Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại cơ quan đại học quốc gia hà nội

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI NGUYỄN THỊ NHƯ TRANG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ Hà Nội, tháng 11 năm 2019 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI NGUYỄN THỊ NHƯ TRANG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ Mã số: 8320303 Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Đào Xuân Chúc Hà Nội, tháng 11 năm 2019 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu khoa học tơi thực Các số liệu thơng tin thu thập hồn tồn trung thực xác Kết nghiên cứu từ luận văn chưa cơng bố cơng trình nghiên cứu Các thơng tin, số liệu trình bày luận văn trích dẫn từ nguồn tư liệu thống Học viên Nguyễn Thị Như Trang LỜI CẢM ƠN Trong trình thực đề tài "Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội", nhận nhiều giúp đỡ, tạo điều kiện đồng chí lãnh đạo, đồng nghiệp Cơ quan Đại học Quốc gia, đặc biệt đồng chí Lãnh đạo phòng chuyên viên Văn phòng Đại học Quốc gia giúp đỡ, hướng dẫn tập thể Ban Giám hiệu, Khoa Sau Đại học, Khoa Văn thư - Lưu trữ, giảng viên, cán phòng, ban chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành giúp đỡ Tơi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới PGS.TS Đào Xuân Chúc - thầy giáo trực tiếp hướng dẫn bảo giúp cho hồn thành luận văn Tơi xin chân thành cảm ơn gia đình động viên, khích lệ, tạo điều kiện giúp đỡ tơi suốt q trình học tập Trường, thời gian nghiên cứu hoàn thành luận văn Với cố gắng mình, tơi nỡ lực hồn thành luận văn quy định Tuy nhiên, trình độ nghiên cứu chưa sâu nên luận văn khơng thể tránh khỏi thiếu sót Tơi kính mong nhận góp ý thầy cô giáo, bạn học viên để luận văn đầy đủ hoàn thiện Hà Nội, tháng 11 năm 2019 Học viên Nguyễn Thị Như Trang MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài 2.Mục tiêu nghiên cứu .2 Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu đề tài Phương pháp luận phương pháp nghiên cứu Đóng góp luận văn Cấu trúc luận văn CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.1 Cơ sở lý luận 1.2 Khái niệm tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 1.3 Mục đích, yêu cầu tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 1.4 Sự cần thiết việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 1.5 Nội dung tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 1.5.1 Tổ chức phân loại khoa học tài liệu lưu trữ 10 1.5.2 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 11 1.5.3 Tổ chức thống kê tài liệu lưu trữ 12 1.5.4 Tổ chức xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 13 Tiểu kết chương 14 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 15 2.1 Vài nét Đại học Quốc gia Hà Nội cấu tổ chức tổ chức lưu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội 15 2.2 Thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu lưu trữ quan Đại học Quốc gia Hà Nội 19 2.2.1.Thành phần .22 2.2.2 Nội dung, ý nghĩa 28 2.3 Trang thiết bị phuc vụ cho công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 27 2.4 Thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ quan Đại học Quốc gia Hà Nội 28 2.4.1 Tổ chức phân loại tài liệu lưu trữ 31 2.4.2 Tổ chức xác định giá trị tài liệu 34 2.4.3 Tổ chức thống kê tài liệu lưu trữ 35 2.4.4 Tổ chức xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 36 2.5 Nhận xét, đánh giá chung tài liệu lưu trữ quan Đại học Quốc gia Hà Nội 37 2.5.1 Kết đạt 37 2.5.2 Hạn chế 38 2.5.3 Nguyên nhân 39 Tiểu kết chương 40 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 41 3.1 Các giải pháp tổ chức quản lý 41 3.1.1 Ứng dụng kết NCKH vào thực tiễn công tác lưu trữ quan Đại học Quốc gia Hà nội 41 3.1.2.Vận dụng nguyên tắc tập trung thống lưu trữ 43 3.1.3.Đề xuất xây dựng Văn phòng điện tử quan hành Nhà nước44 3.1.4.Số hóa tài liệu quan Đại học Quốc gia Hà nội 46 3.1.5.Quản lý hồ sơ điện tử quan Đại học Quốc Gia Hà nội 47 3.1.6.Xây dựng chương trình triển lãm tài liệu lưu trữ trực tuyến 47 3.1.7 Ứng dụng công nghệ thông tin nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ 49 3.1.8.Nghiên cứu sử dụng giấy mực bền lâu để in văn bản, tài liệu quan trọng quan 50 3.1.9 Có nhiều sách thu hút nhân lực có trình độ ngoại ngữ vào làm việc quan Đại học Quốc gia Hà nội 51 3.2 Các giải pháp nghiệp vụ lưu trữ 51 3.2.1 Về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 51 3.2.2 Phân loại tài liệu lưu trữ 52 3.2.3 Xác định giá trị tài liệu 54 3.2.4 Thống kê tài liệu lưu trữ 54 3.2.5 Xây dựng công cụ tra cứu khoa học công tác lưu trữ 55 3.3 Các điều kiện cần thiết để thực giải pháp 56 Tiểu kết chương 57 KẾT LUẬN 58 TÀI LIỆU KHAM KHẢO 60 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Lưu trữ Việt Nam có lịch sử trăm năm hình thành phát triển Cách mạng Tháng Tám thành công, nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà đời Trong năm đầu xây dựng nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà, Đảng Chủ tịch Hồ Chí Minh trọng đến cơng tác Văn thư - Lưu trữ Sớm nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư - Lưu trữ, ngày 8/9/1945, Bộ trưởng Bộ Nội vụ Võ Nguyên Giáp ký sắc lệnh thành lập bổ nhiệm Giám đốc Nha Lưu trữ Công văn Thư viện tồn quốc Cho đến nay, cơng tác Văn thư - Lưu trữ quan, tổ chức, doanh nghiệp quan tâm, trọng đặt lên vị trí hàng đầu Đối với quan, tổ chức; cơng tác Văn thư - Lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy mỗi quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung,là trình hoạt động sản sinh văn giấy tờ có liên quan tài liệu có giá trị cần lưu trữ, bảo quản an tồn Làm tốt cơng tác cơng văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý, giải cơng việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho mỡi quan, tổ chức Thực tế chứng minh, Đại học Quốc gia Hà Nội trung tâm đào tạo đại học, sau đại học nghiên cứu, ứng dụng, chuyển giao khoa học - công nghệ đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao, đạt trình độ tiên tiến, làm nòng cốt hệ thống giáo dục đại học, đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế xã hội đất nước Thực tế chứng minh, tài liệu lưu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội có ý nghĩa quan trọng cung cấp thông tin khứ cho viêc nghiên cứu, biên soạn lịch sử, cung cấp cứ, chứng pháp lý xác thực phục vụ cho hoạt động quản lý Đại học Quốc gia Hà Nội Trong trình hoạt động từ thành lập nay, tài liệu lưu trữ quan sản sinh khối lượng lớn Tuy nhiên, để phát huy tiềm to lớn, tài liệu lưu trữ phải tổ chức khai thác sử dụng cách hợp lý Muốn vậy, kho lưu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội cần có biện pháp tổ chức khoa học tài liệu, đảm bảo cho tài liệu kho phân loại, xác định giá trị, xây dựng hồn thiện hệ thống cơng cụ tra cứu khoa học tài liệu Từ tổ chức hình thức khai thác sử dụng hợp lý, đáp ứng nhu cầu thông tin ngày rộng rãi cán Đại học Quốc gia Hà Nội Do đó, việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nhiệm vụ quan trọng cần thiết tình hình Đại học Quốc gia Hà Nội Nhận thức ý nghĩa, tác dụng vai trò của tài liệu lưu trữ, năm qua, công tác lưu trữ Cơ quan Đại học Quốc gia bước quan tâm Tuy nhiên so với quan, nhận thức chưa đầy đủ tầm quan trọng cơng tác lưu trữ, chưa có đầu tư nhận thức, kinh phí cho cơng tác lưu trữ, vấn đề tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ kho lưu trữ Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội chưa thực Tài liệu thu dừng mức phân loại, chỉnh lý, phục vụ cho mục đích tra tìm, chưa lập hồ sơ,chưa đánh giá giá trị tài liệu Với khối lượng tài liệu có giá trị phục vụ cho hoạt động quản lý, nghiên cứu khoa học, hoạt động đào tạo Cơ quan Đại học Quốc gia sản sinh chưa tổ chức khoa học quản lý chặt chẽ Xuất phát từ lý trên, tác giả chọn đề tài “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ quan Đại học Quốc gia Hà Nội” làm sở để nghiên cứu thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ quan Đại học Quốc gia Hà Nội đề xuất số biện pháp nhằm tăng cường, kiện tồn cơng tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội Mục tiêu nghiên cứu Thực đề tài này, tác giả mong mốn giải mục tiêu sau: Thông qua việc nghiên cứu để làm rõ sở lý luận tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ quan Đại học Quốc gia Hà nội Đề giải pháp tối ưu nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ quan Đại học Quốc gia Hà nội Nhiệm vụ nghiên cứu Đề đạt mục tiêu nghiên cứu, đề tài sâu vào vấn đề sau: Phân loại, xác định giá trị, thống kê xếp khoa học tài liệu lưu trữ;bảo quản an toàn để phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ thực theo quy định hành Nhà nước quy định liên quan Đại học Quốc gia Hà Nội ban hành Thực biện pháp kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu tài liệu có giá trị có tần số khai thác sử dụng cao có nguy xuống cấp trầm trọng Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Công tác Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ quan Đại học Quốc gia Hà Nội - Phạm vi nghiên cứu Về không gian nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu khối tài liệu lưu trữ hành quan Đại học Quốc gia Hà Nội Về thời gian nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu vấn đề tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội từ năm thành lập đến Lịch sử nghiên cứu đề tài Có thể nói, tổ chức khoa học tài liệu vấn đề nhà nghiên cứu, sinh viên quan tâm Trong phải kể đến vài cơng trình bật như: - Các đề tài luận văn tốt nghiệp thạc sĩ học viên khoa Lưu trữ học- Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn: Hoàng Thị Hương Giang (2014), Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ viện Khoa học Địa chất Khống sản thuộc Bộ Tài ngun Mơi trường; Lê Thanh Hùng (2014), Nghiên cứu giải pháp tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ lịch sử Thành phố Đà Nẵng; Nguyễn Mai Hương (2008), Tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật an toàn xây dựng - Bộ Xây dựng; Hồng Văn Thanh(2010) - Cơng tác lưu trữ trường Cao đẳng thực trạng giải pháp; - Các nghiên cứu, trao đổi liên quan đăng tạp chí ngành lưu trữ: Nguyễn Văn Hàm (2003), Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ nhìn nhận từ thực tiễn Việt Nam Tạp chí Khoa học ĐHQGHN, Tạp chí Khoa học Xã hội Nhân văn, tập XIX, số 3, 2003; Vương Đình Quyền (1990), 45 năm lưu trữ Việt Nam - Những chặng đường xây dựng phát triển; Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (Bộ Nội vụ) (2008), Kỷ yếu hội nghị khoa học quốc tế “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ Quốc” - Đề tài: “Mẫu khung phân loại tài liệu tổ chức trị - xã hội từ Trung ương đến cấp tỉnh“ (Tài liệu lưu trữ Trung ương Đồn TNCS Hồ Chí Minh nhóm tác giả Vũ Hồng Mây, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng) Những cơng trình nghiên cứu khoa học kể đem lại đóng góp quan trọng, đáng kể cho việc nghiên cứu việc tổ chức tài liệu lưu trữ quan, tổ chức nước, song lại chưa có tài liệu đề cập trực tiếp đến việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội Đến năm 2013, luận văn “Nghiên cứu xây dựng quy trình ISO 9001:2008 áp dụng công tác lưu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội” tác giả Vũ Thị Tân chọn không gian nghiên cứu khối quan Đại học Quốc gia Hà Nội Tuy nhiên, vấn đề nghiên cứu tác giả việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ khối quan Đại học Quốc gia Hà Nội, mà tập trung vào việc nghiên cứu, đánh giá xây dựng quy trình ISO 9001:2008 áp dụng công tác lưu trữ Như vậy, có nhiều viết, luận văn cơng trình nghiên cứu khoa học vấn đề tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ quan nhà nước, quan Đảng tổ chức trị xã hội Tuy nhiên, nghiên cứu cơng tác tổ chức khoa học tài liệu Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội chưa có cơng trình đề cập tới PL15 Nghiệp vụ chỉnh lý thực theo hướng dẫn Công văn số 283/VTLTNNNVTW ngày 19/5/2004 Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước Điều 31 Xác định giá trị tài liệu Bộ phận văn thư, lưu trữ ĐHQGHN, văn thư, lưu trữ đơn vị có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng, Trưởng Phòng Hành xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình lãnh đạo ĐHQGHN, lãnh đạo đơn vị ban hành sau có ý kiến thẩm định quan có thẩm quyền Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt yêu cầu sau: a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu bảo quản có thời hạn số năm cụ thể; b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy Việc tiêu hủy phải lập biên có xác nhận người thực việc tiêu hủy lãnh đạo phụ trách Giám đốc ĐHQGHN ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu ĐHQGHN sau thoả thuận thống với Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Điều 32 Hội đồng xác định giá trị tài liệu Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, Giám đốc ĐHQGHN, Thủ trưởng đơn vị định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho Giám đốc, Thủ trưởng đơn vị việc định: - Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản; - Danh mục tài liệu hết giá trị loại để tiêu hủy Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm: - Chánh Văn phòng hay Thủ trưởng đơn vị: Chủ tịch Hội đồng; - Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu: Uỷ viên; - Đại diện viên chức lưu trữ ĐHQGHN hay viên chức lưu trữ đơn vị: Uỷ viên; - Đại diện Ban Thanh tra Pháp chế ĐHQGHN hay tra đơn vị: Uỷ viên Hội đồng làm việc theo phương thức sau: - Từng thành viên Hội đồng xem xét văn quy định Khoản Điều này; danh mục tài liệu hết giá trị, cần kiểm tra thực tế tài liệu đề nghị tiêu hủy (nếu cần); - Hội đồng thảo luận tập thể biểu theo đa số; - Thơng qua biên bản, trình Giám đốc ĐHQGHN hay Thủ trưởng đơn vị định Điều 33 Tiêu hủy tài liệu hết giá trị Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước lúc tiêu huỷ PL16 a) Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước thẩm tra tài liệu ĐHQGHN đơn vị nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III b) Lưu trữ ĐHQGHN thẩm tra tài liệu đơn vị không thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Thẩm quyền định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị a) Giám đốc ĐHQGHN, Thủ trưởng đơn vị có nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị sau có ý kiến thẩm định văn Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước b) Thủ trưởng đơn vị không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III định tiêu hủy tài liệu hết giá trị đơn vị sau có ý kiến thẩm định văn ĐHQGHN Thủ tục hồ sơ tiêu huỷ tài liệu hết giá trị a) Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị thực sau có định văn người có thẩm quyền phải lập thành biên có xác nhận người thực việc tiêu huỷ xác nhận ĐHQGHN, đơn vị có tài liệu b) Khi tiêu huỷ tài liệu phải huỷ hết thông tin tài liệu Việc huỷ tài liệu hết giá trị thực quan, đơn vị máy huỷ tài liệu sở tái chế giấy hợp pháp Nghiêm cấm việc bán tài liệu cần tiêu huỷ để sử dụng vào mục đích khác c) Hồ sơ việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bao gồm: - Văn đề nghị đơn vị (kèm theo danh mục tài liệu hết giá trị); - Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu ĐHQGHN, đơn vị; - Biên họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu ĐHQGHN, đơn vị; văn thẩm định Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hay ĐHQGHN; - Quyết định Giám đốc ĐHQGHN hay Thủ trưởng đơn vị việc tiêu huỷ (kèm theo danh mục tài liệu hết giá trị tiêu huỷ); biên có xác nhận người thực việc tiêu huỷ quan, đơn vị có tài liệu; - Biên có ký xác nhận người thực việc tiêu hủy quan, đơn vị có tài liệu d) Hồ sơ việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải bảo quản quan, đơn vị có tài liệu bị tiêu huỷ thời hạn hai mươi năm kể từ ngày tài liệu bị tiêu huỷ e) Nghiêm cấm đơn vị, cá nhân tự tiêu hủy hồ sơ, tài liệu quan bất PL17 kỳ hình thức Điều 34 Thời hạn nợp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử Văn phòng ĐHQGHN có trách nhiệm tổ chức thực giao nộp tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III a) Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo quy định khoản 2, Điều Trường hợp muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn giao nộp phải đồng ý văn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, thời gian giữ lại không 01 năm b) Thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử thực theo công văn số 319/VTLTNN-NVTW ngày 01 tháng năm 2004 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn thực giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử cấp c) Những hồ sơ, tài liệu ĐHQGHN đơn vị không thuộc diện nộp vào lưu trữ lịch sử bảo quản lưu trữ quan hết giá trị bảo quản làm thủ tục tiêu hủy theo quy định pháp luật Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thực theo Công văn số 262/LTNN-NVTW ngày 12/6/2001 văn khác Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Hướng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu quan hành nhà nước trung ương thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Thời hạn giao nộp loại tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III a) Tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ, tài liệu xây dựng bản: sau mười năm, kể từ năm tài liệu giao nộp vào lưu trữ hành ĐHQGHN, đơn vị; b) Tài liệu phim, ảnh, phim điện ảnh mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình, tài liệu khác: sau hai năm, kể từ năm tài liệu giao nộp vào lưu trữ hành ĐHQGHN đơn vị; c) Tài liệu mật sau giải mật nộp lưu vào lưu trữ lịch sử Điều 35 Thống kê tài liệu lưu trữ Đối tượng thống kê lưu trữ bao gồm: Viên chức lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ tài liệu lưu trữ Số liệu thống kê lưu trữ định kỳ hàng năm tính từ ngày 01 tháng 01 đến 24 ngày 31 tháng 12 Hàng năm, đơn vị có trách nhiệm thực chế độ báo cáo thống kê thông tin, số liệu công tác văn thư, lưu trữ gửi ĐHQGHN; phận lưu trữ PL18 ĐHQGHN có trách nhiệm tổng hợp báo cáo Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Bộ phận lưu trữ ĐHQGHN đơn vị phải lập sổ thống kê để theo dõi quản lý khối tài liệu có kho, tài liệu thu thập hàng năm, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử hay lưu trữ quan …… GIÁM ĐỐC Đã ký Phùng Xuân Nhạ PL19 PHỤ LỤC BẢNG HƯỚNG DẪN XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI *Căn xây dựng bảng hướng dẫn xác định giá trị tài liệu cho Đại học Quốc gia Hà nội - Căn vào quy định Nhà nước Đại học Quốc gia xác định giá trị tài liệu Quyết định sô 5626/QĐ- BGDĐT ngày 18/12/2012 ban hành quy chế công tác lưu trữ quan thuộc Bộ Thông tư 27/2016/TT-BGDĐT quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành Giáo dục; Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/2011 Bộ Nội Vụ ban hành quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan tổ chức Quyết định số 2889/QĐ-ĐHQGHN ngày 23/8/2013 công tác văn thư lưu trữ Đại học Quốc gia Hà nội - Căn vào chức nhiệm vụ cấu tổ chức Đại học Quốc gia Hà Nội - Căn vào hình thành tài liệu trình hoạt động - Căn vào nhu cầu quản lý khai thác tài liệu cán bộ, viên chức, học viên, sinh viên Đại học Quốc gia Hà nội * Cấu tạo bảng hướng dẫn hoạt động Đại học Quốc gia Hà Nội Bảng hướng dẫn xác định giá trị tài liệu hay nói xác Bảng thời hạn bảo quản tài liệu gồm phần: phần mở đầu, phần danh mục hồ sơ có thời hạn bảo quản phần hướng dẫn sử dụng - Phần mở đầu: Nêu rõ nguyên tắc phương pháp xây dựng - Phần danh mục hồ sơ có thời hạn bảo quản: xếp theo cột sau: Cột 1: Số thứ tự Cột 2: Tên hồ sơ Cột 3: Thời hạn bảo quản Cột 4: Ghi Và xếp theo mức sau: -Tài liệu bảo quản có thời hạn: năm, 10 năm, 20 năm PL20 + Tài liệu báo cáo sơ kết, tổng kết phòng, ban chức + Tài liệu công tác cán bộ: tiếp nhận, điều chuyển, nâng lương, nâng ngạch, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại + Tài liệu nghỉ chế độ bảo hiểm + Tài liệu hợp đồng lao động + Tài liệu dịch vụ chuyển giao khoa học công nghệ + Tài liệu phát động thi đua + Tài liệu liên kết đào tạo + Tài liệu y tế + Tài liệu mua sắm thiết bị, vật tư + Tài liệu thống kê, lý tài sản + Tài liệu tra đào tạo + Tài liệu chuyến công tác + Tài liệu bồi dưỡng lớp nghiệp vụ + Tài liệu phòng cháy, chữa cháy -Tài liệu bảo quản vĩnh viễn: Đó tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ chủ yếu lịch sử Đại họcQuốc gia Hà Nội, có giá trị sử dụng lâu dài công tác xây dựng phát triển nghiên cứu lịch sử giáo dục đại học +Tài liệu văn quy phạm pháp luật thành lập Đại học Quốc gia Hà Nội thay đổi(nếu có) + Tài liệu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu Đại học Quốc gia Hà Nội + Tài liệu quan cấp Chính phủ, Bộ GD- ĐT nghiệp vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học chuyển giao công nghệ, hợp tác quốc tế +Tài liệu nâng hạng trường + Tài liệu xét tốt nghiệp công nhận tốt nghiệp + Tài liệu thành lập hội đồng (Hội đồng Khoa học, hội đồng tư vấn ) + Tài liệu báo cáo tài chính, sổ sách kế tốn tổng hợp thu-chi ngân sách Nhà nước + Hồ sơ hoàn cơng hạng mục cơng trình bản: Trụ sở chính, Trung tâm Thơng tin Thư viện, Kí túc xá sinh viên PL21 + Sổ cấp tốt nghiệp + Sổ cấp Thạc sĩ, Tiến sĩ BẢNG HƯỚNG DẪN XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TÊN HỒ SƠ STT THỜI HẠN BẢO QUẢN I.Tài liệu Đào tạo I.1 Đào tạo Đại học 01 Hồ sơ Chính phủ, Bộ phê duyệt chủ trương thành lập cho phép thành lập trường 02 Hồ sơ phê duyệt chủ trương thành lập cho phép thành lập phân hiệu sở giáo dục đại học 03 Vĩnh viễn Vĩnh viễn Hồ sơ thành lập cho phép thành lập, cho phép hoạt động đào tạo, đình hoạt động với phân hiệu sở Vĩnh viễn giáo dục đại học 04 Hồ sơ phân tầng sở giáo dục Vĩnh viễn 05 Hồ sơ công nhận xếp hạng sở giáo dục Vĩnh viễn 06 Hồ sơ liên kết đào tạo đại học 07 Hồ sơ đào tạo văn đại học thứ hai 08 Hồ sơ xây dựng phương án đảm bảo chất lượng đầu vào tuyển sinh Vĩnh viễn Vĩnh viễn 09 Hồ sơ xây dựng, ban hành chương trình đào tạo đại học Vĩnh viễn 10 Hồ sơ công nhận tốt nghiệp cấp đại học Vĩnh viễn 11 Hồ sơ thành lập hội đồng trường bổ nhiệm chủ tịch hội đồng 12 Hồ sơ công nhận sở giáo dục đại học đạt chuẩn quốc gia 13 Hồ sơ biên soạn, thẩm định, phê duyệt tài liệu bồi dưỡng, tài liệu hướng dẫn giảng dạy trình độ đại học 14 Hồ sơ biên soạn lựa chọn, thẩm định, phê duyệt Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm 20 năm GHI CHÚ PL22 giáo trình(mơn lý luận trị ) để làm tài liệu giảng dạy, học tập sở giáo dục đại học 15 Tài liệu giảng dạy giáo viên I.2 Đào tạo Tiến sĩ 16 Hồ sơ xác định tiêu tuyển sinh năm 17 Hồ sơ liên kết đào tạo trình độ tiến sĩ với sở giáo dục nước 18 Quyết định công nhận nghiên cứu sinh, đề tài hướng nghiên cứu, người hướng dẫn thời gian đào tạo 20 năm Vĩnh viễn năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn 19 Các tài liệu khác liên quan đến tuyển sinh Vĩnh viễn 20 Tài liệu giảng dạy giảng viên Vĩnh viễn 21 Tài liệu công nhận tốt nghiệp cấp tiến sĩ năm I.2 Đào tạo Thạc sĩ 22 Hồ sơ cho phép đào tạo, đình tuyển sinh, thu hồi định chuyên ngành thạc sĩ 23 Hồ sơ liên kết đào tạo trình độ tiến sĩ với sở giáo dục nước 24 Hồ sơ trúng tuyển 25 Bảng điểm tổng hợp kết hoc tập theo học kỳ, năm học, khóa hoc Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 26 Hồ sơ dự tuyển Vĩnh viễn 27 Bài thi hết hoc phần Vĩnh viễn 28 Hồ sơ giảng dạy năm 29 Tài liệu bảo vệ luận văn năm 30 Hồ sơ công nhận tốt nghiệp cấp thạc sĩ năm 31 Hồ so đánh giá luận văn 30 năm 32 Hồ sơ thẩm định xử lý kết thẩm định luận văn(có đơn tố cáo) 33 Tài liệu khác liên quan đến tốt nghiệp Vĩnh viễn 30 năm II Tài liệu Hành chính- Tổng hợp 40 Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác năm nhiều năm PL23 năm Đại học Quốc gia Hà nội 41 Hồ sơ kỷ niệm 10.20 năm thành lập Đại học Quốc gia Hà nội 42 Tập văn lưu Vĩnh viễn 43 Hồ sơ thành lập đơn vị trưc thuộc Vĩnh viễn 45 Hồ sơ giải thể, sáp nhập đơn vị trưc thuộc Vĩnh viễn 46 Hồ sơ chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức đơn vị trực thuộc Vĩnh viễn 47 Hồ sơ nâng hạng Vĩnh viễn 48 Hồ sơ tuyển dụng Vĩnh viễn 49 Quy định, quy chế Đại học Quốc gia Hà nội 70 năm 50 Tài liệu công tác thi đua, khen thưởng 20 năm 51 Hồ sơ hội nghị sơ kết cơng tác 20 năm 52 Tài liệu đón tiếp đoàn khách 20 năm 53 Hồ sơ tổ chức ngày lễ 20 năm 54 Hồ sơ trợ cấp cho cán năm 55 Hồ sơ nâng lương năm 56 Hồ sơ bổ nhiệm cán 20 năm 57 Hồ sơ đóng bảo hiểm xã hội cho cán 70 năm 58 Hồ sơ nghỉ hưu, sức 70 năm 59 Hồ sơ quản lý lao động 70 năm 60 Hồ sơ chuyển ngạch, nâng ngạch 70 năm 61 Hồ sơ hợp đồng ngắn hạn dài hạn 70 năm III Tài liệu Kế hoạch- Tài 62 Tài liệu hướng dẫn, kiểm tra công tác tài 20 năm 63 Quyết tốn thu-chi kinh phí tháng, quý 20 năm 64 Chứng từ thu-chi 20 năm 65 Sổ theo dõi quỹ 20 năm 66 Nhật ký sổ 20 năm 67 Sổ theo dõi chi tạm ứng 20 năm 68 Hồ sơ kiểm kê, đánh giá chất lượng tài sản 20 năm PL24 69 Hồ sơ chi trả đề án, dự án 15 năm 70 Báo cáo biên kiểm tra quỹ 20 năm 71 Tài liệu hợp đồng dịch vụ 20 năm 72 Hồ sơ chi trả hợp đồng lao động Vĩnh viễn 73 Hồ sơ chi trả hợp đồng giảng dạy 10 năm 74 Dự tốn kinh phí thu chi thường xun 10 năm 75 Hồ sơ quy định chi tiêu nội 10 năm 76 Hồ sơ chi tăng thêm khoản cho cán 10 năm 77 Tài liệu giao kế hoạch cho đơn vị 20 năm IV.Tài liệu công tác phục vụ đào tạo 78 Tài liệu chương trình, kế hoạch Đại học Quốc gia Hà nội năm 79 Tài liệu an toàn lao động sản xuất 80 Tài liệu quản lý sở thực hành 20 năm 81 Tài liệu sáng kiến, cải tiến giải pháp kỹ thuật năm V Tài liệu nghiên cứu khoa học năm 82 Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học giảng viên, nghiên cứu sinh năm + Cấp Nhà nước + Cấp Bộ, ngành + Cấp sở 83 Hồ sơ đánh giá nghiên cứu khoa học sinh viên dự xét giải thưởng sinh viên nghiên cứu khoa học cấp trường 84 Hồ sơ đánh giá đề tài xét tặng giải thưởng cho nghiên cứu khoa học VI.Tài liệu Liên kết Đào tạo 85 Hồ sơ ký kết hiệp định, hợp tác, liên kết việc tiếp nhận lưu hoc sinh nước vào Việt nam học tập 86 Hồ sơ cho phép thành lập, cho phép hoạt động giáo dục, đình tuyển sinh,chấm dứt hoạt độn giáo dục, hợp sở giáo dục có vốn đầu tư nước ngồi Việt Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm 10 năm Vĩnh viễn PL25 nam 87 Hồ sơ điều chỉnh, bổ sung hoạt động giáo duc, ngành đào tạo sở giáo duc có vốn đầu tư nước Vĩnh viễn Việt nam 88 Hồ sơ phê duyệt đề án, gia hạn đề án, đình tuyển sinh, chấm dứt chương trinh liên kết đào tạo 89 Hồ sơ tuyển sinh học bổng Hiệp định liên kết đào tạo 90 Hồ sơ lưu học sinh Việt nam học nước tiếp nhận nước 91 Hồ sơ lưu học sinh nước vào học sở giáo dục Việt nam 92 Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Danh sách thống kê năm lưu học sinh Việt nam học tập nước ngồi có sử dụng ngân sách Nhà nước Vĩnh viễn nước 93 Hồ sơ không trúng tuyển ứng viên dự tuyển học nước ngân sách Nhà nước 94 Hồ sơ tuyển chọn chuyên gia giáo dục làm việc nước ngồi 95 Hồ sơ khơng trúng tuyển ứng viên dự tuyển chọn chuyên gia giáo dục làm việc nước ngồi VII Tài liệu Cơng tác sinh viên 96 Hồ sơ khen thưởng công nhận danh hiệu sinh viên 20 năm 20 năm năm Vĩnh viễn năm + Cấp Đại học Quốc gia Hà nội + Cấp trường 97 Hồ sơ theo dõi, tổng hợp, thống kê đề xuất công tác phát triển Đảng sinh viên 98 Hồ sơ theo dõi, xử lý vấn đề an ninh, trị liên quan đến sinh viên 99 Hồ sơ theo dõi hoạt động liên quan đến lối sống 20 năm 10 năm 10 năm PL26 sinh viên 100 Hồ sơ chăm sóc sức khỏe 101 Hồ sơ tổ chức tư vấn học tập, nghề nghiệp, việc làm cho sinh viên 10 năm năm VIII Tài liệu Quản Trị- Tài sản 102 Tài liệu mua sắm tài sản 103 Tài liệu quản lý, sử dụng trang thiết bị 104 Tài liệu kiểm kê tài sản 20 năm 105 Tài liệu lý tài sản 20 năm 106 Hồ sơ thiết kế thi công hạng mục cơng trình như: kí túc xá, thư viện, hội trường lớn năm 20 năm 107 Tài liệu sửa chữa, cải tạo 108 Tài liệu an tồn lao động, phòng cháy chữa cháy 109 Tài liệu công tác an ninh trật tự năm IX Tài liệu hoạt động của đơn vị trực tḥc 10 năm 110 Chương trình kế hoạch đào tạo, học tập, giảng dạy 10 năm 111 Tài liệu theo dõi tiến độ giảng dạy giảng viên 112 Tài liệu đề tài nghiên cứu khoa học 20 năm 113 Tàu liệu phong trào thi đua năm 114 Sổ sách ghi chép họp, hội thảo 20 năm X.Tài liệu của Đảng bộ Đại học Quốc gia Hà nội năm 115 Hồ sơ thực Nghị Ban chấp hành TW, Bộ Chính trị, Ban Bí thư, Ban Cán Đảng 116 20 năm Vĩnh viễn 20 năm Hồ sơ chương trình, kế hoạch, báo cáo sơ kết, tổng kết năm Đảng ủy 117 Tập báo cáo sơ kết tháng, tổng kết năm chi trực thuộc Đảng Vĩnh viễn 118 Hồ sơ đánh giá, xếp loại tổ chức sở Đảng, đảng viên Vĩnh viễn 119 Hồ sơ trao tặng huy hiệu Đảng 10 năm 120 Sổ ghi biên họp Đảng 20 năm 121 Thông báo kết luận kỳ họp Đảng 10 năm PL27 122 Báo cáo công tác phát triển đảng viên 123 Hồ sơ hoạt động kiểm tra, giám sát Uỷ ban kiểm tra Đảng ủy, tổ chức Đảng trực thuộc Vĩnh viễn 10 năm 124 Hồ sơ Đảng viên 10 năm 125 Tập báo cáo kết nạp Đảng viên 20 năm 126 Báo cáo chuyển Đảng 70 năm 127 Hồ sơ khen thưởng Đảng viên 10 năm 128 Sổ phát thẻ Đảng viên 10 năm 129 Tập văn tổ chức hoạt động 70 năm XI Tài liệu Đoàn Thanh niên Vĩnh viễn 130 Tập văn đạo hướng dẫn TW, Đoàn TN, Ban Thường vụ 20 năm 131 Hồ sơ tổng kết công tác năm Đoàn TN 132 Hồ sơ Đại hội Đoàn TN Vĩnh viễn 133 Hồ sơ thực chương trình Đoàn TN Vĩnh viễn 134 Hồ sơ Đại hội Chi đồn Vĩnh viễn XII.Tài liệu của Cơng đoàn 135 Tập văn đạo, hướng dẫn tổ chức Công đoàn cấp 20 năm 10 năm 136 Hồ sơ Đại hội Cơng đồn 137 Hồ sơ bầu Ban chấp hành Cơng đồn Vĩnh viễn 138 Hồ sơ trợ cấp khó khăn cho cơng đồn viên Vĩnh viễn 139 Hồ sơ tỏ chức hoạt động ngày lễ 10 năm 140 Sổ biên họp Ban chấp hành cơng đồn 10 năm 141 Hồ sơ thành lập tổ cơng đồn trực thuộc 10 năm PL28 - Phần kết: Hướng dẫn sử dụng + Áp dụng cho nhóm tài liệu Nhóm 1: Tài liệu Đào tạo Nhóm 2: Tài liệu Hành chính- Tổng hợp Nhóm 3: Tài liệu Kế hoạch- Tài Nhóm 4: Tài liệu cơng tác phục vụ đào tạo Nhóm 5: Tài liệu nghiên cứu khoa học Nhóm 6: Tài liệu Liên kết Đào tạo Nhóm 7: Tài liệu Cơng tác sinh viên Nhóm 8: Tài liệu Quản Trị- Tài sản Nhóm 9: Tài liệu hoạt động đơn vị trực thuộc Nhóm 10: Tài liệu Đảng Đại học Quốc gia Hà nội Nhóm 11:Tài liệu Đồn Thanh niên Nhóm 12: Tài liệu Cơng đồn *Hướng dẫn áp dụng cho tài liệu phổ biến: Bảng hướng dẫn xác định giá trị tài liệu dùng để bảo quản cho hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động Đại học Quốc gia Hà nội phải đảm bảo yêu cầu sau: Mức xác định thời hạn bảo quản cho mỗi hồ sơ, tải liệu không thấp mức quy định bảng Khi lựa chọn giáo nộp hồ sơ vào Lưu trữ lịch sử phải xem xét mức độ đầy đủ, thời điểm lịch sử để nâng mức thời hạn bảo quản lên mức cao Với tài liệu hết thời hạn, cần xem xét kỹ đánh giá lại, cần thêm thời hạn bảo quản Trong thực tế hoạt động có hồ sơ chưa quy định bảng vận dụng mức thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu tương ứng để áp dụng (DỰ THẢO) Chú thích: Do tác giả xây dựng bảng hướng dẫn xác định giá trị PL29 ... tác giả chọn đề tài Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ quan Đại học Quốc gia Hà Nội làm sở để nghiên cứu thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ quan Đại học Quốc gia Hà Nội đề xuất số biện... QUỐC GIA HÀ NỘI 15 2.1 Vài nét Đại học Quốc gia Hà Nội cấu tổ chức tổ chức lưu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội 15 2.2 Thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu lưu trữ quan Đại học. .. cứu khối tài liệu lưu trữ hành quan Đại học Quốc gia Hà Nội Về thời gian nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu vấn đề tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội từ năm thành lập