Xác định và bổ sung tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị, tổ chức và cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế văn hoá, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác được đưa vào bảo quản trong các kho, viện lưu trữ phục vụ cho các mục đích khác nhau của con người và xã hội.

Câu Tổng quan xác định giá trị tài liệu - Xác định GTTLLT dựa nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn định để nghiên cứu quy định thời hạn bảo quản cho loại tài liệu hình thành hoạt động quan theo giá trị chúng mặt trị, kinh tế, văn hóa, khoa học giá trị khác, từ lựa chọn để bổ sung tài liệu có giá trị cho Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam  Mục đích xác định GTTL - Lựa chọn tài liệu có giá trị để bảo quản lưu trữ xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu lưu trữ: + Trong trình hoạt động quan, đơn vị sản sinh khối lượng tài liệu lớn nên đủ kho tàng, nhân lực để lưu trữ tài liệu đó, khai thác khó khăn + Việc quy định thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ hệ thống lưu trữ Nhà nước từ TW đến địa phương phải dựa vào tiêu chuẩn khoa học để xác định giá trị trị giá trị thực tế tài liệu + Quy trình tiến hành nghiệp vụ xác định GTTLLT yêu cầu cần nắm vững lịch sử đơn vị hình thành phông, vận dụng nguyên tắc, phương pháp xác định GTTLLT - Loại hủy tài liệu hết giá trị: + Mục đích công việc nhằm đảm bảo cho chất lượng tài liệu lưu trữ nâng cao, giải phóng bớt kho tàng, tiết kiệm tài nhân lực + Việc lựa chọn tài liệu hết giá trị khó khăn, đòi hỏi cán làm công tác cần nắm rõ chức năng, nhiệm vụ quan hiểu rõ thông tin phản ánh TLLT  Nội dung xác định GTTLLT - Nghiên cứu xác định rõ nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn cần vận dụng trình xác định giá trị loại tài liệu giai đoạn cụ thể - Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu - Xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu cho loại quan công cụ khác phục vụ cho công tác xác định giá trị tài liệu - Lựa chọn tài liệu có giá trị để bảo quản lâu dài, vĩnh viễn trung tâm LTGQ - Loại hủy tài liệu hết giá trị  Nhiệm vụ xác định GTTLLT - Nghiên cứu làm sáng tỏ nguyên tắc, phương pháp cần thiết công tác xác định giá trị tài liệu cách thức vận dụng nguyên tắc, phương pháp thực tế - XD hệ thống tiêu chuẩn hợp lý để làm thước đo chung cho trình lựa chọn TL - Tiến hành xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu, lựa chọn tài liệu có giá trị để đưa vào bảo quản kho lưu trữ Nhà nước - Nghiên cứu xây dựng công cụ hướng dẫn cho công tác xác định giá trị TLLT - Tổ chức kiểm tra kết việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ tiêu hủy tài liệu hết thời hạn bảo quản  Ý nghĩa xác định GTTLLT - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ giúp cho việc tổ chức khoa học tài liệu xác, hoàn chỉnh thuận lợi - Đảm bảo cho chất lượng tài liệu lưu trữ nâng cao - Nâng cao chất lượng thông tin khứ chứa đựng tài liệu lưu trữ - Giúp cho viêc bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu thuận lợi, hiệu - Từ thực tiễn hoạt động xác định giá trị tài liệu lưu trữ, người ta tổng kết, nâng cao, khái quát đến vấn đề có tính lý luận phương pháp để phục vụ ngày tốt công tác xác định giá trị TLLT  Yêu cầu xác định giá trị TLLT Công tác xác định giá trị TLLT nghiệp vụ quan trọng phức tạp công tác lưu trữ Để đạt mục đích, nhiệm vụ đòi hỏi công tác xác định giá trị TLLT phải đạt yêu cầu sau: - Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ phải cẩn trọng để tránh loại hủy tài liệu giá trị giữ lại tài liệu hết giá trị - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ phải nghiên cứu, tham khảo tài liệu có liên quan để giúp cho việc nhìn nhận, đánh giá tài liệu, bảo đảm cho độ xác, an toàn cao Câu Các nguyên tắc xác định giá trị TLLT (3 nguyên tắc)  Nguyên tắc tính đảng - Khi nghiên cứu tài liệu hình thành trình hoạt động quan ta nhận thấy tài liệu phản ảnh quan điểm giai cấp định - Khi xem xét GTTL phải đứng quan điểm, lập trường gia cấp vô sản, phải ưu tiên lựa chọn tài liệu phản ảnh chất nhà nước CHXHCNVN, phản ảnh chủ trương đường lối sách đảng, tâm tư nguyện vọng quần chúng nhân dân loại bỏ tài liệu có nội dung phản động, nói xấu cách mạng, chống phá nhà nước - Khi xem xét nguyên tắc cần ý rằng: tất tài liệu chế độ cũ hình thành tài liệu giá trị, tài liệu lại chứa đựng thông tin phản ánh vấn đề phát triển kinh tế xã hội Việt Nam qua thời kì - Xem xét giá trị tài liệu phải đứng quan điểm lập trường trị ta nên tránh cách suy nghĩ phiến diện, chiều Tất tài liệu mang lợi ích cho đất nước người Việt Nam tài liệu có giá trị dù hình thành thời điểm  Nguyên tắc lịch sử - Bất kỳ tài liệu mang tên thông tin phản ánh kiện, tượng lịch sử giai đoạn lịch sử định - Giá trị TL thể qua vị trí, tầm quan trọng kiện, tượng lịch sử Sự kiện lịch sử có ảnh hưởng sâu rộng TL phản ánh kiện có giá trị nhiêu  Nguyên tắc toàn diện tổng hợp - Khi xem xét giá trị tài liệu phải xem xét cách tổng quát nội dung hình thức tài liệu ý nghĩa lĩnh vực mà có ý nghĩa phong phú, đa dạng - Ý nghĩa tài liệu phụ thuộc vào nội dung thông tin mục đích sử dụng người sử dụng nên xem xét giá trị phải có quan điểm toàn diện tổng hợp - Khi xem xét giá trị tài liệu phải đặt tài liệu mối quan hệ qua lại với thấy hết giá trị chúng  Ba nguyên tắc có mối quan hệ mật thiết với tạo thành hệ thống xác định giá trị tài liệu, chúng sở phương pháp luận để nghiên cứu lựa chọn tài liệu Câu Các tiêu chuẩn xác định giá trị TLLT (9 tiêu chuẩn) Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu - Đây tiêu chuẩn quan trọng hàng đầu công tác xác định GTTL Các tài liệu quan nhằm mục đích định, thể nội dung tài liệu - Nội dung tài liệu đa dạng, có ý nghĩa nhiều mặt nên tài liệu có giá trị cao tài liệu có nội dung phản ánh chủ trương, đường lối, kết thực nhiệm vụ đề - Khi xem xét ý nghĩa nội dung tài liệu xem xét riêng lẻ loại tài liệu mà phải đặt nhóm tài liệu để xem xét chung Tiêu chuẩn tác giả tài liệu - Tài liệu phông lưu trữ nhiều tác giả sản sinh ra: quan cấp trên, quan hình thành phông lập ra, cấp gửi lên, ngang cấp Vận dụng tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ cần xem xét đến tác giả tài liệu - Thực tế công tác XĐGTTL cho thấy, TL CQ sản sinh thường đánh giá cao nhất, giữ lại nhiều toàn thành phần TL phông LT CQ Ví dụ: Tài liệu hình thành trình sống hoạt động Hồ Chí Minh Tiêu chuẩn ý nghĩa quan đơn vị hình thành phông - Cơ quan đơn vị hình thành phông quan hình thành khối tài liệu tác giả tài liệu - Khi xem xét giá trị tài liệu phải xem xét vị trí quan hình thành phông lưu trữ, quan có vị trí cao phông lưu trữ quan có giá trị cao ngược lại - Tiêu chuẩn vận dụng để xem xét giá trị phông lưu trữ kho lưu trữ lớn để xác định quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ lịch sử Tiêu chuẩn trùng lặp thông tin - Trong trình hoạt động quan xuất tài liệu có thông tin trùng lặp Điều đòi hỏi việc xác định giá trị tài liệu cần có lựa chọn thận trọng khoa học - Trùng lặp thông tin lặp lại nội dung tài liệu tài liệu khác - Áp dụng tiêu chuẩn này, người làm công tác xác định giá trị tài liệu cần nắm loại tài liệu có thông tin trùng lặp, đồng thời không nên áp dụng máy móc mà cần vận dụng cách linh hoạt kết hợp với tiêu chuẩn khác - Ví dụ: báo cáo tổng kết năm bao hàm nội dung báo cáo tháng, báo cáo quý Tiêu chuẩn thời gian, địa điểm hình thành tài liệu - Hoàn cảnh đời TL phần nói lên tầm quan trọng TL tiêu chuẩn để kết hợp với tiêu chuẩn khác đánh gí GTTL Thời gian TL xem xét phương diện: thời gian xuất TL thời gian mà nội dung TL đề cập Khi xem xét TL gần với thời gian xảy kiện nhắc đến TL có ý nghĩa ưu tiên giữ lại - TL hình thành địa điểm quan trọng vùng trọng điểm đất nước, có ảnh hưởng đến đời sống trị-xã hội đất nước quan lựa chọn TL để bảo quản LT cần ý cách đắn Tiêu chuẩn mức độ hoàn thành chất lượng phông lưu trữ - Tiêu chuẩn đòi hỏi người làm công tác XĐGTTL phải nắm khối lượng TL phông Nếu phông LT mà khối lượng TL không hoàn chỉnh giữ lại toàn TL phông đó, chí giữ TL giá trị - Khi xác định GTTL phải xem xét kĩ lưỡng để lựa chọn đưa vào phòng, kho tài liệu có giá trị thấp nhằm góp phần làm sáng tỏ kiện, tượng lịch sử Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý tài liệu - Hiệu lực pháp lý TL thể mặt: nội dung hình thức Về mặt hình thức yếu tố thông tin đảm bảo cho tính hợp pháp TL, TL thiếu yếu tố thông tin lưu giữ lại, trừ trường hợp đặc biệt Về nội dung, tài liệu phản ánh chủ trương, sách pháp luật nhà nước – Đối với TL mà hiệu lực pháp lý quy định nội dung văn thời hạn bảo quản chúng thường cao thời hạn có hiệu lực văn Tiêu chuẩn tình trạng vật lý tài liệu: tiêu chuẩn đề cập đến mức độ hư hại tài liệu, tài liệu không khả phục chế loại bỏ, tài liệu quan trọng bị hư hỏng phải tìm cách tu bổ, phục chế chép để tiếp tục khai thác thông tin có giá trị tài liệu Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác, đặc điểm bề TL: thành phần tài liệu phông lưu trữ chế tác nhiều vật liệu khác chúng thể nhiều ngôn ngữ khác Giá trị tài liệu thể qua ngôn ngữ phương pháp làm tài liệu nên cần bảo quản theo phương pháp thích hợp Câu Khái niệm, phân loại nêu ví dụ Bảng thời hạn bảo quản - Bảng thời hạn bảo quản bảng thống kê có hệ thống TL hay nhiều quan ngành chủ quản phần TL PLTQG, thuộc thời kì lịch sử định, có rõ thời hạn bảo quản quy định cần hay không cần đưa vào Nhà nước bảo quản - Phân loại bảng thời hạn bảo quản: + Bảng thời hạn bảo quản mẫu: bảng thời hạn bảo quản nhóm TL chung hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cấp độ định thời hạn bảo quản nhóm TL, không định thời hạn bảo quản cho hồ sơ + Bảng thời hạn bảo quản tiêu biểu: loại bảng thời hạn bảo quản chung cho nhóm tài liệu tiêu biểu hình thành trình hoạt động loại hình qua định, qua làm để lập bảng thời hạn bảo quản cho ngành quan + Bảng thời hạn bảo quản TL ngành liên ngành: Bộ, quan ngang Bộ ngành lập để làm cho việc xác định GTTL ngành mình, định thời hạn bảo quản cho toàn tài liệu ngành lĩnh vực định Câu Khái niệm, tác dụng Danh mục hồ sơ Cho VD? - Danh mục hồ sơ bảng kê có hệ thống hồ sơ dự kiến lập năm văn thư quan, đơn vị, kèm theo ký hiệu thời hạn bảo quản hồ sơ xây dựng theo chế độ quy định - Tác dụng Danh mục hồ sơ: + Tạo ĐK việc lập HS quan chủ động, hợp lý, xác có chất lượng + Giúp cán lãnh đạo nắm toàn công việc, quan, đơn vị công việc cán nhân viên + Nâng cao tinh thần trách nhiệm cán bộ, nhân viên quan việc lập hồ sơ + Quản lý chặt chẽ tài liệu để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Câu Danh mục nguồn thành phần TL nộp lưu vào LTQG - Là để lựa chọn tài liệu có giá trị bảo quản LTQG, xác định tài liệu quan thuộc diện nộp lưu vào LTQG, XĐGTTL LTCQ dễ dàng chọn TL thuộc phông LT cần nộp lưu vào bảo quản lâu dà, vĩnh viễntại LTQG - Trung tâm LTQG I IV trung tâm đóng, Trung tâm LTQG II III trung tâm mở tiếp tục bổ sung tài liệu Câu Các giai đoạn xác định giá trị TL? Ý nghĩa  Xác định GTTL văn thư - Được đặt lập danh mục hồ sơ dự kiến cần lập năm văn thư, mang tính tương đối sau lập hoàn chỉnh hồ sơ, thời hạn bảo quản thay đổi - Thời hạn bảo quản danh mục hồ sơ thay đổi sau xem xét tài liệu thực tế hồ sơ công việc kết thúc Sau năm văn thư quan, tài liệu có chuyển giao vào lưu trữ quan hay không lại phải xem xét đánh giá kỹ lưỡng - Đánh giá GTTL văn thư thường xem xét tài liệu trình lập hồ sơ nên cẩn thận, chu đáo việc kiểm tra, tối ưu hóa thành phần tài liệu hồ sơ - Loại bớt tài liệu trùng thừa hồ sơ, phát tìm kiếm tài liệu thiếu, bổ sung hoàn chỉnh chất lượng hồ sơ, tạo điều kiện thuận lợi cho giai đoạn  Xác định GTTL lưu trữ hành - Thành phần TL thu thập vào LTCQ tương đối phức tạp nên cán lưu trữ cần kiểm tra toàn hồ sơ từ VT quan phòng ban chức nộp vào lưu trữ quan - Việc định thời hạn bảo quản lại áp dụng cho hồ sơ tài liệu Vì vậy, tiến hành cách độc lập kết hợp với công tác thống kê, phân loại chỉnh lý tài liệu - XĐGTTL thực trình chỉnh lý khoa học tài liệu nên loại bớt tài liệu trùng thừa, loại bớt tài liệu thực hết giá trị, chọn lựa hồ sơ có giá trị đích thực chuyển giao vào lưu trữ lịch sử - Công tác XĐGTTL lưu trữ quan làm tốt góp phần nâng cao chất lượng thành phần tài liệu phông lưu trữ quan nói riêng phông lưu trữ quốc gia nói chung Đây giai đoạn quan trọng bổ sung tài liệu có giá trị vào lưu trữ lịch sử  Xác định GTTL lưu trữ lịch sử - Nhiệm vụ giai đoạn lựa chọn kiểm tra hồ sơ tiếp nhận từ lưu trữ quan, tài liệu xem xét định thời hạn bảo quản lần cuối, loại bỏ tài liệu trùng lặp, giữ lại tài liệu phản ánh chức hoạt động quan, đơn vị hình thành phông - Công tác XĐGTTL lưu trữ lịch sử thực phối hợp với công tác phân loại, thống kê chỉnh lý tài liệu Thời hạn bảo quản hồ sơ xem xét thay đổi thấy cần thiết Câu Hội đồng xác định giá trị tài liệu - HĐ XĐGTTL thành lập để tham mưu cho người đứng đầu quan việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào LTCQ, lựa chọn TLLT Lưu trữ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử loại tài liệu hết giá trị - HĐ XĐGTTL người đứng đầu quan, tổ chức định thành lập Thành phần Hội đồng bao gồm: o Chủ tịch Hội đồng; o Người làm lưu trữ quan, tổ chức Thư ký Hội đồng; o Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu ủy viên; o Người am hiểu lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị ủy viên - HĐ XĐGTTL thảo luận tập thể, kết luận theo đa số, ý kiến khác phải ghi vào biên họp để trình người đứng đầu quan, tổ chức - Theo đề nghị HĐ XĐGTTL, người đứng đầu quan, tổ chức định thời hạn bảo quản TL, lựa chọn TL giao nộp vào lưu trữ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ lưu trữ quan để giao nộp vào lưu trữ lịch sử, hủy tài liệu hết giá trị HĐ XĐGTTL đặt đạo trực tiếp thủ trưởng qua vào công cụ XĐGTTL như: bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục hồ sơ HĐ XĐGTTL tự giải thể hoàn tất nhiệm vụ giao Câu Tiêu hủy tài liệu hết giá trị  Tiêu huỷ TL hết giá trị tiết kiệm ngân sách NN, giải phóng kho tàng, trang thiết bị bảo quản nhân lực, thực theo quy định PL quy phạm ngành LT  Tất TL hết giá trị loại để tiêu huỷ phải thẩm tra lại quan LT cấp Hội đồng Thẩm định XĐGTTL Cục VT-LT nhà nước đồng ý  Việc loại huỷ tài liệu hết giá trị cần tiến hành theo thủ tục sau: + Những tài liệu loại để tiêu huỷ phải phân loại theo đơn vị tổ chức đơn vị hình thành phông, lập danh mục tài liệu tiêu huỷ + Danh mục tài liệu loại huỷ phải thống kế cẩn thận, đảm bảo yếu tố thông tin: STT; Tên TL loại huỷ; Nội dung TL; Thời gian TL; Số lượng bản, Lý tiêu huỷ; + Danh mục tài liệu loại hủy cần thành viên Hội đồng xác định giá trị tài liệu quan xem xét cụ thể đối chiếu kiểm tra với thực tế tài liệu + HĐ XĐGTTL phải họp bàn cho ý kiến danh mục TL loại huỷ, trình danh mục TL tiêu huỷ kèm theo biên họp HĐ XĐGTTL để thủ trưởng quan định Câu 10 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa, nội dung thu thập bổ sung TLLT - Thu thập bổ sung tài liệu việc nghiên cứu, áp dụng biện pháp nhằm xác định nguồn thành phần nộp lưu vào lưu trữ  Mục đích - Giúp quan giữ gìn văn bản, giấy tờ hình thành trình hoạt động; đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng từ liên qua đến hoạt động quan; giúp quan tra cứu thông tin nhanh chóng, xác, đầy đủ - Bảo vệ an toàn toàn tài liệu PLT QGVN; tránh tình trạng thất lạc, mát tài liệu Tạo điều kiện thuận lợi thực nghiệp vụ: phân loại, XĐ GTTL, thống kê, bảo quản  Nội dung - XĐ quan, đơn vị thuộc nguồn thu thập, bổ sung tài liệu cho LTCQ LTLS - XĐ loại tài liệu cần phải thu thập, bổ sung vào lưu trữ - Phân bổ nguồn tài liệu thu thập theo mạng lưới kho lưu trữ - Thực thủ tục giao nộp tài liệu Câu 11 Các nguyên tắc bổ sung TLLT  Bổ sung theo thời kì lịch sử - Nguyên tắc yêu cầu thu thập, bổ sung tài liệu thời đại lịch sử phải để riêng theo thời đại lịch sử Tài liệu PLT QGVN chia thành khối: + Trước CM 8/1945: tài liệu quyền phong kiến, quan thống trị TD Pháp, phát xít Nhật tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ + Thời kì Cộng hòa miền nam VN quan thuộc chế độ Mỹ- Ngụy gđ 1954-1975 + Sau CM 8/1945: tài liệu quyền nhà nước dân chủ nhân dân XHCN, tài liệu tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ  Bổ sung theo phông - TL PLT phải bổ sung theo PLT đó, góp phần hoàn thiện TL phông, giúp TL giữ mối quan hệ vốn có chúng, đảm bảo TL không bị phân tán, xé lẻ - Thực nguyên tắc phải nắm vững Lịch sử đơn vị hình thành phông lịch sử phông giúp xác định giới hạn phông, chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức quan  Bổ sung theo khối phông: TL khối phông bổ sung theo khối phông đó, khối phông, tài liệu bổ sung theo khối phông  Ba nguyên tắc có mối quan hệ mật thiết với nhau, áp dụng để bổ sung TL hành không dùng để bổ sung TL kĩ thuật, tài liệu nghe nhìn Câu 12 Nguồn thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ quan - Nguồn tài liệu quan trọng giao nộp vào lưu trữ quan nguồn tài liệu hình thành trình hoạt động đơn vị, cá nhân quan - Nguồn tài liệu từ quan giải thể, nguồn tài liệu đóng vai trò quan trọng việc nghiên cứu lịch sử hình thành phát triển quan - Nguồn tài liệu từ cán công chức nghỉ hưu, chuyển công tác, việc Câu 13 Nguồn thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử  Nguồn tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp TW - Nguồn TL hình thành trình hoạt động quan giữ vị trí cao tổ chức máy nhà nước TW như: quốc hội, quan quốc hội, VP Chủ tịch nước, TAND tối cao, phủ, bộ, quan ngang bộ, quan thuộc phủ,… - Thư viện, bảo tàng, viện nghiên cứu… tiêu biểu, điển hình tổ chức ngành VH - Bệnh viện, viện nghiên cứu… tiêu biểu, điển hình tổ chức nghiệp ngành y tế - Trường đại học, trung học, dạy nghề tiêu biểu, điển hình thuộc ngành giáo dục,đào tạo - Doanh nghiệp NN tiêu biểu, điển hình Bộ trưởng, thủ trưởng quan ngang định thành lập, doanh nghiệp NN thuộc tập đoàn KT NN thuộc tổng công ty 91  Nguồn nộp lưu tài liệu TTLT tỉnh - Các quan giữ vị trí cao tổ chức máy quyền nhà nước cấp tỉnh: đoàn đại biểu quốc hội, HĐND, TAND, VKSND, UBND quan chuyên môn UBND - Các quan, tổ chức TW tổ chức theo ngành dọc tỉnh  Nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ huyện - Các quan cao tổ chức máy quyền nhà nước cấp huyện: HĐND, TAND, VKSND, UBND quan chuyên môn thuộc UBND - Các quan, tổ chức TW tổ chức theo ngành dọc huyện Câu 14 Trách nhiệm lưu trữ quan - Sưu tầm, thu thập đầy đủ hồ sơ, tài liệu từ đơn vị, cá nhân vào lưu trữ hành - Tổ chức chỉnh lý tài liệu; Lựa chọn, thống kê tài liệu nộp lưu - Tổ chức giao nộp sau cấp có thẩm quyền phê duyệt Câu 15 Trách nhiệm lưu trữ lịch sử cấp - Lập kế hoạch thu thập tài liệu thống với quan, tổ chức thời gian gao nộp - Phối hợp với lưu trữ hành quan, tổ chức lựa chọn tài liệu để giao nộp - Hướng dẫn lưu trữ hành quan, tổ chức chuẩn bị tài liệu để giao nộp - KT mục lục HS, TL nộp lưu trình người phụ trách lưu trữ lịch sử định - Hoàn chỉnh HS việc nộp lưu TL, trình quan chủ quản trực tiếp LT lịch sử duyệt - Thông báo quan, tổ chức nộp lưu MLHS, TL nộp lưu sau cấp có thẩm quyền duyệt - Tổ chức tiếp nhận tài liệu lập biên giao nhận tài liệu 10