Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin trong quản lí siêu thị

Lời mở đầu Ngày nay, nghành công nghệ khoa học có bước phát triển vũ bão, xâm nhập vào hầu hết lĩnh vực sống Từ việc xây dựng hệ thống lớn, tầm cỡ quy mô quốc gia đến hệ thống nhỏ Bằng lợi vốn có tính cập nhật, tính xác, khả lưu trữ lượng lớn thông tin với thời gian dài, công nghệ thông tin khăng định vị trí lĩnh vực kinh doanh Do doanh nghiệp muốn thay đổi cách quản lí Khơng nằm ngồi xu đó, nhà quản lí siêu thị muốn phát triển tầm cỡ khả phục vụ siêu thị phải chọn hướng tiếp cận với hệ thống quản lí hệ thống công nghệ thông tin Thực trạng siêu thị cỡ trung cho thấy t rung bình ngày phận bán hàng xử lý 10.000 mẫu tin (có lên đến nửa triệu mẫu tin) nên tốc độ truy xuất liệu chậm, tương lai đáp ứng nhu cầu Ngoài vấn đề thay đổi đơn vị tính xử lý số lượng lẻ số mặt hàng như: vải vóc, rau quả, thực phẩm tươi sống chưa giải ổn thỏa Hơn thông tin cập nhật lại chậm thiếu xác (do hầu hết làm tay), điều gây khó khăn lớn cho việc phát triển siêu thị Để giúp siêu thị quản lí cách hiệu hơn, chúng em chọn đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lí siêu thị” Nhóm thực xin chân thành cảm ơn giảng viên Đã giúp đỡ hướng dẫn nhóm suốt q trình thực Do kiến thức thực tế kiến thức quản lí, cịn hạn chế nên q trình thực phân tích thiết kế cịn nhiều thiếu sót, mong góp ý giáo quý độc giả để đề tài ngày hoàn thiện có khả ứng dụng cao Xin chân thành cám ơn! Nhóm sinh viên thực hiện: Mục lục: Chương I: Tổng quan Chương II: Phân tích hệ thống Phân tích hệ thống mặt chức Phân tích hệ thống liệu Chương III: Thiết kế hệ thống ChươngI Tổng quan 1.Khảo sát trạng siêu thị: Sơ đồ tổ chức siêu thị: Ban giám đốc Tổ bảo vệ Tổ thu ngân Tổ mặt hàng Tổ tin học  Ban giám đốc: Gồm Giám Đốc phó Giám Đốc có nhiệm vụ điều phối tồn hoạt động siêu thị Ban phải nắm tình hình mua bán, doanh thu siêu thị để báo cáo lại cho Hội đồng quản trị Việc báo cáo thực hàng tháng, hàng quý có báo cáo đột xuất theo yêu cầu  Tổ bảo vệ: Kiểm tra, bảo vệ an ninh Siêu Thị, ghi nhận Hàng Hóa đổi lại khách hàng  Tổ thu ngân: Thực việc bán hàng lập hóa đơn cho khách hàng đồng thời ghi nhận lại số hàng hoá bán loại để báo cáo cho tổ quản lý sau ca làm việc  Tổ mặt hàng: Nhiệm vụ tổ kiểm tra chất lượng hàng hố nắm tình trạng hàng hố siêu thị, đảm bảo hàng hố ln tình trạng tốt đến tay khách hàng Khi phát hàng hư hỏng phải kịp thời báo cho tổ văn phịng để có biện pháp giải điều phối hàng  Tổ tin học: Thực việc nhập liệu, kết xuất báo cáo cần thiết phục vụ cho Ban giám đốc - Mô tả hoạt động siêu thị Quản lý nhập hàng: Tất hàng nhập vào kho từ nhà cung cấp phải ghi vào phiếu nhập, tất thông tin mặt hàng bao gồm giá cả, số lượng, nhập nhà cung cấp nào, lý nhập, tổng giá trị phiều nhập Đồng thời người quản lý siêu thị phải nắm rõ thông tin nhà cung cấp như: tên nhà cung cấp, địa chỉ, cung cấp loại mặt hàng nào… Mặt hàng nhập nhân viên quản lý phụ trách tin học lưu trữ thông tin hàng vào hệ thống quản lý Các thông tin bao gồm: mã vạch, giá bán, ngày sản xuất, hạn sử dụng, số lượng nhập, đơn vị tính,… Quản lý xuất hàng: Tất mặt hàng có hàng siêu thị loại quy định mã, sau xuất lên quầy bán hàng siêu thị công việc người quản lý lập phiếu xuất hàng với đầy đủ thông tin xuất Quản lý khách hàng thân thiết: Đối với khách hàngthân thiết, người quản lý phải nắm rõ thơng tin khách hàng thân thiết tra cứu thông tin khách hàng thân thiết lúc Khi khách hàng chưa khách hàng thân thiết siêu thị đến mua hàng, tổng giá trị hàng hoá lần mua từ 50.000đ trở lên sau tính tiền khách hàng đăng ký chương trình khách hàng thân thiết siêu thị với nhân viên quản lý Nhân viên quản lý lưu trữ lại thôngtin khách hàng cấp cho khách hàng thẻ khách hàng thân thiết với số điểm thưởng tương ứng giá trị hóa đơn Những đợt mua hàng có giá trị 50.000đ, trước tốn hóa đơn, khách hàng cần đưa thẻ khách hàng thân thiết cho nhân viên bán hàng, hệ thống tự động tính tốn cập nhật điểm thưởng khách hàng Khi khách hàng thân thiết có số điểm 30 điểm siêu thị đợt mua hàng sau đó, họ giảm giá 5% tổng giá trị hàng họ mua Tuy nhiên, cuối năm hệ thống phải tự động xoá khách hàng khỏi danh sách khách hàng thân thiết siêu thị Tính tiền hóa đơn: Tính tiền hố đơn việc nhân viên bán hàng quầy tính tiền Thống kê báo cáo: Người quản lý thống kê theo tháng, quý, năm tùy theo yêu cầu quy mô siêu thị, phiếu thống kê phải cung cấp đầy đủ thông tin vvế số lượng hàng tồn kho, số lượng hàng hóa có siêu thị doanh số bán hàng tháng, quý năm… Các điểm cần khai thác Với quy mơ tốn chúng tơi đề cập đến khía cạnh cơng việc quản lí siêu thị liên quan đến hoạt động  Nhập hàng  Xuất hàng  Quản lí khách  Việc bán hàng  Thống kê báo cáo Mà không đề cập đến công việc quản lí người hay vật tư thiết bị siêu thị trạng tác nhân siêu thị Nắm bắt yêu cầu chương trình: - Yêu cầu hệ thống: Đối với người quản lý: Người quản lý siêu thị cần nắm rõ hoạt động siêu thị, số lượng hàng nhập, hàng xuất, số lượng hạng tồn kho tồn quầy Nắm rõ thông tin doanh số bán hàng theo tháng, quý, năm Như liệu tập trung cho người quản lý siêu thị người quản lý siêu thị có nhiệm vụ báo cáo tất hoạt động siêu thị cho ban Giám đốc Đối với nhân viên bán hàng: Nhân viên bán hàng tính tiền cho khách hàng in hóa đơn cho khách hàng cách xác Đối với khách hàng: Khách hàng mua hàng siêu thị tham gia đợt khuyến mại giảm giá chương trình ưu đãi cho khách hàng thân thiết -Yêu cầu phần mềm thiết kế:  Phần mềm xây dựng phải dễ sử dụng, dễ cài đặt hỗ trợ tối đa người dùng việc thao tác phần mềm sử dụng  Phần mềm phải giao tiếp dễ dàng với phần mềm khác Word, Excel, dễ thích ứng với thay đổi phần cứng máy tính  Phần mềm phải đạt mức độ bảo mật tối thiểu ngăn ngừa người khơng có chức khơng sử dụng phần mềm  Cung cấp tối đa cho người sử dụng & nhà quản lí nhu cầu tối thiểu công việc nhập, xuất, thống kê báo cáo, quy trình tính tốn xác thời gian thực nhanh  Phần mềm xây dựng cho dễ dàng bảo trì thay đổi với quy mô khách hàng ChươngII: Phân tích hệ thống Phân tích hệ thống mặt chức 1.1Các biểu đồ phân cấp chức (BPC) Trong biểu đồ phân cấp chức ta tiến hành phân rã chức xuống Biểu đồ cho biết chức nhiệm vụ siêu thị Quản Lí Siêu Thị Quản lí kho hàng Quản Lí Dịch Vụ KH Nhập hàng Quản lí TT khách Xuất hàng Bán hàng Thống kê báo cáo In hóa đơn Biểu đồ phân cấp chức Biểu đồ cho thấy chức nhiệm vụ mà chương trình cần thực để quản lí siêu thị 1.2.Xây dựng biểu đồ luồng liệu (BLD) Biểu đồ luồng liệu mức (BLD) cung cấp cho ta nhìn tổng thể cơng việc cụ Mà có nghĩa cung cấp thơng tin siêu thị “làm gì” Đồng thời cho thấy rõ chức cần có chương trình Khách Ban GĐ Yêu Cầu Mua hàng Cung cấp thông tin Cấp Thẻ KH TT Hóa Đơn Nhận báo cáo QL Siêu Thị Thanh toán YC cung cấp Cung cấp hàng Nhà cung cấp BLD mức bối cảnh Ở mức ta thấy chức tổng quát hệ thống quản lí siêu thị Các đối tác hệ thống quản lí siêu thị Nhà cung cấp, Khách hàng, ban giám đốc siêu thị Tiếp theo biểu đồ BLD mức biểu đồ mức xây dựng Chức quản lí siêu thị mức bối cảnh phân rã thành chức quản lí kho hàng bao gồm công việc nhập hàng, xuất hàng, kiểm kê hàng, báo cáo, tốn Thứ hai quản lí dịch vụ khách hàng thiết kế để quản lí tài nguyên khách hàng thân thuộc, lập hóa đơn toán cho khách, cấp thể cho khách, nhận hàng từ kho hàng giao cho khách.Ở ta thấy có xuất kho hàng kho liệu khách hàng Đặt hàng Ban GĐ Nhà Cung cấp Nhận Hàng Thanh tốn Quản lí kho hàng Thơng tin khách hàng Kho hàng Xuất hàng Khách Hàng Cung cấp Thông tin QL dịch vụ khách hàng Mua hàng Giao hàng hóa đơn Cấp thẻ khách hàng TT Biểu đồ BLD mức