Nhận thức được tầm quan trọng của công nghệ thông tin đối với sự phát triển của của xã hội và đặc biệt đối với công tác quản lý nhân sự của các cơ quan nhà nước em chọn đề tài “Ứng dụng
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ NHÂN SỰ
Khái niệm, nhiệm vụ nhân sự và quản trị nhân sự
1.1.1 Khái niệm nhân sự và quản trị nhân sự
Nhân lực: Bao gồm tất cả các tiềm năng của con người trong một tổ chức hay xã hội (kể cả những thành viên trong ban lãnh đạo doanh nghiệp) tức là tất cả các thành viên trong doanh nghiệp sử dụng kiến thức, khả năng, hành vi ứng xử và giá trị đạo đức để thành lập, duy trì và phát triển doanh nghiệp
Nguồn nhân lực: đây là nguồn lực của mỗi con người, gồm có thể lực và trí lực
Thể lực phụ thuộc vào tình trạng sức khoẻ của con người, mức sống, thu nhập, chế độ ăn uống, chế độ làm việc, nghỉ ngơi v.v Trí lực là nguồn tiềm tàng to lớn của con người, đó là tài năng, năng khiếu cũng như quan điểm, lòng tin, nhân cách v.v
Quản trị nguồn nhân lực gắn liền với mọi tổ chức bất kể tổ chức đó có phòng hoặc bộ phận quản trị nhân sự hay không là một thành tố quan trọng của chức năng quản trị và nó có gốc rễ cùng các nhánh trải rộng khắp nơi trong một tổ chức
Nhân sự là một trong các nguồn lực quan trọng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của bất kỳ một doanh nghiệp nào Vì vậy vấn đề nhân sự luôn được quan tâm hàng đầu
Quản trị nhân sự là một hoạt động vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật vì quản trị nhân sự là một lĩnh vực gắn bó nhiều đến văn hoá tổ chức và chứa đựng nhiều giá trị nhân văn hơn bất cứ một lĩnh vực quản trị nào khác
Quản trị nhân sự chính là việc thực hiện chức năng tổ chức của quản trị căn bản, bao gồm các nội dung cơ bản sau đây:
- Đào tạo và nâng cao năng lực chuyên môn cho nhân viên
- Nâng cao hiệu quả sử dụng lao động thông qua việc sử dụng hệ thống kích thích vật chất và tinh thần đối với nhân viên
Thành phần hồ sơ nhân sự:
Hồ sơ nhân sự trong các cơ quan, tổ chức bao gồm:
- Tài liệu liên quan đến lịch sử của mỗi cá nhân: Khai sinh, giá thú, các bản khai lý lịch tự thuật (kể cả các bản khai bổ sung hàng năm) do các cơ quan quản lý nhà nước cấp (do UBND xã, phường hoặc cơ quan, tổ chức quản lý người đó xác nhận)
- Tài liệu liên quan đến việc tham gia của cá nhân ở các tổ chức đảng, đoàn thể, các hội Loại tài liệu này thường có các quyết định kết nạp, thẻ đảng viên, đoàn viên, hội viên cùng các giấy tờ khác liên quan
- Tài liệu liên quan đến học vấn và nghề nghiệp của cá nhân Ví dụ như giấy tờ xác nhận các trình độ mà cá nhân đó trải qua: Các văn bằng tốt nghiệp Trung học, Đại học, sau Đại học; các chứng chỉ xác nhận trình độ ngoại ngữ, tin học, trình độ tay nghề…của các cơ sở đào tạo có thẩm quyền cấp
- Tài liệu liên quan đến tài sản riêng của cá nhân như giấy tờ xác nhận quyền sở hữu nhà đất, ruộng vườn, trang trại cũng như những số liệu về thu nhập của cá nhân trong quá trình làm việc của họ ở cơ quan, tổ chức
- Tài liệu về tình trạng sức khỏe của cá nhân Những tài liệu này do thầy thuốc ở các bệnh viện, Hội đồng giám định y khoa hoặc có thể do người có thẩm quyền ở cơ quan Thương binh và Xã hội cấp liên quan đến tình trạng sức khỏe và bệnh tật của đương sự như các loại giấy khám sức khỏe, xác nhận mức độ sức khỏe, tài liệu giám định y khoa…
- Tài liệu về khen thưởng, kỷ luật (nếu có); tài liệu về bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, điều động, thuyên chuyển, điều chỉnh nâng bậc lương…Loại tài liệu này thường có các quyết định của Thủ tướng, các cơ quan, tổ chức và các giấy tờ liên quan kèm theo Ví dụ biên bản xét khen thưởng (hoặc kỷ luật), bản kê khai thành tích hoặc bản kiểm điểm của cá nhân, đơn đề nghị xin chuyển đơn vị công tác…
1.1.2 Nhiệm vụ, vai trò của quản trị nhân sự
Nhiệm vụ của quản trị nhân sự
Quản lý công tác tuyển dụng
Chuyển bảng đánh giá ứng viên cho phòng kế toán để tính lương, lập bảng đánh giá đối với ứng viên thử viêc
Quản lý hồ sơ lý lịch và lưu hồ sơ
Quản lý văn phòng phẩm Đề xuất các phương án thưởng ngày lễ têt, và trợ cấp
“Quản trị” bao gồm các khía cạnh nhân sự liên quan đến cơ cấu, điều hành và phát triển
Cơ cấu: Xây dựng cách lãnh đạo cho nhân sự, tạo cho nhân sự các hệ thống (phù hợp với các yếu tố bên trong và bên ngoài DN) để điều khiển quá trình Điều hành: nghĩa là chỉ đạo nhân lực trong ý nghĩa điều khiển cung cách ứng xử của nhân viên qua quá trình lãnh đạo nhân viên và chế ngự hệ thống nhân sự
Phát triển: Là cách lãnh đạo để khuyến khích khả năng học hỏi hồn thiện liên tục việc tạo dựng cơ cấu tổ chức và điều hành tổ chức
Vai trò của quản trị nhân sự
Yếu tố giúp ta nhận biết được một cơ quan hoặc UBND hoạt động tốt hay không hoạt động tốt, thành công hay không thành công chính là lực lượng nhân sự của nó- những con người cụ thể với lòng nhiệt tình và óc sáng kiến Mọi thứ còn lại như: máy móc thiết bị, của cải vật chất, công nghệ kỹ thuật đều có thể mua được, học hỏi được, sao chép được, nhưng con người thì không thể Vì vậy có thể khẳng định rằng quản trị nhân sự có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của cơ quan hoặc UBND
Trong cơ quan hoặc UBND quản trị nhân sự thuộc chức năng chính của nhà quản trị, giúp nhà quản trị đạt được mục đích thông qua nỗ lực của người khác Các nhà quản trị có vai trò đề ra các chính sách, đường lối, chủ trương có tính chất định hướng cho sự phát triển của cơ quan hoặc UBND do đó nhà quản trị phải là người biết nhìn xa trông rộng, có trình độ chuyên môn cao Người thực hiện các đường lối chính sách mà nhà quản trị đề ra là các nhân viên thừa hành, kết quả công việc hoàn thành tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào năng lực của nhân viên, vì vậy cho nên có thể nói rằng:
“mọi quản trị suy cho cùng cũng là quản trị con người”
Quản trị nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đề lao động Đó là một vấn đề chung của xã hội, mọi hoạt động kinh tế nói chung đều đi đến một mục đích sớm hay muộn là làm sao cho người lao động hưởng thành quả do họ làm ra
Nội dung quản trị nhân sự
Nội dung quản lý hồ sơ nhân sự:
- Thông tin sơ yếu lý lịch: Thông tin hoàn cảnh; Thông tin liên hệ;Thông tin người liên hệ
- Thông tin Đảng, Đoàn: Theo dõi và quản lý các đối tượng Đoàn, Đảng, Quân nhân, người tham gia Cách mạng, chính sách
- Quá trình công tác: Tiếp nhận, điều động, thuyên chuyển, bổ nhiệm, miễn nhiệm, đi công tác, nghỉ việc, nghỉ hưu, nghỉ tạm thời
- Quá trình lương, phụ cấp
- Quá trình bảo hiểm: thêm bản ghi tăng mới, cho phép khai tăng mới
- Quá trình khám bệnh, khám sức khỏe, theo dõi sức khỏe
- Các quá trình khác: Công tác trước khi vào công ty; Trình độ; Đào tạo; Kỹ năng; Sở thích; Nguyện vọng; Tài liệu; Giấy tờ; Cam kết; Khai thác hồ sơ;
- Quản lý trạng thái hồ sơ: Đi làm, Nghỉ việc, Nghi tạm thời, Nghỉ hưu
- Quản lý đóng (quyết định nghỉ việc), mở (quyết định đi làm lại) hồ sơ
Phân tích công việc là việc tìm hiểu và xác định nội dung, đặc điểm của từng công việc, đo lường giá trị và tầm quan trọng của nó để đề ra các tiêu chuẩn về năng lực, phẩm chất mà người thực hiện công việc cần phải có Phân tích công việc là một nội dung quan trong của quản trị nhân sự , nó ảnh hưởng trực tiếp đến các nội dung khác của quản trị nhân sự
- Đưa ra các tiêu chuẩn cần thiết để tiến hành tuyển dụng nhân sự sao cho việc tuyển dụng nhân sự đạt kết quả cao nhất
- Chuẩn bị nội dung đào tạo và bồi dưỡng trình độ để đáp ứng yêu cầu của công việc
- Phân tích công việc làm căn cứ để xây dựng và đánh giá hiệu quả công việc Ngoài ra nó còn giúp cho việc nghiên cứu và cải thiện điều kiện làm việc
- Cung cấp các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng thực hiện công việc
Nội dung của phân tích công việc:
Hình 1.1: Nội dung phân tích công việc
Bước 1: Mô tả công việc
Thiết lập một bản liệt kê về các nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn, các hoạt động thường xuyên và đột xuất, các phương tiện và điều kiện làm việc, các quan hệ trong công việc… Để mô tả công việc trong thực tế có sử dụng một số biện pháp sau:
- Quan sát: Quan sát trực tiếp xem công việc được thực hiện như thế nào tại nơi làm việc
- Tiếp xúc trao đổi: Phương pháp này được thực hiện với chính những người làm công việc đó, với cấp trên trực tiếp của họ, đôi khi với đồng nghiệp của họ Cuộc tiếp xúc trao đổi sẽ cho phép ta thu thập được những thông tin cần thiết, tạo cơ hội để trao đổi và giải quyết các vấn đề chưa rõ ràng Trong khi quan sát có thể sử dụng một số dụng cụ cần thiết như: giấy bút để ghi chép, đồng hồ để bấm giờ
- Bản cân hỏi: Theo phương pháp này các bản câu hỏi được thảo ra phát rộng rãi cho các công nhân viên và những người có liên quan đến công việc để họ trả lời Câu hỏi đưa ra phải đầy đủ, rõ ràng, nhưng không nên quá chi tiết, tỷ mỷ
Bước 2: Xác định công việc
Là việc thiết lập một văn bản quy định về nhiệm vụ, chức năng quyền hạn, các hoạt động thường xuyên đột xuất, các mối quan hệ trong công tác, các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng công việc Bằng việc xem xét các thông tin thu thập được từ thực tế trong bản mô tả, có thể phát hiện ra các điểm bất hợp lý cần thay đổi, những nội dung thừa cần loại bỏ và những nội dung thiếu cần bổ xung Từ đó xác định được bản mô tả công việc mới theo tiêu chuẩn của công việc
Bước 3: Đề ra các tiêu chuẩn về nhân sự
Là những yêu cầu chủ yếu về năng lực, phẩm chất, hình thức mà người đảm nhận công việc phải đạt được Đối với các công việc khác nhau, số lượng và mức độ yêu cầu cũng khác nhau
Những yêu cầu hay được đề cập đến:
- Sức khoẻ (thể lực và trí lực)
- Ngoại hình, sở thích cá nhân, hoàn cảnh gia đình
Các tiêu chuẩn đưa ra sẽ được xác định rõ là ở mức nào: cần thiết, rất cần thiết hay chỉ là mong muốn
Bước 4: Đánh giá công việc
Là việc đo lường và đánh giá tầm quan trọng của mỗi công việc Việc đấnh giá công việc phải chính xác, khách quan, đây là một nhiệm vụ hết sức quan trọng, bởi vì giá trị và tầm quan trọng của mỗi công việc được đánh giá sẽ là căn cứ để xác định mức lương tương xứng cho công việc này Chất lượng của công tác đánh giá phụ thuộc vào phương pháp đánh giá
Bước 5: Xếp loại công việc
Những công việc được đánh giá tương đương nhau sẽ được xếp vào thành một nhóm Việc xếp loại công việc như thế này rất tiện lợi cho các nhà quản lý trong công việc
Công tác tuyển dụng nhân sự thành công tức là tìm được những người thực sự phù hợp với công việc có ý nghĩa rất to lớn Bản thân những người được tuyển vào công việc phù hợp với năng lực và sở trường của mình sẽ rất hứng thú và an tâm với công việc Ngược lại nếu việc tuyển dụng nhân sự không được thực hiện đúng thì sẽ gây ra những ảnh hưởng tiêu cực tác động trực tiếp tới công ty và người lao động
Nguồn tuyển dụng từ trong nội bộ Tuyển dụng nhân sự trong nội bộ doanh nghiệp thực chất là quá trình thuyên chuyển đề bạt, cất nhắc từ bộ phận này sang bộ phận khác, từ công việc này sang công việc khác, từ cấp này sang cấp khác
Nguồn tuyển dụng nhân sự từ bên ngoài doanh nghiệp
Là việc tuyển dụng nhân viên từ thị trường lao động bên ngoài doanh nghiệp Nội dung của tuyển dụng nhân sự
Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng
- Thành lập hội đồng tuyển dụng, quy định rõ về số lượng thành phần và quyền hạn của hội đồng tuyển dụng
- Nghiên cứu kỹ các loại văn bản, tài liệu quy định của Nhà nước và tổ chức, doanh nghiệp liên quan tới tuyển dụng nhân sự
- Phải xác định rõ tiêu chuẩn tuyển dụng nhân sự ở cả ba khía cạnh: tiêu chuẩn chung đối với tổ chức, doanh nghiệp, tiêu chuẩn của phòng ban hoặc bộ phận cơ sở và tiêu chuẩn đối với cá nhân thực hiện công việc
Bước 2: Thông báo tuyển dụng
Các doanh nghiệp có thể áp dụng một hoặc kết hợp các hình thức thông báo tuyển dụng sau:
- Quảng cáo trên báo, đài, tivi
- Thông qua các trung tâm dịch vụ lao động
- Thông báo tại doanh nghiệp
Các thông báo đưa ra phải ngắn gọn, rõ ràng, chi tiết và đầy đủ những thông tin cơ bản cho ứng cử viên Phải thông báo đầy đủ về tên doanh nghiệp, thông tin về nội dung công việc, tiêu chuẩn tuyển dụng, hồ sơ và giấy tờ cần thiết, cách thức tuyển dụng và nội dung tuyển dụng
Bước 3: Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ
- Tất cả hồ sơ xin việc phải ghi vào sổ xin việc Người xin tuyển dụng phải nộp cho doanh nghiệp những hồ sơ giấy tờ cần thiết theo yêu cầu
Giới thiệu phần mềm quản lý nhân sự HRM
Phần mềm quản trị nhân sự (Perfect HRM 2012) cung cấp giải pháp tổng thể trong lĩnh vực quản lý nhân sự, tiền lương Phần mềm hỗ trợ những tính năng mới như quản lý bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân, hỗ trợ các chức năng tìm kiếm, truy vấn động, lập các báo cáo thống kê nhanh, giao diện thân thiện, dễ sử dụng Hỗ trợ nhập dữ liệu từ excel và ngược lại
- Phần mềm dành cho cơ quan, đơn vị vừa và nhỏ có quy mô khoảng 500 nhân viên
- Giúp tổng hợp dữ liệu chấm công và tính lương từ ngày 1 đến ngày cuối tháng
- Không dành cho cơ quan, đơn vị chấm công và tính lương theo doanh số, theo sản phẩm
1.3.1 Chức năng quản lý thông tin nhân sự
Thông tin về hồ sơ lý lịch
Quản lý chi tiết thông tin về người lao động như: Mã số nhân viên, ngày sinh, nơi sinh, giới tính, sổ bảo hiểm, địa chỉ, điện thoại, chỗ ở hiện nay, đơn vị công tác, chức danh công tác, chức danh nghề
Quản lý chi tiết thông tin về quan hệ gia đình
Quản lý chi tiết về trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, tin học, chính trị Quản lý việc lưu trữ hồ sơ của người lao động
Quản lý chi tiết quá trình công tác của người lao động trước khi vào cơ quan cho đến thời gian hiện tại
Theo dõi quá trình khen thưởng, kỷ luật
Theo dõi quá trình diễn biến lương của người lao động
Thông tin về hợp đồng lao động
Quản lý chi tiết về hợp đồng lao động giữa công ty với người lao động: Hợp đồng
Theo dõi lưu trữ hồ sơ khi người lao động nghỉ việc, tạm hoãn hợp đồng
Thông tin về đào tạo
Lập kế hoạch và theo dõi thực hiện kế hoạch đào tạo cho đội ngũ cán bộ nhân viên của công ty
Theo dõi quá trình đào tạo, chi phí thực hiện công tác đào tạo
Theo dõi việc tạm ứng và thanh toán chi phí đào tạo của từng nhân viên
Thông tin về tuyển dụng lao động
Quản lý chi tiết hồ sơ ứng viên dự tuyển
Theo dõi chi tiết nội dung quá trình phỏng vấn các ứng viên
Khi ứng viên được tuyển dụng, hồ sơ ứng viên sẽ được cập nhật vào hồ sơ nhân viên chính thức của công ty một cách tự động, không phải nhập liệu nhiều lần
Thông tin về điều chuyển lao động
Theo dõi quá trình điều chuyển nhân sự trong nội bộ công ty
Theo dõi được tại thời điểm bất kỳ truy vấn nhân viên đang ở phòng ban nào
Thông tin quản lý các chính sách cho người lao động
Hỗ trợ công tác theo dõi quyền lợi của người lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế
Theo dõi chế độ nghỉ phép, nghỉ dưỡng sức, ốm đau, thai sản
1.3.2 Chức năng quản lý tiền lương
Các thông số đầu vào cho các công thức tính lương như: mức lương tối thiểu theo thang bảng lương của nhà nước, tiền ăn trưa, ăn ca, lương hưởng khi tham gia học tập, đào tạo dài ngày, mức lương được hưởng khi làm thêm ngoài giờ, các hệ số điều chỉnh lương căn cứ vào kết quả kinh doanh của tháng tính lương sẽ được quản lý tập trung thống nhất cho các khối trả lương Dễ dàng thay đổi, điều chỉnh phù hợp với chính sách quản lý lao động và trả lương của doanh nghiệp theo từng thời kỳ
Quản lý tiền lương cho lao động gián tiếp Áp dụng tính lương cho các nhân viên văn phòng làm việc theo giờ hành chính Cập nhật ngày công thực tế làm việc, ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, đi học
Chương trình tự động tính các khoản lương, thưởng
Quản lý tiền lương cho lao động hưởng lương khoán doanh thu Áp dụng cho các bộ phận hưởng lương theo tỷ lệ doanh thu do thực hiện hiệu quả trong công tác sản xuất kinh doanh
Cập nhật doanh thu phân bổ theo từng bộ phận
Cập nhật ngày công thực tế làm việc, ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, đi học
Chương trình tự động tính toán và phân bổ các khoản lương, thưởng theo hệ số hưởng lương doanh thu của từng nhân viên
Quản lý tiền lương cho lao động hưởng lương khoán sản phẩm Áp dụng cho các bộ phận hưởng lương theo chế độ khoán sản phẩm
Cập nhật giá trị tiền lương được hưởng căn cứ theo số lượng và đơn giá của sản phẩm hoàn thành đã thực hiện được của từng bộ phận
Cập nhật ngày công thực tế làm việc, ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, đi học
Chương trình tự động tính toán và phân bổ các khoản lương, thưởng theo hệ số công việc của từng nhân viên
Quản lý tiền lương cho lao động trực tiếp Áp dụng cho các bộ phận trực tiếp sản xuất, hưởng lương theo kết quả hoàn thành trong từng công đoạn sản xuất
Cập nhật số lượng công đoạn đã hoàn thành cho từng nhân viên
Cập nhật ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, đi học
Chương trình tự động tính toán và phân bổ các khoản lương, thưởng theo số lượng và đơn giá công đoạn tiền lương cho từng nhân viên
Quản lý tiền lương cho bộ phận chỉ đạo sản xuất Áp dụng cho các bộ phận chỉ đạo, các chức danh quản lý trong dây chuyền sản xuất Cập nhật giá trị thanh toán tiền lương của bộ phân sản xuất
Cập nhật ngày công thực tế làm việc, ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, đi học
Chương trình tự động tính toán và phân bổ các khoản lương, thưởng theo tỷ lệ hưởng lương và hệ số công việc của từng nhân viên
Quản lý các khoản thu nhập khác và nghĩa vụ của người lao động
Quản lý các khoản thu nhập khác ngoài lương
Quản lý phần trích nộp bảo hiểm xã hội
Quản lý danh mục dùng chung
Danh mục được cập nhật một lần và dùng chung xuyên suốt cho toàn hệ thống Danh mục dùng chung được phân quyền cập nhật tùy theo chức năng, vai trò của từng bộ phận nhằm thống nhất bộ mã danh mục dùng chung cho toàn đơn vị
Các danh mục về quản lý nhân sự bao gồm: Danh mục đơn vị, phòng ban, tổ sản xuất, chức danh, quan hệ gia đình, dân tộc, văn bằng chứng chỉ, trình độ chuyên môn, loại hợp đồng, đơn giá tiền lương
Quản lý phân quyền bảo mật hệ thống
Quản lý người dùng đăng nhập hệ thống
Quản lý người sử dụng, nhóm người sử dụng
Thay đổi mật khẩu người sử dụng
Phân quyền cập nhật dữ liệu cho từng nhóm, từng người sử dụng
Phân quyền khai thác chức năng chương trình cho từng nhóm, từng người sử dụng
Báo cáo quản lý nhân sự
Tờ kê hồ sơ của người lao động
Danh sách trích ngang nhân viên hiện tại
Danh sách nhân viên hiện đang thử việc
Danh sách nhân viên hiện chưa có sổ bảo hiểm
Danh sách nhân viên vào làm việc tại công ty
Danh sách nhân viên tạm hoãn hợp đồng
Danh sách nhân viên nghỉ việc
Danh sách nhân viên hết hạn hợp đồng
Danh sách nhân viên thuộc diện chính sách: Thương binh, gia đình liệt sĩ, gia đình có công với cách mạng
Danh sách nhân viên đến tuổi nghỉ hưu
Danh sách cán bộ chủ chốt
Báo cáo tình hình nghỉ phép
Kế hoạch đào tạo nhân viên
Phiếu theo dõi đào tạo nhân viên
Danh sách các ứng viên dự tuyển
Danh sách các ứng viên hẹn phỏng vấn lần 1, lần 2, lần 3
Danh sách các ứng viên được nhân vào làm việc chính thức
Báo cáo chi tiết diễn biến lương của từng nhân viên
Thống kê nhân viên theo độ tuổi
Thống kê nhân viên theo chức danh
Thống kê trình độ nhân viên: Trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, tin học Thống kê tăng giảm nhân viên: Chi tiết, tổng hợp
Báo cáo quản lý tiền lương
Bảng tiền lương tạm ứng
Bảng thanh toán tiền lương
Bảng các khoản phụ cấp, thu nhập khác
Phiếu thu nhập của từng nhân viên
Bảng trích nộp thuế thu nhập cá nhân
Bảng trích nộp bảo hiểm xã hội
Báo cáo nguồn thanh toán lương cho các bộ phận
Báo cáo tổng hợp thanh toán tiền lương cho toàn công ty
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TIÊN YÊN, TỈNH QUẢNG NINH
Giới thiệu chung về ủy ban nhân dân huyện Tiên Yên, tỉnh Quảng Ninh
2.1.1 Khái quát chung về ủy ban nhân dân huyện Tiên Yên, tỉnh Quảng Ninh
Điều kiện tự nhiên – xã hội:
Tiên Yên là một huyện miền núi thuộc khu vực miền Đông của tỉnh, có toạ độ từ 21012’ đến 21033’ vĩ độ bắc và từ 107013’ đến 107035’ kinh độ đông; Bắc giáp huyện Đình Lập thuộc tỉnh Lạng Sơn và huyện Bình Liêu, đông giáp huyện Đầm Hà, tây giáp huyện Ba Chẽ và thị xã Cẩm Phả, nam giáp huyện Vân Đồn
Địa hình: Địa hình Tiên Yên trập trùng đồi núi Xã Đại Dực nằm lọt ở chân dẫy Pạc Sủi và dẫy Thung Châu có nhiều đỉnh cao trên 700m Các xã Phong Dụ, Hà Lâu, Hải Lạng, Điền Xá, Yên Than cũng liên tiếp các quả núi 300-400m Sông Tiên Yên bắt nguồn từ vùng núi cao Bình Liêu và sông Phố Cũ bắt nguồn từ Đình Lập là hai sông có lưu vực rộng, mùa mưa hay gây lũ lớn
Tiên Yên có nhiệt độ trung bình năm 22,4oc, mùa đông ở rẻo cao khá lạnh, nhiều ngày có sương muối, nhiệt độ có khi dưới 4oc, lượng mưa lớn, trung bình năm tới 2427mm, mưa phùn nhiều và mùa đông hay có sương mù
Với diện tích rộng 64.789 ha (năm 2011), đứng thứ hai trong tỉnh sau Hoành
Bồ, tài nguyên lớn nhất của Tiên Yên là đất rừng (29.330ha), trong đó 2 phần 3 là rừng tự nhiên, xưa có nhiều lim, táu Đất rừng tự nhiên thích hợp nhiều loại cây trồng lâu năm, hiện đã có vài ngàn ha trồng quế, sở, thông, bạch đàn
Về dân cư, Tiên Yên (01-4-2009) có 44.352 người Người Kinh chiếm 50,2%, Dao 22,6%, Tày 14,6%, Sán Chay 8,1%, Sán Dìu 3,6% Xưa người Hoa đông hàng thứ hai, sau năm 1978 còn lại vài chục người Người các tỉnh đồng bằng đông nhất là cơ cấu dân tộc và sức sản xuất có những thay đổi cơ bản Nay Tiên Yên có 12 đơn vị hành chính cơ sở gồm thị trấn Tiên Yên và 11 xã: Tiên Lãng, Đông Ngũ, Đông Hải, Phong Dụ, Hải Lạng, Đại Dực, Đại Thành, Yên Than, Hà Lâu, Điền Xá và Đồng Rui
Di tích lịch sử - văn hóa
Lịch sử - văn hóa – xã hội:
Tiên Yên là một huyện có lịch sử và văn hoá lâu đời Gần đây, giới khảo cổ đã phát hiện ở vùng gần cửa sông Hà Tràng một di chỉ thời đồ đá mới thuộc Văn hoá Hạ Long Thời Tiền Lê, châu Tân An rất rộng, bao gồm 16 xã, 1 thôn và 53 trang trại (Đời vua Lê Kính Tông - tên vua là Duy Tân, vì tránh tên vua nên Tân An đổi thành Tiên An; khi chúa Trịnh Cương được phong tước hiệu An Đô vương, lại kiêng chữ An nên Tiên An đổi thành Tiên Yên Thời thuộc Minh, lộ Hải Đông cũng đổi thành phủ Tiên Yên Trong những năm đó, Tiên Yên vừa là tên phủ vừa là tên châu
Các di tích lịch sử văn hóa ở Tiên Yên - Quảng Ninh
Khe Tù trước đây là bệnh viện của Pháp và kho gạo dọc bờ sông, đến năm 1943, Pháp bắt đầu cho xây dựng nhà tù Nhà tù được xây dựng trong khoảng thời gian là 6, 7 năm mới hoàn chỉnh Nhà tù có hầm ngầm để nhốt cộng sản và có cả máy chém
Có nhiều câu chuyện ở đây mà cho đến ngày nay, mỗi khi kể lại người dân Tiên Yên vẫn không khỏi bùi ngùi, xúc động Để xây dựng nhà tù, lính Pháp đã bắt những người dân đi làm phu hồ Xây máy chém sát bờ sông, phu hồ làm không tốt thì bọn Pháp bắt ăn cơm trộn muối, khát nước thì cho uống nước xà phòng để nôn ra rồi tiếp tục làm việc Cuộc sống của những người phu hồ hết sức cực khổ Đi phu hồ xây nhà tù mỗi người được 0,4 lạng gạo và 2 lạng khoai mỗi ngày, 12 đồng Đông Dương một tháng nhưng không bao giờ được cầm tiền vì cai chiếm đoạt hết
Những người tù cộng sản bị nhốt ở đây đều bị đem ra chém đầu Máy chém trên cao sập xuống, dao nặng khoảng 70 – 80kg, sống dao dầy 3cm, chém bất cứ lúc nào không kể ngày đêm Ròng rọc máy chém kéo bằng dây, khi kéo lên cao rồi thả ra máy chém rơi đầu Khi chém xong, lính Pháp bắt những người cộng sản tự đem xác đồng đội mình cho vào bao quẳng xuống sông Xác tù nhân không ai dám vớt đem chôn, để nước sông lên xuống cuốn trôi đi vì nếu Pháp bắt được sẽ đem ra chém đầu
Những năm 1944 - 1945, ở Tiên Yên có rất nhiều quân ô hợp như quân Pháp, Nhật, Tàu, đội quan râu dài, quân mũ rộng vành, đội cướp bóc trong khi đó lực lượng Việt Minh chỉ có khoảng 30 người Lúc đó đội quân du kích do trung đội trưởng Trịnh Văn Hoàn chỉ huy Quân ta đã tổ chức nhiều cuộc giải vây cho những người cộng sản bị nhốt ở Khe Tù nhưng đều bị thất bại và những người tổ chức đều bị đưa lên máy chém
Từ những năm 1947 – 1950, nhiều người cộng sản đã về đây hoạt động như ông
Lê Bảy, Khổng Minh, bà Sĩ đã tổ chức hoạt động bí mật bằng hình thức đánh trả du kích, bắt từng tên lính Pháp trùm bao tải cho lên rừng xử Tháng 5 năm 1949, ở Khe
Tù đã diễn ra trận đánh kho xăng khiến cả vùng ngập chìm trong khói lửa Người lính nội ứng đánh mìn ấy đã hi sinh thầm lặng không để lại tên tuổi
Hàng năm vào những ngày thanh minh và cuối năm có nhiều gia đình đến đây, dù không có phần mộ nhưng vẫn thắp nén hương cho những người lính đã nằm xuống vì tổ quốc Và cũng có nhiều người tìm đến đây với hi vọng tìm thấy di hài của người thân, của đồng đội vẫn còn nằm lại trên mảnh đất này Đồn Cao Tiên Yên: là nơi diễn ra trận đánh oanh liệt kéo dài 7 ngày 7 đêm của quân dân địa phương phối hợp với quân đệ tứ chiến khu Đông Triều đánh bại bọn thổ
Núi Hậu Sơn (xã Tiên Lãng): nơi cắm là cờ đỏ sao vàng đầu tiên của quân đệ tứ chiến khu Đông Triều Đỉnh núi Khe Giao (xã Điền Xá): nơi thành lập chi bộ Đảng Cộng sản Tiên Yên đầu tiên
Núi chị Thư: người dân nơi đây đã lấy tên chị Nguyện Thị Thư hy sinh anh dũng trong cuộc chống càn ở Cái Đàn để đặt tên cho núi
Gốc đa thôn Tềnh Pò (xã Phong Dụ): nơi diễn ra trận tập kích giết bọn Pháp và thổ phỉ Voòng A Sáng
Miếu Đại Vương thuộc thôn Hà Dong Bắc xã Hải Lạng, cách trung tâm thị trấn khoảng 8km, đến ngã ba xã Hải Lạng, từ ngã ba rẽ phải đi huyện Ba Chẽ khoảng 2km thì đến nơi Từ thị trấn có thể đến di tích bằng ô tô, xe máy
Quy trình nghiệp vụ quản lý hồ sơ nhân sự
Trách nhiệm Quy trình Mẫu biểu
Chuyên viên phòng Nội vụ
Chuyên viên phòng Nội vụ
Biểu số 01- CBCC Biểu số 02-VC
Chuyên viên phòng Nội vụ
Cán bộ, Công chức, Viên chức
Trưởng các phòng ban, đơn vị trực tiếp quản lý
Hướng dẫn bổ sung hồ sơ
Hướng dẫn kê khai hồ sơ
Quy trình này quy định thống nhất trình tự các bước trong việc lập, bổ sung, lưu trữ và quản lý hồ sơ của cán bộ, công chức, viên chức và lao động hợp đồng
Hồ sơ cán bộ, công chức được xây dựng, quản lý thống nhất, khoa học nhằm đáp ứng kịp thời cho công tác nghiên cứu, thống kê, đánh giá, tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, điều động, sử dụng, khen thưởng, kỷ luật và thực hiện chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức và lao động hợp đồng
Bước 1: Hướng dẫn kê khai hồ sơ cán bộ
Phòng Nội vụ hướng dẫn khai hồ sơ ngay sau khi CB, CC, VC, NV được cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định tuyển dụng, hợp đồng lao động
Bước 2: Kê khai hồ sơ
CB, CC, VC, NV thực hiện việc kê khai hồ sơ trong thời gian 45 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng lần đầu
Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức theo mẫu quy định tại các văn bản hướng dẫn của cấp có thẩm quyền
Bước 3: Thẩm định, trình ký xác nhận
Trưởng Phòng Nội vụ xem xét hồ sơ, lập báo cáo thẩm định trình lãnh đạo UBND huyện
Chủ tịch, hoặc Phó Chủ tịch UBND huyện ký xác nhận vào hồ sơ Sau đó hồ sơ được Phòng Nội vụ lưu và bảo mật
Bước 5: Hướng dẫn bổ sung hồ sơ
Hàng năm, vào tháng 12, Phòng Nội vụ cung cấp mẫu bản khai bổ sung hồ sơ và hướng dẫn các Phòng, ban kê khai bổ sung hồ sơ cho CB, CC, VC, NV
CB, CC, VC, NV tự khai bổ sung hồ sơ trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được bản khai bổ sung hồ sơ; chậm nhất đến hết ngày 15/01 của năm sau cán bộ, công chức phải bổ sung đầy đủ những thông tin phát sinh về bản thân, gia đình và quan hệ
Trưởng các phòng/ ban, đơn vị trực tiếp quản lý CB, CC, VC, NV ký xác nhận vào bản khai bổ sung hồ sơ
- Hồ sơ do Phòng Nội vụ lưu, bao gồm toàn bộ hồ sơ của CB, CC, VC, NV được khai theo mẫu quy định
- Thời gian lưu: Hồ sơ được lưu giữ lâu dài theo quy định bảo mật Khi CB,
CC, VC, NV chuyển công tác đến cơ quan mới thì toàn bộ hồ sơ này được chuyển theo để cơ quan mới tiếp tục quản lý
Cách thức thực hiện: Trực tiếp tại phòng Nội vụ, UBND huyện
+ Lý lịch cán bộ, công chức (theo mẫu quy định);
+ Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức (theo mẫu quy định);
+ Tiểu sử tóm tắt cán bộ, công chức (trong trường hợp phục vụ bầu cử, bổ nhiệm cán bộ, công chức, khi có yêu cầu);
+ Bổ sung lý lịch cán bộ, công chức;
+ Giấy khai sinh (bản sao, theo mẫu quy định);
+ Giấy chứng nhận sức khoẻ do cơ quan y tế cấp huyện trở lên cấp;
+ Các văn bằng, chứng chỉ đào tạo, bồi dưỡng (bản sao có công chứng);
+ Các quyết định về nhân sự như: Tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, bổ nhiệm ngạch, nâng bậc lương, chuyển loại công chức, viên chức ;
+ Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá cán bộ, công chức theo định kỳ hàng năm, hoặc theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền ;
+ Các bản nhận xét (hoặc phiếu đánh giá) của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền đối với cán bộ, công chức (hàng năm, khi hết nhiệm kỳ bầu cử hoặc bổ nhiệm, giới thiệu ứng cử, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật hoặc sau các đợt công tác, tổng kết học tập ;
+ Bản kê khai tài sản theo quy định của pháp luật;
+ Đơn, thư kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên quan đến cán bộ, công chức và gia đình cán bộ, công chức được phản ánh trong đơn, thư; Các bản kiểm điểm cá nhân, bản giải trình đơn khiếu nại, tố cáo hoặc thành tích được khen thưởng;
+ Những văn bản khác có liên quan trực tiếp đến quá trình công tác và quan hệ xã hội của cán bộ, công chức;
+ Đối với cán bộ, công chức được bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý phải bổ sung đầy các tài liệu có liên quan đến việc bổ nhiệm vào hồ sơ của cán bộ, công chức đó
Hồ sơ ban đầu được bổ nhiệm vào ngạch, bao gồm:
+ Tóm tắt sơ yếu lý lịch có ảnh khổ 3x4 của cá nhân;
+ Các bản sao văn bằng chứng chỉ các khoá đào tạo, bồi dưỡng có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền;
+ Bản sao quyết định nâng bậc lương
Hồ sơ dự thi nâng ngạch của công chức:
+ Đơn theo mẫu quy định của Sở Nội vụ;
+ Tóm tắt sơ yếu lý lịch có ảnh khổ 3x4 của cá nhân;
+ Các bản sao văn bằng chứng chỉ các khoá đào tạo, bồi dưỡng có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền;
+ Bản sao quyết định nâng bậc lương
Số lượng hồ sơ (bộ): 01 bộ
Thời hạn giải quyết: Không quy định Đơn vị thực hiện: Phòng Nội vụ
Kết quả thực hiện: Hồ sơ cán bộ, công chức được quản lý đúng theo quy định
Lệ phí:Không áp dụng
2.2.3 Danh mục tài liệu viện dẫn tham khảo
STT Tên văn bản Ngày ban hành
1 Luật cán bộ, công chức năm 13/11/2008 Quốc
STT Tên văn bản Ngày ban hành
Hết hiệu lực /2003/NĐ-CP hướng dẫn thông tư số 08, 09, 10 của Bộ Nội vụ phủ
3 Nghị định số 121/2006/NĐ-CP ngày 23/10/2006 về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 116
4 Nghị định số 35/2005/NĐ-CP về việc xử lý kỷ luật cán bộ, công chức
5 Nghị định số 121/NĐ-CP hướng dẫn thi hành chi tiết một số điều của Luật thi đua khen thưởng và
Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thi đua khen thưởng
6 Thông tư 03/2006/TT-BNV hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định 35/2005/NĐ-CP ngày 17/3/2005 về việc xử lý kỷ luật cán bộ, công chức
7 Quyết định số 06/2006/QĐ-BNV quy định thành phần hồ sơ cán bộ, công chức và các biểu mẫu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
8 Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV
Ban hành quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
STT Tên văn bản Ngày ban hành
9 Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV
Ban hành biểu mẫu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
Thực trạng quản lý hồ sơ nhân sự tại ủy ban nhân dân huyện Tiên Yên, tỉnh Quảng Ninh
2.3.1.Thực trạng chung công tác quản lý nhân sự tại các cơ quan hành chính công
Hội nhập kinh tế đòi hỏi phải nỗ lực tinh giảm bộ máy chính quyền qua những cải cách về phi quy chế hóa, giảm các dịch vụ cũng như áp dụng công nghệ thông tin trong nền hành chính công Trong đó, quản lý nhân sự trong khu vực hành chính công có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với sự thành bại của tổ chức công Ở nước ta hiện nay chưa xây dựng được đồng bộ hệ thống bảng mô tả công việc phù hợp với từng vị trí công việc, thiếu chính sách trọng dụng nhân tài, chế độ đãi ngộ cho nguồn nhân lực hợp lý Do đó, khu vực hành chính công cần chuyển từ mô hình hành chính công truyền thống sang mô hình quản lý công mới
Khu vực công và quản lý nhân sự trong khu vực công
Có nhiều cách hiểu khác nhau về khu vực công Trong thực tế, thuật ngữ "khu vực công" (public sector) thường được hiểu đồng nghĩa với "khu vực nhà nước" (state sector) Theo đó, khu vực nhà nước là khu vực hoạt động của xã hội, trong đó nhà nước giữ vai trò quyết định, chi phối Thuật ngữ này thường được dùng để phân biệt với "khu vực tư" hay " khu vực phi nhà nước", tức là khu vực hoạt động sản xuất sản phẩm và dịch vụ do tư nhân quyết định
Một cách hiểu phổ biến về khu vực công dựa trên quan hệ sở hữu, theo đó khu vực công là khu vực thuộc sở hữu nhà nước Tùy thuộc vào từng quốc gia trong việc phân chia quyền sở hữu mà hoạt động của nó thuộc về khu vực công, khu vực tư hay công vì nó thuộc sở hữu nhà nước và vì vậy, quản lý đất đai được thực hiện theo những nguyên tắc quản lý tài sản công Trong khi đó ở một số quốc gia khác, đất đai bao gồm cả sở hữu của nhà nước, sở hữu tư nhân, sở hữu tập thể
Quản lý công trước hết được xem xét từ giác độ cách thức quản lý được sử dụng trong khu vực công như thế nào Nếu như trong quan niệm truyền thống, hành chính công được xem xét chủ yếu từ giác độ hiệu lực, tức là khả năng của nhà nước vận dụng pháp luật và các công cụ cưỡng chế nhà nước để cưỡng chế xã hội vào một trật tự định sẵn (trong pháp luật), thì quản lý công được hiểu là cách tiếp cận hành chính chủ yếu từ giác độ hiệu quả Đó là sự vận dụng nghệ thuật và khoa học quản lý vào những hoàn cảnh cụ thể, dẫn dắt tổ chức sử dụng có hiệu quả các nguồn lực
Quản lý nhân sự trong khu vực công có nhiệm vụ quy hoạch, tuyển chọn, đào tạo, huấn luyện và phát triển nhân sự, bố trí sử dụng, kiểm tra, giám sát… Thực tiễn đã chứng minh, quản lý nhân sự trong khu vực công có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với sự thành bại của quốc gia nói chung, các tổ chức công nói riêng
Trên thực tế, công tác quản lý nguồn nhân lực khu vực công hiện nay vẫn còn gặp rất nhiều thách thức, trong đó thách thức lớn nhất không phải là thiếu vốn hay trình độ kỹ thuật mà là làm thế nào để quản lý nguồn nhân lực có hiệu quả
Hiện nay, ở khu vực công trung bình chỉ sử dụng khoảng 40% năng suất của nguồn nhân lực đang sở hữu và tỷ lệ này còn khó lý giải hơn nữa ở nhóm nhân viên khối văn phòng Nguyên nhân cơ bản là do sự yếu kém về công tác quản lý nguồn nhân lực Cụ thể là do nhiều cán bộ lãnh đạo, nhân viên có nhận thức chưa đúng về vai trò then chốt của nguồn nhân lực và quản lý nguồn nhân lực đối với sự thành công của tổ chức công; trình độ chuyên môn kỹ thuật của người lao động chưa cao, thiếu cán bộ quản lý giỏi và các chuyên gia về quản lý nguồn nhân lực; nhiều tổ chức công rơi vào tình trạng thừa biên chế Bên cạnh đó, các tổ chức công phải giải quyết tình trạng thiếu lao động có trình độ cao nhưng lại thừa lao động không có trình độ hoặc có những kỹ năng được đào tạo không còn phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ, dẫn đến năng suất lao động thấp Do đó, yêu cầu đặt ra là cần phải thay đổi cơ bản cách thức hoạt động quản lý con người Các tổ chức công cần có hệ thống quản lý nhân sự với những chính sách về tuyển dụng, đào tạo, trả lương, khen thưởng, đánh giá mới phù hợp với yêu cầu
Thực trạng quản lý nhân sự trong khu vực hành chính công
Hiện nay, ở Việt Nam đang áp dụng cả hai mô hình nhân sự: theo chức nghiệp cho công chức chuyên môn và theo việc làm cho công chức lãnh đạo (thiết kế tiêu chuẩn cho từng vị trí cụ thể; tổ chức thi tuyển vào từng chức vụ căn cứ vào bằng cấp và thành tích trong công tác) Xu hướng tích hợp hai mô hình "chức nghiệp" và "việc làm" này được thể hiện khá rõ trong Luật cán bộ, công chức năm 2008
Tuy nhiên, việc quản lý và phát triển nhân lực trong khu vực công ở nước ta còn bộc lộ nhiều yếu kém, bất cập trước yêu cầu cải cách Năng lực, trình độ chuyên môn của một bộ phận cán bộ, công chức (CBCC) chưa đáp ứng được yêu cầu công việc Có nhiều nguyên nhân dẫn đến sự yếu kém, bất cập, trong đó phải kể đến cơ chế quản lý, chính sách tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng, bố trí, sử dụng, kiểm tra, giám sát CBCC nhà nước Cụ thể như sau:
Một là, việc tuyển chọn CBCC chưa khoa học
Hình thức tuyển chọn CBCC chưa khoa học làm ảnh hưởng lớn đến chất lượng đầu vào Các cơ quan, đơn vị nhà nước tuyển chọn CBCC chủ yếu dựa vào bằng cấp, ít quan tâm đến trình độ, năng lực thực tế của mỗi cá nhân Không ít CBCC khi được nhận vào làm việc mới cử đi học để có đủ bằng cấp tương ứng với ngạch bậc họ đang giữ Trong khi đó, rất nhiều sinh viên tốt nghiệp đại học hệ chính quy lại không tìm được việc làm
Hiện nay ở nước ta cơ bản đã áp dụng việc tuyển chọn CBCC thông qua hình thức thi tuyển Thi tuyển CBCC là hình thức tuyển chọn có thể bảo đảm tính công bằng, công khai cho các đối tượng tham gia công vụ Tuy nhiên, nội dung và phương pháp tổ chức thi vẫn là vấn đề cần được tiếp tục nghiên cứu, sửa đổi Mặc dù việc thi tuyển CBCC đã được nhiều địa phương tổ chức thực hiện nhưng còn thiếu chặt chẽ, chưa được tiến hành một cách nghiêm túc
Hai là, những bất cập trong bổ nhiệm, tiến cử và sử dụng CBCC
Các chức vụ lãnh đạo, quản lý trong khu vực công ở nước ta hiện nay chủ yếu là do được bổ nhiệm mà không áp dụng chế độ thi tuyển Hình thức tiến cử chưa được quy định rõ ràng Đây là khó khăn trong việc lựa chọn người vào các vị trí lãnh đạo, được nhận vào làm việc thì xem như được bảo đảm việc làm suốt đời, CBCC không thể bị sa thải cho dù năng lực có yếu kém Vì vậy, họ không có nhiều động lực học tập, rèn luyện để nâng cao trình độ, năng lực
Ba là, phân tích công việc - cơ sở quản lý nguồn nhân lực - chưa được tiến hành đồng bộ trong các tổ chức công
Thực tế cho thấy, hầu hết các cơ quan trong khu vực công ở nước ta hiện nay chưa thực hiện việc phân tích công việc Điều đó dẫn đến những hệ quả sau:
- Do chưa phân tích công việc cho từng vị trí, từng chức danh cụ thể nên chức năng, nhiệm vụ của từng CBCC bị chồng chéo, không rõ ràng, dẫn đến tình trạng công chức đùn đẩy trách nhiệm trước mỗi sai phạm
- Vì không xây dựng được các tiêu chí đánh giá công chức một cách cụ thể nên các tiêu chuẩn để đề bạt CBCC vào chức danh nào đó thường rất chung chung, không được lượng hóa Việc đánh giá CBCC hiện nay chưa có tiêu chí rõ ràng, khoa học
Bốn là, chưa xây dựng được chiến lược và chương trình tổng thể về đào tạo, bồi dưỡng, phát triển nhân sự trong khu vực công
ỨNG DỤNG PHẦN MỀM HRM VÀO QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TIÊN YÊN, TỈNH QUẢNG NINH
Đặt vấn đề bài toán về quản lý hồ sơ nhân sự
3.1.1 Đặt vấn đề bài toán
Việc quản lý hồ sơ cán bộ được thực hiện trong thực tế như sau : khi có người mới gia nhập vào làm việc tại cơ quan, đơn vị thì các bộ phận quản lý cần phải ghi lại hồ sơ cán bộ vào trong bảng hồ sơ cán bộ, cán bộ quản lý cũng phải cập nhập các danh mục khác như phòng ban, trình độ, chức vụ, Lập kế hoạch đào tạo cán bộ nâng cao chuyên môn Đưa ra các quyết định khen thưởng kỷ luật đối với mỗi cán bộ
Xuất phát từ yêu cầu trên tôi xin được đưa một số hướng giải quyết như sau:
- Cần phải nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ chuyên môn thực hiện công tác quản lý hồ sơ cán bộ
- Xây dựng nên một quy trình có áp dụng tiện ích của công nghệ thông tin vào để quản lýhồ sơ cán bộ
- Cải thiện điều kiện bảo quản hồ sơ.
Ứng dụng phần mềm HRM vào quản lý hồ sơ nhân sự tại UBND huyện Tiên Yên, tỉnh Quảng Ninh
Cách 1: Ta tiến hành theo các bước như sau:
Start -> All Programs -> Perfect Software -> Perfect HRM 2012 -> Perfect.HumanResource.exe
Cách 2: Nhấn chuột vào biểu tượng Quản Lý Nhân Sự trên Desktop Đăng nhập phần mềm
Chọn tài khoản admin Ấn vào đăng nhập
Hình 3.1: Giao diện đăng nhập phần mềm
Kết thúc quá trình làm việc
Chọn Hệ Thống -> Kết Thúc để thoát khỏi phần mềm
Hình 3.2: Giao diện kết thúc thoát khỏi phần mềm.
3.2.1 Đăng nhập vào hệ thống a) Vào hệ thống Điền thông tin ủy ban nhân dân theo như hình sau:
Hình 3 4: Giao diện phân quyền người dùng
Có các thông tin chung về:
- Biểu đồ thống kê chi trả lương
Gốm các thông tin như hình sau:
Hình 3.5: Giao diện bàn làm việc
Thống kê tình hình nhân sự:
- Thống kê theo giới tính
- Thống kê theo độ tuổi
- Tỷ lệ số lao động
Giao diện thống kê tình hình nhân sự như hình sau:
Hình 3.6: Giao diện thống kê tình hình nhân sự
Danh mục nhân sự Điền các thông tin:
- Chức vụ: chủ tịch, phó chủ tịch,
Bao gồm các thông tin như hình sau:
Hình 3.7: Giao diện thông tin về danh mục nhân sự
Tiêu chí đánh giá Điền các thông tin:
Gồm các thông tin như hình sau:
Hình 3.8: Giao diện tiêu chí đánh giá
- Chọn trạng thái: đang làm việc, đã nghỉ việc, đang ngưng việc, đang thử việc
Hình 3.9: Giao diện chọn trạng thái nhân sự
- Thêm nhân sự: Điền thông tin vào theo hình như sau:
Hình 3.10: Giao diện nhập thông tin nhân sự
- Sửa thông tin nhân sự:
Hình 3.11: Giao diện sửa thông tin nhân sự
- In: chọn loại mẫu biểu, in danh sách nhân viên
Chọn thông tin như hình sau:
Hình 3.12: Giao diện chọn báo cáo cần in
- Nạp thông tin từ excel: chọn nạp – chọn loại dữ liệu – tiếp tục – chọn tập tin
Hình 3.13: Giao diện nạp thông tin từ excel
- Xuất dữ liệu ra excel:
- Xuất dữ liệu ra excel
Gồm các thông tin như hình sau:
Hình 3.14: Giao diện danh sách ứng viên
- Lấy thông tin theo từng nhân viên
- Quá trình làm việc được theo dõi bao gồm: đi công tác, kỷ luật, khen thưởng, quá trình đào tạo, tạm ứng lương,
- Lấy thông tin theo danh sách
- Gồm các thông tin như hình sau:
Hình 3.16: Giao diện thông tin công tác
Gồm các chức năng: sửa, xóa, lọc, in, như hình sau:
Hình 3.17: Giao diện chức năng quản lý công việc
Gồm các thông tin như hình sau:
Hình 3.18: Giao diện quản lý thông tin về hợp đồng lao
- Tờ khai tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế:
Quản lý các thông tin như hình sau:
- Các đợt báo cáo BHYT, BHXH
Quản lý các thông tin như hình sau:
Hình 3.20: Giao diện các đợt báo cáo BHYT, BHXH
- Các đợt thanh toán BHYT, BHXH
Gốm các thông tin như hình sau:
Hình 3.21: Giao diện các đợt thanh toán BHYT, BHXH
Chế độ chính sách khác
Gồm các thông tin như hình sau:
Hình 3.22: Giao diện quản lý thông tin về các đợt khen thưởng
Quản lý các thông tin như hình sau:
Hình 3.23: Giao diện quản lý thông tin về các đợt kỷ luật
Quản lý các thông tin như hình sau:
Hình 3.24: Giao diện quản lý đợt đào tạo
Quản lý các thông tin như hình sau:
Hình 3.25: Giao diện quản lý thông tin chương trình phúc lợi
- Có thể vào dấu mũi tên nhỏ đi xuống ở ô Hồ sơ nhân sự để hiện ra sơ đồ chức năng cũng có thể thực hiện quản lý được:
Hình 3.26: Sơ đồ chức năng quy trình quản lý thông tin nhân sự
Thiết lập danh mục này để sử dụng cho các chức năng tính lương của phần mềm Chọn thẻ Danh sách chức năng -> Danh mục -> Danh mục tính lương từ màn hình chức năng danh mục, phần này bao gồm 3 menu chức năng, chọn vào menu tương ứng chức năng quản lý:
Hình 3.28: Giao diện ngạch lương
Hình 3.30: Giao diện phụ cấp lương
Mục này có thể giúp cho việc tìm kiếm thông tin, hướng dẫn cách sử dụng phần mềm, giải đáp thắc mắc,