CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Những khái niệm cơ bản
Khái niệm quản lý nhân sự:
Quản lý nhân sự, hay còn gọi là quản lý nhân lực, là quá trình khai thác và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực trong tổ chức hoặc công ty Phương pháp này có thể áp dụng cho tất cả các lĩnh vực, không chỉ giới hạn trong sản xuất và kinh doanh.
Mục tiêu quản lý nhân sự:
Mục tiêu chính của quản lý nhân sự là tối ưu hóa việc quản lý nhân viên để đạt hiệu quả cao nhất Điều này không chỉ bao gồm việc quản lý lương thưởng mà còn mở rộng đến việc quản lý hồ sơ và quy trình tuyển dụng.
Tác dụng của quản lý nhân sự:
Quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết các vấn đề kinh tế xã hội liên quan đến lao động Mỗi doanh nghiệp cần có các phòng ban và hệ thống cấp bậc, từ đó tạo ra một môi trường làm việc tích cực Công tác quản lý nhân sự không chỉ giúp công ty hoạt động hiệu quả mà còn thúc đẩy sự phát triển bền vững, quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp.
Các hình thức và mô hình tổ chức quản lý nhân sự:
Có 3 hình thức quản lý nhân sự sau:
Phương pháp lấy cá nhân làm trung tâm tập trung quyền lực vào một nhân vật quan trọng, khiến nhân viên trở thành công cụ tạo lợi nhuận mà không có quyền tham gia vào quyết định và định hướng phát triển công ty Cơ chế này cứng nhắc, thiếu linh hoạt và không tận dụng được những ưu điểm của nhân viên.
Mô hình quản lý tập thể với cá nhân làm trung tâm tập trung vào việc phân phối quyền lợi doanh nghiệp đến từng nhân viên Tất cả các chính sách đều dựa trên lợi ích chung, cho phép mọi nhân viên bày tỏ quan điểm và thể hiện tính dân chủ Điều này tối đa hóa những ưu điểm của nhân viên, tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả.
Tập thể lãnh đạo kiểu cũ thường gây ra sự mơ hồ trong vai trò của người chỉ huy cao nhất, dẫn đến việc trách nhiệm không được phân định rõ ràng Điều này khiến nhiều công việc rơi vào tình trạng "cha chung không ai khóc", dẫn đến đình trệ và thiếu hiệu quả Ngoài ra, sự xuất hiện của nhiều hội đồng kiểm duyệt cho mỗi dự án cũng làm tăng thêm sự phức tạp và cản trở tiến độ công việc.
Hình 1.1: Mô hình HTTT quản lý nhân sự tổng quát
- Quản lý nhân viên bao gồm: Quản lý hồ sơ nhân viên, xử lý hợp đồng hết hạn, quản lý thử việc.
Quản lý chấm công là một phần quan trọng trong việc theo dõi thời gian làm việc của nhân viên, bao gồm quản lý nghỉ phép, theo dõi giờ vào ra công ty, ghi chép nhật ký làm việc và đăng ký lịch làm việc Hệ thống này cũng tích hợp với máy chấm công để nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo tính chính xác trong việc tính toán giờ làm việc của nhân viên.
- Quản lý lương: Quản lý tính lương thời vụ, lương thời gian, tính lương theo sản phẩm.
- Quản lý chức vụ: Quản lý cấp bậc, chức vụ trong tổ chức của doanh nghiệp.
- Quản lý các chế độ: các chế độ khen thưởng, phụ cấp ốm đau bệnh tật, thai sản.
- Quản lý đào tạo: Tổ chức lớp học, đánh giá học viên và giáo viên.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhân sự giúp lưu trữ và bảo quản dữ liệu hiệu quả trên các thiết bị điện tử Các phần mềm quản lý nhân sự cho phép tổ chức lưu trữ, sắp xếp và tìm kiếm thông tin nhân sự một cách nhanh chóng và thuận tiện.
Một số lý thuyết về vấn đề nghiên cứu
1.2.1 Lý thuyết về hệ thống thông tin
Hệ thống là một tập hợp có tổ chức bao gồm nhiều phần tử có mối quan hệ ràng buộc và hoạt động cùng nhau để đạt được mục tiêu chung Trong quá trình hoạt động, hệ thống có sự trao đổi thông tin với môi trường bên ngoài.
Thông tin là những tin tức mà con người trao đổi, bao gồm tri thức về các đối tượng Nó vừa là nguyên liệu đầu vào, vừa là sản phẩm đầu ra trong hệ thống quản lý Việc tiếp nhận và xử lý thông tin là yêu cầu cần thiết cho nhà quản lý để thực hiện chức năng quản lý, hoạch định chính sách và đưa ra quyết định kinh tế cho doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin là một tập hợp bao gồm con người, quy trình và tài nguyên, nhằm mục đích thu thập, xử lý, truyền đạt và phát tán thông tin trong một tổ chức.
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là công cụ quan trọng, giúp thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin cần thiết để hỗ trợ quyết định, phối hợp và kiểm soát hoạt động Mọi quyết định và hành động của doanh nghiệp đều dựa trên việc tiếp nhận và phân tích thông tin.
Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System) là công cụ tổng hợp thông tin từ các hệ thống xử lý nghiệp vụ nội bộ và dữ liệu thu thập từ môi trường bên ngoài, nhằm cung cấp thông tin tổng hợp cho các nhà quản lý ở mọi cấp độ trong doanh nghiệp.
Hình 1.2: Mô hình hệ thống thông tin
Thu thập Xử lý và lưu giữ Phân phát
1.2.2 Lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống thông tin
Mọi hệ thống thông tin đều phải trải qua các giai đoạn như khảo sát, phân tích, thiết kế, cài đặt, khai thác và bảo dưỡng Trong số đó, giai đoạn phân tích và thiết kế đóng vai trò cực kỳ quan trọng.
Giai đoạn phân tích tập trung vào việc khám phá bản chất và chi tiết của hệ thống, xác định các chức năng cần thực hiện và loại dữ liệu liên quan, cũng như cấu trúc của chúng Trong khi đó, giai đoạn thiết kế là quá trình đưa ra các quyết định cài đặt hệ thống, đảm bảo rằng hệ thống đáp ứng các yêu cầu đã được xác định trong giai đoạn phân tích, đồng thời phù hợp với các ràng buộc thực tế.
Hình 1.3: Sơ đồ chu trình xây dựng và phát triển hệ thống thông tin
Có 2 cách tiếp cận chính trong phân tích và thiết kế hệ thống thông tin là:
- Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin hướng chức năng
- Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin hướng đối tượng
1.2.2.1 Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin hướng chức năng
Phân tích hướng chức năng là quá trình nghiên cứu và xem xét tỉ mỉ các chức năng của hệ thống nhằm xác định yêu cầu thông tin, các quy trình trong hệ thống và mối quan hệ giữa các quy trình đó, cũng như mối liên hệ với các hệ thống khác.
Thiết kế hướng chức năng là quá trình xác định cấu trúc phần cứng và phần mềm của hệ thống, bao gồm việc xác định các mô-đun chương trình, giao diện và dữ liệu cần thiết nhằm đáp ứng yêu cầu của người sử dụng.
Phương pháp chung để phân tích:
- Cần phân rã những chức năng lớn, phổ quát thành những chức năng khác nhỏ hơn để đi vào chi tiết.
- Xét mối quan hệ giữa các chức năng.
- Chuyển từ mô tả vật lý sang mô tả logic.
- Chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới ở mức logic.
- Phân tích theo cách từ trên xuống (từ tổng quát đến chi tiết), phần này ta sử dụng biểu đồ phân cấp chức năng.
Biểu đồ luồng dữ liệu là một công cụ quan trọng trong phương pháp lập trình hướng chức năng, giúp phân chia chương trình chính thành nhiều chương trình con, mỗi chương trình con thực hiện một nhiệm vụ cụ thể Phương pháp này tập trung vào việc thiết kế phần mềm dựa trên hai hướng chính: hướng dữ liệu và hướng hành động, nhằm tối ưu hóa quy trình phát triển và quản lý phần mềm.
Cách tiếp cận hướng dữ liệu trong xây dựng phần mềm tập trung vào việc phân rã phần mềm theo các chức năng cần thiết và dữ liệu tương ứng Phương pháp này giúp các nhà phát triển hệ thống dễ dàng tạo ra ngân hàng dữ liệu hiệu quả.
Cách tiếp cận hướng hành động lại tập trung phân tích hệ phần mềm dựa trên các hoạt động thực thi các chức năng của phần mềm đó.
Phương pháp hướng chức năng phân rã bài toán thành các phần nhỏ hơn cho đến khi đạt được bài toán có thể cài đặt ngay bằng các hàm ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc Ưu điểm của phương pháp này là tư duy phân tích thiết kế rõ ràng, giúp chương trình trở nên sáng sủa và dễ hiểu Tuy nhiên, phương pháp cũng tồn tại một số nhược điểm cần lưu ý.
Việc sử dụng lại các chương trình hướng chức năng là không khả thi, vì chúng phụ thuộc chặt chẽ vào cấu trúc dữ liệu và bài toán cụ thể Do đó, không thể tái sử dụng một modul nào đó từ phần mềm này cho phần mềm mới có yêu cầu dữ liệu khác.
Phát triển phần mềm lớn không phù hợp với phương pháp này, vì việc chia nhỏ hệ thống thông tin thành các bài toán con và phân chia chúng thành các modul sẽ gặp nhiều khó khăn Quản lý mối quan hệ giữa các modul có thể dẫn đến lỗi trong phân tích và thiết kế hệ thống, đồng thời gây khó khăn trong quá trình kiểm thử và bảo trì.
1.2.2.2 Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin hướng đối tượng
Phương pháp phân tích hướng đối tượng, ra đời vào thập niên 80, dựa trên ý tưởng lập trình hướng đối tượng và đã trải qua quá trình phát triển, hoàn thiện để trở nên phổ biến hiện nay Phương pháp này dựa trên một số khái niệm cơ bản quan trọng.
- Đối tượng (Object): Gồm dữ liệu và thủ tục tác động lên dữ liệu này.
- Đóng gói (Encapsulation): Không cho phép tác động trực tiếp lên dữ liệu của đối tượng mà phải thông qua các phương pháp trung gian.
- Lớp (Class): Tập hợp các đối tượng có chung một cấu trúc dữ liệu và cùng một phương pháp.
Tổng quan tình hình nghiên cứu
1.3.1 Tình hình nghiên cứu trong nước Đề tài thứ nhất: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại
Công ty TNHH Hưng Long”, tác giả Nguyễn Hoàng Đức, Trường Đại học Bách Khóa TP Hồ Chí Minh.
Tác giả đã tiến hành khảo sát thực trạng và phân tích lý thuyết liên quan đến hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Hưng Long.
Mặc dù đã tiến hành phân tích thiết kế chức năng tính lương, nhưng vẫn tồn tại một số thiếu sót trong việc quản lý hồ sơ nhân viên nghỉ việc, nhân viên xin thôi việc và nhân viên chuyển phòng Đề tài thứ hai tập trung vào việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự.
Công ty TNHH TBA Việt Nam”, tác giả Hoàng Thế Quyền, Đại học Vinh.
Đề tài này đã tổng hợp các chức năng thiết yếu trong quản lý nhân sự, bao gồm chấm công và quản lý hồ sơ nhân viên Đồng thời, nó cũng phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý dựa trên phương pháp hướng đối chức năng.
Hạn chế của bài viết là tác giả chưa phân tích chi tiết thiết kế chức năng quản lý công việc của nhân viên, trong đó một số chức năng như tính lương chưa thực sự hiệu quả và còn tồn tại một số chức năng dư thừa Đề tài thứ ba được nêu ra là “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự”.
Công ty TNHH Minh Trí” do sinh viên Trần Thị Thu Hương - Trường Đại học công nghệ - Đại học Quốc Gia Hà Nội thực hiện.
Đề tài đã tiến hành phân tích và khảo sát hiện trạng, từ đó thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự dựa trên phương pháp hướng đối tượng UML.
Hạn chế của đề tài là phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin hướng đối tượng chưa làm rõ mối quan hệ và sự thống nhất giữa giai đoạn phân tích và giai đoạn thiết kế, đặc biệt là trong thiết kế cơ sở dữ liệu (CSDL) cho hệ thống, điều này gây khó khăn cho việc nghiên cứu đề tài.
1.3.2 Tình hình nghiên cứu trên thế giới
Hệ thống quản lý nhân sự đã có mặt từ lâu và đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng suất làm việc của tổ chức và doanh nghiệp Trong những năm gần đây, nhiều hệ thống quản lý nhân sự mới đã được phát triển, thay thế các phần mềm cũ, với mục tiêu cải tiến tốc độ, tính bảo mật và hiệu quả quản lý Một số phần mềm quản lý nhân sự hàng đầu trên thế giới bao gồm gói quản trị nguồn lực (ERP) của SAP, hệ thống chấm công và nghỉ phép (E-Roster), hệ thống quản lý thông tin nhân viên và hệ thống tính lương (Payroll).
PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG
Tổng quan về công ty Cổ phần Việt Tiến Mạnh
2.1.1 Sơ lược về công ty
Tên công ty: Công ty cổ phần Việt Tiến Mạnh Tên viết tắt: VTM GROUP
Tên tiếng anh: VTM Joint Stock Company (VTM – JSC) Địa chỉ trụ sở chính: 35 Chùa Láng, Láng Thượng, Đống Đa, Hà Nội Tel: (04) 3 259 5281 – (04) 3 259 5374
Fax: (04) 3 259 5281 Email: info@vtmgroup.com.vn Website: http://www.vtmgroup.com.vn Thời gian thành lập: Ngày 24 tháng 02 năm 2010.
Mã số thuế: 0104494988 Người đại diện pháp luật: Tổng giám đốc Hoàng Việt
Hình 2.1: Văn phòng tiếp khách tại trụ sở chính 2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển
Thành lập vào tháng 2/2010 với ba thành viên chủ chốt, VTM Group đã nhanh chóng phát triển lên 80 nhân viên vào tháng 6/2010 Sau năm năm hoạt động, công ty đã có gần 400 nhân viên chuyên nghiệp và trở thành đối tác tin cậy của hơn 15.000 khách hàng, thực hiện hơn 5.000 chiến dịch quảng cáo lớn nhỏ trong và ngoài nước thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau VTM Group tự hào là một trong những công ty hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ quảng cáo trực tuyến với nhiều hình thức đa dạng.
Vào ngày 1/3/2014, VTM Group chính thức trở thành đối tác của Google tại Việt Nam trong lĩnh vực quảng cáo trực tuyến Để duy trì chất lượng dịch vụ tốt nhất và nâng cao tính cạnh tranh, VTM Group luôn chú trọng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, cải thiện chất lượng dịch vụ, chăm sóc khách hàng và cung cấp giá trị gia tăng.
2.2.1.2 Triết lý kinh doanh VTM Group luôn trung thành với triết lý kinh doanh “Sát cánh cùng thương hiệu của doanh nghiệp – Thành công của doah nghiệp là thành công của VTM Group”.
Chúng tôi cam kết mang lại lợi ích tối ưu cho khách hàng, ưu tiên lợi ích của họ trong các lĩnh vực như quảng cáo trực tuyến, công nghệ thông tin, quản lý tài sản và phát triển nhân lực.
Với đội ngũ nhân viên chất lượng và đông đảo, Việt Tiến Mạnh cam kết cung cấp dịch vụ tốt nhất với mức giá hợp lý, mang lại sự hài lòng tối đa cho khách hàng.
2.1.3 Các lĩnh vực kinh doanh Công ty cổ phần Việt Tiến Mạnh là tập đoàn gồm 5 công ty thành viên:
1 VTM – IT Công ty cổ phần Công nghệ thông tin Việt Tiến Mạnh
2 VTM – AD Công ty cổ phần Quảng cáo Việt Tiến Mạnh
3 VTM – MD Công ty cổ phần Truyền thông Việt Tiến Mạnh
4 VTM – AM Công ty cổ phần Quản lý tài sản Việt Tiến Mạnh
5 VTM – HR Công ty cổ phần Phát triển nhân lực Việt Tiến Mạnh Trong đó ngành mũi nhọn tập trung cung cấp các dịch vụ quảng cáo trực tuyến
Các dịch vụ quảng cáo của Google
- Quảng cáo theo từ khóa tìm kiếm - Google Adwords
- Quảng cáo trên mạng hiển thị - Google Display Network
Quảng cáo trên mạng xã hội Facebook, Youtube
Quảng cáo trên hệ thống báo điện tử - Banner Adnetwork - PR Marketing
Cung cấp dịch vụ quảng cáo LCD
Cung cấp dịch vụ Hosting, Server & Phát triển hệ thống
Cung cấp dịch vụ tên miền
Cung cấp dịch vụ thiết kế website
Tối ưu hóa thứ hạng website trên công cụ tìm kiếm - SEO
Hình 2.2: Lĩnh vực kinh doanh 2.1.4 Văn hóa của công ty
VTM Group quan niệm rằng con người chính là nhân tố tạo nên thành công.
Những người thực hiện ước mơ luôn thể hiện tính cách vui vẻ, thân thiện và tích cực Họ làm việc hết mình và chơi hết sức, thể hiện đam mê với công việc Sự năng động và trẻ trung là những đặc điểm nổi bật của họ.
Con người trong công ty chính là đại diện cho thương hiệu, và thương hiệu lại phản ánh văn hóa của công ty Khách hàng sẵn sàng chi tiền để “mua” những giá trị văn hóa này Do đó, nếu thương hiệu của bạn cam kết mang lại sự tin cậy cho khách hàng, bạn cần phải thể hiện mình là một người đáng tin cậy.
Một bộ phận marketing có thể hình thành những cam kết của thương hiệu đối với khách hàng, nhưng để thực hiện những cam kết đó, lãnh đạo và toàn thể nhân viên trong tổ chức cần phải hỗ trợ, phát huy và bảo vệ chúng Hiện nay, văn hóa tổ chức được coi là yếu tố then chốt tạo nên sự khác biệt cho một thương hiệu.
VTM Group áp dụng phương châm “người lãnh đạo là người đầy tớ phục vụ”.
Trách nhiệm hàng đầu của ban lãnh đạo tại VTM Group là hỗ trợ phát triển nhân viên, vì thành công của nhân viên chính là thành công của công ty Chúng tôi tạo ra một không gian làm việc mở, nơi cấp quản lý và nhân viên có thể dễ dàng trao đổi thông tin và thảo luận về các vấn đề công việc một cách thoải mái VTM Group không chỉ là một nơi làm việc mà còn là một đại gia đình, nơi mọi người quan tâm và hỗ trợ lẫn nhau trong một môi trường làm việc vui vẻ Chúng tôi thường xuyên tổ chức các hoạt động như trò chơi tập thể, cuộc thi trang trí công ty, và các sự kiện công nhận thành tích của nhân viên để tăng cường tinh thần đoàn kết.
- Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm tổng giám đốc: Hoàng Việt
- Giám đốc Quảng cáo: Đoàn Đức Tiến
- Giám đốc Công nghệ: Nguyễn Hoàng Mạnh
Công ty Việt Tiến Mạnh hoạt động với mô hình rõ ràng, kết nối chặt chẽ giữa các công ty con và phòng ban Đội ngũ nhân viên trẻ, năng động và giàu kinh nghiệm, cùng sự hỗ trợ từ các chuyên gia trong lĩnh vực truyền thông – quảng cáo, đã giúp công ty trở thành một trong những đơn vị hàng đầu trong quảng cáo trực tuyến.
Hình 2.3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức, quản lý và hoạt động của công ty
Thực trạng về hệ thống thông tin quản lý nhân sự của công ty cổ phần Việt Tiến Mạnh
Các nghiệp vụ quản lý nhân sự trong công ty:
- Quản lý hồ sơ nhân sự:
Khi nhân viên mới được tuyển dụng, phòng nhân sự sẽ cập nhật hồ sơ và lưu trữ tại tủ hồ sơ của mình Khi cần tra cứu thông tin về một nhân viên, nhân viên phòng nhân sự sẽ tìm kiếm trong tủ hồ sơ Thêm vào đó, thông tin lý lịch của nhân viên cũng được lưu trữ trên hệ thống chung của công ty, phân theo từng phòng ban.
Bài viết này cung cấp thông tin chi tiết về sơ yếu lý lịch của nhân viên, bao gồm trình độ học vấn, thông tin gia đình, sổ bảo hiểm và các phụ cấp liên quan.
Khi nhân viên nghỉ việc, hồ sơ của họ sẽ được lưu trữ trong tủ hồ sơ và trên hệ thống trong vòng một năm để phục vụ cho việc tìm kiếm và kiểm tra khi cần thiết Sau thời gian này, hồ sơ sẽ được hủy bỏ.
Công ty sử dụng phần mềm Microsoft Excel 2010 để quản lý việc chấm công theo từng phòng ban Mỗi file Excel chứa 12 bảng tính, tương ứng với bảng chấm công cho mỗi tháng trong năm Bộ phận nhân sự sẽ thực hiện việc chấm công cho các phòng Cuối tháng, bảng chấm công được tổng hợp và gửi cho phòng kế toán để lập bảng lương Bảng lương sau đó được trình lên ban giám đốc phê duyệt trước khi trở lại phòng kế toán để thực hiện việc trả lương cho nhân viên.
Về hình thức trả lương: Lương của nhân viên được trả hàng tháng, trả vào mùng 5 hàng tháng Mỗi nhân viên phải có một tài khoản ngân hàng Techcombank.
Trả lương bằng cách chuyển tiền vào tài khoản của từng nhân viên.
Quản lý công văn và giấy tờ trong công ty bao gồm việc lưu trữ các loại biên bản, công văn, hợp đồng (như hợp đồng lao động) và các mẫu đơn liên quan (như đơn xin nghỉ việc, đơn đề nghị tăng lương) tại tủ lưu trữ của phòng nhân sự.
Các phần mềm ứng dụng phục vụ cho hoạt động quản lý nhân sự trong công ty.
- Phần mềm hệ thống: Windows 7.
- Chương trình bảo vệ máy tính: Sử dụng phần mềm AVAST Business
Phần mềm Microsoft Word là công cụ lý tưởng cho việc soạn thảo thông tin nhân sự và thông tin tuyển dụng Ngoài ra, nó còn hỗ trợ người dùng trong việc soạn thảo các loại biên bản, công văn và giấy tờ một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
- Phần mềm Microsoft Excel: Sử dụng để chấm công, lưu trữ bảng chấm công.
Bộ phận nhân sự có những nhiệm vụ sau:
+ Trực điện thoại công ty.
+ Điều động, chuyển giao nhân sự cho phù hợp.
+ Thực hiện các chế độ bảo hiểm cho nhân viên.
+ Các công việc khác do ban lãnh đạo yêu cầu.
Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự của công ty cổ phần Việt Tiến Mạnh
Đánh giá phương pháp quản lý nhân sự hiện tại:
Quá trình thực tập tại công ty cho thấy phương pháp quản lý nhân sự hiện tại không còn phù hợp với sự phát triển và mở rộng của hoạt động kinh doanh Quy mô nhân sự ngày càng lớn, nhưng phương thức quản lý hiện tại bộc lộ nhiều điểm yếu, như tốc độ xử lý thông tin chậm, độ chính xác thấp và khả năng bảo mật thông tin kém.
- Tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu do không cần phải đầu tư nhiều trang thiết bị máy móc phục vụ cho việc quản lý nhân sự.
- Không đòi hỏi nhân viên phải hiểu biết nhiều về HTTT và các trang thiết bị hiện đại Ví dụ như máy quét vân tay,
Công ty cổ phần Việt Tiến Mạnh đang gặp phải vấn đề về tốc độ xử lý thông tin chậm chạp do chủ yếu dựa vào các hoạt động thủ công Việc lưu chuyển thông tin giữa các phòng ban thường phải chờ duyệt và in báo cáo, dẫn đến lãng phí thời gian Điều này ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng ra quyết định kịp thời của doanh nghiệp, trong khi mỗi quyết định nhanh chóng đều có thể mang lại lợi thế cạnh tranh lớn trên thị trường.
Thiếu tính đồng bộ thông tin giữa các phòng ban dẫn đến việc xử lý thông tin tách biệt, gây ra tình trạng trùng lặp hoặc không khớp thông tin Sự cố này thường xảy ra do lỗi trong quá trình nhập hoặc xử lý dữ liệu, làm cho việc chỉnh sửa thông tin trở nên khó khăn.
Tính chính xác của thông tin bị giảm sút đáng kể do thiếu sự đồng bộ hóa giữa các phòng ban và quy trình xử lý thông tin thủ công.
Việc xử lý thông tin chậm chạp trong công ty dẫn đến mất thời gian trong quá trình ra quyết định quan trọng Hơn nữa, việc thông tin được xử lý thủ công hạn chế khả năng tóm lược thông tin hàng ngày cho nhà quản lý, từ đó ảnh hưởng tiêu cực đến quyết định cuối cùng.
An toàn bảo mật thông tin kém là một vấn đề nghiêm trọng do dữ liệu được lưu trữ rải rác và chủ yếu ở dạng hồ sơ, giấy tờ Điều này làm tăng nguy cơ mất mát hoặc hư hại thông tin theo thời gian.
Nhân viên quản lý nhân sự có nhiều ưu điểm, bao gồm tính chủ động trong công việc và kinh nghiệm lâu năm, giúp họ thực hiện công tác quản lý nhân sự hiệu quả Họ cũng có khả năng thao tác nhanh trên máy tính, đặc biệt là trong các ứng dụng như Word và Excel.
Nhược điểm của hệ thống quản lý nhân sự là nhân viên chưa có đủ hiểu biết về công nghệ thông tin, đặc biệt là thiếu kinh nghiệm sử dụng các phần mềm quản lý chuyên dụng Do đó, khi công ty triển khai hệ thống này, cần phải dành thời gian đào tạo để nhân viên có thể thích ứng với công việc trên hệ thống mới Nếu hệ thống tốt nhưng người sử dụng không biết cách khai thác hợp lý, nó sẽ trở nên vô nghĩa.
PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT TIẾN MẠNH
Mô tả bài toán
HTTT quản lý nhân sự tiền lương có những chức năng chính:
- Quản lý hồ sơ nhân viên: Cập nhật, điều chỉnh hồ sơ nhân viên.
- Quản lý chấm công: Cập nhật, điều chỉnh kết quả chấm công hàng tháng
- Quản lý lương: Tính lương, các khoản trích theo lương
Quản lý hồ sơ nhân viên là quy trình quan trọng khi công ty tuyển dụng nhân viên mới Phòng nhân sự sẽ tạo hồ sơ cho từng nhân viên, bao gồm các thông tin cần thiết như mã nhân viên, mã phòng ban, họ tên, giới tính, ngày sinh, quê quán, địa chỉ, số chứng minh nhân dân, số sổ bảo hiểm, bằng cấp và quá trình công tác Tất cả các thông tin này sẽ được lưu trữ trong kho dữ liệu hồ sơ nhân viên của hệ thống, giúp quản lý và tra cứu dễ dàng.
Khi cần xem hồ sơ nhân viên hoặc chỉnh sửa, xóa thông tin của nhân viên đã thôi việc, hệ thống sẽ truy xuất dữ liệu từ kho hồ sơ nhân viên Nhân viên nhân sự có quyền xem, sửa đổi và xóa thông tin trong hệ thống.
Quản lý chấm công tại công ty được thực hiện thông qua máy quét vân tay của nhân viên, giúp cập nhật thông tin chấm công hàng ngày vào hệ thống Nhân viên phòng nhân sự sẽ lấy số liệu từ bảng chấm công để lập báo cáo, trong khi hệ thống lưu trữ dữ liệu chấm công một cách an toàn.
Nhân viên phòng nhân sự theo dõi báo cáo chấm công hàng tháng, để nắm được tình hình làm việc hàng tháng của từng nhân viên trong công ty.
Bảng chấm công là tài liệu quan trọng trong quản lý nhân sự, bao gồm các thông tin như số thứ tự, họ tên nhân viên, số ngày làm việc trong tháng, số ngày nghỉ phép, số ngày nghỉ không phép và số ngày nghỉ có lương Việc theo dõi chính xác các thông tin này giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả thời gian làm việc và quyền lợi của nhân viên.
- Báo cáo chấm công gồm các thông tin: số thứ tự, họ tên nhân viên, số ngày làm việc, số ngày nghỉ phép, số ngày nghỉ không phép.
Chức năng quản lý lương bao gồm việc tính lương hàng tháng dựa trên số ngày công làm việc của nhân viên, cùng với các khoản trích theo lương như bảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội.
Hệ thống tự động thu thập dữ liệu chấm công hàng tháng của nhân viên từ kho dữ liệu để tính lương cho từng cá nhân trong công ty Nhân viên kế toán sẽ truy xuất thông tin lương từ hệ thống và lập báo cáo lương Cuối cùng, thông tin về tính lương và báo cáo lương sẽ được lưu trữ trong kho dữ liệu lương.
Khi ban lãnh đạo yêu cầu báo cáo thống kê lương, phòng kế toán cần truy cập hệ thống để lấy thông tin từ kho dữ liệu lương và thực hiện lập báo cáo.
Phòng kế toán thực hiện báo cáo thống kê lương cho từng phòng ban trong công ty và in bảng lương để chi trả tiền lương cho nhân viên thông qua thẻ ngân hàng.
Phân tích, thiết kế hệ thống
3.2.1 Biểu đồ usecase3.2.1.1 Biểu đồ usecase tổng quát
Mô tả usecase tổng quát:
Tác nhân Chức năng Mô tả
Quản lý hồ sơ nhân sự
Quản lý cập nhật thông tin nhân viên, quản lý chức năng thêm, sửa, xóa, tìm kiếm thông tin nhân viên
Quản lý số liệu chấm công từ hệ thống, cập nhật số liệu chấm công, lập báo cáo chấm công.
Máy quét vân tay Tác động đến hệ thống Đưa dữ liệu đầu vào là bảng chấm công hàng ngày nhập vào trong hệ thống.
Nhân viên kế toán Quản lý lương Quản lý bảng lương, thưởng, in và trả lương cho nhân viên công ty.
Quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý chấm công, quản lý lương.
Xem các thông tin về nhân viên, bảng chấm công, bảng lương.
3.2.1.2 Biểu đồ usecase chi tiết
Usecase quản lý hồ sơ nhân viên
Mô tả usecase quản lý hồ sơ nhân viên:
Tác nhân Chức năng Mô tả
Tạo hồ sơ nhân viên
Khi tiếp nhận nhân viên mới, phòng nhân sự sẽ tiến hành tạo hồ sơ cho nhân viên đó Hồ sơ này cần cập nhật đầy đủ thông tin hành chính, chức vụ và phòng ban, trình độ học vấn, cũng như thông tin gia đình của nhân viên.
Cập nhật hồ sơ nhân viên
- Sửa thông tin và xóa thông tin là trường hợp riêng của điều chỉnh.
+ Sửa hồ sơ: khi cần sửa thông tin về nhân viên hay thông tin bất kì (cần có chứng từ đối chiếu).
Khi nhân viên nghỉ việc, công ty có quyền xóa thông tin của họ nếu nhân viên đó được chấp nhận nghỉ việc hoặc không hoàn thành nhiệm vụ được giao và bị thôi việc.
Tìm kiếm hồ sơ nhân viên
Để cập nhật thông tin nhân viên, cần sử dụng chức năng tìm kiếm hồ sơ nhân viên Chức năng này hỗ trợ nhân viên phòng nhân sự tìm kiếm thông tin dựa trên tên, số chứng minh, mã nhân viên và các thông tin liên quan khác.
Tìm kiếm hồ sơ nhân viên
Ban lãnh đạo có thể tìm kiếm thông tin nhân viên để xem khi cần.
Usecase quản lý chấm công
Mô tả usecase quản lý chấm công:
Tác nhân Chức năng Mô tả
Khi dữ liệu chấm công từ máy quét vân tay được cập nhật vào hệ thống, bộ phận nhân sự có thể lập bảng thống kê số ngày làm việc và số ngày nghỉ của nhân viên trong công ty.
Cập nhật bảng chấm công
Khi có trường hợp nhầm lần thì có thể chỉnh sửa thông tin chấm công: Chỉnh sửa số ngày đi làm, số ngày nghỉ.
Tìm kiếm thông tin chấm công
Để cập nhật thông tin chấm công của nhân viên, trước tiên cần sử dụng chức năng tìm kiếm thông tin chấm công Chức năng này giúp nhân viên phòng nhân sự tìm kiếm dễ dàng theo các tiêu chí như tên, phòng ban và mã nhân viên.
Khi nhân viên đến công ty, họ sẽ quét vân tay để ghi lại giờ vào làm và ngày làm việc Dữ liệu này được lưu trữ trong hệ thống, giúp bộ phận nhân sự lập bảng chấm công một cách chính xác.
Tìm kiếm hồ sơ nhân viên
Ban lãnh đạo có thể tìm kiếm thông tin chấm công để xem khi cần.
Mô tả usecase quản lý lương:
Tác nhân Chức năng Mô tả
Khi nhận bảng chấm công từ phòng nhân sự, nhân viên kế toán tiến hành tính lương cho nhân viên trong công ty Việc này bao gồm các bước như tính lương theo ngày công, tính các khoản thưởng và phạt, cũng như các khoản trích theo lương.
Khi xảy ra nhầm lẫn trong bảng lương, bạn có thể thực hiện việc chỉnh sửa thông tin một cách dễ dàng Việc điều chỉnh có thể bao gồm sửa đổi lương dựa trên ngày công, điều chỉnh lương theo các khoản thưởng - phạt, và cập nhật lương theo các khoản trích từ lương.
Để cập nhật thông tin lương của nhân viên, cần sử dụng chức năng tra cứu thông tin lương Chức năng này hỗ trợ nhân viên kế toán tìm kiếm thông tin dựa trên tên, số chứng minh, mã nhân viên và các thông tin liên quan khác.
Ban lãnh đạo có thể tìm kiếm thông tin lương của nhân viên để xem khi cần.
3.2.2 Biểu đồ lớp 3.2.2.1 Biểu đồ lớp tổng quát
3.2.2.2 Biểu đồ lớp chi tiết 3.2.3 Biểu đồ trạng thái Tất cả các đối tượng đều có trạng thái, trạng thái là một kết quả của các hoạt động trước đó đã được đối tượng thực hiện và nó thường được xác định qua giá trị của các thuộc tính Biểu đồ trạng thái biểu diễn tất cả các trạng thái và sự chuyển trạng thái của các lớp
Từ biểu đồ lớp, xác định các trạng thái cho từng lớp như sau:
Biểu đồ trạng thái lớp Hồ sơ nhân viên
Biểu đồ trạng thái lớp Bảng lương
Biểu đồ trạng thái lớp Thưởng/phạt
Biểu đồ tuần tự tạo hồ sơ nhân viên
Biểu đồ tuần tự cập nhật tạo hồ sơ
Biểu đồ tuần tự tìm kiếm hồ sơ nhân viên
Biểu đồ tuần tự cập nhật số liệu chấm công
Biểu đồ tuần tự tra cứu số liệu chấm công
Biểu đồ tuần tự tính lương theo ngày công
Biểu đồ tuần tự cập nhật bảng lương
Biểu đồ tuần tự tra cứu lương
Biểu đồ hoạt động chức năng quản lý hồ sơ nhân viên
Biểu đồ hoạt động chức năng quản lý chấm công
Biểu đồ hoạt động chức năng quản lý tính lương
Thiết kế cơ sở dữ liệu và giao diện
3.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu
3.3.2 Thiết kế giao diệnGiao diện màn hình chính
Trong quá trình thực hiện đề tài khóa luận “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần Việt Tiến Mạnh”, tôi nhận thấy rằng quản lý nhân sự là một yếu tố quan trọng trong mọi tổ chức, đặc biệt là tại công ty tôi thực tập Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là cần thiết để giúp các nhà quản lý tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý và lưu trữ dữ liệu Do đó, hệ thống này cần phải chính xác, kịp thời và đồng bộ.
Do thời gian hạn chế trong việc thực hiện khóa luận, mặc dù đã nhận được sự hướng dẫn tận tình từ thầy giáo và anh chị trong công ty, bài khóa luận vẫn còn một số thiếu sót Tuy nhiên, khóa luận đã làm nổi bật tầm quan trọng của việc tin học hóa trong quản lý, đặc biệt là trong quản lý nhân sự Bài viết cũng đã khảo sát, phân tích và thiết kế một giải pháp quản lý hoàn chỉnh với các form được thiết kế đơn giản và thân thiện với người dùng.
Em sẽ tiếp tục cải thiện các chức năng của chương trình, đồng thời nỗ lực thiết kế, cài đặt và nâng cấp để đáp ứng tốt nhất yêu cầu của bài toán thực tế.
Xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo tại trường Đại học Thương Mại, đặc biệt là thầy Cù Nguyên Giáp, người đã tận tình hỗ trợ và tạo điều kiện cho em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp.
Em xin chân thành cảm ơn!
