Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ ở công ty trách nhiệm hữu hạn không có vốn sở hữu nhà nước

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TRỊNH THỊ THU HƢƠNG TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI CÁC CHI CỤC THUẾ PHỤC VỤ CÔNG TÁC QUẢN LÝ THUẾ TẠI ĐỊA PHƢƠNG (QUA KHẢO SÁT TẠI MỘT SỐ CHI CỤC THUẾ TẠI THÀNH PHỐ HÀ NỘI) LUẬN VĂN THẠC SỸ Chuyên ngành: Lƣu trữ Hà Nội, năm 2015 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TRỊNH THỊ THU HƢƠNG TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI CÁC CHI CỤC THUẾ PHỤC VỤ CÔNG TÁC QUẢN LÝ THUẾ TẠI ĐỊA PHƢƠNG (QUA KHẢO SÁT TẠI MỘT SỐ CHI CỤC THUẾ TẠI THÀNH PHỐ HÀ NỘI) Luận văn Thạc sỹ chuyên ngành: Lƣu trữ Mã số: 60.32.24 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS.Vũ Thị Phụng Hà Nội, năm 2015 MỤC LỤC Nội dung Trang Mở đầu Chƣơng 1: Thành phần, nội dung giá trị tài liệu lƣu trữ 10 Chi cục Thuế 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Chi cục 10 Thuế 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Chi cục Thuế 10 1.1.2 Cơ cấu tổ chức Chi cục Thuế 11 1.2 Thành phần, nội dung giá trị tài liệu lƣu trữ Chi cục Thuế 1.2.1 Thành phần nội dung tài liệu hình thành hoạt động 12 12 Chi cục Thuế 1.2.2 Đặc điểm tài liệu lƣu trữ Chi cục Thuế 17 1.2.3 Giá trị tài liệu lƣu trữ Chi cục Thuế 18 Chƣơng Thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ 25 Chi cục Thuế qua khảo sát số Chi cục Thuế TP Hà Nội 2.1 Những quy định Nhà nƣớc hoạt động tổ chức khai thác, sử 25 dụng tài liệu lƣu trữ 2.2 Những quy định ngành tài nói chung ngành thuế nói 30 riêng hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ 2.2.1 Thẩm quyền cho phép khai thác 32 2.2.2 Thủ tục khai thác 32 2.3 Tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ Chi cục Thuế qua 34 khảo sát số Chi cục Thuế TP Hà Nội 2.3.1 Số lƣợng ngƣời số lƣợng hồ sơ tài liệu đƣợc khai thác, sử 35 dụng 2.3.2 Đối tƣợng khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ 41 2.3.3 Những nhóm tài liệu lƣu trữ chủ yếu đƣợc khai thác, sử dụng 45 2.3.4 Kết khảo sát nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ 46 Chi cục Thuế 2.4 Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ 48 2.4.1 Hình thức cho mƣợn tài liệu 48 2.4.2 Hình thức chứng thực lƣu trữ; cấp 50 2.5 Hiệu hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ 51 2.5.1 Phục vụ việc kiểm tra, giám sát kê khai thuế 51 2.5.2 Phục vụ dự toán thu ngân sách ngƣời nộp thuế tổ chức 54 thực dự toán thu ngƣời nộp thuế 2.5.3 Phục vụ công tác quản lý nợ thuế cƣỡng chế thuế 56 2.5.4 Phục vụ công tác tra, kiểm tra nội bộ, ngành 58 2.5.5 Phục vụ công tác tra ngƣời nộp thuế việc chấp 58 hành pháp luật thuế 2.5.6 Phục vụ công tác hỗ trợ ngƣời nộp thuế 59 2.5.7 Phục vụ công tác quan chức 60 2.6 Nhận xét 61 2.6.1 Ƣu điểm 61 2.6.2 Nhƣợc điểm 64 Chƣơng Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động tổ 81 chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ Chi cục Thuế 3.1 Các giải pháp liên quan trực tiếp đến hoạt động khai thác, sử dụng 81 tài liệu lƣu trữ 3.1.1 Xây dựng hoàn thiện văn pháp lý làm sở cho 81 việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ 3.1.2 Mẫu hóa số mẫu biểu để quản lý hoạt động tổ chức khai 84 thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ 3.1.3 Đa dạng hóa hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu 88 lƣu trữ theo hƣớng chủ động 3.2 Các giải pháp hỗ trợ cho hoạt động tổ chức, khai thác sử dụng tài 89 liệu lƣu trữ 3.2.1 Nâng cao nhận thức cán bộ, nhân viên Chi cục Thuế tầm 89 quan trọng công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ 3.2.2 Tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ Chi cục Thuế 92 3.2.3 Đầu tƣ kinh phí để nâng cao hiệu hoạt động tổ chức khai 93 thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ 3.2.4 Kiện toàn tổ chức máy nhân làm công tác lƣu trữ 97 Kết luận 102 Danh mục tài liệu tham khảo 104 Phụ lục hình ảnh chứng minh cho nội dung chƣơng 106 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Tài liệu lƣu trữ di sản văn hóa có giá trị đặc biệt dân tộc Tài liệu lƣu trữ thật phát huy giá trị đƣợc khai thác sử dụng để phục vụ mặt hoạt động khác đời sống xã hội Chính vậy, hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ nhiệm vụ quan trọng quan, tổ chức Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ nghiệp vụ quan lƣu trữ nhằm cung cấp cho quan Đảng Nhà nƣớc, tổ chức trị xã hội, tổ chức kinh tế, cá nhân thông tin cần thiết từ tài liệu lƣu trữ, phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hoá, khoa học lợi ích đáng công dân Nhận thức đƣợc tầm quan trọng công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ nên Chính phủ ban hành nhiều văn quy phạm pháp luật hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ nhằm giúp cho độc giả khai thác, sử dụng có hiệu tài liệu lƣu trữ quốc gia đƣa tài liệu lƣu trữ vào phục vụ cho nhu cầu xã hội Đây sở pháp lý vững cho việc tổ chức thực công tác lƣu trữ nói chung nghiệp vụ tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ nói riêng Mục đích cuối công tác lƣu trữ tổ chức khai thác, sử dụng tốt tài liệu lƣu trữ Làm tốt nhiệm vụ có ý nghĩa quan trọng để nâng cao vai trò tài liệu lƣu trữ đời sống xã hội, biến tài liệu lƣu trữ thành tài liệu sống phục vụ cho hoạt động xã hội Ngày nay, yêu cầu trình hội nhập diễn mạnh mẽ, nhu cầu khai thác sử dụng thông tin nói chung thông tin tài liệu lƣu trữ nói riêng có ý nghĩa lớn phát triển kinh tế, xã hội, lịch sử quốc gia địa phƣơng Chi cục thuế quan quản lý thuế địa phƣơng trực thuộc Cục thuế, chi cục thuế có chức tổ chức thực công tác quản lý thuế, phí, lệ phí khoản thu khác ngân sách nhà nƣớc Do vậy, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ Chi cục Thuế có vai trò quan trọng tác động tới hiệu hoạt động tiêu thu thuế hàng năm Chi cục Thuế địa phƣơng, góp phần tích cực nâng cao hiệu phối, kết hợp Chi cục Thuế quan chức năng, đặc biệt quan bảo vệ pháp luật công tác đấu tranh chống tiêu cực hoạt động kinh tế địa phƣơng Trong năm trƣớc đây, công tác văn thƣ - lƣu trữ Chi cục Thuế bƣớc đầu đƣợc quan tâm nhƣng tình trạng tài liệu hành chính, tài liệu nghiệp vụ tồn trữ tích đống chƣa đƣợc xếp chỉnh lý tổ chức lƣu trữ khoa học phổ biến Chi cục Thuế địa phƣơng Điều khiến cho việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ chƣa thực hiệu phải nhiều công sức cho công việc này, ảnh hƣởng nhiều tới hoạt động Chi cục Thuế đơn vị chức phối hợp Trƣớc thực trạng đó, năm gần Tổng cục Thuế có nhiều quan tâm đạo đầu tƣ nhiều kinh phí để tổ chức chỉnh lý tài liệu lƣu trữ ngành Thuế Việc đầu tƣ kinh phí chỉnh lý không tập trung cho Văn phòng Cục Thuế tỉnh, mà Chi cục Thuế trực thuộc Cục Thuế tỉnh đƣợc quan tâm đầu tƣ kinh phí để chỉnh lý, xếp hồ sơ tài liệu Hiện công việc tiếp tục đƣợc triển khai phạm vi nhiều tỉnh, thành phố Tuy nhiên, lƣợng tài liệu tồn trữ, tích đống chƣa đƣợc xếp khoa học nhiều, tới thời điểm có nhiều Chi cục Thuế chƣa thực thực dở dang công tác chỉnh lý tài liệu (trong vòng 03 năm từ năm 2010 2012 thống kê toàn ngành thuế cho biết thu thập kho lƣu trữ đƣợc 49.399 mét giá tài liệu, chỉnh lý đƣợc 37.604,9 mét giá tƣơng đƣơng với 75% số lƣợng tài liệu thu về) Bên cạnh đó, Chi cục thuế hầu nhƣ chƣa có quy định cụ thể hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng hiệu tài liệu lƣu trữ chỉnh lý tài liệu Với lý đó, thấy cần thiết phải có nghiên cứu việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ Chi cục Thuế để phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ Là cán Trung tâm Đào tạo Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý - đơn vị có chức đào tạo bồi dƣỡng công tác lƣu trữ, quan có hội đƣợc làm việc với số đơn vị thuế để tổ chức số khóa đào tạo, bồi dƣỡng nghiệp vụ văn thƣ lƣu trữ Đối tƣợng tham dự khóa đào tạo cán làm công tác văn thƣ lƣu trữ Cục thuế Chi cục thuế trực thuộc nên thông qua lớp tập huấn nhƣ có hội tìm hiểu nhiều công tác văn thƣ lƣu trữ ngành thuế nói chung Chi cục Thuế nói riêng từ thấy đƣợc ƣu điểm tồn công tác lƣu trữ Chi cục Thuế Đó lý chọn đề tài: Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục Thuế phục vụ công tác quản lý thuế địa phương (qua khảo sát số Chi cục Thuế thành phố Hà Nội làm luận văn tốt nghiệp thạc sỹ chuyên ngành Lƣu trữ học quản trị văn phòng Mục tiêu đề tài Luận văn đặt giải hai mục tiêu sau đây: Thứ nhất, khảo sát, đánh giá hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ Chi cục Thuế Thứ hai, nghiên cứu đề xuất số biện pháp để nâng cao hiệu hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ Chi cục Thuế nói chung Chi cục Thuế Hà Nội nói riêng Nhiệm vụ đề tài Để thực mục tiêu nêu trên, tập trung giải nhiệm vụ sau: - Một nghiên cứu số vấn đề lý luận chung hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ - Hai khảo sát, phân tích giá trị tài liệu lƣu trữ hình thành hoạt động Chi cục Thuế - Ba khảo sát, đánh giá thực trạng đề xuất số biện pháp nâng cao hiệu hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ Chi cục Thuế Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nghiên cứu công tác văn thƣ - lƣu trữ nói chung tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữi đƣợc nhiều nhà khoa học, nhà lý luận, nhà hoạt động thực tiễn quan tâm Tại Việt Nam, có nhiều công trình nghiên cứu lĩnh vực nhƣ giáo trình công tác văn thƣ lƣu trữ; viết báo, tạp chí; luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ; khóa luận tốt nghiệp, có liên quan đến đề tài lƣu trữ hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ Dƣới số công trình tiêu biểu số tác giả nghiên cứu vấn đề này: - Một số sách, giáo trình nghiệp vụ lưu trữ + Cuốn giáo trình “Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ” tập thể tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vƣơng Đình Quyền, NguyễnVăn Thâm biên soạn, NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, năm 1990 + Cuốn giáo trình “Nghiệp vụ lưu trữ bản” PGS.TS Vũ Thị Phụng chủ biên, NXB Hà Nội, năm 2006 + Cuốn “Giáo trình Lưu trữ” “Giáo trình Văn thư” Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (nay Đại học Nội vụ) xuất Trong giáo trình có phần chƣơng nói hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ - Một số luận văn thạc sỹ hoạt động tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ + Luận văn “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu kho lưu trữ văn Văn phòng phủ phục vụ hoạt động quản lý, điều hành Chính phủ” tác giả Nguyễn Thị Lan Hƣơng, năm 2013 + Luận văn “Tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn Chi cục Thuế địa bàn Hà Nội, thực trạng giải pháp” tác giả Ngô Thị Kiều Oanh, năm 2013 Luận văn tác giả Nguyễn Thị Lan Hƣơng không đề cập đến hoạt động Chi cục thuế nhƣng luận văn đề cập đến hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ Văn phòng Chính phủ nên nội dung luận văn gần với đề tài Luận văn tác giả Ngô Thị Kiều Oanh không đề cập đến hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ nhƣng luận văn có đề cập đến thực trạng hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ Chi cục Thuế, phân tích thành phần tài liệu Chi cục Thuế Đây nội dung mà tham khảo - Một số khóa luận tốt nghiệp công tác văn thư lưu trữ nghiệp vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ + Khóa luận “Tổng luận công trình nghiên cứu tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ” tác giả Nguyễn Thị Thảo, năm 2011 + Khóa luận “Công tác văn thư - lưu trữ Chi cục Thuế quận Thanh Xuân - Khảo sát, đánh giá kiến nghị” tác giả Lê Thị Minh Hồng, năm 2010 + Khóa luận “Xây dựng áp dụng hệ thống tiêu chuẩn quản lý chất lượng theo TCVN 9001:2000 vào công tác văn thư Cục thuế TP Hà Nội” tác giả Nguyễn Thị Kiều Yến, năm 2009 Khóa luận tác giả Lê Thị Minh Hồng Nguyễn Thị Kiều Yến giúp cho hiểu rõ công tác văn thƣ - lƣu trữ số Chi cục Thuế thành phố Hà Nội Khóa luận tác giả Nguyễn Thị Thảo “Tổng luận công trình nghiên cứu tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ” giúp cho giảm thiểu thời gian tìm kiếm tài liệu tham khảo liên quan đến luận văn Hình ảnh: Tài liệu bên Hồ sơ số 4981: Thông tin địa kinh doanh Công ty Cổ phần Phát triển đào tạo Việt Nam - Nhật Bản chụp ngày 15/4/2015 Kho lƣu trữ Chi cục thuế quận Đống Đa 109 Hình ảnh: Tài liệu bên Hồ sơ số 4981: Sổ theo dõi tình hình nợ thuế Công ty Cổ phần Phát triển đào tạo Việt Nam - Nhật Bản chụp ngày 15/4/2015 Kho lƣu trữ Chi cục thuế quận Đống Đa 110 Hình ảnh: Tài liệu bên Hồ sơ số 4981: Biên xác minh địa kinh doanh Công ty Cổ phần Phát triển đào tạo Việt Nam - Nhật Bản c chụp ngày 15/4/2015 Kho lƣu trữ Chi cục thuế quận Đống Đa 111 Hình ảnh: Tài liệu bên Hồ sơ số 4981: Xác nhận việc mua bán hóa đơn Công ty Cổ phần Phát triển đào tạo Việt Nam - Nhật Bản chụp ngày 15/4/2015 Kho lƣu trữ Chi cục thuế quận Đống Đa 112 Hình ảnh: Tài liệu bên Hồ sơ số 4981: Thông báo Công ty Cổ phần Phát triển đào tạo Việt Nam - Nhật Bản bỏ địa kinh doanh chụp ngày 15/4/2015 Kho lƣu trữ Chi cục thuế quận Đống Đa 113 Hình ảnh tài liệu cƣỡng chế nợ thuế đƣợc chụp ngày 13/5/2015 Chi cục Thuế quận Hà Đông (chứng minh cho Mục 2.5.3) Hình ảnh: Phiếu yêu cầu cung cấp thông doanh nghiệp đƣợc chụp ngày 13/5/2015 Chi cục thuế quận Hà Đông 114 Hình ảnh: Bản đối chiếu số liệu đƣợc chụp ngày 13/5/2015 Chi cục thuế quận Hà Đông 115 Hình ảnh: Thông báo tiền nợ thuế tiền phạt chậm nộp đƣợc chụp ngày 13/5/2015 Chi cục thuế quận Hà Đông 116 Hình ảnh: Công văn Chi cục thuế quận Hà Đông gửi ngân hàng đề nghị cung cấp thông tin ngƣời nộp thuế đƣợc chụp ngày 13/5/2015 Chi cục thuế quận Hà Đông 117 Hình ảnh: Quyết định cƣỡng chế thuế ngƣời nộp thuế đƣợc chụp ngày 13/5/2015 Chi cục thuế quận Hà Đông 118 Hình ảnh hồ sơ nộp thuế trƣớc bạ nhà đất đƣợc chụp ngày 01/4/2015 kho lƣu trữ Chi cục Thuế quận Ba Đình - số 36 Lý Nam Đế (chứng minh cho Mục 2.5.6) Hình ảnh: Hồ sơ số 936 - Hồ sơ nộp thuế trƣớc bạ nhà đất hộ Văn phòng Đăng ký Đất đai Hà Nội đƣợc chụp ngày 10/4/2015 Chi cục Thuế quận Ba Đình 119 Hình ảnh: Tài liệu bên hồ sơ số 936 (khai thác thông tin ngƣời nộp thuế Phan Thị Khánh Hoa) đƣợc chụp ngày 10/4/2015 Chi cục Thuế quận Ba Đình 120 Hình ảnh: Tài liệu bên hồ sơ số 936 (khai thác thông tin ngƣời nộp thuế Phan Thị Khánh Hoa giấy chứng nhận quyền sử dụng đất) đƣợc chụp ngày 10/4/2015 Chi cục Thuế quận Ba Đình 121 Hình ảnh: Tài liệu bên hồ sơ số 936 (Phiếu chuyển thông tin địa Văn phòng Đăng ký Đất Nhà Hà Nội cho Chi cục Thuế quận Ba Đình để xác định nghĩa vụ tài bà Phan Thị Khánh Hoa) đƣợc chụp ngày 10/4/2015 Chi cục Thuế quận Ba Đình 122 123