Giới thiệu về access

Phần III: Hoạt động quản lý vật t tại xí

1. Giới thiệu về access

Phần này sẽ cho bạn những chỉ dẫn cơ bản và đơn giản nhất nhằm giúp bạn tiếp cận với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access.

Muốn làm việc với Access ngời dùng cần có kiến thức về lập trình, về các câu lệnh Visual Basis.

Database: cơ sở dữ liệu. Mỗi ứng dụng của Access là một Database, gồm tên (nh tên tệp) và phần mở rộng là .MDB. Trong một Database bao gồm: Tables, Queries, Forms, Reports, Macros, Modules.

1.1. Khởi động Access

Nháy đúp chuột lên hình tợng Microsoft Access nếu hình tợng có trên cửa sổ của màn hình, hoặc nhắp chuột vào Start trên thanh Taskbar, chọn Program và tiếp tục chọn Microsoft Access trong Microsoft Office, sau đó sẽ là màn hình Access 97.

1.2. Giới thiệu màn hình Access Màn hình chính

Sau khi khởi động là những, chính giữa màn hình xuất hiện cửa sổ để ngời dùng chọn công việc tiếp theo. :

Sau đó chọn một trong ba khả năng (nhấn chuột vào nút tròn - Radio Button):

 Blank Database: Tạo một cơ sở dữ liệu hoàn toàn mới và cha chứa dữ liệu gì.

 Database Wizard: Tạo một cơ sở dữ liệu mới giống nh một cơ sở dữ

liệu mẫu.

 Open an Existing Database: Mở một cơ sở dữ liệu đã có sẵn.

45

Màn hình mới xuất hiện có hai phần:

- Phía trên là thanh menu chính, thanh tiêu đề, thanh công cụ...giống nh Microsoft Word.

- ở giữa là màn hình chính của Access:

Nhìn trên cửa sổ Database, ta thấy có 6 mục là:

 Tables: là những tệp dữ liệu

 Queries: là những câu lệnh SQL

 Forms: là giao diện với ngời dùng

 Reports: là những mẫu báo cáo

 Macros: định nghĩa một số chức năng

 Modules: là những hàm, thủ tục sử dụng thờng xuyên trong các Forms và Reports.

2. Làm việc với access 2.1. Tables

Chọn vào mục “Tables”, danh sách các tables đã tạo của database đợc liệt kê

đầy đủ:

Một table chứa nhiều trờng (Fields), mỗi trờng là một loại dữ liệu.

 Tạo mới một Table:

Nhấn nút “New” để tạo một table mới., trên cửa sổ mới hãy chọn dòng thứ hai: Design View

Sau đó khai báo báo tên trờng (Field Name) và kiểu dữ liệu của trờng đó (Data Type), có thể mô tả tỷ mỉ chức năng của trờng trong cột mô tả

(Description). Phía dới là các thuộc tính (Field Properties) của từng tr- êng.

+ Tên trờng: là xâu các ký tự

+ Kiểu: chọn từ danh sách, có thể là: Text (ký tự), Number (số), Date (ngày tháng năm), Currency (loại tiền), Memo (chứa một đoạn văn bản dài)...

+ Thuộc tính: Field Size (độ lớn của trờng) tính theo số ký tự hoặc chữ

số. Format (định dạng), Default Value (giá trị chuẩn) là giá trị đợc tự

động gán khi thêm một bản ghi mới...

Nhấn vào ô dấu X ở góc phải phía trên cửa sổ để kết thúc việc tạo Table và trở về cửa sổ chính của Access.

 Thay đổi cấu trúc Table:

46

Khi cần thêm, sửa hoặc xoá một trờng nào đó của một Table đã tạo, hãy dịch chuyển con trỏ đến tên Table đó rồi nhấn nút “Design”.

 Xem dữ liệu của Table:

Muốn xem dữ liệu của một Table hãy nhấn nút “Open”. Dữ liệu của tất cả

các trờng xuất hiện, nhng không hiện theo định dạng hoặc font chữ nh mong muèn.

Có thể nhập mới hoặc sửa dữ liệu của một Table tại đây.

2.2 Queries

Một Query là một câu lệnh SQL, dùng để chọn lọc các dữ liệu từ một hay nhiều tables hoặc từ các queries khác theo những điều kiện nào đó.

Chọn mục “Queries” để xem ứng dụng này đã có những Queries gì.

Tơng tự nh ở mục “Tables”, muốn tạo một Query mới thì nhấn nút “New”, sửa Query thì chọn nút “Design”, xem dữ liệu của Query thì sử dụng nút “Open”.

 Tạo mới một Query:

Khi nhấn nút “New”, chọn dòng “Design View” (dòng thứ nhất) trên cửa sổ sau:

Công việc tiếp theo đợc tiến hành trình tự nh sau:

+Đánh dấu (bôi xanh) những Tables hoặc Queries liên quan rồi nhấn nút

“Add”. Bấm nút “Close” để đóng cửa sổ này lại.

Những Tables và Queries đợc chọn sẽ hiện trên màn hình mới.

Chọn các trờng từ những Tables và Queries trên sao cho tên trờng nằm ở dòng Field, tên Table hoặc Query nằm ở dòng Table, sắp xếp (nếu muốn) ở dòng Sort, nhập điều kiện ở dòng Criteria... nh hình sau:

+ Khi đã đồng ý với những lựa chọn trên, cần chuyển thành câu lệnh SQL bằng cách vào menu “View” và chọn chức năng “SQL View”.

+Sửa một Query:

Có thể nhấn nút “Design” để sửa lại câu lệnh SQL.

+Xem dữ liệu của Query:

Muốn xem dữ liệu của một Query hãy nhấn nút “Open”. Dữ liệu của tất cả

các trờng xuất hiện, nhng không thể thay đổi hoặc nhập mới đợc. (Dù có nhập nhng sau đó Open lại thì những dữ liệu đó không đợc chấp nhận)

47

2.3. Forms

Một ứng dụng không thể để ngời dùng mở trực tiếp các Tables hay Queries

để nhập hoặc sửa dữ liệu. Giao diện với ngời sử dụng phải thông qua các Forms.

Chọn mục “Forms”, toàn bộ các Forms của ứng dụng xuất hiện.

Các nút tạo mới, sửa hoặc thực hiện cũng giống nh ở hai mục trên.

 Tạo Form mới:

Khi nhấn nút “New” hãy chọn dòng thứ hai “Form Wizard” trên cửa sổ mới và chọn một table hoặc query mà Form sử dụng đến (nằm ở ô phía dớc) nh sau:

Bớc tiếp theo là chọn những trờng cần hiện dữ liệu trên Form:

Access sẽ tự động tạo form với các trờng ta vừa chọn.

*> Thiết kế cơ sở dữ liệu:

Khi bạn làm viêc trong một cơ sở dữ liệu quan hệ nh Access bạn tạo ra những bảng mô tả sự việc đơn giản sự việc này thờng đợc liên quan tới nh một thực thể .Một thực thể có thể đơc mô tả nh việc kết hợp với các thuộc tính .Trong một cơ sở dữ liệu một thực thể có thể là một ngời và tất cả những thuật ngữ mô tả một ngời sẽ là các thuộc tính của nó hoặc nó có thể là một tập con của tất cả những gì tồn tại trong không gian .Một thực thể cũng có thể là một sự kiện ,một tập các thuộc tính ,một hành động hoặc một cái gì đó liên quan đến thực thể khác tới thực thể khác .Một nhân tố quan trọng trong việc quyết định những gì nên gọi là một thực thể là bạn yêu cầu để su tầm thông tin hoặc thuộc tính về nó. Và bạn hi vọng lu trữ chúng trong cơ sở dữ liệu của bạn.

Lý thuyết về cơ sở dữ liệu quan hệ là lấy những thực thể và trả lại chúng vào những bảng và bạn lu trữ dữ liệu trong những bảng này.Sau đó mỗi bảng này đợc liên kết tới một bảng khác và vì thế những bảng ghi trong một bảng có thể đợc xem với dữ liệu đợc liên kết và đợc lu trữ trong bảng khác.

Vì thế tên gọi mô hình quan hệ thực thể (Entity-relationship) của việc phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu

đợc dùng phổ biến và rộng rãi nhất trong việc thiết kế cơ sở dữ liêu quan hệ.

Trong Access có 3 loại quan hệ mà bạn có thể định nghĩa:

48

-One-to-One(1:1):Quan hệ này xem một bản ghi đơn trong một bảng ghi cha tới một bảng ghi đơn trong một bảng ghi con .Loại quan hệ này hiếm khi đợc dùng trong việc thiết kế cơ sở dữ liệu.

-One-to-Many(1:M):Trong loại này,một bản ghi đơn trong một bảng cha hợp với không,một hoặc nhiều bản ghi trong bảng con.Quan hệ này định nghĩa có khả năng cho việc kết hợp.

-Many-to-Many(M:M):Quan hệ này hầu hết bao gồm hai quan hệ (1:M) liên quan tới ba bảng với một bảng làm trung gian .Một bảng gia nhập có thể chỉ gồm hai trờng khoá cần thiết để phối hợp với những trờng trong hai bảng khác .

Thuộc tính Field và table

Trong Access thì Field , Table và Relationships là những đối tợng có thể lấy thuộc tính . Thuộc tính mà bạn ấn định những đối tợng này thêm vào các thuộc tính đặc biệt có thể giúp đỡ bạn trong việc tiếp nhận giữ liệu , cung cấp cho việc chuẩn dữ liệu , gửi bạn hoình ảnh đặc biệt về tập dữ liệu của bạn có thể thực hiện đợc.

FIELD TYPE

Bạn có thể tạo ra những tròng bàng việc đa vào tên trờng . Tên trờng có thể dài tới 64 kí tự và có thể gồm những kí tự , những chữ số , những dấu cách , những kí hiệu và những kí tự đặc biệt.

Kiểu trờng và việc sử dụng chúng:

Field Type Purpose /Tips Limits

Text (Default ) Dùng trờng text cho những dữ liệu dạng văn bản hoặc kết hợp văn bản và những con số thậm chí ngay cả

số điện thoại không nằm trong văn bản chúng ta nên định vị nh trờng văn bản.

255 ký tù

trừ số lợng nhỏ đợc

đặc tả

Memo ý tởng cho những văn bản dài hoặc phối hợp những văn bản với những

65,535 ký tù

49

con sè

Number Chứa đựng dữ liệu kiểu số cái mà có thể đợc sử dụng trong tính toán

1.2.4,hoặc 8 bytes Currency Dữ liệu trong trờng này liên quan tới

giá trị Currency hoặc dữ liệu số với từ một đến bốn số sau phần thập phân và đợc dùng trong tính toán.

8 bytes

Date/

Time

DXác định giá trị ngày và thời gian trong vòng từ năm 100 đến 9999

8bytes Yes/No Kiểu trờng này chỉ có thể có một

trong hai giá trị nh

yes/no,true/false,on/off...

1 bit

Hyper link Văn bản hoặc sự phối hợp văn bản với những con số đợc lu trữ nh văn bản và

đợc dùng nh địa chỉ liên hyperlink.Có ba phần của địa chỉ:hiển thị,đờng dẫn và URL

Mỗi phần của hyperlink cã thÓ dùng lên tới 2048 ký tù

Autonumb er

Đánh số ngẫu nhiên theo trật tự duy nhất tới các bản ghi mới .Bạn không thể thay đổi nội dung của trờng AutoNumber

4 bytes

Ole object Một đối tợng đợc liên kết hoặc đợc ấn

định trong một bảng Access.

lên tới 1gigabyte Lookup

Wizard

Dùng kiểu này để tạo ra một trờng nơi mà bạn có thể tạo ra một trờng lookup và chọn lựa dữ liệu từ bảng khác

4 bytes

Tổng kết các kiểu dữ liệu

DATA TYPE Storage

size

RANGE

Byte 1 byte 0 to 255

Boolean 2 bytes True or false

Integer 2 bytes -32,768 to 32,767

Long

(long integer)

4 bytes -2,147,483,648 to 2,147,483,647

50

Single(single- precision float-ing point)

4 bytes -3.402823E38 to

–1.401298E-45 for negative values:1.401298E-45 to

3.402823E38 for positive values Double(double-

precision float-ing point)

8 bytes -1.79769313486232E308 to 4.9406564584124E7-324 for negative values

4.94065645841247E-324 to 1.797693313486232E308 for positive values

Currency Scaled integer)

8 bytes -922,337,203,685,477,5808 to 922,337,203,685,477,5807

Decimal 14 bytes +/-

Date 8 byte January 1,100 to December

31,1999

Object 4 bytes Any Object reference

String(variable Length)

10bytes +string length

0 to approximately 2 billion

String(fixed- length)

Length of string

1 to approximately 65.400 Variant(with

characters)

22bytes +string length

Same range as for variable-leng String

User-defined(

Using type

Number Required By

elememt

The range of each element is the same as the range of its data type

Variant(ewith numbers)

16 bytes Any number value up to the range of double

FIELD PROPERTIES

Một vài đặc tính trờng là quan trọng và thông thờng là đợc thiết lập trong việc định nghĩa bảng . Trong số đó những cái quan trọng nhất là ;

Filed length : Mô tả số các kí tự đợc ghép có thể đợc đa vào một trờng .

51

Format : Thuộc tính format điều khiển làm sao mà dữ liệu bạn nđa vào đợc hiển thị .Các kiểu dữ liệu khác nhau cho phép có thể định vị khác nhau.

Input Mask: Thuộc tính này điều khiển các kí tự mà Bạn có thể đa vào một trờng.

Capiton:Là tên đợc trình diễn cho trờng trong một Datasheet hoặc nh một nhãn ngầm định trên một form

Default value:Khi bạn tạo ra một bản ghi mới đây là giá trị đợc Access đa vào bản ghi .Bạn có thể tự do sửa giá trị này tại bất kỳ lúc nào .Lu ý rằng giá trị ngầm định sẽ không đợc đa vào những bản ghi mà bạn thêm vào trong một bảng.

Validation Rule:Đây là luật đợc tuân chỉ trớc khi giá trị của một trờng có thể

đợc đa vào

Validation Text:Đây là văn bản đợc hiện thị trong hộp lu phòng khi một giá

trị không hợp lý.

Required:Nếu bạn thiết đặt điều này là đúng ,Access sẽ yêu cầu bạn vào một giá trị trong trờng này và trờng này trở nên lệnh.

Indexed:Thuộc tính này biểu thị một trờng và cho phép giá trị kép cũng nh giá

trị duy nhất.

Indexes

Indexes là một đặc tính quan trọng trong việc thiết kế bảng .Một index là một danh sách các giá trị trong một trờng hoặc tập các trờng.

Nó cho xem nơi nào trong bảng các phần tử đợc liệt kê có thể đợc phát hiện.

Bằng cách định nghĩa một index ,bạn có thể cung cấp một phơng pháp cho việc sắp xếp nhanh bảng của bạn .

52

Lêi kÕt

Sau qúa trình đi thực tế tại Xí nghiệp Chiến Thắng_Công ty May 19/5 Bộ Công An, với sự hớng dẫn của giảng viên Nguyễn Thu Hơng_GV trờng CĐ

quản trị kinh doanh, cô Đoàn Thị Triều_Kế toán trởng cùng toàn thể các cô, các chị trong phòng kế toán của xí nghiệp đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. Em xin chân thành cảm ơn.

Với đề tài đã chọn đòi hỏi phải có nhiều thời gian, có kiến thức sâu rộng nghiệp vụ kế toán và đặc biệt phải có kiến thức vững chắc về phần mềm Microsoft Access cùng với các ngôn ngữ nh ngôn ngữ lập trình Visual Basic.

Vì thời gian có hạn, trình độ kế toán và kiến thức môm học cha sâu rộng nên

đề tài cha thực sự mang lại hiệu quả rất mong s bổ sung và góp ý của các thầy cô giáo cùng toàn thể các bạn.

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn ban giám hiệu trờng CĐ quản trị kinh doanh, các thầy cô giáo trong khoa Tin_kinh tế, Cô giáo Nguyễn Thu H-

ơng cùng toàn thể các cô, các chị trong phòng kế toán đã giúp em hoàn thanh

đề tài “ Xây dựng ứng dụng kế toán vật t tại Xí nghiệp Chiến Thắng_Công ty May 19/5_Bộ công an .”

Em xin chân thành cảm ơn