Bảng 2.6. Bảng tổng hợp nguồn nhân lực kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn Nhân lực Giới tính Độ tuổi Trình độ học vấn QLNN Lý luận chính trị Tin học Ngoại ngữ Nam Nữ Dưới 35 Trên 35 Đại học Sau đại học Số lượng 2 5 2 5 4 3 7 7 7 7
(Nguồn: Văn phòng UBDT)
Bộ máy kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng UBDT được xây dựng dựa trên chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy hoạt động của Văn phòng Ủy ban Dân tộc. Việc quản lý và kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn được thực hiện tại phòng chuyên môn là Kế toán-Tài vụ. Hiện nay,phòng Kế toán- Tài vụ gồm 7 đồng chí, cán bộ kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán là lãnh đạo, chuyên viên, kế toán viên của phòng.
Hoạt động kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán của Văn phòng Ủy ban Dân tộc được thực hiện thông qua cấp quản lý tại phòng Kế toán-Tài vụ. Các hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn được kiểm tra, kiểm soát bởi phòng nghiệp vụ của Văn phòng Ủy ban. Phòng Kế toán-Tài vụ thực hiện chức năng, nhiệm vụ chủ yếu là quản lý, kiểm soát chi và thanh quyết toán các nguồn kinh phí được giao theo đúng chế độ quy định.
Công việc kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán của Văn phòng UBDT được phòng Kế toán-Tài vụ coi là việc xem xét những chính sách, biện pháp quản lý liên quan đến thanh quyết toán đã ban hành có phù hợp với quá trình thực hiện hay chưa để tìm ra phương hướng khắc phục.
Kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán cũng được phòng Kế toán-Tài vụ của Văn phòng UBDT lưu ý về trách nhiệm và quyền hạn giải quyết hồ sơ ở mỗi cán bộ, chuyên viên kế toán trong phạm vi được giao; không giao chồng chéo; phải có tính
cân đối giữa quyền hạn và trách nhiệm.
(Nguồn: Văn phòng UBDT)
Sơ đồ 2.2. Tổ chức bộ máy kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán của Văn phòng UBDT
-Chánh Văn phòng Ủy ban Dân tộc phụ trách chung, quản lý, điều hành mọi hoạt động của Văn phòng Ủy ban, đồng thời là chủ tài khoản. Thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng. Phụ trách trực tiếp phòng Kế toán-Tài vụ, ký duyệt chi các nguồn kinh phí được giao, kiểm soát các bước về thanh quyết toán các nguồn kinh phí trong quá trình thực hiện đã đúng hay chưa.
-Trưởng phòng Kế toán-Tài vụ đồng thời là kế toán trưởng phụ trách chung, quản lý, kiểm soát mọi hoạt động của phòng Kế toán-Tài vụ, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về chuyên môn nghiệp vụ được giao. Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động đã được kiểm soát qua phòng Kế toán-Tài vụ. Tiếp nhận hồ sơ từ chuyên viên kiểm soát, ký duyệt hồ sơ thanh quyết toán, đôn đốc, hướng dẫn thực hiện theo đúng chế độ quy định. Trong khi tiếp nhận hồ sơ thanh quyết toán, kiểm soát nếu
Chánh Văn phòng Trưởng phòng KTTV-Kế toán trưởng Phó Trưởng phòng KTTV Các cán bộ kiểm soát, kế toán viên phòng KTTV
phát hiện hồ sơ thiếu sót, hay gian lận, kê khai quyết toán không đúng thì báo cáo Chánh Văn phòng, thủ trưởng đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời.
-Phó trưởng phòng Kế toán-Tài vụ đồng thời là kế toán kiểm soát phụ trách công việc được giao quản lý, kiểm soát các hoạt động của phòng Kế toán-Tài vụ được giao phân công, chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về chuyên môn nghiệp vụ được giao. Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động đã được giao kiểm soát. Tiếp nhận hồ sơ từ chuyên viên kiểm soát, ký kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán, đôn đốc, hướng dẫn thực hiện theo đúng chế độ quy định hiện hành. Trong khi tiếp nhận hồ sơ thanh quyết toán, kiểm soát nếu phát hiện hồ sơ thiếu sót, hay gian lận, kê khai quyết toán không đúng thì báo cáotrưởng phòng, kế toán trưởng để có biện pháp xử lý kịp thời.
- Các chuyên viên phòng Kế toán-Tài vụ đồng thời là kế toán kiểm soát phụ trách công việc được giao quản lý, kiểm soát các hoạt động của phòng Kế toán-Tài vụ được giao phân công, chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về chuyên môn nghiệp vụ được giao. Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động đã được giao kiểm soát. Tiếp nhận hồ sơ thanh quyết toán từ người đề nghị thanh toán, ký kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán, đôn đốc, hướng dẫn người đề nghị thanh thực hiện theo đúng chế độ quy định hiện hành. Trong khi tiếp nhận hồ sơ thanh quyết toán, kiểm soát nếu phát hiện hồ sơ thiếu sót, hay gian lận, kê khai quyết toán không đúng thì báo cáo trưởng phòng, kế toán trưởng để có biện pháp xử lý kịp thời.
Bảng 2.7: Đánh giá năng lực của cán bộ thực hiện công tác kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn
phòng UBDT T
T
Chỉ tiêu đánh giá Tổng số Điểm TB
1
Cán bộ kiểm soát của Văn phòng Ủy ban có kỹ năng sử dụng thành thạo tin học văn phòng trong công tác thanh toán
15 4,00
2
Cán bộ kiểm soát của Văn phòng Ủy ban có kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống khi có các ý kiến bất đồng trong quá trình kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán
15 3,00
3
Lãnh đạo phòng chuyên môn của Văn phòng Ủy ban có kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống khi có các ý kiến bất đồng trong quá trình kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán
15 3,33
4
Cán bộ, công chức, người lao động của Ủy ban có tinh thần học hỏi và có ý thức tự đào tạo, rèn luyện bản thân nâng cao trình độ nghiệp vụ
15 3,33
5
Cán bộ, công chức, người lao động của Ủy ban có tinh thần tự nghiên cứu, tiếp cận các văn bản, chế độ chính sách, quy định của nhà nước
15 3,33
6
Mức độ hiểu biết và nắm vững về các văn bản, chế độ chính sách, quy định của cơ quan nhà nước của cán bộ, công chức, người lao động trong Ủy ban
15 3,33
7 Mức độ phục vụ, hướng dẫn người đề nghị thanh
toán hoàn thiện hồ sơ của cán bộ kiểm soát 15 4,33 8
Mức độ trao đổi, phối hợp giữa các cán bộ, công chức, người lao động trong cơ quan Ủy ban trong công tác kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán
15 4,00
9 Mức độ hài lòng về cán bộ kiểm soát tiếp nhận hồ sơ
thanh quyết toán các lớp tập huấn 15 4,00
(Nguồn: Điều tra của tác giả năm 2020)
2.3.2. Mục tiêu kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồnkinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc