Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu
Hệ thống thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cần thiết cho các tổ chức, đồng thời đáp ứng yêu cầu về thông tin của lãnh đạo và quản lý Việc thay đổi cách thức làm việc và tiếp nhận thành viên mới trong đội ngũ quản lý giúp nâng cao hiệu quả xử lý thông tin và dữ liệu dựa vào máy tính.
Việc xây dựng hệ thống thông tin để tự động hóa quản lý là nhu cầu thiết yếu của doanh nghiệp Ứng dụng hệ thống thông tin trong quản lý ngày càng phổ biến tại Việt Nam, với nhiều tổ chức và doanh nghiệp áp dụng vào các lĩnh vực như quản lý công văn, tài liệu hồ sơ, tài chính kế toán, nhân sự, khách hàng và tài sản.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là yếu tố quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần chú trọng Hệ thống này phản ánh toàn diện tiềm năng trí lực và thể lực của từng lao động, bao gồm số lượng và chất lượng tại các thời điểm khác nhau: quá khứ, hiện tại và dự kiến tương lai Do đó, công tác quản lý nhân sự cần được thực hiện thường xuyên, cung cấp thông tin kịp thời và đầy đủ theo yêu cầu của cấp quản lý, nhằm đảm bảo hoàn thành tốt kế hoạch và nhiệm vụ của công ty trong từng giai đoạn.
Qua khảo sát tại Công ty TNHH Tích hợp hệ thống quản lý quốc tế, tôi nhận thấy hệ thống quản lý nhân sự hiện tại còn đơn giản và không đáp ứng đầy đủ nhu cầu của công ty, dẫn đến hiệu quả quản lý kém Do đó, tôi đã chọn đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự tại công ty TNHH Tích hợp hệ thống quản lý quốc tế” để đề xuất các giải pháp cải thiện hệ thống quản lý nhân sự, từ đó giúp công tác quản lý trở nên nhanh chóng và tiện lợi, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Thứ hai, hệ thống hóa kiến thức lý luận cơ bản về mô hình quản lý nhân sự nói chung và của công ty nói riêng.
Thông qua việc phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý, bài viết tập trung vào việc đánh giá quản lý nhân sự tại công ty TNHH tích hợp hệ thống quản lý quốc tế Từ việc xác định ưu và nhược điểm của quy trình quản lý nhân sự hiện tại, bài viết đề xuất các giải pháp nhằm phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp.
Mục tiêu của đề tài là thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự hiệu quả, nhằm giải quyết các vấn đề liên quan đến quản lý nhân sự tại công ty Hệ thống này sẽ hỗ trợ công ty nâng cao hiệu quả trong quản lý lao động, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật và quản lý lương thưởng cho cán bộ nhân viên.
Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp thu thập thông tin
Điều tra trắc nghiệm là phương pháp khảo sát tình hình ứng dụng công nghệ thông tin và hệ thống quản lý nhân sự tại công ty, thông qua việc thu thập thông tin từ các phòng ban như nhân sự, kế toán, kỹ thuật, kinh doanh, QA và phòng Google.
Trong quá trình thực tập tại công ty, tôi đã tiến hành phỏng vấn trực tiếp nhân viên phòng nhân sự để thu thập thông tin về quy trình quản lý nhân sự Qua đó, tôi cũng ghi nhận những đề xuất của nhân viên phòng nhân sự cũng như ý kiến từ các nhân viên khác trong công ty.
Quan sát trực tiếp nhân viên phòng nhân sự sử dụng hệ thống quản lý nhân sự hiện có tại công ty.
Thu thập tài liệu liên quan đến cơ sở lý luận và các lý thuyết về hệ thống thông tin, cũng như phân tích và thiết kế hệ thống từ sách, báo và internet là bước quan trọng trong quá trình nghiên cứu Những tài liệu này cung cấp nền tảng kiến thức vững chắc, giúp hiểu rõ hơn về các khái niệm và phương pháp liên quan đến hệ thống thông tin Việc sử dụng nhiều nguồn tài liệu khác nhau sẽ làm phong phú thêm nội dung và nâng cao chất lượng phân tích.
- Phương pháp xử lý thông tin
Khóa luận này áp dụng tổng hợp nhiều phương pháp nghiên cứu, bao gồm phân tích, so sánh, thống kê và tổng hợp Phân tích thiết kế hệ thống thông tin nhân sự được thực hiện theo phương pháp hướng chức năng.
Phương pháp so sánh và đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn giúp xác định và giải quyết những thách thức trong công ty Phương pháp này hỗ trợ phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty TNHH, từ đó tối ưu hóa quy trình quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế.
Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết là một công cụ quan trọng trong nghiên cứu, cho phép sử dụng Excel để xử lý thông tin và tạo ra các biểu đồ trực quan Qua đó, người nghiên cứu có thể chọn lọc những thông tin cần thiết cho đề tài của mình Phương pháp tổng hợp lý thuyết giúp liên kết các bộ phận và mối quan hệ thành một chỉnh thể hoàn chỉnh, từ đó hỗ trợ quá trình tìm kiếm và nghiên cứu cơ sở lý luận liên quan đến đề tài.
Kết cấu khóa luận
Chương 1 của bài viết tập trung vào cơ sở lý luận và tổng quan về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự Nội dung trình bày các khái niệm cơ bản về thông tin và hệ thống thông tin, đồng thời làm rõ đặc điểm của phân tích thiết kế hướng đối tượng Ngoài ra, chương này cũng đề cập đến khái niệm quản lý nhân sự, nhấn mạnh vai trò quan trọng của nó trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức.
Chương 2 giới thiệu về công ty TNHH Tích hợp hệ thống quản lý quốc tế, phân tích tình hình kinh doanh trong ba năm qua, đồng thời chỉ ra những tồn tại và khó khăn mà công ty đang đối mặt Bài viết cũng đề xuất các phương án giải quyết nhằm cải thiện hiệu quả trong hệ thống quản lý nhân sự.
Chương 3 tập trung vào việc xác định các định hướng phát triển và xây dựng phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho Công ty TNHH Tích hợp hệ thống quản lý quốc tế theo hướng đối tượng Bên cạnh đó, chương này cũng đưa ra các kiến nghị nhằm khắc phục những hạn chế và cải thiện thực tiễn mà chương 2 đã nêu rõ.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ
Cơ sở lý luận
1.1.1 Các khái niệm cơ bản Thông tin: là tất cả các sự việc, sự kiện, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm sự hiểu biết của con người Thông tin hình thành trong quá trình giao tiếp: một nguời có thể nhận thông tin trực tiếp từ người khác thông qua các phương tiên thông tin đại chúng, từ các ngân hàng dữ liệu, hoặc từ tất cả các hiện tượng quan sát được trong môi trường xung quanh 1
Hệ thống là một tập hợp có tổ chức, bao gồm nhiều phần tử có mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau, cùng hoạt động để đạt được một mục tiêu chung Trong quá trình hoạt động, hệ thống có sự trao đổi với môi trường bên ngoài.
Hệ thống thông tin là sự kết hợp của phần cứng, phần mềm và mạng truyền thông, được thiết kế để thu thập, tạo ra, tái tạo, phân phối và chia sẻ dữ liệu, thông tin và tri thức, phục vụ cho các mục tiêu của tổ chức.
Hệ thống thông tin quản lý là công cụ thiết yếu cung cấp thông tin cần thiết cho việc điều hành doanh nghiệp Hạt nhân của hệ thống này là cơ sở dữ liệu, phản ánh tình trạng hiện tại của tổ chức Hệ thống thu thập thông tin từ môi trường xung quanh và kết hợp với dữ liệu có sẵn để tạo ra thông tin hữu ích cho nhà quản lý Đồng thời, cơ sở dữ liệu được cập nhật thường xuyên để đảm bảo thông tin luôn chính xác và phản ánh thực trạng của doanh nghiệp.
1.1.2 Một số lý thuyết về hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý
1 Thạc Bình Cường, Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội
2 Thạc Bình Cường, Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội
3 Nguyễn Văn Ba (2003), Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Nhà xuất bản Đại học Quốc Gia Hà Nội
4 Nguyễn Văn Ba (2003), Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Nhà xuất bản Đại học Quốc Gia Hà Nội
Hệ thống thông tin gồm 4 loại hình:
- Hệ xử lý dữ liệu: Lưu trữ, cập nhật dữ liệu hàng ngày, ra các báo cáo theo định kỳ.
Hệ thống thông tin quản lý là một cấu trúc thông tin tích hợp, bao gồm cơ sở dữ liệu và các dòng thông tin, hỗ trợ con người trong quá trình sản xuất, quản lý và đưa ra quyết định hiệu quả.
- Hệ hỗ trợ ra quyết định: Hỗ trợ cho việc ra quyết định.
- Hệ chuyên gia: Hỗ trợ nhà quản lý giải quyết các vấn đề và làm quyết định một cách thông minh.
Trong hệ thống thông tin, yếu tố đầu vào (Input) đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập dữ liệu để đưa vào quá trình xử lý Quá trình xử lý (Processing) chuyển đổi dữ liệu đầu vào thành đầu ra (Output), sau đó chuyển đến đích (Destination) hoặc cập nhật vào các kho dữ liệu (Storage) của hệ thống.
Các thành phần hệ thống thông tin:
Con người đóng vai trò quan trọng trong hệ thống thông tin, là chủ thể điều hành và sử dụng hệ thống này Trong hệ thống thông tin, con người được phân thành hai nhóm chính: nhóm xây dựng và bảo trì hệ thống, và nhóm sử dụng hệ thống.
Phần cứng là các thiết bị hữu hình được sử dụng trong quy trình xử lý thông tin, có thể nhìn thấy và cầm nắm Các thiết bị phần cứng được phân loại dựa trên chức năng và cách thức hoạt động thành ba nhóm chính: thiết bị nhập, thiết bị xuất, thiết bị xử lý và thiết bị lưu trữ.
Phần mềm là tập hợp các chỉ lệnh được sắp xếp theo một trật tự nhất định nhằm điều khiển thiết bị phần cứng thực hiện các công việc tự động Được phát triển bằng ngôn ngữ lập trình, phần mềm được phân loại thành ba loại chính: phần mềm hệ thống (như hệ điều hành), phần mềm ứng dụng (bao gồm hệ soạn thảo văn bản, bảng tính, và hệ quản trị cơ sở dữ liệu), và phần mềm chuyên dụng phục vụ cho các lĩnh vực như ngân hàng và kế toán.
Cơ sở dữ liệu là tập hợp dữ liệu có tổ chức, được lưu trữ trên thiết bị thứ cấp để phục vụ nhu cầu khai thác thông tin của nhiều người dùng và ứng dụng khác nhau Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) là phần mềm chuyên dụng giúp quản lý các vấn đề liên quan đến CSDL như tính chủ quyền, bảo mật, phân quyền truy cập và giải quyết tranh chấp trong quá trình truy cập dữ liệu Tài nguyên dữ liệu bao gồm các CSDL, và chúng cần được thu thập, lựa chọn và tổ chức theo mô hình khoa học để người dùng dễ dàng truy cập nhanh chóng và thuận tiện.
Mạng máy tính là một hệ thống bao gồm nhiều máy tính và thiết bị được kết nối qua các đường truyền vật lý, cho phép chia sẻ dữ liệu và tài nguyên một cách hiệu quả.
Sơ đồ 1.1 Các thành phần hệ thống thông tin (Nguồn: Bài giảng môn Hệ thống thông tin quản lý - Bộ môn công nghệ thông tin, Đại học Thương mại)
Hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý là các công cụ hỗ trợ hoạt động nghiệp vụ và quản lý cho doanh nghiệp và tổ chức Chúng bao gồm các hệ thống như quản lý nhân sự, kế toán, tính cước chăm sóc khách hàng, quản lý thư viện, và đào tạo trực tuyến.
Các chức năng của hệ thống thông tin quản lý:
Thu nhập và phân tích thông tin một cách hệ thống là rất quan trọng Những thông tin hữu ích cần được cấu trúc hóa để dễ dàng lưu trữ và khai thác trên các nền tảng công nghệ thông tin.
- Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các thông tin mới.
-Phân phối và cung cấp thông tin
Chất lượng của hệ thống thông tin quản lý được đánh giá dựa trên ba yếu tố chính: khả năng đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu thông tin, tính linh hoạt của hệ thống và độ toàn vẹn, đầy đủ của dữ liệu trong hệ thống.
Hệ thống thông tin quản lý (HTTT) cung cấp cho các tổ chức công cụ quản lý hiệu quả, giúp công việc diễn ra nhanh chóng và chính xác HTTT là tài sản quý giá cho doanh nghiệp, tạo điều kiện cho nhà quản lý nắm bắt thông tin cần thiết Việc quản lý và sử dụng HTTT hiệu quả không chỉ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp mà còn kết nối hệ thống quản trị với hệ thống tác nghiệp, đảm bảo vận hành trơn tru để đạt mục tiêu đề ra HTTT hoạt động hiệu quả giúp lãnh đạo đưa ra quyết định chính xác, tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp.
1.1.3 Lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý
Các giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống
Gồm có các giai đoạn sau: khảo sát hiện trạng sát lập dự án, phân tích hệ thống, thiết kế hệ thống, cài đặt hệ thống.
- Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án:
Tổng quan tình hình nghiên cứu
1.2.1 Tình hình nghiên cứu trong nước
Quản lý nhân sự là yếu tố thiết yếu trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nhận thức rõ vai trò quan trọng này, nhiều nghiên cứu đã được thực hiện để làm sáng tỏ vấn đề quản lý nhân sự Dưới đây là một số công trình nghiên cứu liên quan đến lĩnh vực này.
Cuốn sách "Giáo trình Phân tích và thiết kế hướng đối tượng" của tác giả Trương Ninh Thuận và Đặng Đức Hạnh, do Nhà xuất bản Đại học Quốc Gia Hà Nội phát hành, cung cấp lý thuyết và quy trình phân tích thiết kế hệ thống hướng đối tượng Sách nêu rõ các pha phân tích và thiết kế, đồng thời giới thiệu chi tiết các công cụ và phần mềm hỗ trợ cho quá trình này.
Chuyên đề tốt nghiệp: “Phân tích và thiết kế HTTT quản lý cán bộ tại Công ty Cổ
Bài viết "Phần Hạ Long" của tác giả Đặng Thị Thúy tại Học viện Tài chính đã đáp ứng nhu cầu quản lý cán bộ và thuận tiện trong việc nhập dữ liệu, cung cấp thông tin Nghiên cứu được phân tích kỹ lưỡng dựa trên lý thuyết về hệ thống thông tin, tạo nền tảng cho thiết kế hệ thống hoàn chỉnh Tuy nhiên, việc sử dụng Access gặp phải một số hạn chế như bảo mật kém, giới hạn số lượng bản ghi và thiếu nhiều chức năng quan trọng như đăng nhập hệ thống và quản lý công tác.
Luận văn tốt nghiệp của Nguyễn Thị Loan tại Đại học Thương mại, mang tên “Phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự tại Công ty Cơ khí ô tô 1-5”, đã giúp công ty xây dựng hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả, quản lý thông tin cán bộ và quá trình công tác một cách đáp ứng nhu cầu Tuy nhiên, hệ thống vẫn còn một số hạn chế, bao gồm việc chưa thể xuất thông tin thưởng và chế độ đãi ngộ cho cán bộ, giao diện khó nhìn và các báo cáo còn độc lập với nhau.
Luận văn tốt nghiệp: “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại
Công ty TNHH Minh Trí”, tác giả Trần Thị Thu Hương, Đại học Công nghệ - Đại học
Bài viết phân tích tình hình quản lý nhân sự tại công ty ở Hà Nội, đề xuất các giải pháp cần thiết để cải thiện Tuy nhiên, tác giả chưa làm rõ mối quan hệ giữa giai đoạn phân tích và thiết kế, đồng thời thiết kế cơ sở dữ liệu còn thiếu chi tiết, gây khó khăn cho việc nghiên cứu đề tài.
Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Chí Thành tại Đại Học Thái Nguyên nghiên cứu về hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương trong hệ thống ERP, nêu rõ hiện trạng ERP tại Việt Nam cùng những bất cập hiện có Tác giả lựa chọn phương pháp lập trình hướng đối tượng để phát triển hệ thống, mô tả chi tiết các hoạt động nghiệp vụ qua biểu đồ Ucase và sơ đồ tuần tự Tuy nhiên, luận văn chủ yếu dừng lại ở lý thuyết và biểu đồ lớp, chưa đề cập đến công cụ lập trình, thiết kế giao diện phần mềm, cũng như không có hình ảnh minh họa cho các Form làm việc trong phần mềm.
Nhận thức được tầm quan trọng của công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự, tôi đã nghiên cứu phương pháp quản lý tại công ty trong thời gian thực tập Tôi chọn đề tài “Phân tích thiết kế Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Tích hợp hệ thống quản lý quốc tế” Mặc dù đề tài này có sự tương đồng với các khóa luận tốt nghiệp trước, nhưng không hoàn toàn trùng lặp do khác biệt về thời gian và không gian thực hiện Tôi mong muốn tìm ra những giải pháp thực tiễn có thể áp dụng cho công ty cũng như trong các doanh nghiệp khác.
1.2.2 Tình hình nghiên cứu trên thế giới
Hệ thống quản lý nhân sự đã tồn tại từ lâu, đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng suất làm việc của tổ chức và doanh nghiệp Trong những năm gần đây, nhiều phần mềm quản lý nhân sự mới đã ra đời, thay thế các hệ thống cũ, với mục tiêu cải tiến tốc độ, tính bảo mật và hiệu quả quản lý Một số phần mềm nổi bật trên thế giới bao gồm gói quản trị nguồn lực ERP của SAP, hệ thống chấm công E-Roster, hệ thống quản lý thông tin nhân viên và hệ thống tính lương Payroll Bài báo “Analysis and Design of a Human Resource Information System” của Marcia Moore cùng nhiều tài liệu khác cũng đã được nghiên cứu để phân tích và thiết kế các hệ thống thông tin nhân sự.
“Personal Information Management” của William Jones và Jaime Teevan, bài báo viết về ERP “Enterprise resource planning” của trang economist.com,…
THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH TÍCH HỢP HỆ THỐNG QUẢN LÝ QUỐC TẾ
Tổng quan về Công ty TNHH Tích hợp hệ thống quản lý quốc tế
2.1.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Tích hợp hệ thống quản lý quốc tế a Thông tin cơ bản:
- Tên công ty: Công ty TNHH Tích hợp hệ thống quản lý quốc tế.
- Tên giao dịch: GIMASYS CO., LTD.
- Người đại diện: ông Nguyễn Thanh Sơn.
- Năm thành lập: được thành lập và được Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp giấy phép hoạt động kinh doanh số 010469253 ngày 25/03/2004.
Trụ sở chính: Tầng 17, Hà Nội Creative City, 01 Lương Yên, Hai Bà Trưng, Hà Nội.
Chi nhánh: Tầng 8, Tòa nhà Estar, 147-149 Võ Văn Tần, P.6, Q.3, TP Hồ Chí Minh.
- Website: www.gimasys.com b Quá trình thành lập
Công ty TNHH Tích hợp hệ thống quản lý quốc tế, được thành lập vào ngày 25/03/2004, chuyên cung cấp giải pháp phát triển phần mềm quản lý, tư vấn quản trị doanh nghiệp và triển khai các giải pháp công nghệ thông tin Mục tiêu của công ty là tối ưu hóa nguồn lực cho tổ chức và doanh nghiệp, giúp quy trình quản lý trở nên dễ dàng hơn, nâng cao hiệu quả quản lý, tăng cường năng lực cạnh tranh và cải thiện hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua các hệ thống công nghệ thông tin toàn diện.
Quá trình hình thành và phát triển:
- Năm 2004: Công ty chính thức được thành lập
- Năm 2005: Bắt đầu triển khai dịch vụ Oracle E-Business Suites
- Năm 2008: Chính thức trở thành đối tác triển khai quan trọng của Oracle tại Việt Nam
- Năm 2009: Trở thành đối tác vàng của Oracle
- Năm 2010: Trở thành đối tác đào tạo của Oracle
Năm 2011, chúng tôi đã thành lập chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh, chính thức trở thành đối tác hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực tư vấn, cung cấp, triển khai dịch vụ, hỗ trợ và đào tạo GSuite.
- Năm 2012: Trở thành nhà phân phối GSA của Google
Năm 2013, chúng tôi đã chính thức trở thành đối tác toàn cầu của Bentley, nhận được hỗ trợ và cấp phép đào tạo chuyên nghiệp trong việc bán sản phẩm tại thị trường Việt Nam Đồng thời, chúng tôi cũng trở thành đối tác của Oracle Cloud.
- Năm 2014: Đạt CCMI Level 3 và chính thức trở thành đối tác về tư vấn giải pháp điện toán đám mây của Amazon Website Services tại Việt Nam
- Năm 2015: Đạt chứng nhận ISO/IEC 27001:2013
Năm 2016, chúng tôi đã trở thành đối tác chiến lược của Salesforce tại Việt Nam, đồng thời triển khai thành công nhiều dự án lớn cho các công ty nằm trong top 500 tại thị trường Việt Nam.
- Năm 2017: Trở thành đối tác đầu tiên của NetSuite chuyên tư vấn, cấp phép, triển khai, hỗ trợ và chuyển đổi tại Việt Nam
Gimasys, với hơn 10 năm kinh nghiệm, đã phát triển thành đối tác chiến lược của nhiều tập đoàn công nghệ hàng đầu thế giới Công ty đã triển khai thành công nhiều dự án ERP cho các doanh nghiệp lớn và các cơ quan nhà nước.
Với 6 năm kinh nghiệm trong quản lý hệ thống điện toán đám mây được ủy quyền bởi Google, Gimasys tự hào là đối tác vàng của các thương hiệu lớn như Google, Bentley, Oracle, NetSuite và Salesforce Hiện nay, Gimasys đã khẳng định vị thế hàng đầu trong việc cung cấp dịch vụ và triển khai các hệ thống ERP và CRM trên nền tảng điện toán đám mây cho nhiều doanh nghiệp lớn.
Công ty chuyên hoạt động trong các lĩnh vực phát triển phần mềm và tích hợp ứng dụng, cung cấp giải pháp CNTT cho doanh nghiệp Đặc biệt, công ty cung cấp phần mềm chính hãng từ các nhà cung cấp lớn như Google, Oracle và Amazon Web Services, cũng như các giải pháp Cloud Computing như Google Cloud Platform và Amazon Web Service.
Dịch vụ phát triển phần mềm
Gimasys chuyên cung cấp giải pháp phần mềm ứng dụng tùy chỉnh, giúp tổ chức và doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động thông qua triển khai hệ thống CNTT Các sản phẩm và dịch vụ nổi bật mà công ty mang đến bao gồm:
Quản lý công ty niêm yết và quỹ đầu tư là rất quan trọng trong lĩnh vực tài chính Việc quản lý thông tin chứng khoán, doanh thu và chi phí giúp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động Hệ thống hỗ trợ chăm sóc khách hàng sử dụng công nghệ hiện đại như Oracle ADF và Oracle DB, đảm bảo dịch vụ khách hàng luôn được nâng cao và đáp ứng nhanh chóng.
- Quản lý nhân sự, tiền lương (Công nghệ: Odoo 8.0);
- Quản lý đào tạo (C# NET, MSSQL);
- Kỹ thuật phần mềm (tùy chỉnh phát triển ứng dụng - phát triển vòng đời sản phẩm);
- Dịch vụ điện toán đám mây (Salesforce, Oracle Cloud).
Tích hợp và chuyển giao hệ thống
Gimasys chuyên cung cấp giải pháp tích hợp toàn diện, giúp kế thừa và kết nối hiệu quả giữa các hệ thống cũ và mới Chúng tôi cung cấp thiết bị và dịch vụ chính hãng, đồng thời tích hợp các sản phẩm một cách thông minh và chuyên nghiệp trên cả môi trường cố định và điện toán đám mây.
Công ty cung cấp nhiều dịch vụ tích hợp hệ thống và thiết bị, bao gồm cơ sở hạ tầng CNTT, thiết kế và xây dựng cơ sở dữ liệu doanh nghiệp, bảo mật hệ thống, dịch vụ mạng, lưu trữ và máy chủ Ngoài ra, công ty còn cung cấp dịch vụ triển khai các giải pháp cho doanh nghiệp và giám sát hệ thống.
Mảng Google bao gồm G Suite, Chrome for Work, Google Cloud Platform, Google Search for Work, Google Maps for Work và Android for Work Công ty tư vấn quy trình chuyển đổi cho doanh nghiệp dựa trên công nghệ Google, giúp chuyển đổi từ hệ thống hiện tại lên hệ thống của Google mà không gây gián đoạn hoạt động Ngoài ra, công ty còn đào tạo quản trị viên và người dùng cuối về cách ứng dụng hiệu quả Google for Work, từ đó tăng tỷ lệ sử dụng và lợi tức đầu tư Gimasys đã triển khai thành công dịch vụ G Suite cho nhiều công ty như Hoa Binh Corporation, Nanoco Corporation và TST Corporation.
Công ty chúng tôi chuyên triển khai và tích hợp các sản phẩm Oracle, bao gồm hệ thống quản lý doanh nghiệp, chuỗi cung ứng, nguồn nhân lực và hỗ trợ ngân sách dự báo Chúng tôi giúp đối tác tìm ra lộ trình tối ưu với sản phẩm chất lượng, tiết kiệm chi phí và phát triển giải pháp BI toàn diện Ngoài ra, chúng tôi còn cung cấp đào tạo vận hành hệ thống theo yêu cầu, giúp tổ chức làm chủ công nghệ và triển khai hệ thống dữ liệu, Data Warehouse, BI, Reporting Gimasys tự hào đã cung cấp dịch vụ Oracle cho các khách hàng lớn như MASAN Group, Techcombank và VPBank.
Công ty thiết kế các chức năng tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu riêng của doanh nghiệp, hỗ trợ chuyển đổi sang NetSuite Chúng tôi tư vấn về cải tiến thiết kế, cấu hình và tối ưu hóa hệ thống nhằm nâng cao hiệu suất và hiệu quả hoạt động Ngoài ra, công ty cung cấp đào tạo sử dụng hệ thống theo yêu cầu đối tác và hỗ trợ mở rộng như bổ sung tài khoản người dùng, tích hợp với hệ thống khác, thêm module mới, gia hạn quyền sử dụng, cũng như chỉnh sửa mẫu nhập liệu và báo cáo.
Salesforce bao gồm nhiều dịch vụ như Sales Cloud, Service Cloud, Marketing Cloud, Community Cloud, App Cloud và Analytic Cloud, giúp kết nối cộng đồng và tối ưu hóa hệ thống cho doanh nghiệp Công ty tư vấn Gimasys chuyên cung cấp giải pháp cấu trúc và mô hình kinh doanh để cải thiện hiệu quả sử dụng Salesforce, chuyển đổi tương tác giữa khách hàng, đối tác và doanh nghiệp Gimasys hỗ trợ xử lý vấn đề và giải đáp yêu cầu liên quan đến hệ thống, giúp doanh nghiệp tối đa hóa giá trị của Salesforce trong quy trình kinh doanh Một số khách hàng tiêu biểu đã sử dụng dịch vụ của Gimasys bao gồm Techcombank Securities, trung tâm anh ngữ YOLA và Phu Thai Cat.
Cơ cấu tổ chức công ty gồm:
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức công ty.
Thực trạng của hệ thống quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Tích hợp hệ thống quản lý quốc tế
Công ty coi nguồn lực là yếu tố quyết định thành công, vì vậy chính sách nhân sự được thiết kế để xây dựng một tập thể đoàn kết, hòa đồng, và chuyên nghiệp Nhân viên luôn hỗ trợ lẫn nhau, tạo nên mối quan hệ thân thiết và duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống Công ty cam kết mang đến môi trường làm việc thoải mái nhất cho tất cả nhân viên.
Công ty tuân thủ nguyên tắc tuyển chọn nhân sự bằng cách lựa chọn ứng cử viên phù hợp dựa trên phẩm chất, khả năng, thái độ, năng lực và kinh nghiệm làm việc của họ.
Đến cuối năm 2017, công ty đã có 183 nhân viên, trong đó 84% có trình độ đại học và 16% có trình độ cao đẳng, cho thấy đội ngũ nhân viên tại công ty rất chất lượng.
Công ty chuyên cung cấp dịch vụ và hỗ trợ phần mềm, với đội ngũ nhân viên thành thạo tin học văn phòng và các phần mềm kinh doanh Nhân viên quản trị website cập nhật thông tin sản phẩm và khách hàng, giúp tiết kiệm chi phí và đảm bảo vận hành mạng lưới kỹ thuật hiệu quả Hàng năm, công ty tổ chức các lớp đào tạo CNTT hoặc đào tạo tại chỗ nhằm nâng cao kỹ năng cho nhân viên theo nhu cầu công việc.
Công ty đang tích cực đầu tư vào nguồn nhân lực để nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên Sự chuyên nghiệp của nhân viên sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công ty trong việc phát triển kinh doanh.
Biểu đồ 2.1 minh họa sự tăng trưởng nhân sự của Công ty TNHH Tích hợp hệ thống quản lý quốc tế trong giai đoạn 2014 – 2017, cho thấy xu hướng phát triển rõ rệt qua các năm Phần 2.2.3 sẽ phân tích thực trạng hoạt động của hệ thống thông tin quản lý nhân sự, nhằm đánh giá hiệu quả và cải tiến quy trình quản lý.
Hệ thống quản lý nhân sự hiện tại của công ty bao gồm ba đối tượng chính: nhân viên, các phòng ban quản lý nhân sự và lãnh đạo công ty Quá trình quản lý nhân sự và tiền lương được minh họa qua sơ đồ dưới đây.
Hình 2.4 Chi tiết quy trình quản lý nhân sự và trả lương
(Nguồn: Sinh viên tự thu thập)
Từ khi bắt đầu hoạt động, công ty đã phát triển với số lượng nhân sự lớn và có hai chi nhánh, tuy nhiên, việc quản lý nhân sự và tiền lương vẫn còn đơn giản và chưa chuyên nghiệp Đội ngũ nhân viên chuyên trách đã sử dụng các trang thiết bị và phần mềm chuyên dụng do công ty sản xuất, điều này đã giúp cải thiện hiệu quả công việc so với phương pháp quản lý thủ công.
Một số nghiệp vụ quản lý nhân sự tại công ty:
Quản lý thông tin nhân viên và phòng ban là việc tạo danh sách chi tiết về các nhân viên trong công ty cùng với các phòng ban liên quan Điều này bao gồm việc lưu trữ thông tin cá nhân, chức vụ và các dữ liệu cơ bản khác Hệ thống này giúp bộ phận quản lý nhân sự và lãnh đạo công ty theo dõi số lượng nhân viên tại từng thời điểm, phân loại giữa nhân viên chính thức và không chính thức, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý.
Quản lý lương là một yếu tố quan trọng trong quá trình tuyển dụng, vì cách tính lương sẽ khác nhau tùy thuộc vào từng bộ phận Mỗi bộ phận sẽ có phương pháp tính lương phù hợp với đặc thù công việc và yêu cầu của nhân viên trong đó.
Tùy vào cách tính lương mà ta có các bảng lương khác nhau.
Quản lý khen thưởng kỷ luật là quy trình quan trọng trong doanh nghiệp, bao gồm việc xác định các lý do và hình thức khen thưởng do giám đốc công ty quy định Bộ phận quản lý lương có trách nhiệm xây dựng bảng khen thưởng, ghi rõ tên loại khen thưởng và hình thức tương ứng Nhân sự sẽ dựa vào bảng này để thực hiện việc khen thưởng cho nhân viên, đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong quy trình khen thưởng.
Hệ thống quản lý nhân sự của công ty TNHH Tích hợp hệ thống quản lý quốc tế được xây dựng từ năm 2006, nhưng hiện tại đã không còn đáp ứng đầy đủ yêu cầu công tác nhân sự do sự phát triển và mở rộng của công ty Điều này được thể hiện qua phiếu khảo sát và kết quả xử lý dữ liệu của sinh viên.
- Mức độ hài lòng về HTTT quản lý nhân sự
Hài lòng Không hài lòng Tương đối hài lòng
Biểu đồ 2.2 Mức độ hài lòng về HTTT quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Tích hợp hệ thống quản lý quốc tế
Khoảng 60% nhân viên không hài lòng với hệ thống thông tin quản lý nhân sự hiện tại Hệ thống này đã thể hiện sự kém hiệu quả trong việc quản lý và đáp ứng các nghiệp vụ nhân sự trong công ty Dưới đây là các biểu đồ thể hiện mức độ hài lòng của từng chức năng trong hệ thống quản lý nhân sự.
- Mức độ hài lòng về chức năng quản lý hồ sơ nhân viên
Hài lòng Không hài lòng Tương đối hài lòng
Biểu đồ 2.3 Mức độ hài lòng về chức năng quản lý hồ sơ nhân viên.
Hệ thống thông tin quản lý hồ sơ nhân viên của công ty hiện tại hoạt động tương đối hiệu quả, cung cấp đầy đủ thông tin chi tiết và các chức năng tìm kiếm, thống kê để đáp ứng nhu cầu của nhân viên Tuy nhiên, việc truy xuất dữ liệu hồ sơ vẫn gặp nhiều hạn chế, với thời gian tìm kiếm lâu và tình trạng dữ liệu bị trùng lặp xảy ra.
- Mức độ hài lòng về chức năng quản lý khen thưởng, kỷ luật
Không hài lòng Tương đối hài lòng
Biểu đồ 2.4 Mức độ hài lòng về chức năng quản lý khen thưởng, kỷ luật.
Chức năng quản lý quá trình khen thưởng và kỷ luật của công ty cần cải thiện để đáp ứng tốt hơn yêu cầu của doanh nghiệp Theo khảo sát, có 30% ý kiến không hài lòng với hệ thống quản lý khen thưởng, trong khi 30% tỏ ra khá hài lòng và 40% hài lòng Nhiều ý kiến không hài lòng cho rằng chức năng này chưa rõ ràng về mục đích, quy định vi phạm, thời gian xảy ra sai phạm và cách thức kỷ luật phù hợp.
- Mức độ hài lòng về chức năng quản lý lương
Hài lòng Không hài lòng Tương đối hài lòng
Biểu đồ 2.5 Mức độ hài lòng về chức năng quản lý lương.
Đánh giá thực trạng của hệ thống quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Tích hợp hệ thống quản lý quốc tế
Hệ thống quản lý nhân sự tại công ty TNHH Tích hợp hệ thống quản lý quốc tế hiện đang gặp phải một số khuyết điểm, mặc dù có nhiều ưu điểm Qua quá trình thực tập và khảo sát, rõ ràng rằng chu trình quản lý nhân sự cần cải thiện để nâng cao hiệu quả hoạt động.
2.3.1 Ưu điểm Đội ngũ nhân viên tham gia quản lý nhân sự là những người được đào tạo chuyên nghiệp với trình độ chuyên môn cao Được đào tạo hướng dẫn sử dụng các công nghệ, phương tiện hỗ trợ quản lý thuần thục và nhuần nhuyễn từng quy trình Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và dễ dàng thích ứng với những sự thay đổi khi công ty triển khai một ứng dụng hệ thống mới (hệ thống thông tin quản lý nhân sự) Điều này làm cho bộ máy tổ chức quản lý nhân sự được đánh giá khá hiệu quả trong công việc
Chức năng quản lý tính lương cho phép người dùng linh hoạt định nghĩa các bảng lương và công thức tính lương Hệ thống hỗ trợ xuất và nhập dữ liệu dưới dạng file Word và Excel, giúp việc nhập liệu nhanh chóng và thuận tiện cho việc lưu trữ khi cần thiết.
Việc áp dụng phần mềm hỗ trợ quản lý nhân sự cho thấy sự chú trọng của công ty trong công tác quản lý Hệ thống chấm công hiện đại sử dụng thẻ từ giúp ngăn chặn tình trạng chấm công sai sót như phương pháp thủ công trước đây.
Để nâng cao hiệu quả công việc, công ty cần tăng cường đào tạo đội ngũ nhân viên có trình độ và khả năng nghiệp vụ, giúp họ dần thích ứng với các công nghệ mới mà công ty đang đầu tư.
Một trong những ưu điểm nổi bật của hệ thống là khả năng tính lương cho nhân viên trong công ty Hệ thống này không chỉ đáp ứng nhu cầu tính toán và quản lý lương một cách nhanh chóng, chặt chẽ mà còn đảm bảo tính chính xác trong việc xác định các khoản thu nhập của nhân viên.
Hệ thống quản lý nhân sự tại công ty mang lại nhiều ưu điểm và thuận lợi, tuy nhiên vẫn tồn tại một số nhược điểm và bất lợi trong quá trình ứng dụng vào công việc.
Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương hiện tại còn thiếu tính đồng bộ, dẫn đến sự rời rạc trong quy trình làm việc Mặc dù các bộ phận và phòng ban khác nhau đang sử dụng phần mềm quản lý riêng biệt, nhưng chưa có phương thức kết nối dữ liệu chung, gây khó khăn trong việc tổng hợp và quản lý thông tin hiệu quả.
Việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên trở nên khó khăn khi họ phải ra ngoài làm việc hoặc đi công tác, đặc biệt khi công ty có các đối tác nước ngoài Đội ngũ nhân viên thường được cử đi hỗ trợ cài đặt cho các công ty khác, dẫn đến việc không thể theo dõi vị trí, lộ trình và hiệu quả công việc của họ Điều này gây khó khăn trong việc đánh giá chính xác kết quả làm việc, cũng như phân cấp mức độ quản lý nhân sự và tiền lương trong công ty.
Hệ thống quản lý nhân sự hiện tại không đáp ứng đủ nhu cầu của công ty với số lượng nhân viên lớn, chỉ bao gồm bốn chức năng cơ bản như quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý lương, quản lý khen thưởng kỷ luật và thống kê báo cáo Cần có sự nâng cấp phù hợp để cải thiện hiệu quả quản lý nhân sự trong bối cảnh công ty đang phát triển.
Hiện nay, quản lý nhân sự đang gặp phải vấn đề lớn về bảo mật thông tin, khi mà nguy cơ bị đánh cắp dữ liệu từ bên trong tổ chức rất cao Điều này không chỉ ảnh hưởng đến an toàn thông tin mà còn tác động trực tiếp đến chất lượng nguồn nhân lực.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG
Định hướng chung trên toàn thế giới
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp trên thế giới đang sử dụng các hệ thống và phần mềm quản lý nhân sự, trong đó nổi bật nhất là Zenefits, SuccessFactors và BambooHR Dưới đây là bảng so sánh tổng quát về một số phần mềm quản lý nhân sự phổ biến.
Hình 3.1 Bảng so sánh các phần mềm quản lý nhân sự
Doanh nghiệp ngày càng ưa chuộng phần mềm quản lý nhân sự thay vì hệ thống nhân sự trực tuyến, giúp truy cập thông tin dễ dàng từ mọi nơi và phát triển ứng dụng quản lý trên thiết bị di động Phần mềm này tối ưu hóa việc phân tích và sử dụng dữ liệu, không chỉ phát hiện xu hướng mà còn hỗ trợ lập kế hoạch và ngăn chặn biên chế Hầu hết các phần mềm quản lý nhân sự hiện nay đều dựa trên nền tảng điện toán đám mây, mang lại tính linh hoạt, cập nhật nhanh chóng và giảm chi phí Các giải pháp cốt lõi như OOC, APD, Oracle, SAP, Workday, Ultimate Software và Infor đang ngày càng phổ biến Công nghệ quản lý nhân sự không ngừng thay đổi, và việc nắm bắt xu hướng mới giúp doanh nghiệp có lợi thế cạnh tranh Hệ thống quản lý nhân sự và các hệ thống tự động đã trở nên quen thuộc, với các tính năng và chức năng ngày càng được cải thiện, mang lại hiệu quả cao hơn cho nơi làm việc.
Chọn phần mềm quản lý nhân sự phù hợp là điều quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp Đầu tư vào hệ thống quản lý nhân sự tương thích với mục tiêu và giá trị của công ty không chỉ giúp doanh nghiệp phát triển mà còn đảm bảo thành công lâu dài Việc điều chỉnh hệ thống này theo nhu cầu riêng của doanh nghiệp là cần thiết, giúp duy trì tính linh hoạt và sự phù hợp trong suốt quá trình hoạt động.
Công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự đang phát triển nhanh chóng, và việc nắm bắt những xu hướng mới nhất sẽ giúp các công ty tạo ra lợi thế cạnh tranh đáng kể.
Định hướng của công ty TNHH tích hợp hệ thống quản lý quốc tế
Ngay từ những ngày đầu, công ty đã chú trọng xây dựng phần mềm quản lý nhân sự riêng để đáp ứng nhu cầu của nhân viên và ban giám đốc Việc cập nhật phần mềm hiện tại đang được ưu tiên, vì nó chưa hoàn toàn thỏa mãn yêu cầu của người dùng Công ty đã lắp đặt máy chấm công bằng vân tay và thẻ từ tại ba cửa ra vào, nhằm tăng cường quản lý nhân sự Hiện tại, công ty đang tìm kiếm đối tác trong nước để cung cấp phần mềm quản lý nhân sự, bổ sung các chức năng phù hợp, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả kinh tế.
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH tích hợp hệ thống quản lý quốc tế
3.2.1 Chu trình nghiệp vụ quản lý nhân sự tại công ty
Nhân viên phòng nhân sự sẽ cập nhật thông tin của nhân viên vào hồ sơ cá nhân, bao gồm hợp đồng lao động mà nhân viên ký kết với công ty Hợp đồng này sẽ được lưu trữ và quản lý bởi phòng nhân sự cùng với hồ sơ nhân viên Phòng nhân sự có quyền bổ sung, sửa đổi hoặc xóa thông tin trong hồ sơ một cách dễ dàng Đồng thời, họ cũng sẽ theo dõi và cập nhật các thông tin liên quan đến quá trình công tác, đào tạo, cũng như hồ sơ khen thưởng và kỷ luật của nhân viên trong thời gian làm việc tại công ty.
Nhân viên phòng kế toán sẽ lập bảng lương và tính lương cho nhân viên dựa trên hệ số lương, trợ cấp, bảo hiểm, thưởng và phạt Việc tính lương được thực hiện dựa trên mức độ khen thưởng và kỷ luật của nhân viên Hệ thống cần cho phép nhân viên phòng nhân sự và Ban lãnh đạo dễ dàng tra cứu thông tin về nhân viên để quản lý hồ sơ hiệu quả.
Hệ thống quản lý nhân sự cung cấp chức năng lập báo cáo cho nhân viên phòng nhân sự và kế toán, giúp gửi thông tin đến Ban lãnh đạo công ty Điều này cho phép Ban lãnh đạo xem xét và đưa ra các phương án quản lý hiệu quả hơn.
Hệ thống cho phép nhân viên đăng nhập bằng mã nhân viên, giúp họ dễ dàng truy cập vào thông tin chi tiết hồ sơ và bảng lương cá nhân.
3.2.2 Yêu cầu chức năng của hệ thống
- Quản lý hồ sơ nhân viên:
Để gia nhập công ty, nhân viên cần nộp hồ sơ theo quy định tuyển dụng, tham gia phỏng vấn và đào tạo Nếu đủ điều kiện, họ sẽ trở thành nhân viên chính thức và có hồ sơ nhân viên, trong đó thông tin cá nhân sẽ được cập nhật Nhân viên sẽ được phân vào các phòng ban dựa trên trình độ và năng lực, mỗi người giữ một chức vụ nhất định Khi có sự thay đổi như thăng chức hoặc chuyển phòng ban, hệ thống sẽ tự động cập nhật hồ sơ nhân viên Ngoài ra, hệ thống cũng sẽ điều chỉnh khi có sự thay đổi về cơ cấu nhân sự, cho phép xem thông tin chi tiết của từng nhân viên như mã nhân viên, họ tên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, phòng ban, chức vụ và hệ số lương.
Thêm mới hồ sơ nhân viên khi có nhân viên mới được tuyển dụng.
Xóa thông tin nhân viên khi công ty có nhân viên thôi việc.
Sửa, cập nhật thông tin nhân viên khi có sự luân chuyển nhân sự hoặc bổ sung thêm thông tin trong hồ sơ.
Nhân viên phòng nhân sự có trách nhiệm cập nhật dữ liệu liên quan đến sự thay đổi của các phòng ban trong công ty Khi công ty quyết định thành lập phòng ban mới, nhân viên sẽ thêm thông tin vào hệ thống, đồng thời cũng xóa bớt các phòng ban khi có sự sát nhập hoặc thu gọn bộ máy nhân sự.
- Quản lý hợp đồng lao động:
Khi nhân viên được nhận vào công ty, họ sẽ ký hợp đồng lao động, tài liệu này sẽ được lưu trữ cùng hồ sơ nhân viên Hợp đồng không chỉ chứa thông tin cá nhân và thông tin công ty mà còn bao gồm ngày ký, thời hạn, chức vụ, chế độ làm việc, cũng như quyền và nghĩa vụ của cả người lao động và người sử dụng lao động Hợp đồng lao động sẽ được cập nhật vào hệ thống, bao gồm hợp đồng thử việc, hợp đồng chính thức có thời hạn và không thời hạn Công ty cũng sẽ theo dõi và thông báo về việc gia hạn hợp đồng, đồng thời lưu trữ hồ sơ khi nhân viên nghỉ việc hoặc tạm hoãn hợp đồng.
- Quản lý khen thưởng kỷ luật:
Nhân viên phòng nhân sự sẽ tạo và cập nhật danh sách khen thưởng và kỷ luật cho từng nhân viên và phòng ban Mọi hình thức khen thưởng hoặc kỷ luật đều được ghi nhận trong hệ thống, với khả năng sửa đổi và xóa thông tin khi cần thiết Hệ thống cũng lưu trữ lý do và thành tích liên quan đến các quyết định khen thưởng hoặc kỷ luật, đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng tra cứu.
Khi nhân viên đi công tác theo chỉ thị của công ty, cần ghi rõ thông tin chuyến công tác như mã nhân viên, mã phòng ban, mã công việc, ngày đi, ngày về, nội dung công tác và chi phí Điều này giúp công ty theo dõi các chuyến công tác một cách dễ dàng và đảm bảo chính sách hỗ trợ chi phí cho nhân viên.
- Quản lý quá trình đào tạo:
Học vấn, hệ đào tạo, chuyên môn của nhân viên được cập nhật vào hệ thống.
Công ty sẽ cập nhật thông tin về các lớp và chương trình đào tạo cho nhân viên theo từng bộ phận trên hệ thống, đồng thời theo dõi quá trình hoàn thành đào tạo của nhân viên và các phòng ban.
Công ty đã cập nhật bảng hệ số lương cho nhân viên, bao gồm mức lương cơ bản theo quy định của Nhà nước, lương khi tham gia học tập, lương làm thêm giờ, hệ số lương và hệ số phụ cấp Đồng thời, bảng chấm công cũng được cập nhật hàng tháng cho từng nhân viên Công ty áp dụng công thức tính lương rõ ràng và minh bạch.
Lương chính = hệ số lương*lương cơ bản Tiền lương = (Lương chính/22)*Ngày công BHXH = 8%Lương chính BHYT = 1.5%Lương chính
Tiền lương thực lĩnh = Tiền lương – BHYT – BHXH + Phụ cấp + Thưởng – Phạt
Công việc thống kê và báo cáo là một nhiệm vụ hàng năm của mọi doanh nghiệp, hoặc khi có yêu cầu từ ban giám đốc Trong hệ thống thông tin quản lý nhân sự, quá trình này được thực hiện một cách có hệ thống để đảm bảo cung cấp thông tin chính xác và kịp thời.
Báo cáo thông tin nhân sự cung cấp cái nhìn tổng quan về hồ sơ cá nhân, hợp đồng lao động, quá trình khen thưởng và kỷ luật, cũng như quá trình công tác và đào tạo của nhân viên.
Báo cáo thông tin lương theo từng phòng ban và báo cáo thông tin lương chi tiết của nhân viên công ty
3.2.3 Yêu cầu phi chức năng của hệ thống
- Yêu cầu về hiệu năng của hệ thống:
Thực hiện hiệu quả các chức năng của hệ thống.
Hệ thống báo cáo đầy đủ, chính xác, có thể theo dõi thình hình quản lý nhân sự.
Cài đặt dễ dàng, giá thành hợp lý, chất lượng hoàn thành công việc cao, có độ chính xác cao.
Thao tác nhanh chóng, áp dụng tương thích được nhiều công nghệ mới, ít hỏng hóc và các lỗi kỹ thuật.
Có khả năng bảo trì hay cập nhật các chức năng nâng cấp và làm mới hệ thống.
Giao diện hệ thống cần phải thân thiện, rõ ràng và dễ sử dụng, với bố cục hợp lý và tính liên kết cao Các chức năng trong hệ thống phải được thiết kế rõ ràng, dễ hiểu và dễ quản lý Người dùng có thể tra cứu và tìm kiếm thông tin nhân viên theo tên hoặc mã nhân viên một cách thuận tiện.
- Yêu cầu về thời gian sử dụng: Thời gian phản hồi thông tin nhanh.
Hệ thống cần có khả năng kết nối linh hoạt với các module khác và hỗ trợ mở rộng trong tương lai Ngoài ra, phần mềm phải có khả năng nâng cấp lên các phiên bản cao hơn và tương thích với các hệ điều hành Windows 7, 8, và 10 của Microsoft.
Phân tích hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Tích hợp hệ thống quản lý quốc tế
Tác nhân Ca sử dụng Mô tả
Phòng nhân sự Đăng nhập Phòng nhân sự có thể đăng nhập vào hệ thống và sử dụng tất cá các chức năng của hệ thống.
Cập nhật hồ sơ nhân viên Phòng nhân sự có thể xem, chỉnh sửa, xóa HSNV phụ thuộc theo sự thay đổi nhân sự trong công ty.
Cập nhật hợp đồng lao động
Phòng nhân sự tiến hành thêm, sửa, xóa hợp đồng lao động cho nhân viên khi ký hợp đồng, hoãn, hủy hợp đồng.
Cập nhật khen thưởng kỉ luật
Phòng nhân sự có nhiệm vụ thêm mới, sửa, xóa khen thưởng kỉ luật.
Cập nhật quá trình đào tạo
Phòng nhân sự có thể cập nhật, thêm, xóa chuyên môn, hệ đào tạo, chương trình đào tạo.
Cập nhật công tác Phòng nhân sự tiến hành thêm, cập nhật chuyến công tác, công việc.
Cập nhật bảng chấm công Phòng nhân sự thêm, chỉnh sửa bảng chấm công theo từng phòng ban vào hệ thống.
Báo cáo thông tin nhân sự Thống kê, báo cáo tình hình nhân sự cho ban giám đốc.
Cập nhật bảng lương Phòng kế toán thêm mới, sửa, xóa bảng lương.
Báo cáo thông tin lương Thực hiện lập báo cáo hàng tháng, hàng năm, hàng quý.
Xem báo cáo nhân viên Xem báo cáo, tra cứu về nhân viên.
Xem báo cáo lương Xem báo cáo, tra cứu về lương.
Xem hồ sơ nhân viên Xem hồ sơ thông tin về nhân viên, HDLD,
Xem thông tin lương Xem thông tin về lương, thưởng, kỉ luật.
Bảng 3.1: Bảng xác định các tác nhân, đặc tả vắn tắt usecase.
- Biểu đồ Usecase tổng quát
Hình 3.2 Biểu đồ Usecase tổng quát.
Hình 3.3 Biểu đồ use case mức đỉnh tác nhân ban giám đốc
Hình 3.4 Biểu đồ use case mức đỉnh tác nhân phòng kế toán
Hình 3.5 Biểu đồ use case mức đỉnh tác nhân phòng nhân sự.
- Biểu đồ use case chi tiết
Hình 3.6 Biểu đồ use case quản lý công tác.
Hình 3.7 Biểu đồ use case quản lý quá trình đào tạo.
Hình 3.8 Biểu đồ use case quản lý lương.
3.3.2 Biểu đồ lớp Xác định các lớp thực thể : +HOSONV (hồ sơ nhân viên) +QTDAOTAO (quá trình đào tạo) +PHONGBAN (phòng ban) +QTCONGTAC (quá trình công tác) +HOPDONGLD (hợp đồng lao động) +QTKTKL (quá trình KTKL)
+BANGLUONG (bảng lương) +CT_BANGLUONG
(chi tiết bảng lương)+BANGCHAMCONG (bảng chấm công)
Hình 3.9 Biểu đồ lớp tổng quát 3.3.3 Biểu đồ trạng thái
Biểu đồ 3.1 Trạng thái đăng nhập
Biều đồ trạng thái lớp NhânViên – chức năng: cập nhật thông tin HSNV:
Biểu đồ 3.2 Biều đồ trạng thái lớp NhânViên – chức năng: cập nhật thông tin HSNV
Biểu đồ trạng thái lớp HopdongLD- chức năng cập nhật hợp đông lao động
Biểu đồ 3.3 Biểu đồ trạng thái lớp HDLD- chức năng cập nhật hợp đồng lao động
:QTKTKL :QTKTKL :HTKTKL :HTKTKL :LIDOKTKL :LIDOKTKL 1: Mo form
3: YC nhap MaNV 4: Nhap MaNV
8: Lay TenHTKTKL 9: Hien thi TenHTKTKL
12: Lay TenLiDoKTKL 13: Hien thi TenLiDoKTKL
18: Lay thong tin QTKTKL 19: Hien thi QTKTKL
20: Sua (xoa) thong tin KTKL
21: Kiem tra thong tin sua (xoa)
Hình 3.10 Biểu đồ tuần tự chức năng quá trình khen thưởng – kỷ luật
: Phong NS : Phong NS :F Cap nhat
:F Cap nhat QTDAOTAO :QTDAOTAO :QTDAOTAO :HOCVAN :HOCVAN :HEDAOTAO :HEDAOTAO 1: Mo form
2: YC Them qua trinh dao tao
3: YC nhap MaNV 4: Nhap MaNV
8: Lay TenHV 9: Hien thi TenHV
12: Lay HeDaoTao 13: Hien thi HeDaoTao
14: YC sua (xoa) thong tinHDT
18: Lay thong tin QTDT 19: Hien thi thong tin QTDT
20: Sua (xoa) thong tin QTDT
21: Kiem tra thong tin sua (xoa)
22: Sua (xoa) thong tin QTDT
Hình 3.11 Biểu đồ tuần tự chức năng cập nhật quá trình đào tạo
Thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Tích hợp hệ thống quản lý quốc tế
3.4.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu
Một số bảng thiết kế cơ sở dữ liệu:
STT Tên trường Kiểu Độ rộng Giải thích
1 MA KTKL Text 10 Mã KTKL
2 MANV Text 10 Mã nhân viên
3 LYDOKTKL Text 100 Lý do KTKL
4 HINHTHUCKTKL Text 50 Hình thức KTKL
6 NGAYKTKL Date/time Ngày KTKL
Bảng 3.2 Bảng thiết kế cơ sở dữ liệu Quá trình KTKL
Bảng Quá trình công tác
STT Tên trường Kiểu Độ rộng Giải thích
1 MACT Text 10 Mã công tác
2 MANV Text 10 Mã nhân viên
3 MAPB Text 10 Mã phòng ban
4 NGAYDI Date/ time Ngày đi công tác
5 NGAYVE Date/ time Ngày về
Bảng 3.3 Bảng thiết kế cơ sở dữ liệu Quá trình công tác 3.4.2 Thiết kế giao diện
Hình 3.12 Giao diện đăng nhập hệ thống quản lý nhân sự
Hình 3.13 Giao diện quản lý nhân sự
Một số kiến nghị
Để tối ưu hóa hoạt động của hệ thống quản lý nhân sự trong công ty, tôi xin đưa ra một số kiến nghị quan trọng nhằm nâng cao tính khoa học và hiệu quả trong quy trình làm việc.
Ban giám đốc cần chú trọng nâng cấp hệ thống quản lý nhân sự để phù hợp với sự phát triển của lực lượng lao động và công ty Mặc dù việc này có thể được thực hiện bởi một phòng chuyên ngành, nhưng sự quan tâm sát sao từ ban giám đốc đối với hệ thống và quy trình quản lý nhân sự là rất cần thiết.
Mặc dù công ty sở hữu nguồn nhân lực phong phú, việc nhân viên tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu là cần thiết để trang bị đủ kiến thức và kỹ năng vận hành hệ thống một cách chuyên nghiệp Điều này giúp tránh tình trạng một chức năng chỉ được một phòng ban sử dụng, từ đó giảm thiểu khó khăn trong quản lý nhân sự.
Công ty cần tích hợp dữ liệu từ máy quét thẻ từ chấm công và đầu tư vào phần mềm ứng dụng để nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự.
Cần chú ý đến việc phát triển phần mềm và thường xuyên cập nhật tình hình hệ thống để kịp thời khắc phục sự cố, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
