5. KẾT CẤU KHÓA LUẬN
2.2. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ
2.2.3. Thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần phát triển
triển nguồn mở và dịch vụ FDS
- Câu hỏi: Cơng ty quản lý nhân sự theo hình thức nào? Kết quả điều tra câu hỏi ( Xem phụ lục 1, Bảng 2.16 )
Hình thức quản lý nhân sự của cơng ty
Văn bản Phần mềm Chưa có cơng cụ
Biểu đồ 2.8 . Hình thức quản lý nhân sự của cơng ty
Từ kết quả điều tra cho biết: 45% phiếu cho rằng hình thức quản lý nhân sự của công ty bằng văn bản, 30% câu trả lời là phần mềm và 25% phiếu có câu trả lời là chưa có cơng cụ quản lý nhân sự. Cho thấy phần lớn các thông tin nhân sự trong công ty đều được quản lý, lưu dưới dạng văn bản. Chưa có một phần mềm chuyên biệt nào để quản lý nhân sự, chưa có một kho dữ liệu lưu trữ chung tất cả các tài liệu liên quan đến nhân sự trong công ty. Các công tin, dữ liệu về nhân sự hiện đang được lưu trữ một cách rời rạc.
- Câu hỏi: Cơng ty có được trang bị hệ thống thông tin hay phần mềm quản lý nhân sự không?
Kết quả điều tra câu hỏi ( Xem phụ lục 1, Bảng 2.17 )
Từ kết quả phiếu điều tra thu về: 100% phiếu đều có câu trả lời rằng cơng ty chưa có một hệ thống thơng tin hay phần mềm chuyên biệt để quản lý và điều hành các dự án.
- Câu hỏi: Đánh giá về mức độ đáp ứng của hình thức quản lý nhân sự tại công ty?
Kết quả điều tra câu hỏi ( Xem phụ lục 1, Bảng 2.18 )
Đánh giá mức độ đáp ứng của hình thức quản lý nhân sự trong cơng ty
Rất tốt Khá tốt Chưa tốt
Biểu đồ 2.9 . Đánh giá hiệu quả hình thức quản lý nhân sự của công ty
Kết quả điều tra cho thấy 10% phiếu cho rằng mức độ đáp ứng của hình thức quản lý nhân sự trong cơng ty là rất tốt; 25% cho rằng khá tốt và 65% cho rằng mứuc độ đáp ứng là chưa tốt. Cho thấy cơng ty chưa có một hình thức quản lý nhân sự hợp lý và mang lại hiệu quả cao.
- Câu hỏi: Đánh giá mức độ hài lịng về cơng tác quản lý nhân sự tại công ty? Kết quả điều tra câu hỏi ( Xem phụ lục 1, Bảng 2.19 )
Mức độ hài lịng
Tốt Khá Trung Bình Yếu
Biểu đồ 2.10 . Mức độ hài lịng về cơng tác quản lý nhân sự của công ty
Khi được phỏng vấn về mức độ hài lịng về cơng tác quản lý nhân sự của các nhân viên thì có nhân viên tỏ ra khơng hài lịng vì những hạn chế của công tác quản lý bằng thủ cơng. Cụ thể là có 15% phiếu điều tra có câu trả lời là tốt; 25% khá; 50% trug bình và 10% là yếu. Hầu hết họ cảm thấy công tác quản lý nhân sự hiện tại gây mất rất nhiều thời gian, thường xuyên nhầm lẫn dẫn đến phải làm lại từ đầu để giữ thẩm mỹ và độ tin cậy cho thông tin. Các nhân viên cho biết mỗi lần bổ sung nhân viên mới hay xóa bỏ nhân viên đã nghỉ việc hoặc chuyển phịng cơng tác thường phải viết chèn thêm hay gạch xóa đi và kèm theo bản đính chính bên cạnh. Điều này khiến mỗi lần xem lại thông tin rất lằng nhằng, khó hiểu và khơng khoa học, người trực tiếp làm công việc này thấy căng thẳng, mệt mỏi. Mỗi lần tra cứu thơng tin nhân viên phải tìm rất lâu và cơng tác tính, ghi và trả lương cũng rất bất tiện. Có nhân viên thì cho rằng tạm được và có nhân viên thì hài lịng vì họ nói là đã quen với công việc thủ công và ngại tiếp xúc với máy tính.
- Câu hỏi: Đánh giá nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự mới cho Công ty cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS?
Nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự
Cần thiết Không cần thiết
Biểu đồ 2.11. Nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự
(Nguồn: Phiếu điều tra)
Kết quả cho biết 80% số phiếu cho rằng việc xây dựng một HTTT quản lý nhân sự cho công ty là rất cần thiết. Công ty cần xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự để đảm bảo cho thông tin cũng như các hoạt động trong côg ty được bảo đảm một các tốt nhất, đáp ứng nhu cầu của tất cả nhân viên trong cơng ty.
2.2.4. Thực trạng quy trình quản lý nhân sự tại cơng ty cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS
+ Tuyển dụng:
Công việc tuyển dụng của Công ty được tiến hành như sau: Công ty sẽ thực hiện thông báo tuyển dụng trên trang web của mình, đồng thời cũng đưa các tin tuyển dụng trên tạp chí của Cơng ty theo từng số. Ngồi ra, cũng thơng báo tuyển dụng dưới hình thức phát tờ rơi. Và sau khi nhận được hồ sơ xin tuyển dụng của các ứng viên, nhân viên thuộc bộ phận quản lý nhân sự sẽ xem xét từng hồ sơ, hồ sơ nào đạt tiêu chuẩn, yêu cầu đề ra của Cơng ty ,sau đó sẽ có buổi phỏng vấn hoặc bài thi kiểm tra năng lực để lựa chọn trúng tuyển. Khi nhân viên kí hợp đồng làm việc thì nhân viên quản lý nhập bằng tay đầy đủ thông tin về nhân viên mới bao gồm các thông tin cá nhân như họ tên, năm sinh, q qn, phịng ban, chức vụ, trình độ,..., thơng tin về hợp đồng lao động vào tập sổ hồ sơ nhân sự của Công ty.
+ Quản lý khen thưởng, kỷ luật:
Khen thưởng kỷ luật là một trong những cách đánh giá mức độ làm việc của nhân viên. Nhân viên thuộc bộ phận quản lý thường xuyên theo dõi quá trình làm việc của từng nhân viên, nếu có khen thưởng hay kỷ luật với nhân viên nào thì nhân viên bộ phận quản lý nhân sự sẽ ghi vào sổ quản lý các thông tin khen thưởng, kỷ luật và tiến hành xử lý theo quy định của Cơng ty.
Cuối mỗi tháng thì nhân viên thuộc bộ phận quản lý nhân sự sẽ tiến hành tính lương trên phần mềm Excel sau đó ghi vào sổ quản lý lương của Công ty. Lương của nhân viên sẽ phụ thuộc vào phòng ban nhân viên làm việc, cấp bậc của nhân viên, cộng với mức khen thưởng hoặc trừ đi mức kỷ luật nếu quy thành tiền. Khi nhân viên tới lĩnh lương thì nhân viên quản lý nhân sự sẽ trả lương, gạch tên những ai đã nhận lương trong danh sách lĩnh lương hàng tháng, đồng thời lấy chữ kí của nhân viên đó để chứng nhận đã lĩnh lương. Điều này khiến cơng tác tính và trả lương rất mất thời gian và hay gặp sai sót.
+ Thêm, sửa, xóa thơng tin:
Khi có thêm nhân viên mới hay có nhân viên nghỉ việc, hay chuyển phịng ban, cấp bậc,... thì cần phải tiến hành những thay đổi cần thiết trong thông tin nhân sự của Công ty. Cụ thể công việc là khi có thêm nhân viên mới vào làm thì nhân viên thuộc bộ phận quản lý nhân sự sẽ ghi đầy đủ thơng tin của nhân viên mới đó vào danh sách nhân viên bổ sung. Cơng việc giống như với q trình nhập thơng tin nhân viên khi tuyển dụng. Cịn khi có nhân viên nghỉ việc thì nhân viên bộ phận quản lý nhân sự gạch bỏ tồn bộ thơng tin của nhân viên đó đi. Nhưng đối với cơng việc sửa thơng tin của nhân viên thì khá phức tạp. Khơng như việc quản lý thơng tin trên máy tính có thể tiến hành sửa trực tiếp trên đó mà vẫn đảm bảo tính thẩm mỹ, khơng phải tẩy, gạch, xóa. Tại Cơng ty do việc quản lý tiến hành thủ công trên giấy tờ nên việc sửa chữa thơng tin buộc phải có tẩy xóa, hoặc kèm bản đính chính hoặc nhiều thì gạch tồn bộ thơng tin nhân viên đó đi và ghi tồn bộ thơng tin cùng với những thông tin mới như một nhân viên mới.
+ Tìm kiếm thơng tin:
Việc tìm kiếm thơng tin được tiến hành thủ cơng, tới phịng quản lý hồ sơ rồi tra cứu trực tiếp trên giấy tờ.
+ Lưu trữ thông tin:
Các hồ sơ lưu trữ thông tin về nhân sự được lưu trữ tại thư viện của Công ty. Các hồ sơ sẽ được phân loại, đóng vào trong hộp cứng hay túi đựng và để trên giá đã được gắn nhãn phân loại.
+ Về phương thức quản lý nhân sự tại Công ty:
Qua kết quả thu được từ việc lập 40 phiếu điều tra để phỏng vấn cán bộ và nhân viên trong Công ty trong thời gian thực tập, với câu hỏi phương thức quản lý nhân sự tại Trung tâm là phương thức nào? Câu trả lời của đa số các nhân viên là hiện tại thì cơng ty vẫn quản lý nhân sự theo cách kết hợp giữa phương pháp thủ công và phần mềm Excel, chưa có một hệ thống thơng tin cho việc quản lý nhân sự và cũng chưa dùng phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng.
Với câu hỏi phần mềm được sử dụng trong quản lý nhân sự là gì?
Kết quả cho thấy công ty chưa sử dụng một phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng. Theo như ý kiến của một số nhân viên là có phần mềm quản lý nhân sự nhưng đó cũng chỉ là dùng phần mềm Excel có sẵn để hỗ trợ việc quản lý nhân viên, tính lương và lưu trữ một số thơng tin cơ bản. Cịn về cơ bản thì các cơng tác quản lý nhân sự vẫn được các nhân viên thực hiện chủ yếu là thủ công trên giấy tờ. Việc thực hiện thủ cơng như vậy đã gây ra khơng ít những khó khăn trong q trình làm việc, gây mất thời gian, thơng tin và thao tác tính tốn dễ bị nhầm lẫn. Hơn nữa cơng tác lưu trữ cũng rất bất tiện do lưu trữ trên giấy sẽ rất cồng kềnh, khó phân loại, dễ bị mất, rách, bị mờ, nhịe…gây lãng phí nhân lực, địi hỏi số lượng nhân viên làm trong cơng tác này nhiều hơn và tính bảo mật lại khơng cao.
Được hỏi về thời gian lập các báo cáo để trình lên cấp lãnh đạo, đa số các nhân viên được phỏng vấn đều nói rằng phải mất khá nhiều thời gian, công việc ghi chép lại từ các sổ sách quản lý sang báo cáo phải làm thủ công và người lập báo cáo phải kiểm tra nhiều lần vì cơng việc này rất dễ nhập thơng tin bị sai lệch, khơng chính xác hoặc mất thơng tin.
Trước những hạn chế trong cơng tác quản lý nhân sự bằng thủ công. Hầu hết nhân viên được phỏng vấn cho rằng cần thiết phải xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự, sử dụng phần mềm để công tác quản lý nhân sự trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn, tiết kiệm thời gian, chi phí và sức lực, hơn nữa lại hiệu quả, chính xác và tính bảo mật cao hơn. Họ có thể tra cứu thơng tin của mình ở bất kì khi nào và bất cứ nơi đâu có máy tính kết nối mạng, khơng cần phải mất thời gian và công sức tới phòng lưu trữ hồ sơ nhân viên hay tới hỏi các nhân viên quản lý.
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNGTY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN NGUỒN MỞ VÀ DỊCH VỤ FDS TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN NGUỒN MỞ VÀ DỊCH VỤ FDS
Trong quá trình tìm hiểu và thực tế thực tập tại công ty cùng với nguồn tài liệu thu thập được từ phiếu điều tra cho thấy, hiện nay chu trình quản lý nhân sự tại công ty Cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS bên cạnh những ưu điểm vẫn còn tồn tại những khuyết điểm được bộc lộ trong quá trình thực hiện.
2.3.1. Những ưu điểm của công tác quản lý nhân sự tại Công ty
Trong công tác quản lý nhân sự thì Cơng ty có một số ưu điểm lớn. Đó là:
- Thứ nhất, Cơng ty có phần hạ tầng kỹ thuật về cơng nghệ thông tin khá hiện đại và đầy đủ. Mức độ triển khai và hiệu quả sử dụng tốt. Vì thế, mặc dù vẫn đang thực hiện công tác quản lý nhân sự hồn tồn bằng thủ cơng nhưng đây là một thuận lợi rất lớn cho việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự hồn tồn bằng máy tính, bằng sử dụng cơng nghệ thông tin để mang lại hiệu quả cao và mang tính chun nghiệp.
- Thứ hai, Cơng ty có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, trẻ trung, ham học hỏi, sáng tạo, tìm hiểu về cơng nghệ thơng tin và đặc biệt là dễ dàng thích ứng với những sự thay đổi, thích sự tân tiến, hiện đại và khoa học. Do vậy, việc chuyển đổi thói quen làm việc từ thủ công trên sổ sách giấy tờ sang làm việc với máy tính sẽ dễ dàng nhận được sự hưởng ứng, ủng hộ nhiệt tình của các nhân viên. Đội ngũ nhân viên có trình độ cao nên việc áp dụng khoa học cơng nghệ vào q trình làm việc khơng gặp nhiều khó khăn.
- Thứ ba, Công ty rất chú trọng tới việc đầu tư vào cơ sở hạ tầng, đầu tư xây dựng, phát triển hệ thống thơng tin. Khuyến khích và thúc đẩy quá trình ứng dụng khoa học cơng nghệ vào hoạt động kinh doanh và q trình làm việc. Ngồi ra, Cơng ty cũng thường xuyên tổ chức những khóa học đào tạo cho các nhân viên nhằm liên tục nâng cao trình độ, kỹ năng của các nhân viên, tiếp cận sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin để phục vụ cho hoạt động của Công ty.
2.3.2. Những nhược điểm của công tác quản lý nhân sự hiện tại tại Cơng ty
Khó khăn của cơng tác quản lý nhân sự hiện tại tại Cơng ty chính là những khó khăn của cơng tác quản lý nhân sự bằng phương pháp thủ công. Với thực trạng tại Công ty Cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS, tại Cơng ty chưa có hệ thống thơng tin quản lý nhân sự, các nghiệp vụ vẫn được xử lý thủ công, lưu trữ thủ công các chứng từ liên quan, dẫn đến những khó khăn như:
+ Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo.
+ Mất thời gian và công sức cho cơng tác thêm, sửa, xóa thơng tin các nhân viên, địi hỏi phải dùng nhiều người cho công việc này gây tốn kém chi phí.
+ Lưu trữ và tìm kiếm thơng tin khó do được tiến hành trên giấy và dễ gặp rủi ro, bị hạn chế số người có thể tra cứu thông tin do phải thông qua người quản lý kho lưu trữ.
+ Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn đến việc sai sót, tính bảo mật khơng cao. + Khi mở rộng quy mơ hoạt động thì hệ thống quản lý thủ cơng sẽ không đáp ứng được nhu cầu quản lý, do lượng thông tin cần xử lý tăng lên nhiều.
+ Công tác truyền tải thông tin giữa các phịng ban, các cấp trong. Cơng ty phải thực hiện bằng cách trực tiếp trao tay hay qua điện thoại gây mất thời gian, thiếu sự chuyên nghiệp và giảm hiệu suất của công việc.
Với những nhược điểm đã nêu trên, Công ty cần phải triển khai việc phân tích, thiết kế hệ thống thông tin nhân sự để xây dựng hệ thống quản lý nhân sự đáp ứng được các yêu cầu đã đặt ra giúp cho q trình quản lý nguồn nhân lực trong Cơng ty Cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS.
2.3.3. Nguyên nhân
Nguyên nhân dẫn đến việc cơng ty chưa có một hệ thống thơng tin quản lý nhân sự hiệu quả:
- Hình thức quản lý nhân sự của cơng ty chưa được tin học hóa tồn bộ, các nghiệp vụ lưu trữ, xử lý thông tin chủ yếu lưu trữ trên văn bản giấy tờ. Công ty chưa xây dựng một CSDL chung, thống nhất và hoàn thiện cho toàn bộ hệ thống. Nhân lực về HTTT và CNTT chưa chưa có sự chun mơn hóa cao do khơng có bộ phận chuyên trách về CNTT cũng như quản trị HTTT và do một số vấn đề sau:
- Sự hiểu biết về vai trò của CNTT và hạ tầng HTTT của các nhân viên trong công ty chưa đồng đều, đa số dựa vào kinh nghiệm từ phía các nhân.