Tin học hóa công tác quản lý hồ sơ nhân viên tại công ty TNHH media hoàng long hà nội

Hồ sơ nhân sự thường được lập ở đơn vị, bộ phận phụ trách công tác tổ chức cán bộ của một cơ quan Phòng Tổ chức Cán bộ,...nhằm phục vụ cho việc quản lý và sử dụng các bộ.. Hồ sơ nguyên t

LỜI CẢM ƠN

Em xin chân thành cảm ơn Công ty TNHH Media Hoàng Long đã tạo điều kiện cho em trong quá trình em xin tài liệu trong thời gian khóa luận Các cán bộ trong cơ quan thân mật tận tình giúp đỡđể em hoàn thành tốt bài khóa luận tốt nghiệp

Với trang thiết bị đầy đủ và đội ngũ cán bộ nhiệt tình, tâm huyết có kinh nghiệm lâu năm đã giúp em nhanh chóng tìm hiểu nhanh chóng kỹ càng thông tin của

cơ quan

Em cũng xin chân thành cảm ơn các thầy, cô trong khoa HTTT Kinh Tế và 2 thầyhướng dẫn khóa luận ThS Đỗ Năng Thắng và ThS Lê Triệu Tuấn đã hướng dẫn tận tình cung cấp tài liệu tham khảo cũng như tạo mọi điều kiện tốt nhất cho em trong quá trình làm bài khóa luận này

Em xin chân thành cảm ơn!

Thái Nguyên, ngày 03 tháng 05 năm 2017

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Ngân

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan khóa luận nàylà công trình của riêng tôi, không sao chép nội dung cơ bản từ các khóa luận khác và các số liệu trung thực rõ ràngđề tài không trùng với bất kỳ đề tài nghiên cứu nào Những thông tin tham khảo trong khóa luận đều được trích dẫn cụ thể nguồn sử dụng gốc rõ ràng, đã công bố theo đúng quy định, và phù hợp với thực tiễn công việc của Doanh nghiệp Việt Nam

Thái Nguyên, ngày 03 tháng 05 năm 2017

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Ngân

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ

DANH MỤC BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1.TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ VÀ PHẦN MỀM PERFECT HRM 3

1.1 Hồ sơ 3

1.1.1 Khái niệm 3

1.1.2 Một số loại hồ sơ 3

1.1.3 Vai trò 4

1.1.4 Lập hồ sơ 5

1.2 Quản lý hồ sơ và quản lý hồ sơ nhân sự 6

1.2.1 Khái niệm 6

1.2.2 Vai trò của quản lý hồ sơ 8

1.2.3 Nguyên tắc của quản lý hồ sơ 9

1.2.4 Tầm quan trọng của quản lý hồ sơ 10

1.3 Quản lý hồ sơ nhân sự trong cơ quan và doanh nghiệp ở Việt Nam 11

1.4 Giới thiệu tổng quát về phần mềm 14

1.4.1 Chức năng hồ sơ nhân sự 16

1.4.2 Chức năng quản lý tiền lương 18

1.4.3 Chức năng quản lý hệ thống 20

1.4.4 Chức năng báo cáo 20

Chương 2.THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÂN SỰTẠI CÔNG TY TNHH MEDIA HOÀNG LONG 22

2.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH Media Hoàng Long 22

2.1.1 Giới thiệu 22

2.1.2 Chức năng nhiệm vụ của công ty 22

2.1.3 Lĩnh vực hoạt động 26

2.1.4 Tình hình nguồn nhân sự của Công ty TNHH Media Hoàng Long 26

2.2 Thực trạng quản trị nguồn nhân sự các doanh nghiệp tại Việt Nam 27

2.3 Thực trạng quản trị nguồn nhân sự tại Công ty Media Hoàng Long 29

2.3.1.Quy trình quản lý hồ sơ nhân viên 32

2.3.2 Đánh giá Ưu điểm và nhược điểm hệ hống hiện tại của Công ty TNHH Media Hoàng Long 33

2.4 Đề xuất hệ thống mới 35

Chương 3.ỨNG DỤNG PHẦN MỀM PERFECT HRMVÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ 39

3.1 Đặt vấn đề bài toán 39

3.2 Ứng dụng Perfect HRM 2012 vào quản lý hồ sơ nhân sự 40

3.2.1 Cách khởi động chương trình 40

3.2.2 Quản lý nhân sự và tuyển dụng nhân sự 43

3.2.3 Tính lương 53

3.2.4 Tính lương 57

3.2.5 Khen thưởng kỷ luật 59

3.2.6 Phụ cấp 61

3.2.7 Thống kê, Tìm kiếm 62

3.3 Ưu điểm và nhược điểm của phần mềm 66

3.3.1 Ưu điểm: 66

3.3.2 Nhược điểm 67

KẾT LUẬN 68

TÀI LIỆU THAM KHẢO 69

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ

Bảng 2.1 Bảng danh sách nhân viên Công ty TNHH Media Hoàng Long 25

Bảng 2.2 Mô tả chi tiết quy trình lưu hồ sơ 33

Hình 1.1Phần mềm Perfect HRM(Human Resource Management) 15

Hình 1.2 Đăng nhập vào trang chủ phần mềm 16

Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 22

Bảng 2.1 Bảng danh sách nhân viên Công ty TNHH Media Hoàng Long 25

Hình 2.2 Sơ đồ quy trình lưu hồ sơ nhân viên 32

Bảng 2.2 Mô tả chi tiết quy trình lưu hồ sơ 33

Hình 3.1 Giao diện chính của phần mềm quản lý nhân sự Perfect HRM 2012 41

Hình 3.2 Giao diện điều khiển cơ bản để tương tác với cơ sở dữ liệu 42

Hình 3.3 Tìm kiếm dữ liệu trên lưới danh sách 42

Hình 3.4 Của sổ thêm đợt tuyển dụng 44

Hình 3.5 Cửa sổ cập tạo và xóa đợt tuyểndụng 44

Hình 3.6 Giao diện nhập thông tin ứngviên 45

Hình 3.7 Của sổ kết quả thi tuyển 46

Hình 3.8 Cửa sổ nhập điểm thi tuyển cho ứng viên và đánh giá ứng viên 47

Hình 3.9 Cửa sổ tuyển dụng ứng viên 47

Hình 3.10 Cơ cấu tổ chức cho toàn công ty 48

Hình 3.11.Cửa sổ nhập thông tin chi nhánh 49

Hình 3.12 Cửa sổ nhập thông tin phòng ban 49

Hình 3.13 Cửa sổ nhập thông tin tổ nhóm 50

Hình 3.14 Cửa sổ nhập thông tin nhân viên 51

Hình 3.15 Cửa sổ chuyển phòng ban cho nhân viên 52

Hình 3.16 Hộp thoại chức năng nhập danh sách nhân viên từ tập tin excel 53

Hình 3.17 Màn hình danh mục tính lương 54

Hình 3.18 Cửa sổ nhập thông tin ngạch lương 54

Hình 3.19 Cửa sổ nhập thông tin bậc lương 55

Hình 3.20 Cửa sổ nhập thông tin phụ cấp lương 55

Hình 3.21 Cửa sổ điều chỉnh mức lương tối thiểu 56

Hình 3.22 Cập nhật chi nhánh công ty 56

Hình 3.23 Cửa sổ thiết lập các định mức tính lương 57

Hình 3.24 Màn hình tínhlương 58

Hình 3.25 Cửa sổ thêm thông tin khen thưởng của nhân viên 60

Hình 3.26 Cửa sổ thêm thông tin kỷ luật của nhân viên 61

Hình 3.27 Nhập thông tin phụ cấp 61

Hình 3.28 Nhập thông tin phụ cấp theo bảng lương tháng 62

Hình 3.29 Giao diện thống kê 63

Hình 3.30 Thống kê nghỉ phép năm 63

Hình 3.31 Màn hình xem thống kê lương theo nhân viên 64

Hình 3.32 Màn hình xem thống kê lương theo phòng ban 64

Hình 3.33 Tìm kiếm theo lưới lọc 65

Hình 3.34 Cửa sổ ô tìm kiếm 66

Hình 3.35 Kết quả tìm kiếm động 66

DANH MỤC BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU

Trong cuộc sống chúng ta ngày nay, yếu tố con người ngày càng được quan tâm

và chú trọng Như Nhật Bản từ một đất nước bị tàn phá nặng nề sau chiến tranh nhưng sau một thời gian ngắn đã vươn lên thành một cường quốc kinh tế, đó là nhờ đâu, chính là họ đã tập trung vào con người, con người chính là nhân tố quyết định mọi vấn

đề, luôn đóng vai trò chủ chốt và là một bộ phận không thể thiếu được trong mỗi công

ty Và để duy trì và phát triển nguồn nhân lực này chúng ta cần có những người lãnh đạo sáng suốt và biết nắm bắt cơ hội, vạch ra các kế sách và áp dụng các phương thức quản lý phù hợp, tạo nên một tập thể vững mạnh Chính vì vậy, công tác quản lý nguồn nhân lực luôn được ưu tiên chú trọng hàng đầu, đó là công việc vừa mang tính khoa học vừa là một nghệ thuật Nó làm cho những mong muốn của doanh nghiệp và mong muốn của nhân viên tương hợp nhau để đạt được những thành quả mong đợi và cùng nhau góp hết sức mình để hướng tới mục tiêu chung của công ty Có thể nói rằng nếu chúng ta tập trung vào phát triển con người thì thành công sẽ luôn sát cánh với công ty Nhận thấy tầm quan trọng đó và muốn hiểu sâu hơn về công tác quản trị nguồn nhân lực em đã chọn đề tài:

“Tin học hóa công tác quản lý hồ sơ nhân viên tại Công Ty TNHH Media Hoàng Long Hà Nội’’

“Hoàn thiện công tác quản trị nguồn nhân lực tại Công Ty TNHH Media Hoàng Long Hà Nội’’cho quá trình khóa luận tốt nghiệp của mình Đây là công việc

mà em đã được nghiên cứu trong quá trình học tập và cũng là vấn đề cấp thiết của các doanh nghiệp hiện nay nhằm tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường Đặc biệt đây còn là mối quan tâm hàng đầu của nhà nước ta trong thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế

1 Lý do chọn đề tài

Trong quá trình phát triển của xã hội hiện nay thì ngành công nghệ thông tin đã

và đang phát triển nhất hiện nay, trở thành một công cụ đắc lực nhất cho con người trong mọi lĩnh vực

Với một hệ thống quản lý cán bộ bằng phương pháp thủ công như ngày xưa thì ngày nay sự xâm nhập của công nghệ thông tin vào đời sống của con người ngày một gần gũi hơn Một ứng dụng của công nghệ thông tin là quản lý nhân sự được phân tích

và thiết kế sao cho gần với công tác quản lý bằng phương pháp thủ công thường ngày

có thể đưa ra các bản báo cáo và các thông tin của cán bộ một cách nhanh nhất với độ chính xác cao nhất Bài toán quản lý cán bộ được thiết kế nhằm giảm bớt được nhiều thời gian với việc tra cứu nhanh, chính xác, gọn nhẹ và an toàn

Bài toán quản lý được phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu sao cho hệ thống không cồng kềnh, tránh tình trạng thừa thông tin nhưng vẫn đảm bảo các yêu cầu của bài toán Vì vậy em nhận đề tài khóa luận cơ sở với nội dung:

“Tin học hóa quả công tác quản lý hồ sơ nhân viên tại Công Ty TNHH Media Hoàng Long Hà Nội’’

2 Mục tiêu của đề tài

Mục tiêu chính của đề tài là được doanh nghiệp chấp nhận và thực hiện trong quá trình quản lý cán bộ của Công ty TNHH Media Hoàng Long Do đó phần mềm đảm bảo dễ dàng sử dụng và đầy đủ chức năng giao diện thân thiện thuận tiện cho việc

sử dụng và cài đặt

 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

 Đối tượng: đề tài mang đến cái nhìn tổng quan về quản lý hồ sơ cán bộ trong

cơ quan và ứng dụng phần mềm vào quản lý

 Phạm vi: tập trung nghiên cứu về công tác quản lý hồ sơ cán bộ tại Công ty TNHH Media Hoàng Long Hà Nội

3 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

Chương trình giúp cho người quản lý hay người sử dụng trong việc xem thông tin về hồ sơ cán bộ một cách đầy đủ, chính xác dễ dàngnhanh chóng tiện lợi

Chương trình giảm bớt chi phí về mặt thời gian và tiền bạc trong việc quản lý hồsơ cán bộ tại Công ty TNHH Media Hoàng Long Hà Nội

4 Bố cục bài báo cáo

LỜI MỞ ĐẦU

Chương 1: Tổng quan về quản lý hồ sơphần mềm Perfect HRM

Chương 2: Thực trạng quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Media Hoàng Long Chương 3: Ứng dụng phần mềm Perfect HRM vào công tác quản lý hồ sơ KẾT LUẬN

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Qua khái niệm cho thấy hai nội dung cơ bản trong công tác lập hồ sơ

 Thứ nhất: hồ sơ được hình thành trong quá trình giải quyết công việc của các công việc của cơ quan, tổ chức cá nhân, là sản phẩm của quá trình giải quyết công việc (hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc ), chứ không phải sau khi công việc kết thúc, tài liệu chất thành đống, bó gói chờ có đợt chỉnh lý mới được đưa

ra để lập thành hồ sơ

 Thứ hai: công việc được lập hồ sơ phải thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc của một cá nhân

- Cả hai nội dung này đều chỉ ra rằng :

Hồ sơ là sản phẩm của cả quá trình giải quyết công việc có nghĩa là hồ sơ được bắt đầu hình thành ngay từ thời điểm công việc bắt đầu lập hồ sơ không phải là việc tập hợp sắp xếp văn bản, tài liệc hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc sau khi công việc đã kết thúc thành hồ sơ mà quá trình tập hợp, sắp xếp công văn giấy tờ thành các hồ sơ song hành cùng với quá trình giải quyết công việc

1.1.2 Một số loại hồ sơ

Hồ sơ công việc: hồ sơ công việc là hồ sơ mà các văn bảncó liên quan với nhau

về một vấn đề, sự việc và phản ánh trình tự diễn biết giải quyết công việc Loại hồ sơ được gọi là Hồ sơ công việc Nói cách khác, hồ sơ công việc phản ánh quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ cảu các cơ quan tổ chức và cá nhân

Nhóm hồ sơ này được hình thành phổ biến và có số lượng lớn nhất bởi mỗi cơ quan tổ chức được thành lập có một sứ mạng, chức năng, nhiệm vụ nhất định Trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ tất yếu phải sử dụng văn bản làm phương tiện truyền đạt thông tin và các quyết định quản lý Vì vậy, nội dung văn bản hay các hồ sơ được lập ra tất yếu sẽ phản ánh việc thực hiện của cơ quan, tổ chức

Hồ sơ nhân sự: Trong hoạt động của các cơ quan tổ chức còn hình thành nên

loại hồ sơ nhân sự Hồ sơ nhân sự là một tập văn bản tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ thể (hồ sơ Đảng viên, Hồ sơ Cán bộ, Công chức,hồ sơ Học sinh sinh viên )

Hồ sơ nhân sự thường được lập ở đơn vị, bộ phận phụ trách công tác tổ chức cán bộ của một cơ quan (Phòng Tổ chức Cán bộ, )nhằm phục vụ cho việc quản lý và

sử dụng các bộ

Hồ sơ nguyên tắc: Trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức ngoài Hồ sơ

nhân sự và Hồ sơ công việc còn hình thành một loại hồ sơ là tập văn bản sao các văn bản quy phạm pháp pháp luật về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định, dùng để tra cứu, làm căn cứ pháp lý khi giải quyết công việc hằng ngày Loại hồ sơ này được gọi

là Hồ sơ nguyên tắc

Hồ sơ nguyên tắc coi là cẩm nang làm việc của cán bộ, chuyên viên giúp cho việc thực thi công việc luôn theo các quy định của Nhà nước.Trong thành phần hồ sơ nguyên tắc luôn được thay đổi, bổ sung những văn bản mới khi văn bản quy phạm pháp luật được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế Nghị định số 128-CP ngày 8/9/1968 của Hội đồng Chính phủ quy định “ Các đơn vị công tác phải thường xuyên tập hợp và sắp xếp theo thứ tự ngày tháng tất cả tất cả những văn bản, giải thích,hướng dẫn thi hành các chính sách, chế độ, thể lệ có liên quan từng mặt nghiệp vụ của mình lập thành hồ sơ nguyên tắc để giúp việc tra cứu, tìm hiểu luật lệ trong công việc hằng ngày được dễ dàngnhanh chóng

Hồ sơ chuyên ngành: Hồ sơ chuyên ngành được hình thành trong quá trình

hoạt động của các cơ quan chuyên môn, tài liệu có hình thức và phương pháp chế tác

có tính đặc thù

VD: Hồ sơ thiết kế, thi công các công trình xây dựngcơ bản; Hồ sơ đo đạc chắc địa, bản đồ khí tượng – thủy văn, Hồ sơ về nghiên cứu khoa học công nghệ,

1.1.3 Vai trò

- Nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác của nhân viên

- Giúp cơ quan doanh nghiệp bảo quản chặt chẽ hồ sơ

- Tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ

1.1.4 Lập hồ sơ

 Khái niệm

Khoản 10, Điều 2, Luật Lưu trữ: Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định

Việc lập hồ sơ hiện hành do người thực hiện, giải quyết công việc lập; được tiến hành đồng thời với quá trình giải quyết công việc Việc lập hồ sơ hiện hành đảm bảo văn bản, tài liệu phản ánh đúng công việc, chất lượng hồ sơ khi nộp vào lưu trữ đạt yêu cầu

Lập hồ sơ trong chỉnh lý: Là việc phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, được tiến hành khi công việc đã giải quyết xong mà tài liệu về công việc đó không được lập thành hồ sơ

Lập hồ sơ trong chỉnh lý do cán bộ lưu trữ lập trong quá trình chỉnh lý những tài liệu rời lẻ, lộn xộn

 Vai trò, ý nghĩa của việc Lập hồ sơ

- Đối với cá nhân: Giúp mỗi cán bộ, nhân viên sắp xếp giấy tờ khoa học, quản

lý chặt chẽ tài liệu, tra cứu nhanh chóng, thuận tiện cho nghiên cứu, đề xuất ý kiến và nâng cao hiệu quả giải quyết công việc, tạo tác phong làm việc khoa học

- Đối với cơ quan

+ Tra cứu nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, mang lại hiệu quả;

+ Quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước, cơ quan;

+ Quản lý toàn bộ công việc và hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan; + Giữ gìn các chứng cứ pháp lý đảm bảo cho hoạt động kiểm tra, thanh tra và giám sát;

+ Là công cụ để kiểm soát, đánh giá việc thi hành quyền lực nhà nước;

+ Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ cho công tác nghiên cứu trước mắt và về sau;

+ Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ;

+ Không phát sinh kinh phí chỉnh lý tài liệu

- Giúp cán bộ, công chức nắm chắc thành phần, nội dung, khối lượng văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc, từ đó biết được phải xây dựng, ban hành các văn bản nào và các bước triển khai để giải quyết công việc được giao;

- Giúp các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan được lưu giữ tập trung, tránh tình trạng phân tán, thất lạc tài liệu, tiết kiệm thời gian và công sức tra tìm, việc nghiên cứu văn bản, tài liệu về một vấn đề được hệ thống và trọn vẹn

1.2 Quản lý hồ sơ và quản lý hồ sơ nhân sự

1.2.1 Khái niệm

- Quản lý hồ sơ

Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản, hồ sơ trong tổ chức Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của một tổ chức

- Vai trò

Giảm chi phí mua sắm thiết bị

Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời

Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả

Có thể dễ dàng tìm hồ sơ khi nhân viên bệnh, nghỉ việc riêng

Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi nhân viên chuyển bộ phận, nghỉ việc…

- Nhân sự

Một cách tổng quát thì ngành nhân sự (Human Resources – HR) liên quan đến các công việc liên quan đến hoạt động tuyển dụng, duy trì nguồn nhân lực đồng thời triển khai các chính sách phù hợp và tập trung phát triển năng lực tổ chức, cá nhân để công ty, tất cả phòng ban, tất cả cá nhân có thể hoàn thành công việc hiệu quả nhất

Công việc nhân sự có thể bắt đầu từ lúc tìm kiếm, phỏng vấn, thử việc và tuyển dụng những nhân viên mới Nhân viên mới vào rồi sẽ phải làm hợp đồng, bảo hiểm xã hội, thực hiện các chế độ đãi ngộ Trong quá trình làm việc, phòng ban nhân sự sẽ có đánh giá năng lực nhân viên: đánh giá hiệu suất để thăng tiến hay luân chuyển nhân sự

Hơn hết, phòng ban nhân sự nay còn là nền tảng chủ chốt để đào tạo, phát triển

và “giữ chân” các nhân tài thông qua các hoạt động gắn kết nội bộ, xây dựng văn hoá doanh nghiệp, quy tắc ứng xử trong văn phòng Đây cũng là một trong những mục tiêu

lớn mà ngành nhân sự đang đầu tư và hướng đến vì sự phát triển bền vững của doanh nghiệp và tổ chức

Nguồn lực con người đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các doanh nghiệp hay tổ chức Do đó việc khai thác tốt nguồn lực này để phục vụ phát triển doanh nghiệp và xã hội là một vấn đề quan trọng trong việc quản lý các tổ chức và doanh nghiệp Việc quản lý nguồn lực đòi hỏi sự hiểu biết về con người ở nhiều khía cạnh, và quan niệm rằng con người là yếu tố trung tâm của sự phát triển Các kỹ thuật quản lý nhân lực thường có mục đích tạo điều kiện để con người phát huy hết khả

năng tiềm ẩn, giảm lãng phí nguồn lực, tăng hiệu quả của tổ chức

- Nhân sự:Nhân sự là một trong các nguồn sự quan trọng quyết định đến sự tồn

tại và phát triển của bất kỳ một cơ quan doanh nghiệp nào Vì vậy vấn đề nhân sự luôn được quan tâm hàng đầu

- Nhân sự:Bao gồm tất cả các tiềm năng của con người trong một tổ chức hay

xã hội (kể cả những thành viên trong ban lãnh đạo doanh nghiệp) tức là tất cả các thành viên trong doanh nghiệp sử dụng kiến thức, khả năng, hành vi ứng xử và giá trị đạo đức để thành lập, duy trì và phát triển doanh nghiệp

- Quản lý nhân sự chính là việc thực hiện chức năng tổ chức của quản trị căn

bản, Chức năng của tổ chức chính là quản trị tài nguyên nhân sự, bao gồm các nội dụng cơ bản sau đây:

- Phân tích công việc

- Tuyển dụng nhân viên

- Đào tạo và nâng cao năng sự chuyên môn cho nhân viên

- Nâng cao hiệu quả sử dụng lao động thông qua việc sử dụng hệ thống kích thích vật chất và tinh thần đối với nhân viên

- Như vậy quản trị nhân sự gắn liền với các tổ chức, bất kỳ doanh nghiệp nào hình thành và hoạt động thì đều phải có bộ phận tổ chức

- Vì vậy việc quản trị nhân sự là quản trị tài nguyên nhân sự cùng với việc phân tích công việc, tuyển dụng nhân viên, đào tạo và nâng cao năng sự chuyên môn nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng lao động một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu của tổ chức

1.2.2 Vai trò của quản lý hồ sơ

Nhắc đến sự thành công của một doanh nghiệp, người ta thường nhắc tới vai trò của nguồn lực con người, trước cả nguồn vốn, tài chính… Điều đó khẳng định tâm quan trọng của công việc quản lý hồ sơ quản lý nguồn lực công ty, quản lý các nhân viên và các cán bộ khác trong doanh nghiệp

Do đó, nhân sự hay nguồn lao động trong doanh nghiệp có vai trò hết sức to lớn

và là yếu tố đặc biệt quan trọng quá trình hoạt động và sáng tạo của tổ chức Và điều tất yếu để duy trì và đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp thì hoạt động quản lý hành chính nhân sự phải được ưu tiên hàng đầu

Tuy nhiên hiện nay, nhiều doanh nghiệp Việt Nam ít quan tâm, chủ quan và thậm chí lơ là công tác quản lý hành chính nhân sự Và phòng hành chính nhân

sự chưa thực sự hoạt động đúng với vai trò và tầm vóc của mình, gây lãng phí thời gian, công sức, tiền bạc của doanh nghiệp

Làm hành chính thì dễ, nhưng để có một cán bộ quản trị hành chính – nhân sự đúng nghĩa thì khó Điều đó đòi hỏi người làm hành chính nhân sự phải hiểu sâu sắc thế nào là quản trị hành chính quản lý nhân sự

Hiện nay, vẫn nhiều người có cái nhìn phiến diện, một chiều khi cho rằng quản

lý nhân sự chỉ dừng lại ở việc tuyển dụng nhân sự và trả lương cho nhân sự đó Tuy nhiên, quản lý hành chính nhân sự cần được hiểu là toàn bộ các hoạt động tổ chức, phối hợp, điều hành và quản lý công tác thông tin trong cơ quan, đơn vị nhằm đạt được những mục tiêu nhất định Trong đó, các hoạt động quan trọng bao gồm phân tích công việc, tuyển dụng nhân sự, đào tạo và phát triển nhân sự, đãi ngộ nhân sự, đánh giá kết quả thực hiện công việc…

Ta có thể chia các hoạt động trong quản trị nhân sự ra làm 3 nhóm chính:

- Hoạt động quản lý Bao gồm các hoạt động thiết kế và tổ chức công việc,

hoạch định nguồn nhân lực, lựa chọn và bố trí nhân lực; theo dõi, quản lý công việc

-Hoạt động phát triển Bao gồm các hoạt động đào tạo và phát triển nhằm nâng

cao năng lực của nhân viên, hỗ trợ xây dựng nguồn nhân lực

-Hỗ trợ Bao gồm hoạt động xây dựng chính sách tiền lương, thưởng, chế độ

phúc lợi cho người lao động… Như vậy, phòng hành chính nhân sự chịu trách nhiệm đưa ra các chính sách và xây dựng cơ cấu, hệ thống trong việc quản trị nhân sự

Chính vì có vai trò quan trọng như vậy mà công tác quản lý hành chính – nhân

sự có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp Người làm quản lý hành chính nhân sự tốt sẽ giúp người quản lý doanh nghiệp nhận thức được tầm quan trọng của yếu tố con người trong hoạt động của doanh nghiệp; giúp nhà quản lý tìm được cách đối xử của người tổ chức với người lao động; giúp nhà quản lý đánh giá được sự thực hiện công việc của nhân viên; xây dựng và quản lý hệ thống thù lao động; thiết lập và áp dụng các chính sách, phụ cấp, bảo hiểm xã hội…

1.2.3 Nguyên tắc của quản lý hồ sơ

- Có một số nguyên tắc phải tuân thủ khi quản lý một hệ thống lưu trữ hồ sơ

- Nên có cách tiếp cận hồ sơ sao cho có thể nhanh chóng tìm ra khi cần

- Hệ thống nên đủ đơn giản để dễ hiểu và dễ vận hành, nếu không, có thể có sự nhầm lẫn về những hồ sơ nào được yêu cầu và làm chậm trễ việc truy cập

- Khi chọn cho mình một hệ thống lưu trữ hồ sơ, các doanh nghiệp cần lưu ý đến tính linh động để có thể mở rộng và nhận một số lượng lớn hồ sơ khi cần

- Phải xem xét việc tiết kiệm chi phí lập hệ thống và chi phí điều hành nó Tính

có thể nén được là một lý do quan trọng để bảo đảm hệ thống có thể phù hợp với khoảng trống sẵn có

- Phải xem xét tính an toàn chống lại những thứ như hỏa hoạn và sự hư hỏng hồ

sơ do bụi, chất bẩn và mất mát, tính an toàn của các hồ sơ mật Tính phù hợp chung của hệ thống trong điều kiện hoạt động của tổ chức là một xem xét khác

- Cách tạo chỉ mục của hệ thống nên thích hợp với mục đích và cung cấp đủ tham chiếu qua lại đối với những tài liệu bao gồm một số lãnh vực

- Phải có sự kiểm soát để theo dõi bất kỳ tài liệu nào được lấy ra và theo dấu chúng nếu cần Hệ thống nên chính xác, nghĩa là được giữ cập nhật hóa việc lưu trữ không bị tụt lại phía sau

- Xây dựng hệ thống sắp đặt hồ sơ có hiệu quả: phải đảm bảo an toàn cho tài liệu quan trọng và dễ tìm khi cần sử dụng, thiết lập cẩm nang, sách hướng dẫn về danh mục sắp xếp

- Thiết kế và sử dụng các biểu mẫu thống nhất theo sự chỉ đạo chung

- Như vậy, một tổ chức phải thiết kế hệ thống lưu trữ hồ sơ của mình phù hợp với các yêu cầu và bảo đảm rằng hệ thống đó đủ linh động để theo kịp các thay đổi,

đặc biệt là những thay đổi liên quan đến việc mở rộng hệ thống và các yêu cầu quản trị hiện đại

- Nên sử dụng những thiết bị chứa đựng hiệu quả để giữ và phân biệt những loại

từ đồng nghĩa

- Tài liệu nên được chia thành những nhóm nhỏ hơn để lưu trữ Như vậy, tài liệu trong một nhóm theo thứ tự chữ cái có thể được chia thành những hồ sơ gồm từ A đến F, G đến L, M đến R và từ S đến Z cũng áp dụng điều tương tự cho tài liệu lưu trữ theo số, theo địa lý hoặc bằng một phương pháp khác

1.2.4 Tầm quan trọng của quản lý hồ sơ

Yếu tố giúp ta nhận biết được một tổ chức hoạt động tốt hay không hoạt động tốt, thành công hay không thành công hay không thành công chính là lực lượng nhân

sự của nó, những con người cụ thể với tấm lòng nhiệt tình và óc sang tạo Mọi thứ còn lại như: Máy móc thiết bị, của cái vạt chất, công nghệ kỹ thuật đều có thể mua được, học hỏi được, sao chép được, nhưng con người thì không thể Vì vậy có thể khẳng định rằng quản lý nhân sự có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức

Quản lý nhân sự là chức năng cơ bản của người lãnh đạo

Quản lý nhân sự là chức năng cơ bản và năng lực cần có của người lãnh đạo, là tiêu chí quan trọng đánh giá độ chín chắn và trưởng thành của người lãnh đạo Bởi vậy, người lãnh đạo cần phải coi trọng công tác quản lý nhân sự, phải giỏi dùng người mới thật sự lãnh đạo được đúng đắn, mới là người biết nắm cốt lõi của công tác lãnh đạo

Quản lý nhân sự là điều kiện quan trọng để lãnh đạo có hiệu quả

Có thể liệt kê khá nhiều việc thuộc chức trách của người lãnh đạo, nhưng điều quan trọng nhất vẫn là quyết định và dùng người Quyết sách là tiền đề của quản lý nhân sự, còn quản lý nhân sự là bảo đảm cho việc thực hiện quyết sách Cán bộ như trưởng phòng, tổ trưởng, là người dẫn đầu thực hiện các quyết sách của người lãnh đạo, là người triển khai cụ thể việc thực hiện các quyết định của người lãnh đạo, là người xử lý các vấn đề nảy sinh trong khi thực hiện các quyết định Các quyết định của người lãnh đạo được quán triệt, thi hành chủ yếu thông qua đội ngũ cán bộ các cấp; bởi vậy, nếu thiếu vai trò của tổ chức, cán bộ thì không thể thực hiện được quyết định của người lãnh đạo

Quản lý nhân sự là nhân tố then chốt thành bại của người lãnh đạo

Sau khi có quyết định đúng, thì cán bộ là nhân tố quyết định Điều đó vạch rõ vị trí, vai trò của công tác nhân sự, nói rõ sự nghiệp của người lãnh đạo thành, bại liên quan đến việc dùng người Ngay từ thời cổ, việc dùng người đã là nhân tố quyết định

sự hưng vong của quốc gia, sự thành bại của các nhà quân sự

Sự thành công vượt bậc của nền kinh tế, kỹ thuật Nhật Bản trong thế kỷ 20 được đánh giá là do đã tiếp thu có chọn lọc những tinh hoa của văn minh phương Tây phù hợp với văn hóa Nhật, đặc biệt là những nhà lãnh đạo Nhật đã đặt “vấn đề con người” vào trung tâm của sự chú ý, họ có những chính sách, biện pháp cụ thể tác động đến người lao động, tạo nên thái độ tích cực của họ đối với sản xuất, đối với công ty, hết lòng vì sự thành công của công ty, vì sự hùng cường của nước Nhật

Năm 1992 người ta đã trao giải thưởng Nobel kinh tế cho GS Gary Backer vì công trình mang tính lý thuyết về “Vốn con người” (The Human capital) Ông đề nghị: Các công ty nên đầu tư hợp lý cho chăm lo sức khỏe, giáo dục-đào tạo, nâng cao trình

độ người lao động để đạt năng suất cao

1.3 Quản lý hồ sơ nhân sự trong cơ quan và doanh nghiệp ởViệt Nam

Hồ sơ nhân sự bao gồm những tài liệu đặc biệt, liên quan đến quá trình sống và hoạt động của từng con người cụ thể ở một cơ quan, đoàn thể, doanh nghiệp, trường học, bệnh viện, viện nghiên cứu, đơn vị lực lượng vũ trang…(sau đây gọi chung là đơn

vị, tổ chức) Đây là một loại phương tiện không thể thiếutrong quá trình hoạt động quản lý của một cơ quan, tồ chức dù lớn hay nhỏ, tùy thuộc vào vị trí và sự phân cấp

quản lý mà ở đó có bảo quản một khối lượng nhất định các hồ sơ nhân sự Tuy nhiên việc lưu trữ những hồ sơ nhân sự này ra sao, có giao nộp vào lưu trữ lịch sử (lưu trữ cố định) hay không thì cho đến nay vẫn còn có quan niệm và cách làm chưa thống nhất Công việc quản lý, bảo quản các hồ sơ nhân sự chủ yếu do chính các cơ quan, tổ chức làm công tác nhân sự, tự quy định và lưu trữ

Khác với tài liệu lưu trữ hành chính và các loại tài liệu lưu trữ khác, hồ sơ nhân

sự thường bao gồm những tài liệu liên quan đến đời sống của các cá nhân như lý lịch, các văn bản xác nhận về quyền sở hữu tài sản, địa vị xã hội, quyền lợi và trách nhiệm của từng cá nhân Rõ ràng hồ sơ nhân sự là một loại tài liệu rất đặc thù, rất riêng về những con người cụ thể (hồ sơ nhân sự trong các cơ quan, tổ chức)

Hồ sơ nhân sự trong các cơ quan, tổ chức bao gồm:

- Tài liệu liên quan đến lịch sử của mỗi cá nhân: Khai sinh, giá thú, các bản khai lý lịch tự thuật (kể cả các bản khai bổ sung hàng năm) do các cơ quan quản lý nhà nước cấp (do UBND xã, phường hoặc cơ quan, tổ chức quản lý người đó xác nhận)

- Tài liệu liên quan đến việc tham gia của cá nhân ở các tổ chức đảng, đoàn thể, các hội Loại tài liệu này thường có các quyết định kết nạp, thẻ đảng viên, đoàn viên, hội viên cùng các giấy tờ khác liên quan

- Tài liệu liên quan đến học vấn và nghề nghiệp của cá nhân Ví dụ như giấy tờ xác nhận các trình độ mà cá nhân đó trải qua: Các văn bằng tốt nghiệp Trung học, Đại học, sau Đại học; các chứng chỉ xác nhận trình độ ngoại ngữ, tin học, trình độ tay nghề…của các cơ sở đào tạo có thẩm quyền cấp

- Tài liệu liên quan đến tài sản riêng của cá nhân như giấy tờ xác nhận quyền

sở hữu nhà đất, ruộng vườn, trang trại cũng như những số liệu về thu nhập của cá nhân trong quá trình làm việc của họ ở cơ quan, tổ chức

- Tài liệu về tình trạng sức khỏe của cá nhân Những tài liệu này do thầy thuốc

ở các bệnh viện, Hội đồng giám định y khoa hoặc có thể do người có thẩm quyền ở cơ quan Thương binh và Xã hội cấp liên quan đến tình trạng sức khỏe và bệnh tật của đương sự như các loại giấy khám sức khỏe, xác nhận mức độ sức khỏe, tài liệu giám định y khoa…

- Tài liệu về khen thưởng, kỷ luật (nếu có); tài liệu về bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, điều động, thuyên chuyển, điều chỉnh nâng bậc lương…Loại tài liệu này

thường có các quyết định của Thủ tướng, các cơ quan, tổ chức và các giấy tờ liên quan kèm theo Ví dụ biên bản xét khen thưởng (hoặc kỷ luật), bản kê khai thành tích hoặc bản kiểm điểm của cá nhân, đơn đề nghị xin chuyển đơn vị công tác…

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, trong hồ sơ nhân sự của cá nhân trong cơ quan, tổ chức không bắt buộc phải có tất cả các loại giấy tờ, tài liệu nói trên Song nhìn chung, đây là những loại giấy tờ, tài liệu phổ biến, khi xem xét chúng cần phải quan tâm thỏa đáng

Khác với tài liệu xuất xứ cá nhân nói chung, hồ sơ nhân sự trong các cơ quan,

tổ chức chỉ bao gồm:hồ sơ nhân sự được hình thành do nhu cầu của hoạt động quản lý con người, chủ yếu phục vụ công tác tổ chức của cơ quan Những hồ sơ nhân sự này tuy phần lớn không có giá trị lưu vĩnh viễn (ngoại trừ những hồ sơ nhân sự của những người nổi tiếng thuộc thành phần phông lưu trữ cá nhân), nhưng có giá trị đặc biệt, phục vụ đắc lực cho nhiệm vụ quản lý của cơ quan, tổ chức trong một thời gian tương đối dài

Hồ sơ nhân sự phục vụ hữu hiệu cho việc quản lý từng con người cụ thể, nhân

tố quyết định đến toàn bộ sự tồn tại và vận hành của cơ quan, tổ chức Đối với mỗi cơ quan, tổ chức mà trực tiếp là bộ phận tổ chức cán bộ, thì hồ sơ nhân sự được coi là phương tiện quan trọng để xem xét, đánh giá con người chính xác trong mọi trường hợp như bố trí, điều động, đề bạt vào những vị trí công việc thích hợp cũng như khen thưởng, điều chỉnh nâng bậc lương…

Ở nước ta chưa có văn bản quy phạm pháp luật nào quy định một cách thống nhất và đầy đủ thời hạn và nơi bảo quản hồ sơ nhân sự Riêng trong “Bảng thời hạn bảo quản mẫu những tài liệu chủ yếu của Đảng ở Trung ương” do Cục lưu trữ Trung ương Đảng (nay là Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng) ban hành ngày 26/10/1988 chỉ có một quy định chung là “Hồ sơ cán bộ trong các cơ quan” sau 70 năm thì đánh giá lại Một số văn bản của cơ quan chuyên trách về công tác tổ chức cán

bộ cũng chủ yếu nói đến việc bảo quản, bảo mật loại hồ sơ nhân sự này tại cơ quan mà không nói đến lưu trữ như thế nào, lưu trữ bao nhiêu năm Song về mặt lý thuyết, trong các lưu trữ lịch sử (lưu trữ cố định) tức là những “lưu trữ có thẩm quyền thu thập, bảo quản cố định và tổ chức sử dụng tài liệu có giá trị lịch sử…” Nói cách khác

là ở các lưu trữ lịch sử, chúng ta chỉ thu thập, bảo quản những tài liệu có giá trị lưu trữ vĩnh viễn là chủ yếu và một phần tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài của lưu trữ cơ quan

Về bản chất, hồ sơ nhân sự chủ yếu bao gồm những tài liệu có giá trị hiện hành,cho nên, những hồ sơ nhân sự không cần thiết phải giao nộp vào các lưu trữ lịch

sử Vậy những hồ sơ nhân sự này bảo quản ở đâu và bảo quản ở đó bao nhiêu năm?

Theo sự phân cấp quản lý nhân sự trong các cơ quan, tổ chức, hồ sơ nhân sự được lưu trữ và bảo quản tại cơ quan, tổ chức mà cá nhân đó làm việc Những hồ sơ nhân sự này cần được thống kê và bảo quản riêng theo một chế độ thống nhất Như vậy sẽ có nhiều tiện lợi cho hoạt động quản lý như: tra tìm nhanh chóng, phục vụ kịp thời để lãnh đạo ra những quyết định chính xác…

Khi cá nhân nào đó được điều động, thuyên chuyển sang cơ quan, tổ chức khác thì hồ sơ nhân sự có liên quan được chuyển sang cơ quan, tổ chức mới Nếu cá nhân chấm dứt thời gian làm việc ở cơ quan, tổ chức nào (như nghỉ hưu, nghỉ mất sức… theo chế độ) thì hồ sơ nhân sự của người đó sẽ được bảo quản cố định tại cơ quan cho đến khi được phép đánh giá loại hủy

Trường hợp cơ quan, tổ chức giải thể, không còn tư cách pháp nhân thì hồ sơ nhân sự của cơ quan đó phải được chuyển giao cho cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp của nó Những hồ sơ nhân sự này phải được bảo quản ít nhất 75 năm kể từ ngày sinh của cá nhân đó, sau thời gian đó, hồ sơ nhân sự được đánh giá lại Nếu hồ sơ nhân sự của nhân nào thực sự không còn giá trị sử dụng hoặc không làm phương hại đến lợi ích của những người có liên quan thì lập Hội đồng đánh giá, xem xét và quyết định loại hủy

Tóm lại,hồ sơ nhân sự trong các cơ quan, tổ chức là một loại tài liệu mang ý nghĩa thực tiễn, phục vụ cho thực tiễn lãnh đạo và quản lý là chủ yếu Do đó, nó cần được lưu trữ và bảo quản cẩn thận tại lưu trữ các cơ quan, tổ chức Những hồ sơ nhân

sự này được thống kê và bảo quản riêng với các tài liệu lưu trữ khác Thời hạn bảo quản 75 năm Sau đó sẽ được đánh giá, xem xét lại và quyết định có cần tiếp tục lưu trữ nữa hay không

1.4 Giới thiệu tổng quát về phần mềm

Perfect HRM 2012 là một phần mềm quản lý nguồn nhân lực dành cho danh nghiệp được phát triển bởi Công Ty Phần Mềm Hoàn Hảo Phần mềm cung cấpcác giải pháptổng thể trong lĩnh vực quản lý nhân sự, tiền lương; được hỗ trợ những tính năng mới như quản lý bảo hiểm xã hội, quản lý thuế thu nhập cá nhân, quản lý thông

tin đa cấp, đangành, phù hợp cho công ty cónhiều phòng ban, nhiều chi nhánh, hỗ trợ các chức năngtìm kiếm, truy vấn động theo tất cả các chỉ tiêu có trong cơ sở dữ liệu, lập các báo cáo thống kê nhanh theo các yêu cầu của lãnh đạo, giao diệnthânthiện, dễ sửdụng, hướng dẫn chi tiết trong từng chức năng của phần mềm Hỗ trợ nhập dữ liệu các thông tin nhân sự từ excel và ngược lại, chấm công máy tự động, chính xác

Perfect HRM 2012 có thể chạy độc lập trên máy đơn hoặcthông qua mạngLAN, mạng Internet để kết nối và chia sẽ dữ liệu dùng chung Đảm bảo các tính năng bảo mậttốt, tổ chức phân quyền sử dụng đến từng chức năng, nghiệp vụcủa chương trình Theodõi và kiểm soát toàn bộ quá trình thao tác dữ liệu của người dùng thông qua chức năng nhật ký hệthống

Hình 1.1Phần mềm Perfect HRM(Human Resource Management)

Hình 1.2 Đăng nhập vào trang chủ phần mềm

1.4.1 Chức năng hồ sơ nhân sự

 Thông tin về hồ sơ lý lịch:

Quản lý chi tiết thông tin về người lao động như: Mã số nhân viên, ngày sinh, nơi sinh, giới tính, sổ bảo hiểm, địa chỉ, điện thoại, chỗ ở hiện nay, đơn vị công tác, chức danh công tác, chức danh nghề

Quản lý chi tiết thông tin về quan hệ gia đình

Quản lý chi tiết vềtrình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, tin học, chính trị Quản lý việc lưu trữ hồ sơ của người lao động

Quản lý chi tiết quá trình công tác của người lao động trước khi vào công ty cho đến thời gian hiện tại

Theo dõi quá trình khen thưởng, kỷ luật

Theo dõi quá trình diễn biến lương của người lao động

 Thông tin về hợp đồng lao động:

Quản lý chi tiết về hợp đồng lao động giữa công ty với người lao động: Hợp đồng thử việc, tập việc, hợp đồng chính thức có xác định thời hạn, không xác định thời hạn

Theo dõi gia hạn hợp đồng

Theo dõi lưu trữ hồ sơ khi người lao động nghỉ việc, tạm hoãn hợp đồng

 Thông tin về đào tạo:

Lập kế hoạch và theo dõi thực hiện kế hoạch đào tạo cho đội ngũ cán bộ nhân viên của công ty

Theo dõi quá trình đào tạo, chi phí thực hiện công tác đào tạo

Theo dõi việc tạm ứng và thanh toán chi phí đào tạo của từng nhân viên

 Thông tin về tuyển dụng lao động:

Quản lý chi tiết hồ sơ ứng viên dự tuyển

Theo dõi chi tiết nội dung quá trình phỏng vấn các ứng viên

Khi ứng viên được tuyển dụng, hồ sơ ứng viên sẽ được cập nhật vào hồ sơ nhân viên chính thức của công ty một cách tự động, không phải nhập liệu nhiều lần

 Thông tin về điều chuyển lao động:

Theo dõi quá trình điều chuyển nhân sự trongnội bộ công ty

Theo dõi được tại thời điểm bất kỳ truy vấn nhân viên đang ở phòng ban nào

 Thông tin quản lý các chính sách cho người lao động:

Hỗ trợ công tác theo dõi quyền lợi của người lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế

Theo dõi chế độ nghỉ phép, nghỉ dưỡng sức, ốm đau, thai sản

 Thông tin về hồ sơ lý lịch:

Quản lý chi tiết thông tin về người lao động như: Mã số nhân viên, ngày sinh, nơi sinh, giới tính, sổ bảo hiểm, địa chỉ, điện thoại, chỗ ở hiện nay, đơn vị công tác, chức danh công tác, chức danh nghề

Quản lý chi tiết thông tin về quan hệ gia đình

Quản lý chi tiết vềtrình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, tin học, chính trị Quản lý việc lưu trữ hồ sơ của người lao động

Quản lý chi tiết quá trình công tác của người lao động trước khi vào công ty cho đến thời gian hiện tại

Theo dõi quá trình khen thưởng, kỷ luật

Theo dõi quá trình diễn biến lương của người lao động

 Thông tin về hợp đồng lao động:

Quản lý chi tiết về hợp đồng lao động giữa công ty với người lao động: Hợp đồng thử việc, tập việc, hợp đồng chính thức có xác định thời hạn, không xác định thời hạn

Theo dõi gia hạn hợp đồng

Theo dõi lưu trữ hồ sơ khi người lao động nghỉ việc, tạm hoãn hợp đồng

 Thông tin về đào tạo:

Lập kế hoạch và theo dõi thực hiện kế hoạch đào tạo cho đội ngũ cán bộ nhân viên của công ty

Theo dõi quá trình đào tạo, chi phí thực hiện công tác đào tạo

Theo dõi việc tạm ứng và thanh toán chi phí đào tạo của từng nhân viên

 Thông tin về tuyển dụng lao động:

Quản lý chi tiết hồ sơ ứng viên dự tuyển

Theo dõi chi tiết nội dung quá trình phỏng vấn các ứng viên

Khi ứng viên được tuyển dụng, hồ sơ ứng viên sẽ được cập nhật vào hồ sơ nhân viên chính thức của công ty một cách tự động, không phải nhập liệu nhiều lần

 Thông tin về điều chuyển lao động:

Theo dõi quá trình điều chuyển nhân sự trongnội bộ công ty

Theo dõi được tại thời điểm bất kỳ truy vấn nhân viên đang ở phòng ban nào

 Thông tin quản lý các chính sách cho người lao động:

Hỗ trợ công tác theo dõi quyền lợi của người lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế

Theo dõi chế độ nghỉ phép, nghỉ dưỡng sức, ốm đau, thai sản

1.4.2 Chức năng quản lý tiền lương

Các thông số đầu vào cho các công thức tính lương như: mức lương tối thiểu theo thang bảng lương của nhà nước, tiền ăn trưa, ăn ca, lương hưởng khi tham gia học tập, đào tạo dài ngày, mức lương được hưởng khi làm thêm ngoài giờ, các hệ số điều chỉnh lương căn cứ vào kết quả kinh doanh của tháng tính lương sẽ được quản lý tập trung thống nhất cho các khối trả lương Dễ dàng thay đổi, điều chỉnh phù hợp với chính sách quản lý lao động và trả lương của doanh nghiệp theo từng thời kỳ

 Quản lý tiền lương cho lao động gián tiếp:

Áp dụng tính lương cho các nhân viên văn phòng làm việc theo giờ hành chính Cập nhật ngày công thực tế làm việc, ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, đi học

Chương trình tự động tính các khoản lương, thưởng

 Quản lýtiền lương cho lao động hưởng lương khoán doanh thu:

Áp dụng cho các bộ phận hưởng lương theo tỷ lệ doanh thu do thực hiện hiệu quả trong công tác sản xuất kinh doanh

Cập nhật doanh thu phân bổ theo từng bộ phận

Cập nhật ngày công thực tế làm việc, ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, đi học

Chương trình tự động tính toán và phân bổ các khoản lương, thưởng theo hệ số hưởng lương doanh thu của từng nhân viên

 Quản lýtiền lương cho lao động hưởng lương khoán sản phẩm:

Áp dụng cho các bộ phận hưởng lương theo chế độ khoán sản phẩm

Cập nhật giá trị tiền lương được hưởng căn cứ theo số lượng và đơn giá của sản phẩm hoàn thành đã thực hiện được của từng bộ phận

Cập nhật ngày công thực tế làm việc, ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, đi học

Chương trình tự động tính toán và phân bổ các khoản lương, thưởng theo hệ số công việc của từng nhân viên

 Quản lýtiền lương cho lao động trực tiếp:

Áp dụng cho các bộ phận trực tiếp sản xuất, hưởng lương theo kết quả hoàn thành trong từng công đoạn sản xuất

Cập nhật số lượng công đoạn đã hoàn thành cho từng nhân viên

Cập nhật ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, đi học

Chương trình tự động tính toán và phân bổ các khoản lương, thưởng theo số lượng và đơn giá công đoạn tiền lương cho từng nhân viên

 Quản lýtiền lương cho bộ phận chỉ đạo sản xuất:

Áp dụng cho các bộ phận chỉ đạo, các chức danh quản lý trong dây chuyền sản xuất Cập nhật giá trị thanh toán tiền lương của bộ phân sản xuất

Cập nhật ngày công thực tế làm việc, ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, đi học

Chương trình tự động tính toán và phân bổ các khoản lương, thưởng theo tỷ lệ hưởng lương và hệ số công việc của từng nhân viên

 Quản lý các khoản thu nhập khác và nghĩa vụ của người lao động:

Quản lý các khoản thu nhập khác ngoài lương

Quản lý các khoản thưởng đột xuất, Tết, Lễ

Quản lý phần trích nộp thuế thu nhập cá nhân

Quản lý phần trích nộp bảo hiểm xã hội

1.4.3 Chức năng quản lý hệ thống

 Quản lý danh mục dùng chung:

Danh mục được cập nhật một lần và dùng chung xuyên suốt cho toàn hệ thống Danh mục dùng chung được phân quyền cập nhật tùy theo chức năng, vai trò của từng bộ phận nhằm thống nhất bộ mã danh mục dùng chung cho toàn đơn vị

Các danh mục về quản lý nhân sự bao gồm: Danh mục đơn vị, phòng ban, tổ sản xuất, chức danh, quan hệ gia đình, dân tộc, văn bằng chứng chỉ, trình độ chuyên môn, loại hợp đồng, đơn giá tiền lương

 Quản lý phân quyền bảo mật hệ thống:

Quản lý người dùng đăng nhập hệ thống

Quản lý người sử dụng, nhóm người sử dụng

Thay đổimật khẩu người sử dụng

Phân quyền cập nhật dữ liệu cho từng nhóm, từng người sử dụng

Phân quyền khai thác chức năng chương trình cho từng nhóm, từng người sử dụng

1.4.4 Chức năng báo cáo

 Báo cáo quản lý nhân sự:

Sơ yếu lý lịch

Tờ kê hồ sơ của người lao động

Danh sách trích ngang nhân viên hiện tại

Danh sách nhân viên hiện đang thử việc

Danh sách nhân viên hiện chưa có sổ bảo hiểm

Danh sách nhân viên vào làm việc tại công ty

Danh sách nhân viên tạm hoãn hợp đồng

Danh sách nhân viên nghỉ việc

Danh sách nhân viên hết hạn hợp đồng

Danh sách nhân viên thuộc diện chính sách: Thương binh, gia đình liệt sĩ, gia đình có công cách mạng

Danh sách nhân viên đến tuổi nghỉ hưu

Danh sách cán bộ chủ chốt

Danh sách nhân viên được khen thưởng, bị kỷ luật

Báo cáo tình hình nghỉ phép

Kế hoạch đào tạo nhân viên

Phiếu theo dõi đào tạo nhân viên

Danh sách các ứng viên dự tuyển

Danh sách các ứng viên hẹn phỏng vấn lần 1, lần 2, lần 3

Danh sách các ứng viên được nhân vào làm việc chính thức

Báo cáo chi tiết diễn biến lương của từng nhân viên

Thống kê nhân viên theo độ tuổi

Thống kê nhân viên theo chức danh

Thống kê trình độ nhân viên: Trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, tin học Thống kê tăng giảm nhân viên: Chi tiết, tổng hợp

Chương 2

THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH MEDIA HOÀNG LONG 2.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH Media Hoàng Long

2.1.1 Giới thiệu

CÔNG TY TNHH MEDIA HOÀNG LONG

Hà Nội: Số 9A – Ngõ 105 Hồ Tùng Mậu – Cầu Giấy – Hà Nội (ngay cạnh ĐH Thương Mại)

Văn phòng TP.HCM: 68 Bùi Dương Lịch, Bình Hưng Hòa B, Bình Tân, TPHCM

Văn phòng Thái Nguyên: 195– Z115 – P Tân Thịnh – Tp.Thái Nguyên

Văn phòng Cần Thơ: 3/2 Ninh Kiều – Tp.Cần Thơ

Email: webgiadinh.com@gmail.com

Hotline: 0988 485 300 Mr Minh

2.1.2 Chức năng nhiệm vụ của công ty

Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Chức năng chính:

- Ban giám đốc:Giám đốc là người quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh

doanh hàng ngày của Công ty.Nghiên cứu và phát triển điều hành mọi hoạt động, xác định mục tiêu các kế hoạch của công ty Phân công giám sát công việc và hiệu quả làm việc của các phòng ban Nghiên cứu những công nghệ mới và ứng dụng các công nghệ

đó vào hoạt động của công ty

- Phòng kinh doanh: Tiếp thị khách hàng, khai thác nhu cầu thiết kế Webside

của khách hàng Tìm các đối tác mới cho công ty Gặp khách hàng lấy thông tin và hỗ trợ các phòng ban khác trong việc thiết kế Hỗ trợ tư vấn về vấn đề mẫu thiết kế cho khách hàng Duy trì và phát triển các mối quan hệ với khách hàng

Nghiên cứu môi trường marketing để nhận diện các cơ hội thị trường, phân khúc thị trường, lựa chọn thị trường.mục tiêu và định vị thị trường Đồng thời, phân tích khách hàng và các yếu tố có liên quan đến hình thành các chiến lược marketing định hướng khách hàng và marketing cạnh tranh.v.v

Thiết kế tổ chức thực hiện và kiểm tra các chiến lược sản phẩm, giá cả, mạng lưới phân phối và xúc tiến bán hàng

Hiểu rõ các hoạt động marketing, nhà quản trị sẽ xác định cụ thể các nhiệm vụ của chức năng này, những công việc cần thực hiện trong từng kỳ và quyết định phân chia chức năng marketing thành các bộ phận phù hợp với qui mô hoạt động nhằm quản

lý các công việc có hiệu quả

- Phòng phân tích-tư vấn: có chức năng nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho

Giám đốc để triển khai chỉ đạo hướng dẫn kiểm tra giám sát của Công ty đối với các đơn vị trực thuộc về: khoa học công nghệ, kỹ thuật thi công, chất lượng sản phẩm, sáng kiến cải tiến, quản lý thiết bị thi công, quy trình quy phạm kỹ thuật của ngành của Nhà nước liên quan đến ngành nghề sản xuất kinh doanh của Công ty Tổng hợp thông tin liên quan đến khách hàng Phân tích yêu cầu khách hàng và lên kế hoạch xây dựng Webside Xây dựng kế hoạch, thời gian đưa ra giải pháp Phân bổ nguồn nhân sự thực hiện

- Phòng thiết kế: Thể hiện ý tưởng, tìm kiếm sáng tạo, giải quyết vấn đề liên

quanđếnnội dung và thẩmmỹ theo yêu cầu khách hàng Cung cấp các sản phẩm vớitính thẩmmỹ cao, giao diện đẹp, nội dung phong phú, đa đạng đáp ứng nhu cầu khách hàng

Phân công, tố chức thực hiện, theo dõi quá trình thiết kế từ thời điểm thiết kế ý tưởng cho đến khi hoàn tất việc trình lãnh đạo duyệt các hồ sơ thiết kế chuẩn bị cho triển khai

Lập kế hoạch và tiến độ thực hiện thiết kế công trình được giao qua các giai đoạn: sơ phác, chỉnh sửa, thiết kế

Thống nhất phương án thiết kế với các tư vấn thiết kế

Giao nhiệm vụ, tiến độ cho các tư vấn thiết kế để triển khai, theo dõi và báo cáo kết quả

Theo dõi, đánh giá, phản biện và điều chỉnh kế hoạch - phương án thiết kế

- Phòng lập trình: Phân tích Database, lập trình Webside hoạt động, chỉnh sửa

hình thức giao diện Webside Xuất bản Webside trên Internet

- Phòng hành chính: Lập kế hoạch mua sắm tài sản, trang thiết bị, công cụ lao

động, văn phòng phẩm và các đồ dùng khác cho Công ty, theo dõi tình hình sử dụng

cơ sở vật chất của Công ty

Phụ trách các thủ tục hành chính của công ty, soạn thảo các văn bản, hợp đồng Thực hiện công tác hành chính, quản lý công văn, tài liệu đi đến, lưu giữ tài liệu

Quản lý nhân sự theo các nội quy, quy chế của Công ty

Thực hiện các chế độ cho người lao động theo quy định của Luật lao động và các quy định có liên quan

Lập kế hoạch đào tạo nhân sự đáp ứng yêu cầu của Công ty

Lập kế hoạch duy trì và phát triển nguồn nhân lực theo kế hoạch phát triển của Công ty

Thực hiện các thủ tục pháp lý khác

Thu phí khách hàng và nhắc phí bảo trì cho khách hàng Hướng dẫn khách hàng

sử dụng, nhập nội dung của trang Web Chăm sóc hậu mãi Xử lý khiếu nại của khách hàng

Thực hiện các thủ tục pháp lý khác

Danh sách nhân viên

Bảng 2.1 Bảng danh sách nhân viên Công ty TNHH Media Hoàng Long

29 La Thị Huyền Part time

(Nguồn: P.HC-TC Công ty TNHH Media Hoàng Long)

2.1.4 Tình hình nguồn nhân sự của Công ty TNHH Media Hoàng Long

Là một doanh nghiệp nhỏ với số vốn hạn chế, nhưng công việc lại đòi hỏi những nhân viên có trình độ học vấn, sức khoẻ tốt Đã có khá nhiều thay đổi trong tình hình nhân sự của công ty kể từ ngày đầu thành lập so với hiện nay Những ngày đầu, công ty chỉ có 4 nhân viên chính thức, với số lượng nhân viên như vậy nên nhiều khi một người phải làm công việc của nhiều người Ngay cả giám đốc công ty là ông Nguyễn Tuấn Sơn đôi lúc cũng phải làm việc như một nhân viên Đến nay sau hơn 5 năm hoạt động, công ty đã có nhiều chuyển biến về mặt nhân sự số lượng nhân viên chính thức là 34 người ngoài ra còn có một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, đầy nhiệt huyết

Ngoài số lượng nhân viên chính thức và hợp đồng dài hạn của mình, tuỳ theo công việc cụ thể mà công ty có thể tuyển thêm cộng tác viên hoặc sinh viên part time ngoài nếu cần Chủ yếu là những công việc như phát tờ rơi, đăng bài, giới thiệu công

ty cho khách hàng

2.2 Thực trạng quản trị nguồn nhân sựcác doanh nghiệp tại Việt Nam

Mục tiêu cơ bản của QTNS trong doanh nghiệp (DN) là thu hút, lôi cuốn những người giỏi về với DN; sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực nhằm tăng năng suất lao động và nâng cao tính hiệu quả của doanh nghiệp; động viên, thúc đẩy nhân viên, tạo điều kiện cho họ bộc lộ, phát triển và cống hiến tài năng cho DN, giúp họ gắn bó, tận tâm, trung thành với DN

QTNS giúp cho các DN xuất phát từ vai trò quan trọng của con người Con người là yếu tố cấu thành nên tổ chức DN, vận hành DN và quyết định sự thành bại của DN Nguồn nhân lực là một trong những nguồn lực không thể thiếu được của DN nên QTNS là một lĩnh vực quan trọng của quản lý trong mọi tổ chức DN Mặt khác, quản lý các nguồn lực khác cũng sẽ không có hiệu quả nếu DN không quản lý tốt nguồn nhân lực, vì suy cho cùng mọi hoạt động quản lý đều thực hiện bởi con người Xét về mặt kinh tế, QTNS giúp cho các DN khai thác các khả năng tiềm tàng, nâng cao năng suất lao động và lợi thế cạnh tranh của DN về nguồn nhân lực Về mặt xã hội, QTNS thể hiện quan điểm rất nhân bản về quyền lợi của người lao động, đề cao vị thế và giá trị của người lao động, chú trọng giải quyết hài hòa mối quan hệ lợi ích giữa

tổ chức, DN và người lao động

Nhận thức được tầm quan trọng của QTNS trong các DN như vậy nên hiện nay các DN đều chú trọng đến vấn đề này Sự tiến bộ của QTNS được coi là một trong những nguyên nhân quan trọng thúc đẩy các DN hoạt động có hiệu quả hơn Tuy nhiên, trên thực tế công tác quản lý nguồn nhân lực ở các DN hiện nay vẫn còn gặp rất nhiều thách thức lớn Khó khăn và thách thức lớn nhất đối với các DN hiện nay không phải là thiếu vốn hay trình độ kỹ thuật mà là làm thế nào để quản trị nguồn nhân lực có hiệu quả

Hiện nay, các DN Việt Nam trung bình chỉ sử dụng khoảng 40% năng suất của nguồn nhân lực mà họ đang sở hữu và tỷ lệ này còn khó lý giải hơn nữa ở nhóm nhân viên khối văn phòng Nguyên nhân của vấn đề này cơ bản nằm ở sự yếu kém về công tác quản trị nguồn nhân lực Những khó khăn và hạn chế chủ yếu mà phần lớn các DN

ở Việt Nam hay gặp phải như là:

- Nhận thức chưa đúng của nhiêu cán bộ lãnh đạo, nhân viên về vai trò then chốt của nguồn nhân lực con người và quản trị nguồn nhân lực đối với sự thành công của DN

- Trình độ chuyên môn kỹ thuật của người lao động chưa cao, thiếu cán bộ quản

lý giỏi và các chuyên gia về quản trị nguồn nhân lực

- Nhiều DN rơi vào tình trạng thừa biên chế Cùng lúc các DN phải giải quyết tình trạng thiếu lao động có trình độ lành nghề cao nhưng lại thừa lao động không có trình độ lành nghề hoặc có những kỹ năng được đào tạo không còn phù hợp với những yêu cầu hiện tại, dẫn đến năng suất lao động thấp

- Nhiều DN hiệu quả sản xuất kinh doanh thấp, thu nhập của người lao động thấp, ảnh hưởng sâu sắc đến đời sống, nhiệt tình và hiệu quả làm việc của người lao động

- Ý thức tôn trọng pháp luật chưa cao, luật pháp được thực hiện chưa nghiêm minh

- Chưa có tác phong làm việc công nghiệp

- Chưa xác lập được quan hệ bình đẳng, hợp tác giữa người lao động và chủ DN

- Một số quy chế về đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, cho nghỉ việc chậm cải tiến, không còn phù hợp với điều kiện kinh doanh mới của DN

- Nhiều DN chưa chú trọng đầu tư vào nguồn nhân lực để có lợi thế cạnh tranh cao hơn

Những khó khăn, hạn chế trong quản trị nguồn nhân lực ở Việt Nam đặt ra yêu cầu cần phải thay đổi cơ bản cách thức hoạt động quản trị con người trong DN Các

DN cần có hệ thống QTNS với những chính sách về tuyển dụng, đào tạo, trả lương, khen thưởng, đánh giá mới cho phù hợp với yêu cầu phát triển hiện nay của DN

Về chính sách tuyển dụng: DN cần phải chuẩn bị kỹ, thực hiện tốt quá trình tuyển chọn các ứng cử viên nhằm tìm kiếm, thu hút và lựa chọn những người có đủ các tiêu chuẩn thích hợp cho các vị trí và các chức danh cần người trong DN DN có thể trực tiếp tuyển dụng các nguồn từ bên ngoài và trong nội bộ DN hoặc có thể áp dụng các giải pháp thay thế tuyển dụng Các giải pháp thay thế tuyển dụng thường được áp dụng là: Giờ phụ trội, hợp đồng thuê gia công, thuê lao động thời vụ, thuê lao động của DN khác Mỗi giải pháp tuyển dụng có những ưu điểm và hạn chế nhất định

Vì vậy, DN cần phải xem xét khi áp dụng các giải pháp này phải phù hợp với điều kiện của DN

Về đào tạo và phát triển nhân sự: Dựa trên những mục tiêu và để thực hiện các mục tiêu của DN, DN cần phải đào tạo và phát triển nguồn nhân lực giúp họ hoàn thành tốt nhất công việc được giao và nâng cao trình độ bản thân Sau khi phân tích và xác định nhu cầu đào taọ công nhân kỹ thuật và phát triển năng lực cho các nhà quản trị DN thì vấn đề tiếp theo là xác định các hình thức đào tạo với các chương trình, nội dung và phương pháp đào tạo thích hợp Đây là vấn đề quan trọng, đòi hỏi bộ phận QTNS DN phải hết sức thận trọng vì tất cả các chi phí đào tạo đều tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của DN và phải được hoàn lại DN có thể áp dụng một trong các hình thức đào tạo với các chương trình và phương pháp đào tạo phổ biến như: đào tạo tại nơi làm việc, đào tạo ngoài nơi làm, tại các trường, các lớp đào tạo, huấn luyện nâng cao tay nghề và nâng cao năng lực cho quản trị gia, đào tạo tại các trường đại học

Về đánh giá năng lực thực hiện công việc và thù lao cho người lao động: Các nhà QTNS phải kiểm tra, giám sát, đánh giá mức độ hoàn thành công việc của người lao động để đưa ra mức thù lao hợp lý theo quy định của Luật Lao động và chính sách tiền lương mà Nhà nước ban hành; tổ chức huấn luyện những người làm công tác đánh giá Hiệu quả của công tác đánh giá năng lực thực hiện công việc phụ thuộc nhiều vào những người làm công tác đánh giá Do đó những người này phải được huấn luyện kỹ năng và nghệ thuật đánh giá để đảm bảo hiệu quả của đánh giá

"Nhân sự là chìa khóa thành công của mọi doanh nghiệp" Nhưng để quản lý có hiệu quả nguồn nhân lực thật không đơn giản, điều đó đòi hỏi nghệ thuật của người lãnh đạo Với những giải pháp nêu trên, cùng với khả năng cố gắng, kinh nghiệm và sự

học hỏi, không ngừng tiếp cận tri thức mới của các nhà QTNS

2.3 Thực trạng quản trị nguồn nhân sự tại Công ty Media Hoàng Long

Là một công ty nhỏ, số lượng nhân viên không nhiều nhưng do đặc thù công việc và lĩnh vực kinh doanh nên vấn đề quản trị nguồn nhân sự của công ty có tầm quan trọng to lớn, ảnh hưởng và tác động mạnh đến sự thành bại của công ty trên con đường đã chọn của mình Hiện nay, công ty vẫn chưa có phòng nhân sự vì vậy mọi vấn đề liên quan đến quản trị nhân sự vẫn do giám đốc trực tiếp xử lý và thực hiện, từ việc lập kế hoạch nhân sự đến việc tuyển dụng , đào tạo và phát triển, đánh giá công việc, nhằm đạt được mục tiêu của công ty

Trước tiên là công tác hoạch định và tuyển mộ và tuyển dụng nhân sự Tại Công ty TNHH Media Hoàng Long, số lượng nhân viên tuy không nhiều nhưng do đặc thù công việc, nhu cầu nhân sự của công ty luôn biến đổi và việc tuyển chọn nhân sự cũng được thực hiện khá thường xuyên Tất nhiên, số lượng nhân sự này chủ yếu diễn

ra ở bộ phận nhân viên hợp đồng và sinh viên part time

Công việc của hai kế toán là kiểm soát thu chi, vào sổ, thực hiện nghiệm thu các công nợ, làm việc với đối tác về mặt sổ sách, làm việc với các ngân hàng, làm việc với các đơn vị thuế và bảo hiểm

Cán bộ ở phòng hành chính có vai trò quan trọng trong việc sắp xếp các lịch làm việc vănphòng, bữa ăn và sắp xếp nhânviên phù hợp cho từng chương trình dự án

và tính cách cũng như yêu cầu của khách hàng

Nhân viên trong bộ phận Tư vấn và Bán hàng làm một số nhiệm vụ như đón khách tiếp khách, tư vấn các vấn đề thắc mắc của khách hàng

Nhân viên thiết kế và lập trình chuyên tập trung cho các công việc thiết kế trang web theo yêu cầu khách hàng

Từ việc phân tích công việc cụ thể cho từng bộ phận, công ty sẽ tiến hành tuyển

mộ và tuyển chọn nhân viên Việc tuyển mộ và tuyển chọn nhân viên của công ty dựa trên rất nhiều yếu cầu khác nhau như: tốt nghiệp đại học, có tinh thần trách nhiệm, có lòng nhiệt huyết và yêu nghề

Tiếp theo là tình hình sắp xếp tổ chức lao động Bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn nhân viên của mình làm việc hiệu quả thì ngoài việc trả lương hợp lý, có những khoản tiền thưởng và trợ cấp đúng lúc, kịp thời ra còn cần phải có sự bố trí công việc phù hợp với năng sự và sở thích của họ Đây chính là động sự tạo nên sự yêu mến công việc của nhân viên

Nhân viên tại công ty khi mới vào làm việc sẽ đựoc thử việc trong 3 tháng, chỉ tiêu tuyển dụng do ban lãnh đạo đề ra Khi tuyển dụng một lao động mới cần đến sự đồng ý của giám đốc Sau thời gian thử việc nếu người nào đáp ứng được các yêu cầu

và thể hiện được rằng họ thích nghi, hoà đồng và yêu công việc thì sẽ được tuyển dụng Cách tuyển dụng và sắp xếp này của công ty đã phần nào giúp cho người lao động yêu mến công việc và thể hiện được hết khả năng của mình

Công ty luôn tạo mọi điều kiện để nhân viên có cơ hội phấn đấu, những nhân viên giỏi, có thành tích tốt được động viên khen thưởng kịp thời và được tăng lương

Là một công ty TNHH nên việc trả lương của công ty không theo hệ số mà trả lương cố định theo từng tháng kèm theo các khoản như tiền ăn trưa, tiền xăng xe, điện thoại và các khoản chia thưởng (nếu có) Ngoài tiền lương cố định hằng tháng, công ty cũng rất quan tâm thực hiện các khoản phúc lợi và tiền thưởng nhằm phát huy năng sự lao động của nhân viên Ví dụ như công ty tổ chức sinh nhật, tặng quà dịp tết, thăm hỏi khi có ma chay, tửu tuất, giúp đỡ khi nhân viên ốm đau Công ty cũng tạo điều kiện cho nhân viên có chỗ ăn và nghỉ trưa ngay tại công ty giúp cho mọi người có tâm lý thoải mái như người trong một nhà Việc chia các khoản tiền thưởng được thực hiện mỗi cuối tháng Do còn là một công ty nhỏ nên việc thực hiện chia thưởng cũng chưa thật sự rõ ràng

Công ty cũng thực hiện đóng Bảo hiểm cho nhân viên chính thức của công ty Việc đảm bảo cho nhân viên an tâm làm việc cũng là việc mà công ty khá quan tâm Tuy chưa có phòng chuyên trách riêng về bảo hiểm nhưng hằng năm công ty đều thực hiện chu đáo việc đóng bảo hiểm cho nhân viên

Tuy còn mang nhiều định tính vì không có bản phân tích công việc và bản đánh giá công tác đối với từng vị trí trong công ty nhưng nhìn chung việc đánh giá năng sự làm việc luôn được thực hiện thường xuyên trong Công ty TNHH Media Hoàng Long Đánh giá đúng năng sự, Giám đốc mới có thể xác định chính xác tài năng, phẩm giá để đưa nhân sự vào vị trí thích hợp nhất nhằm đạt mục tiêu chiến lược cho công ty Chính việc đánh giá năng sự sẽ giúp giám đốc đưa ra các quyết định sa thải, tiếp nhận và thuyên chuyển công tác cho nhân viên Từ việc đánh giá đó thì công ty sẽ thấy được chất lượng lao động của mình và đề ra biện pháp khắc phục, chủ yếu là tuyển dụng, thay thế, đào tạo và phát triển

Nhìn chung, có thể thấy rằng việc quản trị nguồn nhân sự tại công ty TNHH Media Hoàng Long còn ở quy mô nhỏ và tạm thời ổn định, nhưng vẫn tồn tại một số nhược điểm cần khắc phục Với các thử thách, mục tiêu và chiến lược trước mắt thì công ty phải áp dụng nhiều biện pháp mới có thể nâng cao hoạt động quản trị nguồn nhân sự, mang lại thành công cho công ty