Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ ở công ty trách nhiệm hữu hạn không có vốn sở hữu nhà nước

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nên Chính phủ đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật về hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

TRỊNH THỊ THU HƯƠNG

TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC CHI CỤC THUẾ PHỤC VỤ CÔNG TÁC QUẢN LÝ THUẾ TẠI ĐỊA PHƯƠNG (QUA KHẢO SÁT TẠI MỘT SỐ

CHI CỤC THUẾ TẠI THÀNH PHỐ HÀ NỘI)

LUẬN VĂN THẠC SỸ

Chuyên ngành: Lưu trữ

Hà Nội, năm 2015

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

TRỊNH THỊ THU HƯƠNG

TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC CHI CỤC THUẾ PHỤC VỤ CÔNG TÁC QUẢN LÝ THUẾ TẠI ĐỊA PHƯƠNG (QUA KHẢO SÁT TẠI MỘT SỐ

CHI CỤC THUẾ TẠI THÀNH PHỐ HÀ NỘI)

Luận văn Thạc sỹ chuyên ngành: Lưu trữ

Mã số: 60.32.24

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS.Vũ Thị Phụng

Hà Nội, năm 2015

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các Chi cục Thuế 10

1.2 Thành phần, nội dung và giá trị tài liệu lưu trữ ở các Chi cục Thuế 12 1.2.1 Thành phần và nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động

của các Chi cục Thuế

12

1.2.2 Đặc điểm của tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế 17 1.2.3 Giá trị của tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế 18

Chương 2 Thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở

các Chi cục Thuế qua khảo sát tại một số Chi cục Thuế TP Hà Nội

25

2.1 Những quy định của Nhà nước về hoạt động tổ chức khai thác, sử

dụng tài liệu lưu trữ

25

2.2 Những quy định của ngành tài chính nói chung và ngành thuế nói

riêng về hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

30

2.3 Tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế qua

khảo sát ở một số Chi cục Thuế TP Hà Nội

34

2.3.1 Số lượng người và số lượng hồ sơ tài liệu được khai thác, sử

dụng

35 2.3.2 Đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 41 2.3.3 Những nhóm tài liệu lưu trữ chủ yếu được khai thác, sử dụng 45

2.3.4 Kết quả khảo sát về nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại

các Chi cục Thuế

46

2.4.2 Hình thức chứng thực lưu trữ; cấp bản sao 50 2.5 Hiệu quả của hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 51 2.5.1 Phục vụ việc kiểm tra, giám sát kê khai thuế 51 2.5.2 Phục vụ dự toán thu ngân sách của người nộp thuế và tổ chức

thực hiện dự toán thu đối với người nộp thuế

54

2.5.3 Phục vụ công tác quản lý nợ thuế và cưỡng chế thuế 56 2.5.4 Phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra nội bộ, ngành 58 2.5.5 Phục vụ công tác thanh tra người nộp thuế trong việc chấp

hành pháp luật thuế

58

2.5.7 Phục vụ công tác của các cơ quan chức năng 60

Chương 3 Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tổ

chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế

81

3.1 Các giải pháp liên quan trực tiếp đến hoạt động khai thác, sử dụng

tài liệu lưu trữ

81

3.1.1 Xây dựng và hoàn thiện các văn bản pháp lý làm cơ sở cho

việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

81

3.1.2 Mẫu hóa một số mẫu biểu để quản lý hoạt động tổ chức khai

thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

84 3.1.3 Đa dạng hóa các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu 88

lưu trữ theo hướng chủ động

3.2 Các giải pháp hỗ trợ cho hoạt động tổ chức, khai thác sử dụng tài

liệu lưu trữ

89

3.2.1 Nâng cao nhận thức cán bộ, nhân viên Chi cục Thuế về tầm

quan trọng của công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Phụ lục hình ảnh chứng minh cho nội dung chương 2 106

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Tài liệu lưu trữ là một trong những di sản văn hóa có giá trị đặc biệt của mỗi dân tộc Tài liệu lưu trữ chỉ thật sự phát huy giá trị khi được khai thác sử dụng để phục vụ các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã hội Chính vì vậy, hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ quan trọng của mọi cơ quan, tổ chức

Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là một nghiệp vụ cơ bản của các

cơ quan lưu trữ nhằm cung cấp cho các cơ quan Đảng và Nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội, các tổ chức kinh tế, các cá nhân những thông tin cần thiết từ tài liệu lưu trữ, phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các lợi ích chính đáng của công dân Nhận thức được tầm quan trọng của công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nên Chính phủ đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật về hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm giúp cho độc giả có thể khai thác, sử dụng có hiệu quả nhất tài liệu lưu trữ quốc gia và có thể đưa tài liệu lưu trữ vào phục vụ cho các nhu cầu xã hội Đây là những cơ sở pháp lý vững chắc cho việc tổ chức thực hiện công tác lưu trữ nói chung và nghiệp vụ tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng

Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là tổ chức khai thác, sử dụng tốt tài liệu lưu trữ Làm tốt nhiệm vụ này sẽ có ý nghĩa rất quan trọng để nâng cao vai trò của tài liệu lưu trữ trong đời sống xã hội, biến những tài liệu lưu trữ thành những tài liệu sống phục vụ cho các hoạt động của xã hội Ngày nay, do yêu cầu của quá trình hội nhập đang diễn ra mạnh mẽ, nhu cầu khai thác và sử dụng thông tin nói chung và thông tin trong tài liệu lưu trữ nói riêng có ý nghĩa rất lớnđối với sự phát triển kinh tế, xã hội, lịch sử của mỗi quốc gia và địa phương

Chi cục thuế là cơ quan quản lý thuế tại địa phương trực thuộc Cục thuế, chi cục thuế có chức năng tổ chức thực hiện công tác quản lý thuế, phí, lệ phí và các khoản thu khác của ngân sách nhà nước Do vậy, tổ chức khai thác, sử dụng

tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế có vai trò quan trọng tác động tới hiệu quả hoạt động và chỉ tiêu thu thuế hàng năm của các Chi cục Thuế tại các địa phương, góp phần tích cực nâng cao hiệu quả phối, kết hợp giữa các Chi cục Thuế và các cơ quan chức năng, đặc biệt là các cơ quan bảo vệ pháp luật trong công tác đấu tranh chống tiêu cực trong hoạt động kinh tế ở các địa phương

Trong những năm trước đây, mặc dù công tác văn thư - lưu trữ tại các Chi cục Thuế bước đầu đã được quan tâm nhưng tình trạng tài liệu hành chính, tài liệu nghiệp vụ tồn trữ tích đống chưa được sắp xếp chỉnh lý và tổ chức lưu trữ khoa học và còn khá phổ biến tại các Chi cục Thuế ở các địa phương Điều này khiến cho việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chưa thực sự hiệu quả

và phải mất nhiều công sức cho công việc này, ảnh hưởng nhiều tới hoạt động của các Chi cục Thuế và các đơn vị chức năng phối hợp

Trước thực trạng đó, những năm gần đây Tổng cục Thuế đã có nhiều quan tâm chỉ đạo và đã đầu tư nhiều kinh phí để tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ ngành Thuế Việc đầu tư kinh phí chỉnh lý không chỉ tập trung cho Văn phòng Cục Thuế các tỉnh, mà ngay cả các Chi cục Thuế trực thuộc các Cục Thuế tỉnh cũng được quan tâm đầu tư kinh phí để chỉnh lý, sắp xếp hồ sơ tài liệu Hiện tại công việc này vẫn đang tiếp tục được triển khai trên phạm vi nhiều tỉnh, thành phố Tuy nhiên, lượng tài liệu tồn trữ, tích đống chưa được sắp xếp khoa học còn rất nhiều, tới thời điểm hiện nay còn có nhiều Chi cục Thuế chưa thực hiện hoặc thực hiện dở dang công tác chỉnh lý tài liệu (trong vòng 03 năm từ năm 2010 -

2012 thống kê toàn ngành thuế cho biết đã thu thập về kho lưu trữ được 49.399 mét giá tài liệu, trong đó chỉnh lý được 37.604,9 mét giá tương đương với 75%

số lượng tài liệu thu về)

Bên cạnh đó, các Chi cục thuế hầu như chưa có quy định cụ thể về hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ ngay cả khi đã chỉnh lý tài liệu Với những lý do đó, chúng tôi thấy cần thiết phải có một nghiên cứu trong việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế để có

thể phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ Là một cán bộ của Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý - một đơn vị có chức năng đào tạo bồi dưỡng về công tác lưu trữ, cơ quan tôi cũng có cơ hội được làm việc với một số đơn vị thuế để tổ chức một số khóa đào tạo, bồi dưỡng về nghiệp vụ văn thư lưu trữ Đối tượng tham dự của những khóa đào tạo này là cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ của Cục thuế và các Chi cục thuế trực thuộc nên thông qua những lớp tập huấn như thế này tôi có cơ hội tìm hiểu nhiều về công tác văn thư lưu trữ của ngành thuế nói chung và của các Chi cục Thuế nói riêng từ đó thấy được những

ưu điểm và những tồn tại trong công tác lưu trữ của các Chi cục Thuế Đó là lý

do tôi chọn đề tài: Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế phục vụ công tác quản lý thuế tại địa phương (qua khảo sát tại một số Chi cục Thuế tại thành phố Hà Nội làm luận văn tốt nghiệp thạc sỹ chuyên ngành

Lưu trữ học và quản trị văn phòng

2 Mục tiêu của đề tài

Luận văn của chúng tôi đặt ra và giải quyết hai mục tiêu chính sau đây:

Thứ nhất, khảo sát, đánh giá hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu

lưu trữ tại các Chi cục Thuế

Thứ hai, nghiên cứu và đề xuất một số biện pháp để nâng cao hiệu quả

hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế nói chung và các Chi cục Thuế Hà Nội nói riêng

3 Nhiệm vụ của đề tài

Để thực hiện mục tiêu nêu trên, chúng tôi tập trung giải quyết những nhiệm

vụ cơ bản sau:

- Một là nghiên cứu một số vấn đề lý luận chung về hoạt động tổ chức khai

thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

- Hai là khảo sát, phân tích giá trị tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động

của các Chi cục Thuế

- Ba là khảo sát, đánh giá thực trạng và đề xuất một số biện pháp nâng

cao hiệu quả hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế

4 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Nghiên cứu về công tác văn thư - lưu trữ nói chung và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữi đã được rất nhiều nhà khoa học, nhà lý luận, nhà hoạt động thực tiễn quan tâm Tại Việt Nam, cho đến nay đã có nhiều công trình nghiên cứu

về lĩnh vực này như các giáo trình về công tác văn thư lưu trữ; các bài viết trên báo, tạp chí; các luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ; khóa luận tốt nghiệp, có liên quan đến đề tài lưu trữ và hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Dưới đây là một số những công trình tiêu biểu của một số tác giả nghiên cứu về vấn đề này:

- Một số sách, giáo trình về nghiệp vụ lưu trữ

+ Cuốn giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” do tập thể tác giả

Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, NguyễnVăn Thâm biên soạn, NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, năm 1990

+ Cuốn giáo trình “Nghiệp vụ lưu trữ căn bản” do PGS.TS Vũ Thị Phụng

chủ biên, NXB Hà Nội, năm 2006

+ Cuốn “Giáo trình Lưu trữ” và “Giáo trình Văn thư” do Trường Cao

đẳng Nội vụ Hà Nội (nay là Đại học Nội vụ) xuất bản

Trong các giáo trình trên đều có một phần hoặc một chương nói về hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

- Một số luận văn thạc sỹ về hoạt động tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

+ Luận văn “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ văn Văn phòng chính phủ phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của Chính phủ” của tác

giả Nguyễn Thị Lan Hương, năm 2013

+ Luận văn “Tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn của các Chi cục Thuế trên địa bàn Hà Nội, thực trạng và giải pháp” của tác giả Ngô Thị Kiều Oanh,

năm 2013

Luận văn của tác giả Nguyễn Thị Lan Hương mặc dù không đề cập đến hoạt động của các Chi cục thuế nhưng luận văn đề cập đến hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Văn phòng Chính phủ nên nội dung luận văn rất gần với đề tài của tôi

Luận văn của tác giả Ngô Thị Kiều Oanh mặc dù không đề cập đến hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhưng trong luận văn có đề cập đến thực trạng hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế, phân tích thành phần tài liệu tại các Chi cục Thuế Đây là những nội dung mà tôi có thể tham khảo

- Một số khóa luận tốt nghiệp về công tác văn thư lưu trữ và nghiệp vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

+ Khóa luận “Tổng luận các công trình nghiên cứu về tổ chức khai thác

sử dụng tài liệu lưu trữ” của tác giả Nguyễn Thị Thảo, năm 2011

+ Khóa luận “Công tác văn thư - lưu trữ tại Chi cục Thuế quận Thanh Xuân - Khảo sát, đánh giá và kiến nghị” của tác giả Lê Thị Minh Hồng, năm

2010

+ Khóa luận “Xây dựng và áp dụng hệ thống tiêu chuẩn quản lý chất lượng theo TCVN 9001:2000 vào công tác văn thư tại Cục thuế TP Hà Nội” của

tác giả Nguyễn Thị Kiều Yến, năm 2009

Khóa luận của tác giả Lê Thị Minh Hồng và Nguyễn Thị Kiều Yến đã giúp cho tôi hiểu rõ hơn về công tác văn thư - lưu trữ tại một số Chi cục Thuế tại thành phố Hà Nội

Khóa luận của tác giả Nguyễn Thị Thảo “Tổng luận các công trình nghiên cứu về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ” đã giúp cho tôi giảm thiểu thời gian tìm kiếm những tài liệu tham khảo liên quan đến luận văn của tôi

- Một số bài viết trên các báo, tạp chí, kỷ yếu hội thảo khoa học

+ Bài viết “Thông tin tài liệu lưu trữ trong hệ thống thông tin khoa học và công nghệ quốc gia” của TS Tạ Bá Hưng trên kỷ yếu hội thảo khoa học Tổ

chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu chia sẻ nguồn lực thông tin theo tinh thần pháp lệnh lưu trữ quốc gia, năm 2004

+ Bài viết “Mấy suy nghĩ về vấn đề tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ở nước ta” của tác giả Vũ Thị Phụng, Tạp chí VT-LTNN số 2, tr 13-17, năm 1990

+ Bài viết “Một số kinh nghiệm của lưu trữ nước ngoài về tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ” của ThS Tiết Hồng Nga - TS Vũ Minh Hương

trên kỷ yếu hội thảo khoa học Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu chia sẻ nguồn lực thông tin theo tinh thần pháp lệnh lưu trữ quốc gia, năm 2004

Ngoài ra, còn có rất nhiều các công trình nghiên cứu, các bài viết về tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Tuy nhiên, các công trình nghiên cứu và các bài viết đó đề cập đến lý luận chung về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hoặc tình hình tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của một đơn vị (không phải Chi cục Thuế) hoặc các nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ tại Chi cục Thuế nên đề tài của chúng tôi không trùng lặp với các công trình nghiên cứu trước đó

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hoạt động tổ

chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế

- Phạm vi nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu hoạt động tổ chức khai thác,

sử dụng tài liệu lưu trữ trên cơ sở khảo sát thực tế tại một số Chi cục Thuế thuộc thành phố Hà Nội

6 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện được nhiệm vụ mà đề tài đặt ra, trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lê nin, chúng tôi đã sử dụng một số phương pháp phổ biến trong nghiên cứu khoa học, cụ thể như:

- Phương pháp nghiên cứu lý luận: dựa trên cơ sở lý luận của công tác

lưu trữ để làm rõ hơn các vấn đề khoa học của hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

- Phương pháp khảo sát: được áp dụng để tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ

và cơ cấu tổ chức của các Chi cục Thuế; tìm hiểu thực trạng hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế thuộc thành phố Hà Nội

- Phương pháp phân tích, tổng hợp, mô tả, thống kê: căn cứ vào các tài

liệu thu thập được và các kết quả khảo sát hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế để từ đó đánh giá thực trạng và đưa ra giải pháp tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả phục vụ các nhu cầu khai thác

- Phương pháp phỏng vấn: được áp dụng để tìm hiểu ý kiến của một số

cán bộ ở các Chi cục Thuế thuộc thành phố Hà Nội đối với hoạt động khai thác

sử dụng, sử dụng tài liệu lưu trữ

7 Nguồn tài liệu tham khảo

Để thực hiện đề tài này, ngoài các thông tin khảo sát từ thực tế chúng tôi

đã sử dụng các nguồn tài liệu tham khảo sau đây:

- Các văn bản của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ như: Luật Lưu trữ 2011; Nghị định số 01/2013/NĐ-

CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Pháp lệnh lưu trữ quốc gia 2001; Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 quy định chi tiết thi hành một điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ…

- Các văn bản của Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế, Cục thuế TP Hà Nội quy định về công tác lưu trữ nói chung và công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng như: Quyết định số 4027/QĐ-BTC ngày 06/12/2004 của Bộ Tài chính về việc ban hành quy chế chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc Bộ Tài

chính; Quyết định số 62 - QĐ/BTC ngày 10/01/2005 của Bộ Tài chính về việc ban hành quy chế công tác lưu trữ của Bộ Tài chính; Quyết định 367TCT/QĐ-

VP ngày 26/5/2005 của Tổng cục Thuế về việc ban hành quy chế về công tác lưu trữ của Tổng cục Thuế; Quyết định số 31358/QĐ-CT-HCLT ngày 25/6/2014 ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Cục thuế TP Hà Nội

- Các văn bản quy định cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các Chi cục Thuế trực thuộc Cục thuế các tỉnh, thành phố: Quyết định số 503/QĐ-TCT ngày 29/3/2010 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Thuế trực thuộc Cục thuế

- Một số giáo trình về công tác văn thư lưu trữ mà tiêu biểu là cuốn giáo

trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc,

Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm

- Các luận văn, khóa luận của học viên cao học, sinh viên Khoa Lưu trữ và Quản trị Văn phòng - Trường ĐHKHXHNV có những nội dung liên quan đến đề tài

- Các bài viết về tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trên báo, tạp chí như: Tạp chí VT-LTNN; Tạp chí Dấu ấn thời gian; Tạp chí nghiên cứu lịch sử,

- Các kỷ yếu hội thảo khoa học về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ như: Kỷ yếu hội thảo khoa học về “tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu chia sẻ nguồn lực thông tin theo tinh thần Pháp lệnh Quốc gia”; kỷ yếu hội thảo khoa học

về “sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ quá trình xây dựng và bảo về tổ quốc”

8 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần Mở đầu và phần Kết luận, luận văn bao gồm 3 chương:

Chương 1 Thành phần, nội dung và giá trị của tài liệu lưu trữ ở các Chi cục Thuế

Trong chương này chúng tôi tập trung giới thiệu khái quát nội dung và thành phần của các các loại hình tài liệu hình thành trong hoạt động của các Chi cục Thuế và giá trị của nó đối với công tác quản lý thuế tại địa phương

Chương 2 Thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở các Chi cục Thuế qua khảo sát tại một số Chi cục Thuế TP Hà Nội

Trong chương này, luận văn hệ thống những quy định hiện hành của nhà nước, của Bộ Tài chính nói chung và những quy định của ngành thuế nói riêng

về công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Trên cơ sở đó khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại một số Chi cục Thuế tại Thành phố Hà Nội

Chương 3 Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế

Qua khảo sát thực trạng công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu tại một số Chi cục Thuế Thành phố Hà Nội, luận văn đưa ra nhận xét những ưu điểm và tồn tại, phân tích nguyên nhân dẫn đến tồn tại và đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu tại các Chi cục Thuế

Trong quá trình thực hiện đề tài này, tôi đã nhận được sư giúp đỡ tận tình của PGS.TS.Vũ Thị Phụng và các cán bộ, chuyên viên của các Chi cục Thuế nơi tôi đến khảo sát Do trình độ bản thân còn hạn chế nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót nhất định Tôi mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô, bạn bè để luận văn được hoàn thiện hơn

Hà Nội, ngày tháng năm 2015

Tác giả

Trịnh Thị Thu Hương

Ngày 21/8/1990 Bộ Tài chính có Quyết định số 315/TC-QĐ-TCCB thành lập Chi cục Thuế Nhà nước trên cơ sở sát nhập Phòng thuế Công thương nghiệp,

bộ phận quản lý thu thuế Nông nghiệp và thu thuế Quốc doanh thuộc Ban tài chính giá cả Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Chi cục Thuế kể từ khi thành lập cho đến nay có những thay đổi nhất định Năm 2003, được thực hiện theo Quyết định số 1682QĐ/TCT-TCCB ngày 14/11/2003 Sau 4 năm chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Chi cục Thuế lại được thay đổi theo Quyết định số 729/QĐ-TCT ngày 18/6/2007 Hiện nay, thực hiện theo Quyết định số 503/QĐ-TCT ngày 24/3/2010 chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Chi cục Thuế như sau:

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các Chi cục Thuế

* Vị trí, chức năng

Chi cục Thuế ở các quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi là Chi cục Thuế) là tổ chức trực thuộc Cục thuế, có chức năng tổ chức thực hiện công tác quản lý thuế, phí, lệ phí, các khoản thu khác của ngân sách nhà nước (sau đây gọi chung là thuế) thuộc phạm

vi nhiệm vụ của ngành thuế trên địa bàn theo quy định của pháp luật

Chi cục Thuế có tư cách pháp nhân, con dấu riêng, được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước theo quy định của pháp luật

* Nhiệm vụ và quyền hạn

Các Chi cục Thuế thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm theo quy định của Luật Quản lý thuế, các luật thuế, các quy định của pháp luật khác có liên quan và các nhiệm vụ, quyền hạn cơ bản sau:

- Tổ chức triển khai thực hiện quy định của pháp luật về thuế, các quy trình nghiệp vụ để quản lý thuế trên địa bàn thuộc phạm vi mình quản lý; tổ chức thu thuế hàng năm; quản lý thông tin về người nộp thuế

- Tổ chức thực hiện thống kê, kế toán thuế, quản lý biên lai, ấn chỉ thuế; lập báo cáo về tình hình kết quả thu thuế và báo cáo khác phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hành của cơ quan cấp trên, của Ủy ban nhân dân đồng cấp và các cơ quan có liên quan; tổng kết, đánh giá tình hình và kết quả công tác của Chi cục Thuế

- Thực hiện nhiệm vụ cải cách hệ thống thuế theo mục tiêu nâng cao chất lượng hoạt động, triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ thông tin và phương pháp quản lý hiện đại để tạo thuận lợi phục vụ cho người nộp thuế thực hiện chính sách, pháp luật về thuế Quản lý bộ máy, biên chế, quản lý kinh phí, tài sản được giao, lưu giữ hồ sơ, tài liệu, ấn chỉ thuế theo quy định của pháp luật

và của ngành

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng Cục thuế giao

1.1.2 Cơ cấu tổ chức của các Chi cục Thuế

* Đối với Chi cục Thuế thực hiện thu thuế hàng năm từ 300 tỷ đồng trở lên trừ thu từ dầu thô và tiền thu về đất, hoặc quản lý thuế trên 1000 doanh nghiệp thì cơ cấu bộ máy gồm Ban Lãnh đạo (gồm Chi cục trưởng và các Phó Chi cục trưởng) và 11 Đội như sau:

- Đội Tuyên truyền Hỗ trợ người nộp thuế;

- Đội Kê khai - Kế toán thuế và Tin học;

- Đội Thanh tra thuế;

- Một số Đội Kiểm tra thuế;

- Đội Quản lý nợ và cưỡng chế nợ thuế;

- Đội Tổng hợp - Nghiệp vụ - Dự toán;

- Đội Quản lý thuế thu nhập cá nhân;

- Đội Kiểm tra nội bộ;

- Đội Hành chính - Nhân sự - Tài vụ - Ấn chỉ;

- Đội trước bạ và thu khác;

- Một số Đội thuế liên xã phường

* Đối với Chi cục Thuế thực hiện thu thuế hàng năm dưới 300 tỷ đồng trừ thu từ dầu thô và tiền thu về đất, cơ cấu bộ máy được tổ chức tương tự như trên Tuy nhiên do sự phân công nhiệm vụ phải đảm nhiệm ít hơn nên cơ cấu, tổ chức

bộ máy cũng tinh giảm hơn và rút gọn còn 09 Đội (Không có các Đội: Đội Thanh tra thuế và Đội Kiểm tra nội bộ)

* Đối với các Chi cục Thuế có quy mô số thu từ 1000 tỷ đồng/năm trở lên, quản lý từ 5000 doanh nghiệp trở lên, Cục trưởng Cục thuế xem xét, quyết định cho phù hợp với thực tế quản lý Có thể tách Đội Kê khai - Kế toán thuế và Tin học thành Đội Kê khai - Kế toán thuế và Đội Tin học; tách Đội Tổng hợp - Nghiệp vụ - Dự toán thành Đội Pháp chế và Đội Nghiệp vụ - Dự toán; tách Đội Hành chính - Nhân sự - Tài vụ - Ấn chỉ thành Đội Hành chính - Nhân sự - Tài vụ

Nhìn từ góc độ quản lý, với nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác quản lý thuế, phí, lệ phí, các khoản thu của ngân sách nhà nước thì thành phần tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của các Chi cục Thuế gồm hồ sơ, tài liệu hành chính và hồ sơ, tài liệu chuyên môn

* Về thể loại và nội dung hồ sơ, tài liệu hành chính

Tài liệu hành chính được tập trung chủ yếu tại Bộ phận Văn thư của các Chi cục Thuế và được theo dõi qua hệ thống Sổ quản lý văn bản đi và văn bản đến Nội dung chủ yếu bao gồm các nhóm tài liệu sau:

- Nhóm tài liệu hành chính - quản trị chung:

+ Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Chính phủ, Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế, Cục thuế TP Hà Nội về công tác hành chính - quản trị chung

+ Chương trình, kế hoạch, báo cáo tổng kết công tác, tổng kết các mặt hoạt động của các Chi cục Thuế

+ Các tập lưu văn bản của Chi cục Thuế; sổ đăng ký văn bản đi, văn bản đến của Chi cục Thuế

…

- Nhóm tài liệu về tổ chức cán bộ, lao động, tiền lương

+ Các văn bản chỉ đạo hướng dẫn của Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế, Cục thuế TP.Hà Nội về công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương

+ Hồ sơ về công tác TCCB hàng năm

+ Hồ sơ về thi tuyển, nâng ngạch, chuyển ngạch

+ Công văn trao đổi về công tác TCCB, lao động tiền lương

…

Ví dụ: Hồ sơ chuyển ngạch công chức của Chi cục Thuế quận Ba Đình (gồm các tài liệu: Đơn đề nghị chuyển ngạch công chức; Danh sách đề nghị đổi ngạch công chức của Chi cục Thuế quận Ba Đình)

- Nhóm tài liệu kế hoạch, thống kê

+ Văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tác kế hoạch, thống kê (Quyết định, biểu mẫu thống kê, báo cáo)

+ Hồ sơ tổ chức thực hiện thu ngân sách nhà nước hàng năm của Chi cục Thuế tháng, quý, năm

…

Ví dụ: Hồ sơ thực hiện thu ngân sách nhà nước của Chi cục Thuế quận

Ba Đình năm 2012 (gồm các tài liệu: Kế hoạch thu ngân sách của Chi cục Thuế quận Ba Đình; Báo cáo thực hiện kế hoạch thu ngân sách của Chi cục Thuế quận Ba Đình; Tập báo cáo tình hình thực hiện dự toán thu ngân sách của Chi cục Thuế quận Ba Đình; Báo cáo kết quả thu ngân sách của Chi cục Thuế quận Ba Đình)

- Nhóm tài liệu về thi đua, khen thưởng

+ Văn bản chỉ đạo hướng dẫn về thi đua, khen thưởng

+ Hồ sơ xét duyệt thi đua

+ Công văn trao đổi về công tác thi đua, khen thưởng

…

- Nhóm tài liệu về quản lý tài chính

+ Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác quản lý tài chính

+ Báo cáo, số sách kế toán, chứng từ thu - chi của Chi cuc thuế

…

- Nhóm tài liệu về công tác hành chính, quản trị khác

+ Kế hoạch, báo cáo về công tác quản trị văn phòng

+ Hồ sơ xây dựng cơ bản trụ sở nhà làm việc (Do đặc thù của ngành thuế, toàn bộ các công trình xây dựng trụ sở nhà làm việc của các Chi cục Thuế đều do Cục thuế TP Hà Nội làm chủ đầu tư, các Chi cục Thuế là đơn vị tiếp nhận công trình và sử dụng nên Hồ sơ xây dựng trụ sở nhà làm việc của các Chi cục Thuế được lưu giữ tại Chi cục Thuế gồm: Biên bản bàn giao trụ sở nhà làm việc giữa

Cục thuế TP Hà Nội và Chi cục Thuế; bản vẽ thiết kế công trình trụ sở nhà làm việc của Chi cục Thuế)

+ Hồ sơ mua sắm trang thiết bị; hồ sơ về sửa chữa, bảo dƣỡng, thanh lý trang thiết bị

+ Hồ sơ đại hội nhiệm kỳ Đoàn thanh niên của Chi cục Thuế

…

* Về thể loại và nội dung hồ sơ, tài liệu chuyên môn

Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của Chi cục Thuế đã hình thành nên một khối lƣợng lớn tài liệu chuyên môn nghiệp vụ phản ánh các mặt hoạt động của Chi cục Thuế, bao gồm:

- Nhóm tài liệu quản lý thuế doanh nghiệp, gồm các loại tài liệu như:

+ Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp (gồm giấy phép kinh doanh hoặc quyết định thành lập, đăng ký mã số thuế, giấy chứng nhận ƣu đãi đầu tƣ nếu có và các tài liệu khác có liên quan)

+ Báo cáo quyết toán thuế của doanh nghiệp

+ Tờ khai thuế hàng tháng của doanh nghiệp

+ Hồ sơ quyết toán thuế; hồ sơ hoàn thuế; hồ sơ miễn giảm thuế; hồ sơ kiểm tra sau hoàn thuế

+ Hồ sơ doanh nghiệp bỏ trốn; hồ sơ doanh nghiệp giải thể

…

- Nhóm tài liệu quản lý thuế kinh doanh của các hộ cá thể, gồm các loại tài liệu như:

+ Hồ sơ cấp mã số thuế

+ Báo cáo nộp thuế; sổ bộ thuế hộ kinh doanh

+ Tờ khai nộp thuế hàng tháng của các hộ kinh doanh

+ Hồ sơ xin điều chỉnh mức thuế; Hồ sơ miễn giảm thuế (miễn giảm thuế

hộ nghỉ kinh doanh, miễn giảm thuế hộ thu nhập thấp)

+ Quyết toán thuế các hộ kinh doanh

…

- Nhóm tài liệu quản lý thuế đất, gồm các loại tài liệu như:

+ Hồ sơ quản lý thuế thuê đất (gồm hồ sơ đấu thầu cho thuê đất; hồ sơ định giá đất; hồ sơ các đơn vị thuê đất trên địa bàn; hồ sơ các hộ gia đình thuê đất trên địa bàn; báo cáo tình hình thuê đất và sổ thu thuế đất)

+ Hồ sơ quản lý thuế trước bạ nhà đất (gồm hồ sơ nộp lệ phí trước bạ nhà đất; tờ khai nộp thuế sử dụng đất; thông báo nộp thuế đất; báo cáo thu thuế cấp đất; chứng từ thu thuế cấp đất)

+ Hồ sơ chuyển quyền sử dụng đất; hồ sơ khai thuế sử dụng đất nông nghiệp; hồ sơ miễn giảm thuế sử dụng đất nông nghiệp cho các hộ chính sách trên địa bàn; hồ sơ duyệt đối tượng miễn giảm thuế do thiên tai;

+ Sổ thuế đất các loại; báo cáo thuế đất hàng năm

…

- Nhóm tài liệu quản lý thuế trước bạ, gồm các loại tài liệu như:

+ Hồ sơ thu lệ phí trước bạ ô tô, xe máy

+ Hồ sơ thu lệ phí trước bạ tàu thuyền, súng săn,…

- Nhóm tài liệu kiểm tra thuế, gồm các loại tài liệu như:

+ Hồ sơ thanh tra, kiểm tra thuế

+ Hồ sơ xử lý vi phạm về quản lý thuế

+ Hồ sơ giải quyết khiếu nại tố cáo về thuế

…

- Nhóm tài liệu quản lý ấn chỉ, gồm các loại tài liệu như:

+ Sổ theo dõi số liệu về ấn chỉ; sổ kế toán ấn chỉ; sổ quản lý ấn chỉ

+ Hồ sơ đăng ký mua sử dụng hóa đơn

+ Hồ sơ đăng ký sử dụng chứng từ thu phí, lệ phí

+ Hồ sơ về xử lý vi phạm về in, phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ thu phí, lệ phí

+ Hồ sơ xử lý mất hóa đơn; hồ sơ xử lý hủy ấn chỉ

…

Tất cả các hồ sơ, tài liệu tại các Chi cục Thuế trên đây đã phản ánh đầy đủ các mặt hoạt động của các đơn vị thuế trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình - quản lý thuế, phí, lệ phí, các khoản thu khác của ngân sách nhà nước trên địa bàn quản lý

1.2.2 Đặc điểm của tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế

Trên cơ sở phân tích thành phần và nội dung tài liệu tại Mục 1.1.1 thì đặc điểm của tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế được nhìn từ các góc độ sau:

- Xét về loại hình tài liệu: Ngoài các loại hình tài liệu là Công văn, Báo cáo, Tờ trình, Quyết định,… giống như hầu hết các cơ quan, tổ chức khác thì tại các Chi cục Thuế tài liệu lưu trữ chủ yếu là các mẫu biểu, bảng biểu (VD: Tờ khai thuế GTGT theo mẫu số 01/GTGT; Bảng kê hàng hóa bán ra theo mẫu số 01-1/GTGT; Bảng kê hàng hóa mua vào theo mẫu số 01-2/GTGT;…)

- Xét về nội dung tài liệu: Các Chi cục Thuế với chức năng tổ chức thực hiện công tác thu thuế nên nội dung của tài liệu lưu trữ đều liên quan đến công tác thuế (VD: Thông báo nộp thuế; Quyết định phạt chậm nộp thuế; Tờ khai nộp thuế; báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ấn chỉ,…)

- Xét về vật mang tin: Tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế chủ yếu là tài liệu giấy Tuy nhiên từ năm 2011, ngành thuế khuyến khích áp dụng việc kê khai thuế qua mạng nên tại các Chi cục Thuế ngoài tài liệu giấy còn hình thành nên tài liệu lưu trữ điện tử

1.2.3 Giá trị của tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế

Như chúng ta đã biết tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính, bản sao hợp pháp hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân nên tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao Do vậy, bất kỳ cơ quan, tổ chức nào dù lớn hay nhỏ đều cần đến tài liệu lưu trữ bởi tài liệu lưu trữ cung cấp những thông tin phục vụ công tác quản lý, tài liệu lưu trữ làm căn cứ kết quả quá trình giải quyết công việc, tài liệu lưu trữ còn được dùng để nghiên cứu lịch sử xây dựng

và phát triển của cơ quan, tổ chức Đối với ngành thuế cũng vậy, tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan thuế có giá trị nhiều mặt

1.2.2.1 Tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế phục vụ cho hoạt động quản

lý của các Chi cục Thuế

Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Chi cục Thuế chứa đựng nhiều thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của các Chi cục Thuế được thể hiện ở một số nội dung sau:

- Cung cấp thông tin cho hoạt động tuyên truyền, hướng dẫn, giải thích chính sách thuế; hỗ trợ người nộp thuế thực hiện nghĩa vụ thuế

Trên thực tế, có rất nhiều doanh nghiệp khi kê khai thuế đã áp dụng những mức thuế suất chưa phù hợp với doanh nghiệp mình bởi họ chưa hiểu rõ những chính sách thuế của nhà nước vì vậy cán bộ quản lý thuế phải là người tuyên truyền, hướng dẫn, giải thích chính sách thuế của nhà nước cho người nộp thuế; hỗ trợ người nộp thuế trên địa bàn thực hiện nghĩa vụ nộp thuế theo đúng quy định

Ví dụ: Để tạo điều kiện cho các doanh nghiệp trong nước phát triển, nhà nước đã có chính sách ưu đãi thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) cho những doanh nghiệp mới thành lập theo Thông tư 128/2003/TT-BTC ngày 22/12/2003 của Bộ tài chính về việc hướng dẫn thi hành Nghị định 164/2003/NĐ-CP ngày 22/12/2003 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật thuế TNDN Việc miễn giảm trong thời gian bao lâu và với mức độ như thế nào tùy thuộc vào từng doanh nghiệp sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực nào, địa điểm ở đâu Theo đó,

các doanh nghiệp phải làm thủ tục kê khai xác định xem doanh nghiệp của mình thuộc vào diện ưu đãi nào để áp dụng mức thuế suất cho phù hợp Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp do không xác định được doanh nghiệp của mình thuộc diện nào nên dẫn đến việc áp dụng mức thuế suất chưa phù hợp Lúc này, người cán

bộ thuế thông qua những hồ sơ đăng ký thuế (gồm quyết định thành lập, giấy phép đăng ký kinh doanh ghi rõ lĩnh vực hoạt động, địa điểm hoạt động của đơn vị,…) để hướng dẫn người nộp thuế xác định đúng xem họ đang được hưởng ở mức ưu đãi nào để áp dụng tránh trường hợp thiệt thòi cho doanh nghiệp hoặc bị thất thu thuế của nhà nước

- Cung cấp các căn cứ, cơ sở để các Chi cục Thuế kiến nghị những vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung các văn bản quy phạm pháp luật về thuế

Bên cạnh đó, trong quá trình tiếp xúc, hướng dẫn cho người nộp thuế những chính sách thuế của nhà nước thì người cán bộ thuế còn là người tiếp thu, lắng nghe những ý kiến phản hồi của người nộp thuế về những chính sách thuế của nhà nước để từ đó có những đề nghị, kiến nghị với cơ quan cấp trên trong việc điều chỉnh chính sách thuế cho phù hợp với tình hình thực tế hoặc có những

đề xuất miễn giảm thuế cho người nộp thuế

Ví dụ: Cán bộ thuế căn cứ vào hồ sơ kê khai nộp thuế của các doanh nghiệp

có thể phân loại được doanh nghiệp vì sau này sẽ liên quan đến chính sách thuế

Có nghĩa khi nhà nước có chủ trương hỗ trợ hoặc ưu đãi cho doanh nghiệp thì những doanh nghiệp được hỗ trợ hoặc ưu đãi đó là những doanh nghiệp có đặc điểm hoặc là khó khăn hoặc là hoạt động trong lĩnh vực cần được đẩy mạnh phát triển thì những thông tin từ hồ sơ kê khai thuế mà cán bộ quản lý thuế cung cấp sẽ

là cơ sở để nhà nước ban hành những chính sách thuế cho phù hợp

1.2.2.2 Tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế phục vụ cho hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của các Chi cục Thuế

Tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế ngoài việc phục vụ cho hoạt động quản lý của các Chi cục thuế còn phục vụ cho hoạt động chuyên môn nghiệp vụ

và được thể hiện ở một số nội dung sau:

- Góp phần tăng nguồn thu cho ngân sách nhà nước

Để thực hiện nhiệm vụ giúp Chính phủ trong công tác tạo nguồn thu cho ngân sách nhà nước, bởi “thuế là nguồn thu chủ yếu của ngân sách nhà nước” thì tài liệu lưu trữ là quan trọng đối với các Chi cục Thuế, dựa vào tài liệu lưu trữ là những hồ sơ kê khai thuế, nộp thuế của các cơ quan, tổ chức và các cá nhân mà hàng năm Chi cục Thuế có thể xây dựng được dự toán thu thuế; tổng hợp, phân tích, đánh giá công tác quản lý thuế để từ đó tham mưu với cấp ủy, chính quyền địa phương về công tác lập và chấp hành dự toán thu ngân sách nhà nước

Ví dụ: Tại các Chi cục Thuế hình thành Đội Kê khai, Kế toán thuế và tin học có nhiệm vụ quản lý thuế của các cơ quan, tổ chức và cá nhân có hoạt động kinh doanh trên địa bàn mình quản lý Theo đó, hàng tháng các đơn vị này phải nộp tờ khai thuế cho cơ quan thuế đồng thời phải nộp các khoản thuế phát sinh trong tháng vào ngân sách nhà nước Thông qua tài liệu này, cán bộ quản lý thuế

có thể xác định được tình hình hoạt động của các đơn vị do mình quản lý để từ

đó xây dựng dự toán thu thuế cho các năm tiếp theo Bên cạnh đó, cũng nhờ có

hồ sơ kê khai thuế này, cán bộ quản lý thuế cũng có thể theo dõi tình hình nộp thuế của các đơn vị để kịp thời đôn đốc người nộp thuế thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đầy đủ vào ngân sách nhà nước

- Góp phần thực hiện việc thanh tra, kiểm tra việc chấp hành chính sách, pháp luật thuế đối với người nộp thuế

Cùng với việc đồng hành với người nộp thuế trong việc thực hiện các chính sách thuế của nhà nước thì cán bộ thuế còn giúp cho đơn vị, cho nhà nước trong việc thanh kiểm tra việc chấp hành các luật thuế của doanh nghiệp Hàng năm các cơ quan thuế thường thành lập Đoàn Kiểm tra tới doanh nghiệp để tiến hành quyết toán thuế của các doanh nghiệp Trong quá trình kiểm tra các chứng

từ thu chi của doanh nghiệp, báo cáo quyết toán thuế của doanh nghiệp, các bảng

kê hàng hóa mua vào bán ra của doanh nghiệp đối chiếu với bản lưu tại cơ quan thuế có thể phát hiện xem doanh nghiệp kê khai thuế có đúng không, kiểm tra các khoản chi phí của doanh nghiệp xem doanh nghiệp hạch toán có hợp lý không để từ đó xác định số lợi nhuận phải đóng thuế TNDN đã đủ chưa, nếu chưa đủ cơ quan thuế sẽ yêu cầu các doanh nghiệp phải nộp bổ sung vào ngân sách nhà nước theo đúng quy định Việc quản lý thuế phải đảm bảo công khai, minh bạch, bình đẳng; bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của người nộp thuế

Trong quá trình hoạt động rất nhiều cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp muốn thay đổi từ địa điểm cũ sang một địa điểm mới nhằm thuận tiện hơn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Để có thể tiến hành các thủ tục kê khai thuế tại địa điểm mới các đơn vị đó phải hoàn thành nghĩa vụ thuế của mình cho đến thời điểm chuyển tại cơ quan quản lý thuế trước đây Cán bộ thuế thông qua

hồ sơ kê khai thuế của đơn vị để xác định số thuế còn phải nộp của đơn vị đồng thời xác nhận việc đã hoàn thành nghĩa vụ thuế của đơn vị tại địa điểm cũ để làm

cơ sở cho đơn vị có thể tiếp tục nghĩa vụ thuế của mình tại địa điểm mới

Ngoài ra, trong trường hợp doanh nghiệp muốn giải thể thì cơ quan thuế cũng phải căn cứ vào hồ sơ khai thuế của doanh nghiệp để xác định doanh nghiệp đó đã hoàn thành nghĩa vụ thuế với nhà nước hay chưa từ đó mới tiến hành các thủ tục tiếp theo cho doanh nghiệp giải thể

Trên thực tế, có rất nhiều doanh nghiệp không tuân thủ theo quy định của pháp luật thuế, cố tình kê khai thiếu số thuế phải nộp hoặc kê khai khống số thuế được khấu trừ, làm hồ sơ hoàn thuế giả để rút tiền từ ngân sách nhà nước Lúc này, các cơ quan chức năng, công an cần phải phối hợp với cơ quan thuế tiến hành điều tra và tài liệu lưu trữ tại cơ quan thuế là một trong những bằng chứng

có cơ sở để xác minh vụ việc

1.2.2.3 Tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế phục vụ cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân ngoài ngành

Không chỉ phục vụ riêng cho ngành thuế mà tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các Chi cục Thuế còn phục vụ cho các ngành khác

Ví dụ: Để giảm số thuế TNDN phải nộp cho nhà nước nhiều doanh nghiệp

đã kê khai nhiều hơn số lượng lao động trong doanh nghiệp để làm tăng chi phí, giảm lợi nhuận nhưng họ lại không hề làm thủ tục đóng bảo hiểm xã hội cho số lao động tăng thêm này dẫn đến thất thu bảo hiểm xã hội Tuy nhiên, cơ quan bảo hiểm có thể phối hợp với cơ quan thuế kiểm tra hồ sơ khai thuế của doanh nghiệp, hồ sơ quyết toán thuế của doanh nghiệp có thể làm sáng tỏ được sự việc

và truy thu được bảo hiểm

Một ví dụ nữa để có thể thấy giá trị của tài liệu lưu trữ ngành thuế Hiện nay có rất nhiều người sử dụng các phương tiện như ô tô, xe máy để làm những việc phi pháp như cướp của, giết người, chở hàng cấm nhưng khi bị cơ quan chức năng phát hiện thì họ bỏ lại phương tiện để trốn Một trong những việc các

cơ quan chức năng cần làm là tìm hiểu xem ai là chủ phương tiện và các hồ sơ trước bạ ô tô, xe máy tại cơ quan thuế là một trong những bằng chứng để chứng minh phương tiện đó thuộc sở hữu của ai từ đó tìm ra người điều khiển phương tiện phục vụ cho các bước điều tra tiếp theo

Hồ sơ chuyên môn thuế không chỉ phục vụ cho các cơ quan mà còn phục

vụ cho các cá nhân, những người dân Nhiều vụ tranh chấp đất đai đưa nhau ra tòa để xử lý bởi bên bán đất đã bán nhưng do bên mua chưa có nhu cầu sử dụng đến mảnh đất mình đã mua mà bỏ hoang rất nhiều năm, bên bán đất vẫn sử dụng mảnh đất đó cho mục đích riêng của mình Qua nhiều năm, có thể đến thế hệ sau

do giấy tờ bàn giao không đầy đủ sẽ dẫn đến tranh chấp khởi kiện ra tòa Vậy thì một trong những hồ sơ thuế đất như hồ sơ khai thuế chuyển quyền sử dụng đất (gồm tờ khai thuế chuyển quyền sử dụng đất; hợp đồng chuyển quyền sử dụng đất có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền;…) tại cơ quan thuế sẽ là chứng cứ

để xác định mảnh đất đó thuộc quyền sở hữu của ai

Không dừng lại ở đó, tài liệu lưu trữ ngành thuế còn có ý nghĩa lịch sử Khai thác những hồ sơ thu lệ phí về đất đai cho ta thấy trước đây nhà nước chỉ thu thuế sử dụng đất nông nghiệp mà chưa thu thuế đất để ở, đất xây dựng công trình Đối tượng nào sử dụng nhiều đất ở vị trí tốt phải nộp thuế cao Nhưng qua thời gian, để phù hợp với tình hình hiện tại của đất nước, nhằm tăng nguồn thu cho ngân sách nhà nước, thực hiện công bằng xã hội đồng thời khuyến khích sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả quỹ đất ở, đất xây dựng công trình và hạn chế việc chuyển quỹ đất sản xuất nông nghiệp sang xây dựng nhà ở Nhà nước đã thực hiện thu thêm thuế đất ở và đất xây dựng công trình Và hồ sơ tài liệu lưu trữ ngành thuế hiện nay cũng sẽ nguồn tài liệu mang ý nghĩa lịch sử cho tương lai, được sử dụng để nghiên cứu nhằm đưa ra những loại thuế, thuế suất cho phù hợp Thông qua hồ sơ doanh nghiệp đóng thuế, chúng ta nắm bắt được số lượng doanh nghiệp hoạt động, tính toán được nguồn thu cho ngân sách nhà nước, đánh giá được những lĩnh vực hoạt động mang lại hiệu quả kinh tế, chính trị từ đó xây dựng chiến lược phát triển cho tương lai Chẳng hạn đối với những doanh nghiệp hoạt động trong những lĩnh vực cần được khuyến khích Nhà nước sẽ có những chính sách ưu đãi về thuế (thuế xuất khẩu nông, lâm sản là 0), còn những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực không được khuyến khích thì Nhà nước lại hạn chế bằng cách đưa ra nhiều loại thuế với thuế suất cao (thuế nhập khẩu ô tô là 200%, thuế trước bạ ô tô 15%) Bên cạnh đó, để hội nhập với kinh tế toàn cầu Nhà nước dự kiến những lĩnh vực cần phải phát triển trong tương lai từ đó dự kiến những chính sách thuế cho tương lai

Có thể thấy rằng, tổ chức tốt công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngành thuế có thể phát huy được giá trị của tài liệu, làm tăng hiệu quả kinh tế, tăng nguồn thu cho ngân sách nhà nước, nâng cao hiệu quả công tác quản lý và phục vụ tốt cho các hoạt động của xã hội

Tiểu kết chương 1

Trong chương này, chúng tôi đã đặt ra và giải quyêt một số vấn đề chính:

- Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Chi cục Thuế hiểu được những loại tài liệu sẽ được hình thành trong hoạt động của các Chi cục Thuế

- Tìm hiểu kỹ thành phần và nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của các Chi cục Thuế để từ đó phân tích giá trị tài liệu lưu trữ tại đây

Nhận thức được giá trị của tài liệu lưu trữ nên các Chi cục Thuế đã có những biện pháp để tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho hoạt động của mình.Tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Chi cục thuế sẽ được chúng tôi trình bày cụ thể tại Chương tiếp theo

Chương 2:

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Ở CÁC CHI CỤC THUẾ QUA KHẢO SÁT TẠI MỘT SỐ

CHI CỤC THUẾ TP HÀ NỘI

Chi cục Thuế là cơ quan Nhà nước trực thuộc Cục thuế vì vậy hoạt động

tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ dựa trên các quy định của Nhà nước và của ngành thuế Để tìm hiểu về thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế chúng tôi tìm hiểu hệ thống những quy định sau:

2.1 Những quy định của Nhà nước về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Để quản lý, chỉ đạo về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ, Nhà nước đã ban hành rất nhiều văn bản dưới nhiều hình thức khác nhau như: Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Thông tư, Nghị quyết, Chị thị … Những văn bản này do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành như: Hội đồng Nhà nước, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Bộ nội vụ và một số các bộ nghành khác, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Các văn bản này đã quy định về nhiều vấn đề khác nhau trong công tác lưu trữ, trong đó có những quy định về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Mức độ điều chỉnh ở mỗi văn bản tuy có khác nhau nhưng nhìn chung các quy định đã điều chỉnh một số vấn đề rất cơ bản về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Có thể khái quát các quy định đó ở các khía cạnh sau:

- Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức đối với việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:

Tài liệu lưu trữ được khai thác, sử dụng nhằm phục vụ công tác nghiên cứu khoa học và hoạt động thực tế của các cơ quan và của nhân dân, do vậy ngay tại Điều 5 của Nghị định 168-HĐBT ngày 26/12/1981 đã quy định về mặt nguyên tắc “Các tài liệu của Phông lưu trữ Quốc gia cần được công bố, giới thiệu cho các cơ quan, cán bộ và nhân dân khai thác, nghiên cứu, sử dụng” Nhận

thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ trong việc phục vụ các mục đích kinh tế, chính trị, xã hội nên tại mục 2 điều 18 - Pháp lệnh lưu trữ số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04/4/2001 đã quy định “Người đứng đầu lưu trữ lịch sử phải thông báo, giới thiệu danh mục tài liệu lưu trữ lịch sử để phục vụ việc khai thác, sử dụng” Không chỉ quy định trách nhiệm của người đứng đầu

cơ quan, tổ chức mà pháp luật lưu trữ Việt Nam còn quy định cả trách nhiệm của cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ đối với việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, điều 6 - Pháp lệnh lưu trữ số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04/4/2001, mục

2 có ghi “Cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ có trách nhiệm thu thập, quản

lý, bảo vệ an toàn và phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia” Đặc biệt gần đây nhất Luật lưu trữ năm 2011 đã quy định tại khoản 3 điều 29

“Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ có trách nhiệm chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang quản lý trực tiếp” và điều 31 “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức căn cứ quy định của Luật này và các quy định khác của pháp luật có liên quan quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan, tổ chức mình”

Từ các quy định trên cho thấy pháp luật lưu trữ của nước ta đã xác định rõ trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức trong việc khai thác, sử dụng tài liệu do mình quản lý

- Quyền và nghĩa vụ đối với việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:

Quyền và nghĩa vụ của các cơ quan, tổ chức và cá nhân trong việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu là vấn đề quan trọng cần phải được quy định rõ Theo Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia ngày 30/11/1982 thì quyền được khai thác, sử dụng tài liệu được nêu tại điều 11 cho thấy “Các cơ quan của Đảng và Nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân được sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia để phục vụ các nhu cầu công tác và nghiên cứu khoa học Công dân Việt Nam được sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia vào các nhu cầu chính đáng theo quy định của Hội đồng Bộ trưởng” Về nghĩa vụ thì tại điều 12 có nêu “Việc sử

dụng và công bố tài liệu lưu trữ quốc gia phải phục vụ đường lối, chính sách và bảo đảm bí mật của Đảng và Nhà nước” Đến Pháp lệnh lưu trữ năm 2001, vấn

đề quyền và nghĩa vụ trong việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được quy định chung tại điều 7 “Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia để phục vụ nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác; đồng thời có trách nhiệm thực hiện các quy định của Pháp lệnh này và các quy định khác của pháp luật có liên quan” Hiện nay, thì vấn đề này đã được quy định rõ hơn tại điều 29 Luật lưu trữ “Cơ quan, tổ chức, cá nhân

có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác nghiên cứu khoa học, lịch

sử và các nhu cầu chính đáng khác” bên cạnh đó thì các cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ cũng phải có các nghĩa vụ “Chỉ dẫn số lưu trữ,

độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ, tôn trọng tính nguyên bản của tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ; không xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan,

tổ chức, cá nhân; nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật; thực hiện các quy định của Luật này, nội quy, quy chế của cơ quan, tổ chức quản

lý tài liệu lưu trữ và các quy định khác của pháp luật có liên quan” Ngoài ra, pháp luật lưu trữ nước ta còn quy định về việc người nước ngoài được sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử trong cơ quan lưu trữ lịch sử của Việt Nam đồng thời phải

có trách nhiệm tuân thủ các quy định của Việt Nam về công bố, sử dụng tài liệu lưu trữ

- Quy định về thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là di sản của dân tộc, tài liệu lưu trữ phục vụ cho mục đích kinh tế, chính trị, xã hội chính vì vậy để tài liệu lưu trữ được sử dụng vào các mục đích chính đáng, pháp luật lưu trữ Việt Nam cần quy định về thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Tại điều 17 của Nghị định 111/NĐ-

CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia có nêu

“Người đứng đầu Trung tâm lưu trữ quốc gia cho phép khai thác, sử dụng tài liệu

lưu trữ bảo quản tại Trung tâm lưu trữ quốc gia, trừ tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước và tài liệu đặc biệt quý, hiếm; Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước cho phép khai thác, sử dụng tài liệu đặc biệt quý, hiếm bảo quản tại các Trung tâm lưu trữ quốc gia; Chủ tịch UBND cấp tỉnh, cấp huyện cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại lưu trữ lịch sử của địa phương mình; Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại kho lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình” Luật Lưu trữ ra đời

đã quy định vấn đề này một cách tóm lược hơn ở điều 31 “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức căn cứ quy định của Luật này và các quy định khác của pháp luật

có liên quan quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức mình” Ngoài ra điều 33 của Luật lưu trữ còn quy định về việc sao lưu tài liệu lưu trữ, chứng thực tài liệu lưu trữ, cụ thể “Việc sao tài liệu lưu trữ và chứng thực lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử thực hiện Người có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ cho phép sao tài liệu lưu trữ”

Như vậy, các quy định nêu trên đã xác định thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu, sao lưu tài liệu cũng như cấp chứng thực tài liệu lưu trữ Quy định này đánh dấu sự tiến bộ trong pháp luật lưu trữ Việt Nam bởi vì trước đây trong hầu hết các văn bản về công tác lưu trữ chưa có quy định nào về vấn đề này

- Quy định về các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Để tài liệu lưu trữ có thể phục vụ một cách tốt nhất cho người cần khai thác thì việc quy định các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu là một vấn đề không thể thiếu trong pháp luật lưu trữ Việt Nam Tuy nhiên, trong các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ trước đây chưa có điều khoản nào quy định cụ thể về các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, nhưng thông qua các quy định có liên quan đã đề cập đến một số hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Ví dụ trong Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001, tại điều 18 đề cập “Người đứng đầu lưu trữ lịch sử phải thông báo, giới thiệu danh mục tài liệu lưu trữ để phục vụ việc khai thác, sử dụng” hay tại điều 22 có đề cấp đến hình thức “sao tài liệu lưu

trữ” và “cấp chứng thực tài liệu lưu trữ” Mặc dù các quy định chưa cụ thể nhưng đây cũng là cơ sở pháp lý để các cơ quan có thể tổ chức thực hiện các hình thức

đó Hiện nay, Luật Lưu trữ 2011 đã cụ thể hóa các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại điều 32 “Sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử; Xuất bản ấn phẩm lưu trữ; Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử; Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ; Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu; cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ” Với những quy định đầy đủ và

cụ thể này các cơ quan có thể tùy vào tình hình thực tế để áp dụng hình thức khai thác sử dụng tài liệu cho phù hợp với điều kiện cơ quan mình

- Quy định về phạm vi sử dụng đối với các loại tài liệu lưu trữ

Tại các lưu trữ cơ quan hoặc tại các lưu trữ lịch sử thông thường được bảo quản nhiều khối hoặc các phông tài liệu khác nhau của các cơ quan, tổ chức qua các giai đoạn lịch sử Về khía cạnh phạm vi sử dụng thì các khối hoặc phông tài liệu đó được chia thành các loại thuộc diện được khai thác rộng rãi và hạn chế khai thác Các tài liệu thuộc diện hạn chế khai thác gồm các tài liệu bí mật nhà nước, tài liệu đặc biệt quý hiếm, tài liệu bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hỏng Do

đó, pháp luật lưu trữ Việt Nam cũng có một số nguyên tắc về việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc diện nêu trên Điều 5 Quyết định 168-HĐBT quy định

“Các tài liệu của Phông lưu trữ Quốc gia cần được công bố, giới thiệu cho các cơ quan, cán bộ và nhân dân khai thác, nghiên cứu, sử dụng trừ các tài liệu bí mật

có chế độ khai thác riêng” Năm 2001, Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia ra đời tại điều

18 cũng nêu “Tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử được khai thác, sử dụng rộng rãi cho yêu cầu nghiên cứu của toàn xã hội, trừ tài liệu lưu trữ thuộc danh mục bí mật nhà nước, tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm”; điều 19 “Tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm; tài liệu lưu trữ có nguy cơ bị hư hỏng chỉ được khai thác, sử dụng bản sao” và điều 21 “Nghiêm cấm việc mang tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm ra khỏi lãnh thổ Việt Nam, trong trường hợp đặc biệt được cơ quan nhà nước có

thẩm quyền cho phép thì chỉ được mang bản sao” Đến Luật lưu trữ 2011 cũng với những quy định trên nhưng được diễn giải rõ hơn tại điều 30 “Tài liệu lưu trữ lịch sử được sử dụng rộng rãi, trừ tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật; Tài liệu hạn chế sử dụng có một trong các đặc điểm (Tài liệu lưu trữ không thuộc Danh mục tài liệu

có đóng dấu chỉ các mức độ mật nhưng có nội dung thông tin nếu sử dụng rộng rãi có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hơp pháp của cơ quan, tổ chức và cá nhân; Tài liệu lưu trữ bị hư hỏng nặng hoặc

có nguy cơ bị hư hỏng chưa được tu bổ, phục chế; Tài liệu lưu trữ đang trong quá trình xử lý về nghiêp vụ)”

Những quy định trên đây là cơ sở pháp lý quan trọng để các Chi cuc thuế trực thuộc Cục thuế TP Hà Nội vận dụng khi nghiên cứu, tham khảo để đưa ra các quy định phù hợp với thực tế công tác lưu trữ và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại cơ quan

2.2 Những quy định của ngành tài chính nói chung và ngành thuế nói riêng về hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Cơ quan thuế là một trong những cơ quan trực thuộc Bộ Tài chính nên trong công tác lưu trữ ngoài việc tuân theo những quy định của pháp luật chung

về lưu trữ thì còn phải tuân thủ theo các quy định của Bộ Tài chính về lưu trữ

Bộ Tài chính là một trong những Bộ có sự đầu tư và quan tâm công tác lưu trữ Xét theo chức năng, nhiệm vụ của mình thì Văn phòng Bộ Tài chính có trách nhiệm giúp Bộ hướng dẫn, kiểm tra các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ (trong đó có các cơ quan thuế) thực hiện thống nhất các quy định của Nhà nước và Bộ Tài chính về công tác lưu trữ

Những văn bản của Bộ Tài chính về công tác lưu trữ có thể kể đến như:

- Quyết định số 4027/QĐ-BTC ngày 06/12/2004 của Bộ Tài chính về việc ban hành quy chế chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc Bộ Tài chính;

- Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07/4/2004 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ;

- Công văn số 4972/BTC-TCCB ngày 13/4/2006 của Bộ Tài chính về việc thực hiện chế độ trang cấp dụng cụ bảo hộ lao động cho cán bộ lưu trữ;

- Quyết định 1939/QĐ-BYC ngày 12/8/2011 của Bộ Tài chính quy định về công tác lập hồ sơ, danh mục hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của

Bộ Tài chính và các đơn vị thuộc Bộ;

- Thông tư 155/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành tài chính

Chiếu theo những quy định của Bộ Tài chính và những hướng dẫn của Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế cũng ban hành những văn bản nhằm quản lý công tác lưu trữ như sau:

- Quyết định 1138/QĐ-TCT-HC ngày 04/8/2003 của Tổng cục Thuế về việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu ngành thuế Hiện nay Quyết định này đã được thay thế bằng Quyết định số 374/QĐ-TCT ngày 05/4/2012 về việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thuế;

- Quyết định 367TCT/QĐ-VP ngày 26/5/2005 của Tổng cục Thuế về việc ban hành quy chế về công tác lưu trữ của Tổng cục Thuế;

Ngoài ra để công tác lưu trữ được thực hiện tốt hơn trong ngành thuế Tổng cục Thuế thường xuyên có những Công văn kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị thuế cấp dưới thực hiện tốt công tác lưu trữ Bên cạnh đó xây dựng đề án hiện đại hóa công tác lưu trữ trong toàn ngành và nghiên cứu, xây dựng chương trình phần mềm quản lý, bảo vệ và khai thác tài liệu lưu trữ áp dụng thống nhất

Trên cơ sở những quy định và hướng dẫn của Tổng cục Thuế, Cục Thuế

TP Hà Nội cũng đã ban hành những văn bản để quản lý tốt công tác lưu trữ tại Văn phòng Cục và các Chi cục Thuế trực thuộc

Văn bản quan trọng liên quan đến công tác lưu trữ là Quyết định số 22626/QĐ-CT-HCLT ngày 31/8/2012 của Cục thuế TP Hà Nội về việc ban

hành Quy chế công tác lưu trữ của Cục thuế TP Hà Nội Sau 02 năm thực hiện theo Quy chế này, Cục thuế TP Hà Nội đã thay thế văn bản này bằng Quyết định số 31358/QĐ-CT-HCLT ngày 25/6/2014 ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Cục thuế TP Hà Nội Theo Văn bản này, thì đối tượng áp dụng

là cán bộ, công chức và những người được giao nhiệm vụ tại các Phòng thuộc Văn phòng Cục và các Chi cục Thuế trực thuộc

Qua nghiên cứu nội dung văn bản trên thì việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của các Chi cục Thuế được quy định như sau:

2.2.1 Về thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu

Việc khai thác, sử dụng tài liệu tại các Chi cục Thuế để cung cấp cho các

tổ chức, cá nhân ngoài ngành thì phải được sự đồng ý của Chi cục trưởng

Ví dụ: Hiện nay, có rất nhiều Doanh nghiệp cần được xác nhận về tình hình nghĩa vụ nộp thuế của đơn vị mình, các Doanh nghiệp phải làm công văn gửi đến Chi cục Thuế và phải được Lãnh đạo Chi cục phê duyệt đồng ý Cán

bộ thuế - người được giao quản lý Doanh nghiệp này phải tra cứu hồ sơ nộp thuế của Doanh nghiệp (Giấy nộp tiền vào Ngân sách Nhà nước) để làm Thông báo tình hình nộp thuế của Doanh nghiệp trình Lãnh đạo Chi cục ký gửi cho Doanh nghiệp

2.2.2 Về thủ tục khai thác

- Đối với cán bộ, công chức của Chi cục Thuế khi muốn khai thác, sử dụng tài liệu phải có “Phiếu đề nghị khai thác, sử dụng tài liệu” được Đội trưởng Đội Hành chính Nhân sự ký trình Lãnh đạo Chi cục ký duyệt

Thời gian khai thác hồ sơ, tài liệu từ 03 - 07 ngày làm việc tính từ ngày nhận được Phiếu đề nghị khai thác Trường hợp đặc biệt phải kéo dài hơn thời gian quy định sẽ do Chi cục Chi cục Thuế quyết định

Khi nhập hoặc xuất tài liệu lưu trữ hiện hành phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng, cán bộ lưu trữ phải mở sổ theo dõi việc khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu

Khi bàn giao hồ sơ, tài liệu đề nghị khai thác cán bộ lưu trữ phải kiểm tra lại hồ

sơ, tài liệu và lập 02 biên bản ký giao nhận, mỗi bên giữ một bản

Tuy nhiên, trên thực tế khi cán bộ, công chức thuế có nhu cầu khai thác tài liệu thường không làm Phiếu đề nghị khai thác, sử dụng tài liệu mà chỉ gọi điện cho cán bộ lưu trữ nói hồ sơ, tài liệu cần tìm để cán bộ lưu trữ tra cứu Việc lập biên bản bàn giao lại hồ sơ, tài liệu đề nghị khai thác giữa cán bộ lưu trữ và người đề nghị khai thác thường cũng không được thực hiện Việc cho mượn và giao nhận tài liệu như vậy, vô hình chung đã làm cho cán bộ, công chức coi nhẹ quy chế lưu trữ, khi có mất mát tài liệu cũng khó quy được trách nhiệm

- Đối với cá nhân, tổ chức ngoài cơ quan có nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu phải có văn bản đề nghị và được Chi cục trưởng Chi cục Thuế phê duyệt Khi đến nhận hồ sơ, tài liệu phải có giấy giới thiệu, chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu

Ví dụ: Khi người dân muốn làm chứng nhận quyền sử dụng đất họ không

có sơ đồ thửa đất nên họ phải làm Đơn gửi Chi cục Thuế để xin được trích lục Bản đồ đất Trên cơ sở Đơn của người dân đã được Lãnh đạo Chi cục phê duyệt, cán bộ lưu trữ tại Chi cục Thuế tiến hành khai thác tài liệu cần tìm để sao lục cho người dân Người dân khi đến nhận tài liệu mình cần thì phải trình giấy tờ tùy thân của họ là chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu

Việc khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu, cung cấp thông tin của người nộp thuế chỉ được cung cấp cho các cơ quan sau:

+ Cơ quan điều tra, Viện kiểm sát, Tòa án;

+ Cơ quan thanh tra, cơ quan kiểm toán nhà nước;

+ Cơ quan quản lý khác của Nhà nước theo quy định của pháp luật;

+ Cơ quan quản lý thuế nước ngoài phù hợp với điều ước quốc tế về thuế

mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên

- Lưu trữ cơ quan phải xây dựng nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; niêm yết tại phòng đọc hoặc kho lưu trữ Thực tế hiện nay tại một số Chi cục

Thuế trực thuộc Cục thuế Hà Nội vẫn chưa xây dựng được nội quy khai thác, sử dụng tài liệu Mặt khác, do diện tích làm việc chật hẹp các Chi cục Thuế còn không bố trí được Kho lưu trữ mà phải đi thuê Kho bên ngoài như: Chi cục Thuế quận Ba Đình, Hoàn Kiếm, Hai Bà Trưng,… nên không thể bố trí được phòng đọc để phục vụ khai thác, sử dụng

Tóm lại, Cục thuế TP Hà Nội đã có những quy định quan trọng về hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ giúp cho các Chi cục Thuế trực thuộc có thể tổ chức thực hiện nhiệm vụ của mình trong lĩnh vực khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

2.3 Tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế qua khảo sát ở một số Chi cục Thuế TP Hà Nội

Với mục đích nghiên cứu hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Chi cục thuế phục vụ công tác quản lý thuế tại địa phương, chúng tôi đã tiến hành khảo sát tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của một số Chi cục Thuế tại thành phố Hà Nội như: Chi cục Thuế quận Thanh Xuân, Chi cục Thuế quận Ba Đình, Chi cục Thuế quận Đống Đa, Chi cục Thuế quận Hà Đông, Chi cục Thuế huyện Phú Xuyên Tại đây, chúng tôi tiến hành khảo sát số lượng người, số lượng hồ sơ tài liệu được khai thác tại các Chi cục Thuế; đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; những nhóm tài liệu lưu trữ chủ yếu được khai thác sử dụng tại các Chi cục Thuế Để khảo sát được những nội dung nêu trên, chúng tôi áp dụng một số phương pháp như: Phương pháp nghiên cứu lý luận để làm rõ hơn các vấn đề khoa học của hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; Phương pháp khảo sát để tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của các Chi cục Thuế, thực trạng hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế; Phương pháp phân tích, tổng hợp, mô tả, thống kê; Phương pháp phỏng vấn để tìm hiểu ý kiến của cán bộ Chi cục Thuế đối với hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Thông qua các nội dung khảo sát nêu trên, chúng tôi thu được kết quả như sau:

2.3.1 Số lượng người và số lượng hồ sơ tài liệu được khai thác, sử dụng

Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là khai thác, sử dụng tài liệu Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các Chi cục Thuế cũng không nằm ngoài mục đích này Căn cứ vào sổ theo dõi và thống kê việc khai thác, sử dụng tài liệu của một số Chi cục Thuế, thống kê được số liệu như sau: