Tin học hóa công tác quản lý hồ sơ nhân sự tại công ty cổ phần gang thép thái nguyên

Hồ sơ nhân sự là hồ sơ tập hợp những văn bản, tài liệu có liên quan đến một cá nhân cụ thể như các giấy tờ về tiểu sử, quá trình hoạt động công tác, các văn bằng, chứng chỉ, giấy chứng n

Con cảm ơn cha mẹ đã tạo động lực, chắp cánh ước mơ cho con trong quãng thời gian học tại ngôi trường Công nghệ thông tin và Truyền thông Thái Nguyên này

Em sẽ cố gắng hoàn thành khóa luận này với kết quả tốt nhất để làm hài lòng thầy cô và bố mẹ em Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, khó tránh khỏi sai sót, em kính mong các thầy cô góp ý để đề tài của em hoàn thiện hơn

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đề tài “Tin học hóa công tác quản lý hồ sơ nhân sự tại công ty cổ phần gang thép Thái Nguyên” do em tự làm, các nguồn tài liệu đều

do em tham khảo được Nếu phần nào trong đề tài có sai sót, em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước hội đồng

Em mong các thầy cô trong trường tạo điều kiện giúp em hoàn thành đề tài với kết quả tốt nhất Trong quá trình làm đề tài không tránh khỏi thiếu sót,

em rất mong được các thầy cô và bạn bè góp ý kiến để đề tài trên ngày càng hoàn thiện hơn Em muốn mình được học hỏi từ trường công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên được nhiều kinh nghiệm hơn nữa để những kinh nghiệm đó giúp em hành trang vào đời

Em xin chân thành cảm ơn!

Thái Nguyên, ngày tháng năm 2017

Sinh viên:

Đỗ Nhật Tú

MỤC LỤC

LỜI CÁM ƠN 1

LỜI CAM ĐOAN 2

MỤC LỤC 3

DANH MỤC HÌNH ẢNH 6

DANH MỤC BẢNG BIỂU 8

LỜI MỞ ĐẦU 9

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ 11

1.1 Lý thuyết chung về quản lý hồ sơ nhân sự 11

1.1.1 Khái niệm hồ sơ nhân sự 11

1.1.2 Trách nhiệm của người quản lý hồ sơ nhân sự 12

1.2 Phương pháp lập hồ sơ nhân sự 13

1.2.1 Phương pháp chung 13

1.2.2 Phương pháp lập hồ sơ cán bộ, công chức 13

1.3 Vai trò và nguyên tắc quản lý hồ sơ nhân sự 19

1.3.1 Khái niệm quản lý hồ sơ 19

1.3.2 Vai trò của việc quản lý hồ sơ nhân sự 19

1.3.3 Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ nhân sự 19

1.4 Nội dung của việc lập hồ sơ nhân sự 21

1.5 Vị trí của lập hồ sơ nhân sự 21

1.6 Yêu cầu của việc lập hồ sơ nhân sự 22

1.6.1 Văn bản trong hồ sơ nhân sự phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ 22

1.6.2 Văn bản, giấy tờ được thu thập vào hồ sơ phải đảm bảo mối liên hệ khách quan và phản ánh trình tự giải quyết công việc 23

1.6.3 Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều 25

1.6.4 Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức văn bản 26

1.6.5 Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ, chính xác 27

1.6.6 Hồ sơ phải thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản 27

1.7 Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ

quan 28

1.7.1 Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và Chánh văn phòng 28

1.7.2 Trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức 28

1.7.3 Trách nhiệm của cá nhân trong cơ quan, tổ chức 29

1.7.4 Trách nhiệm của Văn thư 29

1.7.5 Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan 29

Chương 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GANG THÉP THÁI NGUYÊN 31

2.1 Giới thiệu về công ty gang thép Thái Nguyên 31

2.1.1 Thông tin và địa chỉ kinh doanh 31

2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển 31

2.1.3 Các dấu mốc lịch sử 33

2.1.4 Địa bàn kinh doanh 35

2.1.5 Mô hình quản trị, tổ chức kinh doanh và bộ máy quản lý 35

2.2 Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự trong công ty 36

2.2.1 Quy trình tuyển dụng nhân sự 36

2.2.2 Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự 42

2.2.3 Quy trình bổ sung hồ sơ nhân sự 44

2.3 Thực trạng quản lý hồ sơ nhân sự tại công ty 46

2.4 Ưu và nhược điểm của việc quản lý hồ sơ nhân sự tại công ty 47

2.4.1 Ưu điểm 47

2.4.2 Nhược điểm 47

2.5 Giải pháp 48

2.5.1 Ứng dụng công nghệ thông tin vào trong việc quản lý hồ sơ nhân sự tại công ty 48

2.5.2 Tạo sự đổi mới và hợp lý trong công tác quản lý hồ sơ nhân sự 49

2.5.3 Đầu tư xây dựng hệ thống thông tin quản lý hiện đại trùng khớp với hệ thống công nghệ thông tin quản lý hồ sơ, tài liệu, trong đó có việc quản lý hồ sơ nhân sự 51

2.5.4 Khen thưởng cho những thành viên có sáng kiến về việc quản lý tốt hệ thống thông tin quản lý, trong đó có quản lý tốt hồ sơ nhân sự; đồng thời xử phạt nghiêm

minh đến đối tượng phạm pháp luật về vấn đề an ninh thông tin 51

2.5.5 Xây dựng kết hợp giữa việc quản lý nhân sự và quản lý hồ sơ nhân sự 51 Chương 3 ỨNG DỤNG PERFECT HRM ĐỂ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH 53

QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ 53

3.1 Giới thiệu phần mềm Perfect HRM 53

3.2 Ứng dụng Perfect HRM 53

3.2.1 Thư mục Hệ thống 53

3.2.2 Hồ sơ nhân sự 64

KẾT LUẬN 72

TÀI LIỆU THAM KHẢO 73

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 2.1 Sơ đồ quy trình tuyển dụng 36

Hình 2.2 Sơ đồ quy trình quản lý hồ sơ nhân sự 42

Hình 2.3 Sơ đồ quy trình bổ sung hồ sơ nhân sự 44

Hình 3.1 Giao diện của chương trình 53

Hình 3.2 Biểu đồ thống kê tình hình nhân sự theo hình cột 54

Hình 3.3 Biểu đồ thống kê tình hình nhân sựtheo hình tròn 55

Hình 3.4 Tổng hợp dữ liệu chấm công theo năm 55

Hình 3.5 Thống kê theo ngày nghỉ phép 56

Hình 3.6 Danh mục nhân sự theo chức vụ 57

Hình 3.7 Danh mục nhân sự theo chuyên môn 57

Hình 3.8 Danh mục nhân sự theo bằng cấp 58

Hình 3.9 Danh mục nhân sự theo công việc 58

Hình 3.10 Danh mục nhân sự theo quốc tịch 59

Hình 3.11 Danh mục nhân sự theo dân tộc 59

Hình 3.12 Danh mục nhân sự theo tôn giáo 60

Hình 3.13 Danh mục nhân sự theo quan hệ gia đình 60

Hình 3.14 Danh mục nhân sự theo học vấn 61

Hình 3.15 Danh mục hồ sơ theo ngoại ngữ 61

Hình 3.16 Danh mục nhân sự theo tin học 62

Hình 3.17 Danh mục nhân sự theo kỹ năng 62

Hình 3.18 Cơ cấu tổ chức theo chi nhánh 63

Hình 3.19 Danh sách phòng ban 63

Hình 3.20 Các tổ nhóm 64

Hình 3.21 Các chức năng trong hộp hồ sơ nhân sự 64

Hình 3.22 Danh sách nhân viên 65

Hình 3.23 Danh sách ứng viên 66

Hình 3.24 Quá trình làm việc theo nhân viên 67

Hình 3.25 Quá trình làm việc theo danh sách 68

Hình 3.26 Thêm chuyến công tác 69

Hình 3.27 Quản lý công việc 69

Hình 3.28 Thông tin về hợp đồng lao động 70 Hình 3.29 Thêm mới hợp đồng lao động 70 Hình 3.30 Tờ khai tham gia BHYT – BHXH 71

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1 Dấu mốc lịch sử 33 Bảng 2.2 Tên viết tắt của các mẫu văn bản tuyển dụng 41

LỜI MỞ ĐẦU

Lý do chọn đề tài:

Trong các tổ chức doanh nghiệp, cơ quan trên toàn thế giới, văn phòng hết sức phổ biến Văn phòng là trung tâm đầu não trong toàn tập thể, trong đó, quản lý nhân sự là một công việc rất quan trọng vì nhân tố tạo nên thành công trong các doanh nghiệp là con người Quản lý nhân sự thì đòi hỏi phải có hồ sơ thông tin các thành viên trong tập thể Do đó, em xin lựa chọn đề tài: Tin học hóa công tác quản lý hồ sơ nhân sự tại công ty cổ phần gang thép Thái Nguyên

Mục đích nghiên cứu:

Trong các công ty, tập thể, cơ quan thì việc quản lý hồ sơ nhân sự rất cần thiết để theo dõi, đánh giá con người trong tập thể, để thực hiện nhiều công việc khác nhau, như: đề bạt, thuyên chuyển, trả lương, giáng chức, thăng chức, nắm bắt các thông tin về tiềm năng con người nhằm sử dụng nhân tài sao cho hiệu quả Mục đích nghiên cứu của em là làm rõ các vấn đề liên quan đến hồ sơ nhân sự để có thêm kinh nghiệm và kiến thức đi làm theo chuyên ngành quản trị văn phòng

Đối tượng nghiên cứu:

Con người và vật chất hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự tại công ty cổ phần gang thép Thái Nguyên

Tình hình nghiên cứu:

Ngoài nước:

Ở các nước phát triển, nhất là các cường quốc, truyền thống lưu trữ và quản lý tài liệu, hồ sơ đã giúp các doanh nghiệp, cơ quan khai thác những thông tin quý báu, xây dựng xã hội tốt đẹp, hiệu quả Vì thế, họ đã ý thức được tầm quan trọng của hồ sơ, tài liệu, nghiên cứu Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu, trong đó có quản lý hồ sơ nhân sự, họ đi đầu thế giới về việc bảo quản hồ sơ, tài liệu

Trong nước:

Ở Việt Nam, khi thực dân Pháp thành lập chính quyền đô hộ, thì mới hình thành quan niệm tổ chức, xây dựng và bảo quản tài liệu lưu trữ, sau đó là quản lý hồ sơ nhân sự Quản lý hồ sơ nhân sự đã được hình thành khá muộn so

với các nước phát triển và còn nhiều bất cập do mọi người chưa hiểu được hết ý nghĩa của việc lập hồ sơ bảo quản nên các doanh nghiệp, tổ chức còn gặp nhiều khó khăn, nhất là khi thông tin tài liệu ngày một tăng lên

Phạm vi nghiên cứu:

- Về không gian: công ty cổ phần gang thép Thái Nguyên

- Về thời gian: từ ngày 19/1/2017 đến ngày 02/5/2017

Phương pháp nghiên cứu:

- Phương pháp nghiên cứu lý luận, thực tiễn

- Phương pháp thu thập thông tin

- Phương pháp xử lý, phân tích dữ liệu

Kết cấu đề tài:

Chương 1: Tổng quan quản lý hồ sơ nhân sự

Chương 2: Thực trạng quản lý hồ sơ nhân sự tại công ty cổ phần Thái Nguyên Chương 3: Ứng dụng Perfect HRM để xây dựng chương trình quản lý hồ sơ nhân sự

Chương 1

TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ 1.1 Lý thuyết chung về quản lý hồ sơ nhân sự

1.1.1 Khái niệm hồ sơ nhân sự

Trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, bên cạnh các nguồn lực

về vật chất và tư liệu sản xuất thì nhân tố có ý nghĩa quan trọng đối với việc thực hiện thành công mục tiêu, nhiệm vụ đặt ra Do đó, vấn đề quản lý và sử dụng nhằm phát huy tối đa hiệu quả nguồn nhân lực luôn được các cơ quan tổ chức quan tâm Quản trị nguồn nhân lực trở thành một vấn đề được cơ quan, tổ chức quan tâm Để quản lý nguồn lực này, việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ nhân

sự là một biện pháp mà các cơ quan, tổ chức đặc biệt quan tâm Lập hồ sơ nhân

sự là cơ sở quản lý chặt chẽ, sử dụng hiệu quả nguồn lực như: Xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự, bố trí nhân sự, quy hoạch cán bộ, điều động, thuyên chuyển, bổ nhiệm hay giải quyết chế độ về lương, thưởng, phục cấp,

Hồ sơ nhân sự là hồ sơ tập hợp những văn bản, tài liệu có liên quan đến một cá nhân cụ thể như các giấy tờ về tiểu sử, quá trình hoạt động công tác, các văn bằng, chứng chỉ, giấy chứng nhận hoặc những thành tích đạt được trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế,…

Hồ sơ nhân sự mang tính đặc thù nên các văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải là bản chính (hoặc bản sao hợp pháp – có đóng dấu đỏ xác nhận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền) để đảm bảo giá trị pháp lý Tùy theo yêu cầu quản lý nhân sự của từng cơ quan, tổ chức mà hồ sơ nhân sự có thể nhiều hay ít các văn bản, tài liệu bắt buộc Thông thường, hồ sơ nhân sự gồm các văn bản mang tính khuôn mẫu như:

+ Bản khai lý lịch tự thuật có đóng dấu xác nhận của cơ quan quản lý; + Phiếu khám sức khỏe của cơ quan chuyên môn;

+ Giấy khai sinh;

+ Các loại văn bằng, chứng chỉ về đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn; + Các quyết định tuyển dụng, nâng ngạch, đề bạt, điều động;

+ Các quyết định khen thưởng, kỷ luật (nếu có)…

1.1.2 Trách nhiệm của người quản lý hồ sơ nhân sự

Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan Theo quy định, người đứng đầu cơ quan chịu trách nhiệm về công tác quản lý hồ sơ của đơn vị mình phụ trách Người đứng đầu cơ quan phải lựa chọn người có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ

để bố trí làm chuyên trách về công tác hồ sơ nhân sự Tổ chức cho cá nhân kê khai, thẩm tra và làm thủ tục xác nhận hồ sơ gốc, hồ sơ nhân sự xây dựng lại do thất lạc hoặc hư hỏng và các tài liệu khác theo quy định của pháp luật Định kỳ hàng năm (hoặc đột xuất) tổ chức kiểm tra việc thực hiện các quy định về quản

lý hồ sơ nhân sự

Trách nhiệm của người được giao nhiệm vụ quản lý hồ sơ Phải chủ động

đề xuất kế hoạch, biện pháp quản lý và khai thác hồ sơ nhân sự Tổ chức tốt việc bổ sung các tài liệu kịp thời, chính xác Tổ chức tốt công tác bảo quản hồ

sơ, nghiên cứu phát hiện những vấn đề chưa rõ hoặc mâu thuẫn trong hồ sơ báo cáo với người có thẩm quyền giải quyết Thực hiện đúng nguyên tắc bảo mật hồ

sơ và thông tin, lý lịch cá nhân theo quy định của pháp luật

Trách nhiệm lập hồ sơ nhân sự tất cả các cơ quan, đơn vị tổ chức các cơ quan hành chính hiện nay đều có quy định lập hồ nhân sự để quản lý đội ngũ công chức, viên chức, người lao động của cơ quan, tổ chức mình.Công việc lập

hồ sơ, bảo quản hồ sơ nhân sự các cơ quan thường giao cho cán bộ phụ trách nhân sự thực hiện và bảo quản Tuy vậy, người đầu tiên lập hồ sơ nhân sự lại chính là cá nhân người có hồ sơ nhân sự đó Bởi vì bất cứ cá nhân nào, khi có nguyện vọng hoặc trách nhiệm tham gia vào cơ quan, tổ chức cụ thể đều phải thực hiện một công việc tất yếu là chuẩn bị hồ sơ của cá nhân mình Nhìn từ góc

độ này ta có thể thấy trách nhiệm lập hồ sơ nhân sự là của tất cả mọi người trong

xã hội Nhưng chúng ta cũng phải biết rằng trách nhiệm quản lý hồ sơ nhân sự trong cơ quan, quản lý hồ sơ nhân sự là cán bộ tổ chức nhân sự của cơ quan Hiện nay được nhà nước quy định bảo quản hồ sơ nhân sự tại phòng tổ chức – cán bộ cơ quan Khi người cán bộ, công chức, viên chức, người lao động đó nghỉ hưu cơ quan vẫn còn bảo quản hồ sơ đó 75 năm Nhiều quốc gia khác trên thế giới còn quy định bảo quản hồ sơ nhân sự và sau khi cá nhân đó qua đời 100 năm mới cho phép xã hội tiếp cận hồ sơ đó

1.2 Phương pháp lập hồ sơ nhân sự

1.2.1 Phương pháp chung

Mỗi cơ quan, đơn vị tùy theo yêu cầu quản lý nhân sự của mình và dựa vào quy định hiện hành để lập đầy đủ các hồ sơ nhân sự Mỗi cơ quan, tổ chức tùy theo tính chất công việc và lĩnh vực hoạt động sẽ có những yêu cầu riêng Tuy nhiên, hồ sơ nhân sự sẽ có điểm chung và phải tập hợp một số nhóm giấy

tờ cơ bản như: Nhóm tài liệu liên quan tới tiểu sử cá nhân (Giấy khai sinh, sơ yếu lý lịch, chứng minh thư nhân dân, hộ khẩu…); Nhóm tài liệu liên quan tới trình độ và chuyên môn (các văn bằng, chứng chỉ,, giấy chứng nhận,…); Nhóm tài liệu liên quan tới quá trình hoạt động, công tác (tuyển dụng, bổ nhiệm, thuyên chuyển, điều động, khen thưởng, kỷ luật, nâng ngạch bậc,…)

Ví dụ:

- Hồ sơ Đảng viên gồm: Lý lịch đảng viên, các giấy tờ liên quan đến việc kết nạp Đảng, công nhận Đảng viên chính thức; quyết định khen thưởng, kỷ luật (nếu có), các bổ sung lý lịch Đảng viên, giấy tờ chuyển sinh hoạt Đảng (nếu có)

vụ quân sự (đối với nam), nếu là cán bộ cử đi học thì phải có quyết định cử đi học, giấy chứng nhận đối tượng miễn giảm học phí,…

1.2.2 Phương pháp lập hồ sơ cán bộ, công chức

- Khái niệm hồ sơ cán bộ, công chức được ban hành kèm theo quyết định

số 14/2006/QĐ – BNV ngày 06 tháng 11 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ đưa ra khái niệm hồ sơ cán bộ, công chức như sau:

Hồ sơ cán bộ, công chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất

về cán bộ, công chức bao gồm: nguồn gốc xuất thân, quá trình công tác, hoàn

cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội của cán bộ, công chức

Hồ sơ gốc là hồ sơ của cán bộ, công chức do cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ công chức lập và xác nhận lần đầu khi cán bộ, công chức được tuyển dụng theo quy định của pháp luật

- Thành phần hồ sơ cán bộ công chức

Nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý cán bộ, công chức luôn là một vấn

đề được Đảng và nhà nước quan tâm Để chuẩn hóa và thống nhất mẫu hồ sơ cán bộ, công chức, ngày 06 tháng 11 năm 2006, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức được kèm theo Quyết định số 14/2006/QĐ – BNV; Quyết định số 06/2007/QĐ – BNV ngày 18 tháng 6 năm

2007 Bộ Nội vụ ban hành thành phần hồ sơ cán bộ, công chức và biểu mẫu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức

Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức: Hồ sơ cán bộ, công chức phải có đầy đủ các loại tài liệu sau:

(1) Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức” là tài liệu chính và bắt buộc có trong thành phần hồ sơ cán bộ, công chức để phản ánh toàn diện về bản thân, các mối quan hệ gia đình xã hội của cán bộ, công chức Quyển lý lịch do cán

bộ, công chức tự kê khai và được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức thẩm tra, xác minh, chứng nhận

(2) Bản Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức là tài liệu quan trọng phản ánh tóm tắt về bản thân cán bộ, công chức và các mối quan hệ xã hội của cán bộ, công chức Sơ yếu lý lịch do cán bộ, công chức quy định tại khoản 1 Điều này

và các tài liệu bổ sung khác của cán bộ, công chức được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức thẩm tra, xác minh, chứng nhận

(3) Bản Bổ sung lý lịch cán bộ, công chức là tài liệu do cán bộ, công chức khai bổ sung theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức Bản bổ sung lý lịch được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức thẩm tra, xác minh, chứng nhận

(4) Bản Tiểu sử tóm tắt là tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức tóm tắt từ quyển lý lịch của cán bộ, công chức

(5) Bản sao giấy khai sinh, giấy chứng nhận sức khỏe do đơn vị y tế từ cấp huyện trở lên cấp và các văn bản có liên quan đến nhân thân của cán bộ, công chức; các loại giấy tờ liên quan tới trình độ đào tạo của cán bộ, công chức như: bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ do cơ quan có thẩm quyền chứng nhận,…Trường hợp, văn bằng chứng chỉ được cấp bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt Nam theo quy định của pháp luật

(6) Các quyết định về tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động, biệt phái, luân chuyển, nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật của cán bộ, công chức

(7) Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá cán bộ, công chức theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền

(8) Các bản nhận xét, đánh giá của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền đối với cán bộ, công chức (hàng năm, khi hết nhiệm kỳ, bầu cử hoặc bổ nhiệm, giới thiệu ứng cử, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật hoặc sau các đợt công tác, tổng kết học tập…)

(9) Bản kê khai tài sản theo quy định của pháp luật

(10) Đơn, thư kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên quan đến cán bộ, công chức và gia đình cán bộ, công chức được phản ánh trong đơn thư Không lưu trong hồ sơ những thành phần hồ sơ những đơn thư nặc danh; đơn thư chưa được xem xét, kế luận của cơ quan có thẩm quyền

(11) Những văn bản khác có liên quan trực tiếp đến quá trình công tác

và quan hệ xã hội của cán bộ, công chức

(12) Đối với cán bộ, công chức được bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo phải bổ sung đầy đủ các tài liệu có liên quan đến việc bổ nhiệm vào hồ sơ của cán bộ, công chức đó

- Lập hồ sơ cán bộ, công chức:

+ Trong thời gian 45 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng lần đầu,

cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức có trách nhiệm hướng dẫn cán bộ, công chức kê khai lý lịch, hoàn chỉnh các thành phần hồ sơ gốc theo quy định

+ Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức có trách nhiệm tổ chức thẩm tra và xác minh tính trung thực của các tiêu chí thông tin do cán bộ, công chức tự kê khai và đóng dấu xác nhận của cơ quan, tổ chức, đơn vị đó để đưa vào quản lý

- Bổ sung hồ sơ cán bộ, công chức

+ Định kỳ hàng năm chậm nhất là 15 ngày tháng 01 của năm sau hoặc theo yêu cầu quản lý đội ngũ cán bộ, công chức, cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức

+ Cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức có trách nhiệm sưu tầm, thu thập những tài liệu có liên quan đến cán bộ, công chức thuộc đối tượng quản lý để bổ sung vào hồ sơ của cán bộ, công chức Các tài liệu thu thập được phải đảm bảo tính trung thực như ghi rõ họ và tên, đơn vị của người cung cấp tài liệu; họ và tên người trích sao, nguồn gốc trích sao, ngày trích sao…và phải được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức xác nhận

+ Hồ sơ cán bộ, công chức bị hư hỏng, thất lạc, thì việc lập lại hồ sơ mới thay thế phải được người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức quyết định thực hiện

+ Việc sửa chữa các dữ liệu thông tin trong hồ sơ cán bộ cán bộ, công chức phải được người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý hồ sơ, công chức quyết định khi đã có kết quả thẩm tra, xác minh theo đúng quy định của pháp luật Trường hợp các thông tin trong hồ sơ của cán bộ, công chức không thống nhất giữa các tài liệu, thì căn cứ vào lập hồ sơ lần đầu khi cán bộ, công chức được tuyển dụng vào cơ quan, tổ chức, đơn vị của Nhà nước để xác định

- Chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức

+ Cán bộ, công chức được điều động, luân chuyển đến cơ quan, tổ chức, đơn vị khác hoặc được bổ nhiệm chức vụ thuộc cơ quan khác quản lý, thì hồ sơ của cán bộ, công chức đó được chuyển cho cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức sao chụp 01 bộ hồ sơ của cán bộ, công chức đó để cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức mới theo dõi

+ Cán bộ, công chức không còn làm việc tại cơ quan, tổ chức, đơn vị thì việc chuyển giao và lưu giữ hồ sơ được thực hiện như sau: Đối với cán bộ, công chức nghỉ hưu, nghỉ mất sức, thôi việc hoặc bị kỷ luật buộc thôi việc, thì được nhận một bản sao sơ yếu lý lịch, quyết định liên quan Hồ sơ gốc vẫn do

cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức lưu giữ; Đối với cán bộ, công chức từ trần gia đình cán bộ, công chức được nhận một bản sao sơ yếu lý lịch Hồ sơ của cán bộ, công chức đó vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức lưu giữ; Đối với cán bộ, công chức chuyển ra khỏi cơ quan, tổ chức, đơn vị của Nhà nước được nhận một bản sao

sơ yếu lý lịch của bản thân Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ của cán bộ, công chức đó lưu giữ và chỉ được chuyển giao cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị đó có yêu cầu bằng văn bản

- Tiếp nhận hồ sơ cán bộ, công chức

+ Cán bộ, công chức được điều động, luân chuyển hoặc bổ nhiệm chức

vụ thuộc cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức khác, thì cơ quan

có thẩm quyền quản lý cán bộ công chức mới khi tiếp nhận cán bộ, công chức phải yêu cầu các cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức cũ bàn giao đầy đủ hồ sơ của cán bộ, công chức đó;

+ Cán bộ, công chức được biệt phái đến cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức khác, thì cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức mới yêu cầu cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ của cán bộ, công chức đó gửi một bộ hồ sơ là bản sao để theo dõi

+ Thời gian tiếp nhận hồ sơ là 30 ngày kể từ ngày cán bộ, công chức có quyết định điều động, luân chuyển, biệt phái hoặc bổ nhiệm chức vụ ở cơ quan,

tổ chức đơn vị khác

- Biểu mẫu hồ sơ cán bộ, công chức

(1) Bì hồ sơ cán bộ, công chức: Bì hồ sơ cán bộ, công chức được làm bằng chất liệu giấy không hút ẩm, có độ bền cao Bì hồ sơ cán bộ, công chức gồm 5 loại có kích thước như sau:

a) Mẫu B01 có kích thước: 250 x 340 x 5 mm;

b) Mẫu B02 có kích thước: 250 x 340 x 10 mm;

(7) Phiếu giao nhận hồ sơ cán bộ, công chức: Phiếu giao nhận hồ sơ cán

bộ, công chức gồm 1 trang được làm bằng chất liệu giấy trắng khổ A4 (210 x

(11) Bìa kẹp nghị quyết, quyết định về nhân sự: Bìa kẹp nghị quyết, quyết định về nhân sự (như quyết định bổ nhiệm, quyết định nâng ngạch công chức, quyết định điều động) gồm 01 trang khổ A3 (297 x 420 mm) được làm

bằng chất liệu giấy Duplex trắng để gập đôi Mặt ngoài in các thông tin về tên bìa kẹp

(12) Bìa kẹp các nhận xét, đánh giá đơn thư: Bìa kẹp các nhận xét, đánh giá, đơn thư (nhận xét, đánh giá cán bộ; đơn thư và các tài liệu xác minh khác) gồm 01 trang giấy khổ A3 (297 x 420 mm) được làm bằng chất liệu giấy Duplex trắng để gập đôi Mặt ngoài in các thông tin về tên bìa kẹp

1.3 Vai trò và nguyên tắc quản lý hồ sơ nhân sự

Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản,

hồ sơ trong tổ chức Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của một tổ chức

1.3.1 Khái niệm quản lý hồ sơ

Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản,

hồ sơ trong tổ chức Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của một tổ chức

1.3.2 Vai trò của việc quản lý hồ sơ nhân sự

- Giảm chi phí mua sắm thiết bị

- Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời

- Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả

- Có thể dễ dàng tìm hồ sơ khi nhân viên bệnh, nghỉ việc riêng

- Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi nhân viên chuyển

bộ phận, nghỉ việc…

1.3.3 Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ nhân sự

- Có một số nguyên tắc phải tuân thủ khi quản lý một hệ thống lưu trữ hồ sơ

- Nên có cách tiếp cận hồ sơ sao cho nhanh chóng tìm ra khi cần

- Hệ thống nên đủ đơn giản để dễ hiểu và dễ vận hành, nếu không, có thể có

sự nhầm lẫn về những hồ sơ nào được yêu cầu và làm chậm trễ việc truy cập

- Khi chọn cho một hệ thống lưu trữ hồ sơ, các doanh nghiệp cần lưu ý đến tính linh động để có thể mở rộng và nhận một số lượng lớn hồ sơ khi cần

- Phải xem xét việc tiết kiệm chi phí lập hệ thống và chi phí điều hành

nó Tính có thể nén được là một lý do quan trọng để bảo đảm hệ thống có thể phù hợp với khoảng trống sẵn có

- Phải xem xét tính an toàn chống lại những thứ như hỏa hoạn và sự hư hỏng hồ sơ do bụi, chất bẩn và mất mát, tính an toàn của các hồ sơ mật Tính phù hợp chung của hệ thống trong điều kiện hoạt động của tổ chức là một xem xét khác

- Cách tạo chỉ mục của hệ thống nên thích hợp với mục đích, cung cấp

đủ tham chiếu qua lại đối với những tài liệu bao gồm một số lãnh vực

- Phải có sự kiểm soát để theo dõi bất kỳ tài liệu nào được lấy ra và theo dấu chúng nếu cần Hệ thống nên chính xác, nghĩa là được giữ cập nhật hóa việc lưu trữ không bị tụt lại phía sau

- Xây dựng hệ thống sắp đặt hồ sơ có hiệu quả: phải đảm bảo an toàn cho tài liệu quan trọng và dễ tìm khi cần sử dụng, thiết lập cẩm nang, sách hướng dẫn về danh mục sắp xếp

- Thiết kế và sử dụng các biểu mẫu thống nhất theo sự chỉ đạo chung

- Như vậy, một tổ chức phải thiết kế hệ thống lưu trữ hồ sơ của mình phù hợp với các yêu cầu và bảo đảm rằng hệ thống đó đủ linh động để theo kịp các thay đổi, đặc biệt là những thay đổi liên quan đến việc mở rộng hệ thống và các yêu cầu quản trị hiện đại Nên sử dụng những thiết bị chứa đựng hiệu quả để giữ và phân biệt những loại hồ sơ khác nhau

- Nên dùng màu sắc để mã hóa các tên mang lại sự nhận diện tức thời đối với một phân loại hồ sơ sử dụng một màu nào đó

- Tài liệu của hồ sơ nên luôn luôn đưa vào phía sau hướng dẫn Tài liệu sau cùng được lưu trữ nên ở phía trước hồ sơ

- Thứ tự của các phân loại hồ sơ nên theo thứ tự của những đề mục chắc chắn được nêu lại trước tiên Ví dụ, khi sử dụng tên họ thì tên riêng nên đứng trước, tiếp sau đó là những chữ viết tắt của tên hoặc nếu quốc gia là những phân loại chủ yếu thì chúng nên được tiếp theo bởi tên thành phố và thị trấn Tất cả những phân loại hồ sơ dựa trên từ ngữ nên theo thứ tự chữ cái của từ hoặc chuỗi các chữ cái; các từ kép nên được xử lý như một từ Nên tránh viết tắt trong các tên gọi hồ sơ Cũng nên tránh dùng từ đồng nghĩa

- Tài liệu nên được chia thành những nhóm nhỏ hơn để lưu trữ Như vậy, tài liệu trong một nhóm theo thứ tự chữ cái có thể được chia thành những hồ sơ

gồm từ A đến F, G đến L, M đến R và từ S đến Z cũng áp dụng điều tương tự cho tài liệu lưu trữ theo số, theo địa lý hoặc bằng một phương pháp khác

1.4 Nội dung của việc lập hồ sơ nhân sự

Điều 21, Nghị định số 110/2004/NĐ – CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư quy định nội dung của lập hồ sơ như sau:

- Mở hồ sơ: là bắt đầu triển khai công việc lập hồ sơ Mở hồ sơ bắt đầu

từ khi nhận công việc được giao Người thụ lý hồ sơ nhận bìa hồ sơ, ghi tiêu đề

hồ sơ và đưa văn bản đầu tiên của công việc vào hồ sơ Từ đó, trong quá trình giải quyết công việc, khi xuất hiện văn bản, giấy tờ tiếp tục đưa các văn bản khác vào hồ sơ

- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ

- Kết thúc và biên mục hồ sơ: Khi công việc kết thúc, cán bộ được giao trách nhiệm giải quyết công việc phải tiến hành biên mục hồ sơ Biên mục hồ

sơ là mô tả tóm tắt những thông tin trong hồ sơ để ghi vào bìa, mục lục văn bản trong hồ sơ, chứng từ kết thúc và ghi vào công cụ tra cứu

1.5 Vị trí của lập hồ sơ nhân sự

Lập hồ sơ nhân sự là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, là tiền đề của công tác lưu trữ, trong đó những hồ sơ phản ánh trung thực, đầy đủ hoạt động của cơ quan, tạo căn cứ chính xác để giải quyết nhanh chóng, đúng đắn và có hiệu quả công việc của cơ quan và mỗi cán bộ, công chức Tài liệu hình thành trong quá trình thực hiện những chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,

tổ chức, cá nhân phải được lập thành hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan

Lập hồ sơ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và

có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ Công tác lập hồ sơ tại văn thư được thực hiện tốt, văn bản được thu thập đầy đủ, sắp xếp theo trật tự khoa học

và được biên mục chính xác sẽ góp phần nâng cao chất lượng hồ sơ, tránh tình trạng mất mát tài liệu Do đó, khi giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cán bộ lưu trữ sẽ không mất nhiều thời gian cho việc phân loại và biên mục hồ sơ

1.6 Yêu cầu của việc lập hồ sơ nhân sự

1.6.1 Văn bản trong hồ sơ nhân sự phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ

Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị là cơ sở pháp lý cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đó Mỗi cơ quan, đơn vị có chức năng nhiệm vụ nhất định

do cơ quan cấp trên có thẩm quyền giao Do đó, văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị nào, tất yếu sẽ phản ánh việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đó Nói cách khác là phản ánh những hoạt động của cơ quan, đơn vị trên từng mặt công tác, từng vấn đề, sự việc cụ thể Chẳng hạn, văn bản hình thành trong hoạt động của một trường đại học sẽ phản ánh các hoạt động về công tác đào tạo, tuyển sinh, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ, công tác học sinh sinh viên

Xuất phát từ mục đích của lập hồ sơ và tập hợp các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan nói chung, từng tổ chức đơn vị nói riêng theo vấn

đề, sự việc để phục vụ các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng nên thành phần và nội dung của các văn bản trong một hồ sơ thường phụ thuộc vào chức năng, nhiệm

vụ của cơ quan đơn vị hình thành hồ sơ

Ví dụ 1: Hồ sơ theo dõi kết quả học tập, rèn luyện của sinh viên được lập tại trường Công nghệ thông tin và truyền thông bao gồm các văn bản chỉ đạo của Bộ Giáo dục và đào tạo, Đại học Thái Nguyên, Ban Giám hiệu, các phòng ban chuyên môn, kết quả học tập, rèn luyện của sinh viên, khóa luận tốt nghiệp, các quyết định khen thưởng, kỷ luật, chuyển ngành…

Ví dụ 2: Hồ sơ về phòng chống dịch bệnh chăn nuôi (năm 2014) lập tại UBND tỉnh Thái Nguyên bao gồm các văn bản chỉ đạo của Chính phủ, Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn, Tỉnh ủy, UBND tỉnh Thái Nguyên, báo cáo của các sở, ban ngành, UBND các huyện, thị về tình hình phòng chống dịch bệnh gia súc, gia cầm trên địa bàn tỉnh Hồ sơ trên lập tại UBND tỉnh Thái Nguyên, phản ánh chức năng nhiệm vụ của UBND Thái Nguyên với công tác phòng chống dịch bệnh chăn nuôi

Ví dụ 3: Hồ sơ về cơn bão số 3 năm 2003 lập tại UBND tỉnh Thanh Hóa bao gồm những văn bản chỉ đạo về phòng chống cơn bão số 3 của Chính phủ,

UBND tỉnh Thanh Hóa, Báo cáo của các Sở, các ngành, UBND các huyện về tình hình phòng chống bão và những thiệt hại do cơn bão gây ra,…Còn hồ sơ

về cơn bão số 3 do UBND các chuyện của Thanh Hóa lập gồm những tài liệu

về chỉ đạo phòng, chống bão lụt của UBND tỉnh, UBND huyện và huyện ủy của các huyện đó, báo cáo về tình hình phòng chống và thiệt hại do cơn bão số

3 của UBND huyện, của ngành, của địa phương trong huyện,…Hồ sơ về cơn bão số 3 năm 2003 của UBND tỉnh Thanh Hóa phản ánh chức năng nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân tỉnh trong công tác phòng chống bão Còn hồ sơ về cơn bão số 3 (2003) do Ủy ban nhân dân các huyện lập phản ánh chức năng nhiệm

vụ của UBND huyện vể mặt này

Lập hồ sơ đảm bảo yêu cầu này có nghĩa là toàn bộ hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và thời điểm mà hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị trong việc giải quyết vấn đề, sự việc được đề cập ở hồ sơ Do đó, những văn bản không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị (văn bản các cơ quan gửi đến để biết, các tài liệu tham khảo trong giải quyết công việc,…) thì không lập

hồ sơ (hoặc không đưa vào hồ sơ)

Lập hồ sơ đảm bảo yêu cầu này chẳng những phản ánh đúng đắn hoạt động lịch sử của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ, phục vụ thuận lợi cho việc tra cứu tài liệu, mà còn góp phần nâng cao chất lượng hồ sơ được lập, làm gọn nhẹ khối tài liệu của cơ quan do tránh được tình trạng cùng một văn bản nhưng được lập hồ sơ ở nhiều đơn vị tổ chức có chức năng, nhiệm vụ khác nhau, gây lãng phí cho công tác bảo quản tài liệu

1.6.2 Văn bản, giấy tờ được thu thập vào hồ sơ phải đảm bảo mối liên hệ khách quan và phản ánh trình tự giải quyết công việc

Nhìn chung, mọi sự việc, vấn đề do cơ quan giải quyết đều trải qua một quá trình ngắn, hoặc dài Nói cách khác, đều có khởi đầu, thực hiện và kết thúc Văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc, tuy mỗi văn bản có sứ mệnh riêng của nó, nhưng giữa chúng lại có mối liên hệ mật thiết với nhau Mối liên hệ này mang tính khách quan, chứ không phụ thuộc vào ý muốn chủ quan của con người Hồ sơ lập ra phải đảm bảo mối liên hệ khách quan của văn

bản thì sẽ phản ánh vấn đề, sự việc được trọn vẹn và giữ được mối liên hệ lịch

sử của chúng Do vậy, sẽ giúp cho người nghiên cứu tra tìm, sử dụng tài liệu được dễ dàng và hoàn chỉnh

Chẳng hạn khi cần tìm hiểu về quá trình giải quyết một vấn đề nào đó của cơ quan, hoặc thẩm định về việc xét xử đúng sai của một vụ án, đều cần phải tra cứu một cách có hệ thống những tài liệu liên quan Nếu như các văn bản về các vấn đề, sự việc nói trên không được tập hợp đầy đủ, sắp xếp theo thứ

tự hợp lý hoặc để lẫn văn bản về sự việc này với các văn bản phản ánh về sự việc khác,

sẽ làm mất đi mối liên hệ khách quan (lịch sử) giữa chúng; hồ sơ lập ra sẽ không phản ánh đúng đắn và trọn vẹn về một vấn đề, sự việc Do đó sẽ làm giảm giá trị nghiên cứu của hồ sơ và gây khó khăn cho việc nghiên cứu, sử dụng

Thực hiện yêu cầu này, đòi hỏi người lập hồ sơ phải biết phân định hồ sơ sao cho hợp lý, không xé lẻ những văn bản có liên quan chặt chẽ về một vấn

đề, sự việc để lập thành những hồ sơ khác nhau, mặt khác không để lẫn tài liệu của vấn đề này vào hồ sơ của sự việc khác

Tuy nhiên, cần phải thấy rằng yêu cầu về đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản trong hồ sơ chỉ có thể thực hiện đối với hồ sơ vấn đề, sự việc Còn các hồ sơ được tập hợp bởi các văn bản giống nhau về tác giả, tên loại thời gian ban hành thì không thể thực hiện được mối liên hệ này (Hồ sơ được lập theo đặc trưng hình thức văn bản)

Ví dụ 1: Hồ sơ “Tập thông báo của Chính phủ năm 2013” Trong hồ sơ này gồm nhiều bản thông báo có nội dung khác nhau, không liên quan hoặc ít liên quan với nhau

Ví dụ 2: Hồ sơ vụ án, Hồ sơ bệnh án, Hồ sơ công thiết kế công trình xây dựng cơ bản; Hồ sơ nhân sự,…Đây là những hồ sơ mà văn bản trong hồ sơ có mối liên hệ mật thiết với nhau và mang tính khách quan Ví dụ như Hồ sơ vụ án thì giữa Bản án và các chứng cứ, biên bản khám nghiệm hiện trường, biên bản lấy lời khai, các kết quả xác minh từ sự nghiệp điều tra, quá trình xét xử,… có quan hệ mật thiết và không thể tách rời và đòi hỏi phải được xem xét một cách tổng thể mới có thể đưa ra kết luận chính xác

1.6.3 Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều

Trong thực tiễn hoạt động của các cơ quan, văn bản phản ánh về một vấn

đề, sự việc thường hình thành khá nhiều Trong đó, có những văn bản có ý nghĩa thực tiễn lâu dài hoặc có giá trị lịch sử, có những văn bản chỉ có ý nghĩa thực tiễn trong thời gian ngắn, thậm chí có những văn bản không còn ý nghĩa gì sau khi vấn đề, sự việc phản ánh trong văn bản đó đã được giải quyết Các loạivăn bản nêu trên có giá trị khác nhau, yêu cầu nghiên cứu sử dụng không giống nhau, nên thời hạn bảo quản của chúng cũng sẽ khác nhau

Đối với văn bản có ý nghĩa lịch sử sẽ giao nộp vào Lưu trữ cơ quan và đến thời hạn quy định (10 năm kể từ khi tài liệu được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan) thì nộp vào các kho hoặc trung tâm lưu trữ cố định (Lưu trữ lịch sử) để bảo quản vĩnh viễn; đối với những văn bản có ý nghĩa không dài hoặc trong thời gian ngắn, nói chung được bảo quản ở lưu trữ cơ quan, khi không còn giá trị sử dụng thì đem tiêu hủy; còn những văn bản đã hết giá trị sử dụng thì không cần lập hồ sơ và có thể loại hủy theo quy định hiện hành

Như vậy, xuất phát từ yêu cầu về sử dụng và bảo quản tài liệu, khi lập hồ

sơ cần chú ý phân biệt giá trị của văn bản, sao cho các văn bản trong một hồ sơ cùng có giá trị giống nhau Nếu thực hiện được yêu cầu này, sẽ góp phần nâng cao chất lượng lưu trữ; mặt khác sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ, cán bộ lưu trữ sẽ đỡ hao phí công sức điều chỉnh hoặc lập lại hồ sơ đã lập trước đó

Ví dụ 1: Ở UBND tỉnh Thái Nguyên, các văn bản phán ánh về tình hình trật tự an toàn giao thông tháng, quý, 6 tháng, nãm trong nãm 2014 của các huyện, thị xã thuộc tỉnh ðược lập thành các hồ sơ sau:

- Báo cáo của UBND các huyện, thị về tình hình trật tự an toàn giao thông năm 2014

- Báo cáo của UBND tỉnh Thái Nguyên về tình hình trật tự an toàn giao thông tháng, quý và 6 tháng đầu năm 2014

Trong hai hồ sơ trên thì hồ sơ thứ nhất cần bảo quản vĩnh viễn, còn hồ sơ thứ hai chỉ lưu giữ có thời hạn Rất dễ thấy, nếu người lập không chú ý đến yêu cầu đảm bảo các văn bản trong hồ sơ có cùng giá trị thì hai hồ sơ trên có thể

nhập vào làm một Trong trường hợp này, khi các văn bản trong hồ sơ thứ hai hết giá trị, cán bộ lưu trữ sẽ phải loại bỏ các văn bản đó khỏi hồ sơ để tiêu hủy, đồng thời phải lập lại hồ sơ đó

Ví dụ 2: Các quyết định và công văn của cơ quan không thể sưu tầm để đưa vào cùng một hồ sơ vì giá trị pháp lý của loại văn bản này khác nhau

Ví dụ 3: Trong quá trình hoạt động của cơ quan thường có các loại kế hoạch, báo cáo của cơ quan và của các đơn vị trực thuộc Khi lập hồ sơ ta không thể đưa báo cáo tổng kết của cơ quan và báo cáo của các đơn vị trực thuộc vào một hồ sơ

Vì báo cáo tổng kết của cơ quan bao giờ cũng có giá trị cao hơn báo cáo của đơn vị trực thuộc

Tuy nhiên, không nên hiểu yêu cầu này một cách cứng nhắc, bao giờ cũng tách rời từng văn bản trong một hồ sơ để xem xét giá trị của chúng Đặc biệt là những hồ sơ được lập theo đặc trưng vấn đề Bởi lẽ trong thực tế có những hồ sơ gồm nhiều văn bản có những nội dung liên quan mật thiết với nhau, cho nên toàn bộ văn bản hợp thành mới tạo nên giá trị của hồ sơ Gặp trường hợp này, cần phải xem xét giá trị của văn bản trong mối liên quan tới các văn bản khác trong hồ sơ

Ví dụ 4: Hồ sơ về một vụ án, hồ sơ bệnh án, hồ sơ về thanh tra, kiểm tra

1.6.4 Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức văn bản

Giá trị làm bằng chứng pháp lý và giá trị sử liệu của các văn bản không chỉ thể hiện ở nội dung của văn bản mà còn phụ thuộc vào sự đúng đắn của thể thức văn bản, nhất là đối với văn bản do các cơ quan Đảng, Nhà nước và các tổ chức chính trị - xã hội ban hành Muốn cho hoạt động lập ra có giá trị nghiên cứu và có thể làm bằng chứng pháp lý thì đòi hỏi các văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức văn bản do các cơ quan có thẩm quyền quy định

Chẳng hạn, đối với các văn bản của các cơ quan nhà nước ban hành phải có quốc hiệu, tên cơ quan ban hành, số và ký hiệu văn bản, địa điểm và thời gian ban hành, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan…Nếu thiếu những yếu tố trên, nhất là thiếu yếu tố chữ ký và con dấu của cơ quan, sẽ không thể dùng để làm bằng chứng pháp lý và trở thành sử liệu đáng tin cậy Do vậy, khi lập hồ sơ, cần

coi trọng đúng mức các yêu cầu này, chú ý thu thập và lựa chọn những văn bản đảm bảo thể thức để đưa vào hồ sơ

Cùng một văn bản có thể có ba bản khác nhau: Bản thảo, bản chính và bản sao Trong trường hợp này phải nên chọn bản chính để lập hồ sơ Vì rằng bản chính và bản sao nói chung đều có giá trị pháp lý như nhau, nhưng dưới góc nhìn của sử liệu học thì bản chính có độ chính xác cao hơn, còn bản thảo là văn bản hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản để tiến tới ban hành, còn thiếu nhiều yếu tố về thể thức, nên không có giá trị pháp lý Chỉ trong trường hợp bản thảo đó

có giá trị lịch sử như nội dung đặc biệt quan trọng, có bút tích của các nhà hoạt động chính trị, xã hội, văn hóa nổi tiếng thì mới đưa vào hồ sơ

1.6.5 Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ, chính xác

Khi lập hồ sơ phải làm tốt công tác biên mục bên trong và ngoài bìa hồ

sơ nhằm giới thiệu thành phần và nội dung của các văn bản trong hồ sơ để tra cứu được nhanh chóng và thuận tiện

Ví dụ: Viết tiêu đề hồ sơ, số ký hiệu hồ sơ, viết mục lục văn bản hồ sơ, viết chứng từ kết thúc

Biên mục hồ sơ tuy là công việc không quá khó khăn, phức tạp nhưng thường tốn nhiều thời gian và công sức Bởi vậy, trong thực tế lập hồ sơ hiện hành và lập hồ sơ lưu trữ ở cơ quan, việc biên mục hồ sơ nhìn chung chưa được thực hiện một cách đầy đủ và chính xác, thậm chí có nhiều hồ sơ có giá trị cũng không được biên mục ở bên trong, gây khó khăn trong việc nghiên cứu sử dụng

và bảo quản tài liệu và cho cán bộ lưu trữ khi xây dựng các công cụ tra cứu khoa học tài liệu Do đó, việc lập hồ sơ phải được biên mục đầy đủ và chính xác, trước hết đối với các hồ sơ có giá trị thực tế lâu dài và giá trị lịch sử

1.6.6 Hồ sơ phải thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản

Khi lập hồ sơ, có rất nhiều cách lập nhưng đòi hỏi cán bộ giải quyết công việc phải lập sao cho tiện trong việc tra tìm và sử dụng bởi mục đích cuối cùng của công tác lập hồ sơ và bảo quản tài liệu và phục vụ cho nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu Do đó, việc lập hồ sơ nói chung và công tác Phân định hồ sơ phải đảm bảo tính khoa học, thống nhất và thuận lợi cho việc khai thác tài liệu Khi

phân định cần lựa chọn các đặc trưng phù hợp, chính xác để phân định khoa học

hồ sơ, tài liệu

Ví dụ: Khi tiến hành lập hồ sơ, có nhiều vấn đề do quá trình giải quyết hình thành 1 khối lượng tài liệu lớn Tất cả những tài liệu đó không thể đưa chung vào một bìa hồ sơ mà phải tiến hành phân chia ra các đơn vị bảo quản và việc phân chia phải hạn chế việc xé lẻ, làm mất mối liên hệ khách quan của các văn bản Hoặc khi tiến hành lập hồ sơ theo đặc trưng hình thức văn bản, cần lựa chọn các hình thức văn bản có giá trị tương đối đồng đều vì trong quá trình bảo quản không phải tiến hành lập lại hồ sơ, lọc bỏ những tài liệu hết giá trị Khi lập hồ sơ đối với nhóm tài liệu hành chính không nên để quá 200 trang văn bản hoặc không dày quá 3 cm

1.7 Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

cơ quan

1.7.1 Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và Chánh văn phòng

- Chỉ đạo kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và lưu nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

- Tổ chức việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ; tài liệu vào lưu trữ tại cơ quan, tổ chức mình Cụ thể:

+ Chỉ đạo việc xây dựng và trình người đứng đầu ban hành Danh mục hồ

sơ của cơ quan, tổ chức

+ Chỉ đạo việc hướng dẫn, kiểm tra việc lâp hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với

cơ quan, tổ chức cấp dưới

1.7.2 Trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức

Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ

cơ quan Cụ thể:

- Phân công trách nhiệm cho các cá nhân trong đơn vị lập hồ sơ về những việc mà đơn vị được giao chủ trì giải quyết

- Tổ chức tiếp nhận hồ sơ của cá nhân sau khi công việc giải quyết xong

và quản lý hồ sơ của đơn vị khi chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan

- Tổ chức lựa chọn và nộp lưu hồ sơ, tài liệu có giá trị vào Lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn quy định

1.7.3 Trách nhiệm của cá nhân trong cơ quan, tổ chức

- Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải nộp hồ

sơ về công việc đó và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

- Trường hợp đơn vị, cá nhân đó có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ nhân sự, tài liệu giữ lại phải gửi ở Lưu trữ cơ quan Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá

2 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu

- Trường hợp nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác thì phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm Hồ sơ, tài liệu được bàn giao phải được thống kê và lập biên bản giao nhận

1.7.4 Trách nhiệm của Văn thư

- Cuối năm kiểm tra tình hình lập hồ sơ của các cá nhân trong đơn vị, xác định các hồ sơ đã kết thúc, hướng dẫn hoàn chỉnh hồ sơ để nộp lưu

- Thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu

- Bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ cơ quan

- Xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức

- Đầu năm, Văn thư sao gửi Danh mục hồ sơ cho các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức làm căn cứ nộp hồ sơ Trên cơ sở Danh mục hồ sơ, Văn thư chuẩn bị bìa hồ sơ giao cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ

- Phối hợp với lưu trữ cơ quan hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ quan

1.7.5 Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan

- Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu

- Tiếp nhận, hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu

+ Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu từ các đơn vị, cá nhân và lập Biên bản bàn giao nhận hồ sơ, tài liệu Trường hợp phát hiện thiếu hồ sơ thì yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung hoặc báo cáo với người có thẩm quyền giải quyết

+ Hoàn chỉnh hồ sơ và lập Mục lục hồ sơ: Hoàn chỉnh hồ sơ bao gồm: Viết bìa theo mẫu (chỉnh sửa các thông tin trên bìa hồ sơ nếu cần), đánh số tờ trong hồ sơ Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải viết Chứng từ kết thúc và Biên mục văn bản trong hồ sơ; Lập mục lục hồ sơ và bảo quản vĩnh viễn riêng và hồ sơ bảo quản có thời hạn riêng; Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp (cặp), ghi và dán nhãn hộp, đưa lên giá

- Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ Lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

Chương 2

THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

GANG THÉP THÁI NGUYÊN 2.1 Giới thiệu về công ty gang thép Thái Nguyên

2.1.1 Thông tin và địa chỉ kinh doanh

- Tên giao dịch:

Tên tiếng Việt: Công ty Cổ phần Gang thép Thái Nguyên

Tên tiếng Anh: THAI NGUYEN IRON AND STEEL JOINT STOCK CORPORATION

Tên viết tắt: TISCO

- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số: 4600100155 do Sở Kế hoạch

và Đầu tư tỉnh Thái Nguyên cấp ngày 24 tháng 6 năm 2009; đăng ký thay đổi lần thứ nhất ngày 02 tháng 11 năm 2009, đăng ký thay đổi lần thứ hai ngày 28 tháng 12 năm 2010)

- Vốn điều lệ: Tổng giá trị đăng ký giao dịch: 1840 tỷ đồng

- Địa chỉ Trụ sở chính: Phường Cam Giá, TP Thái Nguyên, tỉnh Thái Nguyên

Trải qua 50 năm xây dựng và phát triển, Công ty không ngừng tăng trưởng

và lớn mạnh Công suất sản xuất thép cán hiện tại đạt 650.000 tấn/năm, hệ thống

phân phối sản phẩm rộng với 5 chi nhánh đặt tại Hà Nội, Quảng Ninh, Thanh Hoá, Nghệ An, Đà Nẵng và mạng lưới các nhà phân phối tại các tỉnh và thành phố trong

cả nước

Sản phẩm thép TISCO đã trở nên nổi tiếng trong cả nước, được sử dụng vào hầu hết các Công trình trọng điểm Quốc gia như thuỷ điện Hoà Bình, Yaly, Sơn La, đường dây tải điện 500 KV Bắc Nam, sân vận động Quốc gia Mỹ Đình, cầu Thăng Long, Chương Dương, và nhiều công trình khác; thâm nhập vào được thị trường Quốc tế như Canada, Indonesia, Lào, Campuchia Công ty Cổ phần Gang thép Thái Nguyên cùng với sản phẩm Thép mang thương hiệu TISCO đã giành được nhiều giải thưởng: Hàng Việt Nam chất lượng cao, Sao vàng đất Việt, Thương hiệu nổi tiếng với người tiêu dùng, Nhãn hiệu có uy tín tại Việt Nam, và nhiều giải thưởng

Ngày 29/9/2007, Công ty đã khởi công thực hiện dự án đầu tư mở rộng sản xuất giai đoạn 2, đánh dấu mốc phát triển mới quan trọng Dự án với tổng mức đầu

tư gần 4.000 tỷ VNĐ; ngày 19/7/2009, Nhà máy cán thép Thái Trung công suất 500.000 tấn/năm với công nghệ hiện đại của Italia đã được khởi công xây dựng, nhằm mục tiêu đến khi hoàn thành dự án nâng năng lực sản xuất phôi thép và thép cán từ nguyên liệu trong nước lên 1.000.000 tấn/năm, đáp ứng tốt hơn nhu cầu thị trường và đưa Công ty trở thành một trong những nhà sản xuất thép có quy mô, công nghệ và thiết bị tiên tiến trong khu vực và thế giới, đảm bảo cho Công ty phát triển nhanh và bền vững trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế

Với bề dày truyền thống trên 50 năm xây dựng và phát triển; bằng ưu thế vượt trội về năng lực sản xuất phôi thép từ nguyên liệu quặng sắt trong nước; dây chuyền sản xuất thép cán công nghệ và thiết bị tiên tiến; hệ thống phân phối sản phẩm rộng khắp; cùng với chiến lược đầu tư và phát triển toàn diện, chính sách chất lượng “Tất cả vì lợi ích người tiêu dùng” và phương châm hành động “Chất lượng

hàng đầu, giá cạnh tranh, sản phẩm và dịch vụ đa dạng”, là những yếu tố cơ bản làm nên thành công của Công ty, là cơ sở vững chắc cho sự phát triển lâu dài và bền vững của Công ty để Công ty Cổ phần Gang thép Thái Nguyên luôn “Lớn mạnh cùng Đất nước”

Công ty đã đăng ký giao dịch cổ phiếu TISCO trên sàn giao dịch chứng khoán chưa niêm yết UPCOM và khai trương chào sàn ngày 24/3/2011

2.1.3 Các dấu mốc lịch sử

Bảng 2.1 Dấu mốc lịch sử

04/6/1959 Hội đồng Chính phủ ra quyết định thành lập công trường khu

Gang thép Thái Nguyên 24/10/1959 Thành lập Đảng bộ Công trường khu Gang thép Thái Nguyên

03/11/1959 Thành lập Đoàn Thanh niên lao động khu Gang thép Thái

Nguyên 22/11/1959 Thành lập Công đoàn khu Gang thép Thái Nguyên

21/6/1962 Thành lập Công ty Gang thép Thái Nguyên

29/11/1963 Ngày ra mẻ gang đầu tiên và được lấy làm ngày Truyền thống

công nhân Gang thép

20/12/1963

Thủ tướng Phạm Văn Đồng đã cắt băng khánh thành lò cao số 1 - công trình đầu lòng của nền công nghiệp hiện đại luyện kim nước

ta

21/12/1964 Khánh thành xưởng thiêu kết công suất 12 vạn tấn/năm

22/12/1964 Phó thủ tướng Lê Thanh Nghị đã chính thức cắt băng khánh

thành lò cốc có công suất 13 vạn tấn/năm

20/7/1965 Khánh thành Xưởng Vật liệu chịu lửa & lò cao số 3

01/5/1975 Nhà máy Luyện cán thép Gia Sàng ra mẻ thép luyện đầu tiên

chào mừng ngày miền Nam hoàn toàn giải phóng

30/5/1978 Khánh thành Xưởng cán thép Lưu Xá (Nay là Nhà máy cán thép

Lưu Xá) công suất 120.000 tấn/năm

01/1/1979 Hội đồng Bộ trưởng đã ra quyết định giao Mỏ than Phấn Mễ từ

Năm Dấu mốc lịch sử

Mỏ than Bắc Thái về Công ty Gang thép Thái Nguyên quản lý và chỉ đạo

01/1980 Theo mô hình quản lý mới Công ty Gang thép Thái Nguyên đổi

tên thành Xí Nghiệp Liên hợp Gang thép Thái Nguyên

15/11/1986 Khởi công công trình sắt xốp công suất 22.000 tấn/năm; Ngày

29/11/1987, ra mẻ sắt xốp đầu tiên

06/1993 Xí nghiệp Liên hợp được đổi tên thành Công ty Gang thép Thái

Nguyên - tên được dùng từ năm 1962

29/11/1993

Phó chủ tịch nước Nguyễn Thị Bình đã về dự lễ mít tinh trọng thể

kỷ niệm lần thứ 30 ngày truyền thống công nhân Gang thép và trao Huân chương độc lập hạng Ba cho Công ty

11//6/1999

Chủ tịch nước tặng thưởng danh hiệu anh hùng lực lượng vũ trang Nhân dân cho cán bộ, công nhân viên và lực lượng tự vệ Công ty Gang thép Thái Nguyên

09/9/2000

Thủ tướng Phan Văn Khải ký quyết định phê duyệt báo cáo nghiên cứu khả thi dự án đầu tư cải tạo và mở rộng sản xuất Công

ty Gang thép Thái Nguyên

21/11/2001 Công ty tổ chức khánh thành dự án cải tạo và mở rộng sản xuất

29/9/2007

Phó thủ tướng Nguyễn Sinh Hùng tới dự và phát lệnh khởi công

dự án mở rộng sản xuất giai đoạn 2 Công ty Gang thép Thái Nguyên

28/8/2008 Chủ tịch nước có quyết định tặng thưởng CBCNV Công ty

Năm Dấu mốc lịch sử

GTTN Huân chương độc lập hạng Nhất; Đồng chí Trần Trọng Mừng – Tổng Giám đốc Công ty được tặng thưởng Huân chương lao động hạng Ba

01/7/2009 Công ty chính thức chuyển sang hoạt động dưới hình thức Công

ty cổ phần

24/3/2011 Chính thức đăng ký giao dịch tại sàn giao dịch UPCOM với mã

cổ phiếu TIS

2.1.4 Địa bàn kinh doanh

Công ty có 18 chi nhánh đơn vị thành viên với trên 6.000 lao động và 9 Công

ty cổ phần có vốn góp của Công ty được đóng trên địa bàn các tỉnh như: Cao Bằng, Tuyên Quang, Phú Thọ, Hà Nội, Thanh Hóa, Nghệ An, Đà Nẵng, Quảng Ninh, Các nhà máy sản xuất chính đóng tại khu vực Lưu Xá thuộc phía nam thành phố Thái Nguyên

Hệ thống phân phối sản phẩm của Công ty rộng khắp với 5 chi nhánh đặt tại

Hà Nội, Quảng Ninh, Nghệ An, Thanh Hóa, Đà Nẵng; Văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh và mạng lưới các đại lý, nhà phân phối tại các tỉnh và thành phố trong cả nước

2.1.5 Mô hình quản trị, tổ chức kinh doanh và bộ máy quản lý

Đại hội đồng cổ đông: Bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty, được tổ chức và hoạt động theo quy định của Pháp luật và Điều lệ Công ty

Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý Công ty do Đại hội đồng cổ đông bầu

ra, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề quan trọng liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông Hội đồng Quản trị có quyền và nghĩa vụ giám sát Tổng giám đốc

và những người quản lý khác trong Công ty Quyền và nghĩa vụ của Hội đồng Quản trị do Pháp luật và Điều lệ Công ty, các Quy chế nội bộ của Công ty và Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông quy định

Ban Kiểm soát: Là cơ quan do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong hoạt động quản lý của Hội đồng quản trị, hoạt động điều hành kinh doanh của Tổng Giám đốc; trong ghi chép sổ kế toán và báo cáo tài chính Ban kiểm soát hoạt động độc lập với Hội đồng quản trị và Ban Tổng Giám đốc

Ban Tổng giám đốc: là người điều hành, quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng Quản trị về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao Các Phó Tổng giám đốc giúp việc Tổng Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về các nội dung công việc được phân công, chủ động giải quyết những công việc đã được Tổng Giám đốc ủy quyền theo quy định của Pháp luật và Điều lệ Công ty

2.2 Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự trong công ty

2.2.1 Quy trình tuyển dụng nhân sự

Hình 2.1 Sơ đồ quy trình tuyển dụng

Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng

Nhu cầu tuyển dụng phát sinh từ các nguồn sau: theo yêu cầu của GĐ, Phòng Nhân sự đề nghị, theo yêu cầu của các Bộ phận sử dụng