ứng dụng phần mềm essential pim để quản lý công việc

Phương pháp quản lý công việc khoa học và hiện đại nhằm đáp ứng yêu cầu về kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, khả năng trình độ và thích nghi trong mọi hoàn cảnh để hoàn thành xuất sắc công việc.Giúp sắp xếp, quản lý công việc và cập nhật thông tin về công việc một cách chính xác, tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công tác

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH ĐỀ TÀI: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM ESSENTIAL PIM ĐỂ QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TẠI UBND XÃ BẢN NGOẠI - ĐẠI TỪ - THÁI NGUYÊN Họ tên sinh viên Lớp Giảng viên hướng dẫn Thái Nguyên, năm 2016 : LỤC VĂN DƯƠNG : QTVP – K12A : TS NGUYỄN LỆ NHUNG LỜI CẢM ƠN Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến TS Nguyễn Lệ Nhung – người tận tình hướng dẫn bảo em suốt trình thực đề tài thực tập Em xin chân thành cảm ơn quý Thầy Cô Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế tận tình giảng dạy, trang bị cho em kiến thức quý báu suốt thời gian học tập vừa qua Trong thời gian học tập rèn luyện thân Trường Đại học Công nghệ thông tin Truyền thông – Đại học Thái Nguyên vừa qua, có kết ngày hôm nhờ giúp đỡ truyền tải kiến thức nhiệt tình thầy cô giáo nhà trường Em xin gửi lời cảm ơn tới quý thầy cô nhà trường tạo điều kiện để em hoàn thành tốt đề tài thực tập Em xin chân thành cảm ơn UBND xã Bản Ngoại - Đại Từ -Thái Nguyên, cán nhân viên UBND xã Bản Ngoại – Đại Từ -Thái Nguyên tạo điều kiện giúp đỡ em trình thực tập xã Cuối cùng, em muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc đến bạn bè đặc biệt gia đình người kịp thời động viên giúp đỡ em vượt qua khó khăn sống Mặc dù cố gắng hoàn thành đề tài với tất nố lực thân chắn không tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận thông cảm, góp ý tận tình bảo quý Thầy Cô bạn Em xin chân thành cảm ơn! Thái Nguyên, ngày tháng Sinh viên thực Lục Văn Dương năm 2016 LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan toàn nội dung đề tài thực tập “Ứng dụng phần mềm Essential PIM để quản lý công việc UBND xã Bản Ngoại - Đại Từ - Thái Nguyên” thân em tìm hiểu, khảo sát, nghiên cứu thu thập thông tin thực tế Nội dung đề tài thực tập thân tự nghiên cứu xây dựng Mọi tham khảo dùng đề tài trích dẫn rõ ràng Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm với lời cam đoan Sinh viên Lục Văn Dương MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức UBND xã Bản Ngoại Hình 2.2 Quy trình quản lý công việc UBND xã Bản Ngoại Hình 3.1 Giao diện phần mềm Essential PIM Hình 3.2 Giao diện EPIM hôm nay……………………………………………….……… Hình 3.3 Giao diện tổng quan Lịch Hình 3.4 Giao diện tổng quan Việc cần làm Hình 3.5 Giao diện tổng quan Ghi Hình 3.6 Giao diện tổng quan Liên hệ Hình 3.7 Giao diện tổng quan Thư Hình 3.8 Giao diện tổng quan Mật Hình 3.9 Giao diện tổng quan Rác Hình 3.10 Bảng chọn cài đặt phần mềm Hình 3.11 Giao diện ban đầu mở phần mềm Hình 3.11 Giao diện Cuộc hẹn mới/ Việc cần làm Hình 3.12 Các công việc UBND xã Bản Ngoại tháng 02/2016 Hình 3.13 Quản lý công việc theo tuần Hình 3.14 Quản lý công việc theo ngày Hình 3.15 Giao diện lựa chọn công việc hoàn thành LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Có thể nói, thời đại ngày công nghệ thông tin phát triển vô mạnh mẽ Và đặc biệt công công nghiệp hóa – đại hóa đất nước tin học công cụ thiếu công xây dựng phát triển đất nước Hiện nay, tin học ứng dụng rộng rãi hầu hết tất lĩnh vực quốc gia Việc ứng dụng rộng rãi tin học đem lại thành tựu vô to lớn nhiều ngành, nhiều lĩnh vực khác nhau, đặc biệt lĩnh vực quản lý lưu trữ Tin học hóa công tác quản lý nhằm giảm bớt sức lao động người, tiết kiệm thời gian, với độ xác cao, gọn nhẹ tiện lợi nhiều so với việc quản lý thủ công giấy tờ trước Tin học hóa giúp thu hẹp không gian lưu trữ, tránh thất lạc liệu, tự động hệ thống hóa cụ thể hóa thông tin theo nhu cầu người Tin học góp phần vào trình phát triển kinh tế xã hội, đáp ứng nhu cầu sống nâng cao chất lượng sống người Thông qua tin học người tiết kiệm sức lao động nâng cao suất, chất lượng lao động Đối với sinh viên nói chung thân em - sinh viên ngành Quản trị văn phòng nói riêng đợt thực tập hội, thời điểm để thân tự củng cố kiến thức thu hoạch thời gian học tập trường, tảng vững cho công việc sau Với đợt thực tập chuyên ngành này, đồng ý thầy cô môn thầy cô khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Trường Đại học Công nghệ thông tin Truyền thông với hướng dẫn TS Nguyễn Lệ Nhung em mạnh dạn nhận đề tài: “ Ứng dụng phần mềm Essential PIM để quản lý công việc UBND xã Bản Ngoại - Đại Từ - Thái Nguyên” - Mục đích nghiên cứu đề tài Tin học hóa trình quản lý công việc UBND xã Bản Ngoại - Đại Từ - Thái - Nguyên Đưa phương pháp quản lý công việc khoa học đại nhằm đáp ứng yêu cầu kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, khả trình độ thích nghi hoàn - cảnh để hoàn thành xuất sắc công việc Giúp xếp, quản lý công việc cập nhật thông tin công việc cách xác, tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu công tác UBND xã Bản Ngoại – Đại Từ - Thái - Nguyên Phương pháp nghiên cứu Khảo sát trạng trình quản lý giải công việc UBND xã Bản Ngoại – - Đại Từ - Thái Nguyên Thu thập số liệu liên quan đến công việc UBND xã Bản Ngoại từ đánh giá, phân - loại, giải thích vấn đề, xây dựng giải pháp Nghiên cứu ứng dụng phần mềm Essential PIM để phục vụ đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: đề tài tập trung nghiên cứu quy trình quản lý công việc UBND xã Bản Ngoại – Đại Từ - Thái Nguyên ứng dụng phần mềm EssentinalPIM để - giải toán quản lý công việc Phạm vi nghiên cứu: đề tài tập trung nghiên cứu thực trình quản lý công việc như: tên công việc, nội dung công việc, thời gian giải dự kiến, thời gian hoàn - thành, quan chịu trách nhiệm chính… Nội dung đề tài Chương Tổng quan lý thuyết quản lý công việc Chương Quy trình quản lý công việc UBND xã Bản Ngoại - Đại Từ - Thái Nguyên Chương Ứng dụng phần mềm Essential PIM để quản lý công việc UBND xã Bản Ngoại - Đại Từ - Thái Nguyên CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ LÝ THUYẾT QUẢN LÝ CÔNG VIỆC 1.1 Những vấn đề chung quản lý 1.1.1 Những quan niệm quản lý Trên thực tế tồn nhiều cách tiếp cận khái niệm “ quản lý” Quản lý định nghĩa công việc mà người lãnh đạo học suốt đời không thấy chán khởi đầu họ nghiên cứu Quản lý giải thích nhiệm vụ nhà lãnh đạo thực thụ, khởi đầu để họ triển khai công việc Như vậy, nhà lãnh đạo có cách định nghĩa giải thích khác quản lý Vậy suy cho quản lý gì? Định nghĩa quản lý yêu cầu tối thiểu việc lý giải vấn đề quản lý dựa lý luận nghiên cứu quản lý học Xét phương diện nghĩa từ, quản lý hiểu chủ trì hay phụ trách công việc Bản thân khái niệm quản lý có tính đa nghĩa nên có khác biệt nghĩa rộng nghĩa hẹp Hơn nữa, khác biệt thời đại, xã hội, chế độ, nghề nghiệp nên quản lý có nhiều giải thích, lý giải khác Cùng với phát triển phương thức xã hội hoá sản xuất mở rộng nhận thức người khác biệt nhận thức lý giải khái niệm quản lý trở nên rõ rệt Quản lý theo định nghĩa trường phái quản lý học Xuất phát từ góc độ nghiên cứu khác nhau, nhiều học giả nước giải thích khác quản lý Cho đến nay, chưa có định nghĩa thống quản lý Đặc biệt kể từ kỷ 21, quan niệm quản lý lại phong phú Các trường phái quản lý học đưa định nghĩa quản lý sau: - - Theo Tailor định nghĩa: "Làm quản lý phải biết rõ: muốn người khác làm việc ý đến cách tốt nhất, kinh tế mà họ làm " Theo Fayel: "Quản lý hoạt động mà tổ chức (gia đình, doanh nghiệp, phủ) có, gồm yếu tố tạo thành: kế hoạch, tổ chức, đạo, điều chỉnh kiểm soát Quản lý thực kế hoạch, tổ chức, đạo điều chỉnh kiểm soát” Hard Koont cho rằng: "Quản lý xây dựng trì môi trường tốt giúp người hoàn thành cách hiệu mục tiêu định" Theo Peter F Druker: "Suy cho cùng, quản lý thực tiễn Bản chất không nằm nhận thức mà hành động; kiểm chứng không nằm logic mà thành quả; quyền uy thành tích" - Theo Peter F Dalark: "Định nghĩa quản lý phải giới hạn môi trường bên Theo đó, quản lý bao gồm chức là: Quản lý doanh nghiệp, quản lý giám đốc, quản lý công việc nhân công" Tư tưởng triết học quản lý Peter F Dalark Quản lý doanh nghiệp phải theo nguyên tắc: "lấy hiệu kinh tế thực tế làm nguyên tắc hoạt động, cách nhìn tổng thể lấy thành tích làm cốt lõi" Nguyên tắc quản lý dành cho giám đốc cần có động lực mạnh mẽ quản lý mục tiêu kiểm soát thân để họ trở thành người giám đốc giỏi Quản lý công việc nhấn mạnh: công việc cần có sức sản xuất phải thông qua công cụ phân tích, tổng hợp, kiểm soát thí nghiệm Quản lý nhân công coi trọng nguồn nhân lực, làm cho họ có hội, chủ động phát huy ưu điểm mình, thoả mãn nhu cầu chức địa vị xã hội họ công việc, đưa đến cho họ hội, quyền lợi để người thể giá trị, hoài bão Vậy, làm để khái quát khái niệm quản lý cách đơn giản toàn diện? Từ quản lý hiểu theo nghĩa chung nhiều người sử dụng là: “Quản lý điều khiển, đạo hệ thống hay trình theo quy luật, định luật hay quy tắc tương ứng hệ thống hay trình vận động theo ý muốn người quản lý nhằm đạt mục đích định trước” 1.1.2 Đặc điểm quản lý Thứ nhất, hoạt động quản lý vừa khoa học, vừa nghệ thụật, nghề xã hội Hoạt động quản lý khoa học vì: - Hoạt động quản lý phải nhận thức vận dụng quy luật, nắm vững đối tượng, có thông tin đầy đủ xác, có khả thực (tính khả thi) Phải tuân theo quy luật khách quan, gạt bỏ tình cảm giá trị khác, phải dựa phương pháp quản lý khoa học phương pháp quản lý cụ thể (phương pháp bao gồm: diễn dịch, quy nạp, tổng hợp, thống kê) Hoạt động quản lý nghệ thuật, vì: - - Trong hoạt động quản lý xuất tình bất ngờ Kinh nghiệm cho thấy không người lãnh đạo nào, quản lý chuẩn bị sẵn tất tình Hoạt động người lãnh đạo đòi hỏi nhanh nhạy, đoán, khả tư sáng tạo, cảm hứng, tính linh hoạt cao trước vấn đề đặt Hoạt động có tính tuỳ tính linh hoạt; có tính đặc thù tính ngẫu nhiên; biết dùng người vị trí, Hoạt động quản lý nghề xã hội, vì: Có trình đào tạo, có tích luỹ kinh nghiệm thực tiễn Đòi hỏi có khiếu, say mê Nó có đối tượng cụ thể: đối tượng người tổ chức Sản phẩm hoạt động quản lý định, có ảnh hưởng tác động tới trình phát triển xã hội Thứ hai, quản lý dạng hoạt động phức tạp có tính chuyên biệt Tính phức tạp hoạt động quản lý quy định đặc điểm đối tượng quản lý, mối quan hệ xã hội mà đụng chạm tới Đối tượng quản lý người tổ chức với đặc điểm tâm lý phức tạp khác Tính chất chuyên biệt thể yêu cầu đào tạo người quản lý, lãnh đạo (phẩm chất, kiến thức, kỹ năng) với kiến thức sâu rộng đặc biệt trình tự đào tạo nhà quản lý Thứ ba, hoạt động quản lý hoạt động gián tiếp - Sản phẩm hoạt động quản lý đánh giá qua phát triển cá nhân, tập thể, qua kết quả, hiệu hoạt động tập thể cá nhân phụ trách Người quản lý, lãnh đạo giải nhiệm vụ chủ yếu thông qua tổ chức cách điều khiển, tác động tới người tổ chức Các hoạt động cụ thể thường tiến hành sở kiến thức chuyên môn, kỹ thuật tác nghiệp tiến hành theo quy trình định là: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra Thứ tư, hoạt động người quản lý tiến hành qua hoạt động giao tiếp - Hoạt động quản lý hoạt động tổ chức điều khiển người, nên thường xuyên giao tiếp quan hệ với người Hoạt động giao tiếp có mặt tất khâu hoạt động quản lý thông quan lời nói, không lời nói, văn người khác Thứ năm, hoạt động quản lý hoạt động có tính sáng tạo cao - Trong lĩnh vực hoạt động quản lý đòi hỏi chủ thể phải có lực sáng tạo, tư linh hoạt mềm dẻo tình xảy đòi hỏi phải có cách xử lý thích hợp Mặt khác tất văn thị quy chế …là quy định chung Việc vận dụng vào trường hợp cụ thể vào thực tiễn đa dạng, muôn màu, muôn vẻ cần tư linh hoạt, mềm dẻo, nhạy bén sáng tạo Thứ sáu, hoạt động quản lý hoạt động căng thẳng hay thay đổi, tiêu phí nhiều lượng thần kinh bắp thịt Hoạt động quản lý thường xuyên nắm bắt theo dõi công việc, giải nhiều vấn đề điều kiện thời gian, không gian thông tin eo hẹp, có nhiều vấn đề giải thời gian, đòi hỏi phải thay đổi tâm tư Có công việc phải suy nghĩ nhiều giờ, chí nhiều tháng, nhiều năm 1.1.3 Các cách tiếp cận quản lý • Tiếp cận theo kinh nghiệm theo trường hợp Cách tiếp cận chủ yếu dựa vào kinh nghiệm quản lý trường hợp Dựa vào tin tưởng, thông qua thành công sai lầm trường hợp người quản lý, kế hoạch khắc phục họ để giải vấn đề tương tự Cách tiếp cận có ích việc nghiên cứu kinh nghiệm hướng vào việc xác định “một cách bản” điều xảy không xảy Nhiều trường hợp cảm tính dẫn đến nguy hiểm, sai lệch cho hiểu biết quản lý  Tiếp cận theo hành vi quan hệ cá nhân Công việc hoàn thành thông qua lao động người, việc nghiên cứu tập trung vào mối quan hệ người với người Cách tiếp cận hay thực tế khó thực tốt cách triệt để Rất tất nhà quản lý công ty am hiểu tâm lý học mà hiệu quản lý • Tiếp cận hành vi nhóm Liên quan đến hành vi nhóm người Có xu hướng dựa tâm lý học xã hội, xã hội học • Tiếp cận theo hệ thống hợp tác xã hội 10 Đồng hóa với thiết bị đám mây điện toán bảo vệ qua SSL – công nghệ sử dụng ngân hàng online Dữ liệu bảo vệ máy tính bảo vệ rời khỏi máy tính - Tính đa ngôn ngữ Nếu ngôn ngữ địa tiếng Anh, Essential PIM hỗ trợ Một ngôn ngữ phổ biến hỗ trợ gồm: Bồ Đào Nha, Ý, Đức, Pháp, Tây Ban Nha, Nga, Trung Quốc, Ba Lan, Hà Lan, Thổ Nhĩ Kỳ, Thụy Điển Ở nước ta người dùng cài đặt sử dụng ngôn ngữ Tiếng Việt để sử dụng phần mềm dễ dàng - Tính dễ dàng di chuyển tới, dễ dàng lấy liệu Essential PIM cung cấp khả nhập xuất liệu hẳn sản phẩm phần mềm khác Dữ liệu không bị khóa truyền tải chúng tới lấy cần thiết Những định dạng liệu hỗ trợ bao gồm: EML, XML, HTML, RTF, CSV, TXT, iCal, vCard.Tìm kiếm toàn cầu Essential PIM trở thành silo liệu không chìm thông tin Sẽ không bit thông tin tìm kiếm thông qua toàn sở liệu vòng vài giây - Tính ghi dán Thường ngày ta sử dụng mảnh giấy nhớ màu vàng nhỏ để ghi lại ghi chú? Essential PIM cung cấp ghi dán tích hợp để biến ghi thành mảnh giấy nhớ dán hình Cơ sở liệu mã nguồn mở Essential PIM sử dụng công cụ sở liệu Firebird mã nguồn mở Không định dạng quyền, không khóa Thậm chí viết plugin ứng dụng để làm việc với liệu theo cách mong muốn - Tính in liệu 31 Nhóm, hạn chế, ẩn thêm liệu – tất với báo cáo in linh hoạt đơn giản Bất liệu Essential PIM in nhiều bố cục khác Tính sử dụng linh hoạt hỗ trợ trình in ấn, chép tài liệu thuận tiện - Tính truy cập sở liệu nhiều user Khi cần làm việc với người khác ta làm việc với Essential PIM Pro Network Gán quyền truy cập cho phép người chia sẻ lịch, danh bạ, danh sách công việc, ghi chí entry mật với thành viên khác workgroup - Tính lưu trữ liên kết tới đính kèm bên Essential PIM lưu trữ tập tin đính kèm tới mục (lịch hẹn, ghi chú, tác vụ,…) Có thể lựa chọn để liên kết tới tập tin bên nhằm tiết kiệm không gian sở liệu - Tính tiện ích Essential PIM thiết kế với giao diện trực quan, thuận tiện đồng thời cung cấp nhiều shortcut bàn phím tùy chỉnh để giúp thực công việc nhanh chóng hiệu Những cách Essential PIM giúp quản lý thông tin: EPIM hôm • Cung cấp thông tin tổng quan thứ cần làm bố cục đơn giản màu sắc Dữ liệu từ tất module thu thập để mang lại góc nhìn ngắn dài hạn 32 Hình 3.2 Giao diện EPIM hôm • Thiết lập vượt trội để điều chỉnh trình xem hiển thị liệu định giới hạn khoảng thời gian Lịch • • • • Lịch trình ngày, tuần, tháng, năm dễ đọc mã hóa màu sắc Danh mục tùy chỉnh, tìm kiếm nhanh đảm bảo liệu tổ chức theo ý muốn Template cho phép chèn mục nhanh chóng mà lỗi Tính đồng bộ, in xuất cho phép bạn xử lý liệu lịch trình theo cách mong muốn 33 Hình 3.3 Giao diện tổng quan Lịch Việc cần làm • Tính in mạnh mẽ cho phép in theo cách mong muốn • Cấu trúc linh hoạt giúp tổ chức Việc cần làm nhiều thư mục với cành phụ Tích hợp công cụ lọc mạnh mẽ để xác định liệu nhanh chóng • Đồng với Outlook, thiết bị Android/iOS, Google xuất nhiều định dạng 34 Hình 3.4 Giao diện tổng quan Việc cần làm Ghi Hình 3.5 Giao diện tổng quan Ghi • • • • Cấu trúc liệu đa cấp độ Trình xem đa dạng lọc cho phép xác định liệu nhanh chóng Chèn hình ảnh, vẽ, văn với định dạng Đồng hóa mạnh mẽ (Outlook, Android, iOS, iCloud, Google), tính in lưu trữ Liên hệ • Nhóm nhiều cấp độ công cụ lọc mạnh đảm bảo danh bạ không bị • Các trường tùy chỉnh cho phép lưu trữ dạng liệu • Tích hợp đồng hóa với Microsoft Outlook, iOS, Android Google Đảm bảo danh bạ bên bạn • Tính xuất in liệu • Quay số từ thẻ danh bạ 35 Hình 3.6 Giao diện tổng quan Liên hệ Thư • Client email di động hoạt động online offline • Tích hợp với Liên hệ module Essential PIM để tăng hiệu hoạt động • Cung cấp thứ bạn mong đợi từ email client chuyên nghiệp chữ ký, quy tắc mail, in ấn Công cụ lọc cho phép phân loại, tìm kiếm lọc email 36 Hình 3.7 Giao diện tổng quan Thư Mật Hình 3.8 Giao diện tổng quan Mật • Cách thuận tiện để lưu trữ tất mật liệu quan trọng khác • Các trường thiết lập sẵn với trường tùy chỉnh cho phép lưu trữ liệu • Nhóm phân cấp không giới hạn, khả phân loại tiên tiến tìm kiếm nhanh lọc đảm bảo liệu dễ dàng truy cập • Tự động nhập mật vào form web với cú nhấp chuột đơn giản Rác 37 Hình 3.9 Giao diện tổng quan Rác • Đảm bảo không thư mục khỏi Essential PIM • Dữ liệu từ Rác khôi phục vào thời gian 3.2 Ứng dụng phần mềm Essential PIM để quản lý công việc UBND xã Bản Ngoại – Đại Từ - Thái Nguyên Lịch làm việc giúp người sử dụng thưc công việc theo kế hoạch, dễ dàng kiểm soát đầu công việc, xử lý có hệ thống, theo mức độ quan trọng Lịch làm việc giúp lãnh đạo biết công việc cấp thực hiện, thực từ kiểm tra tiến độ, chỉnh sửa lại kế hoạch cấp hay của trường hợp chậm kế hoạch Sắp xếp quản lý lịch làm việc Bộ phận văn phòng thực Sau trình lên lãnh đạo UBND xã Bản Ngoại xem xét phê duyệt Để quản lý công việc hiệu trình ứng dụng phần mềm quan trọng Quá trình thực sau: 3.2.1 Hướng dẫn cài đặt phần mềm Essential PIM Essential PIM phần mềm hoạt động miễn phí cần lên mạng dowload theo địa sau: http://download.com.vn/essentialpim-free/download cài đặt 38 phần mềm khác Quá trình dowload diễn nhanh chóng có dung lượng tương đối nhỏ 5,1 MB tính tương thích cao với thiết bị khác Sau dowload thành công, bạn nhấn chuột vào tệp xuất bảng chọn, nhấn Run để cài đặt phần mềm Hình 3.10 Bảng chọn cài đặt phần mềm Các vùng bảng chọn xuất chọn Next, chọn I Agree, chọn Next, chọn Install để tiếp tục trình cài đặt Nhấn Finish để kết thúc trình cài đặt Lúc trình cài đặt hoàn tất, bạn sử dụng cách đơn giản phần mềm hỗ trợ ngôn ngữ Tiếng Việt 3.2.2 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Essential PIM Sau trình cài đặt hoàn tất, bạn mở giao diện phần mềm Essential PIM để thực cập nhật thông tin công việc 39 Hình 3.11 Giao diện ban đầu mở phần mềm Trên Ribbon bao gồm thẻ Tệp, Khung nhìn, Đến, Hành động, Công cụ Trợ giúp Chúng ta thực tùy chỉnh Ribbon theo ý muốn Trong thẻ Hành động xuất thư mục như: Cuộc hẹn mới, Việc cần làm mới, Ghi mới, Liên hệ mới, Thông điệp Mật Khi có công việc diễn nhớ xác bạn cần nháy chuột vào Cuộc hẹn Việc cần làm để thêm hẹn công việc cần thực Giao diện hai thẻ hoàn toàn giống nhau, cho phép người dùng thực thao tác thêm thông tin công việc như: chủ đề, vị trí, lúc bắt đầu, kết thúc, độ ưu tiên ghi thông tin quan trọng,… Sau thêm đầy đủ thông tin nhấn OK trình tạo hẹn việc cần làm hoàn tất 40 Hình 3.11 Giao diện Cuộc hẹn mới/ Việc cần làm Áp dụng công việc Họp giao ban UBND xã Bản Ngoại tháng 02/2016 vào phần mềm thu kết sau: Hình 3.12 Các công việc UBND xã Bản Ngoại tháng 02/2016 41 Ngoài việc theo dõi toàn công việc theo tháng ta theo dõi cập nhật công việc theo tuần: Hình 3.13 Quản lý công việc theo tuần Để dễ dàng theo dõi ta theo dõi lịch làm việc theo ngày làm việc, cách theo dõi nhằm nâng cao khả quan sát người dùng: 42 Hình 3.14 Quản lý công việc theo ngày Lưu ý: Sau giải xong công việc ta cần tích vào ô vuông nhỏ phía trái công việc có gạch bỏ công việc để mặc định cho người xem công việc giải Tránh nhầm lẫn thuận lợi cho việc theo dõi Hình 3.15 Giao diện lựa chọn công việc hoàn thành Với tính vượt trội phần mềm Essential PIM giúp cán bộ, nhân viên, Bộ phận văn phòng UBND xã Bản Ngoại thực quản lý thông tin cá nhân, quản lý thời gian, quản lý thông tin liên lạc, danh sách việc phải làm ghi chú, xếp công việc cách hợp lý với thời gian khoa học không chồng chéo, lưu trữ bảo mật liệu xuất nhập, kết nối rộng giúp nhanh chóng nhập xuất liệu, đảm bảo tính ổn định, giao diện phần mềm dễ dùng với đối tượng Essential PIM người trợ lý hiệu dự định, kế hoạch công việc tương lai gần tới bạn.Vì vậy, bạn không cần phải sử dụng phần mềm hỗ trợ nào, tất công việc nhanh chóng giải 43 KẾT LUẬN Kết đạt Trong thời gian làm đề tài với giúp đỡ, bảo tận tình TS Nguyễn Lệ Nhung, em cố gắng tìm hiểu toán quản lý công việc quan hành nhà nước, đồng thời nghiên cứu tìm hiểu ứng dụng phần mềm Essential PIM Sau thời gian tìm hiểu nghiên cứu em thu kết sau: Về mặt nghiên cứu lý thuyết: - Hiểu thêm quy trình quản lý công việc quan hành nhà nước, tầm quan - trọng công tác quản lý công việc quan Nắm bắt những tính việc ứng dụng phần mềm Essential PIM để xử lý liệu toán, lập báo cáo thống kê Về mặt chương trình thực nghiệm: minh họa phần quy trình quản lý công việc điện tử, cụ thể: - Quản lý thông tin liên quan đến công việc: tên công việc cần thực hiện, thời gian giải công việc, đơn vị phối hợp chế độ ưu tiên công việc… Quản lý nghiệp vụ: quy trình quản lý công việc quan hành nhà nước Hướng phát triển Ứng dụng phần mềm để thực quy trình quản lý công việc UBND xã Bản Ngoại ngày hoàn thiện có tính ứng dụng thực tế cao 44 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Luật tổ chức HĐND UBND ngày 26/11/2003 Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam tổ chức HĐND UBND; [2] Quyết định số 77/2006/QĐ-TTg Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế làm việc mẫu ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn ngày 13/4/2006; [3] Lê Tiến Dũng (2011), Lịch sử Đảng xã Bản Ngoại (1946-2010), Nhà xuất Văn hóa thông tin; [4] http://yume.vn/aprmbm/article/trinh-bay-cach-tiep-can-phan-tich-quan-ly- 35CE6AE8.htm 45