Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý vật tư tại xí nghiệp chiến thắng

Lời nói đầu Ngày với phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin, với xu hớng " toàn cầu hoá thông tin" việc ứng dơng tin häc vµo mäi ngµnh nghỊ, tỉ chøc x· hội điều cần thiết Việc áp dụng tiến công nghệ thông tin đà đem lại thành to lớn mà thành công việc áp dụng công nghệ thông tin công tác tài kế toán minh chứng cho thành Với sách u đÃi tập chung phát triển công nghệ thông tin nhà nớc cộng với tình hình nớc ta phát triển công nghiệp hoá đại hoá đất nớc doanh nghiệp, công ty thuộc sáu loại hình doanh nghiệp níc ta hiƯn øng dơng tin häc rÊt phỉ biến công tác kế toán quản lý nhằm đa tối u lợi nhuận kinh doanh, thoả mÃn nhu cầu thị trờng đạt đợc mục tiêu kinh tế Trớc kia, sở cha áp dụng máy tính cho kế toán, nhân viên kế toán phải làm việc căng thẳng, nhiều thời gian hiệu không cao, nhanh chóng đa đợc thông tin cần thiết Việc áp dụng tin học công tác kế toán cho lời giải nhanh chóng theo phơng án vận dụng tiêu chuẩn kế toán khác nhau, tạo để kế toán viên, nhà quản lý thể nhìn xa trông rộng đáp ứng đợc đòi hỏi thông tin yêu cầu quản lý doanh nghiƯp theo diƠn biÕn cđa thÞ trêng Víi sù xt kinh tế nhiều thành phần, với việc đời ngày nhiều công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn, tập đoàn kinh tÕ, viƯc hoµ nhËp cđa nỊn kinh tÕ ViƯt Nam với kinh tế giới điều cần thiết, với hệ thống kế toán phải có thay đổi cho phù hợp với kinh tế Bằng kiến thức đợc học trờng khoá học 20002003 cộng với thời gian thực tế Xí nghiệp Chiến Thắng_ Công ty May 19/5 Bộ công an Em đà chọn đề tài "Xây dựng ứng dụng kế toán quản lý vật t Xí nghiệp Chiến Thắng_ Công ty May 19/5 Bộ công an" làm Chuyên đề báo cáo tốt nghiệp Trong thời gian thực tập vừa qua đợc hớng dẫn trực tiếp, tận tình giảng viên: Nguyễn Thu Hơng_ giảng viên trờng cao đẳng Quản trị kinh doanh cô Đoàn Thi Triều_ kế toán trởng xí nghiệp Chiến Thắng toàn thể cô, chị_ nhân viên kế toán phòng kế toán đà giúp em hoàn thành đợc đề tài báo cáo thực tập Xong thời gian có hạn với kiến thức bị hạn chế nên kết đề tài bị hạn chế em mong đợc góp ý thầy cô giáo Em xin chân thành cảm ơn Sinh viên: Đỗ Thị Lơng Phần I: Tổng quan nơi thực tập (Bộ máy tổ chức Xí nghiệp Chiến Thắng_ công ty May 19/5_ Bộ công an) 1/ Quá trình hình thành phát triển xí nghiệp Chiến Thắng 1.1 Giới thiệu công ty May 19/5 Tên doanh nghiệp: Công ty May 19/5 Tên giao dịch:Germent Company No 19-5 Trụ sở chính: Phờng Thanh Xuân Bắc_ Quận Thanh Xuân_Hà Nội Giám đốc công ty: Ông Đỗ Xuân Vân Vào cuối năm 1980 đầu năm 1990, kinh tế chuyển từ chế tập trung bao cấp sang chế thị trờng có điều tiết nhà nớc, lực lợng công an nhân dân vốn đợc nhà nớc bao cấp hoàn toàn vật đợc cấu lại theo hớng giảm dần vật, tăng tỉ lệ tiền tệ hoá để đơn vị tự mua sắm trang thiết bị Mặt khác, yêu cầu xắp xếp lại tổ chức, công tác giảm biên chế tạo sức ép giải việc làm cho số cán d dôi toàn lực lợng em cán chiến sĩ việc làm, đòi hỏi trang bị ngày quy, đại Bộ công an đà nghiên cứu, đề xuất đợc phủ chấp nhận cho đời số đơn vị, số loại hình kinh doanh mang tính đặc thù, trớc hết để đảm bảo nhu cầu công tác nội ngành lực d thừa đợc tham gia s¶n xt kinh doanh phơc vơ nỊn kinh tÕ đất nớc tự trang trải phần kinh phí Công ty may đà đời hoàn cảnh trải qua giai đoạn sau: Xí nghiệp Chiến Thắng thuộc công ty May 19/5_ công an, mà tiền thân Xí nghiệp May 19/5 xí nghiệp sản xuất trang phục đợc hình thành năm 1998 Xí nghiệp đợc hình thành theo định Bộ trởng Bộ Nội Vụ (nay công an) tổng cục hậu cần hay công an nhân dân trùc tiÕp qu¶n lý NhiƯm vơ cđa XÝ nghiƯp May 19/5 sản xuất: Quần áo, chăn còn xí nghiệp sản xuất trang phục có nhiệm vụ sản xuất: giầy da loại, mũ Kêpi, mũ vải, dây lng sản phẩm đợc sản xuất từ da Sau thời gian dài nghiên cứu, vấn đề đặt phải xếp tổ chức lại máy hoạt động công ty trở thành vấn đề tất yếu cần phải thực Vấn đề đợc thực theo yêu cầu công tác xếp lại tổ chức, hợp lý hoá doanh nghiƯp nhµ níc nãi chung vµ néi bé ngành công an nói riêng Song song với việc thực nghị định 388/HĐBT hội đồng trởng( lµ ChÝnh phđ) XÝ nghiƯp May 19/5 vµ xÝ nghiƯp sản xuất trang phục đợc thành lập lại theo định số 302/QĐ_BNV, 310/QĐ_BNV chuyển thành hai doanh nghiệp nhà nớc hạch toán độc lập Ngày 26/10/1996, Bộ trởng nội vụ(nay công an) đà kí định số 727/QĐ_BNV thành lập công ty May 19/5 sở hợp hai xí nghiệp ( Xí nghiệp May 19/5 xí nghiệp sản xuất trang phục) Từ định công ty có hai Xí nghiệp thành viên mà ngành may mặc Bộ công an đà có doanh nghiệp thống nhất, đảm bảo quy mô, chất lợng sản phẩm Mà điều quan trọng công ty đà có vị trí tơng đối vững thị trờng Tuy nhiên sở vật chất hạn chế nên công ty cha đáp ứng đợc toàn nhu cầu trang phục cho toàn ngành Bộ công an thấy cần thiết phải nâng cấp toàn công ty May 19/5 lên quy mô lớn mặt Sau đợc thủ tớng Chính phủ phê duyệt, ngày 23/11/1999 Bộ trởng Bộ công an đà ký định 736/QĐ/BCA việc chuyển đổi doanh nghiệp nhà nớc sang doanh nghiệp nhà nớc hoạt động công ích sở giữ nguyên pháp nhân doanh nghiệp nhà nớc Công ty May 19/5 tổ chức công ty có thành viên: Xí nghiệp I: ( Xí nghiệp Chiến Thắng) quận Thanh Xuân_ Hà Nội Xí nghiệp II: Tại quận Đống Đa_ Hà Nội Xí nghiệp III: Tại quận Thủ Đức _ TP Hồ Chí Minh Xí nghiệp IV: Tại TP Đà Nẵng Nh Xí nghiệp Chiến Thắng đà hình thành, phát triển qua bao biến động thị trờng đứng vững, phát triển, khẳng định vận mệnh Địa chỉ: Xí nghiệp Chiến Thắng_ Đờng Chiến Thắng_ Thanh Xuân Bắc_ Quận Thanh Xuân_ Hà Nội Điện thoại: 04 8545403 Fax: 048541368 Hiện nay, ngời chịu trách nhiệm hoạt động kinh doanh Xí nghiệp Giám đốc Bùi Thiện Dũng Và sở nhiệm vụ sản xuất kinh doanh Xí nghiệp đà xây dựng cấu tổ chức quản lý máy: 1.2 Sơ đồ máy xí nghiệp Chiến Thắng Giám đốc Xí nghiệp Phó Giám đốc sản xuất PX cắt PX I PX II Tổ hoàn thiện Phó giám ®èc kinh doanh P kü P kÕ to¸n P kÕ hoạch vật t thuật P KCS Ông Bùi Thiện Dũng chịu trách nhiệm trớc pháp luật, quan cấp tập thể lao động hoạt động Xí nghiệp nh toàn tài sản vốn đợc giao Giám đốc có quyền định hoạt động xí nghiệp theo kế hoạch, sách nhà nớc nghị đại hội công nhân viên Phòng tài kế toán *> Chức năng: Phòng tài kế toán quản lý toàn hoạt động tài kinh tế xí nghiệp Phân phối điều tiết phạm vi xí nghiệp Tham mu cho Giám đốc lĩnh vực kinh tế nói chung hoạt động tài kinh tế nói riêng *> Nhiệm vụ: Ghi chép xác, đầy đủ, kịp thời, liên tục, có hệ thống số liệu tình hình biến động lao động, vật t, tiền vốn, tình hình toán chi phÝ s¶n xt tỉng s¶n phÈm, kÕt qu¶ lỗ, lÃi khoản toán với cấp theo chế độ kế toán Đồng thời đảm baỏa thông tin kinh tế nhà nớc yêu cầu quản lý kinh tế_ tài xí nghiệp Kho Thu thập, tập hợp số liệu sản xuất kinh doanh cđa xÝ nghiƯp, phơc vơ cho viƯc lËp kÕ ho¹ch, kiĨm tra kÕ ho¹ch phơc vơ cho viƯc hoạch toán kinh tế Kiểm tra chế độ hoạch toán, chế độ quản lý tài chình_kinh tế nhà nớc phạm vi xí nghiệp nhằm phát ngăn chặn tợng tiêu cực xâm phạm tài sản xà hội chủ nghĩa, giám đốc việc sử dụng lao động, vật t, tiền vốn đảm bảo tiết kiệm định mức, đạt hiệu cao Phát động viên tiềm xí nghiệp nhằm đa vào sử dụng có hiệu tiềm Cụ thể: Phòng có cán công nhân viên (1 kế toán trởng nhân viên) Kế toán trởng đạo đôn đốc toàn hoạt động tài xí nghiệp kiểm tra toàn công việc hoạch toán nhân viên phòng, tham mu đắc lực cho giám đốc việc sử dụng tiền vốn có hiệu công tác sản xuất kinh doanh Xí nghiệp Các nhân viên phòng thực nghiệp vụ chịu đạo trực tiếp kế toán trởng Sơ đồ phòng tài kế toán: Nhân viên 1: Với chức Kế toán Thanh toán kiêm thủ quỹ Nhân viên 2: Kế toán công nợ kế toán tiền lơng Nhân viên 3: kế toán vật t (Kiêm kế toán tổng hợp) Kế toán trởng Nhân viên Nhân viên Nhân viên Lý đặt lựa chọn đề tài 2.1 Lý đặt đề tài Ngày với xu hớng phát triển thị trờng, kéo theo thay công nghiệp hoá, đại hoá đất nớc Từ ngành sản xuất kinh doanh không ngừng phát triển Với yêu cầu thực tế đặt nh đòi hỏi ứng dụng nhanh tin học vào sản xuất kinh doanh thay tính toán thủ công máy móc đại *> Đối với sản xuất kinh doanh cụ thể quản lý vật t yếu tố quan trọng định tới thành công hay thất bại doanh nghiệp Chính mà yếu tố cần phải đợc quản lý cách chặt chẽ, cụ thể xác Do việc ứng dụng tin học thay quản lý thủ công hợp lý, phù hợp với thị trờng *> Đối với tin học (cụ thể Microsoft Access): Ngày nhà kinh tế, nhà quản lý đà dần thay máy móc thiết bị để quản lý thay cho ngêi Víi xu híng ph¸t triĨn nh với ứng dụng tin học ngày phát triển, phần mềm đợc sử dụng quản lý ngày nhiều: Visual Basic, Visual Foxbro, Excel cònNhng kiến thức môn học trình độ tiếp cận phần mềm với Microsoft Access nên em đà chọn Access phần mềm để thực đề tài 2.2 Lý lựa chọn đề tài Sau thực tế tìm hiểu tình hình sản xuất kinh doanh Xí nghiệp Chiến Thắng_Công ty May 19/5_ Bộ công an em thấy công ty chuyên sản xuất, tạo sản phẩm trang phục, phục vụ cho cán chiến sĩ ngành Công an, nên vật t yếu tố quan trọng đợc đề cập tới để theo dõi bắt đợc tình hình sản xuất Cộng với trình độ (kiến thức) phù hợp với đề tàI nên em đà chọn quản lý vật t công việc làm Xây dựng ứng dụng kế toán quản lý vật t Xí nghiệp Chiến Thắng_Công ty May 19/5_ Bộ công an đề tài chọn phần mềm Microsoft Access làm công cụ Phần II: Cơ sở lý luận áp dụng cho phân tích thiết kế hệ thống Phơng pháp luận công cụ Các phơng pháp luận đa cách làm mặt kĩ thuật để xây dựng phần mềm Các phơng pháp bao gồm diện rộng nhiệm vụ, bao gồm: Lập kế hoạch ớc lợng dự án, phân tích yêu cầu hệ thống phần mềm, thiết kế cấu trúc liệu, kiến trúc chơng trình thủ tục thuật toán, mà hoá, thử nghiệm bảo trì Đề án dùng phân tích hệ thống có cấu trúc làm phơng pháp luận 1.1 Tại lại chọn phân tích hệ thống có cấu trúc ? 1.1.1 Nhợc điểm phơng pháp truyền thống : Phơng pháp truyền thống đợc chia thành pha sau đây: Khảo sát, phân tích, thiết kế, xây dựng cài đặt pha đợc chia thành đơn vị nhỏ pha đợc kết thúc trớc pha khác bắt đầu, công cụ kiểm tra chéo pha Hệ thống đợc hoàn thiện theo kiểu từ dới lên Do thiết kế phải xác bắt đầu lập trình nên cha thể tiến hành chừng cha xác định khảo sát tỉ mỉ yêu cầu ràng buộc 1.1.2 Phân tích có cấu trúc : Phân tích có cấu trúc cách tiếp cận đại tới giai đoạn phân tích, thiết kế chu trình phát triển hệ thống Phơng pháp có đặc điểm sau : Hệ thống đợc hoàn thiện theo kiểu xuống ( top- down ) Quá trình phân tích thiết kế sử dụng nhóm công cụ kỹ thuật , mô hình để ghi nhận , phân tích hệ thống nh yêu cầu ngời sử dụng đồng thời xác định khuôn dạng hệ thống tơng lai, công cụ : Mô hình thực thể liên kết Mô hình quan hệ Sơ đồ dòng liệu Sơ đồ phân cấp chức Từ điển liệu Ngôn ngữ cã cÊu tróc  Ph©n tÝch cã cÊu tróc có khuôn khổ chung công cụ đợc dùng giai đoạn trình phát triển hệ thống quan hệ chúng Mỗi khuôn khổ gồm loạt bớc giai đoạn đợc hỗ trợ khuôn mẫu bảng kiểm tra sÏ ¸p dơng c¸ch tiÕp cËn chn ho¸ cho tiến trình phát triển Giữa bớc có phụ thuộc lẫn Sản phẩm bớc đầu vào bớc sau Phân tích hệ thống có cấu trúc đợc chia thành giai đoạn nhng tiến hành giai đoạn gần nh song song với Mỗi giai đoạn cung cấp sửa đổi, phù hợp cho nhiều giai đoạn trớc Phân tích hệ thống có cấu trúc đợc kết hợp với "làm mẫu (prototying ) tiến hoá ngời dùng nhà phân tích sớm hình dung đợc hệ thống nh tận dụng đợc u điểm hai phơng pháp *>Ưu điểm phơng pháp Các công cụ mô hình hỗ trợ kiểm tra chéo làm cho hệ thống đáng tin cậy ĐIều có nghĩa ta dễ dàng đánh giá đợc bớc trình phát triển thông qua sản phẩm kiểm soát đợc phát triển.NgoàI phơng pháp có tính dễ hiểu, mang tính thống + Theo phơng pháp đem lại tách bạch thức nhìn vật lý lôgic hệ thống + Phân tÝch hƯ thèng cã cÊu tróc ghi nhËn vai trß chđ chèt cđa ngêi sư dơng ph¸t triĨn hƯ thống Trong số trờng hợp đặc biệt, nhà phân tích chọn mô hình Vòng đời cổ điển (Mô hình thác đổ) : tảng cho phần lớn phơng pháp phân tích có cấu trúc từ năm 70 Nó bao gồm số giai đoạn đợc tiến hành cách hết giai đoạn đến giai đoạn khác, bắt đầu mức hệ thống tiến dần xuống phân tích, thiết kế, mà hoá, kiểm thử bảo trì Kĩ nghệ hệ thống Phân tích HìnhThiết : Vòng kế đời cổ điển Mà hoá Vòng đời cổ điển khuôn cảnh cũ đợc sử dụng rộng rÃi Kiểm thử cho công nghệ phần mềm Trong thực tế đà gặp phải số khó khăn sau: Bảo trì đề nghị + Các dự án tuân theo dòng chảy mà mô hình Bao việc lặp lại xuất tạo vấn đề áp dụng khuôn cảnh + Khách hàng thờng khó phát biểu yêu cầu cách tờng minh Vòng đời cổ điển đòi hỏi điều thờng khó thích hợp với bất trắc tự nhiên tồn vào lúc đầu nhiều dự án + Khách hàng phải kiên nhẫn Bản làm việc đợc chơng trình có đợc vào lúc cuối thời gian dự án Một sai lầm ngớ ngẩn, đến có chơng trình làm việc phát ra, thảm hoạ Làm mẫu: Làm mẫu tiến trình làm cho ngời phát triển có khả tạo mô hình cho phần mềm cần phải xây dựng Mô hình lấy ba dạng: (1) Bản mẫu giấy hay mô hình dựa máy PC mô tả giao diện ngời - máy dới dạng làm cho ngời dùng hiểu đợc cách tơng tác xuất hiÖn 10