TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG
Tầm quan trọng và ý nghĩa của hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Công nghệ thông tin hiện nay đã trở thành một phần thiết yếu trong đời sống và hoạt động của các doanh nghiệp, mang đến sự đổi mới, sáng tạo và hiệu quả Việc ứng dụng công nghệ giúp tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời duy trì độ chính xác trong công việc Đặc biệt, sự phát triển này đã tạo ra bước ngoặt trong hệ thống quản lý, cho phép doanh nghiệp thu thập, xử lý và phổ biến thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Mọi doanh nghiệp khi thành lập đều cần có bộ máy quản lý hiệu quả, nhưng thường gặp khó khăn trong việc kiểm soát chi phí nhân lực Điều này dẫn đến hoạt động kém hiệu quả, vì vậy, các hệ thống thông tin quản lý nhân sự đã trở thành mối quan tâm lớn của nhiều doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp với quy trình phân công rõ ràng và liên tục, giúp giảm tải cho phòng nhân sự của doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp có mức độ và phương pháp quản lý nhân sự khác nhau, do đó cần có những loại hệ thống thông tin phù hợp để tối ưu hóa lợi ích và hiệu quả của sự đầu tư.
Dựa trên kiến thức và kinh nghiệm cá nhân, bài viết này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc ứng dụng hệ thống thông tin quản lý nhân sự trong các doanh nghiệp Khóa luận sẽ đề xuất phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà.
Tổng quan về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự (HTTT QLNS) hỗ trợ các nhà quản trị trong việc quản lý nhân sự hiệu quả Nó cung cấp thông tin cần thiết cho lãnh đạo để đưa ra quyết định quản lý, cũng như hỗ trợ lập kế hoạch nguồn nhân lực cả ngắn hạn và dài hạn Hệ thống này còn cung cấp thông tin về bồi dưỡng và tiềm năng của nguồn nhân lực, từ đó tạo cơ sở cho việc bổ nhiệm cán bộ và theo dõi biến động nhân sự Đề tài phân tích và thiết kế HTTT QLNS đã được nghiên cứu trước đây, nhưng vẫn giữ được tính thời sự và quan trọng.
Mỗi cơ quan, tổ chức có những điều kiện và yêu cầu riêng, do đó cần một hệ thống thông tin quản lý nhân sự (HTTT QLNS) được thiết kế đặc thù Bài viết này sẽ giới thiệu một số chủ đề liên quan đến phân tích và thiết kế HTTT QLNS.
Đề tài thứ nhất: “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại
Công ty TNHH Minh Trí” do sinh viên Trần Thị Thu Hương - Trường Đại học công nghệ - Đại học Quốc Gia Hà Nội thực hiện.
Đề tài đã thực hiện phân tích và khảo sát hiện trạng, từ đó thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự dựa trên phương pháp hướng đối tượng UML.
Hạn chế của đề tài là phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin hướng đối tượng không làm rõ mối quan hệ giữa giai đoạn phân tích và giai đoạn thiết kế, đặc biệt trong việc thiết kế cơ sở dữ liệu (CSDL) Điều này gây khó khăn trong quá trình nghiên cứu và phát triển đề tài.
Đề tài "Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự - tiền lương" tại Công ty thiết bị điện Cửu Long được thực hiện bởi sinh viên Trần Thế Mạnh từ Trường Đại học Kinh tế quốc dân Nghiên cứu này nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự và tiền lương, góp phần nâng cao hiệu quả công việc và sự hài lòng của nhân viên trong công ty.
Đề tài giải quyết nội dung bằng phương pháp duy vật-biện chứng trong phân tích thiết kế, từ chức năng đến mô hình hoá, xem xét tổng thể các mối quan hệ để đảm bảo tính toàn vẹn và kết hợp với các yếu tố lịch sử Đồng thời, đề tài cũng áp dụng phương pháp điều tra và khảo sát thực tế để thu thập dữ liệu.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự - tiền lương chỉ tập trung vào khía cạnh quản lý tiền lương, trong khi quản lý nhân sự còn bao gồm nhiều chức năng quan trọng khác như quản lý hợp đồng lao động và bảo hiểm.
Đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà” được thực hiện bằng phương pháp phân tích thiết kế hệ thống hướng chức năng Mục tiêu là tạo ra giải pháp quản lý nhân sự tối ưu, nhằm khắc phục những điểm yếu của các đề tài trước đó, phù hợp với thực trạng của công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà.
Mục tiêu của đề tài
Đề tài được thực hiện nhằm hướng tới các mục tiêu sau:
Hệ thống hóa kiến thức về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin trong doanh nghiệp bao gồm các khái niệm cơ bản, quy trình thực hiện và phương pháp áp dụng Việc hiểu rõ những lý luận này giúp nâng cao hiệu quả trong việc phát triển và quản lý hệ thống thông tin, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp trong việc ra quyết định và tối ưu hóa quy trình làm việc.
Hệ thống hóa kiến thức lý luận cơ bản về mô hình quản lý nhân sự là rất quan trọng, đặc biệt đối với công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà Việc áp dụng những lý thuyết này sẽ giúp nâng cao hiệu quả quản lý và phát triển nguồn nhân lực một cách bền vững.
Dựa trên nghiên cứu thực trạng quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà, bài viết đề xuất một số giải pháp khả thi nhằm cải thiện quy trình này Hệ thống thông tin quản lý nhân sự sẽ được phân tích và thiết kế để phù hợp với nhu cầu cụ thể của công ty, từ đó nâng cao hiệu quả trong công việc và tối ưu hóa hoạt động quản lý nhân sự.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài bao gồm:
Quy trình quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà bao gồm sự tham gia của nhiều bộ phận quan trọng như phòng nhân sự, phòng kế toán và ban giám đốc Các phòng ban này có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động quản lý nhân sự, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng trong việc tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên.
Cơ sở hạ tầng CNTT liên quan đến hoạt động quản lý nhân sự tại công ty.
Các kiến thức về phân tích và thiết kế hệ thống hướng chức năng.
- Phạm vi nghiên cứu của đề tài:
Về không gian: Tìm hiểu mô hình quản lý nhân sự trong công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà.
Do hạn chế về thời gian, tôi không thể thu thập thông tin đầy đủ về tất cả hoạt động của doanh nghiệp Bài viết này sẽ tập trung nghiên cứu các vấn đề quan trọng liên quan đến quản lý nhân sự trong doanh nghiệp, đặc biệt trong giai đoạn từ năm 2011 đến năm 2013.
Phương pháp thực hiện đề tài
Khóa luận được thực hiện trên cơ sở vận dụng tổng hợp một số phương pháp nghiên cứu khoa học, cụ thể:
Để thu thập dữ liệu về quản lý nhân sự trong công ty, tôi đã áp dụng phương pháp nghiên cứu thực tiễn, bao gồm quan sát trực tiếp và sử dụng phiếu điều tra Các câu hỏi trong phiếu điều tra tập trung vào hệ thống và hạ tầng công nghệ thông tin, đặc biệt chú trọng đến vai trò của hạ tầng CNTT trong quản lý nhân sự.
Việc tin học hóa hệ thống thông tin quản lý nhân sự là rất quan trọng đối với công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà Qua thông tin trực tiếp từ Phó giám đốc công ty, chúng tôi đã xác định được phương hướng để phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự một cách phù hợp, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa quy trình làm việc.
Phương pháp nghiên cứu lý thuyết
Để thu thập thông tin khoa học, chúng tôi nghiên cứu tài liệu liên quan đến phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý, bao gồm giáo trình, sách tham khảo và thông tin trên internet Các tài liệu tham khảo sẽ được liệt kê ở phần cuối của khóa luận Tiếp theo, chúng tôi sẽ tiến hành phân tích và tổng hợp lý thuyết từ các nguồn tài liệu đã thu thập.
Phân tích là quá trình nghiên cứu các tài liệu và lý luận khác nhau bằng cách chia nhỏ chúng để hiểu rõ hơn về đối tượng Trong khi đó, tổng hợp là việc kết nối các yếu tố và bộ phận đã được phân tích để tạo ra một hệ thống lý thuyết mới, toàn diện và sâu sắc hơn về đối tượng nghiên cứu.
Kết cấu của bài khóa luận
Khóa luận được chia làm ba phần chính.
Phần 1: Tổng quan về phân tích và thiết kế HTTT quản lý nhân sự.
Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của HTTT quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà
Phần 3: Đề xuất định hướng phát triển HTTT quản lý nhân sự tại công ty TNHHThương mại và Dịch vụ Hoàng Hà.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HOÀNG HÀ
Cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự
2.1.1 Một số khái niệm cơ bản
Khái niệm thông tin: Thông tin là những dữ liệu đã được xử lý sao cho nó thực sự có ý nghĩa đối với người sử dụng
Hệ thống được định nghĩa là một tập hợp các phần tử tương tác lẫn nhau, hoạt động đồng bộ nhằm đạt được một mục tiêu chung Quá trình này bao gồm việc tiếp nhận dữ liệu đầu vào và sản sinh ra dữ liệu đầu ra thông qua một quá trình chuyển đổi hiệu quả.
Hệ thống thông tin được định nghĩa là một tập hợp có tổ chức các phần tử, có mối liên kết chặt chẽ với nhau, nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho các mục đích của con người.
Hệ thống thông tin quản lý là công cụ quan trọng cung cấp thông tin cần thiết cho công tác quản lý trong tổ chức Hệ thống này bao gồm con người, thiết bị và quy trình nhằm thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối thông tin một cách kịp thời và chính xác, hỗ trợ cho việc ra quyết định hiệu quả trong tổ chức.
Chu trình xây dựng một hệ thống thông tin quản lý gồm 6 bước:
Khảo sát là bước quan trọng trong việc đánh giá tính khả thi của dự án xây dựng hệ thống thông tin Quá trình này cung cấp thông tin chi tiết cần thiết cho các giai đoạn tiếp theo của dự án.
Công việc cần thực hiện
- Khảo sát hệ thống đang làm gì.
- Đưa ra đánh giá về hiện trạng.
- Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm.
- Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo.
- Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian và những ràng buộc khác
Phân tích là giai đoạn tiếp theo sau khảo sát sơ bộ, tập trung vào việc khám phá sâu các thành phần của hệ thống Giai đoạn này cũng được xem như là quá trình thiết kế logic.
- Phân tích hệ thống về chức năng.
- Phân tích hệ thống về xử lý.
- Phân tích hệ thống về dữ liệu
Thiết kế là giai đoạn cuối cùng trong quy trình khảo sát, phân tích và thiết kế hệ thống Tại giai đoạn này, đã có một mô tả logic rõ ràng về hệ thống mới cùng với các biểu đồ lược đồ được hình thành từ quá trình phân tích.
Nhiệm vụ: Chuyển các biểu đồ, lược đồ mức logic sang mức vật lý.
- Thiết kế các kiểm soát
- Thiết kế các tập tin dữ liệu
- Thiết kế chương trình (nếu có)
Bước 4: Xây dựng. Đây là giai đoạn viết lệnh (code) tạo hệ thống Từng người viết code thực hiện những yêu cầu đã được nhà thiết kế định sẵn
Cài đặt là việc thay thế hệ thống thông tin cũ bằng hệ thống thông tin mới
Để đảm bảo không gây ra biến động lớn trong hệ thống quản lý, việc lập kế hoạch cài đặt cần được thực hiện một cách thận trọng và tỉ mỉ Kế hoạch chuyển giao (thay thế) phải được chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
- Biên soạn tài liệu về hệ thống.
Bảo trì hệ thống là quá trình sửa đổi và điều chỉnh một hệ thống sau khi đã bàn giao, nhằm khắc phục các lỗi phát sinh, nâng cao hiệu suất và các thuộc tính khác, cũng như giúp hệ thống thích ứng với những thay đổi trong môi trường.
2.1.2 Một số khái niệm cơ bản về quản lý nhân sự
Quản lý nhân sự, hay còn gọi là quản trị nguồn nhân lực, là quá trình quản lý lực lượng lao động của tổ chức hoặc công ty Công việc này bao gồm thu hút, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và tưởng thưởng cho người lao động Ngoài ra, quản lý nhân sự còn giám sát lãnh đạo, văn hóa tổ chức và đảm bảo tuân thủ các quy định về luật lao động và việc làm.
Quản lý nhân sự là yếu tố then chốt quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, vì nó liên quan chặt chẽ đến việc khai thác hiệu quả các nguồn lực như vốn, cơ sở vật chất và tiến bộ khoa học kỹ thuật Trong khi máy móc, công nghệ và tài sản có thể được mua hoặc sao chép, con người lại không thể thay thế dễ dàng Do đó, việc quản trị nhân sự không chỉ cần thiết mà còn mang tính sống còn cho sự thành công bền vững của doanh nghiệp.
Con người, nhờ vào khả năng sáng tạo và sự chăm chỉ, đã phát minh ra nhiều công cụ từ những thiết bị thô sơ đến công nghệ cao hiện đại, đáp ứng nhu cầu cá nhân và thúc đẩy sự phát triển của xã hội.
Quản trị nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết các vấn đề kinh tế xã hội liên quan đến lao động Đây là một thách thức chung của xã hội, vì mọi hoạt động kinh tế đều hướng đến mục tiêu cuối cùng là đảm bảo người lao động được hưởng lợi từ những thành quả mà họ tạo ra.
Quản trị nhân sự là một thành phần thiết yếu trong mọi tổ chức, đóng vai trò quan trọng trong chức năng quản trị Nó không chỉ hiện diện ở tất cả các phòng ban mà còn ở mọi cấp quản lý, với mỗi quản lý đều có nhân viên dưới quyền Cách thức quản trị nhân sự ảnh hưởng trực tiếp đến bầu không khí văn hóa trong doanh nghiệp, và đây là một yếu tố quyết định đến sự thành công hay thất bại của tổ chức.
Các phương pháp tổ chức quản lý nhân sự:
Trong mọi tổ chức kinh tế, nhận thức về cá nhân luôn liên quan chặt chẽ đến phương pháp quản lý áp dụng Cách đánh giá một cá nhân sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chiến lược quản lý Hiện nay, có ba phương pháp quản lý nhân sự chính mà các tổ chức thường sử dụng.
Phương pháp 1: Lấy cá nhân làm trung tâm, tập trung ảnh hưởng kiểu gia đình trị truyền thống.
Phương pháp này có những đặc điểm sau:
- Quyền lực tập trung vào nhân vật lãnh đạo hạt nhân, tất cả mọi công việc đều tập trung vào nhân vật này.
- Nhân viên chỉ là công cụ tạo lợi nhuận, không có quyền tham gia hoạch định phương hướng phát triển.
- Cơ chế nhân lực cứng nhắc, không có biến chuyển linh hoạt.
- Chỉ chú ý đến sự cống hiến của nhân viên mà không bảo vệ quyền lợi của họ.
- Chỉ tập trung áp chế nhân công, thiếu tôn trọng tự do sáng tạo.
Mô hình quản lý nhân lực truyền thống đã trở nên lỗi thời trong thời đại mới, khi mà các nhà quản lý cần tôn trọng tư duy độc lập và khuyến khích sự sáng tạo tự do của nhân viên.
Phân tích, đánh giá thực trạng của hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty
2.2.1 Giới thiệu về công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà
Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà, thành lập vào ngày 28/07/2009, có vốn điều lệ 9.898.000.000 VNĐ theo đăng ký thay đổi lần thứ 2 vào ngày 19/08/2014 Công ty đặt trụ sở tại Xóm 6, Thộn 2, Xã Hòa Thạch, Huyện Thạch Thất, Thành phố Hà Nội.
- Lĩnh vực hoạt động: Công ty đăng ký kinh doanh trong lĩnh vực thương mại, vận tải, xây dựng với các nghiệp vụ chính là:
+ Mua bán vật tư, vật liệu xây dựng.
+ Cung cấp dịch vụ vận tải.
+ Cung cấp dịch vụ sửa chữa xe ô tô các loại.
- Sơ đồ bộ máy tổ chức nhân sự:
Hình 2.2-1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TM & DV Hoàng Hà
Nguồn: Báo cáo thực tập tổng hợp tại công ty TNHH TM&VD Hoàng Hà.
Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận.
Bộ phận nhân sự của công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà gồm một nhân viên, Nguyễn Ánh Ngọc, có nhiệm vụ tư vấn và hỗ trợ Giám đốc trong các lĩnh vực tổ chức, nhân sự, lao động, tiền lương, thi đua khen thưởng, thanh kiểm tra và pháp chế Nhân viên này đảm nhận quản lý toàn bộ công tác nhân sự trong công ty.
+ Trực điện thoại công ty.
+ Thực hiện các chế độ bảo hiểm cho nhân viên.
+ Các công việc khác do Giám đốc yêu cầu.
- Bộ phận kế toán : Gồm có 2 nhân viên.
Bộ phận kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp số liệu chính xác và kịp thời về hoạt động sản xuất kinh doanh, cũng như việc sử dụng tài sản, vật tư và tiền vốn của công ty Thông tin này giúp giám đốc đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả.
+ Kế toán trưởng - Hoàng Thu Hòa: Quản lý hoạt động kế toán Nhận số liệu, hóa đơn, chứng từ để làm các BCTC theo định kỳ.
+ Kế toán viên – Nguyễn Phương Anh: Phụ trách nhập liệu chứng từ, hóa đơn, và thực hiện các nghiệp vụ do kế toán trưởng yêu cầu.
- Bộ phận Kho : Gồm có 2 nhân viên.
+ Thủ kho – Trần Duy Anh: Quản lý quá trình nhập kho, xuất kho.
+ Nhân viên kho – Phạm Tiến Minh: Hỗ trợ bốc xếp hàng hóa nhập, xuất kho.
Bộ phận vận tải của công ty gồm 41 nhân viên, đóng vai trò chủ chốt và thiết yếu trong hoạt động kinh doanh Nhiệm vụ chính của bộ phận này là vận chuyển hàng hóa trong quá trình thực hiện đơn hàng và kịp thời sửa chữa xe khi gặp sự cố máy móc.
+ Trưởng bộ phận – ông Phùng Quang Minh: Có nhiệm vụ điều động nhân viên bộ phận mình hoàn thành tốt tiến độ công việc.
+ Nhân viên theo dõi – Nguyễn Thanh Hải: sử dụng phần mềm GPS theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa.
Nhân viên dịch vụ gồm 3 người, có trách nhiệm sửa chữa xe của công ty khi gặp sự cố và cung cấp dịch vụ sửa chữa cho các đơn vị và cá nhân khác.
+ Nhân viên lái xe: 18 nhân viên+ Nhân viên phụ xe: 18 nhân viên
2.2.2 Phân tích thực trạng của hoạt động quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà
Các nghiệp vụ quản lý nhân sự trong công ty:
- Quản lý hồ sơ nhân sự:
Khi nhân viên mới được tuyển dụng, hồ sơ nhân sự sẽ được lưu trữ tại phòng nhân sự và có thể được yêu cầu bởi ban lãnh đạo công ty Nhân viên phòng nhân sự sẽ tìm kiếm hồ sơ trong tủ hồ sơ để trình lên ban lãnh đạo Ngoài ra, hồ sơ cũng được lưu trữ dưới dạng file Word theo từng phòng ban trên máy tính, bao gồm thông tin sơ yếu lý lịch, quá trình công tác, sổ bảo hiểm, phụ cấp, chế độ chính sách và thông tin thuế thu nhập cá nhân (nếu có).
Khi nhân viên nghỉ việc, hồ sơ của họ sẽ được lưu trữ trong tủ hồ sơ và file Word trong vòng một năm để phục vụ cho việc tìm kiếm và kiểm tra khi cần thiết Sau thời gian này, hồ sơ sẽ được hủy bỏ.
Mỗi phòng ban trong công ty sử dụng bảng chấm công riêng, được quản lý bằng phần mềm MS Excel 2007, với mỗi file chứa 12 bảng tính cho từng tháng trong năm Bộ phận nhân sự sẽ thực hiện việc chấm công, và vào cuối tháng, bảng chấm công sẽ được tổng hợp để gửi sang phòng kế toán lập bảng lương Sau khi bảng lương được phê duyệt bởi ban giám đốc, nó sẽ trở về phòng Kế toán tài chính để tiến hành phát lương cho nhân viên.
Về hình thức trả lương: Lương của nhân viên được trả hàng tháng, thường là vào mùng 5, mùng 6 hàng tháng Trả lương trực tiếp bằng tiền mặt
Quản lý công văn và giấy tờ trong doanh nghiệp bao gồm việc tổ chức và lưu trữ các loại biên bản, công văn, hợp đồng lao động, cùng với các mẫu giấy tờ như đơn xin nghỉ việc và đơn đề nghị tăng lương.
Các phần mềm ứng dụng phục vụ cho hoạt động quản lý nhân sự trong công ty.
- Phần mềm hệ thống: Windows XP 2000.
- Chương trình bảo vệ máy tính: Sử dụng antivirus (BKAV Pro)
- Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word: Sử dụng để soạn thảo thông tin nhân sự, soạn thảo các loại biên bản, công văn, giấy tờ.
- Bảng tính Microsoft Excel: Sử dụng để chấm công, in báo cáo lương.
- Bộ phận nhân sự có 1 nhân viên – Nguyễn Ánh Ngọc, có các nhiệm vụ sau:
+ Trực điện thoại công ty.
+ Thực hiện các chế độ bảo hiểm cho nhân viên.
+ Các công việc khác do Giám đốc yêu cầu.
2.2.3 Đánh giá thực trạng của hoạt động quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà
Đánh giá phương pháp quản lý nhân sự hiện tại:
Quá trình thực tập tại công ty cho thấy phương pháp quản lý nhân sự hiện tại không còn phù hợp với sự phát triển và mở rộng của doanh nghiệp Quy mô nhân sự sẽ gia tăng, nhưng phương thức hiện tại bộc lộ nhiều điểm yếu như tốc độ xử lý thông tin chậm, độ chính xác thấp và khả năng bảo mật kém Mặc dù vậy, phương pháp quản lý nhân sự thủ công tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà vẫn có những ưu điểm riêng cần được xem xét.
- Tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu do không cần phải đầu tư nhiều trang thiết bị máy móc, server, đường truyền…
- Không đòi hỏi nhân viên phải hiểu biết nhiều về HTTT.
- Tốc độ xử lý thông tin chậm chạp: Việc xử lý thông tin trong Công ty TNHH
Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà chủ yếu hoạt động thủ công, dẫn đến việc lưu chuyển thông tin giữa các phòng ban cần thời gian chờ duyệt và in ấn báo cáo Điều này gây lãng phí thời gian, trong khi những quyết định kịp thời có thể mang lại lợi thế cạnh tranh lớn cho doanh nghiệp trên thị trường.
Thiếu tính đồng bộ thông tin giữa các phòng ban dẫn đến việc xử lý thông tin tách biệt, gây ra tình trạng không trùng khớp do lỗi trong quá trình nhập liệu hoặc xử lý Điều này làm cho việc chỉnh sửa thông tin trở nên khó khăn và phức tạp hơn.
Tính chính xác của thông tin bị giảm sút đáng kể do thiếu sự đồng bộ hóa giữa các phòng ban và quy trình xử lý thông tin chủ yếu diễn ra một cách thủ công.
Việc xử lý thông tin chậm chạp trong công ty gây cản trở cho quá trình ra quyết định, dẫn đến việc mất thời gian quý báu cho các quyết định quan trọng Hơn nữa, việc dựa vào con người để xử lý thông tin hàng ngày hạn chế khả năng tóm lược và phân tích dữ liệu, làm cho nhà quản trị gặp khó khăn trong việc đưa ra quyết định chính xác và kịp thời.
An toàn bảo mật thông tin kém do việc lưu trữ dữ liệu rải rác và chủ yếu dưới dạng hồ sơ giấy tờ, dẫn đến nguy cơ mất mát hoặc hư hại thông tin theo thời gian.
ĐỀ XUẤT ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HOÀNG HÀ
Đề xuất hướng phát triển hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà
3.2.1 Phân tích hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà
3.2.1.1 Phân tích về chức năng của hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà
Biểu đồ phân cấp chức năng (BFD).
Hình 3.2-2: Biều đồ phân cấp chức năng
Mô tả biểu đồ phân cấp chức năng.
Hệ thống quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà gồm 3 chức năng chính:
Quản lý nhân viên bao gồm ba chức năng chính, trong đó chức năng cập nhật thông tin hồ sơ cho phép người quản lý thực hiện các thao tác tìm kiếm, thêm mới, chỉnh sửa và xóa hồ sơ của nhân viên một cách hiệu quả.
+ Quản lý khen thưởng, kỷ luật: Cho phép thêm, sửa, xóa các thông tin khen thưởng, kỷ luật; thông tin chi tiết khen thưởng, kỷ luật.
+ Quản lý hưu trí, chuyển công tác: Cho phép thêm, sửa, xóa các thông tin hưu trí, chuyển công tác của nhân viên.
Quản lý lương bao gồm hai chức năng chính: chấm công và quản lý chi trả lương Chức năng chấm công cho phép tạo lập bảng chấm công theo tháng cho từng phòng ban và tìm kiếm bảng chấm công dễ dàng Vào cuối tháng, bảng chấm công sẽ được gửi cho nhân viên để phê duyệt Sau khi được duyệt, quá trình quản lý và chi trả lương sẽ được thực hiện.
Quản lý và chi trả lương là quá trình dựa trên thông tin lương và bảng chấm công của nhân viên Chức năng này cho phép lập bảng lương hàng tháng cho từng phòng ban và tìm kiếm bảng lương dễ dàng Sau khi tạo, bảng lương sẽ được gửi cho nhân viên để duyệt, và sau khi được phê duyệt, nó sẽ được chuyển cho phòng kế toán để tiến hành chi trả lương.
Chức năng tra cứu và báo cáo bao gồm 5 tính năng con, trong đó có khả năng tra cứu thông tin về nhân viên Người dùng có thể tìm kiếm các báo cáo liên quan đến nhân viên và xuất chúng ra các định dạng như Word, Excel, PDF, giúp quản lý dữ liệu một cách hiệu quả.
+ Tra cứu, báo cáo lương: Cho phép tìm kiếm báo cáo lương, và xuất báo cáo ra các định dạng word, excel, pdf,…
+ Tra cứu, báo cáo khen thưởng, kỷ luật: Cho phép tìm kiếm báo cáo khen thưởng, kỷ luật, và xuất báo cáo ra các định dạng word, excel, pdf,…
Tra cứu và báo cáo về chuyển công tác và hưu trí cho phép người dùng tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng, đồng thời hỗ trợ xuất báo cáo dưới các định dạng như Word, Excel và PDF.
Lập danh mục tra cứu và báo cáo cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa và xóa các danh mục báo cáo tùy ý, mở rộng khả năng quản lý thông tin và tối ưu hóa quy trình làm việc.
3.2.1.2 Phân tích về xử lý của hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà
Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD) mức ngữ cảnh.
- Tác nhân: Gồm có 3 tác nhân Nhân viên
Phòng kế toán Ban giám đốc
- Chức năng xử lý: Quản lý nhân sự
Hình 3.2-3: DFD mức ngữ cảnh
- Tại DFD mức đỉnh, chức năng xử lý được phân rã thành 3 chức năng con.
- Các tác nhân và các luồng thông tin được bảo toàn
DFD mức dưới đỉnh: Chức năng Quản lý nhân viên + Các tác nhân và luồng dữ liệu tới chức năng Quản lý nhân viên được bảo toàn
+ Xuất hiện các kho chữa dữ liệu
Hình 3.2-5: DFD mức dưới đỉnh chức năng Quản lý nhân viên
Chức năng Quản lý lương trong DFD mức dưới đỉnh đảm bảo rằng các tác nhân và luồng dữ liệu được bảo toàn, đồng thời xuất hiện các kho dữ liệu để lưu trữ thông tin liên quan.
Hình 3.2-6: DFD mức dưới đỉnh chức năng Quản lý lương
DFD mức dưới đỉnh: Chức năng Tra cứu, Báo cáo.
+ Các tác nhân và luồng dữ liệu tới chức năng Tra cứu, Báo cáo được bảo toàn
+ Xuất hiện các kho chữa dữ liệu
Hình 3.2-7: DFD mức dưới đỉnh chức năng Tra cứu, Báo cáo
3.2.1.3 Phân tích về dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà
Hình 3.2-8: Mô hình thực thể liên kết (ERD)
3.2.2 Thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà
3.2.2.1 Thiết kế giao diện cho hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà
Giao diện đăng nhập hệ thống
Hình 3.2-9: Giao diện Đăng nhập
Tại giao diện đăng nhập.
- Ấn nút “Đăng nhập” để đăng nhập vào hệ thống
- Nếu không nhớ tài khoản đăng nhập: Kích vào “Quên mật khẩu”
Sau khi đăng nhập thành công, hệ thống chuyển sang giao diện quản lý nhân sự.
Giao diện Quản lý nhân sự
Hình 3.2-10: Giao diện quản lý nhân sự
Giao diện Quản lý nhân sự gồm có:
+ Thoát: Nút chức năng thoát khỏi hệ thống + Quản lý nhân viên: Kích vào để chuyển sang giao diện chức năng Quản lý nhân viên
Quản lý lương cho phép người dùng dễ dàng truy cập vào giao diện chức năng để thực hiện các thao tác liên quan đến lương Bên cạnh đó, chức năng tra cứu và báo cáo cũng được tích hợp, giúp người dùng nhanh chóng chuyển sang giao diện cần thiết để tìm kiếm thông tin và tạo báo cáo một cách hiệu quả.
Tại giao diện Quản lý nhân sự, chọn “Quản lý nhân viên”, hệ thống hiển thị giao diện Quản lý nhân viên như sau:
Hình 3.2-11: Giao diện Quản lý nhân viên
Giao diện quản lý nhân viên bao gồm:
- Cập nhật thông tin hồ sơ: Kích vào để chuyển sang giao diện Cập nhật thông tin hồ sơ.
- Quản lý khen thưởng, kỷ luật: Kích vào để chuyển sang giao diện Cập nhật thông tin hồ sơ.
- Quản lý hưu trí, chuyển công tác: Kích vào để chuyển sang giao diện Cập nhật thông tin hồ sơ.
- Tra cứu, báo cáo: Kích vào để chuyển sang giao diện Tra cứu, báo cáo nhân viên
- Trở về: Kích vào để quay lại giao diện Quản lý nhân sự
- Thoát: Kích vào để thoát hoàn toàn khỏi hệ thống.
Tại giao diện Quản lý nhân viên, chọn “Cập nhật thông tin hồ sơ”, hệ thống hiển thị giao diện Cập nhật hồ sơ nhân viên như sau:
Hình 3.2-12: Giao diện Cập nhật hồ sơ nhân viên
Giao diện cập nhật hồ sơ nhân viên gồm có:
- Nút chức năng “Trở về”: Cho phép quay lại giao diện quản lý nhân viên
- Nút chức năng “Thoát”: Cho phép thoát khỏi hệ thống
- Nút chức năng “Tạo mới”: Cho phép tạo mới hồ sơ nhân viên
- Chức năng tìm kiếm: Có thể tìm kiếm theo một hoặc nhiều tiêu chí + Lọc danh sách nhân viên theo phòng ban
+ Nhập từ khóa tìm kiếm
- Phần hiển thị danh sách nhân viên và các chức năng đi kèm cho mỗi bản ghi bao gồm:
+ Xem chi tiết hồ sơ nhân viên: Cho phép xem đầy đủ các thông tin về nhân viên.
+ Sửa hồ sơ nhân viên.
+ Xóa hồ sơ nhân viên.
Tại giao diện Quản lý nhân viên, chọn “Quản lý khen thưởng, kỷ luật”, hệ thống hiển thị giao diện Quản lý khen thưởng, kỷ luật như sau:
Hình 3.2-13: Giao diện Quản lý khen thưởng
Giao diện quản lý khen thưởng, kỷ luật gồm có các chức năng chính như sau:
- Nút chức năng “Trở về”: Cho phép quay lại giao diện quản lý nhân viên
- Nút chức năng “Thoát”: Cho phép thoát khỏi hệ thống
- Nút chức năng “Tạo mới”: Cho phép tạo mới khen thưởng, kỷ luật
Chức năng tìm kiếm cho phép người dùng tìm kiếm theo một hoặc nhiều tiêu chí, bao gồm việc chọn loại KTTL như Khen thưởng, Kỷ luật hoặc Tất cả Giao diện hiện tại hiển thị tất cả các thông tin liên quan đến khen thưởng và kỷ luật.
+ Nhập từ khóa tìm kiếm
- Phần hiển thị danh sách khen thưởng, kỷ luật và các chức năng đi kèm cho mỗi bản ghi bao gồm:
+ Xem chi tiết: Cho phép xem chi tiết nhân viên được KTKL trong đợt.
+ Sửa thông tin KTKL + Xóa KTKL
Tại giao diện Quản lý nhân viên, chọn “Quản lý hưu trí, chuyển công tác”, hệ thống hiển thị giao diện Quản lý hưu trí, chuyển công tác
Hình 3.2-14: Giao diện Quản lý hưu trí
Hình 3.2-15: Giao diện Quản lý chuyển công tác
Giao diện quản lý hưu trí, chuyển công tác gồm có các chức năng chính như sau:
- Nút chức năng “Trở về”: Cho phép quay lại giao diện quản lý nhân viên
- Nút chức năng “Thoát”: Cho phép thoát khỏi hệ thống
- Nút chức năng “Tạo mới”: Cho phép tạo mới hồ sơ hưu trí, chuyển công tác.
- Chức năng tìm kiếm: Có thể tìm kiếm theo một hoặc nhiều tiêu chí+ Chọn Hưu trí/ Chuyển công tác
+ Nhập từ khóa tìm kiếm
- Phần hiển thị danh sách hưu trí, chuyển công tác và các chức năng đi kèm cho mỗi bản ghi bao gồm:
+ Sửa thông tin hưu trí, chuyển công tác + Xóa thông tin hưu trí, chuyển công tác
Tại giao diện Quản lý nhân viên, chọn “Tra cứu, báo cáo”, hệ thống hiển thị giao diện gồm các chức năng tra cứu, báo cáo như sau:
Hình 3.2-16: Giao diện Tra cứu, báo cáo nhân viên
Giao diện Tra cứu, báo cáo nhân viên gồm có:
- Tra cứu, báo cáo về nhân viên: Kích vào để chuyển sang giao diện Tra cứu, báo cáo về nhân viên (Hình 3.2-20)
- Tra cứu, báo cáo khen thưởng, kỷ luật: Kích vào để chuyển sang giao diện Tra cứu, báo cáo khen thưởng, kỷ luật (Hình 3.2-22)
- Tra cứu, báo cáo về hưu trí, chuyển công tác: Kích vào để chuyển sang giao diện Tra cứu, báo cáo về hưu trí, chuyển công tác (Hình 3.2-23, hình 3.2-24)
- Trở về: Kích vào để quay lại giao diện quản lý nhân viên
- Thoát: Kích vào để thoát khỏi hệ thống
Tại giao diện Quản lý nhân sự, chọn “Quản lý lương”, hệ thống hiển thị giao diện Quản lý lương như sau:
Hình 3.2-17: Giao diện Quản lý lương
- Chấm công: Kích vào để chuyển sang giao diện chức năng Chấm công
- Lập bảng lương: Kích vào để chuyển sang giao diện chức năng Lập bảng lương
- Tra cứu, báo cáo lương: Kích vào để chuyển sang giao diện chức năng Tra cứu, báo cáo lương (Giao diện Hình 3.2-21)
- Trở về: Kích vào để quay lại giao diện quản lý nhân sự
- Thoát: Kích vào để thoát khỏi hệ thống
Tại giao diện Quản lý lương, chọn “Chấm công”, hệ thống hiển thị giao diện bảng chấm công như sau:
Hình 3.2-18: Giao diện Quản lý chấm công
- Trở về: Kích vào để quay lại giao diện quản lý lương
- Thoát: Kích vào để thoát khỏi hệ thống
- Tháng: Chọn tháng cần chấm công
- Năm: Chọn năm cần chấm công
- Phòng ban: Chọn phòng ban cần chấm công cho nhân viên
- Gửi cho nhân viên: Kích vào hình mũi tên để gửi bảng chấm công đồng loạt qua email cho những nhân viên được đánh dấu tại cột “Tất cả”
- Nút “Duyệt”: Dựa vào thông tin duyệt hay không duyệt từ nhân viên mà quản trị ấn nút này.
- Trạng thái: Chọn Duyệt/ Không duyệt để xem những bảng chấm công nào đã được duyệt và bảng chấm công nào chưa được duyệt.
Tại giao diện Quản lý lương, chọn “Lập bảng lương”, hệ thống hiển thị giao diện bảng lương như sau:
Hình 3.2-19: Giao diện Lập bảng lương
- Trở về: Kích vào để quay lại giao diện quản lý lương
- Thoát: Kích vào để thoát khỏi hệ thống
- Tháng: Chọn tháng lập bảng lương
- Năm: Chọn năm lập bảng lương
- Phòng ban: Chọn phòng ban cần lập bảng lương cho nhân viên
- Gửi cho nhân viên: Kích vào hình mũi tên để gửi lập bảng lương đồng loạt qua email cho những nhân viên được đánh dấu tại cột “Tất cả”
- Nút “Duyệt”: Dựa vào thông tin duyệt hay không duyệt từ nhân viên mà quản trị ấn nút này.
- Trạng thái: Chọn Duyệt/ Không duyệt để xem những lập bảng lương đã được duyệt và bảng chấm công nào chưa được duyệt.
Để gửi bảng lương cho phòng kế toán, hãy nhấp vào biểu tượng mũi tên bên cạnh để chuyển thông tin của những nhân viên được đánh dấu tại cột “Tất cả” nhằm thực hiện quy trình chi trả lương.
Tại giao diện Quản lý nhân sự, chọn “Tra cứu, báo cáo”, hệ thống hiển thị giao diện Tra cứu, báo cáo như sau:
Hình 3.2-20: Giao diện Tra cứu, báo cáo
- Tra cứu báo cáo về nhân viên: Kích vào để chuyển sang giao diện báo cáo nhân viên
- Tra cứu báo cáo lương: Kích vào để chuyển sang giao diện báo cáo lương
- Tra cứu báo cáo khen thưởng kỷ luật: Kích vào để chuyển sang giao diện báo cáo khen thưởng, kỷ luật
- Tra cứu báo cáo về hưu trí, chuyển công tác: Kích vào để chuyển sang giao diện báo cáo hưu trí, chuyển công tác
- Trở về: Kích vào để quay lại giao diện tra cứu, báo cáo
- Thoát: Kích vào để thoát khỏi hệ thống
Tại giao diện Tra cứu, báo cáo, người dùng chọn mục “Tra cứu, báo cáo về nhân viên”, hệ thống sẽ hiển thị giao diện tương ứng để người dùng có thể thực hiện việc tra cứu và báo cáo thông tin về nhân viên.
Hình 3.2-21: Giao diện Tra cứu, báo cáo về nhân viên
Tại giao diện Tra cứu, báo cáo, chọn “Tra cứu, báo cáo lương”, hệ thống hiển thị giao diện Tra cứu, báo cáo về lương như sau:
Hình 3.2-22: Giao diện Tra cứu, báo cáo về lương
Tại giao diện Tra cứu báo cáo, người dùng chọn mục “Tra cứu, báo cáo khen thưởng, kỷ luật” để hệ thống hiển thị thông tin liên quan đến khen thưởng và kỷ luật.
Hình 3.2-23: Giao diện Tra cứu, báo cáo về khen thưởng, kỷ luật
Tại giao diện Tra cứu, báo cáo, người dùng cần chọn mục “Tra cứu, báo cáo về hưu trí, chuyển công tác” để hệ thống hiển thị thông tin liên quan đến hưu trí và chuyển công tác.
Hình 3.2-24: Giao diện Tra cứu, báo cáo về hưu trí
Hình 3.2-25: Giao diện Tra cứu, báo cáo về chuyển công tác
Các giao diện Tra cứu, báo cáo gồm có:
- Phần hiển thị các điều kiện tìm kiếm dữ liệu báo cáo
- Phần hiển thị báo cáo theo các tiêu chí
- Tải về: Kích vào để tải báo cáo theo các định dạng khác nhau
- Trở về: Kích vào để trở về giao diện Tra cứu, báo cáo
- Thoát: Kích vào để thoát khỏi hệ thống.
3.2.2.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà
Danh sách bảng và mô tả:
4 ChiTietBangChamCong CSDL chi tiết bảng chấm công
6 ChiTietBangLuong CSDL chi tiết bảng lương
7 KhenThuongKyLuat CSDL khen thưởng, kỷ luật
CSDL chi tiết khen thưởng, kỷ luật
9 HoSoChuyenCongTac CSDL hồ sơ chuyển công tác 1
HoSoHuuTri CSDL hồ sơ hưu trí
Chi tiết CSDL và mô tả:
1 MaPB Int P Mã phòng ban
Int P Mã bảng chấm công
Bảng 3.2-5: CSDL Bảng chấm công
Int P Mã dòng bảng chấm công
Int X F Mã bảng chấm công
3 MaNV Int X F Mã nhân viên
Bảng 3.2-6: CSDL Chi tiết bảng chấm công
X F Mã dòng bảng chấm công
6 HSPh Fl Hệ số phụ cấp uCap oat
X Trích kinh phí công đoàn 1
Bảng 3.2-8: CSDL Chi tiết bảng lương
Int P Mã khen thưởng, kỷ luật
X Ngày khen thưởng, kỷ luật
X Loại khen thưởng, kỷ luật
Bảng 3.2-9: CSDL Khen thưởng, kỷ luật
Int P Mã dòng khen thưởng, kỷ luật
Int X F Mã khen thưởng, kỷ luật
X Mức khen thưởng, kỷ luật
Bảng 3.2-10: CSDL Chi tiết khen thưởng, kỷ luật
Int P Mã hồ sơ chuyển công tác
Bảng 3.2-11: CSDL Hồ sơ chuyển công tác
Int P Mã hồ sơ hưu trí
Bảng 3.2-12: CSDL Hồ sơ hưu trí
Một số kiến nghị về hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà
Dựa trên nhu cầu và các đề xuất phát triển hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà, tôi xin đưa ra một số kiến nghị quan trọng nhằm cải thiện hiệu quả quản lý nhân sự trong công ty.
Chúng tôi đã tiến hành lập trình, triển khai và vận hành hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà Qua đó, công ty đang dần chuyển đổi công tác quản lý từ phương pháp thủ công sang ứng dụng công nghệ thông tin, nhằm phục vụ cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
- Nâng cấp cơ sở hạ tầng CNTT để tương thích với các hệ thống thông tin quản lý sẽ triển khai trong thời gian tới.
Để cải thiện hiệu suất làm việc, cần nâng cấp các thiết bị đã sử dụng lâu dài và có dấu hiệu vận hành chậm Đồng thời, việc đầu tư thêm phần cứng như máy chủ và máy tính cũng rất quan trọng để đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả hơn.
Nâng cấp đường truyền Internet trong công ty để vận hành hệ thống và trao đổi dữ liệu được nhanh chóng.
- Nâng cấp hệ thống an toàn bảo mật cho các thông tin lưu trữ tại công ty.
- Có kế hoạch đào tạo nhân lực có trình độ CNTT để vận hành các hệ thống thông tin quản lý hiệu quả hơn.
