Phân loại để tổ chức khoa học tài liệu các Phông lưu trữ: do số lượng TLLT trong các phông lưu trữ với số lượng lớn và các tài liệu được hình thành trong phạm vi rộng lớn. Khi phân loại xác định được mạng lưới các trung tâm, các kho lưu trữ để bảo quản tài liệu trong phạm vi toàn quốc, tạo điều kiện để tổ chức, sắp xếp tài liệu trong thực tế
Trang 1Câu 1 Mỗi quan hệ giữa phân loại khoa học tài liệu lưu trữ với nghiệp vụ lưu trữ ?
- Nhiều khoa học khác ngoài tài liệu học điều cần thiết phải phân loại khoa học các đối tượng nghiên cứu trực tiếp VD: trong sinh học phân loại các giống loài sinh vật, bảo tàng phân loại các hiện vật gốc
- Trong lưu trữ học, phân loại tài liệu có vai trò quan trọng hang đầu trong tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ quốc gia việt nam
- Phân loại tài liệu liên quan chặt chẽ với nhiều nghiệp vụ liên quan khác nhau như: XĐGTTL, BSTL, Thống kê TL => tiến hành thuận lợi
Nếu công tác xác định giá trị tài liệu và bổ sung tài liệu được làm tốt sẽ tạo điều kiện để phân loại tài liệu được khoa học
Câu 2 Khái niệm, mục đích, yêu cầu, nguyên tắc của phân loại phông lưu trữ ?
- Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân
Mục đích:
+ Tổ chức khoa học tài liệu của phông lưu trữ Ví dụ phông lưu trữ I, II, III
+ Tạo thuận lợi cho công tác tra tìm, khai thác sử dụng tài liệu ví dụ tìm kiếm tài liệu của
bộ công thương có thể tìm đầy đủ ở tài liệu lưu trữ quốc gia III
+ Tạo thuận lợi cho công tác kiểm tra, quản lý nhân sự
Yêu cầu :
- Tính khoa học: sản xuất logic, để đảm bảo, dễ tra tìm; phản ánh nội dung và thành phần tài liệu; thấy được chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
- Tính triệt để: đảm bảo việc phân loại, tránh mất mát; tránh Bỏ sót tài liệu
Nguyên tắc :
- Quản lý tập trung thống nhất : từ trung ương đến địa phương theo quy định của NN; phản ánh lịch sử hình thành của quốc gia và cơ cấu tổ chức bộ máy qua trừng thời kỳ lịch sử; đảm bảo không phân tán tài liệu trong phông, xuất sứ và mqh lịch sử
- Nguyên tắc thống nhất: tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu; thống nhất với công tác XĐGTTL; tránh mất mát tài liệu, bảo quản tài liệu hết giá trị
Câu 3 Điều kiện thành lập phông lưu trữ cơ quan ?
- Đơn vị thành lập phông phải là một cơ quan hoạt động độc lập: có văn bản quy định vè thành lập, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt động của cơ quan, có
Trang 2tài khoản riêng ( ngân sách độc lập ), Đảm bảo cho hoạt động của cơ quan, có tổ chức bộ máy, biên chế riêng, con dấu riêng
- Tài liệu của cơ quan phải có giá trị, cần được bổ sung vào phông lưu trữ quốc gia VN
- Tài liệu phải hoàn chỉnh và đối tượng hoàn chỉnh, phản ánh đầy đủ quá trình hoạt động của đơn vị hình thành phông
3 điều kiện có mỗi quan hệ chặt chẽ với nhau, phải có cả 3 điều kiện mới có thể thành lập phông lưu trữ cơ quan
Câu 4 : Thành phần phông LT ĐCS VN
- Tài liệu của các tổ chức tiền thân của đảng, các tổ chức thiền thân của các tổ chức chính trị xã hội
- Tài liệu của đại hội Đảng toàn quốc và đại hội đảng bộ các cấp: tài liệu của các cấp ủy đảng ,các cơ quan, tổ chức đảng ban cán sự đảng, đảng đoàn của ĐCSVN
- Tài liệu của các tổ chức chính trị xã hội
- Tài liệu về thân thế sự nghiệp và hoạt động của CT HCM ,các lãnh tụ tiền bối của Đảng các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của đảng, đồng thời là cán bộ lãnh đạo chủ chốt của nhà nước, của các tổ chức chính trị xã hội
- Tài liệu về hoạt động của các ĐCS và công nhân, của các tổ chức và phong trào quốc tế của các chiến sỹ cộng sản và nhân vật lịch sử quốc tế có liên quan đến đảng ta
- Tài liệu của các chế độ phong kiến thực dân đế quốc xâm lược và các chính quyền tay sai phản động có liên quan trực tiếp đến hoạt động của đảng ta và các tổ chức đoàn thể cách mạng
Câu 5 Khái niệm phông lưu trữ ĐCSVN
Khái niệm :Phông lưu trữ quốc gia VN là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước VN không
phụ thuộc vào thời gian hình thành nơi bảo quản chế độ chính trị xã hội kỹ thuật ghi tin
và vật mang tin
Phông lưu trữ QGVN gồm 2 loại: + Phông lưu trữ ĐCSVN, Phông lưu trữ nhà nước VN
Khái niệm : Phông lưu trữ ĐCSVN là một bộ phận quan trọng của phông LT-QGVN
Phông LTĐCSVN là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ, tổ chức của ĐCSVN tổ chức tiền thân của đảng tổ chức chính trị xã hội, tài liệu về thân thế sự nghiệp hoạt động của CT-HCM các nhân vật lịch sử tiêu biểu của đảng đồng thời là cán bộ lãnh đạo chủ chốt của nhà nước của các tổ chức chính trị xã hội
Trang 3Câu 6: Khái niệm phông lưu trữ quốc gia việt nam
Vật mang tin: Là những vật chứa đựng thồn tin như sách báo ,…….
Tài liệu: là vật mang tin được hình thành trong quá trình phát triển và hình thành của cơ
quan tổ chức cá nhân
Tài liệu lưu trữ :là tài liệu có giá trị phục vụ haotj động thực tiễn nghiên cứu khoa học
lịch sử để chọn lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc bản chính Trong trường hợp không ci=òn bản chính , bản gốc thì được thay đổi bằng bản sao hợp pháp
Phông lưu trữ : là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong qua trình hoạt động của
cơ quan tổ chức hoặc cá nhân
Phông lưu trữ quốc gia việt nam : Là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá
trình hoạt động của Nhà nước không phụ thuộc vào chế độ chính trị xã hội kỹ thuật ghi tin và vật mang tin
Phông lưu trữ quốc gia VN được chia làm hai loại:
+Phông lưu trữ ĐCSVN
+Phông lưu trữ Nhà nước VN
Câu 7: Đặc điểm của phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam.
Khái niệm: Phông lưu trữ QGVN là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của nhà nước, không phụ thuộc vào chế độ chính trị,xã hội, kỹ thuật nghi tin và kỹ thuật mang tin
Đặc điểm:
- Không có điều kiện thành lập phông
- Không có giới hạn thành lập phông
- Không phụ thuộc vào nơi bảo quản, thời gian hình thành
- Không phụ thuộc vào kỹ thuật nghi tin và kỹ thuật mang tin
Gồm 2 loại
+ phông lưu trữ ĐCSVN
+Phông lưu trữ NNVN
Câu 8: quá trình phân loại tài liệu phông lưu trữ QGVN
Quá trình phân loại tài liệu phông lưu trữ quốc gia vn được tiến hành qua 3 giai đoạn: + giai đoạn 1: là giai đoạn phân loại tài liệu phông lưu trữ quốc gia vn để xác định hệ thống các lưu trữ nhà nước
Trang 4+giai đoạn 2: giai đoạn phân loại tài liệu theo các phông lưu trữ trong phạm vi một lưu trữ nhà nước
+giai đoạn 3: giai đoạn phân loại tài liệu lưu trữ trong phạm vi 1 phông lưu trữ
Câu 9:phân tích quá trình, phân loại tài liệu giai đoạn 1.
Giai đoạn 1 tài liệu được phân loại căn cứ vào những đặc trưng thời kì lịch sử, ý nghĩa toàn quốc và ý nghĩa địa phương, đặc trưng lãnh thổ hành chính, đặc trưng ngành hoạt động, đặc trưng kỹ thuật và phương pháp chế tác
1 Đặc trưng thời kỳ lịch sử
Theo mác – lenin thời kì lịch sử là quãng thời gian được đánh dấu bằng bước quặt lịch sử của một quốc gia, một dân tộc, hoặc của một thế giới, thường tương ứng với một hình thái kinh tế xã hội
Ví dụ: cm tháng 8 là phân lỳ ls cận đại và ls hiện đại vn , tài liệu hình thành trước cmt8
và tài liệu hình thành sau cm t8
2 Đặc trưng ý nghĩa toàn quốc và ý nghĩa địa phương của tài liệu.a
+ đặc trưng ý nghĩa toàn quốc: tài liệu được hình thành ở các cơ quan nhà nươc và các đoàn thể tw như chính phủ, cơ quan quốc hội các bộ, cơ quan ngang bộ … Đây là những
cơ quan có chức năng nhiệm vụ quyền hạn bao quát cả quốc gia thì tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động sẽ mang ý nghĩa toàn quốc
Ví dụ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của ct hồ chí minh
+ đặc trưng ý nghĩa địa phương: những taì liệu của các cơ quan đoàn thể cấp kỳ, liên khu, các cơ quan toàn thế tỉn, các cơ quan đoàn thể xã thị trấn,… Tài liệu ở địa phương có mức đọ hẹp nên mang ý nghĩa địa phương
Ví dụ: trung tâm lưu trữ quốc gia 3 lưu giữa tài liệu của các cơ quan cấp bộ sau năm 1945
từ quảng bình trở ra- tài liệu này mang ý nghĩa địa phương vì sẽ là nguồn nộp lưu vào trung tâm lưu trữ tỉnh thành phố
3 Đặc trưng lãnh thổ hành chính
Lãnh thổ hành chính là đơn vị thành lập chính quyền địa phương các cấp để thực hiện quản lý nc theo lãnh thổ Lãnh thổ hành chính manh tính chất giai cấp và lịch sử chúng có
Trang 5thể xóa bỏ mở rộng hay thu hẹp tùy vào chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của nhà nước trong từng thời kì và giai đoạn lịch sử
Hệ thống tổ chức hành chính nước ta gồm: tỉnh, thành phố, thành phố trực thuộc tỉnh,
xã thị trán trực thuộc huyện
4 Đặc trưng ngành hoạt động
Ngành hoạt động là lĩnh vực hoạt động của nhà nước và xã hội như kt- vh, giáo dục , quốc phòng, an ninh, ngoại giao….trong đó ngành quốc phòng ,an ninh, ngoại giao tạo nên các lưu trữ ngành: LT ngoại giao.LT công an LT quốc phòng
Tài liệu kho lưu truưc tổ chức theo ngành phản ánh một cách đầy đủ và có hệ thống hoạt động của các ngành đó
5 Đặc trưng kyc thuật và đặc trưng chế tác
Bên cạnh những tài liệu hành chính còn có các tài liệu về khoa học tài liệu phim ảnh, phim điện ảnh tài liệu nghi âm, các loại này chiếm số lượng đáng kể và ngày càng gia tăng về số lượng, phong phú về nội dung theo đà phát triển của kỹ thuật.chúng được làm
ra bằng kỹ thuật và phương pháp riêng, phản ánh các sự kiện, hiện tượng xh và tự nhiên bằng những hình thức tài liệu thành văn => việc bảo quản và sử dựng phải có những điều kiện máy móc, thiết bị thích hợp
6 Một số yếu tố khác cần xem xét khi xác định mạng lưới hệ thông các kho lưu trữ + khối lượng tài liệu
+điều kiện sử dụng tài liệu
Câu 10: Trình bày những hiểu biết về Phông lưu trữ gia đình, dòng họ?
Phông lưu trữ gia đình, dòng họạt là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một gia đình, dòng họ hoặc tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của nhiều cá nhân tiêu biểu trong một gia đình, dòng họ
Phông lưu trữ gia đình, dòng họ phản ánh quá trình sống và hoạt động của một gia đình, một dòng họ hoặc nhiều cá nhân tiêu biểu trong một cá nhân, gia đình, dòng họ
Vì vậy, thàn phần tài liệu trong phông lưu trữ gia đình, dòng họ rất đa dạng và phức tạp
Do đó việc xây dựng và lựa chọn phương án phân loại cho loại hình phông lưu trữ này là rất khó khăn và phức tạp
Trang 6- Phông gia đình: tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của gia đình.
- Phông dòng họ: tài liệu hình thành trong quá trình tồn tại của cả gia đình trong một số thế hệ
Phông lưu trữ gia đình và dòng họ khác nhau ở chỗ, phông gia đình gồm tài liệu của không quá 3 thế hệ, phông dòng họ bảo quản tài liệu không ít hơn 4 thế hệ
Câu 11: Trình bày những hiểu biết về phông lưu trữ gia đình dòng họ?
Phông lưu trữ cá nhân là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và lao động của một cá nhân tiêu biểu được lựa chọn và bảo quản ở một lưu trữ nhất định
Phông lưu trữ cá nhân được bắt nguồn từ khi người ra và kết thúc khi người đó qua đời
Phông lưu trữ cá nhân bao gồm nhiều nhóm tài liệu phong phú đa dạng, từ tài liệu
về lịch sử đấn các tài liệu phản ánh quá trình học tập và làm việc , những tài liệu thư từ trao đổi tài liệu của người khác viết về người đó.Trong đó có nhiều tài liệu khác nhau như: tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học kỹ thuật, tài liệu chuyên môn, tài liệu phim ảnh, ghi âm,
Người được lập phông cá nhân là cá nhà hoạt động nhà nước chính trị, xã hội, các nhà khoa học kỹ thuật, nhà văn, nhà thơ, nhà sáng chế và những người đi đầu trong sản xuất XHCN và của những người kết quả cuộc sống và hoạt động của họ hình thành các tài liệu quý hiếm Mỗi một phông cá nhân là một tập hợp độc lập những tài liệu hình thành trong cuộc đời và sự nghiệp của cá nhân đó
Xác định giới hạn phông cá nhân trước hết cần lưu ý xác định độ dài cuộc sống và hoạt động của cá nhân được thành lập phông Tuy nhiên, có những phông cá nhân có giới hạn dài hơn cuộc sống của cá nhân được thành lập phông Trong thành phần của phông
cá nhân, trong 1 số trường hợp có cả tài liệu được hình thành sau khi cá nhân ấy đã qua đời: tài liệu tang lễ, các bài báo, hồi ký về cá nhân đó, tài liệu về tổ chức lễ kỷ niệm và xuất bản các tác phẩm của cá nhân đó Trong thành phần phông cá nhân, ngoài những tài liệu lưu trữ cá nhân của người được thành lập phông (tài liệu riêng tư, bản thảo, thư từ, v.v…) có thể có cả những tài liệu của những người than gần gũi của cá nhân đó (bố, mẹ,
Trang 7vợ hoặc chồng, anh chị em và con cái, v.v…) nếu như những tài liệu này có ý nghĩa đối với cá nhân đó, hoặc những tài liệu này có giá trị về mặt khoa học và các giá trị khác
Nếu như những người thân của cá nhân được thành lập phông cũng là những người hoạt động nổi tiếng và tài liệu của họ có với khối lượng lớn thì tập hợp các tài liệu của các cá nhân này không gọi là phông cá nhân nữa mà là phông gia đình
Cần lưu ý trong thành phần phông lưu trữ cá nhân không cần các loại tài liệu chính thức có liên quan đến hoạt động của cơ quan, nơi cá nhân đó công tác, các tài liệu này thuộc phông lưu trữ cơ quan
Có thể dựa vào 1 số tiêu chuẩn để đánh giá tài liệu phông cá nhân:
- Ý nghĩa cá nhân trong sự phát triển của cá lĩnh vực khoa học, chính trị, văn hóa, và các lĩnh vực khác nhau của xã hội
- Vai trò của cá nhân như một thành viên hay 1 người đứng đầu 1 tổ chức như 1 chứng cứ lịch sử
- Ý nghĩa của giai đoạn lịch sử mà cá nhân đó đã sống và hoạt động
- Ý nghĩa của cơ quan, tổ chức mà cá nhân đó làm việc
- Quan hệ dòng họ và gia đinh của cá nhân đó
Sơ bộ bước đầu có thể đề xuất hệ thống hóa tài liệu trong phông cá nhân theo từng nhóm như sau:
1 Tài liệu về tiểu sử
2 Tài liệu về hoạt động chuyên môn
3 Tài liệu về hoạt động trong các lĩnh vực xã hội khác: đoàn thể, tổ chức xã hội, câu lạc bộ,…
5 Thư từ trao đổi giữa cá nhân với các cơ quan và các cá nhân khác bao gồm thư gửi đi
và thư nhận lại
6 Tài liệu về tài sản: các giấy chứng nhận quyền sở hữu, hóa đơn, chứng từ về mua bán tài sản hoặc tài liệu có liên quan đến cá nhân đó về tài sản
7 Tài liệu tạo hình: ảnh chụp, ký họa, tranh vẽ về cá nhân
Câu 12: Trình bày những hiểu biết về Phông lưu trữ liên hợp?
Trang 8Phông lưu trữ liên hợp là khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của hai hoặc nhiều đơn vị hình thành phông mà giữa chúng có mối liên hệ lịch sử hoặc logic được đưa vaò bảo quản ở kho lưu trữ
Mối liên hệ giữa các cơ quan được hình thành có thể là do cùng chức năng, cùng
cơ quan chủ quản, cùng địa bàn hoạt động, hoặc cùng kế thừa một nhiệm vụ nào đó
Việc lập phông lưu trữ liên hợp thường chỉ được thực hiện với những đơn vị hình
do tài liệu bị phân tán hoặc bảo quản không tốt
Tác dụng của việc thành lập phông lưu trữ liên hợp: loại bỏ những khối tài liệu có nội dụng thông tin trùng lặp, giảm nhẹ khối lượng công tác chỉnh lý, thống kê tài liệu, đơn giản hệ thống công cụ tra cứu khoa học
Câu 13: trong giai đoạn 3 của quy trình phân lọai tài liệu phông lưu trữ QGVN, để xác định được các đặc trưng phân loại cân phải nghiên cứu những nội dung gì?
Như chúng ta đã biết phân laoij tài liệu phông LTQG là dựa trên cơ sở lý luận chung của
LT học và đặc điểm cụ thể của tài liệu mà tiến hành phân loại chúng thành các nhóm tài liệu thích hợp trên cơ sở đó tổ chức khoa học tài liệu nhằm mục đích bảo quản và phục
vụ khai thác, sử dụng tài liệu chính xác và thuận lợi
Phân loại tài liệu phông LT được tiến hành theo 3 giai đoạn:
-giai đoạn 1: là giai đoạn phân loại tài liệu phông LTQGVN để xác định hệ thống các LTNN
- giai đoạn 2: giai đoạn phân loại tài liệu theo các phông LT trong phạm vi nhà nước
- giai đoạn phân loại tài liệu lưu trữ trong phạm vi một phông LT
Phông LT là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan hoặc
cá nhân có ý nghĩa chính trị, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác được đưa vào bảo quản trong một kho LT nhất định
Để phân loại tài liệu trong các kho LT thành các phông LT chúng ta cần đi sâu tìm hiểu
về các loại phông LT Hiện nay ở nước ta có 4 loại phông LT, đó là: phông LTCQ, phông
LT cá nhân, phông LT liên hợp và các sưu tập lưu trữ Trong 4 loại phông LT cần xác định rõ điều kiện thành lập phông lưu trữ và xác định giớ hạn phông LT
Trang 9Câu 14: Tổ chức LTNN ở trung ương gồm những cơ quan nào? Phân tích chức năng nhiệm vụ của từng nhóm cơ quan?
Tổ chức hệ thống LT nhà nước gồm những cơ quan:
- Cục văn thư lưu trữ nhà nước: là cơ quan thuộc BNV thực hiện chức năng tham mưu, giúp bộ trưởng BNV quản lý nhà nước về VTLT trong phạm vi cả nước Quản lý tài liệu LT quốc gia và thực hiện các dịch vụ công theo quy định của pháp luật Cục VTLT NN có tư cách pháp nhân con dấu hình quốc huy có tài khoản riêng theo quy định của pháp luật, trụ sở làm việc tại thành phố HN
Về cơ cấu tổ chức cục VTLT NN có 7 tổ chức: phòng nghiên cứu VTLT TW, phòng nghiệp vụ VTLT địa phương, phòng hợp tác quốc tế, phòng kế hoạch tài chính, phòng tổ chức cán bộ có 10 tổ chức sự nghiệp trực thuộc, gồm 4 trung tâm LTQG và 6 đơn vị sự nghiệp khác
- Các trung tâm LT quốc gia : là tổ chức sự nghiệp thuộc cục VTLTNN có chức năng thu thập, sưu tầm, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình dòng họ tiêu biểu của VN trên địa bàn được phân công theo quy định của pháp luật vầ quy định của cục VTLTNN
- các đơn vị sự nghiệp trực thuộc VTLTNN: Gồm trung tâm bảo hiểm tài liệu LTQG, trung tâm khao học công nghệ VTLT, trung tâm tin học, trung tâm tu bổ-phục chế VTLT, trường trung cấp VTLTTW, tạp chí VTLT ở VN/
- Các phòng VTLT thuộc văn phòng bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ: có chức năng tham mưu cho bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thủ trưởng cơ quan trực thuộc chính phủ bổ nhiệm theo đề nghị của tránh văn phòng
bộ Biên chế theo bộ trưởng, thủ truongr cơ quan ngang bộ, thủ truongr cơ quan thuộc chính phủ quyết định trong tổng số biên chế hành chính và sự nghiệp của văn phòng bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được quy định
Trang 10Câu 15: Tổ chức LTNN ở địa phương gồm những cơ quan nào? Phân tích chức năng nhiệm vụ của từng nhóm cơ quan?
- Tổ chức VTLT cấp tỉnh , chi cục VTLT:
+ chi cục VTLT là tổ chức trực thuộc sở nội vụ có chức năng giúp giám đốc sở nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh, TP trực thuộc TW quản lý nhà nước về VTLT của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu LT lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật
+ lãnh đạo chi cục có chi cục trưởng và không quá 2 phó chi cục trưởng chi cục VTLT chị trách nhiệm trước giám đốc SNV và trước pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công Việc bổ nhiễm, miễn nhiệm cách chức chi cục truongr, phó chi cục truongr được thực hiện theo quy định của pháp luật và phân cấp của UBND tỉnh + tổ chúc thuộc chi cục có các phòng chuyên môn, nghiệp vụ để quản lý và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao Căn cứ vào khối lượng công việc, tổ chức đặc điểm cưa công tác VTLT tại địa phương, giám đốc SNV trình chủ tịch UBND cấp tỉnh quyế định cụ thể về số lượng và tên gọi các phòng chuyên môn của chi cục theo các lĩnh vực công tác sau: quản lý VTLT, kho LT chuyên dụng và công tác tổ chức tổng hợp
+ biên chế của chi cực VTLT do UBND tỉnh quyết định trong tổng số biên chế hành chính và sự nghiệp của SNV
- Tổ chức VTLT cấp huyện:
+ phòng nội vụ bố trí công chức chuyên trách giúp trưởng phòng nội vụ thực hiện chức năng tham mưu cho UBND cấp huyện quản lý nhà nước về VTLT của cấp huyện
+ biên chế công chức chuyên trách làm VTLT do phòng nội vụ bố trí trong biên chế
đc giao
+ công chức chuyên trách làm VTLT tại phòng nội vụ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp
vụ của ngạch công chức VTLT theo quy định của pháp luật
- Văn thư lưu trữ cấp xã: tại UBND xã phường, thị trấn bố trí công chức kiêm nhiệm làm VTLT, người làm VTLT phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vujtheo quy định của pháp luật và thực hiện nhiệm vụ theo hướng dẫn chuyên môn của SNV