Hàng năm thực hiện nhiệm vụ công tác được giao, Văn phòng UBDT đã xây dựng chi tiết kế hoạch, phân công nhiệm vụ cụ thể đến từng đồng chí Lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo các phòng. Trên cơ sở nhiệm vụ được giao, các phòng phân công cụ thể nhiệm vụ đến từng công chức, người lao động. Lãnh đạo Văn phòng duy trì họp giao ban hàng tuần, tháng, quý, sơ kết 6 tháng, 9 tháng và tổng kết năm.
Công tác chỉ đạo, điều hành của Văn phòng đảm bảo nguyên tắc tập trung dân chủ, luôn luôn có sự phối hợp chặt chẽ với Cấp ủy và Công đoàn, Đoàn thanh niên trong việc quán triệt công chức, người lao động về chính trị tư tưởng, thực hiện nhiệm vụ chính trị, tuân thủ chính sách pháp luật và Quy chế hoạt động của Ủy ban, của Văn phòng nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Kết quả hoạt động của Văn phòng Ủy ban Dân tộc đạt được trên các mặt như sau:
-Công tác tham mưu, tổng hợp:
Chủ động và kịp thời tổng hợp, đổi mới công tác tham mưu xây dựng các báo cáo kết quả công tác chỉ đạo, điều hành, tình hình vùng dân tộc và miền núi; tham mưu, xây dựng lịch công tác tuần của Lãnh đạo Ủy ban; chuẩn bị nội dung báo cáo phục vụ Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban họp Chính phủ thường kỳ.
Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các nhiệm vụ Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban giao cho các vụ, đơn vị, đặc biệt là các chương trình, đề án và kế hoạch công tác năm. Kịp thời thông báo ý kiến kết luận, chỉ đạo của Lãnh đạo Ủy ban đối với các vụ, đơn vị, cơ quan, cá nhân có liên quan
để thực hiện. Xây dựng kế hoạch chi tiết thực hiện nhiệm vụ công tác năm trình Lãnh đạo Ủy ban phê duyệt. Thực hiện nhiệm vụ thư ký, giúp việc đối với Lãnh đạo Ủy ban, truyền đạt kịp thời và chính xác các ý kiến chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Ủy ban đến các vụ, đơn vị để tổ chức thực hiện, đảm bảo đúng quy trình, không để xảy ra sai sót làm ảnh hưởng đến nhiệm vụ chung của Ủy ban.
-Công tác văn thư, lưu trữ:
100% văn bản tiếp nhận trên trục liên thông quốc gia sau khi được kiểm tra đảm bảo về tính pháp lý sẽ được tiếp nhận và xử lý; 100% văn bản đi đã được số hóa và ký số của cơ quan Ủy ban Dân tộc gửi trên trục liên thông quốc gia. Chất lượng tham mưu phân luồng, xử lý văn bản đến cơ bản chính xác, kịp thời; với số lượng văn bản đi rất lớn luôn được đảm bảo về thể thức và thời gian, không thất lạc. Công tác quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện nghiêm túc theo quy định của nhà nước, đảm bảo tính bảo mật.
-Công tác quản trị, bảo vệ:
Tích cực đổi mới, tổ chức thực hiện tốt công tác lễ tân, phục vụ các cuộc họp, hội nghị, hội thảo của cơ quan; thực hiện tốt công tác phục vụ Lãnh đạo Ủy ban làm việc với các tổ chức quốc tế và lãnh đạo các địa phương. Hàng năm hoàn thanh tốt công tác chăm sóc sức khỏe ban đầu cho cán bộ, công chức, người lao động trong cơ quan. Thực hiện tốt nhiệm vụ hậu cần giúp Lãnh đạo Uỷ ban đón, tiếp các đoàn đại biểu người có uy tín, đoàn đại biểu học sinh dân tộc thiểu số của các tỉnh, thành phố về thăm Ủy ban Dân tộc.
Đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn sử dụng trụ sở làm việc. Thực hiện tốt công tác quốc phòng quân sự địa phương, công tác phòng chống cháy nổ tại trụ sở cơ quan.
-Công tác kế toán-tài vụ:
Hoàn thành tốt công tác thanh quyết toán các nguồn kinh phí với kho bạc nhà nước. Thực hiện kịp thời việc đối chiếu tình hình sử dụng các nguồn kinh phí giao Văn phòng; xác định số dư dự toán của từng nguồn kinh phí được chuyển sang năm tiếp theo tiếp tục sử dụng. Thực hiện tốt công tác kiểm kê tài sản cố định cuối năm
đúng thời gian quy định.
Hoàn thành lập báo cáo tài chính và sổ sách kế toán cuối năm theo đúng thời gian quy định. Hoàn thành tốt công tác kiểm tra, xét duyệt quyết toán ngân sách nhà nước theo đúng kế hoạch và thời gian quy định.
Hoàn thành việc xây dựng dự toán NSNN hàng năm và kế hoạch ngân sách nhà nước 3 năm của Văn phòng đúng tiến độ và đáp ứng đủ các khoản chi phục vụ công tác của Văn phòng và của Ủy ban.
Đáp ứng kịp thời kinh phí phục vụ Lãnh đạo Ủy ban đi thăm hỏi, tặng quà đồng bào dân tộc thiểu số thực hiện nhiệm vụ chính trị của Ủy ban Dân tộc vào các dịp lễ, tết hàng năm, cũng như đi thăm hỏi đồng bào bị thiệt hại thiên tai, lũ lụt đột xuất xảy ra.
Đáp ứng kịp thời kinh phí phục vụ các đoàn Ủy ban đi công tác và học tập tại nước ngoài và đón tiếp các đoàn khách nước ngoài vào làm việc với Ủy ban.
Đôn đốc, hướng dẫn các vụ, đơn vị bám sát kế hoạch công tác được giao, đẩy nhanh tiến độ thực hiện nhiêm vụ và sử dụng kinh phí hiệu quả ngay từ những tháng đầu năm, tránh tình trạng dồn chi vào cuối năm.
- Kết quả kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn giai đoạn 2017-2019 được tổng hợp qua bảng dưới đây.
Bảng 2.1. Bảng kết quả kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc giai đoạn 2017-2019
ST
T Nội dung Đơn vị tỉnh
Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
Tổng cộng
Lớp tập huấn trực tiếp tại cơ sở đào tạo Lớp tập huấn tại cơ sở đào tạo khác Lớp tập huấn trực tiếp tại cơ sở đào tạo Lớp tập huấn tại cơ sở đào tạo khác Lớp tập huấn trực tiếp tại cơ sở đào tạo Lớp tập huấn tại cơ sở đào tạo khác 1 Tổng số lớp tập huấn Lớp 11 12 12 17 13 13 78 2 Kế hoạch giao Lớp 11 12 12 17 13 13 78 3 Kinh phí được cấp Nghìn đồng 487.835 121.158 586.983 147.120 348.805 295.417 1.987.318 4 Số liệu thanh quyết toán
qua kiểm soát Nghìn đồng 487.835 121.158 586.983 147.120 348.805 295.417 1.987.318
5 Số hồ sơ được kiểm soát Hồ sơ 17 12 21 20 39 16 125
Số liệu thanh quyết toán qua kiểm soát có sự tăng giảm qua các năm. Nếu số kinh phí thanh quyết toán qua kiểm soát đối với các lớp tập huấn trực tiếp tại cơ sở đào tạo năm 2018 tăng 99,148 triệu đồng so với năm 2017, thì đến năm 2019 lại giảm 238,178 triệu đồng so với năm 2018. Tuy nhiên số lớp lại tăng dần đều so với các năm, năm 2018 tăng thêm 01 lớp so với năm 2017 và năm 2019 tăng 01 lớp so với năm 2018. Số kinh phí thanh quyết toán qua kiểm soát đối với các lớp tập huấn tại cơ sở đào tạo khác năm 2018 tăng 25,962 triệu đồng so với năm 2017, và năm 2019 tăng 148,297 triệu đồng so với năm 2018. Tuy nhiên số lớp lại tăng giảm so với các năm, năm 2018 tăng thêm 05 lớp so với năm 2017 và năm 2019 giảm 04 lớp so với năm 2018. Tổng số hồ sơ được kiểm soát thanh quyết toán giai đoạn 2017- 2019 là 125 hồ sơ.
Mục đích của việc kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán là để đảm bảo đúng người, đúng đơn vị thu hưởng, đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tránh tình trạng kê khai quyết toán khống, quyết toán không đúng với số tiền thực tế phát sinh. Do đó, thông qua việc kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn tại Văn phòng Ủy ban đã luôn yêu cầu các đơn vị, cá nhân có quan hệ thanh toán thực hiện bổ sung hoàn thiện các hồ sơ pháp lý theo đúng quy định trước khi thực hiện thanh quyết toán với Kho bạc Nhà nước, đảm bảo chính xác, chặt chẽ, nhanh chóng, đúng quy định. Kinh phí thực hiệnđề nghị thanh toán: 1.987,318 triệuđồng; Kinh phí được thanh quyết toán: 1.987,318 triệuđồng. Quyết toán nguồn kinh phí thực hiện kịp thời, đúng quy định.