Tổ chức khoa học và khai thác, dùng tài liệu phông lưu trữ ủy ban kiểm tra trung ương đảng cộng sản việt nam

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC Xà HỘI VÀ NHÂN VĂN - BẢN TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỀ TÀI: "TỔ CHỨC KHOA HỌC VÀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ ỦY BAN KIỂM TRA TRUNG ƯƠNG ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM" CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC Mà SỐ : 60 32 24 Người thực hiện: Nguyễn Thị Út Trang Người hướng dẫn khoa học: PGS Nguyễn Văn Hàm HÀ NỘI - 2008 22 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT ĐG Đánh giá ĐT Đối tượng NXB Nhà xuất QTVP Quản trị văn phòng TW Trung ương MỤC LỤC Trang Phần mở đầu 04 Chƣơng Tổng quan Uỷ ban Kiểm tra TW phông lƣu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW 1.1 Khái quát Ủy ban Kiểm tra TW 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển Ủy ban Kiểm tra TW 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Uỷ ban Kiểm tra TW 1.1.3 Về quy chế làm việc Uỷ ban Kiểm tra TW 1.1.4 Tình hình tài liệu Uỷ ban Kiểm tra TW 1.2 Phông lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW 1.2.1 Điều kiện thành lập phông 1.2.2 Giới hạn thời gian tài liệu phông lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW 1.2.3 Khối lượng tài liệu thuộc phông Uỷ ban Kiểm tra TW 1.2.4 Thành phần nội dung tài liệu 1.2.5 Ý nghĩa tài liệu phông lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW 1.3 Một số vấn đề chung công tác tổ chức khoa học tài liệu 1.3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 1.3.2 Công tác phân loại tài liệu 1.3.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 1.3.4 Công tác thống kê xây dựng công cụ tra cứu tài liệu Chƣơng Công tác tổ chức khoa học khai thác, sử dụng tài liệu phông lƣu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW 2.1 Đặc điểm, tình hình cơng tác lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW 2.2 Công tác tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ Ủy ban Kiểm tra TW 2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 2.2.2 Tình hình công tác phân loại tài liệu phông lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW 2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 2.2.4 Công tác thống kê xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 2.3 Nhận xét công tác tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW 2.3.1 Ưu điểm 2.3.2 Hạn chế 2.4 Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 2.4.1 Đối tượng nhóm tài liệu khai thác 11 11 11 13 15 16 17 17 18 18 20 21 25 25 26 28 30 32 32 34 40 44 53 56 56 58 60 60 2.4.2 Mục đích khai thác, sử dụng tài liệu 2.4.3 Đánh giá hiệu sử dụng tài liệu lưu trữ 2.4.4 Nhận xét chung công tác khai thác, sử dụng tài liệu 63 65 66 2.5 Nguyên nhân Chƣơng Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng công tác tổ chức khoa học khai thác, sử dụng tài liệu phông lƣu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW 3.1 Về công tác lãnh đạo, quản lý 3.2 Về khâu nghiệp vụ lưu trữ 3.2.1 Lập hồ sơ 3.2.2 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 3.2.3 Công tác phân loại tài liệu 3.2.4 Công tác xác định giá trị tài liệu 3.2.5 Xây dựng công cụ tra cứu 69 73 Kết luận 94 Tài liệu tham khảo 97 Phụ lục 101 73 77 77 81 83 89 91 PhÇn më đầu Lý chọn đề tài: Di s lónh đạo Đảng Cộng sản Việt Nam, dân tộc ta giành nhiều thắng lợi thời kỳ kháng chiến Đến nay, đất nước ta giai đoạn phát triển, tiến trình hội nhập quốc tế khu vực l yu t sng s phỏt trin đất nước Trước tình hình đó, cơng tác xây dựng, chỉnh đốn đảng, công tác kiểm tra, giám sát thi hành kỷ luật đảng ngày đóng vai trị quan trọng, góp phần giữ vững quan điểm trị, đường lối, sách Đảng Cơng tác kiểm tra, gi¸m s¸t vấn đề kỷ luật có vị trí quan trọng lãnh đạo Đảng cơng tác xây dựng Đảng Vì vậy, kể từ thành lập đến nay, Đảng ta luôn ý đến công tác kiểm tra, giám sát việc giữ gìn kỷ luật Đảng ban KiĨm tra Trung -ơng quan chyờn trỏch ca Ban Chp hnh Trung ương, tham mưu gióp Bé ChÝnh trÞ, Ban BÝ th- viƯc thùc hiƯn nhiƯm vơ kiĨm tra, gi¸m sát thi h nh kỷ luật ảng Trong quỏ trỡnh thc chức trách, nhim v mình, khối lượng lớn tài liệu sản sinh quan Uỷ ban Kiểm tra Trung ương Những tài liệu thuộc phông lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW; phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đồng thời phần phản ánh trình hoạt động Đảng ta Do vậy, tài liệu phông lưu trữ quan Uỷ ban Kiểm tra TW xác định thành phần quan trọng Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Tài liệu lưu trữ, mét nguồn cung cấp thông tin vụ cựng quan trng, có giá trị nhiều mặt nh- kinh tế, trị, văn hoá, lịch sử Nã phục vụ đắc lực không cho hoạt động quản lý hµng ngµy quan, mà cịn phục vụ cho nhiều mục đích quan trọng kh¸c phục vụ công tác chuẩn bị nhân Đại hội Đảng tồn quốc, cơng tác xây dựng, chỉnh đốn Đảng Khối l-ợng tài liệu l-u trữ ngày tăng lên, ú cụng tác lu tr ca c quan Uỷ ban Kiểm tra TW tồn s hn ch nht nh nh chất l-ợng công tác phân loại thấp, việc xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu gp mt s vng mc , công cụ tra cứu thiếuNhững tồn đà dẫn đến việc khai thác, sử dụng tài liệu l-u trữ phục vụ hoạt động quan chưa đạt hiệu cao Chính vậy, chất lượng công tác lưu trữ quan vấn đề cần quan tâm, nghiên cứu sớm Bởi vậy, việc tìm hiểu tình hình thực tế công tác lưu trữ quan Uỷ ban Kiểm tra Trung ương cách có hệ thống, tìm nhng u im, hn ch công tác tổ chức khoa học khai thác, sử dụng tài liệu phông l-u tr÷ Uỷ ban Kiểm tra TW có ý nghĩa cấp thiết.Qua việc tìm hiểu đề giải pháp nhằm góp phần nâng cao chất lượng công tác lưu trữ quan Uỷ ban Kiểm tra TW, từ góp phần nâng cao chất lượng công tác kiểm tra, kỷ luật đảng, nâng cao chất lượng công tác xây dựng đảng Đồng thời, với mong muốn nâng cao trình độ nghiệp vụ thân cơng tác thực tế quan Uỷ ban Kiểm tra TW, tác giả ®· lùa chän vấn đề "Tổ chức khoa học khai thác, sử dụng tài liệu Phông lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra Trung ương - Đảng Cộng sản Việt Nam" làm đề tài luận văn thạc sỹ ca mỡnh Nhiệm vụ, mục tiêu đề tài: Đề tài nhằm hướng tới số mục tiêu sau: - Khảo sát thực trạng công tác tổ chức khoa học khai thác, sử dụng tài liệu phơng lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW Từ đánh giá ưu điểm, hạn chế công tác tổ chức khoa học tài liệu, đồng thời đánh giá hiệu việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quan - Trên sở kết khảo sát, đề giải pháp nhằm nâng cao chất l-ợng cụng tỏc t chc khoa học tài liệu, nâng cao hiệu khai thác, sử dụng tài liệu phông lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW phục vụ hoạt động quan nói riêng Đảng nói chung Để đạt mục tiêu đề ra, đề tài cÇn thùc hiƯn mét sè nhiƯm vơ nh- sau: - Nghiên cứu vỊ chức năng, nhiệm vụ, cấu Uỷ ban Kiểm tra TW - Tiến hành thực tế khâu nghiệp vụ khối tài liệu cụ thể thuộc Uỷ ban Kiểm tra TW - Tìm hiểu tình hình sử dụng mục đích sử dụng tài liệu đối tượng độc giả khai thác tài liệu lưu trữ đánh giá họ hiệu tài liệu lưu trữ đem lại công việc - Đề xuất số giải pháp cụ thể để thực hin cỏc mc tiờu núi trờn Đối t-ợng, phạm vi nghiên cứu đề tài - i tng nghiờn cứu: + Tài liệu giấy thuộc phông Uỷ ban Kiểm tra TW + Các nội dung nghiệp vụ lưu trữ ti U ban Kim tra TW - Phạm vi nghiên cøu: Về nội dung: đề tài chủ yếu tập trung tỡm hiu v khâu ni dung ca công tác tổ chức khoa học tài liệu; công tác khai thác, sư dơng tµi liƯu đề cập để khẳng định vai trị cơng tác tổ chức khoa học tài liệu nhằm đánh giá hiệu tài liệu lưu trữ mang lại hoạt động Uỷ ban Kiểm tra TW Về thời gian: đề tài nghiên cứu khối tài liệu từ khóa IX trở v trc Lịch sử nghiên cứu vấn đề: Ti liệu lưu trữ Đảng thành phần tài liệu quan trọng thuộc Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam Đã có nhiều nhà khoa học, nhiều cán công tác ngành quan tâm, nghiên cứu cơng tác lưu trữ §ảng Có cơng trình nghiên cứu mang tính lý luận, có cơng trình vào tìm hiểu thực tiễn cơng tác lưu trữ số quan đảng Đề tài cấp mã số KHBĐ (2005)-21 – Nghiên cứu, xây dựng mẫu khung phân loại tài liệu tổ chức trị - xã hội từ Trung ương đến cấp tỉnh, Chủ nhiệm đề tài Vũ Hồng Mây – Văn phòng TW Đảng; đề tài luận án tiến sỹ "Xây dựng cơng cụ tra tìm thơng tin sử liệu Kho Lưu trữ Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam" tác giả Chu Thị Hậu, mã số 50311, năm 2000; đề tài luận văn thạc sỹ “Tổ chức khoa học tài liệu Ban Kinh tế Trung ương Đảng cộng sản Việt Nam” tác giả Đỗ Thị Huấn, mã số 51002, năm 1998, bảo vệ thành công Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội, Bên cạnh đó, phía lưu trữ nhà nước, cơng tác lưu trữ nói chung cơng tác tổ chức khoa học tài liệu nói riêng nhiều nhà khoa học nghiên cứu, lý luận thực tiễn Có thể khái quát kết nghiên cứu với số cơng trình sau: - Về mặt lý luận có giáo trình bậc đại học " Lý luận thực tiễn cơng tác lưu trữ" nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp phát hành năm 1990; sách chuyên khảo " Phương pháp lựa chọn loại hủy tài liệu quan" tác giả Dương Văn Khảm NXB Chính trị Quốc gia phát hành năm 1998; "Về thời hạn nơi bảo quản hồ sơ nhân quan Nhà nước" tác giả Nguyễn Văn Hàm - đăng Kỷ yếu Hội nghị khoa học xác định giá trị tài liệu Cục Lưu trữ Nhà nước phát hành năm 1994; viết "Muốn làm tốt công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ cần phải có phương án phân loại cụ thể" tác giả Đỗ Ngọc Phác đăng Tập san Công tác lưu trữ hồ sơ1 số năm 1971 - Về mặt thực tiễn có nhiều cơng trình nghiên cứu tình hình thực tiễn công tác lưu trữ quan đề tài "Xác định giá trị tài liệu xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam" tác giả Nguyễn Trọng Thư ( Chủ nhiệm đề tài), tức Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam ngày mã số 94-98-108, năm 1996; Bài viết " Tổ chức khoa học Kho lưu trữ trung ương Đảng cộng sản Việt Nam - thực trạng giải pháp" tác giả Nguyễn Quốc Dũng đăng Tạp chí Dấu ấn thời gian2 số năm 2007; viết "Một số kinh nghiệm công tác sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ" tác giả Nguyễn Thị Trà đăng Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số năm 2005, Như vậy, vấn đề nghiên cứu cơng trình nêu phong phú, đa dạng Từ vấn đề lý luận chung công tác lưu trữ, lý luận nghiệp vụ lưu trữ phân loại, xác định giá trị tài liệu đến vấn đề thực tiễn công tác lưu trữ số quan, tổ chức nghiên cứu tương đối nhiều Có nói, kết nghiên cứu cơng trình cho chúng tơi nhìn tổng quan tình hình lý luận thực tiễn cơng tác lưu trữ nước ta nói chung cơng tác lưu trữ đảng nói riêng Tuy nhiên, tổ chức khoa học khai thác, sử dụng tài liệu quan đảng nội dung chưa nghiên cứu nhiều Đặc biệt, chưa có đề tài tiến hành nghiên cứu tổng hợp hai nội dung quan đảng cụ thể, có Uỷ ban Kim tra TW Nh- vậy, nói, đề tài cđa chóng t«i vừa mang tÝnh kÕ thõa, vừa có nội dung mới, nội dung đề tài không bị trùng lặp, có nghiên cứu Ph-¬ng pháp nghiên cứu: thc hin ti ny, q trình khảo sát, đánh giá, phân tích tình hình thành phần, nội dung tài liệu thực tế công tác lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra Trung ương, vịêc sử dụng nguyên tắc phương pháp luận khoa học chung nguyên tắc trị, nguyên tắc lịch sử, ngun tắc tồn diện, tổng hợp chóng t«i sử dụng số phương pháp nghiên cứu phương pháp phân tích, mơ tả, khảo sát thực tế, hệ thống - Phương pháp mô tả khảo sát thực tế sử dụng việc tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, máy giúp việc Uỷ ban Kiểm tra TW Đồng thời Tạp chí Dấu ấn thời gian Tạp chí Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam phương pháp dùng để miêu tả thực trạng công tác tổ chức khoa học tình hình khai thác sử dụng tài liệu Uỷ ban Kiểm tra TW Đặc biệt, trình thực đề tài, phương pháp thực tế thể rõ qua việc tiến hành thực tế tài liệu nhóm tác giả đề tài - Phương pháp phân tích sử dụng việc phân tích chức năng, nhiệm vụ, tình hình cấu tổ chức quan hình thành phơng Từ làm để xây dựng giải pháp phù hợp với đặc điểm quan, đặc điểm, tình hình tài liệu phơng lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW - Phương pháp hệ thống: q trình tìm hiểu cơng tác lưu trữ quan đòi hỏi cần xem xét, đánh giá cách có hệ thống vấn đề có liên quan, khâu nghiệp vụ cần tìm hiểu Đồng thời, phương pháp hệ thống sử dụng để khái quát nhóm tài liệu phơng Ngn t- liƯu tham khảo: Khi nghiên cứu vấn đề này, đà khai thác, sử dụng số nguồn tliệu tham khảo nh- sau: - Các nguồn tư liệu lý luận chung ph-ơng pháp luận khoa học cụng tỏc lu tr - Các văn Đảng Nhà n-ớc quy định công tác l-u trữ nói chung, công tác l-u trữ t i liu ng núi riờng - Các văn quy định hoạt động U ban Kiểm tra Trung ương văn đạo quan công tác lưu trữ - Các cơng trình, đề tài, viết về thực tế công tác lưu trữ quan, đơn vị, tổ chức có liên quan đến đề tài nghiên cu ny 7.Đóng góp đề tài: - V mt lý luận: đề tài góp phần làm sáng tỏ lý luận nghiệp vụ cơng tác lưu trữ nói chung công tác lưu trữ quan đảng nói riêng - Về mặt thực tiễn: kết nghiên cứu đề tài góp phần giải số - Báo cáo Vụ khu vực, chuyên viên công tác giải đơn khiếu nại kỷ luật đảng c Tài liệu quan gửi đến công tác giải quêt thư khiếu nại kỷ luật - Tài liệu Trung ương, ban đảng Trung ương công tác giải đơn thư khiếu nại kỷ luật - Tài liệu Chính phủ, ngành công tác giải đơn thư khiếu nại kỷ luật - Tài liệu đảng uỷ, uỷ ban kiểm tra đảng uỷ trực thuộc Trung ương công tác giải khiếu nại kỷ luật - Tài liệu tỉnh uỷ, uỷ ban kiểm tra tỉnh ủy công tác giải đơn thư khiếu nại kỷ luật Hồ sơ giải đơn thƣ khiếu nại kỷ luật đảng - Hồ sơ giải đơn thư khiếu nại kỷ luật tổ chức đảng - Hồ sơ giải đơn thư khiếu nại kỷ luật đảng viên VI Công tác kiểm tra tài đảng Tài liệu chung cơng tác kiểm tra tài đảng a Tài liệu hội nghị chuyên đề công tác kiểm tra tài đảng b Tài liệu Uỷ ban Kiểm tra TW cơng tác kiểm tra tài đảng - Tài liệu tên gọi (Công văn, Hướng dẫn, Báo cáo ) cơng tác kiểm tra tài đảng - Báo cáo Vụ khu vực, chuyên viên cơng tác kiểm tra tài đảng c Tài liệu quan gửi đến công tác kiểm tra tài đảng - Tài liệu Trung ương, ban đảng Trung ương công tác kiểm tra tài đảng 87 - Tài liệu Chính phủ, ngành Trung ương cơng tác kiểm tra tài đảng - Tài liệu đảng uỷ, uỷ ban kiểm tra đảng uỷ trực thuộc Trung ương cơng tác kiểm tra tài đảng - Tài liệu tỉnh uỷ, uỷ ban kiểm tra tỉnh uỷ công tác kiểm tra tài đảng Hồ sơ kiểm tra tài đảng - Hồ sơ kiểm tra tài đảng quan Trung ương - Hồ sơ kiểm tra tài đảng tỉnh, thành uỷ VII Công tác tổ chức, cán ngành kiểm tra đảng Tài liệu chung công tác tổ chức, cán ngành kiểm tra a Tài liệu hội nghị chuyên đề công tác tổ chức, cán ngành kiểm tra b Tài liệu Uỷ ban Kiểm tra TW công tác tổ chức, cán ngành kiểm tra - Tài liệu tên gọi (Công văn, Tờ trình, Báo cáo ) cơng tác tổ chức, cán ngành kiểm tra - Thống kê công tác tổ chức, cán ngành kiểm tra Tài liệu công tác tổ chức cán Uỷ ban Kiểm tra TW a Tài liệu tổ chức máy b Tài liệu công tác cán Tài liệu công tác tổ chức cán uỷ ban kiểm tra cấp a Tài liệu tổ chức máy - Nghị chuẩn y uỷ ban kiểm tra đảng uỷ, tỉnh, thành uỷ - Quy chế, quy định lề lối làm việc ủy ban kiểm tra cấp b Tài liệu công tác cán Tài liệu đào tạo, bồi dƣỡng cán kiểm tra 88 a Tài liệu Uỷ ban Kiểm tra TW công tác đào tạo, bồi dưỡng cán kiểm tra b Tài liệu quan, tổ chức gửi đến công tác đào tạo, bồi dưỡng cán kiểm tra c Hồ sơ lớp đào tạo, bồi dưỡng cán kiểm tra VIII Công tác nội Uỷ ban Kiểm tra TW Tài liệu cơng tác hành Tài liệu cơng tác đối ngoại a Tài liệu Uỷ ban Kiểm tra TW công tác đối ngoại b Tài liệu nơi gửi đến công tác đối ngoại c Hồ sơ đoàn ra, đoàn vào Tài liệu công tác nghiên cứu khoa học Tài liệu công tác quản trị, nhà đất Tài liệu cơng tác đồn thể a Tài liệu đảng ủy quan b Tài liệu cơng đồn quan c Tài liệu công tác nữ công d Tài liệu đồn niên Trong q trình hoạt động quan, có thay đổi chức năng, nhiệm vụ quan, cán lưu trữ cần kịp thời bổ sung nhóm tài liệu hình thành từ nhiệm vụ vào khung phân loại tài liệu 3.2.4 Xác định giá trị tài liệu Trên sở nguyên tắc, tiêu chuẩn chung khoa học lưu trữ xác định giá trị tài liệu để vận dụng linh họat vào tình hình thực tế tài liệu phơng lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW Đồng thời trước hạn chế 89 quan việc đánh giá tài liệu, xin đưa số ý kiến sau: Cần nhanh chóng bổ sung thêm số nhóm tài liệu cịn thiếu phát sinh theo chức vào danh mục bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu quan Cụ thể qua q trình tìm hiểu thực tế tơi xin liệt kê nhóm tài liệu cần bổ sung sau: - Hồ sơ hội nghị Uỷ ban Kiểm tra TW (thường kỳ bất thường)- Vĩnh viễn - Hồ sơ hội nghị cộng tác viên khu vực - Vĩnh viễn - Các loại công văn trao đổi tỉnh, thành ủy ủy ban kiểm tra cấp - năm ĐG - Nhóm tài liệu cơng tác giám sát - Vĩnh viễn Trong bảng thời hạn bảo quản mẫu khơng nên dùng khái niệm có ý nghĩa khơng rõ ràng có nhiều cách hiểu khác nhau; dùng cần có thích đầy đủ phạm vi nghĩa, cách hiểu khái niệm sử dụng văn Chỉ tạo thống trình xác định giá trị tài liệu đợt, giai đoạn, cán đánh giá khác Đem lại giá trị cao xác cho nhóm hồ sơ, tài liệu phơng Các nhóm tài liệu bảng thời hạn bảo quản mẫu cần qui định cụ thể Cụ thể như: Tại mục A.I.1 qui định nhóm Hồ sơ kiểm tra đảng viên; mục A.I.2 nhóm Hồ sơ kiểm tra tổ chức đảng Trong thực tế hồ sơ, tài liệu công tác kiểm tra gồm nhiều hồ sơ nhiệm vụ kiểm tra khác kiểm tra dấu hiệu vi phạm, kiểm tra việc thực nhiệm vụ kiểm tra thi hành kỷ luật Đảng, kiểm tra theo kế hoạch, thị Bộ Chính trị, Ban Bí thư Để thuận lợi cho cơng tác xác định giá trị, nhóm tài liệu mục A.I.1 A.I.2 cần qui định rõ sau: Hồ sơ kiểm tra dấu hiệu vi phạm: 90 - Hồ sơ kiểm tra dấu hiệu vi phạm đảng viên - 70 năm ĐG - Hồ sơ kiểm tra dấu hiệu vi phạm tổ chức đảng - Vĩnh viễn Hồ sơ kiểm tra việc thực nhiệm vụ kiểm tra thi hành kỷ luật Đảng tổ chức Đảng - Vĩnh viễn Hồ sơ kiểm tra theo kế hoạch, thị Bộ Chính trị, Ban Bí thư: - Kiểm tra đảng viên - 70 năm ĐG - Kiểm tra tổ chức đảng - Vĩnh viễn Bên cạnh đó, thay việc dùng dấu " " nhóm tài liệu nên liệt kê tồn loại tài liệu có phơng vào bảng thời hạn bảo quản Ví dụ mục A.I.9 có qui định "Hồ sơ đối ngoại: hồ sơ đoàn thăm làm việc nước ngoài; hồ sơ đoàn nước đến thăm làm việc với Uỷ ban Kiểm tra TW, " với thời hạn bảo quản vĩnh viễn Dấu " " cần thể loại tài liệu cụ thể Trong trường hợp nên qui định rõ ràng sau: A.I.9 Hồ sơ đối ngoại - có thời hạn bảo quản vĩnh viễn: - Hồ sơ đoàn thăm làm việc nước - Hồ sơ đoàn nước đến thăm làm việc với Uỷ ban Kiểm tra TW - Công văn, thông báo Uỷ ban Kiểm tra TW công tác đối ngoại - Công văn, thông báo, báo cáo quan, tổ chức gửi tới trao đổi công tác đối ngoại Với điều chỉnh cơng tác xác định giá trị tài liệu, chắn hồ sơ, tài liệu Uỷ ban Kiểm tra TW có giá trị bảo quản xác định cao xác 3.2.5 Xây dựng công cụ tra cứu Trước thực tế khối lượng tài liệu lưu trữ quan ngày tăng lên nhanh chóng, với nội dung đa dạng, phong phú, phòng, kho lưu trữ dừng lại việc xây dựng hệ thống công cụ tra cứu thô sơ mục lục hồ sơ, thẻ tra cứu tài liệu, sổ nhập hồ sơ việc tra 91 tìm tài liệu phục vụ nhu cầu ngày nhiều, đa dạng độc giả gặp khơng khó khăn, tốn khơng thời gian cơng sức Trước tình hình đó, việc xây dựng hệ thống công cụ tra cứu tự động máy tính trở thành đòi hỏi tất yếu việc nâng cao chất lượng cơng tác tra tìm tài liệu phòng, kho lưu trữ nước ta Tuy vậy, kho lưu trữ thực thực tốt điều Với hạn chế cơng cụ tra cứu phân tích phần trước, khẳng định, Uỷ ban Kiểm tra TW trường hợp Để khắc phục điều đó, thời gian tới, Uỷ ban Kiểm tra TW cần: - Nhanh chóng xây dựng phần mềm quản lý lưu trữ quan Việc xây dựng phần mềm quản lý thực sở phần mềm quản lý lưu trữ quan khác ứng dụng có hiệu quả, đồng thời kết hợp với đặc điểm riêng tài liệu lưu trữ quan Khi phần mềm xây dựng đưa vào ứng dụng công cụ quản lý tốt tài liệu lưu trữ quan Với tính tự động hóa máy tính, thơng tin cập nhập xếp theo hệ thống định sẵn Theo đó, việc quản lý, theo dõi tra tìm tài liệu thuận tiện, nhanh chóng xác - Trên hệ thống phần mềm Lotus-Notes cần phân quyền cho cán lưu trữ truy cập tra tìm mục thống kê tồn cơng văn - đến năm9 Đây công cụ tra tìm tự động khối cơng văn - đến quan, thay cho việc tra tìm công văn in mục lục công văn đi, đến nhiều thời gian Với mục lục máy giải tình trạng người khai thác nhớ đại ý nội dung văn bản, không nhớ ngày tháng, số ký hiệu văn đó, việc tra tìm tài liệu thực với yếu tố tùy chọn tra tìm theo nội dung, tra tìm theo tác giả, tra tìm theo số ký hiệu, tra tìm theo trích yếu sở liệu công văn - đến cán văn thư cập nhập 92 - Tiến hành thống kê sổ mục lục hồ sơ kho lưu trữ hình thành từ trước đến Sổ thống kê mục lục hồ sơ vừa cơng cụ tra tìm quan trọng, vừa phương tiện quản lý tài liệu hữu ích kho lưu trữ, đặc biệt kho lưu trữ có nhiều mục lục hồ sơ sổ mục lục hồ sơ Để công tác lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW thực đạt hiệu tốt, đảm bảo chất lượng vào nếp, giải pháp cần thực cách đồng bộ, nghiêm túc Điều thực sở ý thức, quan tâm trách nhiệm cấp lãnh đạo quan, đội ngũ cán lưu trữ toàn thể cán bộ, chuyên viên quan 93 KẾT LUẬN Cùng với phát triển chung toàn xã hội, đặc biệt giai đoạn bùng nổ thông tin nay, nhu cầu thơng tin tồn xã hội tăng lên nhanh chóng Cùng với nó, nguồn cung cấp thông tin không ngừng phát triển số lượng chất lượng, nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội Một nguồn thơng tin tài liệu lưu trữ Như khẳng định Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia: "Tài liệu lưu trữ di sản văn hóa dân tộc" [25,7], có giá trị nhiều mặt trị, kinh tế, văn hóa, giáo dục, khoa học , giá trị thực tài liệu phát huy tác dụng chúng sử dụng cách có hiệu Có thể nói, tài liệu lưu trữ thể rõ vị trí, tầm quan trọng hoạt động cung cấp thơng tin cho tồn xã hội, vị trí ngày cao Có điều yếu tố thân tài liệu lưu trữ nguồn thông tin đáng tin cậy, mang tính xác cao, có giá trị cao; thơng tin bảo đảm tính pháp lý tài liệu cụ thể Thứ hai khả đáp ứng yêu cầu khai thác đối tượng độc giả nâng lên nhiều, chất lượng phục vụ ngày tốt Điều thể trung tâm lưu trữ quốc gia, lưu trữ lịch sử; phòng, kho lưu trữ hành Đối với Uỷ ban Kiểm tra TW, kết tìm hiểu cho thấy, để đáp ứng nhu cầu khai thác lượng độc giả tương đối lớn năm, Ủy ban quan tâm đến việc thực nâng cao chất lượng công tác tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ quan Nhiều văn đạo ban hành, tạo nhiều thuận lợi cho q trình thực khâu nghiệp vụ cơng tác lưu trữ quan Nhờ đó, vài năm trở lại đây, công tác tổ chức khoa học tài liệu quan quan tâm, ý tổ chức thực đạt kết đáng ghi nhận Cụ thể nhiều đợt chỉnh lý thực khoa học, nghiêm túc, thu thập, 94 bổ sung khối lượng lớn tài liệu kho lưu trữ; tiến hành lập hồ sơ, phân loại xác định giá trị tài liệu cho hồ sơ đó, tạo sở cho công tác tổ chức khoa học tài liệu Ủy ban thực có chất lượng thời gian tới Tuy nhiên, bên cạnh mặt làm được, công tác tổ chức khoa học tài liệu Uỷ ban Kiểm tra TW tồn số hạn chế định Đó tài liệu thu thập, bổ sung kho lưu trữ cịn chậm chạp, khơng triệt để; chưa xây dựng phương án phân loại chi tiết cho tài liệu tồn phơng; cơng tác lập hồ sơ cịn kém, chất lượng chưa cao nên gây ảnh hưởng tới kết thực khâu nghiệp vụ khác có xác định giá trị tài liệu; hệ thống cơng cụ tra cứu cịn thủ cơng, đơn giản chưa đáp ứng tốt yêu cầu khai thác độc giả Có thể nói, hạn chế nguyên nhân quan trọng gây ảnh hưởng lớn tới chất lượng công tác tổ chức khoa học, ảnh hưởng không tốt tới hiệu công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quan Để công tác lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW ngày tốt hơn, có nghĩa hạn chế khắc phục thực có hiệu hơn, cấp lãnh đạo quan cần có quan tâm thực cơng tác lưu trữ Sự quan tâm địi hỏi thể nhiều góc độ văn đạo, hướng dẫn; kiểm tra việc triển khai thực văn đó; quan tâm đến vấn đề số lượng biên chế chất lượng biên chế lưu trữ; cần có đầu tư kho tàng, trang thiết bị bảo quản đầu tư tài việc xử lý khối tài liệu bó, gói, chưa lập hồ sơ tồn đọng kho lưu trữ quan Đồng thời, khâu nghiệp vụ, sở hệ thống nguyên nhân hạn chế vạch ra, cần thực cách đồng giải pháp thực liệt, mạnh mẽ việc thu thập, bổ sung tài liệu tồn đọng vụ, đơn vị; nhanh chóng xây dựng khung phân loại tài liệu phơng lưu trữ quan để tạo sở cho việc phân loại tài liệu phông thuận lợi, thống khoa học Ngoài ra, quan cần nhanh 95 chóng xây dựng bảng danh mục hồ sơ hàng năm để tạo thuận lợi cho công tác lập hồ sơ chuyên viên, yêu cầu cán bộ, chuyên viên thực nghiêm túc việc lập hồ sơ, coi yếu tố tác động tới kết thực khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ Đối với công tác xác định giá trị, cần nhanh chóng rà sốt bổ sung vào danh sách bảng thời hạn bảo quản nhóm tài liệu cịn thiếu, để q trình đánh giá tài liệu xác Để đáp ứng tốt yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu độc giả, Uỷ ban Kiểm tra TW cần nhanh chóng xây dựng thêm loại cơng cụ tra cứu đại, có khả tra cứu tự động, nhanh chóng nhằm tiết kiệm thời gian công sức, với kết tra cứu nhanh xác nhất, phục vụ đắc lực cho họat động quan nói riêng cơng tác xây dựng đảng nói chung Chỉ vậy, tài liệu lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW phát huy có giá trị thực sự, cơng tác lưu trữ quan thực có ý nghĩa Tóm lại, thơng qua đề tài nghiên cứu này, mong muốn công tác tổ chức khoa học khai thác, sử dụng tài liệu Uỷ ban Kiểm tra TW nói riêng quan, đơn vị nói chung ngày quan tâm thực đạt kết tốt hơn, phục vụ tốt cho họat động quan Đồng thời góp phần vào phát triển chung ngành lưu trữ Việt Nam 96 TI LIU THAM KHO Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, V-ơng Đình Quyền, Nguyn Vn Thõm, Lý luận thực tiễn công tác l-u trữ, NXB i học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990 Công tác kiểm tra việc thi hành kỷ luật Đảng, U ban Kim tra TW , Hà Nội, 2002 Công tác kiểm tra, giám sát thi hành kỷ lụât Đảng, Uỷ ban Kiểm tra Trung ương, NXB Lao động - Xã hội, Hà Nội, 2007 Công tác lưu trữ công tác văn thư hệ thống tổ chức Đảng Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Cục Lưu trữ Trung ương Đảng, Hà Nội, 1990 Điều lệ Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà xuất Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2001 Thái Hà, Hãy hiểu "thời hạn bảo quản tài liệu", Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 2/1994 PGS Nguyễn Văn Hàm, Về thời hạn nơi bảo quản hồ sơ nhân quan Nhà nước, Kỷ yếu Hội nghị khoa học xác định giá trị tài liệu, Cục Lưu trữ Nhà nước, Hà Nội, 1994 Chu Thị Hậu, Xây dựng công cụ tra tìm thơng tin sử liệu Kho Lưu trữ Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam, Luận án tiến sĩ Sử học, mã số 50311, năm 2000, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Trần Phương Hoa, Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III phục vụ biên soạn lịch sử quan cấp Bộ, Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ, mã số 60.32.24, năm 2007, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn 97 10 Lê Hoàng, Xây dựng phương án phân loại tài liệu phục vụ cho công tác chỉnh lý phông lưu trữ Ủy ban Nhân dân cấp tỉnh, Tập san Văn thư Lưu trữ, số 1/1977 11 Ngô Thiếu Hiệu, Tổ chức khoa học khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ xã hội nghiên cứu khoa học Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, Kỷ yếu Hội thảo khoa học Lưu trữ học QTVP lần thứ hai, Khoa Lưu trữ học QTVP, Hà Nội, 2001 12 Đỗ Thị Huấn, Tổ chức khoa học tài liệu Ban Kinh tế Trung ương Đảng cộng sản Việt Nam, Luận văn Thạc sỹ khoa học, Mã số 51002, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Hà Nội, 1998 13 Hà Huề, Ý nghĩa quan trọng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 4, 1993 14 Kỷ yếu Hội nghị khoa học "Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu chia nguồn lực thông tin theo tinh thần Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia", Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Hà Nội, 2004 15 Kiều Thị Ngọc Mai, Vài ý kiến công tác chỉnh lý tài liệu lập hồ sơ quan quản lý hành nhà nước, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 6/2000 16 Thanh Mai, Bàn thêm đôi điều phân loại tài liệu văn kiện phơng lưu trữ cấp Bộ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 3/1989 17 Một số văn kiện Đảng Chính phủ cơng tác văn thư công tác lưu trữ, tháng 8/1977 18 Mục lục hồ sơ (phần hồ sơ vấn đề chung) khóa VIII, Phông Uỷ ban Kiểm tra TW, Hà Nội, 2002 19 Năm m-ơi lăm năm truyền thống ngành kiểm tra Đảng, Uỷ ban Kiểm tra Trung -ơng, Hà Nội, 2003 98 20 Trần Thị Kim Ngân, Tiêu chí xác định giá trị tài liệu ý nghĩa thực tiễn để lựa chọn tài liệu giai đoạn nay, Kỷ yếu Hội thảo khoa học Lưu trữ học QTVP lần thứ hai, Khoa Lưu trữ học QTVP, H Ni, 2001 21 Nghị định 111/2004/N-CP ng y 08/4/2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh L-u trữ quốc gia, Hµ Néi 22 Tơ Duy Nghĩa, Một vài suy nghĩ việc lập hồ sơ vấn đề Uỷ ban Kiểm tra Trung ương, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 2, 4-2002, 23 Trịnh Thị Nghĩa, Tính chung nét đặc thù phân loại tài liệu Phông lưu trữ quan lãnh đạo Đảng, Kỷ yếu Hội thảo khoa học Lưu trữ học QTVP lần thứ hai, Khoa Lưu trữ học QTVP, Hà Nội, 2001 24 Đỗ Ngọc Phác, Muốn làm tốt công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ cần phải có phương án phân loại cụ thể, Tập san Công tác lưu trữ hồ s, s 4/1971 25 Pháp lệnh l-u trữ quốc gia, Nhà xuất Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2002 26 Quy chế làm việc quy trình tiến hành công tác kiểm tra va thi hành kỷ luật Đảng, Uỷ ban Kiểm tra Trung ương, Hµ Néi, 2002 27 Quy định số 07-QĐ/TW ng y 22/8/2001 Ban Chấp hành Trung -ơng Quy chế làm việc Uỷ ban KiĨm tra Trung -¬ng 28 Quy định Uỷ ban Kiểm tra Trung ương ngày 19/7/2002 nhiệm vụ chế độ làm việc Văn phòng Uỷ ban Kiểm tra Trung ương 29 Hồ Văn Quýnh, Một vài suy nghĩ xác định thời hạn bảo quản phạm vi giao nộp hồ sơ vụ án hình sự, Hội nghị khoa học xác định giá trị tài liệu, Cục Lưu trữ Nhà nước, Hà Nội, 1994 30 PGS.TSKH Nguyễn Văn Thâm, ThS Nghiêm Kỳ Hồng, Những văn đạo, hướng dẫn soạn thảo văn cơng tác văn thư - lưu trữ, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2001 99 31 Từ điển Lưu trữ Việt Nam, Cục Lưu trữ Nhà nước, Hà Nội, 1992 32 Văn đạo, hướng dẫn công tác văn phòng cấp ủy địa phương, Văn phòng Ban Chấp hành TW, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2001 100 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Sơ đồ tổ chức máy Uỷ ban Kiểm tra TW Phụ lục 2: Quyết định số 07-QĐ/TW Ban Chấp hành TW ngày 22/8/2001 Quy chế làm việc Ủy ban Kiểm tra TW khóa IX Phụ lục 3: Quy định số 105- QĐ/KTTW Uỷ ban Kiểm tra TW ngày 01/12/2000 việc lập hồ sơ, nộp lưu, quản lý khai thác tài liệu lưu trữ Phụ lục 4: Quyết định số 106-QĐ/KTTW Uỷ ban Kiểm tra TW ngày 01/12/2000 việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu Phông lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW (kèm Bảng thời hạn bảo quản tài liệu) Phụ lục 5: Quyết định số 90-QĐ/KTTW Uỷ ban Kiểm tra TW ngày 04/02/2002 việc ban hành Quy chế khai thác tài liệu lưu trữ (kèm Quy chế khai thác) 101 ... tổ chức khoa học khai thác, sử dụng tài liệu phông lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức khoa học hiệu khai thác, sử dụng tài liệu phông. .. lùa chän vấn đề "Tổ chức khoa học khai thác, sử dụng tài liệu Phông lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra Trung ương - Đảng Cộng sản Việt Nam" làm đề tài luận văn thạc sỹ NhiƯm vơ, mơc tiêu đề tài: ti ny nhm... tác lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW 2.2 Công tác tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ Ủy ban Kiểm tra TW 2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 2.2.2 Tình hình cơng tác phân loại tài liệu phông