2.3.3.1. Hình thức kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc
Bảng 2.10: Đánh giá hình thức kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng UBDT
T T
Chỉ tiêu đánh giá
Tổng số Điểm TB
1 Mức độ hiểu biết về hình thức kiểm soát hồ sơ
thanh quyết toán các lớp tập huấn 15 3,33
2
Mức độ hiểu biết và nắm vững về các văn bản, chế độ chính sách, quy định của cơ quan nhà nước của cán bộ, công chức, người lao động trong Ủy ban
15 3,33
3
Mức độ trao đổi, phối hợp giữa các cán bộ, công chức, người lao động trong cơ quan Ủy ban trong công tác kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán
15 4,00
(Nguồn: Điều tra của tác giả năm 2020)
Tại Văn phòng Ủy ban Dân tộc hình thức kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn được thực hiện theo hai hình thức đó là: kiểm soát trước và kiểm soát sau, trong đó tất cả cán bộ, chuyên viên phòng Kế toán-Tài vụ nói riêng và của cả Ủy ban Dân tộc nói chung đều có trách nhiệm phải phối hợp với nhau sao cho giải quyết công việc được tiến hành một cách chính xác nhất và nhanh chóng nhất, tránh gây phiền hà cho nhau.
Hình thức kiểm soát trước: Được thực hiện kiểm soát trong khâu tổ chức
thực hiện các lớp tập huấn như kiểm soát phê duyệt kế hoạch, phê duyệt dự toán, lập, thẩm định dự toán kinh phí.
Trên cơ sở công tác rà soát nhu cầu tập huấn của các vụ, đơn vị, UBDT lập kế hoạch cho từng đối tượng, từng lớp tập huấn, nội dung tập huấn trong các năm và nhu cầu kinh phí bố trí.
Căn cứ nhu cầu tập huấn của các vụ, đơn vị gửi, theo chức năng nhiệm vụ được giao vụ Tổ chức cán bộ tổng hợp nhu cầu và xây dựng, lập kế hoạch nhu cầu tập huấn trình lãnh đạo Ủy ban phê duyệt. Căn cứ kế hoạch đã được lãnh đạo Ủy ban phê duyệt, Văn phòng Ủy ban cân đối, bố trí nguồn kinh phí để tổ chức thực hiện, xây dựng, lập dự toán kinh phí trình lãnh đạo Ủy ban phê duyệt và ưu tiên thực hiện các lớp tập huấn có nhu cầu cấp thiết, bổ sung phục vụ cho công tác chuyên môn. Do nguồn kinh phí đáp ứngcho nhiệm vụđào tạo, bồi dưỡng còn hạn
hẹp nên việc xây dựng, lập kế hoạch phải được kiểm soát chặt chẽ đảm bảo thực hiện nhiệm vụ đúng trọng điểm, đúng mục đích và phát huy được hiệu quả, không dàn trải và thực hiện đúng các quy định, tiêu chuẩn và định mức nhà nước hiện hành. Khâu này được thực hiện chủ yếu bởi vụ Tổ chức cán bộ, vụ Kế hoạch tài chính, số liệu cung cấp của các vụ, đơn vị liên quan và có sự tham gia kiểm soát của Văn phòng UBDT. Hình thức kiểm soát này thường xuyên được áp dụng đối với tất cả các lớp tập huấn trực tiếp tại cơ sở đào tạo. Trên cơ sở số liệu báo cáo quyết toán của năm trước, số lượng các lớp tập huấn đã thực hiện của các năm trước đế kiểm soát xây dựng kế hoạch tập huấn cho năm kế hoạch.
Hình thức kiểm soát sau: Được thực hiện sau khi quá trình tổ chức thực
hiện các lớp tập huấn hoàn thành, bàn giao hồ sơ, chứng từ và thực hiện thanh quyết toán kinh phí. Trong đó có sự thực hiện của vụ Tổ chức cán bộ, các phòng ban liên quan và kiểm soát của Văn phòng UBDT đối với từng khâu thực hiện các lớp tập huấn.Sau khi tiếp nhận hồ sơ pháp lý lớp tập huấn đề nghị thanh quyết toán, bộ phận kiểm soát thực hiện kiểm soát các nội dung thực hiện lớp tập huấn theo kế hoạch vàthực hiện thanh quyết toán theo quy định, nhằm phát hiện sai sót để kịp thời điều chỉnh, bổ sung theo đúng quy định.
Bảng 2.11. Thống kê số lần tiến hành kiểm soát hồ sơ thanh quyết toánđối với lớp tập huấn trực tiếp tại cơ sở đào tạo của Văn phòng Ủy ban Dân tộc giai
đoạn 2017-2019 ST
T
Hình thức kiểm soát Số lần tiến hành kiểm soát Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
1 Kiểm soát trước 17 21 39
2 Kiểm soát sau 17 21 39
(Nguồn: Văn phòng UBDT)
Qua số liệu cho thấy số lần tiến hành kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán đối với lớp tập huấn trực tiếp tại cơ sở đào tạo theo hình thức kiểm soát trước và kiểm soát sau năm 2018 tăng so với năm 2017 là 04 lần, năm 2019 tăng18 lần so với năm 2018, theo đó số lần thanh quyết toán kinh phí năm 2018 tăng so với năm 2017 và năm 2019 tăng so với năm 2018.
Bảng 2.12. Thống kê số lần tiến hành kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán đối với lớp tập huấn tại cơ sở đào tạo khác của Văn phòng UBDT giai đoạn 2017-2019
ST
T Hình thức kiểm soát
Số lần tiến hành kiểm soát Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
1 Kiểm soát trước 12 20 16
2 Kiểm soát sau 12 20 16
(Nguồn: Văn phòng UBDT)
Qua số liệu cho thấy số lần tiến hành kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán đối với lớp tập huấn tại cơ sở đào tạo khác theo hình thức kiểm soát trước và kiểm soát sau tăng giảm số lần qua các năm. Nếu như năm 2018 số lần kiểm soát tăng hơn so với năm 2017 là 08 lần thì số lần kiểm soát của năm 2019 lại giảm 04 lần so với năm 2018. Tuy nhiên số kinh phí được thanh quyết toán lại tăng dần qua các năm.
2.3.3.2. Công cụ kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc
Để kiểm soát thanh quyết toán hồ sơ các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn, cán bộ kiểm soát của Văn phòng UBDT sử dụng công cụ các hệ thống văn bản pháp lý và công cụ máy móc, thiết bị hỗ trợ.
Công cụ hệ thống các văn bản pháp lý: Các văn bản pháp quy là công cụ hữu
ích được các cán bộ kiểm soát tuân thủ áp dụng một cách triệt để, đầy đủ, phù hợp với từng hình thức lớp tập huấn: Luật ngân sách nhà nước số 83/2015/QH13 ngày 25/6/2015, Nghị định số 163/2016/NĐ-CP ngày 21/12/2016 của Chính phủ “quy định chi tiết thi hành một số điều Luật ngân sách nhà nước”; Nghị định số 101/2017/NĐ-CP ngày 01 tháng 9 năm 2017 của Chính phủ “về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức”; Thông tư số 36/2018/TT-BTC ngày 30/3/2018 của Bộ Tài chính “hướng dẫn việc lập dự toán, quản lý, sử dụng và quyết toán kinh phí dành cho công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức”; Thông tư số 40/2017/TT-BTC ngày 28/4/2017 của Bộ Tài chính “quy định chế độ công tác phí, chế độ chi hội nghị” và các văn bản liên quan khác …
Công cụ máy móc, thiết bị hỗ trợ: Cán bộ kiểm soát cũng sử dụng các
thể kiểm soát về nguồn kinh phí, các nội dung chi thực hiện có phù hợp với định mức và chế độ quy định hiện hành của nhà nước. Tuy nhiên, việc thực hiện kiểm soát vẫn đang mang tính thủ công đối với tất các lớp tập huấn.
Là đơn vị quản lý, sử dụng ngân sách nhà nước nên Văn phòng Ủy ban Dân tộc bắt buộc phải tuân theo Luật Ngân sách nhà nước.
Luật Ngân sách nhà nước và các văn bản dưới luật liên quan đến quá trình sử dụng, thanh quyết toán các nguồn kinh phí của nhà nước. Luật này quy định chính sách sử dụng kinh phí NSNN; quyền và trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc thụ hưởng, sử dụng NSNN.
Như vậy, để kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn, Văn phòng UBDT sử dụng công cụ kiểm soát là các hệ thống văn bản pháp lý (là Luật và các văn bản dưới luật, văn bản hướng dẫn) và công cụ máy móc, thiết bị hỗ trợ (máy tính, hệ thống mạng, phần mềm kế toán), đểcó thể giúp các kế toán viên kiểm soát truy cập thông tin, đối chiếu dữ liệu có liên quan, từ đó kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán đảm bảo đúng quy định, nhanh chóng, kịp thời thanh quyết toán cho người đề nghị thanh toán.
Hiện nay, Văn phòng UBDT đã sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính. Tuy nhiên, trên hệ thống phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp chưa tích hợp được nguồn kinh phí được sử dụng trong năm với số tiền tổng nguồn dẫn đến việc kiểm soát thanh quyết toán nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn còn gặp nhiều khó khăn, vẫn phải thực hiện theo dõi riêng. Việc đầu tư tích hợp sử dụng phần mềm kế toán này sẽ giúp quá trình kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán được thực hiện nhanh chóng, kịp thời hơn, tránh được trường hợp thanh toán vượt nguồn.
2.3.4. Thực hiện quy trình kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tậphuấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc