Tổ chức quản lý tài liệu chuyên môn ở đại học quốc gia hà nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Lê Thị Hằng Nhung TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU CHUYÊN MÔN Ở ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC Hà Nội, 2019 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Lê Thị Hằng Nhung TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU CHUYÊN MÔN Ở ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI Chuyên ngành: Mã số: Lưu trữ học 60 32 03 01 LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC Người hướng dẫn: PGS.TS Đào Đức Thuận XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG Chủ tịch hội đồng chấm luận văn thạc sĩ khoa học Giáo viên hướng dẫn TS Nguyễn Liên Hương PGS.TS Đào Đức Thuận Hà Nội, 2019 DANH MỤC TỪ NGỮ VIẾT TẮT C c Công tác lưu trữ CTLT Cơ sở Dữ liệu CSDL nt ưv ưu trữ nư c C c Tv Đại học Quốc gia Hà Nội ĐHQGH Đại học Tổng hợp Hà Nội ĐHTHH T Giáo d c v Đ o tạo GD&ĐT Khoa học công nghệ KHCN Nghiên cứu khoa học NCKH Trung tâm TT Trung t m ưu trữ Quốc g III TTLTQG III Thông tin – T v ện TT-TV MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài M c tiêu nhiệm v nghiên cứu Phạm v v đố tượng nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề P ương p áp ng ên cứu 10 Đ ng g p c Bố c c c đề t 10 đề tài 11 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 12 PHẦN NỘI DUNG 17 Chương Khái quát ĐHQGHN tài liệu chuyên môn ĐHQGHN 17 1.1 Khái quát Đại học Quốc gia Hà Nội 17 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển ĐHQGH 17 1.1.2 Cơ cấu tổ chức 21 1.1.3 Chức n ng, n ệm v quyền hạn 24 1.2 Tài liệu hoạt động đ o tạo nghiên cứu khoa học ĐHQGH 25 1.2.1 Hoạt động đ o tạo nghiên cứu khoa học 25 1.2.2 Tài liệu chun mơn hình thành hoạt động ĐHQGH 27 1.2.2.1 Khái niệm v đặc đ ểm c a tài liệu chuyên môn ĐHQGH 27 1.2.2.2 Thành phần, nội dung tài liệu chuyên môn ĐHQGH 28 1.2.2.3 Ý ng ĩ c a tài liệu chun mơn hình thành tạ ĐHQGH 31 Tiểu kết chương 34 Chương Thực trạng công tác tổ chức quản lý tài liệu chuyên môn ĐHQGHN 35 2.1 Khái niệm tổ chức quản lý 35 2.1.1 Khái niệm tổ chức 35 2.1.2 Khái niệm quản lý 35 2.2 Các v n đạo việc tổ chức quản lý tài liệu chuyên môn ĐHQGH 36 2.2.1 Các quy định c nư c 36 2.2.2 Các quy định c ĐHQGH 39 2.3 Thực trạng công tác tổ chức quản lý tài liệu chuyên môn ĐHQGH 41 2.3.1 Tổ chức phận quản lý lưu trữ 41 2.3.2 Tuyển d ng, bố trí người l m lưu trữ 43 2.3.3 Tổ chức kho tàng, trang thiết bị lưu trữ 45 2.3.4 Tổ chức thực nghiệp v lưu trữ 48 2.3.4.1 Công tác thu thập bổ sung hồ sơ t l ệu 48 2.3.4.2 Phân loại tài liệu lưu trữ 50 2.3.4.3 Xác định giá trị tài liệu 51 2.3.4.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ 52 2.3.4.5 Tổ chức khai thác, sử d ng tài liệu 57 2.3.5 Thanh tra, kiểm tra xử lý vi phạm lưu trữ 59 2.4 Đán g 60 2.4.1 Kết đạt 60 2.4.2 Tồn hạn chế 61 2.4.3 Nguyên nhân 63 Tiểu kết chương 65 Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ chuyên môn ĐHQGHN 67 3.1 Các giải pháp tổng thể 67 3.1.1 Nâng cao nhận thức lãn đạo qu n, đơn vị cá nhân 67 3.1.2 C thể hóa, xây dựng hồn thiện hệ thống v n pháp lý 68 3.1.3 Nâng cao chất lượng độ ngũ cán bộ, công chức 69 3.1.4 Xây dựng p ương án tổ chức lưu trữ qu n v t ng cường sở vật chất ph c v công tác lữu trữ hồ sơ, t l ệu 71 3.2 Các giải pháp nghiệp v 74 3.2.1 Xây dựng, hoàn thiện danh m c thành phần hồ sơ t l ệu lưu trữ chuyên môn 74 3.2.2 Xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ chuyên môn ĐHQGH 77 3.2.3 Lập kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu v o ưu trữ Cơ qu n v ưu trữ Lịch sử 84 3.2.4 Tổ chức thực chỉnh lý tài liệu chuyên môn 87 Tiểu kết c ương 88 KẾT LUẬN 89 PHỤ LỤC 90 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Nghị số 29-NQ/TW c a Ban chấp m n Trung ương Đảng đổi c n bản, toàn diện giáo d c v đ o tạo đáp ứng yêu cầu cơng nghiệp hóa, đại đ ều kiện kinh tế thị trường xã hội ch ng ĩ v quốc tế nêu rõ “G áo d c v Đ o tạo quốc sác Đảng, nư c c ội nhập ng đầu, nghiệp c a to n d n” G áo d c v đ o tạo l trìn tr o đổi, truyền đạt bồ dưỡng tri thức cho cá nhân cộng đồng c a hệ trư c cho hệ s u, để hệ sau tiếp nhận, rèn luyện, hòa nhập phát triển động đồng xã hội M c tiêu c a giáo d c v đ o tạo c a quốc g n o ng t i phát triển người thể lực, trí lực, tri thức tình cảm, xây dựng hệ cơng d n đáp ứng yêu cầu phát triển c đất nư c Do đ , phát triển giáo d c v đ o tạo xây dựng m ng v n d n tộc v l sở để phát triển v n ệt Nam tiên tiến đậm đ sắc v n hóa dân tộc Đại học Quốc gia Hà Nội sở giáo d c đại học công lập l n nư c, bao gồm tổ hợp trường đại học, viện nghiên cứu khoa học thành viên thuộc lĩn vực chuyên môn khác nhau, tổ chức theo hai cấp để đ o tạo trìn độ c a giáo d c đại học; l trung t m đ o tạo, nghiên cứu khoa học, công nghệ đ ng n , đ lĩn vực chất lượng c o nư c ưu t ên đầu tư p át tr ển Tài liệu c un mơn sản sinh hình thành q trình hoạt động c a ĐHQGH khơng minh chứng cho hoạt động đ o tạo, nghiên cứu khoa học c ĐHQGH m l nguồn t ông t n đáng t n cậy để tham khảo q trình hoạc định sách, kế hoạch phát triển nguồn nhân lực, kinh tế- xã hộ triển c a xã hộ n đ ng v trò v ý ng ĩ qu n trọng đối v i phát c ung v đối v i quản lý hoạt động chun mơn nói riêng Nhận thức vai trị c a Tài liệu chun mơn nghiệp v ngành Giáo d c, n m 2016, Bộ Giáo d c v Đ o tạo b n n T ông tư số 27/2016/TT5 BGDĐT ng y 30/12/2016 quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp v c a ngành giáo d c Đ y l sở pháp lý quan trọng cho việc tổ chức quản lý tài liệu chuyên môn c a ngành Giáo d c v đ o tạo nói chung c Đại học Quốc gia Hà Nội nói riêng Tuy nhiên, việc tổ chức quản lý khối tài liệu chuyên môn ĐHQGH c quan tâm thỏ đáng, công tác lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ tài liệu hoạt động đ o tạo, hoạt động nghiên cứu khoa học c đ v o nề nếp theo quy chuẩn định Qua thời gian, tài liệu n y k ông xếp, tổ chức đư v o bảo quản cẩn thận dẫn t i tình trạng hỏng, mát tài liệu Từ đ ản ưởng l n đến công tác nghiên cứu, hoạc định sách, ch trương p ương ng giáo d c v đ o tạo không khai thác giá trị thông tin chứa tài liệu Nhận thức tầm quan trọng c a vấn đề này, cán thuộc P òng H n c ín , n p òng ĐHQGH , mong muốn nghiên cứu công tác tổ chức quản lý tài liệu c uyên môn để t m mưu c o ãn đạo n p òng v Lãn đạo ĐHQGHN việc quản lý đồng thống tài liệu lưu trữ c a ĐHQGH đồng thời góp phần thực tốt quy định c a nư c Vì vậy, tơi lựa chọn đề t “Tổ chức quản lý tài liệu chuyên môn Đại học Quốc gia Hà Nội” l m đề tài luận v n cao học c uyên ng n ưu trữ học Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu * Mục tiêu nghiên cứu V đề tài, tác giả mong muốn đạt m c tiêu c thể sau: - Khảo sát v đán g t ực trạng công tác tổ chức quản lý tài liệu chuyên môn Đại học Quốc gia Hà Nội - Đề xuất giải pháp phù hợp nâng cao hiệu tổ chức quản lý tài liệu chun mơn nhằm bảo quản góp phần phát huy giá trị tài liệu lưu trữ công xây dựng, đổi m i phát triển giáo d c đại học Việt Nam * Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực m c tiêu nghiên cứu trên, luận v n đặt giải nhiệm v sau: - Tìm hiểu vấn đề lý luận v p áp lý l ên qu n đến tổ chức quản lý tài liệu chuyên môn - Khảo sát công tác tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ chuyên môn ĐHQGH v đơn vị đ o tạo thuộc ĐHQGH - Nghiên cứu, đề xuất giải pháp hồn thiện cơng tác tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ chuyên môn ĐHQGH v đơn vị đ o tạo thuộc ĐHQGH Phạm vi đối tượng nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu: Thành phần, nội dung giá trị tài liệu chun mơn hình thành hoạt động c ĐHQGH v cách thức tổ chức, quản lý khối tài liệu chuyên môn ĐHQGH 3.2 Phạm vi nghiên cứu Về thời gian, tập trung nghiên cứu công tác tổ chức quản lý tài liệu chuyên môn c ĐHQGH kể từ thành lập n m 1993 đến 2017 Về không gian nghiên cứu, ĐHQGHN sở giáo d c đại học đ ng n đ lĩn vực v ơn 30 đơn vị thành viên trực thuộc Tuy nhiên, thờ g n v trìn độ cịn hạn chế, tác giả c c đ ều kiện khảo sát công tác lưu trữ tài liệu chuyên môn tất đơn vị thuộc ĐHQGH đề tài ch yếu tập trung nghiên cứu công tác tổ chức, quản lý tài liệu chuyên môn B n Đ o tạo Ban Khoa học Công nghệ, ĐHQGH quản lý Hoạt động c ĐHQGH n oạt động c sở giáo d c khác nư c ch yếu hoạt động đ o tạo nghiên cứu khoa học Do nội dung nghiên cứu c đề tài gi i hạn tập trung nghiên cứu tổ chức quản lý bao gồm vấn đề: Tổ chức phận quản lý lưu trữ; Tuyển d ng, bố trí ngườ l m lưu trữ; Tổ chức kho tàng, trang thiết bị lưu trữ; Tổ chức thực nghiệp v lưu trữ; Thanh tra, kiểm tra xử lý vi phạm lưu trữ tài liệu chuyên môn ĐHQGH gồm nhóm tài liệu ch yếu: tài liệu hoạt động đ o tạo tài liệu nghiên cứu khoa học đ ng c ếm số lượng l n Cơ qu n ĐHQGH Đề tài không nghiên cứu khối tài liệu hành tài liệu ng e n ìn n p m ản , b ng g m, g ìn Lịch sử nghiên cứu vấn đề Qua trình tìm hiểu khảo sát thực tiễn, tác giả nhận thấy, ng nghiên cứu công tác lưu trữ sở giáo d c ng nghiên cứu m i c ng n ưu trữ Nhiều cơng trình nghiên cứu thực cách quy mô, hiệu quả, c đ ng g p qu n trọng khoa học thực tiễn ví d : - Đề tài luận v n t ạc sĩ “Cơ sở khoa học xác định loại tài liệu có giá trị trường đại học cần nộp vào lưu trữ” c tác g ả guyễn Trọng B ên n m 2003 Trong cơng trìn ng ên cứu n y, tác g ả đề cập k quát t n p ần, nộ dung v ý ng ĩ c t l ệu lưu trữ c uyên môn g áo d c v đ o tạo sở g áo d c đ o tạo Kết ng ên cứu c đề t l sở k o ọc c o Bộ GD&ĐT n sở g áo d c b n n v n quy địn công tác lưu trữ Từ n ững t trìn l ệu sản s n oạt động, đơn vị c t ể c ọn lọc đư v o lưu trữ p cv t ết t ực công tác quản lý n công tác c uyên môn đ o tạo, ng ên cứu k o ọc - Đề tài luận v n t ạc sĩ “Công tác lưu trữ trường cao đẳng: Thực trạng giải pháp” c a tác giả Ho ng n T n n m 2010 uận v n đư r thực trạng tổ chức, quản lý công tác lưu trữ, thực nghiệp v lưu trữ số trường c o đẳng đồng thờ đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác lưu trữ trường c o đẳng Tuy n ên, đề t luận v n n y c ỉ ng ên cứu p ạm v trường C o đẳng nên g trị t m k ảo k ông đáng kể ...ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Lê Thị Hằng Nhung TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU CHUYÊN MÔN Ở ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI Chuyên ngành:... QUÁT VỀ ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI VÀ TÀI LIỆU CHUYÊN MÔN CỦA ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 1.1 Khái quát Đại học Quốc gia Hà Nội 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển ĐHQGHN ĐHQGH C ín p , sở tổ c ức,... bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp v c a ngành giáo d c Đ y l sở pháp lý quan trọng cho việc tổ chức quản lý tài liệu chuyên môn c a ngành Giáo d c v đ o tạo nói chung c Đại học Quốc gia Hà Nội