5. KẾT CẤU KHÓA LUẬN
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ
TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN NGUỒN MỞ VÀ DỊCH VỤ FDS
Trong quá trình tìm hiểu và thực tế thực tập tại công ty cùng với nguồn tài liệu thu thập được từ phiếu điều tra cho thấy, hiện nay chu trình quản lý nhân sự tại công ty Cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS bên cạnh những ưu điểm vẫn còn tồn tại những khuyết điểm được bộc lộ trong q trình thực hiện.
2.3.1. Những ưu điểm của cơng tác quản lý nhân sự tại Công ty
Trong công tác quản lý nhân sự thì Cơng ty có một số ưu điểm lớn. Đó là:
- Thứ nhất, Cơng ty có phần hạ tầng kỹ thuật về cơng nghệ thông tin khá hiện đại và đầy đủ. Mức độ triển khai và hiệu quả sử dụng tốt. Vì thế, mặc dù vẫn đang thực hiện công tác quản lý nhân sự hồn tồn bằng thủ cơng nhưng đây là một thuận lợi rất lớn cho việc xây dựng một hệ thống thơng tin quản lý nhân sự hồn tồn bằng máy tính, bằng sử dụng công nghệ thông tin để mang lại hiệu quả cao và mang tính chuyên nghiệp.
- Thứ hai, Cơng ty có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, trẻ trung, ham học hỏi, sáng tạo, tìm hiểu về cơng nghệ thơng tin và đặc biệt là dễ dàng thích ứng với những sự thay đổi, thích sự tân tiến, hiện đại và khoa học. Do vậy, việc chuyển đổi thói quen làm việc từ thủ công trên sổ sách giấy tờ sang làm việc với máy tính sẽ dễ dàng nhận được sự hưởng ứng, ủng hộ nhiệt tình của các nhân viên. Đội ngũ nhân viên có trình độ cao nên việc áp dụng khoa học cơng nghệ vào q trình làm việc khơng gặp nhiều khó khăn.
- Thứ ba, Cơng ty rất chú trọng tới việc đầu tư vào cơ sở hạ tầng, đầu tư xây dựng, phát triển hệ thống thơng tin. Khuyến khích và thúc đẩy q trình ứng dụng khoa học cơng nghệ vào hoạt động kinh doanh và q trình làm việc. Ngồi ra, Cơng ty cũng thường xuyên tổ chức những khóa học đào tạo cho các nhân viên nhằm liên tục nâng cao trình độ, kỹ năng của các nhân viên, tiếp cận sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin để phục vụ cho hoạt động của Công ty.
2.3.2. Những nhược điểm của công tác quản lý nhân sự hiện tại tại Công ty
Khó khăn của cơng tác quản lý nhân sự hiện tại tại Cơng ty chính là những khó khăn của cơng tác quản lý nhân sự bằng phương pháp thủ công. Với thực trạng tại Công ty Cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS, tại Cơng ty chưa có hệ thống thơng tin quản lý nhân sự, các nghiệp vụ vẫn được xử lý thủ công, lưu trữ thủ công các chứng từ liên quan, dẫn đến những khó khăn như:
+ Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo.
+ Mất thời gian và cơng sức cho cơng tác thêm, sửa, xóa thơng tin các nhân viên, đòi hỏi phải dùng nhiều người cho cơng việc này gây tốn kém chi phí.
+ Lưu trữ và tìm kiếm thơng tin khó do được tiến hành trên giấy và dễ gặp rủi ro, bị hạn chế số người có thể tra cứu thơng tin do phải thông qua người quản lý kho lưu trữ.
+ Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn đến việc sai sót, tính bảo mật khơng cao. + Khi mở rộng quy mơ hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ không đáp ứng được nhu cầu quản lý, do lượng thông tin cần xử lý tăng lên nhiều.
+ Công tác truyền tải thông tin giữa các phịng ban, các cấp trong. Cơng ty phải thực hiện bằng cách trực tiếp trao tay hay qua điện thoại gây mất thời gian, thiếu sự chuyên nghiệp và giảm hiệu suất của công việc.
Với những nhược điểm đã nêu trên, Công ty cần phải triển khai việc phân tích, thiết kế hệ thống thơng tin nhân sự để xây dựng hệ thống quản lý nhân sự đáp ứng được các yêu cầu đã đặt ra giúp cho q trình quản lý nguồn nhân lực trong Cơng ty Cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS.
2.3.3. Nguyên nhân
Nguyên nhân dẫn đến việc cơng ty chưa có một hệ thống thơng tin quản lý nhân sự hiệu quả:
- Hình thức quản lý nhân sự của cơng ty chưa được tin học hóa tồn bộ, các nghiệp vụ lưu trữ, xử lý thông tin chủ yếu lưu trữ trên văn bản giấy tờ. Công ty chưa xây dựng một CSDL chung, thống nhất và hoàn thiện cho toàn bộ hệ thống. Nhân lực về HTTT và CNTT chưa chưa có sự chun mơn hóa cao do khơng có bộ phận chuyên trách về CNTT cũng như quản trị HTTT và do một số vấn đề sau:
- Sự hiểu biết về vai trò của CNTT và hạ tầng HTTT của các nhân viên trong công ty chưa đồng đều, đa số dựa vào kinh nghiệm từ phía các nhân.
- Các nhà quản lý kiêm luôn cả công việc của một nhà quản trị HTTT. Khi hệ thống phát triển theo hướng tin học hóa, địi hỏi các nhà quản trị phải có kiến thức sâu rộng hơn về HTTT, CNTT. Điều này dẫn đến nhiều khó khan và hạn chế trong việc quản lý nhân sự.
- Cơng ty chưa có chính sách đầu tư vào hệ thống thông tin quản lý nhân sự nhằm tăng chế độ đãi ngộ đồng thời quản lý sát sao hơn đối với nhân viên trong công ty.
CHƯƠNG 3: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH THẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG
TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN NGUỒN MỞ VÀ DỊCH VỤ FDS
3.1. ĐỊNH HƯỚNG CHO GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN NGUỒN MỞ VÀ DỊCH VỤ FDS
Công ty cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS đang phát triển và ngày càng tạo dựng uy tín của mình trên thị trường trong nước và quốc tế. Tuy nhiên, trong bối cảnh hiện nay, sau những đợt kinh doanh suy thối của nhiều cơng ty lớn trên thị trường gần đây, đặc biệt là hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS các năm gần đây cịn ít do mới thành lập. Việc sử dụng và quản lý nguồn nhân sự trong công ty vẫn chưa mang lại hiệu quả cao như mong đợi. Do vậy, cơng ty đang tìm cách sử dụng triệt để nguồn nhân sự của mình để tăng hiệu quả kinh doanh, mang lại lợi nhuận cho công ty, việc quản lý nhân sự của công ty càng quan trọng hơn. Yếu tố nhân lực ln đóng vai trị quan trọng trong kế hoạch mở rộng và tăng trưởng kinh doanh. Công ty muốn tăng trưởng và đẩy mạnh lợi nhuận cần khơng ngừng tìm kiếm những phương thức quản lý và sử dụng hiệu quả nhất nguồn nhân lực sẵn có trong cơng ty.
Theo xu hướng chung, ban lãnh đạo của công ty đưa ra các định hướng phát triển cho việc ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự cho công ty như sau:
- Công ty tiến hành tổ chức lại bộ máy nhân sự ở tất cả các phòng ban.
- Phát huy sức mạnh về nguồn lực sẵn có như cơ sở hạ tầng, phần cứng, phần mềm, mạng, cơ sở dữ liệu và nguồn nhân lực trong công ty.
- Tổ chức lại hệ thống cơ sở dữ liệu sao cho có sự liên kết, đồng bộ giữa các hệ thống đã có và đang phát triển, và thấy rõ được sự hợp lý, dễ sử dụng.
- Ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự, khai thác thế mạnh về tài nguyên, hạ tầng nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh cho cơng ty.
- Tiến hành phân tích và đưa ra một cơ cấu nhân sự cho công ty trong từng thời kỳ. - Thiết lập một chính sách phân chia số lượng nhân sự cho các phòng một cách hợp lý đối với công ty, vừa bảo vệ được quyền lợi của chủ cơng ty vừa đảm bảo được lợi ích hợp pháp, hợp lý cho người lao động; tạo điều kiện cho cơng ty có thể mở rộng sản xuất hoặc đầu tư vào những lĩnh vực kinh doanh mới, tạo điều kiện cho cơng ty có mức độ tăng trưởng cao.
- Kiểm soát việc sử dụng nguồn nhân sự trong cơng ty, tránh tình trạng sử dụng lãng phí, sai mục đích, khơng tận dụng hết nguồn lực sẵn có đó.
3.2. GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN NGUỒN MỞ VÀ DỊCH VỤ FDS
3.2.1. Mơ tả bài tốn
Hồ sơ nhân viên sẽ được nhân viên quản lý nhân sự cập nhật thông tin. Trong khi làm việc tại công ty, nhân viên sẽ ký hợp đồng với công ty, hợp đồng giữa nhân viên và công ty sẽ được nhân viên quản lý nhân sự giữ và quản lý. Hợp đồng lao động sẽ được lưu cùng với hồ sơ nhân viên.
Thông tin nhân viên bao gồm mã nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, số điện thoại,… Nhân viên được chia theo phịng ban và có chức vụ khác nhau. Mỗi nhân viên giữ một chức vụ và chỉ thuộc về một phịng ban, một phịng ban có thể có nhiều nhân viên. Ngồi những thông tin cá nhân, thông tin cơng ty, hợp đồng lao động có thêm những thơng tin như ngày ký kết thời hạn, công việc, chế độ làm việc.
Nhân viên quản lý nhân sự cũng có thể bổ sung thêm, sửa hay xóa thơng tin trong hồ sơ nhân viên một cách dễ dàng. Hàng tháng, nhân viên kế tốn sẽ tổng hợp bảng chấm cơng rồi tính lương theo hệ số lương và lập bảng lương cho nhân viên.
3.2.2. Các yêu cầu chức năng hệ thống
Để thuận tiện cho việc quản lý hồ sơ nhân viên hệ thống cho quản lý nhân sự đăng nhập vào hệ thống thông qua tài khoản để thực hiện các chức năng thêm, sửa hay xóa hồ sơ nhân viên. Hệ thống quản lý nhân sự còn hỗ trợ chức năng lập báo cáo, thống kê cho nhân viên kế toán. Báo cáo sẽ gửi đến cho ban lãnh đạo công ty xem và đưa ra cách quản lý phù hợp hơn. Hệ thống cũng cho phép nhân viên kế tốn đăng nhập vào hệ thống thơng qua tài khoản để thực hiện việc quản lý lương. Bên cạnh đó, hệ thống cũng cho phép nhân viên trong cơng ty và ban lãnh đạo đăng nhập vào hệ thống thơng qua tài khoản để tìm kiếm thơng tin cá nhân và thông tin về lương của nhân viên.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự của công ty bao gồm 5 chức năng chính như sau:
- Quản lý hồ sơ nhân viên: Chức năng này cho phép nhân viên quản lý thêm hồ sơ nhân viên mới, thơng qua việc tìm kiếm để sửa thơng tin hồ sơ nhân viên và xóa hồ sơ nhân viên.
- Quản lý đào tạo: chức năng này cho phép nhân viên quản lý nhân sự thêm thông tin đào tạo và cũng qua việc tìm kiếm để sửa thơng tin đào tạo và xóa thơng tin đào tạo.
- Quản lý tiền lương: Chức năng này cho phép nhân viên kế tốn chấm cơng và tính lương cho nhân viên.
- Báo cáo, thống kê: Chức năng này cho phép nhân viên kế tốn báo cáo, thống kê về thơng tin cá nhân và thơng tin về lương của nhân viên.
- Tìm kiếm: Chức năng này cho phép nhân viên và ban lãnh đạo tìm kiếm các thơng tin cá nhân và thơng tin về lương của nhân viên.
3.2.3. Các yêu cầu đảm bảo của hệ thống
Hệ thống cần đảm bảo các yêu cầu sau:
- Về tính bảo mật thơng tin: Mỗi người sử dụng đều có một tài khoản (tên người dùng và mật khẩu) để tránh truy nhập trái phép. Với tư cách là người dùng cụ thể, tùy theo các quyền mà người quản trị cung cấp, người dùng đó sẽ được phép truy nhập các thông tin nhất định.
- Về mặt hệ thống: Hệ thống phải được thiết kế mềm dẻo, thông minh để thuận tiện cho các cải tiến, nâng cấp sau này. Ngoài các báo cáo sao kê theo quy định, chương trình cho phép người sử dụng tìm kiếm những thơng tin cần thiết như thơng tin cá nhân hoặc thông tin về lương của nhân viên.
- Về mặt nhập liệu: Với mỗi hệ thống, việc giao tiếp với người sử dụng rất cần thiết và quan trọng. Hiệu quả của chương trình phụ thuộc rất lớn vào giao diện của chương trình. Vì vậy để được đáp ứng và nâng cao hiệu quả sử dụng, giao diện của hệ thống cần:
+ Sáng sủa, dễ đọc, dễ nhìn.
+ Thuận tiện, thân mật với người sử dụng
+ Các thông tin nhân viên phải được quản lý cụ thể, rõ ràng và dễ tìm kiếm.Về mặt truy cập thông tin: Hệ thống đảm bảo cho khả năng truy cập các thơng tin linh hoạt, nhanh chóng và an toàn hơn.
Bảng 3.1. Xác định, đặc tả các tác nhân
Tác nhân Ca sử dụng Mô tả
Nhân viên quản lý nhân sự
Quản lý hồ sơ NV
Nhân viên quản lý NS có thể thêm mới, sửa, xóa thơng tin cá nhân và hồ sơ nhân viên
Quản lý đào tạo Phòng nhân sự cập nhật học vấn và
hệ đào tạo của nhân viên
Nhân viên kế tốn
Quản lý bảng chấm cơng
NV kế tốn cập nhật bảng chấm cơng theo từng phòng ban vào hệ thống , có thể thêm mới, sửa, xóa bảng chấm cơng của nhân viên
Tính lương
NV kế tốn thực hiện việc tính lương cho NV và lập bảng lương cho nhân viên
Báo cáo, thống kê
Nhân viên kế tốn báo cáo, thống kê các thơng tin cá nhân hoặc lương của nhân viên tùy theo yêu cầu của ban lãnh đạo
Ban lãnh đạo Xem báo cáo nhân viên Xem báo cáo, tra cứu về nhân viên Xem báo cáo lương Xem báo cáo, tra cứ về lương
Nhân viên Xem hồ sơ nhân viên
Nhân viên trong cơng ty có thể xem hồ sơ thơng tin về nhân viên
3.2.4. Phân tích HTTT quản lý nhân sự tại công ty cổ phần phát triển nguồnmở và dịch vụ FDS mở và dịch vụ FDS
3.2.4.1. Biểu đờ usecase (Xem phụ lục 2, hình 3.2)
Hình 3.2. Biểu đồ usecase tổng quát
Biểu đồ usecase tổng qt được mơ hình hóa như trên.Nhân viên kế tốn và nhân viên quản lý nhân sự thông qua đăng nhập để thực hiện quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý lương, quản lý đào tạo và báo cáo, thống kê. Còn đối với nhân viên và lãnh đạo thông qua đăng nhập để tìm kiếm thơng tin cá nhân, lương, thơng tin đào tạo của nhân viên..
a. Các usecase phân rã
- Quản lý hồ sơ nhân viên (Xem phụ lục 2, hình 3.3 )
Hình 3.3. Biểu đờ phân rã usecase quản lý hồ sơ nhân viên
- Quản lý lương (Xem phụ lục 2, hình 3.4)
Hình 3.4. Biểu đồ phân rã usecase quản lý lương
- Quản lý đào tạo (Xem phụ lục 2, hình 3.5)
Hình 3.5. Biểu đồ phân rã usecase quản lý đào tạo
- Báo cáo, thống kê (Xem phụ lục 2, hình 3.6)
Hình 3.6. Biểu đờ phân rã usecase báo cáo, thống kê b. Kịch bản của từng usecase
Bảng 3.2. Kịch bản cho usecase “Đăng nhập”
Tên usecase Usecase “Đăng nhập”
Tác nhân chính Nhân viên kế tốn, nhân viên quản lý nhân sự, ban lãnh đạo Điều kiện vào Tài khoản và mật khẩu của người dùng
Điều kiện ra Thực hiện thành công các chức năng và đưa ra kết quả tùy vào mục đích đăng nhập của từng tác nhân
Sự kiện chính - Các tác nhân truy cập vào hệ thống quản lý nhân sự của công ty
- Hệ thống hiển thị giao diện đăng nhập quản lý nhân sự
- Các tác nhân nhập thông tin tài khoản (tên đăng nhập và mật khẩu) của mình và ấn nút đăng nhập
- Hệ thống kiểm tra thông tin tài khoản mà các tác nhân nhập vào và thông báo đã đăng nhập thành công
Sự kiện phụ Hệ thống đưa ra lỗi khi nhập thông tin tài khoản sai, nếu muốn