Ứng dụng phần mềm LOTUS NOTES để quản lý văn bản đi cho văn phòng thành uỷ sông công

Quản lý văn bản là việc áp dụng các biện pháp về nghiệp vụ nhằm giúp cho lãnh đạo Văn Phòng nắm được thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao, tiếp nhận, giải quyết văn bản, sử dụng

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy cô giáo, các bạn sinh viên và đặc biệt là thầy giáo Th.S Nguyễn Thị Hằng đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình làm khóa luận tốt nghiệp

Trong quá trình làm và nghiên cứu em đã cố gắng tìm hiểu để bài báo cáo được đầy đủ và hoàn thiện nhất có thể Tuy nhiên, kiến thức của bản thân còn hạn chế nên

đề tài chắc chắn không thể tránh khỏi những thiếu sót và khuyết điểm Em rất mong thầy cô và các bạn đóng góp ý kiến quý báu của mình để đề tài của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Thái Nguyên, ngày… tháng… năm 2017

Sinh viên

Lê Thị Huyền

LỜI CAM ĐOAN

Khóa luận tốt nghiệp là tổng hợp toàn bộ quá trình nghiên cứu đánh giá những kết quả đạt được sau quá trình học tập, thực tập và rèn luyện đồng thời rút ra những bài học kinh nghiệm cho bản thân Tôi xin cam đoan rằng nội dung khóa luận của tôi không sao chép nội dung cơ bản từ các khóa luận khác và nội dung của khóa luận là do chính bản thân nghiên cứu xây dựng dưới sự hướng dẫn khoa học của Th.S Nguyễn Thị Hằng Các nội dung trong khóa luận này là trung thực chưa từng được ai công bố trước đây Những số liệu phục vụ cho phân tích, nhận xét, đánh giá thu thập từ thực tế đơn vị thực tập

Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng cũng như kết quả khóa luận của mình

Thái Nguyên, ngày….tháng….năm 2017

Sinh viên

Lê Thị Huyền

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 1

LỜI CAM ĐOAN 2

MỤC LỤC 3

MỞ ĐẦU 5

Chương I CƠ SỞ LÝ THUYẾT 6

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ THÀNH PHỐ SÔNG CÔNG- THÁI NGUYÊN 6

1.1.1 Khái quát chung 6

1.1.2 Vị trí địa lý 8

1.1.3 Một số thông tin về Kinh tế - Văn hoá - Xã hội 9

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của Văn phòng thành ủy 10

1.2.1 Công tác tham mưu thông tin tổng hợp 10

1.2.2 Công tác nội chính, tiếp dân 10

1.2.3 Công tác văn thư, lưu trữ 11

1.2.4 Công nghệ thông tin 11

1.2.5 Công tác quản trị hành chính 11

1.2.6 Công tác hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ 11

Chương II KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VÀ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI VĂN PHÒNG THÀNH ỦY SÔNG CÔNG- THÁI NGHUYÊN 12 2.1 Thực trạng tình hình công tác văn thư tại văn phòng thành ủy Sông Công- Thái Nguyên 12

2.2 Những nét chung về nghiệp vụ công tác Văn thư của Văn phòng thành ủy Sông Công 12 2.2.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản 13

2.2.2 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 13

2.2.3 Công tác quản lý văn bản đi 14

2.2.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 15

2.2.5 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan 15

2.3 Nghiệp vụ tổ chức văn bản đi 16

2.4 Kiểm tra lại thể thức văn bản 16

2.5 Trình văn bản 16

2.6 Ghi số, ngày, tháng văn bản 16

2.7 Đóng dấu văn bản 17 2.8 Đăng ký văn bản đi 17 Chương III: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM LOTUS NOTES ĐỂ QUẢN LÝ VĂN BẢN

ĐI TẠI VĂN PHÒNG THÀNH UỶ SÔNG CÔNG- THÁI NGUYÊN 25 3.1 Dự thảo công văn ban hành (Chuyên viên dự thảo) 25 3.1.1 Tạo mới công văn dự thảo, chuyển xử lý của chuyên viên 25 3.1.2 Xử lý của chuyên viên (thực hiện giống như phương án 1 của lãnh đạo) 29 3.1.3 Các phương án giải quyết của Lãnh đạo Văn phòng 31 KẾT LUẬN 44 TÀI LIỆU THAM KHẢO 45

MỞ ĐẦU

Trong xã hội phát triển thông tin đã thực sự trở thành nguồn tài nguyên quan trọng Các mối quan hệ, tính trật tự và tổ chức là những thuộc tính phổ biến của mọi hệ thống kinh tế - xã hội Hệ thống càng phát triển tức càng có nhiều yếu tố hợp thành và nhiều mối quan hệ giữa chúng thì trật tự càng phức tạp và do đó nội dung thông tin càng phong phú đến mức không thể xử lý nổi bằng những phương pháp và công cụ

“truyền thống” Để xử lý được lượng thông tin lớn như vậy nghĩa là phải khai thác được nguồn tài nguyên quan trọng do đó đòi hỏi phải có những phương pháp và công

cụ cần thiết

Phân tích thiết kế cài đặt hệ thống đã trở thành một ngành khoa học quan trọng của tin học, thu hút nhiều tài năng, trí tuệ Nhiều nước đã coi ngành khoa học này như một ngành được ưu tiên hàng đầu

Ngày nay việc ứng dụng tin học vào công tác quản lý đã trở lên phổ biến và đa dạng không chỉ trong các tổ chức, doanh nghiệp tư nhân mà còn được triển khai rộng khắp tại các cơ quan của chính phủ theo Đề án 112 CP

Quản lý văn bản là việc áp dụng các biện pháp về nghiệp vụ nhằm giúp cho lãnh đạo Văn Phòng nắm được thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao, tiếp nhận, giải quyết văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hằng ngày của Văn phòng Nhưng hầu hết tại một số đơn vị, công việc quản lý hồ sơ công văn còn làm bằng tay thì đó là một công việc rất khó khăn và phức tạp, tốn nhiều thời gian vào việc phân tích và xử lý dữ liệu mà kết quả đưa ra lại có độ chính xác không cao trong quá trình tính toán và thống kê Nhất là số lượng công văn của mỗi đơn vị là rất lớn và hàng tháng nhân viên các bộ phận tốn rất nhiều thời gian để cập nhật và thống kê… Cùng với chiến lược xây dựng và phát triển thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa, song song với quá trình hội nhập thế giới, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý công văn là hết sức cần thiết và cấp bách Vì vậy em chọn đề tài

“Ứng dụng phần mềm lotus notes để quản lý văn bản đi cho Văn Phòng Thành Ủy Sông Công- Thái Nguyên” để làm đề tài thực tập tốt ngiệp

Chương I CƠ SỞ LÝ THUYẾT

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ THÀNH PHỐ SÔNG CÔNG- THÁI NGUYÊN

1.1.1 Khái quát chung

Thành phố Sông Công, tỉnh Thái Nguyên có vị trí khá thuận lợi, nằm ở phía Bắc thủ đô Hà Nội, trong vùng công nghiệp xung quanh thủ đô Hà Nội với bán kính 60

km, cách thành phố Thái Nguyên 20 km về phía Nam, cách sân bay quốc tế Nội Bài 45

km (theo quốc lộ 3) cách hồ Núi Cốc 17 km, có các tuyến đường cao tốc, đường quốc

lộ 3 và đường sắt Hà Nội - Quan Triều chạy qua phía Đông thành phố Là thành phố công nghiệp nằm ở phía Nam của tỉnh Thái Nguyên làm bản lề trung chuyển giao lưu hàng hóa giữa tỉnh Thái Nguyên với các đô thị xung quanh và nhất là vùng kinh tế

trọng điểm Bắc Bộ

Thành phố Sông Công là một đơn vị hành chính được thành lập theo Quyết định

số 113/QĐ-HĐBT ngày 11/4/1985 của Chính phủ (mới thành lập là thành phố) Thành phố Sông Công có vị trí khá thuận lợi, cách thành phố Thái Nguyên 20km về phía Nam, cách hồ Núi Cốc 17km, cách sân bay quốc tế Nội Bài 45km, cách Hà Nội 60km

về phía Bắc, nằm trong vùng ảnh hưởng công nghiệp xung quanh thủ đô Hà Nội Thành phố Sông Công nằm ở vùng trung du Bắc bộ, tiếp giáp giữa vùng rừng núi và đồng bằng bắc bộ, có nhiều đường giao thông thủy bộ ngang dọc, có Quốc lộ 3, đường cao tốc Hà Nội - Thái Nguyên và tuyến đường sắt Hà Nội - Quan Triều chạy qua Sau

30 năm xây dựng và phát triển, ngày 15/5/2015 Ủy ban Thường vụ Quốc hội đã ban hành Nghị quyết thành lập thành phố Sông Công trực thuộc tỉnh Thái Nguyên

Sông Công là thành phố công nghiệp, trung tâm kinh tế, hành chính, văn hóa - xã hội phía Nam của tỉnh Thái Nguyên; là đầu mối giao thông, giao lưu phát triển kinh tế

- xã hội quan trọng của vùng Đông Bắc Bắc Bộ Với vị trí chuyển tiếp giữa đồng bằng

và trung du, Sông Công có các tuyến giao thông quốc lộ, tỉnh lộ chạy qua nối với Thủ

đô Hà Nội ở phía Nam và thành phố Thái Nguyên ở phía Bắc, là điều kiện rất thuận lợi

để đẩy mạnh giao thương với các vùng kinh tế Bắc Thủ đô Hà Nội, phía Nam vùng Trung du miền núi phía Bắc mà Trung tâm là thành phố Thái Nguyên và các vùng

kinh tế Tam Đảo - Vĩnh Phúc, Bắc Ninh, Bắc Giang Với lợi thế đặc biệt, Sông Công

từ lâu đã được xác định là trung tâm công nghiệp lớn và là đô thị bản lề, trung chuyển kinh tế giữa các vùng trong và ngoài tỉnh Thái Nguyên

Trải qua gần 30 năm xây dựng phát triển với quá trình xây dựng và hoàn thiện đơn

vị hành chính trực thuộc, Đảng bộ chính quyền và nhân dân thành phố Sông Công đã khắc phục vượt qua mọi khó khăn, thách thức, từng bước khai thác có hiệu quả những tiềm năng, lợi thế của địa phương, tranh thủ huy động và sử dụng tối đa mọi nguồn lực, nhất là nội lực để phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh, xây dựng hệ thống chính trị vững mạnh, tạo tiền đề quan trọng phát triển đô thị Sông Công Ngày 18/10/2010 Bộ Xây dựng ra Quyết định số 925/QĐ-BXD công nhận thị xã Sông Công

là đô thị loại III, trực thuộc tỉnh, ngày 15/5/2015 Ủy ban Thường vụ Quốc hội đã ban hành Nghị quyết số 932/NQ-UBTVQH13 về thành lập thành phố Sông Công trực thuộc tỉnh Thái Nguyên

Để phấn đấu trở thành khu vực trọng điểm trong phát triển công nghiệp của tỉnh, Sông Công đã tập trung và huy động mọi nguồn lực đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng kỹ thuật và hạ tầng xã hội, dành nhiều nguồn lực đầu tư xây dựng các công trình quan trọng, tập trung xây dựng các tuyến đường giao thông huyết mạch, xây mới và nâng cấp

hệ thống giao thông đô thị Đặc biệt là thành phố đang đẩy mạnh xây dựng hạ tầng các Khu đô thị mới, khu trung tâm hành chính các xã, phường, tiếp tục đầu tư hoàn thiện hệ thống điện chiếu sáng, hệ thống thoát nước, xử lý nước thải dọc các tuyến nội thị, góp phần đẩy nhanh tiến trình xây dựng đô thị xanh, sạch, đẹp Huy động mọi nguồn lực trong đầu tư xây dựng kết cấu hạ tầng nông thôn, xây dựng nông thôn mới Hiện nay các

dự án đầu tư phát triển đô thị luôn bám sát đồ án Quy hoạch chung thành phố đến 2020, theo đó các khu chức năng cũ tập trung ở các phường nội thị được cải tạo, chỉnh trang;

hệ thống chiếu sáng, nước sạch được nâng cấp, dọc các tuyến đường phố được trồng cây xanh, tôn tạo vỉa hè Những nhà máy xí nghiệp cũ gây ô nhiễm, khu nghĩa trang, bãi chôn rác thải… đã được di dời ra khỏi khu vực trung tâm để đảm bảo cảnh quan và cải thiện vệ sinh, môi trường Đồng thời, thành phố còn tập trung nguồn lực hoàn thiện cơ

sở hạ tầng kỹ thuật, đẩy nhanh tốc độ đô thị hóa, phát triển mạng lưới đô thị và điểm dân

cư tập trung theo hướng hiện đại; triển khai thực hiện các chương trình: Phát triển dân số

và việc làm, hoàn thiện hệ thống các công trình hạ tầng đô thị, hoàn chỉnh quy hoạch đô

thị và đề xuất các cơ chế chính sách hỗ trợ cho người dân cùng tham gia phát triển đô thị, giảm thiểu các nhu cầu kinh phí từ nguồn vốn ngân sách

Những năm gần đây kinh tế của thành phố phát triển nhanh, tốc độ tăng trưởng kinh tế luôn đạt khá, mức tăng trưởng bình quân đạt 16,93%/năm Cơ sở hạ tầng để phát triển kinh tế, xã hội đã và đang từng bước hoàn chỉnh, cải tạo và nâng cấp, đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân không ngừng được nâng lên Năm 2013, tốc độ tăng trưởng kinh tế GDP đạt 14,8%; giá trị sản xuất công nghiệp trên địa bàn đạt 4.705 tỷ đồng (tăng 13% so với cùng kỳ năm 2012); giá trị sản xuất ngành Nông lâm nghiệp thủy sản đạt 420 tỷ đồng (tăng 9,6% so cùng kỳ năm 2012); giá trị xuất khẩu trên địa bàn đạt trên 35 triệu USD (tăng 37% so với cùng kỳ năm 2012); tổng thu ngân sách trên địa bàn tăng bình quân trên 20%; GDP bình quân đầu người đạt trên 45 triệu đồng/người/năm Các chính sách an sinh xã hội tiếp tục được duy trì và đạt hiệu quả, công tác xây dựng nông thôn mới đạt kết quả tích cực Hiện trạng phát triển của thành phố đã tạo bước quan trọng để hoàn chỉnh tiêu chuẩn thành lập thành phố Sông Công

Cùng với phát triển kinh tế, thành phố đã triển khai có hiệu quả các quy hoạch ngành, lĩnh vực được cấp có thẩm quyền phê duyệt: Định hướng xây dựng thành phố Sông Công đến năm 2020, thành phố đã xác định để đầu tư cho cơ sở hạ tầng phát triển công nghiệp, đô thị, dịch vụ nằm trong trục phát triển công nghiệp và đô thị phía Nam của tỉnh Thái Nguyên Trong chương trình phát triển đô thị quốc gia giai đoạn

2012 - 2020, thành phố Sông Công nằm trong danh mục đô thị được nâng cấp lên đô thị loại II Quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội tỉnh Thái Nguyên, định hướng phát triển đến năm 2020 đã khẳng định hệ thống đô thị Thái Nguyên phát triển theo hướng lấy công nghiệp và dịch vụ làm nền tảng và hệ thống đô thị hiện tại làm hạt nhân, trong

đó Sông Công là 01 trong 04 đô thị trung tâm cấp tỉnh

1.1.2 Vị trí địa lý

Thành phố Sông Công có vị trí khá thuận lợi, nằm ở phía Bắc thủ đô Hà Nội, trong vùng công nghiệp xung quanh thủ đô Hà Nội với bán kính 60 km, cách thành phố Thái Nguyên 20 km về phía Nam, cách sân bay quốc tế Nội Bài 40 km, cách hồ Núi Cốc 17 km, có các tuyến đường cao tốc Hà Nội - Thái Nguyên, đường Quốc lộ 3

và đường sắt Hà Nội - Quan Triều chạy qua phía Đông thành phố; là thành phố công

nghiệp nằm ở phía Nam của tỉnh Thái Nguyên, là đô thị bản lề trung chuyển giao lưu hàng hóa giữa tỉnh Thái Nguyên với các đô thị xung quanh và nhất là vùng kinh tế trọng điểm Bắc Bộ

Địa giới hành chính thành phố Sông Công:

- Phía Đông, Tây, Nam giáp huyện Phổ Yên

- Phía Bắc giáp thành phố Thái Nguyên

1.1.3 Một số thông tin về Kinh tế - Văn hoá - Xã hội

Do lợi thế về vị trí địa lý và tài nguyên thiên nhiên, nguồn lực, yếu tố lịch sử văn hóa truyền thống, thành phố Sông Công được xác định là một trong những trung tâm kinh tế, có vai trò quan trọng trong việc tạo động lực thúc đẩy sự phát triển kinh tế của vùng trung du miền núi Bắc Bộ Trong những năm qua, thực hiện chiến lược ổn định

và phát triển kinh tế - xã hội, thành phố đã đạt được nhiều thành tựu quan trọng Tốc

độ phát triển kinh tế năm sau cao hơn năm trước

Trong những năm qua tốc độ tăng trưởng kinh tế của thành phố tương đối ổn định Tốc độ tăng trưởng kinh tế trung bình giai đoạn 2011 - 2013 là 16,93%, riêng năm 2013 là 14,8%

Thành phố Sông Công là trung tâm kinh tế lớn quan trọng của tỉnh Thái Nguyên Trong những năm qua cơ cấu kinh tế của thành phố tập trung chủ yếu vào các ngành thương mại - dịch vụ và công nghiệp - xây dựng Tổng giá trị sản xuất toàn thành phố năm 2013 đạt 7.895 tỷ đồng Trong đó:

+ Công nghiệp - xây dựng phát triển mạnh, giá trị sản xuất toàn ngành đạt 5.955

tỷ đồng, chiếm 75,43%

+ Thương mại - dịch vụ phát triển khá, giá trị sản xuất toàn ngành đạt 1.520 tỷ đồng, chiếm 19,25%

+ Nông - lâm - Ngư nhiệp đạt 420 tỷ đồng, chiếm 5,32%

Như vậy, năm 2013 tỷ trọng công nghiệp - xây dựng và thương mại - dịch vụ -

du lịch chiếm 94,68% trong cơ cấu kinh tế của thành phố

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của Văn phòng thành ủy

1.2.1 Công tác tham mưu thông tin tổng hợp

Căn cứ nhiệm vụ thường xuyên và đột xuất của cấp ủy, văn phòng giúp cấp ủy xây dựng lịch công tác năm, quý, tháng, tuần của thường trực, Ban Thường vụ và Huyện ủy, góp phần vào việc tăng cường công tác lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy

Chủ động phối hợp các phòng, ban, ngành, đơn vị tham mưu giúp cấp ủy theo dõi, đôn đốc các phòng, ban, ngành,…thực hiện các nhiệm vụ chương trình công tác

đề ra

Giúp cấp ủy chuẩn bị tốt nội dung và các điều kiện cần thiết phục vụ các cuộc họp để đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị công tác phục vụ chu đáo, khoa học Chuẩn bị đầy đủ văn bản, tài liệu cần thiết

Chủ động nắm tình hình triển khai thực hiện các chương trình, nhiệm vụ của thành uỷ và cơ sở, tổng hợp, phân tích, xử lý thông tin kịp thời để tham mưu cho cấp

ủy lãnh đạo, chỉ đạo

Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất và báo cáo chuyên đề với Thành ủy

1.2.2 Công tác nội chính, tiếp dân

Tham mưu giúp Thường trực thành ủy nắm bắt tình hình nội chính, công tác nội chính và hoat động của cơ quan nội chính, tham mưu giúp Thường trực thành ủy tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo công tác nội chính

Thực hiện nghiêm túc quy trình tiếp nhận, xử lý đơn thư theo quy định

Thực hiện nghiêm túc chế độ tiếp công dân vào thứ 2 và thứ 6 hàng tuần, bố trí 02 đồng chí lãnh đạo, cán bộ theo dõi, phụ trách công tác tiếp dân

Thực hiện nghiêm túc chế độ tiếp dân, giải quyết đơn thư góp phần quan trọng vào việc giải quyết những mâu thuẫn, vướng mắc trong nhân dân Ổn định tình hình chính trị, tạo điều kiện phát triển kinh tế - xã hội trên địa bàn

1.2.3 Công tác văn thư, lưu trữ

Thực hiện nghiêm túc Nghị định 110/ 2004 ngày 08/ 4/ 2004 của Chính phủ về công tác Văn thư và Quyết định 1559 của Thành ủy về gửi nhận văn bản Thực hiện tốt quy trình từ khâu soạn thảo, chỉnh sửa, trình ký, vào sổ theo dõi văn bản đi và lưu văn bản, quy định về tiếp nhận văn bản đến được tổ chức thực hiện tốt, thực hiện tốt quy trình theo dõi, xử lý công văn trên mạng máy tính

Chấp hành nghiêm túc các quy định về bảo quản tài liệu, bảo quản con dấu không xảy ra sự cố

Thường xuyên củng cố, nâng cấp, bổ sung trang thiết bị, cơ sở vật chất đáp ứng nhu cầu lưu trữ

Công tác quản lý tài liệu được tăng cường

1.2.4 Công nghệ thông tin

Phối hợp với trung tâm Công nghệ thông tin văn phòng Thành ủy quản lý, đảm bảo chế độ vận hành, bảo vệ mạng thông tin của cấp ủy

Tăng cường công tác kiểm tra mạng nội bộ của các Đảng ủy huyện- xã – thị trấn, duy trì tốt chế độ bảo trì mạng nội bộ cơ quan thành ủy

1.2.5 Công tác quản trị hành chính

Thực hiện nghiêm túc công tác quản lý, sử dụng tài chính, tài sản Đảng theo

phương thức khoán chi, giúp các đơn vị chủ động trong hoạt động tài chính

Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ tài chính cho cấp ủy, cơ sở Đảm bảo tốt chế độ, chính sách của cán bộ công nhân viên trong cơ quan

1.2.6 Công tác hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ

Công tác lưu trữ tại các đơn vị, cơ sở được quan tâm chỉ đạo Văn phòng Huyện

ủy đã triển khai, tổ chức tập huấn, hướng dẫn chỉnh lý tài liệu phông Lưu trữ Đảng ủy các xã, thị trấn

Xây dựng kế hoạch, phối hợp tổ chức mở một lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn phòng cho các đồng chí lãnh đạo, chuyên viên các ban Đảng, phó Bí thư, Thường trực Đảng, văn phòng Đảng ủy các chi, Đảng bộ trực thuộc huyện tại trung tâm bồi dưỡng chính trị

Chương II KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VÀ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI VĂN PHÒNG THÀNH ỦY SÔNG CÔNG-

THÁI NGHUYÊN 2.1 Thực trạng tình hình công tác văn thư tại văn phòng thành ủy Sông Công- Thái Nguyên

Công tác văn thư là hoạt động để đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành công việc của cả cơ quan

Trong văn phòng, công tác văn thư là nội dung quan trọng chiếm phần lớn hoạt động của văn phòng, của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với văn phòng thành ủy nói riêng thành ủy có một cán bộ văn thư làm nhiệm vụ quản lý các văn bản đi – đến của

cơ quan Cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm lâu năm nên thành thạo trong quá trình giải quyết công việc

2.2 Những nét chung về nghiệp vụ công tác Văn thư của Văn phòng thành ủy Sông Công

Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện quan trọng và chủ yếu để tiến hành và tổ chức mọi hoạt động của các cơ quan Nhà nước, Đảng được coi là bộ mặt của cơ quan và đồng thời đó là nguồn tư liệu xác thực quý giá cho việc nghiên cứu về chính trị, kinh tế - xã hội, lịch sử, văn hóa,…

Thực hiện tốt công tác quản lý công văn là một yếu tố có tính quyết định đến hiệu quả công tác của cơ quan Xuất phát từ yêu cầu cấp thiết khách quan của công tác quản lý công văn, huyện ủy cũng có những quy định về chế độ tiếp nhận, xử lý, phân phối, giải quyết và theo dõi giải quyết công việc, quy trình soạn thảo văn bản, đến khâu quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, bảo quản hồ sơ

Trong nghiệp vụ văn thư nội dung gồm có:

Công tác xây dựng và ban hành văn bản;

Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến;

Công tác quản lý văn bản đi;

Công tác quản lý và sử dụng con dấu;

Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Trong quá trình đi sâu vào thực tế tìm hiểu công tác văn thư tại văn phòng thành

ủy Sông Công- Thái Nguyên, nhìn chung văn bản của huyện đều đúng với quy định của Nhà nước Cụ thể như sau:

2.2.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản

Để đảm bảo mọi văn bản của văn phòng thành ủy được thực hiện nghiêm túc, đầy

đủ có tính khả thi, đúng quy định và có tính hiệu quả cao Văn phòng thành ủy Sông Công đã xây dựng quy trình soạn thảo gồm 5 bước:

Bước 1 Chuẩn bị mục đích và nội dung văn bản, tên loại văn bản và thu thập xử

lý thông tin

Bước 2 Xây dựng bản thảo

Bước 3 Duyệt văn bản

Bước 4 Xử lý kỹ thuật về mặt hành chính

Bước 5 Triển khai văn bản

Quy trình xây dựng và soạn thảo văn bản là một khâu quan trọng trong hoạt động quant lý của cơ quan Đòi hỏi cán bộ văn thư cơ quan phải có trình độ hiểu biết sâu rộng và trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao thì việc ban hành văn bản của cơ quan mới

có chất lượng và hiệu quả Thực tế, tôi thấy văn thư của văn phòng thành ủy Sông Công đã làm rất tốt khâu như kiểm tra chất lượng văn bản, ban hành văn bản nhanh chóng, kịp thời Tuy nhiên vẫn còn một số sai sót nhỏ ở phần thể thức do các phòng ban soạn thảo và vẫn được phát hành văn bản đó

2.2.2 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến

Văn bản đến là tất cả các văn bản từ các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài gửi đến cơ quan qua nhiều con đường khác nhau: có thể trực tiếp do cán bộ đi họp mang

về hoặc qua đường bưu điện,

Văn bản đến tại văn phòng thành ủy Sông Công được cán bộ văn thư thực hiện theo các bước được quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật:

Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn bản;

Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến;

Đăng ký văn bản đến;

Trình văn bản đến;

Chuyển giao văn bản đến;

Giải quyết, theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến,

Thực tế công tác quản lý và giải quyết văn bản đến ở Văn phòng thành ủy cũng được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước và Đảng nhưng vẫn còn nhiều hạn chế như không có sổ theo dõi giải quyết văn bản đến nên nhiều khi các đơn vị, cá nhân gửi văn bản đến hỏi về việc xử lý, giải quyết văn bản thuộc về đơn vị nào thì cán bộ văn thư lại tìm trong sổ đăng ký văn bản đến Như vậy, rất khó khăn và không được nhanh chóng Việc chuyển giao văn bản do cán bộ văn thư gửi đến các phòng ban nhưng lại không có sổ ký nhận và khi văn bản bị mất thì văn thư sẽ lại phải chịu trách nhiệm

2.2.3 Công tác quản lý văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các văn bản, giấy tờ do cơ quan mình làm ra để quản lý công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan mình gửi đến các đối tượng có liên quan

Quy trình quản lý văn bản đi gồm các bước sau:

Kiểm tra thể thức;

Trình ký văn bản;

Ghi số, ngày tháng văn bản;

Đóng dấu văn bản;

Chuyển phát văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản

Sắp xếp và bảo quản sử dụng văn bản lưu

Nhìn chung quy trình nghiệp vụ tổ chức quản lý văn bản đi của văn phòng thành

ủy Sông Công được cán bộ văn thư thực hiện một cách chặt chẽ, nghiêm túc theo đúng quy định của Đảng và Nhà nước đề ra Tuy nhiên, vẫn còn một số thiếu sót nhỏ về thể

thức văn bản nhưng tôi tin rằng những thiếu sót đó sẽ nhanh chóng được khắc phục để công tác quản lý văn bản đi được tốt hơn, hiệu quả hơn

2.2.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu

Việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan được thực hiện theo bản hướng dẫn của Nhà nước như Nghị định số 58/2001/NĐ–CP ngày 29 tháng 9 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu

Việc quản lý và sử dụng con dấu của văn phòng thành ủy Sông Công được cán

bộ văn thư quản lý chặt chẽ, nghiêm ngặt, có tủ bảo quản riêng Đảm bảo cho việc con dấu đóng không bị đóng tràn lan, tránh được tình trạng văn bản không đúng thẩm quyền Bên cạnh đó vẫn còn một số hạn chế như cán bộ văn thư có nhiều việc nên đóng dấu nhầm của thành ủy thành dấu của của văn phòng

Các loại dấu: dấu cơ quan thành ủy, dấu văn phòng, dấu tên, dấu chức danh, dấu đến, dấu chuyển,…

Trường hợp khắc lại con dấu do bị mòn, méo thì phải có công văn của cơ quan dùng dấu nêu rõ lý do và đề nghị cơ quan công an cho phép khắc lại con dấu Văn phòng thành ủy Sông Công cũng đã khắc lại dấu bị mòn do quá trình sử dụng Sau khi việc khắc lại con dấu được hoàn thành và được đưa vào sử dụng thì Văn phòng thực hiện công việc thông báo thay đổi mẫu dấu mới để các cơ quan, ban, ngành có liên quan biết về việc thay đổi mấu dấu mới của cơ quan Như Thông báo số 424-TB/HU ngày 14/7/2010 về việc thay đổi mẫu dấu của các tổ chức Đảng, cơ quan Đảng trong toàn Đảng bộ Thành phố Hà Nội (xem phụ lục 1)

2.2.5 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Đây là công việc thường xuyên mà cán bộ văn phòng nào cũng làm khi giải quyết công việc do mình quản lý Việc lập hồ sơ hiện hành tại văn phòng thành ủy Sông Công nhìn chung là đúng quy trình của Cục Văn thư Lưu trữ Tuy nhiên, một số phòng ban còn chưa lập hồ sơ, các tài liệu còn lộn xộn, gây khó khăn cho việc thu thập tài liệu để nộp lưu trữ

Việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan được thực hiện vào cuối năm

2.3 Nghiệp vụ tổ chức văn bản đi

Quy trình quản lý văn bản đi của cơ quan huyện ủy gồm các quy trình sau:

2.4 Kiểm tra lại thể thức văn bản

Văn bản sau khi hoàn thành, trước khi trình ký sẽ được cán bộ văn phòng kiêm nhiệm kiểm tra lại thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản và khi trình ký xong thì chuyển sang cho cán bộ văn thư để đóng dấu Cán bộ văn thư sẽ kiểm tra lại một lần nữa, nếu phát hiện sai sót phải kịp thời báo cáo cho người được giao trách nhiệm xem xét giải quyết

2.5 Trình văn bản

Công tác trình ký văn bản văn phòng thành ủy Sông Công thực hiện theo văn bản thuộc lĩnh vực của phòng ban nào thì phòng ban đó sẽ soạn thảo và văn bản phải được kiểm định tính hợp pháp và tính hợp lý của văn bản Sau đó văn bản sẽ được trình ký thông qua văn phòng xem xét và trình lên lãnh đạo cơ quan

Trưởng các phòng ban chủ động theo kế hoạch của các bộ phận hoặc ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo để soạn thảo văn bản của cơ quan Khi soạn thảo văn bản, người soạn thảo văn bản phải tuân thủ tư tưởng chỉ đạo của lãnh đạo huyện ủy thực hiện nội dung văn bản

Khi có nhu cầu phối hợp giữa các bộ phận để soạn thảo văn bản thì các bộ phận liên quan phải tạo điều kiện và chịu trách nhiệm về lĩnh vực chuyên môn mà mình phụ trách, các cán bộ chủ trì chủ động liên hệ với các phòng liên quan thống nhất và ra văn bản

Sau khi cán bộ chuyên môn thực hiện và kiểm tra lại và sau đó trình lãnh đạo ký

2.6 Ghi số, ngày, tháng văn bản

Các văn bản đi của văn phòng thành ủy Sông Công đều được đánh số theo tên loại của văn bản đi do cán bộ văn thư kiêm nghiệm thống nhất quản lý Mỗi loại đều được đánh số từ số 01 bắt đầu của một nhiệm kỳ cho đến số cuối cùng khi nhiệm kỳ kết thúc Sau khi ghi số phải ghi ngày tháng của văn bản, việc ghi ngày tháng văn bản phải được thực hiện theo quy định tại điểm B khoản 4 mục II của thông tư liên tịch số

55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của BNV-VPCP hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Văn bản của huyện ủy nhìn chung là đúng thể thức, số ký hiệu đầy đủ.Tuy nhiên vẫn còn một số văn bản bị trùng lặp số vì có một số phòng ban khi tới văn thư thống nhất lấy

số sau đó không giả lại cho văn thư để vào sổ làm cho cán bộ văn thư đôi khi không nhớ nên khi có phòng ban khác tới lấy số thì cán bộ văn thư ghi số tiếp theo sau số đã đăng ký vào sổ và còn một số văn bản sai ngày tháng

2.7 Đóng dấu văn bản

Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo của Văn phòng chính phủ được thực hiện theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư Dấu được đóng ngay ngắn, đúng quy định trùm lên 1/3 chữ

ký về bên trái

Về phần đóng dấu thì cán bộ văn thư cơ quan thành ủy làm tương đối là tốt

2.8 Đăng ký văn bản đi

Sau khi hoàn thiện văn bản, cán bộ văn thư tiến hành đăng ký Việc đăng ký văn bản

là thủ tục không thể thiếu đối với bất kỳ văn bản nào nhằm tạo thuận lợi cho việc tra tìm

và quản lý số lượng ban hành trong năm

Sổ đăng ký văn bản của văn phòng thành ủy Sông Công được đăng ký theo nhiệm kỳ nên khi hết một nhiệm kỳ thì bắt đầu sổ mới Sổ phải được Chánh văn phòng

ký duyệt sử dụng và đóng dấu cơ quan ở trang đầu trước khi dùng Văn thư chịu trách nhiệm về chất lường đăng ký và giữ gìn, bảo quản sổ

Trang cuối sổ dùng ghi chứng từ kết thúc: trong đó ghi rõ những đặc điểm của sổ trong quá trình đăng ký, sử dụng và bảo quản như tình trang nhảy số, trùng số, trang nào bị rách, hỏng Chứng từ kết thúc do Chánh văn phòng ký xác nhận và đóng dấu cơ quan, văn thư ký và ghi rõ họ tên

Khi đăng ký công văn thì dùng một loại mực bền màu, không dùng mực đỏ, bút chì, chữ viết rõ ràng, sạch sẽ, khoảng cách giữa các công văn là một dòng, không tẩy xóa, xé trang

Sổ được sử dụng và bảo quản theo chế độ mật của Đảng, hết năm hoặc hết nhiệm

kỳ nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan

Trong những năm trước văn bản của văn phòng thành ủy Sông Công đăng ký văn bản đi bằng sổ đăng ký văn bản đi Trong những năm gần đây thì huyện ủy đăng ký công văn đi bằng sổ cùng với việc đăng ký văn bản trên máy tính

Văn bản được ban hành trong ngày nào thì được cán bộ văn thư đăng ký vào sổ ngày đó

Tuy nhiên, việc đăng ký văn bản vẫn còn một số vấn đề nhỏ là khi có một số văn bản ngày tháng ban hành văn bản trước thì số sau mà có số văn bản ngày tháng ban hành sau lại là số trước Như vậy, rất khó khăn trong việc đăng ký văn bản vào sổ và còn có một số phòng ban khi lấy số không gửi lại bản gốc làm chậm quá trình đăng ký vào sổ và làm cho cán bộ văn thư có thể quyên dẫn đến việc phòng ban khác tới lấy số thì cán bộ văn thư đọc số tiếp theo trong sổ dẫn tới việc trùng lặp số

Bìa sổ:

Hướng dẫn cách ghi bìa sổ:

(1): Tên cơ quan ( tổ chức) chủ quản cấp trên trực thuộc( nếu có)

(2): Tên cơ quan ( tổ chức) hoặc đơn vị

(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đi

(4): Ngày tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong sổ

(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đầu tiên và cuối cùng trong sổ

(6): Số thứ tự của quyển số

Khi thực hiện công việc đăng ký văn bản đi, tôi nhận thấy các văn bản trong sổ đều đúng quy định Tuy nhiên, còn nhiều văn bản đăng ký được viết tắt nên nhiều văn bản còn gây khó khăn cho công tác tra tìm và một số lỗi ở phần trên như trùng lặp số, ngày tháng,…

Phần đăng ký bên trong:

Hướng dẫn đăng ký:

Cột 1: Ghi ngày tháng ban hành văn bản, đối với văn bản có ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước số đó Ví dụ: 03/01, 05/02

Cột 2: Ghi rõ số và ký hiệu văn bản

Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Cột 4: Ghi tên của người ký văn bản

Cột 5: Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản

Cột 6: Ghi rõ số trang văn bản

Cột 7: Ghi rõ số lượng văn bản được phát hành

Cột 8: Ghi rõ số lượng văn bản lưu

Cột 9: Ghi những điều cần thiết

Mẫu “SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN MẬT ĐI” đi giống như “sổ đăng ký văn bản đi” (loại thường), phần đăng ký bên trong có bổ sung cột “Mức độ mật” ngay sau cột

“Tên loại và trích yếu nội dung văn bản”

Thực tế thì huyện ủy văn bản mật số lượng ít nên được đăng ký chung với sổ đăng ký văn bản thường

Chuyển giao văn bản và theo dõi việc chuyển giao văn bản đi

Tất cả các văn bản do cơ quan làm ra được gửi tới các đối tượng liên quan đều phải thực hiện đúng nguyên tắc chuyển giao, kịp thời, chính xác và đúng đối tượng Văn bản có 2 loại: Loại gửi trong nội bộ thành ủy và loại gửi cho cơ quan cấp trên, các cơ quan có liên quan.Nếu chuyển giao nội bộ thì không cần làm bì, còn nếu chuyển giao qua bưu điện thì phải có bì riêng

- Mẫu bì văn bản:

(1): Tên cơ quan ( tổ chức) chủ quản cấp trên trực thuộc( nếu có)

(2): Tên cơ quan ( tổ chức) hoặc đơn vị

(3): Quốc hiệu, tiêu ngữ

Mẫu sổ

- Hướng dẫn cách ghi bìa sổ:

(1): Tên cơ quan chủ quản (nếu có)

(2): Tên cơ quan ban hành ra văn bản

(3): Năm mở sổ chuyển giao văn bản đi

(4): Ngày bắt đầu chuyển giao và kết thúc văn bản đi

(5): Thứ tự quyển số

Phần đăng ký bên trong:

Hướng dẫn đăng ký:

Cột 1: Ghi ngày, tháng chuyển giao văn bản; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 01/12

Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn bản

Cột 3: Ghi tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản

Cột 4: Ghi số lượng bì của văn bản gửi đi

Côt 5: Chữ ký của nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn bản và dấu của bưu điện (nếu có)

Cột 6: Ghi những điểm cần thiết khác

Văn phòng thành ủy Sông Công đã có những mẫu sổ như theo quy định của Nhà nước đề ra Tuy nhiên, vẫn còn thiếu sổ chuyển giao văn bản đi nội bộ nên việc thống kê số lượng văn bản gửi cho các phòng ban trong năm tạo sự khó khăn cho cán

bộ văn thư và các phòng, ban

Sổ chuyển giao văn bản đi bưu điện được cán bộ văn thư làm rất tốt công tác này, khi có công văn cần gửi cho các cơ quan có liên quan thì cán bộ văn thư cần xem lại những đơn vị cần gửi và cho vào bì rồi thống kê số lượng và đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản đi bưu điện