Thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao, Văn phòng UBDT được giao quản lý, kiểm soát chi và thanh quyết toán các nguồn kinh phí được giao theo đúng chế độ quy định, trong đó có nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn. Nhìn chung, hồ sơ các lớp tập huấn được thanh quyết toán cơ bản phù hợp với yêu cầu về công tác quản lý tài chính NSNN, đúng quy định hiện hành,hồ sơ được lập rõ ràng theo nội
dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuy nhiên chất lượng hồ sơ lớp tập huấn chưa đồng đều, một số hồ sơ còn có những tồn tại như:
- Đối với lớp tập huấn trực tiếp tại cơ sở đào tạo: Hồ sơ chứng từ giao nộp có số ít nội dung tẩy xóa, sửa chữa như giấy đi đường của các học viên lớp tập huấn đi thực tế còn sửa chữa ngày tháng, nơi đi nơi đến; nội dung đề nghị thanh toán hỗ trợ đi lại của giảng viên lớp tập huấn còn thiếu hóa đơn hoặc biên lai xác nhận từ nơi đi đến nơi đến; Hợp đồng và thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ phục vụ lớp tập huấn còn không ghi ngày tháng năm phát sinh giao dịch;đa số hồ sơ khi giao nộp còn thiếu công văn triệu tập học viên, công văn mời giảng viên. Sau khi kết thúc hoàn thành việc tổ chức các lớp tập huấn không có báo cáo về kết quả tổ chức lớp tập huấn và thời gian nộp hồ sơ chứng từ đề nghị thanh toán và quyết toán với kho bạc nhà nước còn chậm, muộn 20 ngày so với quy định.Theo quy định tại điểm d khoản 1 điều 6 Thông tư 161/2012/TT-BTC ngày 02 tháng 10 năm 2012 quy định chế độ kiểm soát, thanh toán các khoản chi ngân sách nhà nước qua kho bạc nhà nước: “Đối với
những khoản chi tạm ứng đã hoàn thành và đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán, các đơn vị sử dụng ngân sách phải thanh toán tạm ứng với Kho bạc Nhà nước chậm nhất ngày cuối cùng của tháng sau”.
Các nội dung đề nghị thanh toán đúng ở mức hợp lý, hợp lệ còn chưa thực sự bám sát theo mục chi đã được thẩm định như: nội dung chi tiền nước uống cho học viên đi thực tế còn đề nghị thanh toán vượt định mức; nội dung chi tiền phô tô tài liệu, văn phòng phẩm đề nghị thanh toán vượt dự toán; nội dung chi tiền khoán ngủ tại huyện cho các học viên đề nghị thanh toán vượt định mức so với dự toán được thẩm định.
-Đối với lớp tập huấn tại cơ sở đào tạo khác: Thời gian giao nộp hồ sơ chứng từ đề nghị thanh toán và quyết toán cũng còn chậm, muộn so với quy định nhất là vào những tháng cuối năm ngân sách; hồ sơ giao nộp thường hay thiếu quyết định hay công văn, giấy mời cử đi dự tập huấn.Hóa đơn tài chính, phiếu thu học phí và tài liệu hay nộp bản phô tô. Cán bộ kiểm soát hồ sơ luôn phải hướng dẫn và yêu cầu bổ sung hoàn thiện các loại giấy tờ này.
Từ những vấn đề đó đã làm ảnh hưởng đến công tác thanh quyết toán nguồn kinh phí với kho bạc nhà nước nơi đơn vị giao dịch.
Bảng 2.2. Tổng hợp nguồn kinh phí các lớp tập huấn của Văn phòng UBDT giai đoạn 2017-2019
Lớp tập huấn
Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
Số lớp Kinh phí (nghìn đồng) Số lớp Kinh phí (nghìn đồng) Số lớp Kinh phí (nghìn đồng) Lớp tập huấn trực
tiếp tại cơ sở đào tạo 11 487.835 12 586.983 13 348.805 Lớp tập huấn tại cơ
sở đào tạo khác 12 121.158 17 147.120 13 295.417
Tổng số 23 608.993 29 734.103 26 644.222
(Nguồn: Văn phòng UBDT)
Bảng 2.3. Tổng hợp số hồ sơ các lớp tập huấn của Văn phòng UBDT giai đoạn 2017-2019 T T Nội dung Số hồ sơ năm 2017 Số hồ sơ năm 2018 Số hồ sơ năm 2019 1 Hồ sơ các lớp tập huấn
trực tiếp tại cơ sở đào tạo 17 21 39
2I Hồ sơ các lớp tập huấn tại
cơ sở đào tạo khác 12 20 16
Tổng cộng 29 41 55
(Nguồn: Văn phòng UBDT) Thực trạng công tác kiểm soát hồ sơ qua các năm 2017-2019 được phát hiện như sau:
Trong năm 2017 qua kiểm soát tổng số 29 hồ sơ đã phát hiện một số hồ sơ còn thiếu sót như: phát hiện 05 hồ sơ có giấy đề nghị thanh toán còn thiếu ngày tháng năm; 04 hồ sơ có hợp đồng, thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ còn bỏ trống không ghi ngày tháng năm; 02 hồ sơ có bảng kê thanh toán khoán ngủ còn thiếu chữ ký của một số học viên; 04 hồ sơ có chi tiền nước uống và chi tiền phô tô tài liệu,
văn phòng phẩm còn đề nghị thanh toán vượt định mức chi đã được thẩm định; 17 hồ sơ có bảng kê chi tiền hỗ trợ đi lại của giảng viên còn thiếu hóa đơn, biên lai xác nhận nơi đi, nơi đến; 17 hồ sơ còn thiếu công văn triệu tập của học viên, công văn mời giảng viên và báo cáo về kết quả tổ chức lớp tập huấn. Số hồ sơ còn thiếu quyết định cử đi tập huấn, nộp bản phô tô hoa đơn tài chính, phiếu thu học phí, tài liệu là 05 hồ sơ, 10 hồ sơ còn nộp bản phô tô công văn triệu tập học viên.
Năm 2018 qua kiểm soát tổng số 41 hồ sơ đã phát hiện một số hồ sơ còn thiếu sót như: phát hiện 06 hồ sơ có giấy đề nghị thanh toán còn thiếu ngày tháng năm, hợp đồng, thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ còn bỏ trống không ghi ngày tháng năm; 01 hồ sơ có bảng kê thanh toán khoán ngủ còn thiếu chữ ký của một số học viên; 03 hồ sơ có chi tiền nước uống còn đề nghị thanh toán vượt định mức chi đã được thẩm định; 21 hồ sơ có bảng kê chi tiền hỗ trợ đi lại của giảng viên còn thiếu hóa đơn, biên lai xác nhận nơi đi, nơi đến; 21 hồ sơ còn thiếu công văn triệu tập của học viên, công văn mời giảng viên và báo cáo về kết quả tổ chức lớp tập huấn. Số hồ sơ còn thiếu quyết định cử đi tập huấn, nộp bản phô tô hoa đơn tài chính, phiếu thu học phí, tài liệu là 07 hồ sơ, 10 hồ sơ còn nộp bản phô tô công văn triệu tập học viên.
Năm 2019 qua kiểm soát tổng số 55 hồ sơ đã phát hiện một số hồ sơ còn thiếu sót như: phát hiện 04 hồ sơ có giấy đề nghị thanh toán còn thiếu ngày tháng năm, hợp đồng, thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ còn bỏ trống không ghi ngày tháng năm; 01 hồ sơ có bảng kê thanh toán khoán ngủ còn thiếu chữ ký của một số học viên và một số giấy đi đường còn tẩy xóa nơi đi nơi đến; 03 hồ sơ có bảng kê thanh toán khoán ngủ còn đề nghị thanh toán vượt định mức chi đã được thẩm định; 12 hồ sơ có bảng kê chi tiền hỗ trợ đi lại của giảng viên còn thiếu hóa đơn, biên lai xác nhận nơi đi, nơi đến; 12 hồ sơ còn thiếu công văn triệu tập của học viên, công văn mời giảng viên và 39 hồ sơ còn thiếu báo cáo về kết quả tổ chức lớp tập huấn. Số hồ sơ còn thiếu quyết định cử đi tập huấn, nộp bản phô tô hoa đơn tài chính, phiếu thu học phí, tài liệu là 07 hồ sơ, 11 hồ sơ còn nộp bản phô tô công văn triệu tập học viên.
Kết quả công tác thanh quyết toán hồ sơ các lớp tập huấn giai đoạn 2017- 2019 về cơ bản đáp ứng được các yêu cầu theo quy định. Tỷ lệ quyết toán nguồn kinh phí đều đạt ở mức 100% không có năm nào phải trả lại ngân sách do không quyết toán hết nguồn kinh phí.
Tuy nhiên, về chất lượng hồ sơ khi được tiếp nhận để thực hiện thanh quyết toán cũng chưa được đảm bảo chặt chẽ. Hồ sơ được cán bộ kiểm soát và hướng dẫn, bổ sung, hoàn thiện chủ yếu được thực hiên sau khi nhiệm vụ đã kết thúc và hoàn thành. Do đó, việc bổ sung, hoàn thiện hồ sơ gặp phải những khó khăn nhất định, có một số nội dung đã được hướng dẫn nhưng không thể hoàn thiện được, dẫn đến chất lượng hồ sơ sau khi được kiểm soát thanh quyết toán không thể đạt tới con số tuyệt đối phấn đấu năm 2019 chất lượng hồ sơ thanh toán đạt 92% sau kiểm soát. Do vậy khi có các cơ quan chuyên môn đến kiểm tra thì gặp phải tình trạng hồ sơ còn thiếu các văn bản, chưa chặt chẽ như: Báo cáo về kết quả tổ chức thực hiện; Công văn, giấy mời mời giảng viên hay công văn gửi địa phương để phối hợp tổ chức thực hiện. Số hồ sơ chưa được kiểm soát nhanh chóng, kịp thời chủ yếu là do hồ sơ chưa đủ chứng từ theo quy định hoặc chứng từ lập chưa đúng mẫu, không hợp lệ, một số hồ sơ được tiếp nhận dồn vào thời điểm cuối năm ngân sách làm ảnh hưởng đến công tác kiểm soát hồ sơ.