Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ nhân sự tại điện lực Bạch Thông – huyện Bạch Thông – tỉnh Bắc Kạn

LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Ngày nay, công nghệ thông tin đã và đang đóng vai trò quan trọng trong đời sống kinh tế xã hội của nhiều nước trên thế giới. Ở Việt Nam, công nghệ thông tin là một lĩnh vực non trẻ nhưng là một phần không thể thiếu trong đời sống phát triển kinh tế xã hộ, điều kiện nâng cao chi thức của dân tộc. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các lĩnh vực khác đã có hiệu quả cao. Song việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý vẫn còn hạn chế và gặp không ít khó khăn. Ứng dụng công nghệ thông tin để tin học hóa hoạt động của các cơ quan đảng một nhiệm vụ tất yếu, góp phần vào sự nghiệp hóa, công nghiệp hóa đất nước. Tin học hóa hoạt động của các cơ quan đảng, trước hết phải tin học hóa các lĩnh vực hoạt động chuyên môn của đảng,quản lý đảng viên là một trong những nhiệm vụ quan trọng của công tác tổ chức Đảng ủy các cấp. Hiện nay, công tác quản lý đảng viên tại điện lực Bạch Thông do cán bộ cơ sở của điện lực đảm nhiệm. Mọi hoạt động nghiệp vụ liêm quan đến công tác quản lý đảng viên đều thực hiện trên sổ sách, giấy tờ, bảng biểu, thống kê...Và truyền đạt thông tin qua đường gửi, nhận công văn, giấy tờ. Trước yêu cầu tin học hóa vào công tác quản lý nhân sự của cán bộ điện lực Bạch Thông - huyện Bạch Thông – tỉnh Bặc Kạn là nhiệm vụ cấp bách cần được sớm tổ chức thực hiện. Chính vì lý do đó mà em đã chọn đề tài “ Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ nhân sự tại điện lực Bạch Thông – huyện Bạch Thông – tỉnh Bắc Kạn ” Tuy nhiên trong thời gian không dài và trình độ bản thân còn nhiều hạn chế nên đề tài của em không tránh được những sai sót, em mong các thầy cô cho em ý kiến đề đề tài của em được hoàn thiện hơn. Em xin trân thành cảm ơn. Lời đầu tiên em xin trân thành cảm ơn Tiến sỹ Nguyễn Văn Huân là người đã hướng dẫn em trong đợt thực tập cơ sở này để em có thể hoàn thành tốt và nộp đúng thời hạn.   2. Mục đích Mục đích chính của thực tập này là Ứng dụng Microsoft Excel để quản lý hồ sơ nhân sự. 3. Ý nghĩa đề tài Đối với người sử dụng: -Tiết kiệm thời gian tìm kiếm, ghi chép, tính toán số liệu, ít sai sót -Thuận tiện khi tìm kiếm thông tin chứng từ khi cần thiết -Cập nhật dữ liệu nhanh chóng và thuận lợi -Lưu trữ sẽ gọn nhẹ, chính xác và tạo điều kiện giải quyết công việc tốt hơn  Đối với bản thân: -Tiếp cận thực tế, ứng dụng kiến đã học khi khảo sát hệ thống. -Nâng cao khả năng lập trình. -Hiểu biết thêm về nghiệp vụ quản lý và tăng khả năng giao tiếp. 1.Kết cấu đề tài -Gồm 3 chương: •Chương 1: Tổng quan về hồ sơ và quản lý hồ sơ nhân sự •Chương 2: Thực trạng quản lý hồ sơ nhân sự tại điện lực huyện Bạch Thông tỉnh Bắc Kạn •Chương 3: Xây dựng chương trình Microsoft Excel trong quản lý hồ sơ nhân sự Để hoàn thành bài thực tập cơ sở này em đã được sự giúp đỡ tận tình của giáo viên hướng dẫn Nguyễn Văn Huân. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo và các anh chị đã giúp đỡ em.

MỤC LỤC

1 Lý do chọn đề tài 4

2 Mục đích 5

3 Ý nghĩa đề tài 5

CHƯƠNG I 6

TỔNG QUAN VỀ HỒ SƠ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ 6

1.1 Khái niệm hồ sơ và một số loại hồ sơ 6

1.1.1 Khái niệm 6

1.1.2 Phân loại hồ sơ 6

1.1.3 Lập hồ sơ 8

1.1.4 Yêu cầu của việc lập hồ sơ 10

1.2 Quản lý hồ sơ và hồ sơ nhân sự 13

1.2.1 Khái niệm quản lý hồ sơ 13

1.2.2 Vai trò của quản lý hồ sơ 13

1.2.3 Những nguyên tắc trong quản lý hồ sơ 13

1.2.4 Hồ sơ nhân sự 14

1.3 Tìm hiểu về Microsoft Excel 16

1.3.1 Giới thiệu chung 16

CHƯƠNG II 25

THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ TẠI ĐIỆN LỰC 25

HUYỆN BẠCH THÔNG TỈNH BẮC KẠN 25

2.1 Khảo sát hiện trạng tại điện lực Bạch Thông huyện Bạch Thông – tỉnh Bắc Kạn 25

2.2 Thực trạng quản lý hồ sơ nhân sự tại điện lực Bạch Thông 25

2.3 Một số yêu cầu trong quản lý hồ sơ nhân sự 27

2.3.1 Chế độ quản lý hồ sơ nhân sự 27

2.3.2 Trách nhiệm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức 33

2.4 Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự 35

Trình tự công việc 35

CHƯƠNG III 37

XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH MICROSOFT EXCEL 37

TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ 37

3.1 Giới thiệu phần mềm Microsoft Excel trong quản lý hồ sơ 37

3.2 Xây dựng chương trình trong quản lý hồ sơ nhân sự 38

3.3 Một số kết quả đạt được 42

KẾT LUẬN 43

1 Những thuận lợi và khó khăn 43

2 Định hướng phát triển 43

TÀI LIỆU THAM KHẢO 45

DANH MỤC HÌNH ẢN

Hình1.1 Sơ đồ phần trong workbook 18

Hình 1.2 Giao diện chính của Excel 18

Hình 1.3 Các lệnh trong thực đơn Office 19

Hình 1.4 Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh 21

Hình 1.5 Hộp thoại để chế biến thanh các lệnh truy cập nhanh 21

Hình 1.6 Thanh Ribbon 22

Hình 3.1 Giao diện của Microsoft Excel 38

Hình 3.2 Giao diện chính trong Microsoft Excel 39

Hình 3.3 Thông tin các dữ liệu đã nhập 39

Hình 3.4 Cách tạo form 40

Hình 3.5 Hiển thị thông tin cần tìm trên hộp thoại Data Form 41

Hình 3.6 Hộp thoại Data Form 42

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngày nay, công nghệ thông tin đã và đang đóng vai tròquan trọng trong đời sống kinh tế xã hội của nhiều nước trên thếgiới Ở Việt Nam, công nghệ thông tin là một lĩnh vực non trẻ nhưng

là một phần không thể thiếu trong đời sống phát triển kinh tế xã hộ,điều kiện nâng cao chi thức của dân tộc Việc ứng dụng công nghệthông tin vào các lĩnh vực khác đã có hiệu quả cao Song việc ứngdụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý vẫn còn hạn chế vàgặp không ít khó khăn

Ứng dụng công nghệ thông tin để tin học hóa hoạt động củacác cơ quan đảng một nhiệm vụ tất yếu, góp phần vào sự nghiệphóa, công nghiệp hóa đất nước Tin học hóa hoạt động của các cơquan đảng, trước hết phải tin học hóa các lĩnh vực hoạt động chuyênmôn của đảng,quản lý đảng viên là một trong những nhiệm vụ quantrọng của công tác tổ chức Đảng ủy các cấp

Hiện nay, công tác quản lý đảng viên tại điện lực Bạch Thông

do cán bộ cơ sở của điện lực đảm nhiệm Mọi hoạt động nghiệp vụliêm quan đến công tác quản lý đảng viên đều thực hiện trên sổsách, giấy tờ, bảng biểu, thống kê Và truyền đạt thông tin quađường gửi, nhận công văn, giấy tờ

Trước yêu cầu tin học hóa vào công tác quản lý nhân sự củacán bộ điện lực Bạch Thông - huyện Bạch Thông – tỉnh Bặc Kạn lànhiệm vụ cấp bách cần được sớm tổ chức thực hiện Chính vì lý do đó

mà em đã chọn đề tài “ Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ nhân sự tại điện lực Bạch Thông – huyện Bạch Thông – tỉnh Bắc Kạn ”

Tuy nhiên trong thời gian không dài và trình độ bản thân cònnhiều hạn chế nên đề tài của em không tránh được những sai sót,

em mong các thầy cô cho em ý kiến đề đề tài của em được hoànthiện hơn Em xin trân thành cảm ơn

Lời đầu tiên em xin trân thành cảm ơn Tiến sỹ Nguyễn VănHuân là người đã hướng dẫn em trong đợt thực tập cơ sở này để em

có thể hoàn thành tốt và nộp đúng thời hạn

2 Mục đích

Mục đích chính của thực tập này là Ứng dụng Microsoft Excel

để quản lý hồ sơ nhân sự

3 Ý nghĩa đề tài

 Đối với người sử dụng:

- Tiết kiệm thời gian tìm kiếm, ghi chép, tính toán số liệu, ít sai sót

- Thuận tiện khi tìm kiếm thông tin chứng từ khi cần thiết

- Cập nhật dữ liệu nhanh chóng và thuận lợi

- Lưu trữ sẽ gọn nhẹ, chính xác và tạo điều kiện giải quyết công

việc tốt hơn

 Đối với bản thân:

- Tiếp cận thực tế, ứng dụng kiến đã học khi khảo sát hệ thống.

- Nâng cao khả năng lập trình.

- Hiểu biết thêm về nghiệp vụ quản lý và tăng khả năng giao tiếp.

1 Kết cấu đề tài

- Gồm 3 chương:

 Chương 1: Tổng quan về hồ sơ và quản lý hồ sơ nhân sự

 Chương 2: Thực trạng quản lý hồ sơ nhân sự tại điện lực huyện Bạch Thông tỉnh Bắc Kạn

 Chương 3: Xây dựng chương trình Microsoft Excel trong quản lý hồ sơ nhân sự

Để hoàn thành bài thực tập cơ sở này em đã được sự giúp đỡ tận tình của giáo viênhướng dẫn Nguyễn Văn Huân Em xin chân thành cảm ơn cô giáo và các anh chị đãgiúp đỡ em

CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ HỒ SƠ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ

1.1 Khái niệm hồ sơ và một số loại hồ sơ.

1.1.1 Khái niệm

Văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan sau khi

đã giải quan sau khi đã giải quyết xong cần được lập thành hồ sơ đểtiếp tục sử dụng và phục vụ cho hoạt động của cơ quan hoặc các yêucầu cần thiết khác Đây là một yêu cầu mang tính tất yếu, nếu không

sẽ gây khó khăn, trở ngại cho hoạt động quản lý, sản xuất, nghiêncứu của các cơ quan, tổ chức Do đó, từ rất lâu hồ sơ đã trở thànhmột thuật ngữ được dùng phổ biến trong công tác hành chính vănphòng, công tác lưu trữ ở Việt Nam và các nước trên Thế giới

Tại khoản 10, Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2012-QH13 ngày 11 tháng 11 năm

2011, hồ sơ được định nghĩa như sau: “Hồ sơ là một tập gồm toàn bộ (hoặc một) vănbản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thểhoặc có cùng một (hoặc một số) đặc điểm chung về thể loại hoặc tác giả hình thành tàiliệu trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơquan, đơn vị hoặc cá nhân”

1.1.2 Phân loại hồ sơ

Thực tiễn trong hoạt động của cơ quan, tổ chức có rất nhiều hồ sơ được hìnhthành với nhiều nội dung, nhiều hình thức khác nhau Về cơ bản, trong quá trìnhhoạt động của một cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp sẽ hình thànhmột số nhóm hồ sơ cơ bản sau:

 Hồ sơ công việc:

Hồ sơ công việc: Là loại hồ sơ mà các văn bản có liên quan vớinhau về một vẫn đề, sự việc và phản ánh trình tự diến biến giảiquyết công việc Nhóm hồ sơ này được hình thành phổ biến và có sốlượng lớn nhất bởi mỗi cơ quan, tổ chức được thành lập Đều có sứmạng, chức năng,nhiệm vụ nhất định Trong quá trình thực hiện cácnhiệm vụ tất yếu phải sử dụng văn bản làm phương tiện truyền đạtthông tin và các quyết định quản lý Vì vậy, nội dung văn bản hay

các hồ sơ được lập ra tất yếu sẽ phản ánh việc thực hiện nhiệm vụcủa cơ quan, tổ chức.

Ví dụ: Tại bệnh viện thì sẽ hình thành Hồ sơ bệnh án của cácbệnh nhân - hồ sơ này phản ánh quá trình điều trị và kết quả khámchữa bệnh

 Hồ sơ nhân sự

Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức còn hình thành nên loại

hồ sơ nhân sự Hồ sơ nhân sự là một tập văn bản, tài liệu có liênquan về một cá nhân cụ thể(hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, côngchức, hồ sơ học sinh, sinh viên )

Hồ sơ nhân sự thường được thành lập ở các đơn vị, bộ phận phụtrách công tác tổ chức cán bộ của một cơ quan (phòng tổ chức cánbộ, ) nhằm phục vụ cho việc quản lý và sử dụng cán bộ

 Hồ sơ nguyên tắc

Trong quá trình hoạt động của cơ quan, ngoài hồ sơ nhân sự, hồ

sơ công việc thì còn hình thành một loại hồ sơ là tập văn bản sao cácvăn bản quy phạm pháp luật về từng công tác nghiệp vụ nhất định,dùng để tra cứu,làm căn cứ pháp lý khi giải quyết công việc hàngngày

Hồ sơ nguyên tắc được gọi là cẩm nang làm việc của cán bộ,chuyên viên giúp việc cho việc thực thi công việc luôn theo quy địnhcủa nhà nước

Ví dụ: Trong hồ sơ nguyên tắc của một cán bộ, chuyên viên văn thưlưu trữ phải có một số văn bản của quản lý nhà nước về lĩnh vực nàynhư:

1 Luật số: 17/2008/QH12 ngày 03/06/2008 của Quốc hội ban hành

luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật

2 Nghị định số: 24/2009/NĐ-CP, ngày 05/03/2009 của chính phủ

quyết định chi tiết và biện pháp thi hành luật ban hành quy phạmpháp luật

 Hồ sơ chuyên ngành

Hồ sơ chuyên ngành thường được hình thành trong quá trình hoạtđộng của cơ quan chuyên môn, tài liệu có hình thức và phương phápchế tác có tính đặc thù

Ví dụ: Hồ sơ thiết kế, thi công các công trình xây dựng cơ bản; hồ sơthiết kế, chế tạo sản phẩm công nghiệp; hồ sơ đo đăc trắc địa, bản

đồ, khí tượng-thủy văn, hồ sơ nghiên cứu khoa học công nghệ,

1.1.3 Lập hồ sơ

 Khái niệm:

Lập hồ sơ và việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quátrình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhânthành hồ sơ theo những nguyên tác và phương pháp nhấtđịnh(khoảng 11, điều 2 luật lưu trữ số 01/2011-QH13)

Lập hồ sơ hiện hành thuộc trách nhiệm của người được giaothực hiện, giải quyết công việc lập, được tiến hành đồng thời với quátrình giải quyết công việc Việc lập hồ sơ hiện hành đảm bảo vănbản, tài liệu phản ánh đúng công việc, chất lượng hồ sơ khi nộp vàolưu trữ theo yêu cầu

Việc lập hồ sơ trong chỉnh lý tài liệu: Là việc phục hồi hoặc lậpmới hồ sơ, được tiến hành khi công việc đã giải quyết xong mà tàiliệu về công việc đó không được lập thành hồ sơ Tài liệu khi thu vềlưu trữ còn trong tình trạng bó gói Hồ sơ này do cán bộ lưu trữ lậptrong quá trình lý tài liệu rời rẻ

Lập hồ sơ là công việc cuối cùng trong công tác văn thư, đượcthực hiện sau khi vấn đề, sự việc được đề cập trong các văn bản có liênquan đã giải quyết xong Trong thực tế, việc lập hồ sơ còn được tiếnhành một các phổ biến trong các lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử Đểphân biệt người ta gọi việc lập hồ sơ đối với các văn bản vừa giải quyếtxong ở cơ quan và do cán bộ, viên chức hoặc văn thư cơ quan lập là Hồ

sơ hiện hành

 Mục đích, ý nghĩa của việc lập hồ sơ.

Phạm vi chung

Văn bản hình thành trong các hoạt động của cơ quan sau khi

đã được giải quyết, đối với văn bản chứa đựng các thông tin về chủtrương, chính sách về quy hoạch, kế hoạch công tác, chiến lược pháttriển kinh doanh và tình hình hoạt động của cơ quan, Cần được giữ

lại để tiếp tục sử dụng cung cấp thông tin phục vụ cho các mục đíchthực tiễn hoặc cho nghiên cứu lịch sử.

Xét tới tầm vĩ mô,tức trong phạm vi toàn quốc, văn bản hìnhthành trong các hoạt động của cơ quan, tổ chức phản ánh chủtrương, đường lối của đảng và nhà nước, những thành quả của việcđấu tranh chống thù trong giặc ngoài lao động sáng tạo trong cáclĩnh vực kinh tế, văn hóa của nhân dân ta Đó là những ghi chép vềlịch sử về sự nghiệp sây dựng nước và giữ nước của toàn thể dân tộc,nền nguồn sử liệu chân thực có giá trị nghiên cứu lớn

Trong phạm vi từng cơ quan,tổ chức

Trong phạm vi từng cơ quan, tổ chức, việc lập hồ sơ hiện hành sẽgiúp tra cứu nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việckịp thời mang tính hiệu quả:

- Quản lý chăt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của đảng,nhà nước, cơquan

- Quản lý toàn bộ công việc hồ sơ hình thành trong hoạt động của

cơ quan

- Giữ gìn các chứng cứ của pháp lí đảm bảo cho hoạt động kiểmtra, thanh tra, giám sát, là côn cụ để kiểm soát, đánh giá việc thihành quyền lực của Nhà nước

- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ

- Nâng cao chất lượng hiệu suất của công tác cán bộ viên chức

Nội dung của lập hồ sơ

Điều 21, nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/04/2004 của ChínhPhủ về công tác văn thư quy đinh như sau:

- Mở hồ sơ: Là bắt đầu triển khai về công việc lập hồ sơ Mở hồ sơbắt đầu bằng việc nhận công việc được giao Người thụy lý hồ sơnhận bìa hồ sơ ghi tiêu đề hồ sơ và đưa văn bản đầu tiên củaviệc lập hồ sơ Từ đó, trong quá trình giải quyết công việc, khixuất hiện văn bản, giấy tờ tiếp tục đưa các văn bản khác vào hồsơ

- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trìnhtheo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ.

- Kết thúc và biên mục hồ sơ: Khi công việc kết thúc, cán bộ đượcgiao trách nhiệm giải quyết công việc phải tiến hành biên mục hồ

sơ Biên mục hồ sơ là miêu tả tóm tắt những thông tin trong hồ

sơ để ghi vào bìa mục lục văn bản trong hồ sơ, chứng từ kết thúc

và ghi vào công cụ tra cứu

 Vị trí của việc lập hồ sơ

Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư,

là tiền đề của công tác lưu trữ, trong đó những hồ sơ phản ánh chungthực, đầy đủ hoạt động của cơ quan, tạo căn cứ chính xác để giảiquyết nhanh chóng, đúng đắn và có hiệu quả công việc của cơ quan

và mỗi cán bộ cơ quan, công chức

Lập hồ sơ là mắc xích nối liền công tác văn thư với công tác lưutrữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ Công tác lập hồ

sơ tại văn thư được thực hiện tốt, văn bản được thu thập đầy đủ, sắpxếp theo trình tự khoa học và được biên mục chính xác sẽ góp phầnnâng cao chất lượng của hồ sơ, tránh tình trạng mất mát của tài liệu

Do đó, khi giao nộp hồ sơ vào lưu trữ sẽ không mất nhiều thời giancho việc phân loại và biên mục hồ sơ

1.1.4 Yêu cầu của việc lập hồ sơ

Khi lập hồ sơ Đề hồ sơ lập ra có chất lượng, đáp ứng tốt các yêucầu về nghiên cứu sử dụng và lưu trữ tài liệu, cần chú ý đảm bảo cácyêu cầu dưới đây:

 Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đơn vị hình thành hồ sơ

Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị là cơ sở pháp lý chohoạt động của cơ quan, đơn vị đó Mỗi cơ quan, đơn vị có chức năngnhiệm vụ nhất định do cơ quan cấp trên có thẩm quyền giao Do đó,văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị nào, tất yếu

sẽ phản ánh việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị

đó Nói cách khác, những phản ánh hoạt động của cơ quan, đơn vịtrên từng mặt công tác, từng vấn đề, sự việc cụ thể.

Lập hồ sơ đảm bảo yêu cầu này có nghĩa là toàn bộ hồ sơ lập raphải phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và thờiđiểm mà hồ sơ đó hình thành; từng hồ sơ phải thể hiện được chứcnăng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị trong việc giải quyết vấn đề, sựviệc đề cập của hồ sơ Do đó, những văn bản không phản ánh chứcnăng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị (văn bản các cơ quan gửi đến đểbiết, các tài liệu tham khảo trong giải quyết công việc…) thì khônglập hồ sơ (hoặc không đưa vào hồ sơ) Lập hồ sơ đảm bảo yêu cầunày chẳng những phản ánh đúng đắn hoạt động lịch sử của cơ quan,đơn vị hình thành hồ sơ, phục vụ thuận lợi cho việc tra cứu tài liệu,

mà còn góp phần nâng cao chất lượng hồ sơ được lập, làm gọn nhẹkhối tài liệu của cơ quan do tránh được tình trạng cùng một văn bảnnhưng được lập hồ sơ ở nhiều đơn vị tổ chức có chức năng nhiệm vụkhác nhau

 Đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản

Nhìn chung mọi sự việc, vấn đề do cơ quan giải quyết đều phảitrải qua một quá trình hoặc ngắn, hoặc dài Nói cách khác, đều cókhởi đầu và kết thúc Văn bản hình thành trong quá trình giải quyếtcông việc có mối liên quan chặt chẽ với nhau, đó là khách quan chứkhông phụ thuộc vào ý muốn chủ quan của con người Hồ sơ lập ra

có đảm bảo mối liên hệ khách quan của văn bản thì mới phản ánhcác vấn đề, sự việc được trọn vẹn, giữ được mối liên hệ bên trongcủa chúng Do đó giúp cán bộ cơ quan nghiên cứu, sử dụng tài liệuđược dễ dàng và hoàn chỉnh Thực hiện yêu cầu này, đòi hỏi ngườilập phải biết phân loại hồ sơ cho phù hợp, không xé lẻ những vănbản có liên quan về một sự việc, vấn đề để lập thành những hồ sơkhác nhau

Tuy nhiên, cần phải thấy rằng yêu cầu về đảm bảo mối liên hệkhách quan giữa các văn bản trong hồ sơ chỉ có thể thực hiện đối với

vấn đề, sự viêc Còn các hồ sơ được tập hợp bởi các văn bản giốngnhau về tác giả, tên loại hay thời gian ban hành thì không thể thựchiện được mối liên hệ này.

 Các văn bản trong hồ sơ phải cùng giá trị

Trong thực tế hoạt động của các cơ quan, văn bản phản ánh vềmột vấn đề, sự việc thường hình thành khá nhiều Trong đó có nhữngvăn bản có ý nghĩa lịch sử, ý nghĩa thực tiễn lâu dài, có những vănbản chỉ có ý nghĩa thực tiễn trong thời gian ngắn, thậm chí khôngcòn ý nghĩa gì sau khi vấn đề, sự việc phản ánh trong văn bản đó đãđược giải quyết Các loại văn bản nói trên do giá trị khác nhau, yêucầu nghiên cứu, sử dụng không giống nhau nên thời hạn bảo quảnchúng cũng sẽ khác nhau

Đối với văn bản có ý nghĩa lịch sử sẽ phải giao nộp vào lưu trữ

cơ quan và đến thời hạn quy định thì nộp vào các kho lưu trữ lịch sửtức các trung tâm (kho) lưu trữ quốc gia để bảo quản vĩnh viễn; đốivới văn bản có ý nghĩa thực tiễn trong thời gian ngắn thì có thể giữlại ở các đơn vị tổ chức trong cơ quan một thời gian nhất định, rồitiêu huỷ theo sự hướng dẫn của lưu trữ cơ quan, khi không còn giá trị

sử dụng thì đem tiêu huỷ; còn những văn bản đã hết giá trị sử dụngthì không cần lập hồ sơ và có thể loại huỷ theo quy định hiện hành.Như vậy, xuất phát từ yêu cầu về sử dụng và bảo quản tài liệu, khilập hồ sơ cần chú ý phân biệt giá trị của các văn bản, sao cho cácvăn bản trong một hồ sơ có giá trị đồng đều Nếu đảm bảo được yêucầu này, sẽ làm tăng thêm chất lượng văn bản được bảo quản, phục

vụ nghiên cứu được tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảoquản, cán bộ lưu trữ sẽ khỏi mất công điều chỉnh hoặc lập lại hồ sơ

đã lập trước đó

Trong hai hồ sơ trên thì hồ sơ đầu cần bảo quản vĩnh viễn, còn

hồ sơ thứ hai chỉ bảo quản trong thời gian nhất định Rất dễ nhậnthấy, nếu người lập hồ sơ không chú ý đến yêu cầu đảm bảo cho cácvăn bản trong hồ sơ có giá trị đồng đều thì hai hồ sơ trên có thể

nhập làm một Trong trường hợp này, khi các văn bản trong hồ sơ thứhai hết giá trị, cán bộ lưu trữ phải loại bỏ các văn bản đó ra khỏi hồ

sơ để tiêu huỷ, đồng thời phải lập lại hồ sơ đó

Tuy nhiên, không nên hiểu yêu cầu này một cách cứng nhắc,bao giờ cũng tách rời từng văn bản trong một hồ sơ để xem xét giátrị của chúng Bởi lẽ, trong thực tế có những hồ sơ gồm nhiều vănbản có những nội dung liên quan mật thiết với nhau, cho nên toàn bộvăn bản hợp thành mới tạo nên giá trị của hồ sơ Gặp trường hợp nàycần phải xem xét giá trị của văn bản trong mối liên hệ tới các vănbản khác trong hồ sơ

 Văn bản trong hồ sơ phải phản ánh đúng thể thức văn bản

Giá trị làm bằng chứng pháp lý và giá trị sử liệu của các vănbản không chỉ thể hiện ở nội dung của văn bản mà còn phụ thuộcvào sự đúng đắn của thể thức văn bản, nhất là đối với văn bản docác cơ quan Đảng, nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội ban hành.Muốn cho hoạt động lập ra có giá trị nghiên cứu và có thể dùng làmbằng chứng pháp lý thì đòi hỏi các văn bản trong hồ sơ phải đảm bảođúng thể thức văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quyđịnh Chẳng hạn, đối với các văn bản của cơ quan nhà nước banhành phải có Quốc hiệu, tên cơ quan, số ký hiệu văn bản, ngày thángnăm ban hành văn bản, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơquan Nếu văn bản do cơ quan Nhà nước ban hành mà thiếu nhữngyếu tố trên, sẽ không có giá trị pháp lý Xét về lâu dài, những vănbản như vậy sẽ không thể trở thành sử liệu đáng tin cậy Do vậy, khilập hồ sơ, cần coi trọng đúng mức yêu cầu này, chú ý thu thập và lựachọn những tài liệu đảm bảo thể thức để đưa vào hồ sơ

 Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác.

Khi lập hồ sơ, cần phải làm tốt công tác biên mục bên trong vàbên ngoài bìa hồ sơ nhằm giới thiệu thành phần và nội dung văn bản

trong hồ sơ để tra tìm, nghiên cứu được nhanh chóng và thuận tiện.

Do đó yêu cầu đặt ra đối với lập hồ sơ hiện hành cũng như lập hồ sơtrong lưu trữ là phải biên mục đầy đủ và chính xác Đặc biệt là đốivới các hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn

 Hồ sơ phải thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản

Khi lập hồ sơ có nhiều cách lập nhưng đòi hỏi cán bộ văn thư,cán bộ được theo dõi giải quyết công việc phải lập sao cho tiện việctra tìm và sử dụng

1.2 Quản lý hồ sơ và hồ sơ nhân sự

1.2.1 Khái niệm quản lý hồ sơ

Quản lý hồ sơ bao gồm những việc sắp xếp, thiết kế và xem xétlại các văn bản, hồ sơ trong tổ chức Nó liên quan đến việc phối hợpcác nhiệm vụ quản lý, bảo quản, tiêu hủy, trong sự hoạt động củamột tổ chức

1.2.2 Vai trò của quản lý hồ sơ

- Đảm bảo cung cấp thôn tin kịp thời, nhanh chóng

- Xử lý công việc nhanh gọn và có hiệu quả

- Có thể dễ dàng tìm hồ sơ khi nhân viên bệnh hay là nghỉ việc

- Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi nhân viênđược chuyển bộ phận, nghỉ việc

- Giảm chi phí mua sắm thiết bị

1.2.3 Những nguyên tắc trong quản lý hồ sơ

Có một số nguyên tắc phải tuân thủ khi quản lý một hệ thốnglưu trữ hồ sơ

Nên có cách tiếp cận hồ sơ sao cho có thể nhanh chóng tìm ra khicần

Hệ thống nên Cđủ đơn giản để dễ hiểu và dễ vận hành, nếu không,

có thể có sự nhầm lẫn về những hồ sơ nào được yêu cầu và làmchậm trễ việc truy cập

Khi chọn cho mình một hệ thống lưu trữ hồ sơ, các doanh nghiệp cầnlưu ý đến tính linh động để có thể mở rộng và nhận một số lượng lớn

hồ sơ khi cần

Phải xem xét việc tiết kiệm chi phí lập hệ thống và chi phí điềuhành nó Tính có thể nén được là một lý do quan trọng để bảo đảm

hệ thống có thể phù hợp với khoảng trống sẵn có

Phải xem xét tính an toàn chống lại những thứ như hỏa hoạn và

sự hư hỏng hồ sơ do bụi, chất bẩn và mất mát, tính an toàn của các

hồ sơ mật Tính phù hợp chung của hệ thống trong điều kiện hoạtđộng của tổ chức là một xem xét khác

Cách tạo chỉ mục của hệ thống nên thích hợp với mục đích vàcung cấp đủ tham chiếu qua lại đối với những tài liệu bao gồm một

số lãnh vực

Phải có sự kiểm soát để theo dõi bất kỳ tài liệu nào được lấy ra vàtheo dấu chúng nếu cần Hệ thống nên chính xác, nghĩa là được giữcập nhật hóa việc lưu trữ không bị tụt lại phía sau

Xây dựng hệ thống sắp đặt hồ sơ có hiệu quả: Phải đảm bảo antoàn cho tài liệu quan trọng và dễ tìm khi cần sử dụng, thiết lập cẩmnang, sách hướng dẫn về danh mục sắp xếp

Thiết kế và sử dụng các biểu mẫu thống nhất theo sự chỉ đạochung

Như vậy, một tổ chức phải thiết kế hệ thống lưu trữ hồ sơ của mìnhphù hợp với các yêu cầu và bảo đảm rằng hệ thống đó đủ linh động

để theo kịp các thay đổi, đặc biệt là những thay đổi liên quan đếnviệc mở rộng hệ thống và các yêu cầu quản trị hiện đại

Nên sử dụng những thiết bị chứa đựng hiệu quả để giữ và phânbiệt những loại hồ sơ khác nhau

Nên dùng màu sắc để mã hóa các tên mang lại sự nhận diệntức thời đối với một phân loại hồ sơ sử dụng một màu nào đó

Tài liệu của hồ sơ nên luôn luôn đưa vào phía sau hướng dẫn.Tài liệu sau cùng được lưu trữ nên ở phía trước hồ sơ

Thứ tự của các phân loại hồ sơ nên theo thứ tự của những đềmục chắc chắn được nêu lại trước tiên Ví dụ, khi sử dụng tên họ thìtên riêng nên đứng trước, tiếp sau đó là những chữ viết tắt của tên

hoặc nếu quốc gia là những phân loại chủ yếu thì chúng nên đượctiếp theo bởi tên thành phố và thị trấn Tất cả những phân loại hồ sơdựa trên từ ngữ nên theo thứ tự chữ cái của từ hoặc chuỗi các chữcái; các từ kép nên được xử lý như một từ Nên tránh viết tắt trongcác tên gọi hồ sơ Cũng nên tránh dùng từ đồng nghĩa

1.2.4 Hồ sơ nhân sự

1 Theo quyết định của bộ trưởng Bộ nội vụ số:14/2006/QĐ-BNV

về việc ban hành quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thì:

Hồ sơ cán bộ, công chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thôngtin cơ bản nhất về cán bộ, công chức bao gồm: nguồn gốc xuất thân,quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực,các mối quan hệ gia đình và xã hội của cán bộ, công chức

Hồ sơ gốc là hồ sơ của cán bộ, công chức do cơ quan có thẩmquyền quản lý cán bộ, công chức lập và xác nhận lần đầu khi cán bộ,công chức được tuyển dụng theo quy định của pháp luật

2 Theo hướng dẫn thì hồ sơ nhân sự bao gồm những tài liệu sau:

- Quyển "Lý lịch cán bộ, công chức" là tài liệu chính và bắt

buộc có trong thành phần hồ sơ cán bộ, công chức để phản ánh toàndiện về bản thân, các mối quan hệ gia đình, xã hội của cán bộ, côngchức Quyển lý lịch do cán bộ, công chức tự kê khai và được cơ quan

có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức thẩm tra, xác minh, chứngnhận

- Bản "Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức" là tài liệu quan trọng

phản ánh tóm tắt về bản thân cán bộ, công chức và các mối quan hệgia đình và xã hội của cán bộ, công chức Sơ yếu lý lịch do cán bộ,công chức quy định tại khoản 1 Điều này và các tài liệu bổ sung kháccủa cán bộ, công chức được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ,công chức xác minh, chứng nhận

- Bản "Bổ sung lý lịch cán bộ, công chức" là tài liệu do cán

bộ, công chức khai bổ sung theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cơquan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức Bản bổ sung lý lịch

được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức thẩm tra,xác minh, chứng nhận.

- Bản "Tiểu sử tóm tắt" là tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm

quyền quản lý cán bộ, công chức tóm tắt từ Quyển lý lịch của cán bộ,công chức quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ cho bầu cử, bổnhiệm khi có yêu cầu

- Bản sao giấy khai sinh, giấy chứng nhận sức khỏe do đơn

vị y tế từ cấp huyện trở lên cấp và các văn bản có liên quan đếnnhân thân của cán bộ, công chức; các loại giấy tờ có liên quan đếntrình độ đào tạo của cán bộ, công chức như: bảng điểm, văn bằng,chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị, ngoạingữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ do cơ quan có thẩm quyền chứngnhận, Trường hợp, văn bằng chứng chỉ được cấp bằng tiếng nướcngoài phải được dịch sang tiếng Việt Nam theo quy định của phápluật

- Các quyết định về việc tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động, biệtphái, luân chuyển, nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, của cán bộ, công chức

- Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá cán bộ, công chứctheo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩmquyền

- Các bản nhận xét đánh giá của cơ quan, tổ chức, đơn vị cóthẩm quyền đối với cán bộ, công chức (hằng năm, khi hết nhiệm kỳ,bầu cử hoặc bổ nhiệm, giới thiệu ứng cử, thuyên chuyển, khenthưởng, kỷ luật hoặc sau các đợt công tác, tổng kết học tập )

- Bản kê khai tài sản theo quy định của pháp luật

- Đơn, thư kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản,kết luận của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn

đề liên quan đến cán bộ, công chức và gia đình cán bộ, công chứcđược phản ánh trong đơn thư Không lưu trong thành phần hồ sơ

những đơn, thư nặc danh; đơn, thư chưa được xem xét, kết luận của

cơ quan có thẩm quyền

- Những văn bản khác có liên quan trực tiếp đến quá trình côngtác và quan hệ xã hội của cán bộ, công chức

- Đối với cán bộ, công chức được bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạophải bổ sung đầy đủ các tài liệu có liên quan đến việc bổ nhiệm vào

hồ sơ của cán bộ, công chức đó

- Những thành phần hồ sơ cán bộ, công chức quy định tại khoản

1, 2, 3 và khoản 4 Điều này do Bộ Nội vụ thống nhất ban hành

1.3 Tìm hiểu về Microsoft Excel

1.3.1 Giới thiệu chung

Excel là một chương trình bảng tính điện tử chạy trong môi trường

Windows, được dùng rất phổ biến trong công tác văn phòng trongquản lý nói chung và quản lý kinh tế nói riêng Có nhiều phiên bảnkhác nhau của Excel tương ứng với các phiên bản của bộ phần mềmvăn phòng Offices

Các phiên bản Excel càng cao thì càng được bổ sung thêm cácđặc tính mới mà các phiên bản trước không có Tuy nhiên dù sử dụngphiên bản nào thì cũng thực hiện được các chức năng cơ bản của nó.Các chức năng cơ bản của Excel

dạng, in và lưu giữ bảng tính khả năng tạo in biểu đồ các dữ liệu cótrong bảng tính

theo nhiều tiêu thức khác nhau, theo một trình tự ưu tiên định trước.Khả năng tạo nhóm và tiến hành tính toán, tổng hợp theo nhóm cũngrất đa dạng

liệu theo nhiều tiêu chuẩn khác nhau, nhằm kết xuất từ bảng tínhnhững thông tin có ích cho quá trình quản trị

đồ và hình ảnh với nhiều kiểu biểu đồ khác nhau từ hai chiều đến ba

chiều, nhằm tăng tính trực quan đối với dữ liệu Có nhiều loại biểu đồcao cấp được dùng trong kinh doanh và khoa học.

cho phép người dùng, trên cơ sở các dữ liệu lưu trong bảng tính, tiếnhành các phân tích

thống kê nhằm lượng hóa các xu thế, các quan hệ giữa các yếu tốkinh tế và trên cơ sở đó cho phép tiến hành các dự báo

là hàm bảng tính, thuộc nhiều phạm trù khác nhau: thống kê ngàytháng và thời gian, toán học, cơ sở dữ liệu tài chính

suất thông tin từ cơ sở dữ liệu như một hệ quản trị cơ sở dữ liệu Ởđây cơ sở dữ liệu là một tập hợp các dữ liệu có quan hệ vớinhau.được tổ chức lưu trữ theo cấu trúc dòng, cột Sử dụng MicrosoftQuery người dùng có thể thực hiện truy vấn dữ liệu trong cơ sở dữliệu Excel và lập những bảng báo cáo dựa trên cơ sở dữ liệu

Workbook: Trong Excel, một workbook là một tập tin mà trên

đó bạn làm việc (tính toán, vẽ đồ thị, …) và lưu trữ dữ liệu Vì mỗiworkbook có thể chứa nhiều sheet (bảng tính), do vậy bạn có thể tổchức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong mộttập tin (file) Một workbook chứa rất nhiều worksheet hay chart sheettùy thuộc vào bộ nhớ máy tính của bạn

Worksheet: Còn gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với

dữ liệu, nó còn được gọi là bảng tính Một worksheet chứa nhiều ô(cell), các ô được tổ chức thành các cột và các dòng Worksheet đượcchứa trong workbook Một Worksheet chứa được 16,384 cột và1,048,576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65,536dòng)

Chart sheet: Cũng là một sheet trong workbook, nhưng nó chỉchứa một đồ thị Một chart sheet rất hữu ích khi bạn muốn xem riêng

lẻ từng đồ thị

Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các tab đặt tạigóc trái dưới của cửa sổ workbook Để di chuyển từ sheet này sangsheet khác ta chỉ việc nhấp chuột vào tên sheet cần đến trong thanhsheet tab

Hình1.1 Sơ đồ phần trong workbook

b) Một số hình ảnh giao diện của Excel

Hình 1.2 Giao diện chính của Excel

Bảng mô tả một số thành phần giao diện căn bản trong cửa sổ ứng

The Ribbon Là thành phần giao diện chứa các nhóm câu

lệnh và câu lệnh để thực thi tập hợp các tác

vụ Các câu lệnh này được tổ chức vào thẻ(tab) khác nhau

The Formula Bar Thanh công thức hiển thị nội dung của một

ô dữ liệu được chọn bởi người dùng Thanhnày cho phép bạn nhập công thức hay cáhàm sử lý số liệu

The task pane Vùng này sẽ xuất hiện tương ứng với một

vài tùy chọn khi bạn thao tác với một câulệnh trên thanh ribbon, bạn có thể dichuyển hay thay đổi kích thước của vùngnày

The status bar Là vùng hiển thị một số thông tin hữu ích

cho bạn như thanh trượt phóng to/thu nhỏhay các trạng thái tùy chỉnh

Hình 1.3 Các lệnh trong thực đơn Office

Bảng mô tả các tùy chọn trong thẻ File

Info Hiển thị tùy chọn bảo vệ sổ tính bằng mật khẩu,

kiểm tra các vấn đề về tính tương thích và khảnăng dễ dàng truy cập, quản lý phiên bản và thiếtlập các thuộc tính của sổ tính

Recent Liệt kê các sổ tính được truy cập gần đâyvaf cho

phép bạn tùy chỉnh danh sách các sổ tính đã được

mở bằng cách thêm/xóa/sắp xếp

New Hiển thị tùy chọn để tạo sổ tính mới, truy cập vào

các mẫu sổ tính được dùng gần đây, cho phépbạn tự thiết kế các mẫu sổ tính, tạo sổ tính mớidựa trên sổ tính đã có trước Bạn cũng có thể truycập vào các mẫu trên trang web Office.com

Print Hiển thị tùy chọn ở chế độ xem trước hoặc in, ấn

trang tính

Share Cung cấp tùy chọn để lưu sổ tính theo định dạng

các phiên bản, chia sẻ sổ tính qua email hoặcSharePoint, xuất bản sổ tính trên server

Help Truy cập tài nguyên trợ giúp trực tuyến hoặc trợ

giúp ngay trên máy tính của bạn

Options Hiển thị hộp thoại Excel Options, cho phép tùy

chỉnh giao diện Excel

Exit Thoát khỏi ứng dụng Excel

Hình 1.4 Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh

Hình 1.5 Hộp thoại để chế biến thanh các lệnh truy cập nhanh

Hình 1.6 Thanh Ribbon Thanh ribbon là thành phần giao diện hoàn toàn mới của Excel

2010 so với Ecxel 2003 và được cải tiến so với phiên bản 2007.Thanh ribbon (đôi khi gọi là thanh ruy-băng) chứa tất cả các câu lệnhtrong Excel, được nhóm lại thành các nhóm lệnh và đặt trên các thẻ(tab) Thanh ribbon được thiết kế ở vị trí trung tâm của sổ tính Excelgiúp bạn dễ dàng truy cập các câu lệnh

Bảng mô tả một vài thẻ được bố trí trên thanh Ribbon

Các tab

trên thanh

ribbon

Mô tả

File Dùng để hiển thị Backstage, chứa các câu lệnh thông

dụng nhất trong Excel như in ấn, lưu, tạo mới haychia sẻ sổ tính

Home Thực hiện các chức năng đơn giản nhưn định dạng

bảng, thêm/sửa style, thêm các dịnh dạng văn bản cho

ô dữ liệu

InSert Thêm các dối tượng vào trong sổ tính như bảng, biểu

đồ, ký hiệu, các hình minh họa, văn bản liên quan

Page

layout

Dùng để thiết lập trang tính, thay đổi bố cục, hướngcủa trang tính và các tùy chọn liên quan

Formulas Tạo các công thức sử dụng các hàm có sẵn trong

Excel 2010 và được phân loại thành các nhóm côngthức

Data Dùng để kết nối với các nguồn dữ liệu bên ngoài và

tải dữ liệu từ các nguồn đó vào bảng tính Excel

Review Cho phép xem lại các trang tính Excel, cung cấp các

công cụ như kiểm tra chính tả, dịch,

View Cho phép ẩn/hiện các đường ngăn cách (gridlines)

các ô trong trang tính, cung cấp các công cụ để hiểnthị cửa sổ trang tính và cửa sổ ứng dụng Excel

Với cách bố trí các câu lệnh của Excel một cách logic, bạn khôngcần phải tốn nhiều thời gian, công sức tìm câu lệnh thích hợp cho cácthao tác dù đơn giản hay phức tạp

 Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu)

Khi muốn thực hiện một thao tác nào đó trên đối tượng (ô, vùng,bảng biểu, đồ thị, hình vẽ…) trong bảng tính, bạn hãy nhấp phảichuột lên đối tượng đó Lập tức một thanh thực đơn hiện ra chứa cáclệnh thông dụng có thể hiệu chỉnh hay áp dụng cho đối tượng màbạn chọn