Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ nhân sự tại hiệp hội thương mại điện tử việt nam

Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp luôn phát triển, các hồ sơ tuyển dụng sẽ ngày càng nhiều lên vì vậy đòi hỏi cần nhiều hơn những kho chứa hồ sơ để lưu trữ hồ sơ của nhân viên khi được

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành quá trình thực hiện bài khóa luận tốt nghiệp này, em xin chân thành cảm ơn đến thầy giáo T.S Đoàn Đức Hải, Phó trưởng ban khoa học, công nghệ và môi trường - ĐHTN đã giúp đỡ em tận tình trong quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp

Em xin gửi lời cảm ơn tới anh Vũ Văn Chí –Trưởng nhóm tư vấn kinh doanh của Hiệp hội Thương mại điện tử Việt Nam “VECOM” đã tiếp tục giúp em trong việc tìm hiểu đề tài và cung cấp các tài liệu liên quan

Cuối cũng em xin cảm ơn các thầy cô giáo đã giảng dạy em trong suốt những năm học vừa qua, cũng toàn thể bạn bè, đã nhiệt tình ủng hộ động viên em để em thực hiện tốt báo cáo khóa luận tốt nghiệp này

Mặc dù đã rất cố gắng, nhưng trong khoảng thời gian có hạn, cũng như hạn chế

về mặt kiến thức của bản thân nên không thể tránh khỏi nhưng thiếu sót Chính vì vậy,

em rất mong nhận được sự góp ý của thầy giáo, cô giáo cũng như của bạn bè và những người quan tâm đến đề tài được tìm hiểu trong cuốn báo cáo khóa luận này để giúp cho đề tài được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn./

Thái Nguyên, ngày 03 tháng 5 năm 2017

Sinh viên thực hiện đề tài

(ký tên)

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu và tìm hiểu của riêng em Các thông tin và số liệu mà tác giả sử dụng trong khóa luận là trung thực Các luận điểm,

dữ liệu được trích dẫn đầy đủ, chính xác nhất trong phạm vi hiểu biết của em, nếu không là ý trưởng hoặc kết quả tổng hợp của chính bản thân em

Mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện luận văn này đã được cảm ơn và các thông tin trích dẫn trong bài khóa luận điều được ghi rõ nguồn gốc

Thái Nguyên, ngày 03 tháng 5 năm 2017

TÁC GIẢ KHÓA LUẬN

Lê Công Vinh

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

LỜI CAM ĐOAN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC HÌNH ẢNH v

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT vi

LỜI NÓI ĐẦU 1

Chương 1 TỔNG QUAN LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ 4

1.1 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin 4

1.1.1 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trên thế giới 4

1.1.2 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin ở Việt Nam 4

1.2 Khái niệm, nhiệm vụ nhân sự và quản trị nhân sự 6

1.2.1 Khái niệm nhân sự và quản trị nhân sự 6

1.2.2 Nhiệm vụ của quản trị nhân sự 7

1.3 Nội dung của quản trị nhân sự 7

1.3.1 Phân tích công việc 7

1.3.2 Tuyển dụng nhân sự 10

1.3.3 Đào tạo và phát triển nhân sự 12

1.3.4 Sắp xếp và sử dụng lao động 12

1.3.5 Đánh giá và đãi ngộ nhân sự 13

1.3.6 Ý nghĩa, tầm quan trọng của quản trị nhân sự 14

1.4 Những năng lực và phẩm chất cần có của cán bộ quản trị nhân sự 14

1.5 Quản lý hồ sơ và hồ sơ nhân sự 15

1.5.1 Khái quát về hồ sơ 15

1.5.2 Khái quát về hồ sơ nhân sự 17

1.5.3 Công tác quản lý khen thưởng - kỷ luật nhân sự 19

Chương 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ TẠI HIỆP HỘI THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ VIỆT NAM 29

2.1 Giới thiệu về Hiệp hội Thương mại điện tử Việt 29

2.1.1 Giới thiệu chung 29

2.1.2 Tổ chức của Hiệp hội Thương mại điện tử Việt Nam 32

2.1.3 Các hoạt động của Hiệp hội 34

2.2 Đánh giá thực trạng tình hình quản lý nhân sự 34

2.2.1 Vị trí, vai trò của hồ sơ nhân sự đối với hiệp hội 34

2.2.2 Quản hồ sơ nhân sự và vai trò với hiệp hội 35

2.2.3 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ nhân sự ở Hiệp hội Thương mại điện tử hiện nay 35

2.2.4 Giải pháp 45

Chương 3 ỨNG DỤNG PHẦN MỀM BIZZONE STANDARD 2014 VÀO QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN VIÊN TẠI HIỆP HỘI THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ VIỆT NAM 48

3.1 Giới thiệu về phần mềm Bizzone Standard 2014 48

3.2 Ứng dụng phần mềm Bizzone Standard 2014 vào quản lý hồ sơ nhân sự tại hiệp hội 54 3.2.1 Hình ảnh ứng dụng chương trình 54

3.2.2 Kết quả 59

KẾT LUẬN 60

TỔNG KẾT 62

TÀI LIỆU THAM KHẢO 63

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1 Nội dung phân tích công việc 8

Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức của Vecom 32

Hình 2.2 Quy trình thống kê thành phần hồ sơ 37

Hình 2.3 Quy trình bổ sung tiếp nhân hồ sơ 39

Hình 2.4 Quy trình khen thưởng 41

Hình 2.5 Quy trình kỷ luật 43

Hình 3.1 Biểu tượng Bizzone trên màn hình desktop 51

Hình 3.2 Giao diện đăng nhập 51

Hình 3.3 Giao diện chính 52

Hình 3.4 Danh sách nhân viên 53

Hình 3.5 Chi tiết hồ sơ nhân sự 53

Hình 3.6 Danh sách nhân viên Vecom 54

Hình 3.7 Xem chi tiết hồ sơ 54

Hình 3.8 Màn hình cảnh báo 55

Hình 3.9 Tùy biến giao diện hồ sơ nhân sự 55

Hình 3.10 Địa chỉ nhân sự Vecom 56

Hình 3.11 Chi tiết địa chỉ 56

Hình 3.12 Form danh sách khen thưởng 57

Hình 3.13 Form chi tiết khen thưởng 57

Hình 3.14 Form danh sách kỷ luật 58

Hình 3.15 Form chi tiết kỷ luật 58

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

1.1 Sự cần thiết phải nghiên cứu

Ngày nay trên tế giới, công nghệ thông tin đã có những bước phát triển vượt bậc Ở nước ta hiện nay, ngành công nghệ thông tin đã trở thành ngành mũi nhọn, đẩy mạnh phát triển công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước Việc phát triển và ứng dụng công nghệ phần mềm đang là mục tiêu chính của nước ta

Dựa và nhu cầu thực tế của xã hội đòi hỏi con người phải luôn năng động và sáng tạo để tạo ra nhiều sản phẩm cho xã hội Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp luôn phát triển, các hồ sơ tuyển dụng sẽ ngày càng nhiều lên vì vậy đòi hỏi cần nhiều hơn những kho chứa hồ sơ để lưu trữ hồ sơ của nhân viên khi được tuyển dụng vào cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp để làm việc

Mỗi lần tìm hồ sơ của một nhân viên nào đó trong tổ chức, người quản lý nhân

sự lại phải tìm lần lượt trong kho chứa xem hồ sơ nhân viên đó nằm ở đâu Như vậy mất rất nhiều thời gian mà có khi không tìm ra do hồ sơ nhân viên quá nhiều, công việc lưu trữ hồ sơ thủ công hầu hết ở các khâu làm cho số lượng nhân viên tham gia vào lưu trữ hồ sơ sẽ nhiều lên Việc thống kê báo cáo hàng tháng, hàng năm sẽ gặp nhiều khó khăn nếu thông tin nhân viên ngày càng nhiều

Khi có nhân viên trong cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp thôi việc người quản lý nhân viên phải tiến hành công việc tìm trong kho xem hồ sơ đó ở đâu để chuyển sang kho lưu trữ thôi việc Nếu hàng ngày cứ lặp đi lặp lại nhiều lần như vậy người quản lý nhân sự sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong công tác lưu trữ quản lý

Quản lý nhân sự nói chung và quản lý hồ sơ nhân sự nói riêng là một trong

nhưng vấn đề then chốt trong mọi tổ chức Quản lý nhân sự mà không tốt sẽ dẫn đến nhiều vấn đề bắt cập trong tổ chức Chúng ta luôn thấy những tình trạng lưu trữ sai thông tin nhân viên, như vậy sẽ dẫn đến những xáo trộn khi xét các chính sách cho nhân viên… Vì vậy yêu cầu đặt ra ở đây là làm thế nào để có thể lưu trữ hồ sơ một cách hiệu quả nhất, giúp cho nhân viên trong tổ chức có thể yên tâm và thoải mái làm việc đạt hiệu quả cao

Dựa trên nhu cầu thực tế của xã hội nhằm giải quyết để giảm đi những bất cập trong công tác quản lý nhân sự và lương trong công ty, giải pháp hiệu quả nhất hiện

nay là đầu tư công nghệ và thiết bị hiện đại, ứng dụng công nghệ thông tin và tự động hoá trong điều hành và quản lý nhân sự để nâng cao chất lượng phục vụ, đổi mới phương thức quản lý, tăng năng xuất hiệu quả Đó là những nội dung cơ bản đề cập đến trong đề tài khóa luận này

1.2 Căn cứ khoa học và thực tiễn

Ngày nay thật khó hình dung một ngành nghề hay một lĩnh vực nào mà CNTT không chen chân vào Một trong lĩnh vực mà tin học thâm nhập vào sâu và thu được những thành tựu to lớn đó là lĩnh vực quản lý Các phần mềm nối tiếp ra đời nhằm quản lý các vấn đề như kế hoạch, nhân sự, kế toán, tài vụ, quản lý hàng hoá đến việc bán hàng Tin học trong lĩnh vực này đã góp phần đáng kể làm giảm nhẹ công sức tiền bạc, giúp cho các nhà lãnh đạo đưa ra những quyết định đúng đắn ở tầm vĩ mô cũng như vi mô

Nước ta trong những năm gần đây, lĩnh vực quản lý này đã được nhiều công ty phần mềm quan tâm giải quyết như phần mềm kế toán ACCNET của công ty Lạc Việt, phầm mền quản lý khách sạn, kho của công ty FPT Đối với các công ty, tổ chức, các trường đại học, các phần mềm để quản lý cũng là một nhu cầu không thể thiếu được Không nằm ngoài xu hường đó, Hiệp hội Thương mại điện tử Việt Nam có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý nhân sự trong Hiệp hội để tiện việc quản lý, theo dõi tình hình nhân sự một cách đơn giản, chính xác Để đáp ứng nhu cầu đó em xin được mạnh dạn

đề xuất phương án “Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ nhân sự tại Hiệp

hội Thương mại điện tử Việt Nam” mà cụ thể ở đây là úng dụng phần mềm Bizzone

Standard 2014 vào thực hiện quản lý

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

- Nghiên cứu công tác quản lý nhân sự tại Hiệp hội Thương mại điện tử Việt Nam

- Phát triển ứng dụng công nghệ thông tin vào các công tác quản lý trong Hiệp hội nói chung và quản lý hồ sơ nhân sự nói riêng

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ nhân

sự tại Hiệp hội thương mại điện tử Việt Nam

3.2 Phạm vi nghiên cứu

- Về nội dung: phương thức quản lý hồ sơ nhân sự tại Hiệp hội Thương mại điện tử Việt Nam, phương pháp ứng dụng phần mềm quản lý

- Về không gian: Hiệp hội Thương mại điện tử Việt Nam

- Về thời gian: đề tài được thực hiện trong 4 tháng tính từ ngày 19/01/2017 đến ngày 03/05/2017

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu tự luận: Nghiên cứu thực trạng, đọc các tài liệu, giáo trình có liên quan tới tình hình quản lý nhân sự để đưa ra giải pháp ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự

- Phương pháp tổng kết kinh nghiệm: Qua việc nghiên cứu tài liệu, giáo trình, rút ra kinh nghiệm ứng dụng phần mềm

- Phương pháp lấy ý kiến chuyên gia: Lấy ý kiến giảng viên trực tiếp hướng dẫn, các giảng viên bộ môn để hoàn thiện về mặt nội dung và hình thức của bài thực tập

5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

- Phần mềm giúp cho cán bộ quản lý nhân sự của Hiệp hội quản lý được đầy đủ

hồ sơ nhân sự của Hiệp hội và đạt hiệu quả cao

- Phần mềm giảm bớt chi phí và thời gian trong quá trình thực hiện công việc

- Phần mềm dễ sử dụng, chi phí thấp và hiệu quả cao

6 Kết cấu đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận báo cáo gồm 3 chương:

Chương 1: Tổng quan lý thuyết về quản lý hồ sơ nhân sự

Chương 2: Thực trạng quản lý hồ sơ nhân sự tại Hiệp hội Thương mại điện tử Việt Nam

Chương 3: Ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự Bizzone Standard 2014 vào quản lý hồ sơ nhân sự tại Hiệp hội Thương mại điện tử Việt Nam

Chương 1

TỔNG QUAN LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ

1.1 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin

1.1.1 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trên thế giới

Công nghệ thông tin đang làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, văn hóa, xã hội của các nước trên thế giới trong đó có Việt Nam Công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực, thúc đẩy nhanh quá trình tăng trưởng, chuyển dịch cơ cấu kinh tế, thay đổi cơ cấu xã hội

Nhiều nước đang phát triển, trong đó có không ít quốc gia tuy nghèo và đi sau, song biết tận dụng cơ hội ứng dụng và phát triển CNTT, nên đã tạo được những bước phát triển vượt bậc Tiêu biểu trong nhóm nước này phải kể tới là Ấn Độ, Trung Quốc, Hàn Quốc

Các tổ chức quốc tế đã đánh giá cao vai trò của CNTT đối với quá trình phát triển kinh tế - xã hội của các nước, do đó đã tổ chức nhiều diễn đàn, hội nghị, hội thảo

để tuyên truyền, quảng bá, tổng kết kinh nghiệm, nêu bài học, khuyến cáo chương trình hành động, hướng dẫn các nước hoạch địch chiến lược ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin

Hội nghị thượng đỉnh G-8 tại Okinawa – Nhật Bản (7/2000) về xã hội thông tin toàn cầu, đã khẳng định CNTT đang nhanh chóng trở thành một động lực sống còn, tạo tăng trưởng kinh tế cho thế giới CNTT mang lại cơ hội và thách thức lớn cho cả nền kinh tế mới phát triển và đang phát triển

Nắm bắt được tiềm năng của CNTT, cho phép vượt qua các rào cản lạc hậu về phát triển cơ sở hạ tầng công nghệ để nâng cao hiệu quả trong việc thực hiện các mục tiêu xóa đói giảm nghèo, cải thiện điều kiện y tế, chăm sóc sức khỏe, giáo dục đào tạo, cũng như thương mại Để làm được điều đó các nước đang phát triển phải xây dựng các chiến lược quốc gia, xây dựng môi trường pháp lý và chính sách khuyến khích phát triển và khai thác CNTT để thực hiện các mục tiêu phát triển xã hội, phát triển nguồn nhân lực CNTT, khuyến khích sáng kiến cộng đồng và hợp tác trong nước

1.1.2 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin ở Việt Nam

Công nghệ thông tin là một trong các động lực quan trọng nhất của sự phát triển, cùng một số ngành công nghệ cao khác đang làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh

tế, văn hóa, xã hội của thế giới hiện đại

Ứng dụng và phát triển CNTT ở nước ta nhằm góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ tinh thần của toàn dân tộc, thúc đẩy công cuộc đổi mới, phát triển nhanh và hiện đại hóa các ngành kinh tế, tăng cường năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp, hỗ trợ có hiệu quả cho quá trình chủ động hội nhập kinh tế quốc tế, nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân, đảm bảo an ninh quốc phòng và tạo khả năng đi tắt đón đầu để thực hiện thắng lợi sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước

Đảng và nhà nước ta đã chú trọng đến công nghệ thông tin và có nhìn nhận đúng đắn thể hiện qua việc ban hành nhiều văn bản quy phạm để giúp cho xã hội nhận thức được tầm quan trong của CNTT đối với đất nước như: Nghị quyết số 26-NQ/TW, ngày 30-3-1991 của Bộ Chính trị về khoa học và công nghệ trong sự nghiệp đổi mới

đã nêu: “Tập trung phát triển một số ngành khoa học công nghệ mũi nhọn như điện tử, tin học,…”; Nghị quyết Đại hội đại biểu Đảng toàn quốc lần thứ VIII nhấn mạnh : “ Ứng dụng công nghệ thông tin trong tất cả các lĩnh vực kinh tế quốc dân, tạo ra sự chuyển biến rõ rệt về năng suất, chất lượng và hiệu quả; hình thành mạng thông tin quốc gia liên kết với một số mạng thông tin quốc tế”… Để thể chế hóa về mặt nhà nước, Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số 49/CP ngày 4-8-1993 về “ Phát triển công nghệ thông tin ở Việt Nam trong những năm 90”

Thực hiện các chủ trương của Đảng và Nhà nước, từ những năm 70 công nghệ thông tin ở nước ta đã được ứng dụng và phát triển, góp phần quan trọng thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội của đất nước

Nhận thức toàn thể xã hội về vai trò và ý nghĩa quan trọng của công nghệ thông tin đã được nâng lên một bước Nguồn nhân lực về công nghệ thông tin tăng lên đáng

kể Viễn thông đang phát triển nhanh theo hướng hiện đại hóa

Tuy nhiên, CNTT Việt Nam hiện nay vẫn đang ở tình trạng lạc hậu, phát triển chậm, có nguy cơ tụt hậu xa hơn so với nhiều nước trên thế giới và trong khu vực Chưa đáp ứng được yêu cầu của công cuộc công nghiệp hóa, đại hóa và yêu cầu về hội nhập khu vực và quốc tế, việc phát triển nhân lực CNTT chưa được chuẩn bị kịp thời cả

về số lượng và chất lượng, về chuyên môn cũng như về trình độ ngoại ngữ, đầu tư cho CNTT chưa đủ mức cần thiết; quản lý nhà nước về lĩnh vực này vẫn phân tán và chưa hiệu quả, ứng dụng công nghệ thông tin ở một số nơi còn hình thức, chưa thiết thực và còn lãng phí

Nguyên nhân chủ yếu là do nhận thức của các cấp, các ngành và toàn xã hội về vai trò của CNTT chưa đầy đủ; thực hiện chưa đầy đủ các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước; chưa kết hợp chặt chẽ ứng dụng công nghệ thông tin với quá trình

cơ cấu lại sản xuất, kinh doanh, cải cách hành chính, đổi mới phương thức lãnh đạo của Đảng và sự quản lý của Nhà nước; chậm ban hành các chính sách đáp ứng nhu cầu ứng dụng và phát triển CNTT; quản lý nhà nước trong các lĩnh vực máy tính, viễn thông và thông tin điện tử chưa thống nhất, thiếu đồng bộ, chưa tạo được môi trường cạnh tranh lành mạnh cho việc cung ứng dịch vụ viễn thông và Internet, chưa coi đầu

tư cho xây dựng hạ tầng thông tin là loại đầu tư xây dựng hạ tầng kinh tế, xã hội

1.2 Khái niệm, nhiệm vụ nhân sự và quản trị nhân sự

1.2.1 Khái niệm nhân sự và quản trị nhân sự

Nhân lực: Bao gồm tất cả các tiềm năng của con người trong một tổ chức hay

xã hội (kể cả những thành viên trong ban lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp) tức là tất cả các thành viên trong doanh nghiệp sử dụng kiến thức, khả năng, hành vi ứng xử và giá trị đạo đức để thành lập, duy trì và phát triển cơ quan, doanh nghiệp

Nguồn nhân lực: đây là nguồn lực của mỗi con người, gồm có thể lực và trí lực

Thể lực phụ thuộc vào tình trạng sức khoẻ của con người, mức sống, thu nhập, chế độ

ăn uống, chế độ làm việc, nghỉ ngơi v.v Trí lực là nguồn tiềm tàng to lớn của con người, đó là tài năng, năng khiếu cũng như quan điểm, lòng tin, nhân cách v.v

Quản trị nguồn nhân lực gắn liền với mọi tổ chức bất kể tổ chức đó có phòng

hoặc bộ phận quản trị nhân sự hay không là một thành tố quan trọng của chức năng quản trị và nó có gốc rễ cùng các nhánh trải rộng khắp nơi trong một tổ chức

Nhân sự là một trong các nguồn lực quan trọng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của bất kỳ một cơ quan, doanh nghiệp nào Vì vậy vấn đề quản lý nhân sự luôn được quan tâm hàng đầu

Quản trị nhân sự là một hoạt động vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật vì quản trị nhân sự là một lĩnh vực gắn bó nhiều đến văn hoá tổ chức và chứa đựng nhiều giá trị nhân văn hơn bất cứ một lĩnh vực quản trị nào khác

Quản trị nhân sự chính là việc thực hiện chức năng tổ chức của quản trị căn bản, bao gồm các nội dung cơ bản sau đây:

- Phân tích công việc;

- Tuyển dụng nhân viên;

- Đào tạo và nâng cao năng lực chuyên môn cho nhân viên;

- Nâng cao hiệu quả sử dụng lao động thông qua việc sử dụng hệ thống kích thích vật chất và tinh thần đối với nhân viên

1.2.2 Nhiệm vụ của quản trị nhân sự

- Quản lý công tác tuyển dụng

- Chuyển bảng đánh giá ứng viên cho phòng kế toán để tính lương, lập bảng đánh giá đối với ứng viên thử việc

- Quản lý hồ sơ lý lịch và lưu hồ sơ

- Quản lý công tác đào tạo

- Quản lý các ứng viên không đạt yêu cầu trong các đợt tuyển dụng

- Quản lý văn phòng phẩm

- Đề xuất các phương án thưởng ngày lễ tết, và trợ cấp

- “Quản trị” bao gồm các khía cạnh nhân sự liên quan đến cơ cấu, điều hành

và phát triển:

Cơ cấu: Xây dựng cách lãnh đạo cho nhân sự, tạo cho nhân sự các hệ thống

(phù hợp với các yếu tố bên trong và bên ngoài DN) để điều khiển quá trình

Điều hành: nghĩa là chỉ đạo nhân lực trong ý nghĩa điều khiển cung cách ứng

xử của nhân viên qua quá trình lãnh đạo nhân viên và chế ngự hệ thống nhân sự

Phát triển: Là cách lãnh đạo để khuyến khích khả năng học hỏi hoàn thiện liên

tục việc tạo dựng cơ cấu tổ chức và điều hành tổ chức

1.3 Nội dung của quản trị nhân sự

1.3.1 Phân tích công việc

Phân tích công việc là việc tìm hiểu và xác định nội dung, đặc điểm của từng công việc, đo lường giá trị và tầm quan trọng của nó để đề ra các tiêu chuẩn về năng lực, phẩm chất mà người thực hiện công việc cần phải có Phân tích công việc là một nội dung quan trong của quản trị nhân sự, nó ảnh hưởng trực tiếp đến các nội dung khác của quản trị nhân sự

- Cung cấp các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng thực hiện công việc

 Nội dung của phân tích công việc:

Hình 1.1 Nội dung phân tích công việc

Bước 1: Mô tả công việc

Thiết lập một bản liệt kê về các nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn, các hoạt động thường xuyên và đột xuất, các phương tiện và điều kiện làm việc, các quan hệ trong công việc…

Để mô tả công việc trong thực tế có sử dụng một số biện pháp sau:

- Quan sát: Quan sát trực tiếp xem công việc được thực hiện như thế nào tại

nơi làm việc

- Tiếp xúc trao đổi: Phương pháp này được thực hiện với chính những người

làm công việc đó, với cấp trên trực tiếp của họ, đôi khi với đồng nghiệp của họ Cuộc tiếp xúc trao đổi sẽ cho phép ta thu thập được những thông tin cần thiết, tạo cơ hội để trao đổi và giải quyết các vấn đề chưa rõ ràng Trong khi quan sát có thể sử dụng một

số dụng cụ cần thiết như: giấy bút để ghi chép, đồng hồ để bấm giờ

- Bản câu hỏi: Theo phương pháp này các bản câu hỏi được thảo ra phát rộng

rãi cho các công nhân viên và những người có liên quan đến công việc để họ trả lời Câu hỏi đưa ra phải đầy đủ, rõ ràng, nhưng không nên quá chi tiết, tỷ mỷ

Bước 2: Xác định công việc

Là việc thiết lập một văn bản quy định về nhiệm vụ, chức năng quyền hạn, các hoạt động thường xuyên đột xuất, các mối quan hệ trong công tác, các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng công việc Bằng việc xem xét các thông tin thu thập được từ thực tế trong bản mô tả, có thể phát hiện ra các điểm bất hợp lý cần thay đổi, những nội dung thừa cần loại bỏ và những nội dung thiếu cần bổ sung Từ đó xác định được bản mô tả công việc mới theo tiêu chuẩn của công việc

Bước 3: Đề ra các tiêu chuẩn về nhân sự

Là những yêu cầu chủ yếu về năng lực, phẩm chất, hình thức mà người đảm nhận công việc phải đạt được Đối với các công việc khác nhau, số lượng và mức độ yêu cầu cũng khác nhau

Những yêu cầu hay được đề cập đến:

- Sức khoẻ (thể lực và trí lực)

- Trình độ học vấn

- Tuổi tác, kinh nghiệm

- Ngoại hình, sở thích cá nhân, hoàn cảnh gia đình

Các tiêu chuẩn đưa ra sẽ được xác định rõ là ở mức nào: cần thiết, rất cần thiết hay chỉ là mong muốn

Bước 4: Đánh giá công việc

Là việc đo lường và đánh giá tầm quan trọng của mỗi công việc Việc đấnh giá công việc phải chính xác, khách quan, đây là một nhiệm vụ hết sức quan trọng, bởi vì giá trị và tầm quan trọng của mỗi công việc được đánh giá sẽ là căn cứ để xác định mức lương tương xứng cho công việc này Chất lượng của công tác đánh giá phụ thuộc vào phương pháp đánh giá

Bước 5: Xếp loại công việc

Những công việc được đánh giá tương đương nhau sẽ được xếp vào thành một nhóm Việc xếp loại công việc như thế này rất tiện lợi cho các nhà quản lý trong công việc

1.3.2 Tuyển dụng nhân sự

Công tác tuyển dụng nhân sự thành công tức là tìm được những người thực sự phù hợp với công việc có ý nghĩa rất to lớn Bản thân những người được tuyển vào công việc phù hợp với năng lực và sở trường của mình sẽ rất hứng thú và an tâm với công việc Ngược lại nếu việc tuyển dụng nhân sự không được thực hiện đúng thì sẽ gây ra những ảnh hưởng tiêu cực tác động trực tiếp tới công ty và người lao động

 Nguồn tuyển dụng

Nguồn tuyển dụng từ trong nội bộ: tuyển dụng nhân sự trong nội bộ doanh

nghiệp thực chất là quá trình thuyên chuyển đề bạt, cất nhắc từ bộ phận này sang bộ phận khác, từ công việc này sang công việc khác, từ cấp này sang cấp khác

Nguồn tuyển dụng nhân sự từ bên ngoài doanh nghiệp: là việc tuyển dụng nhân

viên từ thị trường lao động bên ngoài doanh nghiệp

 Nội dung của tuyển dụng nhân sự

Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng

- Thành lập hội đồng tuyển dụng, quy định rõ về số lượng thành phần và quyền hạn của hội đồng tuyển dụng

- Nghiên cứu kỹ các loại văn bản, tài liệu quy định của Nhà nước và tổ chức, doanh nghiệp liên quan tới tuyển dụng nhân sự

- Phải xác định rõ tiêu chuẩn tuyển dụng nhân sự ở cả ba khía cạnh: tiêu chuẩn chung đối với tổ chức, doanh nghiệp, tiêu chuẩn của phòng ban hoặc bộ phận cơ sở và tiêu chuẩn đối với cá nhân thực hiện công việc

Bước 2: Thông báo tuyển dụng

Các doanh nghiệp có thể áp dụng một hoặc kết hợp các hình thức thông báo tuyển dụng sau:

- Quảng cáo trên báo, đài, tivi

- Thông qua các trung tâm dịch vụ lao động

- Thông báo tại doanh nghiệp

Các thông báo đưa ra phải ngắn gọn, rõ ràng, chi tiết và đầy đủ những thông tin

cơ bản cho ứng cử viên Phải thông báo đầy đủ về tên doanh nghiệp, thông tin về nội dung công việc, tiêu chuẩn tuyển dụng, hồ sơ và giấy tờ cần thiết, cách thức tuyển dụng và nội dung tuyển dụng

Bước 3: Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ

- Tất cả hồ sơ xin việc phải ghi vào sổ xin việc Người xin tuyển dụng phải nộp cho doanh nghiệp những hồ sơ giấy tờ cần thiết theo yêu cầu

- Việc nghiên cứu hồ sơ nhằm ghi lại các thông tin chủ yếu về các ứng cử viên

và có thể loại bớt được một số ứng cử viên không đáp ứng được tiêu chuẩn đề ra để không cần phải làm các thủ tục tiếp theo trong quá trình tuyển dụng do đó có thể giảm chi phi tuyển dụng cho doanh nghiệp

Bước 4: Tổ chức phỏng vấn, trắc nghiệm và sát hạch các ứng cử viên

Trên cơ sở nghiên cứu hồ sơ phải làm rõ thêm một số thông tin để khẳng định vấn đề cụ thể:

- Kiểm tra, trắc nghiệm, phỏng vấn nhằm chọn ra được các ứng cử viên xuất sắc nhất Các bài kiểm tra sát hạch thường được sử dụng để đánh giá các ứng cử viên

về kiến thức cơ bản, khả năng thực hành

- Ngoài ra có thể áp dụng các hình thức trắc nghiệm để đánh giá một số năng lực đặc biệt của ứng cử viên như: trí nhớ, mức độ khéo léo của bàn tay…

- Phỏng vấn được sử dụng để tìm hiểu, đánh giá các ứng cử viên về nhiều phương diện như: kinh nghiệm, trình độ, tính cách, khí chất, khả năng hoà đồng…

- Phải ghi chép từng đặc điểm cần lưu ý với từng ứng cử viên để giúp cho việc đánh giá được thực hiện một cách chính xác nhất

Bước 5: Kiểm tra sức khỏe

Dù có đáp ứng đủ các yếu tố về trình độ học vấn, hiểu biết, thông minh, tư cách đạo đức tốt, nhưng sức khoẻ không đảm bảo cũng không nên tuyển dụng Nhận một người có sức khoẻ không đảm bảo sẽ ảnh hưởng tới chất lượng thực hiện công việc và hiệu quả kinh tế, bên cạnh đó còn gây ra nhiều phiền phức về mặt pháp lý cho doanh nghiệp

Bước 6: Đánh giá ứng cử viên và quyết định

Sau khi thực hiện các bước trên nếu hai bên cùng nhất trí sẽ đi đến bước tiếp theo là doanh nghiệp quyết định tuyển dụng và hai bên sẽ ký kết hợp đồng lao động

Trưởng phòng nhân sự đề nghị, giám đốc ra quyết định tuyển dụng hoặc ký hợp đồng lao động Trong quyết định tuyển dụng hoặc trong hợp đồng lao động cần ghi rõ chức vụ, lương bổng, thời gian thử việc…

Trách nhiệm của nhà quản trị là làm mềm các ứng cử viên, giúp họ mau chóng làm quen với công việc mới

1.3.3 Đào tạo và phát triển nhân sự

Đào tạo và phát triển nhân sự là hai nội dung cơ bản trong vấn đề nâng cao trình

độ tinh thông nghề nghiệp cho nhân sự Ngoài ra nó còn bao gồm nội dung giáo dục nhân sự cho doanh nghiệp Phải đào tạo và phát triển nhân sự vì trong thời đại khoa học kỹ thuật phát triển như vũ bão, công nghệ kỹ thuật luôn đổi mới không ngừng, muốn bắt kịp với thời đại thì con người cần phải được trang bị những kiến thức và kỹ năng nhất định về nghề nghiệp, đó vừa là một nhu cầu vừa là một nhiệm vụ

Trong quá trình đào tạo mỗi người sẽ được bù đắp những thiếu hụt trong học vấn, được truyền đạt những khả năng và kinh nghiệm thiết thực trong lĩnh vực chuyên môn được cập nhật hoá kiến thức và mở rộng tầm hiểu biết để không những có thể hoàn thành tốt công việc được giao mà còn có thể đương đầu với những biến đổi của môi trường xung quanh ảnh hưởng tới công việc của mình Quá trình đào tạo được áp dụng cho những người thực hiện một công việc mới hoặc những người đang thực hiện một công việc nào đó nhưng chưa đạt yêu cầu Ngoài ra còn có quá trình nâng cao trình độ đó là việc bồi dưỡng thêm chuyên môn nghiệp để họ có thể làm được những công việc phức tạp hơn, với năng suất cao hơn

 Phát triển nhân sự

Mỗi một cơ quan đều phải có sự quy hoạch về nhân sự và các cán bộ trong doanh nghiệp để mỗi một cá nhân có cơ hội thử sức mình, bộc lộ các năng lực của mình để có cơ hội thăng tiến Phát triển nhân sự là việc làm thường xuyên của mỗi cơ quan

Nội dung của công tác phát triển nhân sự :

- Thăng tiến và bổ nhiệm nhân sự vào các chức vụ quản trị

- Giải quyết chế độ cho nhân viên - Tuyển dụng đội ngũ lao động mới

1.3.4 Sắp xếp và sử dụng lao động

Đào tạo, lựa chọn và đánh giá chưa đủ để đảm bảo phát huy chất lượng của đội ngũ cán bộ Vấn đề sắp xếp, bố trí cán bộ có vai trò quyết định đến hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý Việc bố trí cán bộ quản lý phải được thể hiện ở kết quả cuối cùng,

đó là hiệu quả và chất lượng hoạt động, là sự phù hợp giữa các thuộc tính có tính cá nhân kể cả tri thức và phẩm chất với yêu cầu của công việc đảm nhận

1.3.5 Đánh giá và đãi ngộ nhân sự

 Đánh giá thành tích công tác

Khái niệm và ý nghĩa của công tác đánh giá thành tích:

Đánh giá nhân viên là một trong những vấn đề quan trọng hàng đầu của quản trị nhân sự Nó là chìa khoá để hoạch định, tuyển mộ cũng như phát triển nhân sự và đãi ngộ nhân sự Đánh giá là một thủ tục đã được tiêu chuẩn hoá, được tiến hành thường xuyên nhằm thu thập thông tin về khả năng nghề nghiệp, kết quả công tác, nguyện vọng cá nhân và phát triển của mỗi người

Đánh giá thành tích công tác là một việc làm rất khó khăn, nó đòi hỏi sự chính xác và công bằng Qua đánh giá biết rõ được năng lực và triển vọng của mỗi người, từ

đó có thể đưa ra các quyết định đúng đắn liên quan đến người đó Việc đánh giá thành tích được thực hiện đúng đắn sẽ cải thiện được bầu không khí trong tập thể, mỗi người đều cố gắng làm việc tốt hơn, để trở thành người tích cực hơn, để đón nhận những đánh giá tốt về mình

Đánh giá thành tích công tác nâng cao trách nhiệm của cả hai phía: người bị đánh giá và hội đồng đánh giá Không những người bị đánh giá có ý thức hơn về hành

vi, lời nói, việc làm của mình mà những người trong hội đồng đánh giá cũng phải nâng cao tinh thần trách nhiệm trong việc thu thập thông tin đánh giá về người khác Ngược lại những đánh giá hời hợt chủ quan có thể tạo nên tâm trạng bất bình, lo lắng ấm ức nơi người bị đánh giá Sự không thoả mãn hay hài lòng này có thể làm cho họ không tập trung tư tưởng vào công việc, làm việc kém năng suất và hiệu quả, có khi tạo nên

sự chống đối ngấm ngầm, mâu thuẫn nội bộ và làm vẩn đục không khí tập thể

Trong đó đãi ngộ tinh thần giữ vai trò quan trọng nhằm thoả mãn tối đa nhu cầu

đa dạng của người lao động Mức sống càng cao thì nhu cầu về tinh thần ngày càng cao, khuyến khích tinh thần chính là biện pháp được áp dụng để thoả mãn nhu cầu ngày càng cao của người lao động

1.3.6 Ý nghĩa, tầm quan trọng của quản trị nhân sự

Sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào việc khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực: vốn, cơ sở vật chất, tiến bộ khoa học kỹ thuật và người lao động, các yếu tố này có mối quan hệ mật thiết với nhau và tác động lại với nhau Những yếu tố như: máy móc thiết bị, của cải vật chất, công nghệ kỹ thuật đều có thể mua được, học hỏi được, sao chép được, nhưng con người thì không thể Vì vậy có thể khẳng định rằng quản trị nhân sự có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp

Con người, với khả năng sáng tạo, lao động cần cù siêng năng của mình, đã phát minh ra những dụng cụ từ ban đầu là thô sơ cho đến phát triển công nghệ cao, khoa học kỹ thuật cao như ngày nay đã phục vụ được nhu cầu bản thân và phát triển xã hội

Quản trị nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đề lao động Đó là một vấn đề chung của xã hội, mọi hoạt động kinh tế nói chung đều đi đến một mục đích sớm hay muộn là làm sao cho người lao động hưởng thành quả do

họ làm ra

Quản trị nhân sự gắn liền với mọi tổ chức, bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng cần phải có bộ phận nhân sự Quản trị nhân sự là một thành tố quan trọng của chức năng quản trị, nó có gốc rễ và các nhánh trải rộng khắp nơi trong mọi tổ chức Quản trị nhân sự hiện diện ở khắp các phòng ban, bất cứ cấp quản trị nào cũng có nhân viên dưới quyền vì thế đều phải có quản trị nhân sự Cung cách quản trị nhân sự tạo ra bầu không khí văn hoá cho một cơ quan Đây cũng là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành bại của một cơ quan, hiệp hội

1.4 Những năng lực và phẩm chất cần có của cán bộ quản trị nhân sự

- Thông thạo và hiểu biết về các nguyên tắc Marketing, sản xuất và tài chính;

- Tính cách thật thà thẳng thắn, kiên trì và nhạy cảm;

- Có kỹ năng truyền đạt bằng lời và bằng văn bản tốt;

- Có khả năng phỏng vấn, thuyết phục động viên, khả năng ra chính sách và đào tạo tốt

- Có khả năng tính toán tốt để làm việc có hiệu quả trong chương trình tính toán lương cho nhân viên;

- Có khả năng sử dụng máy tính cá nhân;

- Có hiểu biết sâu sắc về luật và các quy định của chính phủ Việt Nam, đặc biệt là Luật lao động;

- Có hiểu biết chung về các mức lương truyền thống và chương trình đảm bảo lợi ích của người lao động;

- Có kỹ năng quan hệ cá nhân tốt;

- Có khả năng đảm bảo bí mật các thông tin cần thiết;

- Có kỹ năng giải quyết mâu thuẫn một cách hiệu quả;

- Có hiểu biết nhất định về tâm lý để có thể thông cảm với các hành vi của người lao động trong các mối quan hệ xã hội và quan hệ với môi trường xung quanh;

- Thật sự tế nhị khi làm việc với các tổ chức đoàn thể về tuyển chọn và đề bạt nhân viên cũng như khi giải quyết các tranh chấp, kiện tụng, tai nạn, chậm trễ hay khi động viên khích lệ và đào tạo nhân viên trong công ty;

- Có hiểu biết nhất định về kinh tế học vì quản trị nhân sự chính là quản lý một yếu tố của quá trình sản xuất và phân phối sản phẩm để đem lại lợi nhuận cho công ty, cần phải hiểu rõ các vấn đề liên quan đến lương và các lợi ích khác của người lao động;

- Có khả năng phân tích, phân loại, hệ thống hóa và đưa vào bảng các số liệu cần thiết liên quan đến việc quản trị nhân sự;

- Có khả năng sáng tạo, tưởng tượng để giải quyết tốt các mâu thuẫn trong công ty;

- Hiểu sâu sắc về văn hóa và phong cách quản lý của Việt nam để có được những việc làm hiệu quả

1.5 Quản lý hồ sơ và hồ sơ nhân sự

1.5.1 Khái quát về hồ sơ

 Khái niệm hồ sơ

Hồ sơ là một thuật ngữ được dùng khá phổ biến trong công tác hành chính văn phòng và công tác lưu trữ, thuật ngữ này được hiểu như sau: Hồ sơ là một tập tài liệu

có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân

 Các loại hồ sơ:

- Hồ sơ công việc (hồ sơ công vụ)

Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, hoặc

có cùng đặc trưng như: tên loại, tác giả… hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị

- Hồ sơ nguyên tắc

Là tập bản sao văn bản của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quy định về một mặt, một lĩnh vực công tác nhất định dùng làm căn cứ để giải quyết công việc hàng ngày (loại hồ sơ này không phải nộp vào lưu trữ mà chỉ dùng để giải quyết, xử lý công việc)

- Hồ sơ trình ký

Là một tập văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề được sử dụng để soạn thảo dự thảo một văn bản trình cấp có thẩm quyền xem xét, ký duyệt và ban hành một văn bản mới

- Hồ sơ nhân sự

Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh - sinh viên,…)

 Vai trò của hồ sơ trong quản lý:

Tài liệu được lập thành hồ sơ sẽ giúp cho việc tra tìm nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả, nâng cao hiệu xuất và chất lượng công tác của cán bộ Trong cơ quan, đơn vị nếu công văn giấy tờ trong quá trình giải quyết và sau khi giải quyết xong được sắp xếp và phân loại khoa học theo từng vấn đề,

sự việc phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và từng đơn vị tổ chức, bộ phận sẽ giúp cho các cán bộ và thủ trưởng cơ quan tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng, đầy

đủ, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc có căn

cứ xác đáng và kịp thời Do đó góp phần nâng cao hiệu xuất và chất lượng công tác của cán bộ cũng như toàn cơ quan, đơn vị

Có hồ sơ sẽ giúp cho việc quản lý tài liệu được chặt chẽ, giữ gìn bí mật thông tin của cơ quan, đơn vị Mỗi khi văn bản được lập thành hồ sơ thì sẽ tạo điều kiện cho cán bộ, thủ trưởng cơ quan quản lý được tài liệu chặt chẽ, nắm chắc được thành phần, nội dung và khối lượng văn bản của cơ quan, biết được những tài liệu nào phải bảo quản cẩn thận, chu đáo, biết được những văn bản bị thất lạc, cho mượn tùy tiện để kịp thời có biện pháp quản lý chặt chẽ, giữ gìn được bí mật của cơ quan, đơn vị

Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu trước mắt và lâu dài

 Vai trò của quản lý hồ sơ:

Quản lý hồ sơ được nghiêm túc, khoa học sẽ giúp cho việc tra cứu thông tin trong cơ quan, tổ chức được nhanh chóng, đủ căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả

- Quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu sẽ góp phần giữ gìn bí mật của cơ quan, tổ chức, đơn vị

- Quản lý hồ sơ khoa học, hiệu quả sẽ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ

Đối với từng cán bộ, nhân viên trong quá trình giải quyết công việc cần lập đầy

đủ các hồ sơ để có căn cứ khoa học khi đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác

Đối với cơ quan, đơn vị nếu làm tốt việc lập hồ sơ sẽ quản lý được công việc của cơ quan, đơn vị, quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật Lập hồ sơ và quản lý tốt

sẽ xây dựng được nề nếp khoa học trong công tác văn thư; tránh được tình trạng nộp lưu tài liệu bó, gói vào lưu trữ, tạo thuận lợi cho cán bộ, nhân viên lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ lưu trữ nhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác, nghiên cứu

1.5.2 Khái quát về hồ sơ nhân sự

a Khái niệm hồ sơ nhân sự

Hồ sơ nhân sự là một tập văn bản, tài liệu có liên quan hoặc đề cập đến một cá nhân cụ thể Hồ sơ nhân sự có nhiều loại như: Hồ sơ cán bộ, hồ sơ công chức, hồ sơ viên chức, hồ sơ đảng viên, hồ sơ đoàn viên, hồ sơ sinh viên

Hồ sơ nhân sự mang tính đặc thù nên các văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải là bản chính (hoặc bản sao hợp pháp – có đóng dấu đỏ xác nhận của cơ quan nhà nước

có thẩm quyền) để đảm bảo giá trị pháp lý Tùy theo yêu cầu quản lý nhân sự của từng cơ quan, tổ chức mà hồ sơ nhân sự có thể nhiều hay ít các văn bản, tài liệu bắt buộc Thông thường, hồ sơ nhân sự gồm các văn bản mang tính khuôn mẫu như:

+ Bản khai lý lịch tự thuật có đóng dấu xác nhận của cơ quan quản lý;

+ Phiếu khám sức khỏe của cơ quan chuyên môn;

+ Giấy khai sinh;

+ Các loại văn bằng, chứng chỉ về đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn;

+ Các quyết định tuyển dụng, nâng ngạch, đề bạt, điều động;

+ Các quyết định khen thưởng, kỷ luật (nếu có)…

b Vị trí, vai trò

Hồ sơ nhân sự là một trong những tài liệu không thể thiếu trong công tác quản lý nhân sự Hồ sơ nhân sự là tài liệu quan trọng có tính pháp lý phản ánh trung thực về nguồn gốc, quá trình trưởng thành, phẩm chất, năng lực, phong cách, các hoạt động

và mối quan hệ gia đình - xã hội của người lao động Hồ sơ nhân sự là cơ sở giúp doanh nghiệp, tổ chức nắm được một cách đầy đủ nhất về người lao động, cung cấp những thông tin tin cậy để phân biệt được phẩm chất chính trị, năng lực công tác, đạo đức tác phong, hoàn cảnh gia đình, quan hệ xã hội của từng nhân viên, phục vụ cho công tác sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng và bố trí nhân sự

Hồ sơ nhân sự còn là căn cứ để cơ quan quản lý và sử dụng theo dõi và thực hiện chế độ chính sách đối với từng nhân viên được đầy đủ và chính xác hơn; làm cơ

sở để đánh giá, tuyển chọn, khenthưởng những cán bộ, công chức tận tuy, gương mẫu

và thực hiện chế độ bảo hiểm đối với từng nhân viên

c Ý nghĩa của công tác quản lý hồ sơ nhân sự

Quản lý hồ sơ nhân sự là việc làm chủ thiết yếu trong hoạt động của mọi doanh nghiệp, tổ chức Do vậy, để nắm bắt thông tin về nhân sự ngoài việc tiếp xúc trực tiếp hoặc thông qua các kênh thông tin khác như: nhận xét đánh giá của cấp quản lý trực tiếp, kết quả công việc được giao, thì nhất thiết phải tiến hành nghiên cứu hồ sơ nhân sự Vì hồ sơ là tài liệu tập hợp thông tin đầy đủ, chính xác, toàn diện, tin cậy, có tính pháp lý về quá trình hoạt động và trưởng thành của từng nhân viên và qua đó cũng có thể hiểu thêm những vấn đề liên quan khác

Trong công tác quản lý nhân sự việc xây dựng và quản lý hồ sơ là một nhiệm

vụ quan trọng Làm tốt công tác này cũng sẽ góp phần đắc lực cho công tác thống kê, tổng hợp phục vụ nghiên cứu, tổng kết, đánh giá thực trạng đội ngũ nhân viên về phương diện số lượng, cơ cấu, trình độ trong từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp, tổ chức Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ nhân sự cùng với công tác thống

kê, tổng hợp về nhân sự góp phần quan trọng vào việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, tuyển chọn, bố trí sử dụng, đào tạo bồi dưỡng nhân sự

1.5.3 Công tác quản lý khen thưởng - kỷ luật nhân sự

1.5.3.1 Cơ sở lý luận về khen thưởng

a Khái niệm khen thưởng

Một tổ chức chỉ có thể đạt được năng suất cao khi có những nhân viên làm việc tích cực và sáng tạo Điều đó phụ thuộc rất nhiều vào cách thức và phương pháp mà người quản lý sử dụng để tạo động lực lao động cho nhân viên Khen thưởng là một trong những biện pháp có thể tạo động lực động viên, lôi cuốn, khuyến khích người lao động phát huy tính năng động, sáng tạo vươn lên hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao vì mục tiêu phát triển của doanh nghiệp

Theo luật thi đua khen thưởng ban hành năm 2003, Khen thưởng là việc ghi nhận, biểu dương, tôn vinh công trạng và khuyến khích bằng lợi ích vật chất đối với

cá nhân tập thể có thành tích trong việc xây dựng bảo vệ tổ quốc

Trong phạm vi cơ quan, doanh nghiệp, khen thưởng chính là việc doanh

nghiệp biểu dương, tôn vinh công trạng và khuyến khích tài chính đối với người lao động khi họ có những thành tích trong việc phát triển doanh nghiệp

Khen thưởng một cách tỏa đáng, đúng đắn và có tổ chức có thể củng cố các nỗ lực dẫn tới sự thành công của tổ chức bởi vì khen thưởng động viên, khuyến khích những người đã có đóng góp công sức cụ thể cho tổ chức

b Các chuẩn mực khen thưởng:

- Xác định các tiêu chuẩn, tiêu chí;

- Đánh giá kết quả đạt được mục tiêu;

- Đánh giá chất lượng và hiệu quả công việc;

- Khuyến khích những cải tiến, vượt khó ;

- Thể hiện tính chất tiêu biểu, tiên tiến

c Các hình thức khen thưởng

- Thừa nhận về mặt xã hội (danh hiệu, bằng khen, huân chương, );

- Khuyến khích về vật chất, tài chính (tiền thưởng, tăng lương, );

- Thỏa mãn nhu cầu tâm lý (sự thừa nhận, tôn trọng trong tập thể, sự tự tưởng thưởng)

d Nguyên tắc khen thưởng

- Công khai, minh bạch, dễ hiểu

Một hệ thống khen thưởng công khai, minh bạch, dễ hiểu để người lao động làm việc với tâm trạng thoải mái do họ biết rõ được mình sẽ được thưởng gì và họ biết được tương lai tốt đẹp đang chờ đợi mình ở phía trước, qua đó thúc đẩy họ phấn đấu vươn lên trong công việc, tạo sự phát triển toàn diện cho họ

Một hệ thống khen thưởng minh bạch giúp cho người lao động dễ tham gia bàn luận, thương lượng để điều chỉnh Bằng cách đó, hệ thống khen thưởng luôn được người lao động chấp thuận và có tác động to lớn trong việc thực hiện mục tiêu của tổ chức

- Kết hợp chặt chẽ động viên tinh thần với khuyến khích vật chất

Hệ thống khen thưởng phải đảm bảo thu hút được sự chú ý của người lao động Nên tránh hiện tượng khen thưởng suông, chỉ khen mà không có thưởng Nên kết hợp động viên tinh thần với khen thưởng về vật chất Do đó, khen thưởng cũng phải thỏa đáng, người lao động có nhiều cơ hội dể phát triển và họ có được cảm giác rằng nơi

họ đang làm việc là tương đối “lý tưởng”, họ sẽ có tương lai tốt đẹp khi làm việc lâu dài tại tổ chức

- Một hình thức khen thưởng có thể áp dụng nhiều lần cho nhiều đối tượng Điều này có nghĩa, với cùng một mức đóng góp như nhau thì người lao sộng sẽ được hưởng khen thưởng như nhau, đảm bảo được sự công bằng, dân chủ và thống nhất, đảm bảo được sự tin tưởng của người lao động đối hệ thống khen thưởng Đồng thời giúp cho tổ chức có được một hệ thống khen thưởng tinh gọn, thống nhất, dễ quản lý

- Đảm bảo thống nhất giữa tính chất, hình thức và đối tượng khen thưởng:

Hệ thống khen thưởng cần được quản lý chặt chẽ và hiệu quả trên cơ sở hệ thống tiêu chí đánh giá khen thưởng hợp lý, chính xác Gắn chặt các mức khen thưởng với hiệu quả thực hiện công việc Tránh hiện tượng khen thưởng sai, khen thưởng nhầm Đảm bảo mức khen thưởng thỏa đáng với công sức người lao động bỏ

ra Thực hiện linh hoạt giữa khen thưởng, biểu dương, tôn vinh với khuyến khích vật chất để thực hiện mục tiêu của khen thưởng, thu hút và giữ chân được nhân viên giỏi

1.5.3.2 Cơ sở lý luận về kỷ luật lao động

a Khái niệm kỷ luật lao động

Trong sử dụng nhân lực bên cạnh các hình thức động viên nhân viên cũng cần thực hiện kỷ luật lao động để tạo dựng nề nếp, kỷ cương trong tổ chức

Theo Bộ luật lao động sửa đổi bổ sung 2007, Kỷ luật lao động là những quy

định về việc tuân theo thời gian công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh thể hiện

trong nội quy lao động

Nội quy lao động không được trái với pháp luật lao động và pháp luật khác Cơ quan, doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên phải có nội quy bằng văn bản

Người lao động thường vi phạm kỷ luật lao động do vi phạm các quy định của bản nội quy lao động, thực hiện không đúng quy trình, quy định, yêu cầu, tiêu chuẩn

đã đặt ra gây ảnh hưởng xấu tới kết quả thực hiện công việc, uy tín và thương hiệu của tổ chức

Nguyên nhân dẫn đến vi phạm kỷ luật lao động được xét từ hai phía:

- Từ phía người lao động do vi phạm các quy định của bản nội quy lao động,

đã được phổ biến, quán triệt và công bố công khai Thực hiện không đạt yêu cầu, tiêu chuẩn thực hiện công việc; có biểu hiện thiếu nghiêm túc, lệch lạc trong suy nghĩ và hành động…

Tứ phía người sử dụng lao động, nguyên nhân chính có thể do sai sót trong việc xây dựng và thực hiện chính sách nhân sự như tuyển dụng không đúng người, đúng việc, không phổ biến hoặc phổ biến không đầy đủ kiến thức, nội quy lao động khiến người lao động không biết hoặc hiểu sai dẫn đến vi phạm kỷ luật lao động Hoặc do quản lý lao động không tốt khiến người lao động bất bình, chống đối, không thực hiện đúng quy trình, quy định công việc

b Các hình thức kỷ luật lao động chủ yếu

- Kỷ luật ngăn ngừa (phê bình): hình thức kỷ luật này được biểu hiện thông

qua việc nhắc nhở, phê bình nhẹ nhàng, có tính xây dựng, chỉ nhắc nhở chung chung chứ không nêu đích danh Nhà quản lý có thể thực hiện rộng rãi toàn cơ quan hoặc gặp gỡ riêng người vi phạm nhắc nhở nhẹ nhàng để họ rút kinh nghiệm, tránh mắc tiếp sai lầm

- Kỷ luật khiển trách: hình thứ kỷ luật này có tính chính thức cao hơn hình

thức trên, đồng nghĩa với việc mức độ vi phạm của người lao động cũng cao hơn, gây ảnh hưởng đến kết quả công việc chung của doanh nghiệp Hình thức này nhà quản lý

có thể nêu đích danh người vi phạm trước toàn thể nhân viên trong tổ chức hoặc nhắc nhở Trưởng bộ phận để Trưởng bộ phận nhắc nhở nhân viên dưới quyền

- Kỷ luật trừng phạt: hình thức kỷ luật trừng phạt được áp dụng khi người lao

động phạm lỗi lớn, gây lên những hậu quả nhất định đối với công việc của tổ chức, hoặc tái phạm những hành vi vi phạm kỷ luật và đã bị tổ chức khiển trách trước đó Tùy từng mức độ vi phạm và thiệt hại, tổ chức có thể kỷ luật người lao động dưới các hình thức:

+ Cảnh cáo miệng;

+ Cảnh cáo bằng văn bản;

+ Kéo dài thời hạn nâng lương trong một khoảng thời gian nhất định;

+ Chuyển sang công việc khác có mức lương thấp hơn trong một khoảng thời gian nhất định;

+ Sa thải;

Trong các tổ chức khác nhau, các quy định về hình thức kỷ luật cũng khác nhau song không được trái luật Với hình thức kỷ luật cao nhất là sa thải, người sử dụng lao động phải chứng tỏ rằng tổ chức đã cố gắng giáo dục người vi phạm song không đạt được bất kỳ sự chuyển biến tích cực nào

c Nguyên tắc kỷ luật lao động

Việc thực hiện kỷ luật lao động phải được thực hiện theo những nguyên tắc sau:

- Các quy định về kỷ luật lao động phải có tính hệ thống, thống nhất rõ ràng,

cụ thể, dễ nắm bắt và được phổ biến công khai cho người lao động được biết:

Tức là các nội dung trong hệ thống khen thưởng kỷ luật lao động không được trái nhau, mức vi phạm và hình thức kỷ luật phải tương ứng Khi xậy dựng nội quy lao động, người sử dụng lao động nên tham khảo ý kiến của người lao động để tạo nên sự đồng thuận cao nhất Các quy định về kỷ luật cần được phổ biến rộng rãi để người lao động nắm bắt và thực hiện

- Các quy định về kỷ luật lao động trong tổ chức không được trái pháp luật:

Tổ chức không được đưa bất cứ điều khoản kỷ luật lao động nào trái với quy

định hiện hành của pháp luật lao động và pháp luật khác Do vậy, khi xây dựng các quy định về kỷ luật lao động, cần nghiên cứu kỹ pháp luật hiện hành để người lao động không bị thiệt thòi, tránh xảy ra tranh chấp, kiện tụng giữa người lao động với

cơ quan, doanh nghiệp

- Kỷ luật lao động phải có tác dụng giáo dục, rèn luyện người lao động:

Nền tảng của kỷ luật lao động trong quản trị nhân lực là việc giáo dục và rèn luyện cho người lao động tính kỷ luật, sự nghiêm túc trong công việc và tác phong làm việc công nghiệp Do vậy, các quy định về kỷ luật lao động cần được người lao động hiểu rõ và làm đúng nếu không sẽ phải chịu sự trừng phạt

- Phải quy định rõ ràng trách nhiệm của người lao động có liên quan:

+ Trách nhiệm quản lý của trưởng, phó bộ phận phụ trách cá nhân vi phạm; + Trách nhiệm của người quản lý trực tiếp;

+ Trách nhiệm của người được giao cùng thực hiện công việc với người vi phạm,… Việc quy định trách nhiệm này sẽ hạn chế được tình trạng ỷ lại, thụ động trông chờ vào người khác, đổ lỗi cho nhau khi xảy ra vi phạm và tăng trách nhiệm của những người làm công tác quản lý

- Phải thông tin đầy đủ, kịp thời đến người lao động những điều chỉnh về kỷ

- Trước khi tiến hành kỷ luật phải tiến hành điều tra, xác minh:

Đây là yêu cầu bắt buộc đối với tổ chức trước khi tiến hành kỷ luật người lao động Việc điều tra xác minh này phải căn cứ trên các thông tin hai hay nhiều chiều để làm

rõ Các vi phạm cần có bằng chứng rõ ràng để tạo tính thuyết phục Bằng cách đó, việc xử

lý vi phạm kỷ luật lao động mới được thực hiện thỏa đáng

- Việc xử lý kỷ luật phải được thực hiện nhất quán theo đúng nội quy, quy chế

đã đề ra:

Việc thực hiện nhất quán theo đúng quy định đã đề ra sẽ tạo được sự công bằng, qua đó hạn chế được các bất bình trong tổ chức Đảm bảo tính ổn đinh về tư tưởng của người lao động trong tổ chức

1.5.3.3 Vai trò của khen thưởng kỷ luật và mối quan hệ giữa khen thưởng kỷ luật với công tác quản trị nhân sự trong tổ chức

a Vai trò của khen thưởng - kỷ luật

Khen thưởng và kỷ luật đóng vai trò quan trọng trong sử dụng nhân lực Khen thưởng là để phát huy cái tốt, kỷ luật là để hạn chế, phòng ngừa cái xấu Là hai nội dung trái chiều nhau nhưng đều nhằm mục đích giúp người lao động hoàn thiện bản thân, nâng cao hiệu quả làm việc Đồng thời cũng là yếu tố góp phần giúp tổ chức

thực hiện mục tiêu của mình

- Vai trò của khen thưởng

Đối với người lao động:

Khen thưởng có vai trò kích thích, thúc đẩy người lao đông phát huy năng lực,

tư duy sáng tạo và làm việc khoa học

Những nghiên cứu lý luận và thực tiễn cho thấy có mối quan hệ giữa thù lao và kết quả thực hiện công việc của nhân viên Khen thưởng cũng là một loại thù lao lao động Do đó, khen thưởng mà cao, hợp lý, sẽ là đòn bẩy thúc đẩy sự cố gắng, nỗ lực cũng như sự sáng tạo trong công việc của nhân viên Trong quá trình làm việc, khi người lao động có suy nghĩ tích cực thì tất yếu họ sẽ làm việc với kết quả cao nhất có thể Do đó, người lao động sẽ tự hoàn thiện được những kỹ năng, phẩm chất của mình, sẽ cố gắng hết mình, làm giảm và loại bỏ các loại lãng phí để từ đó nhận được phần thưởng xứng đáng, nâng cao thu nhập và giá trị bản thân Chính tinh thần làm việc thoải mái với suy nghĩ tích cực giúp người lao động có cuộc sống gia đình ấm

Uy tín cá nhân sẽ được nâng cao vì người lao động sẽ suy nghĩ chín chắn trước khi đưa ra ý kiến

Đồng sự sẽ tin tưởng, tổ chức công ty sẽ tín nhiệm, cơ hội thăng tiến sẽ cao, tài năng sẽ được công nhận và phát triển

Đối với tổ chức:

Khen thưởng giúp người lao động làm việc có động lực, tăng năng suất và chất lượng Qua đó, làm giảm giá thành sản phẩm vì thế hiệu quả sản xuất kinh doanh

sẽ tăng, doanh nghiệp sẽ vững vàng hơn trong nền kinh tế đầy cạnh tranh

Đôi khi, khen thưởng lại tạo ra phong trào thi đua làm việc giữa các nhân viên Những nhân viên gương mẫu, muốn nâng cao giá trị bản thân thường không chịu đứng yên nhìn phần thưởng qua đi, họ không muốn mình thua kém người khác Nên

tự bản thân họ sẽ học hỏi để hoàn thiện bản thân mà tổ chức không mất công đào tạo

do đó giảm chi phí cho tổ chức

Khi mục tiêu của doanh nghiệp đạt được sẽ có điều kiện nâng cao mức sống vật chất và tinh thần người lao động Nhờ có những phần thưởng đúng lúc cho đúng người, đúng việc mà tạo sự gắn bó giữa người lao động với tổ chức, giảm được chi phí do bỏ việc, đồng thời thu hút và giữ chân được nhân viên giỏi Tính cạnh tranh vì thế sẽ cao bởi trong điều kiện hiện nay lợi thế cạnh tranh hiệu quả nhất của các doanh nghiệp chính là nguồn nhân lực có trình độ cao

b Vai trò của kỷ luật lao động

Kỷ luật giúp hoàn thiện bản thân và bảo vệ lợi ích của tổ chức

Đối với người lao động:

Kỷ luật đem lại cho chúng ta nhiều lợi ích cả tinh thần lẫn vật chất Ích lợi tinh thần là giúp ta hoàn thiện con người mình Kỷ luật là khuôn mẫu và thước đo để rèn

luyện con người

Mục tiêu của kỷ luật lao động là tạo sự hợp tác giữa những người lao động và các thành viên khác ở các bộ phận với nhau, giảm tối đa việc lãng phí thời gian lao động, tạo sự nghiêm túc trong việc thực hiện các quy trình làm việc, qua đó đạt được năng suất và hiệu quả lao động

Bất kỳ tổ chức nào dù lớn, dù nhỏ muốn hoạt đông hiệu quả đều phải có các quy định về kỷ luật lao động Qua đó, định hướng người lao động làm việc theo

những chuẩn mực nhất định Những quy định trong bản nội quy lao động là những điều cơ bản về số và chất lượng công việc cần hoàn thành, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, giữ gìn trật tự, an toàn vệ sinh lao động, bảo vệ tài sản và bí mật công nghệ, kinh doanh của tổ chức Hiện nay, hầu hết các cơ quan doanh nghiệp đang áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 trong các lĩnh vực SXKD Đây là môi trường điều chỉnh quan hệ lao động, trong đó quan trọng nhất vẫn là kỷ luật lao động như: tác phong, giờ làm việc, ý thức sử dụng, bảo quản thiết bị,…

Đối với tổ chức:

Kỷ luật lao động nhằm mục đích tạo cho người lao động làm việc theo khuôn khổ, nội quy đặt ra Người lao động sẽ làm việc nghiêm túc, tránh được những lãng phí thời gian không cần thiết Qua đó, nâng cao năng suất, hiệu quả trong công việc Điều này luôn cần thiết cho sự phát triển của tổ chức Hơn nữa, khi người lao động làm việc đúng quy trình, quy định sẽ giảm được sai sót, nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm Góp phần giảm chi phí sản suất và hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Mặt khác, khi thực hiện đúng quy trình, quy định, doanh nghiệp sẽ giảm được chi phí sửa chữa máy móc, thiết bị nhà xưởng, chi phí y tế

và bồi thường trợ cấp cho người bị tai nạn lao động Do vậy, lợi nhuận của doanh nghiệp tăng lên

Khi người lao động có tinh thần làm việc nghiêm túc tức là họ đã tự quản lý, kiểm soát được mình, doanh nghiệp sẽ giảm bớt được gánh nặng quản lý Khi đó, chính người lao động đã tạo lên một nét văn hóa làm việc đặc trưng cho doanh nghiệp mình

Như vậy, kỷ luật lao động tốt có thể nâng cao được uy tín cũng như thương hiệu của doanh nghiệp Giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn trong việc hội nhập kinh tế quốc tế

1.5.3.4 Mối quan hệ giữa khen thưởng – kỷ luật với công tác quản trị nhân sự trong

tổ chức

Khen thưởng, kỷ luật là một trong những nội dung quan trọng của quản trị nhân sự Khen thưởng nằm trong nội dung tạo động lực lao động, kỷ luật nằm trong nội dung sử dụng nhân lực Khi thực hiện tốt công tác khen thưởng, kỷ luật sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản trị nhân sự trong tổ chức Nếu không sẽ có tác dụng ngược trở lại Bởi tổ chức nào cũng vậy, muốn tạo sự phát triển trong tương lai , tổ chức không thể không quan tâm đến vấn đề tạo động lực lao động và sử dụng nhân lực

Cùng với những khó khăn do ảnh hưởng của cơn lốc suy giảm kinh tế toàn cầu, các doanh nghiệp hiện nay còn phải đối diện với nỗi lo xáo trộn nguồn nhân lực Áp dụng chế độ khen thưởng kịp thời, đúng người, đúng việc, không chỉ góp phần tạo động lực làm việc cho nhân viên mà còn giúp doanh nghiệp hạn chế được sự chảy máu chất xám vì khi ấy niềm tin của cấp dưới với người lãnh đạo đã được củng cố

Với những lao động phổ thông thì tiền lương và một công việc ổn định luôn là tiêu chí hàng đầu để họ quyết định gắn bó với doanh nghiệp Song, với những người quản lý cấp trung và cấp cao thì chưa hẳn Đối với họ, sự đãi ngộ xứng đáng về vật chất chỉ là tiêu chuẩn cần, nhưng chưa đủ Bên cạnh chế độ tiền lương, phúc lợi…họ còn cần một môi trường làm việc thoải mái, có cơ hội sáng tạo – thăng tiến và đặc biệt là được sự trân trọng, ghi nhận của cấp trên Và trong “hành trình" đáp ứng những mong mỏi đó của họ, sự khen thưởng kịp thời cùng cách ứng xử chân tình, tinh

tế của người lãnh đạo luôn đóng vai trò quan trọng Phần thưởng mà cấp dưới muốn được nhận từ cấp trên không chỉ là những giá trị vật chất cụ thể mà nhiều khi chỉ là một lời cảm ơn chân thành hay cái bắt tay chúc mừng khi họ hoàn thành nhiệm vụ, là

sự tuyên dương trước đồng nghiệp hay một tin nhắn cổ vũ tinh thần để họ sớm về đích trong một kế hoạch nào đó

Như vậy, việc sử dụng khen thưởng như là đòn bẩy kích thích người lao động làm việc hiệu quả không chỉ dừng lại ở mặt vật chất mà quan trọng hơn đó là việc tạo điều kiện để người lao động phát triển “ thương hiệu cá nhân của mình” Không phải người lao động nào cũng quan tâm đến tiền thưởng Đôi khi, nhu cầu vật chất không còn là mối quan tâm hàng đầu, duy nhất của người lao động, họ còn cần đến danh tiếng, sự tôn trọng và sự công nhận của mọi người về công sức họ bỏ ra Sự quan tâm

và tôn trọng nhân viên của nhà quản lý cũng có thể là một hình thức khen thưởng vì

nó cho nhân viên có cảm giác là người quan trọng của tổ chức và tổ chức cần họ, quan tâm đến họ Tất cả điều này đều có tác dụng tạo động lực làm việc cho nhân viên Do đó, công việc của nhà quản trị nhân sự cần nắm bắt nhu cầu tâm lý của người lao động để có quyết định khen thưởng đúng đắn, nâng cao hiệu quả công tác quản trị nhân sự trong tổ chức

Tương tự như vậy, công tác kỷ luật cũng cần nhà quản trị nghiên cứu thật kỹ trước khi ra quyết định Người lao động rất cần một môi trường và điều kiện thuận lợi

để phát triển Chính sách quản lý cùng một bản nội quy lao động quá khắt khe sẽ cản trở động lực làm việc của nhân viên Đôi khi người lao động sẽ không xông xáo làm việc cũng như không dám mạo hiểm với cách làm mới vì họ sợ làm nhiều sẽ mắc lỗi nhiều, kỷ luật nhiều

Một hệ thống khen thưởng – kỷ luật được xây dựng trên cơ sở đối sử công bằng, vô tư đối với tất cả các thành viên trong tổ chức sẽ tạo ra môi trường làm việc thuận lợi, người lao động không bị ức chế do các hành vi quản lý bất công, hà khắc gây ra Sẽ giảm bớt được sự bất mãn dẫn đến nghỉ việc của người lao động, giảm bớt được chi phí cho tuyển dụng đào tạo, quan hệ lao động lành mạnh, an toàn vệ sinh lao động được thực hiện nghiêm túc Thậm chí, còn thu hút, lôi kéo được nhân viên giỏi ở công ty khác Ngược lại, khi khen thưởng, kỷ luật lao động thực hiện không tốt, không công bằng sẽ gây tâm trạng bất bình, bức xúc, gây bè kết cánh trong tổ chức Nhiều khi còn gây lên tranh chấp lao động phải ra tòa xét xử

Muốn vậy, doanh nghiệp cần xây dựng được một quy trình đánh giá giá trị công việc cũng như đánh giá nhân viên chính xác, chế độ thù lao thỏa đáng Việc tuyển chọn đúng người, bố trí đúng việc cũng cần thiết trong việc giúp người lao động có một tinh thần làm việc hăng say, thỏa đáng, phát huy được năng lực , sử trường , tạo điều kiện cho sự sáng tạo thăng hoa Người lao động sẽ tự biết phải làm gì, làm như thế nào Công việc quản lý vì thế

sẽ hiệu quả hơn