Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhân sự tại hiệp hội thương mại điện tử việt nam

Từ nhận thức trên, thực hiện phương châm “phát triển, an toàn, hiệu quả” tiến tới xây dựng VECOM thành một Hiệp hội hiện đại, VECOM thường xuyên coi trọng công tác quản trị nguồn nhân sự

LỜI CẢM ƠN

Trải qua thời gian hai tháng làm bài khóa luận tốt nghiệp, với sự giúp đỡ của thầy hướng dẫn khóa luận: TS Nguyễn Văn Huân và toàn thể nhân viên tại Hiệp hội Thương mại điện tử Việt Nam đã nhiệt tình giúp đỡ tôi trong cách trình bày, nội dụng, cũng như những điều cần lưu ý khi thực hiện bài khóa luận tốt nghiệp

Trong quá trình làm khóa luận, do còn thiếu nhiều kinh nghiệm thực tế nên không thể tránh khỏi những sai sót, em mong Quý thầy cô chỉ bảo thêm để

em hoàn thành và đạt kết quả tốt

Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn thầy TS Nguyễn Văn Huân đã giúp tôi rất nhiều trong việc hoàn chỉnh bày khóa luận để có thểđứng trước hội đồng bảo vệ Và tôi cũng không quên cảm ơn toàn thể nhân viên hiệp hội Thương mại điện tử Việt Nam đã cung cấp số liệu xác thực để tôi có thể hoàn thành bài báo cáo một cách tốt đẹp

Xin chân thành cảm ơn

Thái Nguyên, ngày tháng 04 năm 2017

Trần Thị Khánh Linh

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan bài khóa luận tốt nghiệp do chính tôi thực hiện, với sự giúp đỡ của anh (chị) nhân viên tại hiệp hội Thương mại điện tử Việt Nam cùng với sự giúp đỡ của giáo viên hướng dẫn đã giúp tôi hoàn thiện thêm bài khóa luận Số liệu được lấy từ hiệp hội và trang web của hiệp hội Tôi chỉ tham khảo

và không sao chép bất kỳ bài báo cáo nào dưới mọi hình thức Tôi xin cam đoan lời nói của tôi hoàn toàn đúng sự thật

Xin chân thành cảm ơn

Thái Nguyên, ngày tháng 04 năm 2017

Trần Thị Khánh Linh

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

LỜI CAM ĐOAN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC HÌNH ẢNH v

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT vi

LỜI MỞ ĐẦU 1

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ NHÂN SỰ 3

1.1 Khái niệm về quản trị nhân sự 3

1.2 Nội dung và nhiệm vụ của công tác quản trị nhân sự 4

1.2.1 Nội dung của công tác quản trị nhân sự 4

1.2.2 Nhiệm vụ của công tác quản trị nhân sự 19

1.3 Tầm quan trọng của công tác quản trị nhân sự 21

1.4 Khái quát về hồ sơ 22

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI HIỆP HỘI THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ VIỆT NAM 25

2.1 Giới thiệu về Hiệp hội Thương mại điện tử Việt Nam ( VECOM) 25

2.1.1.Giới thiệu chung 25

2.1.2.Hoạt động 27

2.1.3 Tổ chức 35

2.2 Đánh giá thực trạng tình hình quản lý nhân sự 36

2.2.1 Vị trí, vai trò của hồ sơ nhân sự 36

2.2.2 Quản lý hồ sơ nhân sự và vai trò 37

2.2.3 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ nhân sự ở Hiệp hội Thương mại điện tử hiện nay 37

2.2.4 Giải pháp 45

Chương 3 ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI HIỆP HỘI THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ VIỆT NAM 46

3.1 Giới thiệu bài toán 46

3.2.Ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự HRM vào quản trị nhân sự tại Hiệp

hội Thương mại Điện tử Việt Nam 46

3.2.1 Giới thiệu chức năng phần mềm quản lý nhân sự HRM 46

3.2.2 Ứng dụng phần mềm HMR vào quản lý nhân sự tại Hiệp hội Thương mại điện tử Việt Nam 51

3.2.2.1 Đăng nhập vào hệ thống 52

3.2.2.2 Danh sách chức năng 53

KẾT LUẬN 61

TÀI LIỆU THAM KHẢO 63

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 3.1: Giao diện đăng nhập phần mềm 51

Hình 3.2: Thông tin của hiệp hội Thương mại điện tử Việt Nam 52

Hình 3.3: Giao diện bàn làm việc 53

Hình 3.4: Giao diện thống kê tình hình nhân sự 54

Hình 3.5: Giao diện thông tin về danh mục nhân sự 55

Hình 3.6: Giao diện chọn trạng thái nhân sự 55

Hình 3.7: Giao diện nhập thông tin nhân sự 56

Hình 3.8: Giao diện sửa thông tin nhân sự 56

Hình 3.9: Giao diện chọn báo cáo cần in 57

Hình 3.10: Giao diện danh sách ứng viên 58

Hình 3.11: Giao diện quá trình làm việc theo nhân viên 58

Hình 3.12: Giao diện thông tin công tác 59

Hình 3.13: Giao diện chức năng quản lý công việc 59

Hình 3.14: Giao diện quản lý thông tin về hợp đồng lao động 60

Hình 3.15: Giao diện tờ khai tham gia BHXH, BHYT 60

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU

- Lý do chọn đề tài:

Vấn đề nhân sự và quản trị nguồn nhân sự có tầm quan trọng đặc biệt với một tổ chức nói chung và đối với các quản trị gia nói riêng Không có một hoạt động nào của tổ chức mang lại hiệu quả nếu thiếu quản trị nguồn nhân sự Quản trị nguồn nhân sự là nguyên nhân của thành công hay thất bại trong các hoạt động kinh doanh Mục tiêu cơ bản của bất cứ tổ chức nào cũng là sử dụng một cách có hiệu quả nguồn nhân sự để đạt được mục đích của tổ chức đó Vấn đề đặt

ra là làm thếnào để phát huy được vai trò của yếu tố con người cho các mục tiêu phát triển? Điều đó đặt ra cho tất cả các tổ chức, doanh nghiệp, trong đó có Hiệp hội Thương mại điện tử Việt Nam, đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh và hội nhập quốc tế như hiện nay

Từ nhận thức trên, thực hiện phương châm “phát triển, an toàn, hiệu quả” tiến tới xây dựng VECOM thành một Hiệp hội hiện đại, VECOM thường xuyên coi trọng công tác quản trị nguồn nhân sự qua các thời kỳ và đạt được những thành công đáng kể trên nhiều mặt: Công tác tuyển dụng; quản lý, sử dụng cán bộ; đào đạo phát triển đội ngũ cán bộ nhân viên cả về số lượng và chất lượng đáp ứng yêu cầu hoạt động kinh doanh từng thời kỳ Tuy nhiên, So với yêu cầu xây dựng một hiệp hội hiện đại và hội nhập, công tác quản trị nguồn nhân sự còn nhiều bất cập, tồn tại cần phải giải quyết Với lý do trên, tôi chon luận văn có đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhân sự tại Hiệp hội Thương mại điện tử Việt Nam” làm mục tiêu nghiên cứu, nhằm góp phần giải quyết vấn đề bất cập, tồn tại của thực tiễn

-Mục tiêu nghiên cứu:

Hệ thống hoá những lý luận cơ bản về nâng cao chất lượng quản trị nguồn nhân sự của VECOM

Phân tích thực trạng công tác quản trị nguồn nhân sự của VECOM những năm qua; đánh giá những kết quả, những tồn tại và tìm nguyên nhân của những tồn tại đó

Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm góp phần nâng cao chất lượng quản trị nguồn nhân sự của Hiệp hội trong giai đoạn gần đây

-Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

Luận văn tập trung nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn công tác quản trị nguồn nhân sự của VECOM

- Phương pháp nghiên cứu:

Để đạt được mục đích nghiên cứu, luận văn sử dụng đồng bộ hệ thống các phương pháp nghiên cứu như:

 Phương pháp duy vật biện chứng, duy vật lịch sử

 phương pháp lô gíc

 phân tích tổng hợp, so sánh

 Ngoài ra còn sử dụng các bảng, biểu và sơđồ minh họa nhằm làm tăng thêm tính trực quan và thuyết phục trong quá trình nhận xét, đánh giá

- Kết cấu của đề tài:

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Mục lục, Danh mục các công trình nghiên cứu, danh mục tài liệu tham khảo và Phụ lục, nội dung của luận văn được chia thành 3 Chương như sau:

Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ NHÂN SỰ

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI HIỆP HỘI THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ VIỆT NAM

Chương 3: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI HIỆP HỘI THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ VIỆT NAM

Chương 1

TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1.1 Khái niệm về quản trị nhân sự

Ở bất kỳ một doanh nghiệp nào, dù lớn hay nhỏ thì yếu tố nhân sự luôn

là quan trọng nhất vì nhân sự là yếu tố quyết định phần lớn đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Vì vậy vấn đề quản trị nhân sự luôn được quan tâm hàng đầu

Có rất nhiều cách phát biểu khác nhau về quản trị nhân sự:

Theo giáo sư người Mỹ Dinock: “Quản trị nhân sự bao gồm toàn bộ các biện pháp và thủ tục áp dụng cho nhân viên của một tổ chức và giải quyết tất cả các trường hợp xảy ra có liên quan tới một loại công việc nào đó” (Mục 9 Phần tài liệu tham khảo)

Còn giáo sư Felix Migro thì cho rằng: “Quản trị nhân sự là một nghệ thuật chọn lựa nhân viên mới và sử dụng các nhân viên cũ sao cho năng suất và chất lượng công việc của mỗi người đều đạt mức tối đa có thể” (Mục 9 Phần tài liệu tham khảo)

Chức năng quản trị nguồn nhân lực liên quan đến các công việc hoạch định nhân sự, tuyển mộ, lựa chọn, hướng dẫn đào tạo, huấn luyện và phát triển nghề nghiệp của công nhân viên Nhân sự phải gắn liền với tổ chức, với việc sắp xếp con người vào vị trí phù hợp nhất định trong bộ máy tổ chức để đảm bảo khả năng quản trị, điều hành được doanh nghiệp cả hiện tại lẫn tương lai

Mục đích của quản trị nhân sự là tối đa hóa hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực của doanh nghiệp và cung cấp cho doanh nghiệp nguồn nhân lực chất lượng nhất trên cơ sở tối đa hóa năng suất lao động của từng cá nhân

Quản trị nhân sự là một trong những chức năng cơ bản của quá trình quản trị bởi con người bao giờ cũng là yếu tố quan trọng nhất của một doanh nghiệp

Do đó việc lựa chọn, sắp xếp con người có năng lực, phẩm chất phù hợp với các

vị trí trong bộ máy tổ chức là nhiệm vụ hàng đầu của nhà quản trị

Việc xác định nguồn nhân lực, vấn đề tuyển chọn, sắp xếp, đào tạo và phát triển, đánh giá và đãi ngộ nhân viên… cần phải được đặt trên cơ sở khoa học

trong mối liên hệ tương quan với nhiều vấn đề và chức năng khác của quản trị Chúng được xem xét xuất phát từ các chiến lược kế hoạch kinh doanh, từ các chính sách nhân sự, kế hoạch và các điều kiện kinh tế của doanh nghiệp, cũng như phải phù hợp với tình hình kinh tế xã hội hiện tại

Nói tóm lại, quản trị nhân sự được hiểu là một trong các chức năng cơ bản của quá trình quản trị, giải quyết tất cả các vấn đề liên quan tới con người gắn với công việc của họ trong bất cứ tổ chức nào Quản trị nhân sự là quá trình thực hiện các chức năng tổ chức, lãnh đạo, điều hành trong một doanh nghiệp Nó có mối quan hệ chặt chẽ với cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp và thông qua đó doanh nghiệp tổ chức và sử dụng lao động một cách khoa học, hiệu quả trên cơ sở phân tích công việc, tuyển dụng lao động, đào tạo huấn luyện, khuyến khích và phát huy khả năng của người lao động, đánh giá kết quả thực hiện công việc của lao động trong doanh nghiệp

1.2 Nội dung và nhiệm vụ của công tác quản trị nhân sự

Quản trị nhân sự là một hoạt động của quản trị doanh nghiệp, là quá trình

tổ chức nguồn lao động cho doanh nghiệp, phân bố sử dụng nguồn lao động một cách khoa học và có hiệu quả trên cơ sở phân tích công việc, bố trí lao động hợp

lý, trên cơ sở xác định nhu cầu lao động để tiến hành tuyển dụng nhân sự, đào tạo

và phát triển nhân sự, đánh giá nhân sự thông qua kết quả công việc

1.2.1 Nội dung của công tác quản trị nhân sự

Mọi doanh nghiệp dù có hoạt động trong bất cứ lĩnh vực nào thì quản trị nhân sự cũng thực hiện những nội dung cơ bản sau:

• Hoạch định nguồn nhân lực

• Tuyển dụng nhân sự

• Phân công công việc

• Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

• Đánh giá và chế độ đãi ngộ

1.2.1.1 Hoạch định nguồn nhân lực

Hoạch định nguồn nhân lực là một tiến trình đánh giá một cách có hệ thống các nhu cầu của tổ chức về nguồn nhân lực, giúp doanh nghiệp phát triển

các chiến lược dài hạn về nguồn lực, cũng như xác định những kỹ năng mà nhân lực trong tổ chức cần phải có để thực hiện từng chức năng cụ thể Hoạch định nguồn nhân lực còn nhằm mục đích kiểm soát việc phân phối, thuyên chuyển và cho nghỉ hưu đối với đội ngũ nhân sự

Trong thị trường nguồn nhân lực ngày càng biến động, các kế hoạch nguồn nhân lực dài hạn thường được cụ thể hóa bằng các kế hoạch ngắn hạn và các kế hoạch này có thể được điều chỉnh linh hoạt tùy theo tình hình hoạt động thực tế của doanh nghiệp

Quy trình tiến hoành hoạch định nguồn nhân lực: 5 bước

Bước 1: Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực

Để tiến hành bước này, các nhà quản trị cần nắm rõ mục tiêu và những hoạt động sắp tới của doanh nghiệp, quy mô sản xuất và sản phẩm nòng cốt, chi phí…từ đó xác định số lượng nhân viên cho từng vị trí công việc, những kỹ năng cần thiết của từng vị trí và thời điểm tuyển dụng của những vị trí này

Phương pháp dự báo nhu cầu nguồn nhân lực:

• Phương pháp định tính: bao gồm

 Phương pháp bình quân: các nhà quản trị cho ý kiến về số lượng lao động trong tương lai, sau đó lấy kết quả bình quân Phương pháp này đơn giản và

dễ thực hiện nhưng mức độ chính xác không cao

 Phương pháp thảo luận nhóm: các nhà quản trị thảo luận trực tiếp với nhau để đưa ra quyết định về nhu cầu lao động trong tương lai Phương pháp này giúp thu hút được những lãnh đạo then chốt của doanh nghiệp tham gia vào việc hoạch định nguồn nhân lực Tuy nhiên, phương pháp này cũng có nhược điểm là mang tính chủ quan của các nhà quản trị, và việc quyết định dễ bị ảnh hưởng bởi sức ép của những người lãnh đạo có uy tín và quyền lực

• Phương pháp tính theo lao động hao phí:

Trong đó:

D: Cầu lao động trong kỳ kế hoạch

Ti: Lượng lao động hao phí để sản xuất 1 đơn vị sản phẩm (giờ-mức)

SLi: Tổng sản phẩm i cần sản xuất trong kỳ kế hoạch

Tn: Quỹ thời gian làm việc bình quân của một lao động kỳ kế hoạch (giờ/người)

Kn: Hệ số năng suất lao động dự tính kỳ kế hoạch

N: Số loại sản phẩm cần sản xuất kỳ kế hoạch

Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực

Bước này nhằm phân tích những ưu, nhược điểm của nguồn nhân lực hiện

có của doanh nghiệp như: số lượng lao động, kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm, năng lực và phẩm chất cá nhân của lực lượng lao động; các chính sách quản lý nhân sự của doanh nghiệp, mức độ hấp dẫn của công việc cũng như chế độ của doanh nghiệp cho công việc…

Bước 3: Đưa ra quyết định tăng hoặc giảm nguồn nhân lực

Trong bước này, các nhà quản trị so sánh nhu cầu nhân lực trong tương lai với thực trạng nguồn nhân lực của doanh nghiệp là đang dư thừa hay đang thiếu

để đưa ra biện pháp khắc phục

Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện

• Nếu dư thừa: Lập kế hoạch tinh giảm bớt lao động

• Nếu thiếu: Lập kế hoạch tuyển dụng

Bước 5: Đánh giá việc thực hiện kế hoạch

Đánh giá việc thực hiện kế hoạch nhằm:

• Xác định những sai lệch giữa mục tiêu đề ra với quá trình thực hiện

kế hoạch

• Phân tích nguyên nhân dẫn đến sai lệch

• Đề ra giải pháp cho các sai lệch

1.2.1.2 Tuyển dụng nhân sự

Tuyển dụng đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong công tác quản trị nhân

sự vì tuyển dụng là quá trình tìm kiếm và thu hút những ứng viên thích hợp đảm trách những nhiệm vụ cụ thể trong tổ chức Quá trình này yêu cầu ứng viên phải cung cấp cho người tuyển dụng những thông tin về đặc điểm cá nhân, trình độ học vấn, kinh nghiệm, bằng cấp cần thiết…để qua đó người tuyển dụng có thể

lựa chọn được ứng viên phù hợp nhất với những tiêu chuẩn đặt ra cho vị trí ứng tuyển Quá trình tuyển dụng sẽ giúp cho doanh nghiệp tránh được những rủi ro như tuyển không đúng người phù hợp với vị trí công việc, dẫn đến lãng phí thời gian và chi phí tuyển dụng, thậm chí gây ảnh hưởng đến quy trình hoạt động của doanh nghiệp

Những phương pháp tuyển dụng bao gồm: đăng bảng tuyển dụng, phát tờ rơi, thông báo trên các phương tiện thông tin, thông qua các trung tâm giới thiệu việc làm hoặc công ty săn đầu người…

Trong một doanh nghiệp, việc tìm được những người thực sự phù hợp với công việc có ý nghĩa rất to lớn Doanh nghiệp nhận được một nguồn nhân sự xứng đáng, hoàn thành tốt công việc được giao, góp phần vào việc duy trì sự tồn tại và phát triển bền vững của doanh nghiệp Bản thân những người được tuyển vào công việc phù hợp với năng lực và sở trường của mình sẽ rất hứng thú, say

mê cống hiến và an tâm với công việc Ngược lại nếu việc tuyển dụng nhân sự không được thực hiện đúng thì sẽ gây ra những ảnh hưởng tiêu cực tác động trực tiếp tới công ty và người lao động

1.2.1.2.1 Nguồn tuyển dụng

 Nguồn tuyển dụng từ trong nội bộ doanh nghiệp

Tuyển dụng nhân sự trong nội bộ doanh nghiệp thực chất là quá trình thuyên chuyển đề bạt, cất nhắc từ bộ phận này sang bộ phận khác, từ công việc này sang công việc khác, từ cấp này sang cấp khác

Hình thức tuyển dụng trong nội bộ doanh nghiệp có những ưu điểm sau:

• Nhân viên của doanh nghiệp đã được thử thách về lòng trung thành, thái

độ nghiêm túc, trung thực, tinh thần trách nhiệm và ít bỏ việc

• Nhân viên của doanh nghiệp sẽ dễ dàng, thuận lợi hơn trong việc thực hiện công việc, nhất là trong thời gian đầu ở cương vị trách nhiệm mới Họ đã làm quen, hiểu được mục tiêu của doanh nghiệp do đó mau chóng thích nghi với điều kiện làm việc mới và biết cách để đạt được mục tiêu đó

• Hình thức tuyển trực tiếp từ các nhân viên đang làm việc cho doanh nghiệp cũng sẽ tạo ra sự thi đua rộng rãi giữa các nhân viên đang làm việc, kích thích họ làm việc tích cực, sáng tạo và tạo ra hiệu suất cao hơn

Tuy nhiên áp dụng hình thức này cũng có một số nhược điểm sau:

• Việc tuyển dụng nhân viên vào chức vụ trống trong doanh nghiệp theo hình thức thăng chức nội bộ có thể gây nên hiện tượng cứng nhắc trong cách xử

lý công việc do các nhân viên được thăng chức đã quen với cách làm việc của cấp trên trước đây, họ sẽ rập khuôn và vì thế mất đi sự sáng tạo, không tạo lên được không khí thi đua mới

• Trong doanh nghiệp dễ hình thành nên các nhóm “ứng viên không thành công”, họ là những người được ứng cử vào các chức vụ nhưng không được tuyển chọn, từ đó có tâm lý không phục lãnh đạo, chia bè phái gây mất đoàn kết, thậm chí có hiện tượng phá hoại ngầm trong tổ chức, gây thiệt hại về mặt vật chất, thậm chí tổn hại danh tiếng của công ty

 Nguồn tuyển dụng nhân sự từ bên ngoài doanh nghiệp

Là việc tuyển dụng nhân viên từ thị trường lao động bên ngoài doanh nghiệp

Ưu điểm của hình thức tuyển dụng nhân sự từ bên ngoài doanh nghiệp:

• Giúp doanh nghiệp thu hút được nhiều chuyên gia, những nhân viên giỏi, qua đó tuyển chọn vào các chức danh phù hợp

• Các nhân viên mới thường tỏ ra năng nổ, chứng minh khả năng làm việc của mình bằng công việc cụ thể cho nên hiệu quả sử dụng lao động rất cao

Nhược điểm của hình thức tuyển dụng nhân sự từ bên ngoài doanh nghiệp: Người được tuyển dụng phải mất một thời gian để làm quen với công việc

và doanh nghiệp Do đó họ có thể chưa hiểu rõ được mục tiêu, phương thức làm việc của doanh nghiệp, điều này có thể dẫn đến những sai lệch và cản trở nhất định trong công việc

Các hình thức thu hút ứng cử viên từ bên ngoài: thông qua quảng cáo trên truyền hình, đài phát thanh, internet, báo chí, văn phòng dịch vụ lao động, tuyển sinh viên tốt nghiệp từ các trường Đại học và một số hình thức khác

1.2.1.2.2 Nội dung của tuyển dụng nhân sự

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tuyển dụng

*Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng

• Thành lập hội đồng tuyển dụng, quy định rõ về số lượng thành phần và quyền hạn của hội đồng tuyển dụng

• Nghiên cứu kỹ các loại văn bản, tài liệu quy định của Nhà nước và doanh nghiệp liên quan tới tuyển dụng nhân sự

• Phải xác định rõ tiêu chuẩn tuyển dụng nhân sự ở cả ba khía cạnh: tiêu chuẩn chung đối với doanh nghiệp, tiêu chuẩn của phòng ban và tiêu chuẩn đối với cá nhân thực hiện công việc

*Bước 2: Thông báo tuyển dụng

Doanh nghiệp có thể áp dụng một hoặc kết hợp các hình thức thông báo tuyển dụng sau:

• Quảng cáo trên truyền hình, đài truyền thanh, báo chí

• Thông qua các công ty săn đầu người

• Thông qua các trung tâm dịch vụ lao động

• Thông báo tại doanh nghiệp

Các thông báo đưa ra phải ngắn gọn, rõ ràng, chi tiết và đầy đủ những thông tin cơ bản cho ứng cử viên, phải thông báo đầy đủ về tên doanh nghiệp, thông tin về nội dung công việc, tiêu chuẩn tuyển dụng, hồ sơ và giấy tờ cần thiết, cách thức tuyển dụng và nội dung tuyển dụng

*Bước 3: Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ

Tất cả hồ sơ xin việc phải được ghi vào sổ theo dõi, cũng như tất cả thông tin chi tiết trong hồ sơ phải được nhập vào cơ sở dữ liệu Người xin tuyển dụng

phải nộp cho doanh nghiệp những hồ sơ giấy tờ cần thiết theo yêu cầu

Việc nghiên cứu hồ sơ nhằm ghi lại các thông tin chủ yếu về các ứng cử viên và có thể loại bớt được một số ứng cử viên không đáp ứng được tiêu chuẩn

Chuẩn bị

tuyển dụng

Thông báo tuyển dụng

Thu nhận và nghiên cứu

hồ sơ

Tổ chức phỏng vấn,sát hạch các ứng viên

Đánh giá ứng viên và ra quyết định

đề ra để không cần phải làm các thủ tục tiếp theo trong quá trình tuyển dụng, do

đó có thể giảm chi phí tuyển dụng cho doanh nghiệp

• Ngoài ra có thể áp dụng các hình thức trắc nghiệm để đánh giá một số năng lực đặc biệt của ứng cử viên như: trí nhớ, cách xử lý tình huống, mức độ nhanh nhẹn… Ngoài ra, đối với những ứng viên ứng cử vào các vị trí đặc biệt thì cần phải kiểm tra thêm ngoại ngữ, tin học, kiến thức chuyên môn…

• Phỏng vấn được sử dụng để tìm hiểu, đánh giá các ứng cử viên về nhiều phương diện như: kinh nghiệm, trình độ, tính cách, khí chất, khả năng hòa đồng…

• Phải ghi chép từng đặc điểm cần lưu ý với từng ứng cử viên để giúp cho việc đánh giá được thực hiện một cách chính xác nhất

*Bước 5: Đánh giá ứng cử viên và quyết định tuyển dụng

Sau khi thực hiện các bước trên nếu hai bên cùng nhất trí sẽ đi đến bước tiếp theo là doanh nghiệp quyết định tuyển dụng và hai bên sẽ ký kết hợp đồng lao động

Trưởng phòng nhân sự đề nghị, giám đốc ra quyết định tuyển dụng hoặc

ký hợp đồng lao động Trong quyết định tuyển dụng hoặc trong hợp đồng lao động cần ghi rõ chức vụ, mức lương thử việc và mức lương chính thức, thời gian thử việc…

1.2.1.3 Phân công công việc

Phân công công việc trong doanh nghiệp là việc chia nhỏ toàn bộ công việc trong doanh nghiệp để giao cho từng người, từng nhóm thực hiện Phân công công việc nhằm gắn từng người lao động với từng nhiệm vụ phù hợp với

khả năng nhằm tối đa hóa năng suất lao động Phân công công việc còn nhằm mục đích chuyên môn hóa lao động

Quá trình phân tích bố trí nhân lực cần phải được thực hiện một cách hợp

lý, phù hợp với các yêu cầu sau:

• Phù hợp với chuyên ngành đào tạo

• Phù hợp với lứa tuổi, giới tính

• Phù hợp với cá tính của từng người

• Giúp cho hoạt động, tiến độ công việc của doanh nghiệp diễn ra liên tục

và đạt được kết quả tốt nhất

Thông thường, việc phân công công việc được thực hiện dưới ba hình thức:

• Phân công theo chức năng

• Phân công theo công nghệ

• Phân công theo mức độ phức tạp của công việc

1.2.1.4 Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Đào tạo và phát triển nhân sự là hai nội dung cơ bản trong vấn đề nâng cao trình độ nghề nghiệp cho nguồn nhân lực Đào tạo và phát triển nhân sự là rất quan trọng vì trong thời đại khoa học kỹ thuật phát triển, công nghệ kỹ thuật luôn đổi mới không ngừng, muốn bắt kịp với thời đại thì con người cần phải được trang bị những kiến thức và kỹ năng nhất định về nghề nghiệp, đó vừa là một nhu cầu vừa là một nhiệm vụ Đào tạo và phát triển nhân lực giúp doanh nghiệp phát triển, làm tăng hiệu quả sản xuất, tăng năng suất lao động và nâng cao chất lượng sản phẩm

Các loại huấn luyện bao gồm:

• Làm quen nghề nghiệp: định hướng cho những công nhân mới hiểu rõ về

tổ chức và các chính sách của công ty

• Huấn luyện tại nơi làm việc: đặt những công nhân vào các công việc và tình huống thực tế

• Huấn luyện ngoài nơi làm việc: cho phép công nhân tham gia các khóa học tại các trung tâm bên ngoài tổ chức

• Các phương pháp khác như các bài thuyết trình, băng video, các cuộc gặp gỡ trao đổi, các cuộc hội thảo và nghiên cứu tình huống

1.2.1.4.1 Đào tạo nhân sự

Trong quá trình đào tạo, mỗi người sẽ được bù đắp những thiếu hụt trong học vấn, được truyền đạt những khả năng và kinh nghiệm thiết thực trong lĩnh vực chuyên môn, được cập nhật kiến thức và mở rộng tầm hiểu biết để không những có thể hoàn thành tốt công việc được giao mà còn có thể đương đầu với những biến đổi của môi trường xung quanh ảnh hưởng tới công việc của mình Quá trình đào tạo được áp dụng cho những người thực hiện một công việc mới hoặc những người đang thực hiện một công việc cụ thể nhưng chưa đạt yêu cầu Ngoài ra còn có quá trình nâng cao trình độ, đó là việc bồi dưỡng thêm chuyên môn nghiệp vụ cho người lao động để họ có thể làm được những công việc phức tạp hơn, với năng suất cao hơn

Lao động là một yếu tố quý của quá trình sản xuất, vì vậy những lao động

có trình độ chuyên môn cao là một yếu tố vô cùng quý giá của doanh nghiệp, nó quyết định việc thực hiện mục tiêu của quá trình sản xuất kinh doanh Vì vậy công tác đào tạo nhân sự có vai trò rất quan trọng đối với sự phát triển của một doanh nghiệp Đào tạo phải về cả tư duy, kiến thức, trình độ lẫn nhận thức của con người

Đào tạo nhân sự được chia làm 2 loại:

*Đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn kỹ thuật:

Là quá trình giảng dạy và nâng cao chuyên môn kỹ thuật cho người lao động Được áp dụng cho các nhân viên kỹ thuật và người lao động trực tiếp

Các phương pháp đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn kỹ thuật:

• Phương pháp đào tạo tại nơi làm việc: công nhân được phân công làm việc chung với một người có kinh nghiệm hơn để học hỏi, làm theo Phương pháp này áp dụng rất đơn giản, đào tạo được số lượng đông, chi phí thấp, tính thực tiễn cao, nhưng nó lại thiếu đi sự bài bản và kiến thức lý luận, vì vậy nhân viên không phát huy được tính sáng tạo trong công việc

• Phương pháp đào tạo theo chỉ dẫn: những người có trách nhiệm đào tạo liệt kê những công việc, nhiệm vụ, những bước phải tiến hành, những điểm then chốt, những cách thực hiện công việc, sau đó kiểm tra kết quả công việc của học viên, hướng dẫn, đào tạo học viên làm cho đúng Phương pháp này có ưu thế hơn phương pháp trước, nó đòi hỏi sự chủ động sáng tạo của người học, sự sáng dạ, năng lực, năng khiếu của mỗi người

• Đào tạo theo phương pháp giảng bài: các giảng viên có thể tổ chức các lớp học, hướng dẫn đào tạo về mặt lý thuyết kết hợp với thực hành, hoặc giảng bài một cách gián tiếp và sau đó nhân viên tự thực hành những kiến thức đã học vào công việc

*Đào tạo nâng cao năng lực quản trị

Hình thức đào tạo này được phát triển áp dụng cho các cấp quản trị từ quản trị viên cấp cao đến quản trị viên cấp cơ sở Đào tạo năng lực quản trị để nâng cao khả năng quản trị bằng cách truyền đạt các kiến thức làm thay đổi quan điểm hay nâng cao năng lực thực hành của nhà quản trị Đào tạo nâng cao năng lực quản trị là rất cần thiết đối với một doanh nghiệp, vì các quản trị gia giữ một vai trò rất quan trọng đối với sự thành công hay thất bại trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Các phương pháp đào tạo nâng cao năng lực quản trị:

• Phương pháp luân phiên: thường xuyên thay đổi công việc, mục tiêu của người đào tạo là cho đối tượng đào tạo tiếp cận với nhiều công việc khác nhau, làm cho người lao động hiểu được về công việc của doanh nghiệp một cách tổng thể nhất

• Phương pháp kèm cặp: người được đào tạo sẽ làm việc trực tiếp với người mà họ sẽ thay thế trong tương lai Người này có trách nhiệm hướng dẫn, truyền đạt cách thức giải quyết mọi vấn đề trong phạm vi trách nhiệm cho người được đào tạo Phương pháp được áp dụng để đào tạo các quản trị gia cấp cao

• Phương pháp đào tạo giám đốc trẻ: áp dụng cho các quản trị viên cấp trung gian bằng cách bổ nhiệm họ vào các vị trí tương đương sau đó giao quyền cho họ để họ giải quyết các vấn đề thực tế, thực hiện công việc đào tạo dưới sự giám sát của tổ chức và giám đốc

• Một số phương pháp khác: đó là các phương pháp đào tạo bên ngoài doanh nghiệp như: phương pháp nghiên cứu tình huống, phương pháp trò chơi quản trị, phương pháp hội thảo, phương pháp nhập vai…

Nội dung của công tác phát triển nhân sự :

• Thăng tiến và bổ nhiệm nhân sự vào các chức vụ quản trị

• Giải quyết chế độ cho nhân viên, quản trị viên khi họ rời bỏ doanh nghiệp

• Tuyển dụng đội ngũ lao động mới

Nguồn lực con người là một yếu tố quan trọng nhất trong doanh nghiệp Muốn phát triển doanh nghiệp thì các nhà quản trị phải chú ý đến công tác phát triển nguồn lực con người trong doanh nghiệp

1.2.1.5 Đánh giá và đãi ngộ nhân sự

1.2.1.5.1 Đánh giá thành tích

Đánh giá nhân viên là một trong những vấn đề quan trọng hàng đầu của quản trị nhân sự Nó là chìa khóa cho doanh nghiệp hoạch định, tuyển dụng cũng như phát triển nhân sự và đãi ngộ nhân sự Đánh giá là một thủ tục đã được tiêu chuẩn hóa, được tiến hành thường xuyên nhằm thu thập thông tin về khả năng nghề nghiệp, kết quả công việc, nguyện vọng cá nhân và phát triển của mỗi người, đồng thời cung cấp những thông tin phản hồi cho nhân viên biết được mức độ thực hiện công việc của họ

Đánh giá khả năng hoàn thành công việc của nhân viên còn là công việc quan trọng, bởi vì nó là cơ sở để khen thưởng, động viên khích lệ hoặc kỷ luật nhân viên giúp nhà quản lý trả lương một cách công bằng Đánh giá thành tích

công việc là một việc làm rất khó khăn, nó đòi hỏi sự chính xác và công bằng Những việc đánh giá sơ sài theo cảm tính, theo chủ quan sẽ dẫn tới những điều tệ hại trong quản lý nhân sự Qua đánh giá, các nhà quản trị biết rõ được năng lực

và triển vọng của mỗi người, từ đó có thể đưa ra các quyết định đúng đắn liên quan đến người đó Việc đánh giá thành tích được thực hiện đúng đắn sẽ cải thiện được môi trường làm việc trong tập thể, mỗi người đều cố gắng làm việc tốt hơn,

để trở thành người tích cực hơn, để đón nhận những đánh giá tốt về mình

Đánh giá thành tích công việc giúp nâng cao trách nhiệm của cả hai phía: người bị đánh giá và hội đồng đánh giá Không những người bị đánh giá có ý thức hơn về hành vi, lời nói, việc làm của mình mà những người trong hội đồng đánh giá cũng phải nâng cao tinh thần trách nhiệm trong việc thu thập thông tin đánh giá về người khác Ngược lại những đánh giá chủ quan, thiếu thông tin thực

tế có thể tạo nên tâm trạng bất bình, lo lắng nơi người bị đánh giá Sự không thỏa mãn hay hài lòng này có thể làm cho họ không tập trung vào công việc, làm việc kém năng suất và hiệu quả, có khi tạo nên sự chống đối ngầm, mâu thuẫn nội bộ

và làm bất an môi trường làm việc tập thể

* Nội dung của công tác đánh giá thành tích:

Việc đánh giá thành tích trải qua các giai đoạn sau:

• Xác định mục đích và mục tiêu cần đánh giá

• Đưa ra các tiêu chuẩn để đánh giá

• Đánh giá nhân viên thông qua việc so sánh các thông tin thu thập được

về các tiêu chuẩn đã được đề ra

• Đánh giá về năng lực, phẩm chất của các nhân viên

• Đánh giá mức độ hoàn thiện công việc

* Một số phương pháp đánh giá thành tích công tác:

• Phương pháp xếp hạng luân phiên: đưa ra một số khía cạnh chính, liệt kê danh sách những người cần được đánh giá sau đó lần lượt những người giỏi nhất đến những người kém nhất theo từng khía cạnh đó Phương pháp này đơn giản, nhưng không được chính xác và mang tính cảm tính

• Phương pháp so sánh từng cặp: các nhân viên được so sánh với nhau từng đôi một về: thái độ nghiêm túc trong công việc, khối lượng công việc hoàn thành, về chất lượng công việc…

• Phương pháp cho điểm: đánh giá nhân viên theo nhiều tiêu chuẩn khác nhau, mỗi một tiêu chuẩn chia thành các mức độ: yếu, trung bình, khá, tốt, xuất sắc… tương ứng với số điểm thấp nhất là 1 Phương pháp này rất phổ biến vì nó đơn giản và thuận tiện

Các yếu tố để lựa chọn đánh giá gồm hai loại: đặc tính liên quan đến công việc và đặc tính liên quan đến cá nhân người được đánh giá

• Các yếu tố liên quan đến công việc bao gồm: khối lượng và chất lượng công việc

• Các yếu tố liên quan đến cá nhân người được đánh giá bao gồm: sự tin cậy, sáng kiến, sự thích nghi, sự phối hợp

Mỗi nhân viên sẽ được cho một số điểm phù hợp với mức độ hoàn thành công việc, sau đó sẽ được tổng hợp đánh giá chung về tình hình thực hiện công việc của mỗi

người

1.2.1.5.2 Đãi ngộ nhân sự

Công tác đãi ngộ nhân sự nhằm kích thích người lao động nâng cao năng suất lao động, nâng cao hiệu quả kinh doanh và thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp

Mỗi nhân viên đều đến với doanh nghiệp với một mục tiêu và mong muốn riêng Mỗi người đều có sự ưu tiên và ràng buộc riêng của mình Là nhà quản trị nhân sự, với các cá nhân và nhóm cụ thể đã được xác định, ta cần xác định được mục tiêu thúc đẩy từng nhóm, từng cá nhân để có tác động phù hợp, đủ liều lượng, đúng lúc để đem lại kết quả như mong muốn Đãi ngộ được thể hiện qua hai hình thức là đãi ngộ vật chất và đãi ngộ tinh thần

Đãi ngộ vật chất:

Đãi ngộ vật chất là một động lực quan trọng thúc đẩy nhân viên làm việc nhiệt tình với tinh thần trách nhiệm, phấn đấu nâng cao hiệu quả công việc được giao

* Tiền lương: Tiền lương là một vấn đề thiết thực và nhạy cảm trong những chính sách có liên quan tới con người tại doanh nghiệp cũng như trong xã hội Về phía những người làm công ăn lương, tiền lương vừa thể hiện tài năng và địa vị của họ, vừa thể hiện sự đánh giá của cơ quan và xã hội về công lao đóng góp cho tập thể của họ Tiền lương là giá cả sức lao động được hình thành qua thỏa thuận giữa người có sức lao động và người sử dụng sức lao động phù hợp với quan hệ trong nền kinh tế thị trường Hệ thống tiền lương là toàn bộ tiền lương doanh nghiệp trả cho nhân viên do công việc mà họ đã làm Vì vậy khi xây dựng hệ thống tiền lương cần phải có các yêu cầu cơ bản sau:

• Cách tính tiền lương phải đơn giản, dễ hiểu, rõ ràng để mọi người có thể hiểu và kiểm tra được tiền lương của mình

• Phải tuân theo những quy định chung của pháp luật như mức lương tối thiểu, phụ cấp chức vụ, phụ cấp độc hại, làm thêm giờ…

• Phải thể hiện tính cạnh tranh về giá cả trên thị trường lao động

• Tương xứng với năng lực và đóng góp của mỗi người, đảm bảo sự công bằng trong doanh nghiệp

• Trong cơ cấu tiền lương phải có phần cứng (phần ổn định) và phần mềm (phần linh động) để có thể điều chỉnh lên xuống khi cần thiết

Hai hình thức trả lương chủ yếu trong doanh nghiệp :

• Trả lương theo thời gian: Tiền lương sẽ trả căn cứ vào thời gian làm việc của mỗi người Có thể trả lương theo ngày, giờ, tháng, năm Hình thức trả lương này thường áp dụng cho các cấp quản lý và các nhân viên làm việc ở các phòng ban hoặc các nhân viên làm việc trực tiếp ở những khâu đòi hỏi sự chính xác cao

Hình thức trả lương này có ưu điểm là khuyến khích người lao động đảm bảo ngày công lao động Nhưng hình thức trả lương này còn có nhược điểm là mang tính bình quân, do đó không kích thích được sự nhiệt tình sáng tạo của người lao động, tạo tư tưởng làm việc đối phó cho hết giờ dẫn đến giảm hiệu quả công việc

• Trả lương theo sản phẩm: Là việc trả lương không dựa vào thời gian làm việc mà dựa vào kết quả làm ra trong thời gian đó

Hình thức này gắn thu nhập của người lao động với kết quả làm việc của họ

Vì vậy trả lương theo sản phẩm được gọi là hình thức đòn bẩy để kích thích mỗi người nâng cao năng suất lao động của mình Doanh nghiệp có thể vận dụng nhiều hình thức trả lương theo sản phẩm khác nhau thích hợp với mỗi hoàn cảnh cụ thể như: trả lương theo sản phẩm gián tiếp, trả lương theo sản phẩm trực tiếp, trả lương khoán…

Ngoài tiền lương người lao động còn nhận được các khoản tiền bổ sung như: phụ cấp, trợ cấp, tiền thưởng…

• Phụ cấp: là những khoản thu nhập thêm nhằm mục đích đền bù cho các công việc chịu thiệt thòi hoặc ưu đãi cho một số công việc có tính chất đặc biệt

• Trợ cấp: cũng là những khoản tiền thu nhập thêm nhưng không mang tính chất thường xuyên như phụ cấp mà chỉ có khi xảy ra một sự kiện nào đó

• Các khoản thu nhập khác: nghỉ phép có lương, cấp nhà hoặc thuê nhà với giá tượng trưng, ăn trưa miễn phí, bồi dưỡng thêm…

• Tiền thưởng: là những khoản tiền mà doanh nghiệp dùng để khuyến khích người lao động đóng góp công sức hơn nữa cho doanh nghiệp

Đây là một công cụ mang tính chất khuyến khích vật chất mạnh mẽ đối với nhân viên, đồng thời cũng là công cụ khuyến khích tinh thần cho nhân viên Tiền thưởng khẳng định tính vượt bậc về thành tích của nhân viên đồng thời cổ

vũ cho toàn nhân viên trong doanh nghiệp phấn đấu đạt thành tích cao

Các hình thức khen thưởng chủ yếu:

• Thưởng cho cán bộ công nhân viên hoàn thành tốt công việc được giao

• Thưởng cho các cá nhân có phát minh, sáng kiến nâng cao năng suất lao động và hiệu quả kinh doanh

• Thưởng cho những người trung thành và tận tụy với doanh nghiệp

• Thưởng cho cán bộ nhân viên nhân dịp lễ tết, ngày thành lập doanh nghiệp

Đãi ngộ tinh thần:

Đãi ngộ tinh thần giữ vai trò quan trọng nhằm thoả mãn tối đa nhu cầu đa dạng về mặt tinh thần của người lao động Mức sống càng cao thì nhu cầu về tinh

thần ngày càng cao Khuyến khích tinh thần chính là biện pháp được áp dụng để thỏa mãn nhu cầu ngày càng cao trong đời sống của người lao động

Các biện pháp khuyến khích tinh thần:

• Sử dụng đúng khả năng, bố trí công việc phù hợp với khả năng và nguyện vọng của mỗi người, tạo điều kiện để họ nâng cao trình độ

• Tỏ thái độ quan tâm chân thành: nắm vững tên tuổi, hoàn cảnh gia đình, thường xuyên thăm hỏi động viên cấp dưới

• Giảm bớt sự cách biệt giữa cấp trên với cấp dưới, tạo điều kiện để cùng sinh hoạt, vui chơi, giải trí; tránh sự phân biệt thái quá trong chính sách đãi ngộ Định kỳ hàng năm tổ chức văn hóa văn nghệ nhân các dịp lễ tết

• Trong nhiều trường hợp kích thích tinh thần có khi còn quan trọng hơn kích thích vật chất, do đó các nhà quản lý cần dùng danh hiệu để phong tặng cho người lao động Ngoài ra còn áp dụng một số hình thức khác như: gửi thư khen ngợi, đăng báo tường, dán hình tuyên dương…

• Đánh giá nhân viên thường xuyên, kịp thời, phát hiện ra tiềm năng để bồi dưỡng đồng thời phát hiện ra các sai sót và tạo cơ hội để nhân viên sửa chữa

• Không ngừng cải thiện điều kiện làm việc để đảm bảo sức khoẻ và tâm trạng vui tươi thoải mái cho người lao động

• Áp dụng thời gian làm việc linh động và chế độ nghỉ ngơi hợp lý Áp dụng chế độ này người lao động sẽ cảm thấy thoải mái và hiệu suất công việc sẽ cao Về khía cạnh tâm lý nhân viên sẽ cảm thấy tự có trách nhiệm hơn vì cảm thấy cấp trên tin tưởng và tạo điều kiện cho mình hoàn thành công việc ở bất cứ hoàn cảnh nào

• Tổ chức và đẩy mạnh các phong trào thi đua trong doanh nghiệp Thi đua là phương tiện để kích thích và phát huy tích cực tính chủ động và sáng tạo của người lao động

1.2.2 Nhiệm vụ của công tác quản trị nhân sự

Để thực hiện các chức năng của tổ chức nhân sự, các nhà quản lý phải hoàn thành tốt các nhiệm vụ sau:

• Tổ chức tuyển dụng nhân sự: Mục đích là nhằm duy trì chức năng hoạt động của công tác nhân sự trong doanh nghiệp Muốn hoạt động tuyển dụng đạt kết quả cao cần quan tâm đến các vấn đề sau:

 Khi cần tuyển dụng ta phải xác định được một khối lượng công việc đáng kể và cần đến sự chuyên trách lâu dài thì mới cần tuyển nhân viên

 Người được tuyển phải có đủ khả năng trình độ đảm trách được yêu cầu công việc

• Bố trí nhân sự: đây là hoạt động quan trọng nhất quyết định đến hiệu quả

sử dụng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp Để đảm bảo được hiệu quả cao nhất trong việc bố trí nhân sự các nhà lãnh đạo cần chú ý:

 Chức năng nhiệm vụ của doanh ngiệp và của từng bộ phận trong doanh nghiệp, trong từng giai đoạn

 Căn cứ vào số lượng, chất lượng và cơ cấu nhân sự dự kiến

 Căn cứ vào nguồn cung cấp nhân sự trong thực tiễn

• Thực hiện chính sách tiền lương: Tiền lương là nguồn thu nhập chính của nhân viên Nó được xác định bởi số lượng, chất lượng lao động và được tính theo thời gian, theo khối lượng công việc hoặc theo sản phẩm Việc trả lương phải công bằng và tuân theo nguyên tắc trả lương bằng nhau cho các công việc giống nhau còn công việc khác nhau sẽ được hưởng những mức lương khác nhau

• Thực hiện các chế độ phụ cấp cho người lao động Phụ cấp có thể được tính theo lương

• Tăng cường củng cố lòng tin người lao động bằng các đảm bảo an ninh cho nhân viên, đảm bảo sự công bằng tuyệt đối giữa các bộ phận với nhân viên

• Củng cố địa vị nhân viên trong quá trình tham gia hoạt động nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức

• Thăng tiến nhân viên, bố trí, sắp xếp nhân viên vào các vị trí khác nhau với những yêu cầu khác nhau về trình độ chuyên môn

• Tổ chức huấn luyện, đào tạo nhân viên theo yêu cầu công việc và theo mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp

• Tạo môi trường thuận lợi cho nhân viên làm việc để đảm bảo yêu cầu về năng suất, chất lượng công việc

1.3 Tầm quan trọng của công tác quản trị nhân sự

Quản trị nhân sự giữ vai trò đặc biệt quan trọng, nó là một nhân tố quyết định đến sự thành bại trong doanh nghiệp Trong nền kinh tế thị trường ngày nay

có rất nhiều công ty, xí nghiệp, doanh nghiệp quốc doanh và tư nhân được thành lập Xã hội ngày càng phát triển, đáp ứng với nhu cầu đó các đơn vị kinh doanh cũng phát triển theo Vì vậy số lượng công nhân viên ngày càng tăng, việc quản

lý tổ chức kinh doanh sẽ phức tạp hơn nhiều bởi nó liên quan đến nhiều người và công việc quản lý sẽ trở nên rất khó khăn để duy trì sự truyền thông có hiệu quả giữa các thành viên với nhau

Doanh nghiệp sẽ lâm vào tình trạng khủng hoảng phá sản khi không được quản trị tốt Do đó việc nghiên cứu quản trị nhân sự là hết sức cần thiết Nền kinh

tế nước ta hiện nay là nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước, do vậy đặc trưng nổi bật là tính cạnh tranh Các tổ chức quản trị nói chung và kinh doanh nói riêng buộc phải cải thiện tổ chức, trong đó yếu tố con người là quyết định Việc tìm đúng người phù hợp để giao đúng việc, hay đúng cương vị đang là vấn đề đáng quan tâm đối với mọi tổ chức hiện nay

Sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật hiện đại cùng với sự phát triển của nền kinh tế đã buộc các nhà quản trị phải biết cách thích ứng do đó việc tuyển chọn, sắp xếp, đào tạo, điều động nhân sự trong bộ máy tổ chức cũng phải linh động nhằm đạt hiệu quả tốt nhất

Quản trị nhân sự gắn liền với mọi tổ chức, bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng cần phải có bộ phận nhân sự Quản trị nhân sự là một thành tố quan trọng của chức năng quản trị, nó có gốc rễ và các nhánh trải rộng khắp nơi trong mọi tổ chức Quản trị nhân sự hiện diện ở khắp các phòng ban, bất cứ cấp quản trị nào cũng có nhân viên dưới quyền, vì thế đều phải có quản trị nhân sự Cung cách quản trị nhân sự tạo ra bầu không khí văn hoá cho một doanh nghiệp Đây cũng

là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành bại của một doanh nghiệp

Công tác quản trị nhân sự nếu được thực hiện đúng đắn, có hiệu quả sẽ giúp cho nhà quản trị biết đặt câu hỏi, biết lắng nghe, biết tìm ra ngôn ngữ chung với nhân viên, biết cách đánh giá, lôi kéo nhân viên say mê với công việc và tránh được các sai lầm trong việc tuyển chọn và sử dụng lao động, nâng cao chất lượng công việc, nâng cao hiệu quả tổ chức…

1.4 Khái quát về hồ sơ

 Khái niệm hồ sơ

Hồ sơ là một thuật ngữ được dùng khá phổ biến trong công tác hành chính văn phòng và công tác lưu trữ, thuật ngữ này được hiểu như sau: Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân

 Các loại hồ sơ

- Hồ sơ công việc (hồ sơ công vụ)

Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, hoặc có cùng đặc trưng như: tên loại, tác giả… hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị

- Hồ sơ nguyên tắc

Là tập bản sao văn bản của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quy định

về một mặt, một lĩnh vực công tác nhất định dùng làm căn cứ để giải quyết công việc hàng ngày (loại hồ sơ này không phải nộp vào lưu trữ mà chỉ dùng để giải quyết, xử lý công việc)

- Hồ sơ trình ký

Là một tập văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề được sử dụng để soạn thảo dự thảo một văn bản trình cấp có thẩm quyền xem xét, ký duyệt và ban hành một văn bản mới

- Hồ sơ nhân sự

Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh - sinh viên…)

 Vai trò của hồ sơ trong quản lý

Tài liệu được lập thành hồ sơ sẽ giúp cho việc tra tìm nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả, nâng cao hiệu xuất

và chất lượng công tác của cán bộ Trong cơ quan, đơn vị nếu công văn giấy tờ trong quá trình giải quyết và sau khi giải quyết xong được sắp xếp và phân loại khoa học theo từng vấn đề, sự việc phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và từng đơn vị tổ chức, bộ phận sẽ giúp cho các cán bộ và thủ trưởng cơ quan tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc có căn cứ xác đáng và kịp thời Do đó góp phần nâng cao hiệu xuất và chất lượng công tác của cán bộ cũng như toàn cơ quan, đơn vị

Có hồ sơ sẽ giúp cho việc quản lý tài liệu được chặt chẽ, giữ gìn bí mật thông tin của cơ quan, đơn vị Mỗi khi văn bản được lập thành hồ sơ thì sẽ tạo điều kiện cho cán bộ, thủ trưởng cơ quan quản lý được tài liệu chặt chẽ, nắm chắc được thành phần, nội dung và khối lượng văn bản của cơ quan, biết được những tài liệu nào phải bảo quản cẩn thận, chu đáo, biết được những văn bản bị thất lạc, cho mượn tùy tiện để kịp thời có biện pháp quản lý chặt chẽ, giữ gìn được bí mật củacơ quan, đơn vị

Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu trước mắt và lâu dài

 Vai trò của quản lý hồ sơ

Quản lý hồ sơ được nghiêm túc, khoa học sẽ giúp cho việc tra cứu thông tin trong cơ quan, tổ chức được nhanh chóng, đủ căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả

- Quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu sẽ góp phần giữ gìn bí mật của cơ quan,

Đối với cơ quan, đơn vị nếu làm tốt việc lập hồ sơ sẽ quản lý được công việc của cơ quan, đơn vị, quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật Lập hồ sơ và quản lý tốt sẽ xây dựng được nề nếp khoa học trong công tác văn thư; tránh được tình trạng nộp lưu tài liệu bó, gói vào lưu trữ, tạo thuận lợi cho cán bộ, nhân viên lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ lưu trữ nhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác, nghiên cứu

Chương 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI HIỆP HỘI

THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ VIỆT NAM 2.1 Giới thiệu về Hiệp hội Thương mại điện tử Việt Nam ( VECOM)

2.1.1.Giới thiệu chung

2.1.1.1 Tên gọi

Tên tiếng Việt: HIỆP HỘI THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ VIỆT NAM

Tên tiếng Anh: VIETNAM E-COMMERCE ASSOCIATION

Tên viết tắt: VECOM

2.1.1.2.Tôn chỉ, mục đích

Hiệp hội Thương mại điện tử Việt Nam (sau đây gọi tắt là Hiệp hội) là một tổ chức xã hội – nghề nghiệp của các doanh nghiệp, các tổ chức và cá nhân trực tiếp kinh doanh bằng thương mại điện tử; hoặc ứng dụng thương mại điện tử phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh; hoặc nghiên cứu hay cung cấp các dịch

vụ về thương mại điện tử Hiệp hội hoạt động trên cơ sở tự nguyện, phi lợi nhuận, nhằm mục đích tập hợp, đoàn kết, hợp tác, hỗ trợ, bảo vệ các hội viên để phát triển lĩnh vực thương mại điện tử ở Việt Nam

2.1.1.3.Địa vị pháp lý

Trụ sở chính của Hiệp hội đặt tại Hà Nội và sẽ xin phép mở văn phòng đại diện ở địa phương theo quy định của pháp luật khi có nhu cầu Hiệp hội có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có tài sản, độc lập về tài chính, có tài khoản tại ngân hàng, có các tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp, nhà xuất bản trực thuộc Hiệp hội Việc thành lập các tổ chức, đơn vị, nhà xuất bản thực hiện theo quy định của pháp luật

2.1.1.4 Nhiệm vụ và quyền hạn

1 Đại diện và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của hội viên

2 Đại diện, tập hợp, nghiên cứu ý kiến của các hội viên để phản ánh, kiến nghị, đề đạt với Chính phủ các vấn đề liên quan tới lĩnh vực thương mại điện tử Làm cầu nối giữa hội viên để tham gia với Chính phủ, các ngành, địa phương,

các tổ chức về các vấn đề chính sách, chiến lược, kế hoạch phát triển, cung cấp thông tin, chương trình hỗ trợ liên quan tới lĩnh vực thương mại điện tử

3 Tư vấn, phản biện các vấn đề liên quan đến lĩnh vực thương mại điện tử theo yêu cầu của các tổ chức, cá nhân

4 Tham gia xây dựng và thực hiện các chiến lược, kế hoạch phát triển thương mại điện tử phù hợp với các quy định của pháp luật

5 Tư vấn, hỗ trợ, hợp tác, liên kết giữa các hội viên, trao đổi thông tin, kinh nghiệm trong lĩnh vực ứng dụng và phát triển thương mại điện tử và các vấn

đề liên quan đến lĩnh vực này

6 Tổ chức các diễn đàn, đối thoại, các cuộc tiếp xúc giữa hội viên và các đối tượng khác trong và ngoài nước để trao đổi thông tin, xúc tiến thương mại điện tử

7 Tổ chức cung cấp thông tin, phổ biến chủ trương, chính sách mới của Đảng và Nhà nước Tổ chức các hoạt động tuyên truyền, vận động nhằm xã hội hoá thương mại điện tử

8 Giúp các hội viên giải quyết bất đồng, tranh chấp thông qua thương lượng, hoà giải khi có tranh chấp xảy ra trong quá trình hoạt động kinh doanh thương mại điện tử

9 Tham gia với các cơ quan chức năng của nhà nước để tổ chức đào tạo chuyên môn về thương mại điện tử cho các hội viên và các đối tượng khác

10 Tổ chức khảo sát, học tập kinh nghiệm triển khai thương mại điện tử trong và ngoài nước

11 Xuất bản, in ấn, phát hành báo, tạp chí và các ấn phẩm chuyên ngành theo quy định của pháp luật

12 Tham gia các hoạt động hợp tác quốc tế trong lĩnh vực thương mại điện tử Tham gia các hiệp hội thương mại điện tử trong khu vực và quốc tế theo quy định của pháp luật

13 Thực hiện các công việc khác khi Chính phủ giao hoặc các tổ chức khác ủy quyền

14 Tổ chức các trung tâm đào tạo, tư vấn trực thuộc Hiệp hội khi có nhu cầu, theo quy định của pháp luật

15 Quản lý và sử dụng tài sản, tài chính của Hiệp hội theo đúng quy định của pháp luật và Điều lệ của Hiệp hội

2.1.2.Hoạt động

2.1.2.1 Hoạt động chuyên môn

I Tư vấn, phản biện chính sách và pháp luật về thương mại điện tử

Theo Điều lệ của Hiệp hội, hoạt động tư vấn, phản biện chính sách và pháp luật về thương mại điện tử là nhiệm vụ trọng tâm của Hiệp hội nhằm tạo ra môi trường vĩ mô thuận lợi cho sự phát triển mạnh mẽ và bền vững của lĩnh vực này trên phạm vi cả nước

Trong nhiệm kỳ III Hiệp hội tiếp tục chú trọng tới việc triển khai các hoạt động liên quan tới nhiệm vụ này

1.Tư vấn, phản biện văn bản pháp luật liên quan tới thương mại điện tử

Sự phát triển nhanh chóng của thương mại điện tử đòi hỏi cần có khung khổ pháp lý hỗ trợ các hoạt động kinh doanh trực tuyến, tạo thuận lợi cho doanh nghiệp đồng thời bảo vệ người tiêu dùng

Hiệp hội cần chủ động theo dõi và có các hoạt động tư vấn, phản biện chính sách, pháp luật liên quan tới các lĩnh vực sau:

– Thương mại điện tử trên nền tảng di động;

– Kinh doanh trên các mạng xã hội;

– Thương mại điện tử gắn với Internet vạn vật (Internet of Things);

– Các loại tiền điện tử;

– Quảng cáo trực tuyến;

– Bảo vệ thông tin cá nhân;

– Các vấn đề liên quan tới bảo vệ người tiêu dùng và cạnh tranh lành mạnh; – Giải quyết tranh chấp, bao gồm giải quyết tranh chấp phát sinh từ giao dịch thương mại điện tử xuyên biên giới;

2 Thực thi pháp luật liên quan tới thương mại điện tử

Hiệp hội cần tích cực triển khai các hoạt động theo dõi, giám sát việc tuân thủ pháp luật liên quan tới thương mại điện tử của các doanh nghiệp hội viên

Một mặt, hỗ trợ các hội viên tuân thủ các quy định pháp luật, tạo điều kiện

để các hội viên hoạt động tích cực, hiệu quả hơn Mặt khác, phát hiện các doanh nghiệp trong và ngoài Hiệp hội vi phạm pháp luật và đề xuất với các cơ quan chức năng có các biện pháp xử lý thỏa đáng, vừa bảo vệ lợi ích hợp pháp của hội viên, vừa đảm bảo sự thượng tôn pháp luật

Cùng với sự phát triển của thương mại điện tử, số lượng vụ tranh chấp và

vi phạm pháp luật có thể gia tăng nhanh chóng, đồng thời mức độ phức tạp và đa dạng ngày càng cao Hiệp hội cần phối hợp chặt chẽ với các cơ quan quản lý thị trường, quản lý cạnh tranh và bảo vệ người tiêu dùng, thanh tra công nghệ thông tin và truyền thông, thanh tra khoa học và công nghệ, Hiệp hội Bảo vệ người tiêu dùng cũng như các cơ quan trọng tài và bảo vệ pháp luật khác để phát hiện và xử

lý kịp thời các hành vi vi phạm của các bên tham gia thương mại điện tử

II Tuyên truyền, phổ biến về thương mại điện tử

1 Trên các phương tiện truyền thông của VECOM

a) Trang thông tin điện tử của Hiệp hội vecom.vn

Trong nhiệm kỳ III website của Hiệp hội không chỉ dừng lại là một kênh quan trọng để phổ biến thông tin về hoạt động của Hiệp hội mà cần nâng cấp để cung cấp thông tin đa dạng về thương mại điện tử trong nước cũng như trên thế giới, bao gồm thông tin về chính sách, pháp luật, dự báo thị trường, xu hướng công nghệ, điển hình thành công…

Đồng thời Hiệp hội sẽ tiếp tục nâng cấp Bản tin điện tử với cả hai phiên bản tiếng Việt và tiếng Anh mỗi tháng hai số tới đông đảo đối tượng quan tâm tới thương mại điện tử Vận động để có ít nhất 5 đối tác hỗ trợ nguồn lực cho Bản tin này

b) Mạng xã hội

Mạng xã hội là một kênh trao đổi thông tin hiệu quả và xu hướng này còn tiếp diễn trong suốt nhiệm kỳ III Hiệp hội phải khai thác tốt xu hướng này Bên cạnh Facebook cố gắng triển khai cung cấp thông tin trên một số mạng xã hội khác

c) Tạp chí Thương gia và Thị trường

Mặc dù có nhiều cố gắng nhưng số lượng phát hành ấn phẩm in của Tạp chí còn thấp, Tạp chí điện tử mới ở giai đoạn đầu, nội dung liên quan tới thương mại điện tử còn khiêm tốn

Trong nhiệm kỳ III Tạp chí cần nâng cao chất lượng và thực sự trở thành

cơ quan ngôn luận của Hiệp hội

2 Trên các phương tiện truyền thông khác

Hợp tác chặt chẽ với các phương tiện truyền thông để phổ biến, tuyên truyền về thương mại điện tử có ý nghĩa to lớn trong việc nâng cao lòng tin vào mua sắm trực tuyến, giới thiệu các mô hình và doanh nghiệp kinh doanh trực tuyến hiệu quả, an toàn

Các kênh truyền thông đại chúng như truyền hình, báo giấy, báo điện tử vẫn có tác động to lớn tới đông đảo các đối tượng trên phạm vi cả nước Hiệp hội cần lập kế hoạch hợp tác hàng năm với một số đơn vị truyền thông lớn theo từng chủ đề cụ thể, chú trọng tới đối tượng là các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở các tỉnh miền núi, vùng sâu, vùng xa

III Đào tạo, tập huấn về thương mại điện tử

1.Đào tạo tại các trường đại học và cao đẳng

Hiệp hội sẽ tích cực phối hợp, hỗ trợ các trường đại học và cao đẳng đào tạo về thương mại điện tử Để có nguồn nhân lực đáp ứng nhu cầu xử lý tranh chấp và vi phạm pháp luật liên quan tới thương mại điện tử trong trung hạn và dài hạn, Hiệp hội sẽ hợp tác chặt chẽ hơn với một số trường như Đại học Kinh tế – Luật thuộc Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh và các trường đại học luật hay

có khoa luật kinh tế – thương mại

Sự hợp tác bao gồm trao đổi về chương trình đào tạo, hỗ trợ sinh viên thực tập, giới thiệu giảng viên, tổ chức giao lưu, kết nối với các doanh nghiệp thương mại điện tử để thực hiện tốt chủ trương gắn đào tạo với nhu cầu xã hội Ngoài ra, Hiệp hội sẽ tổ chức các chương trình giao lưu giữa sinh viên với các doanh nhân thành đạt trong lĩnh vực thương mại điện tử hay các chương trình khác nhằm động viên, lôi cuốn sinh viên say mê học tập và đam mê kinh doanh trong lĩnh vực này

2.Hội thảo, tập huấn về thương mại điện tử

Trong nhiệm kỳ III, Hiệp hội sẽ chủ trì hoặc phối hợp với các cơ quan, tổ chức ở Trung ương và địa phương và các doanh nghiệp tổ chức hội thảo, tập huấn về thương mại điện tử