Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của tạp chí cộng sản

Là một Ban trực thuộc Ban Bí thư, nhưng Tạp chí khác với những Ban khác của Đảng, Tạp chí có tính đặc thù riêng là một cơ quan báo chí, nguồn tài liệu hình thành qua hoạt động của Tạp ch

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

NGUYỄN QUỲNH LAN

TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ

CỦA TẠP CHÍ CỘNG SẢN

LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ học

Hà Nội -2015

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

NGUYỄN QUỲNH LAN

TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các tư liệu và kết quả nêu trong luận văn là trung thực Nếu có điều gì sai sót, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

Hà Nội, ngày 18 tháng 7 năm 2015

Tác giả luận văn

Nguyễn Quỳnh Lan

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành luận văn này, trước hết tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đến Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng , Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn cùng các thầy cô giáo đã tận tình giảng dạy, chỉ bảo, tạo điều kiện cho tôi trong suốt thời gian học tập

Tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của Lãnh đạo Ban Biên tập, lãnh đạo Văn phòng Tạp chí Cộng sản, các đồng nghiệp trong Văn phòng, cũng như các cán bộ, công chức của Tạp chí Cộng sản

Đặc biệt, tôi xin trân trọng cảm ơn sự hướng dẫn và chỉ bảo tận tình của

TS Nguyễn Lệ Nhung đã giúp tôi hoàn thành luận văn này

Trong quá trình thực hiện đề tài, ngoài sự nỗ lực nghiên cứu, tìm hiểu của bản thân tôi, còn có sự kế thừa, tổng hợp tài liệu của các nhà nghiên cứu

đi trước; tuy nhiên, do tính chất phức tạp của đề tài và trình độ của bản thân còn hạn chế nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót

Kính mong sự giúp đỡ và góp ý của thầy cô và các bạn để luận văn được hoàn thiện hơn

1

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

ĐẶT VẤN ĐỀ 4

1 Lý do chọn đề tài 4

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 6

3 Đối tượng nghiên cứu 6

4 Phạm vi nghiên cứu 7

5 Nhiệm vụ nghiên cứu 7

6 Phương pháp nghiên cứu 7

7 Các nguồn tư liệu tham khảo 8

8 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 8

9 Đóng góp của đề tài 10

10 Bố cục của đề tài 11

Chương 1: 12

TỔNG QUAN VỀ TẠP CHÍ CỘNG SẢN VÀ PHÔNG LƯU TRỮ TẠP CHÍ CỘNG SẢN 12

1.1 Khái quát về Tạp chí Cộng sản 12

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Tạp chí Cộng sản 12

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Tạp chí Cộng sản 15

1.2 Giới thiệu Phông lưu trữ và tài liệu lưu trữ của Tạp chí Cộng sản 20

1.2.1 Cơ sở xác định Phông lưu trữ Tạp chí Cộng sản 20

1.2.2 Thành phần và nội dung tài liệu Phông lưu trữ Tạp chí Cộng sản 21 1.2.3 Ý nghĩa của tài liệu Phông lưu trữ Tạp chí Cộng sản 25

2

Chương 2 THỰC TRẠNG TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ TẠP CHÍ

CỘNG SẢN VÀ SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI

LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ TẠP CHÍ CỘNG SẢN 31

2.1 Thực trạng tổ chức tài liệu Phông lưu trữ Tạp chí Cộng sản 31

2.1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy, nhân sự làm công tác lưu trữ 31

2.1.2 Thực trạng tài liệu trong kho lưu trữ của Tạp chí Cộng sản 33

2.1.3 Công tác nghiệp vụ của cán bộ lưu trữ Tạp chí Cộng sản 34

2.1.4 Việc ban hành các văn bản về công tác lưu trữ 40

2.2 Sự cần thiết của việc tổ chức khoa học tài liệu Phông Lưu trữ Tạp chí Cộng sản 42

2.2.1 Tổ chức khoa học tài liệu giúp cho việc quản lý hiệu quả tài liệu thuộc Phông lưu trữ Tạp chí Cộng sản 42

2.2.2 Tổ chức khoa học tài liệu giúp phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ 42 2.2.3 Tổ chức khoa học tài liệu giúp bảo quản an toàn, chặt chẽ, giữ gìn bí mật, không để mất mát và thất lạc tài liệu 43

2.2.4 Tổ chức khoa học giúp cho ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ được thuận lợi 44

2.3 Nhận xét, đánh giá 44

2.3.1 Nguyên nhân chủ quan 45

2.3.2 Nguyên nhân khách quan 48

Chương 3 TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH VÀ PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC 51 KHOA HỌC TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ TẠP CHÍ CỘNG SẢN 51

3.1 Quy trình, phương pháp tổ chức khoa học tài liệu Phông Lưu trữ Tạp chí Cộng sản 51

3.1.1 Quy trình tiến hành 51

3.1.2 Phương pháp tổ chức khoa học tài liệu 52

3.2 Một số kiến nghị và các giải pháp 78

3

3.2.1 Đối với Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng 78

3.2.2 Đối với Tạp chí Cộng sản 79

KẾT LUẬN 82

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 84

PHỤ LỤC 89

đó, Tạp chí Đỏ, mà người sáng lập và chủ biên đầu tiên là đồng chí Nguyễn

Ái Quốc, ra số1 ngày 5-8-1930(1) Tạp chí Cộng sản là cơ quan lý luận và chính trị của Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam, là tờ tạp chí lý luận và chính trị duy nhất của Trung ương Đảng

Từ năm 1930 đến năm 1954, vì điều kiện lịch sử lúc đó nên Tạp chí Cộng sản chưa có Ban Biên tập chuyên trách, phụ trách Tạp chí trực tiếp thường là Tổng Bí thư, cho đến nay, qua các thế hệ, từ Chủ tịch Hồ Chí Minh, đồng chí Trường Chinh, đồng chí Nguyễn Phú Trọng, đồng chí Đào Duy Tùng đều đã từng làm tổng biên tập nhiều năm tại Tạp chí Cộng sản và trở thành những nhà lãnh đạo cấp cao trong hệ thống Đảng và Nhà nước; qua đó các thế hệ lãnh đạo của Tạp chí đã để lại nhiều dấu ấn quan trọng trong suốt quá trình lịch sử cùng với sự phát triển của Tạp chí Cộng sản

Theo Quyết định số 108-QĐ/TW, ngày 21-11-2007, của Bộ Chính trị: Tạp chí Cộng sản là đơn vị sự nghiệp của Trung ương Đảng, đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp và thường xuyên của Bộ Chính trị, Ban Bí thư, có chức năng là

cơ quan lý luận và chính trị của Trung ương Đảng

Với chức năng, nhiệm vụ như trên, trong quá trình hoạt động hơn 85 năm qua Tạp chí Cộng sản đã sản sinh ra một khối lượng lớn tài liệu, giấy tờ, văn bản, tạp chí với những loại hình khác nhau như giấy, phim, ảnh, ghi âm, điện tử đều mang những giá trị lớn về sử liệu, tư liệu và tài liệu lưu trữ, nó thể

(1) Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng lưu giữ Tạp chí Đỏ số 1 (ra ngày 5-8-1930)

5

hiện và phản ánh giá trị, tư tưởng và đường hướng hoạt động của Cách mạng Việt Nam từ lúc còn sơ khai đến khi trưởng thành và tiếp tục con đường đi lên chủ nghĩa xã hội, mang ý nghĩa sử liệu về một thời gian cống hiến cho báo chí của các nhà lãnh đạo cấp cao của Đảng và Nhà nước ta

Trên thực tế, ngày nay, lãnh đạo Tạp chí Cộng sản thường quan tâm nhiều hơn đến chất lượng bài viết, đến nghiên cứu khoa học, đến hoạt động đang diễn ra chứ chưa thật coi trọng và quan tâm đầu tư đúng mức đến việc quản lý tài liệu lưu trữ Khối tài liệu này là bộ phận cấu thành nên Phông Lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam Là một Ban trực thuộc Ban Bí thư, nhưng Tạp chí khác với những Ban khác của Đảng, Tạp chí có tính đặc thù riêng là một

cơ quan báo chí, nguồn tài liệu hình thành qua hoạt động của Tạp chí chính là các ấn phẩm tạp chí, các bản bông, bài viết đăng trên tạp chí và các văn bản hành chính; tài liệu lưu trữ của Tạp chí để phục vụ cho các nhà nghiên cứu lý luận chính trị về đường lối cách mạng của Đảng trong từng giai đoạn lịch sử,

về lịch sử phát triển của Đảng Cộng sản Việt Nam; Nội dung của Tạp chí làm

rõ hơn đường lối chủ trương đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước, đấu tranh với các luận điểm sai trái của các thế lực thù địch; về quá trình hoạt động của cá nhân các lãnh đạo cấp cao của Đảng và Nhà nước; về những thành quả của Tạp chí Công sản đã đóng góp xây dựng đất nước và bảo vệ Tổ quốc; để biên tập viên nghiên cứu nâng cao trình độ lý luận viết bài; để lãnh đạo quản lý hoạt động của Tạp chí v.v

Tài liệu lưu trữ của Tạp chí Cộng sản đa hình, đa dạng nhưng việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ còn nhiều bất cập, công tác lưu trữ chưa được văn bản hóa để quản lý chặt chẽ, thống nhất, chuyên nghiệp; đây cũng là một

kẽ hở để có thể tài liệu bị thất thoát từ cơ sở Nếu tổ chức khoa học tài liệu bằng nghiệp vụ, chuyên môn không tốt thì Tạp chí sẽ mất đi một khoảng thời gian diễn biến tư tưởng của Đảng, thành tựu của Tạp chí cũng như tài liệu của

6

Phông Đảng cộng sản Việt Nam Chính vì vậy, với cương vị một người làm

công tác quản lý, làm nghiệp vụ lưu trữ, tôi lựa chọn đề tài : “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Tạp chí Cộng sản” làm đề tài luận văn tốt nghiệp

cao học, góp phần quản lý chặt chẽ tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Tạp chí Cộng sản, để thu thập bổ sung những tài liệu có giá trị lịch sử vào Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; Góp phần làm thay đổi cách nghĩ, cách quản lý của một số cơ quan báo chí nói chung và Tạp chí Cộng sản nói riêng

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Trong đời sống xã hội, công tác lưu trữ có một vị trí quan trọng, nó phục vụ cho mọi nhu cầu công tác của các cơ quan Nhà nước; tổ chức xã hội,

và những nhu cầu chính đáng khác; cần thiết cho mọi hoạt động trên các lĩnh vực chính trị, quân sự, kinh tế, văn hóa giáo dục, xã hội, khoa học, kỹ thuật

Lưu trữ là một ngành khoa học, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là nhằm bảo quản toàn vẹn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Quốc gia, vì vậy, tác giả đưa ra mục tiêu nghiên cứu của đề tài trên cơ sở khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức tài liệu lưu trữ của Tạp chí Cộng sản; đề xuất phương

án tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Tạp chí Cộng sản, nhằm quản lý tốt tài liệu, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của Tạp chí Cộng sản

3 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Tạp chí Cộng sản; cách tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ phục vụ cho hoạt động quản lý, hoạt động nghiệp vụ và nguồn tài liệu bổ sung vào Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam

7

4 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu của đề tài này là việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Tạp chí Cộng sản, cơ quan lý luận và chính trị của Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam, thời gian từ 1996 trở lại đây

5 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để đạt được mục tiêu nghiên cứu, đề tài đi sâu nghiên cứu những vấn đề:

- Tóm lược lịch sử hình thành và phát triển, vị trí, nhiệm vụ và đặc điểm chức năng của Tạp chí Cộng sản trong hệ thống các cơ quan Đảng Trung ương

- Khảo sát thực trạng việc tổ chức khoa học tài liệu tại Tạp chí Cộng sản, ưu điểm và hạn chế

- Tìm hiểu những quy định của Đảng, Nhà nước về việc quản lý, thực hiện các khâu nghiệp vụ tổ chức khoa học nói chung và điểm riêng biệt có trong Tạp chí

- Đề xuất những biện pháp tổ chức khoa học tài liệu của Tạp chí Cộng sản

6 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện luận văn này, tác giả đã sử dụng một số phương pháp áp dụng vào từng nhiệm vụ cụ thể của luận văn như sau:

- Phương pháp khảo sát thực tế được tiến hành với khối tài liệu cụ thể hiện có tại kho lưu trữ Tạp chí Cộng sản từ năm 1996 đến 2014; nguồn tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Tạp chí, phân biệt 2 khối tài liệu hành chính và tài liệu đặc thù của cơ quan báo chí là các ấn phẩm, bài viết của tác giả

- Phương pháp phân tích, tổng hợp được áp dụng cho cả nội dung của bản luận văn trên cơ sở đánh giá, phân tích các vấn đề cụ thể và thực tế hiện

8

có tại Tạp chí Cộng sản đối với công tác lưu trữ, từ đó tổng hợp đưa ra các nhận định, định hướng và phương pháp giải quyết các vấn đề cần thực hiện để tiến tới tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Tạp chí Cộng sản đạt kết quả tốt

- Phương pháp thu thập và xử lý thông tin được áp dụng bằng cách tổng hợp từ các nguồn tài liệu là những giáo trình lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, các văn bản quy định của nhà nước về công tác lưu trữ nói chung; các văn bản về công tác lưu trữ của Tạp chí Cộng sản nói riêng quy định cụ thể áp dụng đối với lưu trữ Tạp chí Cộng sản; các văn bản về chức năng, nhiệm vụ,

cơ cấu tổ chức của Tạp chí Cộng sản, các chỉ thị của Ban chấp hành Trung ương đối với nhiệm vụ của Tạp chí Cộng sản trong từng giai đoạn; các văn bản liên quan tới Tạp chí Cộng sản và các nguồn tài liệu khác như bài báo, tạp chí, website có liên quan

7 Các nguồn tƣ liệu tham khảo

Để nghiên cứu đề tài này, tác giả tham khảo các nguồn tư liệu sau:

- Sách giáo trình chuyên môn về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ

- Những quy định của Nhà nước, của Đảng về đối tượng nghiên cứu

- Những công trình nghiên cứu đã công bố (báo cáo khoa học, luận văn thạc sĩ,…) về tổ chức quản lý, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

- Các báo, tạp chí chuyên ngành, website có liên quan đến nội dung nghiên cứu

và chính trị của Trung ương Đảng chưa có đề tài nào nghiên cứu Những vấn

đề lý luận và thực tiễn, các nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ cũng như công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nói chung được trình bày ở cuốn

“Công tác lưu trữ Việt Nam” (NXB Khoa học xã hội, 1987), “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm do NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp phát hành 1990, sách chuyên khảo “Phương pháp lựa chọn và loại hủy tài liệu ở các cơ quan” của tác giả Dương Văn Khảm do NXB Chính trị Quốc gia phát hành năm 1998; “Về thời hạn và nơi bảo quản hồ sơ nhân sự trong các cơ quan Nhà nước” của tác giả Nguyễn Văn Hàm- đăng trên Kỷ yếu Hội thảo khoa học về xác định giá trị tài liệu của Cục Lưu trữ Nhà nước phát hành năm 1994… Ngoài các bài viết trên các tạp chí chuyên ngành như Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam, còn có những đề tài đề cập đến vấn đề tổ chức khoa học tài liệu giấy ở các Ban của Đảng như: Luận văn thạc sĩ: “Tổ chức khoa học tài liệu của Ban Kinh tế Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam” của Đỗ Thị Huấn; “Tổ chức khoa học và khai thác, sử dụng tài liệu phông lưu trữ Uỷ ban kiểm tra Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam” của Nguyễn Thị Út Trang; đề tài nghiên cứu về các cơ quan báo chí thì có: “Tổ chức lưu trữ và khai thác nguồn tư liệu phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ báo chí của phóng viên tại một số toà soạn báo ở Hà Nội” của Hà Thị Tú Anh nhưng vấn đề về tổ chức khoa học tài liệu của tạp chí lý luận và chính trị duy nhất của Đảng thì chưa được đề cập đến

10

Nhìn chung, các công trình nói trên đã nêu lên được tầm quan trọng, thực trạng và đề xuất một số giải pháp, kiến nghị góp phần nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khoa học tài liệu phù hợp với các đối tượng tác giả nghiên cứu Vì vậy với đề tài này, tác giả đã kế thừa ở những đề tài nghiên cứu khoa học đi trước về phương pháp nghiên cứu, cách tiếp cận, khảo sát và xây dựng kết cấu nội dung luận văn nhưng không trùng lặp

9 Đóng góp của đề tài

- Về mặt lý luận: Đề tài góp phần làm sáng tỏ hơn về lý luận và thực tiễn quản lý nghiệp vụ công tác lưu trữ nói chung và công tác quản lý nghiệp

vụ lưu trữ ở các cơ quan Đảng nói riêng, cụ thể là Tạp chí Cộng sản

Trong luận văn, tác giả giới thiệu thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu trong giai đoạn lịch sử và việc cần thiết phải tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu và sử dụng tài liệu

- Về mặt thực tiễn: Kết quả nghiên cứu của đề tài góp phần giải quyết một số tồn tại hiện nay trong công tác quản lý, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Tạp chí Cộng sản, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý khoa học và hiệu quả sử dụng tài liệu, đồng thời Đề tài cũng là một nguồn tài liệu tham khảo để cơ quan nhận thức rõ ràng hơn ý nghĩa của nhiệm vụ này

và quan tâm chỉ đạo cũng như đầu tư thỏa đáng cho công tác lưu trữ của Tạp chí Cộng sản

Từ những nghiên cứu đó, luận văn nêu trình tự tiến hành và phương pháp tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Tạp chí Cộng sản, giúp cho công tác phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, góp phần sử dụng có hiệu quả nguồn di sản văn hóa quý báu và đặc biệt của Đảng và Nhà nước

Luận văn có thể làm tài liệu tham khảo cho những nhà quản lý hoạch

định, xây dựng hệ thống quản lý công tác lưu trữ tốt hơn, chuyên nghiệp hơn

Chương 2: Thực trạng tài liệu Phông lưu trữ Tạp chí Cộng sản và sự

cần thiết của việc tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Tạp chí Cộng sản;

Chương 3: Trình tự tiến hành và phương pháp tổ chức khoa học tài liệu

Phông lưu trữ Tạp chí Cộng sản

Mặc dù đã rất cố gắng và nỗ lực, song do còn nhiều hạn chế của bản

thân nên luận văn chắc chắn còn nhiều thiếu sót Với tinh thần cầu thị, tác giả

rất mong nhận được sự góp ý của các thầy, cô và các đồng nghiệp để luận văn

của tôi được hoàn thiện và có giá trị thực tiễn, đó cũng là mong muốn lớn

nhất của tác giả khi quyết định lựa chọn đề tài này

Hà Nội, ngày 18 tháng 7 năm 2015

Học viên

Nguyễn Quỳnh Lan

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Tạp chí Cộng sản

Là một cơ quan lý luận và chính trị của Ban chấp hành Trung ương, ra đời cùng với thời kỳ lịch sử của Đảng Cộng sản Việt Nam, Tạp chí Cộng sản

đã có vị trị nhất định trong lịch sử của Đảng và của đất nước; Nguyên Tổng

Bí thư Đỗ Mười đã viết “Đảng ta luôn coi trọng công tác lý luận, ngay từ khi mới thành lập, trong hoàn cảnh hết sức khó khăn, Đảng ta đã xuất bản tạp chí

lý luận Quá trình hoạt động của Tạp chí gắn liền với quá trình đấu tranh và trưởng thành của Đảng Trong mọi thời kỳ, Tạp chí đã cố gắng hoàn thành nhiệm vụ, góp phần vào thắng lợi chung của cuộc cách mạng”

Cách đây 85 năm, Hội nghị thành lập Đảng họp từ ngày 6-1đến ngày 2-1930 dưới sự chủ trì của đồng chí Nguyễn Ái Quốc, đã quyết định xuất bản một tạp chí lý luận chung cho toàn Đảng và ba tờ báo tuyên truyền ở ba xứ Thực hiện quyết định đó, Tạp chí Đỏ, mà người sáng lập là đồng chí Nguyễn

7-Ái Quốc, ra số 1 ngày 5-8-1930

Từ đó đến nay, qua các giai đoạn cách mạng, các tạp chí Đảng đã nối tiếp nhau ra mắt bạn đọc Từ năm 1930 đến 1945, sau Tạp chí Đỏ là Tạp chí Cộng sản (1931), Tạp chí Bônsơvic, rồi đến Tạp chí Cộng sản (1941) và Tạp chí Cộng sản (1943) Trong những năm kháng chiến chống thực dân Pháp, tạp chí có tên là Sinh hoạt nội bộ và Tạp chí Cộng sản (1950) Sau khi hòa bình được lập lại ở miền Bắc, Tạp chí Học tập ra đời tháng 12-1955 và xuất bản đều kỳ hằng tháng Từ ngày 5-1-1977, Tạp chí Học tập được đổi tên là Tạp chí Cộng sản Ở miền Nam, trong công cuộc kháng chiến chống thực dân

13

Pháp, Trung ương cục miền Nam đã xuất bản Tạp chí Nghiên cứu và trong những năm chống Mỹ, cứu nước đã xuất bản Tạp chí Tiền phong Thực hiện Chỉ thị của Bộ Chính trị Trung ương Đảng khóa VIII về công tác của Tạp chí Cộng sản trong giai đoạn mới, Bộ Biên tập Tạp chí đã phát hành thử nghiệm Tạp chí Cộng sản điện tử trên mạng in-tơ-net và phát hành chính thức ngày 3-2-2003 Là “cánh tay nối dài” của Tạp chí Cộng sản (bản in), Tạp chí Cộng sản điện tử có nhiệm vụ tuyên truyền có định hướng những vấn đề lý luận chính trị trong nước và quốc tế, tuyên truyền, phổ biến các quan điểm, chính sách của Đảng và Nhà nước ta, mở rộng thông tin đối ngoại, giới thiệu về đất nước, con người, truyền thống lịch sử và văn hóa Việt Nam, nhằm tăng cường

sự hiểu biết và tình cảm của bạn bè quốc tế đối với đất nước và con người Việt Nam Tạp chí Cộng sản điện tử còn có nhiệm vụ đấu tranh chống lại những luận điểm xuyên tạc của các thế lực thù địch đối với chủ nghĩa Mác - Lê-nin, tư tưởng Hồ Chí Minh, đối với Đảng, Nhà nước và nhân dân ta

Để đáp ứng yêu cầu của công tác tư tưởng và lý luận trong giai đoạn phát triển mới của đất nước, trong điều kiện bùng nổ thông tin, trình độ dân trí ngày càng cao, đòi hỏi của bạn đọc ngày càng lớn, thực hiện quyết định của

Bộ Chính trị, Tạp chí đã có những bước mở rộng các ấn phẩm như sau:

Từ tháng 1-2007, Tạp chí Cộng sản - Chuyên đề cơ sở Bám sát tôn chỉ, mục đích và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan lý luận và chính trị của Trung ương Đảng, đáp ứng yêu cầu của đội ngũ cán bộ, đảng viên trước hết ở cơ sở

và các cấp ủy, chính quyền các cấp từ cơ sở tới tỉnh, thành phố, Tạp chí tập trung cung cấp các tư liệu, thông tin lý luận, chính trị, hướng dẫn hướng dẫn giải thích, tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách và pháp luật của Nhà nước tại cơ sở và cấp trên trực tiếp của cơ sở, một cách dễ hiểu, dễ làm, dễ sơ kết, tổng kết thành kinh nghiệm, mô hình, dễ phổ biến và

dễ nhân rộng thành phong trào Mặt khác, Tạp chí là diễn đàn để cơ sở bày tỏ

14

nhu cầu của mình, khuyến nghị ý kiến trong việc tổ chức thực hiện và kiến nghị tiếp tục đổi mới nghị quyết của Đảng, chính sách của Nhà nước một cách toàn diện, cụ thể, hiệu quả, đặc biệt là những vấn đề cấp bách, nóng bỏng, mệnh hệ tới cơ sở, đặt ra ở cơ sở và đối với cấp trên trực tiếp cơ sở Tạp chí đặc biệt chú trọng phát hiện và phân tích những nhu cầu nổi bật, những vướng mắc nan giải ở cơ sở, tìm tòi và kiến giải các kinh nghiệm hay, các mô hình mới từ cơ sở, đề xuất những vấn đề cần tiếp tục đổi mới về chính sách và chế

độ để giúp các cơ sở thực hiện thắng lợi các nhiệm vụ chính trị Qua đó, Tạp chí Cộng sản Chuyên đề cơ sở góp phần vào việc bảo đảm vững chắc sự lãnh đạo của Đảng, hiệu lực và hiệu quả quản lý của Nhà nước, xây dựng và phát huy nền dân chủ của nhân dân, từ mỗi thôn, xóm, bản, làng, trong từng cán

bộ, đảng viên từ cơ quan, trường học, doanh nghiệp tới phường phố, làng xã, hải đảo xa xôi

Chuyên san Hồ sơ sự kiện số đầu tiên xuất bản vào tháng 11- 2006, Mỗi số Hồ sơ sự kiện đều tập trung vào một chủ đề, mỗi chủ đề đề có phần

Hồ Sơ hệ thống một cách khoa học nội dung đã chọn, có phần Bình Luận hay

và đủ sâu, có phần Bên lề Sự kiện hấp dẫn, lôi cuốn bạn đọc, tất cả những phần đó cộng các chuyên mục khác cung cấp cho độc giả cái nhìn tương đối toàn diện, hệ thống và sâu sắc về những sự kiện chính trị, kinh tế, xã hội, văn hóa lớn trên thế giới và trong nước, góp phần nâng cao nhận thức chính trị cho cán bộ đảng viên và nhân dân, đấu tranh trực diện trên mặt trận tư tưởng, chống âm mưu “diễn biến hòa bình” của các thế lực thù địch;

1/2014 Bộ Biên tập TCCS ra thêm ấn phẩm mới, chuyên đề Đoàn kết

và phát triển phục vụ cho các già làng, trưởng bản, các vị có uy tín trong cộng đồng các dân tộc thiểu số và miền núi, với mục đích tuyên truyền đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước, phổ biến kinh

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Tạp chí Cộng sản

Bộ Biên tập Tạp chí Cộng sản thời kỳ từ 1930 đến 1945, phải hoạt động bí mật Mọi công việc có quan hệ đến việc xuất bản tạp chí, từ biên tập đến in ấn, phát hành đều phải tổ chức hết sức đơn giản, gọn nhẹ cho phù hợp với hoàn cảnh và điều kiện cực kỳ khó khăn, thiếu thốn, nguy hiểm lúc bấy giờ Lúc ấy chưa có Bộ Biên tập chuyên trách, chưa có tổng biên tập Người phụ trách tạp chí thường là Tổng Bí thư Một số đồng chí trong Ban thường vụ Trung ương cùng một số đồng chí khác kiêm nhiệm việc biên tập Sau khi Đảng ta lãnh đạo nhân dân giành được chính quyền chưa bao lâu, thì lại phải lo kháng chiến chống Pháp xâm lược, cho nên việc xuất bản tạp chí của Đảng cũng gặp khó khăn

Từ năm 1955, trong Nghị quyết của kỳ họp Hội nghị Trung ương lần thứ 7 mở rộng Ban Chấp hành Trung ương Đảng có nêu “về mặt tư tưởng…

ra Tạp chí học tập của Trung ương để giúp vào việc nghiên cứu chính sách và giáo dục tư tưởng, bước đầu xây dựng công tác lý luận của Đảng”; Tạp chí Cộng sản bắt đầu ra đều kỳ ấn phẩm và từ đó đến nay đã có 3 lần thay đổi, bổ sung về Chức năng nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Tạp chí Cộng sản;

16

Quyết định bổ sung về Chức năng nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Tạp chí Cộng sản số 109-QĐ/TW ngày 28/06/2012 của Ban Chấp hành Trung ương như sau:

Chức năng: Tạp chí Cộng sản là cơ quan ngôn luận chính trị của Trung

ương Đảng, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Ban Chấp hành Trung ương; là đơn

vị hành chính sự nghiệp;

Nhiệm vụ:

- Bằng những lý luận từ chủ nghĩa Mác – Lê nin, tư tưởng Hồ Chí Minh để vận dụng vào lý luận thực tiễn, tuyên truyền đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước vào công tác quản lý, xây dựng và bảo vệ đất nước

- Đấu tranh với những tư tưởng sai trái, chống phá Nhà nước của các thế lực thù địch trong và ngoài nước;

- Nghiên cứu khoa học giữa lý luận chính trị và thực tiễn, làm rõ các vấn đề lý luận chính trị trong các mặt của đời sống như văn hóa, kinh tế, chính trị, quốc phòng, an ninh v.v

- Xây dựng mối quan hệ hợp tác với các đảng cộng sản trên thế giới, nghiên cứu và nắm bắt các tư tưởng của các đảng phái các nước, tuyên truyền

và quảng bá hình ảnh của Đảng Cộng sản Việt Nam

2- Các vụ, các ban chuyên môn về biên tập gồm Ban Chính trị, Ban

Xây dựng Đảng, Ban Kinh tế, Ban Văn hoá - Xã hội, Ban Quốc tế, Ban Tạp

4- Các đơn vị trực thuộc Bộ Biên tập Tạp chí Cộng sản nhưng hoạt

động độc lập, có con dấu riêng và tài khoản riêng như: Cơ quan thường trực tại miền Nam (Thành phố Hồ Chí Minh), Cơ quan thường trực tại miền Trung

- Tây Nguyên (Đà Nẵng), Trung tâm Phát hành - Dịch vụ truyền thông, Công

ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên In Tạp chí Cộng sản

Nhiệm vụ, quyền hạn của Ban Biên tập và các thành viên Ban Biên tập:

1 Ban Biên tập chịu trách nhiệm trước Bộ Chính trị, Ban Bí thư về mọi hoạt động của Bộ Biên tập; lãnh đạo trực tiếp và toàn diện công tác biên tập; công tác quản lý cơ quan, công tác tổ chức cán bộ; công tác in ấn, phát hành, bạn đọc; công tác đối ngoại

2 Ban Biên tập làm việc theo chế độ thủ trưởng, thực hiện theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách Tổng Biên tập là thủ trưởng cơ quan, có quyền quyết định cuối cùng và chịu trách nhiệm cao nhất về mọi mặt công tác của cơ quan với Bộ Chính trị, Ban Bí thư

3 Các Phó Tổng Biên tập, ủy viên Ban Biên tập phụ trách một số đơn

vị, lĩnh vực và công việc cụ thể do Tổng Biên tập phân công, chịu trách nhiệm trước Tổng Biên tập và Ban Biên tập về những công tác được giao

Khi Tổng Biên tập đi vắng, Phó Tổng Biên tập thường trực thay mặt điều hành quản lý cơ quan; trong trường hợp cần thiết, Tổng Biên tập có thể

ủy quyền trong số thành viên Ban Biên tập

Các ban chuyên môn có chức năng, nhiệm vụ:

Tổ chức, kiểm tra công tác xuất bản Tạp chí; giúp Ban Biên tập bố trí, sắp xếp bài từng số; trình bày ma két, đánh máy, đọc bông, kiểm tra trích dẫn; tính nhuận bút, giới thiệu Tạp chí; lưu giữ bản thảo v.v

Tổ chức công tác bạn đọc một cách khoa học, có hiệu quả; thường xuyên nắm tình hình bạn đọc về việc đọc và góp ý kiến cho Tạp chí

Nhận và xử lý đơn thư của bạn đọc gửi đến Tạp chí

Ban Thông tin - Tư liệu

Ban Thông tin - Tư liệu là ban chuyên môn - kỹ thuật của Bộ Biên tập Tạp chí Cộng sản có chức năng tham mưu giúp Ban Biên tập quản lý và điều hành các hoạt động liên quan đến lĩnh vực tư liệu - thư viện, công nghệ thông tin

Văn phòng:

Là đơn vị tham mưu, giúp việc cho Ban Biên tập điều hòa, phối hợp các hoạt động của toàn cơ quan, nhằm bảo đảm sự điều hành của Ban Biên tập được toàn diện, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ chính trị; giúp Ban Biên tập

19

quản lý trực tiếp một số lĩnh vực:

Phòng Hành chính – Tổng hợp: Thực hiện nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Tổng Biên tập về công tác văn thư, lưu trữ trong toàn cơ quan; Xây dựng chương trình và tổ chức thực hiện chương trình; Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại; Tham mưu, xây dựng kế hoạch, tổng hợp thông tin, thống kê số liệu công tác của Bộ Biên tập Tạp chí Cộng sản

Phòng Tài chính – Kế toán: Xây dựng, thực hiện kế hoạch công tác kế toán của Tạp chí Cộng sản; đề xuất các giải pháp và điều kiện thanh quyết toán nguồn vốn

Phòng Quản Trị: Quản lý, tham mưu về sửa chữa, trùng tu, bảo dưỡng các tài sản của Tạp chí; Mua sắm trang thiết bị bảo đảm điều kiện cơ sở vật chất cho các hoạt động của cơ quan được tốt và ngày càng cải thiện theo hướng tiện nghi, hiện đại

Tổ xe: quản lý, điều hành, sử dụng xe đưa, đón cán bộ đi công tác

Vụ Tổ chức- Cán bộ

Là đơn vị trực thuộc Ban Biên tập, có nhiệm vụ tham mưu cho Ban Biên tập về công tác tổ chức, cán bộ (quy hoạch, đào tạo, sử dụng, thuyên chuyển, bổ nhiệm và các chế độ chính sách khác đối với cán bộ, công chức; công tác bảo vệ chính trị nội bộ; công tác thi đua )

20

năm đổi mới; xây dựng luận cứ khoa học phát triển đường lối chính trị của Đảng và nâng cao chất lượng tuyên truyền, triển khai thực hiện các nghị quyết của Đảng; Chủ trì, tham gia các chương trình và đề tài nghiên cứu khoa học các cấp Sản phẩm của các hoạt động khoa học đó đã góp phần thiết thực cho việc quán triệt, triển khai, đưa Nghị quyết Đại hội của Đảng, các nghị quyết, kết luận của các hội nghị Trung ương đi vào cuộc sống, góp phần tổng kết một số vấn đề lý luận và thực tiễn, nâng cao hàm lượng khoa học, hàm lượng

lý luận cho các ấn phẩm của Tạp chí Cộng sản

Các cơ quan Thường trú có nhiệm vụ:

Đại diện Bộ Biên tập quan hệ với các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội có liên quan ở các tỉnh, thành phố phía mà cơ quan Thường trú phụ trách; Nắm tình hình ở các tỉnh, thành được phân công theo dõi để báo cáo Ban Biên tập về những vấn đề cần thiết; Tham gia nghiên cứu, biên tập, đặt bài và viết bài về các lĩnh vực được Ban Biên tập phân công

Tổ chức mạng lưới cộng tác viên, thông tin viên và bạn đọc trên địa bàn

Quản lý các mặt công tác, tài sản, tài chính, tài liệu của cơ quan thường trú Tạo điều kiện và phối hợp với cán bộ Tạp chí đi nghiên cứu, viết bài tại các địa bàn mình phụ trách

1.2.1 Cơ sở xác định Phông lưu trữ Tạp chí Cộng sản

Căn cứ vào quyết định thành lập, giới hạn phông và lịch sử hoạt động

21

của Tạp chí Cộng sản, Phông Tạp chí Cộng sản là một phông độc lập vì:

Tạp chí Cộng sản là cơ quan chuyên môn giúp Trung ương Đảng công tác tuyên truyền, đấu tranh cho sự trong sáng của chủ nghĩa Mác – Lê nin và đường lối, chủ trương của Đảng; đi vào hoạt động chính thức từ tháng 3 năm

1955 và hoạt động liên tục cho đến nay (2015); Căn cứ từ Nghị quyết của Trung ương Đảng, từ Quyết định về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Tạp chí Cộng sản của Ban Chấp hành Trung ương

Tạp chí có bộ máy tổ chức, con dấu, tài khoản và văn thư riêng

Do đó Tạp chí có đủ tư cách là một cơ quan độc lập, toàn bộ tài liệu của

cơ quan Tạp chí hình thành trong quá trình hoạt động có ý nghĩa chính trị, khoa học, tư tưởng, lịch sử, kinh tế và các ý nghĩa khác được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định

1.2.2 Thành phần và nội dung tài liệu Phông lưu trữ Tạp chí Cộng sản

* Căn cứ từ chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy của Tạp chí Cộng sản, cũng như các mặt hoạt động của Tạp chí hình thành nên nguồn tài liệu, lấy đó làm tiêu chí để phân thành các nhóm tài liệu sau:

* Nhóm tài liệu của Ban Biên tập là cơ quan đầu não của Bộ Biên tập Tạp chí Cộng sản làm việc theo chế độ tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách trực tiếp điều hành và quản lý hoạt động của Tạp chí đưa ra những nghị quyết, quyết định, thông báo về các vấn đề trong Tạp chí;

* Nhóm tài liệu của các đơn vị trong cơ quan về các vấn đề liên quan đến công tác của từng đơn vị như kế hoạch, chương trình, báo cáo, kiến nghị

về tình hình công tác biên tập ngắn hạn và dài hạn;

* Nhóm các sản phẩm khoa học mang tính lý luận áp dụng vào thực tiễn: hội nghị, hội thảo, chuyên đề, đề tài, đề án cấp Nhà nước và cấp các Ban Đảng;

22

* Nhóm tài liệu về công tác đối ngoại: Kế hoạch, chương trình, báo cáo kết quả chuyến đi, biên bản làm việc, ký kết giữa hai bên với quốc tế hoặc với các bộ ngành trong nước;

* Nhóm tài liệu là các ấn phẩm của Tạp chí: gồm các xuất bản phẩm hình thành trong hoạt động của một cơ quan báo chí, gồm 4 ấn phẩm tạp chí

in và tạp chí Cộng sản điện tử:

- Tạp chí Cộng sản in, một tháng ra 1 số, 111 trang

- Tạp chí Cộng sản Chuyên đề cơ sở, một tháng/1số, 95 trang

- Tạp chí Cộng sản Chuyên san Hồ sơ sự kiện, một tháng/2 số, 60 trang

- Tạp chí Cộng sản Chuyên đề Đoàn kết và Phát triển, một tháng/số, 32 trang

* Nhóm tài liệu bản thảo bài đăng tạp chí: Đây là khối tài liệu chính, hình thành trong hoạt động của Tạp chí Cộng sản:

1.Tạp chí Cộng sản in truyền thống: Là tờ tạp chí lý luận của Đảng,

đi đầu trong tuyên truyền, giáo dục về quan điểm, đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước; những vấn đề cơ bản của chủ nghĩa Mác – Lê-nin, tư tưởng Hồ Chí Minh; những vấn đề trọng tâm của công tác xây dựng Đảng, những vấn đề quốc tế

Tác giả các bài viết thường là lãnh đạo Đảng và Nhà nước, lãnh đạo các bộ, ngành, lãnh đạo địa phương hoặc các nhà khoa học, chuyên gia trên mọi phương diện, hiểu rất rõ về đường lối chính sách, được đào tạo chuyên sâu về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, nắm rõ cách vận dụng chủ nghĩa Mác – Lê-nin, tư tưởng Hồ Chí Minh vào thực tế Đó là các bài viết có bút tích của lãnh đạo, ý kiến chỉ đạo, phân tích, lý luận sắc bén, là định hướng cho các đơn vị, tập thể, cá nhân vận dụng trong quản lý, trong sản xuất, kinh doanh, hoạt động văn hóa…

2 Tạp chí Cộng sản Điện tử: là một kênh thông tin, kho dữ liệu về chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách của Nhà nước; phản ánh hoạt

23

động nghiên cứu lý luận, tổng kết kinh nghiệm thực tiễn trên mạng Internet; Với mục đích tuyên truyền đường lối của Đảng Cộng sản Việt Nam với thế giới hoặc với những ai quan tâm đến Việt Nam

Ngoài tiếng Việt còn có các trang dịch sang tiếng Anh, tiếng Lào, tiếng Trung Quốc

3 Tạp chí Chuyên đề cơ sở: với nội dung được bám sát thực tiễn cơ sở, nắm bắt, phản ánh diễn biến tư tưởng, tâm tư và nguyện vọng của mọi tầng lớp nhân dân; hướng dẫn giải thích chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, hướng dẫn hoạt động thực tiễn phù hợp với trình độ đội ngũ cán bộ cơ sở, giúp nâng cao nhận thức về chủ nghĩa xã hội, con đường đi lên chủ nghĩa xã hội của nước ta, về đường lối, kinh nghiệm thực tiễn và cách thức triển khai công việc, triển khai thực hiện nghị quyết của Trung ương; giải thích định hướng chính trị tư tưởng cho cán bộ, đảng viên trước những vấn đề, sự kiện lớn trong nước và quốc tế Vì vậy, tác giả của những bài viết này là các cán bộ cấp tỉnh, thành phố, các nhà nghiên cứu chuyên ngành luôn

có sự cọ sát với thực tiễn

Đối tượng phục vụ của Chuyên đề cơ sở là cấp ủy ở cơ sở, nông thôn, vùng sâu, xa, cán bộ lãnh đạo cấp xã, huyện, những người có trách nhiệm lãnh đạo, chỉ đạo cơ sở, là cán bộ, đảng viên, ở các lĩnh vực của đời sống kinh

tế, chính trị, văn hóa, xã hội cả trong và ngoài nước

4 Chuyên san Hồ sơ sự kiện: có nội dung đề cập những vấn đề nổi bật, chủ yếu là những vấn đề sự kiện quốc tế, chú trọng khai thác, sử dụng những thông tin khách quan, nhất là những thông tin từ chính phía kẻ thù để vạch trần những sai trái, đấu tranh trực diện trên mặt trận tư tưởng, lý luận, làm thất bại mọi âm mưu, thủ đoạn của các thế lực thù địch; nâng cao nhận thức chính trị và tinh thần cảnh giác cho cán bộ, đảng viên và nhân dân trong sự nghiệp cách mạng của đất nước

24

Tác giả của Chuyên san Hồ sơ sự kiện là những công tác viên chuyên sâu từng lĩnh vực có thể tổng hợp, phân tích từng vấn đề nóng bỏng của đất nước cũng như của thế giới

Mỗi số Hồ sơ sự kiện tập trung vào một chuyên đề; đối tượng là cán bộ lãnh đạo ở cơ sở, cán bộ tuyên huấn các cấp, cán bộ, đảng viên, cán bộ hưu trí, trí thức, học sinh, sinh viên và cả tầng lớp người lao động phổ thông

5 Chuyên đề Đoàn kết và phát triển: phục vụ người có uy tín trong đồng bào dân tộc thiểu số ở tất cả các làng, bản, buôn, phum, sóc trên khắp

cả nước Chuyên đề có nội dung phổ biến những kinh nghiệm hay, bài học tốt của đồng bào trên tất cả các phương diện của đời sống xã hội; thắt chặt tình đoàn kết gắn bó keo sơn giữa các dân tộc anh em; nêu cao những bài học cảnh giác trước mọi âm mưu của các thế lực thù địch hòng gây chia rẽ, làm mất đoàn kết giữa các dân tộc…

* Nhóm tài liệu về công tác in ấn, phát hành tạp chí

* Nhóm tài liệu về công tác quản lý nội bộ là hệ thống tham mưu, giúp việc cho Ban Biên tập điều hành Tạp chí quản lý cơ quan gồm hành chính – tổng hợp, tài chính kế toán, quản trị, tổ xe…

* Nhóm tài liệu về công tác tổ chức cán bộ là nơi ban hành các quy chế làm việc, chế độ, hướng dẫn vể tổ chức cán bộ, xây dựng, quy hoạch cán bộ trong cơ quan, thi tuyển, tuyển dụng lao động, khen thưởng, kỷ luật…

* Nhóm tài liệu hoàn công thiết kế các tòa nhà của Tạp chí, các cơ quan thường trực;

* Nhóm tài liệu nghe nhìn về hoạt động của Tạp chí

Nhóm tài liệu của đảng bộ cơ quan và các tổ chức đoàn thể khác

*Tài liệu của các cơ quan khác gửi đến:

Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư: Nghị quyết, chỉ thị, kết luận, quyết định…

25

Các Ban Đảng: Quyết định, quy định, hướng dẫn, báo cáo, công văn… Chính phủ: Các văn bản quy phạm pháp luật để thực hiện hoặc để biết Các cơ quan Bộ, ngang bộ gửi văn bản liên quan đến hoạt động của Tạp chí Cộng sản hoặc hướng dẫn chung, để biết, để thi hành hoặc để nghiên cứu tuyên truyền;

Thư góp ý, xin giải đáp thắc mắc của bạn đọc trong và ngoài nước gửi đến;

Tài liệu của các cấp ủy tỉnh, hành phố, địa phương báo cáo tình hình đọc Tạp chí;

Tóm lại: Thành phần chủ yếu của tài liệu trong phông là bản thảo, bản gốc

và tạp chí xuất bản phẩm; các sản phẩm nghiên cứu khoa học, các đề tài, đề án cấp Nhà nước và cấp các ban Đảng; Đây là sản phẩm chủ yếu trong hoạt động chức năng của Tạp chí là cơ quan báo chí, không phải là cơ quan tham mưu, không có ngành dọc nên không có tài liệu văn kiện chỉ đạo cấp dưới

1.2.3 Ý nghĩa của tài liệu Phông lưu trữ Tạp chí Cộng sản

Thứ nhất, ý nghĩa chính trị

Là một cơ quan có vị trí quan trọng trong công tác tư tưởng của Đảng nên tài liệu mang nhiều ý nghĩa lịch sử và thực tiễn về tư tưởng, đường lối của Đảng Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin phục vụ nghiên cứu chính trị về tư tưởng, đường lối, chính sách của Đảng; vận dụng chủ nghĩa Mác – Lê-nin, tư tưởng Hồ Chí Minh vào quan điểm, đường lối của Đảng qua các thời kỳ; tìm hiểu, nghiên cứu những vấn đề đã làm được, chưa làm được, những điểm sai

và đúng, từ đó điều chỉnh đúng hướng, đúng mục đích mà Đảng ta đã và đang hướng tới: Xây dựng xã hội chủ nghĩa; Đảng lãnh đạo, Nhà nước quản lý, nhân dân làm chủ;

Thứ hai, ý nghĩa lịch sử

26

Tạp chí Cộng sản là cơ quan ngôn luận của Đảng Cộng sản Việt Nam,

là cơ quan lý luận chính trị của Đảng, lịch sử của Tạp chí gắn liền với lịch sử của Đảng, là tờ Tạp chí mà Chủ tịch Hồ Chí Minh đã sáng lập ra từ khi thành lập Đảng, trải qua hơn 80 năm phấn đấu và trưởng thành, Tạp chí đã có những đóng góp nhất định, từ lý luận của chủ nghĩa Mác – Lê-nin, tư tưởng Hồ Chí Minh vận dụng vào thực tiễn, khẳng định vai trò lãnh đạo của Đảng vào công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, đấu tranh với những tư tưởng thù địch, âm mưu đen tối hòng chống phá cách mạng Việt Nam;

Những bài báo của Tạp chí Cộng sản từ khi mới xuất bản năm 1930 cho đến nay, đã gần một thế kỷ tuổi đời và tuổi nghề, nó chứa đựng thông tin của quá khứ, phản ánh lịch sử của Đảng; Hoạt động, bút tích của các nhà lãnh đạo của Đảng trong việc chỉ đạo, định hướng biên tập một bài báo theo định hướng của Đảng từ khi đất nước có chiến tranh, đến khi hòa bình và giải phóng đất nước và xây dựng đất nước giữ vững ổn định, phát triển bền vững… đây cũng là nguồn tài liệu để nghiên cứu một phần thân thế, sự nghiệp của các nhà hoạt động cách mạng, các đồng chí lãnh đạo của Đảng và Nhà nước như Chủ tịch Hồ Chí Minh, cố Đại tướng Võ Nguyên Giáp, cố Tổng Bí thư Trường Chinh v.v

Thứ ba, ý nghĩa thực tiễn

Tháng 6/1954, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã viết bài báo “Cần phải xem báo Đảng”, với bút danh C.B, đăng trên Báo Nhân Dân Đến nay, đọc lại vẫn còn tính thời sự nóng hổi, sâu sắc Bác viết: “Đảng ta mạnh vì Đảng ta tư tưởng nhất trí, hành động nhất trí, suốt từ trên xuống dưới Về báo của Đảng

có nhiệm vụ làm cho tư tưởng và hành động thông suốt và thống nhất Trong báo Đảng có những mục giải thích về: Lý luận Mác - Lênin Tình hình thế giới và trong nước Đường lối, chính sách đối nội và đối ngoại của Đảng và của Chính phủ (…) Đời sống và ý nguyện của nhân dân Những kinh nghiệm

27

tốt và xấu của các ngành, các địa phương (…) Nội dung tờ báo Đảng nêu lên

là như những lớp huấn luyện đơn giản, thiết thực và rộng khắp Nó dạy bảo chúng ta những điều cần thiết ( ) giúp nâng cao trình độ chính trị và năng suất công tác (…), mà không xem, không nghiên cứu báo Đảng, thì khác nào nhắm mắt đi đêm; nhất định sẽ lúng túng, vấp váp, hỏng việc.Vì vậy, cán bộ trong Đảng và ngoài Đảng, toàn thể đảng viên và cốt cán, cần phải xem báo Đảng” Tạp chí của Đảng - một kênh thông tin quan trọng, chính thống…

Bác rất chú ý theo dõi mục: ý kiến bạn đọc và kịp thời chỉ đạo giải quyết các vấn đề bạn đọc nêu lên Không chỉ dừng lại đọc báo, Bác còn đặc biệt lưu ý: “Khi xem báo thấy những vấn đề quan trọng, thì nên cùng nhau thảo luận Gặp vấn đề gì khó hiểu, thì nên viết thư hỏi nhà báo” Đó là tấm gương để chúng ta học tập và làm theo Từ câu nói “Đảng viên cần phải đọc báo Đảng” trong bài báo “Cần phải xem báo Đảng” của Bác và thực trạng việc mua, đọc báo, tạp chí của Đảng hiện nay, cho thấy vấn đề cốt lõi vẫn do

ý thức tự giác, tinh thần trách nhiệm của mỗi cán bộ, đảng viên, nhất là người đứng đầu trong việc chấp hành chỉ thị của Đảng Việc xác định các đối tượng cần phải mua, đọc và làm theo báo, tạp chí của Đảng nêu trong Chỉ thị là do yêu cầu cần thiết của nhiệm vụ cách mạng và thực tế cuộc sống đặt ra; nhất là trong lúc chúng ta đang thực hiện Nghị quyết T.Ư 4 (khóa XI) “Một số vấn đề cấp bách về xây dựng Đảng hiện nay”, gắn với thực hiện Chỉ thị 03 của Bộ Chính trị “Về tiếp tục đẩy mạnh học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh” và bối cảnh tình hình quốc tế, trong nước hiện nay, khi các thế lực thù địch đang ra sức tuyên truyền chống phá ta trên lĩnh vực chính trị, tư tưởng - văn hóa Qua đó, càng nhắc nhở chúng ta, nhất là cán bộ, đảng viên cần thực hiện nghiêm túc Chỉ thị của Bộ Chính trị, của Ban Thường vụ Tỉnh ủy; các chi bộ, cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp… cần tổ chức tốt việc mua, đọc

28

và làm theo báo, tạp chí của Đảng, đúng như những điều Bác nêu trong bài

“Cần phải xem báo Đảng”2

Hiện nay, cả nước có 838 cơ quan báo chí in với 1.111 ấn phẩm, trong

đó, các cơ quan trung ương có 86 báo, 507 tạp chí; địa phương có 113 báo,

132 tạp chí; có 70 báo điện tử, 19 tạp chí điện tử và 265 trang thông tin điện

tử tổng hợp của các cơ quan báo chí Sự đông đảo về số lượng, đa dạng về chủng loại, loại hình, báo chí đã và đang có những đóng góp quan trọng đối với phát triển kinh tế - xã hội, đưa hình ảnh đất, con người Việt Nam ra thế giới và đưa thế giới đến với Việt Nam Trong đó, số lượng tạp chí chiếm một

tỷ lệ khá lớn, khoảng 85% số ấn phẩm ở trung ương và 50% số lượng ở địa phương, trải rộng trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội Trong bối cảnh toàn cầu hóa thông tin, tạp chí đóng vai trò phân tích, tổng kết thực tiễn, định hướng tư tưởng cho độc giả Tạp chí làm cầu nối giữa khoa học với thực tiễn; vấn đề xã hội đến gần với người dân; Độc giả của các tạp chí cũng hạn chế hơn độc giả của báo về số lượng, về đối tượng Vì vậy, trước những thách thức này, để nâng cao chất lượng nội dung cũng như tăng tính hấp dẫn của tạp chí và đẩy mạnh phát hành tạp chí, mỗi tạp chí còn cần xây dựng, duy trì và củng cố cho mình đội ngũ biên tập viên, cộng tác viên có chất lượng cao hơn, phục vụ tốt hơn công tác của tạp chí

Tuy nhiên, lợi thế của các tạp chí là tính định hướng thông tin và chuyên sâu về từng ngành, lĩnh vực thông tin Tạp chí không chỉ đóng vai trò phân tích, tổng kết thực tiễn, mà còn giúp định hướng tư tưởng, lý luận cho độc giả và đưa các vấn đề xã hội đến gần với người dân3

(2) http://www.baolamdong.vn/chinhtri/201506/can-phai-doc-va-lam-theo-bao-tap-chi-cua-dang-2422947 (3) http://www.tapchicongsan.org.vn/Home/PrintStory.aspx?distribution=31895&print=true

29

Tiểu kết chương 1

Trong chương này, tác giả giới thiệu khái quát lịch sử hình thành và phát triển của Tạp chí Cộng sản; chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy của Tạp chí, từ đó thấy được giá trị của nguồn tài liệu mà Tạp chí đang lưu giữ và là cơ sở để tác giả chọn làm đề tài để nghiên cứu

Tạp chí Cộng sản là tạp chí lý luận chính trị duy nhất của Đảng Cộng sản Việt Nam, là Tạp chí chính thống mang tiếng nói của Đảng đến với từng đối tượng nghiên cứu về đường lối, chính sách của Đảng qua các thời kỳ, làm kim chỉ nam để vận dụng chủ nghĩa Mác - Lê-nin, tư tưởng Hồ Chí Minh vào công cuộc bảo vệ Tổ quốc, xây dựng đất nước, giữ đất nước ổn định, phát triển bền vững về mọi mặt trong đời sống xã hội; phá tan mọi âm mưu của các thế lực thù địch, thù trong giặc ngoài

Với nội dung của tài liệu qua khảo sát và đánh giá có thể khẳng định, các tài liệu thuộc thành phần Phông lưu trữ Tạp chí Cộng sản mang những yếu tố giá trị lịch, thực tiễn và nghiên cứu khoa học về tư tưởng đường lối của Đảng trong nhiệm vụ Đảng lãnh đạo, Nhà nước quản lý và Nhân dân làm chủ trong thời kỳ đổi mới dần từng bước đưa Việt Nam thành một nước phát triển bền vững

Tuy nhiên, khối tài liệu lưu trữ Tạp chí Cộng sản có giá trị lịch sử và thực tiễn hay không còn phụ thuộc vào cách mà Tạp chí lưu trữ nguồn tài liệu

có đầy đủ, giá trị và cách sử dụng, khai thác, áp dụng các thông tin đó như thế nào

Và vấn đề đặt ra là làm sao công tác lưu trữ phát huy giới thiệu được hết giá trị của nguồn tài liệu, thấy được giá trị của lưu trữ tài liệu để tiếp tục thu thập bổ sung làm phong phú thêm nguồn tài liệu của Phông lưu trữ Tạp

31

Chương 2 THỰC TRẠNG TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ TẠP CHÍ CỘNG SẢN VÀ SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC TỔ CHỨC

KHOA HỌC TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ

TẠP CHÍ CỘNG SẢN

2.1 Thực trạng tổ chức tài liệu Phông lưu trữ Tạp chí Cộng sản

2.1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy, nhân sự làm công tác lưu trữ

Khi Tạp chí đi vào hoạt động đều đặn, công tác lưu trữ đã được hình thành nhưng còn thô sơ cả về cơ sở vật chất, nghiệp vụ, nguồn tài liệu; Năm

1955, lãnh đạo Bộ Biên tập sắp xếp bộ máy theo tiêu chí một bộ phận là nơi cung cấp thông tin, tư liệu vì vậy, thư viện tư liệu, lưu trữ và truyền thống tổ chức thành một phòng;

Đến khi đất nước hoàn toàn giải phóng, Đảng và Nhà nước đã chú trọng hơn rất nhiều việc cử cán bộ đi học nước ngoài, đào tạo các ngành nghề, trong đó có lưu trữ; Một cán bộ chuyên trách học đại học ngành lưu trữ đã được cử đi học tại Cộng hoà Dân chủ Đức

Đến năm 1985, sau khi cán bộ lưu trữ chuyển công tác, thay thế bằng một cán bộ trung cấp kế toán chuyển đổi công việc làm lưu trữ kiêm thư viện;

Đến năm 2000, vì thiếu nhân sự làm văn thư nên đã giao nhiệm vụ văn thư kiêm lưu trữ; như vậy bộ phận lưu trữ chuyển về văn phòng;

Năm 2008, tiếp nhận thêm chuyên viên văn thư, nhưng cán bộ văn thư làm trái ngành nghề và đây cũng là hạn chế Bộ phận lưu trữ được tách ra khỏi văn phòng trả về Ban Thông tin – Tư liệu, như vậy có 2 chuyên viên làm chuyên trách 2 bộ phận văn thư và lưu trữ ở hai đơn vị khác nhau;

32

Tất cả những thay đổi trên đây, một là do có sự thay đổi nhân sự từ trên xuống dưới như thay đổi Tổng Biên tập, Chánh văn phòng hoặc sắp xếp lại bộ máy trong cơ quan, thành lập phòng ban hoặc sát nhập; luân chuyển cán bộ trong cơ quan; đây là vấn đề cần thiết và là chủ trương của Đảng và Nhà nước, cũng như trong các cơ quan; nhưng điều quan trọng là nếu như mọi vấn

đề về công tác quản lý cũng như về nguyên tắc nghiệp vụ đều có quy chế, quy định và chế tài chặt chẽ thì dù có thay đổi nhân sự, bộ phận thế nào chăng nữa thì “xương sống” của nó vẫn tuân thủ theo quy định, khi người lãnh đạo mới được bổ nhiệm, nhân viên mới chuyển sẽ có thay đổi về phương pháp quản lý, phương pháp làm việc kiểu làm mới, lại quy chế mới, xáo trộn tất cả và không

có trật tự, không tôn trọng thành quả của những người đi trước, tất cả đều có thể đổi mới, tốt hơn, văn minh hơn, hiện đại hơn, hiệu quả hơn nhưng phải tôn trọng nền tảng cũ

Năm 2011, Lãnh đạo thường trực Ban biên tập nhận thấy chuyên viên văn thư yếu kém về nghiệp vụ, bộ phận lưu trữ cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận văn thư nên đã điều động bộ phận lưu trữ về văn phòng, cũng là theo sự tham mưu của Cục Lưu trữ Văn phòng trung ương về tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ tại Tạp chí Cộng sản

Thông thường, cứ hết nhiệm kỳ Đại hội Đảng, Ban Bí thư sẽ phân công Tổng biên tập làm nhiệm vụ mới, vì thế, cơ cấu tổ chức trong Tạp chí cũng thường xuyên thay đổi, tư duy và cách quản lý của mỗi cấp lãnh đạo đều có cách nhìn nhận vấn đề khác nhau; Nếu như, không có Quy chế về văn thư, lưu trữ để thống nhất và quản lý đồng bộ về công tác này, thì khi thay đổi lãnh đạo, nhân viên lưu trữ , sự chỉ đạo cũng khác nhau, cách giải quyết khác nhau

và phương pháp làm việc về nghiệp vụ cũng khác nhau sẽ làm rối vấn đề quản

lý Tài liệu không được thu thập đầy đủ gây thất thoát, không phục vụ được

33

yêu cầu khai thác sử dụng sẽ dẫn đến nhận thức sai lầm về công tác lưu trữ của lãnh đạo và chuyên viên trong cơ quan

2.1.2 Thực trạng tài liệu trong kho lưu trữ của Tạp chí Cộng sản

Tạp chí Cộng sản là cơ quan báo chí, gồm những xuất bản phẩm, những sản phẩm nghiên cứu khoa học, tài liệu hành chính, các bản bông có bút tích đưa ra nhận xét, ý kiến về bài đăng của các nhà lãnh đạo của Đảng, Nhà nước, các Bộ, Ban ngành, các nhà nghiên cứu trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội… trước khi xuất bản các ấn phẩm; các tài liệu nghe nhìn, ghi âm về hoạt động của Tạp chí; về các sự kiện trọng đại của Tạp chí cũng như các hình ảnh các lãnh đạo Đảng và Nhà nước về thăm và làm việc với Tạp chí đều được lưu trữ

Mặc dù Tạp chí có bề dày lịch sử 85 năm, với nhiều thăng trầm và biến động song hành cùng lịch sử Đảng Cộng sản Việt Nam, nhưng đi vào hoạt động đều đặn và phát triển là từ năm 1955 đến nay và là kho lưu trữ hiện hành, có nhiệm vụ nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử; tuy nhiên việc luân chuyển cán bộ lãnh đạo, cán bộ lưu trữ và sự coi trọng ngành nghề lưu trữ của mỗi giai đoạn, mỗi con người khác nhau đã làm ảnh hưởng đến cả hệ thống lưu trữ của Tạp chí Cộng sản không được thống nhất khoa học, như vậy sẽ làm thành những lỗ hổng tài liệu, giá trị giảm sút cũng sẽ làm ảnh hưởng đến giá trị lưu trữ lịch sử

Chính vì chưa có sự tổ chức khoa học nên kho lưu trữ Tạp chí Cộng sản vẫn còn nhiều bất cập, tài liệu giấy thu về xếp bó nhiều, chưa được lập hồ

sơ, bản bông sau mỗi lần tra tìm để lộn xộn, trang còn trang mất, các sản phẩm khoa học không đầy đủ, giá tủ bảo quản còn thiếu, tài liệu giấy, tài liệu nghe nhìn để chung một nơi, không đủ điều kiện bảo quản, khi Tạp chí xây

2.1.3 Công tác nghiệp vụ của cán bộ lưu trữ Tạp chí Cộng sản

Công tác tổ chức khoa học tài liệu là các bước thực hiện nghiệp vụ của công tác lưu trữ bao gồm: phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu; xây dựng công cụ tra cứu, thống kê tài liệu

Trên cơ sở lý luận để áp dụng, thì tình hình tổ chức khoa học tài liệu của Tạp chí Cộng sản như sau:

2.1.3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu

Thu thập, bổ sung tài liệu không nằm trong công tác tổ chức khoa học tài liệu, nhưng là mắt xích đầu tiên và quan trọng mà lưu trữ phải thực hiện để

có nguồn tài liệu phong phú, có giá trị cho kho lưu trữ

Tình hình thu thập, bổ sung tài liệu ở Tạp Chí Cộng sản thường là tự phát, do sự chủ động của người làm Lưu trữ đề nghị, đề xuất việc thu thập tài liệu cần thiết từ các bộ phận đầu mối trong cơ quan; các tài liệu của các đơn

vị chỉ chuyển về lưu trữ khi có sự xáo trộn vị trí làm việc, về hưu, chuyển công tác, hết nhiệm kỳ; Chất lượng tài liệu để trong nhiều năm, bó gói, không lập hồ sơ, hoặc lập do nhu cầu của mỗi cá nhân, không theo quy chuẩn

Khi bộ phận Lưu trữ tham mưu, Văn phòng đã ban hành thông báo về việc nộp tài liệu vào lưu trữ, nhưng việc thực hiện không quán triệt, chỉ đạo từ

35

trên xuống dưới nên không đơn vị, cá nhân nào nộp theo quy định Có giai đoạn, người làm lưu trữ phải kiêm nhiệm hoặc không được đào tạo, không có chuyên môn nghiệp vụ thì việc thu thập tài liệu không được đề cập đến, không chủ động hoặc không có thời gian để làm công việc này nếu như lãnh đạo lúc đó cũng không quan tâm, không nhắc nhở, tất cả những nguyên nhân trên đều có thể cải thiện khi Tạp chí Cộng sản ban hành Quy chế công tác Văn thư, Lưu trữ từ tháng 1/2015

Về việc quản lý văn bản, vẫn xảy ra tình trạng chuyên viên trực tiếp đi lấy văn bản ở nơi khác chỉ đạo về vấn đề cần giải quyết của Tạp chí Cộng sản

để giải quyết vụ việc tại thời điểm đó, không qua văn thư vào sổ theo dõi; sau

đó khi giải quyết xong, chuyên viên không lập hồ sơ công việc nên rất dễ xảy

ra tình trạng thất lạc tài liệu

Việc thu thập bổ sung tài liệu thường là tài liệu hành chính từ Văn thư, các bản bông của các ấn phẩm, các tài liệu Đại hội, hoạt động của các tổ chức chính trị - xã hội; các sản phẩm đề tài khoa học cấp Nhà nước hoặc cấp khoa học của Ban Đảng; các sản phẩm tài liệu nghe nhìn về hoạt động của Tạp chí Cộng sản, về các thảo luận của các hội thảo khoa học, hội nghị, các hoạt động

về chuyên môn; các chương trình kỷ niệm các ngày truyền thống, các cấp lãnh đạo của Đảng và Nhà nước về làm việc và chỉ đạo phương hướng cũng như cải thiện nội dung và hình thức của Tạp chí

Để giải quyết tình thế trong nhiều năm liền, cán bộ văn thư kiêm lưu trữ được chỉ đạo, phải giữ toàn bộ bản chính của công văn đi và đến

Những tài liệu không được văn thư quản lý như tài liệu hội nghị, hội thảo, đại hội, tài liệu nghiên cứu luôn luôn không đầy đủ tiến trình của sự việc; những bản bông có giá trị khi được in thành ấn phẩm, sau đó cũng không được quan tâm, trong đó có rất nhiều bút tích ghi ý kiến của các đồng

Tuy nhiên, mặc dù không thu được theo đúng thời hạn, lưu trữ vẫn có lượng tài liệu từ một số nguồn về như tài liệu của văn thư, tài liệu của các đồng chí lãnh đạo được bổ nhiệm sang cơ quan khác, cán bộ về hưu, các đơn

vị chuyển phòng hoặc hết chỗ lưu giữ, bảo quản, hết nhiệm kỳ quản lý

Cho đến nay bộ phận lưu trữ thu thập được tài liệu có thời gian từ năm

1996 đến 2014, khoảng 30 mét tài liệu đóng thùng có chú thích tài liệu của đơn vị nào chưa xử lý và 50 mét lưu trữ đã lập hồ sơ sơ bộ;

Như vậy, có thể nhận định nguồn tài liệu thất thoát là có, việc thực hiện thu thập và bổ sung tài liệu tại Tạp chí Cộng sản trong thời gian qua chưa được thực hiện nghiêm túc, đúng quy định của cơ quan và pháp luật hiện hành Nếu tình trạng trên còn kéo dài sẽ hao tốn tiền của của Nhà nước chi cho việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng này

2.1.3.2 Phân loại tài liệu

Sau khi thu thập tài liệu từ các nguồn về, bước tiếp theo của lưu trữ là tiếp cận khối tài liệu thu được nhằm đánh giá sơ bộ chất lượng, số lượng, nội dung vừa thu về

Để phục vụ cho việc khai thác và sử dụng tài liệu nhanh chóng và hiệu quả, trước mắt, phải phân loại sơ bộ tài liệu để nắm bắt được nội dung khối tài liệu đó; sau đó từng bước phân loại chi tiết và xây dựng hệ thống các công cụ tra tìm theo phông, theo khối, nhóm tài liệu hoặc theo vấn đề