Ứng dụng phần mềm HRM vào quản lý hồ sơ nhân sự tại công ty cổ phần kỹ thương thế kỷ, hà nội

LỜI CẢM ƠN Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin chân thành cảm ơn Khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Đại học Công nghệ thông tin truyền thông Thái Nguyên tạo điều kiện cho chúng em thực đề tài thực tập Em xin chân thành cảm ơn thầy, cô giáo Khoa tận tình giảng dạy, truyền đạt kiến thức cần thiết, kinh nghiệm quý báu suốt trình học tập Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy TS.Phạm Ngọc Thành, người tận tình hướng dẫn, bảo, giúp đỡ em suốt thời gian thực đề tài Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn tới anh Đỗ Đình Thiện cơng ty Cổ Phần Kỹ Thương Thế Kỷ tạo thuận lợi cho em tìm hiểu học tập suốt trình thực tập đơn vị để em lựa chọn đề tài cho Khóa luận tốt nghiệp em lần Mặc dù, cố gắng hoàn thành đề tài với tất nỗ lực thân, song tránh khỏi thiếu sót định Em mong nhận thơng cảm, góp ý tận tình bảo Thầy bạn Em xin chân thành cảm ơn! Thái Nguyên, ngày tháng năm 2017 Sinh viên thực Trần Thị Lệ i LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan: Những nội dung khóa luận tốt nghiệp em thực hướng dẫn trực tiếp thầy TS Phạm Ngọc Thành Mọi tham khảo khóa luận tốt nghiệp trính dẫn rõ ràng tên tác giả, tên cơng trình, thời gian, địa điểm công bố Mọi chép không hợp lệ, vi phạm quy chế đào tạo, hay gian trá em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm Thái Nguyên, ngày tháng năm 2017 Sinh viên thực Trần Thị Lệ ii MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i LỜI CAM ĐOAN ii MỤC LỤC iii DANH MỤC HÌNH ẢNH v LỜI MỞ ĐẦU Chương CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ 1.1 Tổng quan quản lý nhân 1.1.1 Khái niệm nhân quản trị nhân 1.1.2 Các nội dung Quản trị nhân doanh nghiệp cần lưu hồ sơ 1.2 Tổng quan quản lý thông tin hồ sơ nhân 12 1.2.1 Khái niệm hồ sơ nhân 12 1.2.2 Thành phần hồ sơ nhân 13 1.2.3 Vai trò quản lý hồ sơ nhân 14 1.2.4 Thời hạn bảo quản hồ sơ nhân 14 1.3 Giới thiệu phần mềm quản lý nhân HRM 15 Chương THỰC TRẠNG QUẢN LÝ THÔNG TIN HỒ SƠ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THƯƠNG THẾ KỶ 17 2.1 Giới thiệu Công ty Cổ phần Kỹ Thương Thế Kỷ 17 2.1.1 Địa giới hành 17 2.1.2 Tình hình hoạt động cơng ty 17 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 19 2.2 Thực trạng quản lý thông tin hồ sơ nhân Công ty Cổ phần Kỹ Thương Thế Kỷ 22 2.3 Quy trình nghiệp vụ quản lý thơng tin hồ sơ nhân viên 23 2.4 Những kết đạt số tồn 26 2.5 Đưa giải pháp 27 Chương TIN HỌC HÓA TRONG QUẢN LÝ THÔNG TIN HỒ SƠ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THƯƠNG THẾ KỶ 28 3.1 Giới thiệu phần mềm quản lý nhân HRM 28 3.2 Giới thiệu chức phần mềm quản lý nhân HRM 28 iii 3.2.1 Chức quản lý thông tin nhân 28 3.2.2 Chức quản lý tiền lương 30 3.2.3 Chức hệ thống 31 3.2.4 Chức báo cáo 32 3.3 Ứng dụng phần mềm quản lý nhân HRM vào quản lý thông tin hồ sơ nhân Công ty Cổ phần Kỹ Thương Thế Kỷ 33 3.3.1 Hệ Thống: thiết lập thông tin hệ thống 34 3.3.2 Chức quản lý danh mục 37 KẾT LUẬN 59 TÀI LIỆU THAM KHẢO 60 iv DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 3.1: Thiết lập thông tin công ty 34 Hình 3.2: Phân Quyền cơng ty 35 Hình 3.3: Thay đổi mật 35 Hình 3.4: Nhật ký hệ thống 36 Hình 3.5: Các chức quản lý danh mục 37 Hình 3.6: Bàn làm việc 37 Hình 3.7: Danh mục nhân 38 Hình 3.8: Cơ cấu tổ chức 39 Hình 3.9: Danh mục chấm cơng 39 Hình 3.10: Danh mục tính lương 40 Hình 3.11: Thơng tin nhân 40 Hình 3.12: Danh sách nhân viên 41 Hình 3.13: Hợp đồng lao động 42 Hình 3.14: Bảng chấm công tăng ca 46 v LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật công nghệ với thành tựu kỳ diệu tác động mạnh mẽ đến hoạt động kinh tế, trị, xã hội giới nói chung Việt Nam nói riêng Cũng với phát triển nhanh chóng tin học vai trò ngày trội thơng tin, giới bước vào kỷ nguyên mới, kỷ nguyên công nghệ thông tin Công nghệ thông tin bước vào tất lĩnh vực, chiếm vị trí quan trọng xã hội Cùng với phát triển khoa học – cơng nghệ, hoạt động quản lý có nhiều đổi theo xu hướng đại hóa đáp ứng nhu cầu ngày cao xu hội nhập phát triển, có nhiều phát minh tiên tiến dần thay sức lao động, giải phóng người, giúp người giải cơng việc nhanh chóng Việc nắm bắt thơng tin nhanh chóng, kịp thời xác ngày đóng vai trò quan trọng cơng tác quản lý điều hành Công tác quản lý thông tin hồ sơ nhân hoạt động đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin phục vụ cho việc quản lý tất hoạt động thông tin chi tiết cá nhân cán bộ, nhân viên tổ chức đoàn quan nhà nước tổ chức trị - xã hội khác… Nhận thức tầm quan trọng việc quản lý hồ sơ nhân viên quan, đơn vị nói chung công ty Cổ phần Kỹ Thương Thế Kỷ nói riêng Vì vậy, em chọn đề tài “Ứng dụng phần mềm HRM vào quản lý hồ sơ nhân Công ty Cổ Phần Kỹ Thương Thế Kỷ, Hà Nội” cho Khóa luận Tốt nghiệp Thơng qua đề tài này, em muốn tìm hiểu kỹ phần mềm nhân sự, từ làm sở để ứng dụng phần mềm vào quản lý hồ sơ nhân Công ty nhằm xây dựng để cải thiện quy trình quản lý hồ sơ trở nên hiệu Hơn hội để em tìm hiểu, học hỏi mở rộng thêm kiến thức áp dụng kiến thức vào thực tế Đồng thời dịp để em tổng hợp kiến thức năm học trường Qua làm sở cho em sau trường có hành trang tốt để xin việc làm việc Ý nghĩa khoa học-thực tiễn Chương trình giúp cho nhân viên người quản lý tra tìm cách đầy đủ, xác, dễ dàng, nhanh chóng tiện lợi quản lý thông tin nhân quan, tổ chức hiểu Chương trình giảm bớt chi phí thời gian cơng việc cán quản lý nhân việc quản lý thông tin hồ sơ cán bộ, nhân viên cách chặt chẽ khoa học phù hợp với phát triển đất nước Chương trình xây dựng phải sát với thực tế, giao diện gần gũi, dễ sử dụng Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Bằng kiến thức tổng hợp kết hợp với tìm hiểu, phân tích cơng tác tổ chức quản lý thơng tin hồ sơ nhân Trên sở nhằm ưu, nhược điểm tồn để đề biện pháp hoàn thiện việc quản lý hồ sơ cho nhân viên làm công tác theo dõi xác thơng tin nhân viên đợn vị, tổ chức Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu Công tác quản lý thông tin hồ sơ nhân công ty Cổ phần Kỹ Thương Thế Kỷ ứng dụng phần mềm quản lý thông tin hồ sơ nhân công ty Cổ phần Kỹ Thương Thế Kỷ Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp khảo sát thực tế; - Phương pháp phân tích, thiết kế; - Phương pháp tổng hợp-thống kê Kết cấu đề tài Đề tài gồm chương: - Chương 1: Cơ sở lý thuyết quản lý hồ sơ nhân - Chương 2: Thực trạng quản lý thông tin hồ sơ nhân Công ty Cổ phần Kỹ Thương Thế Kỷ - Chương 3: Tin học hóa quản lý thơng tin hồ sơ nhân Công ty Cổ phần Kỹ Thương Thế Kỷ Chương CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ 1.1.Tổng quan quản lý nhân 1.1.1 Khái niệm nhân quản trị nhân Nhân lực: Bao gồm tất tiềm người tổ chức hay xã hội (kể thành viên ban lãnh đạo doanh nghiệp) tức tất thành viên doanh nghiệp sử dụng kiến thức, khả năng, hành vi ứng xử giá trị đạo đức để thành lập, trì phát triển doanh nghiệp Nguồn nhân lực: nguồn lực người, gồm lực trí lực Thể lực phụ thuộc vào tình trạng sức khoẻ người, mức sống, thu nhập, chế độ ăn uống, chế độ làm việc, nghỉ ngơi v.v Trí lực nguồn tiềm tàng to lớn người, tài năng, khiếu quan điểm, lòng tin, nhân cách v.v Quản trị nguồn nhân lực gắn liền với tổ chức tổ chức có phòng phận quản trị nhân hay không thành tố quan trọng chức quản trị có gốc rễ nhánh trải rộng khắp nơi tổ chức Nhân nguồn lực quan trọng định đến tồn phát triển doanh nghiệp Vì vậy, vấn đề nhân ln quan tâm hàng đầu Quản trị nhân hoạt động vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật, quản trị nhân lĩnh vực gắn bó nhiều đến văn hố tổ chức chứa đựng nhiều giá trị nhân văn lĩnh vực quản trị khác Quản trị nhân việc thực chức tổ chức quản trị bản, bao gồm nội dung sau đây: - Phân tích cơng việc - Tuyển dụng nhân viên - Đào tạo nâng cao lực chuyên môn cho nhân viên - Nâng cao hiệu sử dụng lao động thông qua việc sử dụng hệ thống kích thích vật chất tinh thần nhân viên Nhiệm vụ quản trị nhân Quản lý công tác tuyển dụng Chuyển bảng đánh giá ứng viên cho phòng kế tốn để tính lương, lập bảng đánh giá ứng viên thử viêc Quản lý hồ sơ lý lịch lưu hồ sơ Quản lý công tác đào tạo Quản lý ứng viên không đạt yêu cầu đợt tuyển dụng Quản lý văn phòng phẩm Đề xuất phương án thưởng ngày lễ tết, trợ cấp “Quản trị” bao gồm khía cạnh nhân liên quan đến cấu, điều hành phát triển Cơ cấu: Xây dựng cách lãnh đạo cho nhân sự, tạo cho nhân hệ thống (phù hợp với yếu tố bên bên ngồi DN) để điều khiển q trình Điều hành: nghĩa đạo nhân lực ý nghĩa điều khiển cung cách ứng xử nhân viên qua trình lãnh đạo nhân viên chế ngự hệ thống nhân Phát triển: Là cách lãnh đạo để khuyến khích khả học hỏi hồn thiện liên tục việc tạo dựng cấu tổ chức điều hành tổ chức 1.1.2 Các nội dung Quản trị nhân doanh nghiệp cần lưu hồ sơ Phân tích cơng việc Phân tích cơng việc việc tìm hiểu xác định nội dung, đặc điểm công việc, đo lường giá trị tầm quan trọng để đề tiêu chuẩn lực, phẩm chất mà người thực công việc cần phải có Phân tích cơng việc nội dung quan trọng quản trị nhân sự, ảnh hưởng trực tiếp đến nội dung khác quản trị nhân Mục đích: - Đưa tiêu chuẩn cần thiết để tiến hành tuyển dụng nhân cho việc tuyển dụng nhân đạt kết cao - Chuẩn bị nội dung đào tạo bồi dưỡng trình độ để đáp ứng yêu cầu cơng việc - Phân tích cơng việc làm để xây dựng đánh giá hiệu cơng việc Ngồi giúp cho việc nghiên cứu cải thiện điều kiện làm việc - Cung cấp tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng thực cơng việc Nội dung phân tích cơng việc: Sơ đồ 1.1 Nội dung phân tích cơng việc Bước 1: Mô tả công việc Thiết lập liệt kê nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn, hoạt động thường xuyên đột xuất, phương tiện điều kiện làm việc, quan hệ công việc… Để mơ tả cơng việc thực tế có sử dụng số biện pháp sau: - Quan sát: Quan sát trực tiếp xem công việc thực nơi làm việc - Tiếp xúc trao đổi: Phương pháp thực với người làm cơng việc đó, với cấp trực tiếp họ, với đồng nghiệp họ Cuộc tiếp xúc trao đổi cho phép ta thu thập thông tin cần thiết, tạo hội để trao đổi giải vấn đề chưa rõ ràng Trong quan sát sử dụng số dụng cụ cần thiết như: giấy bút để ghi chép, đồng hồ để bấm Bảng chấm cơng tăng ca Hình 3.14: Bảng chấm cơng tăng ca Chức thiết lập nhanh Bước - Đăng nhập vào phần mềm Bước - Thiết lập danh mục Chương Trình, chức vụ, chun mơn, cấp, cơng việc, quốc tịch, dân tộc, tơn giáo, quan hệ gia đình, học vấn, ngoại ngữ, tin học - Chọn Danh Mục -> Chức Vụ -> Thêm - Nhập thông tin Chức vụ -> Lưu & Đóng 46 (Áp dụng tương tự cho danh mục chuyên môn, cấp, công việc, quốc tịch, dân tộc, tơn giáo, quan hệ gia đình, học vấn, ngoại ngữ, tin học) Bước - Thiết lập danh mục ứng viên Thêm đợt tuyển dụng -> Lưu 47 Thêm ứng viên ->Lưu 48 - Danh sách nhân viên Thêm Chi Nhánh 49 Thêm Phòng Ban Thêm Tổ Nhóm 50 Thêm Nhân Viên 51 Bước - Hợp đồng lao động ->Thêm -> Lưu & Đóng (Lưu & Thêm) 52 Bước - Quá trình làm việc: Lọc theo nhân viên -> Xem Đi Công Tác -> Thêm -> Lưu & Đóng (Lưu & Thêm) Kỷ Luật -> Thêm -> Lưu & Đóng (Lưu & Thêm) 53 Khen Thưởng -> Thêm -> Lưu & Đóng (Lưu & Thêm) Q Trình Đào Tạo -> Thêm -> Lưu & Đóng (Lưu & Thêm) 54 Tạm ứng Lương -> Thêm -> Lưu & Đóng (Lưu & Thêm) 55 Bước - Bảng xếp ca 56 Thêm ca làm việc -> Lưu 57 Bước - Bảng chấm công 58 KẾT LUẬN Được tận tình hướng dẫn, quan tâm, bảo, giúp đỡ Thầy giáo, Cô giáo khoa Hệ thống thông tin Kinh tế-Trường Đại học Công nghệ thông tin truyền thông Cùng với cố gắng, nỗ lực thân đồng tình, ủng hộ, giúp đỡ nhiệt tình bạn bè đặc biệt tập thể lớp QTVP – K12B, em hoàn thành tốt đề tài Khóa luận tốt nghiệp Phần mềm quản lý hồ sơ nhân bước đầu đáp ứng số yêu cầu sau: Giúp lãnh đạo quản lý nhân hiệu cao hơn; Tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao hiệu công việc Tuy nhiên, hạn chế kiến thức kinh nghiệm thực tế nên em khó tránh khởi hạn chế, thiếu sót Rất mong nhận ý kiến, đóng góp tồn thể Thầy giáo, Cơ giáo Khoa Hệ thống thông tin Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ thơng tin Truyền thơng Kính mong tiếp tục Thầy, cô quan tâm, đạo, hướng dẫn, giúp đỡ em nhiều để em hoàn thiện Trong Khóa luận tốt nghiệp này, chưa hồn thiện đầy đủ em hy vọng giúp ích cho quan tâm đến vấn đề 59 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] PGS.TS Nguyễn Hữu Thi (2005), [Giáo trình quản trị văn phòng], NXB Khoa học –kỹ thuật Hà Nội; [2] Quyết định 06/2007/QĐ-BNV việc ban hành thành phần hồ sơ cán bộ, công chức mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; [3] Luật Doanh nghiệp năm 2014 Quốc hội khóa 13 ; [4] Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV việc ban hành quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; [5].Website: http://doanhnghiepmoi.vn [6] Quyết định 02/2008/QĐ-BNV việc ban hành mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; [7] Website: http://www.moj.gov.vn 60 ... cứu phạm vi nghiên cứu Công tác quản lý thông tin hồ sơ nhân công ty Cổ phần Kỹ Thương Thế Kỷ ứng dụng phần mềm quản lý thông tin hồ sơ nhân công ty Cổ phần Kỹ Thương Thế Kỷ Phương pháp nghiên... sở lý thuyết quản lý hồ sơ nhân - Chương 2: Thực trạng quản lý thông tin hồ sơ nhân Công ty Cổ phần Kỹ Thương Thế Kỷ - Chương 3: Tin học hóa quản lý thơng tin hồ sơ nhân Công ty Cổ phần Kỹ Thương. .. phần mềm HRM vào quản lý hồ sơ nhân Công ty Cổ Phần Kỹ Thương Thế Kỷ, Hà Nội cho Khóa luận Tốt nghiệp Thơng qua đề tài này, em muốn tìm hiểu kỹ phần mềm nhân sự, từ làm sở để ứng dụng phần mềm vào