TẦM QUAN TRỌNG, Ý NGHĨA CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ
Tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Trong những năm gần đây, sự phát triển của khoa học kỹ thuật và nền kinh tế mở đã làm cho công nghệ thông tin trở thành ngành công nghệ mũi nhọn, không thể thiếu trong các hoạt động xã hội như quản lý và kinh tế Công nghệ thông tin giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý và kinh doanh, từ đó tăng cường sức cạnh tranh và tối đa hóa lợi nhuận Đặc biệt, việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự là rất cần thiết để quản lý thông tin tài chính và nhân sự một cách hiệu quả.
Ý nghĩa của hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Trong xã hội thông tin hiện đại, việc ứng dụng hệ thống thông tin trong quản lý nhân sự là vô cùng cần thiết, bởi nhân sự là yếu tố then chốt cho sự phát triển và tồn tại của doanh nghiệp Việc này không chỉ nâng cao chất lượng quản lý mà còn cải thiện hiệu quả hoạt động, giúp doanh nghiệp đáp ứng tốt hơn với yêu cầu cạnh tranh Con người luôn là trung tâm trong mọi hoạt động, và quản lý nguồn nhân lực trở thành nhiệm vụ thiết yếu cho sự phát triển bền vững.
Một hệ thống thông tin quản lý nhân sự cần đáp ứng các yêu cầu cơ bản như thu thập và lưu trữ thông tin hồ sơ nhân sự, bao gồm lập mới, chuyển giao và cập nhật hồ sơ Hệ thống cũng phải hỗ trợ tìm kiếm hồ sơ một cách nhanh chóng và dễ dàng Đặc biệt, khả năng kết xuất các báo cáo như báo cáo lương và báo cáo theo hồ sơ nhân viên là rất quan trọng để phục vụ cho quá trình quản lý nhân sự hiệu quả.
Trong thời gian thực tập tại công ty cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS, tôi nhận thấy sự cần thiết phải phát triển một hệ thống thông tin quản lý nhân sự mới, nhằm thay thế hệ thống hiện tại đã không còn đáp ứng hiệu quả nhu cầu quản lý nhân sự của công ty.
Em đã quyết định chọn đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS” để cải thiện công tác quản lý nhân sự, giúp quy trình trở nên nhanh chóng và tiện lợi hơn Mục tiêu là giảm thiểu sức lao động và tài nguyên, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Phương pháp thu thập dữ liệu
Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết giúp chia nhỏ lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý thành các bộ phận cấu thành và mối quan hệ, từ đó nhận diện và khai thác các khía cạnh khác nhau Qua đó, người nghiên cứu có thể chọn lọc thông tin cần thiết cho đề tài của mình Sau khi phân tích, phương pháp tổng hợp lý thuyết được áp dụng để liên kết các bộ phận thành một chỉnh thể hoàn chỉnh, hỗ trợ quá trình tìm kiếm và nghiên cứu cơ sở lý luận liên quan đến đề tài.
Phương pháp khảo sát thực tiễn bao gồm việc thu thập thông tin thông qua nghiên cứu đối tượng thực, sử dụng cả phương pháp hiện trường và phương pháp bàn giấy Quá trình này bao gồm phỏng vấn trực tiếp với lãnh đạo và nhân viên công ty về các vấn đề thực tế, lập phiếu điều tra trắc nghiệm và phát phiếu điều tra Sau đó, kết quả được tổng hợp và phân tích, đồng thời đưa ra các mô hình và bảng biểu cần thiết Những công việc này sẽ được áp dụng trong giai đoạn tiếp theo của đề tài.
Khóa luận áp dụng nhiều phương pháp nghiên cứu tổng hợp như phân tích, so sánh, thống kê và tổng hợp Việc phân tích thiết kế hệ thống thông tin nhân sự được thực hiện theo phương pháp hướng đối tượng.
Phương pháp xử lý dữ liệu
Tác giả tiến hành thu thập thông tin cần thiết từ nhân viên, cán bộ và ban lãnh đạo công ty thông qua các bảng câu hỏi và phiếu điều tra đã chuẩn bị trước Những câu hỏi phỏng vấn được thiết kế tập trung vào đề tài nghiên cứu, điều chỉnh theo từng ngữ cảnh cụ thể Đặc biệt, các câu hỏi về mức độ hài lòng sẽ được phân loại theo bậc thang, nhằm cung cấp những đáp án sát thực nhất với tình hình hiện tại.
Sau khi thu thập và tổng hợp dữ liệu liên quan đến quản lý nhân sự tại công ty cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS, các thông tin đã được phân tích và xử lý Mỗi phương pháp xử lý thông tin đều có những ưu và nhược điểm riêng Trong bài viết này, tác giả đã lựa chọn sử dụng phần mềm SPSS để thực hiện phân tích và xử lý dữ liệu.
Sau khi áp dụng phần mềm phân tích dữ liệu, chúng ta sẽ có cái nhìn tổng quát về công ty và nhận diện các vấn đề cần giải quyết Điều này giúp chúng ta phát triển ý tưởng và đề xuất giải pháp khả thi nhất cho những thách thức mà công ty đang đối mặt.
KẾT CẤU KHÓA LUẬN
Bài khóa luận được cấu trúc bao gồm ba chương, cùng với các phần như lời mở đầu, mục lục, danh mục bảng biểu, sơ đồ hình vẽ, danh mục từ viết tắt, phần kết luận, phụ lục và tài liệu tham khảo.
Chương 1: Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự.
Chương 2 trình bày kết quả phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS Phân tích cho thấy hệ thống hiện tại có những điểm mạnh và yếu, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý nhân sự Các vấn đề như tính chính xác của dữ liệu, khả năng truy cập thông tin và tính linh hoạt trong quy trình làm việc đã được chỉ ra Đề xuất cải tiến nhằm nâng cao hiệu suất và đáp ứng tốt hơn nhu cầu quản lý nhân sự trong tương lai cũng được đưa ra trong phần này.
Chương 3 trình bày định hướng phát triển và đề xuất giải pháp cho việc phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Phát triển Nguồn mở và Dịch vụ FDS Nội dung này tập trung vào việc cải thiện quy trình quản lý nhân sự thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa nguồn lực nhân sự Các giải pháp đề xuất sẽ bao gồm việc xây dựng hệ thống thông tin đồng bộ, dễ sử dụng và phù hợp với nhu cầu thực tiễn của công ty, từ đó góp phần nâng cao năng suất làm việc và sự hài lòng của nhân viên.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ
NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN
1.1.1 Khái niệm cơ bản về hệ thông thông tin, hệ thống thông tin quản lý và hệ thống thông tin quản lý nhân sự a Khái niệm hệ thống thông tin, hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin là sự kết hợp giữa phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng viễn thông, con người và quy trình nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền phát thông tin trong tổ chức và doanh nghiệp.
Các thành phần của hệ thống thông tin:
- Tài nguyên về phần cứng: Là các công cụ kỹ thuật dùng để thu thập, xử lý truyền đạt thông tin.
- Tài nguyên về phần mềm: Là các chương trình của hệ thống bao gồm các phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng.
- Tài nguyên về con người: Là những người điều hành và sử dụng HTTT trong công việc hàng ngày và những người xây dựng và bảo trì HTTT.
- Tài nguyên về dữ liệu: Gồm các cơ sở dữ liệu quản lý, các mô hình thông qua các quyết định quản lý.
Tài nguyên mạng bao gồm một tập hợp các máy tính độc lập, được kết nối với nhau qua các đường truyền vật lý và tuân thủ các quy ước truyền thông nhất định.
Các thành phần của HTTT được biểu diễn dưới sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.1 Các thành phần của hệ thống thông tin
(Bài giảng môn quản trị hệ thống thông tin, Bộ môn công nghệ thông tin, Đại học Thương mại)
Hệ thống thông tin quản lý (HTTT) là công cụ thiết yếu cung cấp thông tin cần thiết cho việc điều hành và quản lý doanh nghiệp hoặc tổ chức Hạt nhân của HTTT là cơ sở dữ liệu, nơi lưu trữ thông tin phản ánh tình trạng hiện tại của doanh nghiệp Hệ thống này thu thập thông tin từ môi trường xung quanh, kết hợp với dữ liệu có sẵn để tạo ra thông tin hữu ích cho nhà quản lý Đồng thời, nó cũng thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu để đảm bảo thông tin luôn chính xác và phản ánh đúng thực trạng của doanh nghiệp.
Khái niệm quản lý nhân sự
Quản lý nhân sự là sự khai thác và sử dụng nguồn nhân lực của một tổ chức hay một công ty một cách hợp lý và hiệu quả.
Khái niệm HTTT quản lý nhân sự
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các hoạt động tổ chức quản lý nguồn nhân lực Mục tiêu chính của hệ thống này là cung cấp thông tin cần thiết cho các nhà quản lý trong việc đưa ra quyết định và lập kế hoạch cho nguồn nhân lực, cũng như đánh giá tiềm năng của nguồn nhân lực nhằm phục vụ cho việc bổ nhiệm cán bộ hiệu quả.
(PGS.TS Đàm Gia Mạnh(2017), Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Trường Đại học Thương Mại)
1.1.2 Các vấn đề lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý nhân sự a) Các đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Hệ thống thông tin quản trị nhân sự gồm có những đặc điểm sau:
- Quản lý thông tin đa cấp , đa ngành, phù hợp cho tổ chức, doanh nghiệp có nhiều phòng ban, nhiều chi nhánh.
Bài viết cung cấp đầy đủ báo cáo về quản trị nhân sự, theo dõi chính sách đối với người lao động và các báo cáo sử dụng lao động theo quy định của nhà nước.
Hệ thống hỗ trợ tìm kiếm và truy vấn động trên tất cả các chỉ tiêu trong cơ sở dữ liệu, đồng thời cung cấp khả năng lập báo cáo thống kê nhanh chóng theo yêu cầu của lãnh đạo.
Hệ thống hỗ trợ mềm dẻo giúp xác lập các công thức tính lương cho người lao động, bao gồm nhiều phương pháp khác nhau như lương gián tiếp, lương khoán sản phẩm, lương khoán theo doanh thu, lương công nhật và lương cho công nhân trực tiếp sản xuất.
Hệ thống hỗ trợ tiện ích truy xuất số liệu báo cáo thống kê, cho phép người dùng dễ dàng xuất dữ liệu ra nhiều định dạng báo cáo khác nhau như Word, Excel và PDF.
- Dưới góc độ quản lý, hệ thống quản trị nhân sự được phân thành ba mức: tác nghiệp, chiến thuật và chiến lược.
Hệ thống thông tin quản trị nhân sự cấp tác nghiệp bao gồm các hệ thống quản lý lương, vị trí làm việc của nhân viên, đánh giá hiệu suất công việc và nhân sự, cũng như hệ thống thông tin tuyển dụng và phân công công việc.
Quản lý lương là quy trình mà nhân viên thống kê của phòng nhân sự thực hiện công việc chấm công hàng ngày Họ ghi chép thời gian làm việc vào sổ chấm công và tổng hợp dữ liệu này vào cuối tháng Thông tin đã tổng hợp sẽ được sử dụng làm căn cứ để tính lương cho nhân viên và chuyển giao cho phòng kế toán.
Bảng chấm công ghi lại thông tin về họ tên nhân viên, số ngày làm việc, giờ làm thêm, cùng số ngày nghỉ có phép và không phép Sau khi tiếp nhận, phòng kế toán sẽ kiểm tra và đối chiếu số liệu, nếu phát hiện sai sót sẽ gửi về phòng hành chính để điều chỉnh; nếu đúng, sẽ sử dụng phần mềm để tính lương Hệ thống này nhằm xác định vị trí và nghề nghiệp của từng lao động trong doanh nghiệp, phân tích công việc theo yêu cầu các phòng ban, từ đó lập danh sách các vị trí cần tuyển dụng theo ngành nghề và vị trí việc làm còn thiếu.
Quản lý người lao động là quy trình quan trọng trong tổ chức, bắt đầu từ việc nhân viên nộp hồ sơ xin việc bao gồm đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe và bằng cấp chuyên môn Sau khi được tuyển dụng, nhân viên sẽ trải qua thời gian thử việc và nhận 70% lương trong tháng đầu Nếu hồ sơ được chấp nhận, hợp đồng dài hạn hoặc ngắn hạn sẽ được ký kết, đồng thời bậc lương sẽ được xác định Trưởng phòng nhân sự và ban giám đốc có trách nhiệm điều chỉnh bậc lương, kéo dài hoặc chấm dứt hợp đồng Thông tin nhân viên cần được cập nhật trong hệ thống bao gồm mã nhân viên, mã phòng ban, họ tên, giới tính, ngày sinh, nơi sinh, địa chỉ thường trú, số CMND, quê quán, dân tộc, tôn giáo, trình độ học vấn, ngày vào làm và mức lương cơ bản.
Hàng tháng, các phòng ban thực hiện đánh giá công việc của nhân viên và gửi kết quả cho phòng nhân sự Phòng nhân sự sẽ kiểm tra, đối chiếu và xin chỉ đạo từ giám đốc để quyết định về khen thưởng hoặc kỷ luật Thông tin đánh giá này cũng là cơ sở cho nhiều quyết định quan trọng như đề bạt, thuyên chuyển hoặc sa thải nhân viên.
Hệ thống thông tin quản trị nhân sự cấp chiến thuật bao gồm việc phân tích và thiết kế công việc, tuyển chọn nhân viên, quản lý lương thưởng và bảo hiểm, cũng như đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
TỔNG QUAN VỀ TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI
1.2.1 Tình hình nghiên cứu trong nước
Nhiều tài liệu và công trình nghiên cứu đã được thực hiện về hệ thống thông tin quản lý nhân sự, thu hút sự quan tâm của sinh viên trong việc lựa chọn đề tài cho khóa luận Dưới đây là một số đề tài mà tôi đã tham khảo và nghiên cứu.
Giáo trình “Hệ thống thông tin quản lý” của PGS.TS Đàm Gia Mạnh, do Nhà xuất bản Thống kê Hà Nội phát hành, cung cấp nhiều kiến thức mới và bổ ích về hệ thống thông tin quản lý Sách giúp người đọc có cái nhìn tổng quan về các nền tảng công nghệ thông tin cũng như quy trình xây dựng và quản lý hệ thống thông tin Ngoài ra, giáo trình còn giới thiệu các hệ thống thông tin hiện đang được áp dụng phổ biến trong các doanh nghiệp Những kiến thức quý báu này sẽ hỗ trợ tôi trong việc xây dựng một hệ thống thông tin cho bài khóa luận của mình.
Giáo trình "Hệ thống thông tin quản lý" của TS Trần Thị Song Minh, do nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân phát hành, cung cấp thông tin quý giá về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, điều mà các nhà quản trị không thể bỏ qua Bên cạnh đó, giáo trình cũng đề cập đến các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình quản lý Đây là một tài liệu hữu ích mà người đọc nên tham khảo.
Cuốn sách "Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin" của Nguyễn Văn Ba, do Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội phát hành, cung cấp quy trình chi tiết để xây dựng hệ thống tin học Tác giả trình bày rõ ràng từng giai đoạn phân tích và thiết kế, cùng với các phương pháp kinh điển như SA cho phân tích chức năng, E/A và mô hình quan hệ cho phân tích dữ liệu, và SD cho thiết kế hệ thống Những phương pháp này không chỉ mang lại kiến thức bổ ích mà còn hướng dẫn cụ thể các bước thực hiện phân tích và thiết kế một hệ thống thông tin hiệu quả.
Sách “Phân tích thiết kế hướng đối tượng bằng UML” của Đặng Văn Đức, Nhà xuất bản giáo dục Hà Nội, cung cấp chi tiết về quy trình xây dựng hệ thống thông tin thông qua phân tích và thiết kế hướng đối tượng Cuốn sách giới thiệu các loại biểu đồ cần thiết để phát triển một hệ thống thông tin hiệu quả, giúp người đọc có cái nhìn rõ ràng hơn về việc xây dựng hệ thống thông tin hoàn chỉnh.
Đề tài tốt nghiệp của Nguyễn Thị Liên (2016) tại khoa quản trị hệ thống thông tin kinh tế - Đại học Thương Mại, mang tên “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự của công ty TNHH Thiết bị máy tính Hà Nội Lab”, đã tiến hành khảo sát và phân tích hiện trạng hệ thống nhân sự Nghiên cứu này không chỉ cung cấp cái nhìn sâu sắc về thiết kế hệ thống nhân sự theo hướng đối tượng mà còn được xây dựng trên cơ sở lý luận vững chắc và đầy đủ.
1.2.2 Tình hình nghiên cứu trên thế giới
Cuốn sách "Management Information System" của Indrajit Chatterjee cung cấp cái nhìn sâu sắc về hệ thống thông tin quản lý, giúp các chuyên gia và giám đốc điều hành hiểu rõ các yếu tố thiết yếu Nó bàn luận về ảnh hưởng của hệ thống thông tin đến doanh nghiệp, đồng thời giới thiệu các phương pháp phát triển phân tích hệ thống và thiết kế, cho phép xây dựng các hệ thống thông tin thực tế phù hợp với nhu cầu tổ chức Độc giả sẽ thu nhận được nhiều kiến thức quý báu về quy trình xây dựng và thiết kế hệ thống thông tin.
Cuốn sách “Quản trị Nguồn Nhân Lực” của Jonh M Ivancevich cung cấp kiến thức sâu sắc về các hoạt động quản trị nguồn nhân lực, nhấn mạnh tầm quan trọng của yếu tố con người trong môi trường làm việc Nó tập trung vào việc đảm bảo sự hài lòng của nhân viên trong công ty, từ đó giúp các nhà quản trị nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự Cuốn sách là nguồn hỗ trợ quý giá cho các nhà quản lý trong việc cải thiện công tác quản lý nguồn nhân lực.
Bài báo "Thiết kế hệ thống quản lý tiền lương tại công ty Lei Xiong" của College of Information Engineering, Jiangxi University of Technology, được xuất bản bởi Atlantis Press vào năm 2015, đã phân tích những hạn chế của hệ thống quản lý tiền lương hiện tại Tác giả đã đưa ra các yêu cầu, tính khả thi và thiết kế chi tiết cho từng module, bao gồm quản lý người dùng, quản lý mật khẩu, quản lý nhân viên, quản lý biên chế và truy vấn bảng lương Những module này nhằm nâng cao sự tiện lợi cho người sử dụng và quản lý, đồng thời tối ưu hóa giao diện để người dùng có thể thực hiện các thao tác một cách đơn giản và hiệu quả, đáp ứng tốt thói quen sử dụng của họ.
KẾT QUẢ PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN NGUỒN MỞ VÀ DỊCH VỤ FDS
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY
2.1.1 Giới thiệu chung về công ty
FDS được thành lập vào tháng 2 năm 2016, với sự góp mặt của 12 cổ đông sáng lập, bao gồm những chuyên gia dày dạn kinh nghiệm trong lĩnh vực Công nghệ thông tin và Truyền thông, trong đó có 3 nhà đầu tư chiến lược.
FDS hiện có hơn 30 nhân viên chính thức, chủ yếu tốt nghiệp từ các trường đại học danh tiếng như Đại học Bách khoa Hà Nội và Đại học Quốc gia Hà Nội Đội ngũ nhân viên chủ chốt của FDS bao gồm những chuyên gia dày dạn kinh nghiệm, đảm nhận các vị trí quan trọng như kiến trúc sư trưởng, quản lý dự án, trưởng nhóm phân tích thiết kế và trưởng nhóm lập trình, đã tham gia vào nhiều dự án Chính phủ điện tử quan trọng tại Việt Nam.
FDS đã hợp tác với hơn 20 đối tác trong và ngoài nước thông qua mô hình kinh doanh nguồn mở, nhằm triển khai các sản phẩm dịch vụ phần mềm nguồn mở và viễn thông tới khách hàng.
FDS tự hào là một trong những thành viên sáng lập của các cộng đồng nguồn mở và liên minh thương mại như OpenCPS và Mobilink Nhờ vào những cộng đồng và liên minh này, FDS hiện có khoảng 50 cộng tác viên làm việc thường xuyên, góp phần vào sự phát triển bền vững của tổ chức.
2.1.2 Thông tin cơ bản về công ty
- Tên công ty: Công ty cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS
- Tên giao dịch quốc tế: FOSS Development and Services Joint Stock Company
- Địa chỉ: Tầng 5 & 8 tòa nhà VAPA, Số 4, Ngõ 3, Đường Tôn Thất Thuyết, Quận Cầu Giấy, Hà Nội
- Website: https://www.fds.vn
2.1.3 Lịch sử thành lập và phát triển của công ty
Công ty cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS, được thành lập vào tháng 2/2016, quy tụ các cổ đông sáng lập có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực Công nghệ thông tin và Truyền thông Hiện tại, FDS có 12 cổ đông sáng lập, trong đó có 3 nhà đầu tư chiến lược.
FDS hiện có hơn 30 nhân viên chính thức, chủ yếu là những người tốt nghiệp chuyên ngành CNTT từ các trường đại học danh tiếng tại Việt Nam như Đại học Bách khoa Hà Nội và Đại học Quốc gia Hà Nội Đội ngũ nhân viên chủ chốt của FDS bao gồm những chuyên gia dày dạn kinh nghiệm, đảm nhiệm các vị trí quan trọng như kiến trúc sư trưởng, quản lý dự án, trưởng nhóm phân tích thiết kế và trưởng nhóm lập trình trong nhiều dự án Chính phủ điện tử quan trọng tại Việt Nam.
FDS đã hợp tác với hơn 20 đối tác trong và ngoài nước để triển khai sản phẩm dịch vụ phần mềm nguồn mở và viễn thông, thông qua mô hình kinh doanh nguồn mở.
FDS tự hào là thành viên sáng lập các cộng đồng nguồn mở và liên minh thương mại như OpenCPS và Mobilink Hiện tại, FDS có khoảng 50 cộng tác viên làm việc thường xuyên, đóng góp tích cực cho sự phát triển của các cộng đồng và liên minh này.
2.1.4 Cơ cấu tổ chức của công ty
Sơ đồ cơ cấu tổ chức doanh nghiệp
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức công ty (Nguồn: Phòng hành chính- nhân sự của công ty Cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS)
2.1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty trong 3 năm gần đây
Công ty cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS, mới thành lập gần 3 năm, đã đạt được những thành quả nhất định trong kinh doanh, được thể hiện qua bảng kết quả dưới đây.
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN NGUỒN MỞ VÀ DỊCH VỤ FDS
(Đơn vị: triệu đồng)
(Nguồn: Ban Tài chính – Kế toán FDS)
So với năm 2016, năm 2017 công ty đã có những bước tiến đáng kể, với doanh thu tăng trưởng mạnh mẽ Các khoản chi phí được kiểm soát hợp lý, dẫn đến sự gia tăng lợi nhuận.
Năm 2017, doanh thu của công ty tăng 23,1%, đạt 1.875 triệu đồng, kéo theo lợi nhuận cũng tăng 28,4%, tương đương 489,7 triệu đồng so với năm 2016 Đến năm 2018, mặc dù chỉ hoạt động trong nửa đầu năm, kết quả kinh doanh đã vượt trội hơn hẳn so với năm 2017, cho thấy hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của công ty, góp phần tạo công ăn việc làm và nâng cao thu nhập cho nhân viên.
2.2 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN NGUỒN MỞ VÀ DỊCH VỤ FDS
2.2.1 Thực trạng cơ sở hạ tầng và CNTT tại công ty FDS
Sau khi phỏng vấn 40 nhân viên và thu thập 40 phiếu điều tra, chúng tôi đã tổng hợp kết quả về cơ sở hạ tầng, nhân lực và hoạt động thương mại điện tử cũng như công nghệ thông tin tại công ty FDS Các câu hỏi trong khảo sát tập trung vào phần mềm và các yếu tố liên quan đến hiệu quả hoạt động của công ty.
- Câu hỏi: Máy tính anh/chị sử dụng hệ điều hành gì?
Bảng 2.3 Khảo sát hệ điều hành máy tính tại công ty FDS
Kết quả cho thấy rằng trong công ty, hệ điều hành chủ yếu được cài đặt trên máy tính là Windows 7, Windows 8, Windows 10, cùng với một hệ điều hành khác là Mac.
OS X Hệ điều hành này tương thích với tùy từng loại máy.
Câu hỏi: Công ty đã và đang sử dụng những phần mềm nào?
Bảng 2.4 Các phần mềm mà công ty đang sử dụng
Trong công ty, có nhiều phần mềm chuyên biệt phục vụ cho các hoạt động như phần mềm văn phòng, quản lý nhân sự, viết code, thiết kế và tài chính kế toán Những phần mềm này đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý dữ liệu và hỗ trợ giao tiếp nội bộ Tuy nhiên, nhân viên cho biết công ty chưa có phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả, điều này ảnh hưởng đến lợi ích của họ.
- Câu hỏi: Công ty sử dụng những hệ quản trị CSDL nào?
Bảng 2.5 Hệ quản trị CSDL mà công ty đang sử dụng
Hệ quản trị CSDL đang sử dụng Câu trả lời
Hệ quản trị SQL Server
Hệ quản trị My SQL
Công ty chủ yếu sử dụng hệ quản trị MySQL và SQL Server để lưu trữ dữ liệu, hai hệ quản trị này đang được nhiều doanh nghiệp tin tưởng và áp dụng rộng rãi.
- Câu hỏi: Mô hình hệ thống mạng được sử dụng?
Kết quả điều tra cho thấy 100% phiếu đều xác nhận rằng công ty đang sử dụng mô hình mạng khách chủ Điều này chứng tỏ hệ thống mạng trong công ty được thiết kế theo mô hình này và sử dụng mạng LAN Mạng LAN là lựa chọn lý tưởng cho việc cài đặt trong phạm vi công ty, giúp các thiết bị có thể trao đổi thông tin một cách dễ dàng.
- Câu hỏi: Chất lượng mạng đang sử dụng?
Kết quả điều tra câu hỏi (Xem phụ lục 1, Bảng 2.7 )
Chất lượng mạng đang sử dụng Ổn định Không ổn định Kém
Biểu đồ 2.2 Chất lượng mạng đang sử dụng
Theo kết quả từ 40 phiếu điều tra, 55% người tham gia đánh giá mô hình hệ thống mạng tại công ty là ổn định, trong khi 30% cho rằng không ổn định và 15% cho rằng kém Điều này cho thấy chất lượng mạng của công ty khá ổn định, nhờ vào việc lựa chọn FPT làm nhà cung cấp đường truyền mạng và sử dụng công nghệ cáp quang, giúp xử lý dữ liệu nhanh chóng và tăng tốc độ trao đổi thông tin trong nội bộ.
- Câu hỏi: Dữ liệu trong công ty được thu thập như thế nào?
Kết quả điều tra câu hỏi (Xem phụ lục 1, Bảng 2.8 )
Dữ liệu trong công ty được thu thập từ đâu?
Thu thập từ bên ngoài, thông qua kênh truyền thông, mạng xã hội…
Thu thập từ nguồn thông tin nội bộ, kinh nghiệm của nhân viên
Dữ liệu được thu thập từ phía khách hàng cung cấp
Biểu đồ 2.3 Nguồn thu thập dữ liệu trong công ty
Kết quả điều tra cho thấy 30% phiếu ý kiến cho rằng công ty thu thập thông tin từ bên ngoài qua kênh truyền thông và mạng xã hội, trong khi 45% cho rằng dữ liệu được lấy từ nguồn thông tin nội bộ và kinh nghiệm của nhân viên Bên cạnh đó, 25% ý kiến cho rằng dữ liệu đến từ khách hàng Điều này cho thấy công ty thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm cả thông tin nội bộ và bên ngoài, nhằm phục vụ đầy đủ cho tất cả các hoạt động của công ty.
- Câu hỏi: CSDL trong công ty thuộc loại nào?
Bảng 2.9 Loại CSDL của công ty
Kết quả điều tra cho thấy công ty chủ yếu sử dụng các loại cơ sở dữ liệu như file, cơ sở dữ liệu quan hệ và cơ sở dữ liệu hướng đối tượng, giúp lưu trữ dữ liệu nội bộ một cách an toàn và đơn giản.
- Câu hỏi: Mô hình CSDL mà doanh nghiệp đang sử dụng là gì?
Kết quả điều tra câu hỏi ( Xem phụ lục 1, Bảng 2.10 )
Mô hình CSDL doanh nghiệp đang sử dụng
Mô hình thực thể liên kết
Biểu đồ 2.4 Mô hình CSDL mà công ty đang sử dụng
Kết quả phân tích cho thấy công ty áp dụng hai mô hình cơ sở dữ liệu: mô hình quan hệ chiếm 60% và mô hình thực thể liên kết chiếm 40% Việc lưu trữ dữ liệu theo mục đích sử dụng giúp tối ưu hóa quá trình tìm kiếm và xuất dữ liệu, phục vụ hiệu quả cho công việc của từng bộ phận.
Công ty tập trung vào việc xây dựng một hệ thống an toàn bảo mật dữ liệu nhằm đảm bảo toàn vẹn thông tin nội bộ, ngăn chặn rò rỉ ra bên ngoài Hệ thống bảo mật này cần được thường xuyên nâng cấp để theo kịp sự phát triển của công nghệ thông tin.
2.2.2 Thực trạng HTTT và TMĐT tại công ty cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS a) Hoạt động quản trị HTTT
- Câu hỏi: Hệ thống thông tin trong công ty là hệ thống gì?
Kết quả điều tra câu hỏi ( Xem phụ lục 1, Bảng 2.11 )
Hệ thống thông tin trong công ty thuộc loại nào? Đóng Mở
Biểu đồ 2.5 Hệ thống thông tin trong công ty
Theo kết quả điều tra, hệ thống thông tin trong công ty được xác định là một hệ thống đóng với tỷ lệ lên tới 70% Chỉ những bộ phận được cấp quyền mới có khả năng truy cập và sử dụng hệ thống này.
Thông tin dữ liệu chỉ được chia sẻ khi có sự cho phép từ cấp trên, nhằm giảm thiểu rủi ro bị đánh cắp dữ liệu Quản trị dữ liệu theo hình thức này giúp bảo vệ thông tin quan trọng của tổ chức.
- Câu hỏi: Nguồn nhân lực cho quản trị HTTT trong công ty là bao nhiêu?
Kết quả điều tra cho thấy 100% nhân viên nhận định rằng số lượng nhân lực cho quản trị hệ thống thông tin (HTTT) của công ty là từ 5-10 người Điều này cho thấy công ty đã đầu tư một cách tương đối cao vào nguồn nhân lực cho quản trị HTTT, đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng hệ thống thông tin trong hoạt động của mình.
- Câu hỏi: Quy trình quản trị HTTT của công ty?
Bảng 2.13 Quy trình quản trị HTTT
Quy trình quản trị HTTT Câu trả lời
- Câu hỏi: Quản trị HTTT của công ty theo hình thức hiện tại có mang lại hiệu quả không?
Kết quả điều tra câu hỏi ( Xem phụ lục 1, Bảng 2.14 )
Quản trị HTTT theo hình thức hiện tại có mang lại hiệu qủa không?
Biểu đồ 2.6 Mức độ hiệu quả của HTTT hiện tại của công ty
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN NGUỒN MỞ VÀ DỊCH VỤ FDS
TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN NGUỒN MỞ VÀ DỊCH VỤ FDS
Trong quá trình nghiên cứu và thực tập tại công ty, cùng với các tài liệu thu thập từ phiếu điều tra, chúng tôi nhận thấy rằng chu trình quản lý nhân sự hiện tại tại công ty đang diễn ra như thế nào.
Cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng bộc lộ một số khuyết điểm trong quá trình triển khai.
2.3.1 Những ưu điểm của công tác quản lý nhân sự tại Công ty
Trong công tác quản lý nhân sự thì Công ty có một số ưu điểm lớn Đó là:
Công ty sở hữu hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin hiện đại và đầy đủ, với mức độ triển khai và hiệu quả sử dụng tốt Dù vẫn quản lý nhân sự hoàn toàn bằng thủ công, điều này tạo thuận lợi lớn cho việc phát triển hệ thống thông tin quản lý nhân sự tự động, giúp nâng cao hiệu quả và tính chuyên nghiệp thông qua ứng dụng công nghệ thông tin.
Công ty sở hữu đội ngũ nhân viên trẻ trung, chuyên nghiệp và ham học hỏi, có khả năng thích ứng nhanh với công nghệ hiện đại Nhờ vào sự sáng tạo và tinh thần cầu tiến, việc chuyển đổi từ làm việc thủ công sang sử dụng máy tính sẽ được nhân viên đón nhận nồng nhiệt Với trình độ cao, đội ngũ nhân viên dễ dàng áp dụng công nghệ vào quy trình làm việc mà không gặp khó khăn.
Công ty chú trọng đầu tư vào cơ sở hạ tầng và phát triển hệ thống thông tin, đồng thời khuyến khích ứng dụng khoa học công nghệ trong kinh doanh Để nâng cao trình độ và kỹ năng cho nhân viên, công ty thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo, giúp họ tiếp cận những tiến bộ mới trong khoa học kỹ thuật và công nghệ thông tin phục vụ cho hoạt động của công ty.
2.3.2 Những nhược điểm của công tác quản lý nhân sự hiện tại tại Công ty
Công ty Cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS đang gặp khó khăn trong công tác quản lý nhân sự do sử dụng phương pháp thủ công Việc thiếu hệ thống thông tin quản lý nhân sự khiến các nghiệp vụ được xử lý và lưu trữ chứng từ một cách thủ công, dẫn đến nhiều vấn đề trong quản lý hiệu quả và chính xác.
+ Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo.
Việc quản lý thông tin nhân viên thường tốn nhiều thời gian và công sức, yêu cầu phải có nhiều nhân lực thực hiện các công tác thêm, sửa, xóa thông tin Điều này không chỉ gây khó khăn trong quy trình làm việc mà còn làm tăng chi phí cho doanh nghiệp.
Lưu trữ và tìm kiếm thông tin trên giấy gặp nhiều khó khăn và rủi ro, đồng thời hạn chế số lượng người có thể truy cập thông tin vì phải thông qua người quản lý kho lưu trữ.
+ Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn đến việc sai sót, tính bảo mật không cao.
Khi quy mô hoạt động mở rộng, hệ thống quản lý thủ công sẽ không còn đủ khả năng đáp ứng nhu cầu quản lý do lượng thông tin cần xử lý gia tăng đáng kể.
Công tác truyền tải thông tin giữa các phòng ban và các cấp trong công ty cần được cải thiện để tránh việc trao đổi thông qua hình thức trực tiếp hay điện thoại, điều này không chỉ tốn thời gian mà còn thiếu tính chuyên nghiệp, từ đó ảnh hưởng đến hiệu suất công việc.
Để khắc phục những nhược điểm đã nêu, Công ty Cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS cần tiến hành phân tích và thiết kế hệ thống thông tin nhân sự Việc này sẽ giúp xây dựng một hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả, đáp ứng các yêu cầu đã đề ra và cải thiện quy trình quản lý nguồn nhân lực trong công ty.
Nguyên nhân dẫn đến việc công ty chưa có một hệ thống thông tin quản lý nhân sự hiệu quả:
Công ty chưa áp dụng hoàn toàn công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự, dẫn đến việc lưu trữ và xử lý thông tin chủ yếu vẫn dựa vào giấy tờ Hiện tại, công ty chưa xây dựng được một cơ sở dữ liệu chung, thống nhất và hoàn thiện cho toàn bộ hệ thống Đội ngũ nhân lực về hệ thống thông tin và công nghệ thông tin còn thiếu chuyên môn cao do không có bộ phận chuyên trách về CNTT cũng như quản trị hệ thống thông tin, cùng với một số vấn đề khác.
Hiểu biết về vai trò của công nghệ thông tin (CNTT) và hạ tầng hệ thống thông tin (HTTT) trong công ty chưa đồng đều giữa các nhân viên, chủ yếu dựa vào kinh nghiệm cá nhân của họ.
Các nhà quản lý hiện nay không chỉ thực hiện vai trò quản lý mà còn đảm nhận công việc của một nhà quản trị hệ thống thông tin (HTTT) Sự phát triển của hệ thống theo hướng tin học hóa yêu cầu các nhà quản trị cần có kiến thức sâu rộng về HTTT và công nghệ thông tin (CNTT) Điều này tạo ra nhiều khó khăn và hạn chế trong việc quản lý nhân sự.
Công ty chưa triển khai chính sách đầu tư vào hệ thống thông tin quản lý nhân sự, điều này ảnh hưởng đến khả năng nâng cao chế độ đãi ngộ và quản lý hiệu quả nhân viên Việc áp dụng công nghệ thông tin sẽ giúp cải thiện quy trình quản lý và tăng cường sự hài lòng của nhân viên trong tổ chức.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH THẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG
Đánh giá khả năng ứng dụng của hệ thống
1 Bảng 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty năm 2016-
2 Bảng 2.2 Hạ tầng cơ sở kỹ thuật phần cứng của doanh nghiệp phụ luc
3 Bảng 2.3 Khảo sát hệ điều hành máy tính tại công ty FDS 16
4 Bảng 2.4 Kết quả điều tra: Các phần mềm mà công ty đang sử dụng
5 Bảng 2.5 Kết quả điều tra: Hệ quản trị CSDL mà công ty đang sử dụng
6 Bảng 2.6 Kết quả điều tra: Mô hình hệ thống mạng được sử dụng Phụ lục
7 Bảng 2.7 Kết quả điều tra: hất lượng mạng đang sử dụng Phụ lục
8 Bảng 2.8 Kết quả điều tra: Dữ liệu trong công ty được thu thập như thế nào?
9 Bảng 2.9 Kết quả điều tra: Loại CSDL của công ty 19
10 Bảng 2.10 Kết quả điều tra: Mô hình CSDL mà công ty đang sử dụng
11 Bảng 2.11 Kết quả điều tra: HTTT trong công ty là hệ thống gì? Phụ lục
12 Bảng 2.12 Kết quả điều tra: Nguồn nhân lực cho HTTT trong công ty là bao nhiêu?
13 Bảng 2.13 Kết quả điều tra: Quy trình HTTT của công ty 21
14 Bảng 2.14 Kết quả điều tra: Quản trị HTTT hiện tại của công ty có mang lại hiệu quả hay không?
15 Bảng 2.15 Kết quả điều tra: Khách hàng giao dịch thông qua website chiếm bao nhiêu phần trăm?
16 Bảng 2.16 Kết quả điều tra: Công ty quản lý nhân sự theo hình thức nào?
17 Bảng 2.17 Kết quả điều tra: Công ty có trang bị HTTT hay phần mềm quản lý nhân sự không?
18 Bảng 2.18 Kết quả điều tra: Đánh giá về mức độ đáp ứng của hình thức quản lý nhân sự trong công ty
19 Bảng 2.19 Kết quả điều tra: Đánh giá mức độ hài lòng về công tác quản lý nhân sự tại công ty
20 Bảng 2.20 Kết quả điều tra: Đánh giá nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự mới cho công ty
21 Bảng 3.1 Xác định, đặc tả các tác nhân 33
22 Bảng 3.2 Kịch bản cho usecase “Đăng nhập” 35
23 Bảng 3.3 Kịch bản cho usecase “Thêm hồ sơ NV” 35
24 Bảng 3.4 Kịch bản cho usecase “Sửa hồ sơ NV” 36
25 Bảng 3.5 Kịch bản cho usecase “Xóa hồ sơ NV” 37
26 Bảng 3.6 Kịch bản cho usecase “Thêm thông tin đào tạo” 37
27 Bảng 3.7 Kịch bản cho usecase “Sửa thông tin đào tạo” 38
28 Bảng 3.8 Kịch bản cho usecase “Xóa thông tin đào tạo” 39
29 Bảng 3.9 Kịch bản cho usecase “Chấm công” 39
30 Bảng 3.10 Kịch bản cho usecase “Tính lương” 40
31 Bảng 3.11 Kịch bản cho usecase “Báo cáo thống kê thông tin cá nhân của nhân viên”
32 Bảng 3.12 Kịch bản cho usecase “Báo cáo thống kê thông tin lương của nhân viên”
33 Bảng 3.13 Kịch bản cho usecase “Tìm kiếm thông tin cá nhân của nhân viên”
34 Bảng 3.14 Kịch bản cho usecase “Tìm kiếm thông tin lương của nhân viên”
35 Bảng 3.15 Kịch bản cho usecase “Tìm kiếm thông tin đào tạo” 42
36 Bảng 3.16 Kịch bản cho usecase “Tìm kiếm chấm công của nhân viên”
1 Sơ đồ 1.1 Các thành phần của HTTT 5
2 Hình 1.2 Mô hình HTTT quản lý nhân sự 9
3 Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức công ty FDS 15
4 Biểu đồ 2.1 Đánh giá mức độ đầy đủ trong công việc trang bị máy tính và thiết bị CNTT trong công ty FDS phụ lục
5 Biểu đồ 2.2 Chất lượng mạng đang sử dụng 18
6 Biểu đồ 2.3 Nguồn thu thập dữ liệu trong công ty 19
7 Biểu đồ 2.4 Mô hình CSDL mà công ty đang sử dụng 20
8 Biểu đồ 2.5 HTTT trong công ty 21
9 Biểu đồ 2.6 Mức độ hiệu quả của HTTT hiện tại trong công ty 22
10 Biểu đồ 2.7 Tỉ lệ khách hàng giao dịch qua website 22
12 Biểu đồ 2.8 Hình thức quản lý nhân sự của công ty 23
13 Biểu đồ 2.9 Đánh giá hiệu quả hình thức quản lý nhân sự của công ty 24
14 Biểu đồ 2.10 Mức độ hài lòng về công tác quản lý nhân sự của công ty 25
15 Biểu đồ 2.11 Nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự 26
16 Hình 3.2 Biểu đồ usecase tổng quát Phụ lục
17 Hình 3.3 Biểu đồ phân rã usecase “Quản lý hồ sơ nhân viên” Phụ lục
18 Hình 3.4 Biểu đồ phân rã usecase “Quản lý lương” Phụ lục
19 Hình 3.5 Biểu đồ phân rã usecase “Quản lý đào tạo” Phụ lục
20 Hình 3.6 Biểu đồ phân rã usecase “Báo cáo thống kê” Phụ lục
21 Hình 3.7 Biểu đồ lớp chi tiết Phụ lục
22 Hình 3.8 Biểu đồ trạng thái “Hồ sơ nhân viên” Phụ lục
23 Hình 3.9 Biểu đồ trạng thái “Hợp đồng lao động” Phụ lục
24 Hình 3.10 Biểu đồ trạng thái “Bảng lương” Phụ lục
25 Hình 3.11 Biểu đồ trạng thái “Chấm công” Phụ lục
26 Hình 3.12 Biểu đồ trạng thái “Thông tin đào tạo” Phụ lục
27 Hình 3.13 Biểu đồ hoạt động “Đăng nhập” Phụ lục
28 Hình 3.14 Biểu đồ hoạt động “Tìm kiếm” Phụ lục
29 Hình 3.15 Biểu đồ hoạt động “Thêm thông tin” Phụ lục
30 Hình 3.16 Biểu đồ hoạt động “Sửa thông tin” Phụ lục
31 Hình 3.17 Biểu đồ hoạt động “Xóa thông tin” Phụ lục
32 Hình 3.18 Biểu đồ tuần tự “Đăng nhập” Phụ lục
33 Hình 3.19 Biểu đồ tuần tự “Báo cáo thống kê” Phụ lục
34 Hình 3.20 Biểu đồ tuần tự “Thêm HSNV” Phụ lục
35 Hình 3.21 Biểu đồ tuần tự “Sửa HSNV” Phụ lục
36 Hình 3.22 Biểu đồ tuần tự “Xóa HSNV” Phụ lục
37 Hình 3.23 Biểu đồ triển khai Phụ lục
38 Hình 3.24 Biểu đồ thành phần tổng quát Phụ lục
39 Hình 3.25 Giao diện “Đăng nhập” Phụ lục
40 Hình 3.26 Giao diện “Thêm người dùng” Phụ lục
41 Hình 3.27 Giao diện “Chức năng của nhan viên kế toán, nhân viên quản lý nhân sự và lãnh đạo”
42 Hình 3.28 Giao diện “Chức năng của nhân viên” Phụ lục
43 Hình 3.29 Giao diện “Quản lý hồ sơ nhân viên” Phụ lục
44 Hình 3.30 Giao diện “Tìm kiếm hồ sơ nhân viên” Phụ lục
45 Hình 3.31 Giao diện “Báo cáo thống kê thông tin lương” Phụ lục
46 Hình 3.32 Báo cáo được in ra Phụ lục
1 TẦM QUAN TRỌNG, Ý NGHĨA CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN
LÝ NHÂN SỰ 1.1 Tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Trong những năm gần đây, sự phát triển của khoa học kỹ thuật và nền kinh tế mở đã làm cho công nghệ thông tin trở thành một ngành mũi nhọn quan trọng Công nghệ thông tin không chỉ giúp quản lý và kinh doanh hiệu quả hơn mà còn nâng cao tính chính xác trong các hoạt động xã hội như quản lý và kinh tế Để cạnh tranh và tối đa hóa lợi nhuận, các doanh nghiệp cần hiện đại hóa bộ máy quản lý, đặc biệt là trong việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tài chính.
1.2 Ý nghĩa của hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Trong xã hội thông tin ngày nay, việc ứng dụng hệ thống thông tin trong quản lý nhân sự là vô cùng quan trọng, vì nguồn nhân lực là yếu tố then chốt cho sự phát triển và tồn tại của doanh nghiệp Hệ thống thông tin giúp nâng cao chất lượng quản lý và hiệu quả hoạt động, đồng thời đáp ứng nhu cầu cạnh tranh Con người luôn là trung tâm, và việc quản lý nguồn nhân lực là một nhiệm vụ thiết yếu trong quá trình phát triển của doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự cần đáp ứng các yêu cầu cơ bản như thu thập và lưu trữ thông tin hồ sơ nhân sự, bao gồm việc lập mới, chuyển giao và cập nhật hồ sơ Ngoài ra, hệ thống cũng phải hỗ trợ tìm kiếm hồ sơ nhân sự một cách nhanh chóng và dễ dàng Đặc biệt, hệ thống cần có khả năng xuất các báo cáo như báo cáo lương và báo cáo theo hồ sơ nhân viên, nhằm phục vụ hiệu quả cho quá trình quản lý nhân sự.
Trong thời gian thực tập tại công ty cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS, tôi nhận thấy rằng việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự mới là cần thiết, vì hệ thống hiện tại không còn đáp ứng được nhu cầu quản lý nhân sự của công ty.
Em đã quyết định chọn đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS” để cải thiện công tác quản lý nhân sự Mục tiêu là giúp quy trình trở nên nhanh chóng, tiện lợi, giảm thiểu sức người và tài nguyên, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty FDS.
2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI
Hệ thống thông tin đóng vai trò quan trọng trong quản lý, bao gồm hệ thống thông tin quản lý và hệ thống thông tin quản lý nhân sự Việc nắm vững cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả quản lý Các nguyên tắc này là nền tảng để phát triển các giải pháp công nghệ thông tin phù hợp, đáp ứng nhu cầu của tổ chức.
- Phân tích và đánh giá thực trạng về hệ thống thông tin QLNS tại Công ty cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS.
- Đưa ra một số định hướng, giải pháp về QLNS tại Công ty cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS.
- Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin QLNS tại Công ty cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS.
3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU 3.1 Đối tượng nghiên cứu
Lý thuyết về nhân sự và quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa nguồn lực con người Hệ thống thông tin, đặc biệt là hệ thống thông tin quản lý, giúp tổ chức thu thập, phân tích và quản lý dữ liệu hiệu quả Hệ thống thông tin quản lý nhân sự không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc mà còn cải thiện quy trình ra quyết định trong quản lý nhân sự.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS được thiết kế để quản lý lương, thưởng và các chế độ đãi ngộ cho nhân viên một cách hiệu quả Hệ thống này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự mà còn đảm bảo minh bạch và công bằng trong việc chi trả các chế độ phúc lợi Bằng cách áp dụng công nghệ tiên tiến, FDS cam kết nâng cao sự hài lòng và động lực làm việc của nhân viên thông qua việc cải thiện các chính sách lương thưởng và đãi ngộ.
Đề tài nghiên cứu khóa luận của sinh viên tập trung vào phạm vi vi mô, giới hạn trong một doanh nghiệp cụ thể và trong khoảng thời gian ngắn.
- Không gian: Giới hạn nghiên cứu tại công ty cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS.
- Thời gian: Nghiên cứu dữ liệu trong 3 năm từ 2016-2018.
Bài viết này tập trung vào việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Phát triển Nguồn mở và Dịch vụ FDS, với mục tiêu tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự trong bối cảnh thời gian nghiên cứu có hạn.
Việc thu thập thông tin tại Công ty cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến chất lượng chuyên đề thực tập Để đạt được hiệu quả, cần xác định rõ loại thông tin cần thu thập, phương pháp thu thập phù hợp và số lượng thông tin cần thiết cho từng phần mềm quản lý tại công ty.
4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết là quá trình chia nhỏ lý thuyết thành các bộ phận cấu thành và mối quan hệ, giúp nhận thức và khai thác các khía cạnh khác nhau của lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý Từ đó, người nghiên cứu có thể chọn lọc thông tin cần thiết cho đề tài của mình Sau khi phân tích, phương pháp tổng hợp lý thuyết được áp dụng để liên kết các bộ phận và khía cạnh thành một chỉnh thể hoàn chỉnh, hỗ trợ trong việc tìm kiếm và nghiên cứu cơ sở lý luận liên quan đến đề tài nghiên cứu.
Phương pháp khảo sát thực tiễn bao gồm việc thu thập thông tin thông qua nghiên cứu đối tượng thực tế, sử dụng cả phương pháp hiện trường và phương pháp bàn giấy Quá trình này bao gồm phỏng vấn trực tiếp với lãnh đạo và nhân viên công ty về các vấn đề thực tiễn, lập phiếu điều tra trắc nghiệm và phát phiếu điều tra Sau đó, kết quả sẽ được tổng hợp và phân tích, đồng thời đưa ra các mô hình và bảng biểu cần thiết Những công việc này sẽ được áp dụng trong giai đoạn tiếp theo của đề tài.
Khóa luận áp dụng tổng hợp các phương pháp nghiên cứu như phân tích, so sánh, thống kê và tổng hợp Phân tích thiết kế hệ thống thông tin nhân sự được thực hiện theo phương pháp hướng đối tượng.
4.2 Phương pháp xử lý dữ liệu
Tác giả đã chuẩn bị bảng câu hỏi và phiếu điều tra để thu thập thông tin từ nhân viên, cán bộ và ban lãnh đạo công ty Những câu hỏi phỏng vấn sẽ tập trung sâu vào đề tài nghiên cứu và được điều chỉnh theo từng ngữ cảnh cụ thể Đặc biệt, các câu hỏi về mức độ hài lòng sẽ được thiết kế theo thang bậc, nhằm đưa ra những đáp án sát với thực tế nhất.
