Nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ đảng viên tại văn phòng đảng bộ xã hạnh lâm, huyện thanh chương, tỉnh nghệ an

Tuy nhiên các khái niệm này đều thống nhất ở một số đặc điểm cơ bản của Hồ sơ như là tập hợp các văn bản, tài liệu có “ liên quan” với nhau về nội dung hoặc hình thức của văn bản; phản á

LỜI CẢM ƠN

Được sự giới thiệu của Khoa Hệ thống thông tin kinh tế Trường Đại học Công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên, cũng như được sự nhất trí chấp nhận của ban lãnh đạo UBND xã Hạnh Lâm, huyện Thanh Chương, tỉnh Nghệ An, em đã có được đợt thực tập cuối khóa tại Văn phòng Đảng bộ xã Hạnh Lâm Trong suốt quá trình thực tập, em đã được tiếp cận với công việc thực tế và được sự hướng dẫn tận tình, chu đáo của tất cả các cô chú và anh chị tại cơ quan

về các công việc, nghiệp vụ văn phòng nói chung và công tác quản lý hồ sơ Đảng viên nói riêng

Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo cơ quan cùng tập thể nhân viên

cơ quan đã giúp đỡ và tạo điều kiện để em được tiếp cận với thực tế và cung cấp đầy đủ số liệu liên quan tới hoạt động quản lý hồ sơ Đảng viên giúp em hoàn thành tốt khóa thực tập cũng như bài khóa luận tốt nghiệp này

Em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã tận tình chỉ bảo và truyền đạt cho em những kiến thức lý thuyết vững chắc trong suốt thời gian em học tập tại trường

Đặc biệt em xin gửi lời cám ơn chân thành nhất tới giáo viên hướng dẫn thầy giáo TS Phạm Ngọc Thành – Trưởng khoa Quản trị nguồn nhân lực Trường Đại học Lao động xã hội đã chỉ dẫn em cách thức làm bài báo cáo một cách nhiệt tình và tâm huyết để em có thể hoàn thành tốt bài khóa luận tốt nghiệp của mình

Kính chúc thầy cô dồi dào sức khỏe, luôn thành công trong công tác giảng dạy để tiếp tục truyền đạt những kiến thức quý báu cho thế hệ sinh viên tiếp theo

Kính chúc ban lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ nhân viên cơ quan UBND xã Hạnh Lâm luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình đưa hoạt động của cơ quan mình không ngừng phát triển, góp phần ổn định cuộc sống nhân dân phát triển kinh tế xã nhà đi lên

Thái Nguyên, ngày 22 tháng 4 năm 2017

Ký tên

Đặng Thị Sương

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của bản thân, có sự hỗ trợ từ giáo viên hướng dẫn là thầy giáo TS Phạm Ngọc Thành Các nội dung nghiên cứu và các số liệu, kết quả trong đề tài là trung thực, chưa từng được ai công bố trong bất cứ công trình nghiên cứu nào trước đây Những số liệu thống kê được phục vụ cho việc phân tích, đánh giá nhận xét và đề xuất giải pháp được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi trong tài liệu tham khảo và tại cơ quan nơi em thực tập

Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào, em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước hội đồng cũng như kết quả bài khóa luận của mình

Thái Nguyên, ngày 22 tháng 4 năm 2017

Người cam đoan

Đặng Thị Sương

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

LỜI CAM ĐOAN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC HÌNH ẢNH v

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi

LỜI MỞ ĐẦU 1

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ HỒ SƠ, HỒ SƠ ĐẢNG VIÊN VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ, HỒ SƠ ĐẢNG VIÊN 3

1.1 Khái quát chung về hồ sơ, hồ sơ Đảng viên 3

1.1.1 Hồ sơ 3

1.1.2 Hồ sơ Đảng viên 10

1.2 Công tác Quản lý hồ sơ, hồ sơ đảng viên 15

1.2.1 Công tác quản lý hồ sơ 15

1.2.2 Công tác quản lý hồ sơ đảng viên 17

Chương 2 KHÁI QUÁT VỀ ĐẢNG BỘ XÃ VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ 25 HỒ SƠ ĐẢNG VIÊN TẠI ĐẢNG BỘ XÃ HẠNH LÂM, HUYỆN THANH CHƯƠNG, TỈNH NGHỆ AN 25

2.1 Giới thiệu về Đảng bộ xã Hạnh Lâm, huyện Thanh Chương, tỉnh Nghệ An 25

2.1.1 Lịch sử hình thành xã Hạnh Lâm 25

2.1.2 Cơ cấu tổ chức Đảng ủy xã Hạnh Lâm và tình hình hoạt động của Đảng ủy xã Hạnh Lâm 29

2.2 Thực trạng quản lý hồ sơ Đảng viên tại Đảng ủy xã Hạnh Lâm 33

2.2.1 Khái quát về tình hình, cơ chế làm việc của Đảng bộ xã Hạnh Lâm 33

2.2.2 Thực trạng quản lý hồ sơ đảng viên tại Đảng ủy xã Hạnh Lâm 35

Chương 3 ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ ĐẢNG VIÊN VÀO QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐẢNG VIÊN TẠI ĐẢNG ỦY XÃ HẠNH LÂM, HUYỆN THANH CHƯƠNG, TỈNH NGHỆ AN 44

3.1 Đề xuất xây dựng giải pháp 44

3.2 Giao diện và các chức năng chính của phần mềm 44

3.2.1 Đăng nhập chương trình 44

3.2.2 Các thẻ chức năng của phần mềm 45 KẾT LUẬN 61 TÀI LIỆU THAM KHẢO 62

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 2.1 Hình ảnh UBND xã Hạnh Lâm 26

Hình 2.2 Tình hình trồng lúa của nhân dân xã Hạnh Lâm 27

Hình 2.3 Diện tích trồng chè của người dân Hạnh Lâm 28

Hình 2.4 Nét đẹp văn hóa lễ hội khai hạ đầu xuân ở xã Hạnh Lâm 29

Hình 3.1 Lệnh đăng nhập chương trình 44

Hình 3.2 Đăng nhập thành công 45

Hình 3.3 Giao diện chương trình khi đăng nhập thành công 45

Hình 3.4 Thẻ hệ thống 45

Hình 3.5 Lệnh thay đổi phông chữ 46

Hình 3.6 Giao diện nhập thông tin đơn vị 46

Hình 3.7 Các chức năng chính của thẻ danh mục 47

Hình 3.8 Giao diện danh mục chi bộ 48

Hình 3.9 Giao diện cài đặt chương trình 48

Hình 3.10 Chức năng thêm đảng viên 51

Hình 3.11 Chức năng tra cứu thông tin, sửa thông tin 51

Hình 3.12 Giao diện chức năng tìm dữ liệu theo họ và tên 52

Hình 3.13 Giao diện chức năng tra cứu đảng viên có chức vụ trong Đảng 52

Hình 3.14 Các chức năng của thẻ thống kê 53

Hình 3.15 Thống kê danh sách đảng viên đang sinh hoạt 54

Hình 3.16 Thống kê danh sách đảng viên có giới tính là nam 54

Hình 3.17 Các chức năng của thẻ tặng huy hiệu đảng 55

Hình 3.18 Danh sách đảng viên chưa đủ tuổi khen huy hiệu đảng 55

Hình 3.19 Danh sách đảng viên được tặng huy hiệu đảng đợt 7/11 56

Hình 3.20 Giao diện thẻ theo dõi đảng phí 57

Hình 3.21 Giao diện chức năng thu đảng phí 58

Hình 3.22 Thống kê tình hình thu nộp đảng phí tại các chi bộ 59

Hình 3.23 Giao diện thẻ báo cáo tổng hợp 59

Hình 3.24 Công cụ máy tính hỗ trợ 60

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngày nay, bộ máy văn phòng là bộ máy không thể thiếu ở bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào Để nâng cao hiệu quả công việc, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội, văn phòng càng phải chú trọng đến việc áp dụng công nghệ thông tin vào các lĩnh vực hoạt động của mình nhằm giải quyết các vấn đề công việc một cách nhanh chóng hiệu quả, đặc biệt là trong công tác lập hồ sơ và quản lý

hồ sơ của cơ quan tổ chức

Việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ chặt chẽ, nghiêm túc sẽ góp phần đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, kiểm tra, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ cho mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội của cơ quan Ngoài ra nó còn góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến

cơ quan tổ chức

Nhưng trong thực tế, việc quản lý hồ sơ tại một số cơ quan hiện nay lại chưa được coi trọng Ở nhiều địa phương, việc quản lý chưa được tổ chức thống nhất theo quy định của Nhà nước, chủ yếu thực hiện thủ công dưới hình thức ghi chép sổ sách Việc làm thủ công này đã gặp không ít khó khăn và hạn chế, đặc biệt là trong việc tìm kiếm, sắp xếp và quản lý hồ sơ

Qua quan sát và trải nghiệm thực tế tại văn phòng Đảng bộ xã Hạnh Lâm, huyện Thanh Chương, tỉnh Nghệ An em thấy rằng việc quản lý hồ sơ Đảng viên

ở đây không chỉ đơn giản là phân loại, ghi chép mà đó là cả một quá trình đòi hỏi những chuyên môn nghiệp vụ nhất định Xuất phát từ những lý do trên em đã lựa

chọn đề tài: “Nâng cao hiệu quả Quản lý hồ sơ Đảng viên tại văn phòng Đảng

bộ xã Hạnh Lâm, huyện Thanh Chương, tỉnh Nghệ An” cho bài khoá luận tốt

nghiệp của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ Đảng viên tại văn phòng Đảng bộ xã

Hướng dẫn cài đặt và sử dụng phần mềm Quản lý Đảng viên vào quản lý

hồ sơ Đảng viên tại văn phòng Đảng bộ xã Hạnh Lâm

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Đối tượng nghiên cứu: Ứng dụng CNTT vào việc quản lý hồ sơ Đảng viên

- Phạm vi nghiên cứu:

Phạm vi nội dung:

+ Những quy trình nghiệp vụ quản lý hồ sơ Đảng viên tại Đảng bộ xã

+ Ứng dụng phần mềm Quản lý Đảng viên trong việc quản lý hồ sơ Đảng viên thay cho việc quản lý bằng sổ ghi chép tay thông thường

Phạm vi không gian:

+ Hồ sơ Đảng viên tại văn phòng Đảng bộ xã Hạnh Lâm, Thanh Chương, Nghệ An

4 Phương pháp nghiên cứu

+ Khảo sát thực trạng quản lý hồ sơ Đảng viên tại Đảng bộ xã Hạnh Lâm + Thu thập số liệu, thông tin về Đảng viên trong toàn xã, từ đó đánh giá, phân tích vấn đề, xây dựng giải pháp

5 Nội dung nghiên cứu

Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung bài khoá luận gồm 3 chương:

Chương 1: Tổng quan về hồ sơ, hồ sơ Đảng viên và quản lý hồ sơ, hồ

Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn thầy giáo TS Phạm Ngọc Thành và các thầy cô giáo trong Khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Trường Đại học Công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên cũng như cán bộ nhân viên, các anh chị em trong quý cơ quan nơi em thực tập đã tận tình hướng dẫn và tạo mọi điều kiện cho em hoàn thành tốt bài khoá luận tốt nghiệp của mình

Em xin chân thành cảm ơn!

Chương 1

TỔNG QUAN VỀ HỒ SƠ, HỒ SƠ ĐẢNG VIÊN VÀ QUẢN LÝ

HỒ SƠ, HỒ SƠ ĐẢNG VIÊN

1.1 Khái quát chung về hồ sơ, hồ sơ Đảng viên

1.1.1 Hồ sơ

1.1.1.1 Khái niệm

Văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan sau khi đã giải quyết xong cần được lập thành hồ sơ để tiếp tục sử dụng phục vụ cho hoạt động của cơ quan hoặc các yêu cầu cần nghiên cứu khác Đây là một yêu cầu mang tính tất yếu, nếu không sẽ gây khó khăn, trở ngại cho hoạt động quản lý, sản xuất, nghiên cứu của các cơ quan tổ chức Do đó, từ rất lâu hồ sơ đã trở thành một thuật ngữ được dùng phổ biến trong công tác hành chính văn phòng, công tác lưu trữ ở Việt Nam

và trên các nước trên Thế giới

Khái niệm về hồ sơ được nhiều giáo trình tài liệu và văn bản quản lý của Nhà nước đưa ra Tuy nhiên các khái niệm này đều thống nhất ở một số đặc điểm

cơ bản của Hồ sơ như là tập hợp các văn bản, tài liệu có “ liên quan” với nhau về nội dung hoặc hình thức của văn bản; phản ánh quá trình giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức, cá nhân; phản ánh quá trình thực hiện chức năng nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp…

Theo Từ điển thuật ngữ lưu trữ do Hội đồng Lưu trữ Quốc tế xuất bản năm 1988 thì khái niệm hồ sơ được nêu như sau: Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan với nhau về một vấn đề, sự việc (hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng chủng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành

Khoản 10, Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011 – QH 13 ngày 11 tháng 11

năm 2011 nêu khái niệm Hồ sơ như sau: “ Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan

với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.”

Ví dụ: Trong hoạt động thi đua, khen thưởng, để khen thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc thì cán bộ phụ trách công việc này phải lập

hồ sơ làm minh chứng cho vấn đề này Chẳng hạn trong “Hồ sơ khen thưởng cán

bộ giảng viên và sinh viên có thành tích xuất sắc năm học 2014-2015 của Trường Đại học Công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên” là tập hợp các văn bản, giấy tờ liên quan với nhau như: các Quyết định khen thưởng, danh sách tập thể, danh sách cá nhân được khen thưởng, các minh chứng về công trình và thành tích…

1.1.1.2 Phân loại hồ sơ

Trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, văn bản được sử dụng làm phương tiện chính để truyền đạt các quyết định quản lý Do đó, việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành làm minh chứng cho quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ là một yêu cầu mang tính tất yếu Tuy nhiên, văn bản, tài liệu có nội dung, hình thức thể hiện phong phú, đa dạng và hình thành

từ nhiều thời điểm khác nhau nên các hồ sơ được lập ra cũng có nhiều loại khác nhau Về cơ bản, trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp sẽ hình thành một số nhóm hồ sơ cơ bản sau:

- Hồ sơ công việc: Hồ sơ mà các văn bản có liên quan với nhau về một

vấn đề, sự việc và phản ánh trình tự diễn biến quá trình giải quyết công việc, loại

hồ sơ này được gọi là hồ sơ công việc Nói cách khác, hồ sơ công việc phản ánh quá trình thực hiện chức năng nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức và cá nhân

Nhóm hồ sơ này được hình thành phổ biến và có số lượng lớn nhất bởi mỗi

cơ quan, tổ chức được thành lập đều có sứ mạng, chức năng, nhiệm vụ nhất định Trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ, tất yếu phải sử dụng các phương tiện truyền đạt thông tin và các quyết định quản lý Vì vậy, nội dung văn bản hay các hồ sơ được lập ra tất yếu sẽ phản ánh việc thực hiện nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức

Ví dụ:

- Trong quá trình hoạt động của các trường đại học cao đẳng sẽ hình thành các hồ sơ phản ánh hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ, rèn luyện học sinh sinh viên,…

- Tại bệnh viện thì sẽ hình thành Hồ sơ bệnh án của các bệnh nhân, hồ sơ này phản ánh quá trình điều trị và kết quả khám chữa bệnh,…

- Tại Cơ quan Công an thì hình thành hồ sơ phản ánh quá trình điều tra, truy bắt tội phạm,…

- Hồ sơ nhân sự: Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức còn hình thành nên loại hồ sơ nhân sự Hồ sơ nhân sự là một tập văn bản, tài liệu có liên

quan về một cá nhân cụ thể (hồ sơ Đảng viên, hồ sơ Cán bộ, hồ sơ Học sinh - Sinh viên…)

Hồ sơ nhân sự thường được lập ở đơn vị, bộ phận phụ trách công tác tổ chức cán bộ của một cơ quan ( Phòng tổ chức Cán bộ,…) nhằm phục vụ cho việc quản lý và sử dụng cán bộ

- Hồ sơ nguyên tắc: Trong quá trình hoạt động của các cơ quan, ngoài

Hồ sơ nhân sự và Hồ sơ công việc còn hình thành một loại hồ sơ là tập văn bản sao các văn bản quy phạm pháp luật về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định, dùng để tra cứu, làm căn cứ pháp lý khi giải quyết công việc hàng ngày Loại hồ

sơ này được gọi là Hồ sơ nguyên tắc

Hồ sơ nguyên tắc được coi là cẩm năng làm việc của cán bộ chuyên viên, giúp cho việc thực thi công việc luôn theo các quy định của Nhà nước Trong thành phần hồ sơ nguyên tắc luôn được thay đổi, bổ sung những văn bản mới khi văn bản quy phạm pháp luật được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế Nghị định số

128 – CP ngày 08 tháng 9 năm 1968 của Hội Đồng Chính Phủ quy định: “ Các đơn vị công tác phải thường xuyên tập hợp và sắp xếp theo thứ tự ngày tháng tất cả những văn bản, giải thích, hướng dẫn thi hành các chính sách, chế độ, thể lệ có liên quan tới từng mặt nghiệp vụ của mình lập thành hồ sơ nguyên tắc để giúp cho việc tra cứu, tìm hiểu luật lệ trong công việc hàng ngày được dễ dàng, nhanh chóng”

- Hồ sơ chuyên ngành: Hồ sơ chuyên ngành thường được hình thành

trong quá trình hoạt động của các cơ quan chuyên môn, tài liệu có hình thức và phương pháp chế tác có tính đặc thù

Ví dụ: Hồ sơ thiết kế, thi công các công trình xây dựng cơ bản; Hồ sơ thiết

kế, chế tạo sản phẩm công nghiệp; Hồ sơ đo đạc, trắc địa, bản đồ, khí tượng – thủy văn; Hồ sơ về nghiên cứu khoa học công nghệ,…

1.1.1.3 Vai trò của hồ sơ trong quản lý hành chính nhà nước

Tài liệu được lập thành hồ sơ sẽ giúp cho việc tra tìm nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả, nâng cao năng suất

và chất lượng công việc của cán bộ viên chức Trong cơ quan đơn vị nếu công văn giấy tờ trong quá trình giải quyết và sau khi giải quyết xong được sắp xếp và phân loại khoa học theo từng vấn đề, sự việc phản ánh chức năng, nhiệm vụ của

cơ quan và từng đơn vị tổ chức, bộ phận sẽ giúp cho các cán bộ và thủ trưởng cơ quan tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc có căn cứ xác đáng và kịp thời

Có hồ sơ sẽ giúp cho việc quản lý tài liệu được chặt chẽ, giữ gìn bí mật thông tin của Đảng, Nhà nước, cơ quan, đơn vị Mỗi khi văn bản được lập thành

hồ sơ thì sẽ tạo điều kiện cho cán bộ thủ trưởng cơ quan quản lý tài liệu chặt chẽ, nắm chắc được thành phần nội dung và khối lượng văn bản của cơ quan, biết được những tài liệu nào phải bảo quản cẩn thận, chu đáo, biết được những văn bản bị thất lạc, cho mượn tùy tiện để kịp thời có biện pháp quản lý chặt chẽ, giữ gìn bí mật cơ quan

Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu trước mắt và lâu dài

1.1.1.4 Lập hồ sơ

 Khái niệm

Hồ sơ là một khái niệm về phân loại các loại văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo các vấn đề, sự việc hoặc các điểm khác của văn bản như: tên loại, tác giả, thời gian ban hành,….Trên cơ

sở khái niệm về hồ sơ có thể đưa ra khái niệm về lập hồ sơ như sau:

“Lập hồ sơ là việc tập hợp sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định” ( Khoản 11, điều 2 Luật lưu trữ

số 01/2011-QH13)

Lập hồ sơ hiện hành thuộc trách nhiệm của người được giao thực hiện, giải quyết công việc lập, được tiến hành đồng thời với quá trình giải quyết công

việc Việc lập hồ sơ đảm bảo văn bản, tài liệu phản ánh đúng công việc, chất lượng hồ sơ khi nộp vào lưu trữ theo yêu cầu

 Yêu cầu của lập hồ sơ

- Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hoặc cán bộ lập hồ sơ

Chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, đơn vị là cơ sở cho hoạt động của

cơ quan, đơn vị đó Mỗi cơ quan đơn vị có chức năng nhiệm vụ nhất định do cơ quan cấp trên có thẩm quyền giao do đó văn bản hình thành ở cơ quan đơn vị nào tất yếu phản ánh chức năng nhiệm vụ của cơ quan đơn vị đó và phản ánh hoạt động của cơ quan, đơn vị trên từng mặt công tác, vấn đề, sự việc cụ thể

Toàn bộ hồ sơ phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn

vị, thể hiện được các chức năng, nhiệm vụ đó trong giải quyết vấn đề, sự việc được đề cập ở hồ sơ

Những loại văn bản, tài liệu không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, loại gửi đến để biết thì không lập thành hồ sơ

- Các văn bản giấy tờ thu thập được trong hồ sơ phải đảm bảo mối liên hệ khách quan và phản ánh trình tự giải quyết công việc

Các văn bản, tài liệu trong hồ sơ có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc, trình tự giải quyết công việc

Quá trình giải quyết công việc đơn giản hay phức tạp, ngắn hay dài quyết định số lượng, thành phần, nội dung các văn bản, tài liệu hình thành, có khởi đầu và kết thúc

Tuy mỗi văn bản có sứ mệnh khác nhau nhưng các văn bản, tài liệu đó có mối liên hệ khách quan với nhau

Hồ sơ lập ra đảm bảo mối liên quan chặt chẽ của các văn bản, tài liệu với nhau thì mới phản ánh được vấn đề, sự việc một cách trọn vẹn, giữ được mối liên

hệ bên trong của văn bản

Người lập hồ sơ phải biết phân định hồ sơ cho hợp lý không xé lẻ những văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề sự việc để thành lập hồ sơ khác nhau và không được để lẫn tài liệu này vào hồ sơ khác

Hồ sơ lập theo các đặc trưng về hình thức văn bản không thực hiện theo yêu cầu này

- Văn bản trong hồ sơ có giá trị bảo quản tương đối đồng đều

Các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị có giá trị khác nhau: có văn bản có ý nghĩa lịch sử, thực tiễn lâu dài, có văn bản chỉ có ý nghĩa thực tiễn trong thời gian ngắn, hoặc không còn ý nghĩa sau khi hoàn thành công việc

Yêu cầu nghiên cứu, sử dụng các văn bản trên cũng không giống nhau nên thời gian bảo quản là khác nhau Đối với mỗi hồ sơ khác nhau giá trị khác nhau nên khi hết giá trị thì sẽ hủy theo quy định hiện hành

Thời gian và yêu cầu bảo quản, lưu giữ các văn bản tuỳ thuộc vào giá trị của sử dụng của nó nên khi lập hồ sơ cần phân biệt giá trị của văn bản sao cho các văn bản trong hồ sơ phải có cùng giá trị Thực hiện được các yêu cầu này thì tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ cho cán bộ lưu trữ trong quá trình sử dụng

Hồ sơ lập ra phải bao gồm những văn bản đầy đủ giá trị pháp lý (đúng thể thức, là bản chính hoặc bản sao hợp pháp), có ý nghĩa thực tiễn lâu dài, có giá trị bảo quản tương đối đồng đều

- Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức

Giá trị pháp lý của văn bản không chỉ thê hiện ở nội dung mà còn thể hiện

ở hình thức văn bản một văn bản có hiệu lực cần đảm bảo thể thức văn bản do cơ quan có thẩm quyền quy định

Hồ sơ có bản gốc bản chính bản sao nhưng trong hồ sơ thường được lưu

trữ bản chính Bản chính và bản sao đều có giá trị như nhau nói chung đều có giá

trị pháp lý giống nhau nhưng dưới góc độ sử liệu thì bản chính có độ chính xác cao hơn

- Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ chính xác

Khi lập hồ sơ cần phải làm tốt công tác biên mục bên trong và ngoài bì hồ

sơ nhằm giới thiệu thành phần và nội dung của văn bản trong hồ sơ để tra cứu và nhanh chóng thuận lợi

Biên mục hồ sơ không phức tạp nhưng tốn nhiều thời gian nên công tác lập danh mục hồ sơ chưa được thực hiện một cách tốt nhất

- Hồ sơ phải thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản

Công tác lập hồ sơ có nhiều cách lập nhưng đòi hỏi cán bộ lập hồ sơ phải lập làm sao thuận lợi nhất với việc tìm kiếm và sử dụng vì mục đích cuối cùng của công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ là phục vụ cho nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu Do đó việc lập hồ sơ phải có tính khoa học thông nhất để phục vụ công tác khai thác sử dụng

 Nội dung của việc lập hồ sơ:

Điều 21, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ

về công tác văn thư quy định nội dung của việc lập hồ sơ là:

- Mở hồ sơ: là bắt đầu triển khai công việc lập hồ sơ Mở hồ sơ bắt đầu từ khi nhận công việc được giao Người thụ lý hồ sơ nhận bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ

sơ và đưa văn bản đầu tiên của công việc vào hồ sơ Từ đó trong quá trình giải quyết công việc, khi xuất hiện văn bản, giấy tờ tiếp tục đưa các văn bản khác vào

thông tin phục vụ cho các mục đích thực tiễn hoặc cho nghiên cứu lịch sử

Xét ở tầm vĩ mô tức trong phạm vi toàn quốc văn bản hình thành trong cơ quan tổ chức phản ánh chủ trương đường lối của Đảng và nhà nước những thành quả về đấu tranh chống giặc ngoại xâm, lao động sang tạo… đó là những ghi chép lịch sử về sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc của toàn thể dân tộc nên nguồn tài liệu sử liệu chân thực và giá trị nghiên cứu lớn

- Đối với cơ quan

Tra cứu nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, mang lại hiệu quả;

Quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước, cơ quan; Quản lý toàn bộ công việc và hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan; Giữ gìn các chứng cứ pháp lý đảm bảo cho hoạt động kiểm tra, thanh tra

và giám sát, là công cụ để kiểm soát, đánh giá việc thi hành quyền lực nhà nước;

Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ cho công tác nghiên cứu trước mắt và về sau;

Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ;

Không phát sinh kinh phí chỉnh lý tài liệu;

Nâng cao chất lượng hiệu xuất công tác của cán bộ viên chức

1.1.2 Hồ sơ Đảng viên

1.1.2.1 Khái niệm Đảng viên

Đảng viên Đảng Cộng sản Việt Nam hay còn gọi là Đảng viên là người gia nhập và được kết nạp vào Đảng Cộng sản Việt Nam đồng thời sinh hoạt tại tổ

chức này Theo Điều lệ Đảng Cộng sản Việt Nam thì đảng viên phải là công dân

Việt Nam từ mười tám tuổi trở lên và người này phải thừa nhận và tự nguyện thực hiện các Cương lĩnh chính trị, Điều lệ Đảng, tiêu chuẩn và nhiệm vụ đảng viên, hoạt động trong một tổ chức cơ sở Đảng (Chi bộ, Đảng bộ ) được nhân dân tín nhiệm, sau đó được giới thiệu kết nạp, thử thách, sinh hoạt và công nhận

chính thức

“Đảng viên Đảng Cộng sản Việt Nam là chiến sĩ cách mạng trong đội tiên phong của giai cấp công nhân, nhân dân lao động và dân tộc Việt Nam, suốt đời phấn đấu cho mục đích,lý tưởng của Đảng, đặt lợi ích của Tổ quốc, của giai cấp công nhân và nhân dân lao động lên trên lợi ích cá nhân; chấp hành nghiêm chỉnh Cương lĩnh chính trị, Điều lệ Đảng, các nghị quyết của Đảng và pháp luật của Nhà nước; có lao động, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao; có đạo đức và lối sống lành mạnh; gắn bó mật thiết với nhân dân; phục tùng tổ chức, kỷ luật của Đảng, giữ gìn đoàn kết thống nhất trong Đảng” (Điều 1 Điều lệ Đảng

Cộng sản Việt Nam)

1.1.2.2 Khái niệm hồ sơ Đảng viên

Hồ sơ Đảng viên được hiểu như sau: “Hồ sơ Đảng viên là loại hồ sơ bao gồm: Lý lịch đảng viên (theo mẫu do Ban Tổ chức Trung ương phát hành); các

nghị quyết và quyết định của cấp uỷ về kết nạp đảng viên, về công nhận đảng viên chính thức, về đề bạt, khen thưởng, kỷ luật; đảng viên; các bản kiểm điểm, nhận xét đảng viên; giấy chuyển sinh hoạt đảng…” (Quy định số 29-QĐ/TW) 1.1.2.3 Thành phần hồ sơ Đảng viên

1 Theo Hướng dẫn số 01-HD/TW ngày 05/01/2012 của Ban Chấp hành Trung ương tại điểm 8 đã hướng dẫn các loại văn bản trong hồ sơ đảng viên như sau:

a) Khi được kết nạp vào Đảng

+ Giấy chứng nhận học lớp bồi dưỡng nhận thức về Đảng;

+ Đơn xin vào Đảng;

+ Lý lịch của người vào Đảng và các văn bản thẩm tra kèm theo;

+ Giấy giới thiệu của đảng viên chính thức được phân công giúp đỡ; + Nghị quyết giới thiệu đoàn viên ưu tú vào Đảng của Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh hoặc của công đoàn cơ sở (nếu có);

+ Tổng hợp ý kiến nhận xét của đoàn thể chính trị - xã hội nơi làm việc và chi uỷ (hoặc chi bộ) nơi cư trú đối với người vào Đảng;

+ Nghị quyết xét, đề nghị kết nạp đảng viên của chi bộ;

+ Báo cáo thẩm định của đảng uỷ bộ phận (nếu có);

+ Nghị quyết xét, đề nghị kết nạp đảng viên của đảng uỷ cơ sở;

+ Quyết định kết nạp đảng viên của cấp uỷ có thẩm quyền;

+ Lý lịch đảng viên;

+ Phiếu đảng viên

b) Khi đảng viên đã được công nhận chính thức có thêm các tài liệu sau : + Giấy chứng nhận học lớp bồi dưỡng đảng viên mới;

+ Bản tự kiểm điểm của đảng viên dự bị;

+ Bản nhận xét đảng viên dự bị của đảng viên được phân công giúp đỡ; + Tổng hợp ý kiến nhận xét của đoàn thể chính trị - xã hội nơi làm việc và chi uỷ (hoặc chi bộ) nơi cư trú đối với đảng viên dự bị;

+ Nghị quyết xét, đề nghị công nhận đảng viên chính thức của chi bộ;

+ Báo cáo thẩm định của đảng uỷ bộ phận (nếu có);

+ Nghị quyết xét, đề nghị công nhận đảng viên chính thức của đảng uỷ cơ sở; + Quyết định công nhận đảng viên chính thức của cấp uỷ có thẩm quyền;

+ Các bản bổ sung hồ sơ đảng viên hằng năm;

+ Các bản thẩm tra, kết luận về lý lịch đảng viên (nếu có);

+ Các quyết định của cấp có thẩm quyền về điều động, bổ nhiệm, nghỉ hưu, nghỉ mất sức, chuyển ngành, phục viên, xuất ngũ, kỷ luật, khen thưởng; bản sao các văn bằng chứng chỉ về chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học ;

+ Hệ thống giấy giới thiệu sinh hoạt đảng từ khi vào Đảng;

+ Các bản tự kiểm điểm hằng năm (của 5 năm gần nhất) và khi chuyển sinh hoạt đảng của đảng viên

Ngoài những tài liệu trên, những tài liệu khác kèm theo trong hồ sơ đảng viên đều là tài liệu tham khảo

- Các tài liệu trong hồ sơ đảng viên (trừ phiếu đảng viên được sắp xếp quản lý theo quy định riêng) được ghi vào bản mục lục tài liệu và sắp xếp theo trình tự như trên, đưa vào túi hồ sơ để quản lý; bản mục lục các tài liệu trong hồ

sơ đảng viên phải được cấp uỷ quản lý hồ sơ đảng viên kiểm tra, xác nhận, ký và đóng dấu cấp uỷ

c) Bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ đảng viên

- Đối với đảng viên được kết nạp vào Đảng từ khi thực hiện Quy định số 29-QĐ/TW, ngày 02-6-1997 của Bộ Chính trị (khoá VIII) đến nay, trong hồ sơ đảng viên phải có đủ các tài liệu như quy định tại điểm a, b nêu trên

- Đối với những đảng viên được kết nạp vào Đảng trước khi có Quy định

số 29-QĐ/TW thì các cấp uỷ được giao quản lý hồ sơ đảng viên tổ chức kiểm tra, sưu tầm, thu thập bổ sung các tài liệu còn thiếu trong hồ sơ đảng viên để hoàn thiện hồ sơ đảng viên, sắp xếp, quản lý theo quy định

Trường hợp đã sưu tầm, thu thập tài liệu nhưng vẫn không đủ các tài liệu trong hồ sơ đảng viên theo quy định thì cấp uỷ nơi quản lý hồ sơ đảng viên xác nhận, ký tên, đóng dấu vào bản mục lục các tài liệu trong hồ sơ đảng viên thực có đang quản lý, làm cơ sở cho việc quản lý đảng viên và chuyển sinh hoạt đảng chính thức của đảng viên

- Bổ sung hồ sơ đảng viên hằng năm và khi chuyển sinh hoạt đảng chính thức :

+ Định kỳ hằng năm và khi đảng viên chuyển sinh hoạt chính thức, đảng viên phải ghi bổ sung những thay đổi về : trình độ (lý luận chính trị, học vấn, chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, vi tính ), đơn vị, chức vụ công tác, nghề nghiệp, khen thưởng, kỷ luật, hoàn cảnh gia đình (cha, mẹ, vợ, chồng, các con )

để tổ chức đảng bổ sung vào hồ sơ đảng viên và đóng dấu của cấp uỷ vào chỗ đã

bổ sung

+ Chi uỷ, chi bộ hướng dẫn, thu nhận, kiểm tra, xác nhận phiếu bổ sung

hồ sơ đảng viên, viết bổ sung những thay đổi vào danh sách đảng viên của chi bộ

và chuyển phiếu bổ sung hồ sơ đảng viên lên đảng uỷ cơ sở (nếu là chi bộ cơ sở thì chi uỷ xác nhận vào mục của cấp uỷ cơ sở)

+ Cấp uỷ cơ sở ghi bổ sung vào lý lịch đảng viên và danh sách đảng viên của đảng bộ, rồi chuyển phiếu bổ sung hồ sơ đảng viên lên cấp uỷ cấp trên trực tiếp

+ Cấp uỷ cấp trên trực tiếp của tổ chức cơ sở đảng bổ sung vào phiếu đảng viên, lý lịch đảng viên, danh sách đảng viên và cơ sở dữ liệu đảng viên; lưu giữ phiếu bổ sung cùng với hồ sơ đảng viên, nếu cấp uỷ cơ sở quản lý hồ sơ đảng viên thì chuyển phiếu cho cấp uỷ cơ sở

1.1.2.4 Yêu cầu của hồ sơ lý lịch Đảng viên

Hồ sơ, lý lịch đảng viên phải đạt được những yêu cầu sau:

a Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác về điều kiện xuất thân, đặc điểm lịch sử (nếu có), về những hoạt động cách mạng, quan hệ gia đình, xã hội và đặc biệt là về đảng tịch, phẩm chất chính trị, đạo đức cách mạng, trình độ, năng lực công tác

b Lý lịch, sơ yếu lý lịch và các tài liệu trong hồ sơ đảng viên phải theo mẫu và viết theo hướng dẫn thống nhất của Ban Tổ chức Trung ương Đảng, phải được cấp ủy đảng có thẩm quyền xác nhận, ký tên, đóng dấu mới có giá trị

c Hồ sơ đảng viên gồm những tài liệu quan trọng có liên quan đến sinh mệnh chính trị của đảng viên, là tài liệu mật của Đảng, phải có quy chế quản lư chặt chẽ, theo đúng quy định về sử dụng, bảo quản tài liệu mật, không được để nhầm lẫn, mất mát, hư hỏng

d Trường hợp đảng viên cần thay tên đổi họ hoặc thay ngày tháng năm sinh, khác với khai trong lý lịch đảng viên thì phải có đủ các điều kiện sau đây:

- Có văn bản chính thức của cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép được thay tên đổi họ, hoặc ngày tháng năm sinh, theo quy định của pháp luật

- Đảng viên có đơn đề nghị với cấp ủy cơ sở (kèm theo văn bản của cơ quan nhà nước nói trên) Cấp ủy cơ sở xem xét và đề nghị với cấp ủy cấp trên trực tiếp giải quyết (bằng văn bản)

- Nếu được thay đổi phải sửa đồng bộ các tài liệu trong hệ thống hồ sơ của đảng viên do cấp ủy các cấp quản lý

e Xử lý hồ sơ đảng viên nghi bị lấy cắp, làm giả:

Tổ chức đảng và đảng viên nếu phát hiện các trường hợp hồ sơ đảng viên nghi là bị lấy cắp, làm giả hoặc khai man, khai thiếu, không chính xác, phải báo cáo

với cấp ủy có thẩm quyền quản lý đảng viên xem xét, làm rõ và xử lý kịp thời

1.1.2.5 Vai trò của hồ sơ đảng viên

Trong các cấp tổ chức đảng trung ương nói chung và các tổ chức cơ sở đảng nói riêng, hồ sơ đảng viên đóng vai trò to lớn, góp phần vào công cuộc quản

lý hoạt động của đoàn thể cơ quan

a Góp phần nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác của cán bộ cơ quan

Hồ sơ đảng viên góp phần giúp lãnh đạo đoàn thể và các cán bộ nhân viên trong tổ chức đảng tra tìm thông tin một cách nhanh chóng, đầy đủ, có cái nhìn đảng viên một cách hoàn chỉnh và đề xuất ý kiến xác đáng Đồng thời góp phần giải quyết công việc một cách nhanh chóng, thuận tiện, làm tăng hiệu suất công tác và trách nhiệm của cán bộ đoàn thể

b Giúp cho việc quản lý Đảng viên được chặt chẽ

Khi các lý lịch, sơ yếu lý lịch và các giấy tờ tài liệu liên quan đến quá trình hoạt động của cá nhân đảng viên được lập thành hồ sơ sẽ giúp cho việc theo dõi và nắm chắc số lượng, thành phần, quản lý đảng viên chặt chẽ và hiệu quả hơn

Qua hồ sơ đảng viên, tổ chức đảng nắm chắc được hoàn cảnh xuất thân, quá trình trưởng thành, những ưu điểm, khuyết điểm chính, mặt mạnh, mặt yếu, năng lực công tác, sở trường hoạt động, phẩm chất đạo đức cách mạng của từng đảng viên, cán bộ, để có biện pháp thiết thực bồi dưỡng, đào tạo, sử dụng đúng

và phát huy mặt mạnh, ưu điểm của từng người Cũng qua đó, tổ chức đảng có thể hiểu đầy đủ, kịp thời, chính xác về cả đội ngũ đảng viên trong đảng bộ

c Tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ thông tin đảng viên

Hồ sơ đảng viên lưu giữ thông tin về cá nhân đảng viên được ghi trong sổ quản lý đảng viên, phục vụ cho việc lưu giữ thông tin được hoàn chỉnh và đầy

đủ, tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ các vấn đề liên quan đến cá nhân đảng viên cũng như hoạt động của các tổ chức đảng, giúp các tổ chức đảng hoạt động một cách hiệu quả và chặt chẽ

1.2 Công tác Quản lý hồ sơ, hồ sơ đảng viên

1.2.1 Công tác quản lý hồ sơ

1.2.1.1 Khái niệm quản lý hồ sơ

Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản,

hồ sơ trong tổ chức Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong hoạt động của một tổ chức

Quản lý hồ sơ, tài liệu có một vị trí đặc biệt quan trọng Nó được ví như những huyết quản trong thân thể con người bảo đảm cho dòng máu tốt được chảy đều, đúng, chính xác, đầy đủ và kịp thời và liên tục trong cơ thể và lên bộ não, không để xảy ra ùn tắc, rò rỉ Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu bao gồm toàn bộ công việc liên quan đến đăng ký, thu thập, bảo đảm vẹn toàn và phát huy giá trị các hồ sơ, tài liệu từ thời điểm hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp cho đến khi bị tiêu hủy hoặc được lựa chọn để bảo quản vĩnh viễn trong các lưu trữ lịch sử

Xét về bản chất, quản lý hồ sơ, tài liệu là quản lý thông tin văn bản, bao gồm thông tin tài liệu hiện hành và thông tin tài liệu quá khứ Trong thời đại bùng nổ thông tin, mỗi cơ quan, tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển bền vững phải có năng lực nhanh nhạy trong xử lý thông tin nói chung và thông tin tài liệu nói riêng

Về cụ thể, quản lý hồ sơ, tài liệu là một hệ thống công việc đòi hỏi tất cả những ai cần sử dụng tài liệu đều phải tham gia thực hiện theo những nguyên tắc

và nghiệp vụ phù hợp Hệ thống công việc có khởi đầu tại thời điểm hình thành tài liệu (xem khái niệm tài liệu và văn bản), thời kỳ khai sinh tài liệu, hồ sơ - bắt đầu ở khâu văn thư (quản lý văn bản đi văn bản đến và lập hồ sơ thuộc giai đoạn

văn thư) liên tiếp qua khâu lưu trữ cơ quan và kết thúc bằng việc thực hiện các nghiệp vụ đưa vào lưu trữ lịch sử

1.2.1.2 Vai trò của việc quản lý hồ sơ

- Quản lý hồ sơ được nghiêm túc, khoa học sẽ giúp cho việc tra cứu thông tin trong cơ quan, tổ chức được nhanh chóng, đủ căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả

- Quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu sẽ góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước, cơ quan, đơn vị

- Quản lý hồ sơ khoa học, hiệu quả sẽ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ

- Đối với từng cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết công việc cần lập đầy đủ các hồ sơ để có căn cứ khoa học khi đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác

- Đối với cơ quan, đơn vị nếu làm tốt việc lập hồ sơ sẽ quản lý được công việc của cơ quan, đơn vị, quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật Lập hồ sơ và quản

lý tốt sẽ xây dựng được nề nếp khoa học trong công tác văn thư; tránh được tình trạng nộp lưu tài liệu bó, gói vào lưu trữ, tạo thuận lợi cho cán bộ lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ lưu trữ nhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác, nghiên cứu

1.2.1.3 Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ

Có một số nguyên tắc phải tuân thủ khi quản lý một hệ thống lưu trữ hồ

sơ Vì thế nên có cách tiếp cận hồ sơ sao cho có thể nhanh chóng tìm ra khi cần

- Hệ thống nên đủ đơn giản để dễ hiểu và dễ vận hành, nếu không, có thể

có sự nhầm lẫn về những hồ sơ nào được yêu cầu và làm chậm trễ việc truy cập

- Khi chọn cho mình một hệ thống lưu trữ hồ sơ, các doanh nghiệp cần lưu

ý đến tính linh động để có thể mở rộng và nhận một số lượng lớn hồ sơ khi cần

- Phải xem xét việc tiết kiệm chi phí lập hệ thống và chi phí điều hành nó Tính có thể nén được là một lý do quan trọng để bảo đảm hệ thống có thể phù hợp với khoảng trống sẵn có

- Phải xem xét tính an toàn chống lại những thứ như hỏa hoạn và sự hư hỏng hồ sơ do bụi, chất bẩn và tính an toàn của các hồ sơ mật Tính phù hợp chung của hệ thống trong điều kiện hoạt động của tổ chức là một xem xét khác

- Cách tạo chỉ mục của hệ thống nên thích hợp với mục đích và cung cấp

đủ tham chiếu qua lại đối với những tài liệu bao gồm một số lãnh vực

- Phải có sự kiểm soát để theo dõi bất kỳ tài liệu nào được lấy ra và biết được chúng đang ở đâu

- Xây dựng hệ thống sắp đặt hồ sơ có hiệu quả: phải đảm bảo an toàn cho tài liệu quan trọng và dễ tìm khi cần sử dụng, thiết lập cẩm nang, sách hướng dẫn

về danh mục hồ sơ đã sắp xếp

- Thiết kế và sử dụng các biểu mẫu thống nhất theo sự chỉ đạo chung Như vậy, một cơ quan, tổ chức phải thiết kế hệ thống lưu trữ hồ sơ của mình phù hợp với các yêu cầu và bảo đảm rằng hệ thống đó đủ linh động để theo kịp các thay đổi, đặc biệt là những thay đổi liên quan đến việc mở rộng hệ thống

và các yêu cầu quản trị hiện đại

Nên sử dụng những thiết bị bảo quản hiệu quả để lưu giữ và phân biệt những loại hồ sơ khác nhau

Tài liệu của hồ sơ nên luôn luôn đưa vào theo trình tự giải quyết công việc, tài liệu nào ban hành trước được đặt trước trong hồ sơ Nên tránh viết tắt trong các tên gọi hồ sơ Cũng nên tránh dùng từ đồng nghĩa

Tài liệu nên được phân loại theo một phương án phân loại phù hợp để lưu trữ.Với tài liệu hành chính có thể phân loại theo phương án thời gian - cơ cấu tổ chức hoặc thời gian - mặt hoạt động; tài liệu nhân sự phân loại theo vần chữ cái,

gồm từ A đến F, G đến L, M đến R và từ S đến Z

1.2.2 Công tác quản lý hồ sơ đảng viên

1.2.2.1 Khái niệm quản lý hồ sơ đảng viên

Trong những năm qua, công tác bồi dưỡng, kết nạp và quản lý Đảng luôn được củng cố và phát triển Đảng bộ đã có nhiều hoạt động đóng góp quan trọng trong công tác tuyên truyền, vận động nhân dân xã nhà thực hiện đường lối chính sách của Đảng và pháp luật của nhà nước, lãnh đạo chỉ đạo tổ chức thực hiện nhiệm vụ chính trị của địa phương, thực hiện tốt tất cả các lĩnh vực kinh tế, văn hóa xã hội, đảm bảo giữ vững quốc phòng an ninh

Căn cứ vào điều lệ Đảng đã được Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ XI thông qua ngày 19/01/2011 và từng bước kiện toàn công tác quản lý hồ sơ đảng

viên, khái niệm quản lý hồ sơ đảng viên được hiểu như sau: “Quản lý hồ sơ đảng viên là việc quản lý sổ danh sách đảng viên, thẻ đảng viên, phiếu đảng viên, các thông tin lý lịch và các giấy tờ tài liệu liên quan đến cá nhân các đảng viên, tiến hành rà soát, phân loại và quản lý hồ sơ đảng viên theo các hướng dẫn của Đảng bộ cấp trên

1.2.2.2 Yêu cầu quản lý hồ sơ đảng viên

Theo Quy định của Bộ Chính trị, điểm 8.2, Hướng dẫn số 01-HD/BTCTW ngày 05/01/2012 Ban Tổ chức Trung ương

a) Hồ sơ đảng viên phải được tổ chức đảng quản lý chặt chẽ theo chế độ bảo mật, không được tẩy xoá, tự ý sửa chữa Khi có đủ căn cứ pháp lý, được cấp

uỷ có thẩm quyền đồng ý bằng văn bản thì cấp uỷ được giao quản lý hồ sơ mới được sửa chữa vào hồ sơ đảng viên và đóng dấu của cấp uỷ vào chỗ sửa chữa

b) Hồ sơ đảng viên do cấp uỷ cơ sở nơi đảng viên đang sinh hoạt đảng chính thức quản lý, kể cả đảng viên là cán bộ thuộc diện cấp uỷ cấp trên quản lý Cấp uỷ cơ sở không có điều kiện quản lý và bảo quản hồ sơ đảng viên thì đề nghị cấp uỷ cấp trên trực tiếp quản lý, bảo quản

c) Quản lý hồ sơ khi chuyển sinh hoạt đảng: Khi đảng viên chuyển sinh hoạt đảng, cấp uỷ nơi đảng viên chuyển đi làm đầy đủ thủ tục, niêm phong hồ

sơ, giao cho đảng viên trực tiếp mang theo để báo cáo với cấp uỷ nơi đảng viên chuyển đến; trường hợp đặc biệt thì tổ chức đảng chuyển hồ sơ

Tổ chức đảng tiếp nhận đảng viên phải kiểm tra chặt chẽ hồ sơ đảng viên theo bản mục lục các tài liệu có trong hồ sơ, vào sổ theo dõi, sắp xếp, quản lý; nếu chưa có xác nhận của cấp uỷ quản lý hồ sơ đảng viên (nơi đảng viên chuyển đi) trong bản mục lục hồ sơ đảng viên thì chưa tiếp nhận sinh hoạt đảng

d) Quản lý hồ sơ đảng viên khi tổ chức đảng bị giải tán, giải thể, sáp nhập hoặc chia tách:

Hồ sơ của đảng viên ở những tổ chức đảng bị giải tán, giải thể, sáp nhập hoặc chia tách do cấp uỷ cấp trên trực tiếp của tổ chức đảng đó kiểm tra, thu nhận, quản lý và xử lý theo quy định

đ) Hồ sơ của đảng viên từ trần hoặc bị đưa ra khỏi Đảng thì cấp uỷ cấp trên trực tiếp của tổ chức cơ sở đảng quản lý

e) Nghiên cứu, khai thác hồ sơ đảng viên

- Cán bộ, đảng viên muốn nghiên cứu hồ sơ đảng viên phải được sự đồng

ý của cấp uỷ quản lý hồ sõ và phải thực hiện đúng hýớng dẫn của cán bộ quản lý

hồ sơ đảng viên Việc nghiên cứu hồ sơ đảng viên được tiến hành tại phòng hồ

sơ Trường hợp cần sao chụp hồ sơ đảng viên để nghiên cứu thì phải được cấp uỷ quản lý hồ sơ đồng ý

- Trong quá trình nghiên cứu hồ sơ đảng viên tuyệt đối không được tẩy xoá, sửa chữa, ghi thêm, đưa thêm hoặc rút bớt tài liệu trong hồ sơ

- Khi đảng viên xem hồ sơ của mình, nếu thấy có vấn đề gì chưa đồng tình thì phải báo cáo với cấp uỷ quản lý hồ sơ xem xét, giải quyết

- Cán bộ được giao quản lý hồ sơ đảng viên phải lưu giấy giới thiệu, có sổ theo dõi, ghi rõ ngày tháng năm, họ tên, đơn vị của người đến nghiên cứu hồ sơ Người được cấp uỷ cho mượn hồ sơ để nghiên cứu phải ký mượn vào sổ theo dõi

và trả lại hồ sơ đúng thời gian

g) Quản lý, sử dụng phiếu đảng viên

- Phiếu đảng viên do cấp uỷ huyện và tương đương quản lý (thay cho sơ yếu lý lịch đảng viên M2) theo thứ tự trong danh sách đảng viên của từng tổ chức

cơ sở đảng trực thuộc Sơ yếu lý lịch M2 được chuyển về lưu giữ cùng với hồ sơ đảng viên (không được thanh lý)

- Khi đảng viên chuyển sinh hoạt đảng chắnh thức ra khỏi đảng bộ huyện

và tương đương thì phiếu đảng viên được chuyển giao cùng với hồ sơ đảng viên đến đảng bộ mới để quản lý (đảng viên không phải khai lại phiếu đảng viên)

h) Giải quyết việc thay đổi họ tên, ngày tháng năm sinh

- Trường hợp đảng viên cần thay đổi họ, tên khác với đã khai trong lý lịch đảng viên thì thực hiện như sau :

+ Đảng viên gửi đến cấp uỷ cơ sở đơn đề nghị và văn bản chắnh thức của

cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép được thay đổi họ, tên

+ Cấp uỷ cơ sở xem xét và đề nghị cấp uỷ cấp trên trực tiếp xem xét, quyết định

- Trường hợp đảng viên cần thay đổi ngày tháng năm sinh khác với đã khai trong lý lịch đảng viên thì thực hiện như sau :

+ Đảng viên gửi đến cấp uỷ cơ sở đơn đề nghị và các giấy tờ liên quan tới ngày tháng năm sinh của bản thân

+ Cấp uỷ cơ sở xem xét nếu đồng ý thì đề nghị cấp uỷ cấp trên trực tiếp xem xét, quyết định

+ Cấp uỷ cấp trên trực tiếp giải quyết việc thay đổi ngày tháng năm sinh của đảng viên theo nguyên tắc :

Tuổi của đảng viên tính theo giấy khai sinh gốc; nếu không có giấy khai sinh gốc thì tính theo lý lịch khai khi vào Đảng Trường hợp lý lịch khai khi vào Đảng có đủ căn cứ chứng minh là không đúng thì căn cứ vào các hồ sơ, giấy tờ

có liên quan theo quy định của pháp luật về đăng ký và quản lý hộ tịch và phải được cấp uỷ có thẩm quyền xem xét, công nhận

- Khi có quyết định của cấp uỷ có thẩm quyền cho thay đổi họ, tên hoặc ngày tháng năm sinh thì tổ chức đảng phải sửa đồng bộ các tài liệu trong hệ thống hồ sơ của đảng viên do cấp uỷ các cấp quản lý

i) Tổ chức quản lý hồ sơ đảng viên

- Hệ thống sổ theo dõi, quản lý hồ sơ đảng viên gồm : sổ danh sách đảng viên đang sinh hoạt tại chi bộ (cả đảng viên chính thức và dự bị); sổ đảng viên đã

ra khỏi Đảng (xin ra, xoá tên, khai trừ); sổ đảng viên đã từ trần; sổ theo dõi giao nhận hồ sơ đảng viên và mượn đọc hồ sơ đảng viên

- Hồ sơ đảng viên được sắp xếp theo yêu cầu dễ tìm, dễ thấy và dễ bảo quản theo từng loại hồ sơ đảng viên ở mỗi cấp quản lý

- Nơi lưu giữ hồ sơ đảng viên phải có phương tiện chống mối mọt, ẩm ướt, phòng hoả, lũ lụt; thực hiện đúng chế độ bảo mật

- Định kỳ 6 tháng phải đối chiếu danh sách đảng viên với số lượng hồ sơ đảng viên, kịp thời phát hiện những tài liệu trong hồ sơ đảng viên bị hư hỏng để

xử lý ngay Khi thay đổi cán bộ quản lý phải có biên bản giao nhận chặt chẽ, đúng quy định

1.2.2.3 Trách nhiệm xây dựng và quản lý Hồ sơ đảng viên

Bộ Chính trị quy định (Quy định số 14 – QĐ/TW):

“Cấp ủy cơ sở quản lý hồ sơ đảng viên và danh sách đảng viên Cấp ủy cơ

sở nào không có điều kiện quản lý và bảo quản hồ sơ đảng viên thì cấp ủy cấp trên trực tiếp quản lý

“Cấp ủy cấp trên trực tiếp của tổ chức cơ sở đảng quản lý phiếu đảng viên

và danh sách đảng viên của đảng bộ, chi bộ cơ sở trực thuộc

“Hàng năm, các cấp ủy chỉ đạo, kiểm tra việc bổ sung lý lịch đảng viên và quản lý hồ sơ đảng viên

“Hồ sơ đảng viên là tài liệu mật của Đảng, không được tẩy xoá, tổ chức đảng phải quản lý chặt chẽ theo chế độ bảo mật''

Theo điểm 8.3, Hướng dẫn số 01-HD/TW ngày 05/01/2012 Ban Chấp hành Trung ương đã Hướng dẫn như sau:

a) Đối với đảng viên

- Phải tự khai lý lịch, phiếu đảng viên của mình một cách đầy đủ, rõ ràng, chính xác, trung thực theo quy định

- Định kỳ hằng năm hoặc khi chuyển sinh hoạt đảng chính thức phải ghi đầy đủ những thay đổi của mình vào "Phiếu bổ sung hồ sơ đảng viên", báo cáo chi uỷ, chi bộ

- Bảo quản, giữ gìn cẩn thận hồ sơ chuyển sinh hoạt đảng, không làm hỏng, không cho người khác mượn; nếu để mất, làm hỏng hồ sơ đảng viên phải báo cáo cấp uỷ rõ lý do để mất, làm hỏng kèm theo bản xác nhận của cấp uỷ hoặc công an xã, phường, nơi bị mất, làm hỏng hồ sơ đảng viên để được xem xét, làm lại hồ sơ đảng viên

b) Đối với cấp cơ sở

- Chi uỷ, chi bộ, đảng uỷ bộ phận (nếu có) quản lý "Sổ danh sách đảng viên"

- Cấp uỷ cơ sở quản lý "Hồ sơ đảng viên" và "Sổ danh sách đảng viên" theo đúng quy định về sử dụng, bảo quản hồ sơ đảng viên; hướng dẫn, kiểm tra, thu nhận "Phiếu bổ sung hồ sơ đảng viên" của đảng viên, ghi bổ sung vào lý lịch đảng viên và danh sách đảng viên của đảng bộ, chi bộ cơ sở, chuyển phiếu bổ sung lên cấp uỷ cấp trên trực tiếp; định kỳ (3 tháng 1 lần) kiểm tra phiếu báo chuyển sinh hoạt đảng để theo dõi số đảng viên chuyển đến báo cáo cấp uỷ có thẩm quyền xử lý đảng viên quá 3 tháng không nộp hồ sơ chuyển sinh hoạt đảng

mà không có lý do chính đáng; kiểm tra, bổ sung danh sách đảng viên; viết

"Phiếu báo đảng viên đã từ trần" và "Phiếu báo đảng viên ra khỏi Đảng" chuyển giao cùng hồ sơ đảng viên đã từ trần, hồ sơ đảng viên bị đưa ra khỏi Đảng lên cấp uỷ cấp trên trực tiếp; xét, lập hồ sơ của đảng viên bị mất, bị hỏng và báo cáo cấp uỷ cấp trên

c) Đối với cấp uỷ cấp trên trực tiếp của tổ chức cơ sở đảng

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của Trung ương về quản lý hồ sơ đảng viên ở các tổ chức đảng trực thuộc Chỉ giao hồ sơ đảng viên cho cấp uỷ cơ sở quản lý khi có đủ điều kiện về phương tiện bảo quản và có cán

bộ thực hiện việc quản lý; khi bàn giao phải có biên bản giao nhận chặt chẽ

- Quản lý "Phiếu đảng viên", "Sổ danh sách đảng viên" của các tổ chức

cơ sở đảng trực thuộc; hồ sơ kết nạp của đảng viên dự bị và hồ sơ của đảng viên

ở các tổ chức cơ sở đảng chưa được giao quản lý

- Định kỳ hằng năm kiểm tra danh sách đảng viên ở các cấp uỷ cơ sở trực thuộc và báo cáo lên ban tổ chức tỉnh uỷ, thành uỷ, đảng uỷ trực thuộc Trang ương

về các biến động của đội ngũ đảng viên theo các mẫu biểu báo cáo đã quy định

d) Đối với ban tổ chức tỉnh uỷ, thành uỷ và tương đương

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của Trung ương về quản lý hồ sơ đảng viên ở các cấp uỷ cấp dưới; bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ làm nghiệp vụ quản lý hồ sơ đảng viên ở các cấp uỷ trực thuộc

-Hằng năm tổ chức đối khớp và rút kinh nghiệm về công tác quản lý hồ sơ đảng viên và báo cáo Ban Tổ chức Trung ương

1.2.2.4 Nhiệm vụ của cán bộ quản lý hồ sơ Đảng viên

Cán bộ quản lý hồ sơ đảng viên phải làm những công việc hàng ngày như sau:

1 Xây dựng, sưu tầm, bổ sung lý lịch đảng viên trong đảng bộ, làm cho

hồ sơ phản ánh kịp thời, sinh động, chính xác lai lịch và sự phát triển, trưởng thành của đảng viên; giúp cơ quan tổ chức hướng dẫn đảng viên viết lý lịch, sơ yếu lý lịch và viết bổ sung lý lịch hàng năm Những chỗ viết nhầm, viết sai cần sửa chữa phải có sự xác nhận, ký tên, đóng dấu của người đại diện tổ chức đảng

2 Nghiên cứu phát hiện những điểm chưa rõ hoặc mâu thuẫn nhau trong

lý lịch, sơ yếu lý lịch đảng viên và các tài liệu liên quan Xác minh (qua nhiều nguồn) làm rõ những vấn đề cần thiết

Tuyệt đối không được tiết lộ những điều trong hồ sơ lý lịch đảng viên cho những người không có trách nhiệm biết

3 Sắp xếp hồ sơ đảng viên theo đúng hướng dẫn của cấp trên sao cho đễ thấy, dễ lấy, thuận tiện cho việc nghiên cứu Lập danh mục các tài liệu có trong

hồ sơ đảng viên và phân biệt rõ tài liệu chính hoặc tài liệu tham khảo

4 Bàn giao, tiếp nhận hồ sơ, lý lịch đảng viên kịp thời, đúng quy định, nghiêm chỉnh chấp hành nội quy cho mượn, đọc hồ sơ đảng viên, không được tuỳ tiện; sử dụng rồi lại phải sắp xếp lại theo quy định

5 Cất giữ và bảo quản chu đáo, không được để nhầm lẫn, hư hỏng hoặc

để mất Kho và phương tiện bảo quản phải chống được mối mọt và ẩm ướt Thực hiện đúng chế độ bảo mật, phòng gian, phòng hoả, lũ lụt, phòng mất cắp,

6 Kiểm tra, rút kinh nghiệm công tác này và hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ làm hồ sơ đảng viên cấp dưới

7 Liên hệ các cơ quan có liên quan để nhận những tài liệu thuộc hồ sơ lý lịch đảng viên của đảng bộ mình Quan hệ chặt chẽ với các bộ phận hoặc cán bộ chuyên trách quản lý hồ sơ cán bộ, thống kê, giới thiệu sinh hoạt đảng, làm thẻ đảng viên để trao đổi thu thập những tài liệu về hồ sơ lý lịch đảng viên, làm cho công tác này đạt yêu cầu chất lượng, bảo đảm nắm được chính xác thực trạng và lượng đảng viên trong đảng bộ

8 Hủy bỏ những tài liệu không còn có tác dụng thiết thực trong hồ sơ đảng viên (được cấp ủy đảng hoặc tổ chức đảng cho phép)

9 Thực hiện đúng chế độ báo cáo về việc quản lý hồ sơ lý lịch đảng viên (theo yêu cầu, nội dung, thời gian do Ban Tổ chức Trung ương hướng dẫn)

Qua công tác nghiệp vụ này, thường xuyên và kịp thời làm rõ về tình hình công tác hồ sơ đảng viên và làm thống kê về cơ cấu, chất lượng đảng viên theo quy định

Đồng chí cấp ủy viên hoặc cán bộ tổ chức được cấp ủy giao trách nhiệm quản lý, sử dụng các loại sổ sách về quản lý đảng viên phải thường xuyên nắm

chắc lượng hồ sơ đảng viên, theo dõi chặt chẽ việc giao, nhận, mượn đọc hồ sơ đảng viên

Định kỳ đối chiếu danh sách đảng viên với số lượng hồ sơ đảng viên; kịp thời phát hiện những tài liệu trong hồ sơ đảng viên bị hư hỏng để xử lý ngay Khi thay đổi cán bộ quản lý phải có biên bản giao, nhận chặt chẽ đúng nguyên tắc

1.2.2.5 Quản lý khen thưởng kỷ luật Đảng viên

 Hình thức khen thưởng

- Đối với tổ chức đảng: Biểu dương, tặng giấy khen, bằng khen, cờ

- Đối với đảng viên: Biểu dương, tặng giấy khen, bằng khen

- Đối với tổ chức đảng: khiển trách, cảnh cáo, giải tán

- Đối với đảng viên chính thức: khiển trách, cảnh cáo, cách chức, khai trừ Đảng viên chính thức vi phạm nghiêm trọng đến mức phải khai trừ thì phải kỷ luật khai trừ, không áp dụng biện pháp xoá tên, không chấp nhận việc xin

ra khỏi Đảng Cấp uỷ viên vi phạm đến mức cách chức thì phải cách chức, không

để thôi giữ chức

- Đối với đảng viên dự bị: khiển trách, cảnh cáo

Đảng viên dự bị vi phạm đến mức phải kỷ luật thì kỷ luật khiển trách hoặc cảnh cáo và khi hết thời hạn dự bị, chi bộ vẫn tiến hành xét công nhận đảng viên chính thức Nếu vi phạm đến mức không còn đủ tư cách đảng viên thì xoá tên trong danh sách đảng viên, không kỷ luật khai trừ"

Tất cả các quyết định, danh sách các đảng viên được khen thưởng hay bị

kỷ luật, các bản tự kiểm điểm của Đảng viên, các giấy tờ liên quan đến vấn đề khen thưởng kỷ luật Đảng viên đều được thu thập, bổ sung cho vào hồ sơ Đảng viên và quản lý chặt chẽ, nghiêm túc và bí mật

Chương 2

KHÁI QUÁT VỀ ĐẢNG BỘ XÃ VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ

HỒ SƠ ĐẢNG VIÊN TẠI ĐẢNG BỘ XÃ HẠNH LÂM,

HUYỆN THANH CHƯƠNG, TỈNH NGHỆ AN

2.1 Giới thiệu về Đảng bộ xã Hạnh Lâm, huyện Thanh Chương, tỉnh Nghệ An

2.1.1 Lịch sử hình thành xã Hạnh Lâm

Hạnh Lâm là vùng đất do Thượng thư Đinh Bộ Cương lập nên, từ thuở chiêu dân lập ấp cuối thế kỷ 15 Là vùng đất gắn liền với cuộc kháng chiến chống quân Minh Là vùng đất từng có Đường Hàm Nghi được dân tu bổ, chuẩn bị đón vị Vua yêu nước về lãnh đạo phong trào; có Cầu Nghè, chợ Đồn

do cụ Nghè Đinh Văn Chất lập nên Từ buổi bình minh có Đảng, Nhân dân ta

đã làm nên sự kiện 1-5-1930 đi vào lịch sử Những sự kiện ấy chứng tỏ: Từ xa xưa, Đất và Người Hạnh Lâm đã có những đóng góp quan trọng, xứng đáng là một vùng phên dậu kiên cường, bền vững của Xứ Nghệ

Địa giới hành chính:

Hạnh Lâm là một xã thuộc huyện Thanh Chương, tỉnh Nghệ An Hạnh Lâm có trụ sở UBND xã đặt tại địa chỉ: xóm 4 xã Hạnh Lâm, huyện Thanh Chương, tỉnh Nghệ An Hạnh Lâm là một xã có tích 103,16 km², dân số năm

1999 là 7767 người,mật độ dân số đạt 75 người/km² Hạnh Lâm có 12 thôn bao gồm thôn Chuyền, thôn Điện Biên, thôn 1, thôn 2, thôn 3, thôn 4, thôn 5A, thôn 5B, thôn 6, thôn 7, thôn 8 và thôn 9 Trên địa bàn xã có hai Trường mầm non, một Trường tiều học và một Trường trung học cơ sở, có một Trạm y tế xã phục

vụ đầy đủ nhu cầu học tập của con em trong toàn xã và nhu cầu khám chữa bệnh của bà con nhân dân trong xã nhà và các xã lân cận

Vùng tiếp giáp: diện tích xã Hạnh Lâm được tiếp giáp với các xã lân cận gồm Thanh Đức, Thanh Mỹ, Thanh Sơn

Hình 2.1 Hình ảnh UBND xã Hạnh Lâm

Hạnh Lâm là một trong những địa chỉ đỏ của phong trào Xô Viết Từ một

xã với nền kinh tế manh mún, tự cung, tự cấp, chủ yếu dựa vào khai thác tài nguyên rừng Hôm nay Hạnh Lâm đã có những nhóm hàng hóa sản phẩm đáng

kể như chè, keo, sắn, trâu, bò, hoa quả mà nhiều xã không có được Từ một xã tứ tắc, chủ yếu luồn rừng, lội khe suối, hôm nay, Hạnh Lâm là một vùng trù phú, liên thông với mọi miền Từ một xã phong trào đời sống văn hóa nghèo nàn, khó khăn, lạc hậu, nay Hạnh Lâm có trường học khang trang, thiết chế văn hóa đầy

đủ, đời sống vật chất, tinh thần của nhân dân đã được cải thiện đáng kể

Tình hình kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội của xã Hạnh Lâm

Hiện nay, Hạnh Lâm là một xã lớn với diện tích tự nhiên hơn 10.000 ha Dân số hơn 6.500 nhân khẩu Đó là một nguồn lực, là điều kiện quan trọng, là tài nguyên quý giá để phát triển mà không phải địa phương nào cũng có được Từ một xã tứ tắc, đi đâu cũng đò, cũng cầu, đường sá ghập ghềnh, khúc khuỷu, Hạnh Lâm heo hút giữa đại ngàn, thiếu thông tin, nhận thức của người dân bó hẹp Nay đường sá thông thương ngược xuôi, Nam - Bắc, các phương tiện báo chí, phát thanh, truyền hình, viễn thông, internet, phủ sóng tận mọi thôn xóm

Trong những năm qua, xác định được những khó khăn đặt ra của một xã thuần nông, Đảng bộ xã đã đặc biệt chú trọng đến việc chuyển dịch cơ cấu kinh

tế, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất để tăng gia sản xuất, tăng năng suất, chất lượng cây trồng, vật nuôi UBND xã đã tập trung xây dựng kế

hoạch phát triển sản xuất nông nghiệp nông thôn; diện tích trồng lúa và hoa màu ngày càng được mở rộng, nhân dân trong xã còn trồng thêm các cây ăn quả, cây hoa màu, chăn nuôi và kinh doanh buôn bán hàng hóa Đặc biệt nhiều quy mô VAC (vườn - ao - chuồng), kinh tế trang trại được đầu tư và phát triển ở nhiều hộ gia đình như gia đình chú Nguyễn Hữu Vinh, Đặng Hữu Thái ở xóm 3, gia đình bác Nguyễn Văn Chung ở xóm 5B,

Hình 2.2 Tình hình trồng lúa của nhân dân xã Hạnh Lâm

Hiện tại, Điện - Đường - Trường - Trạm - Chợ, là những cơ sở vật chất

hạ tầng kỹ thuật thiết yếu của Hạnh Lâm hoàn toàn không thua kém một địa phương nào trong huyện Từ lâu, Hạnh Lâm là xã có nhiều cơ quan, đơn vị đến đứng chân trên địa bàn như Trại giam số 6, Xí nghiệp Chế biến Chè Hạnh Lâm, Tổng đội TNXP 2, Công ty Cao su; Công ty TNHH KD - TM Hoài Ngân, Doanh nghiệp tư nhân vàng bạc Ngọc Hường, Công ty TNHH Nam Long Thanh Chương, Công ty cổ phần khai thác cát sạn Thanh Đức góp phần giải quyết công

ăn việc làm cho người lao động trong xã Con em của xã đi ra mọi miền cũng ngày càng nhiều; gần đây, nhiều hộ dân của xã đã có những mô hình làm ăn mới theo hướng kinh tế trang trại, gia trại, tiểu chủ, có thu nhập khá tạo ra sự giao lưu về tư duy, cách thức làm ăn mới phù hợp với nền kinh tế thị trường, hội nhập Nhiều hộ dân sinh sống và phát triển đời sống của gia đình mình bằng việc trồng chè, trồng keo Trong các thôn thì có thôn Điện Biên và thôn 1 là người dân chủ yếu kiếm thu nhập từ việc trồng chè búp, chè cành

Hình 2.3 Diện tích trồng chè của người dân Hạnh Lâm

Nhân dân Hạnh Lâm cách mạng, đoàn kết, cần cù lao động, rất tin tưởng vào sự lãnh đạo của Đảng, điều hành của Chính quyền Nhờ vậy, cuộc sống nhân dân luôn ổn định, đời sống văn hóa ngày càng được nâng cao Đặc biệt xã Hạnh Lâm có khu vực chợ Ngã Năm, là nơi giao lưu buôn bán trao đổi hàng hóa của người dân trong xã cũng như các xã lân cận, góp phần phát triển kinh tế, chính trị, văn hóa của xã

Đặc biệt, xã Hạnh Lâm rất coi trọng việc giữ gìn, phát huy các nét đẹp văn hóa truyền thống như văn hóa thờ cúng tổ tiên, lễ khai hạ đầu xuân ở các đền chùa trong xã, các nét đẹp văn hóa như hát dân ca ví dặm, các lễ hội về nguồn, uống nước nhớ nguồn, đền ơn đáp nghĩa, luôn được giữ gìn và phát huy