Trong những năm qua, Văn phòng Ủy ban Dân tộc đã cố gắng thực hiện được mục tiêu kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn. Kết quả đạt được như sau:
Bảng 2.15. Bảng kết quả thực hiện mục tiêu kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng UBDT
STT Tiêu chí
Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
Kế hoạch Thực hiện Kế hoạch Thực hiện Kế hoạch Thực hiện 1 Đầy đủ thủ tục, hồ sơ, văn bản pháp lý 84% 85% 86% 88% 90% 92% 2 Các nội dung đề nghị thanh quyết toán đúng ở mức hợp lý, hợp lệ 85% 85% 90% 92% 92% 92% 3 Thực hiện quyết toán kinh phí 100% 100% 100% 100% 100% 100% 4
Hoàn thiện quy trình về công tác thanh toán
80% 80% 85% 85% 90% 90%
(Nguồn: Văn phòng UBDT)
-Về tiêu chí đầy đủ thủ tục, hồ sơ, văn bản pháp lý: Văn phòng Ủy ban Dân tộc đã cố gắng thực hiện việc kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán vàhướng dẫn người đề nghị thanh toán hoàn thiện, bổ sung hồ sơ đảm báo đúng chế độ, chính sách theo quy định. Năm 2017 kết quả vượt kế hoạch là 1%, năm 2018, 2019 tăng lên 2% và đạt 92% ở năm 2019. Đạt được kết quả đó là nhờ sự cố gắng, nỗ lực của các cán bộ kiểm soát Văn phòng UBDT. Công tác kiểm soát hồ sơ khá chính xác, đúng chế độ, kịp thời đôn đốc, hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ; kiểm soát đúng quy định các hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn từ nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn trong phạm vi quản lý. Làm cho công tác kiểm soát hồ sơ có ý nghĩa và cần thiết hơn, thúc đẩy hoạt động kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán được thực hiện nhanh chóng, đúng quy định hiện hành.
- Về tiêu chí các nội dung đề nghị thanh quyết toán đúng ở mức hợp lý, hợp lệ đạt kết quả cao. Trên cơ sở dự toán đã được duyệt về nội dung chi người thực hiện đã cố gắng bám sát theo nội dung chi. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện vẫn sảy ra tình huống phát sinh làm phát sinh các khoản chi không có trong dự toán. Kết quả đạt được là năm 2018 thực hiện đạt 92% vượt 2% so với kế hoạch đề ra, năm 2017 và 2019 chỉ thực hiện bằng so với kế hoạch là 85% và 92%.
Trong năm 2017, qua kiểm soát các nội dung đề nghị thanh quyết toán các lớp tập huấn Văn phòng Ủy ban Dân tộc đã phát hiện và trả lại 04 hồ sơ với tổng số tiền đề nghị thanh toán là 50,5 triệu đồng. Cán bộ kiểm soát đã hướng dẫn, yêu cầu điều chỉnh hồ sơ đề nghị thanh toán tại nội dung chi tiền nước uống cho học viên đi thực tế đã đề nghị thanh toán vượt so với dự toán đã được thẩm định là 02 triệu đồng và nội dung chi tiền phô tô tài liệu, văn phòng phẩm là 03 triệu đồng. Năm 2018 đã phát hiện và trả lại 03 hồ sơ với tổng số tiền đề nghị thanh toán là 60 triệu đồng. Cán bộ kiểm soát đã yêu cầu hoàn thiện hồ sơ tại nội dung chi tiền nước uống cho học viên đã đề nghị thanh toán vượt định mức so với dự toán được thẩm định là 01 triệu đồng. Năm 2019 đã phát hiện và trả lại 03 hồ sơ với số tiền đề nghị thanh toán là 90 triệu đồng. Trong đó, đã phát hiện nội dung chi tiền khoán ngủ tại huyện cho các học viên đề nghị thanh toán vượt so với dự toán được thẩm định 4,5 triệu đồng và đã yêu cầu hoàn chỉnh lại hồ sơ theo đúng dự toán.
Qua công tác kiểm soát hồ sơ góp phần thúc đẩy việc tuân thủ các chế độ, quy định hiện hành đối với các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan. Hơn thế nữa, qua kiểm soát hồ sơ đã tạo điều kiện cho công tác quyết toán chi nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn được công khai, minh bạch và thúc đẩy trình độ năng lực chuyên môn cho cán bộ, chuyên viên, kế toán viên Văn phòng Ủy ban Dân tộc và các vụ, đơn vị liên quan ngày càng được nâng lên. Các hồ sơ thanh quyết toán được một hệ thống kiểm soát vững mạnh sẽ làm giảm tối thiểu những sai sót trong việc sử dụng ngân sách nhà nước.
- Về tiêu chí thực hiện quyết toán kinh phí: Hàng năm luôn đạt 100% so với kế hoạch, đảm bảo 100% hồ sơ đề nghị thanh toán được quyết toán. Không có năm
nào phải nộp lại ngân sách nhà nước do không thực hiện hết. Việc thực hiện kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn góp phần cung cấp các thông tin tài chính đáng tin cậy, đầy đủ và kịp thời về công tác hạch toán, quyết toán nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn đảm bảo đúng quy định. Kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán còn đảm bảo việc thực hiện quyết toán không sảy ra tình trạng quyết toán khống, quyết toán không đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm ảnh hưởng đến nhiệm vụ chung và gây ra lãng phí ngân sách nhà nước.
- Về tiêu chí hoàn thiện quy trình về công tác thanh toán: Qua các năm đã dần tham mưu để hoàn thiện quy trình về công tác thanh toán từ nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn từ 80% năm 2017, 85% năm 2018 và năm 2019 là 90%.
Công tác kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng UBDT đã thực sự phát huy được hiệu quả. Công tác quản lý, sử dụng nguồn kinh phí luôn được chú trọng nâng cao, các lớp tập huấn luôn đạt kết quả tốt, đúng mục đích, đúng đối tượng, sử dụng hiệu quả nguồn kinh phí; quản lý chặt chẽ nguồn kinh phí, phân bổ nguồn kinh phí hợp lý để thực hiện đạt được mục tiêu sử dụng nguồn kinh phí tiết kiệm, hiệu quả.
Qua công tác kiểm soát đã kịp thời hướng dẫn, uốn nắn các sai sót trong thực hiện thanh quyết toán kinh phí, 100% các lớp tập huấn thiếu sót về hồ sơ văn bản pháp lý được phát hiện đều được yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa, hướng dẫn hoàn thiện theo quy định hiện hành. Thực hiện quyết toán kinh phí với kho bạc nhà nước đúng quy định.
Như vậy, so với mục tiêu đã đề ra về cơ bản Văn phòng Ủy ban Dân tộc đã thực hiện tốt, đảm bảo thực hiện thanh quyết toán kinh phí 100%. Tuy nhiên, về chất lượng hồ sơ sau thực hiện kiểm soát, yêu cầu hoàn thiện, bổ sung chỉ đạt 92% ở năm 2019 tăng 2% so với năm 2018 và tăng 7% so với năm 2017. Trong quá trình kiểm soát hồ sơ việc yêu cầu hoàn thiện, bổ sung hồ sơ đáp ứng chặt chẽ, đúng quy định là rất khó khăn, bởi lẽ liên quan đến một số vấn đề như phụ thuộc vào trình độ am hiểu về công tác tài chính, hồ sơ, chứng từ của người đề nghị thanh toán, phụ thuộc và tác phong làm việc của mỗi người. Bên cạnh đó, việc hoàn thiện, bổ sung
một số chứng từ đã phát sinh qua một thời gian khá lâu sau khi hoàn thành nhiệm vụ là không thể đáp ứng được như: Bổ sung được biên lai tắc xi, công văn mời giảng viên và báo cáo kết quả công tác tổ chức tập huấn. Kết quả đối với hồ sơ đề nghị bổ sung biên lai tắc xi năm 2017 và năm 2018 còn thiếu 02 hồ sơ không hoàn thiện được, năm 2019 thiếu 01 hồ sơ không hoàn thiện được. Đối với hồ sơ đề nghị bổ sung công văn mời giảng viên năm 2017 còn thiếu 07 hồ sơ không hoàn thiện được, năm 2018 là 06 hồ sơ và năm 2019 là 03 hồ sơ. Đối với hồ sơ đề nghị bổ sung báo cáo kết quả công tác tổ chức lớp tập huấn trong 03 năm 2017-2019 đều không hoàn thiện được năm 2017 là 17 hồ sơ, năm 2018 là 21 hồ sơ và năm 2019 là 39 hồ sơ.
2.4.2. Điểm mạnh trong kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấnnguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc