Trang 1 Sở giáo dục và đào tạo hà nội Trờng tctt kinh tế - công nghệ nguyễn bỉnh khiêm Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chuyên ngành : Tin học văn phòng đề tài : Quản lý hồ sơ nhân viên tr
Sở giáo dục đào tạo hà nội Trờng tctt kinh tế - công nghệ nguyễn bỉnh khiêm Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chuyên ngành : Tin học văn phòng đề tài : Quản lý hồ sơ nhân viên công ty bình minh Họ tên học sinh : Lớp : TH3A Khóa : III Địa điểm thực tập : Công ty TNHH Dịch vụ & Tin học Bình Minh Giáo viên hớng dẫn : Lê Quang Phồn Lời nói đầu Cùng với xu phát triển chung thời đại , công nghệ máy tính phát triển kéo theo hàng loạt phát triển khác Tầm quan trọng nghành tin văn phòng phủ nhận đ ợc , công ty hay quan nhà nớc cần đến có mặt tin học văn phòng Các nhân viên phải tiếp cận thu nhận thông tin liên quan đến công việc họ Chính quan trọng mà quan , xí nghiệp có chơng trình quản lý ứng dụng riêng công ty Quản lý hồ sơ nhân viên quan nhà nớc hay công tylà điều đáng quan tâm hàng đầu Và trơng trình khó khăn phức tạp đòi hỏi xác cao Chơng trình quản lý hồ sơ nhân viên giúp cho công tác quản lý đợc dễ dàng , tiết kiệm đợc thời gian tìm kiếm , giảm đợc không gian lu trữ , tính bảo mật cao , dễ cập nhập thông tin nhân viên Tuy nhiên thời gian không dài trình độ thân hạn chế nên đề tài em tránh đơch thiếu sót , em mong thầy cô bạn cho em xin ý kiến đóng góp để chơng trình em trở nên hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn : Lời em xin cám ơn thầy Lê Quang Phồn giáo viên chủ nhiệm em đồng thời ngời hớng dẫn em nhiều đề tài Em cảm ơn giúp đỡ bác , cô , anh chị công ty TNHH Dịch vụ & Tin học Bình minh đà tạo điều kiện cho em hoàn thành đề tài thời gian thực tập vừa qua ! Sau trơng trình quản lý hồ sơ công ty TNHH Dịch vụ & Tin học Bình Minh Chơng chình quản lý hồ sơ nhân viên công ty TNHH Dich vụ & Tin học Bình Minh I Phân tích thiết kế hệ thống , xây dựng sở liệu Yêu cầu đặt xây dựng chơng trình quản lý hồ sơ cán công ty t nhân đáp ứng đợc tất yêu cầu công việc quản lý mà thiếu sót đợc chức cần thiết , trớc hết cần trải qua bớc PTTKHT nhằm lọc chi tiết cần thiết phục vụ cho toán quản lý Chức : * Lu chữ thông tin hồ sơ nhân viên quan nh : Chức vụ , Dân tộc , Nhân viên , Quan hệ gia đình , Trình độ ngoại ngữ , Tôn giáo Chøc vơ : ( M· chøc vơ , tªn chøc vơ ) D©n téc : ( M· d©n téc , tên dân tộc ) Trình độ ngoại ngữ : ( Mà TDNN , tên NN ) Tôn giáo : ( Mà tôn giáo , Tên tôn giáo ) Quan hệ gia đình : ( Mà nhân viªn , sè thø tù , hä tªn , quan hệ , nghề nghiệp ) Nhân viên : ( Mà nhân viên , họ tên nhân viên , giới tính , ngày sinh , nơi sinh , quê quán , số CMTND , nơi cấp , ngày cấp , địa , số điện thoại , đảng viên , mà chức vụ , mà tôn giáo , mà dân téc , m· TDNN , hƯ sè l¬ng , l¬ng ) Khen thởng : ( Mà nhân viên , ngày khen thởng , khen thởng ) Kỷ luật : ( Mà nhân viên , ngày kỷ luật , kỷ luật ) Quản lý thông tin cá nhân nhân viên nh : trình độ ngoại ngữ , chức vụ , lơng , hệ số lơng , trình tăng giảm lơng Lu trữ thông tin, liệu hoạt đông nhân viên , quản lý ngày công , qua trình làm việc thân Thực thể chức nghiệp vụ quan Quản lý danh mục phòng ban , theo dõi tình hình làm việc giải vấn đề nhân viên Theo dõi quản lý chặt chẽ công văn đến Theo dõi cập nhập sát vấn đề liên quan trực tiếp đến đời sống dân Đáp ứng nhu cầu quản lý hồ sơ nhân viên , quản lý hồ sơ nhân lÃnh đạo quan , nhằm giải vấn đề liên quan đến đời sống nhân viên Chức yêu cầu cđa hƯ thèng : Chøc vơ : NhËp nh÷ng th«ng tin vỊ chøc vơ nh , m· chøc vơ , tên chức vụ để phân biệt ngời có chức vụ công việc tầm quan trọng công việc đợc phân theo cấp bậc chức vụ Dân tộc : Nhập thông tin vỊ d©n téc nh : M· d©n téc , tên dân tộc , nhằm để phân biệt dân tộc với dân tộc khác có sách u tiên với dân tộc thiểu số Tôn giáo : Nhập thông tin tôn giáo nh mà tôn giáo tên tôn giáo Trình độ ngoại ngữ : Nhập thông tin trình độ ngoại ngữ nh Mà ngoại ngỡi tên ngoại ngữ , trình độ nhân viên với môn ngoại ngữ Quan hệ gia đình : Nhập thông tin liên quan đến gia đình nhân viên nh họ tên ngời thân nhân viên , quan hệ ngời với nhân viên để cần báo tin , có chuyện gấp cần liên lạc báo tin cho Nhân viên : nhập thông tin cụ thể , xác liên quan trực tiếp tới nhân viên nh Mà nhân viên , họ tên nhân viên , ngày sinh , nơi sinh , quê quán , địa , giới tính , dân tộc , tôn giáo , số CMTND , đảng viên , Chức xử lý đựoc chia làm chức sau : - Khen thởng nhân viên có thành tích tốt công việc , khen thởng nhân viên theo tiêu chí sau : + Khen thởng nhân viên ngày lễ lớn nớc - Nhân viên : xử lý thông tin nhân viên nh tính lơng trả lơng tháng cho họ , thông tin khác nh vi phạm kỷ luật , khen thởng - Lơng : xử lý thông tin lơng nh trả lơng , thơng thêm hoàn thành tốt công việc , công thêm tiền làm thêm thời gian , cho nhân viên tạm ứng trớc - Kỷ luật : §a nhung biƯn ph¸p kû lt , lý kỷ luật ngày kỷ luật nhân viên - Khen thởng : Khen thởng nhân viên có thành tích công việc , đa lý đợc khen thởng , ngày khen thởng - Gia đình : xử lý thông tin gia đình nh , Gia đình vi phạm luật pháp Chức tìm kiếm đợc chia làm chức Nhân viên : Tìm kiếm nhân viên có thành tích để khen thởng , nhân viên bị kỷ luật , tông số nhân viên nữ công ty , mà nhân viên để biết chi tiết nhân viên Chức vụ : Tìm kiếm nhân viên có chức vụ , chức vụ để phân công tác hợp với trình độ chức vụ ngời Trình độ NN : tìm kiếm nhân viên am hiểu tiếng nh : ( TiÕng Anh , TiÕng Ph¸p , TiÕng Trung V v ) Gia đình : Tìm kiếm nhân viên xem nhân viên cha có gia đình , nhân viên đà có gia đình Chức thống kế đợc chia làm chức : Danh sách nhân viên : Thống kê xem phòng ban có nhân viên , quan có nhân viên Bảng lơng : Thống kế công ty có ngời đợc nhân lơng , ngờng tạm ứng lơng hệ số lơng Những nhân viên đà vào đảng : thông kê xem công ty có đảng viên , Xây dựng sở liệu : Dựa chức hệ thống ta tiến hành xây dựng sở liệu cho phù hợp đáp ứng chức , ta giới hạn chức lu trữ thông tin nhân viên thông tin liên quan nhân viên sở liệu đợc tổ chức dạng đơn giản nh sau Chức vụ : ( Mà chức vụ , tên chức vụ ) Dân tộc : ( Mà dân tộc , tên dân tộc ) Tôn giáo : ( Mà tôn giáo , tên tôn giáo ) Quan hệ gia đinh : ( Mà nhân viên , số thứ tự , họ tên, quan hệ , nghề nghiệp ) Trình độ ngoại ngữ : ( Mà TDNN , Tên NN ) Khen thởng : ( Mà nhân viên , ngày khen thëng , khen thëng ) Kû luËt : ( Mà nhân viên , ngày kỷ luật , kỷ luật ) Nhân Viên : ( Mà nhân viên , họ tên nhân viên , giới tính , ngày sinh, quê quán , số CMTND , ngày cấp , địa , số điện thoại , đảng viên , mà chức vụ , mà dân tôc , mà tôn giáo , mà trình độ ngoại ngữ , trình độ ngoại ngữ , hệ số lơng , lơng Xác định khóa : Khóa : Khóa quan hệ tập hớp thuộc tính xác định tất thuộc tính khác quan hƯ ®ã , nÕu bá ®i bÊt kú thuộc tính nhóm thuộc tính thuộc tính lại không xác định quan hệ , nh toán quản lý ta xác định đợc khóa c¸c quan hƯ nh sau : Trong quan hƯ Chức vụ mà chức vụ khóa , quan hệ dân tộc mà dân tộc khóa , quan hệ Tôn giáo mà tôn giáo khóa , quan hệ trình độ ngoại ngữ mà trình độ ngoại ngữ khóa , quan hệ nhân viên mà nhân viên khoá Khóa ngoại : Khóa ngoại nhóm thuộc tính quan hệ nayg khóa quan hệ khác đợc gọi khóa ngoại hay khóa ngoại lai : Trong quan hƯ cã khãa ngo¹i nh sau : M· chøc vơ , Mà dân tộc , Mà tôn giáo , Mà trình độ ngoại ngữ khóa ngoại quan hệ nhân viên , mà nhân viên khóa ngoại quan hệ gia đình Sơ đồ khái niệm giữ liệu ( dựa theo chức hệ thống ) Lợc đồ quan hệ Sau xác định đợc lợc đồ quan hệ khái niệm liệu ta chuyển sang mô hình lợc đồ quan hệ - Theo quy tắc mối quan hệ N mà thuộc tính riêng không đợc chuyển thành quan hƯ , thùc thĨ tham gia vµo mèi quan hƯ phía nhiều đổi cách nhập thêm khãa ë thùc thĨ tham gia vµo mèi quan hƯ ë phÝa mét theo quy t¾c mét - Nh quan hệ chức vụ cán quan hệ N mà thuộc tính riêng , thực thể chức vụ có thuộc tính định dạng Mà nhân viên khóa , thực thể nhân viên đợc bổ xung mà nhân viên khóa ngoại Tơng tự nh ta có mà Dân tộc khóa thực thể dân tộc nhng lại khóa ngoại thực thể nhân viên , ta có mà tôn giáo khóa thực thể tôn giáo nhng lại khóa phụ thực thể cán , mà TDNN khóa thực thể TDNN nhng lại khóa phụ thực thể nhân viên Trong quan hệ nhân viên quan hệ gia đình mối quan hệ N không co thuộc tinh riêng thực thể nhân viên có mà nhân viên khóa = > quan hệ gia đình nhẫn mà nhân viên khóa ngoại thực thể QHGD cần bổ xung thêm STT khóa để phân biệt đợc số ngời thân cán cán có quan hệ với nhiều ngời thân Vậy từ bớc phân tích ta đa kết luân : Khóa gồm : Mà cán , Mà tôn giáo , Mà dân tộc , Mà chức vụ , Mà TDNN , STT Khóa ngoại gồm : Mà cán , mà tôn giáo , mà chức vụ , m· TDNN Chó ý : ta sư dơng khãa ngo¹i có chức dàng buộc quan hệ l¹i víi : Chøc vơ : ( M· chức vụ , Tên chức vụ ) Dân tộc : ( Mà dân tộc , tên dân tộc ) Trình độ ngoại ngữ : ( Mà TDNN , tên NN ) Tôn giáo : ( Mà tôn giáo , Tên tôn giáo ) Quan hệ gia đinh : ( Mà nhân viên , số thứ tự , hä tªn , quan hƯ , nghỊ nghiƯp ) Nhân viên : ( Mà nhân viên , họ tên nhân viên , giới tính , ngày sinh , nơi sinh, quê quán , mà dân tộc , mà tôn giáo , mà chức vụ , số cmtnd , ngày cấp , nơi cấp , số điện thoại , đảng viên , mà TDNN , hệ số lơng , khen th¬ng , kû lt ) CÊu tróc bảng : * Chức vụ ( thông tin chức vụ công ty ) Tên thuộc tính MACV Kiểu liệu Text Định dạng TENCV Text 50 Ghi Ký hiệu mà chức vụ cán Tên chức vụ tơng ứng với mà chức vụ Dân tộc : ( thông tin liên quan đến dân tộc cán ) Tên thuộc tính MADT TENDT Định dạng 50 Ghi Ký hiệu mà dân tộc nhân viên Tên dân tộc tơng ứng với mà dân tộc Tôn giáo : ( thông tin liên quan đến tôn giáo cán ) Tên thc tÝnh MATG TENTG KiĨu d÷ liƯu Text Text Kiểu liệu Text Text Định dạng 50 Ghi Ký hiệu mà tôn giáo nhân viên Tên tôn giáo ứng với mà tôn giáo Trình độ ngoại ngữ ( thông tin liên quan tới trình độ ngoại ngữ nhân viên ) Tên thuộc tính Kiểu liệu Định dạng MATDNN Text TENTDNN Text 50 Ghi Ký hiệu mà trình độ ngoại ngữ cán Tên ngoại ngữ ứng với mà trình độ ngoại ngữ Cán ( thông tin liên quan cán ) Tên thuộc tính MANV HOTENNV GIOITINH NGAYSINH NOISINH QUEQUAN MACV MADT MATG MATDNN SOCMTND NGAYCAP NOICAP DANGVIEN SODIENTHOAI TRINHDONN HESOLUONG LUONGCB DIACHI KiÓu d÷ liƯu Text Text Text Date/time Text Text Lookup Wizard Lookup Wizard Lookup Wizard Lookup Wizard 10 Date / time Text Yes / No Text Text Number Number Text Định d¹ng 50 10 50 50 5 50 11 Double 50 Ghi Ký hiệu mà nhân viên Họ tên nv Giới tính nv Ngày sinh cđa nv N¬i sinh cđa nv N¬i sinh cđa NV Mà chức vụ Mà dân tộc Mà tôn giáo Mà trình độ NN Số Chứng minh th Ngày cấp Nơi cấp Đảng viên Số điện thoại Trình độ ngoại ngữ HƯ sè l¬ng ( 1, ; ; v.v ) Lơng Địa QHGD ( thông tin liên quan đến quan hệ gia đình nhân viªn ) Tªn thuéc tÝnh MANV STT HOTEN QUANHE NGHENGHIEP Kiểu liệu Lookup Wizard Number Text Text Text Định dạng Buyte 30 30 50 Ghi Mà nhân viên nhân viên Số thứ tự ngời thân nhân viên Họ tên ngời thân nhân viên Quan hệ nhân viên với ngời Nghề nghiệp ngời II Cập nhập liệu Để chơng trình thân thiện với ngời sử dụng ta fải tạo giao diện cập nhập liệu Để tạo giao diện cập nhập liệu cho toán quản lý hồ sơ cán ta dùng chức Table , sử dụng Form , Repost chơng trình access để tạo Sử dụng chức Table : * Cách tạo cấu trúc bảng : B1 : Sử dụng chơng trình Access ta tạo lu file chơng trình Quản lý hồ sơ nhân viên với tên QUANLYHOSONHANVIEN B2 : Vào chức Table chọn Create table in Design View nhÊn Design sÏ xt hiƯn b¶ng ghi Table có phần nh sau : File name : nhập tên thuộc tính bảng Data Type : chọn kiểu liệu cho bảng Description : Mô tả ccs thuộc tính bảng Ta đặt khóa cho thuộc tính cách bội đen thuộc tính chon biểu tuợng chìa khóa công cụ Table Design ta kích chuột phải vào thuộc tính chọn Pramary key Sau tạo bảng song ta nhấn File / Save as gõ tên bảng vào ta có bảng nh sau Bảng Chức Vô :