Ứng dụng phần mềm quản lý văn phòng sinnova nhằm tin học hóa công tác quản lý công việc tại ngân hàng TMCP công thương việt nam chi nhánh sông công

LỜI CẢM ƠN Để có kiến thức kết qủa thực tế ngày hôm nay, em xin bày tỏ lời biết ơn sâu sắc đến ThS Nguyễn Thị Hằng ThS.Trần Thu Phương tận tình hướng dẫn, bảo em trình thực đề tài Em xin chân thành cảm ơn Quý thầy cô giáo khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế giảng dạy trang bị cho em kiến thức thời gian học vừa qua Bên cạnh đó, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể cô, chú, anh chị làm việc Ngân hàng TMCP Cơng Thương VN nhiệt tình giúp đỡ tạo điều kiện cho em tìm đủ tài liệu để em hoàn thành tốt đề tài thực tập Em xin cám ơn bạn sinh viên lớp QTVP – K12A chia sẻ tài liệu kiến thức hỗ trợ cho em trình thực đề tài Em xin cám ơn gia đình em tạo điều kiện cho em, cho em lời động viên để vượt qua khó khăn để hồn thành đề tài thời gian cho phép Trong trình làm khóa luận, thiếu nhiều kiến thức kinh nghiệm thực tế nên khơng tránh khỏi sai sót Em mong nhận bảo thầy để em hồn thành đạt kết tốt Em xin chân thành cám ơn! Sinh viên thực Quản Thị Phượng i LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan nội dung khóa luận em thực hướng dẫn trực tiếp từ giáo viên hướng dẫn ThS Nguyễn Thị Hằng ThS.Trần Thu Phương với trợ giúp, hướng dẫn tận tình thầy, Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế cô làm việc Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam, chi nhánh Sông Công Mọi tham khảo đề tài thực tập trích dẫn rõ ràng Mọi chép không hợp lệ, vi phạm quy chế đào tạo hay gian trá em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm Sinh viên thực Quản Thị Phượng ii MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i LỜI CAM ĐOAN ii MỤC LỤC iii DANH MỤC HÌNH ẢNH v DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi PHẦN MỞ ĐẦU Chương TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ QUẢN LÝ CÔNG VIỆC 1.1 Lý thuyết quản lý 1.1.1 Khái niệm quản lý 1.1.2 Các yếu tố cấu thành hoạt động quản lý 1.1.3 Đặc điểm hoạt động quản lý 1.1.4 Các cách tiếp cận quản lý 11 1.2 Lý thuyết quản lý công việc 12 1.2.1 Khái niệm quản lý công việc 12 1.2.2 Kỹ quản lý công việc hiệu 13 1.3 Vai trò chức quản lý quản lý công việc 14 1.3.1 Vai trò chức quản lý 14 1.3.2 Vai trò quản lý công việc 16 1.3.3 Vai trò ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công việc 17 1.4 Giới thiệu phần mềm quản lý văn phòng sinnova 17 1.4.1 Phần mềm quản lý văn phòng sinnova gì? 18 1.4.2 Những đặc điểm bật phần mềm văn phòng sinnova- ofice 18 1.4.3 Sinnova office xây dựng công nghệ tiên tiến 19 Chương THỰC TRẠNG VÀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ CƠNG VIỆC TẠI NGÂN HÀNG TMCP CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM CHI NHÁNH SÔNG CÔNG 20 2.1 Tổng quan Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Sông Công 20 2.1.1 Lịch sử hình thành ngân hàng TMCP Cơng Thương Việt Nam chi nhánh Sông Công 20 2.1.2 Chức nhiệm vụ 22 2.1.3 Cơ cấu tổ chức Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam – chi nhánh iii Sông Công 24 2.2 Thực trạng cơng tác quản lý cơng việc tiến trình giao việc đơn vị 33 2.2.1 Thực trạng giao quản lý công việc đơn vị 33 2.2.2 Tiến trình giao việc quản lý công việc 35 2.3 Đánh giá việc thực công tác quản lý công việc Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Sông Công 37 2.3.1 Ưu điểm 37 2.3.2 Nhược điểm 38 Chương GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TẠI NGÂN HÀNG TMCP CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM CHI NHÁNH SÔNG CÔNG 39 3.1 Đặt vấn đề 39 3.2 Ứng dụng phần mềm sinnova- office 39 3.2.1 Giải pháp ứng dụng phần mềm 39 3.2.2 Phần mềm sinnova quản lý công việc 43 KẾT LUẬN 60 TÀI LIỆU THAM KHẢO 62 iv DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1 Giao diện mơ chức báo cáo phần mềm Sinnova 18 Hình 1.2 Giao diện phần mềm quản lý văn phòng sinnova 18 Hình 2.1 Tiến trình giao quản lý cơng việc 35 Hình 3.1 Giao diện hướng dẫn đăng nhập phần mềm 39 Hình 3.2 Giao diện hướng dẫn đăng nhập phần mềm 40 Hình 3.3 Giao diện hướng dẫn đăng xuất phần mềm 41 Hình 3.4 Giao diện hướng dẫn truy cập vào chức quản lý cơng việc 41 Hình 3.5 Giao diện hướng dẫn truy cập vào chức quản lý cơng việc 42 Hình 3.6 Giao diện hướng dẫn truy cập vào chức quản lý cơng việc 42 Hình 3.7 Giao diện hướng dẫn làm việc với công cụ 42 Hình 3.8 Giao diện hướng dẫn làm việc với công cụ 42 Hình 3.9 Giao diện hướng dẫn làm việc với cơng cụ 43 Hình 3.10 Giao diện hướng dẫn thêm công việc vào hệ thống 46 Hình 3.11: Ảnh hưởng dẫn thao tác chỉnh sửa/ xóa cơng việc 47 Hình 3.12: Giao diện hướng dẫn tìm kiếm thông tin công việc 48 Hình 3.13: Giao diện hướng dẫn lưu trữ hồ sơ cơng việc 50 Hình 3.14: Giao diện hướng dẫn xuất file công việc 51 Hình 3.15: Giao diện hướng dẫn xuất file công việc 52 Hình 3.16: Giao diện hướng dẫn lưu trữ thông tin thảo luận 54 Hình 3.17: Ảnh hướng dẫn lưu thơng tin dự án, hợp đồng rủi ro 56 Hình 3.18: Ảnh lưu thơng tin gọi hệ thống 57 Hình 3.19: Ảnh hướng dẫn lưu gmail cán quan 59 v DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT CHỮ VIẾT TẮT CHỮ ĐẦY ĐỦ CN Chi nhánh CNTT Công nghệ thông tin KHDN Khách hàng doanh nghiệp NHCN Ngân hàng chi nhánh NHNN Ngân hàng nhà nước NHTM Ngân hàng thương mại PGĐ Phó giám đốc SPDV Sản phẩm dịch vụ SXKD Sản xuất kinh doanh 10 TMCP Thương mại cổ phần vi PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công nghệ thông tin truyền thơng có mặt nhiều phương diện sống hàng ngày chúng ta, từ thương mại đến giải trí chí hoạt động văn hóa, xã hội giáo dục Ngày nay, điện thoại di động, máy tính để bàn, thiết bị cầm tay, thư điện tử việc sử dụng Internet trở thành tâm điểm văn hóa cộng đồng chúng ta, cầu nối tách rời nhịp sống tồn cầu hóa Hiện nay, tin học ứng dụng rộng rãi hầu hết tất lĩnh vực quốc gia Việc ứng dụng rộng rãi tin học đem lại thành tựu vô to lớn nhiều ngành, nhiều lĩnh vực khác nhau, đặc biệt lĩnh vực quản lý lưu trữ Tin học hóa cơng tác quản lý nhằm giảm bớt sức lao động người, tiết kiệm thời gian, với độ xác cao, gọn nhẹ tiện lợi nhiều so với việc quản lý thủ công giấy tờ trước Tin học hóa giúp thu hẹp không gian lưu trữ, tránh thất lạc liệu, tự động hệ thống hóa cụ thể hóa thơng tin theo nhu cầu người Thực tế cho thấy hoạt động văn phòng ngày hồn thiện, nhờ vai trò cơng nghệ thơng tin cho phép quản lý hiệu quả, tìm kiếm nhanh chóng, xác Tuy nhiên theo khảo sát thực tế cho thấy cơng tác quản lý cơng việc nói quan nói chung cơng tác quản lý cơng việc ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam không quan tâm, việc quản lý phòng ban thực hiện, mà chưa thống phận, văn phòng khó tổng hợp báo cáo, làm thời gian, việc quản lý khó khăn khó quản lý tốt thời gian hồn thành cơng việc phận, để có sách phù hợp Hơn nữa, khẳng định cơng tác quản lý cơng việc hoạt động khó khăn phức tạp đòi hỏi nhà quản lý phải có hiểu biết sâu rộng lĩnh vực chuyên môn Nhận thấy cần thiết công tác quản lý công việc yêu cầu khách quan viêc đổi mới, nâng cao hiệu quản lý công việc ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam, chi nhánh Sông Công, em xin đăng kí tìm hiểu nghiên cứu đề tài:”Ứng dụng phần mềm quản lý văn phòng sinnova nhằm tin học hóa cơng tác quản lý cơng việc Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Sông Công” Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu -Mục đích nghiên cứu đề tài nhằm tập trung làm rõ thực trạng hoạt động ứng dụng CNTT vào công tác quản lý công việc quan Qua rút ưu điểm tồn đồng thời đề xuất tiến hành giải pháp cụ thể - Để thực mục đích trên, đề tài có nhiệm vụ giải đề chủ yếu sau: - Nghiên cứu làm rõ vấn đề lý luận CNTT, sở pháp lý, nội dung ứng dụng CNTT phục vụ công tác quản lý công việc - Đánh giá tình hình ứng dụng CNTT vào cơng tác quản lý công việc theo chức - Vận dụng kiến thức học vào thực tế - Chỉ thuận lợi, khó khăn hạn chế hoạt động quản lý công việc đơn vị - Ứng dụng thành công phần mềm quản lý công việc vào công tác quản lý công việc Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Sông Công Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu Công tác quản lý công việc ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Sông Công Phạm vi nghiên cứu - Ứng dụng CNTT vào công tác quản lý công việc lĩnh vực rộng mới, phạm vi đề tài tập trung vào nghiên cứu , giải vấn đề búc xúc cần thực trước mắt công tác ứng dụng CNTT vào cơng tác quản lý cơng việc phòng ban cách thông địa bàn Địa bàn thời gian nghiên cứu Phạm vi địa bàn nghiên cứu đề tài ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Sông Công, từ ngày 19-01-2017 đến ngày: 03-5-2017 Cơ sở lý luận phương pháp tiếp cận Cơ sở lý luận Đề tài nghiên cứu dựa sở phương pháp luận chủ nghĩa vật biện chứng, quan điểm lý luận chủ nghĩa Mác – Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, chủ trương đường lối, sách Đảng, pháp luật Nhà nước Phương pháp tiếp cận - Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: Quan sát, vấn, điều tra mẫu - Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: Phân tích tổng hợp số liệu + Thơng tin từ sách báo, tạp trí + Nguồn tin từ mạng internet + Thông tin từ báo cáo định kì phòng ban ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Sông Công Cấu trúc đề tài Đề tài có cấu trúc gồm phần: Phần 1: Phần mở đầu Phần 2: Nội dung: Chương 1: Tổng quan hoạt động quản lý quản lý công việc Chương 2: Thực trạng quản lý công việc ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Sông Công Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý công việc ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Sông Công Phần 3: Phần kết luận Chương TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ QUẢN LÝ CÔNG VIỆC 1.1 Lý thuyết quản lý 1.1.1 Khái niệm quản lý Quản lý định nghĩa công việc mà người lãnh đạo học suốt đời không thấy chán khởi đầu họ nghiên cứu Quản lý giải thích nhiệm vụ nhà lãnh đạo thực thụ, khởi đầu để họ triển khai cơng việc Như vậy, có nhà lãnh đạo tài ba có nhiêu kiểu định nghĩa giải thích quản lý Vậy suy cho quản lý gì? Định nghĩa quản lý yêu cầu tối thiểu việc lý giải vấn đề quản lý dựa lí luận nghiên cứu quản lý học Xét phương diện nghĩa từ, quản lý thường hiểu chủ trì hay phụ trách cơng việc Bản thân khái niệm quản lý có tính đa nghĩa nên có khác biệt nghĩa rộng nghĩa hẹp Hơn nữa, khác biệt thời đại, xã hội, chế độ, nghề nghiệp nên quản lý có nhiều giải thích, lý giải khác Cùng với phát triển phương thức xã hội hoá sản xuất mở rộng nhận thức người khác biệt nhận thức lý giải khái niệm quản lí trở nên rõ rệt Quản lý theo định nghĩa trường phái quản lý học Xuất phát từ góc độ nghiên cứu khác nhau, nhiều học giả nước đưa giải thích khơng giống quản lý Cho đến nay, chưa có định nghĩa thống quản lý Đặc biệt kể từ kỷ 21, quan niệm quản lý lại phong phú Các trường phái quản lý học đưa định nghĩa quản lý sau: - Tailor: "Làm quản lý bạn phải biết rõ: muốn người khác làm việc ý đến cách tốt nhất, kinh tế mà họ làm " - Fayel: "Quản lý hoạt động mà tổ chức (gia đình, doanh nghiệp, phủ) có, gồm yếu tố tạo thành là: kế hoạch, tổ chức, đạo, điều chỉnh phân loại thành loại hồ sơ có tính chất mức độ quan trọng khác dễ dàng tìm kiếm kiểm soát cách đơn giản nhiều Việc ứng dụng phần mềm giúp lưu trữ hồ sơ công việc cách hiểu quả, hồ sơ hoàn thiện lưu lại PDF,DOC, sử dụng với tên ứng với công việc cụ thể hệ thống( ví dụ cơng việc huy động vốn lũy kế, tài liệu liên quan đến công việc tập hợp thành hồ sơ cơng việc đính kèm lên hệ thống, có việc cần sử dụng đến tìm kiếm hồ sơ để sử dụng…) Nó dể dàng mở rộng mang lại bảo mật vô hiệu quả( hệ thống lưu trữ trực tuyến có tài khoản, mật riêng việc bảo mật qua bước bảo mật: mật số điện thoại) Việc lưu trữ tài liệu trực tuyến tạo điều kiện thuận lợi tiết kiệm nhiều thời gian khơng gian tìm kiếm Để đính kèm tài liệu lưu trữ hệ thống thực bược sau: Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản hệ thống Trên bàn làm việc chọn bắt đầu, chọn dự án, chọn công việc Bước 2: Trên công cụ hệ thống chọn biểu tượng có hình mắt xích, sau nhấn chọn tài liệu Bước 3: Sau máy tính thị hộp thoại ta nhập đầy đủ thông tin: +) select file: chọn tệp cần tải từ nhớ máy tính +) Tên: Nhập tên hồ sơ +) Lưu trữ: nhập mã theo quy định mã hồ sơ lưu trữ phải khớp với cứng +) Mô tả: nội dung hồ sơ Bước 4: Chọn lưu đóng Ví dụ: Ta muốn chọn hồ sơ Thu phí dịch vụ lũy kế, ta đăng nhập vào hệ thống, chọn tài liệu, hộp thoại mở ta chọn tệp sau chọn open, ta nhập đầy đủ thông tin, cuối chọn lưu đóng tệp tải lên lưu trữ hệ thống hình 49 Hình 3.13: Giao diện hướng dẫn lưu trữ hồ sơ công việc 3.2.2.4 Chức xuất file công việc Để tiện cho công tác báo cáo thực cách nhanh chóng, xác, chức thống kê thống kê toàn cơng việc có sở liệu, thơng tin báo cáo theo yêu cầu lãnh đạo Nhờ có chức mà cán tiết kiệm nhiều thời gian thống kê số liệu để báo cáo lên cấp trên, tránh trường hợp thống kê sai, không trùng khớp gây hậu nghiêm trọng,hệ thống cho phép cán xuất file PDF file excel chỉnh sửa file nhanh chóng không tốn thời gian thống kê trước Cán cần thực bước đơn giản sau: Bước 1: Chọn công việc cần xuất file Bước 2: Chọn file FDF/excel Bước 3: Xuất file in trình lên lãnh đạo 50 Hình 3.14: Giao diện hướng dẫn xuất file công việc Sau chọn công việc cần xuất file, công việc đưa giống hình 3.15, cán sửa chữa lại theo ý muốn 51 Hình 3.15: Giao diện hướng dẫn xuất file công việc 3.2.2.6 Chức ghi thảo luận cơng việc Mục đích: Cho phép người dùng theo dõi toàn ghi chép trình làm việc cách chi tiết, cụ thể theo ngày, theo tuần, theo tháng - Cho phép ghi lại làm, dự định làm - Lập nhật ký cho lặp lại Trong thực công việc, công việc đưa thảo luận đóng góp ý kiến thơng qua họp lớn, họp phòng họp nhóm Thơng qua họp cán tham dự họp đưa ý kiến đóng góp, thuận lợi, khó khăn q trình thực cơng việc Việc giải quyết, việc chưa giải quyết, cần thêm yếu tố Những ý kiến đóng góp người thống kê lại, ghi lại cách tóm tắt, dễ hiểu vào biên họp Đây tài liệu quan trọng góp phần đưa đến thành công thực công việc Các họp đưa kinh nghiệm thực cơng việc, từ giúp khắc phục sai lầm phát huy điểm mạnh 52 Ứng dụng phần mềm sinnova ghi lại thảo luận liên quan đến công việc thực vào hệ thống, nhằm dễ dàng kiểm sốt việc thực cơng việc nhanh chóng tìm kiếm nội dung thảo luận cần Để lưu lại nội dung thảo luận ta thực bước sau: Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm sinova; Trên bàn làm việc chọn Bắt đầu; Nhấn chọn dự án; Chọn công việc Bước 2: Trên công cụ hệ thống xuất thẻ thảo luận, nhấn chọn thêm điền thông tin theo yêu cầu +) Chủ đề thảo luận ghi nội dung tên công việc cần thảo luận; +) Người liên quan: điền thành phần tham dự họp; +) Nội dung: nội dung buổi thảo luận; +) Ghi chú: Thơng tin khác Bước 3: Lưu đóng, thơng tin lưu trữ hệ thống 53 Hình 3.16: Giao diện hướng dẫn lưu trữ thông tin thảo luận 3.2.2.7 Chức theo dõi công việc rủi ro Đây vấn đề quan trọng nhắc đến tài Ngân hàng rủi ro tín dụng phổ biến Rủi ro tín dụng ngơn từ thường sử dụng hoạt động cho vay ngân hàng thị trường tài Đó khả không chi trả nợ người vay người cho vay đến hạn phải tốn Ln người cho vay phải chịu rủi ro chấp nhận hợp đồng cho vay tín dụng Bất kỳ hợp đồng cho vay có rủi ro tín dụng Một hoạt động ngân hàng thương mại hoạt động cho vay nên rủi ro tín dụng nhân tố quan trọng, đòi hỏi ngân hàng phải có khả phân tích, đánh giá quản lý rủi ro hiệu ngân hàng chấp nhận nhiều khoản cho vay có rủi ro tín dụng cao ngân hàng có khả phải đối mặt với tình trạng thiếu vốn hay tính khoản thấp Điều làm giảm hoạt động kinh doanh thu lợi nhuận ngân hàng, chí phá sản Vì phận quản lý tín 54 dụng quản trị rủi ro hai phận thiếu cấu tổ chức ngân hàng thương mại Sử dụng hệ thống phần mềm giúp theo dõi dự án rủi ro, cần điều chỉnh bị lỗi Tạo điều kiện cho dễ dàng điều chỉnh hợp đồng, xử lý hợp đồng đưa vào nhóm rủi ro, nhanh chóng tìm kiếm xác thông tin hợp đồng Để thực thêm vào thông tin hợp đồng ta cần thực bước sau: Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm sinova; +)Trên bàn làm việc chọn Bắt đầu; +) Nhấn chọn dự án; +)Chọn công việc Bước 2: Trên công cụ hệ thống có thẻ Rick nhấn chọn thẻ điền thơng tin theo yêu cầu: Thứ nhất: Mục  Tên rủi ro: Nhập tên cơng việc ( Ví dụ: Dư nợ KHDN Siêu VN), tham chiếu theo mudun Công việc  Ngày tăng lên: Là ngày thời gian thực công việc công việc chưa giải  Phân loại: Rủi ro, điều chỉnh, lỗi  Mức độ: thấp, trung bình, cao tùy theo tính chất kết cơng việc thực hiện, mức độ thiệt hại nghiêm trọng công việc  Trạng thái: Chưa thực hiện, thực hiện, hoàn thành, hủy bỏ, tạm dừng dựa vào hồ sơ công việc để nhập thông tin  Người liên quan đến: gồm nhóm( nhóm người phụ rách hợp đồng, dự án quan đối tác)  Ngày hết hạn: Ngày hết hạn giải  Yếu tố dẫn đến rủi ro, nhầm lẫn, chỉnh sửa: người, quy trình, cơng nghệ, tài cần phải dựa vào yếu tố làm cho dự án, hợp đồng rủi ro để xác định( ví dụ hợp đồng cho vay yếu tố người, đối tác đến thời gian trả tiền khơng có đủ khả trả) 55  Nội dung chính: Tóm tắt cơng việc, dự án, hợp đồng rủi ro, lỗi  Có thể đưa giải pháp để điều chỉnh nhằm đưa xuống thiệt hại mức thấp lý đưa giải pháp Thứ 2: Mục tài liệu  Ta đính kèm tài liệu hồ sơ có liên quan đến dự án này, hợp đồng  Có thể sửa/ xóa theo nhu cầu Bước 3: Chọn lưu đóng hệ thống tự động lưu lại Hình 3.17: Ảnh hướng dẫn lưu thông tin dự án, hợp đồng rủi ro 3.2.2.8 Chức lưu lại gọi điện thoại bàn cơng việc Mục đích: Cho phép người sử dụng lập kế hoạch quản lý gọi điện thoại cho khách hàng Gọi vào lúc gọi để bàn chủ đề Chức thường gắn với Call center để ghi lại nhật ký gọi, nhằm bổ sung chi tiết thông tin lien quan đến công việc thực Để lưu thông tin gọi hệ thống cần thực bước sau: Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm sinova; +)Trên bàn làm việc chọn Bắt đầu; +) Nhấn chọn dự án; +)Chọn công việc Bước 2: Trên công cụ hệ thống có thẻ Điện thoại nhấn chọn thẻ điền thông tin theo yêu cầu: Chủ đề: Chủ đề điện thoại cần gọi, liên quan đến công việc nào; 56 Liên hệ: Liên hệ tới ai, đối tác nào; Điện thoại: Lựa chọn số điện thoại thực giao dịch theo thông tin số điện thoại người liên hệ lựa chọn bên trên; Ngày gọi: Ngày, thực gọi; Gọi đến: Tick chọn điện thoại gọi đến; Hoàn thành: Đã thực gọi hay chưa Tick chọn thực gọi; Người liên quan: Những người Cơ quan/đơn vị sử dụng hệ thống Cho phép chọn nhiều người liên quan; Thông báo: Tick chọn để hệ thống tự động gửi email thông báo đến người liên quan; Riêng tư: Tick người liên quan đến gọi có quyền xem khơng có quyền sửa, xóa Chỉ có người tạo gọi có quyền sửa, xóa; Người phụ trách: Lựa chọn người phụ trách; Nội dung: Nội dung trao đổi điện thoại; Tab Tài liệu: Tải tệp tài liệu đính kèm liên quan tới điện thoại Tham khảo module Tài liệu Bước 3: Lưu đóng, thơng tin lưu trữ hệ thống Hình 3.18: Ảnh lưu thông tin gọi hệ thống 57 3.2.2.8 Thông báo giao dịch thư qua gmail Hệ thống phần mềm có chức thơng báo đến người có liên quan, chế giao việc phần mềm, công việc giám đốc phê duyệt, cán phòng hành tổ chức có nhiệm vụ theem công việc vào hệ thống, người có liên quan( phụ trách cơng việc nhận thông báo đến gmail) để nhận công việc, nhờ việc thêm tài khoản gmail người phụ trách công việc Thông báo đến cá nhân phụ trách gồm có chế độ: +) Thứ nhất: chế độ Thơng báo người nhận chỉnh sửa thơng tin +) Thứ hai: chế độ Riêng tư người nhận chỉnh sửa thông tin Để thông báo đến người phụ trách cơng việc theo mục đích cần thêm địa gmail theo thao tác sau: Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống, đăng ký gmail cán quan Bước 2: Vào thiết lập tôi, chọn thêm gmail điền đầy đủ thông tin: +) Tên: Do người quản trị hệ thống cập nhật sẵn, cho phép người dùng thay đổi; +) Email, Điện thoại, Di động, Fax: Các thông tin liên hệ người dùng; +) Địa trả lời: Cập nhật địa nhận email phản hồi; +) Tên tổ chức: Tên tổ chức người dùng; +) Chữ ký: Click chọn mẫu chữ ký sử dụng tài khoản email; +) Thông tin máy chủ (Đến, Đi, Tên đăng nhập, Mật khẩu, Mặc định, SSL, Lưu lại gốc, Số ngày): Khai báo thông tin máy chủ như: địa IP, cổng gửi nhận mail, lưu gốc server mail Không tick chọn quan đơn vị sử dụng hòm thư nội qua port 25, Tick chọn trường hợp sử dụng hòm thư gmail theo port IT cài đặt Tick chọn Mặc định – email sử dụng mặc định để gửi nhận tin, cập nhật số ngày lưu gốc server mail tick chọn “Lưu gốc” +) Mô tả: Cập nhật thông tin mô tả tài khoản email cài đặt; +) Người liên quan: Chọn người liên quan phép nhìn thấy thông tin mail cài đặt Bước 3: Chọn lưu đóng hệ thống tự động lưu lại 58 Hình 3.19: Ảnh hướng dẫn lưu gmail cán quan Đồng thời hệ thống gửi thông báo trực tiếp đến người quản lý hệ thống, đến thời gian cơng việc cần phải hồn thành, hệ thống thơng báo hình máy tính, để người phụ trách biết thông báo, thúc giục phận khác hoàn thành tiến độ 59 KẾT LUẬN Kết đạt Trong trình thực đề tài, em hồn thành cơng đoạn khảo sát thực trạng công tác giao quản lý công việc Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam.Trong q trình hồn thành đề tài “Nâng cao hiệu công tác quản lý công việc Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam, chi nhánh Sông Công Em hiểu phần đạt kết sau: +) Xây dựng quy trình giao quản lý công việc ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam, chi nhánh Sơng Cơng +) Tìm hiểu khảo sát thực tế công tác giao việc quản lý công việc đơn vị + Tìm hiểu thực trạng quản lý công việc đơn vị, thuận lợi khó khăn cơng tác quản lý cơng việc, từ đưa giải pháp phù hợp với mục đích sử dụng để đạt kết cao +)Tìm hiểu phần sở lý thuyết cơng tác giao quản lý công việc , tìm hiểu quy trình giao việc quản lý công việc đơn vị +) Đưa giải pháp để nâng cao công tác quản lý công việc quan, ứng dụng phần mềm quản lý văn phòng sinnova nhằm nâng cao hiệu công tác +) Ứng dụng phần mềm vào quản lý công việc đơn vị để theo dõi tiến độ thực công việc, lưu trữ hồ sơ công việc, ghi lại kết họp, buổi thảo luận, gửi thông tin công việc trực tiếp đến gmail người thực công việc, thông báo tới gmail người chịu trách nhiệm lẫn người quản lý hệ thống công việc đến thời gian phải hoàn thành, xuất file báo cáo cơng việc nhanh chóng xác, tiết kiệm thời gian làm báo cáo… Ưu điểm phần mềm +) Ứng dụng phần mềm giúp cho cán thực nghiệp vụ cách nhanh chóng, xác, tiết kiệm thời gian công sức, nâng cao suất hiệu cơng việc +) Nâng cao trình độ ứng dụng công nghệ thông tin cán thực công việc 60 +) Sử dụng hệ thống mạng nội với tài khoản riêng ký kết theo điều khoản quan góp phần nâng cao tính bảo mật hệ thống Hạn chế: Phần mềm cần phải kết nội mạng internet truy cập sử dụng hệ thống Hướng phát triển tương lai Trong tương lai em tìm hiểu để ứng dụng cơng tác văn phòng hệ thống phần mềm quản lý văn bản, quản lý đối tác, doanh thu, hồ sơ cán bộ, dự án, quy trình, quy mơ nhân nhằm tin học hóa tồn nghiệp vụ văn phòng quan không riêng công việc Em xin chân thành cám ơn! 61 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Chủ tịch HĐQT NHCT VN (2016), Thông báo 018/TB-HĐQT-NHCT3 " quy định việc giao tiêu công việc"; [2] Ngân hàng Thương mại CP Công Thương Việt Nam chi nhánh Sông Công (2016), " Bảng giao kế hoạch phòng nghiệp vụ"; [3] Giám Đốc Ngân hàng chi nhánh 3(2016), Quy định tạm thời chức nhiệm vụ phòng thuộc Ngân hàng TMCP Cơng Thương Việt Nam chi nhánh Sông Công; [4] Nguyễn Văn Huân, Trần Thu Phương, Lê Quang Đăng, Đỗ Thị Diệu Thu, Hà Văn Vương(2017), Bài giảng Thủ tục hành chính, Khoa HTTTKT-trường ĐHCNTT&TT [5] Nguyễn Văn Huân, Nguyễn Thị Hằng, Lê Hoài Giang (2015) Bài giảng Quản trị văn phòng, Khoa HTTTKT-trường ĐHCNTT&TT [6] Trường ĐH Sư Phạm Hà Nội(2012), Giáo trình tâm lý học quản lý, NXB ĐH Sư Phạm [7] http://quanthiphuong.cleveroffice.info/office; [8] http://www.sinnovasoft.com/help6/office/SINNOVA_OFFICE.html?Default.html; 62 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Thái Nguyên, ngày … tháng … năm 2017 Giảng viên hướng dẫn Giảng viên hướng dẫn ThS Nguyễn Thị Hằng ThS Trần Thu Phương 63 ... hạn chế hoạt động quản lý cơng việc đơn vị - Ứng dụng thành công phần mềm quản lý công việc vào công tác quản lý công việc Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Sông Công Đối tượng phạm... quản lý công việc Chương 2: Thực trạng quản lý công việc ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Sông Công Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý công việc ngân hàng TMCP Công. .. TRÌNH QUẢN LÝ CƠNG VIỆC TẠI NGÂN HÀNG TMCP CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM CHI NHÁNH SÔNG CÔNG 20 2.1 Tổng quan Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Sông Công 20 2.1.1 Lịch sử hình thành ngân hàng