Tổ chức khoa học và khai thác, dùng tài liệu phông lưu trữ ủy ban kiểm tra trung ương đảng cộng sản việt nam

Trong quỏ trỡnh thực hiện chức trách, nhiệm vụ của mình, một khối lượng lớn tài liệu đó được sản sinh tại cơ quan Uỷ ban Kiểm tra Trung ương Những tài liệu này thuộc phụng lưu trữ Uỷ ban

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

BẢN TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỀ TÀI:

"TỔ CHỨC KHOA HỌC VÀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ ỦY BAN KIỂM TRA TRUNG ƯƠNG

ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM"

CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC

MÃ SỐ : 60 32 24

Người thực hiện: Nguyễn Thị Út Trang

Người hướng dẫn khoa học: PGS Nguyễn Văn Hàm

HÀ NỘI - 2008

1.1 Khái quát về Ủy ban Kiểm tra TW 11

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Ủy ban Kiểm tra TW 11 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Uỷ ban Kiểm tra TW 13 1.1.3 Về quy chế làm việc của Uỷ ban Kiểm tra TW 15 1.1.4 Tình hình tài liệu của Uỷ ban Kiểm tra TW 16

1.2 Phông lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW 17

1.2.2 Giới hạn thời gian tài liệu phông lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW 18 1.2.3 Khối lượng tài liệu thuộc phông Uỷ ban Kiểm tra TW 18

1.2.5 Ý nghĩa tài liệu phông lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW 21

1.3 Một số vấn đề chung về công tác tổ chức khoa học tài liệu 25

1.3.4 Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu 30

Chương 2 Công tác tổ chức khoa học và khai thác, sử dụng tài liệu phông

lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW

32

2.1 Đặc điểm, tình hình công tác lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW 32

2.2 Công tác tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ Ủy ban Kiểm tra TW

2.2.2 Tình hình công tác phân loại tài liệu phông lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW 40

2.2.4 Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 53

2.3 Nhận xét về công tác tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ Uỷ ban Kiểm

tra TW

56

2.4 Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 60

2.4.1 Đối tượng và các nhóm tài liệu được khai thác 60

2.4.2 Mục đích khai thác, sử dụng tài liệu 63 2.4.3 Đánh giá hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ 65 2.4.4 Nhận xét chung về công tác khai thác, sử dụng tài liệu 66

Chương 3 Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức

khoa học và khai thác, sử dụng tài liệu phông lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW

73

3.1 Về công tác lãnh đạo, quản lý 73

3.2 Về các khâu nghiệp vụ lưu trữ 77

Phần mở đầu

1 Lý do chọn đề tài:

Dưới sự lónh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam, dõn tộc ta đó giành nhiều thắng lợi trong thời kỳ khỏng chiến Đến nay, đất nước ta đang trong giai đoạn phỏt triển, tiến trỡnh hội nhập quốc tế và khu vực là yếu tố sống còn

đối với sự phỏt triển đất nước Trước tỡnh hỡnh đú, cụng tỏc xõy dựng, chỉnh đốn đảng, cụng tỏc kiểm tra, giỏm sỏt và thi hành kỷ luật đảng ngày càng đúng vai trũ quan trọng, gúp phần giữ vững quan điểm chớnh trị, đường lối, chớnh sỏch của Đảng

Cụng tỏc kiểm tra, giám sát và vấn đề kỷ luật cú vị trớ quan trọng đối với sự lónh đạo của Đảng và cụng tỏc xõy dựng Đảng Vỡ vậy, kể từ khi thành lập đến nay, Đảng ta luụn luụn chỳ ý đến cụng tỏc kiểm tra, giỏm sỏt

và việc giữ gỡn kỷ luật trong Đảng Uỷ ban Kiểm tra Trung -ơng là cơ quan chyờn trỏch của Ban Chấp hành Trung ương, tham mưu giúp Bộ Chính trị, Ban Bí th- trong việc thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, giám sát và thi hà nh kỷ luật trong đảng

Trong quỏ trỡnh thực hiện chức trách, nhiệm vụ của mình, một khối lượng lớn tài liệu đó được sản sinh tại cơ quan Uỷ ban Kiểm tra Trung ương Những tài liệu này thuộc phụng lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW; phản ỏnh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đồng thời cũng phần nào phản ỏnh quỏ trỡnh hoạt động của Đảng ta Do vậy, tài liệu phụng lưu trữ cơ quan Uỷ ban Kiểm tra TW được xỏc định là một trong những thành phần quan trọng của Phụng lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam

Tài liệu lưu trữ, một trong những nguồn cung cấp thụng tin vụ cựng quan trọng, nó có giá trị nhiều mặt nh- kinh tế, chính trị, văn hoá, lịch sử…

Nó phục vụ đắc lực khụng chỉ cho hoạt động quản lý hàng ngày của cơ quan,

mà cũn phục vụ cho nhiều mục đớch quan trọng khác như phục vụ cụng tỏc

chuẩn bị nhõn sự Đại hội Đảng toàn quốc, cụng tỏc xõy dựng, chỉnh đốn Đảng

Khối l-ợng tài liệu l-u trữ ngày một tăng lên, trong khi đú cụng tác lưu trữ của cơ quan Uỷ ban Kiểm tra TW cũn tồn tại một số hạn chế nhất định như chất l-ợng công tác phân loại còn thấp, việc xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu còn gặp một số vướng mắc , công cụ tra cứu còn thiếu… Những tồn tại trên

đã dẫn đến việc khai thác, sử dụng tài liệu l-u trữ phục vụ những hoạt động của cơ quan chưa đạt hiệu quả cao Chớnh vỡ vậy, chất lượng cụng tỏc lưu trữ tại cơ quan là một trong những vấn đề cần được quan tõm, nghiờn cứu sớm

Bởi vậy, việc tỡm hiểu về tỡnh hỡnh thực tế cụng tỏc lưu trữ tại cơ quan

Uỷ ban Kiểm tra Trung ương một cỏch cú hệ thống, tỡm ra những ưu điểm, hạn chế trong công tác tổ chức khoa học và khai thác, sử dụng tài liệu phông l-u trữ Uỷ ban Kiểm tra TW sẽ cú ý nghĩa cấp thiết.Qua việc tỡm hiểu đú đề

ra những giải phỏp nhằm gúp phần nõng cao hơn nữa chất lượng cụng tỏc lưu trữ tại cơ quan Uỷ ban Kiểm tra TW, từ đú gúp phần nõng cao hơn nữa chất lượng cụng tỏc kiểm tra, kỷ luật trong đảng, nõng cao chất lượng cụng tỏc xõy dựng đảng

Đồng thời, cũng với mong muốn nõng cao hơn nữa trỡnh độ nghiệp vụ của bản thõn trong cụng tỏc thực tế tại cơ quan Uỷ ban Kiểm tra TW, tỏc giả

đã lựa chọn vấn đề "Tổ chức khoa học và khai thỏc, sử dụng tài liệu Phụng lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra Trung ương - Đảng Cộng sản Việt Nam"

làm đề tài luận văn thạc sỹ của mỡnh

2 Nhiệm vụ, mục tiêu của đề tài:

Đề tài này nhằm hướng tới một số mục tiờu như sau:

- Khảo sỏt thực trạng cụng tỏc tổ chức khoa học và khai thỏc, sử dụng tài liệu phụng lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW Từ đú đỏnh giỏ những ưu điểm, hạn chế trong cụng tỏc tổ chức khoa học tài liệu, đồng thời đỏnh giỏ được hiệu quả

- Trờn cơ sở những kết quả khảo sỏt, đề ra những giải phỏp cơ bản

nhằm nõng cao hơn nữa chất l-ợng cụng tỏc tổ chức khoa học tài liệu, và

nõng cao hiệu quả khai thỏc, sử dụng tài liệu phụng lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra

TW phục vụ hoạt động của cơ quan núi riờng và của Đảng núi chung

Để đạt được những mục tiờu đề ra, đề tài cần thực hiện một số nhiệm vụ

nh- sau:

- Nghiờn cứu về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu của Uỷ ban Kiểm tra TW

- Tiến hành thực tế đối với những khõu nghiệp vụ trờn những khối tài

liệu cụ thể thuộc Uỷ ban Kiểm tra TW

- Tỡm hiểu tỡnh hỡnh sử dụng và mục đớch sử dụng tài liệu của cỏc đối

tượng độc giả khi khai thỏc tài liệu lưu trữ và đỏnh giỏ của họ về hiệu quả tài

liệu lưu trữ đem lại trong cụng việc

- Đề xuất một số giải phỏp cụ thể để thực hiện cỏc mục tiờu núi trờn

3 Đối t-ợng, phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Đối tƣợng nghiờn cứu:

+ Tài liệu giấy thuộc phụng Uỷ ban Kiểm tra TW

+ Cỏc nội dung nghiệp vụ lưu trữ tại Uỷ ban Kiểm tra TW

- Phạm vi nghiên cứu: Về nội dung: đề tài chủ yếu tập trung tỡm hiểu

về những khâu nội dung của công tác tổ chức khoa học tài liệu; công tác khai

thác, sử dụng tài liệu sẽ được đề cập để khẳng định vai trũ của cụng tỏc tổ

chức khoa học tài liệu và nhằm đỏnh giỏ những hiệu quả của tài liệu lưu trữ

mang lại đối với hoạt động của Uỷ ban Kiểm tra TW

Về thời gian: đề tài nghiờn cứu khối tài liệu từ khúa IX trở về trước

4 Lịch sử nghiên cứu vấn đề:

Tài liệu lưu trữ Đảng là một trong những thành phần tài liệu quan trọng

thuộc Phụng lưu trữ Quốc gia Việt Nam Đó cú nhiều nhà khoa học, nhiều

cỏn bộ cụng tỏc trong ngành đó quan tõm, nghiờn cứu về cụng tỏc lưu trữ

§ảng Có những công trình nghiên cứu mang tính lý luận, và cũng có những công trình đi vào tìm hiểu thực tiễn công tác lưu trữ tại một số cơ quan đảng như Đề tài cấp bộ mã số KHBĐ (2005)-21 – Nghiên cứu, xây dựng mẫu khung phân loại tài liệu các tổ chức chính trị - xã hội từ Trung ương đến cấp tỉnh, Chủ nhiệm đề tài Vũ Hồng Mây – Văn phòng TW Đảng; đề tài luận án tiến sỹ "Xây dựng công cụ tra tìm thông tin sử liệu Kho Lưu trữ Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam" của tác giả Chu Thị Hậu, mã số 50311, năm 2000; đề tài luận văn thạc sỹ “Tổ chức khoa học tài liệu của Ban Kinh tế Trung ương Đảng cộng sản Việt Nam” của tác giả Đỗ Thị Huấn, mã số

51002, năm 1998, được bảo vệ thành công tại Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội,

Bên cạnh đó, về phía lưu trữ nhà nước, công tác lưu trữ nói chung và công tác tổ chức khoa học tài liệu nói riêng đã được nhiều nhà khoa học nghiên cứu, cả về lý luận và thực tiễn Có thể khái quát những kết quả nghiên cứu đó với một số công trình sau:

- Về mặt lý luận có giáo trình bậc đại học " Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ" của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm do NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp phát hành năm 1990; sách chuyên khảo như " Phương pháp lựa chọn

và loại hủy tài liệu ở các cơ quan" của tác giả Dương Văn Khảm do NXB Chính trị Quốc gia phát hành năm 1998; "Về thời hạn và nơi bảo quản hồ sơ nhân sự trong các cơ quan Nhà nước" của tác giả Nguyễn Văn Hàm - đăng trên Kỷ yếu Hội nghị khoa học về xác định giá trị tài liệu của Cục Lưu trữ Nhà nước phát hành năm 1994; bài viết "Muốn làm tốt công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ cần phải có phương án phân loại cụ thể" của tác giả Đỗ Ngọc Phác đăng trên Tập san Công tác lưu trữ hồ sơ1

mó số 94-98-108, năm 1996; Bài viết " Tổ chức khoa học Kho lưu trữ trung ương Đảng cộng sản Việt Nam - thực trạng và giải phỏp" của tỏc giả Nguyễn

Quốc Dũng đăng trờn Tạp chớ Dấu ấn thời gian2 số 3 năm 2007; bài viết

"Một số kinh nghiệm về cụng tỏc sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ"

của tỏc giả Nguyễn Thị Trà đăng trờn Tạp chớ Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 3

Tuy nhiờn, tổ chức khoa học và khai thỏc, sử dụng tài liệu ở cỏc cơ quan đảng là những nội dung chưa được nghiờn cứu nhiều Đặc biệt, chưa cú

đề tài nào tiến hành nghiờn cứu tổng hợp cả hai nội dung trờn ở một cơ quan đảng cụ thể, trong đú cú Uỷ ban Kiểm tra TW Nh- vậy, có thể nói, đề tài của chúng tôi vừa mang tính kế thừa, vừa cú những nội dung mới, nội dung

đề tài khụng bị trựng lặp, và cú những nghiờn cứu mới

5 Ph-ơng pháp nghiên cứu:

Để thực hiện đề tài này, trong quỏ trỡnh khảo sỏt, đỏnh giỏ, phõn tớch tỡnh hỡnh thành phần, nội dung tài liệu và thực tế cụng tỏc lưu trữ tại Uỷ ban Kiểm tra Trung ương, ngoài vịờc sử dụng những nguyờn tắc phương phỏp luận khoa học chung như nguyờn tắc chớnh trị, nguyờn tắc lịch sử, nguyờn tắc toàn diện, tổng hợp chúng tôi cũn sử dụng một số phương phỏp nghiờn cứu như phương phỏp phõn tớch, mụ tả, khảo sỏt thực tế, hệ thống

- Phương phỏp mụ tả và khảo sỏt thực tế được sử dụng trong việc tỡm hiểu về

chức năng, nhiệm vụ, bộ mỏy giỳp việc của Uỷ ban Kiểm tra TW Đồng thời

2 Tạp chớ Dấu ấn thời gian là Tạp chớ của Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam

phương phỏp này cũng được dựng để miờu tả thực trạng cụng tỏc tổ chức khoa học và tỡnh hỡnh khai thỏc sử dụng tài liệu tại Uỷ ban Kiểm tra TW Đặc biệt, trong quỏ trỡnh thực hiện đề tài, phương phỏp thực tế được thể hiện rất rừ qua việc tiến hành thực tế trờn tài liệu của nhúm tỏc giả đề tài

- Phương phỏp phõn tớch được sử dụng trong việc phõn tớch chức năng,

nhiệm vụ, tỡnh hỡnh cơ cấu tổ chức của cơ quan hỡnh thành phụng Từ đú làm căn cứ để xõy dựng cỏc giải phỏp phự hợp với đặc điểm của cơ quan, cũng như đặc điểm, tỡnh hỡnh của tài liệu phụng lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW

- Phương phỏp hệ thống: trong quỏ trỡnh tỡm hiểu về cụng tỏc lưu trữ

của một cơ quan đũi hỏi cần xem xột, đỏnh giỏ một cỏch cú hệ thống đối với cỏc vấn đề cú liờn quan, cũng như đối với cỏc khõu nghiệp vụ cần tỡm hiểu Đồng thời, phương phỏp hệ thống cũng được sử dụng để khỏi quỏt về cỏc nhúm tài liệu trong phụng

6 Nguồn t- liệu tham khảo:

Khi nghiên cứu vấn đề này, tôi đã khai thác, sử dụng một số nguồn t- liệu tham khảo nh- sau:

- Cỏc nguồn tư liệu lý luận chung về ph-ơng pháp luận khoa học và cụng tỏc lưu trữ

- Các văn bản của Đảng và Nhà n-ớc quy định về công tác l-u trữ nói chung, và công tác l-u trữ tà i liệu Đảng núi riờng

- Các văn bản quy định về hoạt động của Uỷ ban Kiểm tra Trung ương

và những văn bản chỉ đạo của cơ quan về cụng tỏc lưu trữ

- Cỏc cụng trỡnh, đề tài, bài viết về về thực tế cụng tỏc lưu trữ tại cỏc cơ quan, đơn vị, tổ chức cú liờn quan đến đề tài nghiờn cứu này

7.Đóng góp của đề tài:

- Về mặt lý luận: đề tài gúp phần làm sỏng tỏ hơn về lý luận nghiệp vụ

cụng tỏc lưu trữ núi chung và cụng tỏc lưu trữ ở cỏc cơ quan đảng núi riờng

tồn tại hiện nay trong cụng tỏc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại cơ quan UBKTTW Từ đú gúp phần nõng cao hiệu quả cụng tỏc tổ chức khoa học và hiệu quả sử dụng tài liệu phụng lưu trữ UBKTTW Đồng thời, đề tài cũng là một nguồn tài liệu tham khảo để cơ quan tiến hành xõy dựng những quy định mới về cụng tỏc lưu trữ.

8 Bố cục của đề tài:

Ngoài cỏc phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, đề tài

gồm 3 chương:

Chương 1: Tổng quan về Uỷ ban Kiểm tra Trung ương và phụng lưu trữ

Uỷ ban Kiểm tra TW

Chương 2: Cụng tỏc tổ chức khoa học và khai thỏc, sử dụng tài liệu phụng lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW

Chương 3: Một số giải phỏp nhằm nõng cao chất lượng cụng tỏc tổ chức khoa học và hiệu quả khai thỏc, sử dụng tài liệu phụng lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW

Để hoàn thành đ-ợc đề tài này, ngoài sự nỗ lực của bản thân, trong quá trình thực hiện, tụi đó nhận được sự giỳp đỡ rất tận tỡnh của PGS Nguyễn Văn Hàm, của cỏc thầy cụ trong Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phũng, của Lónh đạo Văn phũng và lónh đạo phũng Hành chớnh Uỷ ban Kiểm tra Trung ương, nơi tụi đang cụng tỏc

Tuy nhiờn, trong quỏ trỡnh nghiờn cứu, do còn có những khó khăn nhất

định từ phía chủ quan và khách quan nên đề tài khụng trỏnh khỏi những hạn chế nhất định Chỳng tụi rất mong nhận được sự đúng gúp, tham gia ý kiến của cỏc thầy cụ, cỏc đồng nghiệp, các cán bộ trong ngành và bạn đọc để đề tài của chỳng tụi được hoàn chỉnh hơn

CHƯƠNG 1

TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN KIỂM TRA TRUNG ƯƠNG VÀ PHÔNG LƯU TRỮ ỦY BAN KIỂM TRA TRUNG ƯƠNG

1.1 Khái quát về Uỷ ban Kiểm tra TW

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Uỷ ban Kiểm tra TW

Chủ tịch Hồ Chí Minh đã khẳng định: "Chính sách đúng là nguồn gốc của thắng lợi Khi đã có chính sách đúng, thì sự thành công hoặc thất bại của các chính sách đó là do nơi cách tổ chức công việc, nơi lựa chọn cán bộ và

do nơi kiểm tra"[ 3 , 7 ]

Thấy rõ được tầm quan trọng của công tác kiểm tra đối với sự lãnh đạo của Đảng, từ ngày 15 - 17/01/1948, Hội nghị Ban Chấp hành Trung ương đã họp để kiểm điểm tình hình sau một năm kháng chiến và đề ra nhiệm vụ mới Trong đó, về công tác xây dựng Đảng, Hội nghị đã đề ra vấn đề chấn chỉnh bộ máy chỉ đạo và chuyên môn các cấp, nhất là tuyên huấn, tổ chức và kiểm tra Xuất phát từ yêu cầu nhiệm vụ kiểm tra, thời gian này Trung ương

đã phân công một số cán bộ mới được điều động về làm công tác kiểm tra Trên cơ sở đó, ngày 16/10/1948, tại chiến khu việt Bắc, Ban Thường vụ Trung ương Đảng ( khóa I ) đã ra Quyết nghị số 29-QN/TW thành lập Ban Kiểm tra Trung ương Ngay từ khi thành lập, chức năng của Uỷ ban Kiểm tra

TW đã được xác định là cơ quan chuyên trách về công tác kiểm tra của Đảng

* Về chức năng, nhiệm vụ:

Trải qua gần 60 năm hình thành và phát triển, Uỷ ban Kiểm tra TW là

cơ quan tham mưu, giúp Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư trong công tác kiểm tra và thi hành kỷ lụât Đảng

60 năm đó, chức năng của Uỷ ban Kiểm tra TW gần như không thay đổi Và để thực hiện tốt chức năng được giao, nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban Kiểm tra TW đã được sửa đổi, bổ sung để phù hợp hơn với bối cảnh lịch sử

Cụ thể như sau:

- Ở nhiệm kỳ Đại hội III ( từ 9/1960 - 12/1976) đã bổ sung một số nhiệm vụ, quyền hạn sau:

+ Xử lý thư tố cáo, khiếu nại của đảng viên

+ Kiểm tra tài chính đảng

+ Có quyền quyết định kỷ luật, chuẩn y hoặc xoá bỏ kỷ lụât đối với đảng viên

+ Có quyền chuẩn y hoặc thay đổi nghị quyết của uỷ ban kiểm tra cấp dưới và của các tổ chức cơ sở về cácvụ kỷ luật đảng viên

- Ở nhiệm kỳ IV (từ 01/1977 - 02/1982), có một sự sửa đổi nhỏ, từ nhiệm vụ “kiểm tra những đảng viên vi phạm Điều lệ Đảng” thành “kiểm tra những đảng viên chấp hành Điều lệ Đảng”

Sau 3 nhiệm kỳ, đến nhiệm kỳ VII (từ 6/1991 - 7/1996), Uỷ ban Kiểm tra TW được bổ sung 02 nhiệm vụ:

- Nhiệm vụ kiểm tra tổ chức đảng cấp dưới chấp hành nguyên tắc tổ chức và sinh hoạt đảng,

- Nhiệm vụ giải quyết tố cáo đối với tổ chức đảng cấp dưới

Đến nhiệm kỳ Đại hội VIII (từ 6/1996 - 4/2001), nhiệm vụ của Uỷ ban Kiểm tra TW được sửa đổi từ “kiểm tra chấp hành Điều lệ Đảng” thành

“kiểm tra khi có dấu hiệu vi phạm đối với đảng viên và tổ chức đảng Những qui định về chức năng, nhiệm vụ của Uỷ ban Kiểm tra TW khóa VIII được giữ nguyên trong nhiệm kỳ Đại hội IX (từ 4/2001 - 4/2006)

* Về cơ cấu tổ chức:

Lịch sử gần 60 năm về tổ chức bộ máy giúp việc của Uỷ ban Kiểm tra

TW đã chứng minh, cơ cấu tổ chức của cơ quan này thiếu tính ổn định, hầu như ở mỗi nhiệm kỳ đều có những sự thay đổi nhất định

Sau khi thành lập năm 1948, tổ chức của Uỷ ban Kiểm tra TW chỉ với một số uỷ viên phụ trách, thì đến nhiệm kỳ II, bộ máy giúp việc của Uỷ ban Kiểm tra TW đã có Văn phòng và 02 vụ chức năng là Vụ xét xử kỷ luật và

Vụ kiểm tra dân chủ và kỷ luật

Đến nhiệm kỳ III, tổ chức của Uỷ ban Kiểm tra TW đã được bổ sung thêm 03 vụ chức năng mới như Vụ xét thư tố cáo và tiếp dân; Phòng kiểm tra tài chính; Phòng tổ chức cán bộ

Ở một số giai đoạn, bộ máy giúp việc của Uỷ ban Kiểm tra TW còn có những thay đổi rất lớn, cụ thể như ở khóa III, từ 06 đầu mối thì đến khóa IV,

bộ máy đó đã lên tới 12 đầu mối Và ở khóa III, các vụ được tổ chức hoạt động theo chuyên đề như tố cáo, kỷ luật thì sang khóa IV, nhiệm vụ của các vụ chức năng cũng được thay đổi căn bản, đó là chuyển sang hoạt động theo địa bàn, theo khu vực quản lý

Ví dụ: - Vụ kiểm tra các tỉnh miền núi phía Bắc

- Vụ kiểm tra các cơ quan Trung ương và Hà Nội

- Vụ kiểm tra các tỉnh miền Tây Nam Bộ

Từ 12 đầu mối và hoạt động theo địa bàn thì đến khóa V (từ 3/1982 - 12/1986), bộ máy giúp việc của Uỷ ban Kiểm tra TW đã rút xuống còn 08 đầu mối và lại quay về họat động theo chuyên đề

Sang khóa VI (từ 12/1986 - 6/1991), các vụ không hoạt động theo chuyên đề nữa mà phụ trách theo khu vực hành chính; và từ 08 đầu mối đã được tăng lên thành 11 đầu mối các vụ, đơn vị Tên gọi của các vụ cũng được thay đổi thành Vụ I, Vụ II, Vụ III

Sau một thời gian hoạt động, cơ cấu tổ chức của Uỷ ban Kiểm tra TW lại tiếp tục có sự thay đổi, sáp nhập giữa các vụ, đơn vị Và đến khóa VII, bộ máy đó chỉ còn 09 đầu mối các vụ, đơn vị

Có một số thay đổi nhỏ trong cơ cấu tổ chức của Uỷ ban Kiểm tra TW khóa VIII Và đến khóa IX, bộ máy giúp việc của Uỷ ban Kiểm tra TW lại trở về với 11 vụ, đơn vị

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Uỷ ban Kiểm tra TW

Trải qua 8 nhiệm kỳ họat động, Uỷ ban Kiểm tra TW đã có những bước

ban Kiểm tra TW được qui định cụ thể tại Quy định số 07-QĐ/TW ngày 22/8/2001 của Ban Chấp hành TW về việc ban hành Quy chế làm việc của

Uỷ ban Kiểm tra TW khúa IX, cụ thể như sau:

1 Chức năng:

Uỷ ban Kiểm tra TW là cơ quan kiểm tra chuyên trách của Ban Chấp hành TW; tham m-u, giúp Ban Chấp hành TW, Bộ Chính trị, Ban Bí th- thực hiện nhiệm vụ kiểm tra và thi hành kỷ luật trong Đảng

2.Nhiệm vụ:

- Uỷ ban Kiểm tra TW có nhiệm vụ kiểm tra đảng viên, tổ chức đảng khi có dấu hiệu vi phạm; xem xét những tr-ờng hợp vi phạm kỷ luật, quyết

định hoặc đề nghị cấp uỷ thi hành kỷ luật; giải quyết tố cáo đối với tổ chức

đảng và đảng viên; giải quyết khiếu nại kỷ luật trong đảng; kiểm tra tài chính của cấp uỷ cấp d-ới và của cơ quan tài chính cấp uỷ cùng cấp

- Chuẩn bị hoặc tham gia chuẩn bị nội dung các kỳ họp của Ban Chấp hành Trung -ơng, Bộ Chính trị, Ban Bí th- bàn về công tác kiểm tra và công tác xây dựng đảng có liên quan đến nhiệm vụ của Uỷ ban Kiểm tra TW

- Giải thích, h-ớng dẫn và kiểm tra các tổ chức Đảng, các Uỷ ban kiểm tra cấp d-ới và đảng viên thực hiện những quy định tại ch-ơng VII, VIII Điều

lệ Đảng Và chỉ đạo, h-ớng dẫn về nghiệp vụ công tác kiểm tra, về xây dựng

bộ máy và bồi d-ỡng cán bộ cho uỷ ban kiểm tra các cấp;

- Theo dõi việc thực hiện quy chế làm vịêc của Ban Chấp hành Trung -ơng và kiến nghị với Ban Bí th-, Bộ Chính trị và Ban Chấp hành Trung -ơng nhằm đảm bảo thực hiện đúng quy chế đó

3 Cơ cấu tổ chức :

- Chủ nhiệm

- Các Phó Chủ nhiệm và Uỷ viên, Phái viên

- Bộ mỏy giỳp việc của Uỷ ban:

+ Vụ I: phụ trỏch 6 đảng bộ khối cơ quan Trung ương và đảng bộ trực thuộc Trung ương

+ Vụ IA: phụ trách 5 đảng bộ khối cơ quan Trung ương và đảng bộ trực thuộc Trung ương

+ Vụ II: phụ trách các tỉnh miền núi và trung du phía Bắc

+ Vụ III: phụ trách các tỉnh, thành phố đồng bằng phía Bắc và khu IV

+ Văn phòng Uỷ ban

1.1.3 Về quy chế làm việc của Uỷ ban Kiểm tra TW

Uỷ ban Kiểm tra TW do Ban Chấp hành TW bầu ra, họat động trên cơ

sở nguyên tắc chung của Đảng Cụ thể tại Quy định số 07-QĐ/TW đã ghi rất rõ: "Uỷ ban Kiểm tra TW thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ, làm việc theo chế độ tập thể, quyết định theo đa số"

Uỷ ban Kiểm tra TW họp thường kỳ mỗi quý 2 lần

Trong quá trình công tác, Uỷ ban Kiểm tra TW có mối quan hệ với nhiều cơ quan, tổ chức khác như:

- Với các ban của Đảng, Bán cán sự Đảng, Đảng đoàn cơ quan Nhà nước và các tổ chức chính trị - xã hội của Trung ương: đây là mối quan hệ liên kết, phối hợp thực hiện các nhiệm vụ do Điều lệ Đảng qui định và những nhiệm vụ do Ban Chấp hành TW, Bộ Chính trị, Ban Bí thư giao về công tác kiểm tra và kỷ luật đảng

- Với các cấp ủy trực thuộc Trung ương: mối quan hệ này được thể hiện

ở việc hướng dẫn, kiểm tra và chủ trì của Uỷ ban Kiểm tra TW trong các vấn

đề liên quan đến công tác kiểm tra và kỷ luật đảng

- Với ủy ban kiểm tra của cấp ủy cấp dưới: đây là mối quan hệ lãnh đạo, chỉ đạo Uỷ ban Kiểm tra TW chỉ đạo, hướng dẫn ủy ban kiểm tra của cấp ủy cấp dưới trong công tác kiểm tra và kỷ luật đảng

1.1.4 Tình hình tài liệu của Uỷ ban Kiểm tra TW

1.1.4.1 Văn bản chỉ đạo về công tác văn thư

Văn thư của Uỷ ban Kiểm tra TW được tổ chức và thực hiện theo chế

độ tập trung Để công tác văn thư được thực hiện tốt, Uỷ ban Kiểm tra TW

đã ban hành một số văn bản chỉ đạo sau:

-Quy định số 179-QĐ/KTTW ban hành ngày 07/10/2002 của Uỷ ban Kiểm tra TW về chế độ công tác văn thư của Ủy ban

- Quy định số 105-QĐ/KTTW ban hành ngày 01/12/2000 của Uỷ ban Kiểm tra Trung ương về việc lập hồ sơ, nộp lưu, quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ

Với việc ban hành các văn bản chỉ đạo, công tác văn thư của Uỷ ban Kiểm tra TW đã dần đi vào nền nếp và đã đạt được những kết quả nhất định

1.1.4.2 Công tác quản lý văn bản "đi" - "đến"

Được thực hiện nghiêm túc theo các quy trình quản lý, từ tiếp nhận, vào máy, chuyển xử lý, và cuối cùng là chuyển văn bản đến nơi xử lý cuối cùng

là các vụ, đơn vị đối với văn bản đến

Đối với văn bản đi, việc tiếp nhận, rà soát văn bản, lấy số, ký hiệu t rên máy, đóng dấu và chuyển giao văn bản cũng được thực hiện khá tốt Chính

vì vậy, văn bản đi - đến tại Uỷ ban Kiểm tra TW được quản lý, theo dõi chặt chẽ, đảm bảo thông tin kịp thời cho các nhu cầu khác nhau

1.1.4.3 Lập hồ sơ hiện hành

Đây là nhiệm vụ của các đơn vị, bộ phận, các chuyên viên giải quyết vấn

đề, vụ việc Việc lập hồ sơ hiện hành đã được qui định tại các văn bản, và trên thực tế cũng đã được thực hiện nhưng chưa triệt để và chưa thật tốt Cụ thể như sau:

- Khối tài liệu quản lý chung: hầu như chưa được lập hồ sơ, tài liệu còn

ở tình trạng rời lẻ, gây ra việc thất lạc tài liệu Các vụ, đơn vị cũng hầu như chưa có ý thức trong việc nộp lưu khối tài liệu này

- Khối tài liệu nhân sự, vụ việc: đây là khối tài liệu chuyên môn của cơ quan Các chuyên viên đã có ý thức được vai trò của việc lập hồ sơ hiện hành Theo đúng qui định, sau khi giải quyết xong vụ việc, các chuyên viên tiến hành thu thập đầy đủ tài liệu của vụ việc và lập hồ sơ Tuy nhiên, do kiến thức về việc lập hồ sơ còn thấp, nên chất lượng các hồ sơ được lập còn chưa cao, thể hiện ở việc sắp xếp tài liệu chưa khoa học, biên mục tài liệu chưa đầy đủ

Theo qui định, sau khi vụ việc kết thúc được 01 tháng thì Tổ kiểm tra phải nộp lưu hồ sơ về kho lưu trữ cơ quan Trên thực tế, công tác nộp lưu khối hồ sơ này được thực hiện khá tốt, bên cạnh đó vẫn còn tình trạng nộp chậm, thậm chí rất chậm của một số chuyên viên, đã gây ảnh hưởng không tốt tới kết quả chung

Mặc dù vậy, có thể nói rằng với với những kết quả đã đạt được cho thấy

sự chuyển biến tích cực trong công tác lập hồ sơ của Uỷ ban Kiểm tra TW trong những năm gần đây Giúp khối tài liệu nhân sự, vụ việc được đưa vào bảo quản tại Kho lưu trữ ngày càng đầy đủ hơn, đảm bảo chất lượng hơn

1.2 Phông lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW

1.2.1 Điều kiện thành lập phông:

Với những nội dung đã trình bày về lịch sử đơn vị hình thành phông như trên, chúng ta có thể nhận thấy rằng những điều kiện cơ bản để thành lập Phông lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW là rất rõ ràng Cụ thể như sau:

- Uỷ ban Kiểm tra TW được thành lập bởi một văn bản có giá trị pháp

lý cao, đó là quyết nghị số 29-QN/TW ngày 16/10/1948 của Ban Chấp hành

TW về việc thành lập Ban Kiểm tra TW

- Về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Uỷ ban

Ngay từ khi thành lập, tại Quyết nghị số 29-QN/TW, chức năng, nhiệm

vụ của Uỷ ban Kiểm tra TW đã được qui định rõ ràng, cụ thể Có thể nói, Quyết nghị số 29 của Ban Chấp hành TW là cơ sở pháp lý cho sự ra đời của

Uỷ ban Kiểm tra TW; và những qui định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được qui định trong văn bản đó đã thể hiện sự độc lập trong hoạt động của

cơ quan nói riêng và vị trí, vai trò của cơ quan trong công tác lãnh đạo của Đảng nói chung

- Uỷ ban Kiểm tra TW là cơ quan có tổ chức biên chế và con dấu riêng

1.2.2 Giới hạn thời gian tài liệu phông lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW

Uỷ ban Kiểm tra TW được thành lập và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 16/10/1948 Đến nay, Uỷ ban Kiểm tra TW vẫn tiếp tục hoạt động, theo chức năng, nhiệm vụ được giao

Từ khi Uỷ ban Kiểm tra TW được thành lập, tài liệu của cơ quan cũng bắt đầu được sản sinh ra Theo thống kê, thời gian sớm nhất của tài liệu thuộc phông lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW là ngày 16/10/1948 Do Uỷ ban Kiểm tra TW vẫn đang tiếp tục họat động, phông lưu trữ Ủy ban còn tiếp tục được bổ sung, do vậy, chưa có thời gian kết thúc của phông Như vậy, giới hạn thời gian phông lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW là từ ngày 16/10/1948 đến nay Vì đơn vị hình thành phông vẫn đang hoạt động nên phông lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW là phông lưu trữ hiện hành

1.2.3 Khối lượng tài liệu thuộc phông lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW

Gần 60 năm hình thành và phát triển, trong quá trình hoạt động của Uỷ ban Kiểm tra TW, một số lượng lớn tài liệu đã được sản sinh ra Những tài liệu có giá trị thuộc phông lưu trữ cơ quan, được đưa vào bảo quản có thể tạm chia thành hai khối chính Đó là khối tài liệu quản lý chung và khối hồ

sơ nhân sự, vụ việc Tài liệu phông lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW từ khi thành lập đến nay tổng số đã lên tới 11.800 đơn vị bảo quản, trong đó một phần đã được nộp về Cục Lưu trữ Văn phòng TW Đảng, và một phần còn bảo quản tại Kho lưu trữ cơ quan Cụ thể như sau

* Khối lượng tài liệu nộp lưu về Cục Lưu trữ - Văn phòng TW Đảng:

- Đợt 1: từ ngày 22/8/1989 - 15/9/1989

- Đợt 2: từ ngày 06/4/1990 - 12/4/1990

Tổng số tài liệu nộp trong hai đợt trên là 489 cặp, tương ứng với 7250

hồ sơ, đơn vị bảo quản Trong đó:

+ Tài liệu chung: có 2657 hồ sơ, đơn vị bảo quản, thuộc khoảng thời gian từ năm 1948 đến năm 1986

+ Hồ sơ khiếu nại khóa III, IV, V gồm 2951 hồ sơ

+ Hồ sơ tố cáo khóa III, IV, V gồm 1642 hồ sơ

- Đợt 3: từ ngày 07/11/1994 - 13/11/1994: giao nộp 152 cặp tài liệu khóa VI, tương ứng với 1.304 đơn vị bảo quản:

+ Tài liệu chung: 63 cặp, tương ứng với 604 đơn vị bảo quản

+ Hồ sơ nhân sự: Khiếu nại: 439 hồ sơ

Tố cáo: 261 hồ sơ

- Đợt 4: từ ngày 20/10/2005 - 27/10/2005: giao nộp 16 cặp tài liệu khóa VII với 1103 đơn vị bảo quản:

+ Tài liệu chung: 412 đơn vị bảo quản

+ Hồ sơ khiếu nại: 351 hồ sơ

+ Hồ sơ tố cáo: 332 hồ sơ

+ Hồ sơ kiểm tra khác: 05 hồ sơ

* Khối lượng tài liệu hiện bảo quản trong Kho lưu trữ Cơ quan:

Tài liệu chung:

- Khóa IV, V, VI: 250 đơn vị bảo quản, tương đương 37 cặp

- Khóa VIII: 681 đơn vị bảo quản, tương đương 105 cặp

- Khóa IX: khoảng 40 mét giá tài liệu của các đồng chí lãnh đạo Ủy ban (chưa lập hồ sơ )

Hồ sơ nhân sự, vụ việc:

- Khóa III: + Hồ sơ kỷ luật: 437 hồ sơ

+ Kiểm tra tài chính: 57 hồ sơ

+ Kiểm tra tài chính: 07 hồ sơ

- Khóa V: + Kỷ luật: 180 hồ sơ

+ Tố cáo: 15 hồ sơ

+ Khiếu nại: 10 hồ sơ

+ Kiểm tra tài chính: 12 hồ sơ

- Khóa VI: + Kỷ luật: 100 hồ sơ

+ Tố cáo: 20 hồ sơ

+ Khiếu nại: 15 hồ sơ

- Khóa VII: +Kỷ luật: 57 hồ sơ

+ Các cuộc kiểm tra khác: 35 hồ sơ

- Khóa VIII: + Kỷ luật: 50 hồ sơ

+ Tố cáo: 294 hồ sơ

+ Khiếu nại: 201 hồ sơ

+ Các cuộc kiểm tra: 15 hồ sơ

- Khóa IX: + Kỷ luật: 50 hồ sơ

+ Tố cáo: 158 hồ sơ

+ Khiếu nại: 120 hồ sơ

+ Kiểm tra dấu hiệu vi phạm: 15 hồ sơ

+ Kiểm tra tài chính: 20 hồ sơ

+ Các cuộc kiểm tra khác: 95 hồ sơ

1.2.4 Thành phần và nội dung của tài liệu

Hiện nay, thành phần tài liệu phông lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW gồm

02 khối chính, đó là khối tài liệu chung và khối hồ sơ nhân sự, vụ việc Hai khối tài liệu này phản ánh các chức năng, nhiệm vụ của cơ quan trên các mặt hoạt động:

- Về công tác kiểm tra

- Về công tác giải quyết tố cáo

- Công tác giải quyết khiếu nại kỷ luật đảng

- Công tác thi hành kỷ luật đảng

- Công tác kiểm tra tài chính đảng

- Công tác kiểm tra dấu hiệu vi phạm đối với đảng viên và tổ chức đảng

- Kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ kiểm tra và thi hành kỷ luật đảng

- Kiểm tra theo chỉ đạo của Ban Bí thư và Bộ Chính trị

- Hoạt động nội bộ của cơ quan

* Nhóm tài liệu chung gồm:

- Các văn bản của Trung ương như: nghị quyết, chỉ thị, quyết định, quy định Nhóm văn bản này có nội dung phản ánh những quan điểm, chủ trương, đường lối của Đảng ta về công tác kiểm tra và kỷ lụât đảng Chúng mang tính chất chỉ đạo chung về công tác kiểm tra của Đảng

- Các văn bản của Uỷ ban Kiểm tra TW, gồm những văn bản do cơ quan ban hành như quyết định, tờ trình, thông báo, báo cáo, công văn Nội dung của nhóm tài liệu này phản ánh về hoạt động quản lý chung của cơ quan trong công tác kiểm tra, về công tác giải quyết tố cáo, công tác giải quyết khiếu nại, công tác kiểm tra tài chính và công tác kỷ luật đảng, cũng như trong quá trình giải quyết các công việc nội bộ của cơ quan

- Các văn bản do ủy ban kiểm tra các cấp gửi đến như: báo cáo, công văn nhằm báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ về công tác kiểm tra và kỷ lụât của cấp mình, cũng như có những đề xuất, kiến nghị với Uỷ ban Kiểm tra TW

- Văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi tới nhằm phối hợp về công tác kiểm tra và kỷ luật đảng

* Khối hồ sơ nhân sự, vụ việc: khối này bao gồm toàn bộ những hồ sơ, tài liệu về các cuộc kiểm tra, các cuộc giải quyết tố cáo, giải quyết khiếu nại

kỷ luật đảng và thi hành kỷ luật đảng

1.2.5 Ý nghĩa tài liệu phông lưu trữ Ủy ban Kiểm tra TW

1.2.5.1 Ý nghĩa chính trị

Đảng cộng sản Việt Nam là đảng cầm quyền, Đảng lãnh đạo mọi họat động của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Trong đó, công

đạo của Đảng, nhằm làm cho Đảng thật sự trong sạch, vững mạnh, xứng đáng với sứ mệnh cao cả mà lịch sử và dân tộc giao phó Uỷ ban Kiểm tra

TW là cơ quan chuyên trách về công tác kiểm tra của Đảng Chính vì vậy, tài liệu được sản sinh ra từ hoạt động của Uỷ ban Kiểm tra TW sẽ phản ánh toàn

bộ những quan điểm, chủ trương của Đảng ta về công tác kiểm tra đảng Và

ý nghĩa chính trị trong tài liệu phông lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW được thể hiện sâu sắc ở chính những quan điểm, chủ trương đó Đồng thời, nội dung của tài liệu lưu trữ phông Uỷ ban Kiểm tra TW phản ánh quan điểm của Đảng về công tác kiểm tra đảng, tức là phản ánh một phần ý chí, chủ trương, đường lối của Đảng trong quá trình hoạt động, lãnh đạo đất nước Điều đó cũng có nghĩa là, tài liệu lưu trữ phông Uỷ ban Kiểm tra TW có ý nghĩa quan trọng trong việc phản ánh quan điểm chính trị của Đảng ta về công tác kiểm tra đảng trong quá trình lãnh đạo đất nước

Ví dụ như chỉ thị 29-CT/TW ngày 1214/02/1998của Bộ Chính trị về việc tăng cường công tác kiểm tra của đảng Nội dung của chỉ thị đề cập tới việc yêu cầu sự đổi mới trong họat động, trong cách thức tổ chức nhiệm vụ kiểm tra và kỷ luật đảng Điều đó đã cho thấy rất rõ quan điểm của Đảng ta

về vai trò của công tác này và sự cần thiết của việc thay đổi, tăng cường về các nội dung của công tác kiểm tra trong thời điểm đó, nhằm thúc đẩy hiệu quả tốt hơn trong việc hiện công tác kiểm tra của đảng

1.2.5.2 Ý nghĩa lịch sử

Tài liệu phông lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW là sự phản ánh kết quả quá trình hoạt động của Ủy ban từ năm 1948 đến nay Điều này cho thấy tài liệu phông lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW gắn liền với lịch sử hình thành và phát triển của cơ quan, điều đó được thể hiện qua ý nghĩa lịch sử to lớn chứa đựng trong tài liệu của toàn phông Dưới những khía cạnh khác nhau, ý nghĩa đó càng được thể hiện rõ ràng hơn:

- Thứ nhất, nội dung tài liệu lưu trữ phông Uỷ ban Kiểm tra TW chứa đựng những thông tin quá khứ, phản ánh lịch sử hình thành và phát triển của

cơ quan, là cơ sở quan trọng nhất để nghiên cứu lịch sử của cơ quan Chẳng hạn, để biên soạn và cho ra đời cuốn sách "56 năm truyền thống ngành kiểm tra Đảng (1948 - 2008)", mặc dù không ghi chú cụ thể, nhưng qua nội dung của cuốn sách đã cho thấy những thông tin từ tài liệu lưu trữ phông Uỷ ban Kiểm tra TW đã được khai thác và sử dụng khá nhiều trong cuốn sách Những thông tin được dùng làm cơ sở để đánh giá những thay đổi trong chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan qua từng giai đoạn; đồng thời cũng dùng làm căn cứ để tổng kết tình hình thực hiện chức năng, nhiệm vụ

và những kết quả đã đạt được của Uỷ ban Kiểm tra TW qua từng giai đoạn, từng nhiệm kỳ đó

- Thứ hai, qua tài liệu lưu trữ, những đổi mới trong quan điểm của Đảng

về công tác kiểm tra và kỷ lụât đảng trải qua các thời kỳ đã được thể hiện khá rõ Đặc biệt ở những văn bản chứa đựng những nội dung đề cập đến quan điểm, chủ trương chỉ đạo của Trung ương về công tác kiểm tra Chẳng hạn như những nghị quyết, chỉ thị của Bộ Chính trị, Ban Bí thư về tăng cường công tác kiểm tra; hoặc những qui định của Trung ương về việc thực hiện qui trình các cuộc giải quyết tố cáo, khiếu nại, kỷ luật Có thể nói, tài liệu lưu trữ phông Uỷ ban Kiểm tra TW là cơ sở, căn cứ để xây dựng một hệ thống các quan điểm chỉ đạo của Đảng ta về công tác kiểm tra và kỷ luật đảng qua các giai đoạn, các nhiệm kỳ Chẳng hạn như một số văn bản dưới đây đã thể hiện khá rõ đường lối của Đảng ta về công tác kiểm tra và kỷ luật đảng ở mỗi thời kỳ khác nhau:

- Quy định số 82-QĐ/TW ngày 15/02/1989 của Ban Bí thư về một số vấn đề thi hành kỷ luật trong Đảng

- Quy định số 52-QĐ/TW ngày 05/5/1999 của Bộ Chính trị khóa VIII

về phân công trách nhiệm giải quyết tố cáo

- Quyết định số 10-QĐ/TW ngày 25/9/2001 của Ban Bí thư về việc ban

1.2.5.3 Ý nghĩa thực tiễn

Ý nghĩa thực tiễn của tài liệu lưu trữ thể hiện ở khả năng đáp ứng những yêu cầu khai thác thông tin tài liệu nhằm phục vụ những hoạt động quản lý hàng ngày, cũng như phục vụ quá trình giải quyết các công việc chuyên môn của cơ quan

Tài liệu lưu trữ phông Uỷ ban Kiểm tra TW ngoài những giá trị về chính trị, lịch sử còn có giá trị thực tiễn sâu sắc Thể hiện ở mấy điểm sau đây:

- Cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý chung của cơ quan, cũng như của lãnh đạo Uỷ ban Thông tin tài liệu lưu trữ có giá trị là cơ sở để các cấp lãnh đạo đưa ra những quyết định trong hoạt động quản lý của mình Trong một số trường họp, tài liệu lưu trữ chính là căn cứ không thể thiếu để các cán bộ, chuyên viên thực hiện và hoàn thành một công việc nào đó Chẳng hạn, muốn xây dựng một bản tổng kết nhiệm kỳ của Uỷ ban Kiểm tra

TW trong việc thực hiện quy chế làm việc, thì một yêu cầu tất yếu và quan trọng của người tổng kết là phải khai thác và sử dụng những thông tin về việc thực hiện quy chế làm việc giữa nhiệm kỳ đó, thông tin về việc kiểm điểm tình hình công tác của cơ quan trong các năm của nhiệm kỳ đó Và nguồn duy nhất chứa đựng những thông tin quá khứ đó là tài liệu lưu trữ

- Kết quả thực hiện công tác chuyên môn của cơ quan có một phần đóng góp không nhỏ của tài liệu lưu trữ Đó chính là khả năng cung cấp những thông tin phục vụ quá trình giải quyết các cuộc kiểm tra như giải quyết tố cáo, giải quyết khiếu nại kỷ luật, kiểm tra dấu hiệu vi phạm của tài liệu lưu trữ, đặc biệt là tài liệu thuộc khối hồ sơ nhân sự, vụ việc Có thể nói, khối hồ sơ nhân

sự, vụ việc chiếm một lượng không nhỏ trong tổng khối lượng tài liệu thuộc phông Uỷ ban Kiểm tra TW, thậm chí đây được coi là khối tài liệu chính của phông

Chẳng hạn, khi Đại hội Đảng toàn quốc chuẩn bị diễn ra, Uỷ ban Kiểm tra

TW với nhiệm vụ quan trọng là kiểm tra tư cách đại biểu (đối với các trường

hợp có thông tin tố cáo, kiến nghị ) cần nắm bắt được đại biểu đó đã từng bị tố cáo chưa, bị tố vì những nội dung gì, và kết quả giải quyết ra sao; hoặc đại biểu

đó đã từng bị kỷ luật, nhưng kỷ luật vì những sai phạm gì, và kỷ luật bằng hình thức gì Những thông tin đó sẽ giúp Uỷ ban Kiểm tra TW có được sự đánh giá, nhận xét chính xác về tư cách của người đại biểu đó, có xứng đáng được tham

dự Đại hội không, có thể đưa vào danh sách bầu cử vào Ban Chấp hành TW hay không Và để làm tốt những điều đó thì tài liệu lưu trữ, cụ thể là những hồ sơ nhân sự, vụ việc đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc cung cấp những thông tin của các vụ việc trước đó, giúp công việc được thực hiện một cách thuận lợi và chính xác hơn, đạt hiệu quả cao hơn

Ngoài ra, tài liệu phông lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW còn có những giá trị

về nhiều mặt khác như kinh tế, khoa học

Như vậy, có thể khẳng định rằng, tài liệu lưu trữ phông Uỷ ban Kiểm tra

TW mang nhiều giá trị thực tiễn Những giá trị đó được sử dụng đã giúp hoạt động của Uỷ ban Kiểm tra TW được thực hiện một cách tốt hơn, có hiệu quả cao hơn, đảm bảo tính chính xác hơn Cũng từ đó đã góp phần quan trọng vào việc nâng cao chất lượng của công tác kiểm tra và kỷ luật đảng nói riêng, cũng như chất lượng của công tác xây dựng đảng nói chung

1 3 Một số vấn đề chung về công tác tổ chức khoa học tài liệu

Tổ chức khoa học tài liệu là một trong những nội dung trong công tác lưu trữ nói chung, bao gồm một số khâu nghiệp vụ như thu thập, bổ sung tài liệu; phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu; xây dựng công cụ thống kê và tra cứu tài liệu

1.3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu

Thu thập, bổ sung tài liệu được coi là quá trình thực hiện các biện pháp

có liên quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu để lựa chọn, chuẩn bị và chuyển giao vào lưu trữ cơ quan theo qui định

Công tác thu thập, bổ sung tài liệu được tiến hành thường xuyên và hiệu quả, tức là tài liệu liên tục được bổ sung vào phông lưu trữ, từ đó giúp cho phông lưu trữ cơ quan ngày càng hoàn chỉnh, đầy đủ hơn

Quá trình bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan gồm một số nội dung chủ yếu sau:

- Xác định nguồn bổ sung cho phông lưu trữ,

- Xác định thành phần tài liệu cụ thể cần thu thập, bổ sung

Công tác thu thập, bổ sung tài liệu có quan hệ và có ảnh hưởng đến hầu hết các khâu nghiệp vụ khác trong công tác lưu trữ như phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu… Chính vì vậy, làm tốt công tác bổ sung tài liệu sẽ giúp các khâu nghiệp vụ khác được tiến hành thuận lợi, chính xác và đảm bảo tính khoa học cao hơn Và như vậy, chúng ta sẽ gặp nhiều thuận lợi hơn trong việc tổ chức khoa học tài liệu và mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ là phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng những tài liệu có giá trị sẽ được thực hiện tốt hơn, từ đó phát huy tối đa những giá trị, lợi ích mà tài liệu lưu trữ có thể mang lại, nhằm phục vụ cho sự phát triển chung của toàn xã hội

1.3.2 Công tác phân loại tài liệu

Phân loại tài liệu phông lưu trữ là dựa vào những đặc trưng của tài liệu trong phông để phân chia chúng thành các nhóm, sắp xếp trật tự các nhóm và các đơn vị bảo quản trong từng nhóm nhỏ nhất, nhằm sử dụng thuận lợi và

có hiệu quả phông lưu trữ đó [1,65]

Phân loại tài liệu là một trong những khâu nghiệp vụ đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức khoa học tài liệu, tạo cơ sở cho việc sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Đối với công tác phân loại tài liệu phông lưu trữ các cơ quan đảng cần đảm bảo thực hiện theo các yêu cầu chung của công tác phân loại tài liệu, kết hợp với thực tiễn họat động của đơn vị hình thành phông và thực tế tài liệu của phông

Khi phân loại tài liệu cần dựa trên những nguyên tắc khoa học, phải căn

cứ vào quy luật khách quan và mối liên hệ của các vấn đề, sự việc; vào sự hình thành tự nhiên của tài liệu Để làm được điều đó thì yêu cầu tất yếu là phải xác định được một phương án phân loại cụ thể, phù hợp

Phương án phân loại tài liệu là sơ đồ hệ thống hóa tài liệu được áp dụng đối với một phông lưu trữ Qua phân loại theo phương án, tài liệu sẽ được phân chia và cố định vị trí từ các nhóm lớn, nhóm nhỏ đến đơn vị bảo quản [1,65]

Một kiểu phương án phân loại được cấu tạo bởi 2 đặc trưng chủ yếu Sau đó, từ hai đặc trưng cơ bản đó, chúng ta có thể tiếp tục vận dụng các đặc trưng phân loại khác sao cho phù hợp để có thể phân ra thành những nhóm lớn, nhóm nhỏ và cho đến từng hồ sơ, từng đơn vị bảo quản

Trong phân loại tài liệu lưu trữ thường vận dụng một trong các phương

án sau:

- Phương án Cơ cấu tổ chức - Thời gian

- Phương án Thời gian - Cơ cấu tổ chức

- Phương án Ngành hoạt động - Thời gian

- Phương án Thời gian - Ngành hoạt động

Để lựa chọn kiểu phương án này hay phương án kia trong phân loại sao cho phù hợp cần phải căn cứ vào đặc điểm tài liệu của từng phông cụ thể, tuỳ thuộc vào tính chất hoạt động, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của từng đơn vị hình thành phông đó Một phương án phân loại phù hợp, khoa học nhất

sẽ giúp công tác phân loại tài liệu của phông lưu trữ đó đạt hiệu quả cao nhất Tóm lại, việc lựa chọn một phương án phân loại cho một phông lưu trữ

cụ thể phải đảm bảo được các yêu cầu sau đây [23,141]:

- Bao quát được toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị hình thành phông

- Thể hiên đầy đủ, trung thực lịch sử họat động của đơn vị hình thành phông

- Tài liệu không bị phân tán, xé lẻ

- Các đề mục, mục, tiểu mục của phương án phân loại được sắp xếp theo một trật tự hợp lý, logíc

- Hạn chế được tài liệu trùng lặp thông tin trong một phông

1.3.3 Công tác xác định giá trị tài liệu

Trong quá trình hoạt động của các cơ quan, nhiều loại tài liệu đã được hình thành nhằm phục vụ những mục đích khác nhau của cơ quan Và từ khi hình thành, mọi tài liệu đều đã có những giá trị nhất định, đó là giá trị hiện hành của tài liệu để giải quyết những công việc được đề cập trong nội dung tài liệu Tuy nhiên, sau khi công việc đã được giải quyết xong, tức là tài liệu đã kết thúc giai đoạn ở văn thư, tài liệu được chuyển sang giai đoạn lưu trữ Và ở giai đoạnnày, mỗi loại tài liệu chứa đựng những giá trị khác nhau, với những mức độ khác nhau, và cần có những thời hạn bảo quản nhất định tương ứng với giá trị của tài liệu đó Những tài liệu đó có giá trị cao hay thấp còn tuỳ thuộc vào ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội… mà tài liệu đó mang lại Và vì vậy,

để có thể lựa chọn được những tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản tại kho lưu trữ cơ quan, nhằm phục vụ đắc lực cho các nhu cầu khai thác, sử dụng khác nhau, lưu trữ các cơ quan cần tiến hành xác định giá trị tài liệu

Xác định giá trị tài liệu là quá trình nghiên cứu và sử dụng các nguyên tắc, tiêu chuẩn của khoa học lưu trữ để lựa chọn những tài liệu có giá trị để bảo quản và loại những tài liệu không giá trị để hủy [31,89]

Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và qui định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan theo giá trị của chúng

về các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các giá trị khác, từ đó lựa chọn để bổ sung những tài liệu có giá trị cho phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam

Trong xác định giá trị tài liệu thường vận dụng một số nguyên tắc và tiêu chuẩn sau đây:

1 Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu

2 Tiêu chuẩn tác giả tài liệu

3 Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan hình thành phông

4 Tiêu chuẩn sự lặp lại thông tin

5 Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu

6 Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và khối lượng của phông lưu trữ

7 Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu

8 Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu

9 Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và các đặc điểm bề ngoài của tài liệu

Các tiêu chuẩn trên một mặt mang tính độc lập, tức là mỗi tiêu chuẩn sẽ cho phép chúng ta đánh giá giá trị tài liệu ở từng khía cạnh khác nhau Mặt khác, các tiêu chuẩn luôn nằm trong mối liên hệ mật thiết với nhau, tác động lẫn nhau nhằm giúp cho giá trị của tài liệu được xác định một cách chính xác

và đầy đủ Chính vì vậy, trong xác định giá trị tài liệu chúng ta cần vận dụng linh hoạt , hợp lý và có hệ thống các tiêu chuẩn trên để lựa chọn được những tài liệu cógiá trị đưa vào bảo quản

Với hệ thống 9 tiêu chuẩn như đã nêu, để thuận lợi hơn trong quá trình tìm hiểu và vận dụng trong xác định giá trị tài liệu, chúng ta có thể đưa 9 tiêu chuẩn trên thành các nhóm tiêu chuẩn như sau:

- Nhóm tiêu chuẩn nội dung của tài liệu, bao gồm một số tiêu chuẩn như: ý nghĩa nội dung của tài liệu, sự lặp lại thông tin của tài liệu, mức độ hoàn chỉnh của tài liệu trong phông, và tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu

- Nhóm tiêu chuẩn về nguồn gốc của tài liệu, bao gồm các tiêu chuẩn: tác giả tài liệu, ý nghĩa cơ quan hình thành phông, tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu

- Nhóm tiêu chuẩn về hình thức của tài liệu, gồm tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu và tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và các đặc điểm

bề ngoài của tài liệu

1.3.4 Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu

Thống kê tài liệu lưu trữ là sử dụng những phương pháp và phương tiện thích hợp để xác định rõ ràng và chính xác số lượng, thành phần tài liệu, tình hình và hệ thống bảo quản chúng trong các phòng, kho lưu trữ [1,145]

Đối tượng của công tác thống kê là tài liệu lưu trữ, các công cụ tra cứu khoa học, và các phương tiện bảo quản tài liệu Với những đối tượng đó, công tác thống kê trước hết có ý nghĩa quan trọng trong việc giúp các phòng, kho lưu trữ nắm chắc được số lượng, thành phần nội dung tài liệu; tình hình

và các phương tiện bảo quản chúng Thứ hai, thống kê tài liệu giúp cho việc tra tìm tài liệu được thuận lợi và chính xác, do đó, cán bộ lưu trữ sẽ chủ động hơn trong việc tổ chức sử dụng tài liệu Thứ ba, kết quả của việc thống kê sẽ giúp các phòng, kho lưu trữ có thể xác định được phương hướng để bổ sung những tài liệu còn thiếu

Các công cụ thống kê gồm có: Mục lục hồ sơ, Sổ đăng ký mục lục hồ

sơ, Phiếu phông, Hồ sơ phông, Danh sách phông, Bộ thẻ phông, Sổ nhập tài liệu, Sổ xuất tài liệu, Báo cáo thống kê tổng hợp

Tuy nhiên, đối với kho lưu trữ bảo quản tài liệu của một phông lưu trữ thì không đòi hỏi nhất thiết phải có đầy đủ các công cụ thống kê trên Thông

thường các kho lưu trữ như vậy chỉ cần một số công cụ như mục lục hồ sơ,

hồ sơ phông, sổ nhập tài liệu, sổ xuất tài liệu

Hệ thống các công cụ thống kê đầy đủ và khoa học là cứ liệu quan trọng cho việc xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học của các phòng, kho lưu trữ [1,147] Ngược lại, hệ thống các công cụ tra cứu được xây dựng trên cơ

sở khoa học cũng nhằm mục đích để thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ được

dễ dàng hơn Có thể nói, thống kê tài liệu và công cụ tra cứu khoa học tài liệu có mối quan hệ biện chứng với nhau

Công cụ tra cứu khoa học gồm: các bản mục lục hồ sơ, các bộ thẻ, các sách chỉ dẫn, các cơ sở dữ liệu về tài liệu lưu trữ

Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu là những nhiệm vụ quan trọng trong công tác tổ chức khoa học tài liệu Kết quả thực hiện những nhiệm vụ

đó sẽ có ảnh hưởng đến sự phát triển của từng phòng, kho lưu trữ, mà trước hết là có ảnh hưởng mạnh nhất tới chất lượng và hiệu quả của công tác khai thác, tra tìm tài liệu lưu trữ của đơn vị đó Chính vì vậy, mặc dù không phải

là những công việc thực hiện trực tiếp trên tài liệu, nhưng những nội dung đó rất cần được các phòng, kho lưu trữ quan tâm và thực hiện nghiêm túc

CHƯƠNG 2

CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHOA HỌC VÀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ UỶ BAN KIỂM TRA TW

2.1 Đặc điểm, tình hình công tác lưu trữ của Uỷ ban Kiểm tra TW

- Sự quan tâm, chỉ đạo của Uỷ ban Kiểm tra TW: trong quá trình thực

hiện chức năng của mình, Uỷ ban Kiểm tra TW ngoài việc thực hiện nhiệm

vụ chuyên môn về công tác kiểm tra đảng, còn phải thực hiện nhiệm vụ quản

lý chung hay các nhiệm vụ khác như công tác tổng hợp, công tác văn thư, lưu trữ, quản trị của cơ quan, Và ở đâu cũng vậy, để nhiệm vụ chuyên môn được hoàn thành tốt đòi hỏi mỗi cơ quan cần có sự quan tâm đúng mức, đầy đủ tới các công việc mang tính hành chính của cơ quan, trong đó có công tác lưu trữ Tổng kết công tác lưu trữ của Uỷ ban Kiểm tra TW cho thấy trong những năm gần đây, lãnh đạo Uỷ ban Kiểm tra TW đã quan tâm, chú ý hơn tới công tác lưu trữ của cơ quan Nói đúng hơn là Uỷ ban Kiểm tra TW dần dần đã có cái nhìn đúng đắn hơn về tầm quan trọng của công tác lưu trữ; thấy rõ hơn vai trò, sự ảnh hưởng của công tác lưu trữ, cũng như những lợi ích của tài liệu lưu trữ đối với mọi hoạt động của cơ quan Điều đó được thể hiện qua sự đầu tư về phòng, kho lưu trữ; hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu như giá đựng tài liệu, quạt thông gió, máy hút bụi Quan trọng hơn đó

là sự ban hành hệ thống các văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ của cơ quan, tạo cơ sở để công tác lưu trữ cơ quan dần đi vào nền nếp và ngày càng nâng cao hơn chất lượng thực hiện nhiệm vụ lưu trữ của cơ quan

- Các văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ:

+ Quy định số 105-QĐ/KTTW của Uỷ ban Kiểm tra Trung ương ban hành ngày 01/12/2000 về việc lập hồ sơ, nộp lưu, quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ

+ Quyết định số 106-QĐ/KTTW của Uỷ ban Kiểm tra TW ngày 01/12/2000 về việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu Phông lưu trữ

Uỷ ban Kiểm tra TW

+ Quyết định số 90-QĐ/KTTW của Uỷ ban Kiểm tra Trung ương ban hành ngày 04/02/2002 về việc ban hành Quy chế khai thác tài liệu lưu trữ + Nội quy Phòng đọc tài liệu lưu trữ

- Về công tác cán bộ: đây là một điểm yếu trong tổ chức lưu trữ của cơ

quan, yếu cả về số lượng và chất lượng, tuy đã được nâng cao một phần trong vài năm trở lại đây Theo qui định, biên chế lưu trữ của Uỷ ban Kiểm tra TW là từ 2 đến 3 cán bộ, nhưng thực tế tổng biên chế làm công tác lưu trữ của cơ quan thường xuyên thiếu, chỉ từ 1 đến 2 cán bộ (hầu như chỉ có 2 cán

bộ trong những thời điểm để chuẩn bị chuyển giao cán bộ, người này thay thế người kia) Trình độ chuyên môn của cán bộ lưu trữ thì còn nhiều bất cập, nhiều cán bộ không được đào tạo đúng chuyên ngành (chỉ từ năm 2001 đến nay mới tiếp nhận được hai cán bộ được đào tạo ngành văn thư lưu trữ trình độ đại học) Ngoài ra, một thực trạng rất đáng buồn đó là, tư tưởng của cán bộ lưu trữ không ổn định, không yên tâm công tác Điều này được thể hiện rất rõ qua việc các cán bộ lưu trữ thường xuyên có xu hướng xin chuyển công tác khác, cụ thể là chuyển công tác sang các vụ chức năng của cơ quan Theo thống kê, trong 10 năm qua (từ năm 1998 đến nay), bộ phận lưu trữ đã tiếp nhận, sau đó luân chuyển 4 cán bộ sang bộ phận khác, nghĩa là trung bình mỗi cán bộ về làm công tác lưu trữ chỉ từ hai đến hai năm rưỡi rồi xin chuyển, sau đó lại tiếp nhận một cán bộ mới Điều này đã gây ảnh hưởng không tốt tới kết quả thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan, cụ thể là công việc không được thực hiện liên tục, trôi trảy; cán bộ lưu trữ không có kinh nghiệm, thay đổi liên tục sẽ tốn nhiều thời gian hơn để tiếp cận tài liệu của phông, công việc sẽ kém hiệu quả hơn Đây có thể được coi là một trong những nguyên nhân chính làm giảm chất lượng công tác lưu trữ của Uỷ ban

2.2 Công tác tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ Ủy ban Kiểm tra TW

2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu

2.2.1.1 Xác định nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung

Theo nguyên tắc, đối tượng thu thập, bổ sung lưu trữ của một lưu trữ nhất định chính là nguồn nộp lưu của lưu trữ đó

Trên cơ sở các qui định về nguồn nộp lưu tại Quy định số QĐ/KTTW của Uỷ ban Kiểm tra Trung ương ban hành ngày 01/12/2000 về việc lập hồ sơ, nộp lưu, quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ, đối tượng thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW được xác định là tài liệu của các đơn vị trong cơ quan Theo đó, nguồn để thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan chính là các vụ, đơn vị và các cá nhân thuộc Uỷ ban Kiểm tra TW Cụ thể bao gồm:

105-1 Các vụ khu vực, gồm: Vụ I, IA, II,III, V, VII, Kiểm tra tài chính

2 Vụ Nghiên cứu

3 Vụ Tổ chức

4 Thư ký Uỷ ban

5 Thư ký Chủ nhiệm Uỷ ban3

11 Tài liệu của các đồng chí lãnh đạo Uỷ ban

12 Văn phòng Đảng uỷ, Công đoàn, Đoàn Thanh niên

Ngoài nguồn thu thập, bổ sung tài liệu là những đơn vị, cá nhân mang tính chất cố định, thường xuyên như trên, phông lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra

TW còn một nguồn thu không thường xuyên, đó là các Tổ, Đoàn Kiểm tra

3 Trường hợp Chủ nhiệm Ủy ban là Ủy viên Bộ Chính trị thì Thư ký Chủ nhiệm không là nguồn thu của kho lưu trữ cơ quan, vì các đồng chí Ủy viên Bộ Chính trị được lập phông cá nhân riêng

được thành lập để giải quyết một nhiệm vụ đột xuất (thường là các nhiệm vụ

do Bộ Chính trị, Ban Bí thư giao) Các Tổ, Đoàn kiểm tra đó chỉ tồn tại trong thời gian giải quyết vụ việc Thành phần của các Tổ kiểm tra thường được phối hợp giữa nhiều vụ chức năng; hoặc phối hợp với các thành viên là cán

bộ ở các cơ quan khác có liên quan Ví dụ: Đoàn kiểm tra thực hiện nhiệm

vụ theo Kế hoạch 03 của Ban Bí thư, thời gian từ 12/5/2002 đến tháng 9/2003

Đây cũng là một trong những nguồn thu thập, bổ sung tài liệu quan trọng của lưu trữ Uỷ ban bởi vì nó phản ánh một phần quan trọng quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan

Thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung được xác định gồm những tài liệu hình thành từ hoạt động của các vụ, đơn vị là nguồn nộp lưu của lưu trữ

cơ quan Cụ thể gồm các nhóm tài liệu sau:

- Tài liệu hành chính phản ánh họat động lãnh đạo, chỉ đạo chung gồm: quyết định, qui định, chỉ thị, thông báo, tờ trình, báo cáo, công văn của Uỷ ban Kiểm tra TW và các cơ quan hữu quan về các vấn đề có liên quan tới công tác kiểm tra và thi hành kỷ luật trong Đảng

- Tài liệu chuyên môn: gồm các hồ sơ, tài liệu phản ánh họat động của

cơ quan trong việc giải quyết các vụ việc như giải quyết tố cáo, khiếu nại; các cuộc kiểm tra đảng Đó chính là các hồ sơ nhân sự, vụ việc Cụ thể bao gồm một số loại hồ sơ như sau:

+ Hồ sơ giải quyết tố cáo đối với đảng viên và tổ chức đảng

+ Hồ sơ giải quyết khiếu nại kỷ luật trong đảng

+ Hồ sơ kiểm tra dấu hiệu vi phạm đối với đảng viên và tổ chức đảng + Hồ sơ kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ kiểm tra và thi hành kỷ luật đảng đối với tổ chức đảng

+ Hồ sơ thi hành kỷ luật đảng

+ Hồ sơ các cuộc kiểm tra theo kế hoạch, chỉ thị của Bộ Chính trị, Ban

2.2.1.2 Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu về kho

Việc xác định rõ nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung vào kho lưu trữ, cán bộ lưu trữ sẽ thuận lợi hơn trong quá trình xác định các nguồn tài liệu còn thiếu, cần bổ sung Hiện nay, công tác thu thập, bổ sung đối với hai khối tài liệu chính của cơ quan đó là khối tài liệu chung và khối

hồ sơ nhân sự, vụ việc bên cạnh những nội dung đã làm được, còn tồn tại một số hạn chế nhất định Cụ thể với hai khối tài liệu chính là khối hồ sơ nhân sự, vụ việc và khối tài liệu chung, những cái đã làm được và chưa làm được thể hiện như sau:

* Đối với khối hồ sơ nhân sự, vụ việc:

Xuất phát từ sự chỉ đạo của lãnh đạo Uỷ ban, cũng như ý thức của các

vụ, đơn vị, cụ thể là các cán bộ, chuyên viên vụ việc về giá trị, ý nghĩa của khối hồ sơ, tài liệu này nên công tác thu thập tài liệu và lập hồ sơ được thực hiện khá tốt; hồ sơ được nộp về kho lưu trữ tương đối đầy đủ Tuy nhiên, vẫn còn một số trường hợp do ý thức của các chuyên viên trong việc lập và nộp lưu hồ sơ còn kém, do vậy tài liệu còn tồn đọng ở các vụ khu vực

Đối với cán bộ lưu trữ, quá trình thu thập, bổ sung tài liệu cho khối hồ

sơ nhân sự, vụ việc hiện nay tồn tại 2 vấn đề sau:

- Thứ nhất, đối với tài liệu trong từng hồ sơ cụ thể: ngoài việc kiểm tra thành phần tài liệu theo bản mục lục do các chuyên viên thống kê, cán bộ lưu trữ cũng đã được trang bị những kiến thức cơ bản về quy trình giải quyết các

vụ việc về giải quyết tố cáo, giải quyết khiếu nại, thi hành kỷ luật… và đã nắm bắt được những loại hình tài liệu bắt buộc phải có đối với mỗi loại hồ sơ nhất định

Ví dụ: trong hồ sơ giải quyết tố cáo đảng viên yêu cầu bắt buộc phải có một số tài liệu sau:

- Đơn, thư tố cáo, đề nghị

- Báo cáo giải quyết tố cáo của Vụ khu vực

- Quyết định giải quyết tố cáo đảng viên của Uỷ ban Kiểm tra

TW

Hoặc trong hồ sơ kiểm tra dấu hiệu vi phạm phải có:

- Quyết định kiểm tra dấu hiệu vi phạm đối với tổ chức đảng

của Uỷ ban Kiểm tra TW

- Báo cáo của Vụ khu vực về kết quả kiểm tra dấu hiệu vi phạm

- Thông báo của Uỷ ban Kiểm tra TW về kết quả kiểm tra Chính vì vậy, trong quá trình thu thập, nếu phát hiện trong loại hồ sơ này còn thiếu một hoặc một số tài liệu đó thì càn bộ lưu trữ sẽ yêu cầu cán

bộ chuyên viên lập hồ sơ đó phải bổ sung nhữgn tài liệu thiếu đó, đồng thời tiến hành bổ sung những thông tin tài liệu vào bản Mục lục thống kê tài liệu của hồ sơ

Có thể nói, hiện nay việc bổ sung tài liệu cho mỗi hồ sơ như vậy được thực hiện khá tốt, có hiệu quả, góp phần quan trọng vào việc hoàn chỉnh tài liệu của một hồ sơ, giúp nội dung của cả hồ sơ được hoàn chỉnh, có logic hơn

- Thứ hai, đối với khối hồ sơ nhân sự, vụ việc thuộc phông: theo qui định, thời hạn giao nộp khối hồ sơ này là 01 tháng sau khi vụ việc được giải quyết xong Việc tiến hành thu thập khối hồ sơ này được tiến hành thường

hồ sơ của các Vụ chưa thật tốt, một bộ phận các chuyên viên chưa có ý thức cao trong công tác này, vì vậy, việc thu thập về kho khối hồ sơ nhân sự cũng chưa đảm bảo triệt để, vẫn còn một lượng các hồ sơ bị tồn đọng ở các Vụ khu vực Thậm chí nhiều cán bộ, chuyên viên còn không nắm được phần hồ

sơ do mình phụ trách hiện được cất giữ ở đâu, kho lưu trữ hay ở đơn vị mình Đây là một trong những khâu còn yếu trong công tác lưu trữ của cơ quan Đối với những hồ sơ đó, mặc dù cán bộ lưu trữ đã có ý thức đôn đốc, nhắc nhở các chuyên viên về việc lập và nộp lưu, nhưng do không có căn cứ

để xác định hiện đơn vị này, đơn vị kia năm vừa qua đã giải quyết được bao nhiêu vụ việc, chưa nộp hồ sơ của vụ việc nào… nên việc thu thập còn gặp rất nhiều khó khăn

Hoặc đối với hồ sơ của các Tổ kiểm tra giải quyết các nhiệm vụ đột xuất do Trung ương giao (ví dụ: Cuộc kiểm tra theo Kế họach 03 của Ban Bí thư năm 2001), cán bộ cũng không có nguồn thông tin nào để xác định được trong khoảng thời gian nào đó đã có những Tổ kiểm tra nào theo nhiệm vụ Trung ương giao, và Tổ kiểm tra gồm những thành viên nào để có thể tiến hành thu thập hồ sơ sau khi vụ việc được giải quyết xong

* Khối hồ sơ, tài liệu chung:

Theo quy định của cơ quan, việc thu thập khối tài liệu chung được tiến hành định kỳ, thường xuyên vào quý I hàng năm (thu tài liệu của năm trước đó) Tuy nhiên, xuất phát từ thực tế công tác lập hồ sơ hiện hành cả các đơn

vị còn yếu, hầu như các cán bộ, chuyên viên chưa có ý thức lập hồ sơ vấn đề

Do vậy, việc thu thập tài liệu chung theo định kỳ 1 năm 1 lần còn chưa thực hiện được Mà việc thu thập khối tài liệu này thường được tiến hành theo từng đợt, thường là theo nhiệm kỳ Tuy nhiên, việc thu thập theo nhiệm kỳ cũng không được tiến hành thường xuyên

Thực tế cho thấy, việc thu thập khối tài liệu chung ở Uỷ ban Kiểm tra

TW chỉ có hiệu quả khi nó gắn liền với một hợp đồng chỉnh lý tài liệu nào

đó Nhưng khi tiến hành những đợt thu thập như vậy, do thời gian từ khi tài liệu được sản sinh ra, và từ khi vấn đề được giải quyết xong đến khi tiến hành thu thập là quá lâu, cùng với việc tài liệu không được lập hồ sơ, nên khối lượng tài liệu còn lại cũng không hẳn là đầy đủ Điều này đã gây ảnh hưởng không nhỏ tới chất lượng hồ sơ, tài liệu của phông lưu trữ cơ quan nói chung

Lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW đã tiến hành một số đợt thu thập, bổ sung tài liệu như sau:

- Năm 1992: thu thập tài liệu của khoá 5,6

- Năm 1999: thu thập tài liệu của khoá 7,8

- Năm 1999: thu thập bổ sung tài liệu khoá 3,4,5,6

- Năm 2005-2006: thu thập tài liệu của các đồng chí Lãnh đạo

Uỷ ban khoá 9

Nắm rõ tình trạng tồn đọng hồ sơ, tài liệu ở các đơn vị, cán bộ lưu trữ của Uỷ ban Kiểm tra TW đã tiến hành tham mưu, giúp các cấp lãnh đạo ban hành các văn bản nhằm đôn đốc, nhắc nhở các chuyên viên, lãnh đạo các Vụ, đơn vị trong cơ quan lập và nộp lưu hồ sơ Tuy nhiên, những công văn thường chỉ dừng lại ở khâu phát hành, mà các cấp lãnh đạo chưa quan tâm đến hiệu quả triển khai các văn bản đó, chưa tiến hành kiểm tra kết quả thực hiện nội dung văn bản Bên cạnh đó, cán bộ lưu trữ cũng chưa thực sự đề ra những biện pháp cụ thể hơn, cũng như chưa thực chủ động hơn trong việc thu thập hồ sơ, tài liệu về kho Do vậy, tình trạng tài liệu tồn đọng vẫn chưa được giải quyết

- Khối tài liệu của các đồng chí lãnh đạo Ủy ban 4 :

Tài liệu của các đồng chí lãnh đạo Uỷ ban là một trong các nhóm thuộc thành phần của khối tài liệu chung Cũng theo qui định, hàng năm, cán bộ lưu trữ tiến hành thu thập tài liệu năm trước của các đồng chí Thành viên Uỷ