Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý thư viện

Báo cáo thực tập phân tích thiết kế hệ thống Lời nói đầu Trong năm gần với đời phát triển nhanh chóng máy tính điện tử, công cụ lu trữ xử lý thông tin đà làm tăng khả nghiên cứu vận hành hệ thống lớn phức tạp Mà Hệ thống thông tin ngành mũi nhọn công nghệ thông tin đà có ứng dụng quản lý kinh tế đặc biệt quản lý doanh nghiệp Tuy nhiên hệ thống lớn việc vận dụng phần mềm chuyên dụng vấn đề gặp không khó khăn Các hệ thống thông tin tin học hoá cha đáp ứng đợc yêu cầu nhà quản lý Để đáp ứng đợc yêu cầu cấp thiết đòi hỏi phải có đội ngũ cán chuyên môn phải thờng xuyên nâng cao tay nghề có đủ trình độ để phân tích hệ thống quản lý cách đầy đủ chi tiết mà không bị thiếu sót hay thừa thông tin Từ thiết kế hệ thống thành chơng trình thuận tiện trình làm việc nh: tìm kiếm, nhập liệu, thống kê, Để có đợc điều cần phải viết chơng trình cho hệ thống viết modul đợc lắp ghép thành hệ thống Việc ứng dụng tin học công tác quản lý đà phát triển mạnh mẽ giúp cho công tác quản lý ngày trở nên hiệu nh nâng cao hiệu công việc, đa báo cáo, số liệu thống kê cách xác kịp thời Đồng thời nhê cã viƯc øng dơng tin häc ®· tiÕt kiƯm đ ợc nhiều thời gian, công sức ngời, làm giảm nhẹ máy quản lý vốn cồng kềnh từ trớc đến Qua trình häc tËp trêng em thÊy hÖ thèng th viÖn ngày gần gũi với học sinh, sinh viên trờng từ việc mợn trả sách đến việc đọc sách th viện cách học bổ ích Chính em đà chọn đề tài Quản lý th viện với mong muốn tìm hiểu sâu lĩnh vực quản lý th viện nhà trờng Với đề tài Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý thPhân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý th việnPhân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý th em đà xây dựng hƯ thèng mét modul cđa hƯ thèng nãi trªn giúp cho việc quản lý th viện cách hiệu - - Báo cáo thực tập phân tích thiết kế hệ thống Nội dung đề tài gồm ba ch¬ng: Ch¬ng : Giíi thiƯu chung vỊ hƯ thống thông tin quản lý Chơng : Phân tích thiết kế hệ thống quản lý th viện Chơng : Đánh giá Kết luận Trong trình thực tập thực đề tài Quản lý th viện công việc lớn lao em em nhiều bỡ ngỡ thực đề tài Mặc dù đà có cố gắng tìm hiểu thực đề tài nhng điều kiện thời gian có hạn nh khả em hạn chế nên báo cáo em không tránh khỏi thiếu sót Em mong thầy cô giáo hớng dẫn giúp đỡ thêm để báo cáo em đạt kết tốt Hà Nội ngày tháng năm 2005 Sinh viên thực Phạm Thị Bích Thảo - - Báo cáo thực tập phân tích thiết kế hệ thống CHƯƠNG 1: Giới thiệu chung hệ thống thông tin quản lý Để triển khai đề án tin học hoá bớc cần thực khảo sát hệ thống Hệ thống đợc định nghĩa tập hợp phần tử có buộc lẫn để hoạt động nhằm đạt đến mục đích Còn hệ thống quản lý hệ thống không chứa thông tin quản lý mà đóng vai trò thúc đẩy hoạt động doanh nghiệp, trờng học, tổ chức kinh tế, giúp ngời sản xuất đa định Hệ thống thông tin quản lý sử dụng thiết bị tin học, phần mềm sở liệu, thủ tục, mô hình phân tích, lập kế hoạch quản lý đa định Vì cần phải xem xét, khảo sát yếu tố đặc trng, nh mục tiêu đa nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dựng hệ thống quản lý có chất lợng Từ rút đợc phơng pháp, bớc thiết kế xây dựng thông tin quản lý đợc tin học hoá, khắc phục đợc nhợc điểm hệ thống quản lý đợc nhợc điểm hệ thống quản lý cũ phát huy đợc u điểm sẵn có để mang lại hệ thống quản lý có kết tốt I Những đặc điểm hệ thống thông tin quản lý Phân cấp quản lý : Hệ thống quản lý trớc hết hệ thống đợc tổ chức từ xuống dới, có chức tổng hợp thông tin giúp lÃnh đạo quản lý thống toàn hệ thống Hệ thống quản lý đợc phân tích thành nhiều cấp bậc gồm cấp trung ơng, cấp đơn vị trực thuộc nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý từ xuống Thông tin đợc tổng hợp từ dới lên truyền từ xuống Luồng thông tin vào Trong hệ thống thông tin quản lý có đầu vào khác : Những thông tin đầu vào cố định thay đổi, thông tin mang tính chất lâu dài Những thông tin mang tính chất thay đổi thờng xuyên phải cập nhật để xử lý Những thông tin có tính chất thay đổi tổng hợp, đợc tổng hợp từ thông tin cấp dới phải xử lý định kỳ theo thời gian Luồng thông tin Thông tin đầu đợc tổng hợp từ thông tin đầu vào phụ thuộc vào nhu cầu quản lý trờng hợp cụ thể Bảng biểu báo cáo thông tin đầu quan trọng phục vụ cho nhu cầu quản lý hệ thống Nó phản ánh trực tiếp mục đích quản lý hệ thống Các bảng biểu báo cáo phải đảm bảo xác kịp thời 4.Quy trình quản lý Trong quy trình quản lý thủ công trớc đây, tất thông tin thờng xuyên đợc đa vào sổ sách (chứng từ, hoá đơn, ) từ thông tin đợc kết xuất để lập báo cáo cần thiết Việc quản lý thủ công nh phải trải qua nhiều công đoạn chồng chéo nhau, làm tiêu tốn thời gian công sức ngời quản lý nên sai sót d thừa thông tin, nhiều công đoạn mà tránh khỏi Hơn trình quản lý gặp khối lợng công việc lớn nhiều trọng vào số khâu đối tợng quan trọng Vì mà có nhiều thông tin không đợc tổng hợp đầy đủ dẫn đến việc thiếu hụt thông tin II Mô hình hệ thống thông tin quản lý: Mô hình luân chuyển liệu: Mô hình luân chuyển hệ thống quản lý mô tả qua modul sau: - - Báo cáo thực tập phân tích thiết kế hệ thống Cập nhật thông tin có tính chất cố định để lu trữ, tra cứu Cập nhật thông tin có tính chất thay đổi thờng xuyên Lập số sách báo cáo Mỗi modul hệ thống cần phải có giải pháp kĩ thật riêng tơng ứng Cập nhật thông tin động: Modul loại có tính chất xử lý thông tin luân chuyển chi tiết tổng hợp Nhng loại thông tin chi tiết đặc điểm lớn số lợng xử lý thờng nhật đòi hỏi tốc độ nhanh tin cậy cao Khi thiết kế modul cần quan tâm đến yêu cầu sau: Phải biết rõ thông tin cần lọc từ thông tin động Giao diện hình số liệu phải hợp lý, giảm tối đa thao tác cho ngời nhập liệu Tự động thông tin đà biết giá trị lặp Kiểm tra phát sai sót xảy trình Biết loại bỏ thông tin đà có mà không cần thiết khâu Cập nhật thông tin cố định có tính chất tra cứu: Thông tin cần cập nhật nhng không thờng xuyên mà yêu cầu chủ yếu ta phải tổ chức cho hợp lý, để ta tra cứu nhanh thông tin cần thiết Lập báo cáo: Để thiết kế phần đòi hỏi ngời quản lý nắm vững nhu cầu quản lý, tìm hiểu kỹ mẫu bảng biểu báo cáo thông tin sử dụng việc thuận lợi đà đợc xử lý từ trớc nên việc kiểm tra sai lệch số liệu phần đợc giảm bớt III Các nguyên tắc đảm bảo Để xây dựng hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh việc khó khăn tốn nhiều công sức Nói chung việc xây dựng hệ thống quản lý thờng phải dựa số nguyên tắc sau: Nguyên tắc sở thông tin thống Tức thông tin đợc tích lũy thờng xuyên cập nhật để phục vụ cho việc giải toán quản lý Vì thông tin trùng lặp phải đợc dự trù Do ngời ta tổ chức thành mảng tin mà trờng hợp trùng lặp không quán thông tin đợc loại trừ Chính mảng thông tin tạo thành mô hình thông tin đối tợng điều khiển Nguyên tắc linh hoạt thông tin Thực chất nguyên tắc mảng thông tin cần phải có công cụ đặc biệt để tạo đợc mảng làm việc cố định tạm thời dựa sở mảng thông tin đà có trích từ bảng thông tin cần thiết tạo mảng làm việc để sử dụng trực tiếp toán cụ thể Việc tuân theo theo hai nguyên tắc thống linh hoạt hệ thống thông tin làm cho hoàn thiện phát triển hệ thống dễ dàng đơn giản Nguyên tắc làm cực tiểu thông tin vào thông tin : Đây nguyên tắc có ý nghĩa lớn việc làm tăng hiệu xuất sử dụng máy vi tính đầu vào đầu máy vi tính khâu hẹp hệ thống Để làm đợc việc - - Báo cáo thực tập phân tích thiết kế hệ thống cần phải có phơng pháp thay việc chuyển tải tài liệu thủ công việc chuyển tải tài liệu thiết bị (băng từ, đĩa từ ) để đảm bảo việc truy xuất thông tin đợc nhanh chóng Việc giảm đợc nhiều thời gian lÃng phí tăng hiệu máy tính Nguyên tắc đợc vận dụng đa thông tin vào hệ thống Việc rút ngắn đợc thời gian giảm nhẹ đợc công sức cho việc nhập liệu mà tăng độ tin cậy thông tin đầu vào IV Các bớc xây dựng hệ thống quản lý Để khái quát việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý tự động hóa qua giai đoạn sau : Nghiên cứu sơ xác lập dự án: bớc ta tiến hành ngời ta tiến hành tìm hiểu khảo sát hệ thống đáng giá khả thi có tính chất sơ xuất phát từ trạng, tìm hiểu lĩnh vực nghiệp vụ quan mà ta cần xây dựng hệ thống tìm hiểu hệ thống thông tin hành phát nhợc điểm tồn từ đề xuất giải pháp khắc phục cần cân nhắc tính toán khả thi dự án Từ định hớng cho giai đoạn Phân tích hệ thống: Là giai đoạn quan trọng ta phải tiến hành phân tích cách chi tiết hệ thống để xây dựng lợc đồ khái niệm Trên sở tiến hành xây dựng lợc đồ cho hệ thống giúp cho việc phân tích mô tả hệ thống mức logic Thiết kế tổng thể : Là công việc mô tả nưa vËt lý, nưa logic nh»m thùc hiƯn viƯc chia hệ thống thành hệ thống xác định vai trò vị trí máy tính hệ thống Phân định rõ phần việc làm đợc xử lý máy tính, phần việc đợc xử lý thủ công Thiết kế chi tiết: Thiết kế thđ tơc thđ c«ng nh»m xư lý th«ng tin tríc đa vào máy tính Thiết kế phơng pháp cập nhật xử lý thông tin cho máy tính thiết kế chơng trình giao diện sử dụng tệp liệu Cài đặt chơng trình: Chơng trình sau đà chạy thử đảm bảo tốt đợc cài đặt đa vào sử dụng Chơng Phân tÝch thiÕt kÕ hƯ thèng qu¶n lý th viƯn Mn xây dựng thiết kế hệ thống thông tin quản lý vấn đề phải phân tích hệ thống nhằm tìm lựa chọn giải pháp thích hợp, biện pháp cụ thể Phân tích công việc trình xây dựng hệ quản lý máy vi tính Không thể tin học hoá công tác quản lý mà không qua giai đoạn phân tích Hiệu việc công tác quản lý hoàn toàn phụ thuộc vào trình phân tích ban đầu Trong trình phân tích để chuyển từ toán quản lý máy vi tính sơ đồ chức sơ đồ luồng liệu giúp ta dễ dàng xác định đợc yêu cầu ngời dùng Giúp ta nhìn tổng quát cách quản lý thực tế vµ hƯ thèng cđa ta sÏ thiÕt kÕ - - Báo cáo thực tập phân tích thiết kế hệ thống Việc thiết kế xây dựng hệ thông tin quản lý tốt có hiệu thì đòi hỏi ngời thiết kế hệ thống trình độ tin học mà phải tìm hiểu kiến thức quản lý biết đợc nghiệp vụ chuyên môn có liên quan đến hệ thống cần thiết kế Trong hệ thống Quản lý th viện việc sử dụng máy tính có tác dụng nh công cụ để lu trữ liệu xử lý thông tin sách mợn kết xuất thông tin cần thiết đáp ứng nhu cầu sách mợn giáo viên học sinh, sinh viên nhà trờng I Hoạt động th viện Giới thiệu hoạt động th viện: Công tác quản lý th viện đợc coi công việc tốn nhiều thời gian, công sức với mục đích phục vụ độc giả nhanh bảo quản t liệu lâu dài, nhân viên phải xử lý thông tin t liệu từ mua đến xếp lên giá, phục vụ độc giả cách lôgic Hoạt động th viện bao gồm số công đoạn nh sau : +Nhập sách: Khi sách đợc nhà xuất bản, công ty phát hành sách chuyển đến theo đơn đặt mua th viện, nhân viên th viện có nhiệm vụ kiểm tra lại đơn hàng Đối chiếu số lợng, đơn giá với số lợng, đơn giá ghi hoá đơn lu biên nhập sách +Đăng ký sách: Bớc nhập sách xác minh sách thuộc tài sản th viện cách đóng dấu th viện sách, việc đăng ký đợc tiến hành dới hai hình thức: - Đăng ký tổng quát - Đăng ký cá biệt Có loại sổ sách để theo dõi việc nhập sách vào th viện, việc đa sách đà đăng ký đợc tiến hành dới hai hình thức phân loại phòng đọc, mợn để phục vụ độc giả +Xử lý sách Việc xư lý s¸ch bao gåm hai viƯc : -Xư lý kü thuËt -Xö lý khoa häc Xö lý khoa häc xác minh giá trị sách sách có giá trị trùng lặp hay không Xử lý kỹ thuật tiến hành mô tả, phân loại sách để chuyển đến phòng đọc, phòng mợn VD:HH10 Trong : HH:Là ký hiệu phân loại lĩnh vực sách hoá họcPhân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý th 10: ký hiệu số lợng sách nhập vào Với ba thông số đợc nhập vào tự động ta thực nhập vào số lợng sách phân loại sách chơng trình nhập sách chạy: + Phân loại xếp sách Sau đăng ký xong nhân viên th viện đa đến nơi cất giữ bảo quản theo số liệu kho đà quy định chia sách Đối với th viện lớn việc quản lý thông tin kho sách nơi lu trữ sách việc quan trọng vấn đề lu trữ mợn trả: + Phục vụ độc giả Trong th viện, độc giả muốn mợn sách ghi thông tin vào phiếu mợn đa cho nhân viên th viện, nhân viên th viện vào thông tin phiếu mợn tìm sách - - Báo cáo thực tập phân tích thiết kế hệ thống cho độc giả mợn Nh ta thấy máy tính đợc ứng dụng vào việc quản lý sách việc tra cứu thông tin sách đợc đầy đủ xác, nhanh chóng kịp thời nhiều so với làm thủ công Các yêu cầu chơng trình quản lý sách Để tin học hoá công tác quản lý nhằm giảm tối đa công đoạn thủ công, ch ơng trình quản lý phải có chức sau: * Chức cập nhật thông tin: - Nhập thông tin sách: Từ sách đợc nhập về, lu trữ, cho mợn, nhận trả, số lợng sách th viện lên đến hàng triệu - Nhập thông tin độc giả: Cập nhật thông tin độc giả, số lợng độc giả lên đến hàng chục ngàn ngời * Chức tra cứu: Phần tra cứu phải đảm bảo đợc nhiệm vụ phục vụ độc giả tra cứu sách theo thông tin nh theo thể loại, theo nhà xuất Ngoài chơng trình phải đảm bảo tra cứu đợc thông tin độc giả, sách mà độc giả mợn * Chức mợn trả sách: Chức mợn trả sách chức thờng dùng th viện chơng trình phải đợc thiết kế hoạt động ổn định, thao tác sử dụng đợc dễ dàng nhanh chóng, xác * Chức thông tin báo cáo : Phần thông tin báo cáo phải đợc đảm bảo việc thống kê sách nhập, sách mợn, độc giả in báo cáo xác, đẹp thông tin thống kê II Các chức hệ thống: Quản lý độc giả Quản lý sách Mợn trả sách Tra cứu Báo cáo thống kê III Phơng thức hoạt động chức chính: * Quản lý độc giả: Cập nhật độc giả đồng thời làm thẻ cho độc giả Sửa, xem thông tin độc giả Xóa độc giả khỏi danh sách độc giả hết hạn sử dụng thẻ độc giả Tìm kiếm độc giả * Quản lý sách: Phân loại sách theo thể loại, theo lĩnh vực, theo nhà xuất bản, tác giả Quản lý nhập sách( mà sách, số lợng, đơn giá, tên sách, tác giả ) Kiểm tra sách có th viện hay không Quản lý đầu sách( lu trữ thông tin vỊ tõng qun s¸ch th viƯn ) * Mợn trả sách : Quản lý mợn sách, trả sách độc giả Kiểm tra tính hợp lệ mợn Kiểm tra tài liệu trả, tình trạng sách trả - - Báo cáo thực tập phân tích thiết kÕ hƯ thèng * Tra cøu: a Tra cøu vỊ độc giả Thông tin độc giả Các tài liệu mà độc giả mợn Các độc giả mợn loại sách Các độc giả mợn sách hạn b Tra cứu sách Tra cứu theo tên sách Tra cøu theo m· s¸ch Tra cøu s¸ch theo t¸c giả Tra cứu sách theo nhà xuất Tra cứu sách theo lĩnh vực Tra cứu sách mợn hạn Tra cứu sách theo ngày mợn Tra cứu sách theo ngày trả Tra cứu sách theo hạn trả *Báo cáo: - Thống kê tổng số sách th viện - Thống kê sách cho mợn - Thống kê số lợng độc giả - Thống kê độc giả mợn hạn - Đa bảng biểu báo cáo IV Phân tích hệ thống quản lý th viện sơ đồ chức mô hình luồng liệu 1- Biểu đồ luồng liệu Biểu đồ luồng liệu đa tập hợp chức xử lý luồng liệu chuyển giao chức Trớc hết ta phải xác định luồng thông tin vào hệ thống Từ phân tích thiết kế hệ thống * Luồng thông tin đầu vào: - Thông tin sách, ngày nhập, số sách nhập - Thông tin độc giả - Thông tin sách mợn, ngày mợn, hạn trả, ngày trả - Thông tin sách trả, tiền phạt * Luồng thông tin : -Báo cáo độc giả -Báo cáo sách nhập -Báo cáo sổ sách cho mợn trả -Báo cáo số lợng sách -Tra cứu tổng hợp mục tiêu có liên quan đến quản lý th viện - - Báo cáo thực tập phân tích thiết kế hệ thống - - Báo cáo thực tập phân tích thiết kế hệ thống Sơ đồ phân rà chức năng: Quản lý th viện Quản lý độc giả Quản lý sách Mợn , trả sách Cập nhật độc giả Cập nhật tt sách Mợn sách Tìm kiếm độc giả Tìm kiếm sách Trả sách Xoá độc giả Bổ xung s¸ch Tra cøu s¸ch LËp b¸o c¸o Tra cøu sách mợn TKê sách TV theo phân loại Tra cứu sách có Thống kê sách mợn hạn Tra cứu độc giả mợn Thống sách kê độc giả hết hạn SD thẻ Lập phiếu nhắc trả sách Huỷ bỏ sách Phân tích chức a Chức Quản lý độc giả: Bao gồm: Cập nhật thêm độc giả, Tra tìm, Xem, Sửa, Xóa thông tin độc giả -Cập nhật thông tin độc giả : Dùng để nhập thông tin độc giả đến đăng ký làm thẻ -Tra cứu xem, sửa, xóa thông tin độc giả: Dùng để tìm độc giả tập hợp độc giả thoả mÃn điều kiện ngời tìm đa ra, đồng thời thêm, xoá, sửa, cập nhật lại thông tin cần thiết -Xoá độc giả: độc giả hết hạn sử dụng thẻ *Thông tin vào: -Các thông tin độc giả *Thông tin ra: -Yêu cầu làm thẻ - Thông tin mà độc giả yêu cầu - Thẻ th viện b-Chức Quản lý sách Chức quản lý thông tin sách bao gồm : Cập nhật thông tin sách, tra tìm, sửa đổi thông tin s¸ch, bỉ xung s¸ch, hđy bá s¸ch + CËp nhật thông tin sách: Cho phép nhập thông tin sách đợc bổ xung th viện Những thông tin phận phân loại nhập sáchPhân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý th đa tới +Tìm kiếm sách: Dùng để tìm một tập hợp sách thỏa mÃn ®iỊu kiƯn ngêi t×m ®a ViƯc t×m kiÕm sách cho phép tìm thông tin tất thông tin sách đa vào sửa đổi thông tin đầu sách - 10 -