Ứng dụng phần mềm LOTUS NOTES để quản lý văn bản đi cho văn phòng thành uỷ sông công

LỜI CẢM ƠN Được phân công khoa hệ thống thông tin kinh tế Trường đại học công nghệ Thông tin Truyền thông Thái Nguyên đồng ý thầy giáo hướng dẫn Th.S Nguyễn Thị Hằng thực đề tài “Ứng dụng phần mềm LOTUS NOTES để quản lý văn cho Văn phòng Thành Uỷ Sơng Cơng” Để hồn thành khóa luận này: Tôi xin chân thành cảm ơn thầy giáo tận tình hướng dẫn, giảng dạy suốt trình học tập rèn luyện Trường đại học công nghệ Thông tin Truyền thông Thái Nguyên Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy cô giáo, bạn sinh viên đặc biệt thầy giáo Th.S Nguyễn Thị Hằng tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em suốt trình làm khóa luận tốt nghiệp Trong q trình làm nghiên cứu em cố gắng tìm hiểu để báo cáo đầy đủ hồn thiện Tuy nhiên, kiến thức thân hạn chế nên đề tài chắn tránh khỏi thiếu sót khuyết điểm Em mong thầy bạn đóng góp ý kiến q báu để đề tài em hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Thái Nguyên, ngày… tháng… năm 2017 Sinh viên Lê Thị Huyền LỜI CAM ĐOAN Khóa luận tốt nghiệp tổng hợp tồn trình nghiên cứu đánh giá kết đạt sau trình học tập, thực tập rèn luyện đồng thời rút học kinh nghiệm cho thân Tôi xin cam đoan nội dung khóa luận tơi khơng chép nội dung từ khóa luận khác nội dung khóa luận thân nghiên cứu xây dựng hướng dẫn khoa học Th.S Nguyễn Thị Hằng Các nội dung khóa luận trung thực chưa công bố trước Những số liệu phục vụ cho phân tích, nhận xét, đánh giá thu thập từ thực tế đơn vị thực tập Nếu phát có gian lận nào, tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm trước Hội đồng kết khóa luận Thái Nguyên, ngày….tháng….năm 2017 Sinh viên Lê Thị Huyền MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC MỞ ĐẦU Chương I CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ THÀNH PHỐ SÔNG CÔNG- THÁI NGUYÊN 1.1.1 Khái quát chung 1.1.2 Vị trí địa lý 1.1.3 Một số thông tin Kinh tế - Văn hoá - Xã hội 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể Văn phòng thành ủy 10 1.2.1 Công tác tham mưu thông tin tổng hợp 10 1.2.2 Cơng tác nội chính, tiếp dân 10 1.2.3 Công tác văn thư, lưu trữ 11 1.2.4 Công nghệ thông tin 11 1.2.5 Cơng tác quản trị hành 11 1.2.6 Công tác hướng dẫn, đạo nghiệp vụ 11 Chương II KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VÀ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI VĂN PHỊNG THÀNH ỦY SƠNG CƠNG- THÁI NGHUN 12 2.1 Thực trạng tình hình cơng tác văn thư văn phòng thành ủy Sơng Cơng- Thái Ngun 12 2.2 Những nét chung nghiệp vụ công tác Văn thư Văn phòng thành ủy Sơng Cơng 12 2.2.1 Công tác xây dựng ban hành văn 13 2.2.2 Quy trình quản lý giải văn đến 13 2.2.3 Công tác quản lý văn 14 2.2.4 Công tác quản lý sử dụng dấu 15 2.2.5 Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan 15 2.3 Nghiệp vụ tổ chức văn 16 2.4 Kiểm tra lại thể thức văn 16 2.5 Trình văn 16 2.6 Ghi số, ngày, tháng văn 16 2.7 Đóng dấu văn 17 2.8 Đăng ký văn 17 Chương III: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM LOTUS NOTES ĐỂ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI VĂN PHÒNG THÀNH UỶ SÔNG CÔNG- THÁI NGUYÊN 25 3.1 Dự thảo công văn ban hành (Chuyên viên dự thảo) 25 3.1.1 Tạo công văn dự thảo, chuyển xử lý chuyên viên 25 3.1.2 Xử lý chuyên viên (thực giống phương án lãnh đạo) 29 3.1.3 Các phương án giải Lãnh đạo Văn phòng 31 KẾT LUẬN 44 TÀI LIỆU THAM KHẢO 45 MỞ ĐẦU Trong xã hội phát triển thông tin thực trở thành nguồn tài nguyên quan trọng Các mối quan hệ, tính trật tự tổ chức thuộc tính phổ biến hệ thống kinh tế - xã hội Hệ thống phát triển tức có nhiều yếu tố hợp thành nhiều mối quan hệ chúng trật tự phức tạp nội dung thơng tin phong phú đến mức xử lý phương pháp công cụ “truyền thống” Để xử lý lượng thông tin lớn nghĩa phải khai thác nguồn tài nguyên quan trọng đòi hỏi phải có phương pháp cơng cụ cần thiết Phân tích thiết kế cài đặt hệ thống trở thành ngành khoa học quan trọng tin học, thu hút nhiều tài năng, trí tuệ Nhiều nước coi ngành khoa học ngành ưu tiên hàng đầu Ngày việc ứng dụng tin học vào công tác quản lý trở lên phổ biến đa dạng không tổ chức, doanh nghiệp tư nhân mà triển khai rộng khắp quan phủ theo Đề án 112 CP Quản lý văn việc áp dụng biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp cho lãnh đạo Văn Phòng nắm thành phần, nội dung tình hình chuyển giao, tiếp nhận, giải văn bản, sử dụng bảo quản văn hoạt động ngày Văn phòng Nhưng hầu hết số đơn vị, công việc quản lý hồ sơ cơng văn làm tay cơng việc khó khăn phức tạp, tốn nhiều thời gian vào việc phân tích xử lý liệu mà kết đưa lại có độ xác khơng cao q trình tính tốn thống kê Nhất số lượng cơng văn đơn vị lớn hàng tháng nhân viên phận tốn nhiều thời gian để cập nhật thống kê… Cùng với chiến lược xây dựng phát triển thời kỳ cơng nghiệp hóa, đại hóa, song song với q trình hội nhập giới, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý công văn cần thiết cấp bách Vì em chọn đề tài “Ứng dụng phần mềm lotus notes để quản lý văn cho Văn Phòng Thành Ủy Sơng Cơng- Thái Nguyên” để làm đề tài thực tập tốt ngiệp Chương I CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ THÀNH PHỐ SÔNG CÔNG- THÁI NGUYÊN 1.1.1 Khái quát chung Thành phố Sơng Cơng, tỉnh Thái Ngun có vị trí thuận lợi, nằm phía Bắc thủ Hà Nội, vùng công nghiệp xung quanh thủ đô Hà Nội với bán kính 60 km, cách thành phố Thái Nguyên 20 km phía Nam, cách sân bay quốc tế Nội Bài 45 km (theo quốc lộ 3) cách hồ Núi Cốc 17 km, có tuyến đường cao tốc, đường quốc lộ đường sắt Hà Nội - Quan Triều chạy qua phía Đơng thành phố Là thành phố cơng nghiệp nằm phía Nam tỉnh Thái Nguyên làm lề trung chuyển giao lưu hàng hóa tỉnh Thái Ngun với thị xung quanh vùng kinh tế trọng điểm Bắc Bộ Thành phố Sông Công đơn vị hành thành lập theo Quyết định số 113/QĐ-HĐBT ngày 11/4/1985 Chính phủ (mới thành lập thành phố) Thành phố Sơng Cơng có vị trí thuận lợi, cách thành phố Thái Nguyên 20km phía Nam, cách hồ Núi Cốc 17km, cách sân bay quốc tế Nội Bài 45km, cách Hà Nội 60km phía Bắc, nằm vùng ảnh hưởng công nghiệp xung quanh thủ đô Hà Nội Thành phố Sông Công nằm vùng trung du Bắc bộ, tiếp giáp vùng rừng núi đồng bắc bộ, có nhiều đường giao thơng thủy ngang dọc, có Quốc lộ 3, đường cao tốc Hà Nội - Thái Nguyên tuyến đường sắt Hà Nội - Quan Triều chạy qua Sau 30 năm xây dựng phát triển, ngày 15/5/2015 Ủy ban Thường vụ Quốc hội ban hành Nghị thành lập thành phố Sông Công trực thuộc tỉnh Thái Nguyên Sông Công thành phố công nghiệp, trung tâm kinh tế, hành chính, văn hóa - xã hội phía Nam tỉnh Thái Nguyên; đầu mối giao thông, giao lưu phát triển kinh tế - xã hội quan trọng vùng Đơng Bắc Bắc Bộ Với vị trí chuyển tiếp đồng trung du, Sơng Cơng có tuyến giao thông quốc lộ, tỉnh lộ chạy qua nối với Thủ Hà Nội phía Nam thành phố Thái Nguyên phía Bắc, điều kiện thuận lợi để đẩy mạnh giao thương với vùng kinh tế Bắc Thủ Hà Nội, phía Nam vùng Trung du miền núi phía Bắc mà Trung tâm thành phố Thái Nguyên vùng kinh tế Tam Đảo - Vĩnh Phúc, Bắc Ninh, Bắc Giang Với lợi đặc biệt, Sông Công từ lâu xác định trung tâm công nghiệp lớn đô thị lề, trung chuyển kinh tế vùng tỉnh Thái Nguyên Trải qua gần 30 năm xây dựng phát triển với trình xây dựng hồn thiện đơn vị hành trực thuộc, Đảng quyền nhân dân thành phố Sơng Cơng khắc phục vượt qua khó khăn, thách thức, bước khai thác có hiệu tiềm năng, lợi địa phương, tranh thủ huy động sử dụng tối đa nguồn lực, nội lực để phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh, xây dựng hệ thống trị vững mạnh, tạo tiền đề quan trọng phát triển đô thị Sông Công Ngày 18/10/2010 Bộ Xây dựng Quyết định số 925/QĐ-BXD công nhận thị xã Sông Công đô thị loại III, trực thuộc tỉnh, ngày 15/5/2015 Ủy ban Thường vụ Quốc hội ban hành Nghị số 932/NQ-UBTVQH13 thành lập thành phố Sông Công trực thuộc tỉnh Thái Nguyên Để phấn đấu trở thành khu vực trọng điểm phát triển công nghiệp tỉnh, Sông Công tập trung huy động nguồn lực đầu tư xây dựng sở hạ tầng kỹ thuật hạ tầng xã hội, dành nhiều nguồn lực đầu tư xây dựng cơng trình quan trọng, tập trung xây dựng tuyến đường giao thông huyết mạch, xây nâng cấp hệ thống giao thông đô thị Đặc biệt thành phố đẩy mạnh xây dựng hạ tầng Khu đô thị mới, khu trung tâm hành xã, phường, tiếp tục đầu tư hoàn thiện hệ thống điện chiếu sáng, hệ thống thoát nước, xử lý nước thải dọc tuyến nội thị, góp phần đẩy nhanh tiến trình xây dựng đô thị xanh, sạch, đẹp Huy động nguồn lực đầu tư xây dựng kết cấu hạ tầng nông thôn, xây dựng nông thôn Hiện dự án đầu tư phát triển đô thị bám sát đồ án Quy hoạch chung thành phố đến 2020, theo khu chức cũ tập trung phường nội thị cải tạo, chỉnh trang; hệ thống chiếu sáng, nước nâng cấp, dọc tuyến đường phố trồng xanh, tôn tạo vỉa hè Những nhà máy xí nghiệp cũ gây nhiễm, khu nghĩa trang, bãi chôn rác thải… di dời khỏi khu vực trung tâm để đảm bảo cảnh quan cải thiện vệ sinh, môi trường Đồng thời, thành phố tập trung nguồn lực hồn thiện sở hạ tầng kỹ thuật, đẩy nhanh tốc độ đô thị hóa, phát triển mạng lưới thị điểm dân cư tập trung theo hướng đại; triển khai thực chương trình: Phát triển dân số việc làm, hồn thiện hệ thống cơng trình hạ tầng thị, hồn chỉnh quy hoạch thị đề xuất chế sách hỗ trợ cho người dân tham gia phát triển đô thị, giảm thiểu nhu cầu kinh phí từ nguồn vốn ngân sách Những năm gần kinh tế thành phố phát triển nhanh, tốc độ tăng trưởng kinh tế ln đạt khá, mức tăng trưởng bình qn đạt 16,93%/năm Cơ sở hạ tầng để phát triển kinh tế, xã hội bước hoàn chỉnh, cải tạo nâng cấp, đời sống vật chất tinh thần nhân dân không ngừng nâng lên Năm 2013, tốc độ tăng trưởng kinh tế GDP đạt 14,8%; giá trị sản xuất công nghiệp địa bàn đạt 4.705 tỷ đồng (tăng 13% so với kỳ năm 2012); giá trị sản xuất ngành Nông lâm nghiệp thủy sản đạt 420 tỷ đồng (tăng 9,6% so kỳ năm 2012); giá trị xuất địa bàn đạt 35 triệu USD (tăng 37% so với kỳ năm 2012); tổng thu ngân sách địa bàn tăng bình quân 20%; GDP bình quân đầu người đạt 45 triệu đồng/người/năm Các sách an sinh xã hội tiếp tục trì đạt hiệu quả, cơng tác xây dựng nơng thơn đạt kết tích cực Hiện trạng phát triển thành phố tạo bước quan trọng để hoàn chỉnh tiêu chuẩn thành lập thành phố Sông Công Cùng với phát triển kinh tế, thành phố triển khai có hiệu quy hoạch ngành, lĩnh vực cấp có thẩm quyền phê duyệt: Định hướng xây dựng thành phố Sông Công đến năm 2020, thành phố xác định để đầu tư cho sở hạ tầng phát triển công nghiệp, đô thị, dịch vụ nằm trục phát triển công nghiệp thị phía Nam tỉnh Thái Ngun Trong chương trình phát triển thị quốc gia giai đoạn 2012 - 2020, thành phố Sông Công nằm danh mục đô thị nâng cấp lên đô thị loại II Quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội tỉnh Thái Nguyên, định hướng phát triển đến năm 2020 khẳng định hệ thống đô thị Thái Nguyên phát triển theo hướng lấy công nghiệp dịch vụ làm tảng hệ thống đô thị làm hạt nhân, Sơng Cơng 01 04 đô thị trung tâm cấp tỉnh 1.1.2 Vị trí địa lý Thành phố Sơng Cơng có vị trí thuận lợi, nằm phía Bắc thủ Hà Nội, vùng công nghiệp xung quanh thủ đô Hà Nội với bán kính 60 km, cách thành phố Thái Nguyên 20 km phía Nam, cách sân bay quốc tế Nội Bài 40 km, cách hồ Núi Cốc 17 km, có tuyến đường cao tốc Hà Nội - Thái Nguyên, đường Quốc lộ đường sắt Hà Nội - Quan Triều chạy qua phía Đơng thành phố; thành phố cơng nghiệp nằm phía Nam tỉnh Thái Nguyên, đô thị lề trung chuyển giao lưu hàng hóa tỉnh Thái Nguyên với đô thị xung quanh vùng kinh tế trọng điểm Bắc Bộ Địa giới hành thành phố Sơng Cơng: - Phía Đơng, Tây, Nam giáp huyện Phổ Yên - Phía Bắc giáp thành phố Thái Nguyên 1.1.3 Một số thông tin Kinh tế - Văn hố - Xã hội Do lợi vị trí địa lý tài nguyên thiên nhiên, nguồn lực, yếu tố lịch sử văn hóa truyền thống, thành phố Sơng Công xác định trung tâm kinh tế, có vai trò quan trọng việc tạo động lực thúc đẩy phát triển kinh tế vùng trung du miền núi Bắc Bộ Trong năm qua, thực chiến lược ổn định phát triển kinh tế - xã hội, thành phố đạt nhiều thành tựu quan trọng Tốc độ phát triển kinh tế năm sau cao năm trước Trong năm qua tốc độ tăng trưởng kinh tế thành phố tương đối ổn định Tốc độ tăng trưởng kinh tế trung bình giai đoạn 2011 - 2013 16,93%, riêng năm 2013 14,8% Thành phố Sông Công trung tâm kinh tế lớn quan trọng tỉnh Thái Nguyên Trong năm qua cấu kinh tế thành phố tập trung chủ yếu vào ngành thương mại - dịch vụ công nghiệp - xây dựng Tổng giá trị sản xuất toàn thành phố năm 2013 đạt 7.895 tỷ đồng Trong đó: + Cơng nghiệp - xây dựng phát triển mạnh, giá trị sản xuất toàn ngành đạt 5.955 tỷ đồng, chiếm 75,43% + Thương mại - dịch vụ phát triển khá, giá trị sản xuất toàn ngành đạt 1.520 tỷ đồng, chiếm 19,25% + Nông - lâm - Ngư nhiệp đạt 420 tỷ đồng, chiếm 5,32% Như vậy, năm 2013 tỷ trọng công nghiệp - xây dựng thương mại - dịch vụ du lịch chiếm 94,68% cấu kinh tế thành phố 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể Văn phòng thành ủy 1.2.1 Cơng tác tham mưu thơng tin tổng hợp Căn nhiệm vụ thường xuyên đột xuất cấp ủy, văn phòng giúp cấp ủy xây dựng lịch công tác năm, quý, tháng, tuần thường trực, Ban Thường vụ Huyện ủy, góp phần vào việc tăng cường công tác lãnh đạo, đạo cấp ủy Chủ động phối hợp phòng, ban, ngành, đơn vị tham mưu giúp cấp ủy theo dõi, đơn đốc phòng, ban, ngành,…thực nhiệm vụ chương trình cơng tác đề Giúp cấp ủy chuẩn bị tốt nội dung điều kiện cần thiết phục vụ họp để đảm bảo điều kiện sở vật chất, trang thiết bị công tác phục vụ chu đáo, khoa học Chuẩn bị đầy đủ văn bản, tài liệu cần thiết Chủ động nắm tình hình triển khai thực chương trình, nhiệm vụ thành uỷ sở, tổng hợp, phân tích, xử lý thông tin kịp thời để tham mưu cho cấp ủy lãnh đạo, đạo Thực chế độ thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất báo cáo chuyên đề với Thành ủy 1.2.2 Công tác nội chính, tiếp dân Tham mưu giúp Thường trực thành ủy nắm bắt tình hình nội chính, cơng tác nội hoat động quan nội chính, tham mưu giúp Thường trực thành ủy tăng cường lãnh đạo, đạo cơng tác nội Thực nghiêm túc quy trình tiếp nhận, xử lý đơn thư theo quy định Thực nghiêm túc chế độ tiếp công dân vào thứ thứ hàng tuần, bố trí 02 đồng chí lãnh đạo, cán theo dõi, phụ trách công tác tiếp dân Thực nghiêm túc chế độ tiếp dân, giải đơn thư góp phần quan trọng vào việc giải mâu thuẫn, vướng mắc nhân dân Ổn định tình hình trị, tạo điều kiện phát triển kinh tế - xã hội địa bàn 10 Màn hình nhập yêu cầu xử lý Sau nhập xong yêu cầu giải chọn Chuyên sang bước Bước 2: Sửa nội dung văn Sau đọc nội dung văn bản, thấy văn cần phải sửa lại Lãnh đạo muốn trực tiếp sửa vào văn khơng muốn chuyển lại chuyên viên dự thảo, Lãnh đạo làm sau: - Kích đúp chuột vào file đính kèm (cụ thể file đính kèm hình cấp mã đăng ký văn phát hành 2345.doc ) Khi xuất khung hội thoại sau: -Tại khung hội thoại ta chọn Launch để đọc (bằng chương trình OpenOffice Writer) tiến hành sửa nội dung văn Sau sửa xong, phải lưu file vào máy 32 tính lãnh đạo cách chọn thực đơn Tập tin sau chọn Lưu dạng (Menu File chọn Save as phiên English), xuất cửa sổ hình dưới: Ta gõ tên file cần lưu vào File name sau chọn Save hình trên, đóng chương trình soạn thảo lại Chú ý: Cách đặt tên văn mà ta sửa sau: Tên văn bản_ Tên người sửa văn Ví dụ: văn có tên là: quyetdinhdieubonhiemcanbo, người sửa văn tên Quang văn ghi lại với tên sau: quyetdinhdieubonhiemcanbo_quang1 Nếu văn sau đ/c Quang sửa xong gửi cho đ/c Học, đ/c đọc nội dung văn xong thấy cần phải sửa lại, văn ghi sau: quyetdinhdieubonhiemcanbo_hoc2 Trở lại làm việc chương trình Notes, ta tiến hành gắn lại tệp mà Lãnh đạo vừa sửa lưu sau: Gắn tệp mới: 33 Chọn Gắn tệp toàn văn hệ thống hiển thị cửa sổ chọn file điện tử (file gắn vào với tên khơng có dấu tiếng việt) Xuất cửa sổ hình tìm đến file ta vừa lưu, sau chọn Create (như phần chuyên viên dự thảo văn bản) Chọn cất Kích chuột vào mục Gắn tệp tồn văn (Biểu mẫu cơng văn phát hành) hệ thống hiển thị cửa sổ chọn file điện tử (file gắn vào với tên khơng có dấu tiếng việt) Người dùng chọn file cần gắn vào công văn Màn hình chọn file điện tử Tại cửa sổ ta tìm đế file vừa lưu, Sau bấm nút để gắn vào hệ thống Bước 3: Chuyển trả lại tới chuyên viên dự thảo Chọn chức chuyển xử lý, Lãnh đạo chọn người dự thảo văn sau: Kích chuột chọn chuyên viên danh sách hình dưới: 34 Tại cửa sổ ta chọn đ/c Chuyên viên xử lý (ví dụ đ/c Nguyễn Xuân Quang) chọn xong ta chọn Ok để kết thúc Sau ta chọn Cất để ghi lại Để kết thúc chọn thoát b Duyệt phát hành lãnh đạo Bước 1: Thực mục 2.1 Bước 2: Lãnh đạo sửa nội dung cơng văn ban hành bước phần a (Nếu đồng ý duyệt ban hành bỏ qua bước 2) Bước 3: Chọn Chờ duyệt, chọn tên lãnh đạo, chọn file văn cần ban hành (như hình dưới), chọn chức Duyệt cơng văn cơng cụ, hình 35 Màn hình chờ duyệt công văn Bảng chọn văn cần duyệt ban hành sau: Đánh dấu chức “Cho phép phát hành”, hình Màn hình chờ duyệt phát hành Sau đánh dấu vào chức “Cho phép phát hành”, Lãnh đạo văn Phòng chọn Menu “Chuyển xử lý”, để chuyển đến Văn thư cấp số phát hành 36 Chọn văn thư để phát hành văn chọn cất Vai trò Văn thư Sau dự thảo công văn duyệt phát hành, công văn Chuyển tới văn thư để cấp số phát hành Văn thư có chức :  Chỉnh sửa thể thức, gắn tệp vừa chỉnh thể thức;  Nhập trích yếu cho văn bản, cho số ghi lại;  Phát hành công văn Bước 1: Mở văn để chỉnh thể thức, gắn tệp vừa chỉnh thể thức Chọn Chưa vào sổ hình Màn hình vào sổ đăng ký công văn phát hành Chọn công văn cần vào sổ, chọn (View) Vào sổ phát hành (Màn hình vào sổ đăng ký cơng văn phát hành) để tiến hành vào sổ công văn sau: 37 * Các bước chỉnh thể thức cho số vào văn sau: Kích đúp chuột vào file đính kèm (cụ thể file đính kèm hình cấpmã đăng ký văn phát hành 2345.doc ) Khi xuất khung hội thoại sau: Tại khung hội thoại ta chọn Launch để đọc (bằng chương trình OpenOffice Writer Microsoft Word) cho số vào file đính kèm chỉnh thể thức 38 Sau chỉnh thể thức xong, văn thư tiến hành ghi file văn vào máy tính Cách lưu sau: Chọn Tập tin sau chọn Lưu dạng (Menu File chọn Save as phiên English), Trở lại làm việc chương trình Notes, ta tiến hành gắn lại tệp mà lúc trước ta lưu cách sau: Gắn tệp mới: (như bước mục a phần 2.2 phần Lãnh đạo xử lý) Bước 1: Nhập trích yếu cho văn bản, cho số ghi lại; Văn thư cấp số phát hành, nhập số ký hiệu ngày phát hành công văn, sửa loại từ “dự thảo: thành “bản chính” Sau chọn , cơng văn đượcchuyển sang view Chờ phát hành 39 Bước 2: Phát hành công văn đi: Cách 1: Xử dụng chương trình Xử lý cơng văn (Thường xuyên sử dụng) Văn thư mở (view) Chờ phát hành  chọn công văn chờ phát hành  chọn chức Phát hành công cụ  lựa chọn nơi phát hành sau lựa chọn xong nơi phát hành ta chọn OK Màn hình lựa chọn nơi nhận công văn qua mạng Công văn phát hành quan bên ngồi theo đường cơng văn bình thường theo đường mạng thông tin diện rộng Đảng 40 Cách 2: Sử dụng dịch vụ gửi nhận Bước 1: Mở tệp sở liệu Gửi nhận văn Bước 2: Chọn Views toàn Bước 3: Ta chọn mục nhập văn Sau nhập xong trường, ta chuyển sang bước 41 Bước 4: chọn gửi, hội thoại sau: Ta lựa chọn đơn vị cần gửi, sau chọn đơn vị muốn gửi xong ta chọn OK Chú ý: Chỉ có Văn thư có quyền gửi văn thơng qua chương trình gửi nhận văn Các công văn phát hành phát hành coi kết thúc xử lý chuyển tới chuyên viên lưu trữ để xử lý Không phép sửa đổi thêm ý kiến vào cơng văn Xử lý chun viên lưu trữ hành Công văn sau phát hành chuyển tới chuyên viên lưu trữ để xử lý Chuyên viên lưu trữ hành có chức năng: - Xem công văn kết thúc xử lý: Bằng cách chọn (view) Kết thúc xử lý - Nhập liệu thông tin phục vụ công tác lưu trữ Thao tác: Mở công văn  Nhập trường thông tin phần: Lưu trữ - Sau nhập thông tin lưu trữ, chuyên viên lưu trữ mở view Phơng lưu trữ để phục vụ công tác quản lý, khai thác Xem công văn sở dư liệu Notes Lãnh đạo Văn phòng, Lãnh đọc cấp uỷ, chuyên viên, Văn thư Lưu trữ quyền xem view sau: 42 + View Chưa vào sổ: liệt kê toàn dự thảo công văn ký + View Phát hành: liệt kê tồn cơng văn chờ phát hành; + View Trong ngày: liệt kê tồn cơng văn (công văn dự thảo + View Trong tuần: liệt kê tồn cơng văn (cơng văn dự thảo + View Toàn bộ: liệt kê toàn công văn (bản dự thảo công văn + View Chờ duyệt: liệt kê toàn dự thảo cơng văn phát hành + View Tình trạng xử lý: liệt kê tất công văn vào sổ + View Thể loại: liệt kê tất công văn vào sổ phân + View Người ký: liệt kê tất công văn vào sổ phân + View Nơi nhận xử lý: liệt kê tất công văn vào sổ duyệt chưa vào sổ phát hành; công văn vào sổ) ngày xử lý lãnh đạo; công văn vào sổ) tuần xử lý lãnh đạo; vào sổ) phân loại theo thời gian nhập cơng văn; trình để chờ duyệt cho phép phát hành phân loại theo tình trạng xử lý (“Đang xử lý”, “Kết thúc xử lý”) loại theo thể loại loại theo người ký phân loại theo nơi xử lý hay người xử lý (Chủ trì xử lý, phối hợp xử lý) Chú ý: Lãnh đạo cấp uỷ, Lãnh đạo văn phòng, xem tồn văn CSDL Các Chuyên viên xem văn mà dự thảo văn phối hợp xử lý 43 KẾT LUẬN Trong thời gian làm khóa luận vừa qua em học hỏi nhiều kiến thức kinh nghiệm làm việc Từ em hồn thiện tốt đề tài Trong thời gian làm đề tài với giúp đỡ bảo tận tình thầy giáo Th.S Nguyễn Thị Hằng Em đạt kết sau: - Thực tiến độ mục tiêu đặt - Xây dựng chương trình Lotus Notes để quản lý văn bản, hồ sơ giúp cho việc tìm kiếm tra cứu nhanh chóng dễ dàng Ngồi kết đạt em mặt hạn chế là: Vì tìm hiểu thời gian khơng dài thân hiểu biết chưa nhiều nên báo cáo nhiều thiếu sót Vì vậy, em mong ý kiến đóng góp quý báu thầy để em khắc phục thiếu sót phát triển phần mềm ngày hoàn thiện có tính ứng dụng thực tế cao 44 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Pháp lệnh số 04/2012/UBTVQH13, việc sửa đổi, bổ sung số điều pháp lệnh ưu đãi người có cơng với cách mạng, UBTVQH; [2] Thông tư số 05/2013/TT-BLĐTBXH, hướng dẫn thủ tục lập hồ sơ, quản lý hồ sơ, thực chế độ ưu đãi người có cơng với cách mạng thân nhân; [3] Nghị định 31/2013/NĐ-CP ngày 9-4-2013 Quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành số điều Pháp lệnh ưu đãi người có cơng với cách mạng; [4] IIG Việt Nam (2012), Giáo trình Lotus Notes 2010, NXB Giáo dục; [5] Thông tư số: 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội Vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ lưu trữ quan 45 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN Thái Nguyên, tháng 46 năm 2017 ... việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý công văn cần thiết cấp bách Vì em chọn đề tài Ứng dụng phần mềm lotus notes để quản lý văn cho Văn Phòng Thành Ủy Sơng Cơng- Thái Nguyên” để. .. Chương III: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM LOTUS NOTES ĐỂ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI VĂN PHÒNG THÀNH UỶ SÔNG CÔNG- THÁI NGUYÊN 25 3.1 Dự thảo công văn ban hành (Chuyên viên dự thảo) 25 3.1.1 Tạo công văn dự... hồ sơ Trong nghiệp vụ văn thư nội dung gồm có: Cơng tác xây dựng ban hành văn bản; Công tác quản lý giải văn đến; Công tác quản lý văn đi; Công tác quản lý sử dụng dấu; 12 Công tác lập hồ sơ giao