần thiết, sau chọn “Open” + Tiếp theo chọn “Convert To Opportunity” để chuyển đầu mối thành hội + Hiện bảng để xác nhận, nhấn chọn “Create Oppotunies” 24 3.4.2 Tạo hội bán hàng(Oppotunies) Sales/ Opportunities + Chọn đơn hàng vừa tạo “Lead” vừa tạo chuyển sang, chọn biểu tượng “edit” (biểu tượng theo hướng mũi tên) + Chọn “Convert To Quote” để tạo báo giá cho khách hàng 25 + Bảng xác nhận ra, ta chọn “Create” 3.4.3 Tạo đơn đặt hàng(Sales Order) + Sau tạo bào giá tiếp tục ấn “Create” để tạo đơn đặt hàng 26 + Chọn “Print Quotation” để xuất đơn báo giá pdf gửi cho khách hàng + Chọn “Confirm Order” để xác nhận đơn báo giá + Chọn “Create Final Invoices” để xác nhận đơn đặt hàng bán 27 + Sau xác nhận đơn đặt hàng bán, ta sau 3.4.4 Tạo hóa đơn Accounting/ Customers/ Customer Invoices + Chọn hóa đơn, sau chọn “Validate” để xác nhận toán hóa đơn chưa trả tiền 28 3.4.5 Thanh toán hóa đơn + Ta chọn “Payment” bước để toán hóa đơn + Chọn phương thức toán “Payment Method” chọn “Validate” để xác nhận toán hóa đơn 29 + Kết thúc bước ta hình 3.4.6 Tạo hóa đơn giao hàng (Delivery Order) Warehouse/Warehouse Management/Delivery Orders + Chọn đơn hàng, sau chọn “Force Availability” để xác nhận hàng đầy đủ chuẩn bị giao cho khách hàng 30 3.4.7 Hoàn thành giao hàng + Chọn “Process” để xác nhận hàng xuất kho + Chọn “Validate” để xác nhận số lượng hàng giao 31 + Kiểm tra kho trạng thái “Done” 32 PHẦN ĐÁNH GIÁ ƯU VÀ NHƯỢC ĐIỂM CỦA PHẦN MỀM 4.1 Ưu điểm − Môi trường cài đặt rộng : Windows, Linux, Unix,… Ngoài ra, OpenERP hỗ trợ 80 ngôn ngữ có tiếng Việt; − Tích hợp toàn ứng dụng quản lí sản xuất kinh doanh vào hệ thống nhất, tự động hoá quy trình quản lý; − OpenERP mang tính toàn diện, bao gồm tích hợp hầu hết yêu cầu quy trình doanh nghiệp: kế toán, nhân sự, bán hàng, CRM, mua hàng, chứng khoán, sản xuất, quản lý dịch vụ, quản lý dự án, chiến dịch marketing… cung cấp 700 mô-đun cho người sử dụng; − Khả linh hoạt cao, hoạt động khung chuẩn giúp thay đổi theo nhu cầu mà không cần phải lập trình Việc cung cấp khả thêm mới, sửa xóa, Open ERP quản lý module cách linh hoạt; − OpenERP hỗ trợ doanh nghiệp với quy mô từ vài 2000 nhân viên 4.2 Nhược điểm − Muốn triển khai ERP, doanh nghiệp cần có đủ cán có lực, dám chấp nhận biết cách thay đổi − Khi server bị cố đường truyền server bị gián đoạn tất giao dịch công ty phải tạm ngưng chờ tới cố khắc phục − Rủi ro triển khai phần mềm bị thất bại toàn dữ liệu công ty bị xáo trộn kiểm soát gây ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động sản xuất kinh doanh công ty 33 ... pháp quản lý nhằm tăng suất lao động, nâng cao hiệu quản lý hiệu sản xuất kinh doanh PHẦN GIỚI THIỆU VỀ PHẦN MỀM OPEN ERP VÀ ỨNG DỤNG TRONG QUẢN LÝ HỆ THỐNG CHUỖI CUNG ỨNG 2.1 Giới thiệu phần mềm. .. dung chuỗi cung ứng bao gồm: − Lập kế hoạch − Tìm nguồn cung cấp − Sản xuất, tạo sản phẩm − Phân phối − Trả Hình 2.2: Quy trình chuỗi cung ứng 2.3 Ứng dụng phần mềm quản lý hệ thống chuỗi cung ứng. .. cung ứng Theo Hội đồng chuỗi cung ứng, quản trị chuỗi cung ứng việc quản lý cung cầu, xác định nguồn nguyên vật liệu chi tiết, sản xuất lắp ráp, kiểm tra hàng tồn kho, tiếp nhận đơn hàng quản lý