Văn phòng UBDT là tổ chức thuộc Ủy ban dân tộc, tại Quyết định số 268/QĐ-UBDT ngày 25/5/2017 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc quy định về chức năng, nhiệm vụ như sau:“Tham mưu tổng hợp về chương trình, kế
Phó chánh Văn phòng Phòng Hành chính- Thư ký Phòng Quản trị- Bảo vệ Phòng Văn thư- Lưu trữ Phòng Kế toán- Tài vụ Đội xe Văn phòng ĐD tại TP Hồ Chí Minh
hoạch công tác và phục vụ các hoạt động của Ủy ban; giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm thực hiện quản lý nhà nước về công tác dân tộc và theo dõi, kiểm tra, đôn đốc tình hình thực hiện chính sách dân tộc trên địa bàn các tỉnh. Tổ chức thực hiện công tác hành chính, quản lý cơ sở vật chất-kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động phục vụ chung cho hoạt động của Ủy ban và công tác quản trị nội bộ. Quản lý nguồn kinh phí nhà nước, các nguồn kinh phí khác và thực hiện công tác kế toán-tài chính theo phân cấp của Ủy ban và quy định của pháp luật.
Tham mưu tổng hợp, xây dựng, đôn đốc và theo dõi tình hình thực hiện chương trình công tác của Ủy ban: Xây dựng, trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban lịch làm việc tuần của Bộ trưởng, Chủ nhiệm và các Thứ trưởng, Phó chủ nhiệm; Theo dõi, đôn đốc các Vụ, đơn vị thuộc Ủy ban, các cơ quan, tổ chức liên quan thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, Quy chế làm việc của Ủy ban, việc chấp hành kỷ luật, kỷ cương hành chính; tổng hợp kết quả thực hiện và kiến nghị Lãnh đạo Ủy ban các nhiệm vụ, các giải pháp cần tập trung chỉ đạo, điều hành bảo đảm thực hiện chương trình công tác tuần và Quy chế làm việc của Ủy ban; Chủ trì hoặc tham gia nghiên cứu khoa học, xây dựng các đề án, dự thảo văn bản, các báo cáo do Lãnh đạo Ủy ban giao; Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu trình Lãnh đạo Ủy ban; kiểm tra và có ý kiến về hồ sơ tài liệu, văn bản trước khi trình Lãnh đạo Ủy ban xem xét, giải quyết; Quản lý nguồn kinh phí nhà nước, các nguồn kinh phí khác và thực hiện công tác kế toán-tài chính theo phân cấp của Ủy ban và quy định của pháp luật; Chủ trì, phối hợp với các Vụ, đơn vị thuộc Ủy ban và Công đoàn cơ quan Ủy ban thực hiện các chế độ, chính sách và chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc Ủy ban”.
* Chức năng, nhiệm vụ của phòng Kế toán-Tài vụ
Phòng Kế toán-Tài vụ là đơn vị thuộc Văn phòng Ủy ban Dân tộc có chức năng giúp Chánh Văn phòng Ủy ban Dân tộc về công tác tài chính, kế toán. Tổ chức quản lý và sử dụng hiệu quả các nguồn kinh phí do ngân sách nhà nước cấp, các nguồn kinh phí khác và tài sản giao cho Văn phòng Ủy ban quản lý theo đúng quy định của Nhà nước;
có thẩm quyền giao; xây dựng dự toán chi tiết nguồn kinh phí giao tự chủ tài chính sau khi được Bộ trưởng, Chủ nhiệm giao dự toán năm;
Đáp ứng kịp thời kinh phí phục vụ hoạt động của Lãnh đạo Ủy ban và các Vụ, đơn vị quản lý nhà nước thuộc Ủy ban Dân tộc;
Tham mưu, xây dựng các văn bản, quy định, quy chế liên quan đến lĩnh vực quản lý tài chính, tài sản của cơ quan UBDT thuộc chức năng của Văn phòng Ủy ban;
Đảm bảo các khoản chi thanh toán cho cá nhân: tiền lương và phụ cấp lương; thu nộp, đối chiếu và quyết toán thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn và làm thủ tục cấp phát thẻ bảo hiểm y tế cho cán bộ, công chức, người lao động thuộc quỹ lương do Văn phòng quản lý;
Thẩm định dự toán kinh phí thực hiện các hoạt động theo quy định phân cấp quản lý tài chính của cấp có thẩm quyền;
Quản lý, kiểm soát chi và thanh quyết toán các nguồn kinh phí được giao theo đúng chế độ quy định;
Đối chiếu tình hình sử dụng dự toán chi NSNN với Kho bạc Nhà nước; Quản lý quỹ tiền mặt và kho vật tư văn phòng theo đúng quy định;
Quản lý về mặt giá trị các tài sản của Ủy ban giao Văn phòng quản lý. Chủ trì, phối hợp với phòng Quản trị-Bảo vệ thực hiện công tác kiểm kê tài sản, công cụ, dụng cụ; tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng Ủy ban tổ chức thanh lý tài sản theo quy định;
Lập và nộp báo cáo tài chính quý, năm; Công khai dự toán và quyết toán chi ngân sách nhà nước được giao hàng năm;
Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân có quan hệ thanh toán tại Văn phòng thực hiện đúng các quy định về tài chính, kế toán;
Tổ chức bảo quản, lưu trữ hồ sơ, chứng từ kế toán theo quy định;
Chủ trì, phối hợp với các Vụ, đơn vị thuộc Ủy ban và Công đoàn cơ quan Ủy ban thực hiện các chế độ, chính sách và chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc Ủy ban;
tình hình sử dụng các nguồn kinh phí được giao và các nguồn kinh phí khác theo quy định;
Kiểm soát và thực hiện thanh quyết toán bằng tiền mặt, chuyển khoản đối với các vụ, đơn vị, cá nhân có liên quan giao dịch đề nghị thanh toán;
Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng phân công.
Hiện nay, biên chế Phòng Kế toán-Tài vụ gồm 07 người, 100% có trình độ đại học, trong đócó 3/7 cán bộ có trình độ sau đại học.