Một số giải pháp nâng cao kiểm soáthồ sơ thanh quy- 123docz.net

3.2.1.Bộ máy kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc

- Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ

Con người luôn là yếu tố có tầm quan trọng đặc biệt đối với mọi hoạt động. Chất lượng hoạt động kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn một phần phụ thuộc vào chất lương đội ngũ công chức như kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ; kỹ năng và phương pháp điều hành. Nếu cán bộ công chức có năng lực chuyên môn tốt sẽ loại trừ được các thiếu sót trong các hồ sơ thanh quyết toán. Đồng thời cũng như trợ giúp, tham mưu cho Lãnh đạo đưa ra các quyết định đúng đắn. Nếu năng lực chuyên môn kém, tất yếu sẽ không hoàn thành tốt nhiệm vụ, không phát hiện ra sai sót sẽ tác động không nhỏ đến chất lượng kiểm soát chi phí trong thanh quyết toán, gây thất thoát, lãng phí cho nhà nước. Do đó việc tăng cường bồi dưỡng, nâng cao năng lực, trình độ cho lực lượng cán bộ phải luôn luôn là mối quan tâm thường xuyên.

Tổ chức bộ máy kiểm soát hồ sơ cần được hoàn thiện theo hướng cải cách hành chính, gọn nhẹ, không quá phức tạp và hiện đại những vẫn có năng lực cao thì giải quyết công việc mới hiệu quả.Bộ máy kiểm soát cần phải chuyên nghiệp, chuyên sâuhơn nữa. Cần tập trung, quan tâm đúng mức về nâng cao năng lực, kiến thức chuyên môn, kỹ năng, phương thức phục vụ của người cán bộ, công chức.

Để làm được điều đó Văn phòng UBDT cần thực hiện các giải pháp như sau:

Thứ nhất: Xác định và định hướng đúng việc nâng cao chất lượng đội ngũ cán

bộ.

- Xác định rõ yêu cầu cụ thể đối với từng cán bộ thực hiện kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn, bao gồm yêu cầu ở từng nội dung công việc, vị trí việc làm của từng cán bộ công chức, từng môi trường công tác.

- Cần xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của cán bộ lãnh đạo, cán bộ làm công tác chuyên môn.

- Chú trọng, quan tâm bồi dưỡng kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ và tập huấn về chế độ, văn bản mới.

- Làm tốt công tác quy hoạch đối với cán bộ lãnh đạo và cán bộ chuyên môn trên cơ sở đó có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cụ thể đối với từng đối tượng cho phù hợp.

- Khuyến khích nghiên cứu, đặc biệt là những vấn đề thực tiễn phát sinh trong qua trình thực thi công vụ, đề ra những phương hướng, giải pháp giải quyết. Văn phòng UBDT cần có những quy định bắt buộc và có những hình thức khen thưởng phù hợp về vật chất và tinh thần cho những cán bộ công chức thực hiện tốt việc nghiên cứu.

- Quan tâm và không ngừng nâng cao đời sống vật chất cũng như tinh thần cho cán bộ công chức, khuyến khích, khơi dậy lòng yêu ngành, yêu nghề của cán bộ công chức trong Văn phòng UBDT.

Thứ hai, Tổ chức bộ máy hợp lý, chuyên nghiệp phù hợp với khối lượng

dồn vào một người, bố trí đan xen giữa cán bộ có kinh nghiệm nhiều và cán bộ chưa có kinh nghiệm nhiều trong giải quyết công việc có nội dung tương tự để có sự học hỏi, truyền đạt kinh nghiệm lẫn nhau.

Thứ ba, nâng cao tính chuyên nghiệp, trình độ quản lý tiên tiến của cán bộ.

Sử dụng cán bộ trẻ và có năng lực trình độ cho những vị trí điều hành quản lý nghiệp vụ. Có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn phù hợp trong từng giai đoạn, từng thời kỳ, kết hợp đào tạo ngắn hạn qua các đợt tập huấn, đào tạo dài hạn, chuyên sâu. Kết hợp đào tạo tại chỗ với đào tạo tập trung, đảm bảo cán bộ cập nhật cơ chế, chính sách mới về lĩnh vực đào tạo, tập huấn nói chung và công tác kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn nói riêng.

Thứ tư, Về trách nhiệm, tập trung quán triệt nâng cao đạo đức nghề nghiệp

của cán bộ Văn phòng UBDT nhằm mục đích kiểm soát thanh quyết toán chặt chẽ, đúng chính sách, chế độ, quyết toán nguồn kinh phí đúng thời gian quy định, giảm thất thoát, tiêu cực trong việc sử dụng ngân sách nhà nước.Thực hiện chế độ thưởng phạt nghiêm minh để khuyến khích, động viên và răn đe cán bộ trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao.

3.2.2. Hình thức và công cụ kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tậphuấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc

- Về hình thức kiểm soát:

Để phát huy tốt vai trò kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng UBDT nhằm thực hiện mục tiêu sử dụng tiết kiệm, hiệu quả, đúng mục đích nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn. Văn phòng UBDT cần hoàn thiện các hình thức kiểm soát trước và kiểm soát sau, đặc biệt phát huy vai trò của kiểm soát sau đồng thời thực hiện kiểm soát từng khâu trong toàn bộ quá trình tổ chức thực hiện tập huấn. Kiểm soát thường xuyên liên tục nhằm phát hiện kịp thời các sai sót để thực hiện các điều chỉnh. Các vụ, đơn vị liên quan thực hiện kiểm soát nội bộ các nội dung công việc của vụ, đơn vị mình trước khi bàn giao hồ sơ cho phòng kiểm soát thanh quyết toán, để giảmbớt tình trạng quá tải nội

dung kiểm soát cho cán bộ kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán và thực hiện được yêu cầu chuyên môn hóa trong kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán. Đảm bảo phát hiện và xử lý kịp thời các dấu hiệu bất thường trong quá trình thực hiện.

- Về công cụ kiểm soát:

Tăng cường cập nhật các văn bản hướng dẫn, các văn bản thay đổi hướng dẫn bổ sung về chế độ, chính sách, định mức chi.

Bên cạnh hoàn thiện các chính sách, chế độ, định mức theo công cụ kiểm soát truyền thống thì cần phải hoàn thiện công cụ hỗ trợ như:

+ Hoàn thiện thêm các nội dung phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp, tích hợp thêm định mức dự toán để cập nhật các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý nguồn kinh phí tránh tình trạng thanh toán vượt số kinh phí được giao.

+ Tập huấn công nghệ thông tin, đào tạo tại chỗ các phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp mới bổ sung cho cán bộ kiểm soát.

3.2.3. Thực hiện quy trình kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tậphuấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc

Trên cơ sở công tác kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng UBDT, Văn phòng UBDT cần nâng cao quy trình kiểm soát theo các nội dung sau:

- Ban hành thống nhất quy trình kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng UBDT theo quy định về thủ tục hành chính.

- Nội dung quy trình quy định rõ đối tượng kiểm soát, nội dung kiểm soát và các yêu cầu cụ thể về thủ tục pháp lý cần có trong hồ sơ thanh quyết toán. Như vậy, sẽ đảm bảo nhất quán chỉ có một quy trình kiểm soát thanh quyết toán hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng UBDT đồng thời dễ tra cứu, đối chiếu khi cần thiết và thuận tiện cho cá nhân, đơn vị áp dụng khi thực hiện thanh quyết toán.

- Công khai quy trình kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn đảm bảo rõ ràng, minh bạch và thuận tiện; tổ chức

lưu giữ hồ sơ khoa học, hợp lý đảm bảo tiện ích cho việc tra cứu và làm bằng chứng khi cần thiết.

- Tăng cường cán bộ kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn.

- Hồ sơ, tài liệu chuyển đến bộ phận kiểm soát cần bổ sung thêm file mềm dự toán để rút ngắn thời gian kiểm soát.

- Tích cực đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, nâng cao năng lực quản lý, trình độ của các chức danh tại phòng kiểm soát chuyên môn. Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc này, cần tiếp tục hoàn thiện cơ chế chính sách, định mức tiêu chuẩn cho phù hợp thực tế phát sinh, ổn định, thống nhất từ trung ương đến địa phương.

Bảng 3.1: Bảng hướng dẫn thủ tục hồ sơ thang toán

TT Nội dung chi Hồ sơ yêu cầu Định mức Căn cứ pháp lý

Đối với lớp tập huấn trực tiếp tại cơ sở đào tạo

Thuê hội trường, tăng âm, loa đài, ma két, máy chiếu, nước uống và các dịch vụ khác

-Hợp đồng;

-Biên bản thanh lý hợp đồng; -Hóa đơn tài chính

-03 báo giá cạnh tranh -Biên bản thẩm định dự toán kinh phí.

2 Công tác phí của học viên và ban tổ chức lớp học

-Giấy đi đường của các học viên và ban tổ chức lớp học có đầy đủ chữ ký của người đi công tác;

-Bảng kê khoán ngủ có đầy đủ chữ ký của người được nhận tiền;

-Công văn triệu tập học viên

-Phụ cấp lưu trú 200.000 đồng/người/ngày

-Khoán ngủ tại huyện: 300.000 đồng/đêm/người. -Khoán ngủ tại thành phố là đô thị loại II, III, IV: 350.000 đồng/người/đêm. - Khoán ngủ tại thành phố là đô thị loại I: 400.000 đồng/người/đêm. -Biên bản thẩm định dự toán kinh phí.

-Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.

-Thông tư 40/2017/TT-BTC ngày 28/4/2017 của Bộ Tài chính quy định chế độ công tác phí, chế độ hội nghị

-Thông tư 36/2018/TT-BTC ngày 30 tháng 3 năm 2018 của Bộ Tài chính Hướng dẫn việc lập dự toán, quản lý, sử

dụng và quyết toán kinh phí dành cho công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức

3 Thù lao giảng viên, trợ giảng

-Công văn mời giảng viên; -Bảng kê chi tiền hoặc giấy biên nhận nhận tiền thù lao

-Thù lao giảng viên:

2.000.000 đồng/buổi (04 tiết) -Trợ giảng 200.000 đồng/người/ buổi -Biên bản thẩm định dự toán kinh phí. -Thông tư 40/2017/TT-BTC ngày 28/4/2017 của Bộ Tài chính quy định chế độ công tác phí, chế độ hội nghị

-Thông tư 36/2018/TT-BTC ngày 30 tháng 3 năm 2018 của Bộ Tài chính Hướng dẫn việc lập dự toán, quản lý, sử dụng và quyết toán kinh phí dành cho công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức

4 Hỗ trợ đi lại, ăn nghỉ của giảng viên, trợ giảng

-Bảng kê chi tiền hỗ trợ đi lại, ăn nghỉ của giảng viên, trợ giảng có đầy đủ chữ ký; -Hóa đơn tắc xi (nếu số tiền

-Phụ cấp lưu trú 200.000 đồng/người/ngày

-Khoán ngủ tại huyện: 300.000 đồng/đêm/người.

-Biên bản thẩm định dự toán kinh phí.

-Thông tư 40/2017/TT-BTC ngày 28/4/2017 của Bộ Tài

trên 200.000 đồng) -Biên lai tắc xi

-Khoán ngủ tại thành phố là đô thị loại II, III, IV: 350.000 đồng/người/đêm.

- Khoán ngủ tại thành phố là đô thị loại I: 400.000 đồng/người/đêm.

-Hỗ trợ tiền đi lại: 100.000 đồng/ lượt/người.

chính quy định chế độ công tác phí, chế độ hội nghị

5 Tài liệu, văn phòng phẩm phục vụ lớp học

-Danh sách phát tài liệu, văn phòng phẩm có đầy đủ chữ ký của người nhận;

-Hóa đơn tài chính kèm theo bảng kê

-Theo hóa đơn thực tế. -Biên bản thẩm định dự toán kinh phí.

-Thông tư 40/2017/TT-BTC ngày 28/4/2017 của Bộ Tài chính quy định chế độ công tác phí, chế độ hội nghị

-Thông tư 36/2018/TT-BTC ngày 30 tháng 3 năm 2018 của Bộ Tài chính Hướng dẫn việc lập dự toán, quản lý, sử dụng và quyết toán kinh phí dành cho công tác đào tạo, bồi

dưỡng cán bộ, công chức, viên chức

Hồ sơ tài liệu kèm theo -Quyết định giao dự toán; -Quyết định phê duyệt kế hoạch và dự toán kinh phí; -Biên bản thẩm định dự toán kinh phí;

-Báo cáo kết quả tổ chức lớp tập huấn;

-Giấy đề nghị thanh toán -Công văn gửi địa phương phối hợp tổ chức thực hiện (trong trường hợp mời cơ quan địa phương phối hợp tổ chức thực hiện)

Thời gian giao nộp hồ sơ Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày kết thúc và hoàn thành nhiệm vụ

-Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.

II Đối với lớp tập huấn tại

cơ sở đào tạo khác

1 Công tác phí của học viên

-Giấy đi đường của học viên có đầy đủ chữ ký của người đi công tác;

-Bảng kê khoán ngủ có đầy đủ chữ ký của người được nhận tiền;

-Công văn triệu tập học viên; -Quyết định cử đi tập huấn; -Giấy đề nghị thanh toán.

-Phụ cấp lưu trú 200.000 đồng/người/ngày

-Khoán ngủ tại huyện: 300.000 đồng/đêm/người. -Khoán ngủ tại thành phố là đô thị loại II, III, IV: 350.000 đồng/người/đêm.

- Khoán ngủ tại thành phố là đô thị loại I: 400.000

đồng/người/đêm.

-Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.

-Thông tư 40/2017/TT-BTC ngày 28/4/2017 của Bộ Tài chính quy định chế độ công tác phí, chế độ hội nghị

2 Học phí của học viên -Hóa đơn tài chính hoặc phiếu thu của cơ sở đào tạo (bản chính).

-Theo hóa đơn thực tế -Thông tư 36/2018/TT-BTC ngày 30 tháng 3 năm 2018 của Bộ Tài chính Hướng dẫn việc lập dự toán, quản lý, sử dụng và quyết toán kinh phí dành cho công tác đào tạo, bồi

dưỡng cán bộ, công chức, viên chức

3 Tài liệu của học viên

-Hóa đơn tài chính hoặc phiếu thu của cơ sở đào tạo (bản chính).

-Theo hóa đơn thực tế

4 Thời gian giao nộp hồ sơ

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày kết thúc và hoàn thành nhiệm vụ.

-Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.

Một số giải pháp nâng cao kiểm soáthồ sơ thanh quyết toáncác lớp tập