Phân tích thiết kế hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ công ty dịch vụ thương mại số 1 tổng công ty dệt may việt nam

Lời mở đầu Trong năm gần phát triển mạnh mẽ nghành công nghệ thông tin thực đà đem lại cho nhiều lợi ích Công nghệ thông tin có nhiều ứng dụng vào nghành đặc biệt lĩnh vực quản lý kinh tế đà làm cho mặt xà hội thay đổi nhanh chóng lĩnh vực này, thông tin đa cách xác đảm bảo yêu cầu toán quản lý đồng thời tiết kiệm đợc thời gian công sức cho ngời Trong lĩnh vùc c«ng nghƯ th«ng tin, viƯc tỉ chøc mét khèi lợng thông tin lớn vấn đề khó khăn đòi hỏi phải giải đợc việc cập nhật thông tin cách xác hiệu nhanh chóng Do đó, ta cần phải tổ chức thông tin lại thành hệ thống, sở liệu cho đáp ứng đợc nhu cầu nhiều ngời dùng, nhiều chơng trình ứng dụng khai thác hệ thống liệu đợc quản lý cách tập trung, tăng hiệu sử dụng ứng dụng tin học vào công tác quản lý yêu cầu cần thiết với doanh nghiệp tin học hoá công tác quản lý giúp làm giảm đến mức tối thiểu can thiệp thủ công ngời, tiết kiệm đợc thời gian tìm kiếm, tiết kiệm không gian lu trữ, hệ thống hóa kết xuất thông tin cách xác đầy đủ đáp ứng đợc yêu cầu ngời sử dụng Trong trình thực tập chuyên đề Công ty Dịch vụ thơng mại số em nhận thấy sử dụng kiến thức đà đợc học trờng để đem áp dụng vào thực tế, em đợc phân công vào phòng Tổ chức hành phần công việc phòng quản lý hồ sơ cán công nhân viên Vì em chọn đề tài " Phân tích thiết kế hệ thống quản lý hồ sơ cán " nhằm trợ giúp cho công tác quản lý hồ sơ cán quan đạt hiệu cao Mục đích đề tài là: - Phân tích trình quản lý hồ sơ cán công nhân viên - Thiết kế sở liệu phù hợp - Lu trữ cập nhật ta cứu thông tin cần thiết xác hiệu qủa - Lập bảng báo cáo theo yêu cầu đơn vị Chuyên đề thùc tËp tèt nghiƯp cđa em gåm ch¬ng c¬ bản: Chơng I: Giới thiệu khái quát đơn vị thực tập đề tài nghiên cứu Chơng II: Phân tích thiết kế hệ thống Chơng III: Thiết kế cài đặt ứng dụng quản lý hồ sơ cán Chơng I Những nét Khái quát chung Công ty đề tài nghiên cứu I./ Quá trình hình thành phát triển Công ty dịch vụ Thơng Mại số đợc thành lập ngày 26/9/1995 theo định số 10/QĐ-HĐQT tổng Công ty dệt may Việt Nam - Tên Công ty : Công ty dịch vụ thơng mại số - Tên giao dịch quốc tế : Trade & Service Company N01 (Trasco) - Văn phòng giao dịch : 20 Lĩnh Nam, quận Hai Bà Trng, Hà Nội - Điện thoại : 04.8621228 - 04.8623915 - Fax : 04.8624620 - Email : trasco@fpt.vn Công ty Dịch vụ Thơng Mại số đơn vị hạch toán phụ thc tỉng C«ng ty dƯt may ViƯt Nam C«ng ty có tài khoản ngân hàng Công Thơng Việt Nam, ngân hàng đầu t phát triển Hà Nội, có dấu riêng để giao dịch hoạt động sở điều lệ tổng Công ty, điều lệ riêng Công ty quy định Tổng giám đốc - Tổng Công ty 1./ Quá trình hình thành phát triển Công ty Ngày 26/9/1995 Tổng Công ty Dệt may ký định thành lập Công ty dịch vụ Thơng Mại số Công ty đợc thành lập sở sáp nhập đơn vị thành viên: + Xí nghiệp sản xuất xuất nhập May + Xí nghiệp sản xuất dịch vụ Dệt + Xí nghiệp sản xuất dịch vụ Đức Giang + Xí nghiệp dệt kim Mai Động Bốn đơn vị đời trớc năm 1995 nhằm thu hút số cán d thừa thuộc quan văn phòng liên hiệp Xí nghiệp dệt liên hiệp Xí nghiệp may Khi sáp nhập tổng số vốn đơn vị ớc tính gần 15 tỷ đồng 700 lao động Sau đợc thành lập Công ty tiến hành xếp lại tổ chức hình thành đơn vị thành viên gồm: + Xí nghiệp may Hồ Gơm + Xí nghiệp may Hà Nội + XÝ nghiƯp dƯt kim Mai §éng + XÝ nghiƯp dệt kim sản xuất vải tuyn + Cửa hàng giới thiệu bán sản phẩm số 2,3,4 Sau vào hoạt động Công ty có thay đổi mặt cấu tổ chức Chủ chơng Tổng công ty Dệt may Việt Nam đa cho Công ty làm nhiệm vụ kinh doanh dịch vụ thơng mại Do đơn vị sản xuất đợc chuyển giao cho đơn vị khác chuyển hạch toán độc lập Cụ thể nh: - Ngày 15/05/1996: Xí nghiệp may Hà Nội đợc chuyển Công ty dệt vải Công nghiệp - Ngày 18/08/1997: Xí nghiệp may Hồ Gơm tách thành đơn vị độc lập thành viên Tổng Công ty Dệt May Việt Nam - Ngày20/04/1998: Xí nghiệp may thời trang Trơng Định sáp nhập với Xí nghiệp may Hồ Gơm - Ngày20/04/1998: Chun xÝ nghiƯp dƯt kim s¶n xt v¶i tuyn vỊ Viện kinh tế kỹ thuật dệt may - Đầu năm 1999 Công ty ổn định khâu dịch vụ thơng mại với tổng số 90 ngời Tổng số vốn Công ty sau bàn giao 6.650 triệu đồng, vốn lu động 4.825 triệu đồng 2./ Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh Công ty a) Chức nhiệm vụ Công ty - Hợp tác Công ty sản xuất hàng dệt may để sản xuất sản phẩm dệt may tiêu dùng nớc xuất - Nhận làm đại lý tiêu thụ sản phẩm: nguyên phụ liệu, máy móc thiết bị nghành dệt may cho đơn vị nớc - Tổ chức dịch vụ du lịch, khách sạn, vận chuyển hàng hoá dịch vụ khác phục vụ sản xuất - Xuất nhập uỷ thác xuất nhập vật t, nguyên vật liệu, thiết bị máy móc thuộc ngành dệt may hàng công nghiệp tiêu dùng khác b) Đặc điểm tổ chức kinh doanh Công ty Qua năm vào hoạt động Công ty đà tự khẳng định chế thị trờng, đảm bảo kinh doanh có hiệu quả, nâng cao đời sống cán Công nhân viên Công ty, thực tốt nghĩa vụ Ngân sách Nhà nớc - Kinh doanh chÝnh gåm: + Phßng nghiƯp vơ + Phßng nghiƯp vơ - Kinh doanh xt nhËp khÈu: Phßng nghiệp vụ - Các đơn vị phụ thuộc Công ty gồm: + Nhà nghỉ Hoa Lan + Trung tâm thơng mại dệt may + Trung tâm dệt may + Siêu thị Vinh + Cửa hàng bán giới thiệu sản phẩm số Mai Động + Xởng Mex 3./ Cơ cấu tổ chức quản lý Công ty Trong trình hình thành phát triển tổ chức máy quản lý Công ty ngày đợc hoàn thiện phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh Công ty Mô hình cụ thể nh sau: Sơ đồ 1: Sơ đồ máy quản lý Giám Đốc4 trực Phòng Phòng Phòng Trung nghiệ nghiệ tài tâm Phßng p vơ p vơ chÝnh DƯt nghiƯp vụvụ chức cụ thể ban giám đốc phòng ban chức Nhiệm May kế thể nh sau: toán Với cấu tổ chức máy quản lý Công ty đứng đầu giám đốc Công ty phụ trách chung trực tiếp đạo công tác kế hoạch, kinh doanh Nhà xuất Trung Phòng Cửa Siêu nhập trực tiếp đạo hoạt động phòngtổ nghiệp vàTh nghiệp vụ 3, nghỉ chức vụtâm hàng thị đạo công tác tài kế toán, tổ chức cán bộ.hành ơng mại Hoa bán lẻ- Phó Vinh giám đốc thờng trực: có nhiệm vụ chỉchính đạo trực dệt tiếp phòng nghiệp Lan vụ thay mặt giám đốc đạo công tác kinh doanh phòngmay nghiệp vụ 1, khai thác mở rộng kinh doanh mặt hàng ngành đạo công tác kinh doanh phụ liệu may, công tác đầu t xây dựng - Phó giám đốc: trực tiếp đạo công tác sản xuất kinh doanh xởng Mex, nhà nghỉ Hoa Lan, trung tâm thời trang 61- 63 Cầu Gỗ Chỉ đạo kinh doanh mặt hàng sợi phòng nghiệp vụ Chỉ đạo công tác phòng cháy chữa cháy, phòng chống bÃo lụt, an ninh trật tự, tự vệ, kho bảo quản công tác đời sống, công tác đoàn thể - Hỗ trợ cho ban giám đốc phòng ban giúp việc đợc tổ chức theo yêu cầu quản lý kinh doanh chịu lÃnh đạo trực tiếp ban giám đốc - Phòng nghiệp vụ 1: có chức kinh doanh hàng nội địa, mặt hàng vải sợi, hàng may mặc sẵn, hàng dệt kim, sợi dệt kim, vải tuyn, len với phơng thức bán buôn, bán lẻ, bán đại lý cho Công ty, đồng thời tạo nguồn hàng bán lẻ cửa hàng - Phòng nghiệp vụ 2: có nhiƯm vơ kinh doanh vËt t, nguyªn vËt liƯu tõ nguồn hàng sản xuất nớc nhập khẩu, cụ thể loại hàng nh: xơ, tơ sợi, giấy kraft, hạt nhựa, kinh doanh nguồn sợi sản xuất nớc phục vụ cho làng nghề - Phòng tổ chức hành chính: có chức chủ yếu tổ chức nhân sự, giải chế độ sách, quản lý tài sản Công ty, phục vụ cho công tác kinh doanh đồng thời quản lý phần kinh doanh thuê mặt kinh doanh vải Mex công tác đời sống - Phòng tài kế toán: có chức tham mu giúp việc cho ban giám đốc công tác Tài kế toán nhằm sử dụng đồng vốn mục đích, chế độ, hợp lý, có hiệu quả, xây dựng kế hoạch tài ghi chép, phân loại tổng hợp lý giải nghiệp vụ phát sinh, phân tích tổng hợp toàn hoạt động kinh doanh Công ty đảm b¶o ngn vèn cho kinh doanh - NhiƯm vơ cđa phòng ban chức năng: + Chấp hành kiểm tra việc chấp hành chế độ sách Nhà nớc, nội quy Công ty thị mệnh lệnh Giám đốc + Phục vụ đắc lực cho hoạt động kinh doanh Công ty + Đề xuất nhiệm vụ trình Giám đốc, chủ trơng, biện pháp giải khó khăn gặp phải kinh doanh tăng cờng công tác quản lý Công ty Các phòng nghiệp vụ 1, 2, tổ chức thực kế hoạch ban giám đốc đề Các phòng thờng xuyên phối hợp với nhau, thông báo tình hình kinh doanh số lợng, giá mặt hàng Mỗi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh phòng kinh doanh thực khâu lập chứng từ ban đầu chuyển cho phòng kế toán kiểm tra trớc đa cho Giám đốc ký duyệt Phòng kế toán có nhiệm vụ cung cấp thông tin kịp thời cho phòng ban khác để có phơng hớng thực hoạt động kinh doanh đạt đợc hiệu II./ Giới thiệu đề tài Trong trình thực tập Công ty Dịch vụ Thơng mại số em nhận thấy Công ty cha có phần mềm sử dụng cho công việc quản lý chung Công ty có phòng kế toán có sử dụng phần mềm kế toán máy để phục vụ công tác nghiệp vụ Việc đa thông tin vào lu trữ máy tính điện tử cần thiết hữu ích tổ chức kinh tế xà hội l u trữ thông tin máy tính xu ho¸ hiƯn nã tiÕt kiƯm thêi gian chi phÝ mà đem lại hiệu cao thông tin đợc cập nhật, trao đổi thờng xuyên, đảm bảo đợc yêu cầu công việc Có thể nói hoạt động có tổ chức ngời cần quản lý Các hoạt động quản lý đa dạng nhng thờng có đặc điểm chung phải xử lý khối lợng thông tin lớn lu trữ lớn Quá trình thực tập công ty em đợc phân công vào phòng TCHC có nhiệm vụ giúp đỡ, ứng dụng tin học vào công tác quản lý sử dụng máy tính có để quản lý hồ sơ cán em chọn đề tài Phân tích thiết kế hệ thống quản lý hồ sơ cán công ty Dịch vụ Thơng mại số 1- Tổng công ty Dệt may Việt nam Công tác quản lý hồ sơ đòi hỏi phải xử lý đợc khối lợng thông tin lớn phức tạp Những công việc trớc đợc thực phơng pháp thủ công dẫn đến việc cung cấp thông tin xác kịp thời đầy đủ điều khó khăn, tránh khỏi việc thiếu sót số liệu từ làm giảm hiệu xuất công việc Sử dụng chơng trình quản lý hồ sơ cán công tác quản lý giảm đợc chi phí giảm đợc nhân lực nh rút ngắn đợc thời gian để tìm kiếm, thu thập, lu trữ xử lý thông tin Khi cần thông tin chi tiết thông tin tổng hợp vấn đề, lĩnh vực hệ thống đáp ứng đợc lập tức, hệ thống lên đợc báo cáo trình phát triển nh trình biến động nguồn nhân lực Chơng II Phân tích thiết kế hệ thống Phân tích thiết kế trình nghiên cứu lựa chọn cách hiệu giải pháp phù hợp tức xác định cách chi tiết mà hệ thống thực đợc đối tợng cụ thể I./ Phân tích thu thập liệu 1./ Tìm hiểu yêu cầu thực tế yêu cầu quản lý quan Công ty DVTM số đơn vị trực thuộc Tổng Công ty DƯt may ViƯt nam qu¶n lý HiƯn Công ty có phòng ban nh Phòng Tổ chức hành chính, Tài kế toán, Nghiệp vụ 1, Nghiệp vụ Tổng số cán toàn Công ty 92 ngời công việc quản lý Hồ sơ cán đợc giao trực tiếp cho phòng TCHC thực thông qua phơng pháp thủ công tay Khi có nhân viên vào quan phải cập nhật hồ sơ vào tủ hồ sơ sau từ tủ hồ sơ ta lấy để xem xét thông tin nhân viên có thiếu sót đa để sửa chữa điều chỉnh cho phù hợp xác Trong trình công tác có biến động thông tin nhân viên nh chuyển đổi phòng ban, chuyển công tác liệu phải đợc cập nhật Định kỳ hàng tháng, hàng quý, năm phải thống kê, in báo cáo phục vụ cho công tác điều hành lÃnh đạo Công ty Thống kê in ấn Dữ liệu thời điểm nhân viên theo yêu cầu đột xuất ban lÃnh đạo Trong thời điểm Công ty quản lý theo công tác thủ công dẫn đến tốn nhiều thời gian công sức cho việc cập nhật, chép, sửa chữa, xoá, tim kiếm thông tin không đáp ứng đợc yêu cầu thời gian độ xác bảng báo cáo điều làm ảnh hởng gây khó khăn cho cán lu trữ hồ sơ để khắc phục nhợc điểm đòi hỏi phải có hệ thống quản lý Yêu cầu hệ thống phải thiết kế hệ thống quản lý hồ sơ cán cho quan hệ thống phải đợc ứng dụng thực tế ứng dụng tin học cách khả thi, đáp ứng đợc nhu cầu đặt thời kỳ mới, phải thuận tiện an toàn hiệu qủa cao Vì thế, để thực đợc mục tiêu hệ thống cần phải làm đợc công việc sau: +/ Cập nhật thông tin hồ sơ phải nhanh chóng thuận tiện xác cao +/ Xem, Sửa, Xoá cách rõ ràng +/ Tìm kiếm thông tin cách nhanh tróng xác +/ Chơng trình sử dụng đơn giản nhiều ngời sử dụng đợc 2./ Các thông tin đầu vào - Gồm thông tin phục vụ cho việc cập nhật hồ sơ ban đầu có thông tin nh sau * Thông tin sơ yếu lý lịch cán công nhân viên Gồm thông tin về: Họ tên Giới tính Năm sinh Nguyên quán Địa thờng trú Dân tộc Tôn giáo Trình độ học vấn Trình độ văn hoá Trình độ chuyên môn * Thông tin bảng lơng CBCNV Bao gồm: Hệ số lơng Møc l¬ng HƯ sè phơ cÊp HƯ sè CBCV Thêi gian giữ bậc * Hệ thống bảng Dữ liệu liên quan +/ Bảng chức vụ cung cấp thông tin chức vụ đảm nhiệm CB +/ Bảng chuyên môn chứa thông tin trình độ chuyên môn +/ Bảng Hợp đồng Lao động gồm thông tin liên quan đến qúa trình lao động cá nhân - Thông tin phục vụ cho việc cập nhật Dữ liệu +/ Bảng Danh mục phòng ban +/ Bảng Danh mục chức vụ +/ Bảng Quá trình công tác Quá trình đào tạo +/ Bảng Hệ số lơng loại +/ Bảng Nâng lơng: dùng để theo dõi diễn biến tăng giảm tiền lơng 3./ Các thông tin đầu Thông tin đầu đợc kết xuất hai hớng chủ yếu là: - In hình - In máy in Hớng kết xuất thông tin có loại báo cáo nh sau: Các báo cáo nhanh phục vụ nhu cầu xem thông tin nhanh chóng lÃnh đạo * In danh sách cán theo phòng ban có Tổng công ty dệt may việt nam Công ty dịch vụ thơng mại Danh sách cán Phòng Họ STT tên Trình độ Giới NTNS Văn Chính Tin tính hoá trị học Ngoại ngữ Chuyên môn Hệ số lơng Ngời lập bảng Ngày tháng năm Trởng phòng Giám đốc * In hồ sơ cán cụ thể Tổng Công ty dệt may VN Công ty Dvtm số Cộng hoà x· héi chđ nghÜa viƯt nam héi chđ nghÜa viƯt nam Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hồ sơ cán ảnh Họ tên Giới tính Ngày sinh Nơi sinh Số CMND Ngày cấpNơi cấp Quê quán Địa thờng trú Dân tộc Tôn giáo Thành phần gia đình Thành phần thân Trình độ văn hoá Trình độ chuyên môn Trình độ ngoại ngữ Trình độ học vấn Ngày vào Đảng Nơi kết nạp Ngày vào quan Phòng/ ban Chức vụ Công việc đảm nhận Số Hợp đồng LĐ Hệ số Lơng Loại hợp đồng Mức lơng * Danh sách cán đà đến hạn lên lơng Tổng công ty dệt may việt nam Công ty dịch vụ thơng mại Danh sách đề nghị nâng lơng 10