Tin học hóa trong công tác quản lý văn bản đi, đến tại văn phòng ban tuyên giáo trung ương

Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước các tổ chức ki

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình học tập và rèn luyện tại Trường ĐH Công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên, em đã nhận được sự quan tâm giúp đỡ nhiệt tình của qúy thầy cô và nhà trường Để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp Em xin trân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã tận tình hướng dẫn, giảng dạy trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và rèn luyện

Trước tiên, xin trân trọng cảm ơn Thầy giáo Vũ Xuân Nam, đã định hướng và tận tình giúp đỡ cho em về mọi mặt để hoàn thành khóa luận này

Em xin trân trọng cảm ơn Ban Giám hiệu; các Thầy giáo, Cô giáo Khoa Hệ thống thông tin kinh tế, Trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông Thái Nguyên đã hướng dẫn, giúp đỡ và tạo điều kiện cho em trong quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp

Xin trân trọng cảm ơn lãnh đạo và cán bộ tại Văn phòng Ban Tuyên giáo Trung ương đã cung cấp tài liệu, tạo điều kiện tốt nhất để em hoàn thành khóa luận này

Mặc dù đã có nhiều cố gắng song do hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm nên không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định mà bản thân em chưa thấy được Em rất mong nhận được sự góp ý của quý thầy cô giáo và các bạn để bài khóa luận của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Thái Nguyên, ngày tháng năm 2017

Sinh viên

Trần Kim Uyên

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu độc lập, được thực hiện trong quá trình thực tập tại Văn phòng Ban Tuyên giáo Trung ương trong đó có sử dụng thông tin từ nhiều nguồn tư liệu và dữ liệu khác nhau, các thông tin được trích rõ nguồn gốc Kết quả nghiên cứu khóa luận chưa được công bố bất kỳ công trình nghiên cứu khoa học nào trước đây

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

LỜI CAM ĐOAN ii

MỤC LỤC iii

LỜI MỞ ĐẦU 1

Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN 3

1.1 Khái quát về nghiệp vụ quản lý văn bản 3

1.1.1 Khái niệm và nguyên tắc chung 3

1.1.2 Yêu cầu của nghiệp vụ quản lý văn bản 4

1.1.3 Chức năng của việc quản lý 4

1.1.4 Ý nghĩa công tác quản lý văn bản và giải quyết văn bản đi, đến 5

1.1.5 Vai trò của văn bản 5

1.1.6 Chức năng của văn bản 6

1.2 Công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội 8

1.2.1 Khái niệm 8

1.2.2 Thể loại văn bản của Đảng 9

1.2.3 Yêu cầu 12

1.2.4 Vị trí 13

1.2.5 Ý nghĩa 13

1.3 Yêu cầu đối với cán bộ làm công tác văn thư cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội 14

1.3.1 Yêu cầu về phẩm chất chính trị 15

1.3.2 Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ 15

1.3.3 Những yêu cầu khác 16

1.4 Vai trò, chức năng và mục đích của Công nghệ thông tin trong việc quản lý 18

1.4.1 Vai trò của công nghệ thông tin trong việc quản lý 18

1.4.2 Chức năng khái quát của công nghệ thông tin trong việc quản lý 18

1.4.3 Mục đích sử dụng của Công nghệ thông tin trong việc quản lý 19

1.5 Giới thiệu công cụ quản lý văn bản – Phần mềm LIZARD 19

1.5.1 Giới thiệu về phần mềm LIZARD 19

Chương 2 HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI BAN TUYÊN

GIÁO TRUNG ƯƠNG 24

2.1 Khái quát chung về Ban Tuyên giáo Trung ương 24

2.1.1 Lịch sử hình thành 24

2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Ban Tuyên giáo Trung ương 25

2.2 Cơ cấu tổ chức của Ban Tuyên giáo Trung ương 27

2.2.1 Lãnh đạo hiện nay 27

2.2.2 Cơ cấu tổ chức của Ban Tuyên giáo Trung ương 28

2.3 Tổ chức công tác quản lý và giải quyết văn bản tại Ban tuyên giáo Trung ương 29

2.3.1 Tổ chức quản lý văn bản đi 29

2.3.2 Tổ chức quản lý văn bản đến 35

2.4 Đánh giá thực trạng quản lý văn bản đi, văn bản đến tại Ban Tuyên giáo Trung ương 43

2.4.1 Những kết quả đạt được trong công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến tại Ban Tuyên giáo Trung ương 43

2.4.2 Những tồn tại trong quá trình quản lý văn bản đi, văn bản đến 45

Chương 3 ỨNG DỤNG PHẦN MỀM LIZARD NHẰM TIN HỌC HÓA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI BAN TUYÊN GIÁO TRUNG ƯƠNG 46

3.1 Nhu cầu tin học hóa công tác quản lý văn bản 46

3.2 Kết quả đạt được 47

3.2.1 Cách đăng nhập 47

3.2.2 Nhập văn bản đi 51

3.2.3 Tìm kiếm văn bản đi theo tiêu thức 53

3.2.4 Nhập văn bản đến 55

3.2.5 Tìm kiếm văn bản đến theo tiêu thức 57

3.2.6 Chỉnh sửa, xóa văn bản 59

3.3.7 In báo cáo theo số văn bản đi và văn băn đến 59

KẾT LUẬN 61

TÀI LIỆU THAM KHẢO 63

BẢNG BIỂU HÌNH ẢNH

Hình 1.1 Giao diện chính của phần mềm quản lý văn bản 23

Hình 1.2 Màn hình đăng nhập phần mềm quản lý văn bản 23

Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức của Ban tuyên giáo Trung ương 28

Hình 2.2 Quy trình quản lý văn bản đi 30

Hình 2.3 Mẫu sổ đăng ký văn bản đi 32

Hình 2.4 Hình ảnh bên trong sổ đăng kí văn bản 32

Hình 2.5 Quy trình quản lý văn bản đến 36

Hình 2.6 Mẫu dấu đến 39

Hình 2.7 Sổ đăng ký văn bản đến 39

Hình 2.8 Mẫu sổ đăng ký văn bản đến 40

Hình 2.9 Mẫu chuyển văn bản đến 41

Hình 2.10 Mẫu sổ theo dõi giải quyết văn bản đến 43

Hình 3.1 Hình ảnh khi đăng nhập phần mềm quản lý văn bản 47

Hình 3.2 Chọn cấp sử dụng 48

Hình 3.3 Các cấp người sử dụng 48

Hình 3.4 Đăng nhập tài khoản 49

Hình 3.5 Lựa chọn tài khoản người dùng thích hợp 50

Hình 3.6 Màn hình chính sau khi đăng nhập 50

Hình 3.7 Truy cập sổ đăng ký văn bản đi 51

Hình 3.8 Cửa sổ nhập văn bản đi 51

Hình 3.9 Dữ liệu văn bản đi 52

Hình 3.10 Truy cập số đăng ký văn bản đi 53

Hình 3.11 Chọn tiêu chí tìm kiếm văn bản đi 53

Hình 3.12 Chọn loại văn bản để tìm kiếm 54

Hình 3.13 Dữ liệu 54

Hình 3.14 Truy cập sổ đăng ký văn bản đến 55

Hình 3.15 Cửa sổ nhập văn bản đến 56

Hình 3.16 Dữ liệu văn bản đến 56

Hình 3.17 Chọn tiêu chí tìm kiếm văn bản đến 57

Hình 3.19 Dữ liệu 58

Hình 3.20 In báo cáo văn bản theo số 59

Hình 3.21 Kết quả in báo cáo của văn bản đi 60

Hình 3.22 Kết quả in báo cáo văn bản đến 60

LỜI MỞ ĐẦU

I Lý do chọn đề tài

Trong thời đại ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, thời đại của khoa học và công nghệ, thời đại của nền kinh tế tri thức, thông tin giữ vai trò quan trọng trong các lĩnh vực đã góp phần thúc đẩy sự tiến bộ của xã hội Cùng với

đó, việc tin học hóa trong việc quản lý văn bản hiện đại đã, đang và sẽ có những tác động và ảnh hưởng đến mọi lĩnh vực của đời sống xã hội Công nghệ thông tin đã khẳng định là ngành không thể thiếu trong việc áp dụng các hoạt động như quản lý nhân sự, quản lý văn bản… Các phương pháp pháp quản lý thủ công đã không còn phù hợp và theo kịp nhu cầu của thực tế công việc đòi hỏi Ta có thể nhận thấy một số yếu kém của việc quản lý theo phương pháp thủ công như: thông tin về đối tượng quản lý nghèo nàn, không thường xuyên cập nhật, việc lưu trữ bảo quản khó khăn, không nhất quán, dễ trùng lặp dẫn đến sai sót; mất nhiều thời gian và công sức trong việc thống

kê, tổng hợp…

Do đó việc ứng dụng các thành tựu của công nghệ thông tin trong công tác quản

lý là hết sức cần thiết, nó đạt hiệu quả cao về cả thời gian, không gian, đem lại lợi ích

về kinh tế, sự thuận tiện cho người sử dụng và mang tính chính xác cao… Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác chuyên môn là một yêu cầu cấp thiết và không thể thiếu đối với bất kỳ một cơ quan, tổ chức cũng như một quốc gia nào

Trong những năm gần đây, nước ta đã có những bước tiến vượt bậc để tiến kịp

xu thế đổi mới, phát triển trong khu vực và trên thế giới Một trong các bước đi đúng đắn của nước ta là việc ưu tiên phát triển công nghệ thông tin và ứng dụng tin học trong công tác quản lý nói chung và trong từng lĩnh vực cụ thể nói riêng

Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác và đồng thời công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắt xích quan trọng trong bộ máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành

Ngày nay cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ mỗi lĩnh vực đều

quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ trong lĩnh vực quản lý hành chính Đảng và nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ trương, chính sách ngày càng hiện đại công tác này nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý nhà nước trong mỗi cơ quan

Qua thời gian học tập tại Trường Đại học công nghệ thông tin và truyền thông, chuyên ngành Quản trị văn phòng, em đã phần nào hiểu được yêu cầu của công tác quản lý cũng như vai trò của tin học trong công tác quản lý và những ứng dụng cụ thể trong từng công việc Sau một thời gian tìm hiểu, được sự giúp đỡ tận tình của các cô chú trong ban tuyên giáo trung ương em đã hiểu rõ hơn về nghiệp vụ quản lý văn bản

và tầm quan trọng của việc ứng dụng tin học vào công tác quản lý Vì vậy, em xin

được thực hiện đề tài: “ Tin học hóa trong công tác quản lý văn bản đi, đến tại văn phòng Ban Tuyên giáo Trung ương”

II Mục tiêu của đề tài

- Xây dựng quy trình quản lý văn bản đi, đến và ứng dụng phần mềm nhằm:

 Nâng cao quy trình quản lý văn bản

 Dễ dàng tìm hiểu và theo dõi công tác quản lý văn bản đi, đến

 Việc ứng dụng và truy cập vào phần mềm được dễ dàng

III Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đề tài được thực hiện trong phạm vi kiến thức đã học và nghiên cứu thêm các tài liệu tham khảo về công tác quản lý văn bản đi, đến và lĩnh vực công nghệ thông tin

- Thực trạng công tác quản lý văn bản đi, đến tại Ban Tuyên giáo Trung ương

- Ứng dụng phần mềm một cách hiệu quả vào công tác quản lý văn bản tại

Chương I: Khái quát về công tác quản lý văn bản

Chương II: Hiện trạng công tác quản lý văn bản tại Ban Tuyên giáo Trung ương Chương III: Ứng dụng phần mềm LIZARD nhằm tin học hóa công tác quản lý văn bản tại Ban Tuyên giáo Trung ương

Phần 3: Phần kết luận

Chương 1

KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Khái quát về nghiệp vụ quản lý văn bản

1.1.1 Khái niệm và nguyên tắc chung

Văn bản nói chung là một phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay một loại kí hiệu) nhất định Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội Tùy theo từng lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội và quản lý nhà nước mà văn bản có nội dung và hình thức thể hiện khác nhau

Văn bản là hoạt động của giao tiếp bằng ngôn ngữ, ngồm một hay nhiều câu, nhiều đoạn và có những đặc điểm cơ bản sau: thể hiện và triển khai chủ đề một cách chọn vẹn; các câu liên kết chặt chẽ, văn bản được xây dựng với kết cấu mạch lạc; biểu hiện tính hoàn trỉnh của nội dung nhằm thực hiện một hoặc một số mục đích giao tiếp nhất định

Theo điều 2 Thông tư 07/2012/TT – BNV “Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành

Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả fax, văn bản chuyển qua mạng và văn bản mật), đơn, thư từ cơ quan, cá nhân khác gửi đến bằng con đường trực tiếp hay những tài liệu quan trọng do cá nhân mang từ hội nghị hoặc qua con đường bưu điện… được gọi chung là văn bản đến

Theo điều 2 Thông tư 07/2012/TT- BNV “Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, VB được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến

cơ quan, tổ chức

Văn bản nội bộ là các văn bản cơ quan, đơn vị trong cơ quan ban hành và gửi cho các đơn vị trong nội bộ nhằm ghi lại, truyền đạt thông tin nội bộ để trao đổi công việc Văn bản nội bộ gồm các quyết định nhân sự, chỉ thị, thông báo, giấy mời, sổ sao văn bản… Văn bản nội bộ do bộ phận chuyên môn soạn thảo, được lãnh đạo cơ quan

Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiên cứu nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức

Văn bản quản lý nhà nước là những thông tin và quyết định quản lý thành văn viết do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo hình thức, trình tự, thủ tục, quy chế do pháp luật quy định mang tính quyền lực đơn phương và làm phát sinh hậu quả pháp lý cụ thể

Khái niệm hành chính theo nghĩa gốc, là sự quản lý của Nhà nước, không phải

là sự quản lý thông thường của bất kỳ một chủ thể nào đối với bất kỳ một đối tượng và một khách thể nào

Tuy nhiên, theo cách hiểu hiện nay, khái niệm này dùng để chỉ sự tổ chức, điều hành kiểm tra, nắm tình hình trong hoạt động của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nói chung Khái niệm văn bản hành chính được sử dụng với nghĩa là văn bản dùng làm công cụ quản lý và điều hành của các nhà quản trị nhằm thực hiện nhiệm vụ giao tiếp, truyền đạt mệnh lệnh, trao đổi thông tin dưới dạng ngôn ngữ viết, theo phong cách hành chính- công vụ

1.1.2 Yêu cầu của nghiệp vụ quản lý văn bản

- Thống nhất việc tiếp nhân, phát hành, lưu trữ văn bản đi đến ở bộ phận văn thư cơ quan

- Hợp lý hóa quá trình luân chuyển văn bản đi, đến; theo dõi chặt chẽ việc giải quyết văn bản, đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, không để sót việc, chậm việc

- Quản lý văn bản chặt chẽ, bảo đảm giúp giữ gìn bí mật thông tin tài liệu; bảo quản sạch sẽ và thu hổi đầy đủ, đúng hạn các văn bản có quy định thu hồi

- Phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu

- Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, sổ sách văn thư vào lưu trữ hiện hành của cơ quan đúng thời hạn

1.1.3 Chức năng của việc quản lý

- Chức năng quản lý của văn bản được thể hiện ở đây là công cụ, là phương tiện

để tổ chức có hiệu quả các công việc Các thông tin trong văn bản quản lý Nhà nước là

cơ sở quan trọng giúp các nhà lãnh đạo quản lý tổ chức công việc của mình, kiểm tra cấp dưới theo yêu cầu quản lý và lãnh đạo

- Nhìn vào toàn bộ quá trình quản lý, từ việc ra quyết định, tổ chức thực hiện, kiểm tra, điều hành các quyết điịnh cho phù hợp với mục tiêu đã đề ra… đều cần văn bản

- Hơn thế nữa, tổ chức hoạt động quản lý thông qua văn bản quản lý Nhà nước

để tạo nên sự ổn định trong công việc, thiết lập được các định mức cần thiết cho mỗi loại công việc, tránh được cách làm tùy tiện, thiếu khoa học

- Chức năng quản lý văn bản phải gắn liền với tính thiết thực của chúng trong hoạt động của bộ máy quản lý

- Những văn bản không chỉ ra được khả năng để thực hiện, thiếu tính khả thi, không giúp cho các cơ quan bị quan lý giải quyết các nhiệm vụ cụ thể của mình thì dần dần các cơ quan này sẽ mất thói quen tôn trọng văn bản và do đó văn bản quản lý Nhà nước sẽ mất đi chức năng quản lý

1.1.4 Ý nghĩa công tác quản lý văn bản và giải quyết văn bản đi, đến

- Làm tốt công tác quản lý văn bản đi, đến sẽ góp phần giải quyết công việc của

cơ quan được nhanh chóng, chính xác, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ…

- Giữ gìn được những tài liệu và thông tin cơ quan để làm cơ sở chứng minh cho mọi hoạt động của cơ quan là hợp pháp hay không hợp pháp

- Giữ gìn bí mật của Nhà nước cũng như bí mật của cơ quan

1.1.5 Vai trò của văn bản

Trong hoạt động quản lý nhà nước, văn bản có các vai trò sau:

- Văn bản là phương tiện cung cấp thông tin để ra quyết định: Đối với một nhà quản lý, một trong những chức năng cơ bản nhất là ra Quyết định Một yêu cầu có tính nguyên tắc là quyết định phải chính xác, kịp thời, có hiệu quả mà môi trường thì biến động khôn lường

- Văn bản chuyển tải nội dung quản lý Bộ máy Nhà nước ta được hình thành và hoạt động theo nguyên tắc tập trung Theo nguyên tắc này các cơ quan cấp dưới phải phục tùng cơ quan cấp trên, cơ quan địa phương phục tùng cơ quan trung ương Xuất phát từ vai trò rõ nét của văn bản là phương tiện truyền đạt mệnh lệnh Để guồng máy được nhịp nhàng, văn bản được sử dụng với vai trò khâu nối các bộ phận

- Văn bản là căn cứ cho công tác kiểm tra hoạt động của bộ máy quản lý Chủ tịch

Hồ Chí Minh đã nói: “Muốn chống bệnh quan liêu giấy tờ, muốn biết các nghị quyết

đó thi hành không, thi hành có đúng không, muốn biết ai ra sức làm, ai làm qua chuyện, chỉ có một cách là kiểm tra” Để làm tốt công tác này, nhà quản lý phải biết vận dụng một cách có hệ thống các văn bản Nhà quản lý phải biết vận dụng từ loại văn bản quy định chức năng, thẩm quyền, văn bản nghiệp vụ thanh kiểm tra đến các văn bản với tư cách là cứ liệu, số liệu làm căn cứ

- Một chu trình quản lý bao gồm: Kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra

Sự móc nối các khâu trong chu trình này đòi hỏi một lượng thông tin phức tạp đã được văn bản hóa

- Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật, hệ thống văn bản quản lý nhà nước tạo nên hệ thống pháp luật điều chỉnh các mối quan hệ xã hội

1.1.6 Chức năng của văn bản

 Chức năng thông tin

Chức năng thông tin là thuộc tính cơ bản quan trọng, bản chất của văn bản, là nguyên nhân hình thành văn bản và là cơ sở để thực hiện các chức năng khác Chức năng thông tin của văn bản thể hiện ở các mặt sau:

- Ghi lại các thông tin quản lý

- Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thống quản lý hay giữa hệ thống với bên ngoài

- Giúp cho cơ quan thu nhận thông tin cần cho hoạt động quản lý

- Giúp các cơ quan xử lý, đánh giá các thông tin thu được thông qua hệ thống truyền đạt thông tin khác

Ví dụ: Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của huyện sẽ giúp cho các cơ quan, đơn vị, các tổ chức và nhân dân biết, chủ động trong các hoạt động của mình

 Chức năng quản lý

Đây là chức năng có tính chất thuộc tính của văn bản quản lý Chức năng quản

lý của văn bản thể hiện ở những khía cạnh sau:

- Thông tin trong văn bản quản lý Nhà nước giúp cho việc tổ chức tốt công việc của các nhà lãnh đạo, làm cơ sở ban hành các quyết định quản lý

- Văn bản ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý tới đối tượng thực hiện, tham gia vào tổ chức thực hiện quyết định

- Là phương tiện hữu hiệu để phối hợp, kiểm tra, đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý

Ví dụ: Căn cứ các thông tin về kế hoạch phát triển kinh tế xã hội của tỉnh, các

cơ quan quản lý Nhà nước, các tổ chức và địa phương trong tỉnh đã đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn trong công tác chỉ đạo điều hành

 Chức năng pháp lý

Chức năng pháp lý của văn bản biểu hiện trước hết là:

- Ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ pháp lý tồn tại trong xã hội do pháp luật điều chỉnh Khi đã sử dụng hình thức văn bản để ghi lại và truyển tải quyết định và thông tin quản lý, cơ quan nhà nước đã sử dụng thẩm quyền trong đó Mệnh lệnh chứa trong văn bản có giá trị pháp lý bắt buộc mọi người phải tuân theo Bản thân văn bản là chỗ dựa pháp lý, khung pháp lý ràng buộc mọi mối quan hệ, dựa vào đó để

tổ chức hoạt động của cơ quan, cá nhân, tổ chức

- Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức Văn bản là cơ sở xây dựng hệ thống pháp luật, tạo ra hành lang pháp lý cho hoạt động của các cơ quan

tổ chức

- Là cầu nối tạo ra các mối quan hệ giữa các tổ chức, cơ quan Văn bản và các

hệ thống văn bản quản lý giúp xác định các quan hệ pháp lý giữa các cơ quan quản lý

và bị quản lý, tạo nên sự ràng buộc trách nhiệm giữa các cơ quan, cá nhân có quan hệ trao đổi văn bản, theo phạm vi hoạt động của mình và quyền hạn được giao

Ví dụ: quan hệ giữa Bộ với các sở, ban, ngành giữa UBND tỉnh với UBND huyện, các sở, ban, ngành

- Bản thân các văn bản trong nhiều trường hợp, là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý và điều hành công việc của các cơ quan

- Là trọng tài phân minh, phân xử khi thực hiện văn bản không thống nhất, cơ

sở để giải quyết tranh chấp và bất đồng giữa các cơ quan, đơn vị, cá nhân, giải quyết các quan hệ pháp lý nảy sinh

Tính pháp lý của văn bản được hiểu là sự phù hợp của văn bản (về nội dung và thể thức) với quy định pháp luật hiện hành

Như vậy, văn bản đảm bảo tính pháp lý khi được ban hành theo đúng quy định

Thể thức văn bản là hình thức pháp lý của văn bản, là toàn bộ những yếu tố về hình thức có tính bố cục đã được thể chế hoá để đảm bảo giá trị pháp lý cho văn bản Như vậy thể thức là yếu tố thuộc về hình thức bên ngoài nhằm đảm bảo tính pháp lý cho văn bản

1.2 Công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội

1.2.1 Khái niệm

Văn bản của Đảng là loại hình tài liệu được thể hiện bằng ngôn ngữ viết để ghi lại hoạt động của các tổ chức Đảng, do cấp uỷ, tổ chức, cơ quan có thẩm quyền của Đảng ban hành theo quy định của Điều lệ Đảng và của Trung ương

Hệ thống văn bản của Đảng gồm toàn bộ các loại văn bản của Đảng được sử dụng trong hoạt động của hệ thống tổ chức Đảng từ Trung ương đến cơ sở

Các cấp uỷ, tổ chức, cơ quan Đảng ban hành văn bản phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình Các văn bản của Đảng phải được viết bằng tiếng Việt, phù hợp về thể loại và đúng về thể thức

Văn bản của Đảng chỉ được sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc bãi bỏ bằng văn bản của chính cơ quan đã ban hành, hoặc bằng văn bản của cơ quan Đảng cấp trên có thẩm quyền

Những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ,… được gọi chung là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơ quan,

tổ chức Có thể định nghĩa công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội như sau:

Công tác văn thư trong các cơ quan Đảng, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị-xã hội bao gồm toàn bộ các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý và

sử dụng con dấu, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội

Từ khái niệm trên ta có thể thấy rằng công tác văn thư có mặt ở hầu hết các cơ quan, tổ chức đảng, các tổ chức chính trị - xã hội Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng lãnh đạo, chỉ đạo và hiệu quả hoạt động của cấp ủy, của các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội từ Trung ương tới địa phương

1.2.2 Thể loại văn bản của Đảng

Thể loại văn bản là tên gọi của từng loại văn bản, phù hợp với tính chất, nội dung và mục đích ban hành của văn bản

Các thể loại văn bản của Đảng gồm:

 Cương lĩnh chính trị

Cương lĩnh chính trị là văn bản trình bày những nội dung cơ bản về mục tiêu, đường lối, nhiệm vụ và phương pháp cách mạng trong một giai đoạn nhất định

 Điều lệ Đảng

Điều lệ Đảng là văn bản xác định tôn chỉ, mục đích, hệ tư tưởng, các nguyên tắc

về tổ chức và hoạt động, cơ cấu tổ chức bộ máy của Đảng, quy định trách nhiệm, nghĩa vụ, quyền hạn của đảng viên và các tổ chức Đảng

 Chiến lược

Chiến lược là văn bản trình bày quan điểm, phương châm, mục tiêu chủ yếu và các giải pháp có tính toàn cục về phát triển một hoặc một số lĩnh vực trong một giai đoạn nhất định

 Nghị quyết

Nghị quyết là văn bản ghi lại các quyết định được thông qua ở đại hội, hội nghị

cơ quan lãnh đạo Đảng các cấp, hội nghị đảng viên về đường lối, chủ trương, chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể

 Quyết định

Quyết định là văn bản dùng để ban hành hoặc bãi bỏ các quy chế, quy định, quyết định cụ thể về chủ trương, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự thuộc phạm vi quyền hạn của cấp uỷ, tổ chức, cơ quan Đảng

 Chỉ thị

Chỉ thị là văn bản dùng để chỉ đạo các cấp uỷ, tổ chức, cơ quan Đảng cấp dưới thực hiện các chủ trương, chính sách hoặc một số nhiệm vụ cụ thể

 Kết luận

Kết luận là văn bản ghi lại ý kiến chính thức của cấp uỷ, tổ chức, cơ quan Đảng

về những vấn đề nhất định hoặc về chủ trương, biện pháp xử lý công việc cụ thể

 Lời kêu gọi

Lời kêu gọi là văn bản dùng để yêu cầu hoặc động viên mọi người thực hiện một nhiệm vụ hoặc hưởng ứng một chủ trương có ý nghĩa chính trị

 Báo cáo

Báo cáo là văn bản dùng để tường trình về tình hình hoạt động của một cấp uỷ,

tổ chức, cơ quan Đảng hoặc về một đề án, một vấn đề, sự việc nhất định

 Các loại giấy tờ hành chính như:

Các cấp uỷ, tổ chức, cơ quan Đảng thường dùng các giấy tờ hành chính sau đây:

- Giấy giới thiệu,

- Giấy chứng nhận ( hoặc giấy xác nhận, thẻ chứng nhận),

- Giấy đi đường,

- Giấy nghỉ phép,

- Phiếu gửi …

b Chính xác

- Về nội dung: nội dung văn bản phải đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc và không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định của Đảng, dẫn chứng phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các thành phần thể thức do Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội quy định

- Về nghiệp vụ văn thư: thực hiện đúng chế độ công tác văn thư và các khâu nghiệp vụ cụ thể như đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản lý văn bản

c Bí mật

Là yêu cầu quản lý đối với công tác văn thư, là biểu hiện tập trung mang tính chính trị của công tác văn thư Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của Đảng và Nhà nước

Để bảo đảm yêu cầu này cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước, như việc sử dụng mạng máy tính, bố trí phòng làm việc, lựa chọn cán bộ văn thư đúng tiêu chuẩn …

d Hiện đại:

Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và

kỹ thuật văn phòng hiện đại Hiện đại hóa công tác văn thư là một trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngày càng trở thành nhu cầu cấp

bách của mỗi các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị-xã hội Tuy nhiên, quá trình hiện đại hóa công tác văn thư phải được tiến hành từng bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện của từng cơ quan, tổ chức Nói đến hiện đại hóa công tác văn thư là nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại

1.2.4 Vị trí

Công tác văn thư không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ quan,

tổ chức Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị - xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị - xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng

cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan

Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý

Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ:

- Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính

- Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan Mọi chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều được phản ánh trong văn bản Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan là rất quan trọng, tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan

- Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng,

tổ chức chính trị - xã hội Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội cũng như của các đồng chí lãnh đạo Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan

- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ chức chính trị-xã hội

- Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá; giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục

vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau

1.3 Yêu cầu đối với cán bộ làm công tác văn thư cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội

Tính chất, nội dung công việc và quan hệ tiếp xúc hàng ngày đòi hỏi cán bộ được bố trí làm công tác văn thư phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư theo quy định của pháp luật Trên thực tế, người cán bộ văn thư các cơ quan,

tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau:

- Yêu cầu về phẩm chất chính trị

- Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ

- Người cán bộ văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, giữ vững lập trường của giai cấp vô sản trong bất cứ tình huống nào

- Người cán bộ văn thư phải luôn có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật của Nhà nước, coi việc chấp hành pháp luật là nghĩa vụ của mình

- Người cán bộ văn thư phải luôn rèn luyện bản thân, coi việc học tập chính trị, nâng cao trình độ hiểu biết về Đảng, về Nhà nước, về giai cấp vô sản là nhiệm vụ thường xuyên

1.3.2 Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ

Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ văn thư phải được thể hiện trên hai mặt là lý luận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành

Về lý luận nghiệp vụ: Người cán bộ văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp vụ

về công tác văn thư, trong đó phải hiểu nội dung nghiệp vụ, cơ sở khoa học và điều kiện thực tiễn để thực hiện nghiệp vụ đó Bên cạnh sự hiểu biết về chuyên môn nghiệp

vụ phải có sự hiểu biết về một số nghiệp vụ cơ bản khác có liên quan để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn của mình

Yêu cầu quan trọng đặt ra đối với người cán bộ văn thư là không chỉ học tập về

lý luận nghiệp vụ ở trường, mà còn phải có ý thức học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ trong suốt quá trình công tác, từng bước rèn luyện, hoàn thiện bản thân mình cùng với sự hoàn thiện về lý luận nghiệp vụ

Về kỹ năng thực hành: Người cán bộ văn thư không chỉ nắm vững lý luận nghiệp vụ mà còn phải có kỹ năng thực hành Chính kỹ năng thực hành sẽ là thước đo

trình thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của công tác văn thư không những giúp cán bộ văn thư từng bước nâng cao tay nghề mà còn giúp nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ

1.3.3 Những yêu cầu khác

Tính chất nội dung công việc đòi hỏi người cán bộ văn thư của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội không những phải có các yêu cầu cơ bản của bất

cứ lao động nào như tính trung thực thẳng thắn, chân thành, nhanh nhẹn, kịp thời, bền

bỉ, cởi mở, kỷ luật, kiên quyết, công bằng mà còn đòi hỏi phải đáp ứng những yêu cầu dưới đây

Nội dung công việc hằng ngày đòi hỏi phải cụ thể đến từng chi tiết Vì vậy cán

bộ văn thư phải có tính tỉ mỉ Tính tỉ mỉ phải được thể hiện trên các nội dung

- Bất cứ công việc nào đều phải thực hiện hoàn chỉnh đến từng chi tiết nhỏ, không được bỏ qua bất cứ một chi tiết nào dù là nhỏ nhất, đặc biệt đối với việc thống

kê và kiểm tra các nhiệm vụ, ghi chép và chuyển những lời nhắn

- Không được bỏ sót bất cứ công việc nào trong nhiệm vụ thường ngày cũng như đối với công việc đột xuất mới nảy sinh

1.3.3.4 Tính ngăn nắp, gọn gàng

Sự ngăn nắp gọn gàng phải luôn luôn thường trực đối với người cán bộ văn thư Cán bộ văn thư luôn tiếp xúc với văn bản giấy tờ, nội dung công việc lại phức tạp, nếu không gọn gàng ngăn nắp thì sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến công việc

Mặt khác, phòng làm việc của văn thư không chỉ một mình cán bộ văn thư làm việc mà còn là nơi có nhiều người đến liên hệ công tác như xin cấp giấy giới thiệu, tra tìm văn bản, đóng dấu giấy tờ v.v Nếu không trật tự ngăn nắp sẽ gây ấn tượng không tốt đối với cán bộ văn thư

1.3.3.5 Độ tin cậy

Cán bộ văn thư là người tiếp xúc với văn bản, nắm được nội dung hoạt động của cơ quan Vì vậy người văn thư luôn luôn phải thể hiện độ tin cậy Do có nhiều công việc nên lãnh đạo không thể quan tâm và kiểm tra hết mọi công việc của văn thư Phần lớn lãnh đạo đều tin tưởng ở văn thư Vì vậy, cán bộ văn thư phải giữ vững sự tin tưởng đó để lãnh đạo có thể yên tâm làm việc

Mặt khác, người cán bộ văn thư phải được đào tạo về nghiệp vụ chuyên môn và luôn luôn bảo đảm nghiệp vụ không sai sót Điều đó làm cho cán bộ lãnh đạo yên tâm

và tin cậy cán bộ văn thư

Trong trường hợp các vấn đề đặt ra có những chi tiết khác với quy định của Đảng, Nhà nước và của cơ quan, tốt nhất phải xin ý kiến người phụ trách có thẩm quyền, không được tự ý giải quyết bất cứ việc gì ngoài quy định

1.3.3.7 Tính tế nhị

Công việc của người cán bộ văn thư tạo ra môi trường tiếp xúc với nhiều đối

mật với người khác, đồng thời phải chiến thắng tâm trạng không hài lòng, sự phân tán thiếu kiên trì, sự mệt mỏi, quá xúc cảm, kể cả thái độ suồng sã kiểu bạn bè đối với đồng nghiệp và những người quen biết Đặc biệt phải tránh nóng vội khi có việc khẩn cấp hoặc phải trả lời những yêu cầu của người khác hoặc khi nghi ngờ một điều gì đó trong công việc

Tính tế nhị sẽ giúp cho cán bộ văn thư ngày càng chiếm được lòng tin và sự yêu mến của bạn bè đồng nghiệp và mọi người trong cơ quan, tổ chức Đảng Điều đó giúp cho người cán bộ văn thư tạo được bầu không khí thoải mái trong phòng làm việc của mình Đó cũng là một trong những điều kiện để nâng cao hiệu quả trong công việc

1.4 Vai trò, chức năng và mục đích của Công nghệ thông tin trong việc quản lý

1.4.1 Vai trò của công nghệ thông tin trong việc quản lý

Trong những năm trở lại đây Công nghệ thông tin đã được coi là ngành công nghệ mũi nhọn mang lại những lợi ích và có những tính năng to lớn trong việc trợ giúp con người thực hiện các công việc tưởng chừng như không thể Và một trong những tiêu chuẩn để đánh giá đất nước là phát triển hay không là dựa vào tiêu chuẩn công nghệ

Ở Việt Nam hiện nay công nghệ thông tin đã xâm nhập vào tất cả các lĩnh vực hoạt động của xã hội và tạo ra những thay đổi rõ rệt Người ta càng ngày càng tin công nghệ thông tin thật sự là động lục phát triển của xã hội

Hiện nay việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại vào quản lý có ý nghĩa sống còn, việc đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào để cải cách bộ máy quản lý, nâng cao hiệu lực quản lý là một trong những ưu tiên hàng đầu của Đảng và Nhà nước

ta Điều đó là yêu cầu cần thiết bởi chỉ có sự quản lý hiệu quả thì các tổ chức cá nhân mới hoạt động tốt góp phần xây dựng đất nước giàu mạnh, tiến bước theo con đường Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa

1.4.2 Chức năng khái quát của công nghệ thông tin trong việc quản lý

Do xuất phát từ yêu cầu thực tế, ứng dụng phần mềm phải đảm báo xử lý được

dữ liệu nhanh chóng, hiệu quả, chính xác và các yêu cầu tối thiểu như sau:

 Quản lý công việc cập nhập thêm, sửa, xóa, tìm kiếm các văn loại bản (văn bản đến hay văn bản đi, quyết định hay nghị quyết, thông tư…)

 Quản lý việc nhận văn bản, soạn văn bản, xử lý văn bản, gửi văn bản, lưu trữ văn bản, in các báo cáo cần thiết, phê duyệt, bình luận …

 Phân loại văn bản, phân nhiệm vụ của mỗi người

 Công cụ tìm kiếm nhanh gọn, hiệu quả, tiện lợi đem lại hiệu quả cao trong việc quản lý

 Hỗ trợ tra cứu văn bản khi có yêu cầu một cách nhanh nhất và chính xác nhất

 Tăng cường cho việc quản lý một cách thuận tiện khối lượng văn bản nói chung tại đơn vị

1.4.3 Mục đích sử dụng của Công nghệ thông tin trong việc quản lý

1 Việc sử dụng Công nghệ thông tin trong việc quán lý sẽ giúp cho đơn vị tiếtt kiệm được rất nhiều thời gian và kinh phí

2 Tiết kiệm được không gian lưu trữ các chứng từ hồ sơ và đặc biệt nó giúp cho đơn vị tiết kiệm rất nhiều thời gian khi tiềm kiếm bất kỳ một văn bẩn, chứng từ nào

3 Nó giúp xử lý một lượng văn bản lớn mà hiệu quả đem lại rất cao đảm bảo tính an toàn và bảo mật

4 Với hệ thống quản trị tác nghiệp thông nhất, tiện dụng và phù hợp cho tất cả các đối tượng thuộc khối nhà nước cũng như doanh nghiệp tư nhân, đơn vị hành chính

5 Giao diện phần mềm đơn giản, dễ sử dụng, hệ thống đáp ứng đầy đủ các nhu cầu cần thiết của một phần mềm quản lý Ngoài ra còn bao gôm các chức năng cơ bản như chỉnh sửa, quán lý, tra tìm nhanh chóng … giải quyết được nhứng khó khăn của đơn vị gặp phải giúp nâng cao hiệu quả công việc

6 Tìm kiếm văn bản nhanh chóng đơn gian, thuận tiện

1.5 Giới thiệu công cụ quản lý văn bản – Phần mềm LIZARD

1.5.1 Giới thiệu về phần mềm LIZARD

Phần mềm LIZARD (quản lý văn bản) là hệ chương trình quản lý văn bản và

hồ sơ công việc Phần mềm sử dụng qua hệ thống mạng Lan, không giới hạn thời gian

sử dụng, phân cấp phân quyền đầy đủ Phần mềm được đăng nhập sử dụng hệ thống theo người dùng với đầy đủ các chức năng như quản lý văn bản, quản lý công việc theo từng người dùng trong một hệ thống đơn vị và các chức năng khác

Lizard đã có một thời gian dài được nghiên cứu và phát triển, ứng dụng thử nghiệm tốt tại bộ phận văn thư lưu trữ của nhiều đơn vị Tích hợp các văn bản hướng dẫn chuyên ngành và cập nhật thông tin mới nhất về công tác văn thư lưu trữ

Qua một quá trình đầu tư nghiên cứu Lizard đã tạo ra một sản phẩm chất lượng cao để giúp quý khách hàng thuận tiện hơn trong công tác chuyên môn văn thư lưu trữ: hệ thống, tìm kiếm, sao lưu phục hồi dữ liệu, bảo mật, nhanh gọn, chính xác

Hiện tại có rất nhiều khách hàng đã và đang sử dụng hệ thống phần mềm quản

lý văn bản Lizard Văn bản Manager và Lizard được đánh giá là một phần mềm có tính chuyên nghiệp, hiện đại, phục vụ tốt tối đa nhu cầu của khách hàng Hiện chúng tôi ngày ngày đầu tư chất xám, nâng cấp nhiều chức năng hơn nữa cũng như cập nhật các hướng dẫn mới nhất để đáp ứng nhu cầu về chất lượng của phần mềm

1.5.2 Chức năng chính của phần mềm quản lý văn bản

Phần mềm quản lý văn bản có các chức năng chính sau:

 Chức năng quản lý văn bản đi

Phần mềm quản lý văn bản Lizard Văn bản Manager là một hệ phần mềm trong

đó bao gồm nhiều chức năng Chức năng quản lý văn bản đi là một trong số các chức năng nêu trên

Trong công tác văn thư lưu trữ thì không thể thiếu công tác quản lý văn bản đi Người được phân công làm nhiệm vụ quản lý văn bản đi là người tuy làm việc nhẹ (ghi chép) nhưng kể ra thì không nhẹ chút nào bởi vì phải ghi chép, phải theo dõi, phải tìm kiếm, phải sắp xếp có hệ thống

Làm việc với phần mềm Lizard VB Manger bạn sẽ giảm bớt gánh nặng bởi mọi thứ đã được thiết kế một cách hoàn mỹ Ghi chép bằng phần mềm, tìm kiếm bằng phần mềm, in ấn dữ liệu từ phần mềm, đặc biệt không hỏng bóc, mối mọt như ghi sổ bằng giấy

 Chức năng quản lý văn bản đến

Quản lý văn bản đến là một công việc không thể thiếu của một cơ quan, đơn

vị, công ty Tuy nhiên quản lý một cách có hệ thống, tìm kiếm thông tin nhanh chóng, chính xác để phục vụ nhu cầu của cá nhân cũng như của lãnh đạo thì Lizard VB Manager là một thế mạnh của bạn

Ví dụ bạn là người quản lý văn bản đến, đôi khi hoặc liên tục bạn phải theo dõi văn bản đó nhận lúc nào, đã chuyển lãnh đạo chưa, lãnh đạo chuyển cho ai, người

đó thực hiện tiến độ đến đâu, đã kết thúc đưa vào lưu trữ hay chưa thì Lizard VB Manager hoàn toàn có thể làm điều đó cho bạn

Chức năng mạnh mẽ này đang chờ bạn khám phá, giúp tiết kiệm công sức cho bạn rất nhiều, không như phương pháp thủ công lúc trước (ghi sổ, lật sổ tìm kiếm, bảo quản không lâu )

 Quản lý kho lưu trữ văn bản

Phần mềm quản lý văn bản Lizard Văn bản Manager tích hợp phân hệ quản lý kho lưu trữ chuyên nghiệp

Lưu trữ là một công việc hết sức quan trọng của từng cơ quan, đơn vị Chức năng này được hiểu như sau:

 Có một người phụ trách lưu trữ chung của cả cơ quan, đơn vị

 Từng người sẽ lập hồ sơ riêng của mình trên cơ sở tập hợp văn bản đến, văn bản

đi, văn bản tham mưu, hợp đồng tạo thành 01 hồ sơ Cuối năm sẽ chuyển số hồ sơ này đến người lưu trữ của cơ quan và tiếp tục cho năm mới

 Phân hệ này lưu lại tất cả những thông tin liên quan chi tiết về văn bản đến, văn bản đi, văn bản tham mưu, tập hợp tất cả hồ sơ, thời điểm chuyển lưu trữ Thời điểm cho mượn lại hồ sơ, cấp số hồ sơ và tra cứu hồ sơ

 Chức năng suất văn bản mẫu

Phần mềm Quản lý văn bản Lizard VB Manager tích hợp các mẫu văn bản hiện hành theo đúng thể thức quy định tại thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Người dùng đăng nhập tài khoản được lãnh đạo cấp, vào chức năng Xuất văn bản mẫu

 Phân cấp, phân quyền user

Phần mềm quản lý văn bản Lizard VB Manager phân cấp phân quyền có hệ thống theo 3 cấp: cấp lãnh đạo, cấp văn thư và cấp người dùng

Ứng với từng cấp sẽ có menu riêng biệt, được quyền tác động vào hệ thống theo phân cấp được làm việc gì và không làm được việc gì một cách cụ thể rõ ràng

Nếu bạn đăng nhập với tài khoản quản trị thì bạn được toàn bộ các quyền, toàn

bộ theo dõi các khâu từ đầu đến cuối

Nếu bạn đăng nhập với vai trò văn thư thì bạn chỉ được quyền tác động vào văn thư đi (hoặc văn thư đến, hoặc cả hai nếu sếp bạn phân công cả 2 cho bạn) Và lúc

Nếu bạn đăng nhập với vai trò người dùng thì bạn có nhiều chức năng ứng với vai trò người dùng như xem được văn bản đi của bạn tham mưu, xem được văn bản đến mà lãnh đạo phân công cho bạn, được cập nhật tiến độ giải quyết văn bản đến đó

để báo cáo đến lãnh đạo của bạn Bạn được tạo hồ sơ lưu trữ cá nhân, tạo nhắc việc để phần mềm nhắc việc cho bạn Được chat trao đổi với những người dùng khác trên mạng Lan

 Tiện ích gửi thư nội bộ

Phần mềm Quản lý văn bản Lizard VB Manager hỗ trợ người dùng trao đổi thông tin nội bộ với nhau giống như một hệ thống email qua Internet Tuy nhiên đây là trao đổi qua mạng LAN Với các máy có cài phần mềm Lizard VB Manager trong cùng mạng LAN và người dùng được cấp tài khoản sẽ giao tiếp được với nhau

 Chức năng CHAT nội bộ trong mạng LAN

Lizard VB Manager hỗ trợ chức năng Chat (tán gẫu) nội bộ giữa các máy có cài đặt phần mềm này

Đăng nhập vào tài khoản người dùng Vào chức năng Chat Bạn tạo phòng chat và đặt mật khẩu, mời người dùng chat với bạn, thông báo đến người dùng bằng chức năng trao đổi nội bộ mà phần mềm hỗ trợ Người dùng khác sẽ lập tức thấy yêu cầu và vào Chat với bạn Không tốn tiền mà tiện lợi nữa

 Chức năng sổ danh bạ dùng chung

Phần mềm quản lý văn bản Lizard VB Manager tích hợp tiện ích quản lý danh bạ điện thoại dùng chung cho mọi tài khoản người dùng, tức là ai cập nhật vào danh bạ cũng được dùng chung danh bạ này Giống như một quyển danh bạ chung của tất cả mọi người Tiện ích này để mọi người làm việc nhanh chóng hơn

Và một số chức năng khác:

 Chức năng quản lý công việc theo từng người dùng trong một hệ thống đơn vị

 Chức năng backup và phục hồi dữ liệu

 Chức năng tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng theo nhiều tiêu thức cùng lúc

 Chức năng in báo cáo

 Chức năng thống kê dữ liệu

 Chức năng mã hóa dữ liệu và khóa dữ liệu khi bị truy cập trái phép

Giao diện chính của phần mềm:

Hình 1.1 Giao diện chính của phần mềm quản lý văn bản

Sau khi chọn phân hệ thì màn hính chính sẽ hiện thị đăng nhập:

Hình 1.2 Màn hình đăng nhập phần mềm quản lý văn bản

Chương 2

HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI BAN TUYÊN GIÁO TRUNG ƯƠNG 2.1 Khái quát chung về Ban Tuyên giáo Trung ương

Ban Tuyên giáo Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam nằm tại số 2B Hoàng Văn Thụ, Quán Thánh, Ba Đình TP Hà Nội là cơ quan tham mưu của Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam, trực tiếp và thường xuyên là Bộ Chính trị, Ban

Bí thư trong công tác xây dựng Đảng về chính trị, tư tưởng, về chủ trương, quan điểm

và chính sách của Đảng trong lĩnh vực tuyên truyền, báo chí, xuất bản, văn hoá, văn nghệ, khoa học - công nghệ, giáo dục - đào tạo và một số lĩnh vực xã hội; đồng thời là

cơ quan chuyên môn - nghiệp vụ về các lĩnh vực công tác này của Đảng

Tại Hội nghị lần thứ nhất Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa I họp từ ngày

14 - 30/10/1930 tại Hương Cảng, hội nghị đã ra nghị quyết lập Bộ Tuyên truyền, Bộ

Tổ chức và Bộ Công nhân vận động Nhiệm vụ ban đầu của Bộ Tuyên truyền là tuyên truyền và cổ động chủ nghĩa cộng sản

Giữa năm 1941, Trung ương Đảng ra quyết định thành lập Ban Tuyên truyền tại các Ban Tỉnh ủy, nhằm mục đích tuyên truyền đường lối của Đảng, gây dựng cơ sở bền vững chuẩn bị cách mạng toàn quốc sau này

Đầu năm 1944, Bộ Tuyên truyền cổ động Việt Minh ra đời Ban Tuyền truyền

cổ động Trung ương là cơ quan tham mưu cho Bộ

Sau cách mạng tháng 8, Ban Tuyên truyền cổ động Trung ương đảm nhiệm nhiệm vụ mới, tuyên truyền chủ trương chính quyền cách mạng mới, ngày độc lập, xóa

mù chữ Đặc biệt là tuyên truyền đấu tranh chống thực dân Pháp xâm lược

Ngày 14/5/1950 Ban Tuyên truyền Trung ương và Ban Giáo dục Trung ương được thành lập Ngày 16/4/1951, Trung ương Đảng ra Nghị quyết thành lập Ban Tuyên huấn Trung ương

Ngày 1/12/1959, Ban Bí thư Trung ương Đảng hợp nhất Ban Tuyên huấn Trung ương và Ban Văn giáo Trung ương thành Ban Tuyên huấn văn giáo, gọi tắt là Ban Tuyên giáo Trung ương

Ngày 30/l/1968, Bộ Chính trị ra Nghị quyết chia tách Ban Tuyên giáo Trung ương làm Ban Tuyên huấn Trung ương và Ban Khoa giáo Trung ương

Ngày 11/4/1989, Bộ Chính trị quyết định sáp nhập Ban Văn hoá - Văn nghệ Trung ương (thành lập năm 1980) với Ban Tuyên huấn Trung ương, lấy tên là Ban Tư tưởng - Văn hoá Trung ương

Ngày 11/4/2007, Bộ Chính trị ra quyết định sát nhập Ban Khoa giáo Trung ương

và Ban Tư tưởng - Văn hoá Trung ương hợp nhất thành Ban Tuyên giáo Trung ương

2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Ban Tuyên giáo Trung ương

2.1.2.1 Nghiên cứu, đề xuất

- Chủ trì, phối hợp nghiên cứu, tham mưu về chủ trương, quan điểm, chính sách và giải pháp của Đảng thuộc lĩnh vực tuyên truyền và giáo dục Tham gia chuẩn

bị dự thảo nghị quyết Đại hội Đảng; các nghị quyết, chỉ thị và quyết định của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư thuộc lĩnh vực tuyên giáo

- Chủ trì, phối hợp nghiên cứu, cụ thể hóa Cương lĩnh, Nghị quyết, chỉ thị của Đảng thuộc lĩnh vực tuyên giáo; tham mưu về nghiên cứu, phát triển lý luận chính trị,

tổ chức tổng kết thực tiễn, nghiên cứu một số đề án thuộc lĩnh vực tuyên truyền, giáo dục Tham gia ý kiến với các cơ quan nhà nước trong việc thể chế hoá và thực hiện các nghị quyết, chỉ thị, quyết định của Đảng thuộc lĩnh vực tuyên giáo

- Nghiên cứu tình hình tư tưởng trong Đảng và trong xã hội, đề xuất phương hướng, nhiệm vụ, nội dung, giải pháp xây dựng Đảng về chính trị, tư tưởng

- Nghiên cứu và tham gia đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng, nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác tuyên giáo các cấp, các ngành, các đoàn thể

- Nghiên cứu, phân tích, tổng hợp những âm mưu, thủ đoạn chống phá Đảng, Nhà nước, chế độ Việt Nam của các thế lực thù nghịch, kịp thời đề xuất đối sách và biện pháp chống các quan điểm, tư tưởng sai trái, thù địch

2.1.2.2 Thẩm định

- Thẩm định các đề án, văn bản liên quan đến chủ trương, chính sách thuộc lĩnh vực tuyên giáo của các cơ quan Đảng, Nhà nước, Mặt trận, tổ chức đoàn thể và các địa

2.1.2.3 Hướng dẫn, kiểm tra

- Chủ trì, phối hợp hướng dẫn, kiểm tra việc tổ chức học tập, quán triệt các nghị quyết, chỉ thị, quyết định của Đảng đối với các tỉnh uỷ, thành uỷ, các ban đảng, ban cán sự đảng, đảng đoàn, đảng uỷ trực thuộc Trung ương

- Chủ trì, phối hợp, hướng dẫn, kiểm tra việc tổ chức thực hiện các nghị quyết, chỉ thị, quyết định của Đảng được Bộ Chính trị, Ban Bí thư phân công

- Hướng dẫn, kiểm tra các tỉnh uỷ thành uỷ và đảng uỷ trực thuộc Trung ương

về nội dung đào tạo, bồi dưỡng lý luận chính trị cho cán bộ, đảng viên và quần chúng ngoài đối tượng thuộc hệ thống trường chính trị - hành chính của Trung ương, của các tỉnh uỷ, thành uỷ; kiểm tra về phương hướng chính trị, tư tưởng trong giảng dạy lý luận chính trị, khoa học xã hội – nhân văn trong hệ thống trường chính trị - hành chính, hệ thống giáo dục quốc dân và hệ thống các trường ngành, đoàn thể

- Hướng dẫn, kiểm tra, định hướng nội dung tuyên truyền và bồi dưỡng nghiệp

vụ hoạt động cho hệ thống báo cáo viên, tuyên truyền viên, hệ thống cộng tác viên dư luận xã hội từ Trung ương đến cơ sở

- Hướng dẫn, kiểm tra, định hướng chính trị, tư tưởng trong hoạt động của các

cơ quan báo chí, xuất bản, văn hoá, văn nghệ, các cơ quan thông tin, tuyên truyền đối ngoại ở Trung ương và địa phương Khi cần thiết chủ trì hoặc phối hợp kiểm tra về mặt quan điểm chính trị, tư tưởng các công trình nghiên cứu khoa học; các tác phẩm văn học, nghệ thuật, báo chí, xuất bản

- Hướng dẫn, kiểm tra việc tổ chức thực hiện các nghị quyết, chỉ thị, quyết định của Đảng về lĩnh vực tư tưởng, lý luận, báo chí, xuất bản, văn hoá, văn nghệ, khoa học công nghệ, môi trường, giáo dục - đào tạo, y tế, thể dục thể thao

- Tổ chức biên soạn, phối hợp phát hành các tài liệu nội bộ phục vụ học tập nghị quyết, chỉ thị, quyết định của Đảng và tài liệu phổ biến kiến thức về giáo dục lý luận chính trị

2.1.2.4 Tham gia công tác xây dựng tổ chức bộ máy, đội ngũ cán bộ làm công tác tuyên giáo

- Phối hợp với Ban Tổ chức Trung ương hướng dẫn về chức năng, nhiệm vụ, tổ

chức bộ máy và biên chế cho ban tuyên giáo các cấp

- Tham gia với các Tỉnh ủy, Thành ủy, Đảng ủy trực thuộc Trung ương về phương hướng công tác xây dựng Đảng thuộc lĩnh vực tuyên giáo; về tổ chức bộ máy,

về quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng, sử dụng, đề bạt, bổ nhiệm, luân chuyển, khen thưởng, miễn nhiệm, kỷ luật đối với đội ngũ cán bộ trong lĩnh vực tuyên giáo theo

danh mục phân cấp quản lý của Trung ương

2.1.2.5 Thông tin đối ngoại và hợp tác quốc tế

- Mở rộng tuyên truyền thông tin đối ngoại

- Tăng cường hợp tác quốc tế về lĩnh vực tuyên giáo đối với các đảng cộng sản, đảng công nhân và một số đảng cầm quyền trên thế giới

2.1.2.6 Thực hiện một số nhiệm vụ do Bộ Chính trị, Ban Bí thư uỷ quyền

- Chủ trì, phối hợp đề xuất chủ trương, kế hoạch nghiên cứu, chỉ đạo, quản lý công tác nghiên cứu lý luận và giáo dục lý luận chính trị Chủ trì, phối hợp chỉ đạo nội dung giáo dục lý luận chủ nghĩa Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh trong hệ thống giáo dục quốc dân, hệ thống trường chính trị - hành chính, hệ thống trường của các ngành, đoàn thể và các trung tâm bồi dưỡng chính trị cấp quận, huyện

- Chủ trì chỉ đạo định hướng chính trị, tư tưởng trong hoạt động của các cơ quan báo chí, xuất bản, văn hoá, văn nghệ, các cơ quan thông tin, tuyên truyền đối ngoại, các hội văn học - nghệ thuật, Hội nhà báo, Hội xuất bản, Liên hiệp các hội khoa học và

kỹ thuật Phối hợp với Ban Tổ chức Trung ương trong công tác tổ chức, bộ máy và công tác cán bộ của các cơ quan, đơn vị trên

- Nghiên cứu và tham gia xây dựng chủ trương, chính sách phát hiện, đào tạo, bồi dưỡng, sử dụng, quản lý và đãi ngộ nhân tài

- Xây dựng kế hoạch và quản lý các đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ của các ban Đảng Trung ương

- Được Bộ Chính trị, Ban Bí thư phân công thường trực và tham gia một số ban chỉ đạo Trung ương

- Thực hiện những công việc khác do Bộ Chính trị, Ban Bí thư giao

2.2 Cơ cấu tổ chức của Ban Tuyên giáo Trung ương

2.2.1 Lãnh đạo hiện nay

 Võ Văn Thưởng, Ủy viên Bộ Chính trị, Bí thư Trung ương Đảng, Trưởng ban

 Võ Văn Phuông, Ủy viên Trung ương Đảng, Phó Trưởng ban

 Lâm Thị Phương Thanh, Ủy viên Trung ương Đảng, Phó Trưởng ban

 Trương Minh Tuấn, Ủy viên Trung ương Đảng, Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông, Phó Trưởng ban kiêm nhiệm

 Phạm Văn Linh, Phó Trưởng ban

 Bùi Thế Đức, Phó Trưởng ban

2.2.2 Cơ cấu tổ chức của Ban Tuyên giáo Trung ương

Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức của Ban tuyên giáo Trung ương

Trưởng ban

Phó Trưởng

ban

Phó Trưởng ban

Phó Trưởng ban

Phó Trưởng ban

Phó Trưởng ban

CN - Môi trường

Vụ Giáo dục và Đào tạo dạy nghề

Vụ Thông tin đối ngoại

và Hợp tác quốc tế

Vụ Tổng hợp

Vụ Tổ chức

và Cán

Bộ

Vụ Các vấn đề

xã hội

Viện Nghiên cứu dư luận xã hội

Viện Nghiên cứu khoa học, nghiệp

vụ và tư liệu

Trung tâm Thông tin công tác tuyên giáo

Tạp chí tuyên giáo

Báo Điện

tử Đảng Cộng Sản Việt Nam