Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ nhân sự tại trường trung học phổ thông điềm thụy huyện phú bình tỉnh thái nguyên

Chương 1 TỔNG QUAN LÝ THUYẾT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ VÀ GIỚI THIỆU VỀ PHẦN MỀM PERFECT HRM 2012 1.1 Lý thuyết chung về quản lý nhân sự 1.1.1 Khái niệm, vai trò và ý nghĩa về n

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình học tập và nghiên cứu tại trường Đại học Công nghệ thông tin

và truyền thông em luôn được sự chỉ bảo tận tình chu đáo của các thầy cô giáo trong trường, đã giúp em tích lũy và có nhiều kiến thức chuyên môn cũng như cơ bản kiến thức xã hội Đến nay em đã kết thúc kỳ thực tập và hoàn thành báo cáo thực tập

Nhân dịp này em xin cảm ơn sâu sắc tới các thầy cô giáo trong trường Đặc biệt

em xin cảm ơn đến thầy giáo Đoàn Đức Hải và các anh chị trong phòng tổ chức hành chính Trường trung học phổ thông Điềm Thụy đã tận tình hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành báo cáo này

Mặc dù em đã rất cố gắng nhưng do thời gian có hạn và những kiến thức còn chưa hiểu hết nên không tránh khỏi những sai sót trong báo cáo thực tập của mình Em rất mong nhận được sự giúp đỡ hơn nữa và những ý kiến đóng góp của thầy giáo Đoàn Đức Hải và các thầy cô để em có điều kiện trao đổi và nâng cao kiến thức của mình và làm báo cáo thực tập được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn

Thái Nguyên, ngày 28 tháng 4, năm 2017

Sinh viên

Nguyễn Thị Thanh

LỜI CAM ĐOAN

Để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp với đề tài “ Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ nhân sự tại trường Trung học phổ thông Điềm Thụy - huyện Phú Bình - tỉnh Thái Nguyên “ em có tham khảo một số tài liệu liên

quan đến quản lý nhân sự, công tác quản lý hồ sơ nhân sự

Em xin cam đoan đề tài này là do chính em thực hiện, các số liệu thu thập và kết quả phân tích trong đề tài là trung thực, đề tài không trùng khớp với bất kỳ đề tài nghiên cứu khoa học nào Những thông tin tham khảo trong khóa luận đều được trích dẫn cụ thể nguồn sử dụng

Thái nguyên, Ngày 28 tháng 4 năm 2017

Sinh viên

Nguyễn Thị Thanh

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC HÌNH ẢNH

LỜI MỞ ĐẦU 1

Chương 1 TỔNG QUAN LÝ THUYẾT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ VÀ GIỚI THIỆU VỀ PHẦN MỀM PERFECT HRM 2012 3

1.1 Lý thuyết chung về quản lý nhân sự 3

1.1.1 Khái niệm, vai trò và ý nghĩa về nhân sự và quản trị nhân sự 3

1.1.2 Nội dung của quản lý nhân sự 6

1.1.3 Tầm quan trọng của quản trị nhân sự 12

1.2 Lý thuyết về hồ sơ và quản lý hồ sơ nhân sự 12

1.2.1 khái quát về hồ sơ 12

1.2.2 Lý thuyết về quản lý hồ sơ nhân sự 14

1.3 Giới thiệu về phần mềm Perfect HRM 2012 trong công tác quản lý nhân sự 16

1.3.1 Vai trò của phần mềm quản trị nhân sự 17

1.3.2 Chức năng của phần mềm nhân sự 17

1.3.3 Phạm vi ứng dụng của phần mềm 18

1.3.4 Tính năng của phần mềm Perfect HRM 2012 18

1.3.5 Các chức năng quản lý hồ sơ nhân sự 20

Chương 2 KHẢO SÁT THỰC TẾ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ TẠI TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG ĐIỀM THỤY 22

2.1 Giới thiệu về trường THPT Điềm Thụy 22

2.1.1.Giới thiệu về trường THPT Điềm Thụy 22

2.1.2 Cơ cấu bộ máy tổ chức của cơ quan 26

2.2.3 Tình hình sử dụng cán bộ quản lý hồ sơ của trường 31

2.2 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ trường THPT Điềm Thụy 32

2.2.1 Công tác tuyển dụng cán bộ trường THPT Điềm Thụy 32

2.2.2 Lưu đồ quy trình công tác quản lý hồ sơ tại trường THPT Điềm Thụy 34

2.2.3 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ 37

2.2.4 Đánh giá thực trạng 39

2.2.5 Ưu điểm 40

2.2.6 Nhược điểm 41

2.2.7 Biện pháp khắc phục 41

Chương 3 ỨNG DỤNG PHẦN MỀM PERFECT HRM TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ TẠI TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG ĐIỀM THỤY- HUYỆN PHÚ BÌNH-TỈNH THÁI NGUYÊN 43

3.1 Đặt vấn đề 43

3.2 Mô tả bài toán cụ thể 44

3.2.1 đăng nhập hệ thống 44

3.2.2 Quản lý hồ sơ cán bộ 45

3.3.Những yêu cầu đặt ra đối với hệ thống mới 57

KẾT LUẬN 61

TÀI LIỆU THAM KHẢO 62

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1: Nội dung quản lý nhân sự 6

Hình 1.2: Thông tin hệ thống 18

Hình 1.3: Thông tin nhân sự 19

Hình 1.4: Thông tin trợ giúp 20

Hình 2.1: trường THPT Điềm Thụy 22

Hình 2.2: Đội ngũ cán bộ của trường THPT Điềm Thụy 25

Hình 2.3: Cơ cấu tổ chức của trường THPT Điềm Thụy 26

Hình 2.4: Lưu đồ quản lý hồ sơ nhân sự tại trường THPT Điềm Thụy 34

Hình 2.5: Lưu đồ quy trình quản lý hồ sơ bổ sung trường THPT Điềm Thụy 36

Hình 3.1: Danh mục phần đăng nhập 44

Hình 3.2: Danh mục các chức năng chính của phần mềm 45

Hình 3.3: Danh sách nhân viên 45

Hình 3.4: Mục thông tin nhân viên 46

Hình 3.5: Danh sách nhân viên 47

Hình 3.6: Thông tin các ứng viên 48

Hình 3.7: Danh sách ứng viên 49

Hình 3.8: Qúa trình làm việc của cán bộ 50

Hình 3.9: Các mục chính trong quá trình làm việc 51

Hình 3.10: Thông tin công tác của cá nhân 51

Hình 3.11: Qúa trình làm việc theo danh sách 52

Hình 3.12: Danh mục quản lý công việc 53

Hình 3.13: Danh mục thông tin công việc 54

Hình 3.14: Danh sách công việc 54

Hình 3.15:Danh mục các bên tham gia hợp đồng 55

Hình 3.16: Thông tin hợp đồng 55

Hình 3.17: Danh sách hợp đồng với các cán bộ 56

Hình 3.18: Danh mục bảo hiểm xã hội 56

Hình 3.19: Thông tin bảo hiểm xã hội 57

LỜI MỞ ĐẦU

Lý do chọn đề tài: Ngày nay công nghệ thông tin đã xâm nhập vào mọi lĩnh

vực của đời sống xã hội, nhờ đó mà nâng cao được hiệu quả công việc, giảm bớt sức lao động của con người Trong thời đại nền kinh tế phát triển như hiện nay vấn đề sử dụng phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu trở nên hết sức phổ biến Những công việc như quản lý hồ sơ nhân sự, quản lý tiền lương, thu chi, quản lý bệnh viện, quản lý điểm Đang trở thành những bài toán cần giải quyết

Ở Việt Nam nói chung và trong ngành giáo dục nói riêng việc sử dụng công nghệ thông tin đã trở nên phổ cập và mang tính thường nhật Với công việc của cán bộ quản lý trong trường học cũng vậy, việc quản lý hồ sơ, sổ sách , tài liệu công văn báo cáo, các kế hoạch người cán bộ quản lý có thể khai thác và sử dụng công nghệ thông tin như một công cụ hữu ích để việc quản lý tài liệu hồ sơ sổ sách mang tính chuyên nghiệp hơn khi cần người cán bộ có thể lấy bất cứ lúc nào Mọi thông tin, tài liệu hỗ trợ cho công việc của cán bộ quản lý có thể khai thác được trên máy tính

Hệ thống thông tin về cán bộ là một hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về trí lực, thể lực, cả về số lượng, chất lượng, Vì vậy, công tác quản lý hồ sơ cán bộ phải tiến hành thường xuyên, đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối, cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin theo yêu cầu của quản lý cấp trên nhằm hoàn thành tốt kế hoạch và nhiệm vụ của đơn vị trong từng giai đoạn

Chính vì thế, “ Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ nhân sự tại trường Trung học phổ thông Điềm Thụy - huyện Phú Bình - tỉnh Thái Nguyên” là đề tài mà em đã lựa chọn cho bài khóa luận của mình

Mục tiêu chọn đề tài:

- Thông qua việc nghiên cứu đề tài nhằm mục đích tìm hiểu thực trạng hoạt

động quản lý hồ sơ nhân sự tại trường THPT Điềm Thụy

- Đưa ra những giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý hồ sơ nhân sự tại đơn vị

- Đánh giá hiện trạng việc ứng dụng phần mềm trong quản lý hồ sơ công việc

- Xác định điểm mạnh, điểm yếu, tồn tại và hạn chế sau khi ứng dụng phần mềm tại cơ quan

Đối tượng nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu về thực trạng công tác quản lý hồ sơ

nhân sự tại trường THPT Điềm Thụy và ứng dụng phần mềm Perfect HRM 2012 vào

trong công tác quản lý hồ sơ nhân sự tại cơ quan

Phạm vi nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu về phần mềm quản lý hồ sơ

nhân sự và ứng dụng phần mềm Perfect HRM 2012 trong công tác quản lý hồ sơ nhân

sự tại trường THPT Điềm Thụy

Phương pháp nghiên cứu: Đề tài sử dụng một số phương pháp để nghiên cứu như:

 Phương pháp khảo sát thực tế: Trải qua thời gian thực tập tại trường THPT

Điềm Thụy, được làm việc, học tập và quan sát trực tiếp cách làm việc của cán bộ trong trường và đưa ra các kết luận

 Phương pháp phân tích tài liệu: Dựa vào kiến thức đã được học trên lớp,

qua giáo trình và tài liệu trên mạng xã hội để từ đó làm tài liệu nghiên cứu cho bài báo cáo thực tập tốt nghiệp

 Phương pháp tổng hợp – thống kê: Từ những số liệu, kiến thức đã thống kê được

trong quá trình học tập và thực tập từ đó tổng hợp lại để xây dựng nên bài báo cáo

Bố cục trình bày:

Đề tài khóa luận bao gồm 3 chương chính:

CHƯƠNG 1: Tổng quan lý thuyết về công tác quản lý hồ sơ nhân sự và giới

thiệu về phần mềm Perfect HRM 2012

CHƯƠNG 2: Khảo sát thực tế công tác quản lý hồ sơ nhân sự tại trường THPT

Điềm Thụy

CHƯƠNG 3: Ứng dụng phần mềm Perfect HRM 2012 trong công tác quản lý

hồ sơ nhân sự tại trường THPT Điềm Thụy

Chương 1 TỔNG QUAN LÝ THUYẾT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ VÀ

GIỚI THIỆU VỀ PHẦN MỀM PERFECT HRM 2012 1.1 Lý thuyết chung về quản lý nhân sự

1.1.1 Khái niệm, vai trò và ý nghĩa về nhân sự và quản trị nhân sự

a, khái niệm nhân sự và quản trị nhân sự

- khái niệm về nhân sự

Nhân sự bao gồm tất cả các tiềm năng con người trong một tổ chức hay xã hội (kể cả những thành viên trong ban lãnh đạo cơ quan) tức là tất cả các thành viên trong doanh nghiệp sử dụng kiến thức, khả năng, hành vi ứng xử và giá trị đạo đức để thành lập, duy trì và phát triển cơ quan

Các hoạt động sử dụng và phát triển sức tiềm tàng của nguồn nhân sự như: hoạch định, tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng vv…

Mục đích là nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức và duy trì phát triển sức tiềm tàng của con người Tổ chức có thể là một hãng sản xuất, một công ty bảo hiểm, một cơ quan của nhà nước, một bệnh viện, một viện đại học, liên đoàn lao động, nhà thờ, hãng hàng không hay quân đội… Tổ chức đó có thể lớn hay nhỏ, đơn giản hay phức tạp Ngày nay tổ chức có thể là một tổ chức chính trị hay một tổ chức vận động tranh cử

- Khái niệm về quản trị nhân sự

Quản trị nhân sự ( hay còn gọi là quản trị nhân lực) là lĩnh vực theo dõi, hướng dẫn, điều chỉnh kiểm tra sự trao đổi chất (năng lượng, thần kinh, cơ bắp) giữa con người với các yếu tố vật chất của tự nhiên (công cụ, đối tượng lao động), trong quá trình tạo ra của cải vật chất, tinh thần để thỏa mãn nhu cầu của con người nhằm duy trì, bảo vệ và phát triển những tiềm năng của con người

Bộ phận quản trị nhân sự là bộ phận cấu thành của quản trị cơ quan, doanh nghiệp Tuy nhiên không phải bất kỳ tổ chức sản xuất - kinh doanh nào cũng nhận thức rõ vấn đề này, nên thường hay bị động, gặp đâu làm đó, thiếu người phải chạy theo tình hình công việc dẫn đến công việc rời rác rạc kém hiệu quả

Nguồn lực trong mỗi con người gồm có mặt thể lực và mặt trí lực

+ Thể lực là sức lực con người nó phụ thuộc vào tình trạng sức khỏe của con người, mức sống, mức thu nhập, chế độ ăn uống nghỉ ngơi

+ Trí lực là mặt tiềm năng to lớn nó bao gồm trí tuệ, năng khiếu, lòng tin, nhân cách quan điểm sống

Vì vậy, quản trị nhân lực có chức năng kế hoạch hóa nhân lực, tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng, kích thích phát triển nguồn nhân lực, nhằm thu hút con người tham gia lao động, tham gia vào các hoạt động sản xuất cũng như các mối quan hệ tác động qua lại với nhau để tạo ra hàng hóa và dịch vụ

b, Vai trò của quản trị nhân sự

Yếu tố giúp ta nhận biết được một cơ quan hoạt động tốt hay không hoạt động tốt, thành công hay không thành công chính là lực lượng nhân sự của cơ quan

Những con người cụ thể với lòng nhiệt tình và óc sáng kiến Mọi thứ còn lại như: máy móc thiết bị, của cải vật chất, công nghệ kỹ thuật đều có thể mua được, học hỏi được, sao chép được, nhưng con người thì không thể Vì vậy có thể khẳng định rằng quản trị nhân sự có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của cơ quan

Trong cơ quan quản trị nhân sự thuộc chức năng chính của nhà quản trị, giúp nhà quản trị đạt được mục đích thông qua nỗ lực của người khác Các nhà quản trị có vai trò đề ra các chính sách, đường lối, chủ trương có tính chất định hướng cho sự phát triển của đơn vị do đó nhà quản trị phải là người biết nhìn xa trông rộng, có trình độ chuyên môn cao Người thực hiện các đường lối chính sách mà nhà quản trị đề ra là các cán bộ thừa hành, kết quả công việc hoàn thành tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào năng lực của cán bộ, vì vậy cho nên có thể nói rằng: “mọi quản trị suy cho cùng cũng là quản trị con người”

Quản trị nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đề lao động Đó là một vấn đề chung của xã hội, mọi hoạt động kinh tế nói chung đều đi đến một mục đích sớm hay muộn là làm sao cho người lao động hưởng thành quả do

họ làm ra

Quản trị nhân sự gắn liền với mọi tổ chức, bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng cần phải có bộ phận nhân sự Quản trị nhân sự là một thành tố quan trọng của chức năng quản trị, nó có gốc rễ và các nhánh trải rộng khắp nơi trong mọi tổ chức Quản trị nhân sự hiện diện ở khắp các phòng ban, bất cứ cấp quản trị nào cũng có nhân viên dưới quyền vì thế đều phải có quản trị nhân sự Cung cách quản trị nhân sự tạo ra bầu

không khí văn hoá cho một cơ quan Đây cũng là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành bại của một cơ quan

Quản trị nhân sự có vai trò to lớn đối với hoạt động của một cơ quan, đơn vị, nó

là hoạt động bề sâu chìm bên trong cơ quan nhưng lại quyết định kết quả của quá trình làm việc của cơ quan đó

c, Ý nghĩa của quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong hoạt động làm việc của cơ quan, đối với các nhà quản lý nó giúp họ đạt được mục đích của mình thông qua người khác Hiện nay các nhà quản trị đang quan tâm nghiên cứu và phân tích để thấy được rằng quản trị nhân sự là chức năng cốt lõi và quan trọng nhất của tiến trình quản trị Việc nghiên cứu quản trị nhân sự là hết sức cần thiết vì:

Nền kinh tế nước ta là nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của nhà nước, do đó đặc trưng nổi bật nhất là tính cạnh tranh Các tổ chức nhằm khai thác tốt nhất nhân tố con người "Giao việc đúng người và nhận đúng việc" đang là vấn đề quan tâm của mọi tổ chức hiện nay

Sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật hiện đại đã cùng với sự phát triển nền kinh tế

"mở" buộc các nhà quản trị phải biết thích ứng, do đó việc tuyển chọn, sắp xếp, đào tạo, điều động nhân sự trong bộ máy tổ chức như thế nào để mang lại hiệu quả cao đang được mọi người quan tâm

Nghiên cứu quản trị nhân sự giúp các nhà quản trị học được cách giao dịch, biết đặt câu hỏi, biết lắng nghe, biết tìm ngôn ngữ chung với nhân viên một cách tốt nhất, biết khích

lệ sinh viên say mê với công việc và tránh được những sai lầm trong việc tuyển chọn và sử lao động, nâng cao chất lượng công việc nâng cao hiệu quả tổ chức

Con người là yếu tố quyết định sự thành bại của doanh nghiệp, nó là nhân tố chủ quan thúc đẩy hay kĩm hãm sự phát triển của doanh nghiệp Mặt khác mỗi người đều có nhu cầu và lợi ích riêng về tâm lý và thái độ lao động khác nhau Hơn nữa lao động tập thể bao giờ cũng đòi hỏi phải có sự phối hợp Do đó quản trị nhân sự là một trong các hoạt động cơ bản của quá trình quản trị, nó giải quyết tất cả các vấn đề liên quan đến con người gắn liền với bất kỳ tổ chức nào Tuy nhiên quản trị nhân sự khó khăn hơn nhiều so với quản trị các yếu tố khác của quá trình sản xuất nhưng nếu biết cách quản trị nhân sự tốt thì

sẽ đạt được mục đích mà các nhà quản trị mong muốn

1.1.2 Nội dung của quản lý nhân sự

Quản trị nhân sự là một hoạt động của cơ quan, là quá trình tổ chức nguồn lao động cho doanh nghiệp, là phân bố sử dụng nguồn lao động một cách khoa học và có hiệu quả trên cơ sở phân tích công việc, bố trí lao động hợp lý, trên cơ sở xác định nhu cầu lao động để tiến hành tuyển dụng nhân sự, đào tạo và phát triển nhân sự, đánh giá nhân sự thông qua việc thực hiện

Nội dung của quản trị nhân sự có thể khái quát theo sơ đồ sau:

Hình 1.1: Nội dung quản lý nhân sự

Bước 1: Xác định nội dung công việc và yêu cầu

Các “Bản mô tả công việc” và “Bản xác định yêu cầu của công việc đối với người thực hiện” có vai trò rất quan trọng trong quá trình tuyển dụng Cần phải sử dụng hai bản trên làm căn cứ để thông báo tuyển dụng, để xác định các kỹ năng cần thiết mà

Đặc biệt, bản mô tả công việc cho ta thấy một bức tranh tổng thể về chức năng của công việc, và một danh sách những nhiệm vụ cần được thực hiện Tuy nhiên, nếu

vị trí cần tuyển là một vị trí hoàn toàn mới hoặc khi bản mô tả công việc không còn phù hợp thì cần phải xem xét lại

Bên cạnh đó, Bản mô tả công việc và bản xác định yêu cầu của công việc đối với người thực hiện là nền tảng cơ bản để xác định các yêu cầu đối với ứng viên Giá trị chủ yếu của bản yêu cầu ứng viên là giúp chúng ta có thể so sánh các ứng viên với một mô hình ứng viên lý tưởng chứ không phải so sánh các ứng viên với nhau Bản yêu cầu ứng viên hay bản mô tả “ứng viên lý tưởng” bao gồm những yêu cầu sau:

Yêu cầu về kiến thức và/hoặc kinh nghiệm

Yêu cầu về trình độ học vấn và trình độ chuyên môn

Những yêu cầu khác (chứng chỉ ngoại ngữ, tin học)

Yêu cầu về khả năng thể lực (chẳng hạn như giọng nói rõ ràng)

Những kỹ năng cụ thể (kỹ năng thuyết trình…)

Khả năng giao tiếp

Yêu cầu về diện mạo bên ngoài (không bị khuyết tật bẩm sinh…)

Yêu cầu về các yếu tố cá nhân (phù hợp với văn hoá của doanh nghiệp, có mục tiêu cá nhân phù hợp với công việc, )

Trong bản yêu cầu ứng viên, cần có những yêu cầu mang tính bắt buộc (“phải”) và

có những yêu cầu mang tính khuyến khích (“nên” hoặc “ưu tiên”) Tức là một số yêu cầu

là thiết yếu trong khi những yêu cầu khác là không nhất thiết nhưng có thì tốt hơn

Ngoài nền tảng là Bản mô tả công việc, Bản yêu cầu ứng viên còn phụ thuộc vào những yêu cầu chung của cơ quan Bản mô tả công việc cung cấp các thông tin về kiến thức, kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm và phẩm chất cần thiết để làm tốt công việc Những yêu cầu chung của cơ quan thường liên quan đến phẩm chất cá nhân để đảm bảo sự phù hợp của ứng viên với văn hoá đơn vị Bản yêu cầu ứng viên phải phù hợp với yêu cầu của công việc, không được cao quá cũng không được thấp quá

Bước 2: Tuyển dụng nhân sự

* Các phương pháp tuyển mộ

Tuyển mộ là quá trình tìm kiếm và thu hút người xin việc có trình độ từ lực lượng bên ngoài cũng như bên trong cơ quan Mỗi cơ quan phải có đầy đủ khả năng để

thu hút đủ số lượng và chất lượng cán bộ để nhằm đạt được mục tiêu của cơ quan mình Quá trình tuyển mộ không chỉ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của quá trình tuyển chọn mà còn ảnh hưởng tới các chức năng của quản trị nguồn nhân lực như đánh giá tình hình thực hiện công việc, thù lao lao động, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực và các mối quan hệ lao động

Công tác tuyển mộ thành công sẽ cung cấp cho các doanh nghiệp một đội ngũ đông đảo với các thành viên thích hợp Các chức vụ còn trống có thể được bổ sung bằng nguồn bên trong hoặc bên ngoài của tổ chức Nguồn bên trong bao gồm sự đề bạt hay thuyên chuyển nhân sự từ bộ khác tới, còn nguồn bên ngoài là thông qua tuyển dụng cán bộ mới

+ Đối với nguồn tuyển mộ từ bên ngoài

 Thông qua quảng cáo: Đây là phương pháp đơn giản và được sử dụng tương đối phổ biến trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay

 Thông qua các tổ chức giáo dục: Hình thức này được cơ quan tiếp cận bằng cách liên hệ với các trường đại học, cao đẳng đển thông báo

 Các phương pháp tuyển mộ khác: Là việc thông qua các trung tâm xúc tiến việc làm, tuyển dụng sinh viên thực tập…

Các phương pháp tuyển chọn trên đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng,

tùy vào từng cơ cấu hoạt động của cơ quan mà áp dụng

* Tuyển chọn cán bộ

Qúa trình tuyển chọn cán bộ là quá trình đánh giá các ứng viên theo nhiều cách khác nhau dựa vào các yêu cầu đối với người thực hiện công việc để tìm ra những người phù hợp với các yêu cầu đặt ra trong số những người đã thu hút được trong quá

Cơ sở để tuyển chọn là các yêu cầu của công việc đã được đề ra theo bản mô tả công việc và bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc Các cơ quan thường tiến hành một loạt các bước liên tiếp trong việc tuyển chọn cán bộ Mỗi bước sử dụng những phương pháp khác nhau, đó là sự thử nghiệm để đánh giá các ứng viên

Bước 3: Đào tạo và phát triển

- Đào tạo nhân sự:

Trong quá trình đào tạo mỗi người sẽ được bù đắp những thiếu hụt trong học vấn, được truyền đạt những khả năng và kinh nghiệm thiết thực trong lĩnh vực chuyên môn được cập nhất hoá kiến thức và mở rộng tầm hiểu biết để không những có thể hoàn thành tốt công việc được giao mà còn có thể đương đầu với biến đổi của môi trường xung quanh ảnh hưởng tới công việc của mình Quá trình đào tạo được áp dụng cho những người thực hiện một công việc mới hoặc những người đang thực hiện một công việc nào đó nhưng chưa đạt yêu cầu Ngoài ra còn có quá trình nâng cao trình độ

đó là việc bồi dưỡng thêm chuyên môn nghiệp vụ để họ có thể làm được những công việc phức tạp hơn, với năng suất cao hơn

+ Đào tạo nhân sự được chia làm 2 loại:

- Đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn kỹ thuật:

Là quá trình giảng dạy và nâng cao chuyên môn kỹ thuật cho cán bộ

- Đào tạo nâng cao năng lực quản trị:

Hình thức đào tạo này được phát triển áp dụng cho các cấp quản trị từ quản trị viên cấp cao đến quản trị viên cấp cơ sở Đào tạo năn g lực quản trị để nâng cao khả năng quản trị bằng cách truyền đạt các kiến thức làm thay đổi quan điểm hay nâng cao năng lực thực hành của nhà quản trị Đào tạo nâng cao năng lực quản trị là rất cần thiết đối với một doanh nghiệp, vì các quản trị gia giữ một vai trò rất quan trọng đối với sự thành công hay thất bại trong hoạt động của cơ quan

* Nội dung của công tác đánh giá thành tích:

Việc đánh giá thành tích trải qua các giai đoạn:

- Xác định mục đích và mục tiêu cần đánh giá

- Đưa ra các tiêu chuẩn để đánh giá

- Đánh giá nhân viên thông qua việc so sánh các thông tin thu thập được về cá tiêu chuẩn đã được đề ra

- Đánh giá về năng lực, phẩm chất của các cán bộ

- Đánh giá mức độ hoàn thiện công việc

- Một số phương pháp đánh giá thành tích công tác:

+ Phương pháp xếp hạng luân phiên: đưa ra một số khía cạnh chính, liệt kê danh sách những người cần được đánh giá sau đó lần lượt những người giỏi nhất đến những người kém nhất theo từng khía cạnh đó Phương pháp này đơn giản, nhưng có

vẻ áng chừng, không được chính xác và mang nặng cảm tính

+ Phương pháp so sánh từng cặp: các cán bộ được so sánh với nhau từng đôi một về: thái độ nghiêm túc trong công việc, khối lượng công việc hoàn thành, về chất lượng cộng việc

+ Phương pháp cho điểm: đánh giá theo nhiều tiêu chuẩn khác nhau, mỗi một tiêu chuẩn chia thành năm mức độ: yếu, trung bình, khá, tốt, xuất sắc , tương ứng với

số điểm từ một đến năm Phương pháp này rất phổ biến vì nó đơn giản và thuận tiên

Các yếu tố để lựa chọn đánh giá gồm hai loại: đặc tính liên quan đến công việc

và đặc tính liên quan đến cá nhân đương sự

Các yếu tố liên quan đến cá nhân đương sự bao gồm: sự tin cậy, sáng kiến, sự thích nghi, sự phối hợp

Mỗi cán bộ sẽ được cho một số điểm phù hợp với mức độ hoàn thành công việc, sau đó sẽ được tổng hợp đánh giá chung về tình hình thực hiện công việc của mỗi người

Bước 4: Đánh giá và đãi ngộ nhân sự

Công tác đãi ngộ nhân sự nhằm kích thích người lao động nâng cao năng suất lao động, nâng cao hiệu qủa làm việc và thực hiện mục tiêu của cơ quan

* Đãi ngộ được thể hiện qua hai hình thức là đãi ngộ vật chất và đãi ngộ tinh thần

 Đãi ngộ vật chất: Đãi ngộ vật chất là một động lực quan trọng thúc đẩy nhân viên làm việc nhiệt tình với tinh thần trách nhiệm, phấn đấu nâng cao hiệu quả công việc được giao

 Tiền lương: Tiền lương là một vấn đề thiết thực và nhạy cảm trong những chính sách có liên quan tới con người cũng như trong xã hội Về phía những người ăn lương tiền lương thể hiện tài năng và địa vị của họ, vừa thể hiện sự đánh giá của cơ

Ngoài ra còn có khen thưỏng:

Các hình thức khen thưởng chủ yếu:

- Thưởng cho cán bộ công nhân viên hoàn thành tốt công việc được giao

- Thưởng cho các cá nhân có phát minh, sáng kiến

- Thưởng cho những người trung thành và tận tuỵ với đơn vị

- Thưởng cho cán bộ nhân viên nhân dịp lễ tết, ngày thành lập

 Đãi ngộ tinh thần

Đãi ngộ tinh thần giữ vai trò quan trọng nhằm thoả mãn tối đa nhu cầu đa dạng của người lao động Mức sống càng cao thì nhu cầu về tinh thần ngày càng cao, khuyến khích tinh thần chính là biện pháp được áp dụng để thoả mãn nhu cầu ngày càng cao của người lao động

Các biện pháp khuyến khích tinh thần:

- Sử dụng đúng khả năng, bố trí công việc phù với khả năng và nguyện vọng của mỗi người, tạo điều kiện để họ nâng cao trình độ

- Tỏ thái độ quan tâm chân thành: nắm vững tên tuổi, hoàn cảnh gia đình, thường xuyên thăm hỏi động viên cấp dưới

- Giảm bớt sự cách biệt giữa cấp trên với cấp dưới Tạo điều kiện để cùng sinh hoạt, vui chơi, giải trí Tránh sự phân biệt thái quá trong chính sách đãi ngộ Định kỳ hàng năm tổ chức văn hoá văn nghệ nhân các dịp lễ tết

- Trong nhiều trường hợp khích tinh thần có khi còn quan trọng hơn kích thích vật chất Do đó các nhà quản lý cần dùng danh hiệu để phong tặng cho người lao động Ngoài ra còn áp dụng một số hình thức khác như: gửi thư khen ngợi, đăng báo, dán hình tuyên dương

- Đánh giá nhân viên thường xuyên, kịp thời, phát hiện ra tiềm năng để bồi dưỡng đồng thời phát hiện ra các sai sót và tạo cơ hội để nhân viên sữa chữa

- Không ngừng cải thiện điều kiện làm việc để đảm bảo sức khoẻ và tâm trạng vui tươi thoải mái cho người lao động

- Áp dụng thời gian làm việc linh động và chế độ nghỉ ngơi hợp lý Áp dụng chế độ này người lao động sẽ cảm thấy thoải mái và hiệu suất công việc sẽ cao Về khía cạnh tâm lý nhân viên sẽ cảm thấy tự có trách nhiệm hơn vì cảm thấy cấp trên tin tưởng và tạo điều kiện cho mình hoàn thành công việc ở bất cứ hoàn cảnh nào

1.1.3 Tầm quan trọng của quản trị nhân sự

Sự tồn tại và phát triển của một cơ quan phụ thuộc rất lớn vào việc khai thác và

sử dụng có hiệu quả các nguồn lực: vốn, cơ sở vật chất, tiến bộ khoa học kỹ thuật, người lao động, các yếu tố này có mối quan hệ mật thiết với nhau và tác động lại với nhau Những yếu tố như: máy móc thiết bị, của cải vật chất, công nghệ kỹ thuật đều có thể mua được, học hỏi được, sao chép được, nhưng con người thì không thể Vì vậy có thể khẳng định rằng quản trị nhân sự có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của cơ quan

Con người, với khả năng sáng tạo, lao động cần cù siêng năng của mình, đã phát minh ra những dụng cụ từ ban đầu là thô sơ cho đến phát triển công nghệ cao, khoa học

kỹ thuật cao như ngày nay đã phục vụ được nhu cầu bản thân và phát triển xã hội

Quản trị nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đề lao động Đó là một vấn đề chung của xã hội, mọi hoạt động kinh tế nói chung đều đi đến một mục đích sớm hay muộn là làm sao cho người lao động hưởng thành quả do

họ làm ra

Quản trị nhân sự gắn liền với mọi tổ chức, bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng cần phải có bộ phận nhân sự Quản trị nhân sự là một thành tố quan trọng của chức năng quản trị, nó có gốc rễ và các nhánh trải rộng khắp nơi trong mọi tổ chức Quản trị nhân sự hiện diện ở khắp các phòng ban, bất cứ cấp quản trị nào cũng có nhân viên dưới quyền vì thế đều phải có quản trị nhân sự Cung cách quản trị nhân sự tạo ra bầu không khí văn hoá cho một cơ quan Đây cũng là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành bại của một cơ quan, đơn vị

1.2 Lý thuyết về hồ sơ và quản lý hồ sơ nhân sự

1.2.1 khái quát về hồ sơ

* Hồ sơ là gì?

Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc một số đặc điểm, tính chất chung như tên loại văn bản, tác giả văn bản, thời gian văn bản… được hình thành trong quá trình giải quyết, theo dõi công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hay của một

cá nhân

Hồ sơ cán bộ, công chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất

về cán bộ, công chức bao gồm: nguồn gốc xuất thân, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội của cán bộ, công chức

Hồ sơ gốc là hồ sơ của cán bộ, công chức do cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức lập và xác nhận lần đầu khi cán bộ, công chức được tuyển dụng theo quy định của pháp luật

Các tập lưu văn bản đi tại văn thư của cơ quan, tổ chức như tập lưu quyết định, tập lưu chỉ thị, tập lưu công văn theo 1 nội dung và thời gian nhất định cũng được coi là một hồ sơ

* Một số loại hồ sơ

- Hồ sơ công việc: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc hoặc có cùng đặc trưng như tên loại, tác giả… Hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị

- Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp bản sao các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định, dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan

- Hồ sơ nhân sự: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan đến một cá nhân cụ thể (hồ sơ cán bộ, hồ sơ đảng viên, hồ sơ học sinh, sinh viên….)

- Các hồ sơ chuyên môn, kỹ thuật khác: hồ sơ công trình, hồ sơ bệnh án, hồ sơ thiết kế thi công…

* Vai trò của hồ sơ

Trong đời sống xã hội

- Hồ sơ tài liệu là chứng cứ thực về những gì đã diễn ra Hồ sơ phản ánh trung thực cho nên là nguồn căn cứ quan trọng và chính xác cho những nhà nghiên cứu lịch sử

- Hồ sơ là căn cứ chính xác để là căn cứ pháp lý giải quyết các yêu cầu của công dân và tổ chức trong xã hội

Đối với hoạt động quản lý nhà nước

- Hồ sơ phản ánh kết quả hoạt động quản lý của cơ quan nhà nước

- Hồ sơ giúp nhà quản lý theo dõi được công việc

- Hồ sơ giúp nhà quản lý theo dõi và quản lý được công việc của từng cán bộ công chức

- Hồ sơ giúp nhà quản lý điều hành công việc có hiệu quả và ban hành các quyết định hành chính được chính xác

Ngoài ra việc quản lý hồ sơ còn có những vai trò sau :

Giảm chi phí mua sắm thiết bị

Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời

Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả

Có thể dễ dàng tìm hồ sơ khi nhân viên bệnh, nghỉ việc riêng

Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi nhân viên chuyển bộ phận, nghỉ việc…

1.2.2 Lý thuyết về quản lý hồ sơ nhân sự

Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản, hồ sơ

trong tổ chức Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của một tổ chức Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả

Những nguyên tắc trong việc quản lý hồ sơ

Có một số nguyên tắc phải tuân thủ khi quản lý một hệ thống lưu trữ hồ sơ Nên có cách tiếp cận hồ sơ sao cho có thể nhanh chóng tìm ra khi cần

Hệ thống nên đủ đơn giản để dễ hiểu và dễ vận hành, nếu không, có thể có sự nhầm lẫn về những hồ sơ nào được yêu cầu và làm chậm trễ việc truy cập

Khi chọn cho mình một hệ thống lưu trữ hồ sơ, các doanh nghiệp cần lưu ý đến tính linh động để có thể mở rộng và nhận một số lượng lớn hồ sơ khi cần

Phải xem xét việc tiết kiệm chi phí lập hệ thống và chi phí điều hành nó Tính

có thể nén được là một lý do quan trọng để bảo đảm hệ thống có thể phù hợp với khoảng trống sẵn có

Phải xem xét tính an toàn chống lại những thứ như hỏa hoạn và sự hư hỏng hồ

sơ do bụi, chất bẩn và mất mát, tính an toàn của các hồ sơ mật Tính phù hợp chung của hệ thống trong điều kiện hoạt động của tổ chức là một xem xét khác

Cách tạo chỉ mục của hệ thống nên thích hợp với mục đích và cung cấp đủ tham chiếu qua lại đối với những tài liệu bao gồm một số lãnh vực

Phải có sự kiểm soát để theo dõi bất kỳ tài liệu nào được lấy ra và theo dấu chúng nếu cần Hệ thống nên chính xác, nghĩa là được giữ cập nhật hóa việc lưu trữ không bị tụt lại phía sau

Xây dựng hệ thống sắp đặt hồ sơ có hiệu quả: phải đảm bảo an toàn cho tài liệu quan trọng và dễ tìm khi cần sử dụng, thiết lập cẩm nang, sách hướng dẫn về danh mục sắp xếp

Thiết kế và sử dụng các biểu mẫu thống nhất theo sự chỉ đạo chung

Như vậy, một tổ chức phải thiết kế hệ thống lưu trữ hồ sơ của mình phù hợp với các yêu cầu và bảo đảm rằng hệ thống đó đủ linh động để theo kịp các thay đổi, đặc biệt là những thay đổi liên quan đến việc mở rộng hệ thống và các yêu cầu quản trị hiện đại

Nên sử dụng những thiết bị chứa đựng hiệu quả để giữ và phân biệt những loại

Thời hạn giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

- Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơ quan được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối với hồ sơ, tài liệu xây

dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán

- Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, từ những loại hồ sơ, tài liệu sau:

- Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành

- Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong

- Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì)

- Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo

Thủ tục giao nộp

- Trách nhiệm của đơn vị, cá nhân

Mỗi công chức có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ và đến thời hạn thì làm thủ tục giao nộp cho công chức lưu trữ cơ quan, khi giao nộp tài liệu kèm theo mục lục hồ cần nộp vào lưu trữ

- Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan

+ Hướng dẫn công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp lưu

+ Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu

+ Bảo quản, hồ sơ tài liệu

+ Thống kê sắp xếp hồ sơ

+ Phục vụ, khai thác sử dụng tài liệu

+ Lựa chọn hồ sơ nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử theo quy định

+ Làm thủ tục tiêu hủy những hồ sơ hết giá trị

1.3 Giới thiệu về phần mềm Perfect HRM 2012 trong công tác quản lý nhân sự

Phần mềm quản lý nhân sự (Perfect HRM 2012) cung cấp giải pháp tổng thể trong lĩnh vực quản lý nhân sự Phần mềm hỗ trợ những tính năng mới như quản lý bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân, hỗ trợ các chức năng tìm kiếm, truy vấn động, lập các báo cáo thống kê nhanh, giao diện thân thiện, dễ sử dụng và độ chính xác cao

Hỗ trợ nhập dữ liệu từ excel và ngược lại Ngoài ra phần mềm có phiên bản miễn phí

1.3.1 Vai trò của phần mềm quản trị nhân sự

– Quản lý và đề ra chính sách liên quan đến tài nguyên nhân sự của cơ quan Quản trị nhân sự đóng vai trò chủ yếu trong việc quản lý các chính sách, nhằm đảm bảo rằng chính sách do Nhà nước quy định được thực hiện đúng và đầy đủ trong

cơ quan Bộ phận quản trị nhân sự cần phải đề ra và giải quyết các chính sách trong phạm vi của cơ quan nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức Chính sách nhân sự được thực hiện thông qua việc cố vấn cho người đứng đầu tổ chức trong việc đề ra và giải quyết những vấn đề liên quan đến con người trong cơ quan

– Tư vấn cho các bộ phận nhân sự trong cơ quan

Người phụ trách về nhân sự và nhân viên bộ phận nhân sự nắm vững chính sách nhân sự của Nhà nước và cơ quan đảm nhận việc giải quyết các vấn đề khó khăn cụ thể và tư vấn cho người đứng đầu cơ quan giải quyết những vấn đề phức tạp Như vậy

bộ phận quản trị đóng vai trò tư vấn cho các nhà quản trị

– Cung cấp các dịch vụ

Đưa ra các giải pháp về tuyển dụng, đào tạo và phúc lợi cho toàn thể cơ quan

và các bộ phận riêng biệt Chẳng hạn như quan trị nhân sự giúp đỡ các bộ phận khác trong việc tuyển mộ trắc nghiệm và tuyển chọn nhân viên Do tính chất chuyên môn hóa nên quản trị nhân sự thực hiện hay tư vấn phần lớn công việc nhân sự sẽ có hiệu quả hơn các bộ phận khác đảm nhiệm

– Quản lý nhân viên

Bộ phận nhân sự quản lý tổng thể nhân sự của cơ quan, giám sát các bộ phận đảm bảo nhân viên làm việc hiệu quả Đồng thời giải quyết các vấn đề liên quan đến công việc như hồ sơ cán bộ, quyền lợi của nhân viên

1.3.2 Chức năng của phần mềm nhân sự

– Hỗ trợ quản lý nhân viên và ứng viên

– Hỗ trợ quản lý hợp đồng lao động và bảo hiểm xã hội

– Hỗ trợ quản lý xếp ca và chấm công

– Lập định mức tính lương cho nhân viên

– Chấm công, tính lương tự động

 Thống kê báo cáo

– Biểu đồ thống kê tình hình nhân sự của công ty

– Tổng hợp dữ liệu chấm công

– Thống kê lương nhân viên theo năm và theo phòng ban

– Thống kê danh sách nhân viên tham gia bảo hiểm xã hội

1.3.3 Phạm vi ứng dụng của phần mềm

– Phần mềm nhân sự, phần mềm quản lý dành cho cơ quan vừa và nhỏ

– Hỗ trợ cơ quan tổng hợp dữ liệu từ ngày 1 đến ngày cuối tháng

– Phần mềm hỗ trợ cho cơ quan lưu trữ hồ sơ cán bộ trong cơ quan với số lượng lớn – Phần mềm không cần sử dụng internet để nhập thông tin và lấy dữ liệu

1.3.4 Tính năng của phần mềm Perfect HRM 2012

 Hệ thống: thiết lập thông tin hệ thống

Hình 1.2: Thông tin hệ thống

Người dùng: Phân quyền người sử dụng (Ví dụ: Admin, Administrator) Thay đổi mật khẩu: Tạo hoặc thay đổi mật khẩu người dùng hiện tại

Cấu hình phần mềm: Định dạng phần mềm trước khi sử dụng

Sao lưu: Sao lưu dữ liệu dự phòng

Phục hồi: Phục hồi dữ liệu đã sao lưu

Cấu hình: Dùng để cấu hình dữ liệu trước khi đăng nhập

 Nhân sự: Quản lý, thêm, sửa xóa thông tin nhân viên, hợp đồng

Hình 1.3: Thông tin nhân sự

Danh mục: Quản lý thông tin cá nhân của nhân viên (ví dụ: Chức vụ, công việc, phụ cấp, tôn giáo )

Phòng ban: Quản lý chức năng của từng phòng ban, nhiệm vụ của từng phòng

ban (ví dụ: phó phòng phòng cấp trên là trưởng phòng)

Nhân viên: Quản lý thông tin nhân viên, thông tin công khai (ví dụ: họ tên,

ngày thàng năm sinh, công việc, chức danh )

Hợp đồng: In hợp đồng lao động, Cảnh báo hết hạn thử việc, hợp đồng Quá trình: Quá trình làm việc của nhân viên(ví dụ: quá trình chuyển phòng

ban, công tác, chuyển biến lương, thôi việc )

Báo cáo: In báo cáo thông tin nhân viên(ví dụ: bằng cấp, sinh nhật, bảng

lương )

Thống kê: Theo dõi tình hình làm việc của nhân viên

 Trợ giúp: Hướng dẫn, hỗ trợ khách hàng sử dụng phần mềm

Hình 1.4: Thông tin trợ giúp

1.3.5 Các chức năng quản lý hồ sơ nhân sự

 Thông tin về hồ sơ lý lịch

Quản lý chi tiết thông tin về người lao động như:

Mã số nhân viên, ngày sinh, nơi sinh, giới tính, sổ bảo hiểm, địa chỉ, điện thoại, chỗ ở hiện nay, đơn vị công tác, chức danh công tác, chức danh nghề

Quản lý chi tiết thông tin về quan hệ gia đình

Quản lý chi tiết về trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, tin học, chính trị Quản lý việc lưu trữ hồ sơ của người cán bộ

Quản lý chi tiết quá trình công tác của người lao động trước khi vào cơ quan cho đến thời gian hiện tại

Theo dõi quá trình khen thưởng, kỷ luật

Theo dõi quá trình diễn biến lương của người nhân viên

 Thông tin về hợp đồng lao động

Quản lý chi tiết về hợp đồng lao động giữa cơ quan với người lao động: Hợp đồng thử việc, tập việc, hợp đồng chính thức có xác định thời hạn, không xác định thời hạn

Theo dõi gia hạn hợp đồng

Theo dõi lưu trữ hồ sơ khi người lao động nghỉ việc, tạm hoãn hợp đồng

 Thông tin về đào tạo

Lập kế hoạch và theo dõi thực hiện kế hoạch đào tạo cho đội ngũ cán bộ nhân viên của cơ quan

Theo dõi quá trình đào tạo, chi phí thực hiện công tác đào tạo

Theo dõi việc tạm ứng và thanh toán chi phí đào tạo của từng nhân viên

 Thông tin về tuyển dụng lao động

Quản lý chi tiết hồ sơ ứng viên dự tuyển

Theo dõi chi tiết nội dung quá trình phỏng vấn các ứng viên

Khi ứng viên được tuyển dụng, hồ sơ ứng viên sẽ được cập nhật vào hồ sơ nhân viên chính thức của cơ quan một cách tự động, không phải nhập liệu nhiều lần

 Thông tin về điều chuyển lao động

Theo dõi quá trình điều chuyển nhân sự trong nội bộ cơ quan

Theo dõi được tại thời điểm bất kỳ truy vấn nhân viên đang ở phòng ban nào

 Thông tin quản lý các chính sách cho người lao động

Hỗ trợ công tác theo dõi quyền lợi của người lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế

Theo dõi chế độ nghỉ phép, nghỉ dưỡng sức, ốm đau, thai sản

Chương 2

KHẢO SÁT THỰC TẾ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ TẠI

TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG ĐIỀM THỤY 2.1 Giới thiệu về trường THPT Điềm Thụy

2.1.1.Giới thiệu về trường THPT Điềm Thụy

Địa chỉ: Thuần Pháp, xã Điềm Thụy, huyện Phú Bình, tỉnh Thái Nguyên

 Quá trình tổ chức hoạt động của nhà trường

 Quyết định điều động bổ nhiệm hiệu trưởng từ 1/12/2007 (Đ/c Nguyễn Văn Dân) Quyết định số: 2780/QĐ - UBND ngày 06/12/2007 của Ủy ban nhân dân tỉnh

 Quyết định kế toán và văn thư trường

- Kế toán: Đ/c Nguyễn Thị Quỳnh Hương từ 01/01/2008 (QĐ số 43/SGDĐT)

- Văn thư thủ quỹ: Đ/c Đinh Thị Hoàng Yến từ 01/04/2008 (QĐ số 288/SGDĐT) và kế toán từ 01/11/2008 (Số 1141/QĐ Sở GD ĐT ngày 22/10/2008), quyết định biên chế văn thư thủ quỹ (Số 1142/QĐ Sở GD ĐT ngày 22/10/2008)

 Quyết định điều động bổ nhiệm số 1576/QĐ-SGDĐT ngày 26/12/2008 Đ/c Dương Xuân Bình là Phó hiệu trưởng từ 01/01/2009

 Quyết định thành lập Chi bộ, Đoàn thanh niên, Công đoàn trường

- Quyết định số 2309/QĐ-HU của Ban thường vụ huyện ủy ngày 01/09/2009 thành lập Chi bộ từ 01/07/2009 gồm: 07 Đảng viên

Bí thư: Nguyễn Văn Dân

Phó bí thư: Dương Xuân Bình

- Quyết định số 50/QĐ-CĐN ngày 15/08/2009 của Ban thường vụ Công đoàn ngành GD ĐT Thái Nguyên vê việc thành lập công đoàn cơ sở với 25 đoàn viên, cử BCH lâm thời:

Đ/c Dương Xuân Bình - Chủ tịch

Đ/c Trần Thị Thơm - Ủy viên

Đ/c Nguyễn Thị Minh - Ủy viên

- Quyết định số 66/QĐ của Ban thường vụ huyện Đoàn Phú Bình về việc thành lập Đoàn trường, cử BCH lâm thời:

Đ/c Nguyễn Văn Dần - Bí thư đoàn trường

Đ/c Trần Thị Thơm - Phó bí thư đoàn trường

Đ/c Thân Thế Huyến - Ủy viên BCH đoàn trường

 Giáo viên năm học 2009 - 2010

- Sở GD ĐT điều động 17 giáo viên từ trường THPT Phú Bình, Lương Phú, Nguyễn Huệ công tác tại trường từ 01/07/2009

- Sở GD ĐT tuyển mới và điều về trường nhận công tác từ 01/09/2009 số lượng 05 giáo viên Tuyển 03 nhân viên y tế trường học, thư viện và thiết bị thí nghiệm về nhận công tác từ 01/01/2010

 Tổ chức dạy - học năm học 2009 - 2010

- Quyết đinh số 675/QĐ - SGD ĐT, ngày 13/07/2009 về việc duyệt điểm chuẩn tuyển sinh lớp 10 năm học 2009 - 2010

- Điểm chuẩn THPT Điềm Thụy là 20 điểm có 447 học sinh đạt chuẩn

- Năm học 2009 - 2010 trường có 10 lớp dạy và học nhờ trường THPT Phú Bình vào các buổi chiều

- Học tiết đầu tiên là ngày 17/08/2009

- Đến ngày 19/04/2010 chuyển về học tại trường

- Quyết định số: 647/QD- SGD & ĐT ngày 1/7/2010 về việc điều động và bổ nhiệm bà Nguyễn Thị Lý giữ chức vụ Phó hiệu trưởng- nhiệm kỳ 5 năm từ 1/7/2010

- Sở GD & ĐT Thái nguyên điều động 12 giáo viên đến công tác tại trường từ 1/7/2010 Và tuyển mới 10 giáo viên nhận công tác tại trường từ 1/9/2010

- Tổng cán bộ giáo viên được giao 53 biên chế, đã tuyển đủ

- Quyết định số 1317/QĐ- SGD & ĐT ngày 30/9/2010 về việc điều động đồng chí: Trần Thị Tâm giáo viên Toán về nhận công tác tại trường PTDT nội trú Tỉnh Thái Nguyên từ 1/10/2010

- Quyết định số: 1203/QĐ- SGD- ĐT ngày 21/9/2010 về việc phân hạng trường: trường hạng 2

- Biên chế sử dụng: 52, số lớp 20, số học sinh 860

- Tổ chức dạy và học từ 9/8/2010- Khai giảng 4/9/2010

 Về đội ngũ giáo viên(đến 1/1/2011)

( Có phụ lục danh sách giáo viên, cán bộ, nhân viên )

- Tổng số: 52 , được giao 53, thiếu 1

- Số Nam: 15 , Nữ 37

- Số Đảng viên: 14, Nam 7, Nữ 7

- Trình độ: + Thạc sỹ, sau đại học: 04

+ Đại học: 45

+ Có 5 đ/c đang học cao học

- Tuổi đời từ 50 trở lên: , Từ 40 đến 50: , Dưới 40:

- Tuổi nghề : Trên 30 năm:, Trên 20 năm: , Trên 10 năm: Dưới 10:

Hình 2.2: Đội ngũ cán bộ của trường THPT Điềm Thụy

 Chương trình dạy và chất lượng giáo dục của trường

- Nhà trường áp dụng chương trình cơ bản, 80% ban cơ bản tự chọn bám sát, 20% cơ bản A và C

- Về chất lượng giáo dục: đại đa số học sinh của nhà trường là con em nông dân làm nông nghiệp, ở nông thôn với chất lượng đầu vào thấp nhưng nhà trường phấn đấu giáo dục học sinh học tập và tu dưỡng rèn luyện tốt Hàng năm có trên 90% hạnh kiểm ngoan, học lực từ TB trở lên, lên lớp và tốt nghiệp THPT

- Theo dự án thành lập trường và chỉ đạo của Huyện Phú Bình về vùng tuyển của các trường THPT thuộc Huyện Phú Bình, vùng tuyển của nhà trường là học sinh 6

xã hữu ngạn Sông Cầu Huyện Phú Bình Đó là các Xã: Thượng Đình, Điềm Thuỵ, Nhã Lộng, Úc Kỳ, Nga My và Hà Châu Trong vòng 10 năm tới số lượng học sinh THCS

thuộc vùng tuyển của trường có từ 600 đến 700 em Hàng năm nhà trường sẽ tuyển sinh

10 lớp 10 với 450 học sinh để duy trì quy mô là 30 lớp khoáng 1300 học sinh

- Thực hiện luật giáo dục và quy chế trường THPT, mục tiêu của nhà trường là:

“ Hoàn thiện học vấn phổ thông và có những hiểu biết thông thường về kỹ thuật và hướng nghiệp, có điều kiện phát huy năng lực cá nhân để lựa chọn hướng phát triển, tiếp tục học đại học, cao đẳng, trung cấp, học nghề hoặc đi vào cuộc sống lao động” (điều 27- Luật giáo dục ) “ Ngoài nội dung chủ yếu nhằm bảo đảm chuẩn kiến thức cho mọi học sinh còn có nội dung nâng cao ở 1 số môn học để phát huy năng lực đáp ứng nguyện vọng của học sinh” (Điều 28- Luật giáo dục)

2.1.2 Cơ cấu bộ máy tổ chức của cơ quan

Hình 2.3: Cơ cấu tổ chức của trường THPT Điềm Thụy

+ Chức năng và nhiệm vụ của bộ máy

TỔ VĂN PHÒNG

- Phân công nhiệm vụ các Phó Hiệu trưởng Bổ nhiệm, chỉ định Tổ trưởng, Tổ phó, Nhóm trưởng, Thư ký hội đồng, Trưởng ban, Trưởng bộ phận, giáo viên chủ nhiệm…

- Thành lập các hội đồng, các tổ chuyên môn, các bộ phận Xây dựng các loại hình lớp học Xây dựng quy chế hoạt động bộ máy nhà trường

Phó hiệu trưởng

- Là những người san sẻ bớt gánh nặng cho Hiệu trưởng, và là những người chịu

trách nhiệm trước Hiệu trưởng về những trách nhiệm được giao, đồng thời có thể thay mặt Hiệu trưởng giải quyết một số công việc khi được ủy nhiệm

- Giúp Hiệu trưởng điều hành công tác chuyên môn, chịu trách nhiệm về học lực của học sinh, Chất lượng giảng dạy của giáo viên trong nhà trường

- Chỉ đạo đúc kết và áp dụng các sáng kiến kinh nghiệm

- Tham mưu Hiệu trưởng phân công giảng dạy Duyệt kế hoạch công tác của các tổ chuyên môn

- Hướng dẫn và kiểm tra giáo viên kê khai dư giờ Thực hiện bảng kê khai quy mô tổng hợp trong từng quý, từng học kỳ

Tổ chuyên môn

 Hiệu trưởng, các Phó Hiệu trưởng, giáo viên, viên chức làm công tác thư viện, thiết bị giáo dục, cán bộ làm công tác tư vấn cho học sinh của trường trung học được

tổ chức thành tổ chuyên môn theo môn học, nhóm môn học hoặc nhóm các hoạt động

ở từng cấp học THCS, THPT Mỗi tổ chuyên môn có tổ trưởng, từ 1 đến 2 tổ phó chịu

sự quản lý chỉ đạo của Hiệu trưởng, do Hiệu trưởng bổ nhiệm trên cơ sở giới thiệu của

tổ chuyên môn và giao nhiệm vụ vào đầu năm học

 Tổ chuyên môn có những nhiệm vụ sau:

Xây dựng và thực hiện kế hoạch hoạt động chung của tổ, hướng dẫn xây dựng

và quản lý kế hoạch cá nhân của tổ viên theo kế hoạch dạy học, phân phối chương trình và các hoạt động giáo dục khác của nhà trường

Tổ chức bồi dưỡng chuyên môn và nghiệp vụ, tham gia đánh giá, xếp loại các thành viên của tổ theo quy định của chuẩn nghề nghiệp giáo viên trung học và các quy định khác hiện hành

Giới thiệu tổ trưởng, tổ phó

Đề xuất khen thưởng, kỷ luật đối với giáo viên

 Tổ chuyên môn sinh hoạt hai tuần một lần và có thể họp đột xuất theo yêu cầu công việc hay khi Hiệu trưởng yêu cầu

Ban công đoàn

Cán bộ công đoàn đơn vị có chức năng giúp ban chấp hành Công đoàn trường triển khai các chỉ thị, nghị quyết, chủ trương của Công đoàn cấp trên và các kế hoạch công tác của ban chấp hành Công đoàn, các phong trào thi đua, hoạt động văn hóa văn nghệ, thể dục thể thao… do BCH Công đoàn trường phát động đến từng đoàn viên ở công đoàn bộ phận và tổ công đoàn nơi mình phụ trách

Quan tâm đến công tác phát triển đoàn viên tại đơn vị

Đại diện BCH Công đoàn trường thực hiện chế độ thăm hỏi, phúng viếng đối với CBGV và thân nhân CBGV theo quy định của Công đoàn cấp trên và của ban chấp hành Công đoàn trường

Nhiệm vụ Ban công đoàn:

- Tham dự đầy đủ các buổi họp ban chấp hành Công đoàn trường mở rộng

- Phối hợp với chính quyền đồng cấp triển khai kịp thời các hoạt động do Công đoàn trường khởi xướng và phát động

- Thu và đóng đoàn phí của đơn vị đúng thời gian quy định

- Thường xuyên động viên tinh thần, quan tâm và kịp thời nắm bắt hoàn cảnh, tâm

tư nguyện vọng của đoàn viên, có đề xuất với ban chấp hành Công đoàn để giải quyết

- Thực hiện chế độ thăm hỏi, chúc mừng đối với đoàn viên đảm bảo đúng, đủ, kịp thời Cụ thể:

+ CBVC, đoàn viên công đoàn ốm đau, thai sản: cán bộ công đoàn đơn vị chủ động tổ chức thăm hỏi; làm giấy đề nghị thanh toán theo chế độ ở Quy chế chỉ tiêu nội

bộ và Quy định về chế độ thăm hỏi của Công đoàn Trường

+ CBVC, đoàn viên công đoàn có việc hiếu, cán bộ công đoàn ở đơn vị chủ động chuẩn bị đầy đủ các thủ tục thăm viếng như, làm đề nghị xin xe ô tô, mua vòng hoa, phúng viếng, thống nhất thời gian đi viếng sau đó thông báo đầy đủ thông tin cho ban Công đoàn và cho ủy viên BCH Công đoàn được phân công phụ trách đơn vị mình

để phối hợp đăng tin buồn và cùng đến thăm viếng