Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ nhân sự tại UBND huyện tiên yên, tỉnh quảng ninh

LỜI CẢM ƠN Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, xin chân thành cảm ơn khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Đại học Công nghệ thông tin truyền thông Thái Nguyên tạo điều kiện cho chúng tơi thực đề tài Khóa luận tốt nghiệp Tôi xin chân thành cảm ơn thầy, cô giáo khoa tận tình giảng dạy, truyền đạt kiến thức cần thiết, kinh nghiệm quý báu suốt trình học tập trường Đặc biệt xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy Trần Thắng, người tận tình hướng dẫn, bảo, giúp đỡ suốt thời gian thực đề tài Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn tới UBND huyện Tiên Yên, tỉnh Quảng Ninh đặc biệt anh, chị làm việc Phòng Nội vụ huyện Tiên Yên tạo điều kiện thuận lợi cho tơi tìm hiểu học tập suốt q trình thực đề tài Tơi xin chân thành cảm ơn! Thái Nguyên, ngày 27 tháng 04 năm 2017 Sinh viên thực Dín Thị Sinh i LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan: Khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý hồ sơ nhân UBND huyện Tiên n, tỉnh Quảng Ninh” cơng trình nghiên cứu riêng cá nhân tôi, không chép tài liệu chưa công bố nội dung đâu Các kết nghiên cứu số liệu báo cáo sử dụng cách trung thực, nguồn trích dẫn có thích rõ ràng, minh bạch Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm lời cam đoan danh dự Thái Nguyên, ngày 27 tháng 04 năm 2017 Sinh viên thực Dín Thị Sinh ii MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i LỜI CAM ĐOAN ii MỤC LỤC iii DANH MỤC HÌNH ẢNH v DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT vii LỜI MỞ ĐẦU Chương MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1.1 Khái niệm, nhiệm vụ nhân quản trị nhân 1.1.1 Khái niệm nhân quản trị nhân 1.1.2 Nhiệm vụ, vai trò quản trị nhân 1.1.3 Vai trò hồ sơ cán bộ, công chức nguyên tắc quản lý 1.1.4 Ý nghĩa công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức 1.2 Nội dung quản trị nhân 10 1.2.1 Phân tích cơng việc 11 1.2.2 Tuyển dụng nhân 13 1.2.3 Đào tạo phát triển nhân 15 1.2.4 Sắp xếp sử dụng lao động 16 1.2.5 Đánh giá đãi ngộ nhân 16 1.2.6 Tầm quan trọng quản trị nhân 17 1.3 Giới thiệu phần mềm quản lý nhân HRM 18 1.3.1 Chức quản lý thông tin nhân 18 1.3.2 Chức quản lý tiền lương 19 1.3.3 Chức hệ thống 21 1.3.4 Chức báo cáo 21 Chương THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TIÊN YÊN, TỈNH QUẢNG NINH 23 2.1 Giới thiệu chung ủy ban nhân dân huyện Tiên Yên, tỉnh Quảng Ninh 23 2.1.1 Khái quát chung ủy ban nhân dân huyện Tiên Yên, tỉnh Quảng Ninh 23 2.1.2 Sơ đồ cấu tổ chức chức nhiệm vụ ủy ban nhân dân huyện Tiên Yên, tỉnh Quảng Ninh 29 iii 2.2 Quy trình nghiệp vụ quản lý hồ sơ nhân 33 2.2.1 Lưu đồ quy trình 33 2.2.2 Nội dung quy trình: 34 2.2.3 Danh mục tài liệu viện dẫn tham khảo 36 2.3 Thực trạng quản lý hồ sơ nhân ủy ban nhân dân huyện Tiên Yên, tỉnh Quảng Ninh 38 2.3.1.Thực trạng chung công tác quản lý nhân quan hành cơng 38 2.3.2 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ nhân ủy ban nhân dân huyện Tiên Yên, tỉnh Quảng Ninh 42 2.3.3 Đánh giá tình hình quản trị nhân 43 2.3.4 Giải pháp 44 Chương ỨNG DỤNG PHẦN MỀM HRM VÀO QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TIÊN YÊN, TỈNH QUẢNG NINH 47 3.1 Đặt vấn đề toán quản lý hồ sơ nhân 47 3.1.1 Đặt vấn đề toán 47 3.1.2 Giải vấn đề 47 3.2 Ứng dụng phần mềm HRM vào quản lý hồ sơ nhân UBND huyện Tiên Yên, tỉnh Quảng Ninh 47 3.2.1 Đăng nhập vào hệ thống 48 3.2.1 Danh sách chức 50 KẾT LUẬN 65 TÀI LIỆU THAM KHẢO 66 iv DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1: Nội dung phân tích cơng việc 11 Hình 2.1: Chứng tích Khe Tù huyện Tiên Yên, tỉnh Quảng Ninh 24 Hình 2.2: Thác Pạc Sủi huyện Tiên Yên 27 Hình 2.3: Bánh gật gù, khau nhục đặc sản huyện Tiên Yên 28 Hình 2.4: Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Tiên Yên, tỉnh Quảng Ninh 29 Hình 2.5: Sơ đồ quy trình quản lý hồ sơ nhân 33 Hình 2.6: Kho lưu hồ sơ nhân huyện Tiên Yên 42 Hình 2.7: Một số trang thiết bị văn phịng 43 Hình 3.1: Giao diện đăng nhập phần mềm 48 Hình 3.2: Giao diện kết thúc thoát khỏi phần mềm 48 Hình 3.3: Thơng tin ủy ban nhân dân huyện 48 Hình 3.4: Giao diện phân quyền người dùng 49 Hình 3.5: Giao diện bàn làm việc 50 Hình 3.6: Giao diện thống kê tình hình nhân 51 Hình 3.7: Giao diện thông tin danh mục nhân 52 Hình 3.8: Giao diện tiêu chí đánh giá 53 Hình 3.9: Giao diện chọn trạng thái nhân 53 Hình 3.10: Giao diện nhập thơng tin nhân 54 Hình 3.11: Giao diện sửa thơng tin nhân 54 Hình 3.12: Giao diện chọn báo cáo cần in 55 Hình 3.13: Giao diện nạp thông tin từ excel 55 Hình 3.14: Giao diện danh sách ứng viên 56 Hình 3.15: Giao diện trình làm việc theo nhân viên 56 Hình 3.16: Giao diện thơng tin cơng tác 57 Hình 3.17: Giao diện chức quản lý công việc 57 Hình 3.18: Giao diện quản lý thông tin hợp đồng lao 58 Hình 3.19: Giao diện tờ khai tham gia BHXH, BHYT 58 Hình 3.20: Giao diện đợt báo cáo BHYT, BHXH 59 Hình 3.21: Giao diện đợt tốn BHYT, BHXH 59 Hình 3.22: Giao diện quản lý thông tin đợt khen thưởng 60 v Hình 3.23: Giao diện quản lý thông tin đợt kỷ luật 60 Hình 3.24: Giao diện quản lý đợt đào tạo 61 Hình 3.25: Giao diện quản lý thơng tin chương trình phúc lợi 61 Hình 3.26: Sơ đồ chức quy trình quản lý thơng tin nhân 62 Hình 3.27: Giao diện mức lương tối thiểu 62 Hình 3.28: Giao diện ngạch lương 63 Hình 3.29: Giao diện bậc lương 63 Hình 3.30: Giao diện phụ cấp lương 64 Hình 3.31: Trợ giúp người sử dụng phần mềm 64 vi DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Viết tắt Chú thích UBND Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân CNTT Công nghệ thông tin HRM Human Resource Management CB Cán CC Công chức VC Viên chức NV Nhân viên vii LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Chúng ta sống thời đại mới, thời đại phát triển rực rỡ CNTT mà chúng ta cần bắt kịp với xu để phát triển hịa nhập sánh vai với nước đưa nước ta ngày lên Các cách mạng khoa học kĩ thuật ngày phát triển, công nghệ ngày phát triển mạng mẽ với thành tựu kì diệu Sự phát triển ngày ảnh hưởng sâu rộng tới tất lĩnh vực ngành mặt đời sống xã hội Sự phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin đã ảnh hưởng mạnh mẽ tới quan nhà nước tới trình quản lý Tin học văn phòng trở thành động lực đẩy mạnh phát triển quan hành nhà nước Việc nắm bắt thơng tin nhanh chóng kịp thời xác ngày đóng vai trị to lớn cơng tác quản lý điều hành Đặc biệt thời đại kinh tế hội nhập vấn đề liên quan đến công tác quản trị nhân ngày phức tạp việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trình quản lý ngày trở nên cấp thiết để nâng cao chất lượng hiệu công tác quản lý Nhận thức tầm quan trọng công nghệ thông tin phát triển của xã hội đặc biệt công tác quản lý nhân quan nhà nước em chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý hồ sơ nhân UBND huyện Tiên Yên, tỉnh Quảng Ninh” Mục đích nghiên cứu Phân tích, đánh giá ưu điểm nhược điểm mà UBND huyện quản lý chưa để đưa giải pháp quản lý có hiệu Đối tượng Ứng dụng phần mềm quản lý nhân vào quản lý hồ sơ nhân ủy ban nhân dân huyện Tiên Yên Phạm vi nghiên cứu Nghiên cứu tình hình quản lý hồ sơ nhân ủy ban nhân dân huyện Tiên Yên, tỉnh Quảng Ninh Thực tiễn ứng dụng phần mềm quản lý nhân ủy ban nhân dân huyện Tiên Yên, tỉnh Quảng Ninh Ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài Phần mềm giúp cho cán quản lý nhân phòng Nội vụ quản lý đầy đủ hồ sơ nhân ủy ban nhân dân huyện đạt hiệu cao Phần mềm giảm bớt chi phí thời gian q trình thực công việc Phần mềm dễ sử dụng, chi phí thấp hiệu cao Phương pháp nghiên cứu Phương pháp khảo sát thực tế; Phương pháp phân tích, thiết kế; Phương pháp tổng hợp, thống kê Kết cấu đề tài Gồm phần: Chương 1: Khái quát nhân quản lý hồ sơ nhân Chương 2: Thực trạng quản lý hồ sơ nhân ủy ban nhân dân huyện Tiên Yên, tỉnh Quảng Ninh Chương 3: Nghiên cứu phần mềm quản lý nhân HRM vào quản lý hồ sơ nhân ủy ban nhân dân huyện Tiên Yên, tỉnh Quảng Ninh Chương MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1.1 Khái niệm, nhiệm vụ nhân quản trị nhân 1.1.1 Khái niệm nhân quản trị nhân Nhân lực: Bao gồm tất tiềm người tổ chức hay xã hội (kể thành viên ban lãnh đạo doanh nghiệp) tức tất thành viên doanh nghiệp sử dụng kiến thức, khả năng, hành vi ứng xử giá trị đạo đức để thành lập, trì phát triển doanh nghiệp Nguồn nhân lực: nguồn lực người, gồm lực trí lực Thể lực phụ thuộc vào tình trạng sức khoẻ người, mức sống, thu nhập, chế độ ăn uống, chế độ làm việc, nghỉ ngơi v.v Trí lực nguồn tiềm tàng to lớn người, tài năng, khiếu quan điểm, lòng tin, nhân cách v.v Quản trị nguồn nhân lực gắn liền với tổ chức tổ chức có phịng phận quản trị nhân hay khơng thành tố quan trọng chức quản trị có gốc rễ nhánh trải rộng khắp nơi tổ chức Nhân nguồn lực quan trọng định đến tồn phát triển doanh nghiệp Vì vấn đề nhân ln quan tâm hàng đầu Quản trị nhân hoạt động vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật quản trị nhân lĩnh vực gắn bó nhiều đến văn hố tổ chức chứa đựng nhiều giá trị nhân văn lĩnh vực quản trị khác Quản trị nhân việc thực chức tổ chức quản trị bản, bao gồm nội dung sau đây: - Phân tích cơng việc - Tuyển dụng nhân viên - Đào tạo nâng cao lực chuyên môn cho nhân viên - Nâng cao hiệu sử dụng lao động thông qua việc sử dụng hệ thống kích thích vật chất tinh thần nhân viên Thành phần hồ sơ nhân sự: Hồ sơ nhân quan, tổ chức bao gồm: Danh mục Danh mục nhân Điền thơng tin: - Chức vụ: chủ tịch, phó chủ tịch, - Chuyên môn: - Bằng cấp: - Công việc: - Quốc tịch: - Bao gồm thơng tin hình sau: Hình 3.7: Giao diện thơng tin danh mục nhân 52 Tiêu chí đánh giá Điền thơng tin: - Nhóm tiêu chí: - Tiêu chí đánh giá: Gồm thơng tin hình sau: Hình 3.8: Giao diện tiêu chí đánh giá Hồ sơ nhân Danh sách nhân viên:  Danh sách nhân viên - Thêm đơn vị: - Chọn trạng thái: làm việc, nghỉ việc, ngưng việc, thử việc Hình 3.9: Giao diện chọn trạng thái nhân 53 - Thêm nhân sự: Điền thông tin vào theo sau: Hình 3.10: Giao diện nhập thơng tin nhân - Sửa thơng tin nhân sự: Hình 3.11: Giao diện sửa thông tin nhân 54 - In: chọn loại mẫu biểu, in danh sách nhân viên Chọn thơng tin hình sau: Hình 3.12: Giao diện chọn báo cáo cần in - Nạp thông tin từ excel: chọn nạp – chọn loại liệu – tiếp tục – chọn tập tin Hình 3.13: Giao diện nạp thông tin từ excel - Xuất liệu excel: - Nạp lại thông tin: 55  Danh sách ứng viên: - Thêm đợt tuyển dụng - Thêm ứng viên - Sửa - Xóa - In - Chọn loại ứng viên - Kết thi - Đánh giá - Tuyển dụng - Nạp lại - Xuất liệu excel Gồm thơng tin hình sau: Hình 3.14: Giao diện danh sách ứng viên Quá trình làm việc  Theo nhân viên - Lấy thông tin theo nhân viên - Quá trình làm việc theo dõi bao gồm: công tác, kỷ luật, khen thưởng, trình đào tạo, tạm ứng lương, Hình 3.15: Giao diện trình làm việc theo nhân viên 56  Theo danh sách - Lấy thông tin theo danh sách - Gồm thơng tin hình sau: Hình 3.16: Giao diện thông tin công tác Quản lý công việc Gồm chức năng: sửa, xóa, lọc, in, hình sau: Hình 3.17: Giao diện chức quản lý công việc 57 Hợp đồng lao động Gồm thông tin hình sau: Hình 3.18: Giao diện quản lý thông tin hợp đồng lao Bảo hiểm xã hội - Tờ khai tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế: Quản lý thơng tin hình sau: Hình 3.19: Giao diện tờ khai tham gia BHXH, BHYT 58 - Các đợt báo cáo BHYT, BHXH Quản lý thơng tin hình sau: Hình 3.20: Giao diện đợt báo cáo BHYT, BHXH - Các đợt tốn BHYT, BHXH Gốm thơng tin hình sau: Hình 3.21: Giao diện đợt tốn BHYT, BHXH 59 Chế độ sách khác - Khen thưởng Gồm thơng tin hình sau: Hình 3.22: Giao diện quản lý thông tin đợt khen thưởng - Đợt kỷ luật Quản lý thông tin hình sau: Hình 3.23: Giao diện quản lý thơng tin đợt kỷ luật 60 - Đợt đào tạo Quản lý thơng tin hình sau: Hình 3.24: Giao diện quản lý đợt đào tạo - Chương trình phúc lợi Quản lý thơng tin hình sau: Hình 3.25: Giao diện quản lý thơng tin chương trình phúc lợi 61 - Có thể vào dấu mũi tên nhỏ xuống ô Hồ sơ nhân để sơ đồ chức thực quản lý được: Hình 3.26: Sơ đồ chức quy trình quản lý thơng tin nhân Tiền lương Mức lương tối thiểu Hình 3.27: Giao diện mức lương tối thiểu 62 Danh mục tính lương Thiết lập danh mục để sử dụng cho chức tính lương phần mềm Chọn thẻ Danh sách chức -> Danh mục -> Danh mục tính lương từ hình chức danh mục, phần bao gồm menu chức năng, chọn vào menu tương ứng chức quản lý: - Ngạch lương Hình 3.28: Giao diện ngạch lương - Bậc lương Hình 3.29: Giao diện bậc lương 63 - Phụ cấp Hình 3.30: Giao diện phụ cấp lương Trợ giúp Mục giúp cho việc tìm kiếm thơng tin, hướng dẫn cách sử dụng phần mềm, giải đáp thắc mắc, Hình 3.31: Trợ giúp người sử dụng phần mềm 64 KẾT LUẬN Quản lý hồ sơ nhân vấn đề quan trọng đơn vị, tổ chức muốn có chương trình, phần mềm quản lý thật hiệu quả, xác dễ dàng quản lý Làm để thiết kế hệ thống thực quy trình quản lý hồ sơ nhân cách hiệu quả, tiệt kiệm thời gian, nhân lực Là sinh viên ngành quản trị văn phòng, qua việc nghiên cứu đề tài trao dồi thêm nhiều kiến thức nghiệp vụ quản lý nhân Tôi cố gắng tìm hiểu nghiên cứu sâu để góp phần tạo chương trình quản lý nhân hồn thiện hơn,có thể đáp ứng yêu cầu thực tế Bài khóa luận tốt nghiệp đạt kết đáng kể, song bên cạnh cịn số hạn chế chưa giải cần có định hướng phát triển lên chương trình hồn thiện, đầy đủ hiệu Sau kết đạt hạn chế định hướng phát triển cho nghiên cứu Kết đạt - Bài nghiên cứu trình bày theo bố cục đầy đủ, rõ ràng, đảm bảo yêu cầu mà Khoa Hệ thống thông tin kinh tế Trường Đại học Công nghệ thông tin Truyền thơng quy định cho khóa luận tốt nghiệp - Tìm hiểu, nghiên cứu so sánh kiến thức học lớp thực hành thực tiễn - Chương trình thực tương đối quy trình quản lý hồ sơ nhân thực tế Định hướng phát triển - Đây chương trình mang tính thực tiễn phức tạp, cần phải nghiên cứu đề xuất giải pháp để phù hợp với thực tế công việc - Xử lý lỗi chặt chẽ trước đưa vào sử dụng Khắc phục thiếu sót hạn chế - Trong tương lai hồn thiện chương trình tối ưu hóa chức có để phù hợp với yêu cầu ngày cao thực tế Sinh viên thực Dín Thị Sinh 65 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Luật số 11/2003/QH11 Quốc hội: Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân; [2] Báo cáo số lượng công chức, viên chức, hợp đồng UBND huyện Tiên Yên, tỉnh Quảng Ninh; [3] Nghị 99/2015/QH13 dự toán ngân sách nhà nước năm 2016; [4].http://perfect.com.vn/hrm-la-gi-human-resource-management-quan-ly-nhansu.html; [5] TS Lê Thanh Hằng, (2011), Quản trị nhân lực, NXB Lao động - Xã hội 66 ... nghệ thông tin phát triển của xã hội đặc biệt công tác quản lý nhân quan nhà nước em chọn đề tài ? ?Ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý hồ sơ nhân UBND huyện Tiên Yên, tỉnh Quảng Ninh? ??... quát nhân quản lý hồ sơ nhân Chương 2: Thực trạng quản lý hồ sơ nhân ủy ban nhân dân huyện Tiên Yên, tỉnh Quảng Ninh Chương 3: Nghiên cứu phần mềm quản lý nhân HRM vào quản lý hồ sơ nhân ủy ban nhân. .. Nghiên cứu tình hình quản lý hồ sơ nhân ủy ban nhân dân huyện Tiên Yên, tỉnh Quảng Ninh Thực tiễn ứng dụng phần mềm quản lý nhân ủy ban nhân dân huyện Tiên Yên, tỉnh Quảng Ninh Ý nghĩa khoa học