Ứng dụng excel vào công tác quản lý hồ sơ cán bộ ở UBND xã việt long, huyện sóc sơn

LỜI MỞ ĐẦU1. Lý do chọn đề tàiTrong quá trình hoạt động, các cơ quan, tổ chức đều hình thành một khối lượng lớn giấy tờ, tài liệu, trong đó có tài liệu liên quan đến con người. Toàn bộ giấy tờ, tài liệu có liên quan đến một cán bộ công chức nào đó tạo thành bộ hồ sơ và được gọi là hồ sơ Cán bộ.Hồ sơ cán bộ là tài liệu có tính pháp lý phản ánh trung thực về nguồn gốc, quá trình công tác, phẩm chất chính trị, trình độ học vấn, trình độ chuyên môn, chức danh, chức vụ, năng lực công tác, đạo đức tác phong, hoàn cảnh gia đình, quan hệ gia đình, xã hội của người CB nó là sự phản ánh khá trung thực của bản thân người cán bộ, vì vậy cần được quản lý chặt chẽ, khoa học đảm bảo tốt nhất cho việc quản lý, sử dụng và khai thác có hiệu quả nhất. Cùng với sự phát triển của xã hội, công nghệ thông tin cũng đã và đang tỏ rõ phần quan trọng trong tất cả các lĩnh vực. Chính vì vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý cán bộ là tất yếu.Nhưng thực tế, công tác quản lý cán bộ tại một số cơ quan hiện nay lại chưa được coi trọng, công tác này được tổ chức thống nhất theo quy định của Nhà nước, việc quản lý thực hiện thủ công dưới hình thức ghi chép sổ sách. Việc làm này đã gặp không ít khó khăn và hạn chế, đặc biệt là trong việc tìm kiếm, sắp xếp.Qua thời gian thực tập cơ sở, em đã có dịp tìm hiểu về thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ tại UBND xã Việt Long, huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội.Qua quan sát và trải nghiệm thực tế em nhận thấy rằng công tác quản lý hồ sơ cán bộ không chỉ đơn giản là ghi chép.Vì vậy em đã mạnh dạn lựa chọn đề tài : “Ứng dụng excel vào công tác quản lý hồ sơ cán bộ ở UBND xã Việt Long, huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội” cho bài thực tập cơ sở của mình.2. Mục đích nghiên cứu đề tàiTrên cơ sở khảo sát tình hình thực tế về thực hiện công tác quản lý hồ sơ cán bộ tai UBND để từ đó đề ra giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác quản lý hồ sơ cán bộ ở UBND xã Việt Long nói riêng và các cơ quan đơn vị khác nói chung. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: UBND xã Việt Long, huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội.Phạm vi nghiên cứu:+ Những quy trình quản lý hồ sơ tại UBND xã Việt Long, huyện Sóc SƠn, thành phố Hà Nội.+ Thiết kế chương trình ứng dụng Microsoft excel trong việc báo cáo số lượng hồ sơ cán bộ, công chức thay cho việc ghi chép thông thường.4. Phương pháp nghiên cứu Khảo sát thực trạng quản lý hồ sơ cán bộ tại UBND xã Việt Long, huyện Sóc Sơn, tp Hà Nội. Thu thập số liệu về hồ sơ quản lý cán bộ từ đó đánh giá, phân tích vấn đề, xây dựng giải pháp.5. Nội dung đề tài Chương 1: Khái quát về công tác quản lý hồ sơ cán bộ. Chương 2: Thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ tại xã Việt Long, huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội. Chương 3: : Ứng dụng excel vào công tác quản lý hồ sơ cán bộ xã Việt Long, huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội.Được sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo – TS.Đoàn Đức Hải và các cô chú công tác tại UBND, em đã cố gắng để hoàn thiện đề tài nhưng vì còn hạn chế về kiến thức cũng như kinh nghiệm nên bài báo cáo của em còn nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo và giúp đỡ của các thầy cô trong khoa để bài thực tập của em được hoàn thiện hơn.Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 2

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ 5

1.1 Khái quát chung về hồ sơ và hồ sơ cán bộ 5

1.1.1 Hồ sơ 5

1.1.2 Hồ sơ cán bộ 6

1.2 Công tác quản lý hồ sơ và quản lý hồ sơ cán bộ 8

1.2.1 Quản lý hồ sơ 8

1.2.2 Quản lý hồ sơ cán bộ 9

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ TẠI XÃ VIỆT LONG, HUYỆN SÓC SƠN, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 11

2.1 Khái quát chung, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân xã Việt Long 11

2.1.1 Giới thiệu chung về Ủy ban nhân dân xã Việt Long 11

2.1.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng của UBND xã Việt Long 11

2.2 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ ở xã Việt Long 17

2.2.1 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ tại UBND xã Việt Long 17

2.2.2 Quy trình quản lý hồ sơ cán bộ tại UBND xã Việt Long 18

2.2.3 Giải thích sơ đồ quy trình 18

2.3 Nhận xét 20

2.4 Xây dựng giải pháp 21

CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG EXCEL VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ XÃ VIỆT LONG, HUYỆN SÓC SƠN, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 22

3.1 Giới thiệu khái quát về phần mềm Microsoft Excel 22

3.1.1 Giới thiệu tổng quan 22

3.1.2 Các hàm thông dụng trong Microsoft Excel 24

3.2 Ứng dụng Microsoft Excel vào quản lý hồ sơ cán bộ công chức 25

KẾT LUẬN 31

TÀI LIỆU THAM KHẢO 32

1

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Việt Long 12

Hình 3.1 Giao diện chính của Excel 2010 24

Hình 3.2 Giao diện trang chủ quản lý hồ sơ cán bộ 26

Hình 3.3 Giao diện thông tin hồ sơ cán bộ 27

Hình 3.4 Giao diện nhập dữ liệu hồ sơ cán bộ 28

Hình 3.5 Giao diện tìm kiếm thông tin hồ sơ cán bộ 28

Hình 3.6 Giao diện quá trình lương cán bộ 29

Hình 3.7 Giao diện nhập dữ liệu quá trình lương cán bộ 30

2

và khai thác có hiệu quả nhất

Cùng với sự phát triển của xã hội, công nghệ thông tin cũng đã và đang tỏ rõphần quan trọng trong tất cả các lĩnh vực Chính vì vậy việc ứng dụng công nghệthông tin vào công tác quản lý cán bộ là tất yếu.Nhưng thực tế, công tác quản lý cán bộtại một số cơ quan hiện nay lại chưa được coi trọng, công tác này được tổ chức thốngnhất theo quy định của Nhà nước, việc quản lý thực hiện thủ công dưới hình thức ghichép sổ sách Việc làm này đã gặp không ít khó khăn và hạn chế, đặc biệt là trong việctìm kiếm, sắp xếp

Qua thời gian thực tập cơ sở, em đã có dịp tìm hiểu về thực trạng công tác quản

lý hồ sơ cán bộ tại UBND xã Việt Long, huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội.Qua quansát và trải nghiệm thực tế em nhận thấy rằng công tác quản lý hồ sơ cán bộ không chỉ

đơn giản là ghi chép.Vì vậy em đã mạnh dạn lựa chọn đề tài : “Ứng dụng excel vào công tác quản lý hồ sơ cán bộ ở UBND xã Việt Long, huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội” cho bài thực tập cơ sở của mình.

2 Mục đích nghiên cứu đề tài

Trên cơ sở khảo sát tình hình thực tế về thực hiện công tác quản lý hồ sơ cán bộtai UBND để từ đó đề ra giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hơnnữa hiệu quả công tác quản lý hồ sơ cán bộ ở UBND xã Việt Long nói riêng và các cơquan đơn vị khác nói chung

3

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: UBND xã Việt Long, huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội -Phạm vi nghiên cứu:

+ Những quy trình quản lý hồ sơ tại UBND xã Việt Long, huyện Sóc SƠn,thành phố Hà Nội

+ Thiết kế chương trình ứng dụng Microsoft excel trong việc báo cáo số lượng

hồ sơ cán bộ, công chức thay cho việc ghi chép thông thường

4 Phương pháp nghiên cứu

- Khảo sát thực trạng quản lý hồ sơ cán bộ tại UBND xã Việt Long, huyện Sóc Sơn,

tp Hà Nội

- Thu thập số liệu về hồ sơ quản lý cán bộ từ đó đánh giá, phân tích vấn đề, xâydựng giải pháp

5 Nội dung đề tài

- Chương 1: Khái quát về công tác quản lý hồ sơ cán bộ.

- Chương 2: Thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ tại xã Việt Long, huyện

Sóc Sơn, thành phố Hà Nội

- Chương 3: : Ứng dụng excel vào công tác quản lý hồ sơ cán bộ xã Việt Long,

huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội

Được sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo – TS.Đoàn Đức Hải và các cô chú côngtác tại UBND, em đã cố gắng để hoàn thiện đề tài nhưng vì còn hạn chế về kiến thứccũng như kinh nghiệm nên bài báo cáo của em còn nhiều thiếu sót Em rất mong nhậnđược sự chỉ bảo và giúp đỡ của các thầy cô trong khoa để bài thực tập của em đượchoàn thiện hơn

Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn!

4

CHƯƠNG 1:

KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ

1.1 Khái quát chung về hồ sơ và hồ sơ cán bộ

1.1.1 Hồ sơ

1.1.1.1 Khái niệm hồ sơ

Văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan sau khi đã giải quyếtxong cần được lập thành hồ sơ để tiếp tục sử dụng phục vụ cho hoạt động của cơquan hoặc các yêu cầu cần nghiên cứu khác Đây là một yêu cầu mang tính tất yếu,nếu không sẽ gây khó khăn, trở ngại cho hoạt động quản lý, sản xuất, nghiên cứucủa các cơ quan tổ chức Do đó, từ rất lâu hồ sơ đã trở thành một thuật ngữ đượcdùng phổ biến trong công tác hành chính văn phòng, công tác lưu trữ ở Việt Nam

và trên các nước trên Thế giới

Khái niệm về hồ sơ được nhiều giáo trình tài liệu và văn bản quản lý của Nhànước đưa ra Tuy nhiên các khái niệm này đều thống nhất ở một số đặc điểm cơ bảncủa Hồ sơ như là tập hợp các văn bản, tài liệu có “ liên quan” với nhau về nội dunghoặc hình thức của văn bản; phản ánh quá trình giải quyết công việc của các cơ quan,

tổ chức, cá nhân; phản ánh quá trình thực hiện chức năng nhiệm vụ của các cơ quan, tổchức, doanh nghiệp…

Theo Từ điển thuật ngữ lưu trữ do Hội đồng Lưu trữ Quốc tế xuất bản năm

1988 thì khái niệm hồ sơ được nêu như sau: Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một vănbản) có liên quan với nhau về một vấn đề, sự việc (hay một người) hình thành trongquá trình giải quyết vấn đề sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giốngnhau về hình thức như cùng chủng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành

Khoản 10, Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011 – QH 13 ngày 11 tháng 11 năm

2011 nêu khái niệm Hồ sơ như sau: “ Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau

về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.”

Ví dụ: Trong hoạt động thi đua, khen thưởng, để khen thưởng cho các cá nhân,tập thể có thành tích xuất sắc thì cán bộ phụ trách công việc này phải lập hồ sơ làmminh chứng cho vấn đề này Chẳng hạn trong “Hồ sơ khen thưởng cán bộ giảng viên

5

và sinh viên có thành tích xuất sắc năm học 2014-2015 của Trường Đại học Côngnghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên” là tập hợp các văn bản, giấy tờ liên quanvới nhau như: các Quyết định khen thưởng, danh sách tập thể, danh sách cá nhân đượckhen thưởng, các minh chứng về công trình và thành tích…

1.1.1.2 Phân loại hồ sơ

Trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, văn bản được sử dụng làmphương tiện chính để truyền đạt các quyết định quản lý Do đó, việc quản lý văn bản

và lập hồ sơ hiện hành làm minh chứng cho quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ

là một yêu cầu mang tính tất yếu Tuy nhiên, văn bản, tài liệu có nội dung, hình thứcthể hiện phong phú, đa dạng và hình thành từ nhiều thời điểm khác nhau nên các hồ sơđược lập ra cũng có nhiều loại khác nhau Về cơ bản, trong quá trình hoạt động củamột cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp sẽ hình thành một số nhóm hồ sơ cơ bản như:

- Hồ sơ công việc

Hồ sơ gốc là hồ sơ của cán bộ, công chức do cơ quan có thẩm quyền quản lýcán bộ, công chức lập và xác nhận lần đầu khi cán bộ , công chức đươc tuyển dụngtheo quy định của pháp luật

1.1.2.2 Thành phần hồ sơ cán bộ.

Trong hồ sơ cán bộ gồm có:

- Bì hồ sơ cán bộ:

Bì hồ sơ cán bộ được làm bằng chát liệu giáy hông hút ẩm, có độ bền cao.Bì hồ

sơ cán bộ gồm 5 loại có kích thước như sau:

a Mẫu B01 có kích thước: 250 x 340 x 5mm;

b Mẫu B02 có kích thước: 250 x 340 x10mm;

6

Tiểu sử tóm tắt gồm 2 trang được lamg bằng chất liệu giấy trắng khổ A4(210 x

297 mm) Ký hiệu: Mẫu: 03a-BNV/2007

- Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ

Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ gồm 2 trang được lamg bằng chất liệu giấy trắngkhổ A4(210 x 297 mm) Ký hiệu: Mẫu: 04a-BNV/2007

- Bìa kẹp bảng kê thành phần tài liệu trong hồ sơ

Bìa kẹp bảng kê thành phần tài liệu trong hồ sơ dùng để liệt kê các thành phầntài liệu trong hồ sơ cán bộ, công chức gồm 01 trang bìa và ít nhất 02 trang mục lục đểliệt kê đầy đủ các thành phần tài liệu trong hồ sơ cán bộ, công chức Trng bìa kẹp bảng

kê thành phần tài liệu trong hồ sơ được làm bằng chất liệu giấy Duplex trắng khổA3(297 x 420mm) để gập đôi, trang danh mục thành phàn tài liệu trong hồ sơ đượclàm bằng giấy trắng khổ A4(210 x 297 mm) Ký hiệu: Mẫu 01b-BNV/2007

- Phiếu giao nhận hồ sơ cán bộ

Phiếu giao nhận hồ sơ cán bộ gồm 1 trang được làm bằng chất liệu giấy trắngkhổ A4(210 x 297 mm) Ký hiệu: Mẫu: 02b-BNV/2007

- Phiếu chuyển hồ sơ cán bộ

Phiếu chuyển hồ sơ cán bộ gồm 01 trang được làm bằng chất liệu giấy trắngkhổ A4(210 x 297 mm) Ký hiệu: Mẫu: 04b-BNV/2007

- Phiếu theo dõi việc sử dụng, khai thác hồ sơ cán bộ

Phiếu theo dõi việc sử dụng, khai thác hồ sơ cán bộ gồm 01 trang được làmbằng chất liệu giấy trắng khổ A4(210 x 297 mm) Ký hiệu: Mẫu: 05b-BNV/2007

7

- Bìa kẹp nghị quyết, quyết định về nhân sự

Bìa kẹp nghị quyết, quyết định về nhân sự (như quyết định bổ nhiệm, quyếtđịnh nâng ngạch công chức, quyết định điều động, ) gồm 01 trang giấy khổ A3(297 x

420 mm) được làm bằng chất liệu giấy Duplex trắng để gập đôi Mặt ngoài in cácthông tin về tên bìa kẹp.Mặt trong in danh mục tài liệu kèm theo Kya hiệu: Mãu 06b-BNV/2007

- Bìa kẹp các nhận xét, đánh giá đơn thư

Bìa kẹp các nhận xét, đánh giá đơn thư (nhận xét, đánh giá cán bộ;đơn thư vàcác tài liệu xác minh khác, ) gồm 01 trang giấy khổ A3(297 x 420 mm) được làmbằng chất liệu giấy Duplex trắng để gạp đôi Mặt ngoài in các thông tin về tên bìa kẹp.Mặt trong in danh mục tài liệu kèm theo Ký hiệu: Mẫu 07b-BNV/2007

1.2 Công tác quản lý hồ sơ và quản lý hồ sơ cán bộ

1.2.1 Quản lý hồ sơ

1.2.1.1 Khái niệm

Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp ,thiết kế và xem xét lại các văn bản, hồ sơtrong tổ chức.Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ , quản lý,bảo quản, tiêuhủy trong sự hoạt động của một tổ chức

1.2.1.2 Vai trò của việc quản lý hồ sơ

- Giảm chi phí mua sắm thiết bị

- Đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời

- Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả

- Có thể dễ dàng tìm hồ sơ khi nhân viên bệnh, nghỉ việc riêng

- Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi nhân viên chuyển bộ phận,nghỉ việc…

1.2.1.3 Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ

Có một số nguyên tắc phải tuân thủ khi quản lý một hệ thống lưu trữ hồ sơ Vìthế nên có cách tiếp cận hồ sơ sao cho có thể nhanh chóng tìm ra khi cần

- Hệ thống nên đủ đơn giản để dễ hiểu và dễ vận hành, nếu không, có thể có sựnhầm lẫn về những hồ sơ nào được yêu cầu và làm chậm trễ việc truy cập

- Khi chọn cho mình một hệ thống lưu trữ hồ sơ, các doanh nghiệp cần lưu ýđến tính linh động để có thể mở rộng và nhận một số lượng lớn hồ sơ khi cần

8

- Phải xem xét việc tiết kiệm chi phí lập hệ thống và chi phí điều hành nó Tính

có thể nén được là một lý do quan trọng để bảo đảm hệ thống có thể phù hợp vớikhoảng trống sẵn có

- Phải xem xét tính an toàn chống lại những thứ như hỏa hoạn và sự hư hỏng hồ

sơ do bụi, chất bẩn và tính an toàn của các hồ sơ mật Tính phù hợp chung của hệthống trong điều kiện hoạt động của tổ chức là một xem xét khác

- Cách tạo chỉ mục của hệ thống nên thích hợp với mục đích và cung cấp đủtham chiếu qua lại đối với những tài liệu bao gồm một số lãnh vực

- Phải có sự kiểm soát để theo dõi bất kỳ tài liệu nào được lấy ra và biết đượcchúng đang ở đâu

- Xây dựng hệ thống sắp đặt hồ sơ có hiệu quả: phải đảm bảo an toàn cho tàiliệu quan trọng và dễ tìm khi cần sử dụng, thiết lập cẩm nang, sách hướng dẫn về danhmục hồ sơ đã sắp xếp

- Thiết kế và sử dụng các biểu mẫu thống nhất theo sự chỉ đạo chung

Như vậy, một cơ quan, tổ chức phải thiết kế hệ thống lưu trữ hồ sơ của mìnhphù hợp với các yêu cầu và bảo đảm rằng hệ thống đó đủ linh động để theo kịp cácthay đổi, đặc biệt là những thay đổi liên quan đến việc mở rộng hệ thống và các yêucầu quản trị hiện đại

Nên sử dụng những thiết bị bảo quản hiệu quả để lưu giữ và phân biệt nhữngloại hồ sơ khác nhau

Tài liệu của hồ sơ nên luôn luôn đưa vào theo trình tự giải quyết công việc, Tàiliệu nào ban hành trước được đặt trước trong hồ sơ

- Nên tránh viết tắt trong các tên gọi hồ sơ Cũng nên tránh dùng từ đồng nghĩa.Tài liệu nên được phân loại theo một phương án phân loại phù hợp để lưutrữ.Với tài liệu hành chính có thể phân loại theo phương án thời gian - cơ cấu tổ chứchoặc thời gian - mặt hoạt động; tài liệu nhân sự phân loại theo vần chữ cái, gồm từ Ađến F, G đến L, M đến R và từ S đến Z

cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ , năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội củacán bộ, công chức.

1.2.2.2 Trách nhiệm trong quản lý hồ sơ

Xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức là trách nhiệm của người đứngđầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức

Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức được thực hiện thốngnhất, khoa học để quản lý được đầy đủ, chính xác thông tin của từng cán bộ, côngchức từ khi được tuyển dụng vào cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước đến khi ra khỏi

cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước nhằm đáp ứng yêu cầu nghiên cứu, thống kê,đánh giá, tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, điều động, biệt phái, luânchuyển, bố trí sử dụng, khen thưởng, kỷ luật, nghỉ hưu và thực hiện chính sách đốivới cán bộ, công chức

Hồ sơ cán bộ, công chức được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệumật do Nhà nước quy định, chỉ những người được cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩmquyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu,khai thác hồ sơ của cán bộ, công chức

Cán bộ, công chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác và chịutrách nhiệm về tính trung thực của những thông tin trong hồ sơ do mình kê khai, cungcấp Những tài liệu do cán bộ, công chức kê khai phải được cơ quan có thẩm quyềnquản cán bộ, công chức hoặc cơ quan có thẩm quyền khác xác minh, chứng nhận

10

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ TẠI XÃ VIỆT LONG,

HUYỆN SÓC SƠN, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2.1 Khái quát chung, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân xã Việt Long

2.1.1 Giới thiệu chung về Ủy ban nhân dân xã Việt Long

Việt Long là xã nằm ở phía Đông huyện Sóc Sơn, phía Đông giáp huyện Hiệp

Hòa tỉnh Bắc Giang (ranh giới tự nhiệ là song Cầu), phái Nam giáp huyện Yên Phongtỉnh Bắc Ninh (ranh giới tự nhiên là song Cà Lồ), phía Tây giáp xã Xuân Giang, pháiBắc giáp xã Bắc Phú

Trung tâm hành chính xã ở thôn Tiên Tảo, cách thị trấn Sóc Sơn 8km theo trựcđường 131

Diện tích xã khoảng 9km2.

Dân số khoảng 9000 người

2.1.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng của UBND xã Việt Long

2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Việt Long

11

CÁN BỘVĂN HÓATHÔNGTIN

CÁN BỘLAO ĐỘNGXÃ HỘI

TRƯỚNGCÔNG AN

CHỈ HUYTRƯỞNGQUÂN SỰ

CÁN BỘ

KẾ TOÁNTÀICHÍNH

CÁN BỘ

TƯ PHÁP

HỘ TỊCH

CÁN BỘĐỊACHÍNHXÂYDỰNG

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Việt Long

2.1.2.2 Chức năng của UBND xã Việt Long

 Chức năng của UBND xã Việt Long

- Ủy ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Ủy bannhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hộiđồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

- Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của

cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm bảođảm thực hiện chủ trương , biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng,

an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phầnbảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trungương tới cơ sở

 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Việt Long

a Trong lĩnh vực kinh tế

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND cùngcấp thông qua để trình UBND cấp huyện phê duyệt, tổ chức kiểm tra việc thực hiện kếhoạch đó

- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sáchđịa phương; phương án phân bổ dự toán ngân sách của cấp mình, quyết toán ngân sáchđịa phương, lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiếttrình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo UBND, cơ quan tài chính cấptrên trực tiếp

b Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai

- Xây dựng, trình HĐND cùng cấp thông qua các chương trình khuyến khíchphát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ chức thực hiện cácchương trình đó

- Chỉ đạo UBND thôn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấu kinh tế,phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm sản, phát triển ngành,nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ, hải sản

- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình,giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật

- Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi, tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thuỷ lợivừa và nhỏ, quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của pháp luật.

c Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp

- Tham gia với UBND huyện trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch pháttriển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện

- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ

ở các thôn

- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sảnxuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu, phát triển cơ sở chế biến nông, lâm,thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của UBND huyện

d Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải

- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựngthị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện, quản lý việc thực hiện quy hoạchxây dựng đã được duyệt

- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ

sở theo sự phân cấp

- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiệnpháp luật trong xây dựng, tổ chức việc thực hiện các chính sách về nhà ở, quản lý đất ở

và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn

- Quản lý việc khai thác, sản xuất kinh doanh vật liệu xâu dựng theo phân cấpcủa UBND cấp huyện

e Trong lĩnh vực văn hoá, thông tin, giáo dục, y tế, xã hội và thể dục thể thao

- Xây dựng các trương trình đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, y tế,thể dục thể thao, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi được cấp

có thẩm quyền phê duyệt

- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cậpgiáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề, tổ chức cáctrường mầm non, thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn, chỉ đạo việcxoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử

- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp, hướng dẫn các phòng trào

về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao, bảo vệ

và phát huy giá trị các di tích lịch sử, văn hoá và danh lam thắng cảnh do địa phươngquản lý.

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế, quản lý các trung tâm y tế, trạm

y tế, chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ cho nhân dân, phòng chống dịch bệnh,bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa, bảo vệchăm sóc bà mẹ, trẻ em, thực hiện chính sách dân số kế hoạch hoá gia đình

- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành nghề

y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm

- Tổ chức chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động, tổ chứcthực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo, hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo

f Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường

- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ sảnxuất và đời sống nhân dân ở địa phương

- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường, phòng chống khắc phục hậu quả thiêntai, bão lụt

- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và chấtlượng sản phẩm, kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn huyện, ngănchặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa phương

g Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội

- Tổ chức phòng trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang vàquốc phòng toàn dân Thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện, quản lýlực lượng dự bị động viên, chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công táchuấn luyện dân quân tự vệ

- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự, quyết định việc nhập ngũ,giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp vi phạmtheo quy định của pháp luật

- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự an toàn xã hội, xây dựnglực lượng công an nhân dân vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước, thực hiện các biệnpháp phòng ngừa và phòng chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạmpháp luật khác ở địa phương

- Chỉ đạo và kiểm tra việc quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại củangười nước ngoài ở địa phương.

- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ anninh trật tự, an toàn xã hội

h Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo

- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn giáo

- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch, dự

án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùngsâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt

- Chỉ đạo và kiểm tra thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo,quyền tự do, tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc khong theo một tôn giáo nào củacông dân ở địa phương

- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôngiáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật vàchính sách của nhà nước theo quy định của pháp luật

i Trong lĩnh vực thi hành pháp luật

- Tổ chức, chỉ đạo công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việcchấp hành hiến pháp, luật các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấptrên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp

- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo thôn thực hiện các biện pháp bảo vệ tài sản củanhà nước, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự

do danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân

- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn

- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp luật

- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước, tổchức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân, hướngdẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở địa phương

k Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính

- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dântheo quy định của pháp luật